opp strategische hr planning en prestatieverbetering door job hoogendoorn
DESCRIPTION
Opp strategische hr planning en prestatieverbetering door job hoogendoornTRANSCRIPT
1
Dr. Job Hoogendoorn
StrategischeHuman Resource Planning
En Prestatieverbetering
(Zo krijgt U managers mee!)
25 november 2014
2
ONDER EEN PERSONEELPLANVERSTAAN WE:
1: Een vertaling van de gevolgen van veranderingen in de omgeving van een organisatie via het te volgen strategisch beleid naar de effec- ten voor de personeelbehoeften
2: Een vertaling van het algemeen en strategisch beleid, operations en budget naar omvang, kwaliteit en locatie van personeelbehoeften
3: Een prognose van de toekomstige personeelbezetting, qua volume, competenties, allocatie en kenmerken/karakteristieken
4. Een prognose van de personele kosten en de relatie tot het beschikbaar budget
5. Een identificatie van actuele en toe- komstige gaps tussen personeelbehoefte en personeelbeschikbaarheid
SEPT K/B analyse
Strategy & Operat. Operations
Personeel-behoefte
Personeel aanwezig
Personele kosten
4
ONDER EEN PERSONEELPLANVERSTAAN WE:
6: Een keuze van de gaps die nadere aandacht en een aanpak verdienen
7: Ontwikkeling van een of meer business cases voor gap(s) aanpak
8: Overleg, medezeggenschap en besluit- vorming over de aanpak van gaps
9. Uitvoering van maatregelen en acties voor de reductie en sanering van gaps, monitoring van voortgang
10. Evaluatie van resultaten van interventies, van de reductie van gaps en van de bijdrage hiervan aan de algemene doelstellingen van het HR-beleid (bijv. diversiteit)
1SHRP evaluatie
SHRP - uitvoering
SHRP - besluiten
SHRP Buss.Case preparation
SHRPGaps
6
omgeving van de organisatieveranderingen in belangrijke factoren
algemeen beleid/ algemeen strategisch beleid. personeelbeleid.
taken/ taken/ overlegfuncties- taak- functies- ontwikkelinginstroom mobiliteit uitstroom klimaat
personeel- personele- personeel-werving mobiliteit verloop
grondstoffen fabrikaten investe- verkoop technologie ringen financiën productie waardering
personeelbehoeften
beloning
beleving
personeelbeschikbaarheid
7
8
SHRP STAP 1:OMGEVINGSANALYSE
SEPT-ANALYSE
K/B-ANALYSE
BENCHMARKING
9
OMGEVINGSVARIABELEN (1):determinanten van omzet, takenvolume- en
kostenontwikkeling.
1. ontwikkelingen in consumentengedrag
2. ontwikkelingen op afzetmarkten
3. koopkrachtontwikkeling
4. demografische ontwikkeling
5. rentabiliteitsontwikkeling
6. prijsbeleid van concurrenten
7. assortiments- en investeringsbeleid concurrenten
8. technologische ontwikkeling
10
9. Arbeidsmarktontwikkeling
10. Loonkostenontwikkeling
11. Inkoopkostenontwikkeling
12. Rentekostenontwikkeling
13. Energiekostenontwikkeling
14. Ontwikkelingen in overheidsbeleid
15. Ontwikkelingen in valutaverhoudingen
OMGEVINGSVARIABELEN (2):determinanten van omzet, takenvolume- en
kostenontwikkeling.
11
Inwerking van omgevingsvariabelen
• Inkoop• Lonen• Rente• Energie• Valuta’s
• Demografie• Koopkracht• Cons. Gedrag• Afzetm. Ontw.• Rentabiliteit. Cl.
• Prijsbeleid Concurrenten• Invest. & Assortim. Conc.• Arbeidsmarkt-ontwikk.• Technologische ontwikk.• Ontwikk. Overheidsbeleid
Kosten Omzet
Personeelsbehoefte
12
SHRP STAP 2: STRATEGIE ANALYSE
OMZET-PROGNOSE
PRODUCTIE-PROGNOSE
INVESTERINGS-ANALYSE
13
Strategisch beleid
financieringsplan marketing- en marktonderzoek verkoopplan investerings- en omzet productieplan, product range inkoopkosten resultaat
personeelsbudget
14
SHRP STAP 3: BEPALEN VAN DE
PERSONEELBEHOEFTE
VOLUME/FTEFUNCTIE-EISEN/PROFIELEN
ALLOCATIESTRUCTUUR
FUNCTIE-ONTWERPENDIRECT/INDIRECT
ZELF DOEN/UITBESTEDEN
15
Bepalen/prognosebehoefte kwalitatief:
instrumenten aan de behoeftekant:
- functie-analyse
- functie-waardering/profilering
- evaluatie middelen/faciliteiten
- evaluatie functie-ontwerpen
- evaluatie organisatie-ontwerp
- bedrijfsvergelijking van opleidingsstructuren
- prognose toekomstige eisen
16
SHRP STAP 3A: BEPALEN VAN DE
PERSONEELBEHOEFTEKWANTITATIEF
TAKENVOLUME
PRODUCTIVITEITSNORMEN
TIJDBESTEDINGSNORMEN
BENCHMARKS
17
Personeelbehoefte
Geplande OutputNormatieve Output / fte
Gepland aantal cliëntenNormaal aantal cliënten / fte
18
Normatieve Output
Normatieve Output kan men baseren op:
• Haalbaarheidsschattingen• Productiviteitshistorie• Bedrijfsvergelijking
TijdbestedingsanalyseOnderhandelen & Compromis
19
ProductiviteitsnormenDIENEN AANGEPAST TE WORDEN VOOR:
• Zelfstandig in- en doorleren
• Introduktie-inspanning
• Intensiteit opleiding/training
• Mutaties in taakvolume & tijdbesteding per taak T.G.V.
-grondstoffen-verandering
-produkt-ontwikkeling
-technologie-ontwikkeling
-vernieuwing werkmethoden
• Verminderde belastbaarheid door ouder worden / handicaps
20
Arbeidsproductiviteit
Gerealiseerde ProductieBeschikbare uren of fte’s
Ceteris paribus:Kwaliteit
en innovatie (?)
21
Personeelbehoefte
Gepland aantal open urenNetto beschikbare uren / fte
Gepland aantal project-urenNetto beschikbare uren / fte
22
Personeelbehoefte
Aantal taken X normatieve tijdbesteding / taak(gemiddelde) netto beschikbare uren / fte
23
Heterogene Taken
Bij verschillende tijdsbestedingen aan verschillende volumes van taken kan gewerkt worden met:
(Vt1 X Tt1) + (Vt2 X Tt2) + .. (Vtn X Ttn)
Netto beschikbare uren / fte
Waarbij: V = VolumeT = Tijdsbestedingt = Taak
24
Indirekten
Voor de bepaling van de behoefte aan indirecte medewerkers kan uitgegaan worden van het diensten-model
Behoefte aan indirecten is:
Aantal directe medewerkersNormatief aantal directe medewerkers / fte indirect
25
Productieve Uren :
Gerealiseerde productieProductienorm per uur
26
Bezettingsgraad:
netto productieve uren
netto beschikbare uren
27
DIS-/ECONOMIES OF SCALE
ECONOMY OF SCALE:
EEN PERSONEELBEHOEFTE, DIE BENEDENPROPORTIONEEL TOE- NEEMT MET DE GROEI VAN HET TAKENPAKKET
DIS-ECONOMY OF SCALE
EEN PERSONEELBEHOEFTE, DIE BOVENPROPORTIONEEL TOENEEMT MET DE GROEI VAN HET TAKEN- PAKKET
28
SHRP STAP 4: BEPALEN VAN DE
PERSONEELBESCHIK-BAARHEID:
VOLUME
COMPETENTIES
ALLOCATIE
KENMERKEN
29
Bepalen/prognosebeschikbaarheid kwantitatief:
instrumenten beschikbaarheidskant:
- contracturen per werknemer (cao/iao)
- arbeidsmarktonderzoek, verloopprognose
- registratie verlof/bijzonder verlof
- aanwezigheids/verzuim-registratie
- registratie netto beschikbare uren
- registratie netto productieve uren
30
Netto personeelbeschikbaarheid:
52 x contracturen per week
- vakantierechten & a.t.v. - feestdagen - ziekteverzuim
- buitengewoon verlof - opleiding en overleg - afwijkingen van norm
31
Bepalen/prognose beschikbaarheid kwalitatief:
instrumenten beschikbaarheidskant:
- functioneringsbeoordeling
- curriculum vitae analyse
- analyse van ervarings- en anciënniteits-opbouw en verloop
- potentieel beoordeling
- satisfactie/motivatie-onderzoek
- belangstellingsregistratie
32
SHRP STAP 5: BEPALEN VAN DE
PERSONELE KOSTEN:
PERSONEELSVOLUME
LOONKOSTEN PER FTE
INITIELE LOONKOSTENSTIJGING
LOONDRIFT
33
SHRP STAP 6: BEPALEN VAN
GAPS:
KWANTITATIEVE GAPS
KWALITATIEVE GAPS
ALLOCATIE GAPS
BUDGET-KOSTEN GAPS
34
SHRP STAP 7: BUSINESS CASES VOOR
AANPAK VAN GAPS:
OPTIES VOOR AANPAK GAPS
KOSTEN EN BATEN
RISICO’S /ALTERNATIEVEN
TOEGEVOEGDE WAARDE
35
Opties voor oplossing overschot-frictiebehoefte < beschikbaarheid
langs de behoefte/beleidskant:
- meer verkoopinspanning
- lagere prijzen/meer kwaliteit
- meer research & development
- introductie nieuwe producten
- vervroegen introductieplannen
36
Opties voor oplossing overschot-frictiebehoefte < beschikbaarheid
langs de behoefte/beleidskant:
- vergroten voorraad
- pooling, samenwerking
- sub-contracting
- koop bedrijven (met beschikbaarheidstekort/ voldoende o.h.w./orderportfolio)
37
Opties voor oplossing overschot-frictie
behoefte < beschikbaarheid
langs de beschikbaarheidskant:
- selectieve werving/wervingstop
- minder inleen- en uitzendarbeid
- opzeggen tijdelijk contracten
- verloopstimulering (verminder binding, arbeidsvoorwaardenaanpassing)
- collegiale doorlening
- start eigen uitzendbureau
38
Opties voor oplossing overschot-frictiebehoefte < beschikbaarheid
langs de beschikbaarheidskant:
- vertrekpremies, v.u.t.-speciaal
- outplacement
- job creation
- buy-out, verzelfstandiging
- fusie, samenwerking, verkoop
- gedwongen ontslag (indiv./coll.)
39
Opties voor oplossing kwaliteits-tekortfe > cap
langs de beschikbaarheidskant:
- stimuleren self-development
- opleiding, training, vorming
- management development
- upgrading selectie bij werving
- overplaatsing/demotie
- ontslag en vervanging
40
Opties voor oplossing kwaliteits-tekortfe > cap
langs de behoefte/beleidskant:
- organisatie/werkstructurering
- functieversmalling/verlichting
- reductie van eisen door volume/ kwaliteitsaanpassing
- afstoten van veeleisende taken
41
Opties voor oplossing kwaliteits overschotfe < cap
langs de beschibaarheidskant:
- meer overplaatsen/rotations
- minder otv-acties/stimulansen
- downgrading selectie-eisen
- vertrekstimulansen/ontslag en vervanging
42
Opties voor oplossing kwaliteits-overschotfe < cap
langs de behoefte/beleidskant
- organisatie/werkstructurering
- functieverbreding/verzwaring
- meer taak/functie-roulatie
- productiviteitsnormen omhoog
- kwaliteitsnormen omhoog
- meer research & development
43
Opties voor oplossing allocatie-fricties naarmoment van behoefte/beschikbaarheid
langs de beschikbaarheidkant:
- aanpassen roosters en werktijdregelingen
- beïnvloeden verlof/atv-opname
- introductie a/b/c/-weken
- andere mix full/part-timers
44
Opties voor oplossing allocatie-fricties naarmoment van behoefte/beschikbaarheid
langs de behoefte/beleidskant:
- aanpassen productie-planning
- voorraadvorming bij beschikbaarheid > behoefte
- voorraadafbouw bij beschikbaarheid < behoefte
- beïnvloeding consumptie-moment
45
Opties voor oplossing allocatie-frictiesbinnen organisatie of geografisch
langs de beschikbaarheidkant:
- tijdelijk rouleren/overplaatsen
- detacheren
- definitief overplaatsen
- pendelen/pendelservice
