panduan pengelolaan e journal singkat

PANDUAN SINGKAT

PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

TIM PENGEMBANG JURNAL

Oleh: Widiyanto, S.Pd.

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS) UNNES

W I D I Y A N T O | T I M P E N G E M B A N G J U R N A L

1

A. PROSEDUR PENGELOLAAN JURNAL PRODI

Dengan adanya edaran Ditjen Dikti nomor 152/E/T bulan Januari 2012

tentang kewajiban publikasi artikel ilmiah, maka mahasiswa S1 diwajibkan

untuk membuat artikel dan menerbitkannya di jurnal ilmiah. Untuk mahasiswa

S2 diwajibkan menerbitkan artikel ilmiah diharapkan ke jurnal nasional yang

terakreditasi. Sedangkan untuk mahasiswa S3 diwajibkan untuk memasukan

artikelnya yang diterima untuk diterbitkan ke jurnal internasional.

Unnes telah menyiapkan jurnal-jurnal program studi sebagai wadah

untuk menerbitkan hasil penelitian mahasiswa. Selain itu juga telah disiapkan

pedoman pengelolaan jurnal online, pedoman implementasi publikasi ilmiah,

serta sandar layout untuk jurnal baru prodi. Jurnal ilmiah tidak harus dicetak,

tetapi dapat dionlinekan. Dengan adanya jurnal online maka akan mengurangi

biaya cetak yang cukup besar dan kemudahan akses bagi pengguna.

B. PENGELOLAAN E-JOURNAL PRODI

Dalam e-journal yang menggunakan OJS (Open Journal System) proses

pengumpulan manuskrip, editing, review, dan publikasi dilakukan secara

online. E-journal digunakan untuk menerbitkan masukrip yang sudah di review

dan di-layout sehingga layak terbit dalam jurnal. Cukup dua jenis user saja yang

melakukan pengelolaan, yaitu journal manager dan editor. Journal manager

melakukan quick submit yang bertujuan untuk mengunggah artikel secara

instant. Sebelum mengunggah manuskrip, editor menyiapkan issue atau

nomor terbitan jurnal. Editor dapat melakukan manajemen issue pada jurnal

masing-masing. Dalam manajemen issue, editor dapat membuat (create), edit

data, menerbitkan (publish) , unpublish, dan menghapus (delete) issue. Untuk

melakukan segala aktifitas di e-journal, pengelola harus login terlebih dahulu

baik sebagai editor atau journal manager. Menu Login berada pada sidebar

kanan atau pada menu utama.



2

Gambar 1. Login User

1. Membuat Nomor Terbitan (Create Issue)

Membuat nomor terbitan (issue) merupakan tugas dari editor. Pastikan

terlebih dahulu user yang digunakan login ke e-journal adalah editor. Pada

user editor terdapat menu editor pada halaman User Home.

Gambar 2. Halaman User Home

Menu Login

Menu editor



3

Pada halaman User Home terdapat menu [Create Issue] yang digunakan

untuk membuat nomor terbitan (issue). Setelah kita klik menu tersebut

maka akan menuju pada halaman Create Issue seperti pada Gambar 3.

Gambar 3. Halaman Create Issue

Pada halaman ini terdapat dua bagian, Identification dan Cover. Pada

bagian Identification berisi data nomor terbitan seperti Volume, Number,

Year, Issue Identification, Title dan Description. Volume disini merupakan

volume terbitan yang urut setiap tahunnya, number merupakan nomor

terbitan dengan jumlah yang disesuaikan dengan lulusan masing-masing

program studi sedangkan Year adalah tahun terbit.

Issue Identification bertujuan untuk identifikasi atau penamaan issue. Jika

dilipih semua (Volume, Number, Year dan Title) maka semua data tersebut

akan muncul pada daftar issue, misalkan Volume 1, Number 1, 2012, Nama

Jurnal. Jika salah satu di dihilangkan maka tidak akan muncul pada daftar

Issue, misalkan hanya dimunculkan volume dan nomornya saja.



4

Title merupakan nama jurnal, jika issue tersebut merupakan edisi khusus

dapat dituliskan pada title tersebut. Sedangkan description dapat diisi

mengenai informasi tentang jurnal.

Bagian Cover digunakan untuk pengaturan sampul yang dapat

dimunculkan pada daftar issue sehingga tampil lebih menarik. Agar issue

mempunyai sampul maka pada tahap pertama klik check box

sehinga muncul tanda check .

Kemudian klik Browse pada Cover Image untuk memilih sampul yang

dikehendaki. Setelah dipilih gambarnya klik Open untuk memilinya.

Setelah semua pengaturan diisi, maka klik tombol save untuk menyimpan

issue yang telah dibuat. Issue yang telah dibuat akan masuk ke Future

Issue. Future Issue merupakan issu yang telah dibuat tetapi belum

diterbitkan.

2. Menerbitkan Nomor Terbitan (Publish)

Penerbitan issue ini dilakukan setelah artikel telah mencapai minimal 20.

Jumlah minimal tersebut berlaku tentunya jika pada setiap issue

mempunyai artikel lebih dari jumlah tersebut.

Untuk menerbitkan issu maka terlebih dahulu masuk pada halaman Editor

Home. Halaman Editor Home dapat diakses melalui halaman User Home

dengan mengklik menu Editor.



5

Gambar 4. Halaman Editor Home

Halaman Editor Home terdapat dua bagian, yaitu bagian Submissions dan

Issues. Bagian Submissions digunakan untuk memantau artikel yang belum

disetuji, dalam tahap review, editing atau yang sudah terbit. Sedangkan

bagian Issues digunakan untuk manajemen issues. Create Issue digunakan

untuk membuat issue baru. Notify Users digunakan untuk

memberitahukan pengguna, misalkan tentang adanya issue baru beserta

daftar isinya yang dapat dikirim dan diterima melalui email.

Untuk menerbitkan issue yang belum terbit, terlebih menuju ke halaman

Future Issue dengan terlebih dahulu mengklik menu Future Issue pada

halaman Editor Home.

Pada halaman Future Issue kita dapat melihat issue yang telah dibuat

tetapi belum diterbitkan. Pada halaman ini kita juga dapat mengetahui

banyaknya artikel di setiap issue pada kolom Item. Sedangkan pada kolom

Action terdapat menu Delete untuk menghapus issue.



6

Gambar 5. Halaman Future Issue

Setalah masuk ke Future Issue, kemudian pilih issue yang akan diterbitkan

sehingga masuk ke dalam halaman issue yang dipilih seperti pada gambar

6. Untuk menerbitkan issue tersebut klik tombol Publish Issue . Jika

sudah sudah diterbitkan, maka issue tersebut akan pindah ke dalam BACK

ISSUE.

Gambar 6. Halaman Issue

Issue yang telah terbit dapat dilihat pada halaman Archive. Untuk menuju

kehalaman tersebut klik ARCHIVER pada menu bar dibagian atas seperti yang

terlihat pada gambar 7.

Gambar 7. Menu Bar

Menu Bar



7

3. Unpublish Issue

Untuk melakukan unpublish issue, maka kita menuju ke halaman issue

yang telah terbit, yaitu back issue. Pilih issue sehingga muncul ke halaman

issue, dan kemudian klik Unpublish Issue.

Gambar 8. Halaman Back Issue

Gambar 9. Unpublish Issue



8

4. Merubah Data Nomor Terbitan (Edit Data)

Merubah data issue dapat dilakukan terhadap issue yang telah dibuat baik

issue yang telah terbit maupun yang belum terbit. Pilih salah satu issue

sehingga muncul halaman issue tersebut, seperti pada gambar 8. Klik issue

data sehingga muncul halaman seperti pada gambar 10. Pada halaman

tersebut sama dengan halaman pada saat membuat issue, tetapi telah

berisi data issue yang telah dibuat. Setelah data telah diubah, klik save

untuk menyimpannya.

Gambar 10. Issue Data

5. Menghapus Nomor Terbitan (Delete)

Menghapus issue juga dapat dilakukan terhadap issue yang belum terbit

ataupun yang telah terbit. Masuk kehalaman future issue atau back issue



9

seperti pada Gambar 5 dan Gambar 8. Klik delete pada kolom action issue

yang akan dihapus sehingga muncul dialog box seperti pada gambar 11.

Klik Ok untuk menghapus issue tersebut. Issue yang telah dihapus tidak

dapat dikembalikan lagi.

Gambar 11. Dialog Box Delete Issue

6. Mengunggah Manuskrip (Quick Submit)

Unngah artikel dilakukan oleh dari journal manager. Pastikan sudah login

menggunakan user sebagai journal manager atau jika satu user

mempunyai dua peran (Editor dan Journal Manager), kita dapat kehalaman

User Home, maka akan muncul menu sebagai Journal Manager dan Editor.

Klik menu Journal Manager untuk menuju ke halaman Journal

Management seperti yang ditunjukan pada gambar 12.

Gambar 12. Halaman User Home

Pada halaman journal management terdapat tiga bagian, yaitu

management pages, user dan roles. Management pages berisi meliputi

pengaturan-pengaturan dan fasilitas yang dapat dilakukan oleh journal

Menu Journal Manager



10

manager ada di e-journal. Pada halaman ini journal manager dapat

melakukan pengaturan section, bahasa, halaman about, email, reading

tools, tampilan, kebijakan-kebijakan di e-journal, aplikasi tambahan dan

berbagai pengaturan yang lainnya.

Pada bagian User digunakan untuk pengaturan pengguna. Journal

Manager dapat membuat user, merubah data user, menggabungkan user,

mengaktifkan dan menonaktifkan user, ataupun menghapus user. Bagian

roles tidak jauh beda dengan bagian user. Pada bagian ini telah direkap

user berdasarkan jenis usernya. Pada bagian ini, journal manager dapat

melakukan management user, baik edit data, aktivasi, dan mengurangi

peran user.

Gambar 13. Halaman Journal Management

Untuk mengunggah manuskrip, klik menu Import/Export Data pada

bagian managament pages sehingga muncul halaman Import/Export Data

seperti pada gambar 14.



11

Gambar 14. Halaman Import/Export Data

Pada menu Import/Export Data, klik QuickSubmit Plugin sehingga menuju

pada halaman QuickSubmit Plugin seperti pada gambar 15.



12

Gambar 15. Halaman QuickSubmit



13

Pilih Issue yang telah dibuat oleh editor sebelumnya. Untuk memilih issue

terdapat pada menu Add to an existing issue pada bagian Submission

Destination.

Submission Data berisi tentang data artikel beserta penulisnya. Untuk

mengunggah manuskrip yang telah dilayout, klik browse pada menu

Upload submission file untuk memilih file yang akan diunggah. Jangan

lupa untuk mengkilik Upload untuk mengunggah file tersebut. Selanjutkan

mengisi data penulis First name, Middle name, Last name, Affiliation,

Country, Email, URL, Competing interests CI Policy, Bio statement. Pada isian

tersebut yang bertanda asterik (*) harus diisi. Jika nama penulis hanya

satu kata, maka nama depan diisikan juga pada nama belakang. Affiliation

dapat disikan kelembagaan penulis, mulai dari Prodi, Jurusan, Fakultas,

Universitas, Kota, Provinsi, Negara dan Kode Pos. Email diisikan dengan

email penulis tersebut. Untuk menambahkan penulis kedua atau ketiga,

klik Add Author sehingga akan muncul form tambahan seperti pada

pengisian penulis pertama.

Pada bagian Title and Abstract diisikan data artikel yang diunggah. Judul

dan abstak dapat di copy dan paste dari file yang diunggah, sehingga tidak

perlu mengetiknya. Untuk mengindekan isikan keyword dengan katakunci

yang dipisahkan dengan titik koma(;) pada setiap kata kunci. Ketikan id

(Indonesia) pada language jika artikel menggunakan bahasai Indonesia

dan isikan en (English) jika artikel menggunakan bahasa Inggris.

Pada bagian Supporting Agencies kita dapat memasukan lembaga atau

badan yang mensponsori penelitian yang menghasilkan manuskrip yang

diunggah.

Bagian References diisikan dengan daftar pustaka dari artikel yang

diunggah. Pisahkan satu referensi dengan referensi yang lainnya dengan

baris kosong seperti yang ditunjukan pada gambar 15. Jangan lupa untuk

menyimpan dan melanjutkan dengan mengklik Save and Continue.



14

Gambar 16. References

Untuk memastikan artikel yang diunggah telah masuk ke issue, maka kita

dapat mengakses halaman issue yang telah kita isi dengan manuskrip

sebelumnya. Tentunya untuk mengakses halaman tersebut user yang

digunakan adalah editor. Jika issue yang kita isi dengan manuskrip belum

terbit, maka pilih future issue pada halaman Editor Home seperti gambar

4. Pada halaman future issue, pilih issue yang telah kita isi dengan

manuskrip seperti pada gambar 5 dan gambar 8. Setelah dipilih issue maka

akan muncul daftar isi artikel dari issue tersebut seperti pada gambar 17.

Gambar 17. Table of Content



15

Jika terdapat kesalahan data artikel, tentunya data yang diunggah

tersebut masih dapat dirubah. Untuk merubahnya pilih salah satu judul

artikel yang akan diedit sehingga muncul halaman Summary seperti pada

gambar 18.

Gambar 18. Halaman Summary Manuskrip

Klik Edit Metadata sehingga muncul halaman Edit Metadata seperti pada

gambar 19. Setelah di edit, jangan lupa menyimpannya dengan mengklik

tombol Save Metadata.



16

Gambar 19. Halaman Edit Metadata

Sedangkan untuk file PDF yang telah diupload, pilih menu Editing pada

halaman Summary sehingga menuju pada halaman Editing seperti pada

gambar 20. Pada halaman tersebut terdapat beberapa bagian, yaitu

Submission, Copyediting, Scheduling, Layout, dan Proofreading. Lihat pada

bagian Layout, maka akan muncul file PDF yang telah diunggah pada

Galley Format. Data yang salah dapat di edit atau file PDF dalam Galley

Format dapat di hapus. Untuk merubah data, klik edit sehingga muncul

halaman Edit a Layout Galley seperti pada gambar 21. Pada halaman

tersebut kita dapat mengganti file PDF yang telah diunggah dengan file

PDF yang baru. Untuk mengunggah file PDF klik Browse, pilih file PDF dan



17

klik Open. Jangan lupa untuk menekan tombol Save untuk menyimpan

perubahan.

Gambar 20. Halaman Editing

Gambar 21. Halaman Edit a Layout Galley



18

Jika file Galey lebih dari satu, maka kita dapat mengupload kembali file

PDF pada bagian Layout. Klik radio box Galley sehingga bagian Upload File

to berubah pada radio box Galley seperti pada gambar 22.

Gambar 22. Galley

Pilih file PDF yang akan diupload dengan mengklik tombol Browse, pilih

file, klik Open, dan jangan lupa klik Upload. Setelah berhasil di upload,

galley format akan bertambah.

panduan pengelolaan e journal singkat

Documents