organisasi kantor
DESCRIPTION
administrasi perkantoranTRANSCRIPT
ORGANISASI KANTOR
MAKALAH
Disusun guna Melengkapi Tugas Matakuliah Manajemen Perkantoran
Dosen Pembimbing : M. Nuruddin Zanky
Disusun oleh :
Dyna Setyorini (120412402972)Amynur Yuviantono (120412423438)Yuswandini Ayu N (120412423481)Nella Hadi Rahma (120412423489)
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
2013
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
segala rahmat, berkah, dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul “Organisasi Kantor”.
Makalah ini disusun guna memberikan informasi tambahan mengenai
organisasi kantor, dan juga untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Perkantoran.
Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang sumbernya
berupa buku, artikel dan tulisan telah kami jadikan referensi guna penyusunan
makalah ini, semoga dapat terus berkarya guna menghasilkan tulisan-tulisan yang
mengacu terwujudnya generasi masa depan yang lebih baik. Kami berharap,
semoga informasi yang ada dalam makalah ini dapat berguna bagi penulis
khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna,
banyak kekurangan dan kesalahan. Kami menerima kritik dan saran yang
membantu guna penyempurnaan makalah ini.
Malang, Februari 2013
Penulis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.............................................................................................i
DAFTAR ISI..........................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang......................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah................................................................................2
1.3 Tujuan Penulisan..................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Organisasi Kantor.................................................................3
2.2 Prinsip-prinsip Oragnisasi Kantor..........................................................5
2.3 Unsur-unsur Organisasi Kantor..............................................................7
2.4 Asas-asas Organisasi Kantor..................................................................9
2.5 Tipe dan Bentuk Organisasi Kantor......................................................13
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan............................................................................................26
3.2 Saran......................................................................................................26
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................27
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Organisasi adalah sarana dalam pencapaian tujuan, yang merupakan
wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya mencapai
tujuan. Organisasi atau perusahaan harus mampu mengelolah manajemennya
untuk memenangkan persaingan pada era yang serba kompetitif supaya dapat
bertahan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan tujuan perusahaan.
Setiap perusahaan, baik yang bergerak dibidang produksi, jasa
maupun industri, pada umumnya memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan.
Supaya dapat mencapai tujuan itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen
efektif yang akan menunjang jalannya operasi perusahaan secara terus-menerus
dan tingkat efektivitas kerja karyawan juga perlu diperhatikan.
Koordinasi diperlukan untuk memperoleh kesatuan tindak dalam
mencapai tujuan perusahaan. Tanpa adanya koordinasi, orang-orang atau fungsi
yang ada akan lebih mengejar kepentingannya sendiri sehingga mengorbankan
tujuan perusahaan. Koordinasi antar bagian sesuai dengan kegiatan perusahaan
akan menjadi salah satu faktor pendukung terhadap kelancaran dan keberhasilan
pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Pada struktur organisasi terdapat garis hubungan antar manajer dan
karyawan yang memiliki garis hubungan antar tugas, wewenang, dan tanggung
jawab.
1
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Apakah pengertian dari organisasi kantor ?
1.2.2 Apa saja prinsip-prinsip dari organisasi kantor itu ?
1.2.3 Apa saja unsur-unsur organisasi kantor ?
1.2.4 Apa saja asas-asas dalam organisasi kantor itu ?
1.2.5 Apa saja tipe dan bentuk dari organisasi itu ?
1.3 Tujuan Penulisan
1.3.1 Mengetahui pengertian dari organisasi kantor
1.3.2 Mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi kantor
1.3.3 Mengetahui unsur-unsur organisasi kantor
1.3.4 Mengetahui asas-asas dalam organisasi kantor
1.3.5 Mengetahui tipe dan bentuk dari organisasi kantor
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Organisasi Kantor
Organisasi adalah satu jenis wadah perlengkapan di masyarakat yang
dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja
tertentu yang sebesar-besarnya. Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang
dengan tujuan tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti
cukup ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan membuat
wadah yang disebut organisasi.
Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk
mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah
karena :
a. Organisasi mengandung delegasi tugas (seseorang tidak dapat
mengerjakan semuanya dengan sendiri)
b. Organisasi mempengaruhi koordinasi
c. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan
d. Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas
e. Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja
pegawai
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan
administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Kantor adalah tempat
dalam suatu badan usaha, dimana dilaksanakan pekerjaan tata administratif atau
pekerjaan tata usaha, yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan
menggunakan mesin. Pekerjaan tata usaha senantiasa terdiri pencatatan pelbagai
macam keterangan yang perlu bagi pimpinan organisasi dalam pengambilan
keputusan.
3
Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan
catatan-catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :
a. Untuk menerima keterangan.
Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya
b. Untuk mencatat keterangan.
Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan
sebagainya.
c. Untuk menyusun keterangan.
Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya
d. Untuk memberikan keterangan
Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan
sebagainya
e. Untuk menjamin aktiva.
Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan
sebagainya.
Fungsi kantor dalam perusahan adalah:
a. Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan.
Misalnya : produksi pabrik mendahului administrasi kantor.
b. Melengkapi tujuan pokok perusahaan.
Adalah tidak mungkin menjalankan pabrik tanpa penyusunan
upah, pembelian bahan-bahan dan sebagainya.
c. Mengawasi factor-faktor produksi
Misalnya dengan pengawasan budgeter, pengawasan pegawai-
pegawai dan keungan.
Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan
berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran
pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh
struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam
sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan
arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system terbuka, setiap
4
organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi
intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki
tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya; mereka
masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya;
(5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tersebut juga dapat
membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun
berkaitan dengan tujuan-tujuan individu tersebut.
Berdasarkan ke lima fakta tersebut, dapat dikemukakan bahwa:
a. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat
orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.
b. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat
orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima,
menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.
c. Organisasi perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan
tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk
pembuatan keputusan dan merawat aktiva.
2.2 Prinsip-prinsip Organisasi Kantor
Ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
a. Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam
organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh
setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah
menjadi mitivasi untuk mencapainya.
b. Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang
mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi
perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu
system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling
5
berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai
tujuan.
c. Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-
pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun
organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun
individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya
masing-masing.
d. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas
kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan
memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan
interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
e. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi
wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya
sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan
tugasnya tersebut.
f. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia
melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran
tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab
hanya kepada satu orang atasan.
g. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan
sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai.
Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah
dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang
efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu
yang akan datang.
6
h. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi
perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah
pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau
seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh
pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan
menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini
melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya
tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan
kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai
titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan
pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya
mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).
Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan
sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi
rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi.
Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya
komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan
bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur
pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi
seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong
sentralisasi mamajemen.
2.3 Unsur-unsur Oraganisasi Kantor
Setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang
antara lain sebagai berikut :
a. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat
dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi
orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap
7
orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan
dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit,
tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat
sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai
keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan
tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah
wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu
misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi
mahasiswa dan sebagainya.
b. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga
merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam
praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang,
maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata
lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu
organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan dengan
lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama
itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama
antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan
sebaik-baiknya.
c. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-
masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan
dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan
dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa
orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya
dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.
d. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang
manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya
baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan
yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara
8
mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara
lain sebagai berikut : Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai
kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah :
1. Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.
2. Harus ada orang-orang yang bekerja sama.
3. Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.
4. Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.
2.4 Asas-asas Organisasi Kantor
Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi
ketatausahaan dapat digunakan dua asas, yaitu asas sentralisasi atau pemusatan
dan asas desentralisasi atau pemencaran.
2.4.1 Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan
kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh
sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang
melaksanakan pekerjaan operatif
Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-
fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat
menyurat, pengetikan dan lain-lain. Satuan organisasi fungsional trsebut hanya
memberikn petunjuk atau pengarahan teknis mengenai materi dalam surat atau
warkat yang harus dibuat oleh satuan organisasi perkantoran pusat.
9
Manager Umum
Manager Keuangan
Manager ADM. Perkantoran
Manager Produksi
Teknis Keuangan
T.U. Keuangan
Tata Usaha Umum
Tata Usaha Produksi
Teknis Produksi
Contoh susunan organisasi perkantoran dengan asas sentralisasi
digambarkan sebagai berikut :
Keterangan :
Garis Hierarki :
Garis Petunjuk Teknis :
Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk
yaitu misalnya : mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara
arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh
satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu.
Keuntungan Asas Sentralisasi:
a. Pengawasan lebih mudah dilakukan
b. Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor
c. Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan
d. Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang
lebih lanjut
10
Manager Umum
Manager Keuangan
Manager ADM. Perkantoran
Manager Produksi
Teknis Keuangan
T.U. Keuangan
Tata Usaha Umum
Tata Usaha Produksi
Teknis Produksi
Kelemahan Asas Sentralisasi
a. Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak
pekerjaan yang ditangani
b. Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat
dipenuhi oleh pusat.
2.4.2 Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masing-
masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan
tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua pekerjaan
kantor.
Contoh susunan organisasi dengan asas desentralisasi:
Keterangan :
Garis Hierarki :
Garis Petunjuk Teknis :
11
Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara
lain adalah :
a. Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim
b. Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya
c. Penerimaan tamu
d. Penggandaan surat termasuk fotokopi
e. Penyimpanan surat dan warkat
f. Pengetikan
g. Pekerjaan menghitung
h. Perlengkapan kantor dan alat tulis
i. Pengawasan formulir
j. Pembersihan kantor
k. Daftar hadir
Keuntungan Asas Desentralisasi:
a. Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-
masing unit organisasi yang bersangkutan
b. Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama
lain
c. Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal
pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat,
pencarian arsip dan lain-lain.
Kelemahan Asas Desentralisasi
a. Pemborosan biaya kantor
b. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat
c. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi Kelebihan Asas
Desentralisasi
12
2.5 Tipe dan Bentuk Oraganisasi Kantor
Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka
pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana
mungkin.Dalam perkembangannya sampai sekarang ini pada pokoknya ada enam
(6) macam bentuk organisasi yang masing-masing mempunyai kebaikan dan
keburukkanya. Keenam macam bentuk itu ialah:
2.5.1 Organisasi Lini (Line Organization)
Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk
organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan
dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-
jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain
masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando.
Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini
hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil.
Ciri-ciri organisasi lini :
a. Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung
dengan satu garis wewenang
b. Jumlah karyawan sedikit
c. Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi
d. Belum terdapat spesialisasi
e. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung
jawab penuh atas segala bidang pekerjaan
f. Struktur organisasi sederhana dan stabil
g. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
h. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
13
Contoh bagan organisasi lini :
Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :
a. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
b. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
c. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
d. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat
berjalan cepat
e. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan
langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua
perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
f. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
g. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
h. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan
bakat-bakat pimpinan.
i. Adanya penghematan biaya
j. Pengawasan berjalan efektif
Kelemahan-kelemahan organisasi garis, yaitu :
a. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan
dengan tujuan organisasi
14
b. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang
sendiri
c. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara
otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
d. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena
sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
e. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
f. Kurang tersedianya staf ahli
2.5.2 Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization)
Organisasi lini dan staf adalah suatu bentuk organisasi dimana
pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dan sepenuhnya dari
pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta masing-masing
pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staf yang tidak
mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat,
misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personel, dan
sebagainya.
Ciri-ciri organisasi Lini dan staf:
a. Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
b. Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff
c. Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff
d. Jumlah karyawan banyak
e. Organisasi besar, bersifat komplek
f. Adanya spesialisasi
15
Contoh bagan organisasi lini dan staf :
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:
a. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu
tangan.
b. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
c. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat
ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
d. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat
bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
e. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang
jelas.
f. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai
dengan spesialisasinya
g. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
h. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli
Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:
a. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan
perintah dan bantuan nasihat
b. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak
saling mengenal
16
c. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing
menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
d. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
e. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara
pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan
kekacauan dalam menjalankan wewenang
f. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang
besar
g. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya
sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
h. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang
lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan
sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
2.5.3 Organisasi Fungsional (Functional Organization)
Organisasi fungsional adalah suatu organisasi di mana wewenang dan
pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai
jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang
mempunyai keahlian khusus.
Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan
sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian
kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-
sungguh.
Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain :
a. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan
c. Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
d. Target-target jelas dan pasti
e. Pengawasan ketat
f. Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi
17
Contoh bagan organisasi fungsional :
Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :
a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing
c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas,
sehingga berjalan lancar dan tertib
e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan
fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
f. Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:
a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu
bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan
bidang spesialisasi sendiri saja
c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri,
sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
2.5.4 Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional Organization)
Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi
dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan
tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan
wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang
18
pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit
terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.
Ciri-ciri organisasi lini dan Fungsional :
a. Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas
yang bersifat bantuan.
b. Terdapat spesialisasi yang maksimal
c. Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja.
Contoh bagan organisasi Lini dan Fungsional :
Kebaikan Organisasi Lini dan fungsional yaitu :
a. Solodaritas tinggi
b. Disiplin tinggi
c. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal
d. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak
dikerjakan
Keburukan dari organisasi Lini dan Fungsional adalah :
a. Kurang fleksibel dan tour of duty
19
b. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena
dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang
c. Spesiaisasi memberikan kejenuhan
2.5.5 Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional, and Staff
Organization)
Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi
berbentuk lini dan fungsional
Ciri-ciri organisasi lini, fungsional, dan staf :
a. Organisasi besar dan kadang sangat ruwet
b. Jumlah karyawan banyak
c. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok
d. Karyawan dengan tugas pokok (line personal)
e. Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)
f. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)
2.5.6 Organisasi Komite (Commite Organization)
Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya
dilaksakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari :
1. Executive Committee (Pimpinan Komite) yaitu para anggotanya
mempunyai wewenang lini
2. Staff Committee yaitu orang – orang yang hanya mempunyai
wewenang staf
Ciri-ciri organisasi komite:
a. Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif
b. Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-
masing anggota dewan.
c. Asas musyawarah sangat ditonjolkan
d. Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana
e. Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.
20
Kebaikan Organisasi komite adalah :
a. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi
musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
b. Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil
c. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin
Keburukan dari organisasi komite :
a. Proses decision making sangat lambat
b. Biaya operasional rutin sangat tinggi
c. Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang
bertanggung jawab
2.5.7 Bentuk Organisasi Lainnya adalah :
1. Bentuk Verikal
Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi
atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara
vertikal.
2. Bentuk Mendatar / Horizontal
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan
sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah
disusun atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.
3. Bentuk Lingkaran
Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk
pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang
terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.
4. Bentuk Setengah Lingkaran
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai
dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari
pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya
21
5. Bentuk Elliptical
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan
sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah
digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips
6. Bentuk Piramid terbalik
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai
dengan organisasi atau pejabat terendah digambarkan dalam
susunan berbentuk piramid terbalik.
2.5.8 Struktur dan Bentuk Organisasi Lain
a. Stuktur Organisasi Bentuk Sirkular :
b. Struktur Organisasi Berstaf Bentuk Piramidal
22
c. Struktur Organisasi Fungsional Bentuk Piramidal
d. Struktur Organisasi Garis Bentuk Piramidal
e. Struktur Organisasi Horizontal
23
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat
orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan,
mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva, dengan menyertakan
prinsip, unsur, dan asas organisasi kantor supaya kegiatan perkantoran berjalan
dengan baik dan lancar.
Organisasi perkantoran dibagi menjadi beberapa bentuk yaitu Organisasi
Lini dan Staf (Line and Staff Organization), Organisasi Lini (Line Organization),
Organisasi Fungsional (Functional Organization), Organisasi Lini dan Fungsional
(Line and Functional Organization), Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line,
Functional, and Staff Organization), Organisasi Komite (Commite Organization).
Dalam beberapa bentuk organisasi ini, bentuk yang paling baik dalam suatu
organisasi adalah bentuk organisasi lini dan staf.
3.2 Saran
Dalam menyusun organisasi suatu kantor harus disesuaikan dengan
keadaan kontor tersebut. Sehingga kantor tersebut dapat mencapai efektif dan
efisiensi kerja dengan baik. Dan tujuan dari kantor tersebut dapat bejalan sesuai
perencanaan awal.
Memilih jeis organisasi juga harus disesuaikan dengan keadaan kantor
agar tidak terjadi pemencaran tugas yang semakin banyak dan adanya
penghematan biaya.
26