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CARACTERIZACIN DE PROCESOS

NTC-5906

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOSLa Caracterizacin de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales como: quin lo hace?, Para quin o quienes se hace?, Por qu se hace?, Cmo se hace?, Cundo se hace?, ?Qu se requiere para hacerlo?. La NTC 5906 no establece de manera explcita qu procesos o de qu tipo deben estar identificados, pero los procesos se pueden identificar como:

Procesos Gerenciales/Directivos/EstratgicosProcesos Misionales/Operacionales/RealizacinProcesos de Apoyo/SoporteProcesos de Evaluacin/Seguimiento y Medicin

QU ES CARACTERIZAR UN PROCESO?Los procesos deben documentarse en funcin de la naturaleza de sus actividades, los requisitos del cliente/usuario y de los requisitos legales o reglamentarios que apliquen.

Influencia en la satisfaccin del cliente.

Los efectos en la calidad del producto/servicio.

Influencia en la misin y estrategia.

Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.

Utilizacin de recursos.

ENTRE LOS PRINCIPALES FACTORES PARA LA IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE LOS PROCESOS PUEDEN MENCIONARSE: P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOSRUTA PARA CARACTERIZAR PROCESOS

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOSCONTENIDO:NombreResponsableObjetivo AlcanceProveedoresEntradasCiclo PHVASalidasClientesRecursosDocumentosRequisitos Indicadores

FORMATO DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS

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Durante la caracterizacin de los procesos es fundamental construir los indicadores que permitan controlar y medir el desarrollo y cumplimiento del proceso, por ello se hace necesario revisar que es un indicador y como se construye, pues la mala formulacin del indicador puede generar una mala evaluacin del proceso o una falla en el control.QU ES UN INDICADOR ?Es un valor que sirve para medir el comportamiento de variables, en funcin del nivel de logro de un objetivo o meta planificados.Es relevante en el proceso dediseo, seguimiento y evaluacinex post de las accionesEs una herramienta de control operativo yde gestin

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DEFINICION TERICA:

Es una especificacin cuantitativa de la relacin entre dos o ms variables, que permite verificar el nivel de logro alcanzado en el cumplimiento de los objetivos.OBJETIVOVARIABLEINDICADORESSITUACIN ACTUALCmo estamos?OBJETIVOSQu se quiere?LOGROSMnimos esperadosP_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

1.- NOMBRE DEL INDICADOR: EXPRESIN VERBAL QUE PERSONIFICA O SINGULARIZA EL INDICADOR RESPECTIVO. 2.- ATRIBUTO: CUALIDAD O CALIDAD DEL INDICADOR (POR GNERO, NIVEL DE ESCOLARIDAD, POR REGIN).

3.- UNIDAD DE MEDIDA: UNIDAD EN LA QUE SE FORMULA EL INDICADOR.

4.- FRMULA DE CLCULO: EXPRESIN MATEMTICA PARA MEDIR LA VARIACION DE LA VARIABLE.

ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIN DE UN INDICADORP_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

Los indicadores se vuelven necesarios, partiendo del criterio de evaluacin que se quiera hacer:

De acuerdo con el cronograma o tiempo establecido para evaluar cumplimiento.De acuerdo con sus objetivos, metas o resultados.De acuerdo con el uso de sus recursos, tanto monetarios, como de otro tipo. Para dar cuenta de la evolucin de la ejecucin.

PORQU SON NECESARIOS LOS INDICADORES?P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

Listar los objetivos, metas, productos y actividades a controlar.Identificar las palabras claves que requieran un acuerdo sobre su significado.Construir un significado comn para cada una de las palabras clave identificadas.Relacionar los significados atribuidos a cada palabra clave e incluir la definicin cuantitativa del indicador (N absoluto, porcentaje).PROPUESTA PARA CONSTRUIR INDICADORESP_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS