ospital de braga · 2020. 7. 27. · gestão da informação na era digital: desmaterialização...
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MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
Gestão da Informação na Era Digital:
Desmaterialização dos processos no contexto do
Hospital de Braga
HELENA CRISTINA JORGE CARNEIRO MOREIRA DA SILVA
M 2017
FACULDADE DE ENGENHARIA
FACULDADE DE LETRAS
Helena Cristina Jorge Carneiro Moreira da Silva
Gestão da Informação na Era Digital:
Desmaterialização dos processos no contexto do
Hospital de Braga
Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pelo
Prof. Gabriel David
Membros do Júri:
Presidente: António Lucas Soares, Professor Associado da Faculdade de Engenharia da
Universidade do Porto
Arguente: Maria Manuel Lopes de Figueiredo Costa Marques Borges, Professora Auxiliar da
Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra
Orientador: Gabriel de Sousa Torcato David, Professora Associado da Faculdade de
Engenharia da Universidade do Porto
Faculdade de Engenharia e Faculdade de Letras da Universidade do Porto
Julho 2017
i
ii
Agradecimentos
A concretização desta dissertação teve o apoio, suporte e acompanhamento de um vasto
número de pessoas.
O meu profundo e sentido agradecimento a todas as pessoas que contribuíram para a
concretização desta dissertação. Um agradecimento especial à Dr. Paula Costa do Hospital de
Braga por todo o apoio ao longo deste percurso. E um agradecimento à Professora Maria
Fernanda Silva Gonçalves pelas orientações e ideias partilhadas.
O meu muito obrigada a todos os médicos, enfermeiros, funcionários administrativos
com principal enfoque aos funcionários do arquivo clínico central e aos técnicos radiologistas
que dispensaram algum do seu tempo para responder às minhas dúvidas, ao questionário e às
entrevistas realizadas ao longo da dissertação e, também aos responsáveis organizacionais que
autorizaram a realização da dissertação.
Um agradecimento ao Professor Gabriel de Sousa Torcato David, orientador da
dissertação, pelo apoio, partilha de saber e correções e contribuições prestadas.
iii
Resumo
A rapidez da evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação são indiscutíveis
e sentem-se em todas as componentes da sociedade. Neste trabalho, aborda-se a área da saúde
no contexto do Hospital de Braga.
A necessidade crescente de ter acesso a informação útil em meio digital é fulcral para a
tomada de decisões eficazes. É de referir que a área da saúde envolve um vasto número de
profissionais com diferentes formações envolvidos em diversas especialidades, alterações
frequentes do estado clínico dos utentes, alterações da legislação, novos sistemas e aplicações
informáticas, novos standards e normas, e tais aspetos levam a uma reorganização constante dos
processos, tarefas, formações e procedimentos.
O projeto da presente dissertação decorre dos estudos e trabalho desenvolvido no
Hospital de Braga, um hospital criado em Maio de 2011. Esta nova construção, um projeto há
muito aguardado na região de Braga, veio substituir o antigo Hospital de São Marcos, uma
estrutura com mais de 500 anos.
A abordagem levada a cabo neste projeto, centrou-se em aspetos que apresentavam
sérios problemas e eram de enorme interesse para o hospital, sendo estes a digitalização, os
documentos armazenados em custódia externa, a interoperabilidade interna e o arquivo
radiológico e o papel atual das películas radiológicas.
A nível da digitalização, com o auxílio da norma australiana AS 2828.2 para
documentação clínica digitalizada, com as recomendações para a digitalização de documentos
permanentes pelo Conselho Nacional de Arquivos e em consonância com o ciclo do processo de
digitalização de Pinto (2011), tornou-se possível criar propostas de procedimentos para a
digitalização, com todas as especificações necessárias para uma boa digitalização da informação
clínica. Abarcando as questões da metainformação, scanners, armazenamento e digitalização da
informação retrospetiva.
No que concerne à documentação em custódia externa, um dos grandes problemas
associados são os custos que envolve manter a informação no GADSA, informação esta relativa
também ao Hospital São Marcos, que foi enviada sem uma seleção e avaliação da importância
da informação. Neste ponto, foi realizada uma análise da informação com possibilidade de ser
eliminada, informação este clínica e não clínica (faturação, correspondência) de acordo com a
portaria 247/2000.
As películas radiológicas são uma grande preocupação no hospital de Braga, uma vez
que não são utilizadas desde a instauração do PACS, são só pedidas para duas especialidade,
endocrinologia e neurocirurgia, as outras especialidades realizam as suas consultas sem pedido
das películas, pois têm acesso pelo PACS. Foi realizado um questionário aos técnicos
radiologistas para perceber se a adaptabilidade ao PACS foi positiva e se têm consciência das
iv
vantagens trazidas por esta aplicação.
No que diz respeito à interoperabilidade, um dos problemas é a falta da mesma entre
algumas aplicações informáticas e o sistema GLINTT. Os principais fatores apontados para os
problemas existentes quanto à interoperabilidade são as soluções obsoletas, algumas aplicações
não funcionarem com o HL7 e os custos de licenciamento e os próprios serviços tendem a
isolar-se e arquiteturas SI mal definidas. A integração está a ser cada vez mais valorizada, no
entanto ainda não é possível uma integração que abarque na totalidade as aplicações instaladas
pelas questões supracitadas. Isso leva a impossibilidade do acesso ao processo clínico do utente
completo em qualquer especialidade do hospital, e tal faz com que por vezes, se recorra ao
processo clínico em papel.
A partir deste estudo, foi possível traçar um diagnóstico da situação atual do hospital de
Braga, com especial enfoque para os procedimentos de gestão da informação, traçar linhas
orientadoras e corretivas para os temas supracitados.
v
Abstract
The fast evolution of Information and Communication Technologies are indisputable
and are felt in all the areas of society. In this work, is made an approach in the area of health in
the context of the Bragas´s Hospital.
The growing need for access to useful information in digital media is central to effective
decision making. It should be noted that the health area involves a large number of professionals
with different backgrounds involved in various specialties, frequent changes in the clinical
status of patients, changes in the legislation, new systems and applications, new standards and
regulations and such aspects lead to a constant reorganization of processes, tasks, training and
procedures.
The present dissertation project is based on studies and work developed at the Braga´s
Hospital, founded in May 2011. This new construction, a long awaited project in the region of
Braga, replaced the old São Marcos Hospital, a structure with more than 500 years.
The approach taken in this project, focused on aspects that revealed serious problems
and were of great interest to the hospital, such as scanning, documents stored in external
custody, internal interoperability and the radiological archive and the current role of radiological
films.
At the level of the scanning, with the aid of the Australian procedure AS2828.2 for
digitized clinical documentation, with the recommendations for the digitization of permanent
documents by the National Council of Archives and in consonance with the cycle of the
scanning process of Pinto (2011), it became possible to create proposals for scanning
procedures With all the necessary specifications for a good digitization of clinical information.
Covering the questions of metadata, scanners, storage and scanning of retrospective
information.
Concerning documentation in external custody, one of the major problems associated is
the costs of maintaining the information in GADSA, information is also relative to the São
Marcos Hospital, which was sent without a selection and evaluation of its importance. At this
point, an analysis of the information was carried out with the possibility of being eliminated,
clinical and non-clinical information (invoicing, correspondence) in accordance with decree
247/2000.
Radiological films are a major concern in Braga´s hospital, as they have not been used
since the introduction of the PACS, are only required for two specialty, endocrinology and
neurosurgery, the other specialties carry out their consultations without request of the films,
because they have access through the PACS. A survey was made to the technicians radiologists
to see if the adaptability to the PACS was positive and if they are aware of the advantages
brought by this application.
vi
Regarding interoperability, one of the problems is the lack of interoperability between
some IT applications and the GLINTT system. The key factors for problems with
interoperability are obsolete solutions, some applications do not work with HL7 and licensing
costs. Integration is becoming more and more valued, however, integration that covers the
entirety of the applications installed by the aforementioned issues is not yet possible. This leads
to the impossibility of access to the complete patient's clinical process in any hospital specialty,
and this sometimes leads to the paper clinical process.
From this study, it was possible to draw a diagnosis of the current situation of the
Braga´s hospital, with a special focus on information management procedures, to draw up
guidelines and corrective guidelines for the above mentioned themes.
vii
Sumário
Agradecimentos ............................................................................................................................. ii
Resumo ......................................................................................................................................... iii
Abstract ......................................................................................................................................... v
Lista de Figuras ............................................................................................................................ ix
Lista de Quadros ........................................................................................................................... x
Lista de Abreviaturas e Siglas ...................................................................................................... xi
1.Introdução .................................................................................................................................. 1
1.1. Contextualização e Motivação ........................................................................................... 1
1.2. Objetivos ............................................................................................................................ 5
1.3. Abordagem Metodológica .................................................................................................. 6
1.4. Problema .......................................................................................................................... 12
1.5.Plano de Trabalho ............................................................................................................. 13
1.6. Estrutura da Dissertação ................................................................................................... 14
2. Gestão da Informação.............................................................................................................. 15
2.1. Gestão da Informação Clínica .......................................................................................... 16
2.1.1. Contexto informacional em ambiente híbrido ........................................................... 27
2.2. Processo Clínico em suporte analógico e digital .............................................................. 28
2.2.1. O Modelo Dinamarquês ............................................................................................ 32
2.3. Digitalização dos registos clínicos ................................................................................... 37
3. As experiências e os processos de digitalização no Hospital de Braga ................................... 40
3.1 Práticas do processo de digitalização no Hospital de Braga ............................................. 47
3.2. Proposta de melhorias no processo de digitalização ........................................................ 62
3.2.1. Metainformação ........................................................................................................ 62
3.2.2. Scanners .................................................................................................................... 69
3.2.3. Digitalização de informação retrospectiva ................................................................ 73
3.2.4. Armazenamento ........................................................................................................ 74
3.3. Análise crítica do procedimento – Normas de digitalização das fichas de urgência (S.U)
................................................................................................................................................. 77
4. Caracterização dos documentos em custódia externa ............................................................. 79
4.1. Análise crítica do Procedimento – Atuação em caso de óbito ......................................... 94
5. Avaliação do Arquivo Radiológico – o papel atual das películas radiológicas....................... 97
5.1. Resultados ........................................................................................................................ 99
5.2. Discussão dos resultados ................................................................................................ 104
viii
6. A interoperabilidade interna no Hospital de Braga e nas suas principais aplicações ............ 105
6.1. Interoperabilidade........................................................................................................... 105
6.2. Cooperação entre os diferentes profissionais e especialidades envolvidos/as no Hospital
de Braga ................................................................................................................................ 109
7. Conclusões ............................................................................................................................ 112
8. Referências Bibliográficas .................................................................................................... 115
Anexo 1 – Levantamento das aplicações informáticas existentes no hospital de Braga ........... 119
Anexo 2 – Questionário – A adaptabilidade dos técnicos radiologistas às aplicações
informáticas em Imagiologia ..................................................................................................... 137
ix
Lista de Figuras
Ilustração 1 Hospitais que utilizam tecnologias da informação e da comunicação, por tipo de
tecnologia (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012)) .......................................................... 3
Ilustração 2 Hospitais que utilizam meios informáticos nas atividades médicas desenvolvidas,
por tipo de atividade em 2012 (%) (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012)) ..................... 3
Ilustração 3 Hospitais que utilizam a Internet, por tipo de finalidade de utilização (Instituto
Nacional de Estatística (INE) 2012)) ............................................................................................ 4
Ilustração 4 Árvore de objetivos ................................................................................................... 6
Ilustração 5 Espiral dos ciclos de Investigação-ação Fonte: Coutinho et al. (2009) ..................... 8
Ilustração 6 Modelo de Investigação-Ação de Lewin (1946) in Coutinho et al. (2009) ............... 9
Ilustração 7 Modelo de Kemmis (1989) in Coutinho et al. (2009) ............................................... 9
Ilustração 8 Fases da Investigação-Ação de Kuhne e Quigley (1997) in Coutinho et al. (2009) 10
Ilustração 9 Tríade: Pessoas, Tecnologia e Processos. In Cruz (2011) ....................................... 18
Ilustração 10 Processo de Gestão da Informação in Davenport (1998) ...................................... 20
Ilustração 11 Ecologia da Informação. Davenport (1998) .......................................................... 21
Ilustração 12 Preocupações da Gestão da Informação Clínica em contexto hospitalar in (F.
Gonçalves 2013) .......................................................................................................................... 24
Ilustração 13 Ciclo do Processo de Digitalização Fonte: Pinto (2011) ....................................... 39
Ilustração 14 Dados sobre o dia-a-dia no Hospital de Braga. Fonte: Hospital de Braga ............ 41
Ilustração 15 Número de processos clínicos pedidos na semana de 23 a 27 de Janeiro de 2017 42
Ilustração 16 Diagrama de atividade das práticas atuais do processo de digitalização e as
funções no sistema GLINTT ....................................................................................................... 47
Ilustração 17 Módulo GLINTT - após o documento passar pelo scanner ................................... 48
Ilustração 18 Módulo GLINTT - iniciar a escolha e colocação da metainformação .................. 48
Ilustração 19 Módulo GLINTT – colocação da metainformação ............................................... 48
Ilustração 20 Módulo GLINTT - colocação da metainformação ................................................ 49
Ilustração 21 Módulo GLINTT – Finalização da colocação da metainformação ....................... 49
Ilustração 22 Diagrama de caso de uso de um óbito no Hospital de Braga ................................ 95
Ilustração 23 Diagrama de caso de uso de Óbito fora do Hospital de Braga .............................. 96
Ilustração 24 Distribuição das respostas aos inquiridos com menos de 10 anos de serviço ..... 100
Ilustração 25 Distribuição das respostas aos inquiridos com 10 ou mais anos de serviço ........ 101
Ilustração 26 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 15 do questionário ......... 102
Ilustração 27 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 17 do questionário ......... 103
Ilustração 28 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 18 do questionário ......... 103
Ilustração 29 Películas radiográficas pedidas nos meses de Janeiro a Março de 2017 ............. 104
Ilustração 30 Diferentes dados na saúde (Nugawela, 2013)...................................................... 108
x
Lista de Quadros
Tabela 1 Plano de Trabalho - especificação das tarefas .............................................................. 13
Tabela 2 Levantamento das razões para o uso do processo clínico em papel por especialidade 42
Tabela 3 Formatos dos documentos ............................................................................................ 52
Tabela 4 Especificações para digitalizar informação clínica ...................................................... 53
Tabela 5 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico ........... 63
Tabela 6 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Imagiologia .................... 65
Tabela 7 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Patologia Clínica ............ 65
Tabela 8 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Serviço de Urgência ..... 65
Tabela 9 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Anatomia Patológica ...... 66
Tabela 10 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico ......... 66
Tabela 11 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Bloco Operatório ........ 67
Tabela 12 Definição das características que devem constar no esquema de metainformação .... 68
Tabela 13 Características do scanner Utax P-5035i MFP (Fonte: http://www.utax.de) ............. 70
Tabela 14 Características do scanner HP Scanjet 8270 Document Flatbed Scanner (Fonte:
https://support.hp.com) ............................................................................................................... 70
Tabela 15 Características do scanner Fujitsu FI6110. Fonte: http://www.fujitsu.com ............... 71
Tabela 16 Descrição das Pools de backup do Dataprotector ....................................................... 74
Tabela 17 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos inativos ................................... 79
Tabela 18 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos de utentes falecidos
e do arquivo radiológico .............................................................................................................. 80
Tabela 19 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos com informação do
arquivo clínico e do departamento de logística e faturação ........................................................ 80
Tabela 20 Eliminação de documentos armazenados no GADSA ............................................... 90
Tabela 21 Eliminação de documentos armazenados no GADSA ............................................... 93
Tabela 22 Vantagens e Desvantagens do PACS (Adaptado Martins (2004)) ............................. 97
Tabela 23 Média, Mediana, Moda, Desvio-padrão, Intervalo, Mínimo, Máximo e Contagem .. 99
xi
Lista de Abreviaturas e Siglas
ACR American College of Radiology
CAS Content-Addressable Storage
CDI cardioversor desfibrilhador implantável
CHN Centro Histocompatibilidade Norte
CTG cardiotocografia
CTH Consulta a tempo e horas
EAD Encoded Archival Description
ECG Eletrocardiograma
EHR Electronic Health Record
GAIC Gabinete de Acesso à Informação Clínica
GI Gestão da Informação
HL7 Health Level Seven
IA Investigação-ação
ICC International Color Consortium
INE Instituto Nacional de Estatística
JPEG Joint Photographic experts group
METS Metadata Encoding & Transmition Standard
MCDT Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica
MI Metainformação
NAS Network Attached Storage
NEMA National Electrical Manufacturers Association
OCR Reconhecimento óptico de carateres
PACS Picture archiving and communication system
PCE Processo clínico eletrónico
PCU Processo clínico único
PDF Portable document format
POSI Programa Operacional Sociedade da Informação
xii
PREMIS PREservation Metadata Implementation Strategies
RIS Radiology information system
RSE Registo de Saúde Eletrónico
SAN Storage Area Network
SI Sistema de Informação
TI Tecnologia da Informação
TIC Tecnologia da Informação e Comunicação
TIFF Tagged image file format
1
1.Introdução
1.1. Contextualização e Motivação
O suporte em papel atualmente, está a entrar em descrédito nos diversos contextos da
sociedade contemporânea, muito devido à sociedade em que se vive onde se prima pelo acesso
imediato à informação, sem desperdícios de tempo.
Ao paradigma tradicional começa a contrapor-se uma nova perspectiva, centrada na
Informação como objecto de trabalho e de estudo, o que legitimou o termo “era pós-custodial”.
(Ribeiro 2005)
No contexto hospitalar, o papel passou a ser considerado como algo a mais, que muitas
vezes levava ao erro, devido à ilegibilidade dos registos clínicos por outros profissionais, à
perda de informação e sua duplicação em muitos casos. A solução encontrava-se na passagem
do papel para o digital. No contexto hospitalar assiste-se à crescente informatização, o que
levanta inúmeras reformulações no dia-a-dia de um hospital, no que concerne à organização da
informação digital a longo prazo, de forma íntegra e autêntica, e sua reutilização. Ainda se
acresce questões de ordem legal relativamente aos registos clínicos digitais.
O Hospital de Braga, para além da mudança de instalações que sofreu, tem em vigor a
tarefa de conseguir que tanto quanto possível o papel seja eliminado e a digitalização dos
registos clínicos vigorem em plenitude. Tal como foi dito isto levanta inúmeras reformulações,
tanto no contexto legal como prático. Cada vez mais as organizações genericamente necessitam
de estar a par da inovação, principalmente as organizações prestadoras de serviços, para se
tornarem altamente competitivas a fim de sobreviverem à concorrência dos mercados, que estão
cada vez mais globais. Qualquer hospital a nível nacional tem de atuar em contexto digital.
Inúmeros programas a nível europeu foram lançados neste âmbito, tais como, o Programa
Operacional Sociedade da Informação (POSI) 2000-2006 que contém medidas focadas para o
domínio da Saúde contemplando como objetivos, o desenvolvimento e implementação de
sistemas de informação aplicáveis a processos de gestão dos cuidados de saúde e dos recursos
afectos, com vista a ganhos de eficiência no sistema e ao apoio à tomada de decisões,
possibilidade de dotar os serviços de saúde dos meios necessários à utilização de novas
tecnologias de informação e comunicação.(Ue 2000)
O Programa eEurope 2005, que no âmbito da saúde promove a saúde em linha, ou seja,
redes de informação de saúde onde os Estados-Membros devem desenvolver redes de
informação de saúde entre pontos de prestação de cuidados (hospitais, laboratórios) com
conectividade em banda larga, quando adequado, criação de redes pan-europeias de informações
de saúde pública e coordenar acções com vista a uma reacção pan-europeia rápida a ameaças
2
para a saúde. E os serviços de saúde em linha, onde o objetivo centrava-se em fornecer aos
cidadãos serviços de saúde em linha (p. ex., informações sobre uma vida saudável e prevenção
de doenças).
O Programa eEurope 2005 defende ainda que as tecnologias digitais estão a tornar-se
mais importantes na gestão da saúde, tanto a nível de cada médico como a nível nacional e
regional. Oferecem a possibilidade de reduzir custos administrativos, proporcionar serviços de
saúde à distância e evitar uma duplicação desnecessária de exames. Além disso, a Internet é
cada vez mais utilizada pelos cidadãos para obter informações médicas. (eEurope 2005 2002)
O Plano Tecnológico da Saúde 2008 colocou como objetivo operacionalizar profundas
mudanças na gestão da informação no setor da saúde, com ênfase no acesso e na qualidade dos
cuidados de saúde através da otimização de recursos e da utilização de estruturas tecnológicas,
acrescenta-se o Plano de Ação eHealth 2012-2020 que aborda as barreiras à utilização de
soluções digitais nos sistemas de Saúde da Europa e visa contribuir para a melhoria da saúde,
reduzindo custos e permitindo aos doentes um maior controlo sobre os seus cuidados de saúde.
Por último, o projeto CALLIOPE, que tem por objetivo o apoio aos Estados-Membros
na implementação de soluções eHealth interoperáveis, colocando a ênfase na colaboração nos
atores: utilizadores, indústria, etc. (NETWORK 2009)
A nível nacional destaca-se a promoção, a criação e desenvolvimento da Rede de
Informação da Saúde (RIS) pelo Ministério da Saúde. Surgem sistemas direcionados para a
informatização das muitas actividades associadas ao funcionamento dos serviços de saúde.
Destacam-se sistemas em regime de articulação como o SONHO/SAM/ SAPE e os centros de
saúde com uma interacção SINUS/SAM/SAPE. Acrescenta-se o SIGIC - Sistema Integrado de
Gestão de Inscritos para Cirurgia, que permite o tratamento centralizado das listas de espera
cirúrgicas de todos os hospitais, determinando escalas de prioridade e permitindo a resolução
em prazos determinados, quando o hospital de origem não tem a possibilidade de submeter o
paciente à cirurgia necessária. (Pestana, 2009)
Por outro lado, no âmbito da Administração Pública, a Resolução do Conselho de
Ministros n.º 51/2017, de 19 de abril, aprova medidas referentes à redução do consumo de papel
e demais consumíveis de impressão. Esta resolução visa, assim, promover a redução do
consumo de papel e demais consumíveis e meios relacionados com a impressão, tendo como
objetivo último não apenas uma correspondente redução de custos, mas principalmente uma
mudança de cultura e de práticas que promovam processos de trabalho e de comunicação mais
orientados aos objetivos das organizações e ao próprio serviço público: procedimentos
desmaterializados, móveis, acessíveis e mais simples (…).
Se se observar os resultados da edição do Inquérito à Utilização das Tecnologias de
Informação e da Comunicação nos Hospitais portugueses do ano de 2012 (INE, 2012), com uma
amostra constituída por 229 hospitais, dos quais 122 hospitais oficiais e 107 hospitais
3
particulares. constata-se que, 96% dos Hospitais portugueses utilizam Internet de banda larga
30% praticam atividades de telemedicina, com destaque para a teleradiologia, teleconsulta e
telecardiologia, utilizadas em, respetivamente, 75%, 36% e 32%. No que respeita às atividades
médicas desenvolvidas, verifica-se que os processos associados ao internamento e às consultas
externas se encontram informatizados em 90% e cerca de 84% dos hospitais. A existência de
processos clínicos eletrónicos verifica-se em aproximadamente 77% dos hospitais.
Através das ilustrações 1 e 2, conseguimos perceber que a utilização das TIC nos
hospitais portugueses está generalizada, no que diz respeito aos processos associados ao
internamento encontram-se informatizados em 90% dos hospitais, as consultas externas em
cerca de 84% e em aproximadamente 77% dos hospitais verifica-se a existência de processos
clínicos eletrónicos. Na seguinte ilustração 3, consegue-se verificar que um grande número dos
hospitais utiliza a Internet para comunicação externa com outras unidades de saúde e este valor,
81,2%, revela grande necessidade dos vários hospitais portugueses conseguirem comunicar e
partilhar informação de uma forma rápida e eficaz.
Ilustração 1 Hospitais que utilizam tecnologias da
informação e da comunicação, por tipo de tecnologia
(Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012))
Ilustração 2 Hospitais que utilizam meios informáticos nas
atividades médicas desenvolvidas, por tipo de atividade em
2012 (%) (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012))
4
Ilustração 3 Hospitais que utilizam a Internet, por tipo de finalidade de utilização (Instituto Nacional de Estatística
(INE) 2012))
Passados 2 anos, o Inquérito à Utilização das Tecnologias de Informação e da
Comunicação nos hospitais de 2014 já verifica um crescimento destes valores, sendo possível
constatar que 83% dos hospitais portugueses utilizam o processo clínico eletrónico (Instituto
Nacional de Estatística 2014). A tendência para o aumento da informatização das atividades
médicas mantém-se e sendo de esperar modificações constantes em curtos prazos, devido ao
dinamismo da tecnologia e às exigências que a Sociedade da Informação impõe.
A grande estratégia tecnológica levada a cabo pelo Hospital de Braga é a utilização do
Sistema de Gestão Hospitalar – GLINTT, o qual é utilizado para criar, aceder e armazenar
informação clínica. Todos os documentos que são digitalizados são armazenados neste sistema.
Esta ideia da massificação da tecnologia, em contexto hospitalar tem as suas
dificuldades de implementação em pleno, muito devido a questões do foro jurídico. Pois, a
legislação não tem acompanhado a evolução tecnológica, em especial na área dos arquivos e da
prova digital em contexto hospitalar. Para além de prosseguir com a digitalização, muitos
documentos mesmo estando digitalizados são de conservação permanente, ou seja, não podem
ser eliminados e o papel, resultando muitas vezes em redundâncias como é o caso do processo
clínico em papel, no qual é reunida e tornada acessível a informação clínica produzida em
suporte papel e, em muitos casos, a cópia da informação está guardada em suporte eletrónico, e
aqui entra uma dicotomia, pois a ideia do paper free em contexto hospitalar é quase uma utopia
devido à fragilidade jurídica dos documentos clínicos.
Outro problema que se agrava com a ideia de abraçar as novas tecnologias em pleno é o
facto de haver falta de interoperabilidade entre as várias aplicações que coexistem no Hospital,
para responder a várias especialidades. A informação clínica do doente, além de dispersa por
várias aplicações informáticas, que não asseguram a partilha, encontra-se, simultaneamente, em
suporte papel, colocando-se assim alguns constrangimentos na partilha e acesso da informação.
5
A partilha de informação entre todos os profissionais envolvidos e a correlação dos dados
recolhidos para fins como a investigação, tratamento e consulta representam necessidades
atuais, uma vez que a área da saúde está a tornar-se cada vez mais distribuída, inúmeras
especialidades constituem um Hospital o que implica uma maior necessidade de partilha da
informação de uma forma eficaz e segura para a prestação de cuidados de saúde de qualidade se
efetue. Este motivo, entre outros, supracitados, leva a necessidade de existir um sistema de
informação integrado e interoperável.
Neste trabalho é importante então, analisar o processo de digitalização, considerando
todo o seu processo levado a cabo no Hospital de Braga, de acordo com a normalização imposta
e orientações de boas práticas e no qual são vitais as ações que visam garantir a autenticidade e
preservação dessa informação a longo prazo e o acesso continuado. Por outro lado, valoriza-se
uma visão crítica sobre a gestão da informação no que concerne à definição de processos que
promovam a desmaterialização dos fluxos informacionais tradicionalmente ocorridos em
suporte analógico/papel, no entanto é preciso também assegurar a gestão dos registos clínicos
cuja produção e o seu armazenamento em papel se mantém devido à legislação imposta.
1.2. Objetivos
O objetivo central do estudo passa por abordar preocupações e constrangimentos atuais
do Hospital de Braga, como a desmaterialização do uso do papel, passando por uma abordagem
crítica quanto ao processo de digitalização da informação clínica produzida diariamente e
proposta de melhorias, a informação clínica e não clínica em custódia externa e a falta de
interoperabilidade interna das aplicações e o papel atual das películas radiográficas.
Para este projeto, foi definido um objetivo geral a partir do qual foram definidos quatro
sub-objetivos específicos:
● Definir Políticas de Gestão da Informação de acordo com as tipologias documentais.
Intervenção no Arquivo Clínico Central:
Sistematizar os procedimentos da digitalização de documentos;
Avaliar criticamente sobre a interoperabilidade interna no Hospital de Braga e
nas suas principais aplicações.
Intervenção nos outros arquivos:
Elaborar um Relatório de avaliação do Arquivo Radiológico.
Identificar e caracterizar documentos em custódia externa.
6
Ilustração 4 Árvore de objetivos
1.3. Abordagem Metodológica
O método colocado em prática neste projeto é a Investigação-ação (IA) no contexto das
ciências sociais, este é definido por diversos autores nas seguintes formas:
Com Kemmis (1984) a Investigação-Ação não só se constitui como uma ciência prática
e moral como também como uma ciência crítica;
Watts (1985) define como sendo um processo em que os participantes analisam as suas
próprias práticas educativas de uma forma sistemática e aprofundada, usando técnicas de
investigação.
Bartalomé (1986) define a Investigação-Ação como “um processo reflexivo que vincula
dinamicamente a investigação, a ação e a formação, realizada por profissionais das ciências
sociais, acerca da sua própria prática.
Lomax (1990) define a Investigação-Ação como “uma intervenção na prática
profissional com a intenção de proporcionar uma melhoria”
Elliot (1993) que define a Investigação-Ação como um estudo de uma situação social
que tem como objetivo melhorar a qualidade de ação dentro da mesma; (Coutinho et al. 2009)
Todas estas definições supracitadas vão ao encontro daquilo que se colocará em prática
neste projeto, trata-se de um projeto em contexto hospitalar (situação social), onde os objetivos
e tarefas a ser desenvolvidos colocarão em causa as práticas exercidas neste meio, no que diz
respeito à Gestão de Informação, tendo em conta a digitalização e ao funcionamento dos
arquivos existentes, conseguindo através desta análise crítica encontrar soluções para causar
melhorias significativas passando pela desmaterialização dos processos.
Definir Políticas de Gestão da Informação de acordo com as tipologias documentais
Intervenção no Arquivo Clínico
Central
Avaliar críiticamente a interoperabilidade interna no Hospital de Braga e as suas
principais aplicações
Sistematizar os procedimentos da digitalização de documentos
Intervenção nos outros Arquivos
Identificar e caracterizar
documentos em custódia externa
Elaborar um Relatório de avaliação do Arquivo
Radiológico
7
O método Investigação-ação, tal como o próprio nome indica, implica uma ação (uma
mudança) e investigação (compreensão), ao mesmo tempo, utilizando um processo cíclico ou
em espiral, que alterna entre ação e reflexão crítica. Nos ciclos posteriores, são aperfeiçoados,
de modo contínuo, os métodos, os dados e a interpretação feita à luz da experiência
(conhecimento) obtida no ciclo anterior. (Dick 1999 apud Coutinho et al. 2009)
Devido às características que definem esta metodologia, é a que melhor se apropria à
problemática em causa neste projeto, onde se necessita de causar mudanças estabelecer soluções
para uma melhoria das práticas no Hospital de Braga. Por outro lado, este método dá ênfase ao
papel dos participantes, sendo fundamental o seu envolvimento e estarem comprometidos com
as mudanças, neste contexto os participantes dirigem-se aos funcionários administrativos do
Arquivo Clínico e aos funcionários destinados à prática da digitalização nas diferentes
especialidades. O envolvimento dos funcionários mencionados é fulcral pois garante uma maior
probabilidade de descobrir soluções de sucesso para os problemas em causa e que consigam
aplica-las nas suas práticas do dia-a-dia.
Segundo Coutinho et al. (2009), as características deste método assentam no seguinte:
Ser participativa e colaborativa, no sentido que implica todos os intervenientes
no processo. Todos são co-executores na pesquisa. O investigador não é um
agente externo que realiza investigação com pessoas, é um co-investigador com
e para os interessados nos problemas práticos e na melhoria da realidade.
Ser prática e interventiva, pois não se limita ao campo teórico, a descrever uma
realidade, intervém nessa mesma realidade. A acção tem de estar ligada à
mudança, é sempre uma ação deliberada.
Ser cíclica, porque a investigação envolve uma espiral de ciclos, nos quais as
descobertas iniciais geram possibilidades de mudança, que são então
implementadas e avaliadas como introdução do ciclo seguinte.
Crítica, na medida em que a comunidade crítica de participantes não procura
apenas melhores práticas no seu trabalho, dentro das restrições sociopolíticas
dadas, mas também, atuam como agentes de mudança, críticos e autocríticos
das eventuais restrições. Mudam o seu ambiente e são transformados no
processo.
Auto-avaliativa, porque as modificações são continuamente avaliadas, numa
perspetiva de adaptabilidade e de produção de novos conhecimentos.
Segundo a investigação-ação, esta desenvolve-se em ciclos, tal como supracitado, estão
implícitas um conjunto de fases, sendo a planificação, ação, observação (avaliação) e reflexão
(teoria). O conjunto de procedimentos em movimento circular dá início a um novo ciclo que,
por sua vez, desencadeia novas espirais de experiência de ação reflexiva. (Coutinho et al.
(2009))
8
Ilustração 5 Espiral dos ciclos de Investigação-ação Fonte: Coutinho et al. (2009)
Como se constata na ilustração 5, conseguimos perceber a existência de vários ciclos
que constituem esta metodologia, pois estas fases repetem-se ao longo do projeto, dividindo-se
planificação, ação e avaliação da ação. É necessário que ao longo destas fases se observe e
analise todas as interações. Enquadra-se também a perspetiva crítica, pois os participantes
(funcionários administrativos) têm um papel fundamental devido ao seu carácter ativo no
projeto, a partir de reuniões e discussões.
Inicia-se tudo pelo desenvolvimento do plano de ação, de seguida coloca-se em prática
este plano de forma intencional e controlada (Coutinho et al. (2009), durante a prossecução da
ação observam-se os efeitos de mudança da mesma, e recolhem-se informações, através de
diversas técnicas como a observação, pode ser observação direta e presencial do fenómeno em
estudo, conversa diálogo com os participantes, entrevista e a análise documental que implica
uma pesquisa e leitura dos documentos escritos que se constituem como uma boa fonte de
informação. Depois da fase da ação, debatem-se de forma reflexiva a partir das informações
recolhidas sobre todas as mudanças sentidas na fase da ação, reconstrói-se a problemática e
revê-se o plano para um novo ciclo de investigação.
