oscar enrique alvarez. quienes piensan que no tienen tiempo para hacer ejercicio, tarde o temprano...
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Oscar Enrique Alvarez
Quienes piensan que no tienen tiempo para hacer ejercicio, tarde o temprano tendrán que hallar tiempo para enfermarse.Edward Stanley
Si esperamos, lo único que conseguiremos es ponernos viejos.Larry Mc Murtry
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo
Aprovechamiento del tiempo, tiene que ver con la claridad, con lo que queremos, con lograr el mejor retorno
Gestión tiene que ver con la disciplina, tiene que ver con la ejecución, con no malgastar
El material con el cual esta hecho la vida de cada uno es el tiempo, por lo tanto…
Usar el tiempo sabiamente en actividades que te acercan a tus metas
Paradigmas, tiene que ver con mis lentes
Conductas, tiene que con el hacer Lograr, tiene que ver con los
resultados
Una buena, ustedes son los pilotos Una mala, el tiempo vuela
Sentimos que no estamos logrando lo que podríamos o queremos hacer
Sentimos que hemos perdido el control
Si no están usando el tiempo para conseguir las metas más importantes, es el momento de HACER UN CAMBIO
Incrementar nuestra productividad personal y laboral
Para lograr...
Pro: Adelante Ducir: Conducir
Conducir hacia delante o hacia lo importante
El elemento básico del tiempo es algo que ocurre, o sea un acontecimiento
La clave para Administrar el tiempo es controlar los acontecimientos
¿La energía del ser humano, es finita o infinita?
¿Puedo influenciar en el tiempo?
En toda acción hay dos creaciones, la del pensamiento y la de la acción concreta
En las acciones importantes hay tres creaciones, el pensar, el plan y la acción
Descubrir
Planificar
Actuar
Para conectarse hay que encontrar la brújula antes que
el reloj
El buque de Guerra de la Real Armada Inglesa, con el Capitán Jack Scott
Es encontrar el norte, la razón de la vida, teniendo en cuenta los roles de cada uno
¿Cuando uno no tiene en claro en qué ocupa más el tiempo?
FÍSICAS: Energía – Salud SOCIALES: Relaciones con los demás CRECIMIENTO Y MEJORAMIENTO:
Desarrollar nuevas habilidades ESTRUCTURALES: Sentido claro de quien
quiero ser, la huella a dejar ECONÓMICAS: Independencia
CRECIMIENTO Y OPORTUNIDADES: Centrarse en las oportunidades y no en las crisis
GESTIONAR PERSONAS: Arriba, abajo y a los laterales
ADMINISTRATIVAS: El día a día
Si uno sabe lo que quiere puede centrarse en lo
importante, sino lo sabe que Dios lo ayude
URGENTEI
NO URGENTEII
III IV
IMPO
RTA
NTE
NO
IMPO
RTA
NTE
URGENTEI
NO URGENTEII
III IV
IMPO
RTA
NTE
NO
IMPO
RTA
NTE
EstrésRelaciones tensas
PlanificaciónRecreaciónPrevención
CRISIS DESARROLLO
DESPERDICIOENGAÑO
Evasión, juegos de internetTV, Spam, café,alcohol
Asuntosde poca importancia
Pensar antes de hacer Planificar Establecer Prioridades Centrarse en lo
importante Prever urgencias y
contingencias Disciplina en la
ejecución, para no apartarse de las prioridades y la planificación
Ejercer las elecciones
URGENTE
IMPORTANTE
Toda persona ocupada tiene generalmente más cosas para hacer que las que puede,
. . . ¿qué es lo más importante . . . ? Dependerá de cada situación:
• Las acciones que acercan hacia los objetivos son más importantes que las que son inoperantes para el logro de los mismos
• Es más importante ocuparse de las oportunidades que de resolver problemas.
• Las dificultades de la gente que quiero, son muchas veces mi mejor prioridad
Toda hora empleada en planear
eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados
Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los primero y últimos 15 minutos de labores, en planear día
¿Cómo se comerían un elefante?
Una vez que sabe lo quiere, es el verdadero momento para ir
más rápido
“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.
Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad
Hay que ser conscientes de: Cómo utiliza su tiempo Cuánto tiempo necesitan algunos
temas Los puntos fuertes y débiles de sus
hábitos laborales actuales Las personas o circunstancias que le
impiden o aumentan su rendimiento
A: “Imprescindible hacer”. Actividades decisivas. Algunas son por compromisos u ordenes administrativas, clientes importantes, oportunidades de éxito o desarrollo, que está llegando el tiempo límite
B: “Debe hacerse”, actividades de valor medio, pueden contribuir pero no son tan esenciales o no hay un tiempo límite
C: “Deseable de hacer” Son temas que se pueden eliminar o posponer para los momentos de poca presión
A: Es indispensable hacerlo hoy B: Debe hacerse hoy C: Podría hacerse hoy.
APRENDER DE LOS OBSTÁCULOS
ANALIZAR LOS FACTORES CLAVES
FIJAR ESTRATEGIAS ATACAR RETROALIMENTACIÓN
ERRORES TÉCNICOSSin objetivos escritos, sin fechas, elegir malos
momentos, no delegar, ambiente desorganizado, no recordar
REALIDADES EXTERNASEntorno desorganizado, demasiada carga,
problemas de salud, transición personal, ambiente problemático
OBSTÁCULOS PSICOLÓGICOSSaboteadores internos, objetivos pocos
claros, disfruta de la presión, ignorar su vida por los demás, comprometerse mucho, perfeccionista
QUE FUNCIONA BIEN AHORA IDENTIFIQUE SUS PREFERENCIAS SUS MOMENTOS DE ENERGÍA
FIJAR ESTRFIJAR ESTRAATEGIASTEGIAS
DESARROLLE UN MAPA DEL TIEMPO SELECCIONE SU AGENDA
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. Imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, favorece la eficiencia
Verificar después si tu estimación fue realista
D IRIGIR TAREAS
E LIMINAR TAREAS QUE NADA AGREGAN
S EÑALAR FECHAS
E STABLECERLAS EN SU TIEMPO
O BSERVAR LA EVOLUCIÓN
DIRIGIR RELACIÓN Y TIEMPO
ELIMINAR SIMPLIFICAR - DELEGAR
SEÑALAR PRIORIDAD - RAPIDAS - ENERGÍA -
GEOGRÁFICAS
ESTABLECER EN SU TIEMPO ENCUADRAR - MINIMICE INTERRUPCIONES NO
AL PERFECCIONAMIENTO
OBSERVAR MONITOREE - AJUSTE SU TIEMPO - PIENSE EN
LAS CRISIS - PERDÓNESE - CELEBRE
IDENTIFIQUE SUS ROLES SELECCIONE LAS METAS
PARA CADA ROL TRABAJE POR SEMANA TENGA EN CUENTA LOS
VALORES
ROLES METAS PLANSEM HS. LUN MAR MIER JUEV VIER SAB. DOM
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“Aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”
Tener oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción
He aprendido a separar mis emociones vinculadas con el trabajo, así como mi día laboral. Lo escribo todo, y como dejo mis notas donde sé que aparecerán, una vez que he anotado algo lo olvido.
En las organizaciones con jefes organizados y decididos,
todo es más fácil
El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad...
Los directivos obtienen resultados a través del trabajo de la gente. Quien realiza una tarea que pueda delegar está perdiendo su valioso tiempo.Principios:
• Confiar la tarea al colaborador más competente explicándole el contenido y el sentido del encargo
• Fijar fechas de cumplimiento• Utilizar un sistema de control de la ejecución• No desligar a ningún colaborador de la
obligación de realizar la tarea correctamente, si esta mal él lo corrige
La inexistencia de una descripción de los puestos de trabajo es causa de que no se sepa claramente quién es el responsable de determinadas tareas y en otros casos que haya superposición. Todo ello provoca pérdidas de tiempo y es fuente de conflictos interpersonales.
Cuando hay un sólo "Gran Jefe" "imprescindible“ y el resto colaboradores sin autoridad, la empresa se vuelve vulnerable porque si falta, nadie puede reemplazarlo.
Es importante tener diferentes grados de autoridad
Desorganización personal (escritorio desorganizado, sin planificador, etc.)
Duplicidad de esfuerzo (se malgasta la energía propia y la de los colaboradores)
Falta de claridad de responsabilidades (falta de definición o dobles jefaturas)
Burocracia (papelería excesiva sin sentido)
Las reuniones son para establecer estrategias, criterios de acción y fijar pautas para avanzar
La reunionitis, son para diluir responsabilidades (si uno quiere que algo no se haga nombre una comisión), para señalar con el dedo a los culpables, el personal sale de ellas cansado y agotado sin nada claro
Empiece y termine a la hora acordada No permita frases negativas o discusiones
sin sentido (el ánimo de la salida de una reunión tiene que ver con acciones futuras)
Recalque las decisiones alcanzadas para aclarar equívocos.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Prepare actas de las decisiones y puntos centrales
Los mail son una herramienta fabulosa que envía información importante y rápida
Tenga cuidado con los spam, ponga opciones que los elimine
No mande pavadas, chistes, presentaciones interminables que si no reenvía le caerá un rayo
Ordene los mail por carpetas Mueva la papelería una sola vez Anímese a tirar lo que no usa, para
encontrar lo importante, debe tirar lo poco útil
Tenga carpetas movibles por temas que le ayude a encontrar
Es excelente para coordinar y generar acciones, mantener relaciones, en el menor tiempo posible (cuando hay mucha dispersión es de suma utilidad) Para planificación previa de reuniones o contactos para generación de acciones concretas
Los objetivos claros, cuidado con la reacción ante temas importantes
Los expertos dicen que la duración promedio de una interrupción es de 7 minutos, y la cantidad de tiempo requerida para volver a ponerse en tema es de 3 minutos
O sea 10 minutos por cada interrupción
Haciendo café, dejando un proyecto y acometiendo otro, hablando con los compañeros de oficina, etc.
Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma.
Trata siempre de disfrutar lo que estés haciendo y no
desperdicies tiempo lamentándote por lo que
dejaste de hacer.