panduan penggunaan sistem pusat layanan ti file1. buka tiket, untuk membuka tiket gangguan atau...

Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 0

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PUSAT LAYANAN TI

Direktorat SIS - BPS

Untuk Pengguna


Daftar Isi

Daftar Isi .................................................................................................................................................... 1

Pendahuluan ............................................................................................................................................ 2

1. Menu Login...................................................................................................................................... 2

2. Menu Buka Tiket ........................................................................................................................... 4

3. Menu Cek Status Tiket .............................................................................................................. 10

4. Menu Basis Pengetahuan ......................................................................................................... 11

5. Menu Katalog Layanan ............................................................................................................. 11

6. Menu SOP ....................................................................................................................................... 12

7. Menu Word Cloud ....................................................................................................................... 13


Pendahuluan

Pusat Layanan TI BPS merupakan sevice desk untuk layanan TI yang dibangun oleh

Direktorat SIS sebagai penyedia Layanan TI, yang berfungsi sebagai media untuk

menyampaikan permintaan maupun gangguan terkait layanan TI bagi seluruh pegawai

BPS sebagai pengguna.

Pusat Layanan TI BPS menyediakan empat channel bagi pengguna untuk melaporkan

gangguan maupun permintaan TI, salah satunya melalui web portal. Web portal dapat

diakses pada tautan http://halosis.bps.go.id.

1. Menu Login

Untuk masuk ke dalam sistem, pengguna dapat membuka tautan tersebut dan login

menggunakan username dan password community.

Gambar 1. Tampilan halaman login

http://halosis.bps.go.id/


Gambar 2. Tampilan halaman utama

Di halaman awal, terdapat beberapa menu utama, diantaranya:

1. Buka Tiket, untuk membuka tiket gangguan atau permintaan

2. Cek Status Tiket, untuk memantau status tiket yang telah dibuat

3. Basis Pengetahuan, untuk mencari solusi awal gangguan

4. Katalog Layanan, untuk melihat daftar layanan TI dan informasinya

5. SOP, untuk melihat prosedur beberapa aktifitas terkait layanan TI

6. Word Cloud, untuk menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada

Basis Pengetahuan

1 2 3

4 5

6


2. Menu Buka Tiket

Pengguna dapat membuat laporan atas gangguan maupun permintaan layanan TI

melalui menu Buka Tiket. Ketika di klik Buka tiket Baru, maka yang muncul adalah

halaman Basis Pengetahuan. Hal ini bermaksud supaya sebelum melaporkan

gangguan, pengguna dapat melakukan self service untuk mencari solusi. Hal ini akan

sangat membantu, karena petugas Pusat Layanan TI dapat lebih tanggap menangani

laporan lainnya. Penggunaan detail fitur Basis Pengetahuan akan dijelaskan pada sesi

selanjutnya. Ketika pengguna tidak dapat menemukan solusi yang dicari maka

muncul checkbox yang menyatakan pengguna tidak menemukan solusi.

Gambar 3. Tampilan sebelum membuka tiket

Setelah checkbox di aktifkan, maka akan muncul tombol untuk membuka tiket.

Gambar 4. Tampilan pencarian solusi


Setelah terbuka halaman Buka Tiket, isikan beberap informasi yang wajib dipilih dan

di isi oleh user diantaranya sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 5. Tampilan proses pembuatan tiket

Kategori Layanan (Wajib dipilih)

Kategori Layanan adalah kelompok besar (group) dari seluruh layanan yang

disediakan oleh Pusat Layanan TI yang terdiri atas 13 Kategori Layanan, yang

dapat dilihat pada Katalog Layanan TI pada halaman Beranda

Sub Kategori Layanan (Wajib dipilih)

Sub Kategori Layanan adalah jenis layanan yang disediakan oleh Pusat

Layanan TI. Daftar kategori layanan dan sub kategori layanan terlihat pada

tabel berikut ini.


No Kategori

Layanan Sub Kategori Layanan

1 Layanan Koneksi Jaringan

Layanan Akses Jaringan BPS dan Koneksi Internet Layanan Koneksi VPN (Virtual Private Network) Site Layanan Pendaftaran dan Troubleshooting VSAT Layanan Koneksi Personal VPN

2 Layanan Komunikasi

Layanan VoIP Layanan Email Layanan Vicon Layanan Chatting/Messenger (Skype For Business/Lync)

3 Layanan Hosting

Layanan Web Hosting Layanan Server Hosting Layanan Database Hosting Layanan Personal Virtual Desktop

4 Layanan Penyimpanan dan Berbagi Data

Layanan File Share Storage/Spool Layanan Personal Storage (Laci) Layanan Pertukaran Data dengan Eksternal BPS Layanan Crawling Informasi Layanan Pengelolaan Data Sensus dan Survei

5 Layanan Portal Layanan Portal Kolaborasi (Sharepoint) Layanan Portal Pegawai (Community)

6 Layanan Perangkat Jaringan

Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Firewall Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Server Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Access Point Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Switch

7 Layanan Piranti Lunak

Layanan Pengelolaan Piranti Lunak Layanan Permintaan Piranti Lunak

8 Layanan Perangkat Keras

Layanan Perbaikan Koneksi & Perangkat Mesin Handkey Layanan Komputer Layanan Printer dan Scanner Layanan UPS

9 Layanan Pembangunan Aplikasi

Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Survei Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pembangunan Aplikasi Monitoring Survei/Sensus Layanan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen

10 Layanan Pengembangan Aplikasi

Layanan Aplikasi Back Office Layanan Simpeg Online Layanan Presensi Online (Pusat) Layanan Prestasi Online Layanan Baperjakat Online Layanan TK Online Layanan SIM Perundang-Undangan Layanan KP Online Layanan Aplikasi PPID Layanan Simkeu Desktop Layanan Aplikasi Absensi Desktop Layanan Aplikasi Katalog Mikrodata Layanan Aplikasi Laporan Pekerjaan Pimpinan Layanan Sipintar Layanan Aplikasi Inpassing


No Kategori

Layanan Sub Kategori Layanan

Layanan Aplikasi Uji Kompetensi Layanan Website Paguyuban BPS Layanan Pengelolaan Presensi Online Daerah Layanan Aplikasi Mutasi Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Survei

Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pengembangan Aplikasi Monitoring

Survei/Sensus

11 Layanan Konsultasi

Layanan Konsultasi terkait Pengolahan Data

12 Layanan Kompilasi Data

Layanan Kompilasi, Pemrosesan dan Tabulasi Data Pengolahan

Layanan Kompilasi dan Tabulasi Data Sistem Informasi Manajemen

13 Layanan Lainnya Layanan Shorten URL Layanan Dukungan Pimpinan

Jenis Tiket (Wajib dipilih)

Terdapat dua pilihan jenis tiket yaitu :

a. Gangguan. Yaitu untuk laporan yang bersifat gangguan terhadap layanan

TI. Pilih jenis tiket ‘Gangguan’, kemudian isikan form seperti pada gambar

berikut.

Gambar 6. Tampilan proses pembuatan tiket gangguan


b. Permintaan. Yaitu untuk mengajukan permintaan layanan TI. Pilih jenis

tiket ‘Permintaan’ kemudian isikan form seperti pada gambar berikut.

Gambar 7. Tampilan proses pembuatan tiket permintaan

Untuk mengajukan permintaan layanan, terdapat form persyaratan yang

harus dilampirkan sebelum membuat tiket. User bisa mendownload formulir

terkait untuk kemudian di upload kembali pada halaman ini.

Ringkasan masalah (Wajib diisi)

Merupakan kalimat singkat yang mewakili permasalahan baik yang berupa

gangguan maupun layanan permintaan

Deskripsi Masalah (Wajib diisi)

Adalah penjelasan detil mengenai permasalahan. Semakin detail user

mengisikan deskripsi permaslahan akan semakin baik, artinya solusi yang

akan diajukan akan semakin sesuai engan permasalahan yang terjadi

Metode Callback (Wajib diisi)

Adalah metode yang digunakan oleh operator Pusat Layanan TI untuk

menghubunngi user kembali jika ada yang harus disampaikan

Laporan tidak dari yang bersangkutan (Tidak wajib diisi)


Bagian ini diisi jika yang membuka tiket adalah bukan user yang mengalami

gangguan TI atau meminta layanan TI

Tombol Buka Tiket

Setelah semua informasi selesai diinput, kemudian klik tombol Buka Tiket.

Setelah itu sistem secara otomatis akan men-generate nomor tiket dan

mengirimkan notifikasi dan nomor tiket ke akun email yang telah diinput.

Setelah membuka tiket User dapat mengecek email masing-masing untuk

mengetahui Nomor Tiket. Melalui portal ini user juga dapat melakukan dialog

baik dengan operator maupun dengan Technical Support jika tiketnya

dieskalasiang dialami. Dst...

3. Menu Cek Status Tiket

User dapat melihat status tiket yang telah dibuka, dan juga melihat historis

penangannya pada menu Cek Status Tiket. Pada halaman utama, klik tombol ‘Cek

Status Tiket’, maka akan ditampilan daftar tiket yang masih dalam status Open.

Gambar 8. Tampilan halaman utama


Gambar 9. Tampilan cek status tiket

Melalui daftar tiket diatas, user dapat melihat daftar tiket yang pernah dibuat, status

tiket, serta history tiket.

4. Menu Basis Pengetahuan

Basis Pengetahuan berisi beberapa pertanyaan yang sering diajukan

Gambar 10. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan


Untuk melihat beberapa pertanyaan yang sering diajukan, user dapat memilih

kategori permasalahan, topik bantuan atau dengan mengetik kata kunci secara

langsung pada kategori overview

5. Menu Katalog Layanan

Katalog Layanan menampilkan informasi layanan apa saja yang disediakan oleh

Pusat Layanan TI BPS. Terdapat 13 kategori besar layanan yang mencakup sekitar

60 layanan TI.

Gambar 11. Tampilan katalog layanan

Untuk melihat lebih detil layanan apa saja yang disediakan, user dapat memilih salah

satu kategori layanan. Sebagai contoh Klik Layanan Koneksi jaringan


Gambar 11. Tampilan katalog layanan koneksi jaringan

Daftar layanan yang tertera pada gambar adalah daftar layanan yang masuk

kategori Layanan Koneksi Jaringan. Setiap layanan Ti yang disediakan akan

disertai dengan :

a. Service Level Agreement (SLA)

b. b. Formulir persyaratan pengajuan permintaan terkait layanan

6. Menu SOP

Menampilkan SOP operasional terkait Layanan TI, diantaranya :

a. SOP Manajemen Akses Layanan TI

b. SOP Manajemen Event

c. SOP Penanganan Gangguan

d. SOP Manajemen Pemenuhan Permintaan

e. SOP Manajemen Problem

f. SOP Lainnya terkait Layanan TI


7. Menu Word Cloud

Menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada Basis Pengetahuan

Gambar 12. Tampilan Word Cloud

User dapat mengklik salah satu kata atau istilah tersebut, sehingga akan muncul

tampilan daftar Pengetahun terkait dengan kata tersebut.

Gambar 13. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan

panduan penggunaan sistem pusat layanan ti file1. buka tiket, untuk membuka tiket gangguan atau...

Documents