Apoiando no Modelo de Kurt Lewin, alicerçado ao ciclo de ação reflexiva, já referida,
defende a existência dos três ciclos, também já referidos, a planificação, ação e avaliação da
ação. Este defende que qualquer investigação deve partir de uma problemática geral que depois
leva ao plano de ação, onde se procede a um reconhecimento e avaliação do seu potencial e das
suas limitações para se partir para a ação, seguida de uma primeira aferição dos resultados
dessa ação. (Coutinho et al. (2009)
De seguida o investigador faz uma revisão do plano inicial de acordo com a informação
recolhida e planifica o próximo passo a partir dessa recolha.
9
Ilustração 6 Modelo de Investigação-Ação de Lewin (1946) in Coutinho et al. (2009)
Outro modelo relevante, é o de Stephen Kemmis, baseia-se no modelo acima
apresentado para conceber um novo esquema, em que o processo assenta em duas vertentes:
estratégica e organizativa. Na primeira, temos a ação e a reflexão como pontos fundamentais
enquanto a segunda, reflete os aspetos da planificação e da observação, interagindo estes
fatores de forma constante de modo a contribuírem para a resolução de problemas e para a
compreensão das práticas. Este modelo integra quatro momentos: planificação, ação,
observação e reflexão, implicando cada um deles, simultaneamente, um olhar retrospetivo e
prospetivo, gerando uma espiral auto-reflexiva de conhecimento e ação. (Coutinho et al. 2009)
Ilustração 7 Modelo de Kemmis (1989) in Coutinho et al. (2009)
A imagem acima, ilustra o modelo de Kemmis por fases, ou seja as quatro fases
integrantes. Segundo Coutinho et al. (2009) define-as da seguinte forma:
10
O desenvolvimento de um plano de ação com base numa informação crítica e
com a intenção de alterar, para melhor, determinada situação;
O estabelecimento de um consenso para pôr o plano em andamento;
A observação dos efeitos da ação revestidos da necessária contextualização;
A reflexão sobre esses resultados, servindo como ponto de partida para nova
planificação e, assim, dar início a uma nova sequência de ciclo de espirais.
Todos estes ciclos que envolvem a Investigação-Ação, integram também fases que os
compõe, existem diversos modelos para a definição dessas fases, no entanto o que mais se
adequa para a implementação do projeto em causa é de Kuhne e Quigley (1997) apud Coutinho
et al. (2009), onde o desenvolvimento de um projeto de IA alicerça os seguintes fases:
1º) A fase de planificação envolve a definição do problema, a definição do projeto e o
processo de medição.
2º) A fase de ação envolve a implementação do projeto e o processo de observação.
3º) Finalmente a fase de reflexão envolve o processo de avaliação. Se neste momento
não se encontrar a solução do problema, parte-se para o segundo ciclo. A fase de reflexão
necessita de ser sistematizada para poder ser considerada investigação.
Ilustração 8 Fases da Investigação-Ação de Kuhne e Quigley (1997) in Coutinho et al. (2009)
Contextualizando com o projeto, a fase da planificação baseia-se na identificação e
formulação do problema, teve por base necessidades vigentes no Hospital de Braga, não se pode
11
focar só num problema, pois envolve vários pontos, a nível do processo de digitalização é
necessário estabelecer mudanças, é necessário desmaterializar o papel existente para uma
posterior eliminação, conseguindo estar mais próximo da utilização quase em pleno da
utilização do formato digital em detrimento da utilização do papel, salvo em casos de excepções
que constem na legislação.
De seguida, a fase de implementação do projeto, e se envolve também o processo de
observação. Nesta fase pode ainda complementar-se a discussão com as partes envolvidas
(participantes) o que se pretende e possíveis mudanças, estes participantes abrangem os
funcionários do Arquivo Clínico, administrativos, e funcionários que trabalham diretamente
com a digitalização nas diversas especialidades. A realização de uma revisão bibliográfica,
acerca das diversas problemáticas, percebendo assim, se há pontos de convergência neste
contexto, por exemplo, sobre a prática da digitalização nos hospitais nacionais, sobre os
sistemas de informação em gestão hospitalar implementados nos diversos hospitais e seu
funcionamento e estudos acerca da desmaterialização do papel em contexto hospitalar. Pode
levar a certas modificações no problema que se partiu. Por outro lado, o processo de
observação envolve diversas técnicas a serem levadas a cabo, a nível da escolha das técnicas de
recolha de informação, basear-se-á na observação participante, na técnica do diário do
investigador, é uma técnica narrativa (…) que serve para recolher observações, reflexões,
interpretações, hipóteses e explicações de ocorrências e ajuda o investigador a desenvolver o
seu pensamento crítico, a mudar os seu valores e a melhorar a sua prática e na técnica dos
memorandos analíticos, são notas pessoais que se destinam a analisar a informação obtida e
fazem com que o investigador leia e reflita em intervalos frequentes ao longo do projeto de
investigação. (Coutinho et al. 2009)
Outra técnica utilizada ao longo do projeto será os grupos de discussão, servem, para
colmatar os espaços vazios deixados pela entrevista individual, na medida em que propiciam
uma maior interatividade ao fornecerem comparações de experiências e de pontos de vista dos
entrevistados. (Coutinho et al. 2009)
E, por último, a análise documental, a análise de documentos oficiais, pois constituem
boas fontes de informação, estes documentos são legislação, procedimentos levados a cabo pelo
Hospital de Braga, mapas do Hospital, normas, organogramas, etc.
Na fase da reflexão, interpretam-se os dados e tiram-se as conclusões, caso a avaliação
do projeto seja o que se pretende está finalizado o ciclo, caso não se encontrar a solução do
problema, parte-se para o segundo ciclo e repetem-se as fases supracitadas com os devidos
ajustes que permitam chegar à resolução do problema.
12
1.4. Problema
A chegada das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) trouxeram inúmeras
mudanças na sociedade. Por um lado, fez com que a informação tomasse outro relevo.
Devido às novas mentalidades e estruturas que trouxe a chegada da Sociedade da
Informação, torna-se imperativo olhar para a gestão da informação como um meio de tornar
possível ter acesso a informação de qualidade e conserva-la. Com a chegada da Internet, o
mundo digital tornou possível a partilha e duplicação da informação espontânea, isto levou aos
profissionais da informação ganharem uma nova visão sobre a conservação, pois dada esta
explosão de informação criada e partilha, torna-se impossível conservar tudo.
A visão tradicional de conservação da informação e da sua materialização dos registos
informacionais em suportes estáticos e permanentes (Ribeiro, 2005), não se mantém com a
chegada do digital, pois aqui premeia-se a desmaterialização do suporte dos registos
informacionais em papel e uma gestão de informação de qualidade tanto em meio digital como
em meio tradicional (suporte papel), onde se tomem rédeas sobre o que é informação de
qualidade e a conservar e a que deve ser eliminada. Ou seja, torna-se fulcral uma avaliação da
informação em suporte papel, onde se faz uma apreciação quanto aos documentos a eliminar e
que se tornaram redundantes com a chegada das novas tecnologias e com a implementação do
processo de digitalização.
Um ponto fulcral a ter em conta quanto à conservação é que a decisão sobre a
conservação da memória deixou de ser um problema que se põe a posteriori, isto é, muito
tempo depois da informação ser produzida (…) como fonte para a investigação e como objecto
(…) Na era do digital, a conservação da memória passou a ser um imperativo imediato, uma
decisão a tomar no acto da criação da própria informação, sob pena de, posteriormente, não
ser possível mantê-la, em condições de integridade. (Ribeiro,2005)
No entanto, a Gestão da informação e as políticas a levar a cabo acerca do que deve ser
conservado e eliminado, do que é informação de qualidade e da informação que deve ter suporte
dos registos informacionais em meio digital ou em certos caso manter o registo em
papel/analógico depende do contexto em que esta atua.
O contexto deste projeto, um Hospital, levanta inúmeras questões quanto à sua gestão
da informação, uma vez que o contexto hospitalar lida com informação sensível onde existe
uma panóplia de barreiras para a adoção de uma perspetiva somente focada no digital, muito
devido à legislação, que em muitos casos, ainda não está atualizada e não responde aos desafios
atuais, o que levanta dúvidas de confiabilidade e segurança por parte dos profissionais da saúde
e próprios utentes quanto à gestão da informação em meio digital.
No entanto, a perspetiva pela procura em plenitude do registo e do suporte em meio
digital e desmaterialização do uso do papel está patente no hospital, para isso a resolução deste
13
problema quanto à adequação de uma gestão da informação eficaz e eficiente que solucione
estas vontades irá basear-se no estabelecimento de políticas e procedimentos de gestão da
informação. Estas políticas irão estar na base da resolução de problemas como a crescente
adoção de novas tecnologias sem o apoio de estratégias de gestão da informação, análise dos
registos clínicos e não-clínicos que se encontram em custódia externa e podem estar em causa a
custos desnecessários e redundâncias, políticas de avaliação e seleção de informação relevante e
de qualidade com base nas necessidades do processo clínico e procedimentos para apelar às
boas práticas do processo de digitalização, análise do arquivo radiológico e da
interoperabilidade das aplicações internas. O que se pretende com o estabelecimento de políticas
de gestão da informação integradas é a eliminação da redundância de informação, redução dos
custos que implicam a custódia externa e arquivo clínico, diminuição dos tempos de resposta e
melhorias na eficácia nas tomadas de decisão.
A implementação destas políticas serão fundamentais, pois tal como Pestana (2009)
refere que sem o devido planeamento, corremos o risco de evoluir de um modelo de anarquia
informacional, marcada pela total ausência de uma política de informação, para um modelo de
utopia tecnocrática, em que o sistema se baseia em apenas aplicar as soluções tecnológicas
emergentes.
1.5.Plano de Trabalho
Tabela 1 Plano de Trabalho - especificação das tarefas
Tarefas Intervalo de tempo para a sua
realização
1. Identificar fontes de informação e recolher literatura Entre Novembro e Janeiro de
2017
2. Explorar literatura sobre a Gestão da Informação. Entre Novembro e Janeiro de
2017
3.Explorar literatura sobre o ciclo do Processo de
Digitalização.
Entre Novembro e Janeiro de
2017
4. Explorar literatura sobre o Processo Clínico em formato
analógico e formato digital.
Entre Novembro e Janeiro de
2017
5. Explorar a legislação relativa à informação em contexto
hospitalar.
Entre Novembro e Janeiro de
2017
6. Conhecer a actual política governamental (nacional e
europeia) relativa à gestão da informação
Clínica.
Entre Novembro e Janeiro de
2017
7.Elaboração do Estado de Arte Entre Novembro e Janeiro de
14
2017
8. Levantamento das tipologias documentais utilizadas por
especialidade e que integram o Processo Clínico.
Entre Janeiro e Fevereiro de
2017
9. Levantamento das aplicações informáticas internas nas
diversas especialidades para registos clínicos.
Entre Janeiro e Fevereiro de
2017
10. Análise da situação atual, caraterização e avaliação do
sistema de informação (GLINTT) e restantes aplicações, no
que concerne ao processo de digitalização e meta
informação descritiva.
Entre Janeiro e Março de 2017
11. Caracterização e análise do modelo informacional
vigente no Hospital de Braga no que respeita à gestão da
informação clínica. Análise dos circuitos de produção,
integração, armazenamento e uso da informação clínica.
Entre Janeiro e Março de 2017
12. Exploração de projetos de digitalização em contexto
hospitalar à escala internacional.
Entre Janeiro e Março de 2017
13. Analisar os procedimentos atuais de digitalização de
registos clínicos realizados no Hospital de Braga,
identificando aspetos problemáticos e fatores de mudança.
Entre Janeiro e Março de 2017
14. Identificar e explicar os mecanismos de produção,
armazenamento e acesso aos registos clínicos no Hospital de
Braga.
Entre Março e Abril
15. Avaliação dos arquivos em custódio externa. Abril de 2017
16. Elaboração de um relatório de avaliação do Arquivo
Radiológico
Abril 2017
17. Elaborar uma proposta de produção, armazenamento e
transferência de suporte de registos clínicos
Maio de 2017
18. Realização e Escrita da dissertação Entre Maio e Junho de 2017
19. Entrega da dissertação final Junho de 2017
1.6. Estrutura da Dissertação
A estrutura da presente dissertação procura contextualizar o âmbito da sua realização.
Esta inicia-se com o enquadramento teórico, através de uma revisão da literatura, e
posteriormente procura demonstrar a prática existente de gestão de informação no Hospital de
Braga e elaboram-se propostas de melhorias em diversos campos.
Esta consiste na estrutura da presente dissertação:
15
Capítulo 1 - Este capítulo denominado por introdução é apresentada uma breve contextualização
e motivação do tema, assim como os objetivos, a abordagem metodológica, o problema, o plano
de trabalho e a estrutura da dissertação.
Capítulo 2 - Engloba a resenha do Estado-da-Arte, esta aborda a temática da gestão da
informação clínica, o contexto informacional em ambiente híbrido, o processo clínico em
suporte analógico e digital e a digitalização dos registos clínicos.
Capítulo 3 - Descreve as experiências e os processos de digitalização no Hospital de Braga,
onde se demonstra as práticas do processo de digitalização e propõe-se medidas para melhorias
deste processo, nomeadamente no que concerne à metainformação, aos scanners, digitalização
de informação retrospectiva e ao armazenamento .
Capítulo 4 - Neste capítulo caracteriza-se os documentos em custódia externa, a partir de tabelas
e de seguida procede-se à análise destes documentos com possibilidade de serem eliminados. De
seguida, procede-se à análise crítica do Procedimento do óbito, no qual levanta inúmeras
inconformidades no que respeita à avaliação e seleção da informação enviada para a GADSA.
Capítulo 5 - Este capítulo avalia o arquivo radiológico e analisa criticamente o papel atual das
películas radiológicas. De seguida, apresentam-se os resultados do questionário realizado e
discutem-se os resultados.
Capítulo 6- Neste capítulo aborda-se a interoperabilidade e a cooperação entre os diferentes
profissionais e especialidades envolvidos/as no Hospital de Braga, a partir das diversas
aplicações existentes neste.
Conclusão - Conclusões e considerações finais da dissertação.
Referências – Apresentação de referências da documentação consultada para a elaboração da
dissertação.
Anexos – Documentação auxiliar à compreensão da dissertação.
2. Gestão da Informação
Estamos a viver numa sociedade denominada por Sociedade da Informação, onde o
dinamismo e a mudança são patentes. O desenvolvimento tecnológico sente-se em todos os
setores de atividade, seja público ou privado e quem vinga no mercado altamente competitivo é
quem está na vanguarda da utilização das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC). No
contexto deste projeto, retrata-se a situação em contexto hospitalar, onde a tecnologia é vista
16
como um alicerce para uma melhor e eficaz prestação de serviços de qualidade aos seus utentes.
No entanto este desenvolvimento constante da tecnologia requer sérias mudanças e adaptações
aos profissionais inseridos neste contexto, uma das mudanças que causa mais constrangimentos
é a mudança do suporte analógico para o digital, pois o suporte analógico ainda continua a ser
visto por alguns como suporte básico mais utilizado pelos profissionais de saúde para registo de
informação clínica. No entanto, o que o Hospital de Braga pretende é exatamente alterar em
pleno a visão sobre o registo clínico e utilização em papel.
Para isso, neste capítulo foram selecionados três temas específicos que explicitam o
contexto deste projeto e as problemáticas que acarreta. Os temas abordados tratam a gestão da
informação clínica, o processo de digitalização, onde são definidas as fases do ciclo do processo
de digitalização com incidência na realidade dos registos clínicos, outro tema sobre o contexto
informacional em ambiente híbrido, onde é explicada a coexistência do processo clínico em
papel e em suporte digital, as características que um sistema de informação em contexto clínico
deve acarretar.
2.1. Gestão da Informação Clínica
O aumento dos fluxos de informação produzida diariamente numa organização em contexto
hospitalar são um desafio para a sua gestão.
Um dos problemas enfrentados pelas organizações atuais é a falta da adoção de uma
estratégia de gestão que assegure um fluxo permanente que seja capaz de filtrar e direcionar a
informação relevante aos processos organizacionais, perante um volume crescente de
informação (Davenport & Prusak, 1998 in (Cruz 2011).
É indiscutível este aumento da informação, no entanto é discutível a gestão da
informação e dos sistemas de informação, pois estes não têm beneficiado do mesmo
crescimento de interesse e reconhecimento por parte das organizações, em contraposição com o
investimento realizado em tecnologia da informação e comunicação (TIC).
A gestão da informação tem como objetivo apoiar a gestão das empresas por meio de
processos que tornem eficientes e acessíveis a informação e sua articulação em todos os
âmbitos, de modo que a criação do conhecimento seja favorecida. (…) implantar modelos de
gestão da informação permite que as empresas possuam subsídios informacionais para o
processo decisório, podendo assim selecionar a informação relevante para apoiar todas as
fases dos processos de tomada de decisão. (Valentim, 2010)
A informação na saúde, tal como noutros setores de atividade é vista como um dos
fatores para atingir o sucesso e um elemento fulcral para a tomada de decisão, é um bem-
essencial para a tomada de decisões, para isso tem que ser gerida de forma eficaz e eficiente.
17
Os autores que se seguem constatam o que foi supracitado, defendendo da seguinte
forma:
Na sociedade actual a informação constitui a chave da eficácia do trabalho
desenvolvido, estando presentemente os vários sectores de actividade (indústria, banca, entre
outros) apoiados por um forte sistema de comunicações. No entanto, no campo da medicina
ainda hoje se constata dispersão e falta de coordenação na informação dos processos
individuais dos doentes. Tal surge quando os recursos actuais em tecnologia aplicável a esta
área proporcionam uma oportunidade única dos serviços de saúde se organizarem e, assim,
melhorarem a qualidade dos cuidados prestados.(Parente, Silva, e Dias 2003)
A definição de estratégias e procedimentos de gestão da informação, com ênfase nos
processos de digitalização são um dos objetivos primordiais deste projeto, onde resulte numa
melhoria da qualidade da informação clínica e não clínica produzida e armazenada pelo
Hospital de Braga. Existem não só várias tipologias documentais como várias aplicações por
especialidade numa organização, cada uma com vários tipos de dados, para se perceber esta
realidade significa compreender todas as tipologias documentais e as suas possíveis
interdependências.
A importância do desenvolvimento de uma estratégia global, a adoção de uma visão
holística, para o uso da informação é condição básica que deve ser adotada pela organização. A
gestão de informação baseia-se na adoção de processos que visam identificar e estruturar os
mecanismos de obtenção, armazenamento, distribuição e utilização da informação. As
Tecnologias de Informação têm um papel crucial na implementação destes processos pelo que
permitem a disseminação da informação na organização.
No entanto, subsiste uma realidade em que a crescente adoção de novas tecnologias sem
supervisão nem políticas, nem estratégias de gestão da informação, levam a um avanço com
bastantes recuos.
Para uma empresa, não basta adotar a estrutura correta, contratar os melhores
profissionais e dispor de meios de comunicação corretos, pois para se tomar decisões
apropriadas num ambiente complexo e de rápido desenvolvimento é necessário gerir de
maneira eficaz as informações e partilhar conhecimento entre os sujeitos organizacionais.
(Hanaka & Hawkins, 1997 apud (Valentim 2010))
A escolha da tecnologia a utilizar implica escolher um sistema de gestão que se adapte
aos processos da organização e seu contexto, que a sua utilização seja baseada num ambiente
simples e flexível, de fácil interação com os utilizadores e com um suporte capaz de responder
às necessidades da organização.
Parafraseando Cruz (2011), a gestão de informação integrada pretende reunir toda a
informação institucional, administrativa e clínica (informação clínica e não clínica), com o
objetivo de a partilhar de forma eficaz e eficiente pelos diversos departamentos/especialidades.
18
O processo clínico único (PCU) é cenário possível de alcançar quando as instituições
conseguirem fazer esta gestão integrada da informação clínica.
Segundo o mesmo autor, supracitado, este defende que para haver uma gestão da
informação integrada tem que se ter em conta a tríade composta por: Pessoas, Processos e
tecnologia.
Ilustração 9 Tríade: Pessoas, Tecnologia e Processos. Cruz (2011)
Esta tríade mostra as diferentes componentes a ter em conta para uma gestão da
informação integrada, onde a adoção de processos que visam identificar e estruturar os
mecanismos de obtenção, armazenamento, distribuição e utilização da informação (Cruz,
2011), só se consegue a partir do papel fundamental das tecnologias, no entanto para o
funcionamento pleno das mesmas é necessária a colaboração das pessoas envolvidas.
A colaboração eficiente das pessoas, previamente sensibilizadas e orientadas para
estas iniciativas é imprescindível. (…) As pessoas são consideradas como o elemento mais
importante desta tríade, uma vez que a sua satisfação e participação, integradas nos processos
organizacionais, potenciam o sucesso de todo o processo. (Cruz, 2011)
A gestão de informação é constituída por vários processos envolventes, cada um é
composto por padrões de comportamentos e procedimentos que são repetidos e/ou replicados
consoante a necessidade em obter mais informação.
A gestão de informação integrada pretende reunir toda a informação institucional,
administrativa e clínica, com o objetivo de a partilhar de forma eficaz e eficiente pelos diversos
departamentos. O processo clínico único será um cenário possível quando as instituições
conseguirem fazer esta gestão integrada da informação clínica. (Cruz, 2011)
O objetivo está em definir estratégias e procedimentos de gestão de informação (GI),
baseados num conjunto de procedimentos e normas, no que concerne à transferência de suporte
e relativos à produção, conservação e eliminação dos registos clínicos e não clínicos.
Esta mudança de visão nunca é fácil. Segundo a Ecologia da Informação, em vez de se
concentrar na tecnologia, baseia-se na maneira como as pessoas criam, distribuem,
19
compreendem e usam a informação. (…) E exige novas estruturas administrativas, incentivos e
atitudes em direção à hierarquia, à complexidade e à divisão de recursos da organização
(…).(Davenport 1998)
Quando se possui uma abordagem ecológica, acredita-se que:
a informação não é facilmente arquivada em computadores — e não é
constituída apenas de dados;
quanto mais complexo o modelo de informação, menor será sua utilidade;
a informação pode ter muitos significados numa organização;
a tecnologia é apenas um dos componentes do ambiente de informação e
frequentemente não se apresenta como meio adequado para operar
mudanças.(Davenport 1998)
Por outro lado, acrescenta-se ainda que a ecologia da informação, além de exigir um
modo holístico de pensar, tem quatro atributos-chave:
1. integração dos diversos tipos de informação;
2. reconhecimento de mudanças evolutivas;
3. ênfase na observação e na descrição;
4. ênfase no comportamento pessoal e informacional. (Davenport 1998)
Atualmente as organizações já integram no seu dia-a-dia diversos tipos de informação:
estruturada, não estruturada, em suporte analógico, digital (…) Essa integração tem sido
impulsionada não apenas pelas novas tecnologias, mas também pela necessidade de melhorar o
aproveitamento de formas não-tradicionais de informação.(Davenport, 1998) A integração dos
diversos tipos de informação está relacionada com a capacidade dos profissionais da
informação, conseguirem criar uma orientação clara sobre as TI e a diversidade informacional
existente em contexto empresarial.
O reconhecimento das mudanças evolutivas está relacionado com a capacidade de uma
organização conseguir adaptar-se, responder e evoluir. Todo o ambiente informacional deerá ser
flexível, uma vez que é impossível entender ou prever totalmente como um ambiente
informacional vai evoluir dentro de uma empresa, a administração informacional precisa abrir
espaço para a transformação — até mesmo quando não se sabe ao certo que tipo de
transformação será essa. (Davenport, 1998)
Quando se coloca a ênfase na observação e na descrição, tal significa, descrever e
compreender a existência de um ambiente de informação é em si mesmo um grande
compromisso. Na verdade, numa grande organização, esse ambiente é altamente complexo.
Descrever as diversas fontes dos vários tipos de informação, a maneira como a informação e o
conhecimento são usados nos processos de trabalho e as intenções e os objetivos da empresa é
uma tarefa essencial e muitas vezes esmagadora. Dada a multiplicidade de fontes e de usos da
informação, e da relação próxima entre o ambiente informacional e o da empresa como um
20
todo, prever o futuro é virtualmente impossível. (…) começar a perguntar como a informação é
reunida, compartilhada e utilizada hoje, e o que podemos aprender com ela. (Davenport,
1998).
A nível do comportamento pessoal e informacional, onde são analisadas as mudanças de
comportamento sentidas nas tomadas de decisão, pois se uma ação ou iniciativa de gestão não
altera o comportamento informacional, não vale a pena colocá-la em prática (Davenport,
1998).
Davenport (1998), retrata o processo genérico da gestão da informação em quatro etapas
como se verifica na ilustração 2.
Ilustração 10 Processo de Gestão da Informação. Davenport (1998)
Este processo pode ser definido de maneiras distintas, ou seja, pode agregar um número
diferente de etapas de acordo com o contexto.
De acordo com o processo figurado acima e no que concerne à determinação das
exigências, nesta fase pretende-se compreender as fontes e os tipos de informações necessárias
para um bom desempenho do negócio, bem como suas características, fluxos e necessidades.
Define-se um problema e encontra-se a informação para que se possa resolvê-lo.
Na fase da obtenção, inclui as atividades relacionadas à recolha e organização dos
dados. Consiste em atividades como a exploração do ambiente informacional, classificação da
informação pertinente e formatação e estruturação das informações. Quanto à classificação
da informação pertinente Davenport (1998) defende que para tomar decisões apropriadas sobre
como a informação é classificada e armazenada, os administradores devem começar por
algumas questões básicas:
Que comportamento individual deve ser otimizado por um determinado esquema de
classificação e por um mecanismo de armazenamento?
Que comportamento individual relativo à informação será otimizado por um esquema
específico de classificação e armazenamento?
Que informação deve ser classificada? Alguma estrutura a conduziria a uma categoria
natural?
Como o esquema classificatório será mantido e atualizado?
21
A distribuição envolve escolher, entre diferentes metodologias, qual pode ser mais adequada
para se apresentar a informação, disponibilizando-a aos utilizadores por diferentes formas e
fontes e estilos. Está relacionada, então ao modo como a informação é formatada, a definição
das exigências informacionais de uma organização ajuda a aumentar a consciência de que a
informação é valiosa, o formato correto torna mais fácil a sua distribuição.
Segue-se a etapa de utilização da mesma pelas pessoas da organização, que as
incorporarão nas etapas de elaboração, execução e avaliação da estratégia empresarial,
auxiliando, assim, o processo de gestão estratégica.
Em consonância com o processo de gestão da informação está o modelo da ecologia da
informação, apresenta um esquema proposto pelo autor e demonstra que o ambiente
informacional está inserido noutros dois, o ambiente organizacional e o ambiente externo.
Davenport (1998) concentra-se principalmente no ambiente informacional, mas este está
arraigado no ambiente mais amplo que o envolve, o organizacional, e ambos são afetados pelo
ambiente externo, o mercado. Na prática, esses ambientes sobrepõem-se e têm limites
indistintos.
No que concerne ao ambiente informacional, este subdivide-se em seis componentes
fulcrais, sendo:
Estratégia da informação: As estratégias da informação focam-se em torno da pergunta:
"O que queremos fazer com a informação nesta empresa?" E essas estratégias devem
envolver a alta administração.
Política da informação: envolve o poder proporcionado pela informação e as
responsabilidades da direção na sua gestão e uso.
Cultura e comportamento em relação à informação: Esses dois fatores estão
relacionados e são muito importantes na criação de um ambiente informacional bem-
Ilustração 11 Ecologia da Informação. Davenport (1998)
22
sucedido, e talvez sejam os mais resistentes às mudanças. Comportamentos positivos
como partilhar informação e obter conhecimento duradouro a partir dela são
fundamentais e não podem ficar apenas a cargo da iniciativa de cada um. Ao contrário,
esses comportamentos devem transformar-se num objetivo administrativo básico, sem
se conservar o território exclusivo de gerentes ou de um chefe da TI. Assim como
acontece com outros recursos, os administradores podem usar vários tipos de
incentivos, recompensas ou punições, instrução e até mesmo advertência para
influenciar o comportamento informacional.
Equipa (Profissionais da Informação): As pessoas são os melhores 'meios' para
identificar, categorizar, filtrar, interpretar e integrar a informação.
Processos de administração informacional: define a gestão da informação como
processo, enfatizamos igualmente a mensurabilidade e o aperfeiçoamento, o que
combina com a ênfase ecológica na descrição e na evolução. Uma empresa deve ter
uma visão ampla, definindo os processos informacionais como todas as atividades
exercidas por quem trabalha com a informação. (…) facilitar as muitas maneiras como
os gerentes, cientistas, pessoal administrativo identificam, adquirem, compreendem e
atuam sobre a informação pode satisfazer o mais ambicioso ecologista informacional.
Arquitetura da informação: está relacionado com estruturar e localizar a informação
dentro de uma organização. A arquitetura pode ser descritiva, envolvendo um mapa do
ambiente informacional no presente, ou determinista, oferecendo um modelo do
ambiente numa época futura.
O ambiente organizacional inclui incluindo a posição global dos negócios, os investimentos
em tecnologia e a distribuição física. Segundo Davenport (1998), (…) os ecologistas precisam
prestar atenção à estratégia de negócios, aos processos de negócios, à estrutura/cultura
organizacional e à orientação dos recursos humanos. Esses aspectos refletem os componentes
do ambiente informacional. Assim, a estratégia de negócios, por exemplo, irá influenciar a
estratégia da informação — e vice-versa.
A nível dos investimentos em tecnologia, torna-se óbvio que um investimento global em
TI terá consequências e trará mudanças no ambiente informacional, mas o fator mais crítico
aqui é o simples acesso à informação. A crescente predominância, a facilidade do uso e o poder
das redes de trabalho e das redes locais têm oferecido uma boa infra-estrutura a virtualmente
todas as empresas, e algumas tecnologias novas são mais dirigidas à informação que as do
passado, permitindo a gestão de textos, gráficos, vídeo e áudio (Davenport, 1998).
No que se refere à distribuição física, Davenport (1998) dá um exemplo em que se
torna lógico como este componente afeta a gestão da informação. No nível mais básico,
trocamos mais informações com colegas que estão no mesmo espaço físico. Estudos
sistemáticos sobre comunicação organizacional mostram que a proximidade física aumenta a
23
frequência da comunicação em grupo. Existem empresas que fomentam a existência de espaços
que facilitem a interação.
A ecologia informacional de uma empresa é afetada por fatores externos, muitos dos
quais a empresa não pode controlar de maneira direta. Estes fatores externos podem passar pela
legislação, pela mudança de hábitos exigências dos consumidores e tendências culturais, pela
concorrência, avanços tecnológicos, entre outros.
O ambiente externo é constituído pelos mercados de negócios, estes criam condições
gerais de negócios, o que afeta a capacidade das empresas adquirirem e gerirem a informação,
bem como optar pelo tipo de informação de que precisam. Por norma, passam por mudanças em
relação a clientes, fornecedores, sócios, reguladores e concorrentes teriam reflexos na
informação que circula na empresa. É também constituído pelos mercados tecnológicos, onde
são compradas e vendidas as tecnologias disponíveis que podem afetar nosso mundo
informacional. E por último, os mercados da informação, muitas organizações focam-se no tipo
de informação que deve ser comprada nesse, e outras organizações já estão a avaliar maneiras
de vender informações.
No contexto do Hospital de Braga, a base está em definir políticas de gestão da
informação, no entanto estas políticas de gestão irão incidir sobre o processo de digitalização,
sobre o arquivo radiológico e avaliar a sua importância no seio do crescimento do uso das
tecnologias e a nível arquivo em custódia externa.
No entanto, estas políticas terão de estar em concordância para além das especificidades
e funcionamento do Hospital, também tem que estar com a legislação decretada, tal como
Davenport propunha no seu modelo da ecologia da informação, a influência dos fatores
externos, dos quais a empresa não pode controlar de maneira direta.
A legislação que servirá de auxílio à estratégia de gestão da informação nos diversos campos
supracitado, basear-se-á na Portaria 247/2000. Esta Portaria, é aplicável ao regulamento
arquivístico nos hospitais. Este instrumento jurídico de gestão documental, contém normas de
avaliação, seleção e preservação específicas para a documentação produzida por hospitais,
centros de saúde e outros serviços do Ministério da Saúde. Contém ainda meios técnicos que
permitem a transferência da documentação para outros suportes.
A ilustração 6 ilustra exatamente preocupações que existem na gestão da informação
clínica, estas preocupações são vigentes no Hospital de Braga. Para dar resposta a estas
dificuldades, a base da resposta, no contexto do hospital de Braga, está na intervenção no
arquivo clínico central e nos restantes arquivos (que irá incidir no arquivo em custódia externa e
arquivo radiológico), no primeiro, basear-se-á numa avaliação e sistematização de
procedimentos para uma boa prática da digitalização e na questão da interoperabilidade interna
e das aplicações existentes. No segundo, os restantes arquivos, a base da resposta está numa
intervenção no arquivo não clínico, numa caracterização da documentação em custódia externa
24
e numa avaliação do arquivo radiológico. Com tais intervenções, pretende-se que resulte numa
melhoria da qualidade da informação clínica e não clínica e na eficácia quanto à sua produção,
armazenamento e acesso e que consiga colmatar preocupações as que figuram na ilustração 6.
Ilustração 12 Preocupações da Gestão da Informação Clínica em contexto hospitalar in (F.
Gonçalves 2013)
No que concerne à heterogeneidade e interoperabilidade das aplicações informáticas que
produzem e armazenam informação clínica, é uma questão de grande importância, mas também
de grande complexidade. O principal desafio é encontrar uma forma de permitir a
interoperabilidade entre diferentes Sistemas de Informação (SI) a fim de partilhar informações
e recursos. A interoperabilidade promete um efeito positivo na qualidade dos cuidados e
também vantagens económicas. (Ribeiro, et al., 2010 in Maldonado et al., 2003, Lenz and
Reichert, 2005, Walker et al., 2005, Uslu and Stausberg, 2008)
A falta de interoperabilidade entre as diversas aplicações, leva a uma desestruturação do
processo clínico eletrónico (PCE), à necessidade do processo clínico em papel para consultas e
prestações de cuidados médicos, entre outros.
O estudo realizado por Ribeiro et al. (2010), que incidiu em 34 hospitais em Portugal,
revelou que estes vêem a interoperabilidade como um grande problema no futuro. A maioria dos
responsáveis pelo SI responderam que já têm projetos a ser implementados ou planos para
começar em breve intervenções na integração dos SI. (…) A grande maioria dos entrevistados
acredita que, em relação à arquitetura dos SI do hospital, a melhor política é ter vários
fornecedores até mesmo com a necessidade de integrá-los. Os restantes inquiridos argumentam
que a melhor política é ter um único fornecedor que inclua todas as áreas clínicas, garantindo
25
assim uma integração simples entre todos os módulos. Quanto aos responsáveis por hospitais
com 500 camas ou mais nenhum defende que a melhor política é ter um único fornecedor
(Ribeiro et al., 2010).
A grande maioria acredita que deve haver regulamentação e certificação de software,
porque sem isso, a interoperabilidade dificilmente será eficaz e possível. Houve uma fraca
percentagem daqueles que argumentam que o Ministério da Saúde deve impor as soluções para
as organizações.
As três razões mais frequentemente mencionadas para justificar a falta de
interoperabilidade existente nos SI são: (1) as soluções existentes são obsoletas (66,7%), (2) os
serviços tendem a comportar-se como "ilhas" (61,1%) e (3) a arquitetura de SI é mal definida
(50,0%). Embora a maioria dos entrevistados acredite que a integração entre diferentes IS é
suficientemente segura, eles expressaram alguma desconfiança nas três áreas sob a
confidencialidade das informações trocadas, integridade e disponibilidade dos dados (Ribeiro
et al. 2010)
Neste ponto será avaliada a interoperabilidade interna no Hospital de Braga e as suas
aplicações existentes para as diferentes especialidades em consonância com os standards
existentes para a saúde e projetos neste contexto, que permitem que a integração da informação
clínica produzida no hospital nas diversas aplicações.
No que alude à digitalização dos documentos, será realizado uma definição de
procedimentos para uma boa prática do processo de digitalização de acordo com a norma
australiana AS 2828.2 para documentação clínica digitalizada, com as recomendações para a
digitalização de documentos permanentes pelo Conselho Nacional de Arquivos e estará em
consonância com o ciclo do processo de digitalização de Pinto (2011).
Passando para a intervenção nos outros arquivos existentes, existem inúmeras
preocupações no hospital de Braga, a nível do arquivo radiológico e dos documentos em
custódia externa. Estes arquivos levam a gastos e ocupação de espaço.
A nível dos documentos em custódia externa, estes encontram-se no GADSA, este foi a
solução encontrada para armazenar documentos em suporte papel sem relevância atual para o
Hospital de Braga, uma vez que não se justificava estar a ocupar espaço físico neste com
informação do antigo Hospital de São Marcos, com documentação de utentes que não são
seguidos no hospital há mais de 5 anos e documentos de falecidos. Mas este armazenamento
externo acarreta custos, tal como referido, e são conservados documentos sem valor
arquivístico. Encontra-se informação clínica e não clínica desde 1965. Não foi realizada uma
avaliação quando a relevância desta documentação.
É relevante, com a abordagem que o Hospital de Braga pretende alcançar, a libertação
de custos desnecessários do papel e sua desmaterialização, fazer um levantamento das tipologias
documentais existentes no GADSA e uma avaliação da sua relevância de acordo com a Portaria
26
247/2000.
Por último, o arquivo radiológico, a maior preocupação é a ocupação de espaço, uma
vez que as películas radiográficas atualmente estão a entrar em desuso devido aos avanços da
tecnologia.
A radiologia digital, assim definida por Nóbrega (2002), emprega sistemas
computacionais nos diversos métodos para a aquisição, transferência, armazenamento ou
simplesmente tratamento das imagens digitais adquiridas. Tal permitiu o diagnóstico por
imagem a partir dos sistemas e plataformas adequadas.
Os avanços na Radiologia parecem não acabar nunca. Estes avanços ocorrem não só
no desenvolvimento de novos equipamentos, técnicas e sequências, mas também no suporte
tecnológico que auxilia os serviços (Santos 2010).
Vários foram os avanços tecnológicos, os equipamentos digitais permitiram por
exemplo, a mamografia digital, o raio-x em meio digital e a angiografia por subtração digital,
por exemplo. Outros avanços tecnológicos foram o PACS e o RIS. O PACS (picture archiving
and communication system) is a healthcare technology for the short- and long-term storage,
retrieval, management, distribution and presentation of medical images (…) allows a
healthcare organization (such as a hospital) to capture, store, view and share all types of
images internally and externally. When deploying a PACS, the organization needs to consider
the environment in which it will be used (inpatient, ambulatory, emergency, specialties) and the
other electronic systems with which it will integrate. (DelVecchio, 2015)
PACS detém quatro componentes:
Imaging systems, such as magnetic resonance imaging (MRI), computed axial
tomography (CAT scan), and X-ray equipment.
A secure network for distribution and exchange of patient information.
Workstations or mobile devices for viewing, processing and interpreting images.
Archives for storage and retrieval of images and related documentation and
reports.(DelVecchio, 2015)
Radiology information system (RIS) is a networked software system for managing medical
imagery and associated data. A RIS is especially useful for tracking radiology imaging orders
and billing information, and is often used in conjunction with PACS and VNAs to manage image
archives, record-keeping and billing. (Sutner, 2015)
RIS detém inúmeras funções, como, a gestão do utente (onde acompanha o fluxo de
27
trabalho de um determinado utente dentro do departamento de radiologia; as pessoas
responsáveis de radiologia podem adicionar imagens e relatórios ao processo clínico eletrónico,
onde podem ser recuperados e visualizados por pessoal autorizado de radiologia), a agenda
(permite aos profissionais de radiologia fazer marcações), o acompanhamento do utente (os
profissionais podem pesquisar todo o histórico radiológico de um utente desde a admissão até a
alta e coordenar a história com marcações passados, presentes e futuras), os relatórios de
resultados (gera relatórios estatísticos para um único utente, grupo de utentes ou procedimentos
específicos), pesquisa de imagens (os profissionais de radiologia usam RIS para pesquisar
filmes individuais e os dados associados) e por último, a faturação (fornece registos financeiros
detalhados e processam pagamentos eletrónicos e reivindicações automáticas).
Devido aos fatores supracitados, os avanços tecnológicos a nível dos equipamentos e
sistemas tecnológicos, as películas radiológicas tornam-se obsoletas e desnecessárias para a
prática atual dos cuidados médicos. Daí ser necessário elaborar um relatório de avaliação do
arquivo radiológico.
2.1.1. Contexto informacional em ambiente híbrido
No Hospital de Braga é vigente um contexto informacional caracterizado por um
ambiente híbrido, onde coexistem suportes diferentes com a mesma informação, a mesma
informação encontra-se em suporte analógico, informação digitalizada ou registada diretamente
no sistema de informação em suporte digital. Muitas justificações existem para compreender
esta realidade, como a legislação, a existência de várias aplicações para responder às
especificidades de cada especialidade em detrimento da utilização em pleno do sistema de
informação para a gestão hospitalar, o GLINTT. O facto de existir fraca interoperabilidade leva
a redundância e a falta de procedimentos para a prática da digitalização que certifiquem a
autenticidade dos documentos digitalizados.
O papel do Processo Clínico é fulcral no funcionamento de um Hospital e na prestação
dos cuidados hospitalares. A informação contida neste é crucial para o utente e para o serviço
hospitalar. Atualmente fala-se cada vez mais dos termos Processo Clínico Eletrónico (PCE),
Registo de Saúde Eletrónico (RSE) e Electronic Health Record (EHR), estes dois últimos com o
mesmo significado.
Quando se fala em processo clínico, temos que ter em conta uma multiplicidade de
fatores envolventes, como o sistema de informação, os metadados, as características físicas do
próprio documento em papel e todos os requisitos que abrangem. Para tal, foi fundamental
constar na revisão de literatura a norma AS 2828 Health records, uma norma australiana,
subdividida em duas partes, uma destinada aos registos clínicos em papel (AS 2828.1) e a outra
destinada aos registos clínicos digitalizados e seus requerimentos (AS 2828.2). Esta norma
28
mostra um conjunto de requisitos e procedimentos a serem colocados em prática nestes dois
tipos de abordagem, procedimentos para a utilização do suporte em papel e procedimentos na
digitalização.
Esta norma facilitará a uniformização destes processos nas diferentes especialidades
que compõem o hospital e irá provocar mudanças significativas no processos que envolvem a
digitalização e avaliação e seleção do suporte em papel .
A norma relativa aos registos clínicos em papel específica requisitos para os aspectos
físicos dos registos de saúde quanto ao tamanho, qualidade, disposição, cor, ordem de arquivo
e capa de registo e método de fixação de registos de saúde / divisórias dentro de uma capa de
registo. Alguns aspectos desta Norma serão aplicados a versões digitalizadas de registos de
saúde baseados em papel. Esta não aborda conteúdo recorde, por causa da diversidade nesta
área.(Australia 2012)
A norma destinada aos registos clínicos digitalizados, tem como fim especificar
requisitos para sistemas que digitalizam registos médicos de papel em versões eletrónicas,
incluindo qualidade de imagem, retenção de originais e processos de conversão. Além disso,
fornece diretrizes sobre as melhores práticas para armazenamento seguro, recuperação e
acesso a registos de saúde digitalizados.(Australia 2012b)
A norma australiana define Processo Clínico, como uma coleção de dados e informação
reunida ou gerada para registar o cuidado clínico e o estado de saúde de um indivíduo ou
grupo. Isto inclui informação como resultados de avaliação, detalhes de tratamento, notas de
progresso, registos e informação associados à prestação de cuidados e ao estado de saúde. O
termo "registo de saúde" inclui registos de saúde baseados em papel, registos clínicos,
anotações médicas, registos de saúde digitalizados, registos clínicos eletrónicos, registos de
saúde e registos de saúde pessoais. (Australia 2012a)
2.2. Processo Clínico em suporte analógico e digital
Os profissionais de saúde acedem à informação clínica nos dois suportes,
analógico/papel e digital, sendo que a última encontra-se em diversas aplicações que coexistem
para dar resposta às especificidades das diversas especialidades, e desintegradas dos restantes
sistemas sendo que não estão acessíveis a todos os profissionais.
O processo clínico subsiste tanto em formato analógico como digital. O uso do registo em
formato de papel conduz a limitações logísticas e organizacionais, o que reduz a eficácia destes
registos tradicionais para armazenar e organizar um crescente número de dados (Shortliffe e
Cimino, 2006 apud (Guedes 2011).
Essas limitações do uso do processo clínico em formato analógico/papel passam ainda
29
pela dificuldade de acesso; ilegibilidade; perda frequente de informação; inconsistência da
localização da informação; falta de estruturação dos registos de informação e duplicação de
informação. (Cruz 2011)
O armazenamento dos documentos em papel levanta problemas, uma vez que diferentes
documentos de um mesmo doente poderão estar dispersos por diferentes pastas. As condições
físicas de armazenamento podem limitar todo o processo inerente à utilização, dado que a
localização pode ser distinta para registos do mesmo processo.
Segundo Parente, Silva, e Dias (2003) ainda existem hospitais sem processo único,
hospitais com processos separados por episódios ou por serviços (alguns dispondo de processo
único mas tendo serviços com processo próprio), ou, na sua maioria, os episódios de urgência
não constando do processo único. A habitual inacessibilidade dos processos ou o seu acesso
demorado, em especial quando necessários em situações de consulta urgente, assim como a já
tradicional falta de comunicação na transferência de informação entre as instituições, são
outros aspectos da nossa realidade que levam alguns a interrogarem-se se, perante esta
situação, valerá a pena falar em meios mais sofisticados.
A utilização do Processo Clínico em papel, leva a uma realidade fragmentada dos
princípios deste, onde se primava pelo acesso completo à informação clínica do utente, no
entanto a realidade é a desintegração da informação por observação, exames, serviços,
instituições (cuidados primários vs hospital, hospital vs hospital, públicas vs privadas), impede
que cumpra as suas verdadeiras funções. Esta situação implica erros de duplicação
desnecessária de prescrições, repetição de meios complementares de diagnóstico,
desconhecimento da história do doente quando este recorre à urgência, cuidados
descontinuados na doença crónica, tudo isto condicionando custos (tempo médico e enfermeiro,
meios complementares de diagnóstico e medicamentos). (Parente, Silva e Dias (2003)
Com a chegada das tecnologias de informação e crescimento da sua importância na
sociedade, tornou-se possível falar em Processo Clínico Eletrónico (PCE).
Quando se fala de Processo Clínico Eletrónico (PCE), fala-se por consequência do
sistema de informação aplicado, pois são dois conceitos intrínsecos na prática. Pois, o processo
clínico do utente é a base para o funcionamento de qualquer sistema de informação a ser
implementado, quer este seja destinado à informação administrativa e/ou de suporte à prática
médica. Só a partir da reunião de toda a informação institucional, administrativa e clínica, com o
objetivo de a partilhar de forma eficaz e eficiente pelos diversos departamentos é possível falar-
se em processo clínico único, aquando as instituições hospitalares conseguirem fazer esta gestão
integrada da informação clínica.
No contexto tecnológico, na terminologia inglesa, e ainda intrínseco ao Processo
Clínico Eletrónico (PCE), fala-se do EHR (Electronic Health Record), é uma ferramenta para
facilitar a continuidade e, consequentemente, a qualidade, o acesso e a eficiência da prestação
30
dos cuidados de saúde.
O EHR é acedido através de aplicações e sistemas que manipulam e fornecem a
informação aos utilizadores qualificados de um modo (interface) amigável. Tem como
características a sua acessibilidade, o acesso atempado à informação e às funções do sistema
pelos utilizadores autorizados, a segurança e garantia de confidencialidade e autenticação da
informação, a fiabilidade: garantia da integridade e da permanência da informação original em
formato acordado e por tempo determinado, a capacidade de auditoria, fornecimento de registos
auditáveis que documentem as interacções, a flexibilidade, ou seja, a capacidade para diferentes
vistas pelos utilizadores, e interacções amigáveis, e por último, interoperabilidade, capacidade
de integração em sistemas clínicos e administrativos diferentes.
Não é difícil para qualquer profissional de saúde ver os benefícios diretos de usar EHR
e ter dados administrativos e clínicos acessíveis, comparáveis, comunicáveis e confidenciais.
Na área de cuidados preventivos, temos, por exemplo, o fornecimento de informações aos
profissionais da saúde através de lembretes e alertas automáticos que podem reduzir os erros
de medicação e as reações adversas a medicamentos. Também é uma fonte de dados para o
estado de saúde da população, permitindo monitoramento e tomada de decisão. (…) Na área do
diagnóstico, os encontros anteriores de pacientes e informações resumidas, como diagnósticos,
exames de laboratório ou imagens, estão disponíveis rapidamente, não apenas nos hospitais,
mas também em médicos de clínica geral e outros centros de atendimento. Os benefícios
também são óbvios para os gerentes e autoridades da saúde. Melhores dados para a gestão de
recursos, para automatização no processo de encaminhamento e melhor uso de especialistas,
para garantia de qualidade e previsão financeira, e para suporte a tomada de decisão regional
ou nacional, como decisões sobre o reembolso de procedimentos médicos. Existem vários
estudos que indicam benefícios financeiros diretos (…) Para os profissionais gerais, as
poupanças provêm de uma melhor gestão da sua prática e, simplesmente, menos tempo à
procura de informações e isso traduz-se em mais tempo com os utentes. Existem poucos
sistemas de EHR com os requisitos acima mencionados implementados para ter dados
concretos sobre a melhoria da qualidade da prática ou a análise do retorno sobre o
investimento.(Iakovidis, Ilias, 1998)
Também se aborda o conceito do Registo de Saúde electrónico (RSE), terminologia
portuguesa, com o mesmo significado, definido como uma ferramenta indutora da eficácia e
eficiência na prestação de cuidados de saúde, que trará benefícios significativos por contribuir
para: a qualidade e celeridade dos cuidados prestados, a redução do risco de erros resultantes
da falta de informação indispensável à decisão clínica, a promoção da redução de custos e o
impedimento da replicação de esforços e recursos. (Guedes 2011) e segundo a mesma o fim
último é conseguir criar um registo informático acessível a todos os profissionais do serviço
público e privado, informação clínica dos portugueses que recorram a estes serviços.
31
Em Portugal, existe uma estratégia nacional criada para a área da saúde liderada pela
ACSS, e designada de Plano para a Transformação dos Sistemas de Informação Integrados da
Saúde (PTSIIS), que prevê a execução de diversos programas e projetos. A implementação do
RSE é uma prioridade sustentada por orientações estratégicas da Comissão Europeia, pelas
políticas do Governo Português e das políticas envolvidas na prestação de cuidados de saúde. É
uma recomendação explícita do PTSIIS e enquadra-se no objetivo de afirmar a modernização da
Administração Pública.(Leal 2013)
Cada vez é mais sentida a necessidade de uma eficaz e eficiente utilização dos sistemas
de informação utilizados no contexto hospitalar. Devido a todas as inconformidades sentidas
pelo Hospital de Braga, a nível da digitalização, da falta de interoperabilidade e da coexistência
do papel torna-se um tema central a trabalhar.
O sistema de informação clínica agrega um conjunto de características, deve facultar
de modo a atingir o incremento da qualidade dos serviços de saúde: disponibilizar informação
do doente em todas as unidades de saúde, principalmente nos hospitais centrais; disponibilizar
ao doente informação médica contextualizada com o seu perfil de saúde, assim como
informação sobre o seu estado clínico e respectivo trajecto clínico; desenvolver mecanismos de
acesso, distribuição e partilha de informação médica aos diferentes agentes na área da saúde;
incrementar o desempenho dos processos administrativos das unidades de saúde, de modo a
melhorar a qualidade e a monitorização dos serviços de saúde; padronizar os serviços de
gestão de doentes e os procedimentos de gestão em todas as unidades de saúde, principalmente
nos hospitais públicos (Littlejohns, Wyatt e Garvican, 2003 in (Guedes 2011).
A questão da passagem dos registos clínicos a ambiente electrónico exige uma
abordagem multidisciplinar, na medida em que implica suportar o desenvolvimento e
implementação de uma aplicação informática que responda às necessidades de doentes,
profissionais de saúde e instituições. (…) Thohouri assinala que os sistemas informáticos são
parte do contexto social de uso, pelo que o desenvolvimento do software deve ser parte de um
processo mais abrangente de mudança social e organizacional. Tal como em todos os outros
sectores de actividade, a optimização da adopção de tecnologias de informação na Saúde só
poderá ocorrer no decurso de mudanças na estrutura e processos associados à prestação de
cuidados, implicados na mudança de ambiente papel para ambiente electrónico,
perspectivando uma visão integrada do sistema de informação. (Tohouri, 2010 apud
Gonçalves, 2011)
O mesmo autor salienta ainda que o uso do termo integração em sistemas de
informação, podendo este referir-se a aspectos de integração técnica de aplicações de software
ou à integração de políticas e estratégias de informação a nível organizacional. Neste contexto,
no que concerne à parte técnica diz respeito à gestão de dados clínicos, apresentando-se a
integração como resposta à fragmentação e desintegração dos registos clínicos em papel e
32
formato digital. Do ponto de vista organizacional para colocar em discussão e visão crítica o
papel do serviço de Arquivo Clínico considerando toda a infraestrutura do sistema de
informação do Hospital de Braga. (…) a construção do Processo Clínico Electrónico (PCE)
colocando a tónica na interoperabilidade e uso de informação estruturada do doente,
atribuindo às aplicações informáticas departamentais um papel complementar ao do PCE da
instituição. No entanto, não há abordagens standard que garantam uma integração de sucesso
e a introdução das tecnologias de informação na Saúde por si só não é garantia de eficiência e
melhor qualidade na prestação de cuidados.(Gonçalves 2011)
Na situação vigente no Hospital de Braga e um dos pontos, para além da legislação imposta, que
prejudica a atuação em pleno do Processo Clínico Electrónico (PCE) é a incapacidade de
tudo o que consta num processo clínico ser digitalizado, pois nem toda a informação que circula
em âmbito hospitalar se encontra em formato digital e a falta de interoperabilidade entre as
diversas aplicações.
No entanto, o que se pretende com o Processo Clínico Eletrónico é o aumento do rigor e
fiabilidade dos dados registados no processo clínico, a diminuição de custos de armazenamento,
transporte de documentos e documentos em custódia externa, a diminuição de erros,
ambiguidades e ilegibilidade; o aumento de segurança de armazenamento e utilização da
informação, a rapidez e segurança no acesso à informação sobre o utente, a terapêutica, os
MCDT`s e prescrições e eficácia e rapidez na tomada de decisões clínicas.
2.2.1. O Modelo Dinamarquês
O modelo dinamarquês, é um exemplo de aproximação ao ideal EHR ou PCE. A partir
de um relatório criado pelo Ministério da Saúde Dinamarquês em 2008, foi possível traçar as
várias iniciativas levadas a cabo pela saúde na Dinamarca.
Tais iniciativas, tornam possível, por exemplo, à possibilidade de tornar acessíveis e
comunicáveis os dados administrativos e clínicos, na área de cuidados preventivos, a capacidade
de fornecer informações aos profissionais da saúde e público em geral através de lembretes,
alertas automáticos e textos publicados que podem reduzir os erros de medicação e as reações
adversas a medicamentos, fonte de dados para o estado de saúde da população, permitindo a
tomada de decisão. O governo dinamarquês criou iniciativas para tornar criar mais transparente
e responsável o setor público, vários passos foram tomados com o objetivo de melhorar a
qualidade dos cuidados de saúde. As regiões que são os principais prestadores de cuidados de
saúde e foram o ponto de partida e foco das iniciativas de gestão da qualidade. Em 2001, foi
decidido apresentar o modelo de qualidade dinamarquês, uma iniciativa destinada a integrar e
sistematizar iniciativas de qualidade existentes. Um objetivo central é a acreditação de todos os
33
hospitais de acordo com os padrões gerais para o ótimo tratamento e fluxo de pacientes.
Posteriormente, o modelo será aplicado ao serviço privado, serviço municipal de saúde e
farmácias.
O Instituto Dinamarquês de Qualidade e Acreditação em Saúde estabeleceu a criação de
standards e indicadores para realizar a acreditação dos cuidados de saúde dinamarqueses.
A base para a avaliação será, terá as seguintes três categorias: uma categoria geral que
abrange, a medicação e informação dos utentes, uma categoria organizacional abrangendo, por
exemplo, a higiene e gestão da qualidade e, por último, uma categoria para doenças específicas.
Os dados gerados pelo modelo dinamarquês devem ser disponibilizados aos
profissionais de saúde e ao público em geral. Esta transparência ajudará a estabelecer standards
de alto nível no sistema de saúde e fornecer aos utentes informações que possam usar ao
escolher entre os hospitais. O Projeto Indicador Nacional, que está integrado no modelo
dinamarquês, disponibilizou dados sobre o tratamento de distúrbios selecionados, como o
cancro no pulmão e esquizofrenia. Os resultados encontram-se disponíveis no portal web
integrado para questões de saúde da Dinamarca, sendo o link, www.sundhed.dk, que atende a
profissionais e público em geral. No portal da web, os cidadãos podem, usando uma assinatura
digital, visualizar seu próprio registo médico (tratamento em hospitais) e os medicamentos de
prescrição que compraram. (Krag, et al., 2008)
Em 2006, o Conselho Nacional de Saúde e o antigo Ministério do Interior e da Saúde
lançaram o site www.sundhedskvalitet.dk. O objetivo deste é comunicar informações sobre
qualidade e serviço nos diferentes hospitais. A informação deve ser de fácil compreensão para
os cidadãos e também deve ajudar os cidadãos na escolha de um hospital.
O site tem informações sobre a qualidade clínica, informações sobre o número de
complicações, sobre a qualidade experienciada pelos utentes, expressada através de pesquisas
nacionais sobre experiências dos utentes e sobre a qualidade organizacional, que, entre outras
coisas, expressa o padrão de higiene e os acordos pelos hospitais. Nesse site, os utentes podem
comparar informações em diferentes hospitais. Para uma série de tratamentos, é possível ver
como os diferentes hospitais são colocados em relação uns aos outros e comparados com a
média nacional, escolhendo informações sobre o tempo de permanência nos hospitais, tempo de
espera para tratamentos, higiene, etc.
A cada dois anos, as regiões dinamarquesas e o Ministério da Saúde e Prevenção
realizam um questionário das experiências dos utentes nos hospitais. O objetivo da pesquisa é
comparar experiências dos utentes a nível hospitalar e a nível de especialidades médicas.
Além disso, é um objetivo comparar as experiências do utente ao longo do tempo. A
pesquisa inclui questões sobre serviços clínicos, segurança do paciente, continuidade dos
membros do paciente e do pessoal, envolvimento e comunicação, informações, curso do
tratamento, alta, ambiente físico, tempo de espera e escolha hospitalar gratuita.
34
A pesquisa realizada em 2006 mostrou que de uma maneira geral, os utentes têm uma
apreciação positiva sobre o período de internamento. Mostrou, também, áreas onde os pacientes
experienciam potenciais níveis de melhoria. O Conselho Nacional de Saúde administra o registo
de eventos adversos. Depois de receber os relatórios analisados e anónimos por região, o
Conselho Nacional de Saúde procura padrões e tendências comuns e fornece feedback e
conhecimento às regiões em relação a situações de risco específicas. A informação é distribuída
pelo National Board of Health em boletins informativos, alertas e relatórios sobre assuntos
específicos, por exemplo, erros de medicação. Além disso, o Conselho Nacional de Saúde
publica um relatório anual sobre os problemas e resultados.
Em 2008, a nova Estratégia Nacional de Digitalização do Setor de Saúde 2008-2012 foi
adotada. A estratégia foi desenvolvida pela organização "Connected Digital Health in
Denmark". Os princípios globais da estratégia são delineados em três objetivos:
Digitalização - uma ferramenta para criar qualidade e produtividade;
Melhor atendimento e inclusão de cidadãos e utentes;
Uma cooperação mais forte criará conectividade digital.
A visão levada a cabo, é que os dados devem acompanhar o utente em fronteiras
organizacionais em benefício dos utentes e profissionais de saúde.
A organização Connected Digital Health é responsável pela implementação da
estratégia, que é uma ferramenta de governo global estável, a ser implementada por uma série
de planos de ação dinâmicos, que consistem em vários programas e projetos.
A organização Connected Digital Health visa garantir o desenvolvimento coerente de
soluções digitais a nível nacional. Alguns dos princípios governantes são transparência, inclusão
e abertura. A saúde digital conectada possui um quadro no qual as regiões, os municípios e o
estado estão representados. A organização é responsável por desenvolver e apoiar projetos
nacionais que contribuam para garantir a conectividade digital, visa estimular e apoiar projetos
nacionais de sucesso e, sempre que possível, dimensioná-los como soluções nacionais. Além
disso, é responsável pelo estabelecimento de uma infra-estrutura nacional em relação à
arquitetura do TI, padrões e princípios de segurança. Um princípio fundamental em relação à
estratégia atual é que é uma ferramenta de governo global estável. A estratégia não funciona
com um número fixo de iniciativas a serem realizadas durante o período de estratégia porque o
ambiente em que a estratégia opera é dinâmico e as necessidades no setor mudam ao longo do
tempo.
A estratégia é implementada através de programas que são dinâmicos e mudam ao
longo do tempo à medida que as fases de desenvolvimento são concluídas.
A estratégia baseia-se na digitalização incremental de todo o setor da saúde. Serão
desenvolvidas soluções que atendam às necessidades específicas e com a visão global de um
35
setor de saúde conectado digitalmente.
Inicialmente, a Connected Digital Health possuía cinco programas que regem uma série
de projetos.
Esses são:
1. Índice Nacional de Utentes
2. Perfil da medicina
3. Arquitetura e segurança de TI
4. Standards
5. Telemedicina
Um projeto em que um dos cinco programas abrange o acesso a raios-x com descrições
entre hospitais e cuidados primários e secundários. Outro exemplo, é a avaliação de standards
internacionais em relação às necessidades nacionais. Os dois exemplos servem de ilustração de
projetos desenvolvidos, resultando numa funcionalidade voltada para necessidades específicas
do setor, bem como projetos que visam o estabelecimento de uma infra-estrutura nacional, ou
seja, o estabelecimento de um portfólio de standards que abordem questões específicas.
O índice nacional de utentes, é um projeto de infraestrutura que possibilita pesquisar
dados existentes de um utente nas fontes de dados integradas no índice, contém, também, uma
série de medidas de segurança para garantir o uso seguro do sistema.
A ambição é a conexão de dois projetos, o índice nacional de utentes e registo nacional
de saúde, tal torna possível proporcionar aos profissionais de saúde e aos utentes o acesso fácil
aos dados do utente quando necessário, criando uma visão geral digital dos dados de saúde
existentes. Será possível o acesso a dados completos clínicos do utente pelos profissionais de
saúde. Isso beneficiará os profissionais de saúde e os pacientes de várias maneiras, uma vez que:
Torna possível a existência de uma ferramenta clínica que permite a partilha digital de
dados;
Apoio na tomada de decisões em relação a encaminhamento, elucidação e tratamento do
paciente.
Dar aos cidadãos acesso a uma gama mais ampla de dados de saúde, estabelecendo
assim, uma base para o diálogo melhorado, uma melhor visão de sua própria condição
de saúde e possibilidade melhorada de envolvimento ativo em seu próprio tratamento.
(Krag, et al., 2012)
A nível da telemedicina, está centrada em torno de três temas principais:
Controlo de longa distância: esses projetos abrangem uma ampla gama de
iniciativas onde o estado de saúde do utente é controlado à distância, muitas
vezes da casa do paciente. Os projetos incluem o controlo auto relatado de
doenças crónicas e a telemedicina assistida, onde o utente, é assistido por uma
enfermeira, que por sua vez, realiza testes em vídeo sob a supervisão do
36
especialista no hospital. O objetivo é evitar visitas ao hospital. Isso beneficia os
utentes e reduz os custos.
Projetos que envolvem videoconferência: o objetivo desses projetos é apoiar a
comunicação entre profissionais de saúde (de médico ou enfermeiro para
hospital ou entre hospitais) ou entre utentes e profissionais de saúde. A
videoconferência foi utilizada nos municípios para fortalecer o diálogo entre
municípios e salas médicas nos hospitais e na formação e supervisão do pessoal.
Em segundo lugar, os municípios e os hospitais podem usar a videoconferência
para obter a segunda opinião de especialistas.
Troca digital de fotos: o uso mais difundido desta tecnologia tem sido o
intercâmbio de fotos de úlceras diabéticas para fins de exame entre enfermeiros
domiciliares em municípios e especialistas em hospitais. Em algumas partes do
país, o uso da telemedicina para exame de úlcera já é parte da rotina diária,
enquanto outros estão pilotando a tecnologia. É amplamente aceite que, a
solução pode ser benéfica em termos de qualidade e custos. (Krag, et al., 2012)
Ao nível da infraestrutura, regiões, autoridades locais e outras organizações têm intranets
seguras. Anteriormente, as redes locais incluíam a rede de dados de "saúde lógica".
Isso foi possível através do acordo sobre a uniformização da tecnologia e standards de
comunicação, a fim de evitar problemas de comunicação em todas as regiões. As redes foram
então consideradas como uma rede privada fechada onde nenhuma criptografia foi utilizada.
Hoje em dia, essas redes estão ligadas pela rede de dados de cuidados de saúde (baseada na
Internet) através de conexões VPN depois de entrar em um acordo de cooperação com a
MedCom.
A penetração e as taxas de uso da Healthcare Data Network são as seguintes:
Médicos de clínica geral: 97%,
Especialistas (tempo integral): 74%,
Farmácias e hospitais: 100%
Autoridades locais: 44%.
Os tipos de serviços de saúde eletrónica entregues através da rede incluem atualmente:
Referências e resumos de alta
Prescrições
Teleradiologia - serviços de teledermatologia
Pesquisa dos resultados laboratoriais através do Portal Nacional de Saúde
No que concerne, aos standards de mensagens eletrónicas, mais de 4 milhões de
documentos médicos padronizados são enviados como EDI (Electronic Data Interchange) por
mês, o que representa 80% de todas as comunicações no setor de cuidados de saúde primários.
37
Desde 1996, a MedCom desenvolveu padrões EDI com base na sintaxe EDIFACT. Todos esses
standards também foram desenvolvidos numa versão XML para o futuro das comunicações
hospitalares.
A MedCom testa e aprova sistemas informáticos para a recepção e expedição de
documentos EDIFACT e XML, bem como soluções de serviços web XML.
As mensagens cobrem os textos clínicos mais frequentes nos cuidados de saúde
dinamarqueses, por exemplo, as cartas de alta, referências, ordens de teste de laboratório,
prescrições eletrónicas e reembolso de seguro de saúde pública. Teve um início lento com
menos de 4.000 documentos no primeiro ano, a troca de documentos de cuidados de saúde é
atualmente quase totalmente eletrónica, com mais de 60 milhões de mensagens enviadas em
2011. Praticamente todos os documentos no setor de saúde são transferidos eletronicamente
entre profissionais de saúde. O foco é digitalizar as mensagens enviadas entre hospitais e
enfermagem domiciliar nos municípios, incluindo cartas de alta e planos de enfermagem
domiciliar, estas devem ser totalmente digitalizadas até o final de 2012.
O Portal Nacional de Saúde Eletrónica, foi lançado em dezembro de 2003. Atua como
um ponto de acesso único para serviços de saúde para cidadãos e profissionais.
Através de sua assinatura digital, os cidadãos podem fazer login no espaço web pessoal e
usar uma variedade de serviços, como a reserva de consultas para clínicos gerais; encomenda
De medicamentos e renovação de prescrições; revisão dos dados de medicação e saúde; ou
comunicando com as autoridades de saúde. Os cidadãos também podem tornar-se doador de
órgãos. Além disso, o portal oferece serviços de diretório, informações gerais e específicas
sobre doenças específicas, acesso a diretrizes nacionais, etc.
2.3. Digitalização dos registos clínicos
Um dos pontos fulcrais a ser tratado no trabalho desenvolvido no Hospital de Braga
baseia-se na digitalização, não do processo integral, mas com incidência na plataforma onde são
armazenados todos os documentos que são digitalizados. Suscitam algumas incongruências
nesta fase, na metainformação utilizada, nas especialidades contidas no sistema, no tipo de
descrição, tal pode gerir inúmeras inconformidades numa perspetiva a longo prazo no que toca à
preservação digital, mas também a curto prazo, pois devido a todas as reformulações sentidas
nos últimos anos no hospital em relação a este tema, muitas dessas modificações não foram
adaptadas à prática atual.
O documento tradicional (objecto que se guardava em instituições destinadas a
preservar a memória) deu já lugar a uma realidade virtual, que se constrói e reconstrói
permanentemente, que se transfere de lugar e de suporte físico em frações de segundos e que se
reproduz sem limites passando a localizar-se, simultaneamente, numa pluralidade de espaços e
tempos. (Ribeiro 2005)
38
Tal demonstra a realidade atual sentida, onde a disponibilização de documentos em
meio digital gera diversas transformações no âmbito da disseminação da informação em massa,
possibilitando ao utilizador um rápido acesso e a possibilidade de se conseguir transferir e
multiplicar a informação.
Segundo Pinto (2011) e de acordo com a Gestão da Informação, sintetiza as principais
características da digitalização da seguinte forma:
Centra-se no processo de transferência analógico-digital;
No entanto, não se confina ao ato de digitalizar um documento analógico para suporte
digital;
Implica uma série de atividades das quais resulta a produção de informação digital que
será descrita, armazenada, gerida, disponibilizada e usada no curto, médio e longo
prazo;
Requer a assunção do enfoque na qualidade do processo de digitalização (boa
digitalização);
É indissociável da automatização de processos organizacionais e consequente
investimento efetuado e/ou a efetuar em TIC;
Deve ser inserida no contexto alargado da gestão da informação no contexto
organizacional;
É uma atividade cada vez mais central em organizações e instituições. Em suma, tais
conceitualizações reforçam que a digitalização é um processo maioritariamente
realizado diretamente sobre o suporte onde a informação foi registada, ou seja, é
possível perceber que a digitalização tem por finalidade fazer uma cópia fiel
(reprodução) de um documento para o formato digital, tendo, na nossa perspetiva que
ser assumida como uma atividade integrante da Gestão da Informação em
instituições/organizações.
A digitalização de documentos torna-se um instrumento de fundamental importância
para a conservação e disseminação da informação de forma universal. Além de ser um
procedimento que ajuda a reduzir custos no que concerne a uma diminuição das
necessidades de armazenamento físico, uma vez que o arquivo é reduzido drasticamente
com a passagem para o digital, reduz também os tempos de acesso à informação pretendida
e a distância, faz com que os utilizadores tenham acesso à informação desejada no lugar que
esteja em questão de segundos com a mesma veracidade e autenticidade.
A digitalização é uma das medidas levadas a cabo para proceder à disponibilização das
informações. Uma das principais funções da digitalização é evitar a manipulação excessiva
do documento original, descartando, assim, a possibilidade do desgaste do mesmo, mas essa
nova cópia nem sempre substitui legalmente a original.
39
O processo de digitalização tem o seu próprio ciclo, segundo (Pinto 2011) este processo
evidencia-se da seguinte forma:
Ilustração 13 Ciclo do Processo de Digitalização, Pinto (2011)
Este ciclo subdivide-se em 7 etapas definidas por Pinto (2011) definidas a seguir.
Começando pela fase inicial a seleção/preparação, onde os documentos em suporte
analógico são selecionados e preparados para de seguida serem digitalizados, depois e
intrinsecamente ligada com a anterior é o manuseamento dos originais, ou seja, são vistos
aspetos da Preservação Documental a nível operacional (Conservação e Restauro) dos
originais, com a finalidade de verificar as suas condições estruturais para que as
possibilidades de danificação do documento sejam as mínimas possíveis, uma vez que uma
das principais funções da digitalização é evitar a manipulação excessiva do documento
original, eliminando a possibilidade do desgaste do mesmo.
De seguida inicia-se a transformação do analógico para o digital, através por exemplo,
de scanners, esta é a fase da digitalização. Após os documentos serem digitalizados passam
para um formato, podendo passar a JPEG, PDF, RAW e TIFF e depois têm de ser
armazenados em plataformas digitais, podem ser repositórios digitais.
Inicia-se a fase da descrição, denominada por criação da metainformação, na qual o
documento digitalizado é descrito, através da indexação e criação de metainformação,
facilitando assim, o processo de recuperação da informação pelo utilizador. Esta fase deve
estar em acordo com a organização e contexto em causa, esta etapa visa então, descrever
características técnicas e a tecnologia usada na formação do objeto digital (metainformação
técnica), ou seja, pretende-se uma descrição exclusiva do objeto digital, quanto ao processo
de captura, o ambiente tecnológico (hardware e software) e características físicas (tipo e
dimensão).
40
Depois de concluídas as etapas supracitadas, o documento que foi digitalizado encontra-
se preparado para ser disponibilizado aos utilizadores. Por último, a fase da reutilização,
onde o utilizador tem a possibilidade de, após encontrar os documentos que necessita este
pode analisar, investigar as reflexões ali contidas nas suas investigações.
Neste trabalho estas fases serão estudadas e trabalhadas de forma a criar procedimentos
para boas práticas do processo de digitalização.
No entanto, outro problema subjacente à digitalização prevalece, pois apesar dos
documentos analógicos serem digitalizados e armazenados em suporte digital, não significa
que o papel seja eliminado. Ou seja, a libertação de espaço e custos de armazenamento
físico podem sofrer diminuições, mas não são substanciais, muito devido à legislação
imposta sob a informação clínica e devido à incerteza que ainda prevalece quanto ao
ambiente digital e preservação da informação em meio digital.
Tem que se partir da ideia que é impossível conservar toda a informação produzida,
tanto em papel como digital, pois a duplicação em massa torna-se redundante e impraticável
a nível económico, tempo e espaço a nível da conservação de todos essas repetições da
mesma informação, por esta razão torna-se importante selecionar os documentos em suporte
analógico de acordo com critérios de temporalidade e prioridade.
A conservação da memória, hoje, torna imperioso fazer eliminações com base em
critérios de selecção objectivos e rigorosos, que implicam o estabelecimento de princípios
fundamentadores para essa selecção, bem como o domínio das tecnologias para garantir
uma migração sucessiva de suportes, necessária devido à rápida obsolescência do
hardware e do software. (Ribeiro 2005)
O esforço levado a cabo pela digitalização não produz resultados em pleno, muito
devido aos problemas levantados, a coexistência do documento analógico apesar da
existência do suporte eletrónico, a existência de múltiplas aplicações informáticas com fraca
interoperabilidade entre elas a legislação existente no que concerne à informação clínica,
que não apoia em pleno estas estratégias tecnológicas, por estas razões continua a subsistir a
necessidade do acesso ao processo clínico em papel do utente.
Qualquer estratégia de digitalização deve inserir-se numa perspectiva mais lata de
desmaterialização da informação clínica, na qual está implicada a adopção de processos
funcionais sustentados em soluções tecnológicas que permitem a gradual diminuição da
produção e uso do formato papel.(Gonçalves 2011)
3. As experiências e os processos de digitalização no Hospital de Braga
A criação do Hospital de Braga permitiu alargar os cuidados médicos a cerca de 1.2
milhões de pessoas dos distritos de Braga e Viana do Castelo e permitiu ainda disponibilizar
41
maiores e melhores instalações totalmente equipadas com tecnologia de primeira linha. Esta
expansão implica, para além do aumento do número de utentes, um maior número de consultas
e por sua vez, mais informação produzida e em circulação.
O hospital iniciou a estratégia de digitalização da documentação clinica e não clínica
desde 2010. Torna-se essencial garantir uma boa política de digitalização, promovendo por
consequência uma orientação clara para todos os funcionários administrativos que têm como
uma das suas funções diárias a digitalização da documentação clínica e não clínica. Esta política
apresentará detalhadamente todos os passos a ter desde a seleção e preparação dos documentos
até ao seu acesso, tal como representa a figura 13.
Ilustração 14 Dados sobre o dia-a-dia no Hospital de Braga.
O número de consultas de acordo com todas as especialidades existentes tem um valor
diário de 1,726. O número de processos clínicos pedidos por semana tem um valor de 1,245,
este valor de acordo com o número de processos clínicos pedidos na semana de 23 a 27 de
Janeiro de 2017. O uso da informação em meio digital para assistência e cuidados médicos é
notório. No entanto, ainda prevalecem especialidades muito ligadas ao uso do processo clínico
em papel.
42
Este gráfico diz respeito ao número de processos clínicos pedidos na semana de 23 a 27
de Janeiro de 2017. As especialidades que mais pedem o processo clínico em papel são
Oftalmologia, Otorrinolaringologia e Psiquiatria. O Hospital agrega 47 especialidades, sendo
que só 13 recorrem ao processo clínico em papel.
As especialidades que mais recorrem e porventura não abdicam do uso do processo
clínico em suporte papel são Oftalmologia, com 373 pedidos na semana em análise,
Otorrinolaringologia, com 264 pedidos, Psiquiatria, com 154 pedidos e Ortopedia, com 97
pedidos. O número de pedidos de processos clínicos varia de acordo com o número de consultas
prestadas por dia.
Estas especialidades supracitadas reúnem alguns fatores para justificar o uso do
processo clínico em papel, tais como:
Tabela 2 Levantamento das razões para o uso do processo clínico em papel por especialidade
Especialidade Razões para a utilização do suporte papel
Oftalmologia Recorrem ao processo clínico em papel devido a
determinados atos médicos, tais como: angiografia;
campos visuais, HESS e tomografia de coerência óptica;
Exames como o HESS, tomografia de coerência óptica e
campos visuais, são exames a cores, apesar de ser
digitalizado, os médicos recorrem ao processo clínico em
papel, uma vez que a digitalização não fica a cores e não
conseguem ter uma avaliação clínica coerente.
A digitalização nesta especialidade começou a ser
realizada em 2016, por esta razão se pede os processos
Ilustração 15 Número de processos clínicos pedidos na semana de 23 a 27 de Janeiro de 2017
43
clínicos em papel, uma vez que os exames de utentes
anteriores a 2016 se encontram todos em papel.
Digitalizam para armazenar no GLINTT, a preto e
branco. Não há interoperabilidade.
Psiquiatria Utilizam dois arquivos com informação clínica em
espaço próprio, um no espaço da especialidade e outro no
Gabinete de Acesso à Informação Clínica (GAIC), este
último agrega informações clínicas de várias
especialidades. O primeiro constituído por:
o Ofícios do tribunal, documentos entidades
oficiais/ fax;
o Relatório Clínico (relatório de avaliação clinico-
psiquiátrica)
o Termo de Responsabilidade (Tratamento
Compulsivo Ambulatório)
o Relatório de Alta
o Relatório de Observação Psiquiátrica
o Solicitação de informação sobre
acompanhamento médico (Comissão de
proteção de crianças e jovens – Vila Nova de
Famalicão)
o Marcação de exame médico-legal psiquiátrico
(guarda-se cópia)
o Auto de Notícia
o Auto de inquirição
o Relatório Intercalar
o Perícia Psiquiátrica Médico- Legal
o Notificação via postal registado com prova de
recepção
o Exame Psicológico
o Ata de conferência de pais
o Extratos de artigos (mantido cópias)
o MAPPA – Modelo de avaliação do potencial e
performance anual (José de mello – saúde)
(guardada cópia)
o Correspondência
44
o Documentos da Administração Central de
Sistema de Saúde
o Declaração de compromisso
o Cópias de emails
o Documentos do Centro Hospitalar de Entre o
Douro, E.P.E. (guarda cópias)
o Declaração de consentimento informado
o Documentos do Serviço Nacional de Saúde –
Mandado de condução à urgência psiquiátrica
o Relatórios de problemas do utente
o Notas de Alta
No GAIC, conservam o mesmo tipo de informação clínica de
utentes que não estão a ser seguidos atualmente.
Atualmente, existem médicos que exigem o processo
clínico em papel para consulta, sendo a maioria exigido
em consultas nas quais o utente é seguido há mais de 6
anos. Uma vez que, não existe informação digitalizada
do utente e acessível no GLINTT anterior a 2011.
Existem médicos que utilizam nas consultas o GLINTT
para registar notas médicas e redigir relatórios clínicos,
no entanto ainda subsistem médicos que recorrem ao uso
do papel para tais tarefas. Estas últimas, são integradas
no processo clínico do utente em suporte papel.
Ortopedia Os exames realizados nesta especialidade, são realizados
em imagiologia e os registos ficam no sistema GLINTT.
Os registos clínicos da consulta ficam escriturados
diretamente no GLINTT, desde 2014;
Alguns médicos pedem o processo clínico em papel para
utentes seguidos há mais de três anos, uma vez que não
se encontra em suporte digital.
Otorrinolaringologia Utilizam duas aplicações informáticas não interoperáveis
com o GLINTT, denominadas Granson-Stadler e
Otoaccess;
Realizam diversos exames, tais como:
o timpanograma;
A. pesquisa de reflexos acústicos ipsilaterais e
contralaterais;
45
o audiograma tonal
o audiograma vocal
o audiometria supralimiar
o acufenometria
o otoemissões acústicas
o potenciais evocados auditivos do tronco cerebral
o potenciais evocados auditivos automáticos
o videonistagnografia
A aplicação Otoaccess permite realizar exames de audiometria,
otoemissões acústicas, entre outros. A aplicação Granson-Stadler
permite realizar timpanogramas, por exemplo.
Apesar de não haver interoperabilidade entre as duas
aplicações e o GLINTT, as funcionárias administrativas
desta especialidade guardam os exames destas aplicações
em formato PDF e armazenam no GLINTT. No entanto,
existem médicos nesta especialidade que exigem o
processo clínico em papel para uma melhor visualização
dos exames.
A digitalização começou a ser realizada em 2015,
médicos pedem processos clínicos para utentes seguidos
há mais de dois anos. Para comprar exames antigos com
atuais. Os atuais desde há dois anos estão a ser
digitalizados e armazenados para o GLINTT.
As outras especialidades vigentes no gráfico não apresentam números de pedidos de
processos clínicos em suporte papel, uma vez que, os médicos recorrem ao GLINTT para
proceder às consultas.
No entanto, existem ainda algumas preocupações neste sentido, no que concerne a
cardiologia, pois aqui existem exames como o pacemaker e o cardioversor desfibrilhador
implantável (CDI) que são realizados a partir da aplicação Simacardio que não é interoperável
com o GLINTT, levando à necessidade do uso destes exames em suporte papel. Em pediatria
houve uma descida significativa dos pedidos do processo clínico em papel, uma vez que,
começaram a registar diretamente no GLINTT desde 2014. Neste momento, o processo clínico
em papel é pedido para responder às seguintes consultas: consulta de desenvolvimento,
endocrinologia, consulta de grupo endocrinológico e neuropediatria. As razões para o pedido
consultas de endocrinologia é pelo facto de não constarem os dados completos do utente, e o
médico realiza estudos periódicos dos utentes, o que levanta essa necessidade.
A nível da Neuropediatria, a médica responsável necessita de consultar o processo
clínico em papel uma vez que, não consta a informação completa do utente no sistema.
46
Pneumologia, atualmente os processos clínicos são pedidos para apenas dois atos
médicos, insuficiência respiratória e interstício pulmonar. Os exames realizados nesta
especialidade são efetuados por aplicações próprias e são interoperáveis com o GLINTT, logo a
maioria dos exames e registos clínicos ficam armazenados no GLINTT. Para a especialidade de
medicina física e reabilitação, os processo clínicos em suporte papel são pedidos para um
médico para responder a um ato médico, eletromiografia e para consultar estudos urodinâmicos.
A nível de ginecologia, os processos são pedidos para consultas senologia Grupo
Mama, e estes são pedidos para consultas de grupo onde é necessário visualizar o histórico
completo clínico do doente e não consta no GLINTT.
Os médicos em anestesiologia requisitavam o processo clínico para um ato médico, a
dor crónica, por vezes, é necessário visualizar histórico do doente.
Atualmente, os pedidos do processo em papel e raio-X, em endocrinologia para o grupo
hipófise, são para comparar exames antigos com os atuais. Os atuais encontram-se no GLINTT,
desde 2010.
A nível da cirurgia geral, os pedidos são para dar resposta a um ato médico, a consulta
da tiróide, são realizadas consultas de grupo, onde se necessita do histórico completo do utente.
Por último, neurocirurgia, os pedidos do processo em papel e raio-X para comparar
atuais com antigos exames.
Pode-se constatar que dois dos motivos que persistem atualmente no hospital de Braga,
para a utilização do processo clínico em papel para consultas é a falta de interoperabilidade
entre as aplicações e a pelo histórico do utente não estar completo no sistema GLINTT, uma vez
que a digitalização iniciou no hospital em 2010, no entanto as diversas especialidades
começaram com períodos diferentes.
47
3.1 Práticas do processo de digitalização no Hospital de Braga
O seguinte diagrama de atividade esboça as práticas atuais do processo de digitalização
e as funções no sistema GLINTT, levados a cabo pelos funcionários administrativos das
diversas especialidades e arquivo clínico central, este foi criado a partir da observação
participante.
Ilustração 16 Diagrama de atividade das práticas atuais do processo de digitalização e as
funções no sistema GLINTT
48
As seguintes imagens ilustram os diferentes passos para se proceder à digitalização
visualizados no GLINTT.
Ilustração 17 Módulo GLINTT - após o documento passar pelo scanner
Ilustração 18 Módulo GLINTT - iniciar a escolha e colocação da metainformação
Ilustração 19 Módulo GLINTT – colocação da metainformação
49
Ilustração 20 Módulo GLINTT - colocação da metainformação
Ilustração 21 Módulo GLINTT – Finalização da colocação da metainformação
Na ilustração 18 é o momento em que o funcionário coloca o número de identificação
do utente que figura no documento que foi digitalizado. Apos a inserção deste número, procede-
se à escolha da metainformação, onde figuram três campos: origem; tipo e descrição. O campo
origem, no arquivo clínico central apresenta as opções que figuram na ilustração 19:
Imagiologia;
Patologia Clínica
Processo Clínico
Imunohemoterapia
Anatomia Patológica
50
Gestão Hospitalar
Migração
Cardiologia
CTH – Consulta a tempo e horas
Radioterapia Gastroenterologia
Medicina Nuclear
UCI
Pneumologia
Pediatria
BLOCO
Otorrinolaringologia
Medicina Física
Oftalmologia
Auditoria e Devoluções
O campo tipo, no arquivo clínico central apresenta as opções que figuram na ilustração 20,
denominadas:
Notas de Alta
Relatório Clínico EPR
Relatório de Exames
Documentos Gerais
Relatório de Observação
Anexos, Pedido de Referenciação
Termos, Autorizações
Notícia de Nascimento
Documentos de Enfermagem
Consentimento Informado
Relato Operatório
Tratamento Vital
Procurado de cuidados de saúde
Relatório Clínico SIGIC
O campo descrição é preenchido de forma “livre”, não existem opções predefinidas, cada
funcionário administrativo preenche consoante o título do documento, algumas especialidades
acrescentam ainda a data do documento. Mas não há uma normalização neste campo.
Neste exemplo, o documento tinha como origem “Processo Clínico”, como tipo
51
“Consentimento Informado” e a descrição foi definida como “Imagiologia”, por se tratar de um
documento nesta área.
Estes três campos supracitados, são variáveis e definidos por defeito (origem e tipo) de
acordo com a especialidade e com o tipo de documentos a digitalizar.
Depois de colocada a metainformação e o número de identificação do utente, o
funcionário para ter acesso à listagem de episódios documentos do utente, tem a opção figurado
por um “+” verde, nessa listagem o funcionário pesquisa e seleciona o documento por data e
episódio de acordo com a vinheta de identificação do documento em papel. Depois de
selecionado o documento, procede-se ao armazenamento do documento digitalizado no
GLINTT, através da opção “Arquivar”.
É necessário haver uma conceção clara sobre os aspetos do planeamento, os processos
de execução que englobam um projeto de digitalização. É necessário criar perfis de digitalização
nos quais se identifiquem as características físicas e informacionais a considerar nos parâmetros
de digitalização. Tornar claro as necessidades de acesso e uso da informação tendo em conta o
contexto e utilizadores. E definir o modo de captura e tratamento do objeto digital, definindo
formatos e a meta-informação a criar (descritiva, técnica e estrutural). Deste modo, torna-se
possível assegurar o acesso aos documentos através do uso de formatos normalizados e que de
certa forma apoiem e facilitem a interoperabilidade entre aplicações informáticas e o sistema
adoptado.
A partir da definição de procedimentos de boas práticas do processo de digitalização, se
torna possível um acesso continuado à informação a médio e longo prazo.
Estes procedimentos serão baseados no ciclo do processo de digitalização de Pinto
(2011) e é também fundamental alicerçar este ciclo com os requisitos da norma australiana AS
2828.2 para documentação clínica digitalizada, definida no capítulo 2.1.1.
Seguindo o ciclo do processo de digitalização da figura 13., inicia-se a política pela fase
da seleção e preparação da documentação a ser digitalizada.
Nesta fase inicial é necessário perceber quais os documentos em suporte papel que serão
selecionados e preparados para a digitalização. A seleção da documentação a ser
consequentemente digitalizada deverá estar fundamentada com o contexto, com as necessidades
dos utilizadores e com as características da própria documentação. Aquando a decisão do que
deve ser ou não selecionado é necessário avaliar as características da documentação, ou seja,
perceber qual a categoria do documento (documento original, cópia de um documento ou
documento manuscrito), qual o tipo de material do suporte (tipo de papel), qual a data do
documento, qual o tamanho físico do documento, se está em condições degradadas ou se
encontra em perfeitas condições e por último perceber se o documento está completo ou falta
alguma componente. Ao supracitado está interligado o manuseamento dos originais, ou seja,
são vistos aspetos de conservação e restauro dos originais, a fim de se verificar as condições
52
estruturais para que as possibilidades de danificação do documento sejam as mínimas possíveis.
De seguida, inicia-se a digitalização, onde o documento em suporte analógico passa a
suporte digital. Deve-se ter em conta variadas especificações técnicas nesta fase, tais como, os
formatos de saída, o tipo de digitalização/profundidade de cores, nível de compressão,
reprodução de imagens, garantindo deste modo, a qualidade das imagens digitalizadas.
Quanto aos formatos de saída, a norma australiana AS 2828.2 para documentação
clínica digitalizada, defende que uma empresa/instituição pode escolher qualquer formato de
ficheiro de saída que satisfaça os requisitos de imagem e os propósitos da empresa. Aconselha
que se escolham formatos de ficheiros de saída como JPEG, PDF, RAW e TIFF e as empresas
devem usar somente JPEG quando o dispositivo de digitalização só produz imagens JPEG.
Tabela 3 Formatos dos documentos
Formato do
documento
Definição
Joint Photographic
experts group (JPEG)
Um formato para fotografias digitais que utiliza compressão com
perdas (Australia Standards. 2012b).
JPEG 2000 Uma revisão do formato JPEG que pode usar compressão sem perdas
(Australia Standards. 2012b).
Portable document
format (PDF)
Um formato para produzir e partilhar documentos. (Australia
Standards. 2012b).
RAW Um ficheiro de imagem bruta (no seu estado mais básico) da câmara
que contém dados minimamente processados a partir do sensor de
imagem de uma câmara digital, imagem do scanner ou scanner de
filme com movimento. (Australia Standards. 2012b).
Tagged image file
format (TIFF)
Um formato comum tipicamente usado para imagens de compressão
sem perdas. (Australia Standards. 2012b).
É ainda recomendado que a empresa não use ficheiros de múltiplas páginas em formato
TIFF para armazenar registos com múltiplas páginas, uma vez que as imagens TIFF de
múltiplas páginas não são amplamente suportadas no software de visualização . Os registos de
múltiplas páginas deverão ser armazenados em ficheiros PDF.
Quanto ao tipo de digitalização/profundidade de cores, a norma australiana AS 2828.2
para documentação clínica digitalizada indica as seguintes especificações:
53
Tabela 4 Especificações para digitalizar informação clínica
Imagem Bitonal As imagens bitonais são texto ou gráficos de alto contraste para os quais a
cor não está presente ou não é essencial.
Especificações:
Resolução: 8 pontos por milímetro (200 dpi)
Tipo de imagem: bitonal
Profundidade de bits: 1 bit
Gestão de cores: não aplicável
Compressão sem perdas: a compressão com perdas é aceitável se
for a única representação disponível a partir do dispositivo de
digitalização.
Notas:
DPI - é uma medida de densidade relacionada com a composição de
imagens, que expressa o número de pontos individuais que existem em
uma polegada linear na superfície onde a imagem é apresentada.
Profundidade de bits - É uma medida do número de bits utilizados para
definir cada pixel. Quanto maior o número de bits para compor cada
pixel, maior será a escala de tonalidades de cinza (greyscale) – onde há
um bit por pixel para as cores (modo de cores) a serem apresentadas.
Quando só se utiliza um bit por pixel denominamos de bitonal, ou seja, há
apenas o preto e o branco (Conselho Nacional de Arquivos 2010).
Compressão do formato da imagem digital - A compressão de formato de
imagem digital é um recurso amplamente utilizado, tanto para
armazenamento quanto para a transmissão de dados, e existem muitos
tipos de formatos de arquivo digitais e de software de imagem permitem a
sua compressão, o que os tornam menores em volume de bits (Conselho
Nacional de Arquivos 2010).
Compressão sem perdas - refere-se a métodos de compressão de
dados aplicados por algoritmos em que a informação obtida após a
descompressão é idêntica à informação original antes de ser comprimida.
Compressão com perdas - quando a informação obtida após a
descompressão é diferente da original (antes da compressão), mas
suficientemente "parecida" para que seja de alguma forma útil.
Imagem Colorida Para documentos onde a cor está presente e é importante ou para
documentos com baixo contraste (por exemplo, com o fundo colorido).
Especificações:
54
Resolução: 8 pontos por milímetro (200 dpi)
Tipo de imagem: colorida
Profundidade de bits: 24 bits
Gestão de cores: Perfil de cores ICC incorporado
Compressão sem perdas: a compressão com perdas é aceitável se
for a única representação disponível a partir do dispositivo de
digitalização.
Notas:
Perfis de cores ICC - Um perfil ICC ( International Color Consortium) é
um arquivo que descreve as capacidades e limitações dos dispositivos que
geram cor. Assim tornam possível aproximar a reprodução de cores
produzidas e percebidas entre equipamentos desde o scanner ao monitor
passando por impressoras de provas, e também simular a aparência de
imagens de máquinas impressoras.
Para além das especificações técnicas para garantir a qualidade do documento digitalizado,
é necessário ter em consideração o tipo de equipamentos para a captura digital da imagem.
Atualmente existem disponíveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura
digital para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivísticos.
A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada
após o minucioso exame do suporte original, considerando suas características físicas e estado
de conservação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em
relação aos documentos originais, e sem comprometer seu estado de conservação(Conselho
Nacional de Arquivos 2010).
Deve se ter em consideração do fluxo de trabalho, volume de digitalização, tipos de
documentos deve prevalecer no momento da seleção do scanner e as especificações técnicas
acima referidas. Por outro lado, é necessário ter em conta no momento da escolha do
equipamento a velocidade da digitalização, está relacionado com o desempenho do scanner, a
velocidade que este demora a digitalizar um documento. Em contesto hospitalar, este último é
fulcral, uma vez que são digitalizados documentos em massa. E a área de digitalização, esta é
a superfície em vidro do scanner, alguns modelos apresentam opções de tampas removíveis que
tornam possível a digitalização de documentos com grande espessura.
Os tipos de scanners podem ser:
Flat bed - Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área
do scanner, são indicados para os documentos planos em folha simples e ampliações
55
fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação. Este tipo de equipamento
não se aplica a documentos encadernados (Conselho Nacional de Arquivos 2010).
Existem fabricantes que oferecem uma tampa adaptadora para transparências, onde
permite digitalizar negativos fotográficos por exemplo.
Scanner planetário - Este tipo de equipamento utiliza uma unidade de captura
semelhante a uma câmara fotográfica, uma mesa de reprodução (existem modelos de
mesa de reprodução disponíveis que possuem um sistema de sucção que permite a
reprodução de documentos de grandes formatos sem a formação de dobras e mossas na
superfície do documento) que define a área o scanner e uma fonte de luz. São usados
para a digitalização de documentos planos em folha simples, de documentos
encadernados que necessitem de compensação de lombada, de forma a garantir a
integridade física dos mesmos, bem como para os documentos fisicamente frágeis, já
que não ocorre nenhuma forma de tração ou pressão mecânica sobre os documentos
(Conselho Nacional de Arquivos 2010).
Scanners para digitalização de negativos e diapositivos fotográficos – utilizam-se este
tipo de scanners específicos para a captura deste tipo de documento, preferencialmente
multiformato (scanners multiformato possuem dispositivos adaptadores que permitem o
manuseio de formatos de filmes fotográficos em tamanhos e tipos variados, como tiras
de 16mm, 35mm, cromos, etc.) Neste tipo de equipamento só podem ser utilizados
negativos e diapositivos de suporte flexível e em bom estado de conservação.
Negativos e diapositivos de vidro, bem como negativos e diapositivos já em processo de
deterioração não podem ser digitalizados neste tipo de equipamento devido ao risco
causado pelo modo de operar os dispositivos mecânicos e ópticos, devendo-se então
utilizar um sistema de captura formado por câmaras digitais, mesas de reprodução e
caixas de luz contínua. (Conselho Nacional de Arquivos 2010).
A norma australiana (Australia 2012b) enumera características do software dos scanners:
Documentos de alimentação automática. O alimentador deve aceitar uma grande
variedade de pesos de papel, sem necessidade de intervenção do operador após o
carregamento inicial. Isso inclui a digitalização duplex (frente e verso), a alimentação
de conjuntos de documentos mistos (lotes) e folhetos consistindo em pesos e tamanhos
de papel variáveis de uma maneira confiável. Sensores para evitar dupla alimentação
são desejáveis;
Rotação de vários documentos digitalizados automaticamente e simultaneamente de
acordo com a configuração do ficheiro;
56
As saídas, frontal, traseira e em simultâneo devem ser executadas com base nas bordas
do documento e não no conteúdo do documento, para garantir que as informações do
documento não serão perdidas;
Identificar documentos em branco automaticamente. Reconhecer documentos em
branco pela quantidade de dados na página e ocultá-los/eliminá-los automaticamente.
Ao eliminar imagens que não contenham dados, as exigências na largura de banda da
rede e na capacidade de armazenamento são reduzidas;
Gerir múltiplas digitalizações de páginas, por exemplo, a capacidade de digitalizar
quatro páginas consecutivamente e na sua correta sequência;
Ajustar automaticamente o brilho e o contraste da imagem do documento. Tabelas de
cores personalizadas podem ser usadas para atender a qualquer necessidade única de
digitalização e para controlar o brilho e o contraste da cor;
Atalhos automáticos para entrada da data, caso a digitalização for em tempo real;
Ajustar o tamanho das imagens automaticamente para obter a melhor qualidade de
imagem. Recomenda que os parâmetros de corte das imagens sejam definidos
separadamente para os dois lados, frente e verso e para as imagens a cores e a preto e
branco e sejam seleccionáveis pelo operador através do anfitrião. As opções de corte da
imagem devem incluir:
o Automático (para conjuntos de documentos de tamanho misto) – ajustar de
forma dinâmica a janela de corte para os diferentes tamanhos de documento;
o Fixo (para conjuntos de documentos do mesmo tamanho) - permite que o
utilizador defina a área ou zona a ser visualizada;
o Agressivo (para conjuntos de documentos de tamanho misto) - elimina qualquer
limite preto residual em qualquer borda da imagem.
o Relativo ao documento ou zona de processamento (para conjuntos de
documentos do mesmo tamanho) - Algumas aplicações têm o requisito para
armazenar parte de uma imagem em cores e o resto da imagem a preto e branco
(desta forma, economiza espaço de armazenamento por não armazenar a
imagem inteira a cor).
o Identificar e codificar zonas para códigos de barras1 como, por exemplo,
número do processo do utente, número do documento ou números de página,
localizados em qualquer lugar do documento. O uso de códigos de barras 2D
está a aumentar devido à sua grande capacidade e confiabilidade. Uma zona que
não contém marcas ou linhas escuras deve cercar o rótulo do código de barras.
1 Códigos de barras em documentos de origem facilitam a aquisição automática de metadados. Os códigos
de barras devem seguir uma especificação de numeração padronizada, conforme planeado pelo hospital
ou pela legislação aplicável.
57
Isso é necessário no lado esquerdo e direito do código de barras e deve ter um
mínimo de 5 mm. O código de barras deve estar localizado na margem de do
lado esquerdo à frente para formatoA4. Para os formatos A3, o código de barras
deve ser colocado na borda da segunda ou nas páginas subsequentes na margem
de ligação;
o Permitir ao funcionário encarregue da digitalização atribuir eficientemente
metadados ao documento, como o número de utente, o episódio para
formulários que não possuem códigos de barras;
o Produzir vários ficheiros digitais de saída, com diferentes tipos de ficheiros, de
acordo com o tipo de documento, formam uma única digitalização (por
exemplo, um TIFF, um PDF e um JPG a partir de uma única página
digitalizada).
Outras características a considerar são:
O reconhecimento ótico de carateres (OCR) é um processo para reconhecer a forma de
fontes padrão e converte uma imagem com texto de um suporte analógico num
documento digital com texto possível de pesquisar e utilizar. Os benefícios são
inúmeros. Desde procuras do que se pretende de forma mais rápida, até à economia de
espaço. A nível das pesquisas rápidas, o software OCR converte o texto digitalizado
num arquivo de processamento de texto, possibilitando a procura de documentos
específicos através do uso de uma palavra-chave ou frase. O OCR requer calibração
para a leitura de uma fonte especifica. Atualmente existem sistemas “Inteligentes” com
um elevado grau de reconhecimento para a maioria das fontes de texto, tal não existia
nas versões primários onde o sistema trabalhava com uma fonte de cada vez. Ainda
existem outros sistemas capazes de reproduzir um formato que se aproxima do
documento original digitalizado (imagens, colunas e outros componentes não textuais.
A norma Australia (2012b) indica algumas considerações e características que deve ter
o componente OCR num sistema de digitalização dos registos clínicos:
o Decidir o que cada um dos caracteres representa e posteriormente organizá-los
de forma a completarem uma sequência de dados;
o Capacidade de definir zonas OCR de acordo com os requisitos do próprio
documento;
o Capacidade de modificar a precisão do sistema OCR através de um limiar de
confiança variável;
o Usar diferentes algoritmos aplicados para a manipulação e determinação de
características, o que se pode traduzir em taxas de precisão na taxa de 90%.
Scanners de cores/tons de cinza e bitonal podem produzir imagens a cores, tons de
cinza ou preto e branco;
58
Modo de documento longo - capacidade de digitalizar documentos longos, por
exemplo, cardiotocografia (CTG).
A fase seguinte do processo de digitalização é a descrição, ou seja, a criação de
metainformação. Deve-se ter em consideração que a escolha de elementos de metadados devem
ser feitas com referência a padrões internacionais relevantes, a norma Australia (2012b) faz
referência à ISO 23081-1:2006. ISO 23081-1:2006 covers the principles that underpin and
govern records management metadata. These principles apply through time to: records and
their metadata; all processes that affect them; any system in which they reside; any
organization that is responsible for their management ( ISO, 2006).
A norma australiana ainda refere que o sistema de digitalização dos registos clínicos
deve ter a capacidade de agrupar metadados como por exemplo, a data e hora da digitalização,
identificação do scanner e operador do sistema, bem como metadados relacionados com cada
documento. Estes metadados podem ser automaticamente obtidos, na sua maioria, a partir do
software e hardware utilizado para gerir o processo de digitalização. A entrada manual, a
atribuição ou a aplicação de metadados devem ser minimizadas na medida do possível.
Aos registos clínicos digitalizados devem ser atribuídos metadados associados para
documentar o processo de digitalização auxiliando na identificação dos documentos,
corresponder permissões de acesso e estruturar a apresentação do registo de forma a atender
os requisitos do utilizador. Metadados atribuídos ou associados a registos clínicos digitalizados
são um componente essencial na gestão e recuperação de imagens. (Australia 2012b)
Segundo Barbedo et al. (2011) defende que existem cinco tipos de metainformação,
sendo:
Metainformação Descritiva ou de Identificação: O objetivo é a pesquisa,
recuperação, identificação e acesso. Pode incluir elementos como o título, o
assunto, autor e palavras-chave. O EAD (Encoded Archival Description) é o
esquema que pode ser utilizado e define metainformação descritiva. Esta
metainformação permite descrever os objectos custodiados de forma
contextualizada, ajudando os seus potenciais consumidores a categorizar e
localizar a informação pretendida. Informação deste tipo é vulgarmente utilizada
em motores de busca para encontrar informação (Barbedo, et al., 2007).
Metainformação Administrativa: Fornece informação para apoio à gestão do
documento de arquivos eletrónicos, tal como quando e como foi criado, tipo de
ficheiro e outra informação técnica, e quem tem privilégios de acesso;
Metainformação Estrutural: Relaciona hierarquicamente os diferentes objetos
digitais que fazem parte do mesmo documento. O esquema METS (Metadata
59
Encoding & Transmition Standard) permite agrupar metainformação descritiva,
administrativa e estrutural sobre objetos guardados num repositório digital.
Metainformação Técnica: Descreve as características técnicas dos ficheiros e dos
seus formatos, pelo que é a mais específica, por depender do formato do objetos
digitais. Um exemplo deste tipo de MI é o esquema baseado na norma ANSI/NISO
Z39.87 - Metadata for Images in XML schema, define um conjunto normalizado de
elementos de metainformação para imagens digitais;
Metainformação de preservação - Contém informação necessária para arquivar e
preservar o objeto digital, garantindo a sua autenticidade. Uma das normas mais
utilizadas é o esquema PREMIS (PREservation Metadata Implementation
Strategies).
A nível dos metadados técnicos, tal como referido, estes descrevem as características do
objeto digital no que diz respeito ao processo de captura digital, onde deve ser descrito e
registado o ambiente tecnológico (software e hardware), bem como algumas das características
físicas do documento, tais como tipo e dimensão. Segundo, a norma Australia (2012b),
estes metadados devem incluir:
Um identificador da imagem digital único;
A data e a hora da digitalização;
Software de captura;
Software do processamento de imagem;
Data de correção/modificação
Nome do responsável pela criação
Nome do responsável pela correção/modificação
Barbedo et al. (2011), refere que a captura desta metainformação técnica deve ser
automaticamente transferida para um ficheiro XML, e os campos deverão estar em
conformidade com a norma NISO Z39.87.
Em contexto hospitalar, a norma Australia (2012b), menciona que os metadados dos
documentos clínicos devem ter a capacidade de apoiar a indexação e a identificação de
informações por episódio dos utentes de forma individualizada. A nível da informação
demográfica do utente, deve constar:
O nome completo;
Data de nascimento;
Género.
60
Cada organização hospitalar tem diferentes requisitos quanto a estes metadados, no
entanto, é recomendado que deve ter no mínimo estes metadados supracitados. Esta noma faz
referência à ISO/TS 22220:2011.
A norma ISO/TS 22220:2011 indicates the data elements and structure suited to
accurate and procedurally appropriate and sensitive identification of individuals in health care
in a face-to-face setting supported by computer technology, or through interactions between
computer systems. It provides guidelines for improving the positive identification of subjects of
care within and between health care organizations. (…) defines demographic and other
identifying data elements suited to capturing subject of care identification in health care
settings, and the wide variety of manual and computer enhanced procedures used for this
process. It provides guidance on the application of these procedures in the manual and the
computer environment and makes recommendations about the nature and form of health care
identifiers, the management organization to oversee subject of care identification and computer
support to be provided for the identification process (ISO, 2011).
A nível dos identificadores, cada utente tem um número único do processo clínico, deve
constar um identificador por episódio médico.
Por outro lado, a norma acrescenta os metadados episódicos, estes podem incluir o
identificador do episódio, a data do atendimento, a especialidade clínica, detalhes do utente, tipo
de episódio, alergias e alertas que representam riscos para o cuidado do utente, entre outros.
Deve haver a capacidade de investigar alterações e movimentos em documentos de um registo
para outro e fornecer um histórico completo de metadados da transição. Os metadados devem
sempre ser marcados com a data e a hora e com os detalhes de identificação do autor ou do
utente.
A fase seguinte é o armazenamento, um sistema de armazenamento consiste no
dispositivo ou conjunto de dispositivos utilizados para armazenar primariamente os dados e a
informação produzida (Barbedo, et al., 2011).
Para o armazenamento de grandes quantidades de informação podem ser utilizadas
tecnologias como os storages (data storage e mass storage), estes são unidades de
armazenamento que permitem a gestão, a proteção, a distribuição, a criação de backups e o
acesso a grandes volumes de objetos digitais.
As disposições relativas ao armazenamento, segundo a norma Australia (2012b)
incluem o seguinte:
Os registos digitalizados devem ser inalteráveis em todos os meios de
armazenamento;
Os controlos de segurança e de acesso dos meios de armazenamento devem ser
capazes de detetar e registar tentativas não autorizadas de acesso;
61
Os tempos de recuperação implícitos no armazenamento off-line devem ser
aceitáveis para o negócio que está a ser conduzido;
Sempre que possível, os registos digitalizados que partilham períodos de
retenção semelhantes devem ser colocados para permitir a execução dos
processos de destruição, conforme necessário;
Todos os registos digitalizados e os metadados associados, devem ser incluídos
nos regimes de backup e recuperação de desastres da organização. Os
procedimentos de backup destinam-se a fornecer cópias atualizadas dos registos
do negócio a serem utilizados em caso de perda ou corrupção de todo ou parte
dos dados.
As unidades de suporte para backups mais aconselhadas por Barbedo (et al., 2011), são:
as tapes (magnéticas), estas são um suporte de acesso sequencial, pelo que, mesmo que os
tempos de acesso sejam baixos, a velocidade de escrita ou leitura contínua de dados é rápida;
discos rígidos, que podem ser ligados localmente através de interfaces SCSI, USB ou Firewire,
ou através de tecnologias de maior distância, tais como Ethernet (Rede), SCSI ou Canais de
Fibra. E por último, a cópia de Segurança Remota, são feitas através Internet para um local
remoto e permitem proteger os dados contra alguns dos maiores perigos, como o fogo,
inundações, sismos ou detonação nuclear. À medida que as ligações de Internet de banda larga
se tornam cada vez mais disseminadas, os serviços de cópia de segurança remota são cada vez
mais utilizados.
Um sistema de armazenamento deve incluir um sistema de cópia de segurança. Deverá
incluir réplicas, geográfica e administrativamente independentes. Desta forma a solução de
armazenamento deverá ter as seguintes características:
Estar disponível em linha;
Apresentar baixa latência2.
A combinação destes dois atributos permite auditorias fáceis e frequentes e, ainda,
reparações rápidas. Deve suportar a introdução progressiva de novos componentes
heterogéneos (ex. discos rígidos de diferentes marcas), permitindo assim a escalabilidade e a
existência de um plano de sucessão facilmente implementável (Barbedo et al., 2011).
Barbedo (et al., 2011) enumera quatro tipos de arquiteturas de armazenamento a longo
prazo, sendo:
Network Attached Storage (NAS) - são dispositivos dedicados à partilha de ficheiros
entre diferentes clientes de rede. Permitem adicionar armazenamento na rede sem ser
2 Latência refere-se aos atrasos que se podem verificar na comunicação entre computadores (Internet, por exemplo)
e comunicações via satélite.
62
necessário desligar o servidor. Podem estar ligadas em qualquer parte da rede, não
integrando, porém, o servidor que faz a gestão do processamento dos dados.
Storage Area Network (SAN) - são redes projetadas para agrupar dispositivos de
armazenamento de computador. Existem duas variações de SAN:
1. Uma rede na qual o propósito principal é a transferência de dados entre
computadores e dispositivos de armazenamento. Neste caso, a SAN consiste numa
infraestrutura de comunicação que dota conexões físicas com uma camada de gestão,
com o objetivo de organizar dispositivos de armazenamento, conexões e computadores,
tornando a transferência de dados mais robusta e segura;
2. Um sistema de armazenamento formado por dispositivos de armazenamento,
computadores e/ou aplicações, e todo um controlo via software, comunicando-se através
de uma rede de computadores.
Content-Addressable Storage (CAS) - são mecanismos para armazenamento de
informação, cuja recuperação se baseia no seu conteúdo e não na sua localização de
armazenamento. As CAS caracterizam-se por disponibilizarem um acesso simples, sem
as limitações normais de um sistema de ficheiros ou protocolo de partilha.
Híbrida - caracterizam-se pela utilização de várias Arquiteturas de armazenamento em
simultâneo e ocorrem quando se verifica grande complexidade do sistema. Tenta
agregar os diversos benefícios das várias Arquiteturas utilizadas nos sistemas de
armazenamento.
De seguida, a fase da disponibilização, esta apesar de ser das últimas fases do ciclo deve
ser pensada no início, considerando quais serão as características que devem ter as imagens,
a forma como serão divulgadas, através de um repositório digital por exemplo. Devem estra
determinados os formatos dos documentos de acesso, perceber se deve haver diferentes
formas de acesso para um determinado grupo de utilizadores específico. E ainda é
importante ter em conta as necessidades dos utilizadores.
3.2. Proposta de melhorias no processo de digitalização
Neste capítulo serão formuladas propostas de melhorias no processo de digitalização
nas especialidades do hospital de Braga no que concerne à metainformação, aos scanners, à
digitalização da informação retrospetiva e ao armazenamento.
3.2.1. Metainformação
Alguns fatores que irão sofrer melhorias num âmbito geral, é o caso da metainformação.
Uma das propriedades fulcrais para assegurar a autenticidade dos objetos digitais é a utilização
de metadados. Tal como Grácio et al, (2013) referem, “a instituição deve basear-se em leis
nacionais e internacionais, garantindo a autenticidade dos objetos digitais, padronizando as
63
atividades que visam à autenticidade, garantindo que os fluxos, processos e atividades sejam
compatíveis com a prática do país e do exterior.”
Como foi possível constatar a partir das fig. 17, 18 19, 20 e 21 a metainformação
descritiva é realizada de forma “livre”, não tem por base uma normalização. Ocorre um mesmo
documento ter diversas descrições.
Metadados são definidos por Grácio et al (2013) como um “(…) conjunto de elementos
que descrevem as informações contidas em um recurso, com o objetivo de possibilitar sua busca
e recuperação” Este conjunto de elementos que representam e asseguram o conteúdo do objeto
digital, ou seja, a descrição, contém informações que possibilitam a identificação do conteúdo
de um determinado objeto digital. Esses elementos devem, preferencialmente, seguir esquemas
de codificação, como o uso de vocabulário controlado, esquemas de classificação e formatos de
descrição formais, com o objetivo de proporcionar melhor qualidade de descrição. (Grácio et
al., 2013)
O hospital de Braga não utiliza nenhum vocabulário controlado ou formato de descrição
formal, os campos que são preenchidos com metainformação pelos administrativos foram
definidas de acordo com as necessidades de cada especialidade e tipo de exame, estes campos
são preenchidos de forma “livre”. Isto acarreta problemas no que concerne à preservação e
acesso a longo prazo. A garantia de manutenção do acesso e da integridade dos registos ao
longo do tempo implica assegurar a preservação quer do registo quer dos metadados associados.
No entanto, não houve nenhuma atualização desde o momento da sua implementação. Todos os
exames e especialidades que começaram a digitalizar após 2010 não foram adaptadas.
De seguida, serão apresentados quadros de algumas especialidades e arquivo clínico,
onde são descritas as tipologias documentais que são digitalizadas e armazenadas no GLINTT e
a forma como são descritos os campos de metainformação. Este levantamento baseou-se na
observação participante e entrevistas aos funcionários administrativos nas diversas
especialidades incutidos desta função.
Tabela 5 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico
Arquivo
Clínico
Exames que o
arquivo
clínico
digitaliza que
vem do
exterior
Colocação da metainformação pelos
administrativos no GLINTT
Origem Tipo Descrição
GDPN
Genética
Relatório de
exames
Relatório de
resultados de
exames
CGC – centro de
genética
Processo
Clínico
Relatórios de
resultados de
64
exames
Mano PH Processo
Clínico
Nome do exame
Centros
Hospitalares –
exames:
Hospitais
da
Universidad
e Coimbra,
Braga,
Sto.
António,
São João,
Instituto
Nacional de
Saúde
Ricardo
Jorge
IPO Porto,
Serviço e
laboratório
de
imunologia
– FMUP,
Centro
Hospitalar
de Gaia,
Centro
Hospitalar
do Alto
Ave) Dr. Campos
Costa
Processo
Clínico
SMIC Processo
Clínico
Genetest Processo
Clínico
IBMC Processo
Clínico
IPATIMUP Anatomia
patológica
IPAC Processo
Clínico
Mentaltest Processo
Clínico
65
CHN – Centro
Histocompatibilidad
e Norte
Processo
Clínico
Consentiment
os informados
que o arquivo
clínico
digitaliza
Imagiologia
Processo
clínico
Consentimen
to informado
Imagiologia
Gastroenterologia HD
Gastroenterologi
a
Urgência Urgência
Tabela 6 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Imagiologia
Imagiologia
Exame que
digitaliza
Colocação da metainformação pelos administrativos no
GLINTT
Origem Tipo Descrição
Relatório de RM
Cardíaca
Imagiologia
Relatório
imagiologia
ou
Documentos
de
imagiologia
Relatório de RM
Cardíaca
Tabela 7 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Patologia Clínica
Patologia
Clínica
Exames que
digitalizam
Colocação da metainformação pelos administrativos
no GLINTT
Origem Tipo Descrição
Resultados Análises
Unianálises
Patologia
clinica
Relatório de
Patologia
clínica
Resultados
Análises
Unianálises
Tabela 8 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Serviço de Urgência
Serviço de urgência
digitaliza:
Documentos que
digitalizam
Colocação da metainformação pelos
administrativos no GLINTT
Origem Tipo Descrição
Admissão e alta para
episódio de urgência
Processo
Clínico
Documentos
Gerais
Ficha SU
Termo de espólio Processo
Clínico
Termos,
autorizações
Espólio
Documento de óbito Processo
Clínico
Documentos
Gerais
Óbito
Documento abandono após
triagem
Processo
Clínico
Documentos
Gerais
Abandono
contra
parecer
médico
66
Tabela 9 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Anatomia Patológica
Anatomia Patológica
Documentos que
digitalizam
Colocação da metainformação
pelos administrativos no GLINTT
Origem Tipo Descrição
IPATIMUP (exame
externo) – este exame é
digitalizado duas vezes,
pelo arquivo clínico e pela
anatomia patológica, esta
digitaliza o exame para o
programa INlab
- - -
Kras
Anatomia
Patológica
Relatório
de
exames
Nome do
exame
EGFR
Anatomia
Patológica
Relatório
de
exames
Pedidos MCDTs –
exemplos de MCDTs:
termo de
responsabilidade/pe
dido MCDT ao
exterior;
Relatório
anatomopatológico
Relatório de
Genética Molecular
Relatório de
Citogenética
CGC (exames
externo) – relatório
de exames para
Inlab
Anatomia
Patológica
Relatório
de
exames
Tabela 10 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico
Otorrinolaringologia
Exames que
digitalizam
Colocação da metainformação pelos
administrativos no GLINTT
Origem Tipo Descrição
Timpanograma Otorrinolaringologia O tipo de Nome do
Pesquisa de reflexos
67
IPSI e contra
laterais
documento
no
GLINTT é
definido
por defeito
pelo nome
do exame
exame
Audiograma tonal
Audiograma vocal
Audiometria
supralimiar
Acufenometria
Otoemissões
acústicas
Potenciais evocados
auditivos do tronco
cerebral
Videoinstagnografia
Tabela 11 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Bloco Operatório
Bloco
Documentos que digitalizam
Colocação da metainformação pelos
administrativos no GLINTT
Origem Tipo Descrição
Utilizam a aplicação BSimple –
programa de anestesia (todos os
registos online dos utentes) – no
final de cada cirurgia é gerado
por este programa um pdf do
relato da cirurgia e é
automaticamente armazenado
na GLINTT
- - -
Cirurgia Ambulatório -
Componente do bloco
operatório. Digitalizam um
documento, o pedido de
consulta para ginecologia.
Gestão
Hospitalar
Documentos
Administrativos
Pedido de
consulta
Após a inserção da metainformação, o documento é armazenado no GLINTT. A
metainformação que consta após a digitalização, é a origem, tipo, descrição, a data da
digitalização e o nome do ficheiro PDF. No caso do documento em papel, todos os documentos
têm uma etiqueta com o nome do utente, a morada, a data de nascimento, idade, nº do utente,
tipo de episódio (por exemplo, ambulatório), a data e hora da consulta, o serviço (por exemplo,
bloco operatório), valência (por exemplo, Oftalmologia e o nº do episódio.
68
As consequências de não haver uma normalização da colocação da metainformação que
abarque a um nível geral todas as especialidades do hospital de Braga, são várias, tais como:
A metainformação encontra-se, atualmente, desestruturada e desorganizada;
Coloca em causa a preservação digital a longo prazo.
A utilização de metainformação, que detém a função de descrever os documentos
eletrónicos atribuindo conteúdo respeitante ao seu significado, contexto, data/hora, informação
do utente dando-lhe significado e permitindo a produção, gestão e utilização de documentos de
arquivo ao longo do tempo. A metainformação é essencial para assegurar a sobrevivência dos
recursos e a sua acessibilidade no futuro, facilitando a pesquisa de informação, a organização
de recursos digitais, a interoperabilidade entre sistemas, a identificação de objectos digitais e a
preservação de arquivos digitais.(National Information Standards organization, 2004)
A Norma Portuguesa 4438 refere que “os sistemas de arquivo electrónico devem ser
concebidos de forma a que os documentos permaneçam acessíveis, autênticos, fiáveis e
utilizáveis, ao longo de todo o seu ciclo de vida, qualquer que seja a evolução do
sistema”.(Portugal, Instituto Português da Qualidade, 2005)
Tal como defende não existem esquemas de metainformação obrigatórios, pese embora
a sua utilização se inclua no conjunto de boas práticas para a preservação digital.(Conselho
Nacional de Arquivos. 2010)
O esquema que será proposto, basear-se-á nas necessidades atuais de mudança de
acordo com as especialidades do contexto do hospital.
De acordo com o levantamento presentes no quadros 5,6,7,8, 9,10 e 11, é perceptível
algumas inconformidades quanto ao preenchimento da metainformação e a falta de informação
fulcral para preservação do objeto digital a longo prazo. Os funcionários administrativos nas
diversas especialidades incutidos da função da digitalização e arquivo dos documentos em
formato digital no GLINTT, realizam o preenchimento de acordo com a especialidade que estão
encarregues e das necessidades, o preenchimento não tem por base uma standardização ou um
vocabulário controlado, o que leva a que funcionários administrativos da mesma especialidade
preencham a metainformação de um mesmo documento de formas diferentes.
Como descrito no capítulo 5.1, foram definidas as características que devem constar
obrigatoriamente no esquema de metainformação.
Tabela 12 Definição das características que devem constar no esquema de metainformação
Características
Para a descrição das
características do objeto
digital (captura, software,
hardware), características
Um identificador da imagem digital único;
A data e a hora da digitalização;
Software de captura;
Software do processamento de imagem;
69
físicas do documento (por
exemplo, dimensão).
Data de correção/modificação
Nome do responsável pela criação
Nome do responsável pela correção/modificação
Para apoiar a capacidade
da indexação e a
identificação de
informações por episódio
dos utentes de forma
individualizada.
A nível da informação demográfica do utente, deve constar:
O nome completo;
Morada;
Telefone;
Data de nascimento;
Género;
Serviço;
Valência;
Nº de utente.
A nível da
metainformação
predefinida no GLINTT
(origem, tipo, descrição)
Devem ser criadas tabelas de acordo com as tipologias
documentais de cada especialidade, na qual estão descritos todos
os documentos a ser digitalizados e qual a opção dentro das
diferentes opções de origem e tipo predefinidas a escolher para
cada tipo de documento. A nível da descrição deve ser criada
uma definição controlada para cada documento e que constará
nessa listagem.
Por outro lado, deve ser inserida uma nova opção, denominada,
“Produtor”. Esta opção servirá de apoio a todos os exames
realizados no exterior e que posteriormente os documentos são
recebidos por carta.
3.2.2. Scanners
O tipo de scanner e as suas características e funcionalidades são uma componente
fulcral no processo de digitalização. Uma vez que, no hospital de Braga uma das razões pela
qual ainda se pede o processo clínico em papel é a incapacidade dos scanners existentes
digitalizarem a cores e exames de algumas especialidades como otorrinolaringologia e
oftalmologia têm exames a cores, e exames longos como o CDI em cardiologia.
Existem três tipos de scanners no hospital de Braga:
Utax P-5035i MFP
HP Scanjet 8270 Document Flatbed Scanner
Fujitsu FI6110
70
O primeiro, Utax P-5035i MFP, é utilizado em todas as especialidades. Tem como
características:
Tabela 13 Características do scanner Utax P-5035i MFP (Fonte: http://www.utax.de)
Function Copy, print, scan, fax Print technology Laser b/w Original feeder 75 sheet A4, A6R-A4, 50-120 g/m² (simplex), 50-110 g/m² (duplex) Original format Sheets, books, 3-dimensional objects, max A4
Copy/print speed max 50 A4 pages/min, duplex: max 36 A4 pages/min
1st page/warm-up
time
8 seconds* (copy/print) / 21 seconds
Copy resolution 600 x 600 dpi
Greyscales 256
Paper feed 1 x 500 sheet universal cassette (A6R-A4), 100 sheet multi-bypass (A6R-
A4)
Paper weights Cassette 60-120 g/m2, multi-bypass 60-220 g/m2, duplex 60-120 g/m2
Paper output 500 sheet A4
System memory 1,024 MB RAM, max 2,048 MB RAM
Continuous copy 1-999 copies
Zoom 25 %-400 % in 1 % steps
Functions
Adjustable, colour touch panel, duplex, HyPAS capable (with add.
memory), job reservation, favorites ( job programs), Scan Once – Copy
Many, Conitnuous Copy, N-up, Quiet Mode (Half Speed Mode), 100
management codes, 20 Easy Logins
Dimensions/weight 590 mm x 475 mm x 455 mm (H x W x D), approx. 23.3 kg
Print formats A6R-A4
Print resolution 600 x 600 dpi
Operating systems Windows XP, Vista, Windows 7/8/8.1/10, Server 2003/2008 R2/2012
R2, Novell NetWare, Linux, Mac ex OS 10.5
Scan speed
max 50 A4 pages/min b/w, max 36 A4 pages/min colour (300 dpi,
simplex), max 17 A4 pages/min b/w, max 13 A4 pages/min colour (300
dpi, duplex)
Scan format max A4
Scan resolution 600 x 600 dpi
File types TIFF, JPEG, XPS, PDF/A, high compression PDF
Network protocols 10/100/1000BaseTX, USB 2.0
Operating systems Windows XP, Vista, Windows 7/8/8.1, Server 2003/2008 R2/2012
De seguida, o scanner utilizado em otorrinolaringologia e oftalmologia, HP Scanjet
8270 Document Flatbed Scanner.
Tabela 14 Características do scanner HP Scanjet 8270 Document Flatbed Scanner (Fonte:
https://support.hp.com)
Scanner type Flatbed with transparent materials adapter (TMA)
Weight, without the lid 2.79 kilograms (6.2 pounds)
Scanning elemento Charged-coupled device
Optical resolution 4800 dpi
71
Selectable resolution 12 to 999,999 dpi at 100 percent scaling
Transparent materials adapter (TMA) specifications
Media types and capacity Slides: Up to three 35 mm slides mounted on a
frame that is 1.05 to 1.9 mm (0.04 to 0.07 inch)
thick and 49.8 to 50.8 mm (1.96 to 2.0 inch) on
any side
Negatives: Up to four frames on a 35 mm
negative strip Size 565 x 320 x 64 mm (22.2 x 12.6 x 2.5 inches)
Automatic document feeder (ADF) specifications
Optical resolution 600 dpi
Size 584 x 318 x 89 mm (23.0 x 12.5 x 3.5 inches)
Por último, o scanner Fujitsu FI6110, é utilizada pelo arquivo clínico, tem como
características e funcionalidades:
Tabela 15 Características do scanner Fujitsu FI6110. Fonte: http://www.fujitsu.com
Model fi-6110
Functional Specifications
Image Sensor Type Dual Color Charge Coupled Device x 2 (CCD)
image sensor
Resolution
50 to 600 dpi (adjustable by 1 dpi increments, 1200
dpi)
1. Maximum output resolutions may vary, depending
upon the size of the area being scanned and whether
the scanner is scanning in simplex or duplex.
Scanning limitations brought about by scanning
mode, document size and available memory nay
occur when scanning at high resolutions (600 dpi or
higher)
Halftone Patterns Dither and error diffusion
Grayscale 8-bit/1,024 level (internal), 4-bit/256 level (output)
Color 24-bit, 8-bit, 4-bit
Scanning speeds
Output Simplex Duplex
Monochrome & Grayscale @ 20ppm 40ipm
72
Model fi-6110
200dpi & 300dpi
Color @ 200dpi & 300dpi 20ppm 40ipm
Scanning Mode Simplex and Duplex
Document Feeding Mode Automatic document feeder (ADF)
ADF Capacity 50 Sheets (A4/letter, 80 g/㎡ or 20 lb. ) (Active
loadable ADF)
Daily Duty Cycle 2,000 Pages
Document
Size ADF Minimum
A8 Portrait / Landscape (52 mm x 74 mm or 2.1 in. x
2.9 in.)
ADF Maximum A4 (210 mm x 297 mm) or Legal (216 mm x 355.6
mm or 8.5 in. x 14 in.)
Interface High-speed USB 2.0/USB 1.1 (B type connector)
OS Support
Windows 10 (32-bit/64-bit), Windows 8 / 8.1 (32-
bit/64-bit), Windows 7 (32-bit/64-bit), Windows
Vista (32-bit/64-bit), Windows XP (32-bit/64-bit),
Windows Server 2012 (64-bit), Windows Server
2012 R2 (64-bit), Windows Server 2008 (32-bit/64-
bit), Windows Server 2008 R2 (64-bit)
JPEG Compression Hardware real time JPEG compression available
Physical Specifications
Power Requirements (auto-
switching)
100-240 VAC ± 10%
Power Consumption Operating mode: 28W or less (Sleep mode: 5.36W
or less)
Operating
Environment
Temperature 5° to 35°C (42° to 95°F)
Relative Humidity 20%-80% (non-condensing)
Dimensions (WxDxH)(7)
292 mm x 143 mm x 130 mm (11.5 in. x 5.6 in. x 5.1
in.)
Weight 3 kg (6.61 lbs.)
Inbox Contents AC Adapter, AC Cable, USB Cable, Carrier Sheet,
73
Model fi-6110
Setup DVD-ROM, Documentation
Bundled Software (DVD format)
PaperStream IP (TWAIN/ISIS) Driver, Software
Operation Panel, Error Recovery Guide,
PaperStream Capture, ScanSnap Manager for fi
Series, ABBYY FineReader for ScanSnap
Options 2D Barcode for PaperStream, Carrier Sheets
Image Processing Function Auto color detection, Automatic page size detection,
Automatic Rotation, Upper lower separation, Multi-
image, Blank page skip, Error diffusion, Dither,
Dropout color (R, G, B, None,white,
Specified,Saturation), Image Emphasis, Simplified
DTC, Advanced DTC, Moire removal
Estes três scanners, reúnem algumas das especificações retratadas no capítulo 3.1.
Como a resolução, a especificação para imagem bitonal são 200 dpi e para imagem colorida 200
dipi. O Utax P-5035i MFP tem 600 x 600 dpi, Fujitsu FI6110 tem uma resolução de 50 a 600
dpi (ajustável por incrementos de 1 dpi, 1200 dpi) e por último, HP Scanjet 8270 Document
Flatbed Scanner tem uma resolução de 4800 dpi. O Fujitsu FI6110 tem a capacidade de
digitalizar a cores, 24-bit, 8-bit, 4-bit, nas especificações do capítulo 3.1., a profundidade de bits
para imagens coloridas é de 24 bits. Por outro lado, este scanner tem a opção de ler código de
barras e capacidade de compressão sem perdas.
Para exames como o CDI, que se trata de exames longos, será necessário um scanner
linear, que detêm o modo para documentos longos.
A informação clinica detém inúmeras especificidades, para se conseguir em pleno o
acesso a toda a informação por meio digital é necessário digitalizar a informação retrospectiva.
No entanto, para se digitalizar essa informação de forma a manter a visualização com detalhe, é
necessário ter equipamentos apropriados a responder a todas as especificidades, tamanho, escala
de cores, leitura de código de barras, entre outros. Para isso, é necessário haver um investimento
em scanners e na compra de algumas especificidades, como tampas adaptadoras por exemplo.
3.2.3. Digitalização de informação retrospectiva
Iniciou-se um projeto em 2012, onde o objetivo era digitalizar todos os processos
clínicos em formato analógico. No entanto, este projeto fracassou devido aos custos envolvidos,
em formação dos funcionários administrativos, aos equipamentos (scanners) que teriam de ser
adquiridos.
74
Atualmente tenta-se a digitalização retrospetiva de componentes/partes fulcrais para o
médico do processo clínico. Há medida que são pedidos os processos clínicos em papel para
determinada especialidade, os funcionários administrativos têm digitalizado no momento e
armazenado no GLINTT. No entanto, isto não é uma solução eficaz, pois é muito morosa e leva
a erros, uma vez que não está baseada em procedimentos claros.
Uma das opções seria subcontratar uma empresa que se encarrega-se da digitalização da
informação retrospetiva. Uma vez que o Hospital de Braga armazena em custódia externa
informação no GADSA, este tem como funções para além do armazenamento da informação, a
digitalização da documentação, para além disso é possível requerer os serviços de
reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e verificação de dados dos documentos digitalizados.
Desta forma, é possível no momento que disponibilizam o documento digital no servidor da
GLINTT, e associar automaticamente a cada conjunto de metadados conferidos para posterior
integração de ambos no sistema. O facto de se associar à GADSA para a digitalização de
informação clínica retrospetiva envolve custos, no entanto, não seria necessário investir em
equipamentos, recursos humanos, linhas de montagem para a digitalização, uma vez que tal
trabalho seria redirecionado para a GADSA.
3.2.4. Armazenamento
O dispositivo de armazenamento de informação utilizado pelo hospital de Braga é a
tape. A informação é um dos ativos mais importantes para o Hospital de Braga, e que sem esta é
muito difícil assegurar a continuidade a sua atividade (prestação de serviços de saúde), é
necessário reduzir o risco inerente à perda total ou parcial da informação que o Hospital de
Braga necessita para a sua operação diária.
Tabela 16 Descrição das Pools de backup do Dataprotector
Tape Pools
Descrição
das Pools de
backup do
Dataprotector
IDB Pool Free Pool Pool diária Pool de
contingência
Pool Anual Salvaguarda
de Tapes de
contingência
Pool de
recuperação e
manutenção da
internal
database do
data protector
tem protecção
permanente é
gerida
manualmente
conforme as
necessidades.
Pool de
armazenamento e
distribuição de
tapes para
restantes pools
As tapes
diárias têm
um período
de
contingência
de 10 dias.
As tapes de
contingência
têm um
período de
contingência
de 4 semanas,
sendo que o
último fim-de-
semana
de cada mês
torna as tapes
como anuais,
Pool de
armazenamento
de tapes de
primeira
contingência
mensal por um
período de 12
meses.
As tapes de
contingência
da pool anual
são retiradas
do robot de
Backups
MSL4048 e
guardadas em
cofre do
site.
75
Segundo o documento cedido pelo hospital de Braga sobre a gestão de backups é
possível observar a descrição de todo este processo.
Especificação das atividades de backup
Da análise de risco aos ativos de informação do Hospital de Braga levada a efeito pela
Direção de Sistemas de Informação, resultou a especificação das atividades periódicas de
backup a efetuar para mitigar o risco de perda total ou parcial da informação classificada do
Hospital e assim:
a) Garantir a salvaguarda em backup da informação da atividade do Hospital considerada
relevante e existente nas aplicações, dos dados de configuração dos sistemas e do Software
instalado;
b) Identificar os ativos onde a informação classificada a salvaguardar reside;
c) Definir a periodicidade com que devem ser efetuados backups;
d) Definir os períodos de retenção dos backups;
e) Definir a periodicidade da execução de testes de integridade de backups;
f) Definir a periodicidade da execução de testes de reposição de backups;
g) Definir o formato dos relatórios mensais resultantes da execução de backups e respetivos
testes de integridade, execução, reposição e disponibilidade.
As especificações e execução de backup encontram-se contratadas à HP.
Validação das atividades de backup
Considerado um processo estratégico que providencia os mecanismos necessários para dotar de
capacidade de resposta efetiva perante um incidente com impacto na atividade do Hospital,
cumpre à Direção de Sistemas de Informação assegurar a validação das atividades de backup da
seguinte forma:
a) Verificar a receção do relatório mensal de execução de backups;
b) Verificar a correta execução dos backups planeados para o mês;
c) Verificar a execução com sucesso dos testes de integridade e reposição dos backups.
Reposição de backups
Com a finalidade de verificar a integridade e qualidade da informação contida nos backups,
bem como o correto funcionamento dos procedimentos de realização e de reposição, devem ser
tendo uma
contingência
de 1 ano.
76
realizados testes mensais de reposição dos mesmos.
A Direção de Sistemas de Informação assegura a reposição de tapes de backup com o suporte da
HP da seguinte forma:
a) Comunicar à HP a informação a repor;
b) Aguardar por confirmação de reposição da informação por parte da HP;
c) Efetuar testes de validação da reposição do backup;
d) Registar formalmente a reposição de backup.
Durante um processo de reposição de informação residente em backup, os resultados
observados devem ser registados, bem como, eventuais erros ocorridos e respectiva origem. Em
caso de ocorrência de erros, os resultados são analisados pelos colaboradores responsáveis,
sendo de seguida tomadas as ações necessárias para resolução do(s) problema(s) identificados.
Caso não seja possível a reposição de um backup, a Direção de Sistemas de Informação deverá
comunicar o incidente à Comissão Executiva.
Arquivo de tapes de backup
Os backups de informação devem ser retidos por um período de tempo suficiente para
recuperar os dados e serviços críticos em caso de falhas.
Todas as cópias de backups são armazenadas em locais que garantam os requisitos mínimos de
segurança e de condições de armazenamento.
A localização das tapes de backup deverá considerar a seguinte regra:
a) Uma cópia deverá estar guardada dentro do perímetro das instalações do Hospital, em sala
distante do Datacenter (em cofre seguro).
Adicionalmente os suportes que contêm os backups devem ser substituídos sempre que se
verifique deterioração, ou perda de qualidade por envelhecimento ou reutilização.
Relativamente à informação existente localmente nos postos de trabalho dos colaboradores, é da
responsabilidade dos mesmos assegurar que esta é replicada para as áreas de rede
disponibilizadas pela Direção de Sistemas de Informação, de forma que seja salvaguardada
aquando do backup aos servidores do Hospital de Braga.
No que concerne aos testes periódicos, subsistem dois, os testes periódicos de
integridade e os testes periódicos de restore. Os primeiros, são testes de verificação de
integridade de Backups têm uma periodicidade mensal e são executados com dados aleatórios.
A ferramenta de backups também tem a capacidade de gerar alertas sobre a boa execução ou
não do processo de copia e acondicionamento dos dados em tape.
Os segundos, os testes periódicos de restore, são testes de verificação de restore de
backups têm uma periodicidade mensal, sendo que semanalmente, existem sempre pedidos de
restore que comprovam a boa execução quer do processo de backup, quer do processo de
restore.
77
A proposta na fase do armazenamento recai sobre as execução de simulações, a partir
destas simulações torna-se possível perceber onde ocorrem erros e registá-los de forma a que
esses erros não tornem a ocorrer, no caso de ocorrerem como esses erros foram registados é
possível tomar medidas corretivas rápidas.
3.3. Análise crítica do procedimento – Normas de digitalização das fichas de urgência
(S.U)
Esta norma agrega duas componentes:
Documentos a eliminar sem digitalização;
Documentos a digitalizar.
Esta norma só diz respeito ao departamento de urgência, no entanto deveria existir uma
norma geral para todas as especialidades onde expusesse todas as especificações de acordo com
a portaria 247/2000, dos documentos que se podem eliminar e dos documentos a digitalizar e
como digitalizar. Esse documento deve estar presente em todas as especialidades e arquivo
clínico para que todos os funcionários administrativos estarem a par do que devem fazer nestas
situações.
Nesta norma, especifica que os documentos a eliminar sem digitalização devem ser:
Todas as S.U que digam “ver GLINTT” ou RI-Registo Informático” desde que não
tenham nenhuma nota clínica (informação registada manualmente pela equipa
médica/enfermagem), registo de fármacos ou termo de responsabilidade assinado;
Todos os documentos impressos pelo GLINTT (hospital de braga), desde que não
tenham nenhuma nota clínica (informação registada manualmente pela equipa
médica/enfermagem);
Todos os protocolos de procedimentos, e via verde coronária, desde que não tenham
nota clínica (informação registada manualmente pela equipa médica/enfermagem),
registo de fármacos ou termo de responsabilidade assinado;
Todos os S.U com exames ECG (Cardiologia) e CTG (Obstetrícia) (Folha impressa
do GLINTT), desde que não tenham nenhuma nota clínica (informação registada
manualmente pela equipa médica/enfermagem).
Especifica também os documentos a digitalizar:
Todos os S.U que digam ““ver GLINTT” ou RI-Registo Informático” que
tenham nota clínica (informação registada manualmente pela equipa
médica/enfermagem), registo de fármacos ou termo de responsabilidade
assinado;
Todos os documentos impressos pelo GLINTT (hospital de Braga), que têm
notas clínicas (informação registada manualmente pela equipa
médica/enfermagem);
78
Todos os S.U com informação “Abandonou” ou “Desistiu”;
Todos os S.U com relatórios, cartas de médicos e diários clínicos, do SNS
(Serviço nacional de saúde) e exames. Todos estes documentos se não
estiverem assinados pelo médico ou não tiverem nenhuma nota clínica podem
ser eliminados, só os impressos. Os escritos manualmente têm que ficar com o
S.U ;
Todos os S.U. com relatórios de privados, cartas de médicos privados, hospitais
e clinicas privadas, análises clinicas de entidades privadas inclusive de
medicina do trabalho. Todos estes documentos se não estiverem assinados pelo
médico ou não tiverem nenhuma nota clínica podem ser eliminados, só os
impressos. Os escritos manualmente têm que ficar com o S.U.
o Depois de digitalizado o S.U e a informação anexa, aqueles
documentos que podem ser eliminados devem ser retirados, e apenas
ser enviado para o arquivo o que é necessário para o processo. Se o S.U
não tiver notas clínicas também pode ser eliminado, se tiver apenas é
guardado o S.U.
Todos os S.U com Exames nas folhas cor-de-rosa (ECG) e verdes (CTG);
Todos os S.U com Documentos do Tribunal (inclusive cópias);
Todos os S.U com ecografias obstétricas;
Todos os S.U com consentimento informado;
Todos os S.U com impresso rastreabilidade do sangue;
Todos os S.U com documentação relativa a transfusões de sangue;
Todos os S.U com ficha de medicamentos hemoderivados;
Todos os S.U internamentos e ambulatórios;
Todos os S.U com ficha do serviço de anestesiologia;
Todos os S.U com boletim de transferência (todos os relatórios, exames, imagens
anexas a este boletim de transferência tem de ser guardada, mesmo que não esteja
assinada ou não tenha nenhuma nota clínica).
Esta documentação se não tiver nada para digitalizar deve mesmo assim ser enviada para o
arquivo junto com o S.U.
Todos os S.U com folhas do INEM/CODU;
Todos os S.U. com ecografias obstétricas;
Todos os S.U com imagens.
79
É então pertinente e necessário criar uma norma para cada especialidade, com uma listagem
de todas as especificidade relativas a cada exame/documento que deve ser digitalizado e/ou
eliminado. E de acordo com os documentos a serem digitalizados incluir as especificações de
scanner para cada tipo de exame/documento.
4. Caracterização dos documentos em custódia externa
No sentido de reduzir gastos e caracterizar os documentos clínicos e não clínicos que se
encontram em custódia externa foi analisada uma base de dados, documentos em formato
excell, enviada e constantemente atualizada pelo GADSA - entidade responsável pelo
armazenamento da documentação em suporte físico externo – na qual, se encontra a descrição
detalhada do está encontra armazenado. A descrição da documentação que se encontra
armazenada no GADSA está dividida por assunto, descrição, data de início e fim, chave 1 e 2 e
ano. Uma vez que, a informação enviada para o GADSA é relativa a inativos (doentes que não
vão ao Hospital de Braga há mais de 5 anos), falecidos , arquivo clínico e documentos
respeitantes ao departamento de logística e faturação, os assuntos e descrições são relativas a
estes temas. É apresentado também, o número da caixa onde determinada documentação é
armazenada e o ano correspondente à documentação.
Adicionalmente, quando o Hospital de Braga precisa de ter acesso a um documento que
se encontra no GADSA, esta, de acordo com o pedido feito, está encarregue de localizar o
documento ou pasta em questão e entregar ao Hospital de Braga.
O GADSA foi a solução encontrada para armazenar documentos em suporte papel sem
relevância atual para o Hospital de Braga, não se justificava estar a ocupar espaço físico neste
com informação do antigo Hospital de São Marcos, com documentação de utentes que não são
seguidos no hospital há mais de 5 anos e documentos de falecidos.
No entanto, este armazenamento externo acarreta custos e são conservados documentos
sem valor arquivístico. Encontra-se informação clínica e não clínica desde 1965. Isto deve-se ao
facto, de no momento da mudança do Hospital de São Marcos para o Hospital de Braga não ter
sido feita uma avaliação de toda a informação que foi enviada para a GADSA.
De acordo com a folha excell enviada pelo GADSA respeitante aos inativos, tal como
supracitado, diz respeito a informação clínica de utentes que não vão ao Hospital de Braga há
mais de 5 anos, a informação conservada é a seguinte:
Tabela 17 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos inativos
Assunto Descrição Ano Nº total de documentos
Arquivo Inativo Processo Clínico Informação desde
1992 179683 Psiquiatria Processos Inativos,
Psiquiatria
80
Processo RX Processo Clínico RX
No que se refere aos documentos de utentes falecidos e do arquivo radiológico, a
informação armazenada é a seguinte:
Tabela 18 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos de utentes falecidos
e do arquivo radiológico
Assunto Descrição Ano Nº total de documentos
Processo de
Falecidos +
Radiológico Processo de Falecido
(Radiológico)
Informação desde
1992 a 2014 40018
Processo
Falecido /RX
Falecidos /RX
Quanto aos documentos com informação do arquivo clínico e do departamento de
logística e faturação, a informação armazenada é a seguinte:
Tabela 19 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos com informação do
arquivo clínico e do departamento de logística e faturação
Assunto Descrição Ano Nº total de
documentos
Arquivo Geral Protocolo Para Auto-Transfusão em
cirurgia Programada;
Hospital São Marcos, Serviço
Hemoterapia, (Hipocoagulação)
Protocolo para Auto-Transfusão em
cirurgia programada;
Hospital São Marcos, Serviço de
Hemoterapia, (Brancos);
Hospital São Marcos, Serviço de
Hemoterapia, (Rosa);
Hospital São Marcos, Imuno-
Hemoterapia
Hospital São Marcos, Ficha Piloto,
Doente Internado – F-G-H-I-J-K-L-
M
Hospital São Marcos, Ficha Piloto,
Doente Internado – M-N-O-P
Hospital São Marcos, Ficha Piloto,
Doente Internado – P-Q-R
Hospital São Marcos, Ficha Piloto,
Doente Internado –R.S
Hospital São Marcos , Declaração
Alta da Criança
Hospital São Marcos, Vários
resultados de análises (marcadores e
outros)
Hospital de São Marcos, Serviço
Não tem ano
2002/2005
Não tem ano
2002 a 2008
2002 a 2008
2000 a 2007
1986
1986
1986
1986
2006
Não tem ano
2003
9069
81
Hemoterapia, Classificações Doentes
Hospital de São Marcos, Serviço
Hemoterapia, Análises de dadores
Hospital de São Marcos, Referência
interna de doentes (pedido de
colaboração)
Hospital de São Marcos, Serviço
Imuno Hemoterapia, Classificações
Dadores
Hospital de São Marcos, Serviço
Imuno Hemoterapia, Testes
Efetuados
Hospital de São Marcos, Serviço
Imuno Hemoterapia, Dadores
Hospital São Marcos, Classificações
Maternidade
Hospital São Marcos, Maternidade
Hospital São Marcos, Declaração
Alta da Criança
Hospital São Marcos, Pedidos de
colaboração
Hospital São Marcos, consultas de
especialidade
Hospital São Marcos, doentes
Hospital São Marcos, requisições
para a farmácia
Hospital São Marcos, serviço de
hemoterapia, grupos de sangue
Hospital São Marcos, duplicados de
consultas de doadores
Hospital São Marcos, protocolos para
arquivo
Hospital São Marcos, melogramas e
biopsias
Hospital São Marcos, serviço de
patologia clínica, resultado de
análises dadores
Hospital São Marcos, stock de
serofia tranfisional
Hospital São Marcos, urgências
Hospital São Marcos, internamentos
Livro de ocorrências do serviço de
hemoterapia
Hospital São Marcos, documentação
variada
Hospital São Marcos, pedidos de
colaboração
Hospital São Marcos, Guias de
remessa, armazéns (produtos
hoteleiros, sutura e penso)
Hospital São Marcos, Guias de
remessa, material de escritório
Hospital São Marcos, resumo diário
2003
2003
2003
2003
2003
2003
2003
2006
2001
2001
2002
2004
2002
2002
2002
2001/2002
2002
2002
2001
2001
2004
2004
1999
2004
2008
82
– taxas moderadoras, consulta
externa
Hospital São Marcos, Serviço de
hemoterapia, mães e filhos
Hospital São Marcos, Comunicações
internas
Hospital São Marcos, Duplicados
guias de remessa “DIAMED”
Hospital São Marcos, Livros de
requisição viaturas, reparações
material, recibos, talões B.V.
Hospital São Marcos, pedidos de
meios complementares de
diagnóstico a efectuar no exterior,
MOD.536 e MOD.535
Hospital São Marcos, DIAMED-ID –
micro typing system, identificação de
anti corpos
Hospital São Marcos, Circulares
Hospital São Marcos, Atas
Hospital São Marcos, A nossa ajuda
Hospital São Marcos, Clube Estamos
contigo, tempos livres
Hospital São Marcos, estratégias de
prevenção primária das
toxicodependências
Hospital São Marcos, motivações do
doente alcoólico crónico para a
abstinência e motivos de recaída
Escola preparatória de vila nova de
Famalicão, alcoolismo
Hospital São Marcos, boletim
epidemiológico, centro de vigilância
epidemiológica das doenças
transmissíveis
Hospital São Marcos, grupos de
estudo e planeamento para a saúde
mental
Hospital São Marcos, Curriculum
Vitae - adenda
Exp. Tribunal, pastas 1 a 4 – A
Exp. Tribunal, pastas 5 a 8 – A
Exp. Tribunal, pastas 12 e 13 – C
Exp. Tribunal, pastas 9 e 10 – A
Exp. Tribunal, pastas 17 – E
Exp. Tribunal, pastas 14 – C
Exp. Tribunal, pastas 20 e 21 – J
Exp. Tribunal, pastas 15 e 16 – D
Hospital de São Marcos, Guia de
levantamento de cadáveres
Hospital de São Marcos,
correspondência enviada ao tribunal
de Póvoa de Lanhoso
2004
2005
De 2005 a 2007
2007
2007
2007
2003
1991
Não tem ano
1993
1990
1990
1990
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
De 1996 a 2003
1995/2002
83
Hospital de São Marcos,
correspondência enviada ao tribunal
de Braga
Hospital de São Marcos,
correspondência enviada ao tribunal
de Guimarães, Amares, Barcelos,
Porto, Lisboa, Santa Maria, Fafe,
Vieira do Minho
Hospital de São Marcos,
correspondência dos tribunal ofícios
HOSPITAL SÃO MARCOS,
ARQUIVO HISTORICO DO
SERVICO DE UROLOGIA
Hospital de São Marcos, cadernos
Hospital de São Marcos, inventário
de material de cirurgia
Hospital de São Marcos, ocorrências
bloco
Hospital de São Marcos, ortopedia,
consulta externa
Hospital de São Marcos, recuperação
funcional, fisioterapia
HOSPITAL SÃO MARCOS,
certidões de óbito de Abril
HOSPITAL SÃO MARCOS,
EXPEDIENTE TRIBUNAL
HOSPITAL SÃO MARCOS,
PROCESSO DE PSIQUIATRIA Nº
(FALHA NA NUMERACAO)
HOSPITAL SÃO MARCOS,
FALECIDOS, PROCESSO DE
PSIQUIATRIA - M-R
HOSPITAL SÃO MARCOS,
FALECIDOS, PROCESSO DE
PSIQUIATRIA (FALHA NA
NUMERACAO)
HOSPITAL SÃO MARCOS,
COMUNICACOES INTERNAS,
Ordens de serviço
De 1992 a 2002
De 1992 a 2002
De 1992 a 2002
Não tem ano
De 1992 a 1995
1980
1995
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
De 1990 e 1991
De 1975 a 1992
2000
1991
2002
Contabilidade -
Psiquiatria Centro de saúde mental de braga –
contas da gerência
Albergue distrital de mendicidade de
braga – contas de gerência
Centro de saúde mental de braga –
contas da gerência, vencimentos e
descontos
Centro de saúde mental de braga ,
percentagens do pessoal de
enfermagem
Centro de saúde mental de braga –
aquisição de serviços
Centro de saúde mental de braga –
1975 a 2008
1977
1978
1979
1979
1980
84
livros de caixa
Centro de saúde mental de Braga –
contas de gerência, percentagens
referentes ao ano de 1980, do pessoal
de enfermagem e pessoal auxiliar, da
unidade de recuperação de Gemunde;
unidade de tratamento de alcoólicos e
unidade de doentes de evolução
prolongada, apenso 118”
Centro de saúde de Braga – cotas da
gerência, pasta documentada, contas
Centro de saúde de Braga contas da
gerência, pessoal médico e técnico,
férias, congressos e outros
1980
1980
2006
Doador de Sangue Ficha de dador Não tem anos
Farmácia A.U.E. A.U.E. De 1999 a 2012
Farmácia Alliance Alliance, faturas
Fornecimento de gases medicinais
Faturas em análise, alliance, praxair
De 2010 a
2012
2012
2012
Farmácia - Boletins
Informativos/Relatórios
Atividades
Boletim informativo do Conselho de
administração (B.I.C.A.)
Hospital de São Marcos, Plano de
atividades
Hospital de São Marcos, Balanço
Social
Plano de catástrofe e plano de
emergência
Air Liquide, in formação
Inquéritos aos doentes internados
De 2002 a 2009
De 1989 a 2008
De 1997 a 2002
Não tem ano
2005
De 1998 a 2002
Farmácia - Diversos Empréstimos
Créditos e substituições
Certificados Infarmed
Comunicações internas,
procedimentos regulamentos,
comissão executiva departamento
pessoal
Faturas pendentes
Faxes, respostas, consultas
Inventário
Requisições do laboratório
Inventário, Listas Sap, quarentena,
PIXIS
Comunicações internas,
procedimentos regulamentos,
comissão executiva departamento
pessoal
Requisições laboratórios
Protocolos
Infarmed, circulares informativas
Informações de laboratórios
Formação
Reclamações
2005
2007
2012
2011
2008
2008
2009
2008
2010
2011
2007
2011
2011
2011
2012
2011
85
PRAXAIR, folha de cálculo
empréstimo garrafas, Conta
02.00.379
Procedimentos SF
2013
2012
Farmácia -
Estupefacientes Anexo
VII
Anexo VII De 2004 a 2009
Farmácia -
Estupefacientes Anexo
X
Estupefacientes, Anexo X De 2006 a 2009
Farmácia - Extra
Formulário - Bloco
Operatório
Bloco operatório, BEVACIZUMAB
IO
Bloco operatório,
TRIANCINOLONA, oftalmologia
Extra Formulários
Serviços farmacêuticos, bloco
operatório (diversos)
Serviços farmacêuticos, reposição
bloco operatório
2011
2012
2011
2012
2012
Farmácia - Extra
Formulário CINACALCET
Ginecologia
Obstetrícia
Esclerose múltipla e hepatite C,
folhas de registo manual
EPOETINASS
Neurocirurgia, Neurologia
TALIDOMIDA
Oncologia
Hospital de Dia
Bloco Operatório
Cirurgia 1, Cirurgia 2, cirurgia
ambulatório, cirurgia plástica e
vascular
LINEZOLIDE VORICONAZOL,
VALGANCICLOVIR, PAPEIS DE
PEDIATRIA, POSACONAZOL
Interrupção voluntária gravidez
(IUG), Planeamento familiar
IVG
Cópias das receitas enviadas para a
faturação
AC. HALURONICO, AC.
ZOLEDRONICO, TRICI.,
LEFLUNOMIDA
IMIGLUCERASE - H. DIA
MEDICINA II, ALGLUCOSIDADE
(DOENÇA PO.), RASBURICASE -
H. DIA MEDICINA II, DOENÇA
DE ALLAGIL, ILLOPROST - H.
DIA CARDIOLOGIA
Medicamentos de importação
Receitas protocoladas
Vendas ao Exterior
2006
2005
2005/2006/2008
2006
2005
2008
2004/2005/2006
2007/2008
2008
2008
De 2004 a 2008
2008
2008
2009
2006
2008
2008
2007
2008
86
Contagens de Stock
Comissão Ética
Extra formulários, HIV, HBV, HVC
Nefrologia
2010
2009
2010
2011
2011
Farmácia - Extra
Formulário (H. Dia) Hospital de dia, justificações extra Não tem ano
Farmácia – Faturação
do Ambulatório Receitas SNS, HIV
Receitas do ambulatório e cópias das
receitas enviadas para a faturação
Faturação SNS, HOSPITAL DE DIA
FATURAÇÃO SNS, HOSPITAL
DE DIA, HEPATITE B, HEPATITE
C
FATURAÇÃO SNS, ESCLEROSE
MULTIPLA, RENAIS,
ACROMEGALIA, DESP.
20510/2008, VARIOS
"FATURAÇÃO SNS, RENAIS,
AUTORIZAÇÕES C.E., VARIOS,
HORMONA DE CRESCIMENTO
""ELA"""
FATURAÇÃO SNS, Hospital de
Dia, receitas
FATURAÇÃO SNS, Hospital de
Dia, levantamentos
FATURAÇÃO SNS, RENAIS,
MISERICORDIA DE VILA
VERDE, C.V. PORTUGUESA DE
BRAGA
Cópias faturação sub-sistemas
Receitas e levantamentos enviados
para a faturação
Requisições, NUTRIÇÃO
ENTERICA E PARENTERICA
Cópias de receitas e levantamentos
pedidos pelo contrato de gestão
Novos doentes HIV
Receitas do ambulatório não
enviadas para a faturação
RECEITAS DO AMBULATORIO E
CÓPIAS DAS RECEITAS
ENVIADAS PARA A
FATURAÇÃO
CÓPIAS DE RECEITAS E
LEVANTAMENTOS ENVIADAS
PARA FATURAÇÃO
2005
De 2006 a 2009
De 2009 a 2011
De 2009 a 2010
De 2010 a 2011
2011
2012
2012
2009
De 2010 a 2011
De 2009 a 2012
2010
2012
2012
2006
2006/2007
2010/2011
Farmácia - Faturas
Guias de remessa AMERLAB
AIR LIQUIDE
ALFREDO CAVALHEIRO
ABBOTT
BIO MERIEUX
2008
87
BIOPORTUGAL
BATISTA MARQUES
ARROW
DADE BEHERING
ARAUJO RUFINO & DENIZ
(BIOGERM)
BIO RAD
GARAL
FILSAT
DARIO CORREIA
IRLANDOX
IBERLAB & IMUNOREACE
IZASA
ROCHE DIAGNOSTICO
RIBEIRO SIMÕES & FILHOS LDA
RADIOMETER
3M faturas
OUTRAS EMPRESAS
Entradas
De 2010 a 2012
Farmácia -
Hemoderivados Hemoderivados
Obstetrícia
Cirurgia
Folha de empréstimos de
hemoderivados
Arquivo de requisições e
hemoderivados
Arquivo folhas de empréstimo de
albumina (UCIP), consumos de
fatores na imunohemoterapia
Urgência OBS
UCIP
UCIME
Neurocirurgia, urologia
Medicina Norte
Medicina / Homens
2010
De 2006 a 2009
2007/2009
2008/2009
2009
2009
2007
2007/2009
2007
2007/2009
2007
2007
Farmácia - Mapas de
produção de
quimioterapia
Mapas de produção de quimioterapia 2012/2013
Farmácia - Nutrição Nutrição
Farmácia, Oficinas, Faturas
Nutrição Enterica
IMIGLUCERASE
Nutrição entérica,
prescrição/requisição
Nutrição Parenterica
2010
2012
2006/2007
2004
2010
2008
Farmácia - Praxair Praxair, Faturas
Air Liquide
De 2009 a 2012
2011
Farmácia - Registo de
Estupefacientes Registo de substâncias
estupefacientes e paicotropicos -
Hospital São Marcos, Braga, Livros
Registo de Psicotrópicos
Não tem ano
88
Copiador de Estupefacientes
Farmácia – Reposições
Bloco Operatório Bloco Operatório, Reposição De 2010 a 2013
Hemoterapia Controlo de Qualidade Interno
Controlo de Qualidade Externo
CQ
Painéis
Livros de dadores
Livros de doentes, marcadores
viricos
Doentes
Envios de sangue e componentes IPS
Fichas Hemoterapia (Rosa)
Fichas medicina interna, pedidos de
colaboração
Fichas Imuno-Hemoterapia, Doentes,
Maternidade
WESTERN - BLOT, SYPHILIS
Letras A-D
Marcadores Dadores e Doentes
Não tem ano
Não tem ano
1999/2000/2001
2009
2000/2006
1999
2005
Não tem ano
2009/2010
2010
2010
Não tem ano
Não tem ano
De 2001 a 2006
Hemoterapia - Arquivo
Danificado – Em Mau
Estado de Conservação
Serviço de hemoterapia, fichas dos
doentes recetores
1996
Psiquiatria "CENTO DE DIA
"ERGOTERAPIA"
PROCESSOS INACTIVOS DE
PSICOLOGIA, GEMUNDE, ""
CRIANCAS"" INTERNADAS,
PROGRAMA
Acompanhamento
Administração regional de saúde de
Braga
Alcoolismo
Agendas de saúde escolar psiquiatria
AUGUSTO MIGUEL FERREIRA
VINHAS
BRUNO MANUEL ESTEVES
FERNANDES
C.P.A.F.D - BRAGA, PROCESSO
DE PSIQUIATRIA
CAIXA SINDICAL DE
PREVIDENCIA DO DISTRITO DE
BRAGA, PROCESSO DE
PSIQUIATRIA
CAIXA DE PREVIDENCIA E
ABONO DE FAMILIA DO
DISTRITO DE BRAGA,
PROCESSO DE PSIQUIATRIA
Carlos Alberto Oliveira Costa
Carina Manuela Lopes Almeida
Centro de dia
Não tem ano
Não tem ano
Não tem ano
De 1985 a 1988
Não tem ano
1991-1993
1993
1998
De 1971 a 1986
De 1931 a 1990
1972
Não tem ano
Não tem ano
89
S.M.S – Braga, Processo de
psiquiatria
CENTRO DE SAUDE MENTAL
DE BRAGA – contas de gerência,
psiquiatria forense, avaliações
clínicos psiquiátricas
Processos Clínicos
I.A.P - INSTITUTO DE
ASSISTENCIA PSIQIUATRICA,
CENTRO DE SAUDE MENTAL
DE BRAGA, CONSULTA
EXTERNA, PROCESSO
PSIQUIATRIA
ELECTROENCEFALOGRAFIA
TRIBUNAL DE FAMILIA E
MENORES DE BRAGA, E. M. P.
Não tem ano
De 1977 a 1986
De 1963 a 2011
De 1977 a 2003
De 1958 a 1986
De 1991 a 1997
Não tem ano
Psiquiatria -
SMIMASM HOSPITAL SÃO MARCOS -
BRAGA, DEPARTAMENTO DE
SAUDE MENTAL, PROCESSO
PSIQUIATRIA (SMIMASM)
1994
S.U. Serviço de urgência
Fichas serviço de urgência
De 1999/ 2008/
2009
2011
S.U. Psiquiatria Serviço de urgência De 2005 a 2011
Exposições Folhas de rosto- EXPOSIÇÕES,
RESPOSTAS AS EXPOSIÇÕES
HSM
SGSR – EXPOSIÇÕES
Livros Reclamações
Diversos
PEDIDOS DE ENTIDADES
EXTERIORES, MFSD E OUT.
De 2010 a 2012
2009
De 2013 a 2015
De 2011 a 2015
Não tem ano
2011
Após a identificação dos documentos existentes em custódia externa, torna-se claro
compreender a existência de documentos sem valor arquivístico. Seguindo a Portaria nº
247/2000, de 8 de Maio, a partir da análise da tabela de selecção anexa a esta portaria, onde
descreve as séries e subséries documentais, estipula os prazos de conservação administrativa,
nas fases ativa e semiativa, e determina o destino final da conservação permanente ou
eliminação de acordo com os prazos estipulados.
A seleção dos documentos a conservar como arquivo definitivo é efetuada pelo hospital
de acordo com as orientações da tabela, sendo que aqueles aos quais for reconhecido valor
arquivístico e considerados de conservação permanente têm que ser mantidos no suporte
original, exceto nos casos em que a substituição do suporte seja autorizada pelo Instituto dos
Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, onde define pressupostos e exigências técnicas, de acordo
com critérios de legalidade e segurança.
Os maiores números de documentos com possibilidade de serem eliminados encontram-
90
se nas caixas com informação do departamento de logística e faturação. A nível da faturação e
logística a legislação permite a eliminação de variados documentos, tais como:
Tabela 20 Eliminação de documentos armazenados no GADSA
Legislação Assunto Ano da Documentação Prazos de conservação
Portaria n.º
247/2000
de 8 de Maio
Guias de remessa
(armazéns, produtos
hoteleiros, sutura e
penso, material de
escritório, duplicados,
faturas de diversas
empresas)
Informação desde 1999 Conservação
administrativa em fase
ativa – 1 ano
Conservação
administrativa em fase
semiativa – 1 ano
Após este ano o seu
destino final é
eliminação
Protocolos Informação desde 2002 Conservação
administrativa em fase
ativa – 2 anos
Conservação
administrativa em fase
semiativa – 3 anos
Após estes 5 anos o
destino final é
eliminação
Comunicações internas Informação
2002/2005/2011
Conservação
administrativa em fase
ativa – 2 anos
Conservação
administrativa em fase
semiativa – 3 anos
Após estes 5 anos o
destino final é de
conservação permanente
as comunicações
internas relativas à
regulamentação dos
91
próprios serviços.
Correspondência (existe
correspondência
enviada,
correspondência geral)
Informação desde 1989 Correspondência
recebida:
Conservação
administrativa em fase
ativa – 2 anos
Conservação
administrativa em fase
semiativa – 3 anos
Após estes 5 anos o
destino final é
eliminação.
Correspondência
enviada:
Copiadores da
correspondência
expedida. O destino final
é eliminação.
Livros de registo de
saída da correspondência
expedida. O destino é
que conservação
permanente.
Ambas com conservação
administrativa em fase
ativa – 2 anos
Conservação
administrativa em fase
semiativa – 3 anos
Vencimentos Informação desde 1975 Conservação
administrativa em fase
ativa – 1 ano
Conservação
administrativa em fase
semiativa – 1
92
Após estes 2 anos o
destino final é a
eliminação.
Cópias de receitas para
faturação.
Informação desde 2006 Cópias de informação
pode ser eliminada, uma
vez que não se trata de
informação original.
Colecções de
requisições de serviços
(requisições para
farmácia do Hospital de
São Marcos;
requisições de
laboratório, requisições
nutrição entérica e
parentérica e arquivo de
requisições e
hemoderivados)
Informação desde 2004 Conservação
administrativa em fase
ativa – 2 anos
Conservação
administrativa em fase
semiativa – 0 anos
Após estes 2 anos o
destino final é a
eliminação.
Colecções de fichas ou
boletins de abono de
família
Informação desde 1972 Conservação
administrativa em fase
ativa – 20 anos
Conservação
administrativa em fase
semiativa – 5 anos
Após estes 25 anos o
destino final é a
eliminação, quando
completos os 25 anos do
descendente.
Registos de
movimentos de
viaturas,
telefones, lavandaria,
central telefónica
e alimentação.
(informação do
Hospital São Marcos,
Informação desde 2007 Conservação
administrativa em fase
ativa – 2 anos
Conservação
administrativa em fase
semiativa – 3 anos
Após estes 5 anos o
93
Livros de requisição
viaturas, reparações
material, recibos, talões
B.V.)
destino final é a
eliminação.
No que diz respeito à caixas que guardam informação clínica, podem ser eliminados os
seguintes documentos:
Tabela 21 Eliminação de documentos armazenados no GADSA
Legislação Assunto Ano da
documentação Prazos de conservação
Portaria n.º
247/2000
de 8 de Maio
Coleções de
autos de saída
ou de
autorizações
de
levantamento
de cadáveres
(morgue).
Informação
desde 1995
Conservação administrativa em fase ativa - 5
anos
Conservação administrativa em fase
semiativa - 15 anos
Após estes 20 anos é possível a eliminação.
Apenas os originais devem ser enviados
para arquivo definitivo.
Receituários
do SNS
Informação
desde 2005
Conservação administrativa em fase ativa – 1
ano
Conservação administrativa em fase
semiativa - 4
Após estes 5 anos a informação pode ser
eliminada.
Acresce-se outro fator de avaliação da informação armazenada no GADSA, o facto de
inúmeros documentos não terem data. É necessário haver uma revisão desta informação,
percebendo a sua relevância para custódia externa e concluir o seu destino, eliminação ou
conservação.
Realizado o levantamento dos documentos com possibilidade de eliminação é depois
necessário seguir as formalidades de eliminação descritas no artigo 9º da portaria n.º 247/2000
de 8 de Maio. Estas formalidades passam por:
Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate
patrimonial;
94
O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo
em causa, ao qual compete ainda numerar e rubricar cada uma das folhas, bem
como pelo responsável do arquivo;
O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que
procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
4.1. Análise crítica do Procedimento – Atuação em caso de óbito
A primeira tabela de identificação dos documentos guardados no GADSA é respeitante
a documentos de utentes falecidos. Este procedimento está intrinsecamente relacionado com o
excesso de documentos enviados para a GADSA, uma vez que não é realizada uma revisão o
processo clínico em papel do utente falecido.
Este procedimento subdivide-se em dois casos, um procedimento para ocorrência do
óbito fora do Hospital de Braga e ocorrência de um óbito dentro do Hospital de Braga. Após
a análise do procedimento de óbito, estes estavam explicados de forma contrária, o que
poderia ocorrer em erros no dia-a-dia do hospital.
Para isso, foram criados dois casos de uso para cada um dos procedimentos
supracitados, implementando as mudanças para a eliminação prévia de informação
excedente para o GADSA e com as mudanças necessárias.
95
Ilustração 22 Diagrama de caso de uso de um óbito no Hospital de Braga
96
Ilustração 23 Diagrama de caso de uso de Óbito fora do Hospital de Braga
A fase acrescentada para os dois casos, foi a “Seleção e avaliação dos documentos
contidos na capa Processo Clínico” antes do envio para a GADSA. Esta avaliação não é
realizada, o que leva ao envio de informação excedente para a GADSA, e tal envolve custos de
97
armazenamento. Realizada esta avaliação da informação é possível reduzir custos, uma vez que
é pago à GADSA cada folha. Por outro lado, há uma maior consciencialização por parte dos
funcionários do arquivo clínico em relação ao procedimento e à legislação imposta relativa à
informação clínica.
5. Avaliação do Arquivo Radiológico – o papel atual das películas radiológicas
Um dos grandes problemas colocados no hospital de Braga, é compreender o papel na
atualidade das películas radiográficas. A evolução da radiologia convencional levou ao sistema
filme + ecrã intensificador, que, associada, deu origem à deteção, à visualização e ainda ao
armazenamento da informação. A introdução de dispositivos que permitem a aquisição de
imagens radiológicas digitais, sem a utilização de filme radiológico, associada às capacidades
dos atuais computadores e a outros meios, deram origem à radiologia digital (Felício C,
Rodrigues V, 2010).
Devido à evolução das tecnologias de informação, começou-se a equacionar soluções
alternativas à película. E o problema das películas ganha nova ênfase com a chegada do PACS.
O PACS é um sistema de arquivo e distribuição de imagem digital, baseados em redes
informáticas e de computadores, utilizados, em primeira análise, nas áreas de radiologia /
imagiologia para arquivo de imagens, de equipamentos de imagem médica digital (tomografia
computorizada (TC), radiologia computorizada (CR), ressonância magnética (MR), etc.). As
imagens adquiridas pelos equipamentos podem ser armazenadas em formato digital, pós-
processadas com recurso a ferramentas específicas e distribuídas com um relatório
imagiológico, para qualquer local da instituição de saúde ou mesmo para o exterior
desta.(Martins,2004)
Quando o PACS é usado, em vez de radiografias de cópia impressa, que devem ser
processadas, carregadas, visualizadas, transportadas e guardadas, as imagens digitais em
cópias eletrónicas, são processadas com a ajuda de um computador, vistas num monitor e
guardadas electronicamente. (…) Os médicos podem ver essas imagens radiológicas a partir do
computador pessoal em qualquer lugar. (Bontrager; Lampignamo, 2015)
Esta possibilidade de se visualizar radiografias em meio digital, faz com que as
películas radiográficas deixem de ter utilidade.
Tabela 22 Vantagens e Desvantagens do PACS (Adaptado Martins (2004))
Vantagens Desvantagens
Melhoria na acessibilidade dos médicos aos
resultados dos meios complementares de
Os custos de investimento são bastante
elevados e a maioria das vezes não se faz
98
diagnóstico, uma vez que é possível a consulta
num vasto número de pontos de acesso
distribuídos pelo hospital;
uma aferição clara entre o que se investe e o
que se pode recuperar;
Aumento da eficiência no relato de exames com
imagens em cópia eletrónica (comparando com
imagens em cópia impressa).
Dificuldade na operação de sistemas
informáticos, por parte de alguns
profissionais de várias classes envolvidas
nos processos de execução de exames,
diagnósticos e relatórios, assim como na
posterior consulta de resultados.
Redução radical no espaço físico gasto para o
armazenamento das imagens médicas
associadas a cada utente;
Economia de consumo de películas, com
poupanças ecológicas associadas;
Possibilidade de partilha de informação de
imagens médicas por qualquer via de dados,
onde se inclui a rede de informação da saúde
(RIS) – visualização simultânea de imagens em
múltiplos lugares.
Redução do tempo geral de execução de
exames, principalmente de radiologia
convencional, pela melhoria do fluxo de
trabalho e de informação da radiologia e dos
serviços que incorporem a captura de imagem
médica para PACS em complemento com um
sistema de gestão de radiologia (RIS);
Redução do tempo de diagnóstico, que por
métodos automáticos de processamento,
facilitam o trabalho do médico e simplificam o
processo de diagnóstico;
Redução significativa do tempo total desde a
requisição do exame até à sua disponibilização
junto do médico;
Aumento da segurança, uma vez que o número
de pessoas envolvidas nos processos de
realização dos exames se reduz, para além de
que a informação fica armazenada de forma
mais segura que o papel ou película
convencional.
99
A introdução de novas tecnologias de informação, como é o caso do PACS, no campo
da imagiologia, circunscreve uma profunda redefinição da atividade radiológica, ao nível da
arquitetura e da distribuição do trabalho dos administrativos. Para tal, desenvolveu-se um
questionário com os profissionais envolvidos no departamento de imagiologia com o objetivo
de avaliar a adaptabilidade dos técnicos de radiologia às novas tecnologias, conhecer algumas
vantagens e desvantagens identificadas pelos técnicos de radiologia das TIC nesta área.
O questionário encontra-se no Anexo 2. A partir da análise dos resultados do
questionário será possível avaliar e refletir de forma crítica sobre o papel das TIC e das películas
radiográficas no dia-a-dia do Hospital de Braga, os diferentes fatores envolvidos no processo de
implementação dos sistemas de informação em ambiente hospitalar e contribuir para promover
uma maior consciencialização para esta problemática.
É um estudo descritivo. A população é composta pelos técnicos de radiologia que
exercem funções no hospital de Braga. A amostra foi constituída por 26 técnicos de radiologia
provenientes Hospital de Braga. A recolha de dados foi realizada através de um questionário
estruturado em vinte e duas perguntas. Sendo que duas perguntas são destinadas a caracterizar a
amostra, os anos de serviço e género. As restantes são constituídas por afirmações destinadas a
avaliar o nível de concordância e discordância dos técnicos radiologistas em relação à
implementação das novas tecnologias e às suas vantagens/desvantagens e perceber o nível de
satisfação com a utilização de sistemas de informação.
5.1. Resultados
Em 26 técnicos radiologistas, 19 (73%) são do sexo feminino e 7 (27%) são do sexo
masculino.
No que diz respeito aos anos de serviço, constata-se que estes variam entre 1 e 30. A
média de anos de serviço é de 11,84 ± 7,41 anos. Através do desvio-padrão com um valor de
7,41, a amostra apresenta uma dispersão considerável a nível dos anos de serviço, existem
pessoas com muitos anos de serviço e outras com poucos anos de serviço.
Tabela 23 Média, Mediana, Moda, Desvio-padrão, Intervalo, Mínimo, Máximo e Contagem
Coluna1
Média 11,84615
Mediana 10
Moda 6
Desvio-padrão 7,406442
Intervalo 29
Mínimo 1
100
Máximo 30
Contagem 26
A partir do valor da mediana, conseguiu-se constatar o valor central dos anos de serviço
desta amostra, sendo 10 anos de serviço. Para conseguir perceber se existe maior ou menor
adaptabilidade dos técnicos radiologistas às aplicações informáticas de acordo com os anos de
serviço, utilizou-se o valor da mediana para tais inferências. A partir da resposta dos inquiridos
a 8 questões diretamente relacionadas com as melhorias no serviço trazidas pelas aplicações
(ver anexo 2). De seguida, os dois gráficos irão representar as diferenças obtidas pelos
inquiridos para as 8 questões seleccionadas com mais de 10 anos de serviço e com menos de 10
anos de serviço.
Ilustração 24 Distribuição das respostas aos inquiridos com menos de 10 anos de serviço
101
Ilustração 25 Distribuição das respostas aos inquiridos com 10 ou mais anos de serviço
Comparando os dois gráficos, podemos verificar que os inquiridos com 10 ou mais anos
de serviço colocaram como opção de resposta “Não concordo nem discordo” com mais
frequência do que os inquiridos com menos de 10 anos de serviço. Tal revela pouco
reconhecimento dos benefícios a nível da execução dos exames, melhor planeamento das
atividades, maior produtividade, melhoria da qualidade das imagens e aumento do tempo útil e
eficácia na realização dos exames trazidas pelas aplicações informáticas. Por outro lado, pode –
se inferir maior resistência à adaptação às novas tecnologias.
No entanto, de uma maneira geral, os técnicos radiologistas reconhecem as melhorias no
serviço prestado que advieram das aplicações informáticas. As três primeiras afirmações,
revelaram elevada concordância. A afirmação 1, “Rapidez na execução dos exames”, no gráfico
respeitante aos técnicos radiologistas com menos de 10 anos de serviço (Ilustração 20),
revelaram que 70% concordavam totalmente com a afirmação e 30% concordavam. No caso dos
técnicos radiologistas com 10 ou mais anos de serviço, 37,5% concordaram totalmente com a
afirmação, 25% concordam e 25% não concordam nem discordam e 12,5% discordam com
a afirmação. A afirmação 2, “Melhor planeamento das atividades”, 60% dos técnicos
radiologistas com menos de 10 anos de serviço concordam com a afirmação, 30% concordam
totalmente e 10% não concorda nem discorda. No caso dos técnicos radiologistas com de 10
ou mais anos de serviço, 37,5% concordam totalmente, 31,25% concordam, 18,75% não
concordam nem discordam e 12,5% discordam.
No que concerne à afirmação 3, “ Maior produtividade”, 37,5% dos técnicos
radiologistas com 10 ou mais anos de serviço concordam totalmente e 31,25% concordam, no
entanto, existem 6,25% que discordo e 6,25% que discordam totalmente. No caso dos técnicos
radiologistas com menos de 10 anos de serviço 60% concordam totalmente com a afirmação.
102
A questão 16, afirmava o seguinte: “Melhoria na qualidade do serviço”. As respostas a
esta questão foram bastante favoráveis no que respeita às melhorias trazidas pelas aplicações
informáticas ao serviço de imagiologia. Nos técnicos radiologistas com menos de 10 anos de
serviço, 60% responderam que concordavam com a afirmação, 30% concordavam totalmente e
10% não concordavam nem discordavam. No caso dos técnicos radiologistas com 10 ou mais
anos de serviço, 43,75% responderam que concordavam totalmente, 31,25% responderam que
concordavam, 18,75% não concordam nem discordam e 6,25% discordam com a afirmação.
No que respeita às afirmações relacionadas com a interoperabilidade, nomeadamente a
afirmação 15 “Falhas na interação com outros sistemas informáticos” e afirmação 18, “Troca de
informação com outras instituições facilitada”, as respostas foram claras e demonstraram que a
interoperabilidade é uma componente que tem de ser trabalhada, pois à afirmação 15, 42,30%
dos técnicos radiologistas responderam que existiam falhas na interação com outros sistemas
informáticos. À afirmação 18, “Troca de informação com outras instituições facilitada” as
respostas voltam a revelar falhas na questão da interoperabilidade, pois 11,54% discordam
totalmente com a afirmação e 30,70% discordam. No entanto, afirmação 17 “Acessibilidade das
imagens em todo o hospital”, as respostas à afirmação 17, revelaram que 50% concordam
totalmente e 34,61% concordam, ou seja, é possível aceder às imagens em todo o hospital.
Ilustração 26 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 15 do questionário
103
Ilustração 27 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 17 do questionário
Ilustração 28 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 18 do questionário
Atualmente, as películas não são utilizadas no hospital de braga, são somente pedidas
para duas especialidades endocrinologia e neurocirurgia. No entanto, o questionário agregava
duas questões acerca da redução dos custos em materiais com a chegada das aplicações
informáticas. Analisando a questão 4 e 5, verifica-se que 46% dos técnicos radiologistas
concordam totalmente com a afirmação 4 e 27% concorda com a afirmação. No que concerne à
afirmação 5, 46% concorda totalmente com a afirmação e 31% concorda com a afirmação.
No que respeita à afirmação 12, “Melhoria da qualidade média das imagens”, os
resultados foram unânimes, tanto nos técnicos radiologistas com 10 ou mais anos como nos com
menos de 10 anos de serviço, pois ambos responderam em maioria que concordavam e
concordavam totalmente com a afirmação. 50% dos técnicos radiologistas com 10 ou mais anos
de serviço responderam que concordavam totalmente com a afirmação e 25% concordaram.
104
70% dos técnicos radiologistas com menos de 10 anos de serviço concordam com a afirmação e
20% concordaram totalmente.
5.2. Discussão dos resultados
Este estudo permitiu constatar que a maioria dos profissionais têm consciência do papel
relevante que as aplicações informáticas trouxeram ao serviço de imagiologia. Atualmente é
necessário haver uma adequação das novas tecnologias às exigências crescentes da sociedade no
contexto da saúde.
As aplicações informáticas, como é o caso do PACS, constituem uma componente
indispensável de suporte e apoio à tomada de decisão. A partir da introdução destas
aplicações, as películas radiológicas ganharam um papel secundário no dia-a-dia do serviço de
imagiologia. Estas encontram-se armazenadas no arquivo clínico, no entanto, desde a introdução
do PACs que não são realizados pedidos destas para consultas, pois os exames são acedidos a
partir do sistema informático.
No Hospital de Braga as especialidades que pedem as películas radiológicas são
endocrinologia (Grupo Hipófise) e neurocirurgia. Estas especialidades têm uma consulta por
semana. Foi realizado o levantamento do número de pedidos de películas radiográficas para
estas consultas nos meses de Janeiro a Março de 2017, como se pode observar no gráfico
seguinte.
Ilustração 29 Películas radiográficas pedidas nos meses de Janeiro a Março de 2017
Os números de películas radiográficas acumuladas, atualmente, no arquivo clínico são
oriundas do exterior, nomeadamente, o SMIC, Campos Costa e CUF. Estes exames são
realizados no exterior quando o hospital não tem capacidade de os fazer. As películas
radiográficas armazenadas no arquivo clínico são referentes a utentes desde 1992.
A legislação define que as películas são de conservação permanente, no entanto, os
documentos definidos para conservação permanente na sua maioria são de importância elevada
105
ao longo do tempo. Tal não acontece no caso das películas, estas atualmente não têm um papel
presente no dia-a-dia do hospital, encontram-se armazenadas, no hospital de Braga e na
GADSA, tal acarreta custos.
6. A interoperabilidade interna no Hospital de Braga e nas suas principais aplicações
6.1. Interoperabilidade
A interoperabilidade é definida por Marcondes e Sayão (2011, in Farinelli, Silva,
Almeida, 2013) como a possibilidade do utilizador procurar recursos informacionais
heterogéneos, armazenados em diferentes locais de uma rede, utilizando-se uma interface única
e sem necessidade de conhecimento sobre como os recursos estão armazenados.
Atualmente, no setor da Saúde, há cada vez mais a necessidade de integrar dados
provenientes dos vários sistemas de informação que durante anos constituíram um verdadeiro
conjunto de ilhas sem qualquer interoperabilidade entre eles. Tal, leva, entre muitos outros
fatores, a uma ineficaz, lenta e fragmentada tomada de decisão. Não se pode considerar um SI
eficaz, e de alta qualidade de prestação de cuidados sem que os profissionais de saúde tenham
acesso a informação relevante e completa de diagnóstico e terapêutica, para poder tomar
decisões informadas.
É importante, por isso, prover os profissionais de saúde com informação adequada, já
que esta tem uma importância significativa nas opções tomadas (Maldonado, Robles et al.
2003). Por isso, é colocada ênfase nas vantagens de possuirmos mais informação no momento
de tomada de decisão (Berner and Moss 2005) (Detmer 2000).
Assistimos, por outro lado, a uma forte agregação das organizações de saúde que se têm
vindo a encaixar numa realidade de prestação de cuidados muito diferente daquela que existia
há alguns anos e que está em permanente mutação. Esta tendência é o resultado das pressões dos
custos crescentes e competitividade, obrigando os SI existentes a uma forte adaptação (Teich
1998).
Neste contexto, deveremos redesenhar os processos para que os profissionais possuam
uma visão abrangente da informação no ponto de prestação de cuidados (Maldonado, Robles et
al.2003).
Repensar os SI é uma tarefa inevitável, já que os cuidados partilhados, à luz de
umamedicina moderna, podem ser substancialmente melhorados, se existir partilha de
informação (Maldonado, Robles et al. 2003). Ou seja, é necessária uma partilha de informação
efectiva entre todos os profissionais, de uma forma simples, rápida e eficaz, já que se a
informação não for correcta ou completa, não tem utilidade para a tomada de decisão,
investigação, estudos estatísticos ou definição de políticas de saúde (Marcos da Silveira 2008).
106
Por isto, a qualidade a informação registada no EHR é de extrema importância (Häyrinen,
Saranto et al. 2008).
Existem inúmeras vantagens que a interoperabilidade pode proporcionar, daí ser um
tema em enfoque emergente nesta área.
As vantagens da interoperabilidade na saúde passam por:
Melhor qualidade de serviços prestados ao doente;
Redução de erros médicos e duplicações;
Redução de custos;
Reduz custos com investigações de diagnósticos desnecessários;
Maior segurança para os doentes;
Melhor integração dos processos em saúde;
Utilização de funcionalidades de valor acrescentado dos diferentes SI;
Redução dos papéis nos processos;
Aumento da eficiência no trabalho;
Melhor controlo administrativo;
Maior satisfação do doente;
Melhor colaboração entre instituições de saúde;
Melhor apoio à decisão;
Gestão clínica e administrativa mais eficaz;
Redução de tempos de espera;
Prevenção de efeitos adversos;
Prevenção da realização de MCDT desnecessários;
Melhoria da qualidade de dados;
Melhoria da partilha e fluxo de dados;
Um melhor acesso aos dados;
Melhor utilização dos recursos;
Melhor partilha de conhecimento;
Redução de ações canceladas.
No entanto, existem inúmeros desafios na integração dos diferentes sistemas de informação,
segundo debatem-se com:
O acesso à informação é descentralizado em vários sistemas de informação;
As interfaces de integração variam drasticamente de sistema para sistema;
O número de interfaces do sistema aumenta geometricamente conforme o número de
sistemas relacionados aumenta. Portanto, multiplicando a complexidade a uma extensão
incontrolável que aumentaria o custo total de integração.
107
Pode estar relacionado com fontes de informação manipuladas pelos sistemas, os quais
podem apresentar diferenças sintáticas, estruturais ou semânticas.(Seth (1999) in
Farinelli, Silva, Almeida, 2013)) Cruz (2005, in Farinelli, Silva, Almeida, 2013) ,
defende que a questão sintática diz respeito ao uso de diferentes modelos ou linguagens,
a questão estrutural está relacionada a divergências entre as estruturas de dados
adotadas por cada sistema, e a questão semântica remete à adoção de interpretações
divergentes para a informação partilhada entre os sistemas.
Quando se pretende que dois ou mais Sis colaborem, é preciso que possam interoperar. Isso
envolve capacidade de comunicação, de troca de informações, de uso de operações mutuamente,
de forma independente das arquiteturas, plataformas e semânticas utilizadas. Os problemas de
integração também se revelam noutros níveis que extrapolam o SI e abrangem variáveis
contextuais (…) (Farinelli, Silva, Almeida, 2013).
Na área da saúde, existem vários conjuntos de dados, tais como registos médicos do
paciente armazenados em bases de dados, imagens médicas, casos clínicos ou conselhos do
doutor conservados como originais, e outro vídeo ou imagens. Os sistemas de informação
médica, como o HIS (Sistema de Informação Hospitalar), RIS (Sistema de Informação
Radiológica), PACS (Sistema de Arquivo e Comunicação de Imagens) entre outros., são
utilizados para gerir estes variados dados médicos em hospitais ou departamentos diferentes.
Estes sistemas são distribuídos e heterogéneos. Eles estão espalhados por diferentes hospitais e
vários departamentos dentro de um hospital. Os dados dentro destes sistemas são de propriedade
de diferentes médicos, inspetores, enfermeiros ou pacientes. Eles não podem ser alterados ou
lidos por outras pessoas. (Zheng et al., 2008, in Nugawela, 2013)
Isso leva à falta ou contradição de informações no ponto de atendimento. Isto provoca o
tratamento insatisfatório dos pacientes devido à tomada de decisão médica desinformada e
desfragmentada. (Nugawela, 2013)
Inúmeros sistemas clínicos e administrativos numa organização de saúde devem trabalhar
em conjunto de forma plena para um desempenho ideal e eficaz. Mas isso não acontece uma vez
que, a maioria dos sistemas provenientes de vários fornecedores não comunicam entre si de
forma eficaz. A maioria dos dados de cuidados de saúde, seja em papel ou formato eletrónico,
estão presos em várias “ilhas” de dados e em vários produtos de diferentes fornecedores. Como
resultado, um paciente pode ter um médico ou sistema de saúde com um EHR avançado, mas se
esse paciente necessitar de cuidados noutro lugar, há pouca probabilidade a informação desse
sistema avançado estará acessível quando for necessário (Hersh, 2009 in Nugawela(2011)).
108
Todos os dados relacionados aos cuidados de saúde do paciente estão localizados em
diferentes hospitais ou diferentes departamentos de um hospital. Cada unidade pode usar
diferentes plataformas de hardware e software, os dados médicos também podem estar em
vários formatos. Não há apenas um tremendo volume de arquivo de imagem, mas também
muita informação médica, como registos médicos, relatórios de diagnóstico e casos com
diferentes definições e estruturas no sistema de informação. As heterogeneidades devem ser
salvaguardadas e um padrão unificado de acesso padrão deve ser projetado para os
utilizadores. (Zheng et al., 2008 in Nugawela, 2013) Há, portanto, uma necessidade de
integração de dados nos cuidados de saúde. Mas, muitas dificuldades surgem quando se
tenta integrar dados fragmentados.
A integração de informações médicas a partir de vários conjuntos de dados
fragmentados exige que cada organização siga padrões de interoperabilidade comumente
aceitos. Este é outro desafio enfrentado pelo domínio médico. As tentativas de integração de
dados médicos falham principalmente não por incompetência técnica, mas devido a várias
outras razões, como a indisponibilidade de políticas e a resistência de médicos para se
adaptarem às últimas tecnologias. A relação forte entre a fragmentação dos dados e a falta
de padrões de interoperabilidade tem sido relatada em muitas publicações. (Nugawela,
2013)
Ilustração 30 Diferentes dados na saúde (Nugawela, 2013)
109
6.2. Cooperação entre os diferentes profissionais e especialidades envolvidos/as no
Hospital de Braga
No hospital de Braga existem diversas aplicações para responder às especificidades de
cada especialidade como se pode observar no anexo 1. No entanto, nem todas as aplicações
são interoperáveis com o GLINTT. Tal, faz com que não haja um acesso pleno por todas as
especialidades ao histórico dos utentes. As razões levantadas para este problema foram:
Algumas aplicações não funcionarem com o HL7;
Custos de licenciamento (por exemplo: Astraia);
Aplicações obsoletas.
O hospital de Braga utiliza o standard Health Level Seven (HL7).
HL7 family of standards is one of the most widely discussed and used application data
Exchange standards in the health information technology industry. The family consists of
several standards, namely HL7 v2.x, HL7 v3, Clinical Document Architecture (CDA), and
continuity of care document (CCD), and so on. These Standards are widely used worldwide by
healthcare application providers. HL7 is a not-for-profit, ANSI-accredited standards developing
organization. It is dedicated to providing a comprehensive framework and related standards for
exchange, integration, sharing, and retrieval of eletronic health information. It also works for
supporting clinical practices, delivery, and evaluating of health services (Pradeep K. Sinha, et
al., 2012).
Para além do HL7, utiliza-se o standard DICOM (Digital Imaging and Communications
in Medicine). Este é o padrão internacional para troca de imagens médicas, que define os
formatos em que as imagens médicas podem ser trocadas, bem como os respetivos dados para o
uso clínico.
Com o aumento das modalidades de imagem digital, ou seja, exames médicos nos quais
o arquivo de imagens médicas é feito com o auxílio de computadores, como sendo a tomografia
por emissão de positrões (PET), a ressonância magnética (MRI) ou as mais comuns tomografias
computorizadas (CT), mas que agora produzem mais e melhores imagens, como é o caso de um
TC de 64 cortes, capaz de produzir milhares de imagens médicas em escassos segundos, assim
como reconstruções 3D, incapazes de ser visualizadas em outros suportes que não o
informático, houve a necessidade de formalizar uma norma para o arquivo e
transmissão de imagens médicas, o standard DICOM. (Martins, 2004)
No ano de 1985, o American College of Radiology (ACR) e a National Electrical
Manufacturers Association (NEMA) publicaram uma norma que visava o formato e a
transmissão de dados de imagens médicas, independentes dos fabricantes de produtos médicos.
Uma nova versão surgiu em 1988.
Em ambas as versões, as transferências de dados eram definidas para ligações ponto-a-
110
ponto, ou seja que um ambiente de comunicação de rede não se encontrava definido. O ACR e a
NEMA completaram recentemente a terceira versão da norma, à qual foi dado o nome de
DICOM v3.0. Esta última versão tem sido a que se encontra amplamente em uso desde 1993.
Com a melhoria significativa das capacidades de armazenamento dos sistemas informáticos e
das redes de distribuição de informação tornou-se possível o arquivo histórico e a distribuição
de imagens médicas utilizando as normas DICOM, constituindo assim os já conhecidos sistemas
PACS. (Martins, 2004)
O formato é atualmente utilizado em quase todos os sistemas de radiologia, imagem,
cardiologia e radioterapia, entre outros.
Ambos permitem a troca de informação clínica, possibilitando a reutilização da
informação.
Martins (2004) enumera alguns aspetos para que se torne possível a correta integração
das aplicações constituintes do sistema de informação hospitalar (HIS) é necessário
salvaguardar a:
Existência de um sistema externo às aplicações, que permita a autenticação e gestão dos
utilizadores dos vários sistemas num único ponto. A autenticação dos utilizadores, por
parte de um sistema externo, permite que um dado utilizador digite o seu nome de
utilizador e password apenas uma vez, podendo a partir desse ponto aceder de forma
transparente a computadores e aplicações constituintes do HIS, aos quais tem direito;
Todos os sistemas devem comunicar dados e eventos, eficazmente, utilizando interfaces
normalizadas e não proprietárias. Tome-se o exemplo da identificação de um paciente
que pode chegar a ser necessária digitar em todas as aplicações existentes, por não
haver uma forma eficaz de partilha de informação entre os sistemas;
Sincronização entre aplicações que proporcionam informação diferente acerca de um
mesmo paciente, mas desta vez ao nível do utilizador (alto nível). Por exemplo, que seja
possível interagir com dois sistemas que proporcionem dados de exames médicos e
dados laboratoriais, simultaneamente, sem ter de “fazer login” e procurar o paciente em
ambas. Com o objectivo de facilitar a integração de aplicações ao nível da utilização, o
CCOW (Clinical Context Object Workgroup) [6] é um standard focado no utilizador
final, que complementa o ênfase do HL7 na troca de dados e fluxo de informação
empresarial. Utilizando uma técnica designada gestão de contexto, a experiência do
utilizador clínico é a de interagir apenas com uma aplicação, mesmo quando na verdade
esteja a utilizar várias aplicações independentes em vários sistemas, cada qual com a
sua interface nativa;
Todos os sistemas do HIS (Sistema de Informação Hospitalar) sejam executáveis em
ambiente multi-plataforma, ou seja em tipos diferentes de computadores e de sistemas
operativos;
111
O facto do pessoal médico conseguir aceder à distância de um clique é uma realidade
possível no entanto ainda não ocorre atualmente. A possibilidade dos profissionais de saúde
conseguirem consultar a informação completa dos utentes sem ter que aceder a várias aplicações
existentes por especialidade ou recorrer em último recurso ao pedido do processo clínico em
papel tornaria tomar decisões atempadas e de forma eficaz e eficiente.
112
7. Conclusões
O avanço das tecnologias exponencial proporcionou o crescimento e procura da
informação em meio digital. No entanto, esta passagem para o digital envolve muitos contornos.
No contexto hospitalar a passagem para o meio digital, implicou uma mudança de tarefas,
rotinas, modos de trabalho e da gestão da informação clínica. Esta mudança por não ter sido
feita na base de uma formação atenta e presente, levou a inúmeros erros no âmbito da gestão da
informação. Isto leva, a que muitas das decisões tomadas no âmbito da mudança do papel para o
digital, tenham consequências graves no futuro, no que concerne, por exemplo à preservação
digital.
A informação em papel está a ganhar um papel cada vez mais secundário, atualmente no
hospital de Braga o processo clínico em papel é pedido por cada vez menos especialidades e o
acesso à informação clínica é realizada na sua maioria em meio digital. É criada uma
necessidade de se perceber quais as medidas corretivas a tomar no sentido de alcançar o acesso
a informação clínica completa num só ponto. Para tal, é necessário criar procedimentos
completos e com todas as especificidades tornando possível todos os funcionários
administrativos, médicos, enfermeiros, administração estar a par do que deve e como devem ser
realizadas as suas tarefas no que concerne à digitalização, armazenamento, da legislação (o que
deve ou não ser eliminado).
O estudo baseou-se em quatro pontos de elevado interesse para o Hospital, a
digitalização, os documentos em custódia externa, a interoperabilidade e o arquivo radiológico.
Estes pontos foram analisados e foi realizado um planeamento das atividades e procedimentos
de acordo com o ciclo da gestão da informação.
O tema da digitalização levantou desde logo inúmeros problemas, uma vez que a
informação clínica era digitalização sem estar baseada em procedimentos que especificassem de
forma clara e coerente todos os passos a ter em conta, para tal foi criada um guia de
digitalização onde agrega as especificações a ter no momento da digitalização de acordo com as
tipologias documentais, propostas de melhorias no GLINTT na fase da inserção de
metainformação, a nível do armazenamento e descrição dos scanners existentes em comparação
com as necessidades de digitalização. Por outro lado, um dos pontos que terá que ser levado a
cabo é a digitalização da informação retrospectiva, pois para se alcançar o processo clínico
completo em meio digital é necessário toda a informação que se encontra em papel constar no
GLINTT.
O caso dos documentos em custódia externa, é um dos problemas sentidos, uma vez que
envolvem elevados custos para o hospital. Após a análise dos ficheiros excell enviados pelo
GADSA com as listagens completas de todos os documentos armazenados, foi possível
perceber que muita documentação é respeitante ao Hospital de São Marcos, e muita informação
113
foi enviada sem uma seleção e avaliação de acordo com a portaria 247/2000. Feita a análise foi
elaborado um quadro em consonância com a portaria 247/2000 da informação que podia ser
eliminada. No entanto, para que não continue a ser enviada informação sem valor arquivístico
para o GADSA, foram reformulados dois procedimentos, o procedimento relativo à atuação em
caso de óbito e relativo aos documentos a digitalizar e eliminar.
A nível das películas radiológicas, é claro que o seu papel no hospital de Braga é
secundário, no entanto a sua conservação é permanente, tal faz com que os custos de
armazenamento e ocupação de espaço prevaleçam. No entanto, olhando para a sua utilização
não é justificável estes custos, uma vez que as películas não são utilizadas. São somente
utilizadas por um médico que está em duas especialidades: neurocirurgia e endocrinologia. As
restantes especialidades visualizam os exames pelo PACS e GLINTT.
A partir do questionário, tornou possível inferir que os técnicos radiologistas com
menos de 10 anos de serviço têm uma maior consciência e dos benefícios que advieram das
aplicações informáticas, os técnicos com mais de 10 anos de serviço demonstraram maior
indecisão, pois em muitas questões relativas ao âmbito técnico da aplicação PACS colocaram
com maior frequência a opção “Não concordo nem discordo”. No entanto, no âmbito geral,
ambos os grupos de técnicos radiologistas demonstraram que o PACS veio trazer melhorias
na qualidade do serviço.
A questão da interoperabilidade é bastante complexa, uma vez que envolve muitos
fatores. O facto de se utilizar diversas aplicações informáticas e algumas não interoperáveis com
o sistema central, o GLINTT, faz com que não haja eficiência e eficácia no acesso à informação
clínica completa do utente, tal informação encontra-se repartida por diversas aplicações. Tal, faz
com que o ideal do processo clínico electrónico único se torne uma utopia.
Em termo de conclusão, é importante salientar que alguns destes problemas se devem
não só a uma desintegrada política de gestão de informação, envolvida por procedimentos pouco
claros e desactualizados da realidade digital como da própria cultura. Durante o tempo em que
este projeto foi realizado foi possível perceber que a cultura é um dos fatores de entrave às
mudanças, pois em larga escala o pessoal médico, funcionários administrativos têm elevados
anos de serviço e sofreram uma mudança das suas rotinas e tarefas com a implementação do
GLINTT, das aplicações informáticas por especialidade e a necessidade “imposta” de acreditar
que o papel está em descrédito e a informação em meio digital é que é eficaz e benéfica. No
entanto, esta mudança tinha que ser feita na base numa formação presente, pois quando esta
formação não existe ou é pouco acompanhada causa situações de inflexibilidade,
conservadorismo e rigidez à mudança. Por outro lado, a legislação na saúde causa muitos
entraves á eliminação de informação clínica em papel, e na atualidade, com os avanços
tecnológicos sentidos na área da saúde não se justifica. Apesar da informação se encontrar em
meio digital, há cada vez mais soluções e iniciativas para a autenticidade, fidedignidade da
114
informação não estar comprometida. E com estes avanços é necessário olhar para a informação
em meio digital como autêntica no âmbito legal.
Outro fator relevante, para assegurar que os hospitais levem a cabo uma gestão da
informação em meio digital e próxima da realidade do processo clínico eletrónico (PCE) são os
incentivos financeiros. Devem ser legisladas mais medidas à promoção de incentivos para a
utilização mais ampla das soluções eHealth. E através destes incentivos se torne possível a
interoperabilidade interna e externa (entre hospitais a nível nacional por exemplo). E por último,
os standards, pois são utilizados diversos standards, os procedimentos de standards a nível
organizacional são desintegrados e os standards são usados principalmente para troca de dados
dentro de uma única instituição sem haver uma preocupação atual para a troca de informações
entre hospitais.
Para soluções eHealth como o PCE serem possíveis existir na sua plenitude é necessário
que todas as propostas acima sejam executadas. Deve ser levada a cabo uma visão holística e
tomar decisões para reengenharia e adaptar a legislação à atualidade, deve ser encontradas novas
soluções a problemas como a adotação de standards e fornecimento de soluções interoperáveis.
E levar a cabo iniciativas que não sejam isoladas.
115
8. Referências Bibliográficas
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119
Anexo 1 – Levantamento das aplicações informáticas existentes no hospital de Braga
Designação Àrea, Sector ou
departamento que utiliza Construtor Implementador Criticidade
Base de
Dados Licenciamento
Descrição geral da aplicação
(o que faz) Dados que trata Dados que trata
RHV – status - retirado Recursos Humanos e
Vencimentos ACSS - Baixa -
Sistemas antigos do Hospital S. Marcos (sistemas clínicos e administrativos). Sistemas continuam ativos para consulta de histórico.
SAM status - retirado
Software de Apoio ao
Médico (internamento,
urgência, consulta, processo
clínico, bloco operatório,
hospital de dia, receita
médica para o exterior)
ACSS - Baixa -
SONHO status -
retirado
Sistema Informação para
Gestão de Doentes ACSS - Baixa Oracle -
SAPE Software de Apoio à Prática
de Enfermagem ACSS - Baixa -
Auditor Codificação Clinica ACSS ACSS Média -
HS-Rádio Software de apoio á
Imagiologia GLINTT GLINTT Alta Oracle
11 x Imagiologia
(RADIO)
5 x Medicina Nuclear
5 x Gastro
Licenças por posto de
trabalho
Sistema que permite uma gestão centralizada de todo o workflow de exames desde a admissão passando pela integração com sistemas PACS, gestão técnica da execução dos exames, captação de imagem e vídeo, validação de relatórios, relato de voz, integração com sistemas de reconhecimento de voz e gestão da entrega/ disponibilização de relatórios.
Dados administrativos, dados clinicos e relatórios de MCDT.
HS-Urgência Software suporte ao
funcionamento da Urgência GLINTT GLINTT Alta Oracle 10 gabinetes médicos
Sistema que permite gerir todo o circuito de uma Urgência Hospitalar, cobrindo àreas como admissão, triagem e registo e definição de plano para o doente e alta clinica e administrativa de um episódio de urgência.
Dados administrativos e clinicos e relatórios de alta.
HS-Sibas
Sistema de Informação de
Dadores de Sangue. Imuno-
hemoterapia
GLINTT GLINTT Média Oracle 8 licenças por posto
de trabalho
Sistema que permite controlar toda a informação administrativa, laboratorial e clinica relativa a dadores, recetores e gestores de stocks
Dados administrativos, dados laboratoriais e clinicos;
120
garantindo assim uma melhor gestão do serviço de Imunohemoterapia.
HS-GH
Gestão Hospitalar e
Doentes. Utilizado pro todas
as áreas administrativas do
Hospital de Braga
GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Solução que disponibiliza as ferramentas necessárias ao Atendimento ao Doente, permitindo o registo da atividade de todas as àreas funcionais cobrindo àreas como Consulta Externa, Urgência, Internamento e Bloco Operatório.
Dados demográficos e registo da atividade assistencial.
HS-FACTUS Gestão de Facturação GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Sistema dotado das regras de faturação (pública e privada) bem como garantir o reporting necessário e imposto pelas EFR’s.
Tem por base toda a atividade proveniente do HS-GH aplicando as regras definidas em
termos de faturação.
HS-Eresults Sistema de arquivo de
documentos. GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Solução de arquivo centralizado de resultados clínicos, que permite a sua distribuição e divulgação junto dos intervenientes clínicos. O eResults permite o arquivo de resultados clínicos nos mais variados formatos: PDF, DOC, texto simples, resultados analíticos.
Arquivo de resultados clínicos nos mais variados formatos: PDF, DOC, texto
simples, resultados analíticos.
HS-EPR
Software de Apoio ao
Médico (Processo Clinico
Electrónico)
GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Solução que garante uma melhor eficiência no acesso à informação, maior rapidez e facilidade no registo de dados permitindo assim uma maior proximidade com o doente.
Dados demográficos e clinicos do doente. A informação clinica pode ser efetuada em
texto livre ou através de formulários.
HS-INTF Módulo de interfaces GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Interfaces HL7 que visam a integração com diversos SW externos na Instituição Hospitalar
Dados Demográficos, atividade registada nas soluções, dados clinicos e de faturação.
HS-ENF
Software de Apoio ao
Enfermeiro. Utilizado por
todas as áreas de
enfermagem do Hospital.
GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Solução que garante o registo clinico relativo à atividade de enfermagem de uma Organização, nomeadamente efetuar a distribuição de doentes, registo da avaliação inicial e registo de administração e confirmação da execução de intervenções.
Dados demográficos e clinicos dos doentes da instituição.
121
HS-SIG
Software para gestão de
indicadores. Utilizado por
todos os Directores/
Responsáveis de Serviço,
em especial os serviços da
área assistencial.
GLINTT GLINTT Baixa Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Sistema que permite um acompanhamento transversal da instituição ao nível do Modelo de Gestão/Imposição Legal e Produção (atividade e valorização)
Atividade proveniente de diversos módulos do GlobalCare.
HS-DIET Sistema de Prescrição e
Gestão de Dietas GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Sistema que permite efetuar a gestão do ciclo de dieta do doente garantindo a integação na Prescrição Médica e no Plano de trabalho do Enfermeiro.
Dados demográficos e clinicos.
HS-SGICM-F
Sistema de Gestão Integrado
do Circuito do
Medicamento. Módulo
Farmácia.
GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Permite identificar e rastrear a medicação prescrita e administrada na instituição, contribuindo assim para a diminuição do erro na prescrição, preparação e administração de medicamentos.
Sistema que trata informação relacionada com medicamentos, interações e
formulários.
HS-SGICM-L
Sistema de Gestão Integrado
do Circuito do
Medicamento. Módulo
Logistica.
GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Gestão global do workflow logístico na instituição, garantindo uma otimização da gestão dos stocks e controlo dos processos de Sourcing/Procurement.
Sistema que trata informação relacionada com stocks e armazéns.
HS-SGICM-P
Sistema de Gestão Integrado
do Circuito do
Medicamento.Módulo
prescrições.
GLINTT GLINTT Alta Oracle
Licenciado em função
do volume de camas
activas.
Permite o registo e consulta de informação clínica e terapêutica, permitindo fluidez de informação integrada com os restantes profissionais de saúde intervenientes no circuito do medicamento.
Trata de informação relacionada com receitas.
Interface B-Simple
Interface HL/ entre Glintt e
B-Simple (B.ICU.Care e
B.Anestesic)
GLINTT GLINTT Alta Oracle 1
Interface entre duas aplicações da lista (Glintt e B-Simple). Transfere
informação clinica e administrativa entre as duas aplicações mas não é uma
aplicação por si só mas apenas mensagens trocadas.
Gastro Sistema de registo clinico
dos exames de Gastro GLINTT GLINTT Alta Oracle 5 Postos
A solução Workflow de MCDT permite a gestão centralizada de toda a atividade realizada no serviço de Gastro.
Dados Demográficos, dados clinicos e relatórios especificos para este tipo de
atividade.
Medicina Nuclear Sistema de registo clinico da
Medicina Nuclear GLINTT GLINTT Alta Oracle 7 Postos
A solução Workflow de MCDT permite a gestão centralizada de toda a atividade realizada no serviço de Medicina Nuclear.
Dados Demográficos, dados clinicos e relatórios especificos para este tipo de
atividade.
Interface Mosaiq Interface HL/ entre Glintt e
Mosaiq (Radioterapia) GLINTT GLINTT Alta Oracle 1
Interface entre duas aplicações da lista (Glintt e MOSAIQ). Transfere
informação clinica e administrativa entre as duas aplicações mas não é uma
aplicação por si só mas apenas mensagens trocadas.
122
Nefro Sistema de registo clinico da
Nefrologia / Hemodiálise GLINTT GLINTT Alta Oracle 20 Cadeirões
Solução que permite efetuar planeamento de atividade cíclica, com “predefinição de ações” garantindo uma programação de sessões e grupos de análises
Dados demográficos e clinicos.
Pneumo Sistema de registo clinico
dos exames de Pneumologia GLINTT GLINTT Alta Oracle 5 Postos
A solução Workflow de MCDT permite a gestão centralizada de toda a atividade realizada no serviço de Pneumologia.
Dados Demográficos, dados clinicos e relatórios especificos para este tipo de
atividade.
Interface HEPIC
Interface HL/ entre Glintt e
HEPIC (Controlo de
Infecção)
GLINTT GLINTT Alta Oracle 1
Interface entre duas aplicações da lista (Glintt e HEPIC). Transfere
informação clinica e administrativa entre as duas aplicações mas não é uma
aplicação por si só mas apenas mensagens trocadas.
SpeechMagic Reconhecimento de voz -
Imagiologia Nuance GLINTT Média N.A.
15 licenças por
médico
Sistema de gravação de relatórios de imagiologia em audio para posterior
transcrição pelos administrativos.
Simacardio Sistema de Informação para
Cardiologia. DotLogic DotLogic Alta
SQL
Server 10 licenças
Sistema de registo da atividade clinica da
cardiologia (Consulta Externa, UCI carciologia e exames
(Hemodinamica))
- Dados demográficos dos pacientes: Nome, Data de nascimento, Sexo e Morada (provenientes da Glintt) - Dados clínicos dos exames complementares de diagnóstico : ECG, Ecocardiograma, Prova de Esforço, Holter e MAPA. - Dados clínicos e de dispositivos nas intervenções: Pacemakers, CDI, Hemodinâmica e Electrofisiologia. - Dados clínicos de internamento (tratamentos e fármacos) em cuidados intensivos de Cardiologia. - Relatórios clínicos realizados pelos médicos para todos os actos médicos indicados anteriormente. - Histórico clínico.
Clinidata®XXI Sistema de Informação em
Patologia Clinica Maxdata Maxdata Alta
SQL
Server
Número ilimitado de
licenças
Gestão laboratorial do serviço de Patologia Clínica nas seguintes áreas: ü Pré-analítica ü Analítica ü Pós-analítica
Armazenamento e exibição dos seguintes dados: ü Dados demográficos do paciente ü Dados Clínicos do paciente ü Resultados dos exames clínicos realizados para o paciente
Clinidata®NET Distribuidor WEB de
Análises em suporte Digital Maxdata Maxdata Alta
SQL
Server
Número ilimitado de
licenças
Permite a todos os serviços do hospital visualizarem os resultados dos exames clínicos realizados pelo laboratório.
Não tem armazenamento de dados, Consulta a Base de dados da aplicação Clinidata®XXI. Tem a exibição dos seguintes dados: ü Dados demográficos do paciente ü Dados Clínicos do paciente ü Resultados dos exames clínicos realizados para o paciente
123
Clinidata®HL7 Permite o envio e receção de mensagens HL7, na integração entre o software Clinidata® e o GH da Glintt
Armazenamento dos seguintes dados: ü Dados demográficos do paciente ü Dados Clínicos do paciente ü Resultados dos exames clínicos realizados para o paciente
PACS Sistema de Arquivo digital
de Exames Imagiologicos SECTRA SECTRA Alta
Licenciado para
200.000 exames/ano
1 licença para
integração URL para
200.000 exames/ano;
Site license LiteView;
10 licenças Advanced
Tool Package;
1 licença CD/DVD
Production Center;
3 licenças Media
Export Package; Arquivo de imagem médica
Trata Dados de saúde, genéticos ou vida sexual;
Trata Dados pessoais - Nome, Idade, sexo, diagnósticos médicos;
Recolha de dados indireta - Integração com o sistema de informação de radiologia -
RADIO(Glintt); Não efetua comunicação de dados a
terceiros; Conservação de dados por tempo ilimitado;
Acesso à aplicação é controlado por username e password. Todos os acessos e operações são registados num log, sendo
possivel fazer a sua auditoria;
CLNet
Distribuidor WEB dos
exames Imagiologicos
arquivados no PACS. Todos
os locais de acesso á
informção clinica.
SECTRA SECTRA Alta Número ilimitado de
licenças
IDS7
Edição de Exames de
Imagiologia, Utilizado na
Imagiologia.
SECTRA SECTRA Alta
IDS7/dx - 12
licenças; IDS7/qa - 5
licenças; IDS7/cx - 60
licenças
124
Astraia
Sistema de Informação
Apoio aos exames
realizados em Obstetrícia
Astraia Astrimed Alta Sybase
- 6 x Obstetricia;
- 6 x Ecocardiografia
Fetal;
- Módulo
Vizualizador de
Imagens Dicom 1
utilizador;
- Módulo
Vizualizador de
Imagens Dicom 5
utilizadores;
- Módulo Servidor
Imagens Dicom p/ 1
ecografo;
- Módulo Servidor
Imagens Dicom p/ 4
ecografos;
- Módulo Dicom
Worklist;
- Módulo Envio
Dados Biométricos, 5
x MDT;
- Módulo Servidor
Medidas;
Módulos base
disponíveis:
(Agenda incluída)
- Pré-Natal (c/calculo
Risco p/ Médicos
certificados FMF)
- Ginecologia
- Ecocardiografia
Fetal
- Colposcopia
- Mama
Astraia - Software de registo de dados de exames obstétricos e ginecológicos, onde são elaborados relatórios estruturados; Módulo de Obstetrícia - Módulo de registo de dados clínicos referente a exames ecográficos e bioquimicos obstétricos nas várias fases da gravidez e questões inerentes; Módulo ecocardiografia fetal - Módulo de registo de dados clínicos referentes ao feto e questões inerentes; Servidor de Imagens DICOM - Servidor onde ficam armazenadas as imagens DICOM de proveniência dos ecógrafos; Visualizador de imagens - Módulo que permite a visualização das imagens DICOM no software astraia; Agenda - Módulo de marcações e registo de exames de ecografia; Transferência de dados Biométricos - Módulo que permite o envio das medidas do ecógrafo diretamente para a ficha do paciente no software astraia; Lista de trabalho DICOM - Módulo de criação de lista de trabalho, a enviar para os ecógrafos; Servidor de dados biométricos - Servidor onde ficam registadas as medidas enviadas pelos ecógrafos e reencaminhadas para a ficha das pacientes
Astraia - Armazenamento de dados Demográficos; Armazenamento de
histórico clínico e anamnese Familiar; Armazenamento de dados clínicos; Calculo de Risco; Armazenamento e documentação de imagens ecográficas; Análise e avaliação de medidas efetuadas durante os exames;
Relatórios Clínicos estruturados; Módulo de Obstetrícia - Armazenamento de dados clínicos de exames obstétricos; Avaliação de valores medidos; Cálculo de
Risco; Relatórios Clínicos estruturados; Módulo ecocardiografia fetal -
Armazenamento de dados clínicos de exames efetuados ao feto; Avaliação de
valores medidos; Relatórios clínicos estruturados;
Servidor de Imagens DICOM - Armazenamento de imagens DICOM;
Visualizador de imagens - Imagens DICOM; Agenda - Identificador e datas de exames;
Transferência de dados Biométricos - Dados clínicos e medições;
Lista de trabalho DICOM - Identificadores, nomes e datas de nascimento das
pacientes; Servidor de dados biométricos - Dados
clínicos e medições
125
sisqual time &
Attendance
Gestão de presenças.
Utilizado por todas as
chefias com funções de
gestão de horários/escalas e
pelos recursos Humanos.
SISQUAL SISQUAL Média SQL
Server
Licenciado para 3000
funcionários.
Este é o módulo base, que suporta toda a infra-estrutura necessária para o registo de pessoas, horários diários e gestão de presenças.
Através das marcações dos colaboradores, trata registos de assiduidade associada a
horários.
sisqual maxpro hr
O sisqual maxpro hr é uma solução de planeamento e gestão de recursos humanos que representa um novo paradigma na gestão de equipas: a gestão holística das equipas de trabalho.
Trata do plano de horários para cada unidade/serviço. Também trata das Horas
Extra e Prevenções
sisqual salary-calc
O sisqual salary calc é o motor de integração da SISQUAL e é um motor de classificação rigorosa de tempos trabalhados. Este motor de integração permite realizar o cálculo de todas as unidades de abonos e descontos decorrentes de tempos, para uma integração automática em salários..
Trata de registos de horas trabalhadas classificando-as automaticamente de acordo com as regras de pagamento.
sisqual integration
Permite que as soluções da SISQUAL possam ler os dados de cadastro e de estrutura do ERP de salários presente para que a manutenção dos dados de Cadastro não tenham que ser realizadas em dois sistemas
Dados de cadastro
SAP
Facturação, Farmácia,
Logistica, Recursos
Humanos e Departamento
de Planeamento e Controlo
de Gestão.
SAP Accenture Média -
126
INELCIS - Sistema
InLab LIMS - Pat
Sistema de Informação para
Anatomia Patológica Inelcis Inelcis
Alta SQL
Server 10 licenças
Sistema para gestão de processos, rotinas e informação laboratoriais referentes ao laboratório do Serviço de Anatomia Patológica. Permite integração e disponibilização da informação laboratorial ao Sistema central do Hospital de Braga com recurso ao protocolo HL7. Controla as tarefas correntes, desde a receção e registo de entrada da requisição eletrónica emitida pelo do Sistema Central, passando pela distribuição e execução de análises, até à emissão final do Relatório de análise anatomopatológica, com o respetivo envio para o Sistema central do Hospital de Braga, acompanhado do número e tipo de técnicas utilizadas na análise.
Dados demográficos recebidos do sistema central, não sendo alterados pelo sistema InLab LIMS – Pat; Alguns dados clínicos, quando enviados pelo sistema central. Os dados clínicos recebidos do sistema central não são alterados; Dados clínicos produzidos no Serviço de Anatomia patológica referentes às análises anatomopatológicas realizadas; Relatórios clínicos, produzidos no Serviço de Anatomia Patológica, com o diagnóstico resultante das análises anatomopatológicas realizadas; Armazena cada tipo de dados indicado anteriormente. A informação produzida no Serviço de Anatomia Patológica é passível de ser alterada, de acordo com as permissões atribuídas a cada utilizador.
INELCIS - InLab
LIMS – Pat – Interface
WEB
Módulo complementar ao sistema InLab LIMS – Pat, concebido e configurado especificamente para o Hospital de Braga, para consulta de relatórios clínicos referentes às análises anatomopatológicas realizadas. Esta consulta é realizada a partir do sistema central do Hospital, complementando a integração existente entre os dois Sistemas.
Disponibiliza para consulta, através do sistema central, os relatórios clínicos
referentes às análises anatomopatológicas realizadas;
Não permite quaisquer alterações aos
dados existentes.
PICIS Sistema de Informação para
Anestesiologia - Bloco PICIS Siemens Baixa
SQL
Server
3 x Anesthesia
Manager;
3 x PACU;
1 x Pre-OP;
SISTEMA HISTÓRICO Registo clínico eletrónico para o Serviço de Anestesiologia. Repositório de dados do paciente, servindo para apoiar os profissionais de saúde na análise retrospetiva dos dados dos pacientes.
Nesta aplicação são registados dados clínicos e administrativos do doente, nomeadamente as admissões, dados
relativos ao episodio de anestesia (ex.: terapêutica, via aérea, técnica anestésica, complicações, procedimentos, etc.) e as
respetivas relatórios de anestesia.
127
SEE Critical Sistema de indicadores do
PICIS - Bloco SIEMENS Siemens Baixa
SQL
Server
2 x See Critical para
Bloco Operatório; SISTEMA HISTÓRICO Ferramenta de extração de dados do PICIS
Esta aplicação armazena os dados registados no sistema PICIS para emissão de relatórios e análises de performance do serviço. A informação é transferida do PICIS por via de um processo de ETL durante o periodo noturno.
B.ICUcare
Sistema de Informação para
as unidades de cuidados.
Suporta o processo médico e
de enfermagem.
Actualmente em utilização
na UCI Polivalente; UCI
Neurocriticos; UCIM;
UCPA
B-SIMPLE B-SIMPLE Alta SQL
Server
UCIP;
UCIN;
UCIMSU;
UCI AVC;
UCPA-2P;
A aplicação B-UCI.Care consiste num registo clínico eletrónico para o Serviço de Cuidados Intensivos. Está pensada por profissionais de saúde especialistas na área - médicos intensivistas - e enfermeiros. O B-UCICare funciona como um repositório de dados do paciente, servindo para apoiar os profissionais de saúde na análise retrospetiva dos dados dos pacientes. Nunca esta aplicação deve substituir, de forma alguma, os dispositivos médicos conectados ao doente para uma análise rápida e eficaz do seu estado de saúde. Possui uma interface intuitiva, garante a confidencialidade dos dados e suporta o tratamento estatístico dos mesmos. Está preparada para se ligar ao Hospital Information System - HIS e importar os dados administrativos dos utentes. A existência do conceito de perfis diferenciados de utilizadores permite implementar, com facilidade, mecanismos de segurança granular e de fácil configuração que favorece a delegação de
Nesta aplicação são registados dados clínicos e administrativos do doente, nomeadamente as admissões, dados
relativos ao internamento (ex.: terapêutica, índices de gravidade, infeções,
complicações, diagnósticos e problemas, etc.) e as respetivas notas de alta.
Conecta-se aos diferentes dispositivos
médicos existentes na unidade – monitores hemodinâmicos; ventiladores; bombas infusoras – de forma a armazenar esses
dados para análises futuras.
128
responsabilidades na gestão de toda a informação, mas sempre com a possibilidade de repor dados anteriormente alterados. Perfil de Médico; Perfil de Enfermeiro; Perfil de Médico Supervisor; Perfil de Enfermeiro Supervisor; Perfil de Administrador.
129
B.Anestesic Sistema de Informação para
Anestesiologia - Bloco B-SIMPLE B-SIMPLE Alta
SQL
Server
Bloco Convencional
+ Recobro e Unidade;
Bloco de Ambulatório
+ Recobro;
Total - 13 blocos;
A aplicação B-Anestesic consiste num registo clínico eletrónico para o Serviço de Anestesiologia. Está pensada por profissionais de saúde especialistas na área - médicos anestesista - e enfermeiros de enestesia. O B-Anestesic funciona como um repositório de dados do paciente, servindo para apoiar os profissionais de saúde na análise retrospetiva dos dados dos pacientes. Nunca esta aplicação deve substituir, de forma alguma, os dispositivos médicos conectados ao doente para uma análise rápida e eficaz do seu estado de saúde. Possui uma interface intuitiva, garante a confidencialidade dos dados e suporta o tratamento estatístico dos mesmos. Está preparada para se ligar ao Hospital Information System - HIS e importar os dados administrativos dos utentes. A existência do conceito de perfis diferenciados de utilizadores permite implementar, com facilidade, mecanismos de segurança granular e de fácil configuração que favorece a delegação de responsabilidades na gestão de toda a informação, mas sempre com a possibilidade de repor dados anteriormente alterados. Perfil de Médico; Perfil de
Nesta aplicação são registados dados clínicos e administrativos do doente, nomeadamente as admissões, dados
relativos ao episodio de anestesia (ex.: terapêutica, via aérea, técnica anestésica, complicações, procedimentos, etc.) e as
respetivas relatórios de anestesia.
Conecta-se aos diferentes dispositivos médicos existentes na sala operatoria –
monitores hemodinâmicos; mesa de anestesia – de forma a armazenar esses
dados para análises futuras.
130
Enfermeiro; Perfil de Administrador.
131
MOSAIQ Sistema de informação da
Radioterapia MOSAIQ Sociedade Avanço Alta
SQL
Server
1 x IQ Server
Software;
6 x xMOSAIQ
Resource Scheduling
(licenças flutuantes);
1 x MOSAIQ
Procedure
Management;
4 x MOSAIQ RO –
Electronical Medical
Record for Radiation
Oncology (licenças
flutuantes);
1 x Connectivity
Elekta iCom Synergy
Platform;
1 x Connectivity
Elekta MLC;
1 x MOSAIQ Setup
Intelligence;
1 x DICOM RT
Communications
Module;
1 x DICOM Interface
Enable;
1 x Licença Extended
Barcoding;
1 x ESI:ADT;
1 x ESI:CHG EXP;
1 x ESI:DOC EXP;
1 x ESI:LAB IMP;
1 x ESI:ORDERS
EXP;
1 x ESI:SCH EXP;
Sistema de Informação Oncológica O MOSAIQ é um sistema completo de gestão e registo eletrónico de informação do doente, que centraliza todos os dados relevantes de radioterapia numa única Base de Dados. O MOSAIQ comunica com o sistema de planeamento e com o acelerador linear, permitindo gerir dados e fluxos de trabalho. O MOSAIQ é uma plataforma concebida sobre tecnologia .net e sistema de gestão de base de dados Microsoft SQL Server que comunica com outros sistemas hospitalares (HIS) via HL7
O MOSAIQ Regista e Armazena:
- Dados Demográficos (Registo via HL7); - Dados clínicos (processo eletrónico do
doente, observações clínicas, agendamentos, prescrição, registo e
verificação do tratamento); - Relatórios clínicos (apesar do sistema
possibilitar a extração de relatórios clínicos o serviço não está a utilizar esta
funcionalidade); - Documentos (estes documentos podem
ser digitalizados e armazenados no sistema anexados ao processo do doente ou criados
a partir do próprio sistema); - Imagens: Médicas (DRRs e Imagens
Portais ), de Posicionamento e de Identificação;
O Sistema permite ainda a extração de
relatórios.
-
132
EAM
Infor EAM v11.2 Todos os serviços INFOR Efacec Baixa
SQL
Server
1 x Infor EAM Ent.
Ed. Adv. Rep. Author;
50 x Infor EAM Ent.
Ed. Adv. Rep. Consu.;
1000 x Infor EAM
Ent. Ed. Cust. Srv.
Req.;
50 x Infor EAM Ent.
Ed. SQL;
O Infor EAM oferece a empresas de serviços de saúde as funções de gestão de ativos que elas precisam para melhorar o desempenho, aumentar margens operacionais, reduzir custos, cumprir os regulamentos e prestar serviços médicos de qualidade. Soluções de Gestão de Ativos e Manutenção (Enterprise Asset Management - EAM) ajudam a organizar, monitorizar e gerir de modo eficaz todos os seus custos de instalações e equipamentos. O Infor EAM é um sistema avançado de gestão de ativos que combina os melhores módulos de gestão de ativos da categoria e funções exclusivas para melhoria de operações e desempenho, além de módulos avançados para garantir o melhor ajuste possível às suas necessidades de gestão de ativos. A solução permite gerir os riscos, garantias e alterações, além de, monitorizar o desempenho de todos os activos, implementação de Manutenção programada, manutenção preditiva e registos precisos de garantia e reparações que garantam a precisão e a confiabilidade dos equipamentos. Por exemplo: o pessoal médico pode usar a solução para emitir ordens de serviço para monitores cardíacos e desfibrilhadores, enquanto os gestores de instalações podem usar a solução para manutenção de sistemas de Aquecimento, Ventilação e Ar
Trata dados de equipamentos médicos ou infrastruturas.
133
Condicionado (Heating, Ventilation, and Air Conditioning - HVAC) e de portas automáticas. Posteriormente os Operadores de Manutenção poderão avaliar os pedidos de intervenção e gerar Ordens de Serviço Respectivas.
HER+
Gestão de Ocorrências Registo de eventos de Risco RISI RISI Baixa
SQL
Server
O módulo de Gestão de Ocorrências tem como objetivo implementar um sistema de gestão de notificações para identificação, avaliação, resposta ao risco e definição de ações de mitigação de riscos com o objetivo de mitigar o nível de risco dos mesmos.
Dados dos profissionais: nome, data de nascimento e género
Dados dos utentes: nome, data de nascimento e género, numero de
processo/episodio
-
HER+
Avaliações do Risco Registo de eventos de Risco RISI RISI Baixa
SQL
Server
Disponibiliza uma metodologia de Gestão de Avaliações de Riscos, com o objetivo de se obter o mapa de riscos da instituição e o respetivo nível de risco, bem como as ações de redução do nível de risco.
Dados dos profissionais: nome, data de nascimento e género
Logibérica Quality
Software - Gestão de Documentos
Gestão da Qualidade Logibéria Logibéria Baixa Postgres Tipo de
licenciamento: mais
do que 1000 Users;
Gestão da documentação no âmbito da qualidade,
com controlo de acessos e gestão de workflows de aprovação dos documentos
Documentos (Instruções de Trabalho, Manuais, Procedimentos, Formulários).
Nota: Este documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas guarda
o caminho para o documento e o nome.
• Utilização do protocolo HTTPS
para transmissão de dados, garantindo
assim uma conexão criptografada, evitando que a
informação transmitida entre o cliente e o servidor seja visualizada por
terceiros.
Logibérica Quality Software - Gestão de
Reclamações
Gestão de processos de
reclamação e do tratamento da reclamação, imputando
responsabilidades de tratamento aos respetivos
Nome dos utentes, Contactos e anexos (documentação) relativos aos utentes. Nota: Este documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas guarda o caminho para o documento e o nome.
134
utilizadores. • Todas as passwords dos utilizadores são
encriptadas através do algoritmo MD5 e obedecem a regras de criação, como o numero mínimo de
caracteres e obrigatoriedade de
utilização de diferentes tipos de
caracteres. Para além destas regras
existe um procedimento de
obrigatoriedade de alteração da password.
• O acesso à aplicação só é
permitido através de login e passwords
válidos. • Existem restrições
de acesso a determinados
grupos de informação, de
acordo com o tipo de utilizador
configurado no software.
• São efetuadas diariamente cópias
de backup (segurança) dos
dados através de um sistema programado
de backups.
Logibérica Quality Software - Gestão de Não Conformidades
Gestão de processos de Não Conformidades e do
tratamento da Não Conformidade imputando responsabilidades de
tratamento aos respetivos utilizadores.
Nome dos Pacientes, Contactos e anexos (documentação) relativos aos utentes. Nota: Este documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas guarda o caminho para o documento e o nome.
Logibérica Quality
Software - Auditorias
Gestão de planos de auditorias e realização do
respetivo relatório de Auditorias Documentos de Auditoria
Logibérica Quality
Software - Inquéritos
Gestão de inquéritos e inquiridos, sendo a
resposta realizada diretamente na aplicação.
Resposta dos utentes aos inquéritos, Nome dos utentes e Contactos
Logibérica Business Software - Project
Manager
Gestão de pedidos e tarefas de várias áreas,
incluindo pedidos de utentes, com alocação a
utilizadores internos para tratamento e acompanhamento.
Nome dos utentes, Processo, Nº utente SNS, Contactos, Observações do utente e Documentação (anexos em pdf) relativos ao utente. Nota: Estes documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas fica guardado o caminho para o documento e a respetiva descrição do documento.
Logibérica Business Software - Gestão da
Correspondência
Registo de toda a correspondência recebida e
emitida e respetivo workflow de tratamento
Nome dos utentes, número do SNS, Contactos e anexos (documentação)
relativos aos utentes.
Nota: Este documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas guarda
o caminho para o documento e o nome.
Antivírus Symantec
Protec Suite
Software de segurança e
anti-virus Symantec Escala Braga - N.A.
Licenciado para 820
Computadores Sistema de anti virus
135
Solução de Call Center
(Alcatel OmniTouch
CC Standard Edition)
Software Call center Dimension
Data Dimension Data Média N.A.
1 x CCdistribution
Contact Center
Distribution Starter
Pack including 5
agents
3 x CCdistribution
Contact Center
Distribution
additional 5 agents
pack
1 x Mono site
supervisor software
license
1 x Automated
attendant over 6 voice
guides software
license
1 x Voice guides
recording from
Reflexes sets software
license
Sistema de gestão de agentes do call centre que gere o fluxo de chamadas e
as regras de atendimento. Permite ainda a análise estatistica da performance
dos agentes.
ACL Desktop
Software para análise de
dados. Utilizado pelo
Departamento de Gestão de
Contrato e Codificação
ACL S.S.P. SA. - N.A. 1 Licenças Sistema de processamento de informação em grande volume (tipo Excel).
Não armazena informação.
HOSPITOR
Softwaer para gestão do
circuito de visitas a doentes
internados;
DigitalParts DigitalParts Média SQL
Server
2 x Hospitor Visitor
Controller;
5 x Hospitor Visitor
Client;
Controlo de entrada e saída de pessoas em edifício mediante atribuição de
credencial RFID.
Dados demográficos: Nome, tipo e número de documento de identificação. Outros dados: data e hora de entrada e saída do edifício, pessoa e/ou local a visitar, motivo da visita. Os dados registados são automaticamente eliminados no momento de devolução da credencial. São persistentes dados estatísticos de contagens sem recurso aos dados objeto de registo na atribuição da credencial.
HEPIC Software controlo de infeção First Solutions First Solutions Média SQL
Server 700 camas Controlo Epidemiológico
Dados do paciente: Nome, Idade, Sexo, Morada, histórico microbiológico, consumos de antimicrobianos, histórico de intervenções cirúrgicas, históricos de dispositivos invasivos (CVC, Algalia e Ventilação Assistida) e histórico de episódios hospitalares Dados dos Profissionais: Nome As informações são recolhidas através de mensagens HL7 aos sistemas HIS (Gintt) e ao Clinidata (MAXDATA). Conservação dos dados: De acordo com a
136
portaria n. 247/2000, de 8 de Maio.
137
Anexo 2 – Questionário – A adaptabilidade dos técnicos radiologistas às aplicações informáticas em Imagiologia
O presente questionário integra a dissertação “Gestão da Informação na Era Digital: O ideal da desmaterialização dos processos no contexto do
Hospital de Braga” realizada no âmbito do Mestrado em Ciência de Informação das Faculdades de Engenharia e de Letras da Universidade do Porto. O seu
objetivo é analisar a adaptabilidade, vantagens e desvantagens trazidas pelo uso das aplicações informáticas em imagiologia, nomeadamente o PACS.
Os dados recolhidos serão tratados com garantia do anonimato dos participantes. Estes dados serão apenas utilizados para o desenvolvimento da
dissertação. A partir da análise dos resultados do questionário será possível avaliar e refletir de forma crítica sobre o papel das TIC e das películas
radiográficas no dia-a-dia do Hospital de Braga, sobre os diferentes fatores envolvidos no processo de implementação dos sistemas de informação em
ambiente hospitalar e contribuir para promover uma maior consciencialização para esta problemática.
Agradecemos desde já a colaboração prestada.
Anos de serviço: ___
Género: Feminino____ Masculino____
Em seguida, encontram-se algumas caraterísticas relativas à utilização das aplicações informáticas em Imagiologia. Para cada uma delas indique
com um (X) o seu grau de concordância, de acordo com a seguinte escala:
Concordo totalmente………………..5
Concordo……………………………4
Nem concordo nem discordo……….3
Discordo………………………….…2
Discordo totalmente………………...1
138
1 2 3 4 5
1. Rapidez na execução dos exames.
2. Melhor planeamento das atividades.
3. Maior produtividade.
4. Redução de custos de operação (películas, papel, energia,
…).
5. Redução do uso de papel.
6. Diminuição do tempo de acesso.
7. Diminuição da perda de informação.
8. Redução significativa do tempo total desde a requisição do
exame até à sua disponibilização ao médico.
9. Aumento da confidencialidade dos dados.
10. Redução de custos de armazenamento.
11. Facilidade de pós-processamento das imagens.
12. Melhoria da qualidade média das imagens.
13. Diminuição da qualidade da imagem em determinados
exames.
14. Dificuldade na resolução de problemas inerentes ao
sistema.
15. Falhas na interação com outros sistemas informáticos.
139
16. Melhoria na qualidade do serviço.
17. Acessibilidade das imagens em todo o hospital.
18. Troca de informação com outras instituições facilitada.
19. Aumento do tempo útil e eficácia na realização do exame.
20. Existência de avarias frequentes do sistema.
Obrigado!