outlook 2010 - kalendern · alternativ 1 1. dubbelklicka direkt i kalendern där du vill boka en...
TRANSCRIPT
SvaraBoka
egen tid
Vyer Schema-läggning
SemesterDela
kalender
Boka möten
Grupp-kalender
Britt Tågmark
Innehåll
Öppna kalendern.................................................................................................................. 1
Vyer ...................................................................................................................................... 1
Dagens datum och tid .................................................................................................................... 2
Olika typer av bokningar ...................................................................................................... 3
Mötesförfrågan ............................................................................................................................. 3
Avtalad tid (Boka egen tid) ............................................................................................................ 3
Heldagsaktivitet (händelser) .......................................................................................................... 3
Bokningsstatus ............................................................................................................................... 3
Visning av tiden i Kalendern .......................................................................................................... 4
Färga bokningar ............................................................................................................................. 4
Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) ........................................................................................ 5
Bokning över flera dagar ...................................................................................................... 6
Återkommande bokningar ................................................................................................... 7
Kopiera bokningar ................................................................................................................ 8
Ta bort bokningar ................................................................................................................. 9
Radera en enstaka bokning ........................................................................................................... 9
Radera enstaka återkommande bokning ...................................................................................... 9
Radera återkommande bokningar ................................................................................................. 9
Boka ett möte .................................................................................................................... 10
Schemaläggning ........................................................................................................................... 11
Godkänna en inbjudan ....................................................................................................... 12
Hantera svar på inbjudan ................................................................................................... 13
Radera en mötesbokning ................................................................................................... 13
Flytta mötestid ................................................................................................................... 13
Dela kalendrar .................................................................................................................... 15
Vanliga behörighetsnivåer i kalender .......................................................................................... 16
Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post ....................................................................... 17
Lägga till en kollegas kalender ..................................................................................................... 17
Delningen upphör ........................................................................................................................ 17
Gruppkalender ................................................................................................................... 18
Skapa gruppkalender ................................................................................................................... 18
Överlägg (Överlappande kalendrar) .................................................................................. 19
Skriva ut.............................................................................................................................. 20
Koppla bokning till frånvarobesked i telefonen ................................................................. 20
Kalenderinställningar ......................................................................................................... 21
Arbetstid ...................................................................................................................................... 21
Kalenderalternativ ....................................................................................................................... 21
Visningsalternativ ........................................................................................................................ 21
Färga bokningar automatiskt ............................................................................................. 22
Index ................................................................................................................................... 24
Öppna kalendern
1
Outlook – kalender I kalendern lägger du in dina bokade tider, återkommande möten och evenemang.
Kalendern är också ett mycket kraftfullt hjälpmedel att planera in lämpliga tider för
gemensamma möten.
Öppna kalendern Du öppnar Kalendern genom att klicka på knappen
Kalender nere till vänster i programmet.
Vyer På menyfliken Start i kalendern kan du
välja olika vyer Dag, Arbetsvecka, Vecka,
Månad eller Schemavy, allt efter vad som
passar dig bäst för tillfället. Du väljer
genom att klicka på respektive knapp.
Till vänster visas en översiktskalender Antalet
månader som visas är beroende av läsfönster,
kalenderstorlek, navigationsfönstret och storlek
på text i datumbläddringen.
I översikten markeras aktuell vecka med färg
och dagens datum görs tydligt med en ram. De
dagar du har bokade tider är markerade med
fetstil.
Läs på sidan 21 hur du kan lägga till
veckonummer.
Vyer
2
Dagens datum och tid
Du kan snabbt växla till dagens datum genom
att klicka på knappen I dag. (Kortkommando
Alt + I)
Dagens datum markeras med färg i Kalendern.
Om du har en liten skärm eller visar flera
kalendrar vid sidan av varandra kanske inte
veckodagen visas
Aktuell tid visas med ett streck på tidsaxeln.
Högerklicka på tidsaxeln om du önskar ändra
tidsintervall från standardintervallet på 30
min.
Den tidslängden styr den föreslagna längden
på ett möte.
Olika typer av bokningar
3
Olika typer av bokningar
Mötesförfrågan
Mötestid är en gemensamt avsatt tid för dig och andra personer. Du kan boka möte med
dina kollegor eller så bokar arbetskamrater möte med dig.
Avtalad tid (Boka egen tid)
Det är en tid som bara berör dig. Tiden visas dock i Kalendern, så dina kollegor kan se att du
är upptagen när de vill ordna ett möte.
Heldagsaktivitet (händelser)
Heldagsaktivitet är till exempel en notering om födelsedagar. Den tiden visas inte som
bokad tid i kalendern.
Bokningsstatus
Ledig
Bokningen visas i din kalender, men den markeras inte som Upptagen i
sökningen efter lediga tider. Detta är praktiskt för användare som vill få
kännedom om när en viss händelse inträffar, men som ändå är lediga att
bokas till ett möte. Ledig är också användbart för alla som av
säkerhetsskäl inte vill att deras mötestider ska vara synliga i sökningen
efter lediga tider.
Preliminärt
Du kommer antagligen att delta i mötet, men beroendeförhållanden
eller andra faktorer kan förhindra deltagandet
Upptagen
Du är inte ledig för att bokas in för ett annat möte
Frånvarande
Du kan inte bokas och kan troligen inte heller nås.
Skillnaden mellan Frånvarande och Upptagen är att du med Upptagen
fortfarande kan nås i akutsituationer. Om du inte befinner dig på
kontoret måste personer som försöker nå dig kontrollera ditt schema
för att ta reda på var du är innan de försöker ringa dig.
Olika typer av bokningar
4
Visning av tiden i Kalendern
Beroende på hur du anger bokningsstatus visas tiderna
med olika färger i kanten. Detta är en information till
dina kollegor om de kan boka dig, eller om du upptagen
eller frånvarande.
Färga bokningar
För att poängtera vissa bokningar kan du färgmarkera
dessa.
1. Högerklicka på en bokning eller ett möte
2. Välj Kategorisera
3. Välj en lämplig kategori och färg. Kategorierna är
redigeringsbara
Med villkorsstyrd formatering kan du färga bokningar automatiskt, läs mer på sidan 22. Det
är ett effektivt sätt att få en bra överblick.
Skapa Avtalad tid (Boka egen tid)
5
Skapa Avtalad tid (Boka egen tid)
Alternativ 1
1. Dubbelklicka
direkt i
kalendern där
du vill boka en
tid
2. Skriv in en
rubrik i rutan
Ämne
3. Fyll eventuellt i
Plats
4. Fyll i Starttid
och Sluttid
5. Klicka på
piltangenterna till
höger och vänster om
månaderna för att byta
månad. Markera sedan
datum.
6. Ange längd på mötet
genom att klicka på
listpilen och välj tid
7. OBS! Om du bockar i
rutan Hela dagen
markeras inte tiden i
kalendern utan
händelsen visas i en
namnlist under
datumet
Bokning över flera dagar
6
8. Du får en
standardpåminnelse 15
minuter innan avtalad tid.
Klicka på listpilen och ändra
tid om du så önskar. Om du
har ljud installerat på datorn
kan du även få en
ljudpåminnelse
9. Om du markerar bokningen som Privat genom att klicka på
hänglåset kan dina kollegor, som har rättigheter i din
kalender inte se innehållet i bokningen.
10. Ett litet hänglås” låser” bokningen. I ämnesrutan står
”Privat återkommande tid”.
Tips!
Istället för att använda datumvisningen och klockan i bokningar kan du skriva text. Det går
exempelvis att skriva idag, imorgon, vecka, månad, övermorgon eller specifik veckodag. När
det gäller klockan kan du skriva nio, elva osv.
Alternativ 2
1. Markera tiden i Kalendern genom att
dra över önskad tid med musen
2. Högerklicka inom det markerade
området
3. Välj Ny avtalad tid i snabbmenyn
4. Följ sedan instruktionen i Alternativ 1
Bokning över flera dagar När du bokar in flera dagar i sträck visas bokningen längst upp under datumlisten. Om en
kollega vill boka dig framgår det att du är upptagen.
Återkommande bokningar
7
Återkommande bokningar En bokning som återkommer med jämna intervall behöver du inte skriva in mer än en gång.
Det kan till exempel vara regelbundet återkommande planeringsmöten.
1. Öppna en ny bokning
2. Klicka på knappen Återkommande
3. Gör önskade
inställningar
4. Återkommande bokningar visas med en
särskild symbol i kalendern
Öppna återkommande bokningar
När du öppnar en återkommande bokning
för att göra en ändring, får du frågan om
du vill öppna hela serien eller denna
förekomst.
Om du ändrar tid på en enstaka återkommande
bokning ritas ett streck över symbolen för att visa
att tiden avviker från standardmötestiden
Kopiera bokningar
8
Kopiera bokningar Om guiden i Återkommande bokningar inte fungerar för dina bokade tider kan du kopiera
bokningar och klistra in dem önskat antal gånger. Du måste utgå från en enstaka bokning,
det fungerar inte med en återkommande bokning.
1. Markera bokningen genom att klicka på den
2. Ctrl + C för att kopiera bokningen (högerklick
fungerar inte)
3. Markera datum och tid där du vill klistra in din
bokning.
4. Ctrl + V för att klistra in bokningen
5. Fortsätt att klistra in bokningen så många
gånger som önskas.
Ta bort bokningar
9
Ta bort bokningar
Radera en enstaka bokning
Det finns många olika sätt att radera bokningar.
Markera bokningen genom att klicka på den.
Tryck sedan på tangenten Delete
Högerklicka på bokningen och välj Ta bort i snabbmenyn
Öppna bokningen och tryck på knappen Ta
bort på menyfliken Avtalad tid
Radera enstaka återkommande bokning
När du väljer att ta bort en återkommande
bokning får du frågan om du vill Ta bort den här
förekomsten eller Ta bort hela serien. Läs nedan
vad du ska tänka på om du tar bort hela serien.
Radera återkommande bokningar
Tänk på att om du tar bort en hel serie med återkommande objekt försvinner även
avslutade bokade tider. För att behålla den dokumentationen i din kalender gör du så här:
1. Välj Öppna alla förekomster på ett återkommande objekt
2. Klicka på knappen Återkommande
3. Välj avslutningsdatum i rutan Slutar nere till höger i dialogrutan
Om du inte behöver behålla informationen i din kalender markerar du alternativet Ta bort
hela serien i den första dialogrutan.
Boka ett möte
10
Boka ett möte Till ett möte i Outlook bokar du in dina kollegor. Den som skickar inbjudan till mötet är
mötesorganisatör, och ”äger” mötet. Det är endast den personen som kan ändra
förutsättningarna för mötet i Outlook.
1. Menyfliken Start i Kalendern, välj knappen Nytt
möte eller högerklicka och välj Ny mötesförfrågan
i snabbmenyn. Du kan även börja med en vanlig
bokning och inne i den välja knappen Bjud in
deltagare.
Alternativet Nytt möte med alla adresserar
inbjudan till de personer vars kalender du visar
2. Klicka på knappen Till och adressera förfrågan till den eller de personer du vill bjuda
in
3. Fyll i önskade uppgifter
4. Klicka eventuellt på knappen Schemaläggning, se beskrivning nedan
5. Skicka efter att ha kontrollerat att alla uppgifter är korrekta. Du kan inte återkalla
en mötesförfrågan på samma sätt som du återkallar e-post
Boka ett möte
11
Schemaläggning
1. I visningsläget Schemaläggning kan du kontrollera om dina mötesdeltagare redan
är bokade den önskade tiden.
2. Området som avgränsas med en grön respektive röd linje är den föreslagna
mötestiden.
3. Genom att klicka på knappen Välj nästa automatiskt kan du bläddra dig fram till en
tid som verkar passa alla deltagare
Symbolerna som visas framför namnen innebär
uppifrån och ner: Mötesorganisatör, Obligatorisk
deltagare samt Valfri deltagare
Godkänna en inbjudan
12
Godkänna en inbjudan Du behöver inte godkänna din egen kallelse, den visas som standard direkt i din kalender
som Upptagen tid.
När en kollega skickar en
mötesförfrågan till dig
skickas den via
mailsystemet och lägger sig
i din Inkorg.
Tiden visas som
preliminärbokad i din
kalender till dess du
godkänner eller avslår
tiden.
Du ser i
meddelandehuvudet om
inbjudan är i konflikt med
befintliga bokningar och i
förhandsgranskningen
längre ner i meddelandet
vilka krockar som finns.
När du accepterar eller
avslår inbjudan visas en
dialogruta där du har
möjlighet att kommentera
svaret eller låta bli att
svara.
Obs! Om du tar bort
inbjudan utan att svara
försvinner bokningen i
kalendern.
Hantera svar på inbjudan
13
Hantera svar på inbjudan När någon godkänner eller tackar nej till ett
möte får du ett meddelande om detta i
Inkorgen.
Då du öppnar
mötesbokningen i
kalendern visas en ny
knapp, Uppföljning,
där du kan
kontrollera vilka
deltagare som har
accepterat eller
tackat nej till
inbjudan. Det kan ta
lite tid innan svaren
är ”behandlade” och
visas här.
Det är enbart mötesorganisatören som kan kontrollera deltagarnas svarsstatus
Radera en mötesbokning 1. Öppna mötesbokningen
2. Knappen Avboka möte
3. Knappen Skicka (inställt möte)
4. Mötesdeltagarna får ett meddelande i Inkorgen och
kan klicka på knappen Ta bort från Kalender för att
radera bokningen
Flytta mötestid Ifall mötestiden eller andra förutsättningar ändras kan du som
mötesorganisatör öppna mötesbokningen, göra förändringarna
och skicka en uppdatering till deltagarna genom att klicka på
Flytta mötestid
14
knappen Skicka uppdatering. Deltagarna får ett meddelande
om uppdateringen i sin Inkorg.
Dela kalendrar
15
Dela kalendrar Du kan dela ut din kalender på ett par olika sätt. När du använder Alternativ 1 (Dela
kalender) får kollegan ett meddelande om detta. Vid användning av alternativ 2
(Kalenderbehörigheter) får du först dela ut rättigheter och därefter meddela din kollega
detta. Det skickas inget automatiskt meddelande via Outlook. Din kollega måste manuellt
ansluta sig till din kalender. Det sker inte automatiskt.
Alternativ 1 – Dela kalender
1. Knappen Dela
kalender
2. Lägg till en eller
flera
medarbetare.
De får per
automatik
behörighetsnivå
n Granskare, läs
längre ner vad
de olika
behörigheterna
innebär
3. Begär eventuellt att få behörighet att visa mottagarens kalender
4. Knappen Skicka
5. Svara Ja på frågan om du vill dela din Kalender
Dela kalendrar
16
Alternativ 2 - Kalenderbehörigheter
1. Klicka på knappen
Kalenderbehörigheter
2. Knappen Lägg till
3. Lägg till en eller flera
kollegor i listan
4. Markera en medarbetare
i taget och välj
behörighetsnivå, vanliga
behörighetsnivåer listas
nedan
5. Om du bara lägger till en
person klickar du på OK.
Är det flera personer du
delar ut behörighet till
väljer du Verkställ efter
varje person
Vanliga behörighetsnivåer i kalender
Granskare Kan läsa dina kalenderbokningar, men inte göra några ändringar.
Mycket vanligt val
Författare Kan läsa eller skapa kalenderbokningar. Personen kan också ändra
eller ta bort bokningar som han eller hon har skapat, dock inte
bokningar som skapats av annan person
Redaktör Stora rättigheter
Kan läsa, skapa, ändra och ta bort alla kalenderbokningar.
Kan se privata bokningar, dock ej ta bort dessa
Dela kalendrar
17
Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post
Klicka på knappen Öppna denna
Kalender i mailet du har fått med
delningsinbjudan
Lägga till en kollegas kalender
1. Klicka på knappen Öppna kalender
2. Alternativet Öppna delad kalender
3. Klicka på knappen Namn och välj
person som du har fått behörighet
från
4. Klicka OK
5. Nu visas kalendrarna sida vid sida
och du kan bocka i och ur rutorna
till vänster om namnen för att
styra visningen av kalendrarna
Delningen upphör
Om delning av kalender upphör försvinner inte namnet hos dig. Du tar bort person i listan
genom att högerklicka på namnet och välja att Ta bort
Gruppkalender
18
Gruppkalender Med en gruppkalender kan du snabbt visa dina kollegors bokade tider.
Skapa gruppkalender
1. Klicka på knappen Kalendergrupper på
menyfliken Start
2. Alternativet Skapa ny kalendergrupp
3. Knappen Lägg till andra
4. Välj Lägg till från adressbok och lägg
medlemmar
5. Om du har rättigheter i kollegornas kalendrar visas innehållet i bokningarna.
I exemplet används Schemavy
Överlägg (Överlappande kalendrar)
19
Överlägg (Överlappande kalendrar) Ibland kan det vara användbart att visa flera kalendrar på varandra för att få en överblick.
1. Bocka för de kalendrar du vill
visa överlappande
2. Högerklicka och välj Överlägg
3. Nu visas en sammanställning av
kalendrarna
För att ta bort den överlappande visningen upprepar du proceduren. Då stängs den
överlappande kalendervisningen av.
Skriva ut
20
Skriva ut Det finns en mängd utskriftsinställningar för kalendern.
1. Menyfliken Arkiv
2. Skriv ut till vänster i menyn
3. Gör önskade inställningar, den
automatiska
förhandsgranskningen ger en
bra överblick
4. Använd knappen
Utskriftsalternativ om du
behöver göra mer avancerade
inställningar
Koppla bokning till frånvarobesked i telefonen Du har möjlighet att koppla bort telefonen i samband med bokningar i Kalendern. Läs
lathund på intranätet om hur du använder interntelefonkatalogen Office web
Kalenderinställningar
21
Kalenderinställningar I kalenderinställningar kan du stänga av påminnelser, ändra arbetstid och bakgrundsfärg,
lägga till veckonummer och klockikonen vid bokningar med påminnelse.
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Alternativ till vänster i menyn
3. Kalenderalternativ
Arbetstid
Ange din normala arbetstid
Kalenderalternativ
Ändra eller ta bort
standardpåminnelse
Lägg till svenska helgdagar
Visa en klockikon för
påminnelser
Visningsalternativ
Ändra bakgrundsfärg
Visa veckonummer
Färga bokningar automatiskt
22
Färga bokningar automatiskt Du kan automatiskt låta färga bokningar efter olika kriterier, till exempel ämnesfält eller
chef.
Tips!
Med Outlook Web Apps 2013 visas kategorifärger i webbmailen. Däremot visas inte
automatiskt färgade bokningar. Det kan därför vara användbart att behålla manuellt
färgade kategorier om du använder webbaserad kalender.
1. Menyfliken Visa
2. Knappen
Vyinställningar
3. Knappen
Villkorsstyrd
formatering
4. Knappen Lägg
till
5. Namnge regeln
6. Välj Färg
7. Knappen Villkor
Färga bokningar automatiskt
23
8. Gör önskade
inställningar
9. Klicka OK 3
gånger
Ta bort filter
Om du har ett enda filter kan du klicka på knappen Återställ Vy på
menyfliken Visa. Manuellt tillagda färger på bokningar påverkas inte, de
finns kvar
Om du har flera filter och vill redigera eller ta bor ett av dem klickar du
på knappen Vyinställningar. Därefter klickar du på Villkorsstyrd
formatering och förändrar de instruktioner du tidigare har skapat
Index
24
Index
A
arbetstid ....................................................... 20
avtalad tid .................................................. 3, 5
B
bakgrundsfärg .............................................. 20
boka egen tid .............................................. 3, 5
boka möte .................................................... 10
bokningar ....................................................... 3
bokningsstatus ........................................... 3, 4
D
dagens datum ................................................. 2
dela kalender ................................................ 14
E
egen tid .......................................................... 3
F
flera dagar ...................................................... 6
flytta mötestid .............................................. 13
frånvarande .................................................... 3
frånvarobesked i telefon .............................. 19
färga bokningar .............................................. 4
färga bokningar automatiskt ........................ 21
G
godkänna inbjudan ....................................... 12
gruppkalender .............................................. 17
H
helgdagar, svenska ....................................... 20
helgdagsaktivitet ............................................ 3
händelse ......................................................... 3
I
inställningar i kalendern ............................... 20
K
kalender, öppna ............................................. 1
kalenderinställningar ................................... 20
klockikon ...................................................... 20
L
ledig ............................................................... 3
M
möte ............................................................ 10
mötesförfrågan .............................................. 3
P
preliminärt ..................................................... 3
R
radera bokningar ........................................... 9
radera mötesbokning .................................. 13
S
schemaläggning ........................................... 11
skriva ut ....................................................... 19
skriva utskrift ............................................... 19
standardpåminnelse .................................... 20
T
ta bort bokningar ........................................... 9
telefon ......................................................... 19
U
upptagen ....................................................... 3
V,W
veckonummer .............................................. 20
vyer ................................................................ 1
Å
återkommande bokningar ............................. 7
Ö
öppna kalender .............................................. 1
överlapp ....................................................... 18