Comunicação Dirigida em RP

Prof. Dr. Luiz Alberto de Farias

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS (1/2)ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS (1/2)

2

Organização de EventosOrganização de Eventos““Os eventos são vistos como possibilidades Os eventos são vistos como possibilidades

incomparavelmente melhores para combinar marcas, unir incomparavelmente melhores para combinar marcas, unir empresas ou oportunidades de negócios ou, na mídia, empresas ou oportunidades de negócios ou, na mídia, utilizá-los como promoção da imagem da empresa”utilizá-los como promoção da imagem da empresa”

Mariângela Benine Ramos SilvaMariângela Benine Ramos Silva

““Evento é um instrumento mercadológico e institucional com Evento é um instrumento mercadológico e institucional com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de produtos, serviços, pessoas, entidades, empresas e produtos, serviços, pessoas, entidades, empresas e organizações, através da aproximação entre os organizações, através da aproximação entre os participantes".participantes".

Gilda Fleury Meirelles (1996, p. 3)Gilda Fleury Meirelles (1996, p. 3)

3

Eventos Eventos (institucionais/promocionais)(institucionais/promocionais)

Em RP evento “é a execução do projeto devidamente Em RP evento “é a execução do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de planejado de um acontecimento, com o objetivo de

manter , elevar ou recuperar o conceito de uma manter , elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse.” organização junto ao seu público de interesse.”

(Cesca)(Cesca)

““é um acontecimento criado com a finalidade é um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação específica de alterar a história da relação

organização-público, em face das necessidades organização-público, em face das necessidades observadas. Caso ela não ocorresse, a relação observadas. Caso ela não ocorresse, a relação

tomaria rumo diferente e, certamente, tomaria rumo diferente e, certamente, problemático.” (Simõesproblemático.” (Simões))

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Objetivo Comunicação Objetivo Comunicação InstitucionalInstitucional

Mercado CompetitivoMercado Competitivo Imagem InstitucionalImagem Institucional Reputação das MarcasReputação das Marcas Relacionamento com públicosRelacionamento com públicos AproximaçãoAproximação

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Ações em comunicação Ações em comunicação institucionalinstitucional

Conforme objetivos e planejamento:Conforme objetivos e planejamento: Assessoria de ImprensaAssessoria de Imprensa Comunicação InternaComunicação Interna Relações com consumidoresRelações com consumidores Propaganda InstitucionalPropaganda Institucional Responsabilidade SocialResponsabilidade Social Pesquisa de OpiniãoPesquisa de Opinião Produções EditoriaisProduções Editoriais EventosEventos

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Oportunidades dos Oportunidades dos EventosEventos

Contato DIRETO com o público.Contato DIRETO com o público. Mudança do monólogo para o diálogo.Mudança do monólogo para o diálogo. Aproximação com o público.Aproximação com o público. Oportunidade de INTERAÇÃO.Oportunidade de INTERAÇÃO. Oportunidade de trabalhar com EMOÇÃO – Oportunidade de trabalhar com EMOÇÃO –

influenciadora na decisão de um público.influenciadora na decisão de um público. Promover contato com produto.Promover contato com produto. Criação de mailing dirigido.Criação de mailing dirigido. Alavancagem da imagem institucional.Alavancagem da imagem institucional.

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Riscos dos EventosRiscos dos Eventos Cartão de visitaCartão de visita Visão sobre a “realidade” da Visão sobre a “realidade” da

organização.organização. Qualquer falha compromete a Qualquer falha compromete a

imagem do público sobre a empresa.imagem do público sobre a empresa. O Evento precisa corresponder em O Evento precisa corresponder em

todos os detalhes ao perfil da todos os detalhes ao perfil da empresa e ao seu objetivo no empresa e ao seu objetivo no mercado.mercado.

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PremissasPremissas

Eventos fazem parte do Mix de Eventos fazem parte do Mix de Comunicação, adequados aos objetivos Comunicação, adequados aos objetivos

e estratégias organizacionais.e estratégias organizacionais.

Deixar de ser tarefa isolada, que dificulte Deixar de ser tarefa isolada, que dificulte delimitação de objetivos, criação de delimitação de objetivos, criação de

estratégias, avaliação de resultados e estratégias, avaliação de resultados e continuidade das ações.continuidade das ações.

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Eventos no mercado atualEventos no mercado atual Crescentes investimentos (em torno de 30% da Crescentes investimentos (em torno de 30% da

verba anual de Comunicação).verba anual de Comunicação). Elevação no profissionalismo da área.Elevação no profissionalismo da área. Retornos concretos estão impulsionando o setor.Retornos concretos estão impulsionando o setor. Consolidação dos Consolidação dos Eventos ProprietáriosEventos Proprietários

– Skol BeatsSkol Beats– Tim FestivalTim Festival– Pão MusicPão Music– Coca-Cola VibezoneCoca-Cola Vibezone– Super Casas BahiaSuper Casas Bahia– Avon Woman in ConcertAvon Woman in Concert

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Tipos de EventosTipos de EventosClassificação mais comuns:Classificação mais comuns: FeirasFeiras ConvençõesConvenções CongressosCongressos WorkshopsWorkshops Eventos ProprietáriosEventos Proprietários Eventos Culturais (carnaval, festas típicas, mostras Eventos Culturais (carnaval, festas típicas, mostras

de dança)de dança) Eventos DesportivosEventos Desportivos Eventos Sociais (lançamentos, premiações, Eventos Sociais (lançamentos, premiações,

integrações)integrações)

11

Eventos em TurismoEventos em Turismo Hotéis – Grande DemandaHotéis – Grande Demanda Eventos culturais, comemorativos, Eventos culturais, comemorativos,

típicos (Virada Cultural-SP)típicos (Virada Cultural-SP) Cruzeiros marítimos, eventos em Cruzeiros marítimos, eventos em

pacotes turísticospacotes turísticos Eventos com enfoque comercial Eventos com enfoque comercial

(coquetéis em agências, lançamento de (coquetéis em agências, lançamento de roteiros, apresentações corporativas)roteiros, apresentações corporativas)

Eventos para planejamento turísticoEventos para planejamento turístico

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Profissionais atuando em Profissionais atuando em eventoseventos

Atuação profissional diversificada:Atuação profissional diversificada: Relações PúblicasRelações Públicas MKTMKT PublicidadePublicidade AdministraçãoAdministração TurismoTurismo HotelariaHotelaria

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Estrutura própria ou Estrutura própria ou terceirização?terceirização?

Fator essencial: compreensão do Fator essencial: compreensão do impacto da atividade, clareza de impacto da atividade, clareza de objetivos e importância do planejamento.objetivos e importância do planejamento.

Complementares:Complementares:– ExperiênciaExperiência– Estrutura competenteEstrutura competente– OrçamentoOrçamento– Interação entre departamentos na empresaInteração entre departamentos na empresa

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Planejamento de EventosPlanejamento de Eventos

Planejamento de detalhes e imprevistosPlanejamento de detalhes e imprevistos

Cinco fases gerais:Cinco fases gerais: PlanejamentoPlanejamento OrganizaçãoOrganização ExecuçãoExecução Avaliação/ResultadosAvaliação/Resultados Pós-EventoPós-Evento

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Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - Planejamento ObjetivosObjetivos OrçamentoOrçamento PúblicoPúblico Estratégias/PlanoEstratégias/Plano Tema/ConceitoTema/Conceito Data/Horário/LocalData/Horário/Local Quotas de patrocínio / apoiosQuotas de patrocínio / apoios Estratégias de divulgaçãoEstratégias de divulgação

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - Organização Definição de cronogramaDefinição de cronograma Solicitações legais ou oficiaisSolicitações legais ou oficiais Contratação de serviçosContratação de serviços Cerimonial e ProtocoloCerimonial e Protocolo Desenvolvimento divulgaçãoDesenvolvimento divulgação Criação de materiais promocionaisCriação de materiais promocionais Banco de DadosBanco de Dados Formas de avaliaçãoFormas de avaliação Desenho da dinâmica operacionalDesenho da dinâmica operacional Formulários de controleFormulários de controle Reunião e integração operacionalReunião e integração operacional

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Fase 3 - ExecuçãoFase 3 - Execução Coordenação de atividadesCoordenação de atividades Coordenação de equipesCoordenação de equipes Avaliação durante o eventoAvaliação durante o evento Reestruturações e correções Reestruturações e correções

necessáriasnecessárias

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Fase 4 - Avaliação / Fase 4 - Avaliação / ResultadosResultados

Tabulação de pesquisasTabulação de pesquisas Análise de ResultadosAnálise de Resultados Montagem de apresentação dos Montagem de apresentação dos

resultados a curto prazoresultados a curto prazo Relatório pós-evento para próxima Relatório pós-evento para próxima

realizaçãorealização

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Fase 5 - Pós-EventoFase 5 - Pós-EventoInterno e ExternoInterno e Externo Cartas de agradecimentoCartas de agradecimento Estruturação do mailing e contatosEstruturação do mailing e contatos Ações especiais com públicosAções especiais com públicos Programação e planejamento para Programação e planejamento para

próxima ediçãopróxima edição

Principais tipos de eventosPrincipais tipos de eventos Programa de visitas (Programa de visitas (open houseopen house): recepção ): recepção

de grupos de visitantes com programação de grupos de visitantes com programação criteriosa e apresentação de área física, criteriosa e apresentação de área física, filosofia, políticas e ramos de atividadefilosofia, políticas e ramos de atividade

Concurso: aproximação e familiarização dos Concurso: aproximação e familiarização dos públicos envolvidos com a organização e públicos envolvidos com a organização e suas políticas => funcionários, familiares, suas políticas => funcionários, familiares, distribuidores, acionistas, revendedores e distribuidores, acionistas, revendedores e público externopúblico externo

Exposição: é fixa, visa apenas divulgarExposição: é fixa, visa apenas divulgar Feira: é fixa, ampla e visa venderFeira: é fixa, ampla e visa vender Salão: amplo, fixo e visa apenas divulgar – Salão: amplo, fixo e visa apenas divulgar –

características de feiracaracterísticas de feira

Tipos de eventosTipos de eventos Mostra: é pequena, circulante e visa somente Mostra: é pequena, circulante e visa somente

divulgardivulgar Encontro: porte e duração variáveis; Encontro: porte e duração variáveis;

finalidade de discutir temas de interesse finalidade de discutir temas de interesse comum. comum.

Conferência: exposição de assunto de amplo Conferência: exposição de assunto de amplo conhecimento do conferencista – pessoa conhecimento do conferencista – pessoa reconhecidamente competente – a palavra reconhecidamente competente – a palavra poderá ser dada à platéia para poderá ser dada à platéia para questionamento (videoconferência)questionamento (videoconferência)

Palestra: assunto geralmente de natureza Palestra: assunto geralmente de natureza educativa – platéia relativamente pequena – educativa – platéia relativamente pequena – deverá ser aberta para questionamentos deverá ser aberta para questionamentos (ciclo de palestras)(ciclo de palestras)

Tipos de eventosTipos de eventos– Simpósio: vários expositores com a presença de um Simpósio: vários expositores com a presença de um

coordenador – tema geralmente científico – platéia coordenador – tema geralmente científico – platéia participa – objetivo é intercâmbio de informaçõesparticipa – objetivo é intercâmbio de informações

– Painel: debate entre expositores sob a coordenação Painel: debate entre expositores sob a coordenação de um moderador – não é aberto à platéiade um moderador – não é aberto à platéia

– Mesa-redonda: expositores sob coordenação de um Mesa-redonda: expositores sob coordenação de um moderador e posterior debate – a platéia pode moderador e posterior debate – a platéia pode participarparticipar

– Convenção: exposição de assuntos por várias Convenção: exposição de assuntos por várias pessoas – pode durar vários dias – tem a pessoas – pode durar vários dias – tem a característica de reunir membros de entidade característica de reunir membros de entidade política ou empresarialpolítica ou empresarial

Tipos de eventosTipos de eventos– Congresso: evento de grande porte que Congresso: evento de grande porte que

engloba atividades sociais – é realizado engloba atividades sociais – é realizado em vários dias – promovido por entidades em vários dias – promovido por entidades associativas com fins de estudar temas associativas com fins de estudar temas cujas conclusões devem tornar-se públicascujas conclusões devem tornar-se públicas

– Seminário: exposição feita por uma ou Seminário: exposição feita por uma ou mais pessoas com a presença de um mais pessoas com a presença de um coordenador – a platéia pode participar coordenador – a platéia pode participar em forma de grupos. Divide-se em três em forma de grupos. Divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão.fases: exposição, discussão e conclusão.

Tipos de eventosTipos de eventos– Fórum: exposições mediadas – Discussão e Fórum: exposições mediadas – Discussão e

debate com participação da platéia – debate com participação da platéia – moderador apresenta, no final, conclusão dada moderador apresenta, no final, conclusão dada pela maioria – pode durar um ou mais dias pela maioria – pode durar um ou mais dias

– Debate: discussão de pessoas que defendem Debate: discussão de pessoas que defendem pontos de vista diferentes sobre um tema – pontos de vista diferentes sobre um tema – não há participação da platéianão há participação da platéia

– Conclave: evento religioso semelhante ao Conclave: evento religioso semelhante ao congressocongresso

– Semana: semelhante ao congresso – duração Semana: semelhante ao congresso – duração de vários dias – assuntos de interesse comumde vários dias – assuntos de interesse comum

Tipos de eventosTipos de eventos– Jornada/concentração: encontro de grupos Jornada/concentração: encontro de grupos

profissionais promovido por entidade de profissionais promovido por entidade de classe com duração de vários diasclasse com duração de vários dias

– Workshop: palestra com teoria e prática – Workshop: palestra com teoria e prática – pode fazer parte de um evento maior – pode fazer parte de um evento maior – caráter comercialcaráter comercial

– Oficina: semelhante ao workshop – Oficina: semelhante ao workshop – contudo, tem caráter educacionalcontudo, tem caráter educacional

– Colóquio: exposição de tema em reunião Colóquio: exposição de tema em reunião fechada para posterior tomada de fechada para posterior tomada de decisõesdecisões

Check list para eventosCheck list para eventos objetivo, objetivo, forma, forma, público; público; local; local; bloqueio dos espaços a serem usados; bloqueio dos espaços a serem usados; identidade visual; identidade visual; formalização de reserva de espaço; formalização de reserva de espaço; sistema de disposição de participantes sistema de disposição de participantes

(escola, U, V etc); (escola, U, V etc); acomodação e deslocamento participantes acomodação e deslocamento participantes

(acesso);(acesso);

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Check list para eventosCheck list para eventos– sistema de chapelaria; sistema de chapelaria; – distribuição de pessoal;distribuição de pessoal;– preparação e sistema de limpeza dos preparação e sistema de limpeza dos

espaços; espaços; – mobiliário;mobiliário;– ventilação; ventilação; – pontos de luz;pontos de luz;– equipamentos (PC, datashow, retro, equipamentos (PC, datashow, retro,

iluminação, som, projetor de slides); iluminação, som, projetor de slides); – serviços nos locais de reuniões; serviços nos locais de reuniões;

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Check list para eventosCheck list para eventos– serviços de alimentação – contratação/ parcerias serviços de alimentação – contratação/ parcerias

(lanchonetes, cafés, restaurantes, garçons);(lanchonetes, cafés, restaurantes, garçons);– aspectos climáticos; aspectos climáticos; – eventos nas proximidades e em mesma data;eventos nas proximidades e em mesma data;– fornecedores; fornecedores; – identificação/sinalização dos locais; identificação/sinalização dos locais; – arranjos florais;arranjos florais;– serviços de água, café e horários; serviços de água, café e horários; – mesas de recepção e identificação de pessoal;mesas de recepção e identificação de pessoal;– voltagens, ciclagens e amperagens do local; voltagens, ciclagens e amperagens do local;

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Check list para eventosCheck list para eventos– previsão de custos; previsão de custos; – busca de patrocínios; busca de patrocínios; – definição de ferramentas e definição de ferramentas e

estratégias de divulgação;estratégias de divulgação;– espaços para atividades e espaços para atividades e

competições esportivas; competições esportivas; – QG para centralização e guarda de QG para centralização e guarda de

materiais e equipamentos;materiais e equipamentos;– reservas de assentos VIP;reservas de assentos VIP;

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Check list para eventosCheck list para eventos

– Roteiros e scripts: palestras e mestre Roteiros e scripts: palestras e mestre de cerimônia;de cerimônia;

– agradecimentos aos patrocinadores e agradecimentos aos patrocinadores e apoiadores; apoiadores;

– atividades sociais extras; atividades sociais extras; – busca de patrocínio e apoio.busca de patrocínio e apoio.

Comunicação visualComunicação visual Definição de identidade visual e Definição de identidade visual e

logomarcaslogomarcas Bandeirinhas, encostos p/cabeça Bandeirinhas, encostos p/cabeça

ônibus, faixas, cartazes, cartazetes, ônibus, faixas, cartazes, cartazetes, estandartes, prismas de mesa, estandartes, prismas de mesa, crachás, pastas, blocos, lápis, crachás, pastas, blocos, lápis, canetas, papel-carta, envelopes, canetas, papel-carta, envelopes, tripé de reserva de mesa, mapas, tripé de reserva de mesa, mapas, cronograma/ programaçãocronograma/ programação

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Comunicação Dirigida em RPComunicação Dirigida em RP

Prof. Dr. Luiz Alberto de Farias Prof. Dr. Luiz Alberto de Farias

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS (2/2)ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS (2/2)

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Organização de EventosOrganização de EventosPlanejamento de detalhes e imprevistosPlanejamento de detalhes e imprevistos

Cinco fases gerais:Cinco fases gerais: PlanejamentoPlanejamento OrganizaçãoOrganização ExecuçãoExecução Avaliação/ResultadosAvaliação/Resultados Pós-EventoPós-Evento

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Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - PlanejamentoOBJETIVOSOBJETIVOS

Responsabilidade da empresa, não depende da agênciaResponsabilidade da empresa, não depende da agência Determina como o evento acontecerá e os resultadosDetermina como o evento acontecerá e os resultadosObjetivo geral:Objetivo geral: InstitucionaisInstitucionais MercadológicosMercadológicosObjetivos Específicos:Objetivos Específicos: Lançar marca com grande impacto junto ao público alvoLançar marca com grande impacto junto ao público alvo Confraternizar junto aos funcionários as conquistas da empresa, Confraternizar junto aos funcionários as conquistas da empresa,

motivando-os.motivando-os. Lançamento de uma campanha publicitária para a imprensa, com Lançamento de uma campanha publicitária para a imprensa, com

grande destaque na mídia.grande destaque na mídia.* Geralmente, em caso de agência, os objetivos acompanham a etapa do * Geralmente, em caso de agência, os objetivos acompanham a etapa do

briefing.briefing.

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Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - PlanejamentoORÇAMENTOORÇAMENTO

Validado após o objetivo, junto à direção da empresa.Validado após o objetivo, junto à direção da empresa. Qual a disponibilidade de verba?Qual a disponibilidade de verba? Valor total antecede todas as etapas para que se possa fazer a Valor total antecede todas as etapas para que se possa fazer a

distribuição entre as áreas (divulgação, locação de espaço, funcionários distribuição entre as áreas (divulgação, locação de espaço, funcionários etc).etc).

Facilidade para a contratação – Tenho X.Facilidade para a contratação – Tenho X. Avaliação de viabilidade do evento a partir dos objetivos propostos.Avaliação de viabilidade do evento a partir dos objetivos propostos.

Flexibilidade:Flexibilidade: Quando se percebe que a verba não será fixa (caso de empresas Quando se percebe que a verba não será fixa (caso de empresas

menores, eventos próprios), não é estipulado valor inicial. São menores, eventos próprios), não é estipulado valor inicial. São apresentados os orçamentos das empresas.apresentados os orçamentos das empresas.

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Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - PlanejamentoPÚBLICOPÚBLICO

A quem se destina?A quem se destina? Qual o perfil do público-alvo?Qual o perfil do público-alvo?

– ConsumidoresConsumidores– EmpresasEmpresas– Características específicasCaracterísticas específicas

Faturamento da empresa, ramo de atuação, Faturamento da empresa, ramo de atuação, gênero, idade, nível socioeconômico, etc.gênero, idade, nível socioeconômico, etc.

Empresa possui o contato do público, ou será necessária Empresa possui o contato do público, ou será necessária a contratação de serviço?a contratação de serviço?

O público vai ao encontro dos objetivos?O público vai ao encontro dos objetivos? Público Interno do evento (fornecedores, equipe, Público Interno do evento (fornecedores, equipe,

empresa, colaboradores)empresa, colaboradores)

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Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - PlanejamentoESTRATÉGIAS / PLANOESTRATÉGIAS / PLANO

Fator determinante do sucesso do evento. Qual será o Fator determinante do sucesso do evento. Qual será o diferencial?diferencial?

A estratégia, conforme objetivos, pode estar em qualquer A estratégia, conforme objetivos, pode estar em qualquer parte do evento: Atração (Cirque Du Soleil), Local (Teatro-parte do evento: Atração (Cirque Du Soleil), Local (Teatro-Escola Picadeiro), Cardápio (comida típica tailandesa), etc.Escola Picadeiro), Cardápio (comida típica tailandesa), etc.

Não existe receita:Não existe receita:– CriatividadeCriatividade– Visão generalistaVisão generalista– Pesquisas / casesPesquisas / cases

Colocar-se SEMPRE no lugar do público.Colocar-se SEMPRE no lugar do público.– Ex. Festa Final de Ano de empresa, Ex. Festa Final de Ano de empresa,

O que terá o evento (PROGRAMA)?O que terá o evento (PROGRAMA)?

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Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - PlanejamentoTEMA / CONCEITOTEMA / CONCEITO

Influenciará diretamente toda a organização – Influenciará diretamente toda a organização – divulgação, promoções, local, decoração etc.divulgação, promoções, local, decoração etc.

De acordo com objetivos, estratégias e público.De acordo com objetivos, estratégias e público. Frase curta, objetiva e de impacto.Frase curta, objetiva e de impacto. Fácil entendimento e percepção.Fácil entendimento e percepção. Ampla divulgação do tema para todas as áreas Ampla divulgação do tema para todas as áreas

envolvidas – objetivo único.envolvidas – objetivo único. Ex. Ex.

– Lux – “Revele a estrela que existe em você”Lux – “Revele a estrela que existe em você”

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Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - PlanejamentoDATA / HORÁRIO / LOCALDATA / HORÁRIO / LOCAL

DataData – avaliar feriados, costumes do público, datas comemorativas, – avaliar feriados, costumes do público, datas comemorativas, proximidade com outros eventos.proximidade com outros eventos.– Calendários regionais, nacionais e internacionais (incluindo religiosos)Calendários regionais, nacionais e internacionais (incluindo religiosos)– Períodos corporativos inadequados (final mês para executivos / final da Períodos corporativos inadequados (final mês para executivos / final da

tarde para jornalistas)tarde para jornalistas)– Tradicionalmente terça e quinta-feira – bons resultados de participação.Tradicionalmente terça e quinta-feira – bons resultados de participação.

Horário Horário – avaliar costumes do público alvo, horários de transito.– avaliar costumes do público alvo, horários de transito.– Prever atrasos comunsPrever atrasos comuns

Local Local – avaliar proximidade do local de partida do público, adequação – avaliar proximidade do local de partida do público, adequação – Ter a cara do evento e a Infra-estrutura necessáriaTer a cara do evento e a Infra-estrutura necessária– Visita técnica da equipe (estacion., recepção, equips, sala VIP, Visita técnica da equipe (estacion., recepção, equips, sala VIP,

banheiros, capacidade do espaço, segurança, qualid. e estilo).banheiros, capacidade do espaço, segurança, qualid. e estilo).– Tipos: Hotéis, Restaurantes e bares, clubes, casas de espetáculos, Tipos: Hotéis, Restaurantes e bares, clubes, casas de espetáculos,

espaço da empresa, locais abertos etc.espaço da empresa, locais abertos etc.

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Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - PlanejamentoQUOTAS DE PATROCÍNIOQUOTAS DE PATROCÍNIO

Participação no investimentoParticipação no investimento Público: Parceiros comerciais, fornecedores, empresas ligadas.Público: Parceiros comerciais, fornecedores, empresas ligadas. Venda de visibilidade junto ao mercado e ao público do evento, apenas Venda de visibilidade junto ao mercado e ao público do evento, apenas

com investimento financeiro.com investimento financeiro. Como:Como:

– Avaliação dos obj. parceiro e proposta estrat. de participaçãoAvaliação dos obj. parceiro e proposta estrat. de participação Material para venda de quotas:Material para venda de quotas:

– TemaTema– Descrição geral e estratégiasDescrição geral e estratégias– ObjetivosObjetivos– Público-alvo (todas infs disp.) e previsão de participaçãoPúblico-alvo (todas infs disp.) e previsão de participação– Outros patrocinadoresOutros patrocinadores– Resultados esperadosResultados esperados– Investimento totalInvestimento total– Valor das quotas e o que está incluso em cada uma delas.Valor das quotas e o que está incluso em cada uma delas.

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Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - PlanejamentoESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃOESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃO

De acordo com os objetivosDe acordo com os objetivos O que vai ser utilizado e as característicasO que vai ser utilizado e as características

– Divulgação massificada ou dirigidaDivulgação massificada ou dirigida– Assessoria de imprensaAssessoria de imprensa– ConvitesConvites– OutdoorsOutdoors– Anúncios e PublicidadeAnúncios e Publicidade– TeasersTeasers– Ações dirigidas (abordagens, folhetos)Ações dirigidas (abordagens, folhetos)– CartazesCartazes– Convite pessoalConvite pessoal

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - OrganizaçãoCRONOGRAMACRONOGRAMA

Definição das etapas a serem realizadas, datas de Definição das etapas a serem realizadas, datas de início e término, responsabilidades e status geral.início e término, responsabilidades e status geral.

Controle de toda a equipe de organização, Controle de toda a equipe de organização, acompanhamento passo-a-passo.acompanhamento passo-a-passo.

Desenvolvimento em ordem retroativa.Desenvolvimento em ordem retroativa.

AssuntoAssunto AçãoAção DescriçãDescriçãoo

ResponsávResponsávelel

InícioInício TérminoTérmino StatusStatus

DivulgaçãoDivulgação Criar Criar conviteconvitess

Criação Criação Lay-outLay-out

AninhaAninha 04/0404/04 Já Já iniciado.iniciado.

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - OrganizaçãoSOLICITAÇÕES LEGAIS / OFICIAISSOLICITAÇÕES LEGAIS / OFICIAIS

Conforme local de realização do evento e impacto social, Conforme local de realização do evento e impacto social, algumas solicitações deverão ser feitas:algumas solicitações deverão ser feitas:

Prefeitura do MunicípioPrefeitura do Município Eventos culturais: qdo a empresa tiver interesse em Eventos culturais: qdo a empresa tiver interesse em

beneficiar-se da Lei Rouanet, entre outros incentivosbeneficiar-se da Lei Rouanet, entre outros incentivos DSV. CET, para coordenação de trânsitoDSV. CET, para coordenação de trânsito Ex:Ex:

– Maratona de São Paulo – faixas espalhadas pela Maratona de São Paulo – faixas espalhadas pela cidade informando fechamento de viascidade informando fechamento de vias

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - OrganizaçãoCONTRATAÇÕES DE SERVIÇOSCONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS

Pensar desde o início do evento, até o término, todos os Pensar desde o início do evento, até o término, todos os serviços que precisarão ser contratados.serviços que precisarão ser contratados.

Bufê Bufê – degustações de todo o cardápiodegustações de todo o cardápio– exatidão no número de convidadosexatidão no número de convidados– definições de decoração bufê X empresa decoraçãodefinições de decoração bufê X empresa decoração

EquipamentosEquipamentos– teste e referências da empresateste e referências da empresa– Confirmação do material alugadoConfirmação do material alugado– Segurança de contato de outras empresasSegurança de contato de outras empresas

Manobristas, Segurança, ambulância, TransporteManobristas, Segurança, ambulância, Transporte Recepcionistas (bilíngües, perfil, atividades)Recepcionistas (bilíngües, perfil, atividades) Gravação / fotografiaGravação / fotografia Decoração – infra-estruturaDecoração – infra-estrutura

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - OrganizaçãoCERIMONIAL E PROTOCOLOCERIMONIAL E PROTOCOLO

Formação de mesas e auditório (em “U”, em Formação de mesas e auditório (em “U”, em “quadrado”, em “T”, em “círculo”, em “quadrado”, em “T”, em “círculo”, em “auditório”, em “espinha de peixe”, em “auditório”, em “espinha de peixe”, em “grupos”.“grupos”.

Cerimonial, Protocolo e EtiquetaCerimonial, Protocolo e Etiqueta– BandeirasBandeiras– HinosHinos– Costumes típicosCostumes típicos

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - OrganizaçãoDESENVOLVIMENTO DIVULGAÇÃODESENVOLVIMENTO DIVULGAÇÃO

Definição de gráficasDefinição de gráficas Convites – o começo do evento (mailing, forma Convites – o começo do evento (mailing, forma

de envio, confirmações, dúvidas)de envio, confirmações, dúvidas) Assessoria de imprensa – reuniões, entrevistas, Assessoria de imprensa – reuniões, entrevistas,

aprovações de press releases, acompanhamento)aprovações de press releases, acompanhamento) Publicidade – aprovação de lay outs, aprovação Publicidade – aprovação de lay outs, aprovação

de mídia, acompanhamento de cronograma de de mídia, acompanhamento de cronograma de divulgação)divulgação)

Divulgação dirigida – Criação e acompanhamento Divulgação dirigida – Criação e acompanhamento de comunicação dirigida.de comunicação dirigida.

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - OrganizaçãoCRIAÇÃO DE MATERIAIS PROMOCIONAISCRIAÇÃO DE MATERIAIS PROMOCIONAIS

CracháCrachá tarjeta de malatarjeta de mala identificação de mesasidentificação de mesas KitsKits SinalizaçãoSinalização BrindesBrindes ProgramasProgramas Cartazes internosCartazes internos Promoções – sorteios, atrações.Promoções – sorteios, atrações.

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - OrganizaçãoBANCO DE DADOSBANCO DE DADOS

Momento da inscriçãoMomento da inscrição– Via internetVia internet– Impresso, mas com digitação posteriorImpresso, mas com digitação posterior

Informatização durante o eventoInformatização durante o evento Obtenção de dados durante o evento (fichas, Obtenção de dados durante o evento (fichas,

pesquisas, promoções, cupons)pesquisas, promoções, cupons) Utilização para ações pós-eventoUtilização para ações pós-evento

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - OrganizaçãoFORMAS DE AVALIAÇÃOFORMAS DE AVALIAÇÃO

Criação de estratégias conforme objetivo do evento:Criação de estratégias conforme objetivo do evento: Interativas (botões)Interativas (botões) Presença em inscrições/comparecimentos/catracaPresença em inscrições/comparecimentos/catraca PesquisasPesquisas DebatesDebates ObservaçãoObservação Negócios fechadosNegócios fechados Interatividade com produto (tests drive, Interatividade com produto (tests drive,

experimentos)experimentos)

Envolver todos os públicos – participantes, Envolver todos os públicos – participantes, organizadores, contratados.organizadores, contratados.

50

Fase 2 – OrganizaçãoFase 2 – OrganizaçãoFORMULÁRIOS DE CONTROLEFORMULÁRIOS DE CONTROLE

Check list durante o eventoCheck list durante o evento Cronograma e programa de atividades e açõesCronograma e programa de atividades e ações Controle da equipeControle da equipe Responsáveis para cada atividadeResponsáveis para cada atividade Regras e instruções geraisRegras e instruções gerais (kit) com prancheta para todos os envolvidos(kit) com prancheta para todos os envolvidos

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Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - OrganizaçãoREUNIÃO E INTEGRAÇÃO OPERACIONALREUNIÃO E INTEGRAÇÃO OPERACIONAL

Reunião de todas as equipes (internas e Reunião de todas as equipes (internas e terceirizadas, cliente e agência)terceirizadas, cliente e agência)

Entrega do programa e check-list de controleEntrega do programa e check-list de controle Visita ao local do eventoVisita ao local do evento Repassagem de atividades e responsabilidadesRepassagem de atividades e responsabilidades Conhecimento e definição de pessoas-chave Conhecimento e definição de pessoas-chave

durante o eventodurante o evento Acerto de linguagens nos rádios de Acerto de linguagens nos rádios de

comunicação, freqüências.comunicação, freqüências.

52

Fase 3 - ExecuçãoFase 3 - ExecuçãoCOORDENAÇÃO DE ATIVIDADESCOORDENAÇÃO DE ATIVIDADES

Responsáveis por cada área ou atividade Responsáveis por cada área ou atividade do eventodo evento

Acompanhamento e informações sobre os Acompanhamento e informações sobre os imprevistosimprevistos

Necessárias adaptaçõesNecessárias adaptações

53

Fase 3 - ExecuçãoFase 3 - ExecuçãoCOORDENAÇÃO DE EQUIPESCOORDENAÇÃO DE EQUIPES

Controle de pessoas “não-envolvidas”Controle de pessoas “não-envolvidas” Substituição de pessoas com imprevistosSubstituição de pessoas com imprevistos Troca para alimentação e breakTroca para alimentação e break Controle de desempenho e necessárias Controle de desempenho e necessárias

substituiçõessubstituições

54

Fase 3 - ExecuçãoFase 3 - ExecuçãoAVALIAÇÃO DURANTE O EVENTOAVALIAÇÃO DURANTE O EVENTO

Percepção dos participantesPercepção dos participantes Presença nos eventos paralelosPresença nos eventos paralelos Satisfação com buffet, estruturaSatisfação com buffet, estrutura Necessárias correçõesNecessárias correções

55

Fase 4 – Avaliação Fase 4 – Avaliação ResultadosResultados

Tabulação de pesquisas (sondagens, quantitativas, Tabulação de pesquisas (sondagens, quantitativas, qualitativas)qualitativas)

Análise de Resultados (negócios, contatos, mudança Análise de Resultados (negócios, contatos, mudança de percepção, participantes)de percepção, participantes)

Avaliação de resultados na mídiaAvaliação de resultados na mídia Avaliação da melhor divulgação (como o Avaliação da melhor divulgação (como o

participante ficou sabendo do evento?)participante ficou sabendo do evento?) Montagem de apresentação de resultados a curto Montagem de apresentação de resultados a curto

prazo prazo à direção (rápida, objetiva)à direção (rápida, objetiva)

Relatórios pós-evento para próximas edições Relatórios pós-evento para próximas edições (equipes internas e terceirizadas avaliam como o (equipes internas e terceirizadas avaliam como o evento poderia ter acontecido melhor)evento poderia ter acontecido melhor)

Arquivamento de fotos, vídeos, fichas, pesquisas, Arquivamento de fotos, vídeos, fichas, pesquisas, relatórios.relatórios.

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Fase 5 – Pós-EventoFase 5 – Pós-EventoInterno e ExternoInterno e Externo

Estruturação do mailing e contatosEstruturação do mailing e contatos Cartas de agradecimentoCartas de agradecimento Brindes de agradecimentoBrindes de agradecimento Criação de Newsletter pós-evento (fotos, Criação de Newsletter pós-evento (fotos,

depoimentos, resumo)depoimentos, resumo) Ações especiais (criação de grupos, outros Ações especiais (criação de grupos, outros

eventos para continuidade)eventos para continuidade) Próxima edição – novas estratégias.Próxima edição – novas estratégias.