- verhuizen medewerkers
46
Opties voor oplossing allocatie-frictiesbinnen organisatie of geografisch
langs de behoefte/beleidskant:
- verplaatsen van taken/functies
- integratie functies/afdelingen
- verhuizen activiteiten
- verhuizen/integratie bedrijven
47
SHRP STAP 8: BESLUITVORMING
OVER BUSINESS CASES:
OVERLEG
MEDEZEGGENSCHAP
BESLUITEN OVER DOELEN, MIDDELEN en TIJDSCHEMA’S
OPERATIONALISERING/ STREEFCIJFERS
48
Doelstellingen personeelplanning
1. veilig stellen van kwantitatieve personeelvoor- ziening ten behoeve van door de onderneming voorgenomen activiteiten en taken
2. het scheppen van een redelijk evenwicht tussen de aan deze taken verbonden functie- eisen en capaciteiten van medewerkers
3. een redelijke verdeling van de werkbelasting en functie-eisen tussen afdelingen en medewerkers
4. een zo goed mogelijke afstemming tussen de loopbaanwensen van medewerkers en door de onderneming te bieden loopbaanmogelijk- heden
5. een zodanige personeelbezetting dat wijzigingen in aard en omvang van de personeelbehoeften snel en adequaat opge- vangen kunnen worden
49
Een streefcijfer-middelen-modelvoor personeelplanning
elementen personeelbehoeften:
- personeelbehoefte totaal in f.t.e.
- aantal voltijdformatieplaatsen
- aantal deeltijdformatieplaatsen
- gemiddelde aantal uren per deeltijdplaats
- opleidingsstructuur personeelbehoefte
- functiewaardestructuur
- gemiddelde functiewaarde
50
Een streefcijfer-middelen-modelvoor personeelplanning
elementen personeelbehoeften:
- aantal toezichthoudende functies
- gemiddelde span of control
- ratio direct/indirect productieve plaatsen
- instroom nieuwe taken in f.t.e.
- uitstroom vervallende taken in f.t.e
- volume werkstructurering in f.t.e.
- volume organisatie-structurering in f.t.e.
51
Een streefcijfer-middelen-modelvoor personeelplanning
elementen personeelbezetting:
- personeelbezetting in aantal medewerkers
- aantal mannen en vrouwen
- aantal voltijd- resp. deeltijdmedewerkers
- gemiddeld aantal uren per deeltijdwerker
- leeftijdsstructuur
- opleidingsstructuur personeelbezetting
- overwerkvolume in f.t.e.
- hoeveelheid uitbesteed werk in f.t.e
52
Een streefcijfer-middelen-modelvoor personeelplanning
elementen personeelbezetting:
- ziekteverzuim in f.t.e
- volume uitzendarbeid in f.t.e.
- aantal promoties resp. demoties
- aantal overplaatsingen resp. job rotations
- opleidingsinspanning (mandagen of budget)
- personeelverloop in f.t.e
- bezettingsgraad (netto beschikbaar versus productief)
- personeelwerving in f.t.e.
53
Voorbeeld streefcijfers voorpersoneelplanning voor 2015
1. personeelgroei <=100
2. gem. aantal uitzendkrachten <=100
3. personeelverloop >=6%
4. deeltijdmedewerkers >=10%
5. daling wervingskosten per vacature >=10%
6. doorstromers/job rotation >=400
7. cursistmensdagen (intern) >=12000
8. PW-ers in dienst >=120
9. groei van het aantal arbeidsover- eenkomsten voor onbepaalde tijd: 0
10. gemiddelde leeftijd <=35 jaar
54
Personeelplan 2015
aspecten situatie situatie 2015 streefcijfer/personeelplan 2014 bij ongewij- streefsituatie zigd beleid 2015
verloop 6,0 % 5,5 % 5,7 %ziekteverzuim 6,9 % 6,4 % 6,4 %bezettingsgraad 79,0 % 80,0 % 82,0 %overplaatsingen 3,0 % 3,0 % 4,0 %
opleidingen 10.000 dgn 11.000 dgn 12.000 dgn
55
Middelen perstreefcijfer/streefsituatie
streefcijfer/ middelen om streefcijfer/streef- streefsituatie 2015 situatie te realiseren
verloop 5,7% 30% vacatures aanbieden als deeltijdbanen ( <=32 uur p.w.)
bezettingsgraad 82% 15% van alle vacatures niet opnieuw bezetten; aantal uitzendkrachten met 20% verminderen
overplaatsingen 4% starten met jonge medewer- kerspool van 500 deelnemers
56
Streefcijfers personeelplan 2015(in mensjaren en %)
bezetting <=+100 (26.269)
organisatie/werkstruc turering >=5% (1300)
promoties >=1,5% (400)
werving overplaatsing/ verloop <=6,4% job rotation >=6% (1700) <=2% (520) (1600)
demoties >= 0,1% (26)
opleiding/md >=1% (260)
57
SHRP STAP 9: IMPLEMENTATIE VAN SHRP-INTERVENTIES:
PROJECT MANAGEMENT
MONITORING
VOORTGANGSBEWAKING/ RAPPORTAGE BIJSTURING
58
Problemen bij personeelplanning
1. Goed zicht op de ontwikkeling van het activiteiten/taken-pakket van de onderneming
2. Ontwikkeling van omzet, kosten en rentabiliteit (financiële ruimte voor personele kosten
3. Ontwikkeling van toegepaste productie- technologie (veranderingen in omvang, maar vooral ook aard van de personeelbehoefte)
4. Vaststellen en updaten van productiviteits- en kwaliteitsnormen
5. Meten van feitelijke productiviteit en voorspellen ontwikkeling
59
6. Wijzigingen in relevante wetgeving of c.a.o.-afspraken
6. Volgen van ontwikkeling kwalificaties vanextern arbeidsaanbod
8. Aanwezigheid relatief hooggespannen loopbaan-verwachtingen en beperkte loopbaanmogelijk-heden
9. Beperkte mobiliteitsbereidheid, bereidheid tot acceptatie taakverandering, studiebereidheid,
verwerkbereidheid etc.(cultuur)
10. Beperkte grip op machts- en invloedsverhou-dingen, die leiden tot integrale verdelingen van
werklast en functie-eisen over afdelingen en medewerkers
Problemen bij personeelplanning
60
SHRP STAP 10: EVALUATIE VAN
SHRP-INTERVENTIESEN RESULTATEN:
EFFECTIVITEITEFFICIENCY
FLEXIBILITEITLEGITIMITEIT
ALIGNMENTEN
TOEGEVOEGDE WAARDE
61
Performance Management/
Performance Analyse:
CONTEXT
Oorzaken/determinanten
Performance-verklaring
? ?
Werkelijkheid/gevolgen(performance)
62
PERFORMANCEMANAGMENT; TARGETS EN INTERVENTIES
CONTEXT
OORZAKEN/DETERMINANTEN
WERKELIJKHEID
Performance gap
WENSSITUATIE
? ?
Targets en interventies
Resultaten
(beoogd/niet beoogd)
Beleid/interventies/maatregelen
63
Voorwaarden voor de implementatievan personeelplanning
1. een of meer initiatiefnemers / voortrekkers
2. ruimte en draagvlak voor initiatief
3. betrokkenheid en steun directie / bestuur
4. voldoende deskundigheid en ervaring
5. (als niet 4) training en/of advisering
6. goede begripsvorming rond planning-begrippen
7. correcte informatie over actuele situatie
8. correcte beeldvorming van planning-problemen
9. erkenning concreet probleem met baten-potentie
64
Voorwaarden voor de implementatievan personeelplanning
10. duidelijke doelstelling voor probleemoplossing
11. steun (voor 10) van lijnmanagement en or of mc
12. voldoende menskracht en budgettaire middelen
13. adequate instrumenten en voortgangsinformatie
14. duidelijke taakstelling & verantwoordelijkheid
15. multi-discipline communicatie- & overlegstructuur
16. voldoende voortgangsbewaking en -controle
17. sancties en incentives voor (niet)-meewerken
18. voldoende evaluatie en bijsturing