OPEN OFFICE CALC

QUE ES OPEN OFFICE CALC?

OpenOffice Calc es una hoja de calculo. OpenOffice es una alternativa libre a Microsoft Office. Calc, al igual que otras aplicaciones de hojas de clculo, es una herramienta muy potente, que permite, la manipulacin de una gran cantidad de datos adems, se pueden crear grficos, macros, etc. Las hojas de clculo se pueden considerar un componente indispensable en la administracin y gestin de las empresas, ya que permiten realizar clculos complejos en un corto espacio de tiempo.

ENTRANDO AL ENTORNO DE CALC

Para ejecutar OpenOffice Calc, basta con acceder al men inicio programas OpenOffice,org Calc Otra forma es Men inicio Ejecutar Escribir scalc Intro

Todos los

COMPOSICION DE UNA HOJA DE CALCULOBARRA DE MENU BARRA DE HERRAMIENTAS BARRA DE FORMATO

CELDA BARRA DE FORMULAS FILAS

COLUMNAS

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

HOJAS DE TRABAJO

RECONOCIMIENTO DE LA HOJA ELECTRNICAEl documento bsico de Calc es el libro de trabajo, que es el archivo que se crea. Cada libro consta de tres hojas de trabajo predefinidas. A su vez, cada hoja est dividida en 256 columnas y en 32.000 filas, y estn identificadas por un nombre nico situado en la parte inferior izquierda de la pantalla: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc... stos son los nombres predefinidos que Calc asigna a sus hojas, puede tomarlos como vlidos o cambiarlos y asignarles uno que considere ms adecuado en funcin del contenido que vaya a tener la hoja. La interseccin entre una fila y una columna es lo que se denomina celda, que es la seccin ms pequea de una hoja de clculo. Cada celda es identificada por direcciones nicas como: A1, B12, AB22, etc...As es como se forma la direccin de una celda

A1

1

A

Dentro de una hoja de clculo, se denomina celda activa aquella celda en la que est situado el cursor y puede diferenciarse de las dems por un borde resaltado a su alrededor.

Un rango es un conjunto de celdas que se utilizan para realizar una determinada funcin. A un rango se le puede asignar un nombre y utilizarlo como referencia para dirigirse a ese conjunto de celdas. Las frmulas son secuencias formadas por valores, constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Se utilizan para realizar desde simples sumas a clculos mucho ms complejos haciendo referencias a celdas que a su vez pueden contener otras frmulas.

Crear y guardar Hojas de ClculoPara abrir una hoja de clculo existente en el espacio de trabajo del usuario, debe ir al men Archivo Abrir, o bien desde el botn Abrir archivo de la barra de herramientas o utilizar la combinacin de teclas CTRL. + A. Con esto se abre el cuadro de dilogo Abrir desde donde debe seleccionar el archivo y luego presionar el botn Abrir.

Para guardar una hoja de clculo a la que se le ha realizado modificaciones, debe pulsar Guardar enla barra de herramientas o desde el men Archivo. Para utilizar un nombre o ubicacin diferente, debe seleccionar la opcin Guardar como.. Tambin tiene la posibilidad de guardar la hoja de clculo en un formato distinto, para esto, debe seleccionar el formato requerido en la lista Tipo de archivo del cuadro de dialogo Guardar como. Por defecto todas las hojas de clculo creadas con OpenOffice Calc se guardan en el formato propio de OpenOffice.org Calc es Open Document Format Hoja de clculo y tiene la extensin ".ods, pero podemos cambiar esta extensin a .xls que es la extensin de archivos de Microsoft office.

