Samenwerking me t DHV en keur-itIn 2010 hebben advies- en ingenieursbureau DHV en Ultimo de krachten gebundeld voor het verder doorontwikkelen van de dienstverlening op het gebied van onderhoudsadvisering. Ultimo fungeert als softwarepartner, DHV als kennispartner. De opgedane marktervaringen van DHV bij het beheer van vastgoed zijn mede verwerkt in de software van Ultimo. Om conditiemetingen op eenvoudige wijze op locatie uit te voeren wordt samengewerkt met Keur-IT. Er is een standaardinterface met de inspectietool van Keur-IT beschikbaar.

Het beheer van vastgoed is een belangrijk en kostbaar onderdeel van uw bedrijfsvoering. Hoe zorgt

u voor meer inzicht in de totale vastgoedportefeuille? Op welke wijze maakt u realistische meerjaren

onderhoudsplannen om de conditie van het vastgoed goed te houden en kosten te besparen?

Hoe beheert u huurcontracten en zorgt u voor een efficiënt lopend financieel proces bij de eventuele

verhuur van vastgoed? Op welke wijze informeert u uw management, directie of investeerders

over de toestand van het vastgoed?

Professioneel vastgoedbeheer met behulp van Ultimo stelt u in staat om het totale vastgoedbeheer binnen uw organisatie te stroomlijnen. U maakt gebruik van de module Vastgoedbeheer voor een zorgvuldige registratie van het vastgoed, de module Conditiemeting om objectieve data te bemachtigen over de toestand van gebouwen, ruimtes en gebouwgebonden installaties, de module Meerjarenplanning Onderhoud voor het maken van overzichtelijke onderhoudsplanningen en de module Verhuuradministratie om het administratieve proces bij eventuele verhuur van vastgoed goed te borgen. Met behulp van operationele informatie en managementinformatie houdt u grip op de processen. De software is mede gebaseerd op NEN normen en de NL SfB codering.

Ultimo Vastgoedbeheer

meer jaren OnDerHOuDSpl anningVoor een evenwichtige exploitatie en inzicht in het verloop van de te verwachten onderhoudskosten op de lange termijn biedt Ultimo de mogelijkheid om meerjaren onderhoudsplanningen te genereren. Gebaseerd op een elementencodering en activiteiten, kostprijs, cycli en onderhoudstoestand (objectief via conditiemetingen) kunnen complete onderhoudsbegrotingen worden opgesteld. Door op gedegen wijze te budgetteren is het mogelijk het onderhoud op lange termijn inzichtelijk en goed onderbouwd te plannen en de uitvoering van de activiteiten aan te sturen. Bij het opstellen van een meerjarenplan kunnen meerdere scenario’s worden opgesteld. Nadat een keuze voor een scenario is gemaakt wordt een jaarplan opgesteld. Dit jaarplan zet u om in takenpakketten. Deze kunnen intern worden uitgevoerd of worden uitbesteed aan derden. Bij de afhandeling van de werkzaamheden worden de werkelijk gemaakte kosten ingeboekt en doorbelast aan de juiste kostenplaats. Gebruik Ultimo ook om de preventieve onderhoudswerkzaamheden van uw (gebouwgebonden) installatiepark in te plannen en uit te (laten) voeren.

ac tuele prijzen Verwerk t in De pl anningOm bij het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan op efficiënte wijze betrouwbare kostenramingen te maken kan gebruik gemaakt worden van een actueel prijzenboek van advies- en ingenieursbureau DHV. In het prijzenboek zijn actuele kosten opgenomen van materiaal, arbeid, etc. De kengetallen kunnen automatisch in Ultimo ingelezen worden. Uw onderhoudsplan steunt zodoende op een solide fundament en u voorkomt dat u met grote verrassingen op het gebied van kosten wordt geconfronteerd tijdens of na afloop van de uitvoering van de werkzaamheden.

VerHuur aDminiStr atieIndien u delen van vastgoed verhuurt aan derden, kunt u dit ook administreren en beheren in Ultimo. In Ultimo legt u de verschillende huurcontracten met bijbehorende verplichtingen vast en houdt u mutaties bij. Financiële verplichtingen worden middels prolongaties berekend, waarbij rekening wordt gehouden met opgebouwde voorschotten. Om de cashstroom te beheersen, worden alle financiële verplichtingen naar een externe debiteurenadministratie doorgesluisd. nOrmen en cODeringenBij de ontwikkeling van de software is rekening gehouden met: • NEN2580:2007(oppervlakteneninhoudenvangebouwen) • NEN2767-1:2006,NEN2767-1:2006/C1:2007enNEN2767-2:2008 (inzake conditiemetingen) • hetkunnentoepassenvanelementencoderingenbijhetopstellen van meerjaren onderhoudsbegrotingen (bijv. NL SfB)

gebruik ultimO VOOr meerNiet alleen op het gebied van Vastgoedbeheer ondersteunt Ultimo u op uitstekende wijze. Gebruik Ultimo ook voor ondersteuning op het gebied van Facility Management, Maintenance Management, IT Service Management, Infra Asset Management en Fleet Management.

Ultimo Software Solutions bvWaterweg 18071RRNunspeetNederlandTelefoon:+31(0)341-423737Fax:+31(0)341-421172E-mail: sales@ultimo.net

Ultimo Belgium bvbaMechelen Campus, gebouw ESchaliënhoevedreef 202800MechelenBelgiëTelefoon:+32(0)15-444144Fax:+32(0)15-444145E-mail: sales@ultimo.net

© 2

011.

Ulti

mo

Soft

war

e So

lutio

ns b

v. A

lle re

chte

n vo

orbe

houd

en. U

ltim

o is

een

ger

egis

tree

rd m

erk

van

Ulti

mo

Soft

war

e So

lutio

ns b

v.

And

ere

gebr

uikt

e m

erke

n zi

jn (n

iet-

)ger

egis

tree

rde

mer

ken

van

de d

esbe

treff

ende

wet

telij

ke e

igen

aren

.

VaStgOeDbeHeerMet behulp van de module Vastgoedbeheer kunt u uw complex, gebouw(en), bouwdelen, bouwlagen en ruimtes registreren. De software bevat mogelijkheden voor CAD-integratie en het is mogelijk om in Ultimo financiële informatie, kadastrale secties en WOZ-beschikkingen te registreren. Gebruik Ultimo ook om uw (gebouwgebonden) installaties en overige inventaris te beheren.

cOnDitieme tingDe basis voor het opstellen van een realistische onderhoudsplanning is het objectief en eenduidig in kaart brengen van de huidige technische conditie van een gebouw of installatie. De module Conditiemeting biedt u hiervoor de geschikte functionaliteit. Naast mogelijkheden op het gebied van plannen, uitvoeren en registreren van conditiemetingen zijn in Ultimo de gebrekenboeken per onderhoudselement ondergebracht. In deze gebrekenboeken worden de mogelijke gebreken aangegeven, inclusief het belang en de eventuele intensiteit van het gebrek. De conditiemeting start met het ingeven van een gebrek per onder-houdselement. Na het invoeren van de omvang en de intensiteit wordt de conditiescore berekend. Wanneer een onderhoudselement meerdere gebreken heeft, wordt een geaggregeerde conditiescore bepaald. Indien noodzakelijk kan een conditiescore worden vastgesteld met behulp van een verouderingskromme. Nadat de conditiescores zijn berekend, is het van belang dat de organisatiespecifieke risico’s in kaart worden gebracht. Hiermee worden mogelijke gevolgen van het niet oplossen van een gebrek aangegeven. Door de uitkomst van deze analyse te vergelijken met de gewenste conditiescore wordt een inschatting gemaakt van de noodzakelijke onderhoudsactiviteiten. Deze kunnen vervolgens worden meegenomen in de meerjaren onderhoudsbegrotingen.

eenVOuDig mObiel inSpec terenOm conditiemetingen op eenvoudige wijze op locatie uit te voeren is een interface met de inspectietool van Keur-IT beschikbaar. Dankzij deze interface is het mogelijk dat de inspecteur op locatie alle gegevens in zijn PDA vastlegt. De resultaten worden naar Ultimo geëxporteerd. Deze inspectiemethode voldoet aan de methodiek van conditiemetingenvolgensNEN2767.

WWW.ULTIMO.NET