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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

ORGANIZAÇÃO

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.

Funções da Administração

Aspectos da estrutura organizacional adequada

Identificação das tarefas necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos

Organização das funções e responsabilidades

Informações, recursos e feedback aos executivos e funcionários

Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos

Condições motivadoras para a realização das tarefas estabelecidas

Tipos de estrutura

Estrutura formal

Estrutura informal

Estrutura formal, objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma.

Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve, espontaneamente, quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que, usualmente, não aparecem no organograma.

Vantagens da estrutura informal

Proporciona maior rapidez no processo decisório

Reduz distorções existentes na estrutura formal

Complementa a estrutura formal Reduz a carga de comunicação dos

chefes Motiva e integra as pessoas da empresa

Desvantagens da estrutura informal

Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias

Dificuldade de controle

Possibilidade de atritos entre pessoas

Motivos para o surgimento de grupos informais

Interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas

Interação provocada pela própria estrutura formal

Os defeitos da estrutura formal Flutuação de pessoal dentro da empresa Períodos de lazer Disputa pelo poder

ELABORAÇÃO DA ESTRUTURA

ORGANIZACIONAL

Estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando o alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas.

METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E

AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA

ORGANIZACIONAL

Fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional

Natureza dos objetivos estabelecidos Atividades operacionais exigidas para

alcançar os objetivos Sequência de passos necessários Funções administrativas a desempenhar

Fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional

Limitações da habilidade de cada profissional

Limitações tecnológicas Necessidades sociais dos executivos e

funcionários Tamanho da empresa

DELINEAMENTO DA ESTRUTURA

ORGANIZACIONAL

Componentes da estrutura organizacional

Sistema de Responsabilidades

Sistema de Autoridades

Sistema de Comunicações

Condicionantes da estrutura organizacional

Objetivos, estratégias e políticas

Ambiente da empresa

Evolução tecnológica e tecnologia aplicada

Recursos humanos

Níveis de influência da estrutura organizacional

Estratégico

Tático

operacional

Níveis de abrangência da estrutura organizacional

Empresa

UEN – Unidade Estratégica de Negócio

Corporação

Componentes, condicionantes, níveis de influência e níveis de abrangência da estrutura

organizacional

Sistema de responsabilidades

Responsabilidade é a atuação profissional de qualidade nos trabalhos e de busca de resultados, com ou sem a cobrança por parte de terceiros.

Sistema de autoridades

Autoridade é o direito estabelecido de se designar o que – e, se necessário, como, por quem, quando e por quanto – deve ser realizado em sua área de responsabilidade na empresa.

Amplitude de autoridade

Tipos de autoridade

Hierárquica

Funcional

Autoridade hierárquica

Autoridade funcional

Sistema de comunicações

Comunicação é o processo interativo em que dados, informações, consultas e orientações são transacionadas entre pessoas, unidades organizacionais e agentes externos à empresa.

Considerações no sistema de comunicações

O que deve ser comunicado Como deve ser comunicado Quando deve ser comunicado De quem deve vir a informação Para quem deve ir a informação Por que deve ser comunicado Quanto deve ser comunicado

Esquemas de comunicação

Formal

Informal

Comunicação formal

Consistentemente planejada, facilitada e controlada. Ela segue a corrente de comando de uma estrutura hierárquica.

Comunicação informal

Surge espontaneamente nas empresas, em relação às necessidades de seus membros.

Aspectos relevantes da comunicação

A oposição ao informal não destruirá a informalidade, sendo que isso servirá, apenas, para forçar o informalismo a uma posição mais afastada do formalismo; e

Por meio do estudo do informal, em que a informalidade existente é eficaz, as lições podem ser aplicadas para fortalecer o formal e julgar, mais eficientemente, o que é e o que não é formal nas empresas.

Artifícios que contribuem para o aumento ou diminuição da comunicação informal

Alteração do arranjo físico Utilização de pequenas salas de reunião

ou café Prática de competições esportivas Alteração da estrutura organizacional

Fluxos da comunicação

Horizontal, realizado entre unidades diferentes do mesmo nível hierárquico

Diagonal ou transversal, realizado entre unidades e níveis diferentes

Vertical, realizado entre níveis diferentes, mas da mesma área de atuação

Vantagens das comunicações horizontais e diagonal

Maior rapidez no processo de comunicação

Menor distorção no processo de comunicação entre as pessoas

Aproximam pessoas por meio de comunicação direta

Proporcionam visão mais integrada da empresa

Evitam sobrecarga das chefias

Desvantagens das comunicações horizontal e diagonal

Informações menos confiáveis

Podem reduzir a autoridade da chefia

Podem prejudicar o planejamento, a coordenação e o controle

Podem provocar conflitos e antagonismos

Custo da comunicaçãocausas

Demasiado número de níveis hierárquicos Demasiado número de estágios na

elaboração das decisões Existência de grandes serviços funcionais

ou de assessoria Complexidade da estrutura

Custo da comunicaçãocausas

Unidades organizacionais sem objetivos mensuráveis

Unidades organizacionais sem meios completos e autônomos para alcançar objetivos

Unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimensão necessária

Subsistema de procedimentoscomunicado interno

Sistema de decisões

O sistema de decisões sustenta o processo decisório dos executivos, o qual corresponde a uma sistemática estruturada e descritiva de uma futura situação, que pode ser verdadeira ou falsa, em função dos elementos que o tomador de decisão tem acesso e que lhe permitem ter visão factual da situação presente e futura.

