opsætning af ”stedfortræder” i outlook · 2014-02-24 · vejledning: opsætning af...
TRANSCRIPT
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
1
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook
For at udpege en stedfortræder i Outlook, skal ”ejeren” af postkassen selv ind at indstille dette.
Start med at åbne Outlook.
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
2
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Oppe i fanerne vælges ”Filer” -> ”Oplysninger” -> ”Kontoindstillinger” -> ”Stedfortræderadgang”.
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
3
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Følgende vindue vil nu komme frem på skærmen:
Tryk på ”Tilføj” og der skal nu vælges i bruger oversigten, hvem der skal have adgang.
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
4
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Der kan søges direkte på navnet i topfeltet, eller man kan rulle igennem menuen og finde den ønskede
person i listen.
For at vælge dobbeltklikkes der på navnet, således navnet kommer ned at stå i tekstfeltet i bunden,
hvorefter man skal trykke ”OK” for at komme videre.
Ønsker man flere personer med samme rettigheder, kan der vælges flere personer til listen samtidig.
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
5
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Herefter skal der tildeles hvilke rettigheder personen skal have:
Rettighederne er ens for henholdsvis ”Kalender”, ”Opgaver”, ”Indbakke” (Sende, læse, modtage mails),
”Kontaktpersoner”, ”Noter” og ”Journal” – derfor vil denne guide kun beskrive kalenderopsætningen, men
denne kan spejles over i de andre punkter også.
Udfor ”Kalender” ses en rullemenu, hvor man ved at trykke på ”pil ned” kan folde menuen ud og se de
valgmuligheder, der er for punktet. Her vælges den ønskede.
Som standard vil den stå til ”Redaktør” altså fuld adgang til kalenderens indhold (BEMÆRK dette IKKE
gælder kalenderpunkter markeret som ”Privat”).
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
6
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Under ”Kalender” kan der sættes flueben i punktet ”Stedfortræderen modtager kopier…” – dvs. man skal
tage stilling til om stedfortræderen også skal have mailoplysning, hvis der f.eks. sker ændringer i et
planlagt møde senere hen.
I bunden af vinduet kan der igen sættes 2 flueben:
”Send automatisk en meddelelse…” vil, som den beskriver, sende en mail til stedfortræderen efter endt
opsætning, hvori det er beskrevet, hvilke rettigheder personen har fået i din Outlook.
”Stedfortræderen kan se mine private emner”, som teksten beskriver, vil stedfortræderen, med flueben i
dette felt, også kunne se de kalenderemner, som er markeret som værende privat.
Herefter kan der trykkes ”OK” og indstillingerne for denne specifikke stedfortræder vil være gemt.
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
7
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Den vil nu hoppe tilbage til det første billede for ”Stedfortrædere”, og man vil her kunne se, at den
nyoprettede person er kommet til at stå i listen over dine stedfortrædere.
Der kan tilføjes flere med forskellige rettigheder efterfølgende, og der kan også ændres løbende i
rettighederne igennem dette vindue.
Under stedfortræderlisten er der mulighed for at sætte, hvor mødeindkaldelser og svar på udsendte
mødeindkaldelser skal sendes til.
Der er følgende 3 muligheder:
-”Kun til mine stedfortrædere…” – Sættes der flueben i denne vil indkaldelser og svar på udsendte
mødeindkaldelser, blive sendt til den/de udpegede stedfortrædere. Ejeren vil få tilsendt en kopi deraf,
men vil ikke skulle besvare denne. Denn vil kun være til oplysning for ejeren.
-”Kun til mine stedfortrædere” – Sættes der flueben i denne vil indkaldelser og svar på udsendte
mødeindkaldelser ikke blive vist i ejerens indbakke, men kun blive sendt til den/de udpegede
stedfortrædere.
-”Mine stedfortrædere og mig” – sættes der flueben i denne vil både ejer og stedfortrædere få mailen og
begge parter vil kunne sætte svar på kalenderpunktet.
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
8
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Der kan nu trykkes ”OK” og stedfortræderen er nu oprettet for din Outlook.
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
9
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
FØLGENDE GÆLDER FOR STEDFORTRÆDERE, DER FÅR ADGANG TIL AT SENDE MAIL PÅ VEGNE AF EN
ANDEN BRUGER:
Start med at oprette en ny mail som normalt
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
10
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Skift til fanen ”Indstillinger” oppe i toppen, og vælg punktet ”Fra”:
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
11
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Den vil nu tilføje muligheden for at vælge, hvorfra mailen skal sendes.
Tryk på ”Fra” og vælg ”Anden e-mail adresse…”
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
12
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Her kan man skrive navnet på den person som man vil sende på vegne af. Det vil dog stadig være ens egen
signatur der vil blive brugt i mailen.
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
13
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Dukker navnet ikke op, imens man skriver, eller kan man ikke huske det korrekte navn, kan der trykkes på
”Fra”, og man vil få listen frem med alle brugere i Norddjurs.
Vælger man her en person, der ikke har udpeget én som stedfortræder, vil man få en fejl når man trykker
på ”Send”.
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
14
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
I feltet ”Fra” vil den nu vise at den igangværende mail vil blive sendt fra en anden mailadresse, i det viste
eksempel vil mailen blive sendt fra [email protected].
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
15
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
Vejledning: Opsætning af ”Stedfortræder” i Outlook af Helpdesk, Norddjurs Kommune
16
Spørgsmål, kommentarer og rettelser bedes sendt til [email protected]
For at vende tilbage og sende fra sin egen mailadresse igen, skal der vælges ”Microsoft Exchange Server”.
Feltet ”Fra” kan herefter fjernes igen ved at trykke på ”Fra” oppe i fanen ”Indstillinger” i toppen af
skærmen.
Der kan nu sendes mails fra både ens egen mail, samt fra den adresse man er tildelt stedfortræder
rettigheder til.