pact p lekken en act iviteiten dd 13 februari 2008 presentatie:
DESCRIPTION
PACT P lekken en ACT iviteiten dd 13 februari 2008 presentatie: Karel Dekker, Nora van Klingeren, Anca Hartjes. Wat is PACT ?. Het (reken)model PACT geeft inzicht in: - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
PACTPlekken en ACTiviteiten
dd 13 februari 2008
presentatie: Karel Dekker, Nora van Klingeren, Anca Hartjes
Wat is PACT?
Het (reken)model PACT geeft inzicht in:
aantallen en soorten werkplekken voor een (activiteitgerelateerde) werkomgeving op basis van activiteitenpatronen in een organisatie
Consequenties aan van keuzes in huisvestingsvraagstukken (scenario’s)
te nemen fysieke en organisatorische beslissingen bij de ontwikkeling van een huisvestingsconcept
Ontstaan en ontwikkeling PACT
Het (reken)model PACT is tot stand gekomen door:
Onderzoek bij de BD naar de mogelijkheid tot het ontwikkelen van landelijke functieprofielen als hulpmiddel in de vertaalslag van organisatie naar huisvesting op basis van de activiteiten in de organisatie.
Onderzoek bij de gemeente Rotterdam naar de uitgangspunten voor de huisvesting van een geïntegreerd BVG waarin de verschillende klant- en werkprocessen op een goede wijze worden ondersteund
Wanneer zet je PACT in?
Nu: Keuzes in huisvestingsconcept inzichtelijk
maken Berekening benodigd aantal en soort
werkplekken, evt vertaald in m2 Formuleren van een pve voor architect
Toekomst: Keuze voor gebouw Inzicht in kosten (koppeling aan PARAP) Aanbestedingsinfo in complexe (bijv
PPS)projecten
Doelgroepen PACT
Betrokkenen bij huisvestingsvraagstukken: Projectteam Beslissend management Facilitair management
Wat vraagt PACT
Inzicht in de (toekomstige) werkprocessen en onderlinge relaties
Inzicht in (toekomstig) huisvestingsbeleid
Doelstellingen voor (nieuw) huisvestingsconcept
Berekening plekken aan de hand van activiteiten
KLANT MEDEWERKER
activiteiten activiteiten
activiteitenprofiel klant activiteitenprofiel medewerker
verdeling functies over profielen
aantal klanten per uur aantal fte/medewerkers
geschikt plekken voor activiteiten geschikt plekken voor activiteiten
mate van gezamenlijk gebruik werkplekken (bezettingsgraad)
aantal te realiseren plekken = aantal te realiseren plekken =activiteiten *klanten * geschiktheid activiteiten *mdw * geschiktheid
AANTAL PLEKKEN
In te voeren gegevens PACT
Vaste gegevens (wel te bepalen per casus)
Klantprofielen verdeling klanten over profielen
Medewerkerprofielen verdeling medewerkers over profielen
Te hanteren werkplekken en aantal m2 per werkplek
Koppeling werkplekken- activiteiten
Variabele gegevens
Aantal klanten Aantal medewerkers en fte, evt. groei, ratio
fte/medewerkers Toedeling/ Flexibiliteit gebruik werkplekken Beschikbaarheid vergaderzalen Bij SozaWe: verdeling werkplekken over
verschillende zones
In te voeren gegevens PACT
Vooraf : De klantactiviteiten
Voorbeeld SoZaWe gemeente Rotterdam
Gesprekken > 10 minuten Gesprekken < 10 minuten Zelfstandig zoeken Groepsbijeenkomsten Bekijken infostands (actief wachten) Telefoneren Printen en kopiëren
klantprofiel
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
printen en kopieren 1
telefoneren 1
bekijken infostands 5
groepsbijeenkomst 25
zelfstandig werken 23
gesprek< 10 minuten 5
gesprek > 10 minuten 40
klantprofiel
Procentuele verdeling activiteiten per uur
Klantprofiel
Activiteiten buiten kantoor thuis andere locatie van de organisatie bij klanten
Gesprekken met klanten/ derden /externen met klanten (bij SoZaWe een verdere onderverdeling: gesprekken en groepsbijeenkomsten) met werkgevers
Intern overleggen (met onderverdeling in aantal deelnemers)
Bureauwerk Telefoneren Document verzorgen en archiveren
De medewerker - activiteiten
activiteitenprofielen voor medewerkers
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
bureauwerk 40 15 35 55 25
document verzorgen en archiveren 5 5 5 10 5
telefoneren 20 15 15 20 10
intern overleggen 5 5 5 10 40
gesprekken met werkgevers 15 0 0 0 5
gesprekken met klanten 0 50 30 5 5
groepsbijeenkomsten met klanten 5 10 5 0 0
buiten kantoor 10 0 5 0 10
veel klantcontact-
werkgever
veel klantcontact- werkzoekend
gemiddeld klantcontact
administratief intern overleg
Medewerker
profielen
in- en uitgang publiek
VRI J TOEGANKELI J K NIET TOEGANKELI J K VOOR DE KLANT
alleen
geautoriseerde
medewerkers
KLANT WORDT OPGEHAALD
in- uitgang medewerkers
beveiligde spreekkamer
beveiligde spreekkamer
Zonering: zone 1, zone 2, zone 3
Mate van gebruik vd werkplekToedeling van werkplekken per profiel in plaats van het werken met een flexfactor of bezettingsgraad getal (dus niet 0, x wp per fte)
vee
l kla
ntc
on
tact
w
erk
zoe
ken
d
vee
l kla
nt
con
tact
w
erk
ge
ver
ge
mid
de
ld
kl
an
tco
nta
ct
we
inig
kla
ntc
on
tact
inte
rn o
verle
g
ge
en
pro
fiel
nie
uw
pro
fiel
legt volledig beslag op vaste wp
1 1 1 1
1 1 1
ziekte + verlof 20%
in principe vaste werkplek na aftrek van zowel verlof + ziekte als
geheel activiteitgerelateerde werkplekgeheel activiteitgerichte werkplek met aftrek afwezigheid/ziekte en verlof
in principe vaste wp na met aftrek activiteiten buiten kantoor
verlof 15 %
ziekte 5 % 1. vaste werkplek2. in principe vaste werkplek
3. in principe vaste werkplek
4. activiteitgericht 5. activiteitgericht
PROFIEL :VEEL CONTACT in berekening vertaald als:WERKGEVER
bureauwerk bureauwerkafwezig 10% wordt opgehoogd 50%
tot 100%bureauwerk bureauwerk
bureauwerk 40% 100% 90%
opgehoogd met afwezig
bureauwerk 32%
100%- 10% afwezig bureauwerk 40 + 10% (afwezig)40 %- naar rato 20%
82% ziekte en verlof
telefoneren 100% - 10% afwezig telefoneren telefonerendocument verzorgen - naar rato 20% document verzorgen document verzorgen intern overleg ziekte en verlof (8%) intern overleg intern overleg gesprek werkgevers gesprek werkgevers gesprek werkgevers
groepsbijeenkomst klanten
groepsbijeenkomst klanten
groepsbijeenkomst klanten
telefoneren telefoneren telefoneren
document verzorgen document verzorgen document verzorgen intern overleg intern overleg intern overleg
gesprek werkgevers gesprek werkgevers gesprek werkgevers
groepsbijeenkomst klanten
groepsbijeenkomst klanten
groepsbijeenkomst klanten
Mate van beslaglegging op
werkplekken
Wat kan PACT op dit moment?
1. Kwantitatieve uitgangspunten bepalen
Ondersteunen van beslissingen door inzichtelijk maken
van gevolgen van keuzes:
2. Vergelijking van ruimtebehoefte bij verschillende scenario’s van de organisatie (groei, krimp, samenstelling)
3. Inzicht in belang van effect van verschillende factoren- mate van flexibel werkplekgebruik- marges voor groei berekenen
Uitkomsten
Resultaten bij gekozen invoer
Zone 1 alg
publ
ieks
ruim
te
open
m
ultif
unct
ione
le
ruim
teac
tieve
w
acht
plek
wer
kple
k kl
ant
stilt
ewer
kple
k (k
lant
)
tele
foon
plek
kla
nt
grot
e ov
erle
gple
k w
orks
hopr
uim
te
serv
ice
desk
ple
k
halfo
pen
wer
k/sp
reek
plek
de
rden
Tot
aal z
one
1
totaal benodigde aantal ruimten/plekken1 1 12 13 2 1 1 3 4 38
totaal benodigd oppervlak 34 41 72 39 12 2 48 18 48 314
Zone 2 halfo
pen
wer
k/sp
reek
plek
open
ove
rlegp
lek
klei
ne
over
legp
lek
beve
iligd
e sp
reek
kam
er
mid
delg
roet
e ov
erle
gple
k
grot
e ov
erle
gple
k w
orks
hopr
uim
te
open
wer
kple
k
half
open
w
erkp
lek
stilt
eple
k
pant
ry/
prin
ten
arch
iefr
uim
te
Tot
aal z
one
2
totaal benodigde aantal plekken 32 1,143 6,857 1 1,143 1 32 35 18 4 4 136,143
totaal benodigd oppervlak 384 9 69 10 27 48 256 280 144 36 80 1343
Zone 3 open
wer
kple
k
halo
pen
wer
kple
k
stilt
e pl
ek
open
ove
rlegp
lek
klei
ne
over
legp
lek
mid
delg
rote
ov
erle
gple
k
pant
ry/
prin
ten
arch
iefr
uim
te
Tot
aal z
one
3
totaal benodigde aantal plekken 32 35 18 1 2 1 4 4 97
totaal benodigd oppervlak 256 280 144 8 20 24 36 80 848
Totaal alle zones aantal ruimten/plekken 271 stbenodigde oppervlakte 2505 m2
Doorrekenen scenario’s Voorbeeld BVG Rotterdam
Variabelen :
Aantal klanten (gemiddelde per uur of piek; groei/ krimp)
• Aantal fte (groei/ krimp)
• Verdeling van de fte (Kanteling van de organisatie meer klant gericht)
aantal m2 FNO
1600
1700
1800
1900
2000
2100
aantal m2 FNO 1986 1734 1798
huidige situatiegekantelde
dienstverleninggroei
Inzoomen op onderdelen:
waar zitten de verschillen tussen de scenario’s, behalve bij de aantallen
Keuze:
Huidige situatie, maar
Een 50: 50 verdeling van
werkplekken over
zone 2 en zone 3
0
200
400
600
800
1000
1200
zone 2 zone 3
1a huidige organisatie,deels act.gericht
2a streefbeeld, deelsact.gericht
5a groei, gedeeltelijkact.gericht
Voorbeelden van beslissingen: uitgaan van gemiddeld of piek klantbezoek per uur?
Keuze:Door inzet van
organisatorischemaatregelen kan uitgegaanworden van gemiddeld
bezoek :
- klantafspraken ook op woensdagmiddag en vrijdag
- promoten van stille tijden onder de klanten
benodigde m2 fno t.b.v. klanten
212
322
445
276
464
674
0 200 400 600 800
62klantenper uur
112klantenper uur
151klantenper uur
1a
1b
1c
zone 2 zone 1
Welke groei van de organisatie is mogelijk als je van gedeeltelijk flexibele inzet naar volledige flexibele inzet gaat?
aantal m2 FNO in zone 2 en 3
1000
1100
1200
1300
1400
1500
1600
1700
1800
1900
gekanteld 193 mdw, deels act. gekanteld 261 mdw, voll. Act
Conclusie:
met het meer flexibel gebruiken
van de werkplekken kan de groei van de organisatie worden opgevangen.
Demonstratie PACT
Hoe werkt PACT als alle gegevens zijn ingevoerd?
En nu verder met PACT…
Samenvoeging kennis uit onderzoeken BD en Rotterdam: model en beschrijving
Huidige PACT bekend maken: infobijeenkomst partners Artikel Workshops
Verdere ontwikkeling Koppeling aan PARAP Toepassen in meerdere onderzoekstrajecten Nieuwe variabelen
(bijv klantstromen als medewerker - patiënt - bezoeker)
Model meer valide maken -> meer generaliseren?