orientaciÓn para consejeros y directores proceso de matrÍcula segundo semestre 2004-2005 decanato...
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ORIENTACIORIENTACIÓÓN PARA N PARA CONSEJEROS Y DIRECTORESCONSEJEROS Y DIRECTORES
PROCESO DE MATRPROCESO DE MATRÍÍCULACULA
SEGUNDO SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE
2004-20052004-2005
Decanato de Asuntos AcadémicosDecanato de Asuntos Académicos
Recinto Universitario de MayagüezRecinto Universitario de Mayagüez
28 de octubre de 200428 de octubre de 2004
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ProcesoProceso de Matrícula y Fechas de Matrícula y Fechas
• Planificación y programación de Horario Académico • Orientación Académica - 3 de noviembre al 2 de diciembre• Selección de Cursos y Secciones - 6 al 12 de diciembre• Impresión y envío matrículas por correo - 14 de diciembre• Ajuste matrícula por fracasos desde Registraduría usando
lista de espera. Requiere validar alta - 28 de diciembre 2004– Última vez que se usan las listas de espera.
• Ajuste matrícula sin Listas de Espera.– Ajuste I, fuera RUM - 8 y 9 de enero de 2005
– Ajustes II, dentro y fuera RUM - 12 y 13 de enero de 2005
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ProcesoProceso de Matrícula y Fechas de Matrícula y Fechas• Pago de Matrícula - 14 de diciembre al 13 de enero
– Pago en el Banco - 14 de diciembre al 4 de enero
– Finanzas - 14 al 23 de diciembre de 2004
– Centro de Matrícula - 12 y 13 de enero de 2005
• Becado Confirma Matrícula - 14 diciembre a 14 enero Confirmación tardía - 15 al 28 enero de 2005
• Cancelación Matrícula - 13 de enero, luego de 4:00 PM
• Matrícula tardía - 14 de enero de 2005
• Comienzo de clases - 18 de enero de 2005
• Cancelación final por no pago o no confirmar - 31 enero
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Puntos ImportantesPuntos Importantes• NOTAS Primer Sem. NO van por correo. Disponible
en electrónico, por Mi Portal Colegial y ESTUDIANTE.
• Datos históricos en Internet (resumen - 3 años).
• Todo curso tiene que tener % tarea asignada. – Laboratorios: Asignar 1er. SS Coordinador = 1%, y el
2do. SS Instructor graduado = 99 %. – Viene pronto la entrega notas en forma electrónica. Todo
profesor tiene que tener cuenta en @uprm.udu
• Cursos a capacidad máxima del salón (Decanos).
• Cursos especiales: (Ver Boletín Informativo)
- En línea (Internet)
- Experiencias para el Desarrollo Comunitario
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Puntos ImportantesPuntos Importantes• Lista de Espera y validación de sus altas
– Activas durante el periodo de selección de cursos, y luego de remover cursos a estudiantes que no cumplen con requisitos debido a fracasos este semestre.
– NO activas en los periodos de ajustes de enero.– Permiten cambios si hay espacios disponibles. – Remover de las listas casos en conflicto por 48 horas.
– Verlas en menú de HORARIO de los administradores.– Se requiere validar altas por listas de espera o se
elimina ese curso matriculado.
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Puntos ImportantesPuntos ImportantesCursos Especiales: En Línea (Internet)• D= Distancia, 100% en Línea. No requiere presencia en salón. • H= Híbrido, 80% en línea y 20% presencial en salón.• Otros cursos = regulares, apoyados por WebCT.
• Estudiante debe ser: disciplinado, independiente, acceso a computadora con Internet y tener destrezas básicas de navegación en ella. Alta es voluntaria.
• Profesor demuestra peritaje para dar curso en Línea. El curso ya debe estar diseñado y construido para ofrecerse.
• Directores y Decano aprueban petición de ofrecer el curso en Línea (formato D o H) y avisan a Centro de Cómputos y Dec. Asuntos Académicos. Profesor cumplirá todos sus compromisos (otros cursos, oficina, reuniones, etc.)
• Adm Central y Senado Académico están revisando unas guías.• ¿Dudas? Consulte IDEAL, www.uprm.edu/ideal
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Puntos ImportantesPuntos ImportantesCurso Especial: Experiencias para Desarrollo
Comunitario• INTD3995 está atado a un curso. Se incluye aviso en
pantallas de matrícula. Alta es voluntaria.
• Puede matricular sólo INTD3995 en sección no atada.
• Oportunidad para estudiantes, deseo de aplicar conocimientos y ofrecer servicios en una comunidad mediante metodología de investigación-acción participativa.
