panduan mengelola compliance dan persiapan audit dengan ... · aturan penulisan dalam buku ini...
TRANSCRIPT
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 1 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Panduan Mengelola Compliance Dan
Persiapan Audit dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Oleh: Team Pengpus CCI
#Worktogethergrowtogether
#ComplianceIndonesia
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 2 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Copyright © CCI 2019
Kunjungi: https://simc.compliance.id
dipublikasikan oleh CCI@
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 3 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
D a f t a r I s i
Kata Pengantar............................................................................................................................4
Sekilas Pandang..........................................................................................................................5
Aturan Dalam Penulisan Buku Ini................................................................................................6
Bab 1: Pendahuluan.....................................................................................................................7
Bab 2: Akses ke SimC..................................................................................................................9
Bab 3: Tabel Master Compliance...............................................................................................13
Bab 4: Modul Social.....................................................................................................................17
Bab 5: Modul H S E.....................................................................................................................22
Bab 6: Modul C-TPAT..................................................................................................................27
Bab 7: Urun Rem.Bug..................................................................................................................31
Bab 8: Next Featuring SimC®......................................................................................................33
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 4 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Kata Pengantar
Pengelolaan data Compliance merupakan salah satu hal yang penting bagi sebuah perusahaan
terlebih dalam era teknologi informasi saat ini dimana kecepatan untuk mendapatkan informasi
yang berhubungan dengan compliance.
Dengan berkembangnya aplikasi berbasis web, maka manajemen pengolahan informasi telah
bergeser menuju aplikasi yang cepat, mudah dan user friendly.
CCI dalam menyikapi hal tersebut di atas, ber-inovasi untuk membangun sebuah aplikasi
Monitoring compliance berbasis web yang dapat di gunakan dan di manfaatkan oleh seluruh
member CCI dalam menangani informasi compliance di perusahaannya. Aplikasi compliance
tersebut dapat di akses melalui alamat web internet https://simc.compliance.id .Selanjutnya untuk
mempermudah penyebutannya, aplikasi tersebut di namakan aplikasi SimC.
SimC merupakan sebuah solusi praktis yang dikembangkan oleh team CCI dimana seluruh
informasi compliance di satukan, sehingga solusi ini sangat relavan dengan pekerjaan FCO
(Factory Compliance Officer) di sebuah perusahaan secara terpadu. Untuk berbagi informasi
penggunaan aplikasi SimC, maka buku panduan ini disusun bagi para pengguna, khususnya
para praktisi FCO yang ingin mencari solusi praktis untuk mengelola Compliance di
Perusahaannya.
Salam Sejahtera, Salam Pejuang Kepatuhan Indonesia
Team CCI
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 5 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Sekilas Pandang
Tujuan dari buku panduan ini adalah untuk menyediakan informasi tentang fitur-fitur Sistem
Informasi Manajemen Compliance SimC®. Buku ini dibuat untuk memberikan panduan
pemakaian SimC® bagi Pejuang kepatuhan pabrik atau FCO (Factory Compliance Officer)
Buku panduan ini disusun dalam bab-bab berikut ini:
Bab
Penjelasan
Pendahuluan SimC®
Bab ini memberikan penjelasan ringkas tentang SimC® dan fungsi-fungsi utamanya.
Akses SimC® & Login
Dalam bab ini, pembaca akan memperoleh penjelasan tentang seluk- beluk rinci teantang awal menggunakan aplikasi dalam sistem ini.
Tabel Master Compliance
Bab ini, pembaca akan memperoleh penjelasan tentang penyusunan secara urut materi compliance sebagai dasar pembagunan sistem aplikasi SimC® ini.
Modul Social Memasuki bab ini, pembaca akan memperoleh tuntunan langkah demi langkah tentang bagaimana cara menggunakan fitur-fitur dalam modul Social pada sistem SimC®.
Modul HSE Bab ini akan memandu pembaca dengan petunjuk-petunjuk bertahap tentang bagaimana menggunakan fitur-fitur dalam modul HSE pada sistem SimC®.
Modul C-TPAT
Bab ini akan memberikan informasi cara menggunakan fitur-fitur dalam modul C-TPAT pada sistem SimC®.
Urun Rem.Bug
Urun Rem.Bug adalah fasilitas / modul di aplikasi SimC® untuk para pengguna memberikan informasi bila ada kesalahan program dari sistem aplikasi SimC®. Urun Rem.Bug dapat juga di gunakan oleh user untuk memberikan .usulan / ide baru tentang penambahan fasilitas modul yang belum ter-cover oleh Aplikasi SimC®.
Next Featuring SimC®
Bab ini akan memberikan informasi pengembangan dan tujuan aplikasi SimC® untuk tahap selanjutnya.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 6 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Aturan penulisan dalam buku ini
Format penulisan yang digunakan dalam buku ini adalah sebagai berikut:
Bold
Digunakan untuk memberi penekanan pada opsi perintah yang anda pilih, agar tidak rancu
antara kata dalam buku panduan dan kata dalam sistem.
Seluruh istilah dalam kompetensi Compliance yang ada dalam sistem aplikasi SimC®
semaksimal mungkin menggunkan bahasa Indonesia dan tidak menggunakan bahasa Inggris
dengan tujuan agar para pengguna yang baru memasuki dunia compliance dapat memahami
maksud dan tujuan Compliance..
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 7 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Bab 1
Pendahuluan
SimC® adalah inovasi terbaru sistem pengelolaan infrormasi compliance berbasis web. SimC®
akan membantu anda dalam mengelola aset data-data compliance perusahaan, yaitu: data
compliance Social, HSE dan C-TPAT. SimC® sangatlah praktis digunakan dalam pekerjaan FCO
sebagai sebuah platform yang sempurna untuk melakukan re-engineering proses pengelolaan
Compliance dan mendefinisikan ulang alur kerja operasional para petugas kepatuhan sebagai
landasan baru pengelolaan Compliance yang lebih maju dan modern.
SimC® dibuat berdasarkan arsitektur modular yang terdiri dari modul-modul berikut:
Modul Social
Modul Social adalah modul dengan kode awal “01”, yang berfungsi untuk ruang lingkup
pengelolaan data kompetensi social compliance. Didalam modul ini meliputi penanganan
untuk bagian :
� Profile Pabrik
� Kepemilikan / Riwayat Hubungan / SubKontrak
� Profile Pekerja
� Kepedulian Pekerja
� Catatan Pabrik
� Kerja Paksa
� Pekerja Anak
� Pelecehan / Kekerasan
� Prosedur Keluhan
� Disiplin dan Pemberhentian
� Diskriminasi
� Isu Kehamilan
� Kebebasan Berserikat
� Kebebasan Bergerak
� Upah Reguler
� Upah Lembur
� Benefit dan Potongan
� Jam Reguler dan Waktu Lembur
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 8 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Modul HSE
Modul HSE adalah modul dengan kode awal “02”, yang berfungsi untuk ruang lingkup
pengelolaan data kompetensi HSE compliance. Didalam modul ini meliputi penanganan
untuk bagian :
� Lorong Jalan dan Jalur Keluar � Kabel / Kelistrikan � Alarm / Sistem Keadaan Darurat � Pemadam Api � Pekerja Siap Siaga � Perawatan Medis, Kecelakaan dan Cedera � Sanitasi � Fasilitas Toilet � Air Minum � Kantin � Kondisi Kerja � Mesin / Keamanan Peralatan � Elevator � Bahaya Ledakan � Bahaya Kimia & Keselamatan Lingkungan � Alat Pelindung Diri (APD) � Profil Mess / Asrama � Pemadam Kebakaran / Evakuasi Keadaan Darurat � Kondisi Hunian � Kebebasan Bergerak
Modul C-TPAT
Modul C-TPAT adalah modul dengan kode awal “03”, yang berfungsi untuk ruang lingkup
pengelolaan data kompetensi C-TPAT compliance. Didalam modul ini meliputi
penanganan untuk bagian :
� Keamanan Fisik (Physical Security)
� Akses Kontrol (Access Controls)
� Prosedur Keamanan (Procedural Security)
� Keamanan Teknologi Informasi (Information Technology Security)
� Keamanan Personnel (Personnel Security)
� Kesadaran Pendidikan dan Pelatihan (Education and Training Awareness)
� Keamanan Kontainer & Kendaraan Pengangkut Barang (Conveyance &
Container Security)
� Persyaratan Rekanan Usaha (Business Partners Requirements)
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 9 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Bab 2
Akses SimC® Pastikan bahwa komputer PC atau Laptop anda terkoneksi dengan internet. Ada dua cara untuk mengakses aplikasi SimC® di internet. Cara Pertama :
Buka web-browser anda dan masukkan alamat url dari portal CCI, yaitu :
https://compliance.id
Gambar 2.1
Halaman website portal CCI terlihat dalam gambar 2.1. Pada gambar tersebut, lingkaran yang
ditandai dengan nomor 1 adalah alamat website portal CCI. Sedangkan lingkaran yang ditandai
dengan nomor 2 adalah menu SIM Compliance, klik menu tersebut agar dapat membuka aplikasi
web SimC®.
Gambar 2.2
Tampilan awal dari web aplikasi SimC® terlihat dalam gambar 2.2
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 10 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Cara Kedua :
Buka web-browser anda dan dapat langsung memasukkan alamat url dari web aplikasi
SimC® yaitu :
https://simc.compliance.id
Gambar 2.3
Tampilan awal dari web aplikasi SimC® terlihat dalam gambar 2.3
Login
Login ke SimC® dengan menggunakan username dan password yang sudah di berikan ke anda dari Administrator CCI.
Bila anda belum memilik username dan password, anda dapat registrasi terlebih dahulu di website portal CCI https://compliance.id .
Anda juga dapat melakukan proses login ke sistem SimC® untuk melihat Demo aplikasi sistem.
Untuk Demo Sistem, gunakan Username : demo dan password : demo .
Isilah Username dan password, lalu klik tombol Login pada halaman awal aplikasi SimC® seperti pada Gambar 2.2 atau Gambar 2.3.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 11 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Gambar 2.4
Setelah Login, akan tampil halaman utama dari sistem aplikasi SimC® seperti pada Gambar 2.4
Ganti Password
Untuk menjaga keamanan data dan akun anda di Aplikasi SimC®, disarankan dalam periode
tertentu untuk mengganti password anda.
Perhatikan gambar dibawah ini.
Gambar 2.5
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 12 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Pada halaman utama aplikasi SimC®, di sebelah kiri bagian menu, carilah menu Pengaturan
Akun, lalu klik untuk ke menu pengaturan akun. Lihat Gambar 2.5.
Setelah meng-klik menu Pengaturan Akun, akan terbuka halaman Setting Akun Pengguna
seprti terlihat di Gambar 2.6.
Gambar 2.6
Untuk mengubah password ada, lakukan :
1. Masukan password lama anda 2. Masukan password baru anda 3. Masukan kembali password baru anda untuk konfirmasi. Klik tombol Simpan Password 4. Klik menu Keluar, untuk keluar dari sistem aplikasi SimC® dan menuju ke tampilan awal,
Lalu Login kembali dengan password baru yang anda buat.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 13 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Bab 3
Tabel Master Compliance Tabel master compliance ini disusun berdasarkan urutan : Social Compliance, HSE Compliance, dan C-TPAT Compliance. Kemudian akan di breakdown lagi tiap bagian dan sub bagian yang ada.
id judul keterangan type
01 01. SOCIAL COMPLIANCE SOCIAL COMPLIANCE header
01.01 Section 01.01 Profile header
01.01.01 Sub Section 01.01.01 Profile Pabrik detail
01.01.02 Sub Section 01.01.02 Kepemilikan / Riwayat Hubungan / SubKontrak detail
01.01.03 Sub Section 01.01.03 Profile Pekerja detail
01.02 Section 01.02 Kebijakan Untuk Pekerja header
01.02.01 Sub Section 01.02.01 Kepedulian Pekerja detail
01.02.02 Sub Section 01.02.02 Catatan Pabrik detail
01.02.03 Sub Section 01.02.03 Kerja Paksa detail
01.02.04 Sub Section 01.02.04 Pekerja Anak detail
01.02.05 Sub Section 01.02.05 Pelecehan / Kekerasan detail
01.02.06 Sub Section 01.02.06 Prosedur Keluhan detail
01.02.07 Sub Section 01.02.07 Disiplin dan Pemberhentian detail
01.02.08 Sub Section 01.02.08 Diskriminasi detail
01.02.09 Sub Section 01.02.09 Isu Kehamilan detail
01.02.10 Sub Section 01.02.10 Kebebasan Berserikat detail
01.02.11 Sub Section 01.02.11 Kebebasan Bergerak detail
01.03 Section 01.03 Kompensasi Dan Jam Kerja header
01.03.01 Sub Section 01.03.01 Upah Reguler detail
01.03.02 Sub Section 01.03.02 Upah Lembur detail
01.03.03 Sub Section 01.03.03 Benefit dan Potongan detail
01.03.04 Sub Section 01.03.04 Jam Reguler dan Waktu Lembur detail
01.03.05 Sub Section 01.03.05 Pembayaran Upah detail
02 02. HSE COMPLIANCE HSE COMPLIANCE header
02.01 Section 02.01 Evakuasi Keadaan Darurat / Bahaya Kebakaran header
02.01.01 Sub Section 02.01.01 Pintu Keluar (Jumlah dan Lokasi) detail
02.01.02 Sub Section 02.01.02 Pintu Keluar (Evakuasi) detail
02.01.03 Sub Section 02.01.03 Pintu Keluar (Pandangan) detail
02.01.04 Sub Section 02.01.04 Lorong Jalan dan Jalur Keluar detail
02.01.05 Sub Section 02.01.05 Kabel / Kelistrikan detail
02.01.06 Sub Section 02.01.06 Alarm / Sistem Keadaan Darurat detail
02.01.07 Sub Section 02.01.07 Pemadam Api detail
02.01.08 Sub Section 02.01.08 Pekerja Siap Siaga detail
02.02 Section 02.02 Perawatan Medis, Kecelakaan dan Cedera header
02.02.01 Sub Section 02.02.01 Perawatan Medis, Kecelakaan dan Cedera detail
02.03 Section 02.03 Sanitasi / Perawatan header
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 14 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
02.03.01 Sub Section 02.03.01 Sanitasi detail
02.03.02 Sub Section 02.03.02 Fasilitas Toilet detail
02.03.03 Sub Section 02.03.03 Air Minum detail
02.03.04 Sub Section 02.03.04 Kantin detail
02.04 Section 02.04 Kondisi Kerja header
02.04.01 Sub Section 02.04.01 Kondisi Kerja detail
02.05 Section 02.05 Mesin / Keamanan Peralatan header
02.05.01 Sub Section 02.05.01 Mesin / Keamanan Peralatan detail
02.05.02 Sub Section 02.05.02 Elevator detail
02.06 Section 02.06 Bahaya Ledakan header
02.06.01 Sub Section 02.06.01 Bahaya Ledakan detail
02.07 Section 02.07 Bahaya Kimia & Keselamatan Lingkungan header
02.07.01 Sub Section 02.07.01 Bahaya Kimia & Keselamatan Lingkungan detail
02.08 Section 02.08 Alat Pelindung Diri (APD) header
02.08.01 Sub Section 02.08.01 Alat Pelindung Diri (APD) detail
02.09 Section 02.09 Mess / Asrama Pekerja header
02.09.01 Sub Section 02.09.01 Profil Mess / Asrama detail
02.09.02 Sub Section 02.09.02 Pemadam Kebakaran / Evakuasi Keadaan Darurat detail
02.09.03 Sub Section 02.09.03 Kondisi Hunian detail
02.09.04 Sub Section 02.09.04 Kebebasan Bergerak detail
03 03. C-TPAT C-TPAT header
03.01 Section 03.01 Keamanan Fisik (Physical Security) detail
03.02 Section 03.02 Akses Kontrol (Access Controls) detail
03.03 Section 03.03 Prosedur Keamanan (Procedural Security) detail
03.04 Section 03.04 Keamanan Teknologi Informasi (Information Technology Security)
detail
03.05 Section 03.05 Keamanan Personnel (Personnel Security) detail
03.06 Section 03.06 Kesadaran Pendidikan dan Pelatihan (Education and Training Awareness)
detail
03.07 Section 03.07 Keamanan Kontainer & Kendaraan Pengangkut Barang (Conveyance & Container Security)
detail
03.08 Section 03.08 Persyaratan Rekanan Usaha (Business Partners Requirements)
detail
Gambar 3.1
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 15 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Gambar 3.2
Seperti yang sudah di jelaskan diatas bahwa Tabel Master Compliance adalah dasar dari sistem
aplikasi SimC®, Tabel tersebut dimunculkan pada halaman utama SimC®. Tabel master
Compliance itu dapat digunakan sebagai road map atau petunjuk untuk membuka bagian-bagian
atau section dan subsection yang terdapat dalam SimC®.
Pada contoh gambar 3.2 diatas, bila kita ingin membuka section Profile Pekerja, dapat kita lihat
pada tabel kolom keterangan, kemudian dapat kita cari di setiap baris tabel hingga menemukan
section Profile Pekerja. Lalu kita lihat pada kolom sebelah kirinya terdapat nomor id sub section
01.01.03 untuk selanjutnya dapat kita buka di bagian menu , pilih 01 untuk Social Compilance, lalu
pilih 01.01 untuk section Profile, dan kita klik menu Subsection 01.01.03 untuk membuka halaman
Profile Pekerja. Gambar 3.3 adalah halaman Profile Pekerja yang sudah kita pilih.
Gambar 3.3
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 16 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Gambar 3.4
Pada gambar 3.4 dengan tanda lingkaran dengan nomor 1 adalah fungsi Paging, yang berguna
untuk berpindah halaman pada tabel.
Pada gambar 3.4 dengan tanda lingkaran dengan nomor 2, bila kita klik menu Dashboard maka
aplikasi SimC® akan kembali ke halaman utama di mana Tabel Master Compliance ditampilkan..
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 17 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Bab 4 Modul Social
Modul Social adalah modul dengan kode awal “01”, yang berfungsi untuk ruang lingkup
pengelolaan data kompetensi social compliance.
Didalam Modul Social Compliance ini ada 3 bagian utama, yaitu :
NO. KODE SECTION KETERANGAN
1. Section 01.01 Profile
2. Section 01.02 Kebijakan Untuk Pekerja
3. Section 01.03 Kompensasi dan Jam Kerja
Gambar 4.1
Gambar 4.2
Setelah melakukan login ke dalam sistem SimC®, anda dapat memilih atau meng-klik menu 01.
Social untuk menampilkan bagian utama atau section dari modul utama Social Compliance.
Di dalam bagian utama atau section dari modul utama Social compliance terdapat sub-bagian
atau sub-section dimana informasi dan data di simpan dalam halaman sub-section.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 18 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Untuk sub-bagian atau sub-section dari Modul Social Compliance, terlampir tabel datanya di
bawah ini,
NO. KODE SUB SECTION KETERANGAN
01 Sub Section 01.01.01 Profile Pabrik
02 Sub Section 01.01.02 Kepemilikan / Riwayat Hubungan / SubKontrak
03 Sub Section 01.01.03 Profile Pekerja
04 Sub Section 01.02.01 Kepedulian Pekerja
05 Sub Section 01.02.02 Catatan Pabrik
06 Sub Section 01.02.03 Kerja Paksa
07 Sub Section 01.02.04 Pekerja Anak
08 Sub Section 01.02.05 Pelecehan / Kekerasan
09 Sub Section 01.02.06 Prosedur Keluhan
10 Sub Section 01.02.07 Disiplin dan Pemberhentian
11 Sub Section 01.02.08 Diskriminasi
12 Sub Section 01.02.09 Isu Kehamilan
13 Sub Section 01.02.10 Kebebasan Berserikat
14 Sub Section 01.02.11 Kebebasan Bergerak
15 Sub Section 01.03.01 Upah Reguler
16 Sub Section 01.03.02 Upah Lembur
17 Sub Section 01.03.03 Benefit dan Potongan
18 Sub Section 01.03.04 Jam Reguler dan Waktu Lembur
19 Sub Section 01.03.05 Pembayaran Upah
Gambar 4.3
Di sistem aplikasi SimC ini, Modul Social Compliance ini memiliki 19 sub section dimana
keterangan dari tiap sub section tersebut dijelaskan pada tabel Gambar 4.3.
Cara untuk input dan edit data untuk seluruh sub section di dalam modul Social Compliance ini
adalah sama atau stereotype, jadi kami akan memberikan contoh panduannya satu saja untuk
membuka menu sub sectionnya.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 19 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Kita akan mengedit data sub section dari profile pabrik. Berikut ini langkah-langkahnya :
1. Pastikan kita sudah mengakses web aplikasi dan sudah login kedalam sistem SimC®.
2. Klik menu dashboard untuk memastikan kita ada pada halaman utama sistem SimC®. Halaman
utama adalah halaman yang menampilkan Tabel Master Data Compliance.
Lihat Gambar 4.4 untuk lebih jelasnya.
Gambar 4.4
3. Klik menu 01.SOCIAL → klik menu Section 01.01 → klik menu Sub Section 01.01.01
Lihat Gambar 4.5
Gambar 4.5
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 20 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
4. Setelah Meng-klik menu Sub Section 01.01.01, maka akan terbuka halaman Section 010101
yaitu sub bagian atau sub section Profile Pabrik dalam mode View. Mode View ini adalah mode
untuk kita me-review data dan informasi dari sub section Profile Pabrik. Untuk lebih jelasnya lihat
Gambar-4.6.
Gambar 4.6
5. Untuk merubah atau mengedit data dan informasi dari subsection Profile Pabrik, di bagian
paling bawah halaman, klik tombol Edit Data, maka halaman akan berubah menjadi mode
Edit. Dalam mode edit ini kita dapat mengedit data data dari subsection Profile Pabrik. Untuk
lebih jelasnya lihat Gambar-4.7.
Gambar-4.7
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 21 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
6. Untuk menyimpan perubahan data dan informasi dari subsection Profile Pabrik, di bagian
paling bawah halaman, klik tombol Simpan Data, maka halaman akan berubah kembali
menjadi mode View. Setelah melakukan edit data, maka seluruh data akan di simpan ke
database server di internet. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar-4.8
. Gambar-4.8
Seperti telah kami beritahu di awal bab ini, bahwa cara untuk input dan edit data di setiap sub section
dalam modul Social Compliance ini adalah sama atau stereotype, jadi kami hanya memberikan
contoh panduannya satu saja untuk membuka menu sub sectionnya.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 22 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Bab 5
Modul HSE
Modul HSE adalah modul dengan kode awal “02”, yang berfungsi untuk ruang lingkup pengelolaan
data kompetensi HSE compliance.
Didalam Modul HSE Compliance ini ada 9 bagian utama, yaitu :
NO. KODE SECTION KETERANGAN
01 Section 02.01 Evakuasi Keadaan Darurat / Bahaya Kebakaran
02 Section 02.02 Perawatan Medis, Kecelakaan dan Cedera
03 Section 02.03 Sanitasi / Perawatan
04 Section 02.04 Kondisi Kerja
05 Section 02.05 Mesin / Keamanan Peralatan
06 Section 02.06 Bahaya Ledakan
07 Section 02.07 Bahaya Kimia & Keselamatan Lingkungan
08 Section 02.08 Alat Pelindung Diri (APD)
09 Section 02.09 Mess / Asrama Pekerja
Gambar 5.1
Gambar 5.2
Setelah melakukan login ke dalam sistem SimC®, anda dapat memilih atau meng-klik menu 02.
hse untuk menampilkan bagian utama atau section dari modul utama HSE Compliance.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 23 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Di dalam bagian utama atau section dari modul utama HSE compliance terdapat sub-bagian
atau sub-section dimana informasi dan data di simpan dalam halaman sub-section.
Untuk sub-bagian atau sub-section dari Modul HSE Compliance, terlampir tabel datanya di
bawah ini,
NO. KODE SUB SECTION KETERANGAN
01 Sub Section 02.01.01 Pintu Keluar (Jumlah dan Lokasi)
02 Sub Section 02.01.02 Pintu Keluar (Evakuasi)
03 Sub Section 02.01.03 Pintu Keluar (Pandangan)
04 Sub Section 02.01.04 Lorong Jalan dan Jalur Keluar
05 Sub Section 02.01.05 Kabel / Kelistrikan
06 Sub Section 02.01.06 Alarm / Sistem Keadaan Darurat
07 Sub Section 02.01.07 Pemadam Api
08 Sub Section 02.01.08 Pekerja Siap Siaga
09 Sub Section 02.02.01 Perawatan Medis, Kecelakaan dan Cedera
10 Sub Section 02.03.01 Sanitasi
11 Sub Section 02.03.02 Fasilitas Toilet
12 Sub Section 02.03.03 Air Minum
13 Sub Section 02.03.04 Kantin
14 Sub Section 02.04.01 Kondisi Kerja
15 Sub Section 02.05.01 Mesin / Keamanan Peralatan
16 Sub Section 02.05.02 Elevator
17 Sub Section 02.06.01 Bahaya Ledakan
18 Sub Section 02.07.01 Bahaya Kimia & Keselamatan Lingkungan
19 Sub Section 02.08.01 Alat Pelindung Diri (APD)
20 Sub Section 02.09.01 Profil Mess / Asrama
21 Sub Section 02.09.02 Pemadam Kebakaran / Evakuasi Keadaan Darurat
22 Sub Section 02.09.03 Kondisi Hunian
Gambar 5.3
Di sistem aplikasi SimC ini, Modul HSE Compliance ini memiliki 22 sub section dimana keterangan
dari tiap sub section tersebut dijelaskan pada tabel Gambar 5.3.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 24 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Cara untuk input dan edit data untuk seluruh sub section di dalam modul HSE Compliance ini
adalah sama atau stereotype, jadi kami akan memberikan contoh panduannya satu saja untuk
membuka menu sub sectionnya.
Kita akan mengedit data sub section dari Pintu Keluar (Jumlah dan Lokasi). Berikut ini langkah-
langkahnya :
1. Pastikan kita sudah mengakses web aplikasi dan sudah login kedalam sistem SimC®.
2. Klik menu dashboard untuk memastikan kita ada pada halaman utama sistem SimC. Halaman
utama adalah halaman yang menampilkan Tabel Master Data Compliance.
Lihat Gambar 4.4 untuk lebih jelasnya.
Gambar 5.4
3. Klik menu 02.HSE → klik menu Section 02.01 → klik menu Sub Section 02.01.01
Lihat Gambar 5.5
Gambar 5.5
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 25 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
4. Setelah Meng-klik menu Sub Section 02.01.01, maka akan terbuka halaman Section 020101
yaitu sub bagian atau sub section Pintu Keluar (Jumlah & Lokasi) dalam mode View. Mode
View ini adalah mode untuk kita me-review data dan informasi dari sub section Pintu Keluar
(Jumlah & Lokasi). Untuk lebih jelasnya lihat Gambar-5.6.
Gambar 5.6
5. Untuk merubah atau mengedit data dan informasi dari subsection Pintu Keluar (Jumlah &
Lokasi), di bagian paling bawah halaman, klik tombol Edit Data, maka halaman akan berubah
menjadi mode Edit. Dalam mode edit ini kita dapat mengedit data data dari subsection Pintu
Keluar (Jumlah & Lokasi). Untuk lebih jelasnya lihat Gambar-5.7.
Gambar-5.7
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 26 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
6. Untuk menyimpan perubahan data dan informasi dari subsection Pintu Keluar (Jumlah &
Lokasi), di bagian paling bawah halaman, klik tombol Simpan Data, maka halaman akan
berubah kembali menjadi mode View. Setelah melakukan edit data, maka seluruh data akan di
simpan ke database server di internet. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar-5.8
. Gambar-5.8
Seperti telah kami beritahu di awal bab ini, bahwa cara untuk input dan edit data di setiap sub section
dalam modul HSR Compliance ini adalah sama atau stereotype, jadi kami hanya memberikan
contoh panduannya satu saja untuk membuka menu sub sectionnya.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 27 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Bab 6
Modul C-TPAT
Modul C-TPAT adalah modul dengan kode awal “03”, yang berfungsi untuk ruang lingkup
pengelolaan data kompetensi C-TPAT compliance.
Khusus untuk Modul C-TPAT Compliance ada 8 bagian utama, dan tidak ada sub-bagain atau
sub-section. Bagian utama dari modul C-TPAT yaitu :
NO. KODE SECTION
KETERANGAN
01 Section 03.01 Keamanan Fisik (Physical Security)
02 Section 03.02 Akses Kontrol (Access Controls)
03 Section 03.03 Prosedur Keamanan (Procedural Security)
04 Section 03.04 Keamanan Teknologi Informasi (Information Technology Security)
05 Section 03.05 Keamanan Personnel (Personnel Security)
06 Section 03.06 Kesadaran Pendidikan dan Pelatihan (Education and Training Awareness)
07 Section 03.07 Keamanan Kontainer & Kendaraan Pengangkut Barang (Conveyance &
Container Security)
08 Section 03.08 Persyaratan Rekanan Usaha (Business Partners Requirements)
Gambar 6.1
Gambar 6.2
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 28 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Setelah melakukan login ke dalam sistem SimC, anda dapat memilih atau meng-klik menu 03. C-
TPAT untuk menampilkan bagian utama atau section dari modul utama HSE C-TPAT.
Cara untuk input dan edit data untuk seluruh sub section di dalam modul HSE Compliance ini
adalah sama atau stereotype, jadi kami akan memberikan contoh panduannya satu saja untuk
membuka menu sub sectionnya.
Kita akan mengedit data sub section dari Keamanan Fisik (Physical Security). Berikut ini
langkah-langkahnya :
1. Pastikan kita sudah mengakses web aplikasi dan sudah login kedalam sistem SimC®.
2. Klik menu dashboard untuk memastikan kita ada pada halaman utama sistem SimC®. Halaman
utama adalah halaman yang menampilkan Tabel Master Data Compliance.
Lihat Gambar 6.3 untuk lebih jelasnya.
Gambar 6.3
3. Klik menu 02.C=TPAT → klik menu Section 03.01. Lihat Gambar 6.4
Gambar 6.4
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 29 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
4. Setelah Meng-klik menu Section 03.01 maka akan terbuka halaman Section 0301 yaitu bagian
atau section Keamanan Fisik (Physical Security) dalam mode View. Mode View ini adalah
mode untuk kita me-review data dan informasi dari section Keamanan Fisik (Physical Security).
Untuk lebih jelasnya lihat Gambar-6.5.
Gambar 6.5
5. Untuk merubah atau mengedit data dan informasi dari subsection Keamanan Fisik (Physical
Security), di bagian paling bawah halaman, klik tombol Edit Data, maka halaman akan
berubah menjadi mode Edit. Dalam mode edit ini kita dapat mengedit data data dari section
Keamanan Fisik (Physical Security). Untuk lebih jelasnya lihat Gambar-6.6.
Gambar-6.6
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 30 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
6. Untuk menyimpan perubahan data dan informasi dari section Keamanan Fisik (Physical
Security), di bagian paling bawah halaman, klik tombol Simpan Data, maka halaman akan
berubah kembali menjadi mode View. Setelah melakukan edit data, maka seluruh data akan di
simpan ke database server di internet. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar-6.7
. Gambar-6.7
Seperti telah kami beritahu di awal bab ini, bahwa cara untuk input dan edit data di setiap section
dalam modul C-TPAT Compliance ini adalah sama atau stereotype, jadi kami hanya memberikan
contoh panduannya satu saja untuk membuka menu sub sectionnya.
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 31 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Bab 7
Modul Urun Rem.Bug
Urun Rem.Bug adalah fasilitas / modul di aplikasi SimC untuk para pengguna memberikan
informasi bila ada kesalahan program dari sistem aplikasi SimC®. Urun Rem.Bug dapat juga di
gunakan oleh user untuk memberikan .usulan / ide baru tentang penambahan fasilitas modul yang
belum ter-cover oleh Aplikasi SimC®.
Bila kita ingin mengirimkan Urun Rem.Bug, berikut ini langkah-langkahnya :
1. Pastikan kita sudah mengakses web aplikasi dan sudah login kedalam sistem SimC®.
2. Klik menu dashboard untuk memastikan kita ada pada halaman utama sistem SimC®. Halaman
utama adalah halaman yang menampilkan Tabel Master Data Compliance.
Lihat Gambar 7.1 untuk lebih jelasnya.
Gambar 7.1
3. Klik menu Urun Rem.Bug. Lihat Gambar 7.2
Gambar 7.2
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 32 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
4. Kita dapat mengisi data di halaman Urun Rem.Bug seperti terlihat di Gambar-7.3, lalu bila sudah
selesai klik tombol Kirim Data untuk mengirimkan data Urun Rem.Bug ke Email Administrator
aplikasi SimC®.
Gambar-7.3
Panduan Mengelola Compliance Dan Persiapan Audit
dengan Aplikasi Web SimC.Compliance.ID
Page 33 of 33 #Worktogethergrowtogether #ComplianceIndonesia
Bab 8
Next Featuring SimC®
Bab ini akan memberikan informasi pengembangan dan tujuan aplikasi SimC® untuk tahap selanjutnya.
Pada saat buku ini ditulis, web aplikasi SimC® sudah mencapai versi 1.02, dimana dalam versi ini aplikasi sudah terbentuk dalam kerangka kompetensi Compliance Factory, dimana seluruh materi Compliance di jelaskan. Secara umum, kolom isian dalam aplikasi ini memiliki jawaban “YA” atau “TIDAK”. Hal ini ditujukan sebagai indikator awal untuk pabrik, apakah telah mematuhi ketentuan yang ada dalam kompetensi Compliance. Pada saat yang bersamaan ini pula, sedang kami kembangkan aplikasi SimC® ini ke Versi 2.0, dimana dalam versi ini telah ditambahan fungsi untuk meng-upload lampiran dari foto / dokumen / data sebagai bukti indikator bahwa Factory telah menjalankan kompetensi Compliance. Versi 2.0 juga dilengkapi dengan fungsi auditor. Agar memiliki perspektif cara pandang yang sama, petugas Kepatuhan Pabrik seharusnya pula memiliki kapabilitas sebagai auditor, sehingga dapat lebih baik lagi dalam mengelola sistem compliance di factory-nya. Fungsi Auditor ini sistem kerjanya adalah setiap user akan menjadi auditor untuk user lain dalam meng-evaluasi data-data aplikasi SimC®. Setiap auditor akan di kelompokkan berdasarkan Region masing-masing user yang ditentukan oleh pengurus tim auditor region. Mohon Do’a dan support nya kepada seluruh Anggota CCI agar sistem aplikasi SimC® ini dapat berkembang dengan baik dan berfungsi maksimal untuk melengkapi kinerja setiap Factory Compliance Officer di Indonesia. Terima kasih atas segala perhatiannya, Salam Pejuang Kepatuhan.