Outlook 2010業務人脈管理專班

Rimble Kuo 郭嵩麟 三玉管理顧問公司講師微軟特約講師rimble@e-logic.com.tw http://www.e-logic.com.tw

About MeLecture• 財團法人資訊工業策進會－專案管理進階課程－ Project Server

2007• 國防部空軍司令部－專案管理課程－ Project Server 2007• 華經資訊－專案管理－公共電視世運專案管理與 Project Server• 長華塑膠股份有限公司－產業分析與專案實務

– SharePoint Server 2010 知識管理• 財團法人資訊工業策進會－專案管理辦公室課程

– 公共電視世運專案與 Project Server

• 桃園縣議會－ Office 2010 講座• 財團法人資訊工業策進會－專案管理辦公室課程

– Project Server 與專案管理辦公室整合

• 台灣大學智慧生活中心睡眠科技組專案長• 淡江大學資訊與圖書館學系• 三玉管理顧問公司講師

About the Story….

副總：午安各位 ,我們今天要開始用 Outlook了

Rimble Kuo Hsiu Rebecca Hung Davis

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9

Outlook 2010 介面簡介

Ribbon 功能區

功能窗格

讀取窗格

待辦事項列

人員窗格

操作三口訣：點點擴

『點』、結果導向功能區操作

『點』、關聯式功能群組

OFFICE 2010 會偵測使用者動作，自動顯示相關聯的功能區群組，方便使用者快速使用功能。

『擴』、對話方塊啟動器

Say Hello!

先來試試用Outlook 打個招呼！Rimble Kuo

Hsiu Rebecca Hung Davis

基本操作呢？

會不會很複雜？

遇到災難啦！

Rimble Kuo

善用「標幟」功能吧！

天啊！我又忘了回覆客戶了！

上週準備好的資料忘了寄了！ Hung Davis

待處理與標幟

標幟設定

自訂標幟

每天都在重覆一樣的事情嗎？

Rimble Kuo

Hsiu Rebecca每天都有好多工作要處理

同樣的步驟耶…

善用『快速步驟』就是最好的解答啦！

快速／自訂步驟

編輯快速步驟

設定格式化條件

新增格式化條件

顏色與類別

自訂色彩類別及名稱

Folder to Tagging

資料夾？標籤？

Rimble Kuo

Hung Davis

是這樣的…

控制台→索引選項

索引選項

修改索引對象

進階索引設定

檢索與搜尋

垃圾郵件

簽名檔？

Rimble Kuo

Hsiu Rebecca

每次寫完郵件後面都要再重打一次自己的署名，好麻煩喔！

善用『自訂簽名』

就是最好的解答啦！

自訂簽名

編輯簽名

插入簽名

該怎麼決定呢…投票決定！

Rimble Kuo

下週跟客戶碰面…要去吃什麼呢？

Hsiu Rebecca Hung Davis

飲茶 !火鍋 !

投票郵件

讀取回條及投票

投票結果

Outlook 的安全措施

Rimble Kuo Hung Davis

我的電腦會不會中毒？

那就讓我們來看看Outlook 的防護措施

吧

郵件安全性

Outlook 中封鎖的附件

Outlook 中封鎖的附件檔案

疑似釣魚郵件

下載圖片

讓郵件訊息更完整且美觀的方法？

Rimble Kuo

Hsiu Rebecca

單單黑底白字總是讓人覺得我的信件很沒說服力

可善用 Office 2010 的強化功

能！

附加郵件

回覆與轉寄設定

插入圖表

圖表工具

螢幕擷取

自訂聯絡人名片

聯絡人標幟

快速搜尋

共用連絡人

Rimble Kuo

Hung Davis上次的客戶談的如何？

我共用連絡人讓你知道

Chung Chulin

共用聯絡人設定

轉移聯絡人至不同資料夾

轉移客戶至不同資料夾

設定共用

寄出共用客戶資料

設定共用權限

接收共用聯絡人

共用聯絡人完成

你什麼時候有空？

Rimble Kuo

Hsiu Rebecca Hung Davis

什麼時候要開小組會議？用 Outlook

約時間吧！

行事曆

行事曆檢視檢式

工作時間設定

行事曆選項

週期性會議

週期性約會

邀請週期性會議參與者

會議邀請

選擇參與者

邀請會議參與者

會議設定完成並寄出

我們來看看受邀請者的畫面

會議接受清單

共用行事曆

邀請行事曆共用成員

回覆行事曆瀏覽邀請

工作要交待下去處理…副總：Rimble, 我明天要出國了 , 幫我轉告 Davis 有件工作要他幫忙

Rimble Kuo

Hung Davis

好的，我幫您用工作清單提醒他

新增工作

工作顯示於標幟與行事曆當中

指定工作給其餘成員

接受指定工作

工作狀態

追蹤交談

相關訊息追蹤

Some Tips about Outlook 2010

Hsiu Rebecca

應該還有更方便的功能…？

捷徑與連結

日誌選項

日誌選項

與 Facebook 連結

Rimble Kuo

Hung Davis

你有沒有玩那個『聯梳』啊？是「臉書」

Facebook吧 !

Outlook Ending

Greiner 組織成長階段模型 & Outlook 2010• Outlook 不再只是 Outlook ，是促進組織溝通管理的利

器

組 織 規 模

組 織年齡

階段一 階段二 階段三 階段四 階段五

1.藉由創造而成長

2.藉由指揮而成長

3.藉由授權而成長

4.藉由協調而成長

5.藉由合作而成長

1.領導的 危機

2.自主的 危機

3.控制的 危機

4.繁文縟節的危機

5.某些的 危機

（會議中）

Rimble Kuo

Hung Davis

Jack LinSALES

Rimble, 這是我們公司 Sales Team 的Jack ，有對於 Sales Team 的好建議嗎？

Hsiu Rebecca

Yes Sir,向副總報告，可以運用Outlook 2010 裡的Business Contact Manager協助行銷人員發揮最大能力

What is “BCM”?Business Contact Manager 的特色

關係管理

訊息管理

行銷管理商機管理

專案管理

Business Contact Manager 的特色• 與 Outlook 2010 一起輕鬆安裝

• Windows 7 ； Windows Server 2008 ； Windows Vista Service Pack 1; Windows XP Service Pack 3

支援的作業系統

• 500 MHz 處理器或更高版本。電腦和處理器

• 512 百萬位元組 (MB) 的記憶體或更高版本。記憶體 • 2.5 GB ； 如果從硬碟上刪除原始下載套裝軟體，則

安裝後將釋放，磁碟空間將部分。硬碟

• 1024 x 768 或更高解析度顯示器 。顯示

Business Contact Manager 的特色• 內建資料庫 (Microsoft SQL Server Express )

行銷活動

Rimble Kuo

Jack LinSALES

BCM 可以幫助我們做些『行銷活動』嗎？

開始使用 BCM之前，讓我們先談談「行銷」…

初起的買賣雙方關係

• 討價還價– 早期與客戶的關係

– 參與人雙方通過協商或喊價方式解決利益的分配問題，主要強調其動作或過程

– 個案：店面生意

20世紀的客戶關係管理

• 顧客關係管理(CRM ： Customer Relationship Management)– 企業與企業產品或服務的購買者、消費者之間的關係– 被動式行銷– 關聯性行銷

– 個案：網路書店銷售機制

21世紀的客戶關係管理

• 共利– 從對方的角度看事情，相互合作，以創造出真正能滿足各方重要利益的解決之道

– 主動式行銷– 創造顧客主動的機制

– 個案：網站 /選秀節目的人氣指數排行榜– 個案：信用卡紅利點數

客戶是你最重要的資產

Rimble Kuo

Jack LinSALES

所以行銷活動的重點就在於「客戶利益交換」

是的，我們看看 BCM 如何經營並重視我們的「人脈」

建立你的客戶資料

Business Contact Manager 能做些什麼 ？

發起行銷活動

大量電子郵件

新增通話清單

大量電子郵件

可以支援 Publisher

也可以支援 Word

新增通話清單

建立通話底稿

紀錄通話狀態

新增歷程記錄

商務記事 電話紀錄 商機

商務專案 工作 郵件訊息

約會 檔案

整合檢視商務紀錄

Business Contact Manager 能做些什麼 ？

商機銷售階段

• 開發客戶• 資格• 需要分析• 提案價格報價

• 交涉審查• 結束成功• 結束喪失

21世紀的客戶關係管理• 滿意• 忠誠• 回饋

• 個案：星巴克咖啡 (Starbucks Coffee)

產品及服務

新增商機

潛在客戶計分準則

潛在需求

推薦全新潛在客戶

一開始就連絡我們

新增潛在客戶

Business Contact Manager 能做些什麼 ？

商務專案

專案工作

專案範本

專案工作

專案範本

商務專案

Business Contact Manager 能做些什麼 ？

客戶 13 種 商務聯絡人 15 種 潛在客戶 2 種

商機 9 種 主要顧客 2 種 主要產品 3 種

主要介紹人 2 種

不活躍客戶 4 種

行銷 6 種 商務專案 10 種

專案工作 5 種

內建 11 類 71 種報表

自訂報表欄位

圖表檢視

匯出至 EXCEL 分析

利用新儀表板來追蹤商務訊息

儀表板

高效率組織與顯示商務管理的重要訊息

資料夾

小工具頁籤

紀錄清單

讀取窗格

21世紀的客戶關係管理• 行銷新 7P 法則

– 1P : Product ( 產品 )– 2P : Price (價格 )– 3P : Place ( 通路 )– 4P : Promotion ( 促銷 )

– 5P : Participants ( 人員 )– 6P : Physical Evidence (服務環境 )– 7P : Process (過程 )

Q&A

感謝您的聆聽與參與

Rimble Kuo 郭嵩麟 三玉管理顧問公司講師微軟特約講師rimble@e-logic.com.tw http://www.e-logic.com.tw