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Biblioteche oggi – marzo 2007

Gestione e conservazione delle pubblicazioni

elettronichePercezione, pratiche, modelli

Tommaso GiordanoBiblioteca dell’Istituto universitario europeo

Fiesole (FI)[email protected]

1. Il contesto

La conservazione a lungo terminedelle pubblicazioni digitali accade-miche è argomento ricorrente nel-la letteratura professionale già dal-la metà degli anni Novanta. La di-scussione, tuttavia, resta confinatanella ristretta cerchia degli espertifino a questi ultimi anni, quando lacrescita progressiva delle quote dibilancio destinate alle risorse elet-troniche e la irresistibile afferma-zione dei modelli di licenza e-onlyfanno balzare agli occhi degli am-ministratori di biblioteche e di uni-versità la fragilità del nuovo siste-ma. Infatti attraverso la formula e-only le biblioteche possono oggiottenere da alcuni editori la versio-ne elettronica di intere collezionidi periodici, senza essere obbliga-te a sottoscrivere anche l’abbona-mento alla copia cartacea, comeinvece accade per le licenze cheimpongono l’acquisto in soluzionecombinata delle due versioni.Un’opportunità da tempo attesadalle biblioteche che possono fi-nalmente liberarsi dell’ingombrocartaceo e concentrare le risorsesui servizi elettronici, con ampioconsenso da parte di docenti, ri-cercatori e studenti. Venendo me-

no la copertura cartacea che ha alungo assicurato (almeno psicolo-gicamente) alle biblioteche il con-trollo sul pregresso, inevitabilmen-te si è manifestato il rovescio dellamedaglia, che ha messo in eviden-za la precarietà delle soluzioniprospettabili e l’impreparazionedei principali attori coinvolti nelcircuito della comunicazione acca-demica. Un segnale evidente del-l’inquietudine che si va diffonden-do nel mondo della ricerca in se-guito a questi sviluppi è l’appellosottoscritto nel dicembre 20051

dalle più importanti universitàamericane per richiamare l’atten-zione sulla necessità di un’azioneurgente volta alla conservazione alungo termine delle pubblicazionielettroniche, cui ha fatto seguitoun corposo rapporto pubblicatodal Council on Library and Infor-mation Resources nel settembre2006.2 Il rapporto, partendo da unesame approfondito della situazio-ne e delle soluzioni adottate in va-ri paesi,3 conclude con una serie diraccomandazioni indirizzate allebiblioteche, ai progetti di archivia-zione e agli editori. Mentre tutte lebiblioteche, indipendentementedalle dimensioni, vengono solleci-tate a prendersi la loro parte di re-sponsabilità e a sostenere i pro-grammi di archiviazione condivisa,gli editori dal canto loro sono invi-tati ad assumere un atteggiamentopiù aperto e liberale nella contrat-

tazione delle licenze e nella ge-stione dei diritti di archiviazione.Che la questione dell’archiviazionedelle pubblicazioni elettroniche siaparte integrante dell’intero com-plesso della comunicazione scien-tifica, per la quale è da più parti au-spicata una riforma radicale, è undato cui si può difficilmente obiet-tare. La questione appare ormai in-derogabile e quanto mai comples-sa, a causa dei molteplici aspettieconomici, sociali e legali ad essaconnessi, non ultima la normativasulla proprietà intellettuale che ap-pare sempre più inadeguata aiprocessi creativi e comunicativi in-nescati dalla rete. Un’ulteriore te-stimonianza della rilevanza delproblema è costituita dallo Studyon economic and technical evolu-tion of the scientific publicationmarket in Europe, pubblicato dallaCommissione europea nel febbraio2006;4 un sostanzioso documentoche tratta i vari aspetti dell’evolu-zione dell’editoria scientifica, cuiha fatto seguito la fase di consulta-zione ancora in corso nei vari pae-si europei. Il capitolo 8 è dedicato,appunto, alla conservazione a lun-go termine. Sulla questione speci-fica l’orientamento dello studio èsintetizzato nella raccomandazioneA4, dove si sottolinea la necessitàdi “promuovere la creazione di ar-chivi not for profit per la conserva-zione a lungo termine, equilibran-do gli interessi tra editori, bibliote-

Ché nel mondo mutabile e leggerocostanza è spesso il variar pensiero.

(Torquato Tasso, Gerusalemmeliberata, V, 3)

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che e studiosi”. D’altra parte il di-battito professionale, benché nonprivo di elaborazioni fondate eproposte avvedute e persino inge-gnose, sembra risentire ancora for-temente degli schemi consolidatidel mondo della comunicazioneanalogica e dei preconcetti e inte-ressi connessi. Non di rado glispunti più originali provengonodal contributo di studiosi emanci-pati dagli schemi della tradizionebiblioteconomica e disposti a in-quadrare la questione da un puntodi vista più complessivo. Un ap-porto in questa direzione è un re-cente intervento di Paolo Galluzzi,che suggerisce di superare la visio-ne limitativa imposta dall’attualeframmentazione del patrimonioculturale in archivi, biblioteche emusei, e indirizzare le energie ver-so una profonda riforma delle pro-cedure tradizionali di produzione,pubblicazione e diffusione delleconoscenze.

È insomma indispensabile muoveredalla consapevolezza che la rete ela smaterializzazione operata dalladigitalizzazione permettono final-mente di separare le funzioni diconservazione da quelle di valoriz-zazione.5

Questa affermazione racchiude unnodo centrale del problema dellaconservazione delle risorse digitali(e non solo), su cui varrebbe lapena sviluppare una riflessione,approfondita e intersettoriale.In questo articolo si intende ricon-durre l’attenzione su argomentipiù circoscritti, di carattere orga-nizzativo e procedurale, inerenti alrapporto tra la gestione delle col-lezioni elettroniche e la loro con-servazione. Più in particolare ven-gono considerati due aspetti dellaconservazione a lungo termine: ilprimo riguarda la percezione delproblema da parte delle bibliote-che universitarie e di ricerca relati-vamente alle riviste elettroniche; il

Da un altro studio condotto sullebiblioteche accademiche degliStati Uniti risulta che nel 2004 cir-ca il 70% dei periodici veniva ac-quistato nel solo formato elettroni-co.9 Nello stesso anno un’indagineeffettuata su un gruppo internazio-nale di 156 bibliotecari indicavache l’85% degli intervistati erapronto a cancellare gli abbona-menti cartacei qualora fosse statopossibile ottenere l’accesso in so-luzione e-only.10

Nei paesi europei l’elevata inci-denza dell’IVA sulle pubblicazionielettroniche (in Italia pari al 20%)ha rallentato il passaggio al mo-dello e-only, scoraggiando di fattole biblioteche a liberarsi della co-pia cartacea. Infatti adottando laformula cartaceo + elettronico siapplica il tasso di IVA molto piùbasso (in Italia 4%) previsto per lepubblicazioni cartacee. Comun-que, sebbene non tutte le aree delpianeta possano vantare la stessaprogressione nel passaggio al mo-dello e-only, per ragioni culturali esociali oltre che economiche, sipuò senza dubbio affermare che sitratta di una tendenza internazio-nale che coinvolge l’intero settoredella comunicazione scientifica,determinando un maggiore intrec-cio tra mercato dell’informazione,biblioteche e mondo della ricercae della formazione, con esiti diffi-cilmente prevedibili a causa deimolteplici interessi in gioco. Ne èprova la pronta e decisa reazionedella Information Access Alliance,in rappresentanza delle maggioriassociazioni bibliotecarie america-ne, intesa a sollecitare l’interventodella sezione antitrust del Diparti-mento di giustizia di fronte all’an-nuncio dell’acquisto di BlackwellPublishing da parte dell’editoreJohn Wiley and Sons.11 Una posi-zione che risente del clima esacer-bato venutosi a creare in seguitoad altre vendite e fusioni che inanni recenti hanno contrassegnatoil panorama dell’industria editoria-

secondo concerne le praticheadottate, comparando l’approcciotradizionale con i modelli emer-genti. La piattaforma di questa ri-flessione è costituita dalla lettera-tura professionale, e in particolareda alcune indagini e studi sullepratiche di conservazione realizza-ti in tempi diversi negli Stati Unitie in Europa.

2. Punti critici

Per decifrare il quadro che ci tro-viamo di fronte, sarà opportunoisolare e cercare di chiarire alcunipunti critici del problema, partico-larmente rilevanti ai fini del nostrodiscorso.

2.1 Biblioteche e mercatodell’informazione

Nel 1996 i periodici elettronici peerreviewed online erano 131; secon-do stime accreditate, nel giugno2006 risultavano attivi 14.338 titoli(1.429 dei quali open access), parial 62% dei 23.187 periodici acca-demici peer rewied.6 Molto più ap-prossimative e incoerenti risultanole stime riguardo alla diffusionedelle collezioni di e-book, ma ècomunque certo che questo pro-dotto è in forte espansione in cam-po accademico, come suggerisco-no le previsioni pubblicate dallaBritish Library, che prospettanoper il 2016 una crescita di mono-grafie elettroniche, ibride (cioèedite sia in formato digitale checartaceo) e in solo formato digita-le, pari a circa il 60% della produ-zione editoriale.7 Ancora più elo-quenti sono i dati sul comporta-mento delle biblioteche rispetto almercato delle pubblicazioni elet-troniche. Secondo le stime di ARL(Association of Research Libraries)dal 1995 al 2004 la spesa medianadelle biblioteche per la sottoscri-zione di licenze di periodici elet-tronici è aumentata del 1400%.8

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le accademica e accentuato la ten-denza monopolistica presente nelsettore. Ma è anche il segno rive-latore di un’elevata sensibilità allescosse sussultorie dell’industriaeditoriale e della consapevolezzadella accresciuta dipendenza dellebiblioteche dalle dinamiche delmercato dell’informazione, nelquale ormai si vedono immerse,loro malgrado.

2.2 Licenza d’uso e possesso

Non è il caso di addentrarsi nelcomplicato campo delle licenzeelettroniche; qui sarà sufficiente fo-calizzare e chiarire gli elementi piùrilevanti ai fini della conservazionedigitale. Semplificando e limitando l’inqua-dratura all’ambito degli e-journal,possiamo dire che la licenza elettro-nica regola l’uso di tre tipi di dati: a) l’annata corrente; b) le annate precedenti; c) la copia dell’annata sottoscritta,fornita dall’editore in un determi-nato formato, che può essere in-stallata sul sito locale come copiadi archivio.12

Quest’ultima opzione presupponeinfrastrutture appropriate per l’ar-chiviazione a lungo termine, chesolo un’esigua parte di biblioteche(e consorzi) si può permettere.13

In altri termini, l’acquisizione deidiritti di archiviazione potrebbe ri-sultare, in mancanza delle realipossibilità di utilizzo dei dati e diattuazione delle procedure di con-servazione, un’operazione del tut-to incongrua. Tra l’acquisto di una pubblicazio-ne a stampa e un contratto di li-cenza ci sono differenze sostanzia-li, così come tra un contratto d’ac-quisto di un appartamento e uncontratto di affitto. Nel primo casoinfatti si tratta di un acquisto cheautomaticamente dà luogo al pos-sesso in perpetuo del bene ogget-to della transazione. La licenza, in-vece, è un contratto che definisce

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i termini d’uso di un servizio in undeterminato lasso di tempo; inpratica, attraverso tale dispositivola biblioteca “affitta” l’uso di unarisorsa informativa e ne rimanepriva alla scadenza del contratto, oin seguito a un’interruzione delcontratto stesso provocata da unadelle parti per violazione dei ter-mini concordati. La cancellazionedell’abbonamento a un periodicocartaceo in un anno di ristrettezzefinanziarie non pregiudica alla bi-blioteca il possesso delle annateprecedenti disponibili sugli scaffa-li. Al contrario, una volta disdettoil contratto di licenza, alla bibliote-ca non rimane nulla, a meno che,come vedremo più avanti, non sia-no state precedentemente concor-date le apposite clausole. L’uso di un libro è governato dallalegislazione sul copyright, che dàalle biblioteche il diritto di offrirloalla libera consultazione, il dirittodi prestarlo e di riprodurlo per gliusi consentiti – secondo norme emodalità (non escluso il corrispet-tivo economico) che variano dapaese a paese – e il diritto di ar-chiviazione perpetua. La licenzaelettronica, invece, è governata daun contratto privato, in base alquale viene garantito l’accesso inun periodo predeterminato, se-condo modalità stabilite da clauso-le specifiche negoziate al momen-to del contratto, caso per caso. Taliclausole stabiliscono chi può acce-dere (utenti autorizzati) e i limiti ele modalità d’accesso consentite(ad esempio il prestito interbiblio-tecario, la stampa e lo scaricamen-to dei dati, ecc.). L’eventuale va-riazione delle clausole (ad esem-pio concedere l’accesso agli ex al-lievi di un ateneo) andrà rinego-ziata con il fornitore a fronte di uncorrispettivo economico. Non otte-nendo dall’editore il diritto di ar-chiviare la risorsa oggetto del con-tratto, le biblioteche non possonocontare sul capitale informativoaccumulato negli anni, come av-

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viene per le pubblicazioni a stam-pa. Diversi editori garantisconol’accesso perpetuo alle annate cor-renti cui si riferisce l’accordo; maquesto provvedimento (sulla cuiperpetuità si hanno non pochidubbi) è oggetto di una specificaclausola da negoziare. Anche laclausola di archiviazione, in virtùdella quale si ottiene il diritto dipreservare la copia della risorsa di-gitale ottenuta dal fornitore, è og-getto di negoziazione specifica; intale sede vengono parimenti defi-nite le specifiche e il formato del-la copia che verrà consegnata allabiblioteca.

2.3 Ciclo di vita del documento

Nell’ambito della gestione dellecollezioni, l’espressione ciclo di vi-ta (life cycle) indica l’insieme delleattività mediante le quali le biblio-teche esercitano la loro responsa-bilità di conservazione dei docu-menti nel lungo termine.14 Taleapproccio definisce le fasi di vitadei documenti nel corso degli an-ni, evidenzia le interdipendenzetra i differenti stadi e identifica icosti delle operazioni ad essi con-nessi.15 Le fasi considerate vannodalla selezione, acquisizione, cata-logazione e collocazione, all’archi-viazione, conservazione e restau-ro, alle operazioni di reperimento,ricollocazione e revisione dellacollezione. Analogamente, in am-biente digitale, i differenti stadi delciclo di vita del documento posso-no essere così identificati: acquisi-zione (selezione, verifica dellaproprietà intellettuale, licenza, or-dinazione/amministrazione, rice-zione e verifica); ingest (acquisi-zione dati); trattamento metadati;accesso; gestione dell’archivio da-ti; conservazione (procedure tecni-che e di controllo). I numerosi stu-di sulla conservazione delle pub-blicazioni digitali presentano nonpoche divergenze, soprattutto ri-guardo alla valutazione dei costi di

degli e-journal: infatti i modelli dilicenza suggeriti dalle organizza-zioni bibliotecarie prescrivevanole clausole di accesso permanente(NESLI, ICOLC, EBLIDA ecc.). Maquesti dispositivi erano, nella mag-gior parte dei casi, considerati unaparte accessoria del contratto,mentre il nocciolo duro della ne-goziazione con gli editori e gli in-termediari era, ed è tuttora, costi-tuita dalle questioni di impatto piùimmediato, quali il prezzo, la mo-dalità di accesso, la definizione di“utente autorizzato”, la disponibili-tà di titoli non sottoscritti in for-mato cartaceo, le clausole relativealla stampa, allo scaricamento deidati, all’ILL ecc.; insomma tuttiquei dispositivi che consentono diampliare immediatamente l’offertae le possibilità di accesso da partedegli utenti finali. Una politica sol-lecitata anche dalla spinta degliutenti, desiderosi di ottenere “orae subito” on line tutto ciò che èpossibile. Grazie alle aggregazioni consortilie ai contratti di licenza per l’acces-so all’intera collezione (il cosiddet-to big deal),18 a prima vista parti-colarmente attraenti, in un temporelativamente breve le università ei centri ricerca di moltissimi paesi,inclusi quelli emergenti e parte diquelli in via di sviluppo, hanno vi-sto crescere enormemente la lorodisponibilità di risorse informative. D’altra parte le indagini effettuatein tempi più recenti mostrano chenella pratica l’attitudine delle bi-blioteche rispetto alla conservazio-ne digitale non ha fatto molti pro-gressi. Nel 2001 un’indagine sullebiblioteche del Boston LibraryConsortium mostrava una scarsaconsiderazione del problema a li-vello degli accordi di licenza. Leclausole di archiviazione venivanoinfatti collocate al quinto e sestoposto per ordine di importanzanella negoziazione delle licenze.19

“The low importance placed on ar-chiving may be partially due to the

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preservazione nel lungo termine(oltre i cinque anni), ma su alcunipunti sembrano abbastanza con-cordi. Tra questi in primo luogol’elevata entità degli investimentinecessari per realizzare l’infrastrut-tura occorrente e per sostenere icosti di gestione nel lungo termi-ne.16 Un altro elemento da consi-derare è la non procrastinabilitàdelle operazioni indispensabili allaconservazione digitale, che inizia-no, almeno per quanto riguarda lepubblicazioni originate in formatodigitale, fin dalla fase di selezionee di definizione del relativo con-tratto di licenza; ciò implica nonsolo l’assenso ma anche la colla-borazione attiva dell’editore, affin-ché le operazioni successive pos-sano essere eseguite efficiente-mente. Infine un altro fattore di as-soluto rilievo è costituito dall’insta-bilità e dal carattere dinamico del-la pubblicazione digitale, nonchédalla obsolescenza tecnologica cuiè particolarmente esposta. Questecaratteristiche fanno sì che il do-cumento digitale richieda non lasemplice custodia, ma una cura at-tiva e costante, che non ammettefratture e discontinuità. Alla gestio-ne del ciclo di vita del documentodigitale viene in tempi più recentiassociato il concetto di curation(cura). La definizione di digitalcuration, maturata in ambito an-glosassone, comprende non solole operazioni per la manutenzionee la conservazione del documentodigitale lungo il suo ciclo di vita,ma implica anche la capacità didare valore aggiunto alle collezio-ni, stabilendo collegamenti disci-plinari, evidenziando i contenuti econtestualizzandoli.17

