RECOPILANDO Y ORGANIZANDO LA INFORMACION DEL PROYECTOPara aplicar los conceptos básicos de la Gestión de Proyectos utilizando Microsoft Project 2007, hemos creado una serie de Tutoriales, que conforman una especie de Mini-Curso y el cual incluirá algunas de las tareas básicas relacionadas con la construcción de una vivienda unifamiliar. Se han definido las siguientes tareas:

Trabajos Preliminares. Construcción de la Infraestructura. Construcción de la Superestructura. Construcción de Tabiques (Albañilería). Acabados. Aceptación Final.

Considerando lo que vimos en este Artículo, antes de iniciar cualquier cronograma de ejecución del proyecto necesitamos haber recopilado información relativa a sus componentes y, en el caso del ejemplo propuesto para este Mini-Curso de Microsoft Project 2007 tendremos los siguientes aspectos:

MetadelProyecto:Construcción de una Vivienda Unifamiliar. No se requiere de mayor información en este aspecto, la meta está claramente definida.

InformacióndelasTareas:En principio contamos sólo con el nombre de las tareas según vimos al inicio de este Tutorial; pero: ¿Es suficiente esta información para implementar el proyecto?

Para poder resolver este cuestionamiento tenemos que preguntarnos aspectos tales como:

¿EsnecesariocrearSubtareasparalastareasplanteadasafindepodertenermejorcontrolsobreeldesarrollodelProyecto?Para nuestro ejemplo propuesto en este Mini-Curso de Tutoriales de Microsoft Project 2007, sería justo preguntarse si tareas como la Construcción de la Infraestructura pueden realizarse sin tener que recurrir a un mayor detalle en su ejecución, es decir ¿No son necesarias subtareas que permitan, por ejemplo, definir con precisión la duración total del trabajo asociado? La respuesta aquí no es tan sencilla, pues dependerá principalmente del conocimiento que tengamos de nuestro proyecto, pero en cualquier caso es bueno tener en cuenta lo siguiente:

Es recomendable crear tareas que denoten las principales acciones que son requeridas para ejecutar un proyecto, pero sin generar tantas que sobrecarguen la estructura de éste y por lo tanto compliquen el proceso de seguimiento de la ejecución.

Hay que incluir Hitos que nos permitan definir momentos o puntos críticosen el proyecto en los cuales se deben haber desarrollado otras tareas o subtareas. En el ejemplo propuesto sería recomendable pensar en definir como Hitos los momentos de adquisición del material requerido para la construcción de elementos estructurales.En atención a esto se podrían definir algunas subtareas para el ejemplo, teniendo en cuenta la necesidad de controlar la forma en la que se ejecuta el proyecto:

TrabajosPreliminares Instalaciones Provisionales (Baños, Oficinas). Deforestación y Limpieza Terreno Instalación Acometidas Eléctricas y Sanitarias

Adquisición Materiales para Obra (Hito)

Infraestructura(Fundaciones) Excavación Acero de Refuerzo Vaciado Concreto

Superestructura Acero de Refuerzo en Columnas Encofrado y Vaciado Concreto en Columnas Instalaciones Sanitarias y Eléctricas Acero de Refuerzo en Vigas y Losas Encofrado y Vaciado Concreto en Vigas y Losas

Tabiquería–Albañilería Construcción Paredes de Bloques Friso en Paredes Cerámica en Baños y Cocina Instalación Artefactos Sanitarios Revestimiento en Piso

Acabados Pintura En Paredes Instalación Ventanas y Puertas Finalización Instalaciones Eléctricas

Aceptaciónfinal Inspección final Entrega Obra (Hito).

Nótese que se han especificado tareas que serán denotadas como Hitos del proyecto: La adquisición de los materiales y, por supuesto, la entrega de la obra una vez culminado el proceso de construcción.

¿Cuálesladuracióndecadatarea(osubtarea,deserelcaso)?Teniendo el esquema de las tareas involucradas en el Proyecto es necesario que definamos la duración de cada una de ellas.

Independientemente de que el proyecto tenga una fecha de inicio o culminación definida, es importante tener un estimado del tiempo que se tomará ejecutar determinada tarea. En la mayoría de los casos esta duración queda definida por los recursos asignados; por ejemplo, conociendo la cantidad de metros cuadrados de pared que pueden realizarse en un día con una cantidad específica de recursos podremos estimar, en función de la cantidad total de pared a construir, los días necesarios para culminar esta actividad.

Es así que preliminarmente estimaremos la duración de las tareas en función de la información disponible (rendimientos, recursos disponibles, tiempos de espera, etc.) y dejaremos que Microsoft Project nos indique si bajo esa estimación es posible cumplir con la fecha de finalización.

Considerando que, para nuestro ejemplo, no se ha definido una fecha específica de culminación (tampoco una de inicio), fijaremos por ahora las duraciones presentadas a continuación:

¿Cuáles son los recursos necesarios para el desarrollo de las tareas?La disponibilidad, así como el costo, de los recursos que se involucrarían con el proyecto es otro de los aspectos que debemos haber definido antes de empezar con su creación en Microsoft Project.

Como se ha mencionado, sólo con la información que tenemos ahora (tareas, subtareas y duraciones) sumado a la dependencia entre tareas, podríamos definir los tiempos de duración de las tareas y del Proyecto mismo. Pero para poder analizar los costos es necesario definir recursos.

No es estrictamente necesario que los recursos humanos que asignaremos al proyecto tengan un nombre (Por ejemplo Pedro Pérez), lo que si es necesario definir es si nuestro proyecto necesitará, por ejemplo, un albañil cuyo costo por día trabajado sea conocido.

Por supuesto que la disponibilidad (período en que el recurso puede ser utilizado) es otro factor importante y que podrá ser controlado fácilmente con Microsoft Project a través de la creación de un Calendario para el recurso en cuestión.

Posteriormente, en este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, desarrollaremos en detalle los aspectos relacionados con los recursos en Microsoft Project, pero por ahora nos limitaremos a presentar los recursos y costos que se estiman serán utilizados en nuestro proyecto de ejemplo:

¿Existen dependencias entre las tareas?

Finalmente, tenemos que conocer de la dependencia que existe entre las tareas y subtareas que hemos definido para el proyecto.

En este aspecto de la definición de dependencias, entra en juego el conocimiento del trabajo asociado y por lo tanto distintos Administradores podrán tener distintos criterios para definir esta dependencia.

En relación con nuestro ejemplo hay que responderse preguntas como: ¿Se puede iniciar la construcción sin haber recibido los materiales para la obra?, o ¿Se podrá pintar las paredes sin antes haber aplicado el friso?, entre otras.

En la siguiente tabla hemos definido las dependencias, a nivel básico, para posteriormente afinar el proyecto en pro de lograr reducir los tiempos de ejecución. Nótese que se han asignado números a cada tarea (y subtareas) para identificarlas en la columna “Depende de”:

En la tabla mostrada no se ha especificado la cantidad de recursos a asignar a cada subtarea en el entendido de que será parte de la definición del proyecto el establecer este valor para cada una de ellas. En todo caso se supondrá que con un Grupo de Recursos (Cuadrilla) se realiza el trabajo asociado a cada tarea.

Teniendo las incógnitas resueltas podremos iniciar el proceso de “alimentar” a Microsoft Project con nuestro proyecto, eso lo veremos en la segunda Parte de este Mini-Curso Tutoriales de Microsoft Project 2007.

Ya en la primera entrega de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, establecimos los parámetros generales del Proyecto de Ejemplo.

En esta Segunda Parte comenzaremos a utilizar Microsoft Project 2007, creando un archivo en blanco y agregándole la Información General del Proyecto, veamos cómo:

Desde el Menú Archivo→ Nuevo… accederemos al Panel de Tareas Nuevo Proyecto, desde el cual se puede crear un proyecto según las opciones detalladas en la figura siguiente:

Para nuestro proyecto de ejemplo, Seleccionaremos la opción Proyecto en Blanco.

IntroduciendolaInformaciónBásicadelProyectoCuando creamos un nuevo proyecto deberíamos, antes que nada, especificar la Información Básica de éste. Para ello cargaremos el Diálogo Información del proyecto, seleccionando el comando Información del proyecto desde el Menú Proyecto.

En éste diálogo podremos introducir información relacionada con los tiempos del proyecto (y la forma en que Microsoft Project realiza sus cálculos). En la siguiente figura se comentan los parámetros de este diálogo:

Para los efectos de nuestro ejemplo definiremos lo siguiente, en este diálogo:

Programaremos a partir de la fecha de comienzo del proyecto (CampoProgramar a partir de).Según lo referido en la figura anterior, se tendrán dos opciones para la programación en Microsoft Project: o se fija la fecha de inicio del proyecto o se fija la fecha de culminación, pero en ningún caso se podrán fijar las dos fechas a la vez.

Fijando la fecha de inicio (el caso más común) las tareas, duraciones y dependencias que se definan en Microsoft Project nos permitirán determinar cuál sería la fecha de culminación del proyecto teniendo la posibilidad, en caso de que el resultado no sea de nuestro agrado, cambiar estas duraciones o recursos asignados a fin de modificar el resultado.

Cuando fijamos la fecha de finalización del proyecto tendremos que realizar la programación desde el final hacia el inicio, ésto es, posicionar las tareas para definir cuál sería la fecha en la que el proyecto debería iniciarse y, de la misma forma que en el caso anterior, de no ser satisfactorio el resultado obtenido, podremos realizar los ajustes necesarios para que la fecha de inicio calculada se adapte a nuestros requerimientos.

Fijaremos la Fecha de comienzo como la de la fecha actual (Microsoft Project la presentará por defecto).

Utilizaremos el Calendario Estándar.Al realizar estos cambios en el diálogo pulsaremos el botón Aceptar para que se hagan efectivos. Guardemos el Proyecto con el nombre de nuestra preferencia para utilizarlo en la próxima parte de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007.

Habiendo ya creado nuestro nuevo Proyecto en Microsoft Project (en la segunda parte de este Mini-Curso), la adición de las tareas es tan sencilla como escribir el nombre de ella en la columna “Nombre de Tarea” en cualquiera de las vistas que contengan datos ordenados en columnas (como las vistas Gantt de seguimiento y Uso de tareas).

La vista más sencilla para introducir la información de las tareas, y es la vista que por defecto Microsoft Project da para un nuevo proyecto, es la vista en Diagrama de Gantt y es la que utilizaremos para el desarrollo siguiente.

CreandolasTareasdelProyectoPara crear las tareas de nuestro Proyecto de Ejemplo seguiremos los siguientes pasos:

Agregando Subtareas al ProyectoCon las tareas principales del proyecto ya definidas, es tiempo de ingresar las subtareas que conformarán el trabajo asociado a cada una de dichas tareas. En Microsoft Project, cuando se agregan subtareas a determinada tarea, ésta pasa a ser una Tarea Resumen y es denotada de la forma presentada en la figura:

Cuando se inserta una nueva tarea (o subtarea) en Microsoft Project, ésta se crea en la fila inmediatamente superior a la fila actualmente seleccionada.

Comencemos a agregar las Subtareas asociadas a la Tarea Trabajos Preliminares de nuestro ejemplo:

En este nivel, deberías guardar el Proyecto, para poder seguir alimentándolo en la próxima Parte de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007.

De ser necesaria la reorganización de la estructura definida inicialmente en un proyecto podremos mover, copiar y eliminar tareas de la misma manera que lo hacemos en cualquier otro programa. Igualmente podremos modificar la visualización de las tareas y subtareas de forma tal de mostrar sólo información específica acerca de nuestro proyecto.

En este Artículo esbozamos como, de ser el caso, se pueden realizar modificaciones o ediciones a la estructura de nuestro proyecto (tareas y subtareas).

OtrasFormasdeAgregarTareasySubtareasenMicrosoftProject2007La forma descrita anteriormente para la creación o introducción de tareas y subtareas en Microsoft Project, a través de la vista de Diagrama de Gantt es una de las más sencillas, pero es también importante conocer que podemos agregar elementos en una variedad de formas entre las que destacan las siguientes:

AtravésdelDiálogodeInformacióndelaTareadeMicrosoftProjectEste diálogo centraliza toda la información relacionada con una tarea en Microsoft Project. Para crear una tarea utilizándolo, seleccionaremos la fila en blanco (en cualquiera de las vistas disponibles) y haremos doble clic para mostrar el Diálogo de Información de la Tarea:

Igualmente desde el Diálogo Información de la tarea podremos ingresar, en cualquier momento, cualquier información adicional para la definición de la tarea.

UtilizandoelPortapapelesdeWindowsparaPegarTareasenMicrosoftProject.Si por alguna razón los nombres de las tareas que deseamos incluir en el proyecto están en forma de texto en otro programa (como MS Excel o MS Word, por ejemplo), podremos utilizar el comando copiar y pegar del portapapeles de WINDOWS.

Cuando se importa desde otra aplicación, Microsoft Projectconsiderará cada línea (o fila si los datos están tabulados) como una tarea, razón por la cual debemos asegurarnos que las tareas a copiar estén en forma de lista (una tarea por línea) o en forma tabulada (una tarea por fila).

Para ésto debemos seleccionar el texto deseado (desde el programa de origen) yutilizar el comando Copiar. Luego, asegurándonos de estar en una fila en blanco en Microsoft Project, seleccionaremos el comando Pegar del Menú Edición.

Desde Microsoft Excel 2007 podremos utilizar plantillas (Microsoft Project Plan Import Export template) para que desde él podamos introducir la información de las tareas. Luego desde Project seleccionaremos desde el menú Archivo, comando Abrir, el archivo creado con la referida plantilla (teniendo en cuenta que es un archivo con extensión xlsx, de Excel) para que sea importada la información en él hacia nuestro proyecto.

PARTEIV:ESPECIFICANDOLADURACIÓNYELTIPODETAREASENELPROYECTO

Para nuestro proyecto de ejemplo, teniendo ya definidas las duraciones para las subtareas según se presentó en la Parte I de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, resta es definir cuál tipo, de los Tipos de Tarea disponibles en Microsoft Project, aplican a dicho ejemplo.

Es así que, con miras a comparar posteriormente la influencia que tendría la asignación de determinada cantidad de recursos a las tareas en la duración de la ejecución del proyecto de ejemplo, supondremos que todas las tareas (o subtareas en este caso), son tareas del tipo Trabajo Fijo. Es decir, que las duraciones estimadas inicialmente para cada subtarea definen el trabajo que es necesario realizar por un sólo recurso para ejecutarla. Luego, al agregar más recursos por ejemplo, podremos ver que ganaremos tiempo con la reducción en la duración de la tarea. Este tipo de comparación es de las que se realizan con mayor frecuencia durante la definición de un Proyecto y es una de las facilidades que ofrece Microsoft Project 2007.

Para especificar la duración de las tareas, podremos introducir el valor directamente en la columna Duración en vistas como la de Diagrama de Gantt, yUso de Tareas, entre otras.

Otra forma de especificar no sólo la duración de una tarea, sino también todas sus propiedades, es a través del ya referido diálogo Información de la Tarea, en cualquiera de sus Fichas, al cual se accede haciendo doble clic en el nombre de la tarea, desde la vista en la que estemos trabajando.

Para poder modificar las propiedades de varias tareas a la vez, las podremos seleccionar y, pulsando el botón derecho del ratón, seleccionaremos la opción Información de la Tarea desde el menú desplegable. Allí aparecerá el diálogo Información de la Tarea, en el cual modificaremos las propiedades deseadas para ese grupo de tareas seleccionadas.

Con la información de la que disponemos a este nivel ya podremos introducir la duración de nuestras tareas en el proyecto de ejemplo, especificando para todas ellas el tipo Trabajo Fijo.

En la siguiente figura se presenta una vista de lo que deberíamos obtener una vez realicemos esta labor:

¿Es necesario de finir la Fecha de Inicio/Fin delas Tareas?

Una de las ventajas de utilizar Microsoft Project es la capacidad del programa para definir(o calcular) la fecha de inicio y fin de las tareas y subtareas a partir de lacombinación de factores como la fecha de inicio del proyecto, la dependencia y la duración de las tareas.

Si definiéramos para alguna tarea una fecha de inicio o de finalización,estaríamos introduciendo una restricción que podría limitar la ventaja referida, pues en este caso Microsoft Project tomaría en cuenta esta condición en los cálculos o actualizaciones que ejecute ante los cambios que realicemos en el proyecto.

De esta forma la sugerencia es que, si nuestras tareas no tienen una fecha de inicio o fin “obligada”, dejemos que Microsoft Project las defina a partir de las dependencias que establezcamos, lo cual aprenderemos en la próxima entrega de este Mini-Curso.

Una vez Project determine la duración del proyecto y la ubicación del inicio/fin de las tareas con respecto a la fecha de inicio de éste podremos modificar, si es necesario, la fecha de inicio o fin de alguna tarea y ver los resultados de manera sencilla.

En cualquier caso, para especificar estas fechas de inicio o fin de las tareas, seguiremos estos pasos:

Pulsar el botón izquierdo del ratón dos veces sobre la tarea a la que se desea fijar la fecha de comienzo (o de finalización), para presentar el Diálogo Información de la Tarea.

Selecciona la Ficha General, si es que no está visible. Pulsa sobre la flecha en el campo Comienzo (o Fin) para seleccionar la fecha respectiva desde

el Calendario presentado: