ossn novvee ârraa ČČuunaallnnii ttvvaa iinn ... · shranjevanja spremenila nas program pred...

VIŠJEŠOLSKI STROKOVNI IZOBRAŢEVALNI PROGRAM »LESARSTVO«

Lesarska šola Maribor Višja strokovna šola

Vlasak Tjašo

OOSSNNOOVVEE RRAAČČUUNNAALLNNIIŠŠTTVVAA IINN IINNFFOORRMMAATTIIKKEE

Interno študijsko gradivo – prva izdaja

1. letnik

__________________________________________________________ Gradivo je avtorsko delo, služi kot opomnik in je namenjeno zgolj študentom Višje strokovne šole Lesarske šole

Maribor kot pripomoček za orientacijo pri osvajanju predpisane učne snovi. Gradivo je izdala Višja strokovna

šola v interne namene in samo za lastno uporabo. Zato se brez dovoljenja avtorja in šole ne sme razmnoževati,

javno prikazovati niti uporabljati za katerekoli javne namene. Naklada 60 izvodov.

VViiššjjeeššoollsskkii ssttrrookkoovvnnii pprrooggrraamm:: LLeessaarrssttvvoo

UUččbbeenniikk:: OOssnnoovvee rraaččuunnaallnniiššttvvaa iinn iinnffoorrmmaattiikkee –– iinntteerrnnoo ggrraaddiivvoo

GGrraaddiivvoo zzaa 11.. lleettnniikk

AAvvttoorr::

TTjjaaššoo VVllaassaakk

LLEESSAARRSSKKAA ŠŠOOLLAA MMAARRIIBBOORR

VViiššjjaa ssttrrookkoovvnnaa ššoollaa

SSttrrookkoovvnnii rreecceennzzeenntt::

MMaarriibboorr,, jjaannuuaarr 22001122

©© AAvvttoorrsskkee pprraavviiccee iimmaa VViiššjjaa ssttrrookkoovvnnaa ššoollaa LLeessaarrsskkee ššoollee MMaarriibboorr..

Razmnožil:

Aleksander Marksl s.p.

i

KAZALO

1 O PROGRAMSKEM PAKETU MICROSOFT EXCEL….. ................................ 1

1.1 Dodajanje ukazov v orodno vrstico za hitri dostop ……………………………... 4

2 UPRAVLJANJE Z DELOVNIMI LISTI ……………………………………...... 5

2.1 Videz delovnega lista …….................................................................................... 5

2.2 Vstavljanje in brisanje delovnih listov .................................................................. 6

2.3 Preimenovanje in premikanje med delovnimi listi ………………………….…... 7

2.4 Premikanje delovnih listov ……………………………………………………… 7

2.5 Premikanje po delovnem listu s pomočjo tipkovnice ............................................ 8

2.6 Skrivanje delovnih listov …................................................................................... 8

2.7 Vstavljanje slike v ozadje delovnega lista ............................................................. 9

3 VNOS, UREJANJE IN OBLIKOVANJE PODATKOV ...................................... 10

3.1 Vnos podatkov v celice ......................................................................................... 10

3.2 Ukazi za osnovno oblikovanje podatkov ……………………………………….. 11

3.3 Dodatne možnosti oblikovanja vsebine celic …………………………..……….. 12

3.4 Oblikovanje vsebine celic ………………………………………………………. 12

3.5 Izbira in označevanje vsebine celic ....................................................................... 13

3.6 Uporaba tem ………….......................................................................................... 14

3.7 Hitrejši način vnosa podatkov v celice .................................................................. 14

3.8 Komentarji ............................................................................................................. 15

3.9 Vstavljanje dodatnih vrstic in stolpcev …………………………………………. 16

3.10 Določanje širine in višine stolpca in / ali vrstice ................................................... 17

3.11 Skrivanje vrstic in stolpcev ................................................................................... 18

3.12 Ukazi: Prilepi, Izreži, Kopiraj in Preslikovalnik oblik ……………….….……… 19

3.13 Iskanje in zamenjava besedila …………………………………………………... 21

3.14 Oblikovanje glave in noge dokumenta ………………………………………...... 22

3.15 Pogojno oblikovanje …………………………………………………………….. 24

4 IZDELAVA IN UREJANJE GRAFIKONA ........................................................ 26

4.1 Izbira ustreznega grafikona ……………............................................................... 26

4.2 Vrste grafikonov ………………………………………………………………… 27

4.3 Urejanje grafikona …………………..................................................................... 29

4.4 Dodatne informacije o elementih grafikona …………………………………….. 32

4.5 Izdelava učinkovitih grafikonov ………………….……………………………... 32

4.6 Primeri stolpčnih 2D / 3D grafikonov …………………………………………... 33

4.7 Primeri paličnih 2D / 3D grafikonov ……………………………………………. 35

4.8 Primeri črtnih 2D / 3D grafikonov ………..…………………………………….. 35

4.9 Primeri tortnih grafikonov …………………………………………..…………... 35

4.10 Primeri xy raztresenih grafikonov ………………………………………………. 36

4.11 Primeri borznih grafikonov ……………………………………………………... 37

4.12 Primeri kombiniranih grafikonov ……………………………………………….. 38

4.13 Dodajanje trendne črte .......................................................................................... 38

4.14 Izdelava alfa numeričnega grafikona …………………...………………………. 40

4.15 Tiskanje grafikona ................................................................................................. 41

5 FORMULE IN FUNKCIJE V EXCELU ………….............................................. 42

5.1 Ukazi za delo s funkcijami in formulami ……………………………………….. 42

5.2 Številke in ulomki ………………………………………………………………. 43

5.3 Uporaba relativnih in absolutnih naslovov ……………………………………… 44

5.4 Uporaba računskih operatorjev …………………………………………………. 45

5.5 Vrstni red računskih operatorjev ........................................................................... 47

ii

5.6 Vstavljanje formul ………………………………………………………………. 47

5.7 Opozorila o napakah …………………………………………………………..... 49

5.8 Opis vgrajenih funkcij …………………………………….……………………. 50

5.9 Besedne …………………………………………………………………………. 50

5.10 Računske ………………………………………………………………………... 51

5.11 Časovne …………………………………………………………………………. 53

5.12 Statistične ……………………………………………………………………….. 55

5.13 Uporaba formul in funkcij s poimenovanimi obsegi celic …………….……....... 57

5.14 Funkcija if in njen pomen ...................................................................................... 58

5.15 Ugnezdene funkcije ……………………………………………………………... 60

5.16 Nadpovezave ……………………………………………………………………. 62

6. DODATEK 1 …………………………………………………………………… 63

Microsoft® Excel® 2007 – O programskem paketu Microsoft Excel

1

1. O PROGRAMSKEM PAKETU MICROSOFT EXCEL

Z novim Microsoftovim operacijskim sistemom Vista je na prodajne police prišel tudi

prenovljeni pisarniški paket MS Office 2007 v paketih: basic, home&student, standard,

small business, professional, ultimate, professional plus in enterprise. V vseh omenjenih

verzijah je prisoten tudi Excel 2007 (v nadaljevanju Excel). Omenjeno dejstvo potrjuje

pomembnost, ki jo imajo elektronske preglednice pri trženju celotnega pisarniškega paketa

in posledično pokrivanju širokega spektra opravil, ki jih z Excelom lahko naredimo.

V primerjavi z verzijo Excel 2003, je grafični vmesnik precej spremenjen, predvsem z

organizacijskega vidika. Prejšnje verzije programa so vsebovale več kot tisoč ukazov, ki so

bili razporejeni med različnimi meniji in orodnimi vrsticami. Ob tem pa nekateri ukazi

sploh niso bili vidni. Večina uporabnikov jih ni niti poznala, kaj šele uporabljala.

V novem grafičnem imamo sedem kartic katerih razporeditev, tako skupin kot ukazov, se

ne da spreminjati. Število ukazov se poveča šele, ko delamo z izbranim elementom

(grafika, tabele, grafikoni …). Takrat se prikažejo nove kartice z dodatnimi ukazi za ta

element.

Trak, oziroma ribbon, je nadomestil menijsko vrstico. Sestavljen je iz:

kartic (zavihkov) … čez

celoten zaslon se razteza

sedem kartic, v kateri so

tematsko združeni ukazi,

ki jih pogosto uporabljamo

skupaj,

skupin … na vsaki kartici

so skupine, v katerih so

združeni sorodni ukazi in

ukazov … mednje sodijo

ikone, polja za vnos

podatkov in meniji.

Videz grafičnega vmesnika je bil predmet mnogih kritik in pohval, kar je po svoje

razumljivo, saj predstavlja za uporabnika prvi stik s programom. Zagotovo je sprememba

grafičnega videza najbolj opazna, čeprav so druge novosti v Excelu vsaj tako pomembne,

oziroma dobrodošle. Mednje sodijo: vgrajene nove funkcije, mini orodna vrstica, večje

število vrstic in stolpcev na delovnem listu, varnejše in manjše datoteke, lažje prenašanje

podatkov med pisarniškimi programi. Nova je tudi oblika zapisa datotek. Le-ta omogoča

povečano varnost datotek, zmanjšuje možnosti njihove poškodbe, manjša pa je tudi

velikost samega zapisa. Končnica datoteke delovnega zvezka je sedaj xlsx in ne več xls.

Bližnjice sedaj imenujemo namigi za tipke. Če jih želimo prikazati, moramo

najprej pritisniti tipko ALT. Istočasno se bodo prikazali vsi namigi za tipke

za vse ukaze na kartici, orodno vrstico za hitri dostop in gumb Office.


2

Najhitrejši dostop do pogosto uporabljenih ukazov je možen preko orodne vrstice za hitri

dostop. Nahaja se desno od gumba Office na naslovni vrstici. Ukaze v to vrstico lahko

poljubno dodajamo, urejamo in odstranimo.

Spremenjen grafični vmesnik zahteva drugačen način opisa mesta (poti),

kjer se nahaja ukaz. V skripti najprej navedemo ime kartice, nato ime

skupine ter nazadnje še ime ukaza.

npr.: (kartica) Osnovno | (skupina) Pisava | (ukaz) Barva polnila


3

Gumb Office je še ena izmed novosti v Excelu. V prejšnji verziji je bila večina nastavitev

delovanja in odzivanja programa dosegljiva preko različnih menijskih vrstic. Z novo

verzijo so bili vsi ti ukazi združeni in premaknjeni v pogovorno okno Excelove možnosti.

Dosegljivi so preko gumba Excelove možnosti.

Glavni deli okna so:

1. osnovni ukazi za delo z datotekami,

2. nedavno odprti dokumenti in

3. gumb Excelove možnosti z dodatnimi nastavitvami

ime ikone pomen

Pri ustvarjanju nove datoteke lahko izbiramo med praznim delovnim

zvezkom ali že narejeno predlogo. Dodatne predloge se nahajajo na

Microsoftovi spletni strani.

Odpiranje in iskanje datotek s pomočjo pogovornega okna Odpri.

Nazadnje uporabljene datoteke so prikazane v desnem okvirju.

Privzeto ime pri shranjevanju delovnega zvezka je Zvezek1, razen če

že prej ni bil poimenovan drugače.

Z ukazom Shrani kot lahko spremenimo ime delovnega zvezka ter

tudi tip zapisa v katerem bodo shranjeni podatki. Ukaz je

enakovreden tipki F12.


4

Ukaz Natisni nam v oknu Predogled in tiskanje dokumenta pokaže

tri ikone, ki omogočajo dodatne nastavite glede priprave na tiskanje

in samega tiskanja.

Datoteki lahko dodamo dodaten opis lastnosti (avtor dokumenta,

ključne besede, osebne informacije …). Dodani atributi v dokumentu

nam pomagajo pri kasnejšem iskanju le-tega.

V pogovornem oknu Priprava dokumenta za distribucijo lahko

dokument še: šifriramo, omejimo dostop do vsebine drugim osebam,

dodamo elektronski podpis, označimo dokument kot končno verzijo.

Izbiramo lahko med štirimi možnimi načini pošiljanja delovnega

zvezka drugim uporabnikom preko medmrežja.

Možni načini objave Excelove datoteke s pomočjo medmrežja.

Zapiranje delovnega zvezka. Če se je vsebina datoteke od zadnjega

shranjevanja spremenila nas program pred zaprtjem na to tudi

opozori.

Dodajanje ukazov v orodno vrstico za hitri dostop

Večina ukazov, ki jih uporabljamo v Excelu, se nahaja na trakovih. Kljub temu se v

vsakdanjem delu srečamo s primeri, ko se je potrebno pri delu s preglednico premikati med

večimi ravni uporabniškega vmesnika, kar posledično pomeni veliko klikanja in iskanja

ikon. Če določen ukaz pogosto uporabljamo je smiselno, da ga dodamo v vrstico za hitri

dostop. Tako bo le-ta vedno viden in dosegljiv.

Opis postopka: (gumb) Office (gumb) Excelove možnosti (ukaz) Prilagajanje

Microsoft® Excel® 2007 – Upravljanje z delovnimi listi

5

2. UPRAVLJENJE Z DELOVNIMI LISTI

Excelov delovni zvezek privzeto vsebuje tri delovne liste (List1, List2 in List3), ki jih lahko

prilagodimo našim potrebam. Delovne liste je možno dodajati, brisati, premikati,

preimenovati, skrivati, barvno označiti ali zaščititi pred spreminjanjem vsebine. Nazornejša

razporeditev in prikaz podatkov, ki se nahajajo na enem ali več delovnih listov, je eden izmed

glavnih ciljev prikazovanja podatkov s pomočjo elektronskih preglednic. Z večanjem količine

podatkov in posledično števila listov na katerih so ti podatki shranjeni, dobi pravilni pristop k

organiziranem svoj pravi pomen.

Osnovni ukazi za delo z delovnimi listi se nahajajo v priročnem meniju, ki je dosegljiv preko

desnega miškinega klika, so naslednji:

Vstavi … vstavljanje novih delovnih listov.

Izbriši … brisanje delovnih listov.

Preimenuj … preimenovanje delovnega lista.

Premakni ali kopiraj … premikanje / kopiranje

označenega delovnega lista na drugo mesto v tem

ali drugem delovnem zvezku.

Ogled kode … odpre se okno urejevalnika

Microsoft Visual Basic .

Zaščiti list … zaščiti list pred nepooblaščeni

spreminjanjem vsebine.

Barva jezička … barvanje jezičkov.

Skrij / Razkrij … skrivanje / razkrivanje listov.

Izberi vse liste … izberemo vse delovne liste

enega delovnega zvezka.

Videz delovnega lista

Izbira pogleda na delovni list se nahaja v orodni vrstici Ogled, ki je del statusne vrstice. V

novi verziji Excela so dodali še pogled Postavitev strani. Sedaj lahko izbiramo med tremi

možnimi pogledi: Navaden, Postavitev strani in Predogled preloma strani.

Pogled Postavitev strani prikaže robove strani na vrhu in ob strani. S pomočjo ravnil lahko

prilagodimo rob tiskanja dokumenta, prav tako pa je možno enostavno dodajanje glave in

noge.


6

Vstavljanje in brisanje delovnih listov

Excel privzeto prikaže delovni zvezek s tremi delovnimi listi. V mnogih primerih to ni dovolj.

Zato je možno kasneje dodatno vstavljati ali brisati delovne liste. Obe dejanji lahko izvedemo

s pomočjo priročnega menija, ki je dosegljiv preko desnega klika na jezičku poljubnega

delovnega lista.

Več nastavitev pogleda postavitve strani se nahaja na kartici

Ogled v skupinah Pogled zvezka in Pokaži/Skrij.

Vstavljamo, brišemo in urejamo lahko več delovnih listov hkrati. Ko

izbiramo liste moramo pritisniti tipko CTRL in izbrati želene liste.

Če želimo izbrati več priležnih delovnih listov, kliknemo na prvi list,

pritisnemo tipko SHIFT ter kliknemo na zadnji list, oziroma njegov jeziček.

V pogovornem oknu Excelove možnosti imamo pri možnostih gumba

Priljubljeno tudi nastavitev števila prikazanih listov.

Opis postopka (gumb) Office | (gumb) Excelove možnosti | (ukaz)

Priljubljeno


7

Preimenovanje in premikanje med delovnimi listi

Privzeto ime za delovne liste je List oziroma Sheet. Kadar količina podatkov presega vidni

obseg zaslona, postane urejanje podatkov nepregledno, se zelo hitro izgubimo v množici

podatkov. S pravilno razporeditvijo podatkov in poimenovanjem listov postane iskanje in

prikaz podatkov prijaznejši in nazornejši.

Ime delovnega lista spremenimo z dvoklikom na jezičku lista, lahko pa uporabimo ukaz

Preimenuj, ki se nahaja v priročnem meniju. Ko vtipkamo novo ime pritisnemo tipko Enter

ali kliknemo z miško na poljubnem delu elektronske preglednice.

Pri delu z Excelovimi delovni zvezki se lahko zgodi, da vsi listi trenutno niso vidni. Omenjen

"problem" je opazen pri večjem številu delovnih listov ali uporabi dolgih imen listov. Takrat

za premikanje med delovnimi listi uporabimo enega izmed naslednjih treh načinov:

premikanje med delovnimi listi s pomočjo tipkovnice (CTRL + PgDn ali PgUp),

hitro premikanje s pomočjo gumbov nad vrstico stanja ali

izbiro delovnega lista iz priročnega menija.

Premikanje delovnih listov

Z ustrezno razporeditvijo delovnih listov dosežemo večjo preglednost podatkov na celotnem

delovnem zvezku. Premikanje, enega ali več delovnih listov, izvedemo s pomočjo levega

miškinega gumba. Izbrani list "primemo" in ga premaknemo na želeno mesto.


8

Dodatno nazornost dosežemo s spreminjanjem (dodajanjem) barve posameznim jezičkom.

Tudi tako lahko smiselno "združujemo" podatke na različnih delovnih listih.

Premikanje po delovnem listu s pomočjo tipkovnice

Pri vsakdanjem delu z elektronskimi preglednicami naletimo na primere, kjer je obseg

podatkov mnogokrat večji od širine (dolžine) zaslona. Zato se moramo, če jih želimo videti v

celoti, premikati po njem. Premikanje po listu je možno tako z miško, preko navpičnega ali

vodoravnega drsnega traku, kot s tipkovnico. Pri premikanju s tipkovnico imamo na

razpolago več načinov:

tipka dejanje (premik)

↑, ←, →, ↓ premikanje po celicah (smerne tipke)

PgUp ali PgDn premikanje po straneh (ena stran) navzgor in navzdol

Alt + (PgUp ali PgDn) premikanje po straneh (ena stran) levo in desno

Enter premik za eno celico navzdol

Tab(ulator) premik za eno celico na desno

Shift + Tab premik za eno celico na levo

Ctrl + End premik v zadnjo uporabljeno celico (skrajno desno) na

delovnem listu

Ctrl + Home premik v celico A1

Ctrl + (↑, ←, →, ↓) premik v različne skrajne kote delovnega lista

Skrivanje delovnih listov

Liste delovnega zvezka lahko tudi skrijemo in tako preprečimo uporabniku, da bi videl

podatke, ki se nahajajo na listu. Skriti podatki se lahko kadar koli s pomočjo ukaza Razkrij

ponovno prikažejo in po potrebi spremenijo.

Na delovnem listu se nahaja 17.179.869.184 celic! Razporejene so v 16.384 (ali

214

) stolpcev in 1.048.576 (ali 220

) vrstic.

V posamezno celico lahko v vnosno vrstico vpišemo največ 32.767 znakov, kar je

okoli 30 strani besedila. Kljub temu v celici ni vidnih več kot 1024 znakov.


9

Vstavitev slike v ozadje delovnega lista

Na grafično podobo vpliva tudi ozadje delovnega lista. Zato lahko v ozadje vstavimo

poljubno sliko in tako popestrimo prikazane podatke.

Opis postopka: (kartica) Postavitev strani (skupina) Priprava strani (ukaz) Ozadje

Če je dokument – delovni zvezek zaščiten posameznih listov ne moremo skrivati.

Microsoft® Excel® 2007 – Vnos, urejanje in oblikovanje podatkov

10

3. VNOS, UREJANJE IN OBLIKOVANJE PODATKOV

Vnos, urejanje in oblikovanje podatkov je v Excelu zelo enostavno in preprosto opravilo. Pri

vnašanju in kasnejšem urejanju podatkov moramo upoštevamo, da bodo podatki predstavljeni

v razumljivi in nazorni obliki tako za nas kot tudi druge uporabnike. V mislih nimamo samo

podatke v tabeli ampak tudi druge grafične elemente.

Največ izboljšav glede urejanja podatkov v primerjavi s starejšimi verzijami Excela je bilo

narejenih pri pogojnem oblikovanju, tako da je sedaj možno bolj natančno postavljanje

pogojev. Prav tako imamo na razpolago mnogo več barvnih shem in slogov za natančnejši in

nazornejši prikaz.

Vnos podatkov v celice

Najpogostejši način vnašanja podatkov je vpisovanje neposredno v celice, lahko pa

uporabimo tudi vnosno vrstico. Celice, v katere vnašamo podatke, imajo točno določene

naslove, ki so sestavljeni iz oznake stolpca in oznake vrstice (vsaka celica se navezuje na tri

stvari: na naslov (B2), vsebino (Breda) in samim prikazom). Vneseni podatki v celicah so

lahko različnih oblik in sicer kot: številka, besedilo, komentar, datum, čas, formula ali

funkcija. Vnos lahko poteka preko vnosne vrstice ali neposredno v celico.

Celica, v katero vpisujemo podatek, se temneje obrobi, vpisano besedilo pa se istočasno

prikazuje tako v celici kot tudi vnosni vrstici. V primeru, da želimo vsebino celice naknadno

urejati, brez nevarnosti brisanja vsebine, pritisnemo tipko F2. Po končanem vnosu potrdimo

zapis s pritiskom na tipko Enter ali Tab.

Novost pri oblikovanju vsebine celic je prikaz mini orodne vrstice.

Aktiviramo je z desnim miškinim klikom.


11

Ukazi za osnovno oblikovanje podatkov

V povezavi z vnosom, urejanjem in oblikovanjem podatkov se najpogosteje uporabljajo

osnovni ukazi, ki se nahajajo v kartici imenovani Osnovno. Glavni in najpomembnejši ukazi

se nahajajo v skupinah Pisava, Poravnava in Število.

skupina pomen

Ukazi za lepljenje, rezanje in kopiranje besedila in grafičnih objektov.

Ukaz Preslikovalnik oblik omogoča uveljavljanje že narejenih oblikovnih

slogov nad eno ali več celicami, ki še niso oblikovane.

Ukaz Posebno lepljenje vsebuje dodatne ukaze pri lepljenju besedila ali

grafičnih objektov.

Ukazi za izbiro: tipa, velikosti in slogov pisave.

Spreminjamo lahko tudi barvo ozadja in barvo pisave.

Označene celice lahko tudi obrobimo.

Ukazi v skupini Poravnava omogočajo vodoravno ali

navpično poravnavo besedila. Besedilo v celicah lahko

zamikamo ali pišemo pod kotom. Program omogoča spojiti

več, med seboj povezanih celic.

Številski podatki imajo pri grafičnem prikazu ali računanju velik

pomen. Zaradi tega obstaja v Excelu mnogo možnosti pri izbiri

želenega videza številk.

Ukaz za pogojno oblikovanje podatkov ter grafično

oblikovanje celic.

Če želimo v celici uveljaviti prelom besedila (zapis v celici vsebuje več

vrstic) se najprej postavimo v želeno celico ter začnemo pisati besedilo. Ko

želimo narediti prelom – pisati v novo vrstico pritisnemo kombinacijo tipk

Alt + Enter. Postop ponovimo za vse preostale vrstice.


12

Pri delu s celicami lahko naknadno vstavljamo, brišemo ali spreminjamo

nastavitve celic, vrstic ali stolpcev.

Ukazi za iskanje in urejanje podatkov. Ikona sum nam omogoči

dostop do nekaterih najpogosteje uporabljenih funkcij.

Dodatne možnosti oblikovanja vsebine celic

Skupine Pisava, Poravnava in Število, ki se nahajajo na kartici Osnovno, imajo v desnem

spodnjem kotu zaganjalnik pogovornega okna Oblikovanje celic. V tem pogovrnem oknu se

nahajajo dodatni ukazi za oblikovanje in urejanje besedila.

Oblikovanje vsebine celic

Celicam, ki predstavljajo naslovno vrstico ali naslovni stolpec, delne ali končne rezultate ali

vsebujejo druge pomembne vrednosti v tabeli, z dodatnim oblikovanjem poudarimo njihov

pomen. Tako dodatno poudarimo njihovo vlogo pri nazornejši predstavitvi podatkov.

Z enostavnim spreminjanjem velikosti in tipa pisave, spreminjanjem barve pisave in/ali barve

ozadja, obrob celic, pogojnega oblikovanja … lahko ustvarimo nazorno oblikovane tabele.


13

Izbira in označevanje vsebine celic

Kadar želimo hkrati vplivati na več celic naenkrat je najenostavnejša rešitev v izbiri ustreznih

celic in njihovem poimenovanju. Obseg podatkov (ang. range) predstavlja enega ali več

pravokotno označenih skupin celic pri čemer je posamezen blok podatkov definiran z dvema

celicama (leve zgornje in desne spodnje), ki sta ločeni z dvopičjem. Označene celice se lahko

nahajajo na različnih mestih delovnega lista.

Pri označevanju več različnih blokov celic uporabimo tipko Ctrl. Prikazan označen obseg celic

vsebuje bloke celic: B2:C4, E2:E3 in F4:F5.

Oblikovno je možno istočasno vplivati na več celic in / ali delovnih

listov. Celice, oziroma liste najprej označimo s pomočjo tipke Ctrl ter

nato izvedemo želeno opravilo.

Ime bloka podatkov ne sme vsebovati presledka. Prav tako niso

dovoljeni nekateri posebni znaki!

V delovnem zvezku se lahko ime bloka uporabi samo en krat!


14

Uporaba tem

Izdelava vizualno privlačnih podatkovnih tabel predstavlja "dodano vrednost" pri urejanju in

prikazu podatkov. Uporaba ukazov za oblikovanje na karticah Osnovno in Vstavljanje, ki

smo jih obravnavali na začetku poglavja, omogočajo osnovno oblikovanje, vendar končni

rezultat ni primerljiv z možnostmi, ki jih imamo če uporabimo teme.

Excel ima vgrajenih veliko

kakovostnih tem, ob tem pa je

mogoče temo samostojno

izdelati ali jo poiskati preko

spleta (Microsoft Online). V

okviru izbrane teme lahko

kasneje spreminjamo barvo,

pisave in grafične učinke

izbranim temam … Omenjeni

učinki pridejo še posebej do

izraza, če jih uporabimo z

Oblikami in SmartArt-om,

ki se nahajata na kartici

Vstavljanje.

Lastno oblikovane teme lahko

shranimo in jih kasneje

uporabljamo ali pa jih damo v

uporabo drugim uporabnikom.

Opis postopka: (kartica) Postavitev strani (skupina) Teme (ukaz) Teme

Hitrejši način vnosa podatkov v celice

Pri vnašanju podatkov nam program želi pomagati na "najboljši" možni način. Tako se nam,

ko začnemo vpisovati v celico, prikaže celoten zapis, ki ga potrdimo s pritiskom na tipko

Enter (pomik navzdol) ali Tab (pomik na desno). Pri premikanju lahko uporabimo tudi

smerne (kurzorske) tipke.


15

Do omenjene lastnost lahko

pridemo tudi na drugi način.

Postavimo se v naslednjo

celico pod že narejen

seznam, pritisnimo DMG in

izberemo ukaz Izberi s

seznama. Prikaže se celoten

seznam zapisov med katerimi

lahko izbiramo.

Komentarji

Urejenost podatkovnih tabel v preglednicah v veliki meri prispeva k večji nazornosti ter

lažjemu delu in hitrejšemu delu. V veliko pomoč nam je ukaz Komentarji, s pomočjo

katerega na kratko opišemo pomen, oziroma vsebino celice.

Besedilo v komentarjih lahko oblikujemo podobno kot ostala besedila!


16

Komentarje uporabljamo predvsem za naslovne celice ter formule in funkcije. Lep

primer uporabe komentarjev je obrazec za napoved dohodnine izdelan v Excelu.

Opis postopka: (kartica) Pogled (skupina) Komentarji

Vstavljanje dodatnih vrstic in stolpcev

Tabelo lahko kadarkoli dodamo ali izbrišemo eno ali več vrstic in / ali stolpcev ter tako

razširimo ali skrčimo tabelo podatkov. Najpreprostejši način je uporaba ukaza Vstavi, ki se

nahaja na kartici Osnovno. Pred izvršitvijo ukaza moramo označiti želeno vrstico (stolpec).

Do iste rešitve bi lahko prišli tudi po drugi poti. Izbrano vrstico (stolpec) označimo s klikom

na naslov (številka za stolpce ali črka za vrstice) ter pritisnemo desni miškin gumb in

izberemo ukaz Vstavi. Na isti način lahko zbrišemo nepotrebno vrstico.

Opis postopka: (kartica) Osnovno (skupina) Celice (ukaz) Vstavi

Vstavljanje stolpca / vrstice je možno izvesti tudi s pomočjo naslednjega zaporedja

tipk na tipkovnici Ctrl in + ali –. Predhodno je potrebno označiti celoten stolpec /

vrstico.

V primeru, da namesto stolpca / vrstice označimo samo celico in pritisnemo

izbrano kombinacijo, se nam odpre okno Vstavi (za +) ali Izbriši (za -), ki

premakne preostale celice v ustrezno smer, glede na izbran ukaz.


17

prikazani nastavitvi sta privzeti vrednosti

Vstavimo lahko tudi več vrstic (stolpcev) naenkrat. Označiti moramo le število

vrstic (stolpcev), ki jih želimo vstaviti ter pritisniti DMG. Iz priročnega menija

nato izberemo ukaz Vstavi.

Določanje širine in višine stolpca in / ali vrstice

Pri delu s tabelami želimo včasih, predvsem zaradi boljše nazornosti prikazanih podatkov,

prilagoditi velikosti celic, oziroma pripadajočih vrstic ali stolpcev. Prilagajanje se lahko

izvede na dva načina:

Z miško, kjer se postavimo na rob označene vrstice ali stolpca, pritisnemo LMG ter

razširimo ali zožimo označen stolpec. Pri premikanju je izpisana trenutna širina stolpca

(višina vrstice).

S tipkovnico preko zaporedja ukazov. Postopek je sicer počasnejši, vendar omogoča

natančnejšo nastavitev širine (višine).

Prilagoditev s pomočjo miške Prilagoditev z vnosom natančne vrednosti


18

Če želimo hkrati vplivati na širino več kot enega stolpca (vrstice), jih moramo

predhodno vse označiti ter nato izvesti potrebno zaporedje ukazov.

Excel včasih samodejno ne razširi vsebino celice, ampak namesto prave vsebine

"napolni" celico z znaki #. V takšnem primeru pomaga le ročna razširitev vrstice

ali stolpca. Omenjen problem se pojavi predvsem pri lepljenju vsebin iz drugih

dokumentov.

Posebna oblika poravnave je t. i.

samodejno poravnavanje stolpcev.

Izvedemo ga tako, da se z miško

premaknemo na rob naslovne celice

(sprememba oblike kurzorja) ter dva

krat hitro kliknemo nanj. Izbrani

stolpec se razširi, oziroma zoži na

dolžino vsebine najdaljše celice v

vrstici.

Skrivanje vrstic in stolpcev

Skrivanje vrstic in / ali stolpcev omogoči prikaz dela celotne tabele podatkov. Če so označeni

poda


19

Možnost skrivanja vrstic ali stolpcev lahko zelo koristno uporabimo v povezavi s

formulami in funkcijami, ki jih podrobneje obravnavamo v 5. poglavju. Pri

računanju lahko nekatere vrste podatkov, ki se nahajajo v posameznih vrsticah ali

stolpcih, skrijemo in naredimo s tem izpis bolj pregleden.

Opis postopka: Z DMG kliknemo na glavo stolpca. V padajočem meniju si

izberemo ukaz Skrij (Razkrij).

Skrijemo lahko tudi celoten delovni zvezek. Če imamo shranjene skrite

preglednice in zapremo delovni zvezek, nas program vpraša, kaj naj naredi s tem

delovnim zvezkom.

Opis postopka: Okno Skrij

Ukazi: Prilepi, Izreži, Kopiraj in Preslikovalnik oblik

Ukaze Izreži, Kopiraj in Prilepi uporabljamo, kadar želimo iste podatke čim hitreje vnesti na

različna mesta delovnega lista istega ali drugega delovnega zvezka. Podatke lahko prenesemo

tudi v nekatere druge programe in obratno.

Različne možnosti ukaza Prilepi.

Posebno pozornost je potrebno posvetiti ukazu

Posebno lepljenje …


20

Lepljenje vsebine s pomočjo ikone.

Pri lepljenju kopiranih podatkov le-ti ohranijo

svojo obliko (spremeni se le širina celic). Če

želimo, da pri lepljenju ne pride do takšnih

sprememb, kliknemo na gumb (ikono)

Možnosti lepljenja ter izberemo želen ukaz.

Ukaz posebno lepljenje je

mnogo "močnejši" od ukaza

prilepi, saj omogoča, da

izberemo katere lastnosti celice

želimo prilepiti. Na ta način

lahko odpravimo nekatere

pomanjkljivosti, ki jih povzroči

ukaz Prilepi.

Označeno vsebino lahko poljubno krat prilepimo, vse dokler imamo označen blok

podatkov – izvorni vir lepljenja. Preklic (blokado) ukaza prilepi dosežemo s

klikom na celico izven označenega bloka podatkov in pritisnemo tipko Esc.

Pisarniški paket MS Office ima še eno zanimivo možnost kopiranja podatkov, npr.

Excelovih tabel Namesto pritiska tipke PrtSc (PrintScreen) kjer se posnetek

zaslona obravnava kot slika, lahko s pritiskom na tipko SHIFT in izbiro menija

Urejanje dostopamo do ukaza Kopiraj sliko, ki označen del preglednice prenese

v odložišče, ne kot besedilo ali zaslonsko sliko z nizko ločljivostjo, ampak kot

sliko z enako ločljivostjo kot je privzeta nastavitev tiskalnika. Le ta je mnogo

boljše kakovosti.


21

Iskanje in zamenjava besedila

Podatki, ki smo jih vnesli (zapisali in shranili) v delovni zvezek niso trajni ampak se lahko

tudi spreminjajo. Da bi lahko čim hitreje prišli do iskanih podatkov in jih po potrebi

spremenili imamo v Excelu na razpolago dve orodji: najdi in zamenjaj.


22

S pritiskom na gumb Možnosti lahko izbiramo med dodatnimi možnosti.

Poenostavljeno bi dejali, da z omenjenim gumbom izbiramo med

enostavnejšim in zahtevnejšim načinom iskanja in zamenjave podatkov.

Oblikovanje glave in noge dokumenta

Urejanje natisnjenih podatkov je mnogo enostavnejše in nazornejše, če so opremljeni z

ustreznim besedilom. Najosnovnejše podatke (naslov naloge, datum, št. strani ...) vpišemo kar

v glavo in / ali noge dokumenta. V glavo ali noge, kar je sicer manj običajno, lahko vstavimo

tudi sliko. Napisano besedilo je vidno v predogledu tiskanja in seveda pri natisnjenem

besedilu.

Samostojno oblikovanje glave in / ali

noge dokumenta je možno s pritiskom

na gumb Glava po meri, oziroma

Noga po meri.


23

ikona pomen ikona pomen

Nastavitve za pisavo Prikaz poti do trenutne datoteke

Vstavitev številke trenutne strani Prikaz imena trenutne datoteke

Vstavitev številke zadnje (končne) strani Prikaz imena trenutnega delovnega lista

Vstavitev današnjega datuma Vstavitev slike preko okna Vstavi sliko

Vstavitev trenutnega časa (ure in minute) Možnost "dodatnega" oblikovanja slike

Oblikovanje glave po meri. Vpisano besedilo je lahko na: levi, sredinski ali desni strani odseka.

Oblikovanje noge po meri. Vpisano besedilo je lahko na: levi, sredinski ali desni strani odseka.

Če želimo, da bo besedilo napisano v glavi in nogi dokumenta vidno na več listih, jih

moramo pred vnosom besedila (oblikovanjem glave) označiti.


24

skupina pomen

Preklop traku za vnašanje podatkom med glavo in nogo dokumenta

Vstavljanje

dodatnih

informacij v glavo

in nogo

dokumenta.

Prekop med vnosnim poljem za glavo in nogo dokumenta.

Dodatne nastavitve pri prikazu

informacij dokumenta.

Pogojno oblikovanje

Pogojno oblikovanje uporabimo, ko želimo vizualno raziskati in analizirati podatke ter odkriti

vzorce in smernice podatkov in njihovih medsebojnih povezav. Pri vprašanjih tipa: kakšne so

smernice javnomnenjskih raziskav v zadnjih petih letih, kakšna je starostna struktura

prebivalstva neke regije, kateri študenti prvega letnika imajo najboljše / najslabše rezultate …

uporabljamo pogojno oblikovanje, saj nam olajša poiskati odgovore na postavljena vprašanja.

Pogojno oblikovanje spremeni nastavitve vsebine in oblike celic na osnovi postavljenih

kriterijev. Celice so lahko besedilne, datumske, časovne ali številske vrednosti. Nad

posamezno celico ali blokom celic lahko izvedemo več pogojev!


25

Pravila za označevanje celic… postavljanje pogojev za

iskanje ujemanja številskih vrednosti in besedila. Ukaz

omogoča tudi iskanje in označevanje podvojenih vsebin

celic

Zgornja/spodnja pravila… iskanje številskih vrednosti,

ki ustrezajo danim pogojem.

Podatkovne vrstice… grafični (palični) prikaz v samih

celicah imenovan tudi dvobarvna lestvica; vrednosti

morajo biti številskega tipa pri čem odtenki barve

predstavljajo nižje ali višje vrednosti.

Barvna merila… grafični (palični) prikaz številskih

vrednosti v samih celicah imenovan tudi tribarvna

lestvica; barvni razpon se določi na osnovi velikosti

števil. Priročno pri prikazu: temperatur, poseljenosti,

količine padavin …

Nabori ikon… ikonski prikaz (3, 4 ali 5 ikon) števil;

števila se grupirajo v intervale, glede na število ikon.

Spodnji trije ukazi se uporabljajo za spreminjanje obstoječih pravil pogojnega oblikovanja!

Pri vsaki izmed predstavljenih možnosti imamo na koncu spustnega seznama ukaz Več

pravil, kjer lahko spreminjamo posamezne nastavitve.

Microsoft® Excel® 2007 – Izdelava in urejanje grafikona

26

4. IZDELAVA IN UREJANJE GRAFIKONA

V Excelu lahko številčne podatke v tabeli prikažemo tudi v grafični obliki s pomočjo

grafikonov. V primerjavi tabele z grafičnim prikazom, ki vizualno prikaže razmerja in

primerjave med posameznimi skupinami podatkov, je slednji prikaz mnogo bolj nazoren in

tudi lažje (hitreje) berljiv. Mnogokrat šele z grafikonom prikazani podatki omogočijo

prepoznavnost vzorcev in odnosom med podatki.

Grafikon ustvarimo tako, da najprej označimo želene celice v tabeli, nato izberemo kartico

Vstavljanje v skupini Grafikoni ter si med ponujenimi grafikoni izberemo ustreznega.

Ustvarjen grafikon je vedno dinamičnega tipa. Vsaka sprememba podatkov se samodejno

prikaže tudi grafično. Spremembe se upoštevajo le v okviru podatkov, ki smo jih predhodno

označili pri risanju grafikona.

Območje označenih podatkov je vidno, če kliknemo na grafikon.

Obstaja več definicij, kaj je grafikon. Ena bolj natančno definiranih je tale:" Grafikon pomeni

grafično predstavitev podatkov. Z uporabo elementov (npr. stolpcev, palic, krogov ali črt)

prikazuje grafikon nize številskih podatkov v grafični obliki.

Izbira ustreznega grafikona

Excel vsebuje široko paleto grafikonov s katerimi lahko na različne načine prikažemo različne

tipe podatkov. Ko ustvarjamo ali spreminjamo obstoječe grafikone lahko izbiramo med

številnimi vrstami grafikonov (npr. palični grafikon) in njihovimi podvrstami (npr. 100

odstotno naložen vodoravni valjasti grafikon). Program nam omogoča tudi, da v enem samem

grafikonu uporabimo več vrst grafikonov in ustvarimo t.i. kombinirani grafikon.


27

S pritiskom na puščico desnem v spodnjem delu skupine Grafikoni dobimo prikaz vseh

preostalih (pod)vrst grafikonov.

Vrste grafikonov

Grafični prikaz, glede na tip podatkov, zahteva uporabo različnih vrst grafikonov. V Excelu

lahko izbiramo med mnogimi grafikoni, ki pokrivajo različna področja dela. Vsak grafikon pa

ima še na voljo še dodatne podvrste – izpeljanke iz osnovnih vrst.

vrsta grafikona področje uporabe

stolpčni

} Univerzalni grafikoni za 2D in 3D prikaz različnih primerjav med skupinami

podatkov v navpični / vodoravni obliki. Primerni so tudi za prikaz

spreminjanja vrednosti v določenem časovnem obdobju. palični

črtni Z njihovo pomočjo prikazujemo trende gibanja predvsem z vidika spremembe

podatkov po času. Prikaz je možen s točkami (markerji) ali črtami, ki

povezujejo posamezne točke.

tortni Uporablja se za predstavitev odstotkovnega načina, oziroma prikaza

sorazmerne velikosti posameznih elementov v odnosu do celote (vsota

vrednosti vseh elementov). Za prikaz lahko uporabimo samo podatke iz enega

stolpca / vrstice.

raztreseni XY (raztreseni) grafikon prikazuje odnos med številskimi vrednostmi v več

nizih podatkov. Pri teh grafikonih morata biti X in Y obvezno številski

vrednosti; v nekaterih primerih je X neodvisna in Y odvisna spremenljivka. Za

posamezen X imamo lahko tudi več vrednosti Y s čemer se XY grafikon

bistveno razlikuje od črtnega grafikona.

ploščinski Te grafikone uporabljamo v primeru, ko je vsak podatkovni element povezan s

celoto po času ali zvrsti. Podatke lahko prikažemo v številski ali odstotkovni

obliki.

kolobarni Kolobarni grafikon prikazuje razmerja posameznih vrednosti v odnosu do

celote. V primerjavi s tortnim grafikonom lahko kolobarni grafikon vsebuje več

nizov podatkov.

polarni Polarni grafikon primerja združene vrednosti več nizov podatkov. Grafikon ima

lahko toliko y osi, kolikor je podatkov na x osi, kar pomeni, da je vsak podatek


28

na x osi predstavljen z lastno y osjo. Spremembe vrednosti prikazuje glede na

središčno točko. Takšno obliko grafikona uporabljamo med drugim za analizo

anket, kadar želimo grafično prikazati razporeditev odgovorov.

površinski Smiselna uporaba površinskih grafikonov je v primeru, ko želimo najti

optimalno kombinacijo dveh nizov podatkov. Prikaz je podoben topografskim

kartam, kjer barve in vzorci predstavljajo področja z istim obsegom vrednosti.

mehurčni Mehurčni grafikon primerja med seboj tri vrednosti in je vrsta grafikona XY.

Velikost mehurčka ali podatkovne oznake (podatkovna oznaka je lahko palica,

pika, rezina ali kakšen drug simbol na grafikonu) označuje vrednost tretje

spremenljivke.

borzni Borzne grafikone najpogosteje uporabljamo za prikaz podatkov o delnicah,

lahko pa jih uporabimo tudi pri predstavitvi raznih sprememb (nihanje

temperature skozi leto).

cilindrični

} funkcijsko so podobni stolpčnim in paličnim grafikonom. Od njih se

razlikujejo po obliki cilindrična, stožčna in piramidna oblika. stožčni

piramidni

V pogovornem oknu Vstavi grafikon, do katerega pridemo preko ukaza Vse vrste grafikonov,

se nahajajo vse razpoložljivi (pod)vrste grafikonov. Mapa Predloge v zgornjem delu levega

okvira vsebuje lastne sloge grafičnega oblikovanja grafikonov.

Če želimo iz večjega obsega podatkov izbrati le nekatere, moramo pri označevanju

podatkov (po navadi kar celih stolpcev ali vrstic) držati pritisnjeno tipko Ctrl.

Alternativen postopek predstavlja možnost skrivanja vrstic ali stolpcev.

Hitro označevanje podatkov v tabeli, na osnovi katerih bomo oblikovali grafikon,

dosežemo s kombinacijo tipk Ctrl + * (vendar ne na numeričnem delu

tipkovnice). Območje označenih celic zajema vse tiste celice, ki se označene


29

Urejanje grafikona

Ustvarjen grafikon je vedno v osnovni obliki. Kadar koli kasneje lahko vedno spremenimo

različne nastavitve izbranega elementa grafikona. Vse dodatne nastavitve in prilagoditve

njegovega videza prilagajamo s pomočjo novih treh trakov (jezičkov): Načrt (spremenimo

vrsto grafikona ali premaknemo mesto grafikona), Postavitev (spremenimo naslov in druge

elemente grafikona) in Oblika (dodamo barve polnila in spremenimo sloge vrstic).

Ikone na traku Načrt

skupina pomen

Skupina Vrsta vsebuje dva ukaza. Z ukazom Spremeni vrsto

grafikona hitro zamenjamo grafikon, če ugotovimo, da grafični

prikaz ne prikazuje dovolj primerno obravnavanih podatkov. Z

ukazom Shrani kot predlogo pa oblikovan grafikon shranimo kot

predlogo in jo lahko kasneje uporabljamo.

Shranjene predloge se, če ne določimo drugače, nahajajo v

pogovornem oknu Vstavi grafikon, v mapi Predloge.

Excel pri risanju grafikonov privzeto jemlje podatke iz tabele po

vrsticah. Podatki iz prve vrstice (po navadi glava podatkovne tabele)

so tako prikazani na x osi (vodoravna os), podatki iz naslednjih vrstic

pa so prikazani v grafikonu. Če želimo grafično prikazati podatke po

stolpcih, moramo je spremeniti prikaz med vrsticami in stolpci.

V primeru kakršne koli spremembe izvornih podatkov ali

nepravilnega prikaza s pomočjo ikone Izberi podatke preoblikujemo

grafikon. Odpre se pogovorno okno Izbira vira podatkov, kjer

lastnoročno določimo kateri podatki bodo prikazani v katerem delu

grafikona.

Ukazi v skupini Postavitve grafikona omogočajo

postavitev v naprej določenih slogov grafikona in s tem

prikaz dodatnih informacij o grafikonu (naslov grafikona,

postavitev legende, dodajanje tabele k grafikonu) z enim

samim klikom.

Slogi grafikona so v naprej

pripravljene predloge, ki

ponudijo uporabniku hiter

način grafičnega

oblikovanja. Nabor predlog

in njihova funkcionalnost

celice (ne)posredno dotikajo.

Hitri izris grafikona dosežemo s pritiskom tipke F11 (grafikon je prikazan kot

vgrajen grafikon – prikaz na istem listu) ali Alt + F11 (grafikon je prikazan na

svojem delovnem listu). Predhodno je potrebno še vedno označiti podatke!


30

sta omejeni

Pri izrisu grafikona se lahko izberemo ali bo prikazan grafikon na istem listu kot

podatki ali ga želimo imeti bo svoji strani. V tem primeru se premeni tudi ime

lista. Privzeto ime je Grafikon 1, ki ga lahko kasneje poljubno spremenimo.

Ikone na traku Postavitev

skupina pomen

Kadar koli želimo spremeniti dele grafikona (legenda, navpična

/ vodoravna os, risalna površina, glavne mrežne črte) si iz

območja grafikona izberemo ustrezni element. Odpre se

pogovorno okno s tem imenom in vsemi možnimi

nastavitvami.

Zaradi lažjega in bolj nazornega razumevanja prikazanih podatkov

lahko grafikonom dodamo: slike, razne oblike (puščice,

matematični liki/telesa, drugi liki poljubnih oblik) in opise v obliki

polja z besedilom.

Grafikoni postanejo "polno" funkcionalni

šele, ko jim dodamo vsebinske oznake v

obliki: naslova grafikona, naslova

navpične/vodoravne osi, prikaza podatkov na

grafikonu ali podatkovne tabele.

Različne možnosti prikaza in skrivanja (primarnih in sekundarnih) osi ter

pomožnih črt, ki naredi branje podatkov iz grafikona bolj nazorno.

Dodatne nastavitve se nahajajo v pogovornem oknu Oblikovanje osi in so

dosegljive preko ikone Osi (zadnji ukaz Več možnosti za …).

Pri grafičnem oblikovanju grafikona lahko vplivamo

(izberemo barvo) na steno in ravnino grafikona,

vplivamo lahko na risalno površino, grafikon pa

lahko tudi zavrtimo okoli x (y) osi.

(posamezne ikone so dosegljive glede na tip

grafikona)

Na osnovi danih podatkov v tabeli lahko izvedemo grafični

prikaz analize podatkov.

Trendna črta omogoča analizo za preteklo, sedanje in

prihodnjo obdobje tudi če nimamo na razpolago vseh

podatkov

(trendno črto je možno uporabiti samo pri nekaterih

grafikonih)


31

Vsak grafikon ima svoje ime. Privzeto je to Grafikon in njegova zaporedna

številka. Ime grafikona lahko poljubno spreminjamo.

Ikone na traku Oblika

skupina pomen

Izbor posameznega dela grafikona in možnost njegovega nadaljnjega

spreminjanja.

Grafične dele

grafikona

označimo in jih

nato poljubno

barvno in

oblikovno

spreminjamo

Urejanje slogov besedila na grafikonu. Mednje sodijo:

naslov grafikona, naslovi osi in legend

Izbira načina prikaza grafikonov v primeru, ko imamo na istem

delovnem listu več različnih grafikonov ali druge grafične

elemente (slike, izrezki, SmartArt elemente …).

Prikaz in spreminjanje velikosti grafikona. Alternativa spreminjanja velikosti

predstavlja ročno vlečenje ročic na obrobi grafikona do ustrezne velikosti.

Dodatne informacije o elementih grafikona

Grafikon je sestavljen iz večjega števila elementov. Nekateri izmed njih so privzeto prikazani,

druge lahko dodamo, spremenimo ali odstranimo po potrebi.

Glavni elementi grafikona so:

1. območje grafikona,

2. risalna površina grafikona (notranja siva obroba),


32

3. podatkovne točke podatkovne serije, ki so narisane na grafikonu,

4. vodoravna in navpična os,

5. legenda grafikona in

6. naslov grafikona in osi.

Vrednost v grafikonih na x, y ali z osi so lahko včasih zelo velike. Zaradi večje

nazornosti jih je smiselno prikazati brez tisočic (npr.: 245.000 245). V

pogovornem oknu Oblikovanje celic, jeziček Številke zvrst Po meri vnesemo

naslednjo obliko #. in s tem odpravimo prikaz tisočic.

Izdelava učinkovitih grafikonov

Pri izdelavi in oblikovanju grafikona moramo upoštevati oblikovalske standarde. Ustvarjeni

grafikoni morajo biti pregledni ter informacijsko hitro razumljivi. Pri nekaterih vrstah

grafikonov (npr. tortni ali mehurčni) je potrebno uporabiti prilagojeno razporeditev podatkov.

Samo oblikovanje grafikona zahteva, da upoštevamo naslednja dejstva:

Izbira ustrezne vrste (podvrste) grafikona – odvisno od podatkov izberemo grafikon, ki

te podatke nazorno predstavi. Najpogosteje izbrani grafikoni so: stolpčni, palični, črtni in

tortni.

Izdelava nazornih oznak – predstavljeni podatki dobijo svojo pravo veljavo šele z

uporabo jasnih naslovov in drugih oznak na oseh.

Prikaz želenih podatkov – v grafikonu predstavimo samo podatke, ki so resnično

zanimivi (potrebni) in ne vseh, ki se nahajajo v tabeli (elektronski preglednici).

Grafikon mora vsebovati naslov grafikona, naslov vodoravne / navpične osi ter po potrebi

tudi legendo in podatkovno tabelo.


33

PRIMERI STOLPČNIH 2D / 3D GRAFIKONOV

Dodajanje druge y osi – primarna in sekundarna os

Podatki, ki jih želimo grafično predstaviti, se včasih zelo razlikujejo med seboj. Razlika v

vrednosti je lahko v razmerju ena proti nekaj deset, sto ali tisoč. Zaradi prevelikih razlik bi bil

prikaz, takšnih podatkov na istem grafu, nemogoč. V Excelu rešimo takšne primere s pomočjo

dodajanja druge y osi na grafikonu, ki mora biti 2D oblike.

Ko imamo graf narisan se podatki enega stolpca zaradi velikostnega faktorja ne vidijo.

Označimo jih ter si izberemo ukaz Izbrani niz podatkov. V zavihku Os vključimo

sekundarno os, v zavihku Možnosti pa spremenimo širino vrzeli, saj se grafikona prekrivata.


34

Prilagajanje kategorije osi x

Glede na velikost številk, ki jih želimo grafično predstaviti, se vrednost osi x pri grafikonu

včasih samodejno prilagodi. To po navadi ni dovolj, saj

želimo včasih podatke grafično prikazati v drugačni obliki

od prikazane; npr. odstopanju od izbrane vrednosti. V

takšnem primeru se kot ustrezna rešitev izkaže

sprememba vrednosti osi x.

Primer: Zavod je sestavljen iz večih OE (območnih enot)

s približno istim številom zaposlenih. Vsaka OE bi morala

mesečno rešiti enako število vlog t.j. 300. Podatki za

posamezne enote so v tabeli. Prikaži odstopanja od

zahtevanih normativov s številskimi vrednostmi in nato še

odstotkovno.

NAMIG Za pravilni grafični prikaz moramo izbrati razvrstilni stolpčni grafikon

OE Ljubljana Maribor Celje Kranj Koper

št. vlog 305 307 283 287 302

% na normo 101,67% 102,33% 94,33% 95,67% 100,67%


35

PRIMERI PALIČNIH 2D / 3D GRAFIKONOV

Področji uporabe stolpčnih in paličnih grafikonov se ne razlikujeta preveč. Prednost uporabe

paličnih grafikonov pride do izraza pri prikazu časovnih podatkov (ure, dnevi).

PRIMERI ČRTNIH GRAFIKONOV

Širša možnost uporabe črtnih grafikonov je na področju statistike (npr.: izris Gaussove

krivulje).

PRIMERI TORTNIH GRAFIKONOV

Odstotkovni prikaz med razmerji posameznih skupin podatkov je najprimernejši s pomočjo

tortnega grafikona. Posebej zanimiva za podrobnejše analize sta tortni in palični grafikon

rezine, ki omogočata združevanje manjših vrednosti v celoto in nato njihovo ponovno

razdelitev v manjšem tortnem / paličnem grafikonu.

Primer: V zavodu je zaposlenih 187 ljudi v 9 OE. Prikaži delež zaposlenih po organizacijskih

enotah v odstotkih. Vse OE, ki imajo manj ko 10 zaposlenih naj bodo prikazana v svojem

grafikonu.

NAMIG: Podatke je potrebno najprej urediti po padajočem vrstnem redu!!

Normativi

101,67%102,33%

94,33%

95,67%

100,67%

92,00%

94,00%

96,00%

98,00%

100,00%

102,00%

104,00%

Ljubljana Maribor Celje Kranj Koper

Območne Enote

rešen

e v

log

e v

%

Normativi

305307

283

287

302

282

285

288

291

294

297

300

303

306

309

Ljubljana Maribor Celje Kranj Koper

Območne Enote

rešen

e v

log

e


36

OE Število zaposlenih

OE Mb 34

OE Lj 46

OE Ce 32

OE Sg 5

OE Kk 19

OE Kp 42

OE Kr 2

OE Po 4

OE Ms 3

Nastavitve jezička Možnosti

pogovornega okna Oblikuj nize

podatkov, kjer lahko vplivamo na videz

tortnega grafikona rezine.

PRIMERI XY RAZTRESENIH GRAFIKONOV

Uporabimo jih, ko želimo analizirati odvisnost med dvema skupinama podatkov; npr.:

odvisnost med porokami in rojstvi, obsegom prodaje in stroški za reklamo, stopnjo

izobrazbene strukture in ustvarjanju dodane vrednosti izdelkom / proizvodom …

PRIMERI BORZNIH GRAFIKONOV

PE Mb 18,18%

PE Lj 24,60%

PE Ce 17,11%

PE Sg 2,67%

PE Kk 10,16%

PE Kp 22,46%

PE Kr 1,07%

PE Po 2,14% PE Ms

1,60% Drugo 7,49%

Št. zaposlenih


37

Borzni grafikoni imajo ob možnosti prikaza gibanja delnic tudi smiselno uporabo v

monetarnih prikazih, kot je npr. gibanje valutnega tečaja … Poznamo naslednje podvrste

borznih grafikonov:

Končno intervalni grafikon; običajno se uporablja za prikaz gibanja vrednosti delnic.

Potrebuje tri vrste podatkov; najvišjo, najnižjo in srednjo vrednost delnice.

Začetno - končno intervalni grafikon; za grafični prikaz potrebuje štiri vrednosti in sicer:

začetno, najvišjo, najnižjo in končno vrednost.

Količinsko končno intervalni grafikon; zahteva štiri nize vrednosti: količina, najvišja,

najnižja in zadnja vrednost. Ker v tem primeru merimo in prikazujemo dve različni enoti

je potrebno grafikonu dodati sekundarno os.

Količinsko začetno - končno intervalni grafikon; za prikaz tega grafikona potrebujemo pet

nizov podatkov: količina, začetna, najvišja, najnižja in zadnja vrednost.

vrednosti delnic

datum najvišja najnižja končna

1.12.07 18,6 € 18,1 € 18,2 €

2.12.07 18,4 € 17,8 € 18,0 €

3.12.07 17,8 € 16,5 € 17,7 €

4.12.07 16,9 € 15,3 € 15,9 €

5.12.07 18,2 € 17,7 € 18,1 €

Končno intervalni grafikon

Tabela s podatki za končno intervalni

grafikon s prikazano najvišjo, najnižjo in

končno vrednostjo delnice glede na

tedensko poslovanje.

loti 1in njihova vrednost

datum število najvišja najnižja končna

1.12.07 80 18,6 € 18,1 € 18,2 €

2.12.07 85 18,4 € 17,8 € 18,0 €

3.12.07 72 17,8 € 16,5 € 17,7 €

4.12.07 93 16,9 € 15,3 € 15,9 €

Količinsko končno intervalni grafikon

Tabela s podatki za količinsko končno

intervalni grafikon s prikazano količino

(številom) delnic, najvišjo, najnižjo in

končno vrednostjo delnice glede na

1 Lot je enota za "merjenje" delnic. En lot je ena delnica.

Gibanje delnic

15

15,5

16

16,5

17

17,5

18

18,5

19

1.12.07 2.12.07 3.12.07 4.12.07 5.12.07

datum

vre

dn

ost

deln

ice


38

5.12.07 62 18,2 € 17,7 € 18,1 €

tedensko poslovanje.

Kombinirani grafikoni

Uporaba kombiniranih grafikonov je smiselna, kadar želimo na istem grafikonu uporabiti več

vrst grafičnih prikazov in tako poudariti različne vrste podatkov. Grafikon lahko npr.

prikazuje en niz podatkov kot stolpčno vrsto grafikona in drugi niz kot črtno vrsto.

Del grafikona spremenimo tako, da si ga najprej izberemo ter nato spremenimo njegovo vrsto.

Dodajanje trendne črte

Grafični prikaz podatkov ni edina možnost, ki jo omogoča Excel. Na osnovi znanih podatkov

program nakaže različne možnost gibanja le-teh v prihodnosti. S pomočjo trendne črte lahko

grafično predvidimo gibanje vrednosti v naprej. Takšno "grafično" analizo imenujemo

regresijska analiza.

Prikaz trendne črte za prihodnje obdobje lahko izvedemo na dva načina:

Označimo le znane, že vnesene, vrednosti. Izberemo in ustvarimo grafikon (npr. črtni),

ki mu nato dodamo še trendno črto. Trendna črta bo prikazana samo na tistem delu

grafikona, kjer že imamo podatke. Če želimo imeti prikazano trendno črto tudi za

Gibanje delnic

60

65

70

75

80

85

90

95

1.12.07 2.12.07 3.12.07 4.12.07 5.12.07

datum

šte

vil

o d

eln

ic

15

15,5

16

16,5

17

17,5

18

18,5

19

vre

dn

os

t d

eln

ice


39

prihodnost (še neznane podatke) moramo v jezičku Možnosti, okna Dodaj trendno

črto, spremeniti vrednost razdelka Napredovanje.

Označimo znane vrednosti in vrednosti, ki bi jih želeli dobiti – imeti prikazane.

Izberemo grafikon (npr. črtni), ki mu nato dodamo še poljubno trendno črto.

Do dodatnih nastavitev trende črte pridemo najhitreje, če z DMG kliknemo na trendno črto in

izberemo ukaz Oblikuj trendno črto. Nastavitve trendne črte se razlikujejo glede na izbrano

vrsto trenda.

vrsta trenda pomen

Pri točnosti t. i. "napovedi" smo odvisni od količine in zanesljivosti podatkov,

časovne dolžine napovedi ter pravilno izbranega tipa gibanja podatkov v

prihodnosti. Bližja kot je vrednost R2 številu 1 bolj zanesljiva je trendna črta. Če

želimo, Excel izračuna koeficient R2 ter nam ga tudi izpiše.

Črtne podatke lahko ustvarimo tudi brez grafikona. Funkcije, ki se uporabljajo za

tovrstno analizo so growth, forecast in trend.


40

eksponentna Eksponentna trendna črta je primerna takrat, ko vrednosti podatkov naraščajo

ali padajo z vedno "večjo hitrostjo". Eksponentna trendna črta mora vedno

vsebovati le pozitivne vrednosti.

linearna Linearna, oziroma "ravna" trendna črta prikazuje enakomerno naraščanje ali

padanje podatkov.

logaritemska Uporabimo jo v primerih, ko podatki v začetnem delu (obdobju) hitro

naraščajo, nato pa se trend upočasni.

polinomska Uporabljamo jo ko podatki nihajo. Stopnja polinoma je povezana s številom

"nihanj" (minimum in maksimum) krivulje. Npr.: polinomska trendna črta 2.

stopnje ima en minimum ali maksimum (splošni zapis polinoma je ax2+bx+c),

polinomska trendna črta 3. stopnje ima en minimum in maksimum …

potenčna Potenčna trendna črta se uporablja v primeru, ko podatki naraščajo z določeno

stopnjo. Če so podatki ničelne ali negativne vrednosti ne moremo ustvariti

potenčne trendne črte.

drseče povpr. Zgladimo neskladnost podatkov (velika odstopanja od "povprečja") in bolj

nazorno prikažemo vzorec oziroma trend. Videz (obnašanje) krivulje je delno

odvisno vrednosti v polju s seznamom Obdobje. Pri izračunu točk za grafični

prikaz izračunamo povprečno vrednost določenega (vrednost iz Obdobja)

števila točk. S povezavo teh točk dobimo iskani grafikon.

Grafični način prikaza podatkov pri nekaterih grafikonih izključuje možnost uporabe

trendne črte za napovedovanje gibanja podatkov v prihodnosti. Grafikoni, ki

podpirajo trendne črte so: nenaložen 2D ploščinski, palični, stolpčni, črtni, borzni, xy

(raztreseni) in mehurčni grafikon.

Izdelava alfa numeričnega grafikona

V posameznih primerih prisotni grafikoni ne ustrezajo našim zahtevam glede razpoložljivih

oblik grafikona. V Excelu je možno oblikovati preprost a učinkovit in nazoren alfa numerični

grafikon, ki za prikaz uporablja kar simbole.

Funkcija, ki spremeni številčna vrednosti v izbrane simbole se imenuje rept.

Sintaksa =rept("besedilo";št_ponovitev)

besedilo … znak ali zaporedje znakov, ki se bodo ponovili

št_ponovitev … pozitivno število ponovitev za besedilo

primeri:

a) =rept("-";3) izpiše ---

b) =concatenate(rept("****-";3);right(B2;4)) z zvezdicami prekrije prve tri dele številk

c) =concatenate(rept("";trunc(c3/5));rept("";mod(c3;5)))


41

Vsaka rešena vloga

je predstavljena z

listom papirja. Pet

listov tvori mapico

zaradi večje

nazornosti.

Funkcija trunc

nam vrne

celoštevilčni del pri

deljenju, funkcija

mod pa ostanek pri

deljenju.

Za prikaz posebnih znakov uporabimo pisave Webdings in Windings.

Tiskanje grafikona

Elektronska preglednica Excel po navadi ob podatkih v tabeli na istem delovnem listu vsebuje

tudi grafikone, če tega pri izdelavi nismo posebej drugače določili. Pri "navadnem" tiskanju se

vedno natisneta tako tabela kot grafikon, kar je v nekaterih primerih moteče. Če torej želimo

imeti natisnjen samo grafikon, brez pripadajoče tabele s podatki, ga je potrebno predhodno

označiti in nato šele zatem natisniti.

Opombe

Prikaz alfa numeričnih simbolov je še posebej zanimivo in smiselno pri statističnih

prikazih podatkov, kot npr. št. avtomobilov (televizorjev, radijskih sprejemnikov)

na 1000 prebivalcev.

S pomočjo ukaza Predogled tiskanja lahko primerjamo razliko med "tiskanjem" z

označenim grafom ali brez označenega grafa.

Microsoft® Excel® 2007 – Formule in funkcije

42

5. FORMULE IN FUNKCIJE V EXCELU

Vnos in urejanje formul in funkcij največkrat izvajamo v vnosni vrstici. Glavni namen

uporabe je odpraviti zamudne in zapletene računske operacije. Pri posamezni izračunih lahko

uporabljamo tako formule kot funkcije ali celo kombinacijo obeh. Pri računskih operacijah

smo večinoma omejeni le z iznajdljivostjo, oziroma podrobnim poznavanjem možnosti, ki jih

omogočajo formule in funkcije.

Pri računanju s formulami lahko uporabimo dva načina.

Ročno pisanje formul je hitrejši a zahtevnejši način, saj zahteva natančno poznavanje

pomena posameznih argumentov. Program nam pri tem primeru pomaga, a le s prikazom

sintakse (strukture) ukaza.

Formule je možno ustvariti tudi s pomočjo pogovornega okna Vstavi funkcijo. Gre za

avtomatizirano opravilo z uporabo čarovnika za delo s funkcijami, kjer preko

pogovornega okna za izbrano funkcijo vnašamo želene parametre.

Ukazi za delo s funkcijami in formulami

Excel je v novi verziji pridobil tudi nekaj novih funkcij. Mednje sodijo:

AverageIf, AverageIfs, SumIfs, CountIfs in IfError.


43

Trak Formule ima, v primerjavi s pogovornim oknom Vstavi funkcijo, urejene ikone po

skupinah, kar omogoča hitrejše iskanje po razpoložljivih formulah.

skupina pomen

Prikaz

združenih

funkcij po

pomenu

S poimenovanjem celice ali skupine celic kot eno (več)

zložnim imenom naredimo računanje s formulami in

funkcijami bolj nazorno in pregledno.

Ukazi za nadzor nad formulami omogočajo spremljanje

poteka računskega postopka. Z njihovo pomočjo lahko

hitreje in enostavneje najdemo napako v izračunu.

Različni načini izračuna formul in funkcij. Privzeta vrednost je nastavljena

na avtomatični izračun.

Dodatna Excelova orodja, ki jih lahko uporabimo pri

računanju.

Številke in ulomki (Osnovno | Število | (zvrst) Ulomek)

Računanje s pomočjo formul in funkcij je neločljivo povezano s številskimi vrednostmi.

Številske vrednosti so lahko predstavljene v različnih oblikah (cela, realna, racionalna …

števila). Precej neznano dejstvo je, da Excel omogoča zapis ulomka s pomočjo poševne črte,

ki je sicer simbol za računsko operacijo deljenja.

Računanje z ulomki poteka enako kot računanje s katero koli drugo številsko vrednostjo.

V vnosni vrstici je viden decimalni zapis

ulomka iz celice B2.

In še matematični zapis 6,773

2

Dodatne nastavitve zapisa ulomkov so dosegljive v pogovornem oknu Oblikovanje celic.


44

Uporaba relativnih in absolutnih naslovov

Sestavljanje formul in funkcij je povezano s sklicevanjem na posamezne celice in / ali

območja celic, t. i. izvorne (vhodne) podatke. Če želimo oblikovano formulo ali funkcijo

uporabiti na večih mestih in jo zato zaradi pohitritve postopka ponovnega sestavljanja kopirati

ter nato prilepiti na različna mesta v tabeli, lahko pride do težav in napak pri računanju. Da bi

razumeli vzrok problema je potrebno podrobneje obravnavati način sklicevanja na celice. V

Excelu poznamo dva načina sklicevanja in sicer:

relativni način sklicevanja: mesta celic z razdaljami, merjenimi v vrsticah in stolpcih

ter

absolutni način sklicevanja: mesta celic v formuli ali funkciji so opisana s točno

določenimi celicami, podanimi s točno določenimi vrsticami in stolpci.

Kratka obrazložitev med različnimi načini sklicevanja na celice:

Relativni sklic A1; če formulo prekopiramo preko vrstic ali stolpcev se relativni sklic

samodejno prilagodi. Nove formule privzeto uporabljajo relativne sklice.

Mešani sklic $A1 ali A$1; vsebuje absolutni stolpec in relativno vrstico ($A1) ali

relativni stolpec in absolutno vrstico (A$1). Če formulo prekopiramo preko stolpca in

preko vrstice, se relativni sklici samodejno prilagodijo, absolutni pa ne.

Absolutni sklic $A$1; če formulo prekopiramo preko vrstic ali stolpcev se absolutni

sklic ne prilagodi.

premik vsebine

celice C5 na

G5 pri

relativnem

sklicu

premik vsebine

celice C5 na

G5 pri

absolutnem

sklicu

Excel omogoča enostavno pretvorbo tipov sklicevanja (iz relativnega v absolutni).

Zadostuje, da označimo del ali celotno funkcijo in pritisnemo tipko F4.


45

Uporaba računskih operatorjev

V primeru, da je delo s podatki povezano z računskimi operacijam ali izvajanji povpraševanja

nad podatki, so obvezno prisotni tudi operatorji. Z operatorji določimo vrsto operacij, prav

tako pa lahko z njihovo pomočjo sestavimo tudi zahtevnejše formule in funkcije. Operatorje

delimo na:

aritmetične operatorje - uporabljajo se za izvajanje osnovnih matematičnih operacij

operator pomen

+ seštevanje - znak plus

- odštevanje - znak minus

* množenje - znak zvezdica

/ deljenje - znak poševnica

^ potenciranje in korenjenje - znak strešica (korenjenje je inverzna - obratna funkcija

od potenciranja; zaradi tega uporabljamo isti simbol);

% računanje z odstotki (procentni račun )

Primer simbolnega in Excelovega zapisa

potenciranja in korenjenja } 35^222

4^33

3

5

3 5

4

primerjalne operatorje - uporabljajo se za primerjavo dveh ali večih vrednosti. Kot logični

rezultat nam vrne vrednost true ali false

operator pomen

= je enako

> je večje

> = je večje ali enako

< je manjše

< = je manjše ali enako

< > je neenako (različno)

logične operatorje - uporabljajo se za primerjavo ali negacijo dveh ali večih vrednosti. Kot

logični rezultat nam vrnejo vrednosti true ali false.

operator pomen

and logični in

or logični ali


46

not negacija

true in false resnična in neresnična izjava

Primeri:

=and(pogoj1;pogoj2;pogoj3)

=or(pogoj1;pogoj2;pogoj3)

=not(pogoj1)

Sintaksa logičnih operatorjev Primer operatorja and, ki vrne vrednost false in or, ki

vrne vrednost true

besedilni operator - uporablja se za združevanje dveh ali večih vrednosti

operator pomen

& združevanje vrednosti (ang. ampersand)

Pri delu z logičnimi operatorji, z izjemo operatorja not, kjer negiramo neko logično vrednost

oziroma pogoj, moramo uporabiti vsaj dva pogoja, za medsebojno primerjavo. Logični

operatorji se po navadi uporabljajo v povezavi z nekaterimi drugimi funkcijami, predvsem s

funkcijo if.

operator sklicev - uporablja se za združevanje dveh ali večih vrednosti

operator pomen

: operator obsega - ustvarimo en sklic na vse celice med začetno in končno

celico, vključno z le-tema - znak dvopičje

; operator unije - ustvarimo več sklicev v en sam sklic - znak dvopičje

operator preseka - ustvarimo en sklic na celice večih (ponavadi) dveh sklicev -

znak presledek

Primer Uporaba operatorjev sklicev na funkciji vsote (sum). V zgornjem delu slike je tabela katerih

podatke uporabljamo, v spodnjem pa funkcije ter rezultati.

Uporaba operatorjev v funkciji SUM

SUM(A1:B4) … seštejemo številske

vrednosti označenega obsega celic,

SUM(A1:B4;B1:C4) … seštejemo številske

vrednosti dveh obsegov celic, ki se delno

prekrivata (enako mat. pojmu unije) in

SUM(A1:B4 B1:C4) … seštejemo le tiste

številske vrednosti, ki se prekrivajo med

dvema označenima obsegoma – stolpec B

(enako mat. pojmu preseka).


47

Vrstni red računskih operatorjev

Formula je sestavljena iz enega ali več operatorjev. Izvajanje operacij v formuli je povezano z

matematičnimi pravili računanja. Poteka od leve strani proti desni, ob predhodnem

upoštevanju prioritete operatorjev ter postavljenih oklepajev. Prioriteta operatorjev je sledeča:

operator pomen

: (dvopičje)

operatorji sklicev (za boljše razumevanje glej zgornji primer) ; (podpičje)

(presledek)

- negacija

^ potenciranje in korenjenje

* in / množenje in deljenje

+ in - seštevanje in odštevanje

& združevanje

= < > … primerjalni operatorji

Vstavljanje formul

Formula je matematični zapis, ki izračuna izbrane vrednosti. Obvezno se mora začeti z

enačajem, saj drugače program obravnava matematični zapis kot navadno besedilo.

Primeri formul:

statični zapis =1+5+9 (seštevanje konstant),

dinamični zapis =A1+B4+F5 (s spreminjanjem vsebine celic se spreminja rezultat)

ali

mešani zapis = A1+4

Vstavljanje funkcij

Primer uporabe povezovalnega operatorja ter ekvivalentne rešitve s pomočjo funkcije

Hitro računanje, brez uporabe formul ali

funkcij, je z nekaterimi omejitvami

omogočeno tudi z ukazom Posebno

lepljenje.

opis postopka:

1. kopiramo številsko vrednost,

2. označimo želen stolpec in

3. izberemo ustrezno računsko operacijo


48

Funkcije so v Excelu "vgrajene" formule in pokrivajo različna tematska področja od statistike

do financ. Funkcije uporabljamo pri poenostavljanju in skrajševanju formul na delovnem

listu. Splošna oblika funkcije izgleda:

= funkcija(argument_1;[argument_2];[argument_3]; …)

Prvi argument obvezen, preostali pa ne in so zato označeni z oglatimi oklepaji!

Argumenti v funkcijah, ki lahko vsebujejo različne podatkovne vrednosti (številke, logične

vrednosti, sklici na celice …), so med seboj ločeni s podpičji. Delimo jih tudi na:

a) obvezne (Argumenti brez katerih vrednosti funkcije ne moremo izračunati. Program nam

v takšnem primeru sporoči, da je prišlo do napake) in

b) neobvezne (Lahko jih pustimo prazne. V tem primeru Excel privzame določeno vrednost.

Lahko se zgodi, da privzeta vrednost spremeni končni rezultat funkcije. Pri izpuščanju

pogojnih argumentov je potrebna ustrezna mera previdnosti).

Vnašanje ustreznih argumentov v funkcijo poteka na dva načina:

a) ročno (sintaktično strukturo funkcije moramo v tem primeru poznati na pamet) - pri

ročnem vnašanju vpisujemo (in kasneje tudi urejamo) funkcijo v vnosno vrstico.

b) preko pogovornega okna – vgrajen čarovnik poenostavi vnašanje in z dodatnim opisom

pomena posameznih argumentov pomaga pri preprečevanju napake pri oblikovanju

funkcije.

Ročno vnašanje formul. Prikazano

sintakso formule je možno premikati po

zaslonu

Vnašanje formul s pomočjo čarovnika. Prikazane so vrednosti

argumenta {2;5;3;-7} in trenutni rezultat funkcije min -7.

Pri ročnem vnašanju

(pisanju) funkcij nam

progam intuitivno

pomaga s prikazom

funkcij, ki ustrezajo

vpisanim črkam. Ob

vsaki funkciji je viden

kratek namig s pomenom

te funkcije.


49

Izvedbo funkcij poenostavi čarovnik, saj je potrebno le vpisati (označiti) potrebne podatke,

oziroma njihove celice.

Okno za vstavljanje funkciji

Meni z izborom posameznih

funkcij

Opozorila o napakah

Uporaba vgrajenih funkcij, možnost njihove prilagoditve ter samostojno oblikovanje formul

ponuja skoraj neomejeno število možnost pri reševanju problemov. Kot stranski produkt

omenjene raznovrstnost lahko posledično vodi k večji možnosti pojavljanja napak.

V primeru napačno oblikovane funkcije ali narobe izbranih vrednosti za funkcije nas Excel

opozori, da je pri sestavljanju prišlo do napake. Ker imamo pri tem omejen nabor sporočil,

oziroma je zelo težko predvideti vse možne scenarije oblikovanja in vnašanja formul in

funkcij, nas program opozori na tip napake. Omenjeno opozorilo ni vedno dovolj natančno pri

opisu, kaj, oziroma kje leži vzrok za napako, saj imamo na razpolago samo sedem različnih

možnih opisov napake. Kljub temu nam javljanje napak zelo olajša njihovo odpravljanje.

izpis opis napake

# DEL/0! Oblikovana formula vsebuje deljenje z nič, ki po matematičnih pravilih ni

definirano (slika pod tabelo prikazuje možne rešitve nastale napake).

#N/V Izpuščen je eden ali več argumentov funkcije, ki so potrebni pri izračunu.

#IME? V formuli se sklicujemo na ime obsega, ki ga predhodno nismo določili.

Če imamo problem s posameznimi parametri funkcije ali ne vemo natančno kaj

funkcija naredi, uporabimo vgrajeno pomoč za to funkcijo. Vgrajena pomoč je

dosegljiva preko okna Vstavi funkcijo in nato še v oknu izbrane funkcije.


50

#NIČ! Določiti smo poskušali presečišče dveh področji, ki nimata skupnih vrednosti.

#ŠTEV! Vsaj eden od argumentov ne ustreza pogojem.

#SKLIC! V formuli (ali funkciji) se sklicujemo na celico, katere vsebina je izbrisana ali

ne ustreza kriterijem.

#VREDN! Formula vsebuje napačno vrsto argumenta ali operanda (poleg številčnih

vrednosti se pojavljajo tudi besede).

S pritiskom na zelen trikotnik v celici z napačno oblikovano formulo ali funkcijo se nam

odpre ikona z dodatnimi informacijami, kako odpraviti nastalo napako.

Glavna vzroka za pojav napake sta dva:

napaka pri oblikovanju formule, oziroma funkcije ali

napačen pristop pri iskanju rešitve problema.

Nadzor formule ***** kasneje

Nadzor formul – orodja za iskanje napak str 96-97 in 66 (stara skripta????)

Opisi vgrajenih funkcij

Excel ima vgrajene mnoge funkcije, ki omogočajo lažje delo s podatki. S funkcijami so

"pokrita" področja: financ, splošne matematike, statistike … Ker je v Excelu vgrajenih mnogo

funkcij, je njihova uporaba enostavnejša s podporo čarovnika.

Opisane so le funkcije, ki se najpogosteje uporabljajo. Te so:

BESEDNE

funkcija pomen

CHAR vrne znak, ki je določen s številom v ASCII tabeli. Število je lahko med 1

in 255 =char(66) B

CODE izpiše številsko kodo za prvi znak v besednem nizu. =code("Breda")

B

EXACT preverjamo enakost dveh besednih nizov, pri čemer loči med velikimi in

malimi črkami; vrnjena vrednost je v obliki true (besedna niza sta enaka)

ali false


51

FIND izpiše začetni položaj besedilnega niza v drugem nizu

LEFT prikaže določeno (vneseno) število znakov vsebine celice od začetnega

dela

LEN vrne dolžino (število) znakov v celici (ponavadi besedilni niz)

LOWER velike črke pretvori v male črke

MID izpiše znake iz sredine besedilnega niza, ob podanem začetnem in

končnem položaju

PROPER spremeni besedilni niz v velike in male črke; vsaka beseda ima veliko

začetnico, vse ostale črke pa so zapisane z malimi črkami

REPLACE zamenja del vsebine celice (niz znakov) z drugim nizom

RIGHT prikaže določeno (vneseno) število znakov vsebine celice od končnega dela

SUBSTITUTE zamenja star del niza znakov z novim nizom

T vrne besedilo, na katerega se sklicuje vrednost. Če vrednost ni besedilo,

npr. število 10, vrne prazen niz

TEXT pretvori vrednost v besedilo z določeno obliko zapisa števila

TRIM odstrani vse presledke iz besedila razen enojnih presledkov med besedami;

uporabno uvažanju podatkov iz datotek drugega tipa v Excelov zapis

UPPER male črke pretvori v velike

VALUE pretvori besedni niz, ki predstavlja število, v številsko vrednot

=value("1000€") 1000

RAČUNSKE (matematika)

funkcija pomen

ABS izpiše absolutno vrednost števila

CONVERT pretvori eno mersko enoto v drugo =convert(4;"m";"ft") (4 metre spremeni v 13,12

čevljev); Več v dodatku A

EVEN pozitivno število zaokroži navzgor, negativno pa navzdol k najbližjemu sodemu številu

EXP Vrne e (e≈2,71828182845904) na potenco danega števila; konstanta e je osnova

naravnega logaritma

FACT Izračuna fakulteto števila (npr.: 244321!4 )

INT navzdol zaokroži število do najbližjega celega števila

MOD vrne ostanek pri deljenju =mod(17;5)=2

ODD pozitivno število zaokroži navzgor, negativno pa navzdol k najbližjemu lihem številu

POWER potenciranje števil =power(3;2) = 32 = 9


52

PRODUCT množenje števil =product(3;2) = 623

ROMAN arabski tip števila spremeni v rimski tip števila

ROUND zaokroži število na "n" mest natančno =round (12,46734;2)=12,48

ROUNDDOWN zaokroži število navzdol – nastavimo lahko tudi število decimalnih mest

ROUNDUP zaokroži število navzgor – nastavimo lahko tudi število decimalnih mest

SIGN ugotovi predznak števila; če je število pozitivno izpiše 1, če je število nič izpiše 0 in če

je število negativno izpiše -1.

SQRT izračuna kvadratni koren števila

SUBTOTAL Izračuna delno vsoto seznama ali zbirke podatkov

SUM izračuna vsoto (le numerične vrednosti) označenih celic

SUMIF sešteje le tiste vrednosti, ki ustrezajo enemu kriteriju

SUMIFS sešteje le tiste vrednosti, ki ustrezajo večim kriterijem

SUMPRODUCT zmnoži ustrezne vrednosti v tabeli (celice na istih mestih – zato morata biti tabeli istih

dimenzij) ter izpiše vsoto zmnožkov.

SUMSQ izračuna vsoto kvadratov

TRUNC vrne celo mestno vrednost pri deljenju =trunc(17/5)=3

primeri funkcij v Excelu oblikovanje funkcije

Sintaksa formule:

=TEXT(vrednost;oblika_zapisa)

Sintaksa formule:

=SUMIF(obseg;kriterij;vsota_obsega)


53

Kriteriji v funkciji Sumif in

Sumifs ne smejo biti funkcije!

V primeru donacija 2 je drugi

pogoj mesec november. V stolpcu

B smo s funkcijo month

pretvorili datume v mesece in

nato skrili stolpec.

ČASOVNE (datum in čas)

funkcija pomen

DATE vrne zaporedno številko, ki predstavlja določen datum

DAY iz celotnega datuma prebere dan (npr: =day(8.4.2010) vrne 8)

DAY360 izračuna število dni med začetnim in končnim datumom po sistemu 360

dni (12 mesecev po 30 dni)

HOUR vrne uro časovne vrednosti, v obsegu od 0 (12:00 a.m.) do 23 (11:00

p.m.).

MINUTE vrne minute kot celo število med 0 in 59

MONTH iz celotnega datuma prebere mesec (npr: =month(8.4.2010) vrne 4)

NETWORKDAYS izračuna število delovnih dni med dvema datumoma

NOW vnos današnjega datuma in trenutne ure v celico (npr: =now())

SECOND vrne sekunde kot celo število med 0 in 59

TODAY vnos današnjega datuma v celico (npr: =today())

WEEKDAY vrne številčno vrednost izbranega dneva, ki ga je nato mogoče

spremeniti v besedni zapis (1 nedelja, 2 ponedeljek, ...) s pomočjo

funkcije TEXT

WEEKNUM izračuna teden v letu (npr: =weeknum(B1) pri čemer je vsebina celica

B1 = 8.4.2010 vrne 15).

WORKDAY izračuna "končni" delovni dan glede na začetni dan in število delovnih

dni, upoštevajoč praznike.

YEAR iz celotnega datuma prebere leto (npr: =year(8.4.2010) vrne 2010)

primer v Excelu oblikovanje funkcije


54

Sintaksna oblika zapisa funkcije:

=WEEKDAY(zaporedna_številka;vrnjena_vrednost)

Zaporedno številko obravnava kot datum 24.9.2006 = 38984

Vrnjena vrednost je povezana z oštevilčenjem dnevov; vrednost

lahko je izpustimo.

primer funkcije (v celici B2) =WEEKDAY(B1)

Sintaksna oblika zapisa formule v celici B3:

=TEXT(številska_vrednost;oblika_zapisa)

Številska vrednost se navezuje na številko dneva, ki smo jo dobili iz

funkcije weekday.

Oblika zapisa je povezana z jezičkom Številke okna Oblikovanje

celic. Naša oblika se sklicuje na datum, ki je sestavljan in d-dneva,

m-meseca in y-leta

primer funkcije( v celici B3) =TEXT(B2;"dddd")


=NETWORKDAYS(zač_datum;kon_datum;prazniki)

primer funkcije (v celici B5) =NETWORKDAYS(B1;B2;B3:B4)

Sobote in nedelje avtomatično obravnava kot dela proste dneva in jih

zato ni potrebno posebej omenjati.


=WORKDAY(zač_datum;št_delovnih_dni;prazniki)

primer funkcije (v celici B5) =WORKDAY(B1;B2;B3:B4)

Sobote in nedelje avtomatično obravnava kot dela proste dneve in jih

zato ni potrebno posebej omenjati.

Če sta enoti iz različnih skupin

podatkov, izpiše CONVERT

napako #N/V


55

weeknum

Dodaj primer

Koliko tednov traja akcija

1 – ned ali 2 -pon

STATISTIČNE

funkcija pomen

AVERAGE izračuna povprečno vrednost označenih celic in pri tem upošteva le celice

s številskimi vrednosti.

AVERAGEA izračuna povprečno vrednost; ob številih imamo lahko v obsegu tudi

besedilo in logične vrednosti

AVERAGEIF vrne povprečno vrednost (aritmetično sredino) izbranih celic, ki ustrezajo

enemu pogoju

AVERAGEIFS vrne povprečno vrednost (aritmetično sredino) izbranih celic, ki ustrezajo

večim pogojem

COUNT prešteje koliko označenih celic vsebuje številčne podatke

COUNTA prešteje koliko označenih celic vsebuje podatkov – ni praznih

COUNTBLANK prešteje koliko označenih celic ne vsebuje podatkov – je praznih

COUNTIF prešteje celice, ki ustrezajo enemu postavljenemu pogoju

COUNTIFS prešteje celice, ki ustrezajo večim postavljenim pogojem

FREQUENCY izračuna število ponovitev številskih vrednosti iz posameznih obsegov

(intervalov); negativne vrednosti upošteva kot vrednost nič

GROWTH izračuna napovedano eksponentno rast z uporabo obstoječih podatkov

LARGE izpiše n-to največjo vrednost iz množice podatkov =large(obseg;3)

tretja največja vrednost v obsegu celic

MAX izpiše največje število med izbranimi

MAXA Vrne največjo vrednost na seznamu argumentov. Besedilo in logične

vrednosti, kot sta TRUE in FALSE, se primerjajo podobno kot številke


56

MEDIAN Vrne srednjo vrednost danih števil. Srednja vrednost je število na sredi

množice (nabora) števil; polovica števil ima vrednost, ki je večja od

srednje vrednosti, in polovica jih ima vrednost, ki je manjša od srednje

vrednosti

MIN izpiše najmanjše število med izbranimi

MINA Vrne najmanjšo vrednost na seznamu argumentov. Besedilo in logične

vrednosti, kot sta TRUE in FALSE, se primerjajo tako kot številke.

SMALL izpiše n-to najmanjšo vrednost iz množice podatkov =small(obseg;3)

tretja najmanjša vrednost v obsegu celic

TREND Vrne vrednost vzdolž linearnega trenda. Izračun temelji na priležni

premici, ki jo izračunamo z metodo najmanjših kvadratov

primer v Excelu oblikovanje funkcije

Prikaz razlike med funkcijami:

average (vsota števil je 16; številskih vrednosti je 10

16/10 = 1,6),

averagea (vsota števil je 16; nepraznih celic je 12

16/12 = ) in

averageif (povprečje pozitivnih števil)

povprečje 1 =AVERAGE(B2:C7)

povprečje 2 =AVERAGEA(B2:C7)

povprečje 3 =AVERAGEIF(B2:C7;">0")

Sintaksa funkcije averageifs:

=AVERAGEIFS(average_range;criteria_range1;criteria1;criteria_range2;criteria2…)


57

poizvedba 1 (kolikšna je povprečna mesečna

cena najemnine lokala v Mariboru, ki ima vsaj

dve sobi – dva prostora):

=AVERAGEIFS(B2:B7;A2:A7;"Maribor";

C2:C7;">2")

poizvedba 2 (kolikšna je povprečna kvadratura

lokala z najemnino manjšo od 1000€ in brez

zimskega vrta):

=AVERAGEIFS(C2:C7;B2:B7;"<1000";

E2:E7;"ne")

Primer uporabe count funkcij

Pri izračunu frekvence ponavljanj

rezultatov v posameznih intervalih,

moramo upoštevati, da v

točkovniku (stolpec D) nima

zgornje meje; zato je potrebno

označiti dodatno celico (D6).

Preden vpišemo funkcijo v stolpec

E je potrebno označiti celice, kjer

želimo imeti prikazane rezultate

(od E3-E6).

Ker imamo primer matrične formule je potrebno v vnosni vrstici za potrditev izračuna pritisniti kombinacijo

tipk Ctrl + Shift + Enter!

Izračun velikosti razredov (frekvenc) lahko grafično prikažemo s črtnim grafikonom – prikazan grafikon je v

povezavi z Gaussovo krivuljo.

Stolpec C je dodan zaradi lažjega razumevanja postavljanja mej integralov.

Negativne vrednosti funkcija frequency obravnava kot vrednost 0 in jih prišteje k

prvemu intervalnemu razredu.


58

Uporaba formul in funkcij s poimenovanimi obsegi celic

Preimenovanje celice olajša izvajanje računskih operacij in naredi računanje bolj pregledno.

Na poimenovano celico ali obseg celic se lahko nato sklicujemo na poljubnem listu istega

delovnega zvezka. Namesto, da bi se sklicevali na vrednosti iz enega ali več obsegov celic, se

sklicujemo le na njihova imena.

S poimenovanjem obsega celic označimo množico podatkov z neko skupno lastnostjo. Nad

temi množicami podatkov lahko, kot je bilo to že prej omenjeno, izvajamo različne operacije

(računanje, poizvedovanje, razvrščanje …) s pomočjo formul in funkcij.

"klicanje" obsega celic A1:B3 v funkciji SUM "klicanje" obsega celic števila v funkciji SUM

Funkcija if in njen pomen

Funkcijo if uporabimo v primerih, ko je končni rezultat odvisen od določenih pogojev.

Logični pogoj, podan kot vrednost ali izraz, mora biti nedvoumno postavljen. S tem

dosežemo, da se postavljen pogoj ovrednoti kot resničen (true) ali neresničen (false).

Funkcija if vedno vrne eno samo vrednost, ki jo dobimo kot rezultat omenjene funkcije. Le -

ta je lahko besedni niz, formula, funkcija ali kombinacija naštetega.

Sintaksa IF (logični pogoj ; "pogoj JE resničen" ; "pogoj NI resničen")


59

Za lažje razumevanje predstavimo if funkcijo še z dvojiškim drevesom.

Primer uporabe: Preprečiti želimo, da bi stranke plačevale zneske s kreditno kartico preko

dovoljenega limita. Limit za vsako stranko je lahko drugačen.

Za lažje razumevanje so celice

poimenovane!

B2 trr;

B3 plačilo in

B4 limit


60

predstavitev pogoja z

dvojiškim drevesom

=IF(plačilo<=trr+limit;trr-plačilo;"prekoračitev limita") postavitev pogoja -

sintaksa

postavitev pogoja - if

stavek oblikovan s

pomočjo čarovnika

videz v Excelu

S pomočjo uporabe funkcije if lahko enostavno rešimo mnogo raznovrstnih problemov. Kljub

temu se nekateri primeri ne morejo (elegantno) rešiti na osnovi enostavnega odločanja DA ali

NE. V takšnih primerih uporabimo "ugnezdene" funkcije.

Ugnezdene funkcije

Ugnezdene funkcije1 so vse tiste funkcije, kjer kot argument ene funkcije uporabimo drugo

funkcijo.

primer funkcije opis

Funkciji max in sum sta funkciji druge ravni saj sta

argumenta funkcije if.

1 Enostaven primer ugnezdene funkcije je =day(today()). Omenjena funkcija iz današnjega dneva (funkcija

today()) izpiše dan (funkcija day()).


61

Ugnezdena funkcija prešteje vse nedelje v obsegu A1:A14.

Funkcija sum je funkcija prve ravni

Funkcija if je ugnezdena funkcija druge ravni

Funkcija weekday je ugnezdena funkcija tretje ravni.

Prikazana funkcija je matrična funkcija (potrdimo jo s

kombinacijo tipk CTRL + ALT + ENTER)

"Edina" omejitev gnezdene funkcije je ta, da ima lahko formula do sedem gnezdenih

ravni. Omejitev presežemo tako, da del formule zapišemo v drugo celico (celice) ter

se nato sklicujemo nanjo.

Najpogosteje se ugnezdene funkcije uporabljajo v povezavi s funkcijo if. Za lažje

razumevanje "gnezdenih funkcij" if sta prikazani tako sintaksa te funkcije kot tudi grafična

predstavitev s pomočjo dvojiškega drevesa. V vnosni vrstici mora biti celotna sintaksa

napisana v eni sami vrstici.

Sintaksa IF ( pogoj1 ;

IF ( pogoj2 ;

IF (pogoj3 ;"pogoj3 JE resničen" ; "pogoj3 NI resničen") ;

IF (pogoj4 ; "pogoj4 JE resničen" ; "pogoj4 NI resničen")

) ;

"pogoj1 NI resničen"

)

Če ugnezdeno funkcijo uporabimo kot argument (npr. argument logičnega tipa)

funkcije, nam le - ta vrne isti tip argumenta (v našem primeru true ali false). V

nasprotnem primeru nam Excel izpiše #VREDN.


62

Nadpovezave

Osnovni namen uporabe nadpovezav je povezava "na klik" med posameznimi listi delovnega

zvezka. Lahko pa odpiramo tudi druge programe (npr. Word, PowerPoint, AutoCAD, Internet

Explorer …).

Hiperpovezav so lahko v obliki besed, slik ali gumbov, ki jih lahko ustvarimo s pomočjo …

Skok na list in ustrezno celico


63

Microsoft® Excel® 2007 – Dodatek A

- 63 -

DODATEK 1 (kodni zapis)

Prikaz števil in besedila lahko v Excelu zelo prilagodimo svojim potrebam. Ob različnih

možnostih izbire tipa zapisanih podatkov, lahko še dodatno vplivamo na obliko izpisa. Vsa

prilagajanja se izvršijo v pogovornem oknu Oblikovanje celic.

Izbrati moramo polje Po meri. Nato lahko v vnosni vrstici Vrsta ustvarimo želeno obliko

izpisa. V oblikovanju lahko ustvarimo do štiri odseke, si sledijo v navedenem zaporedju oblik

in jih ločimo s podpičji. Z njimi določimo:

obliko za pozitivna števila,

obliko za negativna števila,

obliko za ničelne vrednosti in

obliko za besedila.

V primeru, da določimo le en odsek, se bo le-ta uporabljal za vsa števila. Če

določimo dva odseka, se bo prvi uporabljal za pozitivna, drugi pa za negativna

števila. Npr. [zelena]#.##0,00 €;[rdeča]-#.##0,00 €

Če želimo prikazati pozitivne in negativne vrednosti brez predznaka uporabimo

zapis 0;0. Ta tip zapisa lahko tudi prilagodimo glede na podatke, ki jih imamo

(npr.: 0%;0% ali 0,00€;0,00€)

Če izpustimo en odsek (npr. tretji za ničelne vrednosti) vključimo končno podpičje

za njega. Zapis 0;0;; bo skril vrednost nič, saj med drugim in tretjim podpičjem ni

zapisano ničesar.


- 64 -

Oblikovanje kod uporabljamo, kadar želimo podrobneje, oziroma drugače od običajnega

načina, predstaviti: števila, datum in čas, valuto, odstotke, znanstveni zapis ter besedilo in

vstavljanje razmikov.

Datum in čas

Pod pojmom datum obravnavamo: dneve, meseca in leta. Pišem jih lahko v obliki števil ali

besed. Med čas pa sodijo: ure, minute, sekunde in stotinke. Pri času imamo v angleško

govorečem področju še "dodatno" zanimivost. Čas merimo v 12 (AM – dopoldanski del; PM

– popoldanski del) ali 24 urnem zapisu. V tabeli sta predstavljena želen prikaz zapisa in

potrebna oblika zanj, tako za datum kot čas.

nastavitve za datum nastavitve za čas

želen prikaz oblika zapisa želen prikaz oblika zapisa

dnevi 1 do 31 d stotinke sekunde h:mm:ss.00

dnevi 01 do 31 dd sekunde 0 do 59 s

dnevi ned do sob ddd sekunde 00 do 59 ss

dnevi nedelja do sobota dddd skupen čas1 v sekundah [ss]

meseci 1 do 12 m minute 0 do 59 m

meseci 01 do 12 mm minute 00 do 59 mm

meseci jan do dec mmm skupen čas v minutah [mm]:ss

meseci januar do decem. mmmm ure 0 do 23 h

leta 00 do 99 yy ure 00 do 23 hh

leta 1900 do 9999 yyyy skupen čas v urah [h]:mm:ss

1 S pojmom skupen čas obravnavamo primere, ko je število sekund večje kot 60 in je še vedno zapisano v

sekundah (npr.: izpis 66 sek in ne 1 min in 6 sek).

V nekaterih primerih so ničelne vrednosti moteče. Excel omogoča

skrivanje takšnih (ničelnih) vrednosti.

V oknu Oblikovanje celic izberemo zvrst Po meri ter v polje Vrsta

vpišemo obliko zapisa 0;-0;; Celice za katere velja ta zapis je potrebno

predhodno označiti.


- 65 -

Samodejni barvni prikaz

V Excelu lahko prilagodimo barvo pisave glede na postavljene pogoje. Ime barve mora

obvezno biti v oglatih oklepajih.

dodatni primeri2

zapis pomen

[zelena]#.##0 €;[rdeča]-#.##0 €

[zelena]#.##0,00 €;[rdeča]-#.##0,00 €

če je številska vrednost pozitivna jo napiše z zeleno

barvo in doda simbol €; v primeru, da je številska

vrednost negativna jo izpiše z rdečo barvo in prav tako

doda simbol €.

[zelena][<=50];[modra][>50] vsa števila, ki so manjša ali enaka kot 50 so zelene

barve, vsa ostala (večja kot 50) so modre barve

Izbiramo lahko med osmimi barvami3 in sicer: bela (white); črna (black); modra (blue), rdeča

(red), rumena (yellow); cijan (sinje modra); magenta (škrlatna); zelena (green).

Pozorni moramo biti na jezikovno verzijo programa!!!

Uporaba posebnih znakov

Posebni znaki imajo dodaten pomen in nam omogočajo, da oblikujemo zapise pod posebnimi

pogoji.

posebni znaki

znak pomen

@ Dodajanje besedila v celico, ki postane vidno šele, ko vpišemo v celico poljubno

vrednost

_ S podčrtajem ustvarimo presledek; vsi znaki, ki so pred njim se pomaknejo za eno

mesto (če uporabimo en podčrtaj) v levo. Znak, ki bi moral biti za podčrtajem se ne

izpiše, oziroma naredi namesto njega presledek. POZOR Excel ne dovoli, da sta dva ali več podčrtaja skupaj; vmes mora biti presledek (poljuben znak)

* Znak za zvezdico se bo dodal osnovnemu zapisu in izpolnil vsebino celice do konca –

konec je mišljen glede na dolžino celice; če celico raztegnemo se razširi tudi zapis.

# Prikažemo le dejanske števke in ne tudi nepotrebnih (gre za ničle, ki nimajo pomena).

0 Prikažemo tudi "nepomembne" ničle, a le v primeru, ko ima število manj števk, kot je

ničel v izbrani obliki.

? Doda presledke "nepomembnim" ničlam na obeh straneh decimalne vejice, tako da so

števila poravnana glede na decimalno vejico.

2 Zapletenejše oblike prilagajanje barv glede na postavljene pogoje izvršimo s pomočjo Pogojnega oblikovanja.

Omenjen ukaz se nahaja v meniju Oblika. 3 Barvi cijan in magenta nista prevedeni. Slovenski imeni barve sta zato zapisani v oklepaju.


- 66 -

dodatni primeri

zapis pomen

"Prejeta pomoč "@ ko v celico vnesemo poljuben zapis (številski ali

besedni tip) se najprej izpiše Prejeta pomoč ter nato

vsebina, ki smo jo vpisali v celico

@ "Prejeta pomoč" najprej se prikaže vnesena vsebina celice ter nato še

besedilo Prejeta pomoč

0*- za vnesenim številom bo izpisano še določeno število

minusov, tako da bo vsebina celice "polna"

#.###;-#.###_n če je število pozitivno ga izpiše z ločilom na tisočicah;

če je število negativno ga izpiše na enak način in ga

hkrati premakne za eno mesto proti levi (namesto

črke n bi lahko imeli poljuben znak)

"Prihodek "0,00€;"Odhodek "-0,00€ če v celico vpišemo pozitivno vrednost (npr. 12), bo

program izpisal Prihodek 12,00€; če v celico vpišemo

negativno vrednost (npr. -3,4), bo program izpisal

Odhodek -3,40€.

Števila

Oblika vnosa števil je še posebej dobro podprta

Oblika kode Ustvarjen prikaz

#,# 12,589 12,6

0,00 0,3 0,30

#,00 0,3 ,30

0,# 0,34 0,3

#,0# 12,589 12,59 ali 12 12,0

???,??? 134,567

8,59

12,589

Poravnanost števil glede na

decimalno vejico

#.### 12589 12.589

#. 12500 13

Oblika kode 0,000

Oblika kode 0,0##


- 67 -

Vnašanje posebnih znakov

Za vnašanje dodatnih znakov, ki jih ni na tipkovnici, uporabimo numerični del tipkovnice.

Pritisnemo tipko ALT ter napišemo številko želenega znaka.

Znak ANSI koda

€ 128

£ 163

¥ 165

ossn novvee ârraa ČČuunaallnnii ttvvaa iinn ... · shranjevanja spremenila nas program pred...

Documents