Användarguide: Pagero Web Portal Skapa och skicka fakturor till Volvo Car SE

Registrera er för er Pagero Free Web Portal till Volvo Car För att effektivisera hanteringen av leverantörsfakturor har Volvo Cars beslutat att övergå till att ta emot Non-Proniction-fakturorna (orderserier 415XXXXXXX, 47XXXXXXXX, 48XXXXXXXX, 49XXXXXXXX, 58XXXXXXXX) elektroniskt. För att kunna skicka e-fakturor genom Pagero Free Web Portal måste ni först registrera dig. För att registrera dig, följ instruktionerna nedan.

1. Klicka på länken: https://www.pagero.se/projektsidor/volvo-cars/ Här hittar ni information om hur ni skickar e-fakturor till Volvo Cars, om ni är intresserad av att använda gratisportalen Pagero Free Web Portal, klicka på Free Web Portal

2. Ni skickas då vidare till en ny sida. Fyll i den efterfrågade informationen, namn, e-post och telefon. Klicka sedan på Nästa.

3. Fyll I information om ert företag. Ert företagsnamn, välj land, ange minst ett företags-ID

(exempelvis organisationsnummer eller GLN-nummer). När ni fyllt i allt, klicka på Nästa.

4. Nästa steg är en bekräftelse, kontrollera att informationen ni angett är korrekt, klicka sedan på Slutför.

5. Ni kommer sedan att motta ett mejl, innehållande en länk för att aktivera ert konto. Följ sedan instruktionerna på nästa sida.

Aktivera ert Pagero Online-konto

1. När ert företag har blivit registrerat skickas ett mail till din e-postadress. I mailet hittar ni en länk för att aktivera ert användarkonto i Pagero Online.

2. Klicka på länken. När ni har läst igenom och godkänt avtalet väljer ni lösenord och går sedan vidare till Pagero Online. Lösenordet kan ändras vid senare tillfälle i Pagero Online via Inställningar – Användaruppgifter.

3. Logga in i Pagero Online på www.pageroonline.com

4. Gå till Inställningar - Företagsuppgifter för att komplettera dina företagsuppgifter.

a. Komplettera uppgifterna med ert organisationsnummer och MOMS-registreringsnummer.

b. Fyll även i er adress och ert telefonnummer under kontaktuppgifter.

Lägg till en ny e-fakturamottagare i ert kundregister Det första ni måste göra för att kunna skicka e-fakturor är att lägga till de mottagare ni önskar att skicka till. Utan denna koppling kommer inga fakturor att kunna skickas. För att lägga till mottagare följer ni stegen nedan.

1. Logga in i Pagero Online

2. Gå in i ”Kundregister”, Sök & Lägg till kunder” (Ni kan även använda genvägen ”Lägg till kund” på startsidan för att komma till denna vy).

3. Sök fram den mottagare ni önskar att lägga till. Ni kan söka antingen på företagsnamn eller

organisationsnummer, MOMS-registreringsnummer, IBAN eller liknande.

a. Klicka på fliken Kundregister, och Sök och lägg till kunder.

b. Sök efter Volvo Personvagnar AB, SE556074308901

c. När ni hittat Volvo Personvagnar AB, klicka på Lägg till

4. När ni finner rätt mottagare, tryck på ”Lägg till” a. Om ni är osäker på om det är korrekt mottagare, kan ni trycka på företagsnamnet i

listan. Det dyker då upp en ruta med mer information om bolaget. När ni säkerställt att det är rätt mottagare, stäng ner informationsrutan och tryck på ”Lägg till”.

5. Följ sedan de olika stegen för att lägga till kunden. a. I steg 1 visas Volvos krav på fakturan.

b. I steg 2 skall ert interna kundnummer för denna mottagare läggas till. Om ni inte har interna kundnummer kan detta steg hoppas över.

c. I steg 3 ser ni en bekräftelse över er förfrågan. Läs igenom och tryck sedan på

”Slutför”. Om ni önskar att ändra något tryck på ”Föregående”.

6. När ni gått igenom de olika stegen för att lägga till en mottagare, läggs denna mottagare till i ”Mitt kundregister”. Volvo kommer först att få statusen Inväntar godkännande, så snart Volvo har godkänt er förfrågan kommer denna status att försvinna, och ni kan börja skicka fakturor till Volvo.

Skapa och skicka e-fakturor

När ni lagt till din mottagare är det dags att skapa en faktura. Enklast är att först skapa en fakturamall som sedan kan användas när nya fakturor skall skickas ut. Nedan följer instruktioner för hur ni skapar en fakturamall, skapar en faktura och skickar iväg en faktura. Ni kan spara totalt 10 st. fakturamallar. Obs! Enligt god bokföringssed bör ni bifoga eventuell originalfaktura till den e-faktura som ni skapar och skickar med Pagero Web Portal.

1. För att skapa en fakturamall: Klicka på fliken ”Pagero Web Portal” a. Välj sedan ”Skapa och skicka fakturor” b. Alternativt tryck på fliken ”Skapa e-faktura”

2. Välj mottagare i menyn för att visa detaljerad information om den valda mottagaren. Klicka på Välj mottagare. Om ni inte ser några mottagare i menyn beror det på att ni inte lagt till några kunder i ert kundregister, eller att mottagaren ännu inte godkänt er som utställare.

3. För att skapa en fakturamall: a. Fyll i alla fält som är återkommande på denna typ av faktura i formuläret.

Exempelvis leveransadress om denna alltid är den samma till mottagaren, betalningsuppgifter, er adress och liknande. All information som sparas i en mall kommer att finnas på fakturan nästa gång mallen används. Ni behöver inte fylla i de obligatoriska fälten, så som fakturanummer och förfallodatum för att kunna spara en mall. Ni kan spara upp till 10 st mallar.

b. När ni fyllt i all återkommande information, klicka på ”Spara som mall” längst ner.

4. När ni väljer att spara en mall dyker ett nytt fönster upp. Ni kan då välja att namnge din

fakturamall, ni kan även ange betalningsvillkor för denna mall, vilket då kommer att anges automatiskt nästa gång mallen används. Tryck sedan på ”Spara och stäng”.

5. För att sedan använda er mall klickar ni på ”Sparade fakturamallar”, tryck sedan på den markerade ikonen nedan, under ”Öppna”, för att öppna respektive fakturamall. Ni kan spara totalt 10 st. olika fakturamallar.

6. Ni får då upp fakturaformuläret med informationen från mallen. Komplettera med fakturaspecifik information.

a. Ange om det är en faktura (debet) eller kredit-faktura. Fyll sedan i resterande fält. Obligatoriska fält är markerade med röd ram.

b. Klicka på plustecknet ovanför fakturaraderna för att lägga till fler rader. När ni har fyllt i informationen i fakturaraden klickar ni på den gröna bocken. Klicka på det röda krysset för att radera en faktura-rad.

c. För att lägga till radspecifik information (Radordernummer/positionsnummer/item

number och inköpsordernummer på radnivå), klicka på den gula anteckningen till höger och fyll sedan i informationen enligt instruktionerna nedan, (bild 2 nedan).

d. Kontrollera att fakturan är korrekt och fullständig, och att ni angivit rätt momssatser. När ni är klar och vill skicka fakturan, klickar på ”Gå vidare med fakturan” längst ner.

Krav för att skicka fakturor till Volvo:

• Inköpsordernummer på radnivå

• Radordernummer/positionsnummer/item number

• Säljarens momsregistreringsnummer

• Parallellt med första e-fakturan, vänligen skicka er uppdaterade bankinformation och momsregistreringsnummer till VOLVOEDI@volvocars.com.

• Vänligen skriv inte snedstreck (/) i fakturanumret. Detta tecken är inte tillåtet och gör att fakturan stoppas.

• Vid omvänd skatt vänligen specificera det på fakturan

• Vänligen bifoga original-PDF till den elektroniska fakturan

7. För att lägga till inköpsordernummer på radnivå, samt radordernummer/positionsnummer/item number, klicka på den gula anteckningssymbolen, och fönstret nedan kommer att visas.

• Lägg till Inköpsordernumret i fältet Köparens orderreferens. Godkända, icke-produktionsorders är:

i. 415XXXXXXX, 47XXXXXXXX, 48XXXXXXXX, 49XXXXXXXX, 58XXXXXXXX ii. Dessa måste anges på radnivå.

• Lägg till Radordernummer/positionsnummer/item number i fältet Köparens radnummer.

8. När ni valt att gå vidare med fakturan hamnar fakturan i en lista under ”Godkänn och Skicka”. Det är även i detta steg ni lägger till eventuella bilagor innan fakturorna skickas iväg. Ni kan välja att skapa flera fakturor och placera dem i denna lista genom att trycka på ”Gå vidare med fakturan” i fakturaformuläret. Ni kan sedan skicka iväg alla fakturorna i listan samtidigt, eller en och en om ni önskar det.

9. För att lägga till bilagor Om ni önskar att lägga till bilagor till era fakturor, tryck på rätt faktura i listan. Information om fakturan dyker då upp nedanför. Som bilder här nedan visar. Tryck sedan på välj fil, och välj den fil ni vil bifoga. Markera sedan den/de fakturor ni vill skicka och tryck på ”Skicka”.

10. Dina fakturor har nu skickats iväg. Om ni vill se dina fakturor efter att de har skickats iväg, gå in på ”Mina dokument” Klicka på fliken ”Skickade dokument” På denna sida kan ni se och söka på alla fakturor ni har skickat under de senaste 90 dagarna. Ni kan även se status på fakturan, om den har levererats till mottagaren har den status ”Klar”.

Har ni några frågor?

Kontakta Pagero Service & Support Center Tel +4631-730 88 70 https://support.pagero.com/contact-us/