palestra bpm-f rum day caxias 09 11. vers o final [modo de...
TRANSCRIPT
PROGRAMA
� Assessoria de Desenvolvimento Organizacional – DO
� Gestão de Processos na APESC
� Metodologia Novo Olhar
� Benefícios e desafios
� Sistema de Gestão de Processos – SGP
� Workflow/BPMS
� Projetos de BPM
APESC – ASSOCIAÇÃO PRÓ-ENSINO
EM SANTA CRUZ DO SUL
� 51 Cursos de Graduação – 10.922 alunos
� 31 Cursos de Especialização – 952 alunos
� 8 Mestrados – 273 alunos
� 2 Doutorados – 51 alunos
� 7 Cursos Técnicos Profissionalizantes - 353 alunos
� Ensino Fundamental e Médio – 358 alunos
� Hospital Santa Cruz
* Dados de agosto de 2012
1. Santa Cruz do Sul
2. Sobradinho
3. Capão da Canoa
4. Venâncio Aires
5. Montenegro
ESTRUTURA DA UNISC
ASSESSORIA DE DESENVOLVIMENTO
ORGANIZACIONAL - DO
� O conceito de DO está ligado aos conceitos demudança e de capacidade adaptativa da instituição àmudança.
� A Assessoria de DO da UNISC, está relacionada coma melhoria dos processos organizacionais e naimplantação de novas tecnologias.
� Responsabilidades
� Gerenciar projetos de modelagem de processos com base nametodologia PMI
� Realizar a modelagem dos processos (identificação,mapeamento, análise e redesenho)
� Dar suporte técnico aos usuários do Workflow/BPMS
� Buscar formas de minimizar os impactos causados naspessoas pelas mudanças nos processos
� Gerenciar os formulários e organogramas da APESC –Educação
� Confeccionar a Tabela de Temporalidade Documental – TTDcom base no redesenho dos processos
ASSESSORIA DE DESENVOLVIMENTO
ORGANIZACIONAL - DO
� Resultados
� Termos de Abertura de Projetos
� Planos de Gerenciamento de Projetos
� Termos de Fechamento de Projetos
� Fluxogramas dos processos
� Base de dados para consulta dos processos no Sistema deGestão de Processos - SGP
� Controle de horas dedicadas nos projetos
� Formulários
� Organogramas
� Tabela de Temporalidade Documental - TTD
ASSESSORIA DE DESENVOLVIMENTO
ORGANIZACIONAL - DO
� É o profissional que executa a modelagem e participada implantação dos processos, devendo possuir amplavisão estratégica e foco no negócio da Instituição,sendo o facilitador da comunicação entre as partes,identificando as necessidades de mudança.
PAPEL DO ANALISTA DE
PROCESSOS DA UNISC
SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA
Em 2005, antes de desenvolver o novo sistema de ensino:
� Falta de uniformidade de conceitos
� Dificuldade de definição das regras de negócio
� Visão fragmentada
� Falta de documentação padronizada dos processos
� Necessidade de revisão dos processos complexos
“... só haverá sentido em investir-se em qualquer tecnologia se
soubermos porque e para que iremos utilizá-la”
e
“... para dar significado aos grandes investimentos feitos em TI só há
uma forma: por meio de organização e melhoria de processos de
negócio com base em uma metodologia, qualquer que seja ela”.
Tadeu Cruz (2002)
CONSTRUINDO A METODOLOGIA
METODOLOGIA NOVO OLHAR
Baseada
� Metodologia DOMP – Documentação, Organizaçãoe Melhoria de Processos, criada por Tadeu Cruz(2003)
� BPMN - Business Process Modeling Notation
� Práticas adotadas pela Assessoria de DO desde1994
� Enfoque sistêmico de projetar e melhorarcontinuamente os processos organizacionais, porpessoas potencializadas e trabalhando emequipe, combinando capacidades tecnológicas eemergentes e sob uma postura para a qualidade,objetivando a entrega de valor ao usuário.
(LAURINDO; ROTONDARO, 2006, p. 27).
O QUE É GESTÃO DE PROCESSOS
NA APESC – EDUCAÇÃO?
� O processo existe para atender àsnecessidades de seus clientes. Envolva-ossempre. Apenas eles saberão melhor dizersuas necessidades!
GESTÃO DE PROCESSOS
REQUER FOCO
Elaborar os fluxogramas e documentar os processos no
Sistema de Gestão de ProcessosAnalista e Gerente de Processos
Realizar alinhamento sobre otrabalho a ser realizado e avaliar a
documentação do processo existenteAnalista e Gerente de Processos
e demais envolvidos
Determinar as necessidades eexpectativas dos clientes
Analista e Gerente de Processos e demais envolvidos
Realizar a simulação do processo e validar o modelo redesenhado
Analista e Gerente de Processos e demais envolvidos
1ª FASE – IDENTIFICAÇÃO E MAPEAMENTO
Principais benefícios
� Percepção dos gargalos e das melhorias
� Conhecimento institucional sobre os processos
� Documentação padronizada
� Identificação de soluções simples para problemas, que podem seraplicadas imediatamente
� Integração entre os clientes internos, gerentes dos processos e demaisenvolvidos para a melhoria dos processos
� Planejamento dos processos, visando a otimização
� Definição do gerente do processo
Principais desafios
� Confusão entre To Be e As Is
� Comprometimento de usuários
� Contatar com responsáveis por atividades de outros setores
� Definir o gerente do processo
� Desconhecimento da execução dos processos
� Alinhamento das responsabilidades de cada área
� Alinhamento dos conceitos
1ª FASE - IDENTIFICAÇÃO E MAPEAMENTO
2ª FASE - ANÁLISE E REDESENHO
Principais benefícios
� Integração entre os clientes internos, gerentes dos processos e demaisenvolvidos para o planejamento das melhorias dos processos
� Construção do conhecimento coletivo
� Implementação das melhorias identificadas na fase de mapeamento
� Diminuição da visão fragmentada
� Base de conhecimento única
� Desenvolvimento profissional e pessoal
� Desenvolvimento da equipe
2ª FASE - ANÁLISE E REDESENHO
Principais desafios
� Organizar as agendas – projeto x atividades diárias
� Lidar com a resistência das pessoas
� Descrever os processos no SGP
� Motivar as equipes na cultura da gestão de processos
� O Sistema de Gestão de Processos – SGP foi desenvolvido apartir da necessidade do registro e documentação dasinformações referentes aos processos organizacionais da APESC- Educação.
� O principal objetivo do SGP é organizar e padronizar oselementos dos processos, transformando o conhecimento tácitoem explícito.
DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS
2005 – A UNISC foi medalha de Prata no Global Awards
Processo : Encaminhamento de Projetos de Pesquisa e Extensão
� Evolução do BPMS
� 09/2004 a 09/2011: 7 processos
� 09/2011: capacitação da CRYO para as analistas de processos
� 10/2011 a 2012: 5 processos
� Critérios para implantação do BPMS
� Autorização de pagamento de pessoal: no redesenho se identificouque não era necessário
AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS –Ferramenta Orquestra
Ciclo de modelagem
AS IS
TO BE
TO DO
Fonte: Cryo (2012).
� Listagem de tarefas a serem realizadas
� Elaboração de atividades mais simples, que não exigem programação
� Elaboração das atividades mais complexas, que exigem programação
� Integrações
� Teste com o intuito de avaliar as tarefas realizadas ao longo dasatividades anteriores
� Verificação de que o processo automatizado está enquadrado àsnecessidades do cliente
� Final do desenvolvimento da automação do processo
� Implementação do produto final ao cliente
� Treinamentos com o cliente
� Execução
ETAPAS PARA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS
Fonte: Cryo (2012).
� Automação de processos com BPM significa entrega de valorrápida
� Novas funcionalidades são acrescentadas à toda hora,adequando o processo automatizado à necessidade do cliente
� Utilização do processo automatizado irá levantar pontos demelhoria
CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO BPMS
Fonte: Cryo (2012).
SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS A
COORDENAÇÃO DO CAMPUS
Objetivo
� Obter maior controle sobre os serviços realizados
� Descentralizar o recebimento das solicitações, direcionando-asautomaticamente aos setores responsáveis
� Publicação: 18/05/2010
� Nº de solicitações: 10.665
Resultados
� Adequado direcionamento dos serviços aos respectivos responsáveispor área
� Agilidade no atendimento dos serviços solicitados
� Organização dos serviços realizados pelas áreas
� Maior controle do trabalho realizado
� Transparência no processo
� Acompanhamento das solicitações
� Avaliação, por parte do requisitante, do serviço realizado
SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS A
COORDENAÇÃO DO CAMPUS
SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO, RENOVAÇÃO/ALTERAÇÃO OU RESCISÃO DE CONTRATOS A PAGAR - PJ
Objetivo
� Centralizar as autorizações de contratação de prestações de serviço
� Autorizar, previamente, as prestações de serviço
� Controlar as prestações de serviço
� Publicação: 18/01/2012
� Nº de solicitações: 89
Resultados
� Preenchimento correto do formulário
� Recebimento das informações necessárias para elaboração docontrato e para analisar a viabilidade e real necessidade do contratosolicitado
� Aumento da produtividade e da qualidade dos serviços, comotimização e redução de tempo
� Acompanhamento mais eficiente das demandas contratuais
� Segurança e agilidade na operacionalização do processo
SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO, RENOVAÇÃO/ALTERAÇÃO OU RESCISÃO DE CONTRATOS A PAGAR - PJ
Resultados
� Responsabilização dos atores em suas ações
� Autorizações prévias à contratação e elaboração de contrato
� Total controle sobre os serviços contratados
� Controle informatizado da vigência dos contratos
SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO, RENOVAÇÃO/ALTERAÇÃO OU RESCISÃO DE CONTRATOS A PAGAR - PJ
SOLICITAÇÃO DE CÓPIA DE
PRONTUÁRIOS MÉDICOS
Objetivo
� Redesenhar o processo de Solicitação de Cópia de Prontuário,visando a automatização
� Publicação: 06/06/2012
� Nº de solicitações: 731
Resultados
� Facilidade de acesso
� Diminuição da circulação de pessoas sem identificação nasdependências do HSC
� Filtragem das informações
� A retirada da origem das solicitações no SAME eliminou o gargalo deatendimento neste setor
� Horário de funcionamento para as solicitações é 24hs
� Eliminação de custo operacional e de espaço físico
� Entrada de receita com cobrança de taxa administrativa
SOLICITAÇÃO DE CÓPIA DE
PRONTUÁRIOS MÉDICOS
CLÍNICAS DA ÁREA DA SAÚDE
Objetivo
� Modelar os processos de atendimento a pacientes da Clínica deOdontologia e SIS, visando a elaboração de um sistema aderente aestes processos.
Resultados
� Cadastro único entre as áreas (SIS, Fisio, Odonto e GAJ)� 9.973 pessoas atendidas
� 52.638 atendimentos realizados
� Controle das presenças e faltas dos pacientes
Resultados
� Lista de espera de acordo com as necessidades e urgências dospacientes
� Informatização dos pagamentos
� Registro de contatos com pacientes
� Registro e controle dos procedimentos e encaminhamentosrealizados
� Controle de entrada e saída de prontuários na recepção
� Padronização de documentos entre áreas (SIS, Fisio, Odonto e GAJ)
CLÍNICAS DA ÁREA DA SAÚDE
DOC IMPRESSO PELO ALUNO
Objetivo
� Implantar nova forma de acesso ao DOC, avaliando os impactos eorganizando as ações necessárias para a prática a partir de 2012/1
Resultados
� Redução significativa de valores referente ao envio de boletos
� Utilização de outras formas de pagamento, como DDA – Débito DiretoAutorizado
� Agilidade no acesso ao seu boleto de pagamento das mensalidades
PROJEÇÃO DE ALUNOS
Objetivo
� Estabelecer uniformidade de conceitos e de informações para projetare acompanhar o número de alunos e créditos matriculados,subsidiando a tomada de decisão pelos gestores da Instituição
Resultados
� Relatórios com informações completas, alinhadas e validadasinstitucionalmente para projeção e acompanhamento do número dealunos e créditos matriculados
PROJEÇÃO DE ALUNOS
Resultados
� Uniformidade de conceitos
� Alinhamento entre todos os funcionários
� Facilidade no gerenciamento da projeção e acompanhamento pelosgestores da Instituição
� Unificação de relatórios
� 4º Ed. da Pós-Graduação em Gestão por
Processos de Negócios
� Modalidade de oferta: à Distância - EAD
� Próxima oferta: Agosto de 2013
� Publicação do livro Gestão de Processos da Teoria à
Prática – Aplicando a Metodologia de Simulação
para a Otimização do Redesenho de Processos
Obrigada!
Assessoria de Desenvolvimento Organizacional – DOUNISC
Simone [email protected]
(51) 3717-7353