SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJECentro Internacional de Producción Limpia Lope

TITULACION

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

GUIA DE APRENDIZAJE No. 5 A

INSTRUCTORES

GUIA DE APRENDIZAJE

Titulación: Asistencia administrativa

Resultados de Aprendizaje:

Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente.

Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente.

Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.

Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente..

2. SABER

SUBTEMAS

1. Necesidad de conservar la documentación2. Concepto de archivo y tipos de archivos según el ciclo vital del documento

y procesos que se desarrollan del programa de gestión documental3. Archivo de documentos: captación, elaboración y custodia4. Organización del archivo.5. Sistemas de ordenación del archivo: Convencionales, microfilme,

informáticos, digitalización6. Funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización,

control del archivo, confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y purga de los archivos

7. Tablas de retención concepto, importancia y ejemplos8. Manual de archivo9. Normatividad legal vigente10.Muebles, equipos y materiales de archivo11.Procesos de organización archivística: Foliación: definición, requisitos,

materiales, procedimientos

3. OBJETIVO:

Comprender la importancia de conservar o guardar la documentación en las empresas.

3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

3.1.1. Identificar y definir que es un archivo y su importancia3.1.2. Comprender y diferenciar las fases de elaboración, utilización y archivo de Datos.3.1.3. Conocer los diferentes sistemas de archivo

4. ORIENTACIONES GENERALES

La importancia del archivo en una empresa moderna

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia

para su supervivencia y su buen funcionamiento.

Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación

sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio

requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones:

tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no

puede encontrarlo, no vale nada para usted”.

Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos

claros y el miedo a tirar.

Antes de empezar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

¿Requiere esto alguna acción por mi parte?

¿Puedo encontrarlo en otro sitio?

¿La información es suficientemente reciente para ser útil?

¿Para qué puedo utilizar esta información?

¿Existen implicaciones legales o financieras?

¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?

¿Necesita alguien esta información?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y

reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y

recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

Ser el centro de la información y de la documentación.

Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

-         Lógica.

Como me piden los documentos.

Como necesitamos la información.

-         Rigor.

-         Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son:-         Inequívocos.-         Explícitos.-         Objetivos.La organización básica de un archivo es la siguiente:-         Existencia de unas normas de archivo o manual.-         Existencia de un índice.-         Instalaciones.El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:Introducción general.Relación de tipos de documentos más corrientes.Proceso de llegada del documento al archivo.Normas y sistemas de clasificación.Tipos y niveles de archivos.Tipos y criterios para documentos.Conservación de la documentación en cada nivel.Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.Normas de eliminación y conservación.Normas de retención o caducidad.Normas de solicitud de documentación.Normas para préstamos.Medios materiales necesarios.Medios personales necesarios.Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación.

Tomado de: http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/importancia-archivo-empresa-moderna

5. EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

5.1 DE CONOCIMIENTO

Respuesta a preguntas sobre:

Explica la necesidad de los archivos en las empresas

Define que se entiende por archivo

¿Cuáles son los tipos de archivos según el ciclo vital del documento y qué procesos se desarrollan al interior de cada uno de ellos, acorde con el programa de Gestión Documental?

Explica el proceso de archivo de documentos.

Describe el proceso de organización del archivo

Presenta y explica cada uno de los sistemas de ordenación del archivo

Explica Funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del archivo, confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y purga de los archivos.

Define, explica y establece la importancia de: Tablas de retención documental y el manual de archivo

Presenta una lista de Materiales, muebles y equipos empleados en el archivo.

Lee y explica la normatividad legal vigente para el archivo.

Explica el proceso de organización archivística denominado foliación,

5.2 DESEMPEÑO

Presenta:

Un ejercicio sobre los sistemas de ordenación en el archivo

Presenta un ejercicio de foliación.

Presenta una tabla de retención documental y la explica

5.3 DE PRODUCTO

Elabora un informe sobre la normatividad básica que regulan los archivos en el país.

Elabora un diagrama de flujo aplicable ala organización en un archivo

Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan para su funcionamiento

6. DOCUMENTOS SOPORTE

En este espacio usted deberá relacionar La información que empleo en:

Libros con su correspondiente bibliografía

Direcciones en la Web

Bases de datos que se consultaron

Blokcs Visitados

Repositorios sobre los diferentes temas

Videos youtube

7. LECTURAS COMPLEMENTARIAS

En esta parte usted deberá incluir los documentos escritos que a manera de artículos haya consultado y leído como soporte y ampliación de cada uno de los subtemas socializados en clase.