palestra sobre a metodologia para apoio à decisão, gerência e implantação de sistemas erp do...
DESCRIPTION
O diretor de projetos do GrupoMENTHOR, Felipe Nardi, realizou no dia 03 de novembro de 2010, a palestra sobre a Metodologia para Apoio à Decisão, Gerência e Implantação de Sistemas ERP para os alunos do curso de Graduação em Engenharia de Produção da Unisinos em São Leopoldo a convite do Prof. Christopher Pohlmann.TRANSCRIPT
www.grupomenthor.com.br
Metodologia para Apoio à Decisão, Gerência e Implantação de Sistemas ERP
03/11/2010 – São Leopoldo - RS
www.grupomenthor.com.br
“Apenas 32% dos projetos de TI acabam bem-sucedidos”
Fonte: Chaos Report de 2009 elaborado pelo Standish Group com base em mais de 1000
projetos de TI.
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Nosso Negócio
Auxiliar as empresas a minimizar os custos e aumentar a lucratividade com
apoio da tecnologia.
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Nossa Missão
Agregar VALOR aos negócios dos nossos clientes, através de soluções
inovadoras, sustentáveis e aderentes, mantendo e incentivando a qualificação
e motivação de colaboradores e Aliados, contribuindo para o
crescimento da sociedade com o conhecimento.
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Nossa Visão
Ser referência em consultoria e assessoria de soluções inovadoras com
alto padrão de qualidade, sempre buscando ultrapassar as expectativas
dos clientes e do mercado.
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Valores
ÉticaIntegridadeInovaçãoLucratividadeConfiançaConhecimentoExcelência
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Características dos ERP
Eles são pacotes comerciais de software; Eles incorporam modelos padrões de processos
de negócios ("best-practices"); Eles constituem sistemas integrados de
informações; Eles utilizam um banco de dados corporativo; Eles possuem grande abrangência funcional; Possuem requisitos genéricos, para obter
ganhos de escala Requerem procedimentos de ajuste para que
possam ser utilizados em uma determinada empresa.
Zwicker e Souza (2003)
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Mercado de Pacotes ERPOs pacotes ERP estão presentes em cerca de 60% das
multinacionais no mundo inteiro (PriceWaterhouseCoopers). No Brasil, estão em cerca de 70% das grandes empresas
(Yankee Group). Implementações levam em média 23 meses, com um Custo
Total de Propriedade (TCO) médio de US$ 15 milhões (Meta Group)
Mercado que fatura cerca de U$S 5 bilhões/ano em licenças (Gartner Group)
Mercado concentrado – fusão de empresas (Baan pela SSA, J.D. Edwards pela PeopleSoft, Peoplesoft pela Oracle…)
Mercado brasileiro cresceu 17% em 2009 (apesar da crise) - IDC
Co-existência de diversos pacotes (“best-of-breed” + módulos de sistemas desenvolvidos internamente)
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Características Benefícios Problemas
são pacotes comerciais
- redução de custos de informática - foco na atividade principal da empresa - atualização tecnológica permanente - ganho de escala em desenvolvimento e
pesquisa - redução do backlog de aplicações
- dependência do fornecedor - empresa não detém o conhecimento sobre o pacote - tempo de aprendizagem de interfaces não desenvolvidas
especificamente para a empresa
usam modelos padrões de
processos de negócio
- difunde conhecimento sobre melhores práticas - dá acesso à experiência de outras empresas - facilita a reengenharia de processos - impõem padrões
- necessidade de adequação do pacote à empresa - necessidade de alterar processos empresariais - necessidade de consultoria para implementação - alimenta a resistência à mudanças
são sistemas integrados
- redução do re-trabalho e inconsistências - redução da mão-de-obra de processos - maior controle sobre a operação da empresa - atende a integração global ou internacional - acesso em tempo real às informações do
sistema - eliminação de interfaces entre sistemas
isolados - melhoria na qualidade da informação - contribuição para a gestão integrada - otimização global dos processos da empresa
- mudança cultural da visão departamental para a de processos
- maior complexidade de gestão da implementação - custos e prazos de implementação maiores - maior dificuldade na atualização do sistema pois exige
acordo entre vários departamentos - um módulo não disponível pode interromper o
funcionamento dos demais - necessidade de consultoria para implementação - alimenta a resistência à mudança
usam bancos de dados
corporativos
- padronização de informações e conceitos - eliminação de discrepâncias entre informações
de diferentes departamentos - melhoria na qualidade da informação - acesso a informações para toda a empresa - facilidade para extração de informações
- mudança cultural da visão de "dono da informação" para a de "responsável pela informação"
- mudança cultural para uma visão de disseminação de informações dos departamentos por toda a empresa
possuem grande
abrangência funcional
- eliminação da manutenção de múltiplos sistemas
- padronização de procedimentos - redução de custos de treinamento - interação com um único fornecedor
- dependência de um único fornecedor - se o sistema falhar toda a empresa pode parar
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Ciclo de Vida dos Sistemas ERP
Novas necessidades, Conhecimento acumulado e Parâmetros já estabelecidos
Módulos parametizados, customizados
Dados migrados Usuários treinados
Pacote Selecionado
Plano de Implementação
DECISÃO E SELEÇÃO
IMPLEMEN-TAÇÃO
Fase 1
Fase 2
Fase n
UTILIZAÇÃO
Fase 1
Fase 2
Fase n
(Zwicker e Souza, 2003)
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
ERP – Etapas de Projeto
• (1) PRÉ-IMPLANTAÇÃO• (2) IMPLANTAÇÃO• (3) PÓS-IMPLANTAÇÃO
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
ERP – Etapas de Projeto
• PRÉ-IMPLANTAÇÃO :• Decisão – adotar ou não um ERP?• Seleção de Fornecedores• Escolha do pacote• Preparação da equipe• Projeto de implantação (detalhamento)
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
PRÉ-IMPLANTAÇÃO Decisão pelo ERP
• Pergunta Básica...
• Mas...a sua empresa está pronta para adotar um ERP?
www.grupomenthor.com.br
Avaliação da prontidão para o ERP
Prontidão no Gerenciamento
de Projetos
Prontidão no Gerenciamento da
mudança
Prontidão Organizacional
P R O J E T O
. Patrocínio do Projeto
. Alocação de Recursos
. Atribuição de Responsabilidades. Equipe do Projeto. Escopo do Projeto
V I S Ã O e M E TA S
. Visão da Implementação do ERP. Missão e metas do ERP
S I S T E M A S e P R O C E SS O S
. Sistemas existente
. Processos existentes
C U LT U R A e E S T R U T U R A
. Cultura
. Mecanismos de Decisão. Estrutura Organizacional. Comunicação
P E SS OA S
. Alta direção
. Pessoal
Razmi et al. (2009)
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
• VISÃO E OBJETIVOS:• Objetivos visados devem ser claros e
mensuráveis (metas)• Clareza no porquê se escolheu adotar um ERP,
quais necessidades do negócio ele irá atender, qual valor irá adicionar
• Identificar quais mudanças/redesenhos de processos são esperados
• Justificativa clara do investimento x riscos
PRÉ-IMPLANTAÇÃO Decisão pelo ERP
Nossa empresa está pronta para o ERP?
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Decisão de adotar o ERP
Complexidade de ImplementaçãoGra
u d
e M
ud
ança
nos
Pr o
cess
os
de N
egóci
o
Zona 1 Zona 2 Zona 3
1. Renovação e Substituição de Software
2. Mudança emProcessos de Negócios Suportada pelo Software
3. Transformaçãodo Negócio
ERP “básico”
Melhoria Incremental de Processos de Negócio
Reengenhariade Processos de Negócio
Redesenho de Redes de Negócio
Redefinição de Escopo de Negócio
RISCO E CUSTO DO PROJETO
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Por que utilizar uma metodologia para seleção e implantação de Sistemas?
“Se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas. 100%
Se você se conhece mas não conhece o inimigo, para cada vitória ganha sofrerá também uma derrota. 50%
Se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas...” 0%
Sun Tzu
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Por que utilizar uma consultoria para um projeto ERP?
Especialistas com conhecimentos adquiridos de experiências acumuladas em diversos trabalhos realizados em diferentes clientes e segmentos
Incremento dos recursos das empresas com a transferência de conhecimentos por um tempo e custo determinado – não precisa contratar novos recursos para os projetos
Utilização das melhores práticas do mercado devido a constante atualização de conhecimento e concorrência
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Por que utilizar uma consultoria para um projeto ERP?
Proporcionar para as empresa uma visão global e externa, sem os condicionamentos causados pela própria dinâmica e circunstâncias que acercam as empresas (poder, feudos, intrigas, magoas)
Papel de integrador, mediador, conciliador... Sempre é bem vindo em tempos de mudanças, perda de poder, democratização da informação
Conhecimento e relacionamento de mercado, auxiliar no processo de benchmarking enquanto o cliente foca na sua atividade fim
Chancelar o projeto! Compartilhar o risco! Quando feito com idoneidade, imparcialidade, ética e utilizando uma metodologia adequada OK.
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Por que utilizar uma metodologia para seleção e implantação de Sistemas?
Mais certeza, confiança e agilidade, a empresa procura e implanta o que exatamente deseja e precisa
Privilegia a impessoalidade e coletivo, atenua fator pessoal subjacente a todo e qualquer processo de escolha
Cria a necessidade de gestão de um projeto para atender as etapas da metodologia (entregáveis com datas de marco)
Identificação e ação sobre pontos “invisíveis” e intangíveis que não seriam vistos e nem lembrados após o fracasso do projeto (ego – soluções de grifes, corrupção “bola”, falta de recursos, pular etapas, esconder informações)
Alta direção comprometida com a metodologia, pois não se trata apenas da compra de um novo pacote de software, mas de algo que envolve a gestão da organização, mudanças nos processos e na cultura
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Por que utilizar uma metodologia para seleção e implantação de Sistemas?
Metodologia não é estática e pode ser alterada e adaptada para cada cliente e tipo de projeto
Falhas na seleção e implantação poderão fazer com que a empresa tenha que conviver desnecessariamente com restrições incômodas e caras de seu ERP por longo tempo
Economia de tempo e dinheiro
Documentos e processos padrão em convergência com processos de qualidade ISO
Base de conhecimento fica na empresa, mais agilidade para integração de operações, Roll-outs, migração de versões
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Por que utilizar uma metodologia para seleção e implantação de Sistemas?
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Soluções• Apoio à Decisão em TIC: Conduzimos um
trabalho orientado a facilitar a tomada de decisão baseados nas estruturas organizacionais, processos e pessoas através de seu capital intelectual. .
• Gerência de Projetos: Controles que garantem o cumprimento do escopo do projeto, dos prazos, dos custos e da entrega dos produtos com a qualidade e os resultados esperados pelo cliente.
• Melhoria Contínua: Indicadores e controles que garantem o investimento em tecnologia trará aumento de produtividade, melhor posicionamento de mercado, maior fidelização dos clientes, aumento da eficiência operacional, aumento de receita/lucro e redução de custos.
ADT
GPT
MCT
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Metodologia de Apoio à Decisão em TIC
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Metodologia de Apoio a Decisão
Iniciação
•Levantamento das necessidades, mapeamento dos decisores e patrocinadores do projeto, mapeamento das expectativas pessoais e profissionais, proposta comercial, contrato
Planejamento
• Termo de abertura do projeto, plano de projeto, plano de riscos, definição dos papéis, plano de comunicação, cronograma financeiro, cronograma das atividades dos consultores, cronograma de datas de marco, cronograma de controle e verificação
Execução
•Reunião de kick-off, Disponibilização do ambiente de colaboração do projeto, Formar comitê de decisores, Emoldurar processos, Compreender os processos atuais (AS IS), Projetar os processos desejados (TO BE), Priorização dos processos e operações (Requisitos correntes e futuros), Benchmarking, RFI, RFQ, RFP, Apresentação dos fornecedores e soluções, Analise dos fornecedores, Testes do Sistema, Avaliação de Clientes, Análise de aderência (FIT/GAP), Revisão dos detalhes comerciais, Matriz comparativa para apoio a decisão com foco no fornecedor e na solução
Encerramento
•Entrega da documentação, formalização do encerramento do projeto, cerimônia de encerramento do projeto
Mon
itora
men
to e
Con
trole
Sucesso!
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Metodologia de Apoio a DecisãoProcesso Execução
Reunião de kick-off
Disponibilização do ambiente de colaboração do projeto
Formar comitê de decisores (diretoria, gerentes das áreas, usuários chaves, consultoria)
Emoldurar processos (cultura, missão, visão, valores, estratégia)
Compreender os processos atuais (AS IS)
Projetar os processos desejados (TO BE)
Priorização dos processos e operações (Requisitos correntes e futuros)
Benchmarking
RFI, RFQ, RFPApresentação dos fornecedores e soluções
Analise dos fornecedores Testes do Sistema
Avaliação de ClientesAnálise de aderência (FIT/GAP)
Revisão dos detalhes comerciais
Matriz comparativa para apoio a decisão com foco no fornecedor e na solução
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Reunião de Kick-off
Geralmente é um café da manhã com todos envolvidos (stakeholders) do projeto, caso sejam muitas pessoas, é recomendado que se faça mini reuniões de kick-off
Em projetos maiores é entregue a camisa do projeto e os patrocinadores falam da estratégia do projeto, objetivos, vantagens, ganhos globais - motivar stakeholders
“Você nunca tem uma segunda chance para passar a primeira boa impressão”. Isto é 100% verdadeiro com a reunião do kick-off. A reunião serve para ajudar a estabelecer as expectativas para o projeto
Equalização de conhecimentos sobre o projeto, etapas, cronograma, papéis e responsabilidades, riscos, entregáveis, esforço e dedicação de todos
Apelo motivacional para que todos se sintam envolvidos com o projeto e parte de um time forte
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Disponibilização do ambiente de colaboração do projeto
Informação Centralizada
Ambiente Colaborativo –
Incentiva a participação
Documentação do Projeto – Pesquisa rápida – versões
dos arquivos
Cronogramas, datas de marco, contagem
regressiva
Visibilidade do Projeto dentro da empresa
Maior controle e gerenciamento
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Formar comitê de decisores (diretoria, gerentes das áreas, usuários chaves, consultoria)
Apoio da alta administração é fundamental para o sucesso do projeto
É comum ter um gerente de projeto do lado do cliente e outro do lado da fornecedora de software. Nós oferecemos uma gerente de projetos para o cliente para que não ocorra proteções de ambos os lados em caso de atraso, somos idôneos e imparciais no processo
Alto índice de turnover nos projetos de ERP, é muito importante que o comitê de decisores seja formado por líderes que tenham competências de motivar os seus subordinados, trabalhar em equipe, conhecimento do processo de negócio e capacidade de inovar e desafiar os processos existentes.
“Preciso que você venha no sábado e domingo para validarmos a integração do contas a pagar, ok? Qualquer coisa me ligue no celular que estarei em viagem para a serra...”
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Formar comitê de decisores (diretoria, gerentes das áreas, usuários chaves, consultoria)
Reuniões estratégicas sobre o rumo do projeto geralmente os usuários chave não participam, se os gerentes não estiverem bem informados do andamento das atividades por eles geralmente a decisão a ser tomada será equivocada – os gerentes desligados começam a tomar pé da situação quando o projeto está chegando no fim e então já é tarde...
Geralmente os usuários chave que mais se destacam conseguem promoção ou em muitos casos assumem a gerência da área quando o gerente não se envolve no projeto
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Emoldurar processos (cultura, missão, visão, valores, estratégia)
Muitos pontos desta etapa já foram feitas no processo de Iniciação da metodologia: Levantamento das necessidades, mapeamento dos decisores e patrocinadores do projeto, mapeamento das expectativas pessoais e profissionais, proposta comercial, contrato
Documentar a missão, estratégia, visão, metas e objetivos da organização - toda a ação no projeto deve estar pautada nestes pontos
Descrever as metas dos processos: percepções dos patrocinadores, objetivos quantitativos, diferencial
Descrição do ambiente: cultura, especiações e estilo de gerência
Construir um mapa geral do processo: um conjunto de processos relacionados
Selecionar e descrever os processos alvo: eventos, resultados, clientes, atores
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Compreender os processos (AS IS), Projetar os processos desejados (TO BE)
Mapeamento de processos: Reuniões, Workshops, Entrevistas e Questionários, Observação de Campo, Coleta de documentos (evidências), Análise dos sistemas legados, Definição da notação, padrão e ferramenta de modelagem (diagrama tartaruga, fluxograma, BPMN, UML, IDF0, etc)
Compreender os processo (AS IS): Desenhar os diagramas do modelo do AS IS, Validar o modelo, Apresentar o modelo, Assinatura do usuário chave e gerente da área
Projetar os processos desejados (TO BE): Análise do Modelo do Processo, Desenhar os diagramas do modelo do TO BE, Validar o modelo, Apresentar o modelo, Aprovar o modelo, Assinatura do usuário chave e gerente da área
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Priorização dos processos e operações (Requisitos correntes e futuros), Benchmarking
Priorização dos processos e operações dos requisitos correntes e futuros deve ser baseado na estratégia da empresa para o projeto e o mais realista possível de acordo com os recursos disponíveis. Cuidado para não inchar o escopo! Bolha assassina!
Bechmarking em empresas do mesmo segmento e porte do cliente para identificar quais os ERPs estão sendo utilizados é muito importante para ajudar na melhor escolha
Consulta com empresas que possuem sistemas que integram com o ERP para identificar possíveis falhas ou detalhes não identificados. Case da implantação da Usina de Álcool, Datasul.
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
RFI, RFQ, RFP RFI – Request for Information – Requisição de Informação
Quando é algo muito específico e precisasse informação do mercado para compor a proposta
RFQ – Request for Quotation – Requisição de CotaçãoOportunidade de solicitar o preço fechado para a solução antes de detalhar a necessidade, eliminar pelo preço
RFP – Request for Proposal – Requisição de PropostaProposta detalhada resultado das etapas anteriores. Geralmente os fornecedores não preenchem da forma mais adequada e acabam informando que tudo funciona e tudo tem… cuidado!
RFP Metodologia
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Apresentação dos fornecedores e soluções, Analise dos fornecedores
Escolher no máximo 3 fornecedores de ERP para compor a final, só em casos que não se consiga realmente identificar os melhores nas etapas anteriores que se faz necessário chamar mais fornecedores
Cuidado com os shows pirotécnicos durante a apresentação das soluções. Muitas vezes a apresentação puxa para baixo a nota do sistema pois o apresentador não tem carisma, tente conhecer os apresentadores com antecedência e deixe as regras claras. Exemplo da SENIOR Sistemas.
Envio um roteiro para que o fornecedor se organize e faça a melhor apresentação possível
Os participantes das apresentações dos fornecedores devem ser os gerentes de áreas, usuários chave e se possível a diretoria se a mesma se envolveu no projeto. Exemplo do diretor que gostou do sistema colorido.
Os participantes devem preencher a ficha de avaliação da solução ERP que irá compor a média para cada funcionalidade no item que tem mais peso para a escolha do ERP
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Testes do Sistema, Avaliação de Clientes
Caso aja a desconfiança por parte do cliente que certa funcionalidade não funcione como foi apresentado nas apresentação e informado na RFP o mesmo pode solicitar acesso a uma base de teste para simular em conjunto com o fornecedor do sistema uma situação
É imprescindível que se visite no mínimo 2 clientes de cada empresa que está participando da final com o objetivo de verificar como está o atendimento pelo fornecedor (suporte) e a estabilidade do sistema ERP (atualizações, evoluções, atendimento as leis). Geralmente as empresas indicadas pelo fornecedor de ERP são cartas marcadas, o ideal é buscar outras empresas sem que o fornecedor se sinta ameaçado
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Análise de Aderência – FIT/GAP
Foco nos processos ligados a atividade fim da empresa, por exemplo, a Unisinos no Ensino: registros, currículos, notas, programa acadêmico, etc. Back-office geralmente é commodity!
É a hora da verdade! Um dos momentos mais importantes do projeto. Todos os processos já estão mapeados e priorizados, conhecemos todas as soluções com profundidade e agora precisamos decidir...
Utilizar os processos padrão do sistema? Vanilla! Adaptar nossos processos aos processos do sistema?Customizar?
Qualquer decisão nesta etapa do projeto poderá implicar em arruinar todo o trabalho desenvolvido até o momento, as regras precisam estar claras para todos... Forte influência política, cuidado com as viagens oferecidas pelos fornecedores, brindes, etc...
Desta etapa geralmente sai o vencedor da seleção do ERP mais adequado e aderente para a empresa
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Revisão dos detalhes comerciais (acordo de confidencialidade, direitos autorais/licenciamento, garantias, forma de remuneração, condições de pagamento, reembolso
de despesas, customizações)
Mesmo a alta direção e o gerente do projeto já tendo noção de qual é a empresa e solução ERP mais adequada e aderente para a sua empresa, é importante que esta etapa também seja conduzida para pelo menos os 2 melhores fornecedores participantes do processo
Em muitos casos a fornecedora de ERP aposta no cliente como um case para o seu portfólio e consegue um grande desconto e desenvolvimento de funcionalidades extras... Será que entrega?
Contratos fechados (turn-key) são bem vindos devido o mercado estar muito aquecido e as empresas com dificuldade de manter os profissionais competentes
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Revisão dos detalhes comerciais (acordo de confidencialidade, direitos autorais/licenciamento, garantias, forma de remuneração, condições de pagamento, reembolso
de despesas, customizações)
Prever no contrato a impossibilidade da fornecedora de ERP contratar funcionários do cliente e vice-versa
Regras claras e objetivas para o reembolso de despesas, preferível valor fechado por consultor para que não ocorra atritos e conflitos desnecessários
Exigir que as customizações sejam feitas por consultores pleno ou senior garantem a estabilização do sistema muito mais rápido
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Matriz comparativa para apoio a decisão com foco no fornecedor e na solução
Planilha com itens que focam a empresa do fornecedor e a solução ERP apresentada
A matriz comparativa é o resultado de todas as etapas anteriores, ela é composta por itens que possuem um peso de acordo com a importância para a empresa, os itens de maior peso são os relacionados as funcionalidades do sistema
A análise da matriz comparativa é apresentada para a alta administração para argumentar a escolha da solução de ERP que irá acompanhar a empresa por longo período
Após a definição da melhor solução encaminhasse para o encerramento do projeto, entrega da documentação e preparação para a implantação
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
• Responsabilidade centralizada no líder do projeto • ERP é um projeto sistêmico– que depende de elevado – comprometimento de– todos os líderes da – organização
IMPLANTAÇÃO DE ERPGESTÃO DA MUDANÇA - Problemas
Hehn (1999)
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
• Síndrome do imediatismo • “9 mulheres juntas não geram um filho
em 1 mês”• É preciso tempo para absorver muitas
mudanças• Modelos mentais não mudam perante
argumentos simples
Hehn (1999)
IMPLANTAÇÃO DE ERPGESTÃO DA MUDANÇA
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
• Erros recorrentes na organização (em diversos projetos, não só o de ERP) ex.:• Não envolver determinadas pessoas ou grupos
críticos nas mudanças• Não realizar as comunicações necessárias e
ouvir a “rádio peão”• Não preparar e capacitar as pessoas• Abusar da autoridade impondo soluções• Sobrecarregar os envolvidos com várias
atividades ou projetos paralelos
Hehn (1999)
IMPLANTAÇÃO DE ERPGESTÃO DA MUDANÇA
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
• Má administração das expectativas:• Alimentar expectativas irreais• Preocupar as pessoas antes do tempo,
sem saber ao certo quais mudanças precisarão ser feitas
• Não dar atenção às ansiedades individuais (ex.: o que será de mim?)
Hehn (1999)
IMPLANTAÇÃO DE ERPGESTÃO DA MUDANÇA
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Possíveis problemas/focos de resistência na fase de implantação:
• Dificuldade de adaptação ao pacote escolhido• Perda de funcionalidades dos sistemas legados• Resistência à dedicação necessária para a
parametrização/customização do sistema• Receio em relação à manutenção de seu papel e
cargo na organização; • Receio das pessoas em relação às suas capacidades
para dar conta do uso da nova tecnologia.
IMPLANTAÇÃO DE ERPGESTÃO DA MUDANÇA
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
• Possíveis soluções: • Envolvimento da alta direção• Comunicação clara sobre o projeto (o que é,
benefícios, etc.)• Envolvimento de usuários finais na etapa de
implantação, se possível.• Projeto formalizado e bem gerenciado (metas,
indicadores)• Plano para possíveis fusões departamentais/cortes
de estrutura.• Plano de apoio à recolocação no caso de postos de
trabalho a serem eliminados.
IMPLANTAÇÃO DE ERPGESTÃO DA MUDANÇA
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Possíveis soluções: • Treinamento intenso da equipe para conhecer o
pacote• Valorização da equipe envolvida –
promoções/bonificação• Cuidado com a questão da dependência em relação
à equipe de consultoria• Muita comunicação e “ouvidoria”.• Resolução de conflitos entre diferentes áreas• Capacitação dos usuários finais quanto à mudança
de processos e necessidade de visão sistêmica da empresa (tratamento de aspectos comportamentais).
IMPLANTAÇÃO DE ERPGESTÃO DA MUDANÇA
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Possíveis focos de resistência após o go live:• Resistência por parte de algumas áreas que passaram a
serem responsáveis pela entrada e controle de dados• Queda de desempenho local (na área) em benefício de
ganhos globais (na empresa).• As operações de um setor se tornam transparentes para
os demais • Surgimento de dificuldades de operação• Evidenciam-se falhas de treinamento e falhas de testes• Surgem necessidades de novas customizações• Equipes/áreas enxugadas ou que sofreram fusões =
sobrecarga
IMPLANTAÇÃO DE ERPGESTÃO DA MUDANÇA
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Possíveis soluções:• Manutenção da capacitação dos usuários para
conhecer e explorar a ferramenta• Manutenção de equipe para avaliação periódica
do sistema e trabalho conjunto na busca de resolução de problemas, otimização de processos e da ferramenta em si.
• Muita comunicação e “ouvidoria”.
IMPLANTAÇÃO DE ERPGESTÃO DA MUDANÇA
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Bibliografia• HEHN, Herman F. Peopleware: Como trabalhar o fator humano
nas implementações de sistemas integrados de informação (ERP). São Paulo: Editora Gente, 1999.
• RAZMI et al. Developing a practical framework for ERP readiness assessment using fuzzy analytic network process. Advances in Engineering Software 40, p.1168–1178, 2009.
• SOUZA, Cesar Alexandre de; ZWICKER, Ronaldo. Implementação de Sistemas ERP : um estudo de casos comparados. Anais do 24º. Encontro da ANPAD (Associação Nacional dos Programas de Pós-Graduação em Administração), área temática de Administração da Informação. Florianópolis (SC), setembro de 2000.
• SOUZA, Cesar Alexandre de; SACCOL, Amarolinda Zanela (organizadores). Sistemas ERP no Brasil (Enterprise Resource Planning): Teoria e Casos. São Paulo: Atlas, 2003.
www.grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br
Encerramento
Muito Obrigado!!!
Felipe NardiDiretor de ProjetosGrupoMENTHORfelipe@grupomenthor.com.brwww.grupomenthor.com.br(51) 9335-1603(51) 3091-1313 / 3091-1391