Aspectos do sistema de decisões para a definição da estrutura organizacional

Que decisões são necessárias para consolidar o desempenho indispensável a realização dos objetivos da empresa

Que espécie são essas decisões

Em que nível da empresa devem ser tomadas

Aspectos do sistema de decisões para a definição da estrutura organizacional

Quais atividades elas acarretam ou afetam

Quais executivos devem participar dessas decisões, pelo menos até aqueles que devem ser previamente consultados

Quais executivos devem ser informados, depois de tomadas as decisões

CONDICIONANTES DA ESTRUTURA

ORGANIZACIONAL

Fator humano

A eficiência de uma estrutura depende de sua qualidade intríseca, do valor e da integração das pessoas que nela trabalham

Fator ambiente externoroteiro de análise

Determinar de quais pessoas, fora da empresa, são as necessidades e os desejos que a empresa tenta atender

Determinar como essas necessidades ou desejos são comunicados à empresa

Deter minar como a informação necessária e registrada e transmitida a outras pessoas na empresa

Fator objetivos, estratégias e políticas

Objetivo é o alvo ou situação que se pretende alcançar

Estratégia é a definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo

Política é o parâmetro ou orientação para a tomada de decisão

Fator tecnologia

Evolução tecnológica é o processo gradativo e acumulativo dos conhecimentos que tem influência direta ou indireta sobre os negócios, produtos e serviços de um conjunto d empresas

Tecnologia é o conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar, de forma otimizada, as diversas atividades da empresa

Níveis de influência da estrutura organizacional

Nível estratégico

Nível tático

Nível operacional

Tipos de planejamento nas empresas

Níveis de abrangência da estrutura organizacional

Nível da empresa

Nível da Unidade Estratégica de Negócio

Nível da corporação

PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA ESTRUTURA

ORGANIZACIONAL

Aspectos básicos

Mudança na estrutura organizacional

Processo de implantação

Resistências que podem ocorrer


Ter ciência de que a estrutura organizacional mais adequada depende da atual

Atentar para a necessidade de antecipar forças restritivas e propulsoras que podem ter influência no processo

A importância dos profissionais que trabalham na empresa


A qualidade técnica da nova estrutura é insuficiente par o sucesso da mudança

A importância do planejamento da mudança, para evitar ou minimizar possíveis problemas maiores em sua efetivação

Antes de mudar a estrutura, verificar se não há uma situação alternativa mais adequada


Ter sempre em mente a importância do processo participativo, embora esta importância seja relativa, pois durante uma reunião participativa para discutir uma mudança, as forças podem estar contra as suas idéias básicas e, pior ainda, sem apresentar justificativas sustentadas para tal rejeição


Antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem como o que será mudado e quais as variáveis a serem consideradas

Processo de implantação Análise e aprovação pela diretoria

Análise e aprovação pelos responsáveis da várias unidades organizacionais

Implantação efetiva com forte treinamento

Acompanhamento e avaliação do processo

Resistências que podem ocorrer (aspectos relevantes)

Qualidade intrínseca da estrutura organizacional

Conhecimento que os executantes possuem sobre ela

Capacitação dos executantes

Motivação dos executantes

Resistências que podem ocorrer (aspectos relevantes)

Elaborar estrutura organizacional em cooperação com seus principais responsáveis

Antes da promulgação da nova estrutura organizacional, submeter o texto a apreciação dos grupos responsáveis de mesmo nível hierárquico

ETAPAS DA AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA

ORGANIZACIONAL

Levantamento

Identificação dos problemas evidenciados pelo usuário

Entrevista com os elementos-chaves da empresa

Análise Análise dos dados levantados

anteriormente

Interligação dos dados levantados

Estabelecimento dos padrões e critérios de avaliação

Identificação do efeito de cada um dos dados levantados

Avaliação Estabelecimento da situação dos quatro

componentes da estrutura organizacional (responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões)

Verificação de envolvimento de cada um dos quatro condicionantes (fator humano, tecnologias, ambiente e objetivos/estratégias/políticas

Avaliação Verificação do nível de influência de cada

nível da empresa – estratégico, tático e operacional – para com o delineamento da estrutura organizacional

Verificação do nível de abrangência da abordagem da estrutura organizacional – empresa – unidade estratégia de negócio - corporação

POLÍTICAS PARA AVALIAÇÃO DA

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Orientações básicas Estrutura organizacional adequada aos

mercados existentes

Estrutura organizacional adequada às novas tecnologias

Estrutura organizacional descentralizada no processo decisório e centralizada no sistema de controle

Orientações básicas

Estrutura organizacional voltada para resultados

Estrutura organizacional racionalizada com operacionalização descentralizada dos sistemas administrativos

organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando o...

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