pacote basico: o acesso é feito através do site portalcondominios.br
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PACOTE BASICO: O Acesso é feito através do site www.portalcondominios.com.br. > Após acessar a área restrita, o menu será apresentado de acordo com as permissões do grupo a que o usuário pertencer. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
PACOTE BASICO: O Acesso é feito através do site www.portalcondominios.com.br
<< AREA RESTRITA >> Após acessar a área restrita, o menu será apresentado de acordo com as permissões do grupo a que o usuário pertencer.
<< DETALHES DE CADA ITEM >> As informações de cada item foram segmentadas, para facilitar o acesso. Para prosseguir nas telas, aperte qualquer tecla.
Na opção de TAREFAS estão as
funcionalidas diarias
A opçao de CADASTROS serva para a manutençao e atualização dos dados.
Nesta aba do menu, encontram-se as opções que aparecem os CADASTROS do sistema, sendo que o PROPRIETARIO tem acesso a alterar apenas os seus próprios dados ou de sua unidade. O
SINDICO e a ADMINISTRADORA teem acesso a todos os cadastros.
Vamos falar em seguida como funciona CADA UMA DESTAS OPÇÕES
<< MENU CONDOMINIO >> opção CADASTROS
Sempre que entrar em opções de CONSULTAS, e aparecer uma barra de FERRAMENTAS, o significado de cada icone esta detalhado abaixo:
<< MENU CONDOMINIO >>
Clicando neste ícone, abre-se a tela para edição (incluir ou alterar alguma informação.
Este ícone apenas mostrará as informações do cadastro.
CUIDADO- Se clicar neste ícone, estará APAGANDO o item.
Esta função está apenas no CADASTRO DE CONDOMINIOS, na versão FINANCEIRO e serve para configurar a forma como serão emitidas as CARTAS DE COBRANÇA.
Esta função configura o Servidor de Email, qual emails será usado para ENVIO e para quais emails serão enviadas COPIAS.
Clicando neste icone, abre-se a tela para configurar os modelos de documentos que serão emitidos na ASSEMBLEIA VIRTUAL.
<< MENU CONDOMINIO >>
Nesta opção, são feitas as configurações dos condomínios, porém a função de cadastrar, está disponivel apenas para a MICROPOST, quando for necessário incluir um novo condominio.
No caso do usuário ser OPERADOR de uma administradora, abrirá a lista de todos os condominios vinculados a ele, para que escolha qual vai acessar.
Clicando no pincel, abrirá a tela do Cadastro para
edição,
Na caixa DETALHES, mostrara os dados
cadastrados
O X apaga o Condominio
Esta opção configura a parte do COBRANÇA do FINANCEIROAqui,
configura-se as opçoes dos emails
Aqui, configura-se os documentos da
ASSEMBLEIA VIRTUAL
<< MENU CONDOMINIO >>
- Aqui, cada proprietário visualiza e altera as suas informações, pode incluir sua FOTO, e caso altere o seu EMAIL, automaticamente passa altera o usuário de acesso ao site.
- O SINDICO, Conselheiros e a administradora podem consultar TODOS.
- O SINDICO e(ou) a administradora também conseguem ALTERAR os dados, ou CADASTRAR um novo proprietário.
Clicando em PROCURAR, pode selecionar uma imagem de sua foto
Alterando o EMAIL, passa a ser o novo USUARIO para acessar o site
<< MENU CONDOMINIO >>
- No cadastro de blocos ficam a informação do nome de cada bloco, e é usado pelo sistema para mostrar a unidade seguida do bloco.
<< MENU CONDOMINIO >>
No Cadastro de unidades estão as configurações do imóvel, tais como proprietário atual, fração ideal, etc.. , utilizados pelo sistema financeiro para cálculo dos valores, e para as diversas consultas,
Apenas o sindico ou os operadores da administradora cadastram, alteram ou consultam todas as unidades.
Os conselheiros consultam todas.
<< MENU CONDOMINIO >>
- No CADASTRO DE MORADORES são cadastrados todos os moradores das unidades, com os dados, fotos, etc...
-O Sindico pode criar também um USUARIO para os moradores das unidades, vinculando a um grupo com as restriçãoes que o condominio definir.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Os veiculos tambem são cadastrados e alterados pelo proprietário, e o sindico pode consultar ou imprimir relação dos veiculos para controlar a utilização das garagens.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Os funcionarios também podem ser cadastrados aqui, e acessados para consulta pelos moradores.
- Caso queiram, também permitir que o zelador acesse o site, podem criar um grupo de acesso, definindo onde vai poder entrar, e criar um usuario para ele.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Este cadastro é um dos mais importantes, pois aqui são configuradas todas as permissões de acesso ao sistema.
-Na implantaçaõ, já criamos 4 grupos padrões, que são SINDICO, CONSELHEIRO, PROPRIETARIO e MORADOR. No caso de ADMINISTRADORA tem um quinto grupo que é o de OPERADOR.
- A regra é que só se consegue criar grupos com nivel abaixo do usuario que esta está criando, e com direitos iguais ou menores.
-As permissões dos grupos padrões podem ser alteradas de acordo com a necessidade do condomínio, por isto o sistema consegue atender as diversas formas de trabalho.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Aqui, está o controle dos usuários do sistema. Podem ser usuários os PROPRIETARIOS, MORADORES ou FUNCIONARIOS. No caso de SINDICO PROFISSIONAL, deverá ser cadastrado como funcionário, para que se possa cadastrar o usuário.
-O usuário será vinculado a um grupo de permissões já existente.
-Obrigatoriamente tem que ter um email valido, pois o sistema envia email em varias funções.
-Na implantação do sistema, os usuários que não teem email, receberão um email TEMPORÁRIO, que é composto do NUMERO DO APTO+LETRA(ou numero) DO BLOCO, seguido de @, o nome do condominio e .temp. Como exemplo [email protected]
-Neste caso, quando efetuar o LOGIN o site abrirá diretamente no CADASTRO DE PROPRIETARIOS, para que complete os dados e coloque o email valido.
No Campo SENHA
inclui(ou altera) a senha
<< MENU CONDOMINIO >>
-Esta opção serve apenas ao FINANCEIRO, para que possa fornecer relatórios de receitas e despesas por tipo de agrupamento. Como exemplo , podemos tirar um relatório das RECEITAS e DESPESAS ORDINARIAS, separada do FUNDO DE RESERVA ou então podemos criar agrupamentos para controlar diversos rateios específicos.
<< MENU CONDOMINIO >>
- É a configuração das AREAS COMUNS , cuja utilização será controlada , tendo cobrança ou não pela reserva.
- As RESERVAS podem ser configuradas para DIA INTEIRO ou por HORAS, normalmente no caso de SALAS COMERCIAIS , QUADRAS DE ESPORTES, Etc..
Pode configurar o espaço para ser reservado para TODO O DIA ou PARCIAL(Indica de quantas
em quantas horas)
Pode indicar o Limite de participantes
Cadastra o valor da locação(se for o
caso)
Configura com quantos dias poderá ser
cancelada, sem pagar a locação
Indica o maximo de antecedencia que podera
fazer a reservaEscolhe o MODELO do Termo de
responsabilidade
Pode limitar o numero de reservas Pendentes
de cada unidade
Neste local coloca a Qtde de reservas Pendentes
Indica se o Limite é compartilhado ou nao com outros espacos
Indica se as reservas permitidas teem que ser
feitas no MESMO MOMENTO ou não
<< MENU CONDOMINIO >>
- Este cadastro também é utilizado pelo FINANCEIRO para a montagem dos boletos bancários do CONTAS A RECEBER , dos diversos bancos disponíveis , e para a validação no lançamento e baixa das contas, tanto a receber quanto a pagar.
-Controla tanto os bancos fisicos, quanto o CAIXA INTERNO, ou FUNDO DE CAIXA DO SINDICO(Caixinha).
-Na opção TALÃO DE CHEQUES, podem cadastrar os talões que chegaram do banco, para que o sistema valide na hora da emissão.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Os CENTROS DE CUSTO destinam-se a separação dos relatórios financeiros por local, que tanto podem ser BLOCOS ou qualquer outro setor, que queiram controlar separadamente.
<< MENU CONDOMINIO >>
- O CADASTRO DE FORNECEDORES servirá, tanto para o controle financeiro quanto para que os moradores possam acessar, caso necessitem dos serviços de algum profissional, que já preste bons serviços ao condominio.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Por ultimo, na opção de CADASTROS, temos os MODELOS, que são muito importantes no funcionamento do sistema, pois são utilizados para emissão de DOCUMENTOS QUE OS MORADORES vão imprimir e assinar, tais como REQUERIMENTO DE SALOD E FESTAS E OUTRO ESPAÇOS, PROCURAÇÃO(NO CASO DE Assembléia Virtual), CARTAS DE COBRANÇA utilizada para que o controle financeiro consiga emitir automaticamente as cobranças e outras finalidades.
-Estes MODELOS permitem que cada condomínio tenha um modelo personalizado de documento, que poderá ser alterado pelo próprio sindico, pela administradora ou pelo advogado, e bastará enviar para o site, através desta opção, que já estará disponivel para vincular na função desejada.
-Os dados que serão preenchidos pelo web-site, estão com um caracter coringa no documento, que poderá ser trocado de local, sem nenhum problema.
-Estes documentos devem ser editados com WORD 2007 ou maior, salvos como .DOCX
Vamos explicar detalhadamente cada uma delas
OPÇÃO TAREFASEste é o quadro para ser utilizado constantemente, pois estão aqui as funções diarias
Aqui os moradores poderão anunciar PRODUTOS ou SERVIÇOS para os outros moradores, gratuitamente, podendo incluir ate 5 imagens, que ficarão visiveis depois que for liberado pelo sindico. Assim que clicar em SALVAR o site enviará um email automaticamente para o sindico, avisando que o morador incluiu o anuncio, para que seja liberado depois que for avaliado, Esta liberaçao é necessária, para evitar que sejam incluidos teramos ofencivos, palavras de baixo calão, pedofilia, etc…
Clicando em PROCURAR, abre os arquivos no seu HD para
selecionar
Depois que selecionar, clique no sinal de + para incluir
Quando terminar de colocar as imagens,
cliqu em SALVAR
O SITE Enviara email para o sindico analisar
e liberar o anuncio
Assim que o Sindico Aprovar, o site envia email para o
Morador avisando que foi liberado.
Aqui, o sindico ou a administradora incluem os RELATORIOS FINANCEIROS, tais como PASTAS ESCANEADAS, BAlANCETES, RELAÇAO DE PAGAMENTOS e RELATORIOS DIVERSOS.
Os arquivos que marcarem como PUBLICOS= SIM estarão visíveis para todos, e os arquivos marcados como NÃO apenas SINDICO, CONSELHEIROS, OPERADORES ou usuários que fazem parte de grupos com esta permissão.
Os arquivos ANUAIS aparecerão na parte de cima do quadro de consulta, e os mensais, estarão dentro um quadro para cada mês, contendo os documentos daquele mês.
Neste plano estão limitados a cinco arquivos.
Ao incluir, podem escolher se são
mensais ou anuais
Depois que escolher o arquivo, clicar no sinal
d e + para incluir
Quando terminarem os documentos,
clique em SALVAR
Neste local, são disponibilizados os documentos das Assembleias já realizadas, tais como ATAS, LISTAS DE PRESENÇA e outros documentos.
No Plano Basico estes documentos estão limitados a 5 Assembleias.Os documentos são agrupados pela data
da assembleia
Digite uma Descrição
para facilira a identificação
Clique em procurar para selecionar o documentoDepois de selecionar o
documento, clique ni sinal de + para incluir
Quando terminarem os documentos,
clique em SALVAR,
Esta funcionalidade não esta disponivel no PLANO BASICO.
Escolhendo CADASTRAR, o sindico(ou administradora) podem incluir os contratos
Digita uma Descrição do documento
Indica de o documento é PUBLICO(visto por todos) ou
não(apenas sindido, conselho e administradora)
Clicando em PROCURAR, abre as pastas do micro,
para selecionar o documento
Em seguida, deve clicar em SALVAR
para que o documento seja incluido no site
Na opção CONSULTAS, podem clicar no icone GLOBO para
baixar o documento e visualizar
A quantidade de documentos no Plano basico esta limitada a cinco.
A quantidade de documentos no Plano Basico esta limitada a cinco. Selecionando
CADASTRAR , pode incluir documentos
diversos
Digite o NOME do documentos
Digite uma DESCRIÇÃO
Clique aqui para buscar o arquivo
no micro
Por fim, clique em SALVAR para que o
documento seja incluido no site
Em CONSULTA , os moradores visualizam
os documentos
Clicnando no icone GLOBO pode baixar e
visualizar o documento
No Plano Basico os eventos estao limitados a cinco, com 10 fotos cada um.Na opção
CADASTRAR o sindico pode criar um novo evento
Digita o nome da
FotoClicando em PROCURAR selecione a
imagem
Inclua uma descrição
Digita o NOME do
Evento
Clicando no sinal de + , inclui a
imagem
As imagens vão sendo incluidas
abaixo
Se marcar a foto e clicar no
X , apaga a imagem
Clicando em CONSULTAR
Escolhendo o Evento
Clicando na Seta, altera as
imagens
As miniaturas, ficam no rodape
Em CADASTRAR, vai criar uma nova
ocorrencia
Vai digitar o ASSUNTO e a
Mensagem
Vai indicar de é PUBLICO(todos verem) ou NÃO(Apenas o morador r o
sindico vëem)
Para gravar, clique em SALVAR
Quando gravar a ocorrencia aparecera a
mensagem
Em seguida, o siste envia email para o
sindico, para que ele responda
O sindico clicando no link do email, abre
a tela para que responda
Clicando em RESPONDER, o site grava a resposta e
envia email para o morador
Em CONSULTA , aparecem as ocorrências, e clicando no quadro
DETALHES aparecem as mensagens
Para o SINDICO e para o morador que incluiu a ocorrencia, aparece o icone EDITAR para responder(ou replicar)
Os RECADOS serve para o sindico incluir mensagens
para os moradores
O sindico escreve a mensagem
Pode marcar para que o site envie automaticamente para
todos os moradores, ou apenas fique no site
Quando o morador entrar para consultar, os avisos vão aparecer como post-it
Clicando no bilhte, vai abrir a mensagem
completa
Quando clicar em RESERVAR, vai abrir o quadro com os espaços
disponiveis
No CALENDARIO o morador seleciona DATA
desejadaNo quadro dos Espaços, terá o aviso
de LIVRE ou ENTRAR PARA A FILA(quando já estiver reservado).
Caso o primeiro canela, automaticamente o site envia email
comunicando.Quando o espaço e locado por intervalos, aparece a
agenda e quano e por dia , apenas uma linha
Assim que a Reserva é gravada, o site envia email para o sindico
Quando um morador entra para a fila, aparece na lista
todos que estao aguardando, em ordem de solicitaçao
Na opção CONSULTA , aparece o quadro com as reservas
existentes, e a SITUAÇAO de cada uma
Para o MORADOR que solicitou e para o SINDICO, aparece o
icone para CANCELAR
Para o SINDICO aparece o botao para APROVAR
a reserva
Para o morador, aparece o icone para Imprimir o TERMO DE
RSPONSABILIDADE da requisição
Quando houver CANCELAMENTO, o site envia
email para o morador confirmando o cancelamento
Quando houver FILA DE ESPERA, o site tambem enviara email para o Proximo da fila e para o sindico, avisndo que o primeiro da
fila cancelou
A opção CADASTRAR serve para incluir os dados do
sindico, e datas do mandato
Aqui indica se o sindico é morador, proprietario ou funcionário para que o
sistema traga os dados
Digitando a primeira letra do nome, o sistema mostra os
dados para escolher
Em seguida informa se é isento da taxa ordimnaria
e as datas do mandato
Também pode indicar se quer que apareça o telefone na opçao Consultar Sindico
Na opcão CONSULTA pode visualizar os dados clicando no
icone DETALHES
Esta opção só está disponível nos planos AVANÇADO e FINANCEIRO.
IMPORTANTE