Edicin y formato de celdas Modificar o eliminar contenido de una celdaPara modificar el contenido de una celda, es posible realizar alguna de las siguientes operaciones: Seleccionar la celda y realizar un doble clic de ratn Seleccionar la celda y a continuacin pulsar la tecla F2 Al realizar alguna de estas operaciones, es posible editar el contenido de la celda. Con las teclas de direccin puede desplazarse por el contenido de la celda o bien situarse en cualquier lugar con un clic de ratn. Una vez realizadas las correcciones pulse la tecla Enter. Para eliminar el contenido completo de una o ms celdas, una vez seleccionadas, pulse la tecla Supr o Delete, luego de esto el contenido de la celda ser eliminado u otra manera es posicionarse sobre la celda y presionar la barra espaciadora.

Cortar, copiar y pegar datosSe puede copiar o cortar (mover) celdas desde y hacia cualquier otra celda, hoja de calculo, libro de OpenOffice Calc u otra aplicacin. Las operaciones de copiar y cortar se diferencian bsicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su localizacin original, mientras que la opcin cortar borra los datos de la ubicacin de origen. Para cortar o mover datos usando arrastrar y colocar, seleccione el rango de origen, site el puntero del ratn en alguno de los bordes del rango seleccionado, haga un clic de ratn, y sin soltar el botn, arrastre el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posicin que desee.

Arrastrando

Para cortar o copiar datos debe seleccionar el rango (las celdas), y posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones: Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del men Edicin. Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del men Edicin desde el men contextual que aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la zona seleccionada. Presionar las tecla CTRL y la letra X, para cortar, o bien, la letra CTRL y la C, para copiar.

Para pegar los datos copiados o cortados, no es necesario seleccionar todo el rango de destino, bastacon seleccionar la primera celda del rango, y luego presionar las teclas CTRL y la letra V, o ir al comando Pegar, desde el men editar o desde el men contextual que se despliega al hacer clic con el botn derecho en el lugar donde se desea dejar los datos del portapapeles.

Pegado especialTambin puede hacer un pegado especial de los datos copiados o cortados. Esto es til en caso que NO desee copiar la celda con toda su informacin (tanto datos, como los diversos formatos aplicados a las celdas), como lo hace la operacin de pegado tradicional. Puede seleccionar la opcin Pegado especial ... desde el men Editar o desde el men contextual que se despliega al hacer clic con el botn derecho en el lugar donde dejar los datos del portapapeles. Al pegar datos con pegado especial, se mostrar el cuadro de dilogo:

Asignar formato a una celdaAl introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un nmero, y por defecto alinear los nmeros a la derecha y el texto a la izquierda. Intentar, as mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda 24601 y pulsa la tecla para fijar ese valor, OpenOffice Calc automticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01. Si el nmero es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicar el formato cientfico, cuya apariencia es 5,73478E+9. Si an de este modo, el numero no cupiese en la celda, sta aparecer rellena de los smbolos: ########### Lo normal ser esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en cuestin y desde el men Formato, ejecute la opcin de Celdas o seleccionar la opcin de Formatear celdas desde el men contextual que aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la zona seleccionada.

Manejo de filas y columnas Insertar filas, columnas y celdasAl insertar una fila o una columna, primero debe ubicarse en la celda donde desee hacer la insercin. La fila se insertar sobre la fila de la celda seleccionada y la columna se insertar a la izquierda de la columna de la celda seleccionada. Para inserta puede seguir cualquiera de estas opciones: Hacer clic derecho sobre la primera columna de la hoja de clculo (la columna de numeracin de filas) y, desde el men contextual, seleccionar Insertar filas o Insertar columnas. Ir a men Insertar y seleccionar submen Filas o Columnas. Desde la barra de herramientas lateral izquierda, haga clic sobre el botn Insertar celdas y mantngalo presionado hasta que aparezca el men. Seleccione all Insertar filas o Insertar columnas. Si desea insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos hasta que dejen espacio a la nueva seleccin, entonces, una vez realizada la operacin de Cortar o Copiar, posicione el cursor en el lugar en el que desea insertar la seleccin y seguidamente realice una de las siguientes operaciones : Seleccione desde el men Insertar, el comando Celdas... Pulse el botn derecho del ratn, y desde el men contextual, seleccione Insertar celdas... Tras realizar esto, aparecer el cuadro de dialogo Insertar celdas, en el cual debe elegir una de las cuatro opciones disponibles y hacer clic en el botn Aceptar.

Para borrar una fila o columnaNo basta con seleccionarla y pulsar la tecla suprimir, ya que esta accin slo borra el contenido de las celdas, pero la fila o columna que contienen a esa celda se mantienen. Para borrar una o varias filas o la columnas completamente hacer : Seleccionar la fila, haciendo clic sobre su nmero, o columna, haciendo clic sobre la letra de encabezado. Pulsar el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin borrar filas o borrar columnas, segn corresponda. Como alternativa encontrar en la barra de men Editar la opcin Borrar celdas, que elimina la fila o columna que tenga seleccionada.

Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la celda, este invadir la celda contigua, siempre que est vaca, de lo contrario los datos quedarn ocultos. Para cambiar el tamao de una fila, acerque el cursor hasta el margen derecho, en la zona en la que aparece la numeracin de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las letras que designan las columnas, para cambiar el ancho de una columna. A continuacin site el cursor en la unin de dos filas o dos columnas hasta que cambie de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Luego presione sin soltar el botn del ratn y arrstrelo hasta el alto de fila o ancho de columna que desee. Si conoce el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el men Formato, elija el comando Fila o columna y en el siguiente men desplegable Altura... o Ancho ... Tras esto aparecer un cuadro de dialogo que pide el valor de la altura de la fila o el ancho de columna segn corresponda.

Ocultar y mostrar filas o columnasOpenOffice Calc permite ocultar filas o columnas, de modo que, aunque existan, pueden que no estn visibles en la hoja. Para ocultar una fila o columna debe seleccionarla y luego desde el men Formato, seleccionar Fila o Columna y elija Ocultar. Si alguna celda de esa fila o columna contiene algn dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguir existiendo. Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar seleccione las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta, y luego acceda al men Formato, seleccione el comando Filas o Columnas y elija Mostrar.

Proteger DocumentoPara proteger una hoja realice lo siguiente: Abra el men Herramientas Proteger Hoja de clculo. Ahora vemos que nada del documento puede editarse. La proteccin de la hoja afecta tambin al men contextual de las pestaas de hoja situadas en la parte inferior de la pantalla. No ser posible seleccionar las rdenes Borrar y Desplazar/copiar.

Uso de frmulas y funciones Barra de frmulasEn las celdas de la hoja de clculo, es posible introducir distintos tipos de datos y tambin frmulas. Cuando se introducen datos en una celda estos datos aparecen en la celda activa y en la Barra de Frmulas.

Para ingresar una frmulaDebe escribir como primer carcter de la celda un signo igual ("="), lo que siga a continuacin de ese signo, debe ser una expresin matemtica vlida, ya sea formada a partir de las operaciones bsicas (+,,/, x) o de funciones. Dentro de la barra de frmulas existen 3 iconos: Asistente: Funciones: Este icono activa el asistente para funciones, que le permite utilizar funciones matemticas de diferente ndole dentro de la hoja de clculo. Aplicar: Es el botn con la marca de verificar verde de la barra de frmulas. Al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda. Rechazar: Este icono restaura el contenido de la celda a su valor inicial. De este modo no se introducen los datos y la celda mantendr el valor anterior.

Funcin para calcular el promedioLa funcin promedio resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media aritmtica de una serie de nmeros (por ejemplo las notas de una asignatura). Tal como muestra la Figura, la funcin se introduce del siguiente modo: =PROMEDIO(n1;n2;n). El rango de datos que va entre los parntesis, y sobre el que se va a calcular el promedio (parmetros), son ingresados automticamente al seleccionarlos con el ratn.

Siempre que utilice frmulas y funciones puede introducir los valores absolutos, es decir, no hacer referencia a las celdas, pero con esto estara perdiendo flexibilidad a la hora de utilizar la hoja de clculo.

Funcin para calcular mnimos, mximos y contarOpenOffice Calc permite, de una forma automtica, hacer varios clculos estadsticos sobre los datos de los que dispone, as por ejemplo, se pueden utilizar las siguientes funciones: Mximo. Calcula el valor ms alto dentro de una lista de datos numricos. Su sintaxis es la siguiente: =MX(Nm1; Nm2;) Puede pasarle como argumento a esta funcin una lista de nmeros, la referencia a celdas o un rango, y devolver el valor ms alto. Mnimo. Sirve para lo contrario que la funcin anterior. Da como resultado el nmero menor de una serie. =MN(Nm1;Nm2;) Puede pasarle como argumento a esta funcin una lista de nmeros, la referencia a celdas o un rango, y devolver el valor ms bajo. Contar. Esta funcin entrega la cantidad de nmeros que contiene un rango. Es importante recordar a la hora de utilizar esta funcin que SOLO tiene en cuenta las celdas que contienen nmeros, ya que, de contener texto u otro tipo de datos las pasa por alto. =CONTAR(Valor1;Valor2;)

Manipulacin de celdas AutorellenoVamos a manejar una herramienta muy til de Calc, como puede ser el autorrelleno la cual nos ahorrar tiempo a la hora de crear una hoja de clculo. Cuadro de relleno Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la seleccin aparece un pequeo cuadro negro, el controlador de relleno que nos sirve para copiar la seleccin en celdas adyacentes. Podemos crear series de nmeros, listas que nosotros podamos definir e incluso si no queremos volver a copiar formulas, basta con solo usar el auto relleno para que automticamente se efectu de nuevo la operacin.

Crear grficos Pasos a seguir en la creacin de grficosPara crear un grfico con OpenOffice Calc, debe seguir los pasos que se describen a continuacin: Paso 1. Marque el rea que contiene los datos que desea representar en un grfico.

Paso 2. En la barra de men elija Insertar y luego Grfico...

Paso 3. Se abrir la ventana Asistente de grficos

En esta ventana encontrar una serie de opciones: Tipo de grfico. En esta opcin podrs elegir el tipo de grfica que mas se ajuste a lo que necesitas representar.

Rango de Datos: En esta opcin se introduce el rango de datos que se representar grficamente. Si ha seleccionado previamente el rea de datos, este campo ya aparecer relleno. De lo contrario habr que seleccionar los datos para que pueda visualizarse el grfico

Serie de Datos: Esta Opcin nos sirve para acomodar los datos que mostrar el Grfico

Si le damos Agregar, en la siguiente imagen aparecern datos en algunos campos

En el campo Serie sin nombre, debemos sealar de nuestros datos el nombre que llevaran las barras como lo veremos a continuacin

Al hacer clic aqu en rango para el nombre me pide decirle de que celdas tomare este dato, en este caso el nombre de mi barra que ser de Enero-Febrero

Una vez que seleccione el nombre me situ en la opcin de valores-Y y en la opcin de rango de valores Y selecciono los datos en este caso de las calificaciones y posteriormente en la opcin de categoras selecciono el rango donde estn los nombres, este procedimiento tendr que hacerlo para cada una de las barras que tenga, en este caso para Marzo-Abril tambin.

Despus de definir rangos, procedemos a la siguiente opcin Elementos de Grfico, en donde solamente es cuestin de llenar ttulos y leyendas al grfico, despus de terminar esto solo finalizamos y listo tendremos nuestra grfica.

Ejes de las Y

Nombre de las Series

Categoras

Insertar imgenes y smbolos Insertar una imagenPara insertar una imagen de un archivo situado en alguna carpeta de su espacio de trabajo, lo primero que debe hacer es situarse en la parte de la hoja de clculo en la que quiere insertar dicha imagen, y a continuacin ir al men Insertar, seleccionar el sub men Imagen, y luego la opcin De archivo

En este cuadro de dilogo hay dos casillas que aparecen en la parte inferior: Vincular y Previsualizacin. La casilla Previsualizacin sirve para visualizar la imagen a insertar y la casilla Vincular, permite mantener actualizada la imagen insertada, de no marcarla, cualquier modificacin en el archivo de imagen origen no se ver reflejada en la hoja de clculo en la que ha insertado la imagen

Cambiar el tamao de una imagenPara cambiar el tamao de una imagen una vez insertada en la hoja de clculo, seleccionarla y luego pulse el botn derecho del ratn sobre ella y elija la opcin Posicin y tamao. Con esto se abre la siguiente ventana

Dentro de esta ventana de dilogo, en la pestaa Tamao, puede introducir los parmetros del alto y ancho deseado para la imagen. Si quiere evitar que sta se deforme (se estire o se ensanche perdiendo resolucin) active la opcin Igualar, con lo que siempre se mantendrn las proporciones. Para hacer el ajuste de tamao an con ms precisin dentro de su hoja de clculo puede indicar a OpenOffice Calc desde donde quiere que se agrande la imagen: desde el centro, desde uno de los vrtices o desde el centro de uno de los lados.

Modificar las propiedades de una imagenCon la barra de objetos grficos de la barra de herramientas, podrs realizar una serie de operaciones sobre la imagen insertada en la hoja de clculo.

En esta barra dispone, por ejemplo, de una herramienta de Filtro que le permitir aplicar distintos efectos sobre la imagen seleccionada, consiguiendo con ellos dar un aspecto distinto al que la imagen mostraba inicialmente. Algunos filtros disponibles son: Invertir, suavizar, aumentar nitidez, eliminar interferencias. Adems, en la barra de objetos grficos encontrar un desplegable con las opciones de Escala de grises, Blanco y negro o Marca de agua. Las otras opciones afectan a las proporciones de los colores rojo, verde y azul. Brillo y contraste, Permiten jugar con la luminosidad/oscuridad de la imagen, en el caso del brillo, y con el realce del color en el contraste. Por ltimo, las opciones de gamma y transparencia sirven para trabajar con la opacidad (gamma) y la transparencia.

Herramientas Ordenar datosUna de las operaciones de clculo bsico es la ordenacin de una serie numrica o alfanumrica. Como es de esperar OpenOffice Calc. incorpora funciones especficas de ordenacin de datos. Estas se encuentran en la barra de herramientas en el men Datos y en la opcin de Ordenar. En el recuadro para ordenar por criterio tenemos: Ordenacin ascendente (A Z), que ordena los datos de menor a mayor, y Ordenacin descendente (Z A), que ordena los datos de mayor a menor. Para utilizar estas funciones marque la columna o rea de datos en la columna que quiera ordenar y luego pulse el icono de ordenacin ascendente o descendente.

En la ventana de Ordenar se nos pide definir los siguientes parmetros: Ordenar segn. Se selecciona la columna que desee utilizar como criterio de orden principal, es decir, la columna por la que se empezar a ordenar. Ascendente. Ordena la seleccin del valor mnimo al mximo, es decir, de la A a la Z o del 0 al 9. Descendente. Ordena la seleccin del valor mximo al mnimo, es decir, de la Z a la A o del 9 al 0. Despus segn. Se selecciona la columna que quiere que se utilice como criterio de orden secundario. Este dato es opcional. Cuando ordena a partir de una columna se reorganizan las filas que ha indicado como criterio y tambin sus adyacentes, manteniendo con ello la coherencia de la informacin en su hoja de clculo.

En este ejemplo la opcin fue ordenar de manera descendente la columna cantidad

Insertar smbolosEn muchos casos puede necesitar aadir en su hoja de clculo caracteres que no estn en el teclado (llamados caracteres especiales), como pueden ser el smbolo de copyright (). Para ello, en la barra de men pulse Insertar y luego elija Smbolo, a continuacin se abrir la sig. ventana

Desde esta ventana se pueden modificar las siguientes opciones: *Fuente. Seleccione una fuente para mostrar los caracteres especiales que lleva asociada. * rea. Seleccione una categora para la fuente actual. Los smbolos para la categora seleccionada se muestran en la tabla de caracteres. Haga clic sobre los caracteres especiales que quiera insertar y, para finalizar, pulse Aceptar.

Uso de filtrosLa herramienta de Auto filtro inserta, en una o ms columnas de datos, una lista desplegable con todos los datos distintos que se presenten en cada columna, y permite seleccionar uno de esos valores como criterio de bsqueda para mostrar slo las filas que se ajusten a ese valor y ocultar las dems. Para aplicar filtro automtico, primero seleccione las columnas en las que estn los datos que quiere filtrar. Luego, en el men Datos, seleccione Filtro y desde all Filtro Automtico. Finalmente, para filtrar pulse en la flecha desplegable del encabezado de la columna y elija el elemento por el que quiera filtrar. Cuando haya hecho la seleccin en el desplegable, slo aparecern las filas cuyo contenido coincida con el del filtro. El resto de las filas permanecern ocultas.

Si quiere volver a mostrar todas las filas, pulse la flecha de filtrado en la columna o columnas que haya seleccionado previamente y elija la opcin todo. Para dejar de utilizar el Auto Filtro seleccione de nuevo las columnas a las que inicialmente le aplic la opcin de Filtro, luego vaya nuevamente al men Datos Filtro Filtro automtico.

El Filtro predeterminado permite aplicar otras condiciones al filtrado de filas. Para aplicar el filtropredeterminado a una hoja de clculo seleccione las columnas que contengan las filas cuyos datos quiere filtrar, elija en el men Datos, submen Filtro, opcin Filtro predeterminado. Con esto se presentar la ventana que muestra la sig. Figura

Con el filtro de la figura quedaran as los datos.

Buscar y reemplazar textoPara buscar o reemplazar texto, vaya al men Editar, y seleccione Buscar y Reemplazar, con lo que aparecer el siguiente cuadro de dilogo. O con las teclas de acceso rpido Ctrl + B

Una vez abierto este cuadro de dilogo, se ingresa el texto a buscar en el recuadro Buscar. A continuacin pulse el botn Buscar y el proceso habr comenzado. Si quiere buscar de una vez toda esta cadena en la hoja de clculo, pulse entonces en Buscar todo. Ya buscada la cadena de caracteres tendr la opcin de cambiarla por otra. Para ello escriba en el cuadro de texto Reemplazar por los caracteres por los que quiere cambiarlo y pulse el botn Reemplazar para que tenga lugar el cambio. Para que el cambio afecte a todas las celdas que coincidan en la hoja de clculo, pulse entonces en Reemplazar todo.

Imprimir en OpenOffice Calc. Imprimir una hoja de clculoAntes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente, realizar una vista preliminar, para obtener una perspectiva de cmo quedara la hoja impresa. Para obtener una vista preliminar seleccione Vista Preliminar desde el men Archivo. Para imprimir una hoja de clculo, puede hacerlo desde el cuadro de dilogo Imprimir (Figura 31), accesible desde el men Archivo y seleccionando la opcin Imprimir (o bien, presionando las teclas CTRL y la letra P).

Cuando nosotros vemos una pagina en vista preliminar suele pasar que todo lo que queremos imprimir no aparece en la vista, para nosotros ajustar lo que deseamos imprimir que hacerlo de la siguiente forma: Nos vamos al men Ver y a la opcin Previsualizacin del salto de pgina Lo que se encuentra dentro del marco es lo que al dar vista previa aparecer para imprimirse

Esto es lo que muestra como se imprimir. Ahora vemos que en la parte superior e inferior aparece Hoja 1 y Pgina, esto podemos cambiarlo nicamente yendo a formato de la pagina que aparece cuando le damos en previsualizar o ir directamente a Men Formato Pgina y all veremos este cuadro

De este Recuadro Podremos editar lo que aparece en el encabezado y en el pie de pgina