Áp dỤng 5s cho mÔi trƯỜng lÀm viỆcglobalfocus.com.vn/data/picture/aom2-5s.pdf · 5s...
TRANSCRIPT
1
1
QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 2
Huỳnh Kim LongGV Bộ môn Quản trị Hành chính
Khoa Đào tạo Chuyên nghiệp
Trường Đại học Hoa Sen
Email: [email protected]
Releasing time to leadTM
The Productive Leader
Workload Support Tools: well organised workplaceÁP DỤNG 5S CHO MÔI
TRƯỜNG LÀM VIỆC
1. THẾ NÀO LÀ 5STiếng Nhật Tiếng Việt Tiếng Anh Yêu cầu
SEIRI SÀNG LỌC SORT CLEAR OUT
• Phân loại những thứ cầnthiết và không cần thiết
• Loại bỏ những thứ không cầnthiết
SEITON SẮP XẾP SET IN ORDER/ STRAIGHTENCONFIGURE
• Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ, và có đánh số ký hiệu (nhãn)
• Dễ tìm, dễ thấy (vị trí chínhxác)
=> Thực hiện Sẵn sàng
SEISO SẠCH SẼ SHINE/SCRUBCLEAN & CHECK
• Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ
SEIKETSU SĂN SÓC STANDARDIZECONFORMITY
• Đưa ra tiêu chuẩn để duy trì3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạchsẽ) mọi lúc mọi nơi
SHITSUKE SẴN SÀNG SUSTAINTCUSTOM & PRACTICE
• Rèn luyện việc tuân thủ 4S một cách tự giác, tự nguyện
• Là "S"quan trọng nhất, đòi hỏi kỷ luật cao nhất 3
2
2. LỢI ÍCH CỦA 5S
Môi trường làm việc sạch hơn và an toàn
Tăng hiệu quả và năng suất lao động
Tạo môi trường làm việc luôn sẵn sàng, phù hợp với tiêu chuẩn, quy định
Kiểm soát tốt hàng tồn kho và chi phí có liên quan
Sử dụng hiệu quả không gian và giảm thiểu chi phí chung
Tạo niềm tự hào tốt về nơi làm việc, doanh nghiệp/tổ chức và bản thân mình
4
3. TẦM QUAN TRỌNG CỦA 5S
5S là bước đầu tiên và quan trọng của quá trình Quản lý chất lượng
5S KAIZEN TQM (Total Quality Management)
Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 ("kai") có nghĩa là thay đổi và từ 善 ("zen") có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”.
5
4. LĨNH VỰC ÁP DỤNG
Quản lý sắp xếp nơi làm việc tại nhà máy, công sở
Quản lý thông tin
6
3
7
TỔ CHỨC
HỆ THÔNG
SẠCH SẼVỊ TRÍ TRỰC QUAN
TIÊU CHUẨNTIẾN TRÌNH
CẢI TIẾN
BƯỚC 1
THÀNH LẬP ĐỘI THỰC THI 5 S
BƯỚC 2
LẬP KẾ HOẠCH
THỰC HIỆN
BƯỚC 3
KẾ HOẠCH
TRUYỀN THÔNG
BƯỚC 4
KẾ HOẠCH
TẬP HUẤN
BƯỚC 5
THỰC THI 5 S
BƯỚC 6
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ
5. THỰC HÀNH 5S
5. THỰC HÀNH 5S (tt)
Một số điều cần quan tâm trước khi áp dụng 5S
Khu vực nào sẽ tập trung thực hiện đầu tiên?
Đã xem xét lại khu vực này?
Đã ghi nhận tình trạng hiện tại bằng chứng từ và hình ảnh?
Đã phân bổ thời gian để thực hiện hoạt động này?
Đã xác định kết quả những mong đợi sau khi tiến hành?
Đã thông đạt cho người khác trước khi thực hiện?
8
9
Giả sử bạn đang làm trong một trung tâm phân phối. Trong 2 hình bên dưới bạn hãy xác định đâu là thứ bạn cần loại bỏ
Mỗi thứ đều có chỗ của nó
Think Break
4
5. THỰC HÀNH 5S (tt)
Sàng lọc và Sắp xếp phải được tiến hành đồng thời.
Sàng lọc giúp hỗ trợ trong việc ra quyết định Sắp xếp
Tiết kiệm thời gian (không phải quyết định là để ở đâu vào ngày hôm sau)
Trả lời các câu hỏi khó như: Tại sao phải cần vật dụng đó
Nếu giữ lại thì để nó ở đâu (trong VP hay nơi khác
Vị trí nào là thuận tiện nhất
10
5.1 SORT – SÀNG LỌC
Việc phân loại vật dụng (sử dụng thường xuyên hay không) rất mất thời gian -> phải trả lời các câu hỏi
Có cần sử dụng?
Lần cuối sử dụng là khi nào?
Ai là người khởi tạo/ sử dụng/ quản lý?
Có đem lại lợi ích cho ai khác không?
11
5.1 SORT – SÀNG LỌC (tt)
Trước khi bắt đầu, phải phân bổ các khu vực trong phòng thành:
Giữ lại: phải làm nhãn ghi lý do
Chưa thể quyết định (vật dụng không chắc chắn)
Loại bỏ: thông thường và bảo mật
12
5
13
5.1 SORT – SÀNG LỌC (tt)
Tiến trình sàng lọc
Phổ biến nội dung trong toàn đội
Phân bổ nhiệm vụ
Chú ý: các thành viên trong đội phải điền vào biên bản kiểm kê (rất quan trọng) vì bản kiểm kê sẽ là cơ sở trả lời các câu hỏi tại sao phải giữ hay loại bỏ vật dụng đó như
Tại sao phải giữ nó?
Có ai khác cần nó?
Đâu là cách tốt nhất để giữ nó? (quy trình, người thực hiện, thời gian…)
14
5.2 SET – SẮP XẾP
Tại sao Sắp xếp lại quan trọng?
Sắp xếp theo 1 hệ thống thống nhất đảm bảo mọi người đều hiểu rõ
Tạo ra các nhắc nhở trực quan thống nhất để mọi người có thể nhớ
Tất cả khu vực dùng cho lưu trữ hay thư mục phải được dán nhãn rõ ràng
Các vật dụng sử dụng cùng nhau, sắp xếp gần nhau
Các vật dụng thường sử dụng nên sắp xếp ở vị trí thuận lợi, dễ lấy
Các thông tin mật cất giữ phù hợp 15
6
5.2 SET – SẮP XẾP (tt)
Tiến trình sắp xếp
Chú ý: cách bố trí các văn phòng của cần phải được thay đổi để đảm bảo rằng:
Các đồ nội thất trong văn phòng có thể đáp ứng yêu cầu lưu trữ và là một khu vực làm việc
Không gian dành cho lưu trữ ở mức tối thiểu
Các vật dụng thường sử dụng phải để ở những nơi dễ lấy, ít di chuyển
Luôn xem xét các yêu cầu đặc biệt
Khi đã sắp xếp xong nên chụp ảnh để nhắc nhở
16
Bảng kê vật dụng
Loại bỏ những vật dụng không cần thiết
TRƯỚC SAU
7
Xác định vị trí và gắn nhãn
TRƯỚC SAU
20
21
8
Kiểm tra sự phù hợp với mọi người trước khiSắp xếp
Không ngại thay đổi nếu chưa phù hợp hoặccó ý tưởng tốt hơn
Hãy thông tin cho mọi người nếu có bất kỳsự thay đổi nào
Hãy nhớ thay đổi cả tờ thông tin
22
5.3 SHINE – SẠCH SẼ
Sau khi Sàng lọc và Sắp xếp phải tiến hành thực hiện:
Các vật dụng phải được làm sạch thường xuyên và định kỳ
Loại bỏ các đồ nội thất không thích hợp
Thùng rác phải được phân loại (tái chế/ không tái chế, mật)
23
Khu vực làm việc sạch sẽ được tổ chức với các bằng chứng về sử dụng màu sắc và dấu hiệu trực quan hiệu quả.
24
9
Ví dụ về hệ thống màu sắc trực quan
25
5.4 STANDARDIZE – SĂN SÓC
Chuẩn hóa là:
Thỏa thuận về các tiêu chuẩn giữa lãnh đạo và nhân viên
Tài liệu về CV đã thực hiện về địa điểm, tiêu chuẩn, quy trình đánh giá và người thực hiện để bảo đảm mọi người phải thực hiện
Được thể hiện bằng quy định, quy trình… bảo đảm mọi người đều phải nhận thức rõ
26
5.4 STANDARDIZE – SĂN SÓC (tt)
Tiêu chuẩn hóa (TCH) công việc sẽ làm tăng hiệu quả và năng suất
Là bước quan trọng nhất (duy trì sự thay đổi là khó khăn nhất)=> việc đánh giá phải được thực hiện thường xuyên và thông tin rộng khắp
27
10
Ví dụ: Bảng đánh giá thực hiện 5S
29
5S “To Do” Plan Date: Page of
5S Team Members Company/Division Name: Person Preparing This Sheet
Item#
DateStarted
5S element 5S Task - Action PersonResponsible
Location/Department
PercentComplete
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50
100 25
75 50