06-10-2010

1

Opfølgningsdag for kvalitetsnøglepersoner

Torsdag den 17. september 2010

2

06-10-2010

Program12.45 - 13.45 Dokumentstyring - Introduktion til InfoNet

Morten Lund-Egmose

Projektleder, IT-afdelingen, OUH

3

06-10-2010

Behov for dokumentstyring …

”Retningslinjer og instrukser? Joh, dem har vi skam …”

DDKM

Retningslinier

Politikker

Instrukser

TAK

Processer

Funktions-beskrivelser

4

06-10-2010

5

06-10-2010

Fysisk mappe

Intranet

Fil system

6

06-10-2010

Hvad er InfoNet?

• Et dokumentstyrings- og vidensdelingssystem

• En Intranet- / Internet-portal• En fælles regional platform

• Database / arkiv• Inkl. tekstbehandlingsværktøj

• Inkl. flowdiagramværktøj• Afvigelsesbehandlingssystem

• Formular- og dataregistreringsværktøj• M.m.

7

06-10-2010

• InfoNet er IKKE en erstatning for Intranet på andre områder end for dokumenter, der skal versionsstyres, primært …– Politikker– Retningslinjer– Instrukser– (Funktions- og kompetencebeskrivelser)

• Alle politikker, retningslinjer og instrukser skal …– føres over i InfoNet

– gøres tilgængelige– versionsstyres

7

Hvad er InfoNet?

8

06-10-2010

• Én placering for retningsgivende og instruerende information

• Versionsstyring - forhindrer brug af invalide dokumenterede, retningsgivende og instruerende informationer

• Tværregional genkendelighed / videndeling

• Åbenhed og synliggørelse

– Specialer– Processer– Metoder– Ansvar

InfoNet giver fordele!

9

06-10-2010

• Lever op til kravene i Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM), der kræver, at dokumenter:

– Er tilgængelige

– Er opdaterede

– Er godkendte– Er entydigt identificerbare

– Kan genfindes

• Tydelig rollefordeling i forhold til dokumenterne

• Historik bevares

9

InfoNet giver fordele!

10

06-10-2010

10

NU SER VI PÅ INFONET

• Dokumentets livscyklus:– Oprettelse > Tekstbehandling > Høring > Revision > Høring … >

Godkendelse > Udgivelse > GÆLDENDE DOKUMENT (evt. ’Træning’)– Ved behov for opdatering oprettes ny version – gammel version arkiveres

og kan genfindes

• Håndbøger (med kapitler)

• Flowdiagrammer

• Søgemuligheder

11

06-10-2010

Sådan var det …

Idé / behov

Forfatter udpeges

Dokumentet forfattesHøring hos relevante parter

Godkendelse hos ansvarlig

Offentliggørelse

Revision ved ændring/forældelse

Forfatter udpeges….

Sådan bliver det i InfoNet …

DET SAMME – men elektronisk støttet og styret!

• Een gyldig version på ét sted!• Roller er definerede og tydelige!

• Varslinger sker automatisk!

• Historikken bevares!

Dokument – fra ide’ til udgivelse

12

06-10-2010

Intranet Fil systemTAK systemetCosmic

URL adresse URL adresse URL adresse URL adresse

Link’s og bilag

13

06-10-2010

Adgang til InfoNet: http://infonet.regionsyddanmark.dk/

- eller direkte fra intranettet

14

06-10-2010

En fælles regional platform …

15

06-10-2010

Flowdiagram – OUH Specialeforside …

16

06-10-2010

Visuel adgang til tværgående dokumenter …

17

06-10-2010

Visuel adgang til tværgående dokumenter …

18

06-10-2010

Eks. på tværgående dokument (http://infonet.regionsyddanmark.dk/#DokID=34998 )

19

06-10-2010

Visuel adgang - til specialernes håndbog og kapitler

20

06-10-2010

Visuel adgang - til specialets håndbog og kapitler

21

06-10-2010

Visuel adgang - til specialets håndbog og kapitler

22

06-10-2010

Håndbøger og kapitler – hvert speciale får en håndbog med fastlagt kapitel struktur

23

06-10-2010

Roller i InfoNet

• Systemadministrator• Lokaladministrator

• Forfatter• (Håndbogsansvarlig)• Dokumentansvarlig• Håndbogsredaktør• Kapitelredaktør• Dokumentredaktør• Høringsperson• Godkender• Udgiver

• Bruger

System- og brugeradministration

Dokumentadministration

(Dokumentadministration)

24

06-10-2010

Lokaladministrator / Håndbogsredaktør

Lokaladministratorer varetager:– Administration af (brugere) og udvalgte grupper

Håndbogsredaktører varetager:– Opbygning af under-flowdiagrammer– Placering af dokumenter i den fastlagte kapitelstruktur– Etablering af links mellem flowdiagrammer og dokumenter– Uddannelse af øvrige lokale kapitel- og dokumentredaktører

– Tildeling af redaktørrettigheder– Uddannelse af afdelingens øvrige personale i brugen af InfoNet– Implementeringens fremdrift i afdelingen, herunder løbende inddragelse

af afdelingsledelsen

25

06-10-2010