• Instituto Universitario para el Desarrollo de las Comunidades coordina actividades.
• Profesor coordina con su Director y Decano. Ellos aprueban y avisan a Centro de Cómputos.
• Información: www.uprm.edu/comunidades• Reunión la primera semana de clases.
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Puntos ImportantesPuntos Importantes• Cierre de Sección automático durante la
Selección de Cursos y Secciones– Remover automáticamente la sección de la matrícula del
estudiante y se envía un correo electrónico. Luego departamento debe eliminar sección del HORARIO.
– Permite cambios, evita conflicto con la lista de espera y evita perder laboratorio, si aplica. Director puede solicitar al Decano relocalizarlos en otras secciones. Luego deben enviar correo al estudiante.
– Si estudiante no responde, al concluir periodo de selección, se hace la BAJA del curso por completo. Se envía un segundo correo.
– Se eliminó la carta a Registro. Vitácora indica que baja se hace desde cuenta que cierra la sección. Departamento guarda evidencia de estudiante afectado.
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Puntos ImportantesPuntos Importantes• Centro de Matrícula y Pago (12 y 13 de enero 2005)
en el Coliseo Rafael A. Mangual del RUM.
• Confirmar matrícula incluye Plan Médico RUM. – Estudiante sin confirmar al primer día de clases no se
le prepara cheque de libros).– No tiene el plan médico RUM.– Confirmación tardía: primeras 2 semanas de clase.
• Cancelación final: matrícula tardía no pagada y la no confirmada al 28 de enero.
• Cotejar el Portal Colegial y correo electrónico. Son las herramientas de comunicación.
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ORIENTACION DE MATRICULA ORIENTACION DE MATRICULA CONSEJEROS Y DIRECTORESCONSEJEROS Y DIRECTORES
PROCESO DE MATRICULAPROCESO DE MATRICULA
SEGUNDO SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE
2004-20052004-2005
Decanato de Asuntos AcadémicosDecanato de Asuntos Académicos
Recinto Universitario de MayagüezRecinto Universitario de Mayagüez
28 de octubre de 200428 de octubre de 2004
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ProcesoProceso de Matrícula de Matrícula• Planificación y programación de Horario Académico• Orientación Académica• Selección de Cursos y Secciones• Ajustes matrículas y listas de espera por fracasos• Matrícula Segundo Semestre -Validar alta de la lista
– Impresión y envío por correo de la matrícula
– Ajustes Matrícula I –Fuera RUM. Sin las listas.
– Ajustes Matrícula II – Dentro y fuera RUM . Sin listas.
– Pago de Matrícula y Cancelación de Matrícula
– Confirmar Matrícula los estudiantes becados
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Programación del HorarioProgramación del Horario• Planificación: Manejar recursos en todo momento
(salón, profesor, estudiante y presupuesto). – No esperar a que el problema esté fuera de control.
• La información es esencial. – Resumen de datos históricos en Internet. (Nuevo)– Departamento tiene los datos históricos de los
pasados cinco años con la distribución de estudiante que aprueban y aquellos con D, F y W.
– Menú de HORARIO provee horarios de cualquier semestre (1998 en adelante).
– Analizar estudiantes matriculados este semestre en cursos requisitos, patrones % aprobación y fracasos.
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Programación del HorarioProgramación del Horario• “Roll Over” disponible (elimina, añade y modifica).• Comunicación entre departamentos evita conflictos
(trabajo en grupo).• Departamento, cotejar sus currículos (cambio requisitos,
cursos recientes, electivas, etc.)• Horario Académico: “RES” y “N”, SS múltiple, % tarea.
Disponible por correo electrónico. • Todo curso tiene que tener % tarea asignada.
– Laboratorios: 1er. SS Coordinador = 1%, y el 2do. SS Instructor graduado = 99 %.
– Viene la entrega notas en forma electrónica. Todo profesor tiene que tener cuenta en @uprm.udu
• Departamento, coteja oferta total de cursos y corrige antes de comenzar las orientaciones.
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Orientación AcadémicaOrientación Académica • Instrucciones Generales y Flujograma distribuir al inicio
del proceso. http://www.uprm.edu/matricula
• Horario en Internet (actualizado), MI PORTAL COLEGIAL, HORARIO y ESTUDIANTE con telnet rumad.uprm.edu
• Departamentos proveen la orientación a sus estudiantes.– Explicar las fechas y procesos importantes.– Currículo, electivas libres o técnicas, opciones, cursos no
grado, no electivos, etc. Departamentos deben cotejarlo y actualizarlo, pero de acuerdo a lo aprobado.
– NOTAS van en forma ELECTRÓNICA SOLAMENTE.– Explicar pantallas de matrícula y uso del correo electrónico. – Listas de espera: HAY QUE VALIDAR ESTAS ALTAS. NO
activas en periodo de ajuste de enero. Sí a cambios en secciones con espacios disponibles. Remoción de casos en conflicto por 48 horas.
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Selección de Cursos y SeccionesSelección de Cursos y Secciones• ESTUDIANTE (RUMAD) y MatriWeb (Internet)• Cursos al máximo de la capacidad.• Turnos en 3.5 días y 3.5 días para atender conflicto
– Ajustar capacidad, atender listas de espera y hacer cierre de secciones, si fuera necesario (ver calendario de trabajo para fechas críticas).
• Instrucciones: estudiante confirma lectura individual y es responsable de cumplir con lo allí indicado. – Resumen de instrucciones generales
• Pantalla de matrícula, manejo de requisitos, cursos especiales, confirmar, validar y mensajes. – Resalta puntos importantes.
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Selección de Cursos y SeccionesSelección de Cursos y Secciones• LISTA DE ESPERA ELECTRÓNICA -MatriWeb.
– Activada sólo en cursos llenos totalmente.
– Se entra si cumple con los requisitos. – Activas en Selección de Cursos y luego de remover
cursos a estudiantes sin requisitos debido a fracasos.
– Permitirán cambio de sección, si hay espacios.
– Remover casos luego de 48 horas en conflicto.
– Hay que validar la alta de la lista.– Ver las listas por el menú de Horario en RUMAD.
– NO activas en los periodos de ajustes.
– Salir voluntariamente de lista, si no desea curso.
– Lea boletín informativo.
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Selección de Cursos y SeccionesSelección de Cursos y Secciones• CORREO ELECTRÓNICO para estudiantes y
administradores. La comunicación es esencial. Coteja a diario, hay mensajes importantes.
• Envío de correos a grupos de estudiantes por departamento o facultad se hace con la nueva herramienta del Centro de Cómputos.
• Secciones por cerrar, avisar al estudiante. Al vaciarse, debe eliminarlas del HORARIO para evitar falsas expectativas al estudiante.
• Lea boletín informativo.
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Puntos ImportantesPuntos ImportantesCursos Especiales: En Línea (Internet)• D= Distancia, 100% en línea y no requiere presencia en salón.
H= Híbrido, 80% en línea y 20% presencial en salón.• Otros cursos = regulares, apoyados por WebCT.
• Estudiante debe ser: disciplinado, independiente, acceso a computadora con Internet y tener destrezas básicas de navegación en ella. Alta es voluntaria.
• Profesor demuestra peritaje para dar curso en Línea. El curso ya debe estar diseñado y construido para ofrecerse.
• Directores y Decano aprueban petición de ofrecer el curso en Línea (formato D o H) y avisan a Centro de Cómputos y Dec. Asuntos Académicos. Profesor cumplirá todos sus compromisos (otros cursos, oficina, reuniones, etc.)
• ¿Dudas? Consulte IDEAL, www.uprm.edu/ideal• Adm. Central y Senado Académico están revisando unas guías.
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Puntos ImportantesPuntos ImportantesCurso Especial: Experiencias para Desarrollo
Comunitario• INTD3995 está atado a un curso. Se incluye aviso en
pantallas de matrícula. Alta es voluntaria.
• Puede matricular sólo INTD3995 en sección no atada.
• Oportunidad para estudiantes, deseo de aplicar conocimientos y ofrecer servicios en una comunidad mediante metodología de investigación-acción participativa.
• Instituto Universitario para el Desarrollo de las Comunidades coordina actividades.
• Profesor coordina con su Director y Decano. Ellos aprueban y avisan a Centro de Cómputos.
• Información: www.uprm.edu/comunidades
• Reunión la primera semana de clases.
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2020
Puntos ImportantesPuntos Importantes• Cierre de Sección automático durante la
Selección de Cursos y Secciones– Remover automáticamente la sección de la matrícula del
estudiante y envía un correo electrónico. Luego el departamento debe eliminar la sección del HORARIO.
– Permite cambio, evita conflicto con lista de espera y evita perder laboratorio, si aplica. Director puede solicitar al Decano relocalizar estudiantes en otras secciones y luego deben enviar correo electrónico a los estudiantes.
– Si estudiante no responde, al concluir periodo de selección, se hace la BAJA del curso por completo. Se envía un segundo correo.
– Se eliminó la carta a Registro. Vitácora indica que la baja la hizo la cuenta que cierra la sección. Departamento guarda la evidencia de los afectados.
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Actividades en Diciembre 2004Actividades en Diciembre 2004• Selección de cursos y secciones (6 al 12/12/04).• Imprimir matrícula. Envío por correo, 14/12/2004.• Termina entrega notas (23/12/2004).• Notas disponibles por computadora desde 28/12/04.
(NO VAN POR CORREO).• Eliminación de cursos en matrículas y listas de
espera que se afectan por fracasos en cursos requisitos tomados este semestre.
•
• Listas de espera se usan luego del ajuste por fracaso. Hay que validar esas altas.
• Pago de matrícula en Finanzas desde 14/12/2004 y en en el Banco Popular. No usar TELEPAGO.
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Ajuste Matrícula: Segundo SemestreAjuste Matrícula: Segundo Semestre• Matrícula usando ESTUDIANTE y MatriWeb. • Hay que validar altas del ajuste por fracasos.
• I – Fuera del RUM, por RUMAD o Internet (8 y 9 enero 2005) NO hay listas de espera. Tener capacidad al máximo.
• II – En el RUM y afuera. (12 y 13 enero 2005)
Consejeros en la oficina. NO listas de espera.
• Confirmar matrícula los becados. Pago en el Centro de Pago es simultáneo con periodo de ajuste.
• Continúa proceso de cerrar y eliminar secciones.
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Pago de MatrículaPago de Matrícula• Oficina de Finanzas (14 al 23-diciembre)• Banco Popular (14-diciembre a 4-enero-2005
PROMOCIONARLO. NO usar TELEPAGO.• Centro de Pago (12 y 13-enero 2005) en el
Coliseo Rafael A. Mangual del RUM.
• Cierre: jueves, 13-enero-2005, 4:00 PM y se cancelan matrículas por falta de pago.
• Recordar confirmación de los becados. • Esperamos alrededor de 6,000 estudiantes
pagando y otros 6,000 becados confirmando.
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Confirmar Matrícula (Becados)Confirmar Matrícula (Becados)• Periodo del 14-diciembre-2004 al 14-enero-2005.• Confirmar tardíamente hasta 28 de enero de 2005.• Confirmar incluye al Plan Médico del RUM.• Muy importante para los becados y balance de pago
= cero. Un 94% confirmó a tiempo. Debe ser 100%.• Estudiante con un pago pendiente confirma al pagar.• Becados confirman por MatriWeb, ESTUDIANTE o
consejeros.• Matrícula concluye cuando el estudiante imprime la
matrícula, y hace el pago total o confirma (si es becado de balance cero).
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2525
Cancelación de MatrículaCancelación de Matrícula
• Cancelaciones son sólo por falta de pago el 13 de enero de 2005.
• Envío de correo electrónico a cada estudiante con resultado de matrícula con o sin problemas.
• Periodo matrícula tardía: 14-enero-2005
• Listas de espera inactivadas, sólo ver.
• Concluir proceso de cerrar y eliminar sección.
• Cancelación final por no pago o no confirmar el 31 de enero de 2005.
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2626
Comienzo Clases:Comienzo Clases: 18-enero-2005 18-enero-2005• Listas a enviarse por correo electrónico o papel:
– Estudiantes con matrícula cancelada.
– Estudiantes sin requisitos de curso matriculado.
– Estudiantes en probatoria con menos de 9 cr. ó más de 15 cr. matriculados.
• Listas en papel: Estudiantes matriculados en los cursos. Indentifican casos sin los requisitos.
• Decir a profesores que indiquen a sus estudiantes que cotejen su correo electrónico. Allí tienen mensajes sobre el resultado de su matrícula.
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Primera Semana de ClasesPrimera Semana de Clases• Accesos al sistema de matrícula según indicado en
el Calendario de Trabajo.
• Cierre de secciones: Cumpla con las fechas críticas y procedimiento diseñado para esto.
• Localizar estudiantes y responder a listas enviadas por Registro a tiempo.
• Completar confección y conseguir las firmas de los Programas Docentes. Adelantar trabajo usando GESTA.Tramitar compensaciones adicionales.
• Corregir y completar información del horario en sistema (seguro social, salón, horario, etc.)
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2828
• La matrícula es un proceso de trabajo en grupo. Todos debemos poner de nuestra parte.
• El estudiante que dejamos de atender hoy, es otro estudiante que tendremos ante nosotros (con el mismo o más problemas) más adelante en el proceso. Oriéntalo, atiéndelo pronto y te lo ganas.
• Necesitamos promocionar el proceso a todos
los participantes. Ayúdanos.
Gracias por su atención.
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