UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICOFacultad de Contaduría y Administración

División de estudios de posgrado

Organización e Integración

División de estudios de posgrado

Organización e Integración

Expositores:Roberto Velázquez BarajasAdrián Golzarri ArroyoAdrián Golzarri Arroyo

Profesora:Silvia A Durand BautistaSilvia A. Durand Bautista

Administración

OrganizaciónOrganización

“Para evitarte conflictos que tu lengua no se adelante a tu pensamiento”“Para evitarte conflictos, que tu lengua no se adelante a tu pensamiento”

Juan Carlos Flores Legorreta

Funciones administrativas

Planeación

AlcanzarAlcanzar el 

objetivoOrganizaciónControl

Dirección

Definición de organización

Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones

Agustín Reyes Ponce

Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones,niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con elfin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

O i d l i id d i l l fi

Eugenio Sisto Velasco

Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los finesestablecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones. Autoridad,responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debeexistirexistir.

Definición de organización

La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos asigna las

Joseph L. Massie

La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna lastareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivoscomunes.

O i l ti id d i l i t bj ti i

Harold Koontz y Cyril O’Donnell

Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar acada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tantoen sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

Definición de organización

Ernest Dale

o Detallar todo el trabajo para alcanzar las metas.

o Dividir la carga total de trabajo en actividades para ser ejecutadas en forma lógica ycómoda por una persona o por un grupocómoda por una persona o por un grupo.

o Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y eficiente(Departamentalización).

o Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros de un todo unitarioy armonioso.

o Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla y mejorarlao Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla y mejorarla.

Dinámica

C t ió d hí lConstrucción de un vehículo

Precios: Reglas:

Bola de unicel $50Cartulina $50

$

g

Presupuesto:  $2,000

Taparrosca $50Palito de madera $100Tijeras $100Cinta adhesiva $200

Shhhh!!

Cinta adhesiva $200Pegamento $200Tubo de plastilina $300Caja de cartón $500

15 min

j $

Clasificación de las Organizaciones

• Lucrativas• No lucrativas

Finalidad• No lucrativas

• Industriales• Industriales• Agrícolas• Servicios

Actividad

• PrivadasOrigen del • Públicascapital

Elementos de la Organización

Importancia de la Organización

Es de carácter continuo

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social

Suministra los métodos

Evita la lentitud e ineficacia en las actividades

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos

Principios de la Organización

Del objetivo de la empresa

Especialización

Jerarquía

Paridad de autoridad y responsabilidad

Unidad de mando

Difusión de responsabilidad y autoridad

Amplitud o tramo de control

De la coordinación

Continuidad: mejora y reorganización

Diseño Organizacional

Especialización del trabajo Empowerment Formalización

Departamentalización Centralización y descentralización

Cadena de mando Amplitud de controlCadena de mando Amplitud de control

Especialización del trabajo

o No se asigna la realización de todo un trabajo a un solo individuo sinoo No se asigna la realización de todo un trabajo a un solo individuo, sinoque se divide en varios pasos, cada uno de los cuales es llevada a cabopor una persona diferente.

o Descomponer un proceso complejo en una serie de pequeñas tareas.

o Facilita la asignación de autoridad y responsabilidad

Departamentalización

La departamentalización es la base sobre la cual los empleados se agrupa para elLa departamentalización es la base sobre la cual los empleados se agrupa para el logro de las metas organizacionales.

o Funcionalo Funcionalo Por productoo Geográficao Por procesoso Por procesoso Por clientes

Cadena de mando

Línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles más altos de laLínea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles más altos de laorganización, hasta los niveles inferiores y define las líneas de autoridad yresponsabilidad.Implica:Implica:o Autoridado Responsabilidad

d d d do Unidad de Mando

Amplitud de control

Se refieren a cuantos subordinados puede supervisar un gerenteen forma eficaz y eficiente.

Centralización

La centralización se define como la concentración del Proceder y laautoridad en los altos directivos de una Organización

Factores que afectan la centralización:

o Filosofía de la administración.l ió d l i i d l i ióo Evolución del crecimiento de la organización

o Dispersión geográfica de la organizacióno Disponibilidad de controles efectivoso Calidad de los administradores en los diferentes niveleso Calidad de los administradores en los diferentes niveleso Diversidad de los productos o servicios

Descentralización

Transferencia de la autoridad de toma de decisiones a niveles más bajos dentro dela organización.

Permite más flexibilidad y una acción más rápida, adicional a que releva aladministrador de trabajo detallado que consume tiempo.

o Un medio ambiente cambianteo Un estilo de liderazgo tendiente a la delegacióno Contar con los medios para lograr una adecuada coordinaciónp go Aprovechar la experiencia del personal de menor jerarquía en resolverproblemas por su cuenta

o No considerar necesario que las decisiones que se tomen en cualquier nivel dela organización sean uniformes

Empowerment

Consiste en la delegación estructurada y sistemática del poder de decisión yresponsabilidad a los subordinados al tiempo que se les va desarrollando para queresponsabilidad a los subordinados, al tiempo que se les va desarrollando para queasuman cada uno de los diferentes niveles de mando y decisión.

Crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan queCrear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan quetienen una influencia real sobre los estándares de calidad, servicio y eficiencia delnegocio, dentro de sus áreas de responsabilidad.

Formalización

G d l ti id d d i ió tá t d i d didGrado en que las actividades de una organización están estandarizadas, y medidaen la cual el comportamiento de los empleados tiene como guía con una serie dereglas y procedimientos.

Cuando la formalización es muy alta los empleados tienen muy bien delimitado loque tiene que hacer, cuando y como llevarlo a cabo; manejan siempre de la mismamanera los insumos y la rutina de trabajo de esto resulta una producciónmanera los insumos y la rutina de trabajo, de esto resulta una producciónconsistente y uniforme.

d l f l ó b l d l l dCuando la formalización es baja, el comportamiento de los empleados estarelativamente no estructurado y gozan de una libertad.

Organización formal

La organización formal es el conjunto de relaciones establecidas entre los distintasáreas de la organización, y establecidas mediante el proceso racional deplanificación para lograr la adecuación de esas relaciones a los finesplanificación para lograr la adecuación de esas relaciones a los fines.

Características:

1) Número:Mínimo dos.2) Interacción significativa: Comunican permanentemente3)Marco normativo y valorativo: Hay reglas que respetar4) Objetivos específicos: Objetivos tácticos y objetivos inmediatos4) Objetivos específicos: Objetivos tácticos y objetivos inmediatos

Organización informal

Una red de relaciones personales y sociales no establecidas nirequeridas por la organización formal sino que surgenrequeridas por la organización formal, sino que surgenespontáneamente a medida que la gente se asocia entre sí.

Características:Características:

o Surge a partir de las interacciones de la organización formal.o Surge de manera espontánea.o Son independiente de la voluntad de los que dirigen la organización.;o Pueden llegar a contribuir a los objetivos de la organización así como también enciertas ocasiones pueden dificultar la consecución de los mismos.

o En general se dan entre las personas que tienen afinidad o comparten valores eno En general se dan entre las personas que tienen afinidad o comparten valores encomún.

Organización mecanicista

Se caracteriza por la alta especialización, departa mentalización

extensiva, escasa amplitud de control, alta formalización una red

de información limitada y poca participación de los empleados de

nivel bajo en la toma de decisiones. Estructura rígida, estrictamente controlada, laj g , ,

especialización del trabajo crea empleos simples, rutinarios y estandarizados.

CaracterísticasCaracterísticaso Tiene una jerarquía de autoridad formal.o Crea estructuras organizacionales con muchos niveles.E l did l di i l l di ió l á io En la medida que la distancia entre la alta dirección y las áreas operativas esmayor, se tienden a imponer reglas y reglamentos.

Organización orgánica

o Su estructura es adaptativa y flexible en tan alto grado como lo

son la rigidez y la estabilidad de la organización mecanicista.

o La organización orgánica tiene una gran flexibilidad lo que le permite efectuarg g g q pcambios con la rapidez que las necesidades así lo exigen.

o Aplican la división del trabajo, pero los empleos que las personas realizan enellas no están estandarizados.

b d l d d ó l f lo Los trabajadores tienen un alto grado de capacitación, y se les faculta paramanejar diversos problemas relacionados con el trabajo.

o Los integrantes requieren un mínimo de reglas formales y escasa supervisióndirectadirecta.

Estructura Organizacional

L d l i ió li l f i lLa estructura de la organización se crea para realizar las funciones y lasactividades, y con el fin de cumplir los deberes y responsabilidades de loscomponentes de la organización.

A través de la estructura se delega la autoridad, se asignan las responsabilidades y,en función de éstas, se establecen los distintos niveles jerárquicos.

Representa la descripción ordenada de unidades administrativas de una empresa,en función de sus relaciones de jerarquía; y debe corresponder a la representaciónj q ; y p pgrafica del organigrama.

Estructura Organizacional

• Características físicas e intelectuales de la fuerza de trabajoQuién

• Tareas a realizarseQué

• Ubicación física de la organización y las áreas de trabajoDónde

• Tiempo del proceso y flujo de trabajoCuándo

• Razón organizacional, objetivos; y métodos de actuaciónPara qué y cómo

Elementos para analizar la estructura organizacional

Estructura simple

Diseño organizacional con departamentalización baja, gran amplitud de control,autoridad centralizada en una sola persona y escasa formalización.

o Organización “plana” que tiene únicamente dos o tres niveles verticales.

o Distribución informal de empleados y un solo individuo en quien estáo Distribución informal de empleados y un solo individuo en quien estácentralizada la autoridad para la toma de decisiones.

o Es muy común en las micro y pequeñas empresas, en las cuales el propietario yel gerente es la misma persona.

Estructura funcional

Diseño Organizacional que reúne grupos a las especialidades ocupacionales queson similares o relacionadas.

Esta organización facilita la supervisión, debido a que cada gerente es experto enuna gama limitada de habilidades, facilitando de igual forma el movimiento decapacidades especializadas a donde más se necesitan.

Al reunir las especialidades de carácter similar se logra obtener economías, seminimiza la duplicación de personas y equipo, el grupo de trabajo “habla el mismoidioma”idioma .

Estructura divisional

Estructura organizacional constituida por unidades o divisiones separadas osemiautónomas.

Cada unidad o división en una estructura organizacional tiene una autonomíarelativamente limitada, con un gerente de división cuya responsabilidad es lograrun buen rendimiento y ejercer la autoridad estratégica y operacional de la toma deun buen rendimiento y ejercer la autoridad estratégica y operacional de la toma dedecisiones en su unidad.

Existe una estructura central que actúa como supervisor externo para coordinar yExiste una estructura central que actúa como supervisor externo para coordinar ycontrolar las divisiones.

Estructura de equipos

Formada por grupos o equipos de trabajo que realizan las actividades de laorganización.

En este tipo de estructuras la acción de facultar a los empleados es fundamentalpor que no existe una línea rígida de autoridad administrativa que fluya desde laalta dirección hasta los niveles operativos.

Los equipos de empleados están en libertad de diseñar su propios trabajo en laq p p p p jforma que consideren más adecuada.

Estructura matricial

Estructura en la que algunos especialistas de diferentes departamentos funcionalesson asignados para trabajar en uno o varios proyectos, bajo la dirección de un lídero gerente de proyecto.

La adición de esta dimensión vertical a los tradicionales departamentos funcionalesde tipo horizontal hace, que, en realidad , se entretejan elementos de lasdepartamentalizaciones funcional y por productos; por eso se emplea el términomatrizmatriz.

Con esta estructura se instituye una cadena de mando doble, violándose así elprincipio clásico de la “unidad de mando”.

Los empleados de la matriz tiene en realidad dos jefes: el gerente de su respectivodepartamento funcional y el gerente de su producto o proyecto.

Estructura de proyectos

Estructura organizacional en la cual los empleados son asignadospermanentemente a los proyectos.

L l d l t b j li i d l t dLos empleados y el trabajo que realizan son asignados en los proyectos de manerapermanente.

Este tipo de estructura no tiene departamentos formales como la estructuraEste tipo de estructura no tiene departamentos formales, como la estructuramatricial.

En este tipo de estructura los empleados llevan sus capacidades, habilidades yexperiencias de específicas a otros proyectos de trabajo.

Manuales administrativos

Contenido del manual de organización

Contenido del manual de métodos y procedimientos

Contenido del manual de políticas, normas y estándares

Contenido del manual de proyectos

Contenido del manual de informática

Manual de usuario

Contenido del manual de informática

Manual de técnico

Una buena organización ayuda a:

o CUMPLIR LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA CON BASE EN UNA BUENAESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

o ESTABLECER UNA BUENA INTEGRACIÓN DE RECURSOS.

o CLARIFICAR LOS CONCEPTOS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y EJERCICIODE FUNCIONES.

IntegraciónIntegración

“Para evitarte conflictos que tu lengua no se adelante a tu pensamiento”“Para evitarte conflictos, que tu lengua no se adelante a tu pensamiento”

Juan Carlos Flores Legorreta

Integración

o Como fase del Proceso Administrativo, la integración representa laetapa donde se ponen en práctica las decisiones tomadas.

T b jTrabajar

¿C é? ¿C ié ?¿Con qué? ¿Con quién?

Definición

“Obt ti l l l t t i l h l“Obtener y articular los elementos materiales y humanos que laorganización y la planeación señalan como necesarios para eladecuado funcionamiento de un organismo social”.g

Reyes Ponce

Integración de recursos

Recursos financieros

Integración Recursos materiales

Recursos tecnológicos

RRecursos humanos

Integración de recursos financieros

o Cantidad de dinero necesario para adquirir los bienes y servicios querequiere la organización para llevar a cabo su operación.

o Aportaciones de los socios.

Fuentes de 

Financiamiento

o Proveedores y compras a crédito.

o Instituciones de crédito (públicas o privadas)Financiamiento o Instituciones de crédito (públicas o privadas).

o Emisión de obligaciones.

Integración de recursos tecnológicos

o Elección de los recursos tecnológicos adecuados para laorganización.g

o Es necesaria una investigación que considere: tipo ded ld l ó l óproveedor, soporte, respaldo, instalación e implementación,

así como necesidades futuras.

Integración de recursos materiales

o Definición de las características y volúmenes de recursos materiales requeridos.o Investigación de posibles fuentes de abastecimiento.o Solicitud de cotizaciones o concurso de compra.

o Evaluación de materiales y proveedores.

o Decisión de adquisición.

o Financiamiento de pedido y/o contrato de acuerdo con requerimientos y calendarios.

o Recepción y evaluación de materiales recibidos.p y

Integración de recursos humanos

“La integración de personal consiste en ocupar y mantener así los puestos de laestructura organizacional. Esto se realiza mediante la identificación de losrequerimientos de fuerzas de trabajo, el inventario de las personas disponibles y elreclutamiento, selección, contratación, evaluación, planeación de carreras,compensación y capacitación tanto de candidatos como de empleados enfunciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas”

Koontz y Weihrichy

Etapas del proceso de Recursos Humanos

Planeación de Recursos Humanos

Vacantes

P ió

Selección

Planeación de Recursos Humanos

Vacantes

P ió

Selección

ReclutamientoExterno Interno

Promoción

Entrenamiento

Solicitud

Entrevista

P b

ReclutamientoExterno Interno

Promoción

Entrenamiento

Solicitud

Entrevista

P bPruebas Psicológicas

Investigación del Candidato

Contratación InducciónPruebas 

Psicológicas

Investigación del Candidato

Contratación Inducción

Entrevista con el jefe

Examen Médico

Capacitación y Desarrollo

Medición del Desempeño

Entrevista con el jefe

Examen Médico

Capacitación y Desarrollo

Medición del Desempeño

NegociaciónFinal

Médico

MantenimientoNegociaciónFinal

Médico

Mantenimiento

Esquemas de integración

ESQUEMAS DE INTEGRACIÓN CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

Jerarquía Administrativa Solución común a los problemas de 2 o más subunidades de una empresa qued d dJerarquía Administrativa dependen de un mismo superior.

Departamentalización Diferenciación organizacional que provoca la especialización en departamentos

íTambién conocido como staff. Son asistentes de ejecutivo que permiten aumentarl i f ió d l j í l l d d d i iAsesoría la información de la jerarquía y por lo tanto el numero de toma de decisiones yresolución de conflictos.

Reglas y Procedimientos Son decisiones ya tomadas por la empresa y que se deben seguir en determinadassituaciones

Objetivos y PlanesTiene la misma función que reglas y procedimientos pero por tiempo limitado.Facilitan la integración cuando las circunstancias no son muy cambiantes o casi nohay imprevistos

Di t ib ió Fí i Su principal premisa es que la arquitectura permite la proximidad física que tornaDistribución Física o Arquitectónica

p p p q q p p qmas fácil la comunicación. Busca eliminar barreras, salas personales, sitiosreservados en cafetería y estacionamiento

Administración

GraciasGracias

Roberto Velázquez Barajas

“Para evitarte conflictos que tu lengua no se adelante a tu pensamiento”

Adrián Golzarri Arroyo“Para evitarte conflictos, que tu lengua no se adelante a tu pensamiento”

Juan Carlos Flores Legorreta