3. Conservazionedelle risorse elettroniche:percezione e pratiche

I termini del problema venivanosostanzialmente identificati giànella prima fase della diffusione

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fact that only 10% of surveyed li-braries cancelled print subscrip-tions”; di conseguenza le bibliote-che erano allora poco motivate aspingere per ottenere le clausoledi archiviazione.20 Questa giustifi-cazione non sembra invece appli-cabile alle diciannove bibliotecheuniversitarie britanniche che nel2003 hanno risposto a una consul-tazione di JISC sullo stesso tema.21

Dall’indagine si evince, infatti, chemolte istituzioni acquistano colle-zioni in soluzione e-only perché ilsistema risulta più economico allebiblioteche, in termini di costi digestione e di spazio per i magazzi-ni. Un dato non molto diversoemerge da una ricerca della ARLcondotta nel 2003, dalla quale ri-sulta che solo il 15% delle biblio-teche richiede la clausola di acces-so perpetuo per le licenze sotto-scritte.22 Come abbiamo detto, l’a-vanzata del modello e-only suscitain generale una maggiore consa-pevolezza del problema, almenosul piano concettuale, che tuttaviatarda a tradursi in azioni conse-guenti, per svariati motivi di ordi-ne pratico (tra cui la scarsa dispo-nibilità di risorse da investire), infondo ai quali serpeggia la convin-zione che ci sono altre priorità piùurgenti della preservazione. Un’at-titudine comune sia in Europa sianegli Stati Uniti – come confermaun’indagine del 200523 – che sot-tintende l’opinione, a volte esplici-tamente dichiarata, secondo la qua-le la conservazione “it’s not my li-brary business”, ma è una funzio-ne da demandare ad altre organiz-zazioni e biblioteche destinate aquesto compito specifico. Tale orien-tamento trova ulteriore conferma inun’approfondita ricerca del 2004,dove si evidenzia che il 60% dellelicenze esaminate non include leclausole di archiviazione e il 55% èsprovvisto delle clausole di “perpet-ual access”, anche perché risultadifficile ottenerle dagli editori.24

Un’indagine presentata all’ICOLC

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Meeting Fall 200625 offre un flashsulla posizione dei consorzi di bi-blioteche riguardo alla questionedella conservazione. Come è notoi consorzi, insieme alle bibliotechee agli editori, sono tra i maggioriplayers nel campo della comunica-zione scientifica. Il loro ruolo di-venta sempre più influente, per-ché rappresentano aggregati più omeno vasti di biblioteche e sonoanche i principali interlocutori nel-la negoziazione delle licenze congli editori.26 Al survey hanno par-tecipato 35 consorzi (18 Nordame-rica, 13 Europa, 1 India, 1 Giappo-ne, 2 consorzi internazionali, perun totale di 1.241 contratti di li-cenza). Tutti i consorzi hanno di-chiarato di considerare la conser-vazione a lungo termine una que-stione di primaria importanza.Tuttavia le risposte sulla prioritàaccordata alle clausole di archivia-zione nella negoziazione delle li-cenze con gli editori tradisconoquesta premessa. Infatti risulta chesolo 14 consorzi richiedono la co-pia per l’archiviazione permanen-te, e tra questi solo un paio forni-scono dettagli sul formato dei datiottenuti – che può voler dire che idati acquisiti per l’archivio nonvengono per ora utilizzati. Tuttociò se non altro comprova la diva-ricazione tra le intenzioni dichiara-te e le pratiche di conservazionerealmente attuate. Questa stessaattitudine emerge da un’altra inda-gine effettuata nel 2005 dall’Uni-versità di Innsbruck27 su 335 bi-blioteche di vario tipo (nazionali,pubbliche e universitarie) nei 25paesi dell’Unione europea, dallaquale risulta che la stragrandemaggioranza degli intervistati con-sidera la conservazione a lungotermine “very important” (75,6%)or “rather important” (22,9%); ciònonostante risulta che solo il 37,7%delle biblioteche ha iniziato o staper avviare programmi di archivia-zione digitale, per circa la metà deiquali non è stato ancora scelto il

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software da adottare. Un velo discetticismo scende sulle prospetti-ve future, allorché viene posta unadomanda sulla “fiducia” nell’acces-sibilità a lungo termine del sup-porto digitale: infatti, solo un terzodegli intervistati considera moltoprobabile che i documenti con-temporanei possano essere letti travent’anni, mentre la stragrandemaggioranza di essi (circa il 67% )ritiene improbabile che possanoessere letti fra cento anni.28

In sostanza, dalle indagini qui sin-teticamente riportate sembra emer-gere la consapevolezza culturaledel problema della conservazionedigitale, cui però, nella maggioran-za dei casi, non fa riscontro uncomportamento conseguente sulpiano politico e pratico. Indubbia-mente la priorità delle bibliotecheè oggi massimizzare l’accesso; es-se, pur riconoscendo il valore stra-tegico della conservazione, riten-gono che questo sia un compitoda demandare ad altri (bibliotechenazionali, trusted third part reposi-tories,29 consorzi, editori). Una po-sizione in buona parte condivisaanche dai consorzi, i quali, salvoalcune eccezioni, impiegano le lo-ro energie per aggregare i bisognidelle biblioteche e cercare di otte-nere servizi e condizioni economi-che più favorevoli dai grandi edi-tori. Tutto il gioco si svolge all’in-terno di una visione di corto ter-mine, dove le statistiche di uso euno sconto anche modesto conta-no più di qualsiasi considerazionedi ordine culturale e politico.Quanto questa attitudine derividalla forza d’urto dell’onda digita-le e quanto invece da convinzionipiù radicate è una questione daapprofondire.

4. Percezione e pratichein contesto pre-digitale

Indicazioni al riguardo si possonorintracciare nel dibattito, di alcuni

anni fa, sulla gestione delle colle-zioni, quando la tecnologia digita-le era ancora agli albori e il suoimpatto sulle biblioteche risultavapiuttosto marginale. Particolar-mente interessante, da questopunto di vista, è uno studio ampioe approfondito sulle politiche e lepratiche di conservazione nelle bi-blioteche britanniche nei primi an-ni Novanta, condotto da JohnFeather, Graham Matthews e PaulEden.30 La ricerca, basata su un’in-dagine effettuata nel 1993 in 488biblioteche di vario tipo (“a largerepresentative sample of public,academic and special libraries”),evidenzia come per la maggiorparte delle biblioteche “preserva-tion is a very minor concern, ornot designated as a such”, essen-zialmente finalizzata “ad assicurareche il materiale corrente sia dispo-nibile in quantità sufficiente e inbuono stato, e ricorrere alle risor-se esterne – servizi di fornitura didocumenti e servizi di rete – pergli altri materiali e dati”.31 “We donot preserve but rather exploit ourstock”,32 così sintetizza efficace-mente questa filosofia un bibliote-cario universitario, intervistato du-rante la ricerca. D’altra parte emerge la contraddi-zione tra la crescente presa di co-scienza del problema da parte disettori considerevoli della profes-sione bibliotecaria e i programmidi conservazione delle singole bi-blioteche.

There is a perceptible gap betweenthe aspirations and achievementsof many librarians.33

Nella maggior parte delle bibliote-che la “preservation policy” nonviene resa esplicita, ma l’attività diconservazione esiste de facto, ed èincorporata nelle procedure di ge-stione delle collezioni; affiora unaspecie di “conservazione passiva”,o meglio, usando l’efficace espres-sione coniata dagli autori della ri-

cerca, una “preservation by iner-tia”: non c’è tempo, né ci sono in-centivi per sfoltire le collezioni;ma tuttavia sembra esserci “a genu-ine belief in the long term value ofthe collection and a consequentdesire to preserve them for futuregeneration”.34

Questa attitudine si può riscontra-re nella “biblioteca media” di mol-ti altri paesi.35 Più recentemente leosservazioni di J.P. McCarty, del-l’University College Cork (Irlanda),confermano la pratica sopra de-scritta :

There was never an underlyingcommitment to a policy of a com-prehensive collection, after all weare a teaching and research insti-tution and our primary aim hasbeen to serve current need anddemand.36

Emerge una sorprendente coinci-denza tra le attitudini delle biblio-teche rispetto alla preservazionedigitale e le pratiche adottate dallebiblioteche britanniche, in un con-testo ancora sostanzialmente “paperbased”, come mostrano le analisifin qui discusse. Possiamo affer-mare, con ragionevole approssi-mazione, che lo sviluppo dellecollezioni cartacee, nella maggiorparte delle biblioteche universita-rie, è stato realizzato secondo ilmodello just in case, che implical’accumulazione di materiale comemezzo per potenziare la disponibi-lità in caso di bisogno. A questoproposito appare particolarmenteefficace, ancorché genuina, la te-stimonianza del bibliotecario irlan-dese sopra citato:

Abbiamo cercato di acquistare ilpiù possibile quando le condizionieconomiche erano buone e quan-do ci venivano donate parti di col-lezioni pensavamo che era beneprendere quello che si poteva conla speranza che un giorno avrem-mo potuto completarle. In questosenso è più realistico dire che ciò

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che abbiamo raccolto riflette i “bi-sogni passeggeri” più che esigenzedi lungo termine.37

Quanti bibliotecari si possono rico-noscere in questo onesto pragmati-smo!38 In effetti il sistema della“preservation by inertia”, alimenta-to da raccolte accumulate dietro laspinta dei bisogni contingenti, hafondamenti più concreti e speri-mentati di quanto appaia. Il tutto èretto dalla diffusa e impercettibileconvinzione che la ridondanza del-le collezioni, grazie alla molteplici-tà e varietà delle biblioteche cheadottano questo approccio e agliistituti preposti alla conservazione,sia in grado di assicurare nel lungotermine la trasmissione del patri-monio culturale. Possiamo dire chequesto sistema maturato nel tempoe dotato di una certa capacità diautoregolazione ha complessiva-mente funzionato, permettendo dirintracciare un documento dovun-que esso si trovi, perciò una certafiducia nella sua efficacia è più chemeritata;39 il suo limite, purtroppo,è che… non è trasferibile in am-biente digitale.

5. Modelli

Il confronto tra l’approccio tradi-zionale e i modelli organizzativiemergenti in ambiente digitalepuò aiutarci a definire meglio i ter-mini della questione per quel cheriguarda l’intreccio tra gestione econservazione delle collezioni.L’esigenza di amministrare effi-cientemente le risorse elettronichee di incorporarle nei servizi spingele biblioteche a riconsiderare pro-fondamente le procedure di lavo-ro, ad adeguare i sistemi di gestio-ne automatizzata e le competenzedel personale alla mutata situazio-ne. I cambiamenti strutturali e or-ganizzativi cui sono attualmentesottoposte le biblioteche universi-tarie e di ricerca non hanno prece-

denti storici, se si considera la por-tata e la velocità con cui si stannosvolgendo. Uno dei principaliaspetti di tale evoluzione riguardai flussi di lavoro per il trattamentodelle risorse elettroniche; in talecontesto l’espressione work flowindica l’insieme delle procedureoccorrenti alla gestione efficientedella risorsa nelle differenti fasi delsuo ciclo di vita.40 I nuovi sistemidi gestione che supportano talioperazioni – Electronic ResourceManagement Systems (ERM) – fan-no riferimento a procedure con-cordate in ambiente bibliotecario,comprendenti le seguenti fasi:41

a) selezione (identificazione e ana-lisi del prodotto, trial, o prova); b) acquisizione (negoziazione del-la licenza, valutazione tecnica, ne-goziazione economica / proceduraamministrativa); c) implementazione (incluse inte-grazione in catalogo e promozionedella risorsa), manutenzione e va-lutazione, amministrazione e con-trollo. Come si può osservare, il processodecisionale inizia con la fase a),ma il suo momento cruciale si col-loca nella fase b), ed è collegato alprocesso di negoziazione della li-cenza con il fornitore, che com-prende gli accordi relativi alle clau-sole di accesso perpetuo e quelleper l’ottenimento della copia desti-nata all’archiviazione permanente.In questa fase vengono anche veri-ficate le condizioni tecniche, econcluse le parti economiche e le-gali dell’accordo. Lo schema ripor-tato nella figura 1 confronta l’ap-proccio tradizionale con i procedi-menti adottati in contesto digitale,inquadrando solo la prima fase delflusso e mettendo in evidenza glielementi più rilevanti ai fini dellaconservazione a lungo termine.Le considerazioni che si potrebbe-ro ricavare da questa schematica eparziale rappresentazione sonomolteplici. Qui ci si limiterà a met-tere in rilievo due aspetti partico-

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larmente significativi sotto il profi-lo organizzativo. In primo luogo ilprocesso decisionale: mentre nelsistema tradizionale le decisioniinerenti alla preservazione a lungotermine erano implicite, quasi im-percettibili, e potevano essere di-luite attraverso i meccanismi pro-cedurali nel corso degli anni, incontesto digitale la preservazionerichiede decisioni più nette, nonprocrastinabili, e specifiche perciascuna risorsa, già in fase di se-lezione e acquisizione. Se si esa-mina il flusso del trattamento dellerisorse elettroniche nelle bibliote-che risulta evidente che il trial, lanegoziazione delle clausole di ac-cesso e di archiviazione, le intera-zioni e la collaborazione con i for-nitori sono momenti cruciali per iprocessi di preservazione. Tuttociò prefigura un modello decisio-nale ex ante, che richiede un ap-proccio proattivo e più strutturato

rispetto al sistema tradizionale.D’altra parte la decisione di pre-servare o meno una certa risorsapresuppone l’esistenza di un’infra-struttura specifica e di un pianosostenibile nel lungo termine. Ènoto che la conservazione digitaleè un’operazione costosa che nonpuò essere accomodata nelle pie-ghe dei bilanci correnti delle bi-blioteche; poiché essa richiede in-vestimenti rilevanti e impegni dilungo termine, va trattata comequestione di alto livello strategico,che si pone ben oltre l’autonomiaamministrativa normalmente ac-cordata alle biblioteche.

6. Conclusioni

Sul piano gestionale la differenzatra l’approccio tradizionale allo svi-luppo delle collezioni e i modelliemergenti è pressoché radicale, co-

sì come le culture professionali adessi sottese. Non si tratta, ovvia-mente, solo di questioni “culturali”,ma anche di problemi strutturali divasta portata che minano alle radi-ci il modello economico che ha ret-to finora le biblioteche. È in atto ilpassaggio da un sistema impernia-to sull’accumulazione e la “capita-lizzazione” patrimoniale della spe-sa corrente a un modello basato sucontratti per l’uso temporaneo del-le risorse, dove il budget delle bi-blioteche si traduce in “spesa difunzionamento”, che non lascia se-dimenti patrimoniali e sufficientigaranzie per il futuro. Siamo dun-que in presenza di un mutamentoradicale delle biblioteche che met-te in discussione i fondamenti stes-si della loro organizzazione.L’idea – ricorrente negli studi esa-minati – che le funzioni di conser-vazione a lungo termine non rien-trino nella responsabilità di tutte le

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Fig. 1 – Confronto degli elementi organizzativi inerenti alle attività di conservazione nei due contesti analogicoe digitale

ANALOGICO DIGITALE

ObiettiviMassimizzare la disponibilità dei Massima priorità: l’accesso all’informazione per soddisfaredocumenti per soddisfare i bisogni attuali i bisogni attuali.(approccio just in case).

Politica De facto, non esplicitamente dichiarata. Va esplicitamente dichiarata, collegata alla politica delle licenze.di conservazione

SelezioneFondata sull’assunto che il documento La risorsa da conservare va identificata in questa fase, anche inacquistato sarà tenuto in biblioteca considerazione delle possibilità di accordo per l’ottenimentoper sempre. della copia di archivio.

Basata sul possesso in perpetuo del Basata sulla licenza di uso temporaneo, stabilita da un contratto tra le parti.Acquisizione documento (uso regolato dalla legislazione

sul copyright).

FormatoCaratterizzato da stabilità e relativa capacità Il documento elettronico è instabile e inadatto all’autoconservazione.di autoconservazione.

Organizzazione La conservazione non enucleata come La conservazione identificata come funzione specifica a sé stante.funzionale funzione specifica.

InfrastruttureLe infrastrutture per l’accesso e per Per la conservazione sono necessarie infrastrutturel’immagazzinamento possono in buona e investimenti ad hoc.parte coincidere.

Cura delle collezioni La discontinuità è tollerata. Necessita una cura permanente; la discontinuità non è ammessa.

Processo decisionaleImplicito, “by inertia”, le decisioni Strutturato e proattivo, basato su un approccio ex ante. Le decisionipossono essere differite. connesse alla conservazione non sono procrastinabili.

Relazioni con l’esternoSi tende all’autosufficienza; le biblioteche Orientate alla collaborazione; le biblioteche sono più sensibili aglirisultano poco interessate alle dinamiche sviluppi del mercato dell’informazione.del mondo editoriale.

Cultura organizzativaFondata su pratiche consolidate, poco Disposta al cambiamento, orientata all’impiego di proceduredisponibile al cambiamento. in continua evoluzione.

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biblioteche è un principio consoli-dato e condivisibile. Ma il punto èche, nel contesto digitale attuale,le istituzioni deputate alla conser-vazione e gli strumenti per attuar-la efficacemente non sono benidentificabili, come invece è avve-nuto per l’ambiente analogico.Prevale l’opinione in favore di unaconferma di tali responsabilità allebiblioteche nazionali o ad agenziedestinate allo scopo (third partytrusted repositories), ma affioranoanche componenti non marginaliche vedrebbero con favore l’asse-gnazione di tale responsabilità aglieditori o un diretto coinvolgimen-to di questi ultimi nelle strategie diconservazione. Le biblioteche e i sistemi che ab-biamo ereditato e sviluppato fino-ra sono condizionati dalla fisicitàdei documenti posseduti, raccoltie collezionati in un contesto in cuiil possesso del documento risulta-va il presupposto più efficienteper poterne fruire; dove le infra-strutture occorrenti per l’accesso eper la conservazione potevano inbuona parte coincidere. Nella di-slocazione fisica delle bibliotechehanno potuto influire le motiva-zioni più diverse, da quelle di ca-rattere storico-politico e simbolicoa ragioni più pratiche e contingenti.È tuttavia evidente che, in genera-le, tale organizzazione è stata im-prontata a esigenze di distribuzio-ne del servizio all’utente. La fram-mentazione e, spesso, la ridondan-za delle collezioni sono principal-mente dovute all’esigenza di avvi-cinare il lettore al punto di servi-zio, che in molti casi ancora oggi –nell’ambito delle biblioteche pub-bliche – rappresenta l’unica realepossibilità di accesso al libro. Ilprogressivo (e relativo) supera-mento delle barriere di spazio e ditempo determinato dalla rete e leesigenze di una società cultural-mente più complessa e differen-ziata inducono a una rivisitazioneglobale degli scopi e delle strate-

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gie del vecchio impianto. Nel mo-mento in cui si differenziano piùnettamente le funzioni di distribu-zione e di archiviazione, andreb-bero riconsiderate le responsabili-tà riguardo all’accesso e alla con-servazione a lungo termine, in unquadro più complessivo che coin-volga tutte le istituzioni della me-moria e gli attori della catena diproduzione e diffusione delle co-noscenze. Nuove opportunità enuove sfide si profilano all’oriz-zonte per le biblioteche, per gli ar-chivi e per i musei;42 saper coglie-re le une implica l’accettazionedelle altre, in una visione orienta-ta alla progettualità e all’assunzio-ne di responsabilità condivise.

Note

L’autore ringrazia Elena Brizioli ePaola Gargiulo per i loro commentialla prima versione del testo.

1 Urgent action needed to preservescholarly electronic journals, <http://www.diglib.org/pubs/waters051015.htmhttp://www.diglib.org/pubs/waters051015.htm>.2 ANNE R. KENNEDY et al., E-journal ar-chiving metes and bounds: a survey ofthe landscape, Washington DC, Councilof Library and Information Resources,September 2006, <http://www.clir.org/pubs/reports/pub138/ pub138.pdf>.3 Sui principali programmi di conser-vazione delle pubblicazioni accademi-che, cfr. TOMMASO GIORDANO, Le colle-zioni non abitano più qui?, “Bibliote-che oggi”, 24 (2006), 2, p. 90-102;<http://www.bibliotecheoggi. it/>.4 Study on economic and technicalevolution of the scientific publicationmarket in Europe, final report, January2006; commissioned by DG-Research,European Commission, <http://ec.europa.eu/research/science-society/pdf/scientific-publication-study_en.pdf>.5 PAOLO GALLUZZI, Il web e le nuove ar-chitetture della conoscenza, interven-to alla Conferenza internazionale“Cultural heritage on line: the challengeof accessibility and preservation”, Fi-renze 14-16 dicembre 2006 (atti incorso di pubblicazione).

6 ANNE R. KENNEDY et al., E-journal ar-chiving metes and bounds..., cit.7 DAVID J. POWELL, Publishing output to2020, in The future of print and elec-tronic publishing output worldwide,report by Electronic Publishing ServicesLtd to the British Library, January 29,2004 (estratto disponibile all’indirizzo:<http://www.bl.uk/about/articles/pdf/epsreport.pdf>).8 ANNE R. KENNEDY et al., E-journal ar-chiving metes and bounds..., cit., p. 6.9 SHARON FARB, Libraries, licensing andthe challenge of stewardship, “FirstMonday”, 11 (2006), 7, <www.firstmonday.org/issues/issue11_7/farb/index.html>.10 PUBLISHER COMMUNICATION GROUP,Global electronic collection trends inacademic libraries: 2004, <http://www.pcgplus.com/resnresource/research/GlobalEITr.pdf>.11 IAA writes to Department of Justicerequesting review of John Wiley andSons acquisition of Blackwell Publish-ing, November 29, 2006, <http://www.informationaccess.org/wiley.blackwell.pdf>. Analoga iniziativa è stataintrapresa da alcune organizzazionibibliotecarie europee (CURL, EBLIDA,SCONUL, LIBER, SPARC Europe) cheil 12 gennaio 2007 hanno inviato unalettera alla DG Concorrenza della Com-missione europea (https://mx2.arl.org/Lists/SPARC-OAForum/Message/3561.html). 12 In accordo con la definizione dellaDigital Library Federation (DLF), inquesto articolo per “accesso perpe-tuo” si intende il diritto ad accederepermanentemente alla risorsa oggettodella licenza (ad es. l’annata del pe-riodico cui si riferisce l’accordo) sul si-to dell’editore o su un sito gestito daterzi. Mentre per “diritto di archivio” siintende il diritto di trattenere una co-pia elettronica (della risorsa oggettodella licenza) per scopi di conserva-zione. Cfr. Electronic Resource Man-agement: report of the DLF ElectronicResources Management Initiative.Appendix D: data element dictionary,Washington DC, Digital Library Fed-eration, 2004, <http://www.diglib.org/pubs/dlf102/>. 13 Cfr. UWE M. BORGHOFF et al., Longterm preservation of digital docu-ments: principles and practice, Berlin,Springer, 2006.

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14 HELEN SHENTON, Life cycle collection man-agement, “Liber Quarterly”, 13 (2003), 3-4, p. 256-272.15 R. MCLEOD – P. WHEATLEY – P. AYRIS,Life cycle information for e-literature:full report from the LIFE Project,research report, LIFE Project, London,2006, <http://eprints.ucl.ac.uk/archive/00001854/01/LifeProjMaster.pdf>.16 Oltre agli studi già citati di HelenShenton e di R. Mcleod, P. Wheatley eP. Ayris, si veda: ROGER C. SCHONFELD

et al., The nonsubscription side of peri-odicals: changes in library operationsand costs between print and electronicformats, research report, Washington,Council of Library and InformationResources, June 2004.17 DIGITAL CURATION CENTRE (DCC),<http://www.ac.uk/about/what/>; siveda anche il rapporto disponibilesullo stesso sito: PHILIP LORD – ALISON

MACDONALD, e-Science curation report:data curation for e-science in UK, pre-pared for the Joint InformationSystems Committee (JISC) Committeefor the Support of Research (JCSR),The Digital Archiving ConsultancyLtd, 2003. 18 Cfr. JEFFREY N. GATTEN – TOM SANVILLE,An orderly retreat from the big deal: isit possible for consortia?, “D-LibMagazine”, 10 (2004), 10; <http://

www.dlib.org/dlib/october04/gatten/10gatten.html>.19 JENNIFER WATSON, You get what youpay for? Archival access to electronicjournals, “Serials Review”, 31 (2005),3, p. 201-205.20 Ivi, p. 203.21 MAGGIE JONES, Archival e-journalsconsultancy: final report, report com-missioned by the Joint InformationSystems Committee (JISC), October2003, <http://www.jisc.ac.uk/uploaded_documents/ejournalsfinal.pdf>. 22 MARY M. CASE, A snapshot in time:ARL libraries and electronic journalresources, “ARL”, 235, August 2004.23 JENNIFER WATSON, You get what youpay for?…, cit., p. 203.24 SHARON FARB, Libraries, licensing...,cit.25 TOMMASO GIORDANO, Survey on ar-chiving and long term preservation.A view from the consortium side, pa-per presented at “ICOLC Fall 2006(8th European Meeting)”, Roma,<http://www.aepic.it/conf/viewabstract.php?id=178&cf>. 26 ID., Library consortia in Europe,“Encyclopedia of Library and Informa-tion Science”, 1 (2005), 1, <http://www.dekker.com/sdek/abstract~db=enc~content=a713602119>.27 MONIKA KRIMBACHER – MICHAEL

NEUHAUSER – MARTINA VOGL, Survey onthe long-term preservation of digitaldocuments in European libraries,reUSE Project, University InnsbruckLibrary, 2005, <http://www.uibk.ac.at/reuse/docs/d_6.7study_european_digital_repositories.pdf>.28 Ibidem.29 Depositi “affidabili” gestiti da orga-nizzazioni / agenzie terze, in grado digarantire nel tempo l’integrità, l’auten-ticità e l’accessibilità di documenti di-gitali. Cfr. Trusted digital repositories:attributes and responsibilities, an RLG-OCLC report, Mountain View (CA),May 2002; <http://www.rlg.org/legacy/longterm/repositories.pdf>. Si vedaanche: DAVID ROSENTHAL et al., Require-ments for digital preservation systems:a bottom up approach, “D-Lib Ma-gazine”, 11 (2005), 11, <http://www.dlib.org/dlib/november05/rosenthal/11rosenthal.html>.30 JOHN FEATHER – GRAHAM MATTHEWS –PAUL EDEN, Preservation management:policies and practices in British libraries,Aldershot (UK) – Brookfield (USA),Gower, 1996.31 Ivi, p. 126.32 Ivi, p. 78.33 Ivi, p. 36.34 Ivi, p. 37.35 Ovviamente questa generalizzazio-ne non è applicabile alle più grandi eprestigiose università di molti paesieuropei, a cominciare da quelle bri-tanniche, da tempo impegnate in pro-grammi di conservazione. È noto, pe-raltro, che le grandi università ameri-cane e australiane hanno affrontato ilproblema della conservazione conprogrammi e strategie più lungimiran-ti – e probabilmente anche con mag-giori investimenti – di quanto sia av-venuto in molti paesi europei (tenen-do tuttavia presente che anche ilVecchio continente ha le sue aree dieccellenza). 36 J.P. MCCARTY, The print block and thedigital cylinder, “Library Management”,26 (2005), 1-2, p. 93.37 Ibidem.38 Non risultano indagini sulla gestio-ne delle collezioni nelle bibliotecheitaliane comparabili a quella di JohnFeather, Graham Matthews e PaulEden, considerata in questo paragra-fo. La peculiarità della tradizione ita-liana, caratterizzata dal modello bi-

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blioteca-magazzino, dalla scarsa prati-ca di revisione e sfoltimento delle rac-colte e, nelle università, dalla fram-mentazione dei fondi librari, rendeproblematica la comparazione con lasituazione degli altri paesi. Va però ri-levato che negli ultimi vent’anni si re-gistra una lenta ma progressiva evolu-zione verso il modello a scaffale aper-to di matrice anglo-americana, consi-derato un punto di riferimento da tut-te le biblioteche del pianeta. Per unarilettura aggiornata della questione siveda: GIOVANNI SOLIMINE, La biblioteca:scenari, culture, pratiche di servizio,Roma-Bari, Laterza, 2004.39 Cfr. DEREK LAW, The organisation ofcollection management in academiclibraries, in Collection managementin academic libraries, edited by ClareJenkins and Mary Morley, Aldershot,Gower, 19992, p. 15-38.40 Cfr. MARIA CASSELLA – PAOLA GARGIULO,Il work flow delle risorse remote, “Bi-blioteche oggi”, 24 (2006), 6, p. 46-58;<http://www.bibliotecheoggi.it/2006/20060604601.pdf>.41 Electronic Resource Management:report of the DLF Electronic Resources

Management Initiative, cit. Si veda an-che: ELLEN FINNIE DURANCEAU, Beyondprint: revisioning serial acquisitions forthe digital age, “The Serial Librarian”,33 (1998), 1-2, p. 83-105; TIMOTHY D.JEWELL, Selection and presentation ofcommercially available electronic re-

sources, Washington DC, Digital Li-brary Federation and Council on Li-brary and Information Resources, 2001.42 Cfr. Preservation management: forlibraries, archives and museums, editedby G.E. Gorman and Sydney J. Shep,London, Facet Publishing, 2006.

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Preservation and management of digital publications

Long term preservation of academic publications is a complex issue,involving several diverging interests which are emerging between publishers and libraries. This article has a more limited scope andseeks to develop considerations on two questions: firstly to investigatehow the problem of archiving and preservation of electronic journals isperceived by university and research libraries; and secondly the prac-tices implemented both in the digital and the pre-digital environment. A comparative scheme of several organisational components (i.e. workflow and decision making processes) considered in the above-mentionedcontexts is proposed. Licensing implications for digital archiving andlibrary collections’ management are also considered. It concludesthat important changes occurring in knowledge communication requirenew preservation policies based on shared responsibilities and collaborative approaches.

Abstract

orientamenti gestione e conservazione delle pubblicazioni ... · della information access alliance,...

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