pachete de programe de contabilitate - conta-conta.ro 840_.pdf · găsesc conturile atât ale...
TRANSCRIPT
Universitatea TRANSILVANIA din Braşov
Facultatea de Ştiinţe Economice
Pachete de programe
de contabilitate
Radu Lixăndroiu
BRAŞOV
2009
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
1
OBSERVAŢII
PACHETUL DE
PROGRAME SANCONT
Principalele obiective ale capitolului sunt:
date generale despre program
prezentarea meniurilor
înregistrarea unei firme noi
parametrizarea firmelor
meniul de actualizare a datelor
meniul de consultare a datelor
Date generale despre pachetul de programe de contabilitate
SANCONT
Pachetul de programe de contabilitate SANCONT este realizat de
firma braşoveană de software SAN Software.
Pachetul de programe este conceput pe o arhitectura client-server,
ceea ce face ca programul să fie foarte util în întreprinderile medii şi mari,
unde sarcinile contabile pot fi distribuite mai multor angajaţi.
Programul este utilizat atât în firme private utilizând contabilitatea
societăţilor comerciale, cât şi în instituţii ale statului, unde se folosesc
principiile contabile ale contabilităţii bugetare.
Programul permite ţinerea evidenţei contabile pentru oricâte firme în
acelaşi timp, fiecare putând avea setări diferite.
2
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Programul este alcătuit din trei module principale:
modulul system
modulul consultare
modului actualizare
utilitare
Meniul principal al programului
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
3
OBSERVAŢII
Detalierea meniului CONSULTARE
În cadrul modulului System, se pot face setări pentru buna
funcţionare a programului, cum ar fi licenţierea programului, licenţiere care
se face pe fiecare calculator individual pentru a fi evitată posibilitatea de
fraudare a utilizării programului.
Modulul Consultare permite vizualizarea tuturor situaţiilor contabile
(Sinteze contabile, Venituri şi cheltuieli, Urmărire terţi, Stocuri, Centre de
cost, Norme metodologice) pe baza datelor deja introduse.
Modulul Actualizare permite introducerea datelor contabile precum
şi a datelor în nomenclatoare specializate.
4
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Detalierea meniului ACTUALIZARE
Funcţionarea programului se poate face atât pe calculatoare
individuale cât şi pe calculatoare legate în reţea. În cazul utilizării
pachetului de programe pe mai multe calculatoare legate într-o reţea, se
foloseşte o singură bază de date ce se află pe unul din calculatoare, numit
Server. Datele pot fi salvate şi eventual transmise unui alt calculator pe care
pot fi prelucrate.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
5
OBSERVAŢII
Pornirea pachetului de programe SANCONT
Primul pas în utilizarea pachetului de programe SANCONT este
setarea tuturor parametrilor programului.
În cadrul meniului SYSTEM-RESURSE SYSTEM pot fi definite
aceste date iniţiale după cum urmează:
licenţa;
system;
externe;
suport;
supervizor;
Meniu SYSTEM-RESURSE SYSTEM
În cadrul meniului SYSTEM-RESURSE SYSTEM-LICENTA se
setează informaţii privind identificarea versiunii curente a programului,
numărul de licenţă, numele beneficiarului, societatea comercială, numărul
6
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
de serie al hard-discului în funcţie de care se calculează seria certificatului
de licenţă. În meniul DESPRE CONT sistemul afişează dacă versiunea
instalată este demonstrativă sau licenţiată.
Meniul SYSTEM-RESURSE SYSTEM-SYTEM permite
vizualizarea informaţiilor despre configuraţia curentă, localizarea ei,
localizarea help-ului şi a documentelor.
Opţiunea EXTERNE descrie căile externe cu care sistemul poate
conlucra, în cazul în care acestea sunt completate. Opţiunea SUPORT
permite editarea utilitarelor necesare modulului WebCont, modul care
permite transmiterea datelor prin Internet.
Meniul SUPERVIZOR permite accesul la diverse module necesare
administratorului pachetului de programe pentru o mai bună gestionare a
resurselor acestora. În cadrul acestui modul se poate lansa upgrade-ul
automat, cu o versiune mai recentă a pachetului de programe. Pentru
aceasta este suficientă descrierea căii unde se găseşte kitul cu versiunea
recentă.
Meniul SYSTEM-PRINT deschide un ecran de dialog prin care se
poate stabili în ce fel şi modalitatea de listare a textului ce se doreşte tipărit.
Există posibilitatea tipăririi întregii liste care este selectată prin
opţiunea TEXT INTEGRAL, sau este posibilă tipărirea numai a textului
selectat, caz în are se alege varianta SELECTAT. Tot din această fereastră
de dialog este posibilă schimbarea setărilor imprimantei, ce este precedent
instalată în Windows.
Considerăm că după ce configurările din meniul SYSTEM au fost
făcute se poate trece la lucrul efectiv contabil.
Gestionarea firmelor
După cum am mai spus, programul SANCONT permite lucrul pe
mai multe firme, independente, ce pot avea caracteristici diferite (domenii
de activitate, plan contabil, utilizatori., etc. ).
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
7
OBSERVAŢII
Date generale firmă
Gestionarea firmelor se face prin modulul firme care cuprinde:
selecţie firmă - opţiune disponibilă şi în momentul
pornirii programului, când este selectată firma de lucru,
utilizatorul; accesul la baza de date făcându-se limitat
prin parolă;
localizare firmă în reţea - obţine care permite lucrul pe
o firmă deja existentă, dar care se găseşte pe un alt
calculator;
gestionare resurse firme - permite modificarea,
ştergerea firmelor existente in cadrul modulului de
lucru; ştergerea nu este fizică a bazelor de date ce conţin
firma respectivă ci doar o eliminare din modulul de
lucru;
8
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
date generale firmă - permite introducerea datelor
generale ale firmei (cod fiscal, adresa, procent TVA,
etc.)
salvare date - opţiunea permite selectarea căii către
discul sau folderul unde se doreşte ca arhiva să fie
copiată;
restaurare date - opţiunea permite selectarea arhivei de
date care va înlocui datele curente;
database refresh - permite alegerea opţiunilor pentru
care se reactualizează datele. Refacerea (actualizarea
datelor se face după restaurare, upgrade, căderi de
tensiune, blocaje de sistem). Astfel se pot actualiza: acte
contabile, solduri lunare, mişcări î stoc, stocuri lunare,
mişcări de mijloace fixe, mijloace fixe, plan contabil,
relaţii contabile, parteneri comerciali, produse,
livrări/comenzi, salarizare, catalog devize, utilizatori,
conturi la bănci, nomenclator contracte, liste de sarcini,
echipamente, locaţii, locaţii & echipamente;
Database Refresh
datebase cleanup - şterge datele selectate din baza de
date;
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
9
OBSERVAŢII
Actualizarea nomenclatoarelor specifice firmei
Actualizare nomenclator Plan Contabil
În cazul în care firma pentru care se ţine contabilitatea face parte
dintr-un domeniu de activitate neobişnuit, sau în cazul în care persoana
care ţine evidenţa contabilă doreşte existenţa (sau inexistenţa) unor conturi
în planul contabil poate opera aceste modificări în cadrul meniului
ACTUALIZARE-NOMENCLATOARE-PLAN CONTABIL.
Fereastra actualizare plan contabil
Partea de sus a ferestrei conţine următoarele comenzi:
refresh;
asistent;
adăugare;
ştergere;
editare;
filtrare;
listare;
norme;
exit.
10
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Comenzile din cadrul ferestrei Structura Plan Contabil
Comanda ASISTENT permite analiza structurii conturilor
(analizarea planului de conturi referitor la conţinutul şi structura acestuia;
dacă sunt constituite toate clasele, grupele şi conturile sintetice, analizarea
conturilor subanalitice de gradul I şi II care lipsesc din planul de conturi,
analizarea conturilor care sunt cuprinse în planul contabil al firmei
respective dar care nu sunt prevăzute în legea contabilităţii, afişarea
conturilor care nu respectă formatul de structură al unui cont), analiza
funcţionalităţii conturilor (permite o analizare generală a planului de
conturi referitoare la funcţiunea conturilor respectiv la activ şi pasiv sau
bifuncţional), analiza sintetizării conturilor (permite completarea
câmpurilor rămase libere în coloana SIN, automat conform recomandărilor
producătorului programului), analiza denumirii conturilor (se va face
afişarea conturilor a căror denumire nu este completată în câmpul
Denumire. Dacă nici una din aceste opţiuni nu este marcată se va realiza o
analiză generală a planului de conturi făcându-se o paralelă între planul de
conturi existent în nomenclator şi planul de conturi prevăzut de lege fiind
adăugate automat conturile care lipsesc).
Opţiunea ASISTENT din modulul Structura Plan Contabil
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
11
OBSERVAŢII
În cadrul opţiunii NORME se dau date generale contabile despre
clasa sau contul care este selectat în prealabil. Astfel pentru contul 518, se
afişează prin opţiunea norme următoarele date:
Norme metodologice pentru un cont selectat
Actualizare nomenclator Relaţii Contabile
În cadrul ferestrei ACTUALIZARE-NOMENCLATOARE-
RELATII CONTABILE este posibilă inserarea, modificarea şi ştergerea
şabloanelor contabile. Şabloanele contabile sunt folosite pentru generarea
automată a notelor contabile după introducerea datelor contabile în
program.
12
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Fereastra nomenclator Relaţii Contabile
Nomenclatorul de relaţiile contabile este creat de firma producătoare
cu principalele înregistrări contabile, utilizate frecvent de firme. Totuşi,
datorită domeniului de activitate precum şi a dorinţelor particulare fiecărui
utilizator, acest nomenclator poate fi modificat. Modificările se presupun a
se face la începerea activităţii sau la apariţia unor modificări esenţiale.
Totodată dacă nomenclatorul de relaţii contabile este bine definit,
utilizatorul poate utilizând programul să ţină evidenţe contabile fără a mai
scrie efectiv note contabile, acestea fiind scrise automat.
Actualizare nomenclator Parteneri Comerciali
O altă facilitate adusă de program este realizarea unei liste cu
partenerii comerciali (atât furnizori cât şi clienţi), datele fiind stocate în
baza de date a firmei.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
13
OBSERVAŢII
Fereastra Catalog Parteneri Comerciali
Comenzi disponibile în cadrul ferestrei Catalog Parteneri Comerciali:
Comenzi în cadrul ferestrei Catalog Parteneri Comerciali
adaugă - adaugă un nou partener comercial în catalog.
Poate fi persoană fizică (angajat sau altă persoană
externă cu care firma intră în relaţii de afaceri), gestiune
sau depozit, secţie, centru de responsabilitate etc. Codul
poate avea o lungime de maxim 14 caractere şi sistemul
nu admite decât coduri unice.
14
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Fereastra Adaugare/Editare partener comercial
şterge - se efectuează ştergerea partenerului comercial
selectat.
editare - se efectuează editarea partenerului comercial
selectat.
listare- se efectuează listarea partenerilor comerciali.
analist - listează codurile duble, codurile utilizate lipsă
şi codurile neutilizate.
Fereastra Asistent Nomenclator
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
15
OBSERVAŢII
filtrări - anulează toate filtrările executate în prealabil
(filtrarea se face prin selectarea unei coloane), aducând
în ecran toate codurile de lucrări.
refresh - reface indexul acestui catalog.
exit.
Actualizare nomenclator Produse şi Servicii
Similar catalogului ce cuprinde partenerii comerciali este şi catalogul
de produse şi servicii.
Fereastra Catalog Produse
Comenzi disponibile în cadrul ferestrei Catalog Parteneri Comerciali:
Comenzi în cadrul ferestrei Catalog Produse
adaugă - adaugă un nou produsul în catalog. Codul
poate avea o lungime de maxim 14 caractere. Sistemul
nu va permite introducerea aceluiaşi cod de două ori.
Dacă se doreşte culegerea actelor ce presupun o intrare
în stoc contul aferent unui anumit cod de produs să se
completeze automat, trebuie completat pe câmpul
CODAUX contul corespondent codului respectiv, apoi
să se selecteze în Catalogul de Relaţii Contabile pentru
16
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
tipul de act aferent unei intrări în stoc (factură, nir,
donaţie, etc.).
şterge - se efectuează ştergerea produsului selectat.
editare - se efectuează editarea produsului selectat.
listare- se efectuează listarea produselor.
analist - listează codurile duble, codurile utilizate lipsă
şi codurile neutilizate.
Fereastra Asistent Nomenclator
filtrări - anulează toate filtrările executate în prealabil
(filtrarea se face prin selectarea unei coloane), aducând
în ecran toate codurile de lucrări.
refresh - reface indexul acestui catalog.
exit.
Actualizare nomenclator Activităţi / Lucrări
Similar catalogului ce cuprinde partenerii comerciali şi produsele şi
serviciile este şi catalogul de activităţi.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
17
OBSERVAŢII
Fereastra Catalog Activităţi
Comenzi disponibile în cadrul ferestrei Catalog Activităţi
Comenzi în cadrul ferestrei Catalog Activităţi
adaugă - efectuează adăugarea unui nou cod de lucrare
în acest catalog. Codul poate avea o lungime de maxim
14 caractere şi nu se admit decât coduri unice.
şterge - se efectuează ştergerea activităţii selectate.
editare - se efectuează editarea activităţii selectate.
listare- se efectuează listarea activităţilor.
analist - listează codurile duble, codurile utilizate lipsă
şi codurile neutilizate.
Fereastra Asistent Nomenclator
18
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
filtrări - anulează toate filtrările executate în prealabil
(filtrarea se face prin selectarea unei coloane), aducând
în ecran toate codurile de lucrări.
refresh - reface indexul acestui catalog.
exit.
Actualizare nomenclator Bănci
Nomenclatorul Bănci conţine toate conturile bancare ale firmelor ce
se găsesc în catalogul Parteneri Comerciali. Deci în catalogul Bănci se
găsesc conturile atât ale persoanelor juridice cât şi ale persoanelor fizice,
depozitelor, etc. care intră în relaţii de afaceri cu firma.
Fereastra Catalog Bănci
Comenzi disponibile în cadrul ferestrei Catalog Bănci:
Comenzi în cadrul ferestrei Catalog Bănci
adaugă - efectuează adăugarea unei noi poziţii în acest
catalog. În câmpul Cod Fiscal trebuie să apară codurile
personale ale partenerilor comerciali din Catalogul
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
19
OBSERVAŢII
Parteneri Comerciali. Dacă se tastează ENTER pe acest
câmp se va deschide Catalogul de Parteneri de unde se
poate selecta partenerul pentru care se doreşte a se
introduce banca.
Adăugare cont bancar pentru un partener comercial
şterge - se efectuează ştergerea contului selectat.
editare - se efectuează editarea contului selectat.
listare- se efectuează listarea conturilor.
analist - listează codurile duble, codurile utilizate lipsă
şi codurile neutilizate.
Fereastra Asistent Nomenclator
20
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
filtrări - anulează toate filtrările executate în prealabil
(filtrarea se face prin selectarea unei coloane), aducând
în ecran toate codurile de lucrări.
refresh - reface indexul acestui catalog.
exit.
Actualizare nomenclator Cursuri Valutare
Pentru calculul contabil care presupune lucrul cu devize, acest
nomenclator ţine evidenţa cursurilor valutare.
Exprimarea cursurilor valutare se face în lei, fiind menţionată
moneda precum şi data cursului.
Programul permite şi realizarea unor grafice ce conţin evoluţia
diferitelor devize în timp, precum şi analize asupra acestor evoluţii.
Fereastra Cursuri Valutare
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
21
OBSERVAŢII
Meniul conţine următoarele comenzi:
adaugă - efectuează adăugarea unui nou curs valutar.
Trebuie completată Data pentru care este valabil cursul
respectiv, în câmpul Curs trebuie introdus echivalentul
în lei al unităţii monetare străine, iar în câmpul Tip
trebuie completat simbolul valutei pentru care s-a
introdus cursul.
şterge - efectuează ştergerea cursului pentru valuta unde
este poziţionat cursorul.
listare - listează cursurile leu în raport cu valutele din
catalog.
situaţia grafică - afişează situaţia grafică a evoluţiei
cursului de schimb leu faţă de moneda care a fost
filtrată în prealabil.
exit.
Actualizare nomenclator Mijloace Fixe
Permite modificare catalogului de mijloace fixe prin introducerea
unor noi categorii de mijloace fixe sau excludere unora deja existente.
Fereastra Catalog Mijloace Fixe
În funcţie de acest catalog, în momentul introducerii în firmă a unui
mijloc fix se va alege clasa din care face parte, şi în mod automat se va
22
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
corela mijlocul fix cu durata de amortizare pentru a se calcula amortizarea
lunară prin metoda liniară.
Meniul conţine comenzile standard:
Meniul catalogului Mijloace Fixe
adăugare;
ştergere;
editare;
listare;
analist;
filtrare;
refresh;
exit.
Introducerea datelor contabile
Modulul ACTUALIZARE-DOCUMENTE / CONTURI permite
introducerea datelor contabile propriu-zise. Considerăm că până la acest
moment s-a realizat configurarea programului pe domeniul de activitate al
firmei, că au fost realizate cataloagele de parteneri comerciali, bănci,
produse şi servicii, activităţi precum şi cel de mijloace fixe.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
23
OBSERVAŢII
Fereastra Actualizare Documente
Modulul ACTUALIZARE-DOCUMENTE / CONTURI conţine
următoarele elemente:
actualizare documente - este singurul loc din program
unde se pot actualiza (adăuga, modifica, şterge)
documente. Acţionând această comandă se intră în
fereastra unde se introduc efectiv acte sau este posibilă
modificarea/ştergerea/consultarea actelor deja introduse,
atât la nivel valoric cât şi la nivel cantitativ. Cifra din
colţul butonului reprezintă numărul de acte introduse în
luna curentă.
tip listare, cont - completând simbolul unui cont (grup
sau clasa de conturi) se pot vizualiza toate înregistrările
făcute în debitul/creditul acestuia precum şi totalul
rulajului pentru contul (grupa sau clasa) respectiv.
24
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
mişcări în stoc - această comandă permite intrarea î
fereastra ce conţine reperele ce au determinat mişcări
(intrări, ieşiri, transferuri) în stocurile de mărfuri şi
materiale. Un REPER cuprinde Gestiunea - Contul
(subgestiunea)-Codul de Produs-Data stocului-
Cantitatea, pentru care au avut loc mişcări la nivelul
stocului. Cifra din colţul butonului reprezintă numărul
de repere înregistrate în stoc în luna curentă.
contări acte - această comandă permite intrarea în
fereastra cu toate înregistrările contabile la nivel valoric
conţinute în actele introduse. Cifra din colţul butonului
reprezintă numărul de înregistrări contabile din luna
curentă.
mijloace fixe - permite afişarea tuturor mijloacelor fixe
de care dispune firma, precum şi principalele
caracteristici ale acestora (data de intrare, durata de
funcţionare, etc.)
personal / salarizare - permite contabilizarea datelor
referitoare la salarii, contribuţiile angajatului şi
angajatorului la fondurile Statului.
înregistrări personale - permite selectarea din totalul
actelor introduse în luna curentă numai a acelor care au
fost introduse de utilizatorul curent.
smart system - conţine analizori pe care sistemul îi
pune la dispoziţie în încercarea de a realiza o evidenţă
contabilă cât mai corect. Analizorii vizează
Contabilitatea Financiară, de Gestiune Internă şi
Stocurile. La rularea acestor analizori sistemul nu
trebuie să raporteze erori de operare, în caz contrar
eventualele erori trebuie remediate.
informaţii - permite calculul automat al soldurilor,
stocurilor, mijloacelor fixe.
exit.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
25
OBSERVAŢII
Actualizarea documentelor
Introducerea documentelor se face din meniu ACTUALIZARE-
ACTUALIZARE DOCUMENTE de unde se alege opţiunea
ACTUALIZARE DOCUMENTE.
Fereastra Actualizare Documente
Introducerea datelor contabile presupune faptul că fiecare operaţiune
contabilă se bazează pe un document.
Meniul ferestrei de actualizare documente conţine următoarele
elemente:
Meniul ferestrei Actualizare Documente
adaugă - permite introducere de noi acte.
Introducerea unui nou act este posibilă dacă se
face poziţionarea cursorului pe unul din actele
deja introduse de acelaşi fel. Dacă nu există nici
un act introdus, la apelarea funcţiei sistemul va
26
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
deschide o listă cu tipologiile de acte configurate
în Nomenclatorul de Relaţii Contabile (F4) din
care se poate selecta tipul actului ce se doreşte
introdus.
şterge - permite ştergerea actelor selectate.
Ştergerea se face prin poziţionarea cursorului pe
actul ce se doreşte şters iar la apelarea funcţiei,
sistemul şterge fizic actul selectat. Actele care
conţin informaţii cantitative nu pot fi şterse,
acestea trebuie şterse în prealabil direct de pe act
şi abia apoi actul în cauză poate fi şters. Pot fi
şterse doar acele acte introduse de utilizatorul
curent sau actele introduse de utilizatorii cu nivel
de acces mai mic decât nivelul de acces al
utilizatorului curent. De asemenea, utilizatorii cu
acelaşi nivel de acces nu-şi pot şterge reciproc
actele introduse.
editare - permite modificarea unor acte contabile
deja introduse. Modificarea se face prin
poziţionarea cursorului pe actul ce se doreşte
modificat. Se va deschide fereastra de specificaţii
a actului respectiv unde se poate modifica
partenerul comercial. Apoi sistemul va face
trecerea în fereastra de informaţii cantitative
(unde este cazul) şi apoi în cea de înregistrări
contabile, unde acestea pot fi modificate. Si
editarea de face pe baza nivelelor de acces ca
anterior.
filtrări - anulează filtrările active.
document - afişează pe ecran nota contabilă a
înregistrărilor cuprinse în actul selectat.
registru - afişează pe ecran registrul jurnal pentru
documentele filtrate în prealabil. Dacă nu s-au
efectuat filtrări, afişează registrul jurnal pentru
toate documentele introduse în luna curentă.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
27
OBSERVAŢII
refresh - în cazul bazelor de date foarte mari, se
întâmplă ca unele acte să dispară sau acte şterse
anterior să figureze în continuare în evidenţa
sistemului. La apelarea acestei funcţii sistemul va
reindexa bazele de date.
exit.
Alte comenzi disponibile în această fereastră sunt:
Comenzi disponibile în cadrul ferestrei Actualizare Documente
detalii - permite deschiderea în partea de jos
ferestrei a înregistrărilor contabile şi cantitative.
înregistrări contabile - permite vizualizarea
înregistrărilor de acest fel din documentul
selectat.
înregistrări cantitative - permite vizualizarea
înregistrărilor de acest fel din documentul
selectat.
Câmpurile disponibile în această fereastră sunt:
Câmpurile ferestrei Actualizare Documente
tip document - Dacă se doreşte selectarea tuturor
documentelor de acelaşi tip din luna curentă, este
necesară poziţionarea cursorului pe unul din ele
28
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
iar la apăsarea butonului Tip Document, sistemul
va filtra toate actele de acest tip din lună.
număr - Dacă se doreşte selectarea tuturor
documentelor cu acelaşi număr din luna curentă,
este necesară poziţionarea cursorului pe unul din
ele iar la apăsarea butonului Număr, sistemul va
filtra toate actele de acest tip din lună.
data - Dacă se doreşte selectarea tuturor
documentelor cu aceeaşi dată din luna curentă,
este necesară poziţionarea cursorului pe unul din
ele iar la apăsarea butonului Data, sistemul va
filtra toate actele de acest tip din lună.
cod partener - Dacă se doreşte selectarea tuturor
documentelor ce conţin acelaşi cod partener din
luna curentă, este necesară poziţionarea
cursorului pe unul din ele iar la apăsarea
butonului Cod Partener, sistemul va filtra toate
actele de acest tip din lună.
partener - Dacă se doreşte selectarea tuturor
documentelor ce conţin acelaşi partener din luna
curentă, este necesară poziţionarea cursorului pe
unul din ele iar la apăsarea butonului Partener,
sistemul va filtra toate actele de acest tip din lună.
Adăugarea unui nou document
Adăugarea unui nou document se face din fereastra Actualizare
documente cum am arătat mai sus.
La alegerea din această fereastră a opţiunii ADAUGĂ se deschide
următoarea fereastră:
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
29
OBSERVAŢII
Fereastra Adăugare Document
În caseta Tip_doc se poate alege tipul documentului prin click
mouse, din cadrul documentelor deja introduse în cadrul ACTUALIZARE-
NOMENCLATOARE-RELAŢII CONTABILE. Astfel:
Selecţie tip document
Procedura de introducere a unui nou document continua cu alegerea
partenerului comercial. Partenerul comercial se poate ale din
Nomenclatorul de Parteneri Comerciali sau se poate introduce un nou
partener în acest nomenclator.
30
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Fereastra Actualizare Tip Document
După alegerea parterului comercial se trece la ÎNREGISTRĂRI
cantitative (când este cazul) şi contabile. Astfel prin alegerea opţiunii
Înregistrări va apare:
Fereastra Înregistrări Cantitative
În cadrul ferestrei înregistrări cantitative avem meniul:
Meniu Înregistrări Cantitative
adăugare - efectuează adăugarea unui nou reper
în fereastra înregistrărilor cantitative. Un reper
cuprinde Gestiunea, Contul (Subgestiunea),
Codul Produs, Data Stocului, Cantitatea la nivelul
cărora au avut loc mişcări la nivelul stocului.
reperele se referă de fapt la poziţiile de pe factura
fiscală care se culege de sistem.
ştergere - şterge reperul selectat.
editare - editează reperul selectat.
filtrare - anulează filtrările active.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
31
OBSERVAŢII
listează - afişează pe ecran lista stabilită pentru
tipul de document care este selectat în
Nomenclatorul de Relaţii Contabile (avize de
expediţie, bonuri de consum, NIR-uri, anexe la
facturi fiscale, facturi fiscale în format tipizat,
etc.)
exit.
După completarea datelor cantitative se vor completa datele
contabile în fereastra Înregistrări Contabile:
Fereastra Înregistrări Contabile
În cadrul acestei ferestre se completează automat de sistem notele
contabile, configurate în ACTUALIZARE-NOMENCLATOARE-
RELAŢII CONTABILE.
Meniul acestei ferestre cuprinde următoarele opţiuni:
Meniul ferestrei Înregistrări Contabile
adaugă - efectuează adăugarea unei noi
înregistrări contabile în această fereastră. După
acţionarea acestui buton, se vor completa direct în
căsuţele aferente simbolurile conturilor care
reflectă operaţiune care se înregistrează.
şterge - şterge înregistrarea contabilă selectată.
listare - listează nota contabilă cu înregistrările
din această fereastră.
32
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
învaţă - memorează în Catalogul de Relaţii
Contabile înregistrările ce se operează în mod
curent pentru tipul de act care este activ. Astfel
este posibilă configurarea înregistrărilor contabile
aferente unui act astfel încât în viitor actul
respectiv va fi configurat, trebuind doar introduse
sumele.
uită - şterge din Catalogul de Relaţii Contabile
înregistrarea contabilă selectată, astfel ca în viitor
această înregistrare contabilă nu va mai apare pe
actul în care se face această operaţie.
filtrări - anulează filtrările active.
anexa - afişează anexe aferente înregistrărilor
contabile operate.
exit.
Afişarea şi listarea evidenţelor contabile
Afişarea şi listarea situaţiilor contabile se realizează după
introducerea datelor contabile prin modulul CONSULTARE.
În varianta 7.0 a programului, acest modul are următoarea structură:
Sinteze contabile
- Balanţe lunare de verificare
- Situaţii registru jurnal
- Situaţii registru lunar
- Fişe de cont registru - lunare
- Fişe de cont registru - anuale
- Fişe cont carte mare
- Fişe cont jurnal - situaţie
- Fişe cont generale
- Registru jurnal
- Registre de TVA (Vânzări / Cumpărări)
- Erori registre TVA
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
33
OBSERVAŢII
- Registru de casă
- Care mare lunară
- Registru încasări şi plăţi
- Registru bancar de încasări şi plăţi
Venituri şi cheltuieli
- Rulaj venituri / cheltuieli
- Sinteze tip buget
- Cheltuieli cu imobilizările
- Registru lunar de vânzări / cumpărări
- Registre de casă
- Urmărire comenzi
- Sinteze de bilanţ
Urmărire terţi
- Facturi restante
- Sumar facturi restante
- Fişe calendaristice / Urmărire facturi
- Detaliere cont / Parteneri comerciali
- Detaliere parteneri comeciali / Cont
- Situaţii registru lunar - terţi
- Fişe cont registru - lunare - terţi
- Fişe cont registru - anuale - terţi
- Registru jurnal terţi
Stocuri
- Stoc general
- Stoc CMP
- Stoc general - CMP
- Erori de operare CMP
- Stoc EN DETAIL
- Stocuri pe gestiuni
- Stocuri pe produse
- Stocuri pe produse
- Balanţa stocurilor
- Raportul general de stoc lunar
- Lista de inventariere
- Lista de inventariere / perioadă
34
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
- Fişa anuală de mişcări / produs
- Fişa generală de mişcări în stocuri
- Tratare erori în stocuri
- Validare stocuri / contabilitate
- Stocuri fără mişcare şi mişcare lentă
- Evidenţă cheltuieli pe secţii / materiale
- Top cantitativ
- Top furnizori / clienţi
- Lista de stoc (cumulativ)
Lucrări şi investiţii
- Evidenţa investiţii în curs
- Fişe cont registru - lunare - costuri
- Fişe cont registru - anuale - costuri
Centre de cost
- Situaţii preluate din financiară
- Situaţie cheltuieli / conturi calcuate
- Situaţii registru lunar - costuri
- Registru jurnal - costuri
- Sinteze de rulaj venituri
- Sinteze de rulaj cheltuieli
Mijloace fixe
- Listare stoc mijloace fixe
Specificaţii de conversie SAP
Arhiva de teste
Intrebări:
Care sunt principalele module ale programului?
Cum se pot face înregistrări?
Cum se poate parametrizează o firmă?
Cum se introduc documentele contabile?
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
35
OBSERVAŢII
EXEMPLE PRACTICE
Principalele obiective ale capitolului sunt:
iniţializarea unei firme
parametrizarea firmei
introducerea partenerilor comerciali şi a băncilor
introducerea documentelor contabile
introducerea documentelor cantitative
introducerea şi evidenţa mijloacelor fixe
afişarea balanţei, a registrului jurnal, a evidenţei stocurilor
şi a patenerilor
Incărcarea datelor unei firme
Inainte de începerea introducerii datelor contabile trebuie introduse
firmele pentru care se va ţine contabilitatea cu ajutorul programului
SANCONT.
O firma nouă se adaugă din meniul FIRMA-INSTALARE FIRMA
NOU.
Instalare firmă nouă
36
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Vom dori de exemplu să adăugăm firma Mobimpex SRL, adresa: str.
Ion Creanga nr 4, Brasov, CUI 8822331, reg. comerţului J08/2343/2003,
telefon 123123, fax 123124. Pentru ţinerea evidenţelor contabile se
foloseşte planul contabil pentru SRL iar metoda de amortizare este FIFO.
Introducerea datelor firmei Mobimpex
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
37
OBSERVAŢII
Mesajul de creare a firmei Mobimpex
Pentru a introduce date în firma Mobimpex trebuie să o selectăm.
Selecţia se poate face fie în momentul în care intrăm în program fie din
meniul FIRMA-SELECŢIE FIRMĂ
Selectarea firmei de lucru
Pentru a putea intra în firma trebuie introdus numele utilizatorului şi
parola:
38
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Selectarea firmei, introducerea utilizatorului şi a parolei
Pentru a putea introduce acte contabile trebuie să introducem
partenerii comerciali (clienţi şi furnizori cu care firma intră contacte
comerciale). De exemplu avem următorii parteneri comerciali:
Nume CUI Localitate
Societatea A 1010101 Brasov
Societatea B 1212121 Bucuresti
Societatea C 2121212 Brasov
Societatea D 1313131 Brasov
Societatea E 2323232 Bucuresti
Introducerea partenerilor se face din meniul ACTUALIZARE-
NOMENCLATOARE-PARTENERI COMERCIALI
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
39
OBSERVAŢII
Meniul de introducere a partenerilor comerciali
Introducerea datelor partenerului - SOCIETATEA A
Catalogul de parteneri comerciali cu partenerii introduşi
40
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
În continuare considerăm că fiecare partener contabil are un cont
deschis la bancă după cum urmează:
Nume Cont Banca Localitate
Societatea A 10000000001 BRD Brasov
Societatea B 12222222221 BCR Bucuresti
Societatea C 13333333331 BRD Brasov
Societatea D 14444444441 BancPost Brasov
Societatea E 15555555551 BRD Bucuresti
Introducerea partenerilor băncilor se face din meniul
ACTUALIZARE-NOMENCLATOARE-NOMENCLATOR BĂNCI
Meniul de introducere a băncilor
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
41
OBSERVAŢII
Fereastra de introducere a conturilor bancare şi a
băncilor pentru fiecare partener comercial
Afişarea tuturor partenerilor cu conturile bancare
Considerăm că pentru firma noastră va exista o singura gestiune şi
anume GESTIUNE 1. Gestiunea se adaugă ca şi partener comercial.
Înregistrarea datelor CONTABILE
Presupunem că am făcut o factură către Societatea A, în valoare de
1000 lei (TVA-ul nu este inclus!), în data de 26.03.2007.
Contravaloarea facturii am încasat-o în casă în aceeaşi zi.
42
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Meniul de introducere a documentelor contabile
Pentru a introduce date se alege opţiunea ACTUALIZARE DATE
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
43
OBSERVAŢII
În fereastra ACTUALIZARE DOCUMENTE sunt disponibile toate
documentele din luna de lucru. Prin apăsarea butonului DETALII se pot
vizualiza înregistrările contabile pentru fiecare document selectat.
Adăugarea unui nou document contabil
Selectarea unui tip de document se face dând dublu CLIK pe căsuţa
Tip_Doc.
44
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Selectarea tipului de document dorit
În fereastra ACTUALIZARE DOCUMENT - introducerea codului
partener urmată de ENTER face să apară numele şi contul bancar al
partenerului (numai dacă acesta a fost deja introdus în baza de date
PARTENERI COMERCIALI!).
Introducerea codului partenerului
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
45
OBSERVAŢII
Prin apăsarea butonului de SPECIFICATII se merge în fereastra de
ÎNREGISTRĂRI CANTITATIVE iar apoi în cea de ÎNREGISTRĂRI
CONTABILE.
Introducerea valorii la TVA se face automat prin introducerea bazei
de impozitare, ca în figura următoare.
După ce s-au completat si restul valorilor corespunzătoare
înregistrărilor contabile, se poate închide fereastra INREGISTRARI
CONTABILE si ne vom reîntoarce la fereastra ACTUALIZARE
DOCUMENTE.
În momentul în care suntem poziţionaţi pe un act contabil în fereastra
de jos sunt vizibile contările conţinute de acest act.
46
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Înregistrarea încasării se face prin alegerea documentului: CHIT-
BEN Încasări în numerar.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
47
OBSERVAŢII
Selectarea documentului: Încasări în numerar
După înregistrarea datelor contabile vom avea:
48
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Înregistrarea datelor CANTITATIVE
În cele ce urmează vom înregistra şi documente care conţin referiri
cantitative.
Astfel presupunem că înregistrăm o factură de cumpărare a 10 saci
de ciment de la furnizorul Societatea B. Preţul de achiziţie al unui sac este
de 10 lei (nu include TVA).
Stocurile se înregistrează în firmă în cadrul gestiunii 1.
Pentru început vom înregistra produsul sac de ciment în cadrul
nomenclatorului PRODUSE ŞI SERVICII.
Meniul de adăugare a produselor
Adăugarea unui produs
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
49
OBSERVAŢII
Înregistrarea datelor se face similar cu factura de prestări servicii cu
diferenţa că în acest caz se vor introduce şi date cantitative după cum
urmează:
ATENŢIE!
Pentru introducerea valorilor în câmpurile din stânga se va proceda
astfel:
- se poziţionează cursorul în câmpul care se doreşte a se completa,
- se dă dublu CLIK în caseta gri din partea dreaptă a câmpului,
- se alege din fereastra care apare valoarea dorită.
Introducerea datelor cantitative
După închiderea ferestrei cu date cantitative se va observa că şi
datele contabile au fost completate în mod automat.
Deci vom avea documentul în fereastra de ACTUALIZARE
DOCUMENTE după cum urmează:
50
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Datele documentului ce conţine înregistrări cantitative
Înregistrarea mijloacelor fixe
De exemplu dorim înregistrarea unui autoturism DACIA-PAPUC, în
valoare de 30.000 lei, achiziţionat de la firma DACIA.
Pentru început trebuie să adăugam produsul DACIA-PAPUC în
nomenclatorul de PRODUSE ŞI SERVICII. Intrăm în meniul
ACTUALIZARE-NOMENCLATOARE-PRODUSE ŞI SERVICII.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
51
OBSERVAŢII
Adăugarea produsului - DACIA-PAPUC
Pentru introducerea facturii de achiziţie a autoturismului intrăm în
meniul: ACTUALIZARE-DOCUMENTE/CONTURI - ACTUALIZARE
DOCUMENTE.
Mijloacele fixe sunt introduse în documente specifice. Astfel în
momentul intrării acestora în gestiune la TIP_DOCUMENT vom selecta
FACT_FURN - Achiziţii de mijloace fixe.
52
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Selectarea tipului de document FACT_FURN
În fereastra de date CANTITATIVE trebuie să adăugăm achiziţia
autoturismului şi intrarea acestuia în gestiunea 1.
Introducerea datelor cantitative
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
53
OBSERVAŢII
În caseta COD_PRODUS trebuie selectat produsul achiziţionat din
lista tuturor produselor, după cum urmează:
Selectarea produsului achiziţionat din lista de PRODUSE
În caseta COD_CLASA trebuie selectat tipul de mijloc fix care a fost
achiziţionat. În funcţie de tipul ales mijlocul fix se va amortiza într-un
număr de ani (DNS).
În cazul nostru, mijlocul fix achiziţionat face parte din categoria
MIJLOACE DE TRANSPORT AUTO-AUTOTURISME.
54
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Selectarea tipului de mijloc fix
În final fereastra de adăugare a mijloacelor fixe va avea următoarele
date:
Fereastra de adăugare a datelor CANTITATIVE
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
55
OBSERVAŢII
Vizualizarea înregistrărilor cantitative introduse în document:
În mod automat au fost completate şi datele contabile după cum
urmează:
La închiderea ferestrei ne vom întoarce la fereastra de adăugare a
documentelor contabile:
Fereastra de adăugare a documentelor
La închiderea acestei ferestre ieşim, în fereastra de ACTUALIZARE
DOCUMENTE. Aici putem vedea toate documentele introduse pe tipuri.
56
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Astfel putem vedea separat documentele care conţin înregistrări
referitoare la:
- stocuri
- mijloace fixe
- salarii
- alte tipuri de înregistrări (CONTĂRI ACTE)
Vizualizarea operaţiilor ce conţin MIJLOACE FIXE
La apăsarea butonului MIJLOACE FIXE vom avea:
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
57
OBSERVAŢII
Amortizarea mijloacelor fixe
Pentru a amortiza un mijloc fix este necesar ca acesta sa fie
înregistrat în gestiune ca fiind un mijloc fix. Nu se vor executa
procedurile de calcul ale amortizării dacă mijlocul fix nu este
corect introdus în gestiune. Înregistrarea amortizării se face în ACUALIZARE-ACTALIZARE
DOCUMENTE/CONTURI-ACTUALIZARE DOCUMENTE.
La tipul documetului se va selecta din categoria MIJLOACE FIXE
subcategoria AMORTISMENT FONDURI FIXE, ca în figura următoare:
Selectarea tipului de document NC_AMMF
În document, la introducerea datelor vom avea fereastra
AMORTIZARE, ca în figura următoare.
La introducerea numărului de inventar al mijlocului fix se vor
calcula automat:
- amortizarea lunară,
- suma rămasă de amortizat,
- valoarea amortizată.
58
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Calculul amortizării pentru mijlocul fix cu numărul de inventar 1
Automat la înregistrări contabile vom avea următoarele înregistrări:
Operaţii de închidere de luna - Închiderea TVA-ului
Operaţiile de la sfârşitul lunii de închidere a TVA-ului şi a contului
de Profit şi Pierdere se fac în mod automat astfel:
Pentru închiderea TVA-ului se adaugă un nou document contabil
care la Tip_Document va avea selectat: NOTE CONTABILE LUNARE-
NC_TVA (TVA compensare/plată).
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
59
OBSERVAŢII
Selectarea tipului de document NC_TVA
În momentul selectării documentului NC_TVA, se va afişa în mod
automat închiderea TVA-ului, ca în figura următoare:
Închiderea contului de Profit şi Pierdere
Închiderea contului de Profit şi Pierdere se realizează asemănător
închiderii TVA_ului.
Diferenţa este că la Tip_Document se va selecta: NOTE
CONTABILE LUNARE-ÎNCHIDERE LUNARĂ PROFIT ŞI PIERDERI
(121), ca în figura următoare:
60
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Selectarea la Tip_Document a opţiunii NC_LUNA
Afişarea datelor contabile se face în mod automat ca în fereastra
următoare:
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
61
OBSERVAŢII
Afişarea informaţiilor
Afişarea balanţei lunare
Afişarea balanţei lunare se face din meniul CONSULTARE-
SINTEZE CONTABILE-BALANTE LUNARE DE VERIFICARE
Înainte de afişarea balanţei se cer o serie de informaţii cu privire la
informaţiile ce vor fi afişate în balanţă. Astfel se pot afişa doar conturile
sintetice, analitice, pe grupe sau clase.
Selectare informaţiilor ce vor fi afişate în balanţă
Balanţa de verificare pe luna Martie 2007
62
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Afişarea registrului jurnal
Afişarea registrului jurnal se face din meniul CONSULTARE-
SINTEZE CONTABILE-REGISTRU JURNAL.
Pentru afişarea registrului jurnal sunt necesare câteva informaţii cum
ar fi:
- clasele de conturi
- numele ce va fişierului ce va apare la imprimantă
- numărul de linii (pentru o listare estetică)
Selectarea informaţiilor pentru registru jurnal
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
63
OBSERVAŢII
Registru jurnal pentru luna Martie 2007
Urmărirea terţilor
Pentru a cunoaşte situaţia partenerilor comerciali: ce clienţi nu au
plătit, care sunt furnizorii pe care nu i-am plătit etc. vom consulta lista
terilor din meniul: CONSULTARE-URMĂRIRE TERTI-DETALIERE
PARTENERI COMERCIALI/CONT
Afişarea datelor detaliate pentru fiecare partener comercial
64
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Evidenţa stocurilor
Pentru a afişa date cu privire la stocuri vom consulta meniul
CONSULTARE-STOCURI.
Astfel dacă dorim să vedem situaţia generală a stocurilor alegem
opţiunea STOC GENERAL.
Situaţia stocului general
Sau, în cazul în care dorim să vizualizăm lista de inventariere vom
avea:
Lista de inventariere
Studiu individual
Iniţializaţi o firmă care are ca profil de activitate
construirea de case.
Înregistraţi 10 parteneri comerciali (clienţi sau
furnizori ai firmei).
Efectuaţi operaţiunile de deschidere a firmei.
Înregistraţi cel puţin 5 facturi de achiziţie de
materiale.
Înregistraţi cumpărarea unui autoturism.
Inregistraţi operaţiunile de amortizare pentru
autoturism.
Înregistraţi o factura către un client pentru prestări
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
65
OBSERVAŢII
servicii.
Efectuaţi operaţiile de închidere de lună.
Vizualizaţi balanţa, registrul jurnal si evidenţa
partenerilor.
Intrebări:
Cum se pot face înregistrări?
Cum se poate parametrizează o firmă?
Cum se introduc documentele contabile?
Cum se afişează informaţii?
Cum se afişează evidenţa stocurilor?
Dar a partenerilor?
66
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Pachetul de programe
Contab SQL
Programul cuprinde modulele:
contabiliate financiară,
contabiliate de gestiune,
facturare,
distributie,
mijloace fixe,
productie,
salarii,
rezervari de marfa,
urmarire contracte, comenzi, lansari,
evidenta centrelor de cost, antecalcul, postcalcul,
interfata cu casele de marcat fiscale, cu cititoarele de coduri de
bare, cu echipamente mobile pentru culegerea comezilor in teren,
alte periferice (cantare electronice), etc.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
67
OBSERVAŢII
Prezentarea generală a programului
Meniul ADMINISTRARE :
Meniul CONTRACTE
Meniul CONTABILITATE:
Meniul MIJLOACE FIXE
68
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Meniul GESTIUNE
Meniul SALARII
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
69
OBSERVAŢII
Meniul DIVERSE
Meniul AJUTOR
Crearea unei firme noi Programul permite ținerea evidenței a oricâtor firme. Alegerea firmei
se face la începutul fiecărei sesiuni de lucru din meniul următor:
Alegerea firmei și a utilizatorului
70
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Intrarea în același meniu se poate face și în timpul unei sesiuni de
lucru din meniul ADMINISTRARE – SCHIMBARE UTILIZATOR SAU
SOCIETATE.
Pentru începutul lucrului în firma respectivă se alege opțiunea
CONECTARE, prin care se face accesul la baza de date.
Atenție!
În cazul în care se dorește crearea unei firme noi, se începe sesiunea
de lucru prin alegerea oricărei alte firme deja existente.
Crearea noii firme se face din meniul ADMINISTRARE –
SOCIETĂȚI.
Adăugarea unei societăți noi
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
71
OBSERVAŢII
Introducerea numelui noii societăți și salvarea acestuia
Din meniul ADMINISTRARE – SCHIMBARE UTILIZATOR SAU
SOCIETATE se alege noua firmă pentru a se lucra în ea.
Alegerea firmei nou create
Înainte de începerea lucrului în firma nou creată trebuie selectată
luna de început a exercițiului contabil. După selecția lunii si anului dorite
se alege opțiune a MODIFIC.
72
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Alegerea lunii de început
În timpul lucrului se poate verifica numele firmei de lucru și a lunii
de lucru din bara de titlu, ca în figura:
Verificarea firmei și a lunii de lucru
Pentru introducerea datelor firmei nou create, se alege opțiunea din
meniul ADMINISTRARE – DATE SOCIETATE.
Pentru modificarea datelor se parcurg următorii trei pași:
1. Se alege câmpul ce se dorește a fi schimbat
2. Se alege opțiunea MODIFICĂ
3. Se introduce valoarea dorită
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
73
OBSERVAŢII
Modificarea datelor generale ale firmei
Introducerea datelor contabile Pentru introducerea datelor contabile se alge din meniu opțiunea
corespunzătoare documentului ce trebuie introdus. De exemplu:
- Pentru facturi primite de la furnizori se alege din meniu opțiunea
GESTIUNE – FURNIZORI – FACTURI FURNIZORI
- Pentru facturi întocmite către clienți se alege opțiunea din meniu
GESTIUNE – CLIENȚI – EMITERE FACTURI ȘI AVIZE
- Pentru introducerea documentelor de casă și bancă se alege din
meniu opțiunea CONTABILITATE – FINANCIAR (CASA,
BANCA…)
74
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Introducerea facturilor de servicii
(care nu presupun stocuri) Să presupunem primirea unei facturi cu următoarele date:
- Număr factură 56789
- Din data de 08.01.2009
- De la furnizorul ELECTRICA (cod fiscal 1122334, din
localitatea Brașov)
- Reprezentând consumul de energie electrică, în valoare de
250 lei (valoarea la care se adaugă TVA)
În primul rând se începe cu introducerea partenerului comercial, dacă
acesta nu există în baza de date (dacă nu s-a mai lucrat cu el).
Introducerea unui partener comercial nou se face din meniul
GESTIUNE – FIRME – TOATE FIRMELE.
La introducerea datelor partenerilor comerciali sunt obligatorii doar
informațiile COD FISCAL și NUME SOCIEATE. La introducerea codului
fiscal, acesta este verificat automat (dacă calculatorul este conectat la
Internet). În cazul în care se introduce un cod fiscal eronat se primește doar
un mesaj de atenționare, dar se poate continua lucrul.
Introducerea partenerilor comerciali (clienți și furnizori)
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
75
OBSERVAŢII
Introducerea partenerului ELECTRICA
Pentru introducerea facturii alegem GESTIUNE – FURNIZORI –
FACTURI FURNIZORI
Introducerea unei facturi de la furnizor
Introducerea unei facturi
Pentru o nouă factură se alege opțiunea ADAUGA și apoi se
introduc datele generale ale facturii (număr factura, furnizor, data…).
76
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Salvarea datelor generale ale facturii
După salvarea facturii cu datele generale, se deschide o fereastră
pentru introducerea datelor cantitative aferente facturii. Deoarece nu dorim
introducerea unor date cantitative, noi având o factură de prestări servicii se
apasă butonul SALVEAZA.
Închiderea ferestrei de înregistrări cantitative
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
77
OBSERVAŢII
Alegerea opțiunilor de introducere a serviciilor sau
a datelor cantitative
Deci pentru introducerea datelor corespunzătoare facturii de prestări
servicii se alege opțiunea DETALII SERVICII.
Introducerea detaliilor cu privire la serviciile primite
Pentru introducerea datelor se introduce la CONT contul contabil
corespondent, în cazul exemplului nostru 605, apoi completându-se
valoarea (fără TVA). În cazul în care avem mai multe poziții pe factură se
adaugă o nouă linie cu ajutorul opțiunii ADAUGA.
Atentie!
De fiecare dată când este folosit un cont pentru prima dată,
programul cere ca respectivul cont să fie adăugat in balanță.
78
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Adăugarea contului 605 în balanță
Pentru completarea denumirii aferente se poziționează mouse-ul în
caseta aferentă și va apare automat denumirea (pe baza contului introdus).
Se introduc apoi VALOAREA și TVA-ul aferent. Dacă câmpul TVA
este necompletat, programul calculează automat pe baza valorii introduse
TVA-ul și va întreabă dacă va înlocui valoarea 0 cu valoarea calculată.
După introducerea pozițiilor se alege opțiunea SALVEAZA,
finalizându-se introducerea facturii.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
79
OBSERVAŢII
Vizualizarea facturii introduse
Plata unei facturi din bancă Pentru a înregistra plata presupunem următoarele date:
- Ordinul de plată nr. 123
- Data plății 14.01.2009
Înregistrarea plății se face în meniul CONTABILITATE –
FINANCIAR.
Meniul CONTABILITATE – FINANCIAR
Introducerea documentelor de încasare și plată presupun câte 2
documente. Astfel pentru fiecare factura avem un document bancar sau de
casă care va stinge respectiva factură.
Introducerea documentului financiar
În fereastră se sugerează faptul că avem posibilitatea să selectăm cu
ajutorul tastei F1 un document debitor sau creditor existent.
80
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Astfel în cazul unei plăți cum este în exemplul nostru la DocDB
tastând F! vom avea lista tuturor facturilor primite de la furnizori.
În cazul în care dăm F1 la Doc CR vom avea lista tuturor facturilor
întocmite către clienți.
Prin tasta F1 se alege factura care se plătește
Prin alegerea facturii, la documentul de plată se completează automat
valoarea, data, explicația, contul debitor.
Urmează introducerea datelor privind plata, contul si documentul
creditor, data plății.
Efectuarea plății
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
81
OBSERVAŢII
Pentru finalizarea înregistrării se alege opțiunea SALVEAZA.
Datele plății
Înregistrarea unei facturi de prestări servicii unui client Presupunem următoarele informații:
În data de 20.01.2009 întocmim factura de prestări servicii nr. 34
clientului SC CLIENT1 SRL (cod fiscal 2233445), în valoare de 1000 lei
(la care se adaugă TVA-ul).
În primul rând se va adăuga partenerul comercial CLIENT1, în
meniul GESTIUNE – FIRME.
Adăugarea partenerului CLIENT1 SRL
Înregistrarea facturii se face în meniul GESTIUNE – CLIENTI –
EMITERE FACTURI ȘI AVIZE
82
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Introducerea facturilor întocmite
Introducerea facturilor întocmite se face similar cu cea a facturilor
recepționate, prezentate anterior. Astfel, întâi se face înregistrarea datelor
generale ale facturii, se salvează aceste date și apoi se introduc datele
aferentă serviciilor sau produselor vândute.
Completarea datelor generale ale facturii
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
83
OBSERVAŢII
Completarea detaliilor materiale (a înregistrărilor cantitative) nu se
face, fiind vorba de servicii (în cazul propus) deci se salvează înregistrările
cantitative cu valoarea 0. Iar apoi se alege opțiunea DETALII SERVICII.
Introducerea detaliilor privind factura de servicii
În final factura va arăta astfel:
Factura se servicii întocmită partenerului CLIENT1 SRL
Încasarea unei facturi întocmite către un client Presupunem încasarea facturii 34 întocmită partenerului CLIENT1
prin ordinul de plata 134, în data de 25.01.2009.
84
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Pentru înregistrarea încasării alegem din meniu CONTABILITATE
– FINANCIAR.
Meniul Contabilitate – Financiar
La document debitor de această dată introducem ordinul de plată
134, la document debitor înregistrăm contul în care se face încasarea
(5121).
La document creditor prin apăsarea tastei F1, putem alege factura pe
care dorim să o încasăm.
Selectarea facturii ce urmează a fi încasată
În final, documentul de încasare va arăta astfel:
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
85
OBSERVAŢII
Documentul de încasare
Înregistrarea facturilor ce conțin detalii cantitative Presupunem primirea facturii nr. 23 în data de 23.01.2009 de la
partenerul FURNIZOR1 (cod fiscal 1133445) ce conține informații privind
achiziția a 10 kg de portocale, preț 3lei/kg. Intrarea în gestiune se face în
gestiunea centrală. Portocalele sunt considerate materii prime.
Pentru început trebuie adăugată gestiunea în meniul GESTIUNE –
STOCURI – DEFINIRE GESTIUNI
Meniul DEFINIRE GESTIUNI
86
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Înregistrarea gestiunii GESTIUNEA CENTRALĂ
După înregistrarea gestiunii, trebuie să înregistrăm în nomenclatorul
de produse, produsul PORTOCALE. Înregistrarea se face în meniul
GESTIUNE – STOCURI - NOMENCLATOR PRODUSE.
Meniul NOMENCLATOR PRODUSE
Fiecare produs trebuie să aibă un cod intern unic, adică nu pot exista
două produse cu același cod. Pentru introducerea unui produs sunt
obligatorii doar codul și numele.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
87
OBSERVAŢII
Introducerea produsului PORTOCALE
Pentru finalizarea înregistrării produsului sunt necesare specificarea
detaliilor privitoare la stoc. Astfel trebuie introdusă gestiunea, contul
contabil corespondent, eventual stocul inițial, soldul inițial etc. Obligatoriu
este să fie selectată gestiunea (folosind f1) și introducerea contului contabil.
Detaliile stocului aferente produsului PORTOCALE
88
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Deoarece nu am mai avut nici o factură de la partenerul
FURNIZOR1 trebuie să adăugam datele acestui partener în meniul
GESTIUNE – FIRME.
Introducerea propriu-zisă a facturii de face din meniul GESTIUNE –
FURNIZORI – FACTURI FURNIZORI.
Meniul FACTURI FURNIZORI
Înregistrarea facturii se face similar cu înregistrarea facturii pentru
prestări de servicii. Astfel se vor înregistra mai întâi datele generale ale
facturii și apoi detaliile materiale privind stocul.
Datele generale ale facturii
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
89
OBSERVAŢII
Introducerea detaliilor materiale (produs, cantitate, preț unitar) ale facturii
În cazul în care TVA-ul nu este completat, este calculat automat.
Factura de achiziție de materii prime
Crearea unui bon de consum Presupunem că se dau în consum 5 kg de portocale pe baza bonului
de consum nr. 1 în data de 28.01.2009, cu scopul obținerii unui litru de suc
de portocale.
Înregistrarea bonului de consum se face în meniul GESTIUNE –
BONURI CONSUM / TRANSFER – BONURI DE CONSUM
Meniul BONURI DE CONSUM
90
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Introducerea datelor bonului de consum presupune introducerea
numărului bonului și a datei. Câmpul CDA se referă la comanda aferentă
pentru care se dă în consum, dacă este cazul (În exemplu nu folosim
comenzi, așa că acest câmp rămâne vid).
Introducerea datelor bonului de consum
După introducerea datelor generale ale bonului se vor introduce
detaliile acestuia (numele produsului care se dă în consum, cantitatea)
Detaliile bonului de consum
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
91
OBSERVAŢII
La final, bonul de consum va arăta astfel:
Bonul de consum finalizat
Înregistrarea unei note de predare din producție Presupunând continuarea exemplului, după darea în consum a celor 5
kg de portocale, trebuie înregistrată obținerea produsului „SUC DE
PORTOCALE”.
Obținerea din producție se face pe baza notei de predare nr. 1 din
data de 28.01.2009.
Pentru înregistrarea notei de predare, se începe cu adăugarea
produsului SUC DE PORTOCALE, dacă acesta nu există în lista de
produse, în meniul GESTIUNE – STOCURI – NOMECLATOR
PRODUSE. Înregistrarea produsului SUC DE PORTOCALE se face în
Gestiunea Centrală, în contul contabil 345.
Înregistrarea produsului SUC DE PORTOCALE
92
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
După adăugarea produsului se face înregistrarea propriu-zisă a notei
de predare din producție, în meniul GESTIUNE – NOTE DE PREDARE –
NOTE DE PREDARE
Meniul NOTE DE PREDARE
Înregistrarea datelor datelor generale ale notei de predare
Înregistrarea detaliilor notei de predare presupune alegerea
produsului, introducerea cantității obținute precum și valoarea (de
realizare).
Înregistrarea detaliilor notei de predare
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
93
OBSERVAŢII
Înregistrarea unei facturi întocmite unui client
privind vânzarea de mărfuri Continuând exemplul început, presupunem vânzarea litrului de SUC
DE PORTOCALE obținut în producție pe baza facturii nr. 25, în data de
29.01.2009, partenerului comercial CLIENT2 SRL (cod fiscal 3344556),
cu prețul de 30 lei (la care se adaugă TVA).
Deoarece nu am mai lucrat cu partenerul CLIENT2 SRL trebuie să îl
adăugăm în lista partenerilor prin meniul GESTIUNE – FIRME.
Adăugarea partenerului CLIENT2 SRL
După adăugarea partenerului putem trece la înregistrarea facturii de
vânzare prin meniul GESTIUNE – CLIENTI – EMITERE FACTURI SI
AVIZE
Meniul EMITERE FACTURI SI AVIZE
94
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Introducerea datelor generale ale facturii
După introducerea datelor generale ale facturii se introduc detaliile
cantitative, care conțin produsul vândut, cantitatea și prețul.
Introducerea detaliilor cantitative ale facturii
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
95
OBSERVAŢII
Factura de vânzare finalizată
Înregistrarea achiziției unui mijloc fix Mijloacele fixe au ca proprietate particulară faptul că intră în
patrimoniul firmei și în funcție de categoria din care fac parte se
amortizează.
Dacă înregistrarea se face corect, amortizarea se calculează automat
în fiecare lună.
Presupunem achiziția unui autoturism marca Dacia_Logan de la
partenerul comercial DACIA SRL (cod fiscal 1166778), destinat
transportului de persoane. Numărul facturii este 78 din data de 16.01.2009.
Intrarea în gestiune se face în Gestiunea Centrală. Valoarea mașinii este
40.000 lei (plus TVA).
Se începe cu adăugarea produsului Dacia_Logan în lista de produse
(în Gestiunea Centrală, cont contabil 2133) și a partenerului comercial
DACIA SRL în lista de firme.
Înregistrarea facturii se face identic cu înregistrarea unei facturi ce
conține detalii materiale.
96
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Înregistrarea facturii de achiziție
Pentru ca programul să calculeze automat amortizarea, este necesară
înregistrarea mijlocului fix în catalogul mijloacelor fixe din patrimoniu.
Acest lucru se face în meniul MIJLOACE FIXE –
NOMENCLATOR MIJLOACE FIXE
Meniul NOMENCLATOR MIJLOACE FIXE
Întâi se înregistrează datele generale ale mijlocului fix (nr. inventar,
denumire, cod clasificare, data punerii în funcțiune, valoarea).
Pentru nr. de inventar, dacă se tastează F1, se pune automat acest
număr în continuarea celor existente.
Codul clasificare reprezintă categoria din care face parte mijlocul fix,
după care se va stabili durata de amortizare.
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
97
OBSERVAŢII
Înregistrarea datelor generale ale mijlocului fix
La detaliile mijlocului fix trebuie completat contul contabil (pentru
exemplul nostru 2133). Nu se completează nimic la valoarea rămasă și
amortizare lunară (aceste valori se vor completa automat începând cu luna
următoare).
Detalii mijloc fix
Vizualizarea de liste Programul generează toate listele obligatorii, în mai multe formate
(la ecran sau la imprimantă) sub mai multe forme (analitic/sintetic, format
A4/A3).
Atenție!
Înainte de vizualizarea listelor este necesară alegerea opțiunii din
meniul CONTABILITATE – CALCUL - PRELUARE DATE
98
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Meniul CALCUL - PRELUARE DATE
Pentru vizualizarea listelor se alege din meniu CONTABILITATE –
LISTE
Meniul LISTE
Pentru crearea unei liste se parcurg următorii pași:
1- Alegerea listei
2- Alegerea formatului de listă
3- Alegerea vizualizării ECRAN/ IMPRIMANTĂ
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
99
OBSERVAŢII
Vizualizarea listelor
100
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Balanța de verificare
Registrul jurnal
PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE
Indrumar de laborator
101
OBSERVAŢII
Deschiderea unei noi luni de lucru Pentru deschiderea unei noi luni de lucru se alege opțiunea din meniu
DIVERSE – INCEP LUNA URMĂTOARE
Meniul INCEP LUNA URMĂTOARE
În cazul în care observăm o greșeală în luna anterioară (care este
închisă), putem să ne reîntoarcem în luna respectivă din meniul
ADMINISTRARE – SCHIMBARE LUNA după care se alege luna dorită.
Meniul SCHIMBARE LUNA
Pentru preluarea soldurilor conturilor ce conțin modificările făcute în
lunile anterioare, se alege din meniu DIVERSE – TRANSFER SOLDURI
Meniul TRANSFER SOLDURI
Se observă ca prin transferul de solduri se trece automat în luna
următoare (se poate verifica luna în partea de sus, în bara de titlu).
Notele finale de închidere de lună Notele finale de închidere a TVA-ului și a contului de profit și
pierdere se fac automat, asemănător calculului amortizării.
Pentru aceste note finale însă este obligatorie opțiunea CALCUL -
PRELUARE DATE.
102
Radu Lixăndroiu
OBSERVAŢII
Studiu individual
Iniţializaţi o firmă care are ca profil de activitate
construirea de case.
Înregistraţi 10 parteneri comerciali (clienţi sau
furnizori ai firmei).
Efectuaţi operaţiunile de deschidere a firmei.
Înregistraţi cel puţin 5 facturi de achiziţie de
materiale.
Înregistraţi cumpărarea unui autoturism.
Inregistraţi operaţiunile de amortizare pentru
autoturism.
Înregistraţi o factura către un client pentru prestări
servicii.
Efectuaţi operaţiile de închidere de lună.
Vizualizaţi balanţa, registrul jurnal si evidenţa
partenerilor.
Intrebări:
Cum se pot face înregistrări?
Cum se poate parametrizează o firmă?
Cum se introduc documentele contabile?
Cum se afişează informaţii?
Cum se afişează evidenţa stocurilor?
Dar a partenerilor?