orientaÇÕes e formulÁrios para prestaÇÃo de contas...
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ORIENTAÇÕES E FORMULÁRIOS PARA
PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIO
A prestação de contas é obrigatória e tem como requisito a elaboração de um relatório de demonstração de pleno e regular cumprimento do objeto, devendo ocorrer no momento adequado, na forma prescrita no Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações. Os elementos presentes na prestação de contas permitem à Administração aferir a legalidade dos atos praticados e comprovar o efetivo cumprimento do convênio. Essas duas vertentes de avaliação do convênio são consideradas quando da análise da prestação de contas pelo órgão repassador dos recursos financeiros. Impropriedades detectadas podem resultar em rejeição das contas e instauração de Tomadas de Contas Especial, a ser julgada pelo Tribunal de Contas do Estado. Os prazos e formalidades a serem observadas para a apresentação correta das prestações de contas parcial e final são condições para se evitar atrasos, suspensão ou devolução de recursos, e até mesmo a rescisão de um convênio. A irregularidade identificada na Prestação de Contas será comunicada ao convenente, que terá um prazo máximo de trinta dias, a partir da data do recebimento da notificação, para apresentação de justificativas e alegações de defesa ou devolução dos recursos liberados, atualizados. A não-regularização implicará no bloqueio do município ou entidade no Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado de Minas Gerais – SIAFI/MG – e a conseqüente suspensão da liberação de novos recursos pelo Estado de Minas Gerais. Em se tratando de convênio com mais de uma liberação financeira, o convenente apresentará ao concedente, no período ajustado no instrumento, prestação de contas parcial relativa a parcela liberada, composta dos Anexos I a XII do Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações. A liberação da parcela subseqüente ficará condicionada à comprovação de que o recurso liberado foi rigorosamente aplicado no objeto do convênio. Caso a liberação dos recursos seja efetuada em até duas parcelas, a apresentação da Prestação de Contas se fará no final da vigência do instrumento, globalizando as parcelas liberadas. A prestação de contas final será apresentada à unidade concedente até sessenta dias após o término da vigência do convênio, conforme preconiza o art. 26, § 5, do Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações.
Os Anexos da prestação de contas, bem como os documentos apresentados deverão ser assinados pelo representante legal do convenente, quando for o caso. O concedente fica desonerado de quaisquer obrigações assumidas pelo convenente que estejam em desacordo com o Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações. Os recursos não utilizados no objeto do convênio, após o período de sua execução, deverão ser devolvidos aos cofres do Estado, através do DAE (Documento de Arrecadação Estadual), e o comprovante de recolhimento original deverá ser remetido junto da Prestação de Contas final.
No caso de devolução de saldo de convênio, o concedente poderá emitir o DAE acessando a página da Secretaria de Estado de Fazenda (www.fazenda.mg.gov.br).
Veja como proceder:
1 - No campo “ACESSE RÁPIDO”, “Serviços”, clicar em “Documentos de arrecadação – emissão”
2 – No campo “Aplicativos para emissão de guia ou DAE”, escolher “Receita órgãos estaduais”
3 – Em “Tipo Identificação”, clicar em CNPJ
4 - Preencher a “Identificação” com o nº do CNPJ
5 - Escolher “Órgão”: “SECRET EST AGRICULTURA PECUARIA E ABASTECIMENTO”
6 - Escolher “Serviço”: “DEVOLUCOES DIVERSAS”
7 - Clicar em “Continuar”
8 - Conferir os dados da tela ou preencher os dados faltosos, tais como:
- “Nome”
- “Período de referência”. Ex.: 01.05.2008 a 31.05.2008
- “Valor da Receita”, “Valor da Multa”, “Valor dos Juros”, “Valor a Recolher”
- “Informações complementares”, que deverá conter obrigatoriamente o nº do convênio/ano e o motivo da devolução. Ex.: Convênio 1.000/08 - Saldo de
convênio ou contrapartida, atualização monetária, restituição pela não-aplicação do recurso no objeto, dentre outros
9 - Clicar em “Continuar”
10 - Neste momento o sistema gerará um nº de DAE. Ex.: 0400020304050
11 - Clicar em “Emitir Guia”
12 - Imprimir
A prestação de contas deverá ser entregue na Secretaria de Estado de Agricultura, Pecuária e Abastecimento, situada à Rua Cláudio Manoel, nº. 1.205, Bairro Funcionários, CEP 30140-100, Belo Horizonte / MG.
FORMULÁRIOS E DOCUMENTOS DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
ofício de encaminhamento – Anexo II;
conciliação bancária, acompanhada dos extratos de conta específica desde o recebimento da 1ª parcela até o último extrato – Anexo III;
demonstrativo de execução de receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferência, a contrapartida, os rendimentos de aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso e os saldos – Anexo IV;
cópia de cheque emitido para pagamento ou comprovante de pagamento – Anexo V;
relação de pagamentos – Anexo VI;
demonstrativo de mão-de-obra própria utilizada na execução do objeto do convênio – Anexo VII;
demonstrativo com equipamentos utilizados na execução direta do objeto do convênio – Anexo VIII;
relatório de execução físico financeiro – Anexo IX;
boletim de medição, nos casos de obras e serviços de engenharia – Anexo X;
ordem de serviços – Anexo XI;
relatório fotográfico – Anexo XII;
cópia autenticada em cartório do despacho adjudicatório e de homologação das licitações realizadas ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da prova de sua publicidade, com o respectivo embasamento legal;
cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia – Anexo XIII;
relação de bens permanentes adquiridos, construídos ou produzidos – Anexo XIV; e
comprovante de recolhimento de eventual saldo de recursos, por Documento de Arrecadação Estadual - DAE, para recolhimento ao Tesouro Estadual.
TODAS AS ORIENTAÇÕES E INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS E DOCUMENTAÇÕES QUE DEVERÃO COMPOR A PRESTAÇÃO DE CONTAS, PODERÃO SER OBTIDAS JUNTO AO GESTOR DO CONVÊNIO, DESIGNADO PELA SEAPA, E CUJO NOME CONSTA EM CLÁUSULA ESPECÍFICA DO CONVÊNIO. OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: - Incluir no instrumento de convênio cláusula que preveja a obrigação do conveniado de comprovar a quitação dos encargos da seguridade social durante toda a execução do convênio, em face do disposto no art. 195, § 3º, da Constituição Federal; - Na hipótese de a empresa ou entidade não comprovar a regularização da situação junto ao INSS, deve ser providenciada a notificação da conveniada, sendo-lhe facultado prazo para apresentação das certidões, sob pena de rescisão do referido convênio por infringência ao disposto no art. 195, § 3º, da Constituição Federal e dos arts. 55, inciso XIII, e art. 116 da Lei nº 8666/93. A observância desses procedimentos foi determinada pelo Tribunal de Contas da União na r. Decisão nº 705/94, no sentido da obrigatoriedade da verificação da regularidade do contratante com a seguridade social durante toda a execução do contrato.
ANEXO II OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
N.º DO CONVÊNIO
Ofício nº
, de de . Senhor Secretário, Encaminho à V. Exa., documentação da prestação de contas (parcial/final), composta dos anexos
, , , , , , , , , , , , , , , , ,
, , referentes ao convênio firmado entre o(a) (concedente) (CNPJ) e o(a) (convenente)
(CNPJ) .
Coloco-me a disposição de V. Exa. para quaisquer informações adicionais. Atenciosamente, Nome do Representante Legal Exmo. Sr. Gilman Viana Rodrigues Secretário de Estado de Agricultura, Pecuária e Abastecimento/MG Tel. ( ) Nome contato: Endereço: Email:
II
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
CONVENENTE:
MOVIMENTAÇÃO Nome do Banco:
N. º do Banco: N.º/Nome - Agência:
Saldo conforme extrato bancário em / /
Menos depósito não contabilizado:
Mais depósito não acusado pelo banco:
Menos documentos não compensados conforme relação abaixo:
Saldo conciliado conforme controle do(a) convenente:
RELAÇÃO DE DOCUMENTOS NÃO COMPENSADOS
Cheque / Outros Data Emissão Favorecidos
TOTAL
ASSINATURAS
Local e Data , de de Nome / Assinatura do MASP /CPF / CRC Nome / Assinatura do MASP / CPF Responsável pelo Preenchimento Títular do Convenente
NOTA: ANEXAR EXTRATOS BANCÁRIOS NO PERÍODO ABRANGIDO PELA PRESTAÇÃO DE CONTAS.
ANEXO IV EXECUÇÃO DA RECEITA E DESPESA
N.º DO CONVÊNIO:
CONVENENTE:
CNPJ:
RECEITA Valor em R$ DESPESA Valor em R$
Recursos Recebidos Rendimentos de Aplicação Financeira Recursos Próprios - Contrapartida
Despesas realizadas, conforme relação de pagamentos (Anexo IV)
Saldo (recolhido / a recolher)
TOTAL TOTAL
ASSINATURAS
Local e Data , de de Nome / Assinatura do MASP /CPF / CRC Nome / Assinatura do MASP / CPF Responsável pelo Preenchimento Títular do Convenente
V - CÓPIA DE CHEQUE
CÓPIA DE CHEQUE
Convenente: CONVÊNIO N.º
CHEQUE N.º : BANCO: CONTA: A FAVOR DE :
CÓPIA XEROGRÁFICA DO CHEQUE
Nome do Representan e Legal CPF
TESOUREIRO CPF
HISTÓRICO
RECEBI (EMOS) O CHEQUE RELATIVO AO PAGAMENTO ESPECIFICADO
LOCAL E DATA: , de de ASSINATURA: IDENTIDADE:
ANEXO VI RELAÇÃO DE PAGAMENTOS
N.º do Convênio
Prestação de Contas Parcial - N.º Final
CONVENENTE:
CNPJ:
Origem dos Recursos: 1 - Concedente 2 - Executor / Convenente 3 - Outros
N.º de
Ordem
Origem recursos
Credor N.º Empenho
(*) CPF / CNPJ
Comprovante de Despesas
N.º Cheque ou Ordem
Pagamento Valor em R$
Espécie N.º Data
TOTAL
ASSINATURAS
Local e Data , de de Nome / Assinatura do MASP /CPF / CRC Nome / Assinatura do MASP / CPF Responsável pelo Preenchimento Títular do Convenente
ANEXO VII Demonstrativo de Mão-de-Obra Própria utilizada na execução do objeto do convênio
Convênio nº: Convenente: Valor: Descrição da Obra: Período de Execução:
Nº Nome do Trabalhador Função
Quantidade Trabalhada
Dia/Hora
Remuneração Dia/Hora Regime de Execução Recolhimento
Valor/Hora trabalhada
Valor/dia trabalhado
Valor Contrato
Valor Pago INSS FGTS
Nº Dias Nº Horas
TOTAL
Engenheiro Responsável: Assinatura: Registro no CREA nº Data:
Contador Responsável: Assinatura: Registro CRC nº Data:
ANEXO VIII Utilização de Maquinários e Equipamentos na execução direta do objeto do convênio nº
Utilização de Máquinas e Equipamentos Boletim de Medição nº
Órgão ou Entidade: Folha:
Obra:
Licitação: Firma:
Contrato nº: Data: Ordem de Serviço nº: Valor:
Saldo anterior: Esta Medição: Saldo:
Data Item Discriminação dos
serviços Equipamentos
Utilizados
Quantidade (Horas) Preço Unitário
Preço Total Hora Produtiva
Hora Improdutiva
Hora Produtiva
Hora Improdutiva
TOTAL (R$):
IMPORTA A PRESENTE MEDIÇÃO EM R$:
Engenheiro Responsável: Registro no CREA nº Data:
Empresa Contratada: Registro nº Data:
ANEXO IX RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO / FINANCEIRO (Em R$)
CONVENENTE:
CNPJ:
Convênio N.º Período:
Parcial - N.º Final:
FÍSICO Descrição Unidade
No Período Até o Período
Meta Fase Programada Executada Programada Executada
TOTAL
FINANCEIRO Realizado no Período
Realizado até o Período
Meta Fase Concedente Executor /
Convenente Outros Total Concedente
Executor / Convenente
Outros Total
TOTAL
OBSERVAÇÕES E COMENTÁRIOS
, de de .
Nome / Assinatura do Titular Convenente MASP / CPF Nome / Assinatura do Titular Interveniente MASP / CPF Nome / Assinatura do Responsável pelo Preenchimento MASP / CPF / CRC
ANEXO X - BOLETIM DE MEDIÇÃO
ENTIDADE:
BOLETIM DE MEDIÇÃO
Convênio n.º: Concedente: SEAPA/MG
MEDIÇÃO Nº:
Folha nº:
CONTRATADA: Data de Emissão:
PERÍODO DE EXECUÇÃO:
OBRA:
Licitação nº: Ordem serviço n.º Valor CT/ TA:
Saldo Anterior:
Esta medição:
Saldo:
Contrato nº: Data O. S.
ITEM SERVIÇOS EXECUTADOS
QUANT. PREVISTA (Plano de Trabalho)
QUANTIDADES EXECUTADAS
UNID. VALOR UNIT.
VALORES EXECUTADOS R$
Anterior No período Acumulado No período Acumulado
Cálculo do Reajuste: Fator de Reajust. Total s/ reajust.
Total c/reajust.
Contratante:
Fiscalização/ Entidade Engº Responsável técnico CREA:
Contratada:
Engº Responsável técnico CREA:
Importa a presente medição em R$
ANEXO XI ORDEM DE SERVIÇOS
ORDEM DE SERVIÇOS N.º Referente à execução da Localizado na rua
REFERÊNCIA:
Processo Licitatório n.º Convite (tomada de preços ou concorrência) n.º Contrato n.º Valor do Contrato R$ ( valor por extenso) À (empresa contratada) Pela presente ordem de serviços, autorizamos a (empresa contratada) a iniciar na data de de de os serviços que menciona o contrato acima epigrafado, celebrado entre a de e a empresa supracitada. , de de . (nome e cargo por extenso)
ANEXO XII: RELATÓRIO FOTOGRÁFICO
Entidade Conveniada: Convênio nº
Objeto:
Etapa: [Selecione..] 1 - antes da realização da obra 2 - durante a realização da obra 3 - após a realização da obra
FOTOGRAFIA
(ESPAÇO DESTINADO PARA A FIXAÇÃO DA FOTOGRAFIA)
Informações sobre a fotografia apresentada: 1) Localização: 2) Data em que foi tirada a fotografia: 3) Observações:
Data Assinatura do responsável
ANEXO XIII TERMO DE ENTREGA / ACEITAÇÃO DEFINITIVA E LAUDO TÉCNICO
DA OBRA
1 - N.º DO CONVÊNIO
2 - PROGRAMA
CNPJ:
3 - CONVENENTE
Declaramos, para fins de direito, que recebemos na presente data, em perfeitas condições de uso e funcionamento, e em conformidade com as cláusulas do convênio supra mencionado projeto de
com sede no município de
LAUDO TÉCNICO
Parecer/Descrição:
CONVENENTE
___________________________________
Nome / Assinatura
________________________________________
MASP / CPF
__________________________________ N.º Registro de Habilitação Profissional
INTERVENIENTE
________________________________
Nome / Assinatura
____________________________________
MASP / CPF
________________________________ N.º Registro de Habilitação Profissional
TESTEMUNHAS
___________________________________
Nome / Assinatura
________________________________________
MASP / CPF
___________________________________
Nome / Assinatura
________________________________________
MASP / CPF
ANEXO XIV
Relação de Bens Permanentes Adquiridos, Produzidos ou Construídos
01 – NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE CONVENENTE
02- CONVÊNIO N.°
03- TIPO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
03.1- PARCIAL–PERÍODO DE EXECUÇÃO DA PARCELA___/___/___ A ___/___/___ PARCELA N.° ________
03.2- FINAL–PERÍODO DE EXECUÇÃO DO CONVÊNIO ___/___/___ A ___/___/___
04-DOCUMENTO 05- ESPECIFICAÇÃO DOS BENS 06- LOCALIZAÇÃO 07- Nº PATRIMÔNIO 08- QTDE.
09- VALOR – R $ 1.00
TIPO N.° DATA 09.1 - UNITÁRIO 09.2- TOTAL
10- TOTAL
11- TOTAL ACUMULADO
12- AUTENTICAÇÃO ___/___/___ ___________________________________________ ________________________________________________ DATA NOME DO DIRIGENTE OU DO REPRESENTANTE LEGAL ASSINATURA DO DIRIGENTE OU DO REPRESENTANTE LEGAL