organizaciÓn y metodos
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TEECN
OLÓ
GIC ORGANIZACIÓN Y METODOSC
A ECO
TEC
ORGANIZACIÓN Y METODOS
. ISO 9001:2
ING. PEDRO JOSE PEÑAFIEL [email protected]
1(Nombre del docente) DOCENTE UNIVERSIDAD ECOTEC
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TE Objetivos:ECN
OLÓ
GIC • Concebir e implantar un estudio organizacional en todas sus faces.
Objetivos:
CA EC
OTEC
• Diseñar y manejar toda clase de formas. • Elaborar organigramas en todo tipo de presentación.• Distribuir el espacio en las áreas de trabajo de cualquier organización.• Preparar manuales administrativos en sus distintas versiones y. ISO
9001:2
Preparar manuales administrativos en sus distintas versiones y formatos.
• Delinear y representar procedimientos a través de diagramas.• Definir y mapear procesos.
R i d i i t ti t i tit ió
2008
• Reorganizar administrativamente una institución.• Proporcionar asistencia técnica y/o servicio de consultoría.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales. EC
NO
LÓG
IC • Visión del estudio.CA EC
OTEC
• Planeación del estudio. • Recopilación de datos.• Análisis de datos.• Formulación de recomendaciones. ISO
9001:2
Formulación de recomendaciones.• Implantación.• Evaluación.
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TE Visión del estudio:
Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.
ECN
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GIC
Visión del estudio:
• Proceso de evolución de una idea.DepuraciónPercepción C
A ECO
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Visión del
Depuración de la idea.
Organización Extrapolación
Retroalimentación.
e cepc óde la idea.Concepción
Examen preliminar
Formulación . ISO 9001:2
Visión del estudio.
Aproximación a conceptos, evolución de
una idea
de preguntas
2008
Consolidación
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de la idea. Estructuración
Registro Exposición.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales. EC
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LÓG
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Planeación del estudio:• Determinación del factor de estudio: Identificación de los elementos
que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir suCA EC
OTEC
que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir su cometido.
• Fuentes de estudio internas: Órganos de gobierno, Nivel directivo, Nivel medio, Área afectada, Otras unidades administrativas i l d U id d d j i t d i i t ti G d. ISO
9001:2
vinculadas, Unidades de mejoramiento administrativo, Grupos de trabajo, Recursos de información.
• Fuentes de estudio externas: Normativas (Organismos internacionales, Instituciones oficiales Instituciones interrelacionadas), 2008
, ),Competidores, Clientes, Organizaciones lideres en el campo de trabajo, Organizaciones de otros campos de trabajo.
• Definición del objetivo del estudio: debe de ser muy especifico en cuanto a los resultados que la organización espera lograr como
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cuanto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.EC
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IC
Planeación del estudio:• Investigación Preliminar: determinar la situación administrativa de la
organización revisar la esencia de la organización como la parte
CA EC
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organización, revisar la esencia de la organización como la parte técnica y legal, establecer contacto con la realidad que se va a estudiar.
• Lineamientos para orientar la investigación: determinar . ISO 9001:2
necesidades especificas, jerarquización de prioridades, descripción detallada de ubicación y naturaleza del estudio, interrelación de las unidades administrativas y su vinculo con el entorno, especificación de tipo de conocimientos estimación de tiempos recursos humanos2008
tipo de conocimientos, estimación de tiempos, recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para cumplir el objetivo del estudio.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.
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GIC Planeación del estudio:C
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• Contenido de la Investigación preliminar: información referente a leyes, reglamentos, tratados, decretos, acuerdos, circulares y disposiciones normativas de la organización, información sobre el campo de trabajo como organigramas manuales catálogos de forma. ISO
9001:2
campo de trabajo, como organigramas, manuales, catálogos de forma, estudios técnicos, estadísticas, volúmenes de trabajo, condiciones de trabajo que incluyan espacio , mobiliario y equipo, estados financieros, estudios económicos y de mercado, inversiones destinadas a la i ti ió l d ll d t di i i l
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investigación y el desarrollo de estudios organizacionales.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.
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Planeación del estudio:• Preparación del proyecto de estudio: comprende dos etapas.
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CA EC
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• Propuesta técnica, que debe incluir: Naturaleza, alcance, justificación, antecedentes, objetivos, estrategia, acciones, recursos, costos, resultados, información complementaria.
• Programa de trabajo que debe considerar: identificación,. ISO 9001:2
Programa de trabajo que debe considerar: identificación, responsable (s), áreas, clave, actividades, fases, calendario, representación gráfica, formato, reportes de avances, periodicidad.
A t i ió li l t di d b t l t
2008
• Autorización para realizar el estudio: se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución para su aprobación.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.EC
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Planeación del estudio:• Integración del equipo de estudio: El numero final de integrantes del
equipo estará sujeto a los siguientes factores.CA EC
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• Naturaleza de la organización.• Numero de unidades administrativas que componen la
estructura orgánica.• Ámbito de funcionamiento. ISO
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• Ámbito de funcionamiento. • Número de empleados.• Nivel técnico del personal.• Nivel de desarrollo tecnológico.2008
• Cultura organizacional.Se recomienda que en el proceso de selección de este cuerpo de estudio
se tomen en cuenta ciertas características: objetividad del personal, sentido de responsabilidad integridad imparcialidad creatividad buen
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sentido de responsabilidad, integridad, imparcialidad, creatividad, buen manejo de relaciones humanas, y conocimiento de la organización.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.EC
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Planeación del estudio:• Capacitación del equipo: una vez integrado l equipo de trabajo debeC
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Capacitación del equipo: una vez integrado l equipo de trabajo, debe capacitarse, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación que se emplearán para obtener la información, sino en todo el proceso que se seguirá para preparar el estudio. . ISO
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.EC
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IC Recopilación de datos:CA EC
OTEC
• Requisitos básicos que deben de reunir los datos:• Específicos.• Completos.• Correctos. ISO
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Correctos.• Pertinentes.• Congruentes.• Susceptibles de validar.
A tit d d l i d t b j bl d l il ió l
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• Actitud del equipo de trabajo responsable de la recopilación: en la etapa de recopilación de datos, es recomendable que los analistas adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva en las unidades de estudio, lo que facilitará su tarea y
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g p , q yestimulará la participación activa de la fuerza de trabajo.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.EC
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Recopilación de datos:• Técnicas de recopilación de datos:
• Investigación documentada: seleccionar y analizar escritos que
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CA EC
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• Investigación documentada: seleccionar y analizar escritos que contienen datos de interés relacionados con el estudio.
• Observación directa: de gran utilidad para el equipo técnico responsable del estudio, pues le permite conocer la manera en . ISO
9001:2
que opera las unidades administrativas y la cultura organizacional predominante.
• Consulta a sistemas de información: acceso a sistemas informáticos que permiten recabar información interna o de2008
informáticos que permiten recabar información interna o de sistemas externos a la organización enlazados por medio de redes para fortalecer los contenidos de estudio.
• Entrevista: reuniones con una o varias personas con el fin de
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interrogarlas en forma adecuada para obtener información. Es el medio mas utilizado y brinda información completa y precisa.
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TE Análisis de datos:
Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.
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GIC
Análisis de datos:• Naturaleza y propósito de análisis: el propósito de este análisis es
establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento
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OTEC
administrativo en las mejores condiciones.• Procedimiento de análisis:
• Que trabajo se hace? Tipo de labores que se realizan en las unidades administrativas y los resultados que se obtienen.. ISO
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y q• Para que se hace? Propósito (s) que se prende alcanzar.• Quien lo hace? Unidades que intervienen, personal que
colabora.
C
2008 • Como se hace? Métodos y técnicas aplicados para realizar el trabajo y la forma en que fueron adoptados y adaptados a la organización.
• Con que se hace? Equipos e instrumentos que se usan en el
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• Con que se hace? Equipos e instrumentos que se usan en el trabajo.
• Cuando se hace? Informacion sobre estacionalidad, secuencia del trabajo, horarios y tiempos requeridos para su desahogo.
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TE Análisis de datos:
Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.
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Análisis de datos:• Técnicas e instrumentos de análisis: esta interrogado por recursos técnicos que
se emplean para estudiar la información obtenida, con el fin de conocer todos los aspectos y detalles, su selección se relaciona directamente con el tipo de estudio, factibilidad de aplicación, producto/servicio, disponibilidad de tiempo, asignación de C
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p , p , p p , grecursos y nivel técnico requerido para su manejo.
• Formulación de diagnostico: debe tenerse presente la relación que existe entre el origen del estudio y sus consecuencias, ya que si se identifica claramente la relación CAUSA-EFECTO, se lograra determinar mas fácilmente los recursos de acción para . ISO
9001:2
darles solución. Información base:• Marco de análisis.• Antecedentes.• Normativa.
Procesos fundamentales
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• Procesos fundamentales.• Objetivos, funciones y procedimientos.• Estructura orgánica.• Análisis de congruencias-programación-operación.• Sistemas de apoyo administrativo
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Sistemas de apoyo administrativo.• Revisión de las acciones valorando resultados obtenidos, calidad de vida de la
organización, relaciones con el entorno, oportunidades de mejora, alternativas de acción.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.EC
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Formulación de recomendaciones:• Consideraciones previas: No perder de vista el objetivo del estudio, tener en
cuenta las limitaciones que puedan existir, experiencia en trabajos anteriores puede ser valiosa explorar diferentes caminos para realizar actividades enfoque integral
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ser valiosa, explorar diferentes caminos para realizar actividades, enfoque integral, dar preferencia a recomendaciones prácticas o viables.
• Preparación de recomendaciones:• De mantenimiento: que los cambios sean elementales perseverando la
misma estructura organizacional, procesos, sistemas, funciones, etc.. ISO 9001:2
misma estructura organizacional, procesos, sistemas, funciones, etc.• De eliminación: suprimir sistemas de trabajo, eliminar procedimientos,
reemplazar procesos.• De adición: introducir nuevos procesos, incorporar nuevas unidades
administrativas.2008
• De combinación: alternar el orden de las fases de un proceso.• De fusión: redistribuir funciones mediante la unificación de áreas, agrupar a
personas de diferentes áreas bajo un mismo mando.• De simplificación: reducir las fases de un proceso y los pasos de un
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procedimiento.• De intercambio: interacción de procesos, el re direccionamiento de funciones,
optimización de personal.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.
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Formulación de recomendaciones:• Elaboración del informe: el informe debe de contener:
• Introducción: breve descripción de la necesidad de preparar el estudio.• Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y C
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g p g yevolución de la organización, cambios sucesos de mayor relevancia.
• Análisis de competitividad: presentación de aspectos que inciden en el desempeño en el aprovechamiento de las oportunidades.
• Diagnostico de la situación actual: definición de causas y . ISO 9001:2
g yconsecuencias que justifican los cambios o modificaciones.
• Propuesta para el mejoramiento de la organización: opciones de acción, ventajas y desventajas, implicaciones de los cambios.
• Estrategia de implantación: explicación de los pasos o etapas previstas 2008
gpara poner en practica el estudio.
• Seguimiento, control y evaluación: determinación de los mecanismos control y evaluación.
• Apéndice o anexos: gráficos cuadros para la presentación del estudio.
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• Presentación de resultados del estudio: al titular de la organización, al órgano de gobierno, a los niveles directivos, a otros niveles jerárquicos, a grupos de afiliación corporativos o sectoriales.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.EC
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Implantación:• Programa de implantación: consiste en determinar las actividades
que se deben desarrollar y la secuencia para su realización, luego se ti á l l i t l i bili i i
g
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estimará el personal, instalaciones, mobiliario, equipos, documentación técnica y normativa de apoyo, se fijaran tiempos y fechas de inicio y fin de cada actividad y finalmente en el programa debe de precisarse el método de implantación.. ISO
9001:2
debe de p ec sa se e é odo de p a ac ó• Integración de recursos: se debe reunir los recursos humanos,
materiales y tecnológicos para ponerlo en marcha, luego desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implantación es importante mucha comunicación entre todo el
2008
la implantación, es importante mucha comunicación entre todo el personal, el acondicionamiento físico de las instalaciones es fundamental y finalmente capacitación al personal que colabore en la ejecución.
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j• Ejecución del programa de implantación: debe de efectuarse los
ajustes requeridos para que el estudio funcione normalmente, mediante verificación y valoración de sus avances.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.
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Evaluación:• Mecanismos de información: seguimientos de acción a través de acciones
programadas.• Responsables
P d t / i i
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• Productos/servicios.• Aspectos organizacionales.• Periodo de realización.• Porcentaje de realización.
C t
. ISO 9001:2
• Costo.• Porcentaje de eficiencia.• Porcentaje de eficacia.• Interacción con el entorno.
A i d
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• Acciones no programadas:• Desviaciones.• Causas.• Consecuencias.
O i d l ió l t d
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• Opciones de solución planteada.• Opciones de solución aplicada.• Acciones correctivas.• Calendario de aplicación.
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Metodología para el desarrollode estudios organizacionales.EC
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Evaluación:• Medición de resultados:
• Logros efectivos de los fines propuestos.R lt d d l did d t d l t t á i
CA EC
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• Resultados de las medidas adoptadas en la estructura orgánica, procesos funciones, procedimientos, sistemas.
• Beneficios obtenidos en la generación de productos/servicios.• Ventajas competitivas derivadas del estudio.. ISO
9001:2
e ajas co pe as de adas de es ud o• Análisis de COSTO-BENEFICIO.• Asimilación del cambio por parte del personal.• Necesidad de capacitación.
Planteamientos estratégicos observados para ejecutar el cambio
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• Planteamientos estratégicos observados para ejecutar el cambio.• Ajustes.• Grado de cumplimientos de cambios.• Percepción clara de la imagen externa e interna de la
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p gorganización.
• Repercusiones en la interacción con el ambiente.
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TE Objetivos:ECN
OLÓ
GIC • Concebir e implantar un estudio organizacional en todas sus faces.
Objetivos:
CA EC
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• Diseñar y manejar toda clase de formas. • Elaborar organigramas en todo tipo de presentación.• Distribuir el espacio en las áreas de trabajo de cualquier organización.• Preparar manuales administrativos en sus distintas versiones y. ISO
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Preparar manuales administrativos en sus distintas versiones y formatos.
• Delinear y representar procedimientos a través de diagramas.• Definir y mapear procesos.
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• Reorganizar administrativamente una institución.• Proporcionar asistencia técnica y/o servicio de consultoría.
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No olvide:
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Al i i i d d it l l l t d l. ISO 9001:2
• Al inicio de cada capitulo, colocar el tema del mismo y el objetivo a cubrir.
• Incluir al final de cada capitulo la bibliografía 2008 respectiva, bajo la normativa APA 6ta edición.
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