ORGANIZACIN Y METODOS QUINTOA INTENSIVO PROFESOR: LEONEL PEARRIETA INTEGRANTES: ALEX HERMOSA Metodologa de los estudios de Organizacin y Mtodos Como toda tcnica o herramienta profesional los estudios de Organizacin & Mtodos deben contar con una metodologa para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realizacin del mismo. Planificacin del estudio Recopilacin de informacin Anlisis de la informacin Elaboracin y presentacin del informe final Implementacin y seguimiento Planificacin del estudio Ningn esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificacin y preparacin previa del curso de accin que habr de seguirse para alcanzar su propsito. El primer paso dentro de la planificacin del Estudio de Organizacin & Mtodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo. Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigacin preliminar o reconocimiento para determinar la situacin actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigacin, las tcnicas ms apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solucin. El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulacin del estudio en trminos ms objetivos. En trminos generales los objetivos de la investigacin preliminar son: Determinar las necesidades especficas que existen dentro del campo de aplicacin y la identificacin del problema que requiere atencin prioritaria. Descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y extensin del problema. Establecer el tipo de conocimientos tcnicos o habilidades que se requerirn para resolver el problema. Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que sern necesarios para resolver el problema, as como las tcnicas administrativas Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y practicada la investigacin preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigacin definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirn su desarrollo. Esta ltima etapa de la Planificacin del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciacin del problema y el plan de trabajo que se utilizar para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qu, en donde, cmo, cundo y quienes lo harn, as como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboracin e implementacin. Este documento debe contener una explicacin clara y concisa de las reas de investigacin que cubrir (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones slidas y efectivas, a travs de la descripcin de los siguientes contenidos: Antecedentes y justificacin del estudio Propsito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener Alcance y limitaciones del estudio Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada accin o fase del estudio El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminacin de cada accin o fase del estudio Las estrategias y tcticas administrativas que se adoptarn para conducir la investigacin La delimitacin de responsabilidades para cada una de las fases del estudio Los programas auxiliares de informacin y orientacin acerca de la naturaleza y propsitos del plan El plan de trabajo debe someterse a la consideracin de las autoridades del rea objeto de estudio y a la aprobacin de la alta gerencia, quienes determinarn el costo-beneficio del proyecto, as como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza. Recopilacin de informacin Es importante recopilar informacin general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadsticas, anuarios y estudios anteriores sobre el rea o problema a evaluar, as como informacin especfica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volmenes de trabajo, descripcin de los principales procesos, relacin con otras dependencias, condiciones y caractersticas de la ubicacin, espacios fsicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella informacin que especfica del rea objeto de estudio. Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el rea objeto de estudio, evitar la formulacin de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones errneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes. En el proceso de recopilacin de datos se debe evitar recoger informacin insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen intilmente la duracin de la investigacin. Lo anterior solamente se podr lograr teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisin y evaluacin con la finalidad de asegurarse de que los datos tienen relacin con el problema, detectar si de ellos se desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras. El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observacin de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita: Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen. Comparar en cualquier fase de la investigacin los resultados parciales con los planes y programas respectivos. Facilitar la informacin al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo. Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente de informacin para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio. Anlisis de la informacin Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de Organizacin & Mtodos, para someterlos a un proceso de anlisis o examen crtico que permita descubrir los problemas y establecer cuales son las causas que impiden la operacin normal del sistema, procedimiento o mtodo de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo. Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solucin a los problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la formulacin de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general. El anlisis de una situacin o evento administrativo consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las caractersticas y las causas que originan los problemas detectados, sin perder de vista la relacin de interdependencia e interaccin que debe existir dentro de ellos. El propsito del anlisis es establecer las bases para proponer opciones de solucin al problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas que permitan la eliminacin del problema y el mejoramiento administrativo del rea objeto de estudio. El anlisis de la informacin provee de una descripcin ordenada de los datos, para someterlos a un examen crtico que permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalizacin a diagnosticar los problemas. Las actividades que conforman la fase del anlisis de la informacin deben desarrollarse en la siguiente secuencia: Conocer el hecho o la situacin que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del estudio. Describir claramente el problema o los problemas principales detectados. Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o particularidades. Examinarlo crticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes. Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin elegido, realizando comparaciones y buscando analogas o discrepancias con otros hechos similares. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerndolos individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenmenos administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos, sino que son tambin causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno y externo que los rodea. Formular un diagnstico de la situacin, identificando y explicando las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos. Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o situacin que se est evaluando, la aplicacin queda a criterio del Analista pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo ms simple posible, por ejemplo: Qu se hace? Para qu se hace? En dnde se hace? Cundo se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Cunto cuesta hacerlo? Etc. Elaboracin y presentacin del informe final Comprende la elaboracin de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de cambio o solucin a los problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirn un mejor desarrollo administrativo dentro del rea evaluada. La bsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la planificacin o construccin del estudio de Organizacin & Mtodos, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de anlisis, es decir, que los elementos separados y desagregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de sntesis, formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la investigacin, lo cual no es ms que llegar a las conclusiones del estudio. Como resultado de las conclusiones a las que se llegue despus del anlisis de los datos y de la formulacin del diagnstico de la situacin que origin el estudio, pero sobre todo utilizando los conocimientos tcnicos, la imaginacin y creatividad, el Analista estar en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solucin al problema evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o recomendacin. La redaccin de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas, sino que conviene seleccionar solamente las ms viables y las que puedan ocasionar mayor impacto en los interesados. Cada opcin debe ser acompaada de la estimacin de costos, los requerimientos de recursos, as como la descripcin de sus ventajas y limitaciones. En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseo de un nuevo sistema de trabajo es necesario combinar los insumos ( inputs ) con los productos ( outputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de informacin, as como tambin considerar la estructura de la organizacin, los objetivos, las polticas, los planes de operacin, las funciones, los procesos, los recursos, la distribucin del espacio y los controles que cada una de las alternativas requieren para la implementacin del cambio. Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de Organizacin & Mtodos, se deben tener presentes las siguientes consideraciones y/o sugerencias: No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realizacin del estudio. La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que sigan ciertos patrones establecidos dentro de la organizacin. Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por los cambios y recomendaciones se les de oportunidad de participacin en las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones finales. Dar preferencia a las recomendaciones prcticas o viables, entendindose por ellas las que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del rea objeto de estudio sean las ms factibles de aproximarse a la realidad. Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones jurdicas y administrativas cuando presenten dificultades para su modificacin. Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperacin por parte de ms de una unidad, cuando esta sea difcil de lograr. Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del personal que labora dentro del rea de estudio y de otras personas ajenas a ella, as como la asesora de especialistas en campos determinados. Implementacin y seguimiento Se refiere a la puesta en prctica del nuevo sistema y comprende la integracin de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecucin del programa previsto bajo la supervisin y asesora del Analista creador del sistema. La implementacin de las recomendaciones formuladas puede ser considerada ms importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad, ya que comprende el momento en el que la teora del estudio se convierte en prctica y debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron. Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son: Formulacin de un programa para la implementacin del nuevo sistema. Integracin de los recursos humanos y materiales que sean necesarios. Descripcin del nuevo diseo y capacitacin sobre el programa de implementacin a los responsables de la ejecucin del programa. Ejecucin del programa. En la formulacin del programa de implementacin del nuevo sistema debe determinarse las actividades que debern desarrollarse y la secuencia de su realizacin, las cuales pueden representarse a travs de un diagrama o cronograma de actividades.