organizacion a personales
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TATIANA RENGIFO
CESAR ESPINDOLA
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Un acercamiento a los archivos desde un magazine cultural.
VIDEO
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Tomado de: http://www.ctainl.org.mx/revista_8/noticias/cartoons.html
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Definiciones
Conjunto de documentos, sea cual fuere sufecha, forma y soporte material, acumulados enun proceso natural por una persona o entidadpública o privada, en el transcurso de sugestión, conservados respetando aquel ordenpara servir como testimonio e información a lapersona o institución que los produce y a losciudadanos, o como fuentes de la historia.También se puede entender como lainstitución que está al servicio de la gestiónadministrativa, la información, la investigacióny la cultura.
Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264
¿Que es un archivo?
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Definiciones
¿Qué es un documento?
Es la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta.
Tomado de: http://www.transparencia.ugto.mx/Files/M%C3%B3duloI_Seminario%20de%20Archivos.pdf
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DefinicionesCARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS
ExternasInternas
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DefinicionesLOS VALORES DEL DOCUMENTO
PrimariosSecundarios
AdministrativoLegalFiscalContableTécnico
HistoriaCultura CienciaInvestigación
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Definiciones
ARCHIVO PUBLICO:
Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO
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Definiciones
¿Y entonces qué es un archivo personal?
VIDEO
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¿De qué puede estar compuesto un archivo personal? Artículos propios y ajenos. Diarios, cuadernos de notas. Correspondencia. Certificados. Recibos. Tesis. Diplomas y
reconocimientos. Documentos
administrativos. Dibujos. Mapas, planos. Fotografías.
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Organización de Archivos
Organización: es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación.Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados.
Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003
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Clasificación de ArchivosLa clasificación es el establecimiento de
agrupaciones documentales diferenciadas. Esteproceso comienza determinando la agrupacióndocumental más grande (fondo) y finalizadeterminando las más pequeñas (seriesdocumentales con los tipos documentales que laconforman).
La clasificación no determina cómo debenarreglarse los documentos dentro de cada unade las agrupaciones documentales,sencillamente dice cuáles son los de cada unidadadministrativa, cada función y cada serie.
Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003
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Ordenación de Archivos
La ordenación es el procesomediante el cual se dadisposición física a losdocumentos. Dicho de otramanera, la ordenacióndetermina qué documento vaprimero y cuáles van después, esdecir, es el proceso mediante elcual se unen y relacionan lasunidades documentales
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003
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Sistemas de Ordenación
Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003
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Actividad
1. Conformar 6 grupos de tres a cuatro personas
2. Elaborar una cartelera explicando el sistema de ordenación que le corresponda al grupo, utilizando como ejemplo documentos usados habitualmente.
3. 15 minutos para desarrollar la actividad
4. 5 minutos para que un representante del grupo exponga el resultado.
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Organización de mis archivos personales en el PC
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Organización de mis archivos personales en el PC
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Organización de mis archivos personales en el PC
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Archivos administrativos
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Normatividad Ley 594 del 2000 o Ley
General de Archivos.
Resoluciones
Acuerdos
Circulares
Normas Técnicas
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2275
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Video proceso ilustrativo de la organización de Archivos
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FOLIACIÓN
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INVENTARIO DE ARCHIVO
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CONCLUSIONESFONDO ACUMULADO ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Papeles apilados, diarios, boletinesfotocopias
Documentos importantes que hay queconservar clasificados y ordenados
Pocas personas saben lo que hay Inventario de los documentos con ladescripción correspondiente
Los documentos llegan como pueden Traslado organizado
Cada persona conserva o elimina lo que leparece oportuno
Criterios únicos de conservación yeliminación
Es difícil encontrar y consultar undocumento
Consulta y préstamo de los documentos deforma ágil
Todo el mundo puede acceder Acceso para el personal autorizado
No hay normas de archivo ni de clasificación Manual de gestión de documentos y archivoy cuadro de clasificación corporativo
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