panduan perlaksanaan amalan persekitaran berkualiti 5s...
TRANSCRIPT
Persekitaran Kondusif Inovasi Produktif
PANDUAN PERLAKSANAAN
AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF
SECTOR AWAM (EKSA) JKSPk
1. 3
3
APA ITU EKSA?
EKSA adalah penjenamaan semula Amalan 5S sektor awam yang
diperkenalkan mulai Januari 2014 dengan mengambil kira keperluan
bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan
kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di
Malaysia.
Langkah penjenamaan semula ini adalah sesuai dan seiring dengan
perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan
daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif
dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.
AMALAN 5S DALAM SEKTOR AWAM
Kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi
mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun dan
selamat
Amalan EKSA bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang
berkualiti secara sistematik dan praktikal
Pelaksanaan Amalan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti
perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja selain
memberi nilai tambah kepada imej organisasi
1. 4
4
Satu kaedah atau teknik yang digunakan untuk mewujudkan dan
mengekalkan persekitaran kerja yang berkualiti di dalam sesebuah
organisasi
EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti
Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam
memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran
Kerja
Penjenamaan Semula Amalan 5S
EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam
sektor awam sejak tahun 2010.Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih
berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa
elemen baharu.EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan
sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong
pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan
menambah lima elemen baharu, iaitu:
• Imej Korporat;
• Kreativiti dan Inovasi;
• Amalan Hijau
• Persekitaran Kondusif; dan
• Kepelbagaian Agensi.
Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah
1. 5
5
untuk membolehkan jabatan/agensi kerajaan:
Elemen Baharu EKSA
LIMA ELEMEN:
Imej Korporat
Kreativiti dan Inovasi
Amalan Hijau
Persekitaran Kondusif
Kepelbagaian Agensi
Imej Korporat
A Meningkatkan Imej Korporat
B Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi
selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan
C Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan
persekitaran hijau melalui pembudayaan
Amalan Hijau
D Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif
E Memastikan elemen pengauditan memenuhi
keperluan kepelbagaian agensi kerajaan
1. 6
6
Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak
berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah
organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja
amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini,
EKSA juga turut menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap
jabatan/agensi sektor awam.
Kreativiti dan Inovasi
Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA
menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi
semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.Persekitaran sektor
awam yang sering k ali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan
budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga
jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk
menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.
Amalan Hijau
Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan
melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan
penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber.Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat
diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/ agensi ke arah penggunaan sumber
secara optimum.
Persekitaran Kondusif
Persekitaran kondusif adalahpenting dalam memperkukuhkan budaya
organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/ agensi sektor
1. 7
7
awam.Amalan EKSA menggalakkan jabatan/agensi sektor awam
memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra
pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan.Bagi pelanggan orang
kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan.
Kepelbagaian Agensi EKSA memperkenalkan modelpenilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi
kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis
jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan
yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one sizefits all didapati kurang mencakupikeperluan
kepelbagaian jabatan/ agensi kerajaan pada masa kini
1. 8
8
1 mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan
pelan tindakan pelaksanaan yang jelas;
2 mewujudkan sektor/zon kerja;
3 mengadakan program latihan; dan
4 mengadakan pelancaran EKSA jabatan/agensi
Pelaksanaan EKSA
EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan
tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang
berikut:
Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti pada
Rajah 2 perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui
mekanisme yang ditetapkan.Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan
bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala
kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah-langkah
penambahbaikan yang perlu diambil.
1. 9
9
LANGKAH 1: PEWUJUDAN JAWATANKUASA EKSA DENGAN
PERANAN YANG JELAS
Penasihat dan Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
• Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA; • Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA; • Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan; • Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan; • Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator; • Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan; • Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan • Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.
Fasilitator
• Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli; • Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang
disediakan; • Menentukan pembahagian zon; • Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak
pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan • Menyelaras dan memantau aktiviti.
Penyelaras / ketua zon
Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;
Menyelaras program EKSA;
Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;
Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi
Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli–ahli kumpulan;
Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;
Merancang aktiviti kumpulan;
Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada
fasilitator dan
1. 1
0
10
Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli
kumpulan
.
Jawatankuasa Promosi
• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA; • Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran
penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA; • Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan • Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di
kalangan warga jabatan/agensi.
Jawatankuasa Audit
• Menyediakan kriteria audit dalam EKSA; • Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA; • Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan • Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut
keperluan.
Jawatankuasa Latihan
• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA
kepada semua warga kerja dalam organisasi; • Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi
mengukuhkan aktiviti EKSA; dan • Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA
secukupnya.
1. 1
1
11
Ahli-ahli
• Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA; • Menyertai aktiviti EKSA secara aktif; • Bekerjasama dalam kumpulan; dan
• Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan
EKSA
LANGKAH 2 : MEWUJUDKAN ZON EKSA
i. Mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan
pelaksanaan dan pengawasan EKSA.
ii. Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi
sektor/zon bagi memudahkan rujukan.
iii. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian sektor/zon adalah seperti
yang berikut:
• susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil
hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah
sektor/zon tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan
pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan.
• menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian
kumpulan bagi setiap sektor/zon;
• mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan
sektor/zon dengan mengambil kira hala tuju EKSA di jabatan/agensi; dan
• sektor/zon di sesebuah jabatan/agensi haruslah berdasarkan aras/tingkat
atau yang mana bersesuaian.
LANGKAH 3 : LATIHAN
Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping
membudayakan EKSA dalam kalangan warga jabatan/agensi.
1. 1
2
12
LANGKAH 4 : PELANCARAN EKSA
i. Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini di
samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA
dalam jabatan/agensi.
ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan
padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan
objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.
iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah
seperti yang berikut:
• dasar EKSA; • zon EKSA; • objektif EKSA; • pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan • buku panduan pelaksanaan EKSA
1. 1
3
13
Pengauditan EKSA Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria
penilaian baharu telah dibangunkan.EKSA memperkenalkan model penilaian baharu
yang mengandungi kriteria generik dan kriteria khusus yang mengambil kira
kepelbagaian premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang
diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all digantikan
dengan model baharu seperti pada Rajah 3.
MODEL A MODEL B
Generik
(umum) Generik
Dan Khusus
Komponen Komponen
A Hingga E A Hingga F
Penilaian Model A adalah berdasarkan kriteria generik manakala penilaian Model B
merupakan gabungan antara kriteria generik dan khusus. Kriteria penilaian yang
diguna pakai adalah mengikut kesesuaian jabatan/agensi di mana terdapat 6
komponen kriteria penilaian seperti pada Rajah 4.Kriteria-kriteria yang disusun adalah
bersesuaian dengan keperluan yang terdapat di pelbagai jabatan/agensi.Ini bagi
memastikan pengauditan dilaksanakan secara menyeluruh dan memenuhi aspek
kepelbagaian dan perbezaan antara sesuatu jabatan/agensi.Kategori jabatan/agensi
yang dinilai adalah seperti pada Rajah5.Panduan lengkap bagi setiap komponen
penilaian dan contoh amalan baikadalah seperti pada Lampiran I dan II.
1. 1
4
14
Komponen A - Keperluan Utama Pelaksanaan
Komponen B - Ruang Tempat Kerja / Pejabat
Komponen C - Tempat Umum
Komponen D - Keselamatan Persekitaran
Komponen E - Kawasan Persekitaran Jabatan
Komponen F - Tempat Khusus
Rajah 4: Komponen-komponen Penilaian
Penilaian Model A
Bangunan dan Kawasan Sendiri: Komponen A Hingga E1
• Contoh: Stesen Penguatkuasaan Jabatan Pengangkutan Jalan Bukit Kayu
Hitam, Pejabat Daerah dan Tanah Marang dan Pejabat Pendidikan Daerah
Batang Padang
Kompo nen A Hingga E2
• Contoh: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU)
Berkongsi Bangunan dan Kawasan: Komponen A Hingga D
• Contoh: Wisma Persekutuan
1. 1
5
15
Penilaian Model B
Agensi di bawah Kluster Keselamatan Komponen A hingga F
• Polis Diraja Malaysia, Jabatan Imigresen Malaysia, Markas Angkatan Tentera
Malaysia, Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia
Komponen A hingga F
• Mahkamah, Pusat Latihan, Masjid, Pihak Berkuasa Tempatan, Pejabat Kadi
Agensi di bawah Kluster Sosial Komponen A hingga F
• Hospital, Klinik, Sekolah, Institut Pengajian Tinggi Awam, Politeknik, Kolej Komuniti
Rajah 5: Kategori Jabatan/Agensi yang Diaudit
Pelaksanaan Audit Dalam
Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh jabatan/agensi secara penilaian kendiri. Audit
Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap jabatan/agensi
membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan
dengan jayanya di sesebuah organisasi.
Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh jabatan/agensi tersebut.
Langkah yang terlibat adalah seperti yang berikut:
1. 1
6
16
LANGKAH 1 MEMBENTUK PASUKAN AUDIT
• Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik
juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA jabatan/agensi. • Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan
menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA.
LANGKAH 2 LATIHAN AUDIT EKSA • Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit
dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.
LANGKAH 3 MENGAUDIT PRESTASI EKSA • Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan
oleh Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
LANGKAH 4 MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT • Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan
audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA. • Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan semua warga jabatan/
agensi.
1. 1
7
17
OBJEKTIF EKSA
1. Mewujudkan suasana bersih, kemas, tersusun dan teratur serta selamat
2. Mewujudkan persekitaran dan kemudahan pejabat lebih teratur dan
mudah untuk diselenggara
3. Meningkatkan kreativiti dan inovasi
4. Meningkatkan motivasi dan disiplin
5. Memupuk semangat berpasukan
6. Memupuk nilai tanggungjawab terhadap kemudahan pejabat
7. Membina pembaikan berterusan di dalam peningkatan kualiti organisasi
1. 1
8
18
Faedah PelaksanaanEKSA
Pelaksanaan EKSA di jabatan/agensi memberikan faedah seperti pada Rajah 8.
Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi)
Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi Mengenal
pasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran Meningkatkan imej pembaziran
Meningkatkan imej jabatan/agensi sektor awam
Menjana idea kreatif dalam kalangan warga jabatan /agensi
Meningkatkan semangat kerja berpasukan
Meningkatkan disiplin warga jabatan/agensi
Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
Mewujudkan piawaian kerja yang jelas
Rajah 8: Faedah Pelaksanaan EKSA
1. 1
9
19
POLISI
AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKSA
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK
JKSPk beriltizam mengamalkan prinsip EKSA bagi mewujudkan persekitaran
kerja yang kondusif demi meningkatkan produktiviti dan perkhidmatan yg
berintegriti, efisyen dan berkualiti.
OBJEKTIF
AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKSA
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK:
1. mewujudkan persekitaran kerja yg bersih selesa sistematik, kondusif &
praktikal.
2. mengekal dan meningkatkan kualiti kerja kearah penyampaian
perkhidmatan yg memenuhi kepuasan pelanggan.
3. memastikan warga JKSPk berintegriti, berdisiplin, bermotivasi dan
membudayakan semangat kerja berpasukan yang berterusan.
4. memaksimumkan sumber tenaga manusia secara efisyen, menjimatkan
kos dan meningkatkan produktiviti perkhidmatan.
5. memperkukuhkan lagi sistem pengurusan kualiti JKSPk berasaskan
Standard MS ISO 9001:2015 & MS 1900: 2014
1. 2
0
20
LOGO RASMI
AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKSA,
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK
MAKSUD WARNA DAN CORAK
Dua orbit berwarna ungu tua bersentuhan dan ungu muda
melambangkan keunggulan serta kerjasama, toleransi diantara dua unit yang utuh
iaitu pentadbiran dan kehakiman di jabatan ini.
Biru air
adalah lambang ketenangan dan semulajadi serta kewibawaan peribadi dalam
menjalankan tugas.
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH SYARIAH NEGERI PERAK
EKSA
PERSEKITARAN KONDUSIF INOVASI PRODUKTIF
1. 2
1
21
Merah tulisan EKSA
Adalah lambang keberanian jabatan menyahut cabaran anjakan paradigma dalam
merialisasikan EKSA.
Hijau dedaun
Adalah kepekaan, kemurniaan dan kedamaian dalam persekitaran.
Kuning
Adalah warna diraja serta yang keriatif dan inovatif.Hitam lambang kecekalan dan
kekuatan jabatan ii mengaplikasi dan menerajui apa jua cabaran.
MOTO :PERSEKITARAN KONDUSIF INOVASI PRODUKTIF
1. Takrif perkataan;
1.1. Persekitaran - Halaman, sekeliling atau suasana sesuatu tempat.
1.2. Kondusif - Selesa, tenang, tenteram dan harmoni.
1.3. Inovasi - Perihal sesuatu teknologi bagi menghasilkan output.
1.4. Produktif - Perihal sesuatu hasil yang lumayan dan maksimum.
2. Huraian moto.
2.1 EKSA adalah suatu amalan yang dibudayakan dalam sesebuah
organisasi bagi menghasilkan persekitaran yang selesa dan tenteram.
2.2 Apabila wujud suasana tenteram dalam dalam sesebuah organisasi
maka produktiviti outputnya akan bertambah dan berkualiti
1. 2
2
22
KRITERIA AUDIT DALAMAN
EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN A : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
Dasar Umum
Dasar Umum ini disediakan bagi menjadi panduan umum kepada seluruh
pegawai dan kakitangan Jabatan Kehakiman Syariah Perak di dalam
melaksanakan Persekitaran Berkualiti EKSA. Dasar ini perlu dipatuhi di dalam
menyediakan apa-apa aktiviti dan dokumentasi yang berkaitan dengan
Persekitaran Berkualiti EKSA Jabatan.
1. Bahasa
1.1 Bahasa pengantar adalah Bahasa Malaysia. Ia adalah selaras
dengan Akta Bahasa Kebangsaan 1963.
1.2 Bahasa lain adalah dibenarkan di dalam penggunaan seperti
nama atau sekiranya tiada perkataan yang tepat atau sesuai di
dalam Bahasa Malaysia bagi menggambarkan makna atau
maksud sesuatu keadaan atau tindakan atau benda.
1.3 Perkataan yang digunakan selain daripada bahasa Malaysia
hendaklah disendengkan dengan bertanda “………………”.
1. 2
3
23
2. Piawaian
2.1 Jabatan akan menyediakan suatu “piawaian” yang diikuti dan
dipatuhi.
2.2 “Piawaian” ini hendaklah dilaksanakan secara menyeluruh di
semua peringkat Mahkamah, Bahagian dan Unit.
2.3 “Piawaian” ini juga hendaklah dimaklumkan dan dilaksanakan
kepada semua kerja-kerja yang diserah urus kepada pembekal.
3. Pematuhan kepada Pekeliling/Arahan yang berkuatkuasa.
3.1. Setiap pelaksanaan mestilah mengambil kira, mematuhi dan
selaras dengan peraturan-peraturan/pekeliling-pekeliling/surat
pekeliling/ garis panduan/ arahan/ undang-undang kerajaan dan
Jabatan semasa dan sedang berkuatkuasa.
4. Selaras dengan Sistem Kualiti Jabatan
4.1 Setiap pelaksanaan amalan Persekitaran Berkualiti EKSA
hendaklah mengambil kira, mematuhi dan selaras dengan Sistem
Kualiti yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh Jabatan.
4.2 Ini termasuklah MS ISO 9001: 2015 MS 1900:2014 dan Petunjuk
Prestasi Utama (KPI).
5. Mengambil Kira Aspek Keselamatan mengikut Arahan Keselamatan
5.1 Mematuhi arahan dan pekeliling daripada badan berautoriti atau
agensi yang berkaitan dengan keselamatan seperti Majlis
Keselamatan Negara, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Jabatan
Kimia dan Jabatan Pertahanan Awam.
1. 2
4
24
5.2 Ia termasuklah keselamatan dari aspek fizikal, susun
atur perabut dan pejabat, bahan kegunaan, pekerja dan
data/maklumat.
6. Seragam
6.1 Mewujudkan suasana seragam terutama yang melibatkan
pengurusan fail, warna, kod dan seumpamanya.
6.2 Pelaksanaan EKSA mestilah seragam di peringkat daerah
melainkan apa-apa perkara yang telah dipersetujui
penyeragamannya di peringkat Jabatan.
7. Mesra Pelanggan
7.1 Setiap perancangan yang melibatkan pelaksanaan EKSA juga
hendaklah bersifat mesra pelanggan.
7.2 Ini termasuklah kemudahan untuk Orang Kelainan Upaya (OKU)
dan Warga Emas.
7.3 Tanda arah atau papan tanda hendaklah jelas, diletakkan di
tempat yang bersesuaian, mudah dilihat dan difahami.
8. Penerapan Nilai dan Etika Murni
8.1 Sesuai dengan Pematuhan Syariah MS 1900 : 2014 penerapan Nilai
dan Etika Murni hendaklah dilaksanakan. Ini termasuklah seperti
mencatat “Kewajipan Menjalankan Tugas” di dalam dokumen-
dokumen rasmi Jabatan serta di persekitaran bangunan.
8.2 Melayan pelanggan dan orang awam yang berurusan dengan
Jabatan dengan baik dan sopan.
1. 2
5
25
8.3 Menjawab panggilan telefon mengikut arahan dan
peraturan yang berkuatkuasa.
9. Berimej Korporat Bersih dan Teratur
Imej Korporat- Penggunaan hiasan/peralatan yang bersesuaian dengan
persekitaran, seragam, bersih, kemas dan teratur.
9.1. Pelaksanaan amalan Persekitaran berkualiti perlu mengekalkan
imej Korporat sebagai sebuah jabatan perkhidmatan awam.
9.2. Susun atur mestilah teratur, bersih, kemas dan tersusun.
9.3. Setiap Pelabelan dan parkir yang dibuat mestilah minima dan
menggunakan warna yang seragam.
PERKARA PETUNJUK CONTOH
PARKIR TANDA “X” X
LABEL
TULISAN HITAM LATAR
BELAKANG PUTIH
PETUNJUK ARAH
TULISAN PUTIH LATAR
BELAKANG HITAM
BILIK MESYUARAT
TANDAS
TANDAS
1. 2
6
26
(Parkir ditanda dengan tanda “ x” Bagi label tulisan hitam dan
latar belakang putih manakala untuk petunjuk arah tulisan putih
latar belakang hitam.
9.4. Hiasan adalah minima dan bersesuaian.
10. Menepati prinsip pelaksanaan Persekitaran Berkualiti Jabatan
10.1. Pelaksanaan Persekitaran EKSA mestilah mengambil kira prinsip
pelaksanaan EKSA iaitu jimat, selesa, kemudahcapaian dan
kemudahkesanan.
10.2. Bagi tujuan penjimatan, perlulah mengutamakan idea, kreativiti
dan inovasi
10.3. Hendaklah mengambilkira keselesaan pelanggan dan juga
kakitangan.
10.4. Bagi tujuan kemudahcapaian, susun atur setiap peralatan dan
dokumen mestilah boleh dicapai dalam tempoh 30 saat
10.5. Bagi tujuan kemudahkesanan, informasi (direktori) pegawai yang
bertanggungjawab mestilah dipamerkan di setiap tempat
seliaannya.
10.6. Setiap sistem, dokumen, dan susun atur yang dibuat mestilah
mudah dikesan.
Dasar EKSA
1 Mengandungi Visi dan Misi Jabatan,
2 Polisi, Objektif, Slogan dan Logo EKSA.
1. 2
7
27
3 Turut mengandungi Carta Organisasi Jawatankuasa Induk
dan Pelaksana EKSA serta Carta Perbatuan Jabatan.
4 Dipaparkan dan disebarkan kepada warga agensi.
5 Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik.
6 Maksud dasar ini dapat memenuhi keperluan mengikut aktiviti
pelaksanaan Sistem EKSA dan jelas kepada pekerja.
7 Bahasa yang digunakan mudah difahami. dan mengandungi elemen
keperluan, kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmatan,
perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan
pelanggan.
Penglibatan Pengurusan Atasan
1. Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat
Ekosistem EKSA iaitu Ketua Hakim Syarie di peringkat Jabatan
dan Hakim-hakim di peringkat daerah.
2. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti
program kesedaran/pendedahan dan lawatan.
3. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam
mesyuarat pengurusan.
Jawatankuasa Pelaksana EKSA
1. Dilantik oleh Ketua Hakim Syarie.
2. Terdiri daripada Pengerusi, Fasilitator, Penyelaras/Ketua Zon, Setiausaha
dan tiga Jawatan Kuasa Utama (Pengerusi Jawatankuasa audit, latihan
dan promosi).
3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai jawatankuasa
1. 2
8
28
pelaksanaan EKSA disediakan dengan jelas dan disebarkan ke
setiap zon.
4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat
dan disimpan secara teratur serta diedarkan.
5. Perancangan dan pelaksanaan agenda Jawatankuasa Induk dalam
setahun hendaklah meliputi kesemua peringkat zon.
6. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah
menyeluruh dan memuaskan dari kejelasan aktiviti dirancang.
7. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diuruskan
dengan baik dan dikemaskini.
8. Pelaksanaan agenda yang dirancang hendaklah dinilai
keberkesanannya dan dibuat penambahbaikan.
9. Jabatan hendaklah melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk
pelaksanaan Ekosistem EKSA.
Jawatankuasa Latihan
1. Mengenalpasti dan mencadangkan ahli Jawatankuasa Latihan
2. Semua ahli jawatankuasa ini dilantik oleh ketua hakim syarie.
3. Bertanggungjawab untuk mengenalpasti keperluan latihan,
merancang dan melaksanakan program latihan.
4. Program Latihan dibuat sekurang-kurangnya dua kali setahun.
5. Aktiviti jawatankuasa latihan disebarkan kepada warga agensi dalam
portal EKSA jabatan.
Jawatankuasa Promosi
1. 2
9
29
1 Pengerusi Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Hakim
Syarie
2 Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang
dirancang.
3 Perancangan yang terdapat dalam Carta Perbatuan tersebut adalah
menyeluruh dan membabitkan kesemua zon.
4 Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan
baik dan dikemaskini.
5 Informasi mengenai EKSA hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli
di setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta
menjadi panduan.
6 Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.
7 Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti EKSA hendaklah disediakan
dan diedarkan kepada setiap zon.
Jawatankuasa Audit
1 Pengerusi Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Hakim Syarie
2 Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
3 Menyediakan Laporan Analisa Penemuan Audit setiap kali auditan
dibuat.
4 Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk digunapakai
dan disebarkan ke setiap zon.
5 Penemuan hasil audit dipamerkan dalam bentuk yang praktikal untuk
memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua pekerja.
Pusat Informasi EKSA Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Jabatan
1. 3
0
30
1 Disediakan dalam bentuk maya.
2 Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.
3 Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.
4 Terdapat maklumat zon-zon EKSA seperti lokasi, carta organisasi dan
gambar sebelum selepas aktiviti EKSA.
5 Terdapat gambar-gambar aktiviti EKSA.
6 Perkembangan terkini jawatankuasa latihan, promosi dan audit induk
hendaklah dipaparkan.
7 Keputusan analisa auditan hendaklah dipaparkan.
Jawatankuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon
1. Penyelaras /Ketua Zon dilantik oleh Ketua Hakim Syarie.
2. Terdiri daripada Penyelaras, Setiausaha ,ahli jawatan kuasa audit,
latihan dan promosi.
3. Semua pegawai dan kakitangan zon adalah merupakan ahli jawatan
kuasa perlaksanaan EKSA peringkat Zon
4. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan zon pelaksanaan adalah
berpusat dan disediakan oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Jabatan
5. Semua aktiviti dilaksanakan mengikut Perancagangan yang disusun
oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Jabatan
6. Mesyuarat Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon merupakan
salah satu agenda dalam Mesyuarat Pegurusan Tindakan Daerah.
Pusat Informasi EKSA Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Zon
1. 3
1
31
1 Disediakan dalam bentuk maya.
2 Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.
3 Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.
4 Terdapat Pelan Lantai.
5 Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan amalan EKSA (gambar)
6 Penggunaan fungsi Sudut EKSA untuk kumpulan masing-masing adalah
memuaskan.
Rekod Aktiviti EKSA
1 Wujudnya rekod aktiviti induk/zon EKSA.
2 Semua aktiviti direkodkan secara maya.
3 Rekod diurus dan diselenggara dengan baik dan dikemaskini.
4 Rekod mudah dicapai dan diakses untuk rujukan dan
pengemaskinian.
Galakan dan Penghargaan/Pengiktirafan
1 Melaksanakan aktiviti/program sebagai pemangkin untuk
mengamalkan Amalan EKSA secara berterusan dan memberi
penghargaan sebagai galakan.
2. Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat jabatan seperti
berikut:
i. Zon Terbaik
ii. Ruang kerja “ work station” Terbaik
iii. Kreativiti/ Inovasi
1. 3
2
32
iv. Amalan Hijau
v. Blog
3. Menerima pengiktirafan dan tanda aras sama ada, di peringkat
jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain.
4. Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program
pengiktirafan kepada semua warga agensi.
Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi
1. Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan
produktiviti dan kualiti warga kerja.
2. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh
berikut:
i. Kreativiti menggunakan barangan terpakai.
ii. Barang terpakai untuk hiasan
iii. Hiasan/Kegunaan EKSA
iv. Barangan sedia ada ditambahbaik
Tindakan Penjimatan / Amalan Hijau
1. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara
menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:
i. Notis/Arahan penjimatan tenaga
ii. Penggunaan lampu/peralatan save energy
iii. Penetapan suhu optimum (24 Celcius)
iv. Penjimatan kertas
v. Penjimatan air
vi. Kempen Hijau (Kitar Semula)
1. 3
3
33
1. 3
4
34
3. Peringkat zon hendaklah melaksanakan program kitar semula mengikut
Akta Pelupusan Sisa Pepejal seperti berikut.
a. Bekas Biru – Kertas
b. Bekas Coklat – Kaca
c. Bekas Jingga – Aluminium, besi dan plastik
4. Menyediakan rekod dan analisis penjimatan tenaga dengan
mengambil kira aspek penjimatan seperti contoh:
i. Kos ; atau
ii. Masa ; atau
iii. Tenaga Pekerja
CONTOH :
1. 3
5
35
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGO SEPT OKT NOV DIS
RM 100 150 145 167 200 210 190 145 140 138 134 178
0
50
100
150
200
250
BIL
AIR
ANALISIS PENJIMATAN AIR
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGO SEPT OKT NOV DIS
RM 100 150 145 167 200 210 190 145 140 138 134 178
0
50
100
150
200
250
BIL
ELE
KTR
IK
ANALISIS PENJIMATAN ELEKTRIK
1. 3
6
36
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGO SEPT OKT NOV DIS
RIM A4 3 4 5 4 5 3 5 6 4 5 4 5
0
1
2
3
4
5
6
7
RIM
A4
ANALISIS PENJIMATAN KERTAS A4
1. 3
7
37
KRITERIA AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
Lantai
1. Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:
i. Selamat dan tidak licin
ii. Tiadakekotoranatausampah di lantai
iii.Tidakberlubangataupecah atau rosak atau retak
iv. Tong sampah disediakan ditempat yang sesuai
2. Memastikan jadual pembersihan dipatuhi.
Dinding dan Siling
1. Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan
baik.
2. Memastikan hiasan sedia ada bersesuaian dan selaras dengan imej
korporat.
Lampu Dan Soket
1. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
2. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.
3. Menyediakan pelabelan suis lampu dibilik atau ruang gunasama
menggunakan kaedah bernombor dan berimej korporat bagi melebihi 2
suis.
1. 3
8
38
Susun Atur Peralatan
1. Memastikan cop getah yang aktifdisenaraikandandilabelkan.
Contoh:
2. Memastikan susunan laci meja / mobile pedestal teratur.
3. Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition dalam keadaan
teratur dan kemas.
Keadaan Peralatan
1. Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja serta di
dalam laci.
1. 3
9
39
2. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan
boleh digunakan.
3. Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas.
4. Mempamerkan dan menyeragamkan tatacara penggunaan untuk
peralatan gunasama. (yang bersesuaian)
i. Mesin Penyalin
ETIKA
PERALATAN MESIN PENYALIN
1. Kertas Yang Hendak Digunakan Hendaklah Mencukupi
2. Dawai Kokot Dan Klip Kertas Hendaklah Diasingkan Sebelum Mencetak
3. PeggunaanMesinHanyaUntuk Urusan Rasmi
4. Suis Mesin Ditutup Selepas Digunakan
5. Kebersihan Dan Keselamatan Mesin Pencetak Sentiasa Dijaga
6. Jimat Cermat Menggunakan KertasBagiMengelakPembaziran
7. Mematuhitatacarapenggunaan.
EKSA JKSPk
ii. Mesin faks
ETIKA
PERALATAN MESIN FAKSIMILI
1. Kertas Yang Hendak Digunakan Mencukupi
2. Penggunaan Mesin Hanya Untuk Urusan Rasmi
3. Kebersihan Dan KeselamatanMesinFaksimiliSentiasaDijaga
4. Jimat Cermat Menggunakan KertasBagiMengelakPembaziran
5. Mematuhitatacarapenggunaan.
6. Merekodkansetiappenggunaanfakskeluardidalambukudaftar.
EKSA JKSPk
iii. Mesin Rincih
ETIKA
PERALATAN MESIN RINCIH
1. Kertas Putih Dan Kertas Warna Diasingkan Sebelum Dirincih
2. Dawai Kokot Dan Klip Kertas Hendaklah Diasingkan Sebelum Dirincih
3. Suis Mesin Ditutup Selepas Digunakan
4. Kebersihan Dan Keselamatan MesinRincihSentiasaDijaga
1. 4
0
40
5. Mematuhitatacarapenggunaan.
EKSA JKSPk
iv. Alat siar raya*
*mengikut manual pengguna
6. Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku
kerosakan dengan segera (jika ada).
7. Tetapan suhu penghawa dingin
8. Mempamerkan dan menyeragamkan arahan/notis bagi memastikan
peralatan disusun kemas.
Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah
1. Menyediakan tanda nama dan jawatan pegawai/kakitangan pada bilik
atau kubikel kerja yang seragam.
2. Menyediakan label yang bersesuaian bagi menunjukkan seksyen/unit.
3. Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai,
jelas dan mudah dibaca.
4. Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan
mudah dilihat.
Perhiasan
1. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej
korporat.
2. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam
keadaan baik.
3. Mempamerkan dan menyeragamkan maklumat korporat
jabatansertasentiasadikemaskini ( cartaorganisasi, piagam pelanggan,
visi, misi )
Keperluan Umum
1. 4
1
41
1. Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang
gunasama yang mudah dilihat.
2. Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua bilik/ruang.
3. Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap ruang/bilik
gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi.
4. Menyedia,menyeragam dan memaparkan etika/tatacara penggunaan
bilik gunasama denganj elas.
i. Kamar Sulh, Bilik Sebutan dan Rundingcara
ETIKA
KAMAR SULH/SEBUTAN/RUNDINGCARA
1. Hanya Pihak-Pihak Yang Terlibat Atau Wakil Yang Dibenarkan Sahaja
Berada Di DalamKamarSulh/Sebutan/Rundingcara
2. Sila Pastikan Telefon Bimbit Anda Berada Mode Senyap
3. Tidak Dibenarkan Merakam Gambar Atau Video
AtauPercakapanSemasaaProsidingBerlansung
4. Tidak Membuat Bising
5. Bercakap Dengan Kebenaran Pegawai Bertugas Atau Apabila Diarahkan
Sahaja
6. Setelah Prosiding Selesai,
TinggalkanKamarSulh/Sebutan/RundingcaraDalamKeadaanTertib
7. Tidak Membuang Sampah Merata-Rata
EKSA JKSPk
ii. Bilik Mesyuarat
TATACARA PENGGUNAAN BILIK MESYUARAT
1. 4
2
42
PASTIKAN PERKARA BERIKUT DIBUAT SETIAP KALI SELESAI MESYUARAT:-
1. KERUSI DIMASUKKAN KE ARAS MEJA
2. SUIS LAMPU DAN PENGHAWA DINGIN DITUTUP (OLEH ORANG TERAKHIR
MENINGGALKAN BILIK MESYUARAT)
3. TIADA SAMPAH DI ATAS MEJA DAN DI ATAS LANTAI
4. SEBARANG PERALATAN ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK (MOBILE) HENDAKLAH
DIKEMAS DAN DIKEMBALIKAN KEPADA STAFF YANG BERTANGGUNGJAWAB
5. TUTUP PINTU SELEPAS MENINGGALKAN BILIK MESYUARAT
EKSA JKSPk
RUANG KERJA
Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja
1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
2. Memastikan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
(jika ada)
Bilik Pegawai
1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
2. Memastikan susunan perabot kemas dan teratur.
3. Memastikan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
(jika ada)
Stor Peralatan Pejabat
1. Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:
[i] Bersih;
[ii] Tidak berdebu;
[iii] Susunan kemas dan teratur
[iv] Stok disusun mengikut Kaedah Masuk Dulu Keluar Dulu “FIFO”
[v] Hanyapegawaidankakitangan yang dibenarkanmasuk
1. 4
3
43
2. Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur
bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.
3. Menyediakan label pada setiap barang/bahan.
4. Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan
dari stor untuk dipatuhi warga kerja.
5. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa
dikemaskini.
6. Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan
di dalam stor.
7. Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.
Bilik Fail
1. Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur,
baik dan kemas
3. Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan
bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat.
4. Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.
5. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap
fail/dokumen yang mengandungi:
i. Tajuk fail
ii. Nombor susunan fail
1. 4
4
44
6. Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori
failaktif / fail tidak aktif / fail tutup.
7. Memaparkan dan menyeragamkan etika ketika berada di dalam bilik
fail.
8. Fail kes yang aktif perlu dilabelkan mengikut nombor bilangan kes, di tepi
atas sebelah kanan fail.
9. Susunan fail pentadbiran dan kewangan di dalam kabinet fail disusun
dengan tetulang disusun tegak dengan nombor rujukan menghala ke
hadapan. Cara susunan fail ( contoh : tulisan, tajuk dan nombor fail
senang dilihat )
10. Rak fail tidakaktifperlumempunyaiindeks.
11. Hanyapegawaidankakitangan yang dibenarkanmasuk.
Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi
1. Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur,
baik dan kemas
Bilik Pemandu
1. Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan
baik.
1. 4
5
45
2. Memastikan perhiasan yang minimum dan selaras dengan
imej korporat. (jika ada)
Bilik Server/Terperingkat
1. Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi Kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
2. Diakses oleh pegawai dan kakitangan yang dibenarkan sahaja.
1. 4
6
46
GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN C : TEMPAT UMUM
1.Lobi Utama / Ruang Hadapan
1. Semua peralatan / kemudahan dalam keadaan baik dan tersusun.
2. Semua perabot disusun kemas, tidak berhabuk, bersih, teratur, dan
berkeadaan baik.
3. Tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informative dan efektif
dengan menggunakan warna korporat.
4. Maklumat korporat boleh dipaparkan dand ikemaskini.
5. Laluan umum hendaklah bebas daripada sebarang halangan.
6. Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian.
7. Tong sampah hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai serta berada
dalam keadaan yang bersih,baik,diselenggara serta bilangan yang
mencukupi.
2. Kaunter Utama
1. Kaunter utama berimej korporat dan hendaklah memenuhi kriteria
berikut:
1. 4
7
47
i. Sistem maklum balas pelanggan
ii. Direktori warg aagensi
iii. Borang-borang / brosur berkaitan
iv. Bahan bacaan/ informasi
v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan
vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranyaada)
2. Kaunter khidmat pelanggan Direktori warga agensi
3. Kaunter hendaklah sentiasa bersih, kemas dan ceria.
4. Usaha Mesra pelanggan seperti persekitaran yang kondusif dan
kemudahan sokongan dilaksanakan.
5. Perkhidmatan yang disediakan hendaklah yang mesra pelanggan.
6. Carta aliran yang dipaparkan hendaklah yang telah dikemaskini.
3. Ruang Menunggu
1. Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan
dalam keadaan baik, bersih, teratur dan selaras dengan imej korporat.
2. Memastikans emua peralatan dan hiasandalam keadaan bersih, kemas
dan teratur.
3. Hendaklah disediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.
4. Laluan Utama
1. Semua susunan peralatan atau hiasan di sepanjang laluan hendaklah
sentiasa kemas, bersih danteratur.
2. Hendaklah dipastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu
kecemasan.
5. Bilik Mesyuarat
1 Semua peralatan seperti kerusi, meja, jam dinding ,mikrofon, skrin
komputer, projector hendaklah berada dalam keadaan baik.
2 Persekitararan bilik mesyuarat hendaklah bersih, kemas dan selamat.
1. 4
8
48
3 Mempamerkan/mempelihatkan/memaparkan imej koporat
dan di jaga dengan baik.
4 Peralatan di dalam Bilik Mesyuarat hendaklah dikemaskan selepas
digunakan.
6. Perpustakaan / Pusat Sumber
1. Memastikan ruang Perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.
2. Menyediakan system susunan/capaian/label bahan bacaan yang
3. Menyediakansistemrekodkawalanuntukmemudahkanpemantauanbahan
bacaan.
4. Menyediakan indek buku.
7. Surau / Bilik Solat
1. Barang-barang/ peralatan seperti telekong/ kain pelikat, sejadah dan
tempat sangkut sejadah hendaklah dalam keadaan baik, boleh
digunakan dan dalam keadaan bersih.
2. Kemudahan seperti tanda arah kiblat diperakui oleh jabatan Mufti Negeri
Perak (ditampalkan) dan tanda arah kiblat diletakkan di siling,
3. Jadual waktu solat, cermin, rak menyimpan al-Quran dan bahan
bacaan, tempat letak /rak kasut, selipar, label “ suraulelaki/ wanita”.
4. MemastikanTempatwudukbersihdankering.
8. Lif
1. Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi
2. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku
kecemasan.
3. Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.
1. 4
9
49
4. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat
mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala.
5. Sistem kecemasan berfungsi dengan baik.
6. Kemudahan OKU disediakan.
7. Kemudahan tanda arahpertunjuk yang disediakan mencukupi, informative
dan efektif
9. Pantri
1. Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh
digunakan.
2. Memastikan pantry bersih, tidak berdebu, tidak berminyak, melekit dan
dalam keadaanterurus.
3. Menyediakan 2 jenis Tong sampah bertutup(organic dan bukan organik).
4. Laranganpenggunaanpolisterindandigalakkanmenggunapinggandanca
wan yang boleh di gunasemula.
10. Tandas
1. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.
2. Memastikan bau tandas menyenangkan.
3. Memastikan peralatan tandas berfungsi denganbaik.
4. Memastikan pengudaraant andas baik.
5. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan
penggunaan tandas
6. Menyediakanperalatantambahansepertiberikut:
i. Cecair pencuci tangan
ii. Tisu tangan
iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari
iv. CerminMuka
7. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.
1. 5
0
50
PersekitaranKondusifInovasiProduktif
PANDUAN PERLAKSANAAN
AMALAN EKSAJKSPk
1. 5
1
51
GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN
Pelan Tindakan Kecemasan
1) Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:
i. ArahanKeselamatan(Lihat rujukan)
ii. Latihan kecemasan kebakaran perlukan dilakukan di setiap premis
sekurang-kurangnya sekali satu tahun.
iii. Tanda Amaran bagi kawasan/peralatan yang diperlukan.
1. 5
2
52
iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.
Contoh:
v. Tanda Berkumpul di kawasan
1. 5
3
53
vi. Tanda arah laluan kecemasan.
2) Memastikan lampu kecemasan berfungsi serta tiada halangan
Pendawaian/Kabel
1) Memastikan semua pendawaian elektrik /dan kabel bagi telefon, peralatan
teknologi maklumat danperalatan pejabat dalam keadaan kemas, teratur
dan selamat.
2) Pelabelan dilakukan pada head-plug/ wayar peralatan tersebut hendaklah
kemas dan mudah dilihat.
PeralatanPencegahanKebakaran
1) Memastikan alat pemadam api menepatikriteriaberikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii. Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
2) Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.
3) Memastikanpilibombatidakdihalangdandalamkeadaanbaik.
4) Memastikan ruang/ bilik alat pemadam api (jenis hose reel)tidak
menyimpan barang lain dan berada dalam keadaan baik dan boleh
digunakan.
1. 5
4
54
Laluan/TanggaKecemasan
1) Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.
2) Memaparkan tanda arahKELUAR dengan jelas dan berfungsi.
3) Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.
KawasanLarangan
1) Mengenal pasti ruang/ laluan yang dilabel sebagai kawasan larangan
kepada pelanggan/orang awam.(penyediaan logo/tanda)
2) Menghadkan dan mengawal individu yang keluar masuk.
3) Melabelkan atau meletak tanda yang berkenaan pada laluan/pintu
kawasan larangan tersebut.
4) Memastikan ruang tersebut bersih dan teratur.
KeselamatanPremis
1) Mewujudkan sistem pas keselamatan atau pas pelawat bergantung
kepada premis tersebut.
2) Setiap pegawai dan anggota termasuk pekerja perkhidmatan yang
bertugas dikehendaki memakai kad pekerja.
3) Menyediakan Buku Rekod Keluar/Masuk pelawat dan dikemaskini
4) Menyediakan buku rekod keluar/masuk pejabat selepas tamat waktu
bekerja
5) Menyediakan buku rekod pengerakan kunci dan dikemaskini sentiasa.
Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)
1. Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja,
pelawat dan OKU.
2. Pakir OKU mestilah berhampiran dengan laluan OKU, berserta petunjuk
arah OKU yang jelas.
3. Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot pakir yang
disediakan.
4. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.
5. Memastikan semua kenderaan dipakir secara mengundur.
6. Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
Kawasan Persekitaran (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)
1. Memastikan lampu persekitaran berfungsi dan dalam keadaan baik.
2. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.
3. Menyediakan sistem tanda arah yang mudah difahami.
4. Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di
sekitar kawasan.
5. Memastikan kawasan persekitaran bersih
6. Menyediakan tong/ bakul sampah bersesuaian dan secukupnya .
GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN E: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
2. 5
7
57
7. Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah
bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.
8. Memastikan pili bomba dalam keadaan baik dan tidak terhalang.
9. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.
10. Memastikan pintu pagarutama berkadaan baik dan selamat.
Kawasan Persekitaran (Agensi Berkongsi Bangunan/ Kawasan)
1. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.
2. Memastikan kawasan/ tong sampah bersih, tidak berbau dan diurus
dengan baik
3. Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang.
2. 5
8
58
GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN F: TEMPAT KHUSUS
1. KAMAR BICARA
a. Memastikan persekitaran kamar bicara bersih, kemas dan selamat.
b. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk selesa dan
mencukupi.
c. Menyediakan etika semasa berada di dalam kamar bicara.
2. BILIK TAHANAN
a. Memastikan persekitaran bilik tahanan bersih, kemas dan selamat.
b. Memastikan pengudaraan baik dan bilik tahanan tidak berbau.
c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada dalam
keadaan baik dan berfungsi.
d. Memastikan tandas bersih dan selamat.
2. 5
9
59
3. RUANG MENUNGGU
a. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan
dalam keadaan bersih, kemas dan ceria/tersusun rapi.
b. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih,
kemas dan selamat.
c. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.
d. Menyediakan papan kenyataan yang mengandungi informasi yang
berkaitan dan dikemaskini/
4. BILIK SAKSI
a. Memastikan persekitaran bilik saksi bersih, kemas dan selamat.
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan bilik saksi.
5. BILIK SULH / RUNDINGCARA
a. Memastikan persekitaran bilik sulh / rundingcara bersih, kemas dan
selamat.
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan bilik
sulh / rundingcara.
c. Memaparkan proses sulh / rundingcara yang jelas untuk dipatuhi.
6. BILIