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INFORME TRIMESTRAL SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE LA OEA 30 DE JUNIO DE 2009

Página 3 DISCUSIÓN Y ANÁLISIS A NIVEL GERENCIAL

El informe trimestral sobre la gestión de los recursos de la OEA se presenta en cumplimiento de la resolución AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08), mediante la cual la Asamblea General resuelve lo siguiente:

II.A.1.a. Solicitar a la Secretaría General que “presente trimestralmente a la CAAP sus informes de gestión administrativa y financiera”. Estos informes deberán incluir lo siguiente: i. Una discusión y análisis del informe a nivel gerencial que resuma la

situación financiera de la Secretaría General; [Véase la Sección I]ii. Informes financieros detallados, incluyendo la ejecución presupuestaria del

Fondo Regular y de los fondos voluntarios, específicos, de servicio (incluyendo la recuperación de costos indirectos) y fiduciarios”. [Véase la Sección I, página X; la Sección II páginas XX a XX; y la Sección III]

La resolución AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08) también encomienda:

II.A.1. Solicitar a la Secretaría General que suministre los siguientes informes con frecuencia semestral: informes relacionados con otros aspectos administrativos de la Secretaría General, tales como el impacto de las políticas de recursos humanos sobre la representación geográfica y la equidad e igualdad de género; las evaluaciones de desempeño del personal de la Secretaría General; el plan de recursos humanos; la auditoría de puestos; …...el personal financiado con Fondos Específicos; ...[Véase la Sección II]...los mecanismos de contratación; las medidas de control de gastos de viajes, y otros que sean solicitados por la CAAP. [Presentado por separado]

II.A.1.c suministre los siguientes informes con frecuencia anual: un informe detallado sobre los recursos asignados en cumplimiento de los mandatos de los Estados Miembros de la Organización, listados en orden de fecha de entrada en vigor, objeto de gasto (por ejemplo, viajes, contratos)... [Véase la Sección I, página X, y la Sección III página XX],

... y área responsable de la Secretaría, tomando en cuenta los cuatro pilares de la Organización; un informe sobre las actividades de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros… [Véase la Sección III, página XXX],

... un informe sobre los ingresos generados a través del alquiler de los salones de conferencias … [Presentado por separado]

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... y el Salón de las Américas... [Véase la Sección III – Estados de los fondos de servicio y reintegrables, página XXX]

... un informe sobre la recaudación de fondos externos que apoyan las actividades de la Organización … [Presentado por separado]

... y otros aportes al mantenimiento y mejoras de sus edificios [Véase la Sección III – Estado de los fondos de servicio y reintegrables, página XXX].

II.A.2.b. un informe, al final de cada ejercicio fiscal, que contenga los desembolsos reales del año fiscal por ajustes estatutarios hechos a la remuneración del personal a raíz del uso de la “paridad inteligente”, la variación entre los desembolsos reales y los costos estimados, sugerencias sobre la forma en que se deben financiar regularmente las variaciones entre los costos reales y los costos estimados. [Presentado por separado]

II.B.19.a Encomendar a la Secretaría General que intensifique su iniciativa permanente dirigida a controlar los gastos de operación. Esta iniciativa deberá identificar todas las oportunidades de mitigación y reducción de costos y determinar medidas específicas de control de costos en el uso de los recursos para reuniones, conferencias y oficinas y/o la compra de suministros y materiales. [Véase Sección I, páginas XX a XX]

II.B.19.b Encomendar a la Secretaría General que destaque en los informes trimestrales de gestión de recursos que presenta al Consejo Permanente ejemplos de ahorros y eficiencias logradas mediante la implementación de estas medidas. [Véase Sección I, páginas XX a XX]

Ello, en cumplimiento de la resolución AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08), “Lineamientos para el Programa-Presupuesto de la Organización 2009”, aprobada en la cuarta sesión plenaria, celebrada el 3 de junio de 2008.

Página 4 PANORAMA GENERAL DE LOS RECURSOS DE LA SG/OEA

La situación financiera de la SG/OEA puede presentarse desde dos perspectivas: la financiera y la presupuestaria, como ilustra el Cuadro 1. La perspectiva financiera se basa en los ingresos y egresos de todos los Fondos de la Organización. Los ingresos del Fondo Regular incluyen cuotas corrientes y atrasadas, intereses acumulados, ingresos por alquileres e ingresos varios al cierre del segundo trimestre del año. Los ingresos del FEMCIDI incluyen las contribuciones voluntarias de los Estados Miembros, intereses y reembolsos. Los ingresos de los Fondos Específicos incluyen las contribuciones del año en curso para actividades específicas encomendadas por el contribuyente, ingresos por concepto de intereses y transferencias. Los Fondos de Servicios incluyen las transferencias del Fondo Regular para infraestructura básica y gastos generales, reembolsos fiscales, recuperación de costos indirectos y otros ingresos. Los ingresos de los Fondos Fiduciarios varían dependiendo de la naturaleza para la cual el Fondo fue establecido.

En cuanto a los egresos, el Fondo Regular, los Fondos Específicos y los Fondos de Servicio incluyen gastos, obligaciones, gravámenes sobre nóminas hasta el cierre del año, transferencias y otras disminuciones. Los egresos del FEMCIDI incluyen solamente gastos de no personal,

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obligaciones y transferencias. Los Fondos Fiduciarios incluyen solamente los gastos y transferencias. Para todos los fondos, el saldo al cierre representa el excedente de los ingresos por sobre los egresos, más los saldos iniciales de años anteriores.

La perspectiva presupuestaria del Fondo Regular refleja las apropiaciones autorizadas para el ejercicio 2009, pero no muestra el ingreso real recaudado. Para el FEMCIDI, refleja las apropiaciones autorizadas para el ejercicio de 2009, que empezó el 1 de abril de 2009 y concluye el 31 de marzo de 2010, y no muestra el ingreso actual recaudado, como se ilustra en la perspectiva financiera. El presupuesto de los Fondos Específicos, de Servicio y Fiduciarios incluye los saldos iniciales, contribuciones, transferencias e ingresos varios al cierre del segundo trimestre del año, lo que resulta en fondos disponibles para sus programas. La ejecución del Fondo Regular y del FEMCIDI incluye los gastos y obligaciones del ejercicio presupuestario en curso. La ejecución de los Fondos Específicos, de Servicio y Fiduciarios puede incluir gastos y obligaciones presupuestados en años anteriores. Además, la ejecución de los Fondos Fiduciarios puede incluir pérdidas no realizadas de inversiones.

Página 5 INGRESOS DESDE LA PERSPECTIVA FINANCIERATendencia y composición de los ingresos, por fondo

El Gráfico 1 presenta un resumen comparativo de los ingresos al 30 de junio para los fondos administrados por la SG/OEA y los fondos fiduciarios sobre los cuales la SG/OEA tiene responsabilidad fiduciaria. La administración de cada fondo esta regulada por sus propios mandatos, estatutos o reglamentos. La SG/OEA recibió aproximadamente $97,1 millones durante el primer semestre de 2009. Los ingresos generales del primer semestre de 2009 aumentaron en comparación con 2007 y 2006. Sin embargo, el gráfico muestra una leve disminución cuando se comparan con el mismo período del año anterior, principalmente debido al pago de cuotas atrasadas al Fondo Regular durante el primer semestre de 2008 ($10,5 millones). Por otro lado, el gráfico refleja un desempeño variado por parte de los fondos en forma individual.

Los ingresos de los Fondos Específicos han mantenido un nivel similar durante el primer semestre de los últimos cuatro años. En 2009, la SG/OEA ha recibido contribuciones para los Fondos Específicos principalmente del Canadá ($10,2 millones) y Estados Unidos ($2,1 millones), dirigidas primordialmente a iniciativas de gobernabilidad democrática y seguridad multidimensional. Además, los ingresos atribuidos a los Fondos de Servicio y Fiduciarios han aumentado cuando se les compara con el mismo período en los últimos cuatro años.

Los Estados Miembros han demostrado su apoyo al FEMCIDI a través de un aumento gradual de los ofrecimientos en 2008 y 2007. A pesar de este compromiso, para el primer semestre de 2009, los ingresos han descendido debido a que, a la fecha de este informe, las contribuciones recibidas durante el mismo período en 2008 de México ($0,2 millones) y Brasil ($0,3 millones) todavía no se habían recibido. Considerando que la fecha límite para recibir ofrecimientos de los Estados Miembros es el 31 de julio, todavía hay posibilidades de que estas cifras sean más altas.

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Página 6Contribuciones a los fondos de la SG/OEA, por fuente de financiamiento

Durante el primer semestre de 2009 (véase el Cuadro 2), Estados Unidos fue el principal contribuyente de fondos para la SG/OEA ($26,2 millones), seguido del Canadá ($21,1 millones), México ($6,8 millones) y Brasil ($3,6 millones).

Del total de la contribución de $26,2 millones de los Estados Unidos, $23,6 millones corresponden al Fondo Regular y $2,1 millones a Fondos Específicos. Del total de la contribución de $21,1 millones del Canadá, $10,2 millones corresponden a los Fondos Específicos, principalmente destinados al apoyo de la modernización e integración del registro civil en Haití y la Iniciativa Hemisférica de Asistencia Electoral para las Américas. Entre los Observadores Permanentes, los Países Bajos ocupan el primer lugar durante este semestre, con una contribución total de $0,8 millones a los Fondos Específicos para respaldar el Programa de Acción Integral contra Minas Antipersonal en Nicaragua.

Por último, otros donantes e instituciones, como las Naciones Unidas, Microsoft y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento, son aliados importantes de la SG/OEA, con una contribución conjunta de $2,5 millones.

Página 7Ejecución, por fondo

Al 30 de junio de 2009, la ejecución total de fondos de la SG/OEA ascendió a $134,6 millones, lo que representa un ligero incremento del 4% respecto del mismo período del año anterior, en el que la ejecución de fondos alcanzó $129,1 millones. El Fondo Regular y los Fondos Específicos ejecutaron el 82% o $111,2 millones del total de los fondos ejecutados (Véase el Gráfico 2).

Ejecución por rubro

Dado su carácter de organización de servicios, la SG/OEA destina una parte sustancial de sus ingresos a salarios y contratos (Gráfico 3). Personal (rubro 1) representa el 51,6% o $69,5 millones de la ejecución total de fondos, lo cual representa un aumento constante cuando se compara con años anteriores, que se debe principalmente a ajustes estatutarios e inflacionarios. Los Contratos por Resultado (rubro 8) corresponden al 16,9% o $22,8 millones del total de fondos ejecutados, un aumento de $0,2 millones en comparación con el mismo período del año anterior. Otros gastos (rubro 9) alcanzan los $12,2 millones, que incluyen $3,1 millones en apoyo técnico y administrativo y $2,5 millones en subsidios a la Corte Interamericana de Derechos Humanos, la Fundación Panamericana para el Desarrollo y la Junta Interamericana de Defensa.

Página 8Desembolsos por país

La Secretaría General realiza numerosas actividades en los Estados Miembros, para las cuales debe realizar desembolsos en la moneda de cada país por bienes y servicios adquiridos. El Gráfico 4 ilustra los desembolsos por país durante el segundo semestre de 2009, que alcanzan los $99,4 millones. La mayoría de los desembolsos se efectúan en la sede de la OEA, destinados sobre todo al

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pago de planilla y costos de infraestructura. En América Latina, un alto porcentaje se destina a actividades de desminado en Nicaragua, la Misión de Apoyo al Proceso de Paz (MAPP) en Colombia, una Misión de Observación Electoral en El Salvador y una Misión de Observación Electoral en Ecuador. No hubo desembolsos por actividades realizadas en Canadá ni Chile. Los desembolsos en el Caribe son también importantes, debido en parte a los proyectos relacionados con actividades de fortalecimiento de la democracia en Haití.

Página 9Niveles aprobados A través de la resolución AG/RES. 1 (XXXVI-E/08), la SG fue autorizada a ejecutar en 2009 hasta $90,1 millones para las actividades financiadas por el Fondo Regular. El Cuadro 3 ilustra las partidas presupuestarias originales y modificadas para 2009, así como sus fuentes de financiamiento correspondientes. Las cuotas representan el 87% de las fuentes de financiamiento del programa-presupuesto de 2009.

Transferencias entre capítulos

Por Orden Ejecutiva 08-01 Rev. 2, el Departamento de Planificación, Control y Evaluación fue transferido de la Secretaria General a la Secretaría de Administración y Finanzas y se creó el nuevo Departamento de Planificación y Seguimiento. A pesar de la ejecución promedia por encima del presupuesto de la Secretaría de Relaciones Externas, durante el primer trimestre también se efectuaron transferencias de esta Secretaría para reforzar las actividades de la Oficina del Inspector General, la Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y los Órganos Subsidiarios y la Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros (véase el Cuadro 4).

Ejecución presupuestaria del Fondo Regular, por programa

Al 30 de junio de 2009, la apropiación del Fondo Regular para 2009, de $90,1 millones, ha sido ejecutada en un 90%, o $81,2 millones. La ejecución de los fondos incluye los gastos, sueldos y compromisos pendientes hasta el cierre del año.

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Cinco de diez programas (Secretario General, Secretaría de Seguridad Multidimensional, Secretaría de Asuntos Políticos , Secretaría de Relaciones Externas y Secretaría de Administración y Finanzas) ya han ejecutado más del 95% de sus partidas correspondientes (Gráfico 5). El porcentaje de ejecución más bajo se observa en la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral, que ejecutó un 75,8% de los fondos asignados, seguida de los Organismos Autónomos y/o Descentralizados (78,1%), la Secretaría de Asuntos Jurídicos (89,9%), Infraestructura Básica y Costos Comunes (91,7%), y Secretario General Adjunto (92,5%).

El Cuadro 5 muestra el presupuesto del Fondo Regular en relación con su ejecución. La columna de Presupuesto corresponde a la apropiación modificada; la Ejecución incluye gastos y obligaciones, y el Saldo representa las apropiaciones sin liquidar al 30 de junio de 2009.

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Página 11Pago de cuotas

A principios de 2009, la SG/OEA contaba con $81,8 millones en cuotas por cobrar: $78,6 millones en cuotas del año en curso y $3,2 millones en cuotas atrasadas.  Al 30 de junio de 2009, la SG/OEA había recibido $48,4 millones en concepto de cuotas (60% del total de las cuotas por cobrar): $45,6 millones en concepto de cuotas vigentes y $2,8 millones en cuotas atrasadas del Brasil, Haití, Jamaica y Nicaragua. El monto total recibido representa una disminución del 15,4% en comparación con los $57,3 millones recibidos durante el mismo período en 2008. Esta variación se produjo principalmente debido a que en el primer semestre de 2008, la SG/OEA recibió $10,5 millones del total de $10,9 millones de cuotas atrasadas por cobrar, en comparación con los $2,8 millones recibidos en 2009 del total de cuotas atrasadas por cobrar ($3,2 millones).

Las Normas Generales establecen que los Estados Miembros deben pagar sus cuotas en su totalidad el 1 de enero del año calendario o, en su defecto, presentar un plan de pagos para el ejercicio. Del saldo de cuotas por cobrar pendientes al 30 de junio de 2009, que asciende a $33,4 millones, $24,0 millones están respaldados por planes de pagos que la SG/OEA ha aceptado con Barbados, Jamaica, Nicaragua y Estados Unidos, y se prevé que una gran parte de esta suma ingrese en el transcurso de 2009. No hay certeza en cuanto al momento en que ingresarán los $9,4 millones remanentes. De acuerdo con la normativa vigente, los Estados Miembros con cuotas atrasadas no respaldadas por un plan de pagos se consideran “no al día”. Los Estados Miembros que pagan sus cuotas antes del 30 de abril de ese período tienen derecho a los siguientes descuentos: 3% del el monto pagado al 31 de enero y 2% del monto pagado entre el 1 de febrero y el 30 de abril. En 2008, se acreditaron a los Estados Miembros $443.311, por descuentos de pronto pago, que se descontarán a sus cuotas de 2009. En 2009 los Estados Miembros han devengado $460.732 por concepto de créditos por pronto pago, que se descontarán a sus respectivas cuotas de 2010. Para información detallada sobre los créditos por pronto pago correspondientes a 2010, véase el Informe sobre el Pago de Cuotas, Sección III.

Cuotas atrasadas

Las cuotas atrasadas son saldos pendientes de pago de años anteriores. Al 1 de enero de 2009, las cuotas atrasadas ascendían a un total de $3,2 millones, correspondientes en su mayor parte a Brasil ($2,7 millones). En el primer semestre de 2009, ingresaron $2,8 millones por concepto de pago de cuotas atrasadas (incluyendo Brasil), lo que arroja un saldo pendiente de $0,3 millones. Como se ilustra en el Gráfico 7, el saldo de cuotas atrasadas es el más bajo registrado en los últimos ocho años.

Cumplimiento con el pago de cuotas

Al 30 de junio de 2009, había 19 Estados Miembros en “situación regular” con respecto al pago de sus cuotas al Fondo Regular, un Estado Miembro es “considerado al día”, y 14 Estados Miembros “no al día,” de conformidad con la resolución AG/RES. 1757 (XXX-O/00), enmendada por la resolución AG/RES. 2157 (XXXV-O/05). Véase el Informe sobre el cumplimiento con el pago de cuotas más adelante.

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Página 13Flujo de caja real y proyectado

Durante el primer semestre de 2009, la situación del flujo de caja del Fondo Regular ha sido objeto de fluctuaciones sustanciales. A principios de 2009, el Fondo Regular contaba con un saldo efectivo de $15,4 millones, el cual posteriormente disminuyó a $2,5 millones durante el primer trimestre y luego incrementó a $15,2 millones al 30 de junio de 2009. Durante el mes de junio, ingresaron los pagos por concepto de cuotas de Argentina, por un valor de $2,5 millones, y de Haití, por $87.900.

Los niveles de flujo de caja seguirán descendiendo gradualmente hasta que termine el año. Las proyecciones parecen indicar que el saldo de efectivo más bajo se producirá en el mes de noviembre. La incertidumbre asociada con el flujo de caja actual impide la ejecución eficaz de actividades en toda la Organización. Por consiguiente, el pago oportuno de cuotas es esencial para poder hacer una planificación estratégica adecuada.

El Gráfico 8 ilustra los saldos de efectivo reales y proyectados para el Fondo Regular. Para los efectos de este análisis, se han proyectado pagos de cuotas de acuerdo con los planes de pago de los Estados Miembros y los historiales de pago de los últimos tres años, y los egresos han sido distribuidos parejamente a lo largo del año.

Página 14INVERSIONES FINANCIERAS DE LA SG/OEA

La mejora de la reciente situación financiera y la caída libre de la economía se están haciendo evidentes, como resultado de las agresivas medidas adoptadas por la Reserva Federal y el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos para reducir los riesgos sistémicos, estabilizar el sistema financiero, restaurar la confianza y propiciar la recuperación. Esta recesión económica, que empezó en diciembre de 2007, ya es la más prolongada del período posterior a la Segunda Guerra Mundial y es probable que continúe durante el transcurso de todo este año. Los economistas prevén que llegue al punto más negativo del ciclo de contracción a finales del segundo semestre de 2009. La vivienda todavía no se ha estabilizado del todo, si bien se observan algunas indicaciones de que este sector de la economía también se recuperará en breve.

En cierta medida, las condiciones crediticias han mejorado, aunque los consumidores todavía no lo hayan notado. Considerando los altos niveles de deuda y la enorme pérdida de riqueza, junto con las pérdidas de empleo masivas que están ocurriendo, todo contribuye al frágil estado de las finanzas personales de los consumidores. El mercado laboral sigue contrayéndose y la tasa de desempleo, actualmente de un 9,5%, se prevé que llegue hasta más del 10%. A pesar del hecho de que esta recesión ya es una de las más profundas en muchas décadas, también se encuentra muy avanzada en el ciclo de contracción. Además, el paquete de estimulo fiscal tiene por objeto apoyar el crecimiento a largo plazo y empezará a impulsar la actividad económica en los próximos trimestres. Por último, los precios relativamente más bajos de la energía (en comparación con el año pasado) y el descenso de la inflación constituyen factores de estabilización para el consumo, ayudando a los consumidores a reparar sus estados de cuentas y volver a empezar a ahorrar. Los expertos predicen que esta recesión aflojará hacia fines del año y será reemplazada por un clima mediocre pero positivo para el crecimiento económico.

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Todo el efectivo disponible para llevar a cabo las actividades del Fondo Regular, los Fondos Específicos, los Fondos Voluntarios y de Servicio, así como ciertos Fondos Fiduciarios de la OEA se encuentra consolidado en el Fondo de Tesorería de la OEA. La Secretaría General administra este Fondo y los montos que no son de uso inmediato se invierten conforme a los lineamientos establecidos en la política de inversión de la SG/OEA. El Fondo de Tesorería no incluye las inversiones del Fondo de Jubilaciones y Pensiones, el Fondo de Beneficios Médicos y el Fondo Panamericano Rowe, cuyos activos son administrados por comisiones independientes que operan conforme a políticas de inversión con perfiles de riesgo diferentes de la política de gestión de la Tesorería de la SG/OEA.

La SG/OEA aplica un perfil de riesgo conservador en la gestión de activos del Fondo de Tesorería. La política de inversión exige invertir en instrumentos de alta calidad que protejan el capital, mantengan una liquidez suficiente para atender las necesidades de efectivo previstas y produzcan rendimientos competitivos sujeto a las condiciones imperantes en el mercado. La cartera de inversiones también se ha diversificado a fin de reducir al mínimo el riesgo crediticio y excluir toda posibilidad de invertir en acciones y valores derivados complejos.

Al 30 de junio de 2009, la cartera que gestiona la OEA tuvo un beneficio no realizado de $1,0 millones. El Fondo de Tesorería dispone de $122,2 millones en efectivo y tiene inversiones en los siguientes fondos:

Fondo Regular $ 15,2Fondos Específicos $ 84,1Fondo Voluntario (FEMCIDI) $ 9,7Fondos de Servicio y Reintegrables $ 8,3Efectivo operativos de Fondos Fiduciarios $ 4,9

$122,2

La caja operativa de los Fondos Fiduciarios está compuesta por: $1, 3 millones de la Fundación de las Américas, $0,1 millones del Fondo Panamericano Rowe y $3,5 millones del Fondo de Beneficios Médicos provenientes de las contribuciones de la Organización y los empleados al seguro de salud.

Para el trimestre que concluye el 30 de junio de 2009, el Fondo de Tesorería tuvo un rendimiento de $1.864.907 (descontando los cargos y pérdidas realizadas). El rendimiento medio ponderado generado hasta ahora para 2009 fue un 2,85% positivo, en comparación con el 1,4% en el mismo período de 2008. Este ingreso neto de la inversión se ha distribuido entre los fondos con tenencias en la cartera.

Página 16MEJORAS Y EFICIENCIAS DE LA SG/OEA

El 16 de diciembre de 2008, la SG/OEA presentó a la CAAP el documento CP/CAAP-2976/08 titulado “Informe de Eficiencias en la Administración de Recursos de la Secretaría General de la OEA – Medidas Adoptadas por la Secretaría General para racionalizar costos y mejorar la eficiencia institucional” que refleja las mejoras logradas hasta el 31 de diciembre de 2008. La SG/OEA sigue empeñada en mejorar la eficiencia y austeridad. El Informe Trimestral sobre la Administración de los Recursos de la OEA para el primer trimestre de 2009 (CP/CAAP-3008/09) esboza las mejoras y

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eficiencias logradas durante ese período. En esta sección se ofrecen varios ejemplos de otras mejoras y eficiencias logradas durante el segundo trimestre de 2009.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS

Informes financieros

Se ha reducido el costo de impresión del Informe Anual de Auditoría de Cuentas y Estados Financieros que se presenta al Consejo Permanente. El costo de impresión era de $8.376 en 2008 por 250 copias y $11.988 en 2007 por 180. Ello representa un ahorro general de $3.612 (30%) y de $33,10 en el costo unitario (50%).

Como parte de las iniciativas “verdes” en curso, la edición del informe de auditoría de 2008 se imprimió en papel 100% reciclado, obtenido 100% con residuos post-consumo y blanqueado sin cloro.

Una parte considerable de la traducción necesaria para la versión en español del informe de auditoria ha sido realizada por funcionarios de la Secretaría de Administración y Finanzas/Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros que han participado en la preparación del informe, basándose en traducciones de años anteriores. Se calcula que se han ahorrado aproximadamente $8.000. Además, las fotografías utilizadas en las cubiertas y en las páginas del informe de auditoría fueron donadas por funcionarios de la SG/OEA.

El Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros dedica mucho tiempo a analizar todas las necesidades financieras de las áreas técnicas, incluyendo los informes financieros y el conocimiento y cumplimiento de la normativa vigente. A fin de reducir el costo del trabajo y las horas que dedican a esta tarea, el Departamento emprendió las siguientes medidas durante el segundo semestre de 2009:

1. Siguió publicando en el Portal Financiero de la SG/OEA manuales y documentos que tienen por objeto fortalecer las capacidades de los funcionaros encargados de los asuntos financieros de las áreas técnicas (preparación de estados financieros, revisión de acuerdos y otros), bajo la orientación del Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros.

2. Inició un intercambio coordinado y transfuncional con las áreas técnicas de la SG/OEA que incluye la contratación y capacitación de los funcionarios encargados de los asuntos financieros que administran las necesidades financieras de los proyectos de los Fondos Específicos. El Departamento de Servicios Presupuestarios y Financiaros y la Secretaría de Asuntos Políticos intercambiaron un funcionario encargado de finanzas por un período de siete semanas. Ambos funcionarios fueron entrenados y desempeñaron las funciones regulares de cada Secretaría. La segunda parte de esta iniciativa se llevó a cabo durante el segundo trimestre de 2009 entre el Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros y la Comisión Interamericana de Derechos Humanos, los cuales intercambiaron un funcionario de finanzas por un período de cuatro semanas. Actualmente, se está ejecutando un acuerdo similar entre el Departamento y la Secretaría Permanente de la Comisión Interamericana de Mujeres (CIM), mediante el cual un funcionario de finanzas de la CIM

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está siendo entrenado por un período de cuatro semanas en el Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros.

Página 17Evaluación del riesgo

El Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros implementó un proceso de revisión integral de la gestión del riesgo en los informes financieros. Consistió en identificar las cuentas financieras sustanciales y los principales procesos que afectan a dichas cuentas, determinando el riesgo de error, fraude o robo, clasificando el riesgo como alto, medio o bajo, y definiendo los controles internos aplicables o las carencias en los controles internos. Esta labor servirá para elaborar procesos más racionalizados y eficientes que permitan un equilibrio adecuado entre los controles y los riesgos. Esta evaluación concluyó en junio de 2009.

Pagos electrónicos

El Departamento sigue mejorando su eficiencia mediante el incremento de los pagos electrónicos y el gradual abandono de los cheques tradicionales. Las normas del sector calculan el costo unitario del pago con cheque entre US$75 y US$85 (incluido el trabajo, los suministros, el inventario de cheques y el franqueo). Por otro lado, se calcula que los pagos electrónicos cuestan a la organización unos US$30 por transacción. El año pasado, el Departamento incrementó el número de pagos electrónicos en más de 40%. Esta forma de pago se está utilizando en los Estados Unidos y en numerosos Estados Miembros. Durante el resto de 2009, el Departamento seguirá abandonando la forma tradicional de pagos con cheques a favor de los pagos electrónicos.

Avisos de pago

El Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros, en colaboración con el Departamento de Servicios de Información y Tecnología, ha elaborado una serie de avisos automáticos por los que se notificará a los funcionarios de ciertas acciones administrativas. Uno de los que se pondrá en práctica en breve es el “aviso de pago”, que afectará a la mayoría de los empleados de la OEA. Este mecanismo generará automáticamente un e-mail por el que se notificará de la realización de pagos a los funcionarios, aparte de los pagos de la nómina. Se prevé que esta mejora ayudará a reducir las consultas y permitirá notificar oportunamente a nuestro personal.

Depuración de las fichas de proveedores

Miembros del equipo del Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros y del Departamento de Servicios de Información y Tecnología que integran el Proyecto de Transformación y Modernización STAMP han estado trabajando en la depuración de la base de datos sobre proveedores de la OEA. Más de 10.000 registros inactivos por 18 meses o más fueron desactivados, y otros 120 registros fueron identificados como posibles repeticiones que se están examinando para su posible desactivación.

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DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

El Departamento de Recursos Humanos sigue avanzando en una serie de iniciativas.

Mecanismos de contratación

En un esfuerzo por avanzar en la modernización y transformación de la gestión de los recursos humanos, el Departamento de Recursos Humanos y el Departamento de Servicios Jurídicos han redactado propuestas para modificar las Normas Generales, a ser aprobadas por el trigésimo octavo período extraordinario de sesiones de la Asamblea General que se celebrará en septiembre de 2009.

Como parte de la propuesta para la consolidación de los mecanismos de contratación, el Departamento de Recursos Humanos ha examinado las escalas salariales de los funcionarios locales bajo el sistema de las Naciones Unidas, así como las tarifas de los CPR para los contratos locales. Ello tenía por objeto estandarizar los sueldos y beneficios a nivel de país. Además, en un esfuerzo por mantener un sistema de beneficios competitivo, el Departamento de Recursos Humanos está concluyendo una revisión y comparación de los sueldos y beneficios de los funcionarios de la SG/OEA con los de organizaciones hermanas (tales como el BID, el Banco Mundial, el FMI y la OPS).

Sistema de control de puestos

El Departamento de Recursos Humanos sigue preparando descripciones estandarizadas de los puestos de trabajo y sus títulos de acuerdo con las Normas del Sistema de las Naciones Unidas a fin de permitir un uso eficiente de los recursos humanos y evitar la duplicación de funciones. Durante el último trimestre, el Departamento de Recursos Humanos y las Secretarías de Asuntos Políticos y Relaciones Externas emprendieron iniciativas piloto para estandarizar las descripciones de puestos de trabajo, incluyendo los títulos y competencias para puestos administrativos.

Contratos continuos

El concurso para contratos continuos de 2009 se abrió el 29 de mayo. Se presentaron un total de 80 candidatos elegibles, de los cuales un 64% provenían de la sede y un 36% de las Oficinas Nacionales.

Al 19 de junio de 2009, el Departamento de Recursos Humanos había recibido 34 solicitudes electrónicas, que representan el 43% de los candidatos elegibles. De estas solicitudes, el 79% eran de candidatos de la sede y el 21% de candidatos de las Oficinas Nacionales.

El Departamento de Recursos Humanos ha concluido el proceso de examinar las solicitudes y los candidatos se encuentran ahora en la fase de los exámenes de idiomas, una de las condiciones de elegibilidad para un contrato continuo, de conformidad con el Artículo 19.a.iii de las Normas Generales.

Evaluaciones del desempeño

Durante este trimestre, se lograron avances importantes en el desarrollo del Sistema de Evaluación del Desempeño (SED). El 30 de abril, la SG/OEA llegó a un acuerdo con la Asociación de Personal sobre el proceso SED. Por consiguiente, los esfuerzos se focalizaron en concluir el desarrollo del

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sistema electrónico del SED (junio) que permitirá a los participantes incorporar, registrar y mantener sus propias evaluaciones de desempeño y las de los funcionarios bajo su supervisión. La SG/OEA sigue trabajando en la elaboración del manual normativo del SED que será utilizado por todos los funcionarios. Por último, el Departamento de Recursos Humanos está actualmente desarrollando una estrategia de capacitación para que los funcionarios puedan usar el sistema electrónico del SED y promover las habilidades de comunicación y entrenamiento en la gestión del desempeño.

Comunicación interna

El Departamento de Recursos Humanos sigue empeñado en mejorar la comunicación con los funcionarios y entre ellos. Para respaldar la implementación del SED, el DRH creó un portal electrónico que se lanzará en septiembre. El portal contendrá información pertinente sobre el propósito, beneficios y ciclo del SED. El Departamento también empezó a preparar la Ceremonia de Premios al Personal que se celebrará en septiembre de 2009. Este evento tiene por objeto reconocer los logros de los funcionarios y sus contribuciones a la Organización, así como mejorar la moral y promover la cohesión en la Organización.

Capacitación

Durante este trimestre, se certificó a 19 funcionarios en OASES (la herramienta gerencial de la SG/OEA) encargados de preparar adquisiciones (9), encargados de aprobaciones (7) y receptores (3). Además, se inició un “Programa de Desarrollo de Liderazgo y Capacitación” en abril para 15 funcionarios administrativos y gerentes que representan a todas las dependencias. Este programa fortalece las habilidades para promover mejoras, la productividad y la comunicación con los demás a fin de atender mejor las necesidades institucionales de la SG/OEA, así como las necesidades de los funcionarios en cada Secretaría.

Se llevó a cabo un taller de liderazgo para diez funcionarios de la Secretaría de Relaciones Externas con el fin de promover el diálogo sobre este tema, su integración como equipo, y un estilo de gestión que promueva la motivación, el desarrollo del potencial y la responsabilidad para alcanzar las metas de la Secretaría.

A fin de proporcionar un servicio más eficaz y eficiente a los funcionarios de la SG/OEA, el personal del Departamento de Recursos Humanos fue entrenado en todas las distintas aplicaciones que se están utilizando actualmente en el módulo HRMS de OASES.

Por último, se ofreció una sesión de capacitación sobre “el cambio” en la Oficina de Servicios de Compras para que los funcionarios pudieran aliviar su dolor por la pérdida de su Director y la importancia de acoger el cambio, adaptarse e identificar acciones para el futuro.

Unidad de Salud/Seguro de salud

La Feria de Salud que se celebra todos los años se llevó a cabo el 13 de mayo con la presencia de más de 290 participantes y oradores. En un esfuerzo por ayudar a los empleados a desempeñar sus labores a niveles óptimos de salud y productividad, se introdujeron nuevos programas de bienestar laboral, tales como “Sesiones de meditación de la atención plena”, “Evaluaciones ergonómicas y fisioterapéuticas” y “Mi perfil de salud”.

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Además, el Departamento de Recursos Humanos, la Oficina de Servicios Generales y la Asociación de Personal trabajaron conjuntamente para establecer dos nuevas salas de lactancia con el fin de acomodar mejor y apoyar a las madres para que puedan seguir amamantando mientras cumplen con sus obligaciones laborales en la SG/OEA.

Pasantías

El 8 de junio de 2009, dio inicio al período de pasantías de verano en la OEA con la participación de 77 estudiantes. Los tres países más representados fueron Estados Unidos (29%), Colombia (16%) y Brasil (8%).

Los pasantes ahora también participan en el Modelo de la Asamblea General de la OEA. El tema de esta sesión es “Un Hemisferio no Violento”, centrándose en cuestiones relacionada con el combate al tráfico ilícito de drogas y armas en las Américas.

Además, este es el segundo año consecutivo en que la Secretaría de Estado de Educación Superior, Ciencia y Tecnología (SEESCyT) de la República Dominicana patrocina a cuatro estudiantes calificados para que participen en el Programa de Pasantías de la OEA cubriendo todos sus gastos.

Dotación de personal

El Departamento de Recursos Humanos ha creado manuales para cada uno de los procedimientos de dotación de personal que se llevan a cabo de forma regular en el Departamento. Esta iniciativa tiene por objeto estandarizar los procedimientos del Departamento y compartir conocimientos dentro del mismo.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA

Infraestructura de sistemas

El Departamento de Servicios de Información y Tecnología (DSIT) de la Secretaría de Asuntos Financieros (SAF) sigue trabajando para proporcionar servicios de Internet continuos, seguros y de alta calidad a la Organización al costo más bajo posible. Con este propósito, en el segundo trimestre de 2000, se tomaron dos medidas.

Se ha completado un 90% de la implementación de una segunda conexión de Internet en el Edificio Principal (MNB). Esta conexión proporcionará redundancia en dos formas: en la estructura física (con dos conexiones de Internet independientes) y en los proveedores de Servicios de Internet ( ISP), incorporando un segundo proveedor.

La segunda iniciativa, también parte del plan general del DOITS/SAF, es la instalación de un nuevo mecanismo de seguridad que impide el acceso a la red (firewall), fortaleciendo de ese modo la seguridad general de la red. Este proyecto ha sido posible gracias a la contribución de Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI).

El DOITS/SAF sigue examinando las medidas de protección necesarias para respaldar nuestro sistema de correos electrónicos. Se realizó un estudio de planificación de la capacidad para

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determinar la viabilidad de nuevo hardware que reemplazará nuestros tres servidores obsoletos, que constituyen nuestra primera línea de defensa para los servicios de correo electrónico.

Durante este trimestre, la nueva sala de medios combinados (ubicada en la sala TL76 del Edificio de Servicios Generales) ha sido muy utilizada por los delegados y otros usuarios, quienes se están familiarizando con las capacidades instaladas. Las salas de medios combinados han demostrado el positivo rendimiento de la inversión. El DOITS está examinando ahora la viabilidad de instalar una nueva sala de medios combinados en el Edificio Principal. Todas estas actividades están siendo gestionadas de forma conjunta con el Departamento de Conferencias y Reuniones.

Garantía de calidad de los sistemas

El programa de garantía de calidad del software sigue expandiendo sus actividades. Se agregó una nueva página de Internet, Software Quality Assurance (SQA), en OASConnect que proporciona información relativa a la garantía de calidad de los sistemas, como normas, lineamientos y planillas para la documentación del sistema.

Un formulario nuevo y simplificado para la especificación de las necesidades del usuario, User Need Specification form (UNS), está actualmente disponible en la intranet, permitiendo a los usuarios indicar en detalle sus necesidades y requerimientos para el desarrollo o actualización de las aplicaciones actuales o futuras. Algunas de las solicitudes UNS evaluadas trataban de la migración de la página Web www.adkn.org a la Sección de Desarrollo Alternativo de la CICAD; para la SEDI, el proyecto de aprendizaje e-ABC para implementar la plataforma Dokeos en el Portal Educativo de las Américas; los pagos por servicios ambientales (PES) y el calendario de la SEDI; para el Departamento de Prensa, el Sistema de Registro de la Asamblea General (GARSPRESS); para la Secretaría de Asuntos Jurídicos un glosario electrónico sobre asistencia jurídica mutua; para el Departamento de Recursos Humanos, los contratos continuos; para el Departamento de Desarrollo Humano, los préstamos del Fondo Rowe y un nuevo módulo en el Sistema de Administración de Becas (FMS) para facilitar la creación de una Asociación de Ex Alumnos; para el Departamento de Asuntos Internacionales, una Plataforma Virtual de la OEA (aplicación Web) para facilitar la celebración del Modelo de la Asamblea General de la OEA.

Se han elaborado nuevas normas y lineamientos, tales como: los requisitos técnicos para aceptar aplicaciones desarrolladas por terceras partes; control de acceso a la aplicación, definición del acuerdo de nivel de servicio, ciclo de vida por defecto, verificación y validación para pruebas de software y un glosario.

El Depósito de la documentación de proyectos y sistemas funciona totalmente en SharePoint. La documentación de los sistemas existentes fue recopilada e incorporada. Para todas las nuevas aplicaciones, el diseño del sistema, la documentación de la base de datos, las especificaciones de las necesidades del usuario, informes de evaluación y toda la documentación suministrada por el usuario se publican sistemáticamente en el depósito de proyectos y sistemas.

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Desarrollo de sistemas

Se han desarrollado los siguientes sistemas de software:

1. El Sistema para Solicitudes de Contratos Continuos se mejoró para poder manejar los documentos de los solicitantes a través del sistema; se mejoró el proceso de validación de datos con el fin de mejorar la exactitud de los datos para el Departamento de Recursos Humanos.

2. La Base de Datos de las Audiencias Públicas de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH), desarrollada para mejorar la información sobre audiencias públicas que actualmente aparece en la página Web de la CIDH, agregando funciones de búsqueda avanzada y un módulo de administración mejorado, y haciendo que la aplicación sea accesible en toda la Web.

3. Se han realizado mejoras en el Sistema de Evaluación del Desempeño de los Funcionarios para el Departamento de Recursos Humanos.

4. Sistema de Registro de la Asamblea General para la Prensa (GARSPRESS), destinado a completar el sistema de registro ya preparado para los períodos de sesiones de la Asamblea General, solicitado por el Departamento de Prensa y Comunicaciones. Esta nueva versión es accesible a través de Internet y fue exitosamente utilizada para el trigésimo noveno período ordinario de sesiones de la Asamblea General, celebrado en Honduras los días 2 y 3 de junio de 2009.

Se están desarrollando los siguientes sistemas:

1. Un sistema de seguimiento de la Cumbre de las Américas, desarrollado para la Secretaría de Cumbres de las Américas a efectos de dar seguimiento y presentar informes sobre el cumplimiento de los mandatos encomendados por la Cumbre a los Estados Miembros. Se presentó un prototipo en la Quinta Cumbre de las Américas, celebrada en Trinidad y Tobago en abril de 2009.

2. Un Sistema de Gestión de Observadores Electorales (EOMS) que consiste en una base de datos que está desarrollando el Departamento para la Cooperación y Observación Electoral para manejar los datos disponibles sobre todos los observadores electorales. El sistema se encuentra en la etapa de prueba.

3. Un Sistema de Gestión de Contenidos para la Comisión Interamericana de Derechos Humanos. La segunda “prueba de concepto” concluyó en junio y el lanzamiento de la aplicación está previsto durante el primer trimestre del próximo año.

4. Un Sistema de Gestión de Mandatos, desarrollado para el Departamento de Planificación y Seguimiento a efectos de un rastreo y asignación de recursos coherentes de todos los mandatos activos asignados a la SG/OEA por los distintos órganos políticos. El sistema se encuentra en la etapa de prueba.

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El sistema OASES ha estado en servicio de forma continua. Se ha implementado un conjunto de alertas automáticas y se están desarrollando otras para la previsión y alerta temprana de eventos importantes dentro del sistema. Se ha emprendido un estudio para el módulo de Recursos Humanos con el fin de analizar la viabilidad de implementar la función de control de puestos. Se ha brindado apoyo técnico y de mantenimiento en forma continua a todos los usuarios.

Seguridad de los sistemas

El DOITS/SAF está realizando un estudio para validar los permisos de los usuarios en los servidores departamentales compartidos de la OEA con el fin de fortalecer y salvaguardar la integridad de los datos organizacionales.

El Departamento también está concluyendo la implementación de medidas de protección adicionales en la arquitectura de seguridad de la red para los sitios de la OEA en Internet, con el fin de incrementar la visibilidad y control de las amenazas externas. Además, el Departamento está iniciando la implementación de un sistema que protegerá a la Organización frente la pesca cibernética (phishing) con el fin de prevenir el fraude y robo de información.

Todas estas actividades se están llevando a cabo con el financiamiento de una donación de la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (CIDA).

Página 22DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO

Evaluación de proyectos

La Comisión de Evaluación de Proyectos, integrada por altos cargos de la SG/OEA y respaldado por el Departamento de Planificación y Seguimiento, evaluó 15 propuestas de proyectos en este trimestre, presentadas por el Departamento para la Cooperación y Observación Electoral, el Departamento de Seguridad Pública, la Secretaría Ejecutiva del CICTE, la Secretaría Ejecutiva de la CICAD, la Oficina Ejecutiva del Secretario Ejecutivo para el Desarrollo Integral, el Departamento de Educación y Cultura, y el Departamento de Desarrollo Sostenible:

1. “Asistencia técnica en seguridad pública para reforzar la capacidad de las instituciones legislativas en Latinoamérica- Fase I”. Presupuesto total del proyecto, incluida la contribución de la OEA: US$173.925. Aprobado.

2. Fortalecimiento de la Asociación Caribeña de Organismos Electorales (ACEO) como un foro de debate para mejorar y modernizar los sistemas electorales en el Caribe. Aprobado.

3. “Proyecto de cartografía electoral para la ubicación y registro de la población hondureña”, en especial de las personas con discapacidad. Presupuesto total del proyecto, incluida la contribución de la OEA: US$275.285.11. Pendiente de aprobación.

4. “Encuentro Interamericano sobre inclusión Política de las personas con Discapacidad en las Américas”. No aprobado.

5. Evaluación de la vulnerabilidad de la infraestructura costera del Caribe a los impactos del cambio climático. Aprobado.

6. Pagos por servicios ambientales y agricultura sostenible para la conservación y el desarrollo en Paraguay. Aprobado.

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7. Fortalecimiento de la formulación de políticas y provisión de educación temprana de primera infancia/preescolar de calidad en el Caribe a través de la cooperación técnica con Chile. Presupuesto total del proyecto, incluida la contribución de la OEA: US$204.801 Aprobado.

8. Programa de Acción Humanitaria Integral contra Minas Antipersonal. Aprobado.9. Asistencia legislativa para el combate al financiamiento del terrorismo. Presupuesto total del

proyecto, incluida la contribución de la OEA: US$1.247.077. Aprobado.10. Programa para el fortalecimiento de la capacidad en la lucha contra las drogas. Aprobado.11. Desarrollo de las capacidades tecnológicas y de comunicación del Consejo Electoral

Provisional de Haití”. No aprobado.12. “Remisión de documentos de identidad por emergencia de huracanes 2008”. Presupuesto

total del proyecto, incluida la contribución de la OEA: US$400.000,00. Aprobado.13. Contribución a la protección de los grupos vulnerables de mujeres y personas con

discapacidad. Aprobado.14. Implementación del sistema de gestión de la calidad (ISO 9001:2008) en el Jurado Nacional

de Elecciones de Perú”. Presupuesto total del proyecto, incluida la contribución de la OEA: US$439.976. Aprobado.

15. Acompañamiento al proceso de auditorías y certificación de la solución tecnológica del voto electrónico en Perú”. Presupuesto total del proyecto, incluida la contribución de la OEA: US$394.517. Aprobado.

Capacitación en la formulación de proyectos

Se realizaron dos talleres sobre la formulación de proyectos titulados “Enfoque de marco lógico para el diseño de proyectos”, que contaron con la asistencia de 55 participantes procedentes de varias instituciones gubernamentales de Grenada y Belize. El objetivo de estos talleres era que los funcionarios públicos y consultores que trabajan directamente en la formulación de proyectos y programas de cooperación conocieran mejor el diseño de los proyectos basados en resultados.

OFICINA DE SERVICIOS DE COMPRAS

Compras/Adquisiciones

Se procesaron alrededor de 7.700 órdenes de compra por un total de $44,5 millones, que incluyen aproximadamente 540 acciones por un valor de $8,9 millones procesadas para servicios de consultoría.

Se abrieron cinco procesos de licitación. Uno de ellos fue para el alquiler de vehículos para la Misión de Observación Electoral en México por un total de $170.000. Se abrieron dos procesos de licitación relacionados con actividades de energía sostenible y registro civil, así como otros dos relacionados con la Misión de Apoyo al Proceso de Paz (MAPP) en Colombia. Estas cuatro licitaciones, una vez otorgadas, conllevarán transacciones de aproximadamente $400.000.

La SG/OEA se registró en el sistema de compras electrónicas de la Administración de Servicios Generales (GSA) de los Estados Unidos a fin de poder utilizar las últimas innovaciones de negocios electrónicos (e-negocios) de la GSA: el sistema de compras en línea “GSA Advantage” (GSA.Advantage@gsa.gov) y el sistema de licitaciones electrónicas “E-Buy” (https://www.ebuy.gsa.gov). Los sistemas de compras gubernamentales por medios electrónicos son

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muy importantes para promover la transparencia y eficiencia. El sistema de compras electrónicas satisface las necesidades de productos y servicios a través de una única fuente electrónica. Ofrece a la SG/OEA la posibilidad de simplificar el proceso de compras accediendo directamente a más de 15.000 proveedores previamente aprobados y más de 11 millones de productos. E-Buy se trata de un sistema electrónico de requisición de cotizaciones (RFQ)/solicitud de propuestas (RFP) por medio del cual se puede solicitar información, encontrar fuentes y preparar requisiciones de cotizaciones o solicitudes de propuestas en línea para millones de servicios y productos que se ofrecen a través del “Programa de Adjudicación Múltiple” (MAS) de la GSA y los contratos de tecnología de la GSA. Puede utilizarse para obtener cotizaciones o propuestas para servicios, compras de grandes cantidades, artículos de envergadura y compras con requisitos complejos.

Para utilizar los servicios electrónicos de la GSA, debe disponerse de una tarjeta de crédito de los tres principales bancos seleccionados por la GSA. La Oficina de Servicios de Compras también se puso en contacto con estos bancos y recibió las ofertas correspondientes. Estas ofertas deben ser analizadas y revisadas a fondo antes de decidir el banco y tarjeta que se va a utilizar.

Activos fijos

Se registraron las comparaciones y actualizaciones relacionadas con los inventarios físicos de las Oficinas de la OEA en los Países, para 11 oficinas nacionales y 19 proyectos. Se agregaron 399 artículos nuevos al Módulo de Activos Fijos, con un costo de $1,9 millones.

Capacitación en OASES

Se capacitó y certificó a 19 nuevos usuarios en el modulo de compras de OASES. Se otorgaron certificados a los encargados de requisiciones (9), aprobaciones (7) y recepciones (3) que concluyeron el curso con éxito.

Actividades relacionadas con viajes

Se emitieron en la sede 1.757 billetes de avión por un valor de $1.296.000. American Airlines, COPA y Continental fueron las principales aerolíneas utilizadas por la OEA.

Los viajes para la Quinta Cumbre de las Américas, celebrada en Trinidad y Tobago en abril (84 billetes) y para el trigésimo noveno período ordinario de sesiones de la Asamblea General, celebrada en Honduras en junio (140 billetes) fueron exitosamente coordinados. No se recibió queja alguna en ninguna de estas dos reuniones, los dos eventos más grandes que la OEA celebra a lo largo del año.

Se recibieron 269 solicitudes de visa. Todas fueron procesadas en los distintos consulados de los Estados Miembros. Al 30 de junio de 2009, se habían obtenido un total de 413 visas.

Los descuentos directos que se obtuvieron por medio de un convenio corporativo con COPA alcanzaron los $13.601. Los descuentos correspondientes se aplicaron a cada compra de billete, lo cual benefició directamente a cada área.

Se llevaron a cabo reuniones con cinco aerolíneas (Continental, Delta, Taca, Avianca y Aeroméxico) con el fin de negociar otros convenios corporativos. El objetivo es firmar algunos de estos convenios durante los próximos meses y empezar a obtener descuentos especiales adicionales, y posiblemente

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otros beneficios, en la mayor brevedad posible. Se suscribió un convenio corporativo con Continental Airlines que se basa en el “RewardOne Program” que se procesa en línea. Las negociaciones no fueron necesarias, ya que se trata simplemente de un proceso de suscripción mediante el cual se generan puntos que pueden ser canjeados por millas, que podría representar descuentos de aproximadamente un 2% al 4 %. Las millas que se obtienen están sujetas a la suscripción del viajero al programa de millas de Continental a través de la tarjeta “One Pass”. También se analizarán otros convenios más complejos con Continental.

Coordinación con las áreas técnicas

La Oficina de Servicios de Compras siguió aunando esfuerzos con la Secretaría de Asuntos Políticos (SAP) para asistir físicamente en la selección de proveedores para los procesos de observación electoral que la SAP supervisa regularmente.  En junio, un funcionario de la Oficina de Servicios de Compras viajó a México para asistir en la evaluación y selección de proveedores para el alquiler de vehículos, hoteles, equipo informático y teléfonos celulares para las elecciones programadas para la primera semana de julio.  Las reuniones fueron exitosamente coordinadas con la asistencia de la Oficina Nacional de la OEA en México.

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES

Reducción del consumo de energía

La Oficina de Servicios Generales de la Secretaría de Administración y Finanzas sigue desarrollando estrategias para financiar proyectos de eficiencia energética. Un número significativo de iniciativas administrativas y políticas han ayudado a reducir el consumo de energía y controlar los gastos de funcionamiento en 2008 y 2009.

Durante el primer semestre de 2009, se han utilizado 3.891.468 Kwh., similar al mismo período en 2008. Si la SG/OEA sigue manteniendo este promedio, el consumo de electricidad no va a aumentar y, al igual que en 2008, la SG/OEA ahorrará $82.000.

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Durante el primer semestre de 2009, la Secretaría General también ha reducido el uso de agua en aproximadamente 307.448 galones, cuando se compara con el mismo período en 2008. Además, se han logrado ahorros en el costo del agua por un valor de $307.

Mejoras de edificios

Con el fin de mejorar la apariencia del complejo de Constitution Avenue a tiempo para la celebración del centenario del Edificio Principal (MNB) en abril de 2010, la Secretaría General inició los trabajos de mantenimiento y reparación en los espacios alrededor del MNB y el Museo. Ello incluye las escaleras frontales de mármol del MNB. Esta iniciativa servirá para que la SG/OEA cumpla con las recientes recomendaciones de expertos externos.

El principal objetivo de esta iniciativa es corregir los problemas más graves que constituyen peligros para la salud y seguridad de los visitantes, delegados y el personal, así como conservar y evitar más

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daños a este importante activo. El trabajo en los espacios del complejo reducirá el desgaste y eliminará barreras que devalúan la calidad visual de la arquitectura. Esta iniciativa forma parte de un esfuerzo más amplio que incluye la entrada de automóviles en el lado de la calle C, el estacionamiento de la calle C y otras áreas alrededor de estos edificios.

Mejoras de seguridad

A fin de reforzar la seguridad de nuestros edificios, la Oficina de Servicios Generales de la Secretaría de Administración y Finanzas instaló cámaras de seguridad adicionales en el estacionamiento del Edificio de Servicios Generales (GSB) para poder vigilar mejor esta entrada. Además, se ha instalado una nueva barrera en la entrada al estacionamiento del Edificio Administrativo (ADM) a efectos de mejorar el control de acceso a esta área.

Programa de modernización de fotocopiadoras

La Oficina de Servicios Generales de la Secretaría de Administración y Finanzas continúa con su programa de modernización de fotocopiadoras. Durante el primer y segundo trimestres de 2009, se sustituyeron tres fotocopiadoras por aparatos con sistemas multifunciones y se actualizó una fotocopiadora, con un costo total de $28.000. Este programa de modernización ofrece la posibilidad de consolidar las funciones de varias máquinas en una sola, lo que ayuda a reducir el consumo de energía, los suministros, incluido el papel y la tinta, así como reducir la adquisición de aparatos individuales, tales como impresoras, faxes y escáners.

Ganancias y ahorros del Fondo de Estacionamiento

En julio de 2009, algunos funcionarios de la OEA que estaban utilizando los servicios de estacionamiento en el Colonial Parking fueron transferidos a los estacionamientos oficiales de la OEA. Ello generará al Fondo de Estacionamiento de la OEA ahorros por valor de $539.

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