organisationsgenomlysning av regionförbundet i Örebro
TRANSCRIPT
Executive Summary Genomlysning av genomförandeorganisationen för Örebroregionens utvecklingsstrategi
Projektledare: Britt Konnander Projektstöd: Johanna Almén
Underlaget i denna Executive summary är baserad på rapporten “Genomlysning av Genomförandeorganisationen för Örebroregionens utvecklingsstrategi” daterad 15 januari 2015
FOREFRONT CONSULTING GROUP
II Nuläget Förbättra!
IV Rekommendation & Handlingsplan
V III Förstärk!
I Bakgrund & Syfte
FOREFRONT CONSULTING GROUP
Introduktion
Bakgrund
Syfte
Resultat
Regionala utvecklingsstrategin för Örebroregionen (RUS) antogs 2010. Sedan 2011 finns det en genomförandeorganisation som aktivt arbetar med att uppnå
etappmålen i strategin. Våren 2014 beställde Regiondirektören en utvärdering av Örebroregionens
genomförandeorganisation för att se hur den kan utvecklas och förbättras. Forefront Consulting Group anlitades för att göra detta arbete.
Syftet med detta uppdrag är att identifiera organisatoriska förbättringar som leder till ökade möjligheter till måluppfyllelse för Örebroregionens utvecklingsstrategi.
Nulägesanalys, önskat läge, samt gapanalys i relation till hur ledning, styrning och samverkan skall hanteras inom förvaltningen med syfte att nå uppsatta målen för RUS:en
Presentation av åtgärdsförslag Upprättande av handlingsplan
Mål Skapa drivkraft och delaktighet och att fler & rätt initiativ görs för att nå målen Tydlig styrning och korta beslutsvägar Ett ökat och förbättrat samarbete inom genomförandeorganisationen, samt mellan genom-
förandeorganisationen & andra organisationer
FOREFRONT CONSULTING GROUP
Genomförandeorganisationen Funktioner Roller Ansvar Genomförande MOA Målområdesansvariga (Moa) är processledare för utvecklingen inom
målområdena. Ansvar för att sprida kunskap om den regionala utvecklingsstrategins färdriktning och strategiskt driva processer, tillsammans med relevanta aktörer inom sitt målområde. Se till att det blir verkstad – aktiviteter, åtgärder och projekt för att nå målen.
Stödjande RUS-kansli Stödjer målområdesansvariga och granskare med projektledning, analys, information och finansiering. Möts ca 40 ggr/år
Stödjande Granskare Granskarens uppgift är att tillförsäkra att de genomsyrande perspektiven (ekologiskt hållbart, jämställdhet, mångfald och integration, folkhälsa samt barn och unga) sätter sin prägel på genomförandet.
Ledningen Interna Styrgruppen (Regionförbundets ledningsgrupp). Förankring och styrning av RUS-kansliets arbete. Möts ca 3-4 ggr/år för att diskutera RUS.
Ledningen KCLD Förankring av beslut, satsningar, projekt. Möts ca 10 ggr/ år
Ledningen Regionala styrgruppen Leda uppföljningsarbetet av Örebroregionens utvecklingsstrategi (rusen) Möts ca 2-3 ggr/år
FOREFRONT CONSULTING GROUP
Organisationsgenomlysning - Fokusområden
Organisationsstrukturen ändamålsenlig Ansvar & befogenheter Rätt kompetens på rätt plats
Mål
Relationer Resurser
Struktur
Ledning
Belöning & Motiviation
Samarbete inom avdelningen Samarbete mellan
avdelningar Konflikthantering
Arbetsinsatsen uppmärksammas Idéer välkomnas Roligt & Meningsfullt Lön och förmåner
Arbetsbelastning Har tiden för att utföra mitt arbete Finansiella medel för att utföra mitt
arbete Kompetens
Ledningen tydlig agenda Chefen ger det stöd som krävs Ledning har rätt förutsättning
för att göra sitt arbete
Tydlig styrmodell Initiativ styrs på optimalt sätt Tydliga prioriteringar
Styrning
Målen kända Målen realistiska Målen mätbara Målen tydliga
ORGANISATIONS- GENOMLYSNING
FOREFRONT CONSULTING GROUP
Hur mår genomförandeorganisationen? Beskrivet ur MOA perspektivet
+
- MÅL
STRUKTUR
LEDNING
STYRNING
RESURSER
BELÖNING & MOTIVATION
RELATIONER
Baserat på en enkät som skickts ut till 10 Målområdesansvariga. Svarsfrekvensen var 70%. . Ovanstående värden är snittvärden per fråga.
FOREFRONT CONSULTING GROUP
Ögonblicksbild av nuläget : Styrkorna
Områden Nuläget Resurser Rätt kompetens finns för att genomföra uppdraget vilket borgar för god kvalitet.
Tid och resurser för att utföra arbetet är knappa och bristfälliga.
Relationer Det råder öppet klimat i genomförandeorganisationen Stöttandet arbetsklimat Samarbeten med externa organisationer har fungerat och gett resultat RUS-kansliets arbete med forum, årscykel och uppföljning av mål och har upplevts positivt. Generella events som inte alltid leder till verkstad.
Belöning & Motivation
Arbetet har upplevts som meningsfullt och roligt Nya idéer har välkomnats och arbetet har känts utvecklande Arbetsinsatsen har uppmärksammats och uppskattats Brist på regelbundna uppföljningssamtal med närmaste chef
FOREFRONT CONSULTING GROUP
Ögonblicksbild av nuläget : Utmaningar
8
Områden Nuläget Mål Vissa mål har upplevts som spretiga och otydliga
Det råder en oklarhet kring hur europeiska, nationella, regionala mål är kopplade RUS:en Målen är i viss mån inaktuella, RUS:en har ej aktualitetsprövats sedan den införts. Målen är dåligt förankrade i länet
Styrning Informell styrning som bygger på samverkan utan tydliga mandat och befogenheter. Otydlig process kring styrning och prioritering av initiativ Ingen konsekvent uppföljning av de operativa arbetet
Ledning Ledningsgrupperna har otydligt mandat & befogenheter Det saknas tydlig ledningsagenda, även om agendan blivit tydligare över tid Mål viktas inte mot insatser i nuläget
Organisationsstruktur Otydlighet kring ansvar, mandat och befogenhet på samtliga nivåer i organisationen Avsaknad av tydliga arbetsprocesser MOA saknar formella mandat och befogenheter Genomsyrande perspektiven är svagt integrerade RUS-kansliet upplevs som underdimensionerat avseende stödet till MOA.
FOREFRONT CONSULTING GROUP
Förstärk följande områden:
Områden Rekommenderade steg
Resurser Anpassning av tid efter målområdes karaktär (gå ifrån ”one size fits all”) Skapa finansiella förutsättningar för att genomföra arbetet (budget/målområde)
Relationer Målgruppsanpassa events/forum som följs upp med handling och verkstad Skapa samspel på regional, nationell och internationell nivå avseende styrdokument och operativt arbete
Belöning & Motivation
Förstärka feedback från närmste överordnad chef Säkerställa att närmaste chef ger rätt förutsättningar för uppdraget
FOREFRONT CONSULTING GROUP
Förbättra följande områden: Områden Rekommenderade steg Mål Aktualitetspröva målen, fokusera primärt på de områden där det finns rådighet i en framtida rus/rup
Varje målområde bör ha en regional handlingsplan som relevanta regionala aktörer har ställt sig bakom och integrerat det i sina ordinarie verksamhetsplaner. Skapa ägarskap kring målen på alla plan Samordna målen med styrdokument, strategier regionalt, nationellt och internationellt
Styrning Ta fram tydliga beslutsstrukturer med mandat och befogenheter Tillsätt ett projektkontor som har ansvar för projektportföljen och fungerar som stöd till ledningen vid prioritering och uppföljning av initiativ Tydligare och mer systematisk uppföljning av det operativa arbetet.
Ledning Se över ledningsgrupper och vem som sitter i ledningsgrupperna och vilka frågor som skall drivas. Skapa ett regionalt ledarskap, genom att tydliggöra mandat och befogenheter i ledningsgrupperna. Inför resultatmätning för att åstadkomma balans mellan mål och medel
Organisationsstruktur (Genomförande organisationen som helhet)
Gör om MOA-rollen till en roll med större mandat och befogenheter Ge den stöttande organisationen (RUS-kansli och granskare) mer resurser för att hantera omvärldsbevakning, information, finansiering mm. Se över hur man bättre får in genomsyrande perspektiven med MOA arbetet. Effektivisera arbetssätt (tex. minska ledtider för beslut genom att tydliggöra processerna för hur, vem och på vilket sätt beslut tas)
FOREFRONT CONSULTING GROUP
STEG 6
FÖRANKRA
STEG 5 FÖLJ UPP
& REVIDERA
Handlingsplan – Aktiviteter på övergripande nivå.
Ta fram tydliga beslutsstrukturer & befogenheter
Gör om MOA rollen till en roll med större mandat & befogenheter och anpassa tid efter målområdens karaktär.
Utöka resurser avseende stöttning av information, omvärldsbevakning mm.
Utred vidare hur man skall få in genomsyrande perspektiven
Inför projektkontor
STEG 4
GÖR VERKSTAD
STEG 3
SE ÖVER MÅLBILDEN
STEG 2. TA FRAM
ARBETSSÄTTET
STEG1.
SKAPA TEAMET
Tillvägagångssätt
Säkra upp överlämningen till mottagaren– Ta fram en förändringsplan
• Se över vem som sitter i ledningsgrupper och vilka frågor som skall drivas.
• Förse dem med tydligt mandat & befogenheter
• Arbeta med tydliga lednings-agendor
Ta fram kommunikations-plan
Ta fram budskapsplattform
Utse ambassadörer
Stärk ledarskapet genom coaching för att bygga upp en god självkänsla och starkt självförtroende hos de ledare som skall leda arbetet.
Visa framsteg på förändringsresan
Synliggöra & Belöna
Följa upp det operativa arbetet systematiskt
Följa upp nyttorna och effekterna för att åstadkomma balans mellan mål och medel. ”Satsar vi där vi gör skillnad?”
Revidera kontinuerligt
Kommunicera löpande och ofta
Skapa en gemensam ledningsfilosofi
Integrera målen i de olika verksamheternas processer och strukturer.
Aktualitetspröva målen (Satsa primärt där det finns rådighet)
Varje målområde bör ha en handlingsplan
Skapa ägarskap kring målen på alla plan
Samordna målen med styrdokument, strategier regionalt, nationellt och internationellt.
Tack alla som deltog! Mod Aktivitet Lyhördhet
Framåtanda Tydlighet
Transparens
Engagemang
Struktur Samarbete
Öppet klimat Riktning Delaktighet
Transparens
Driv
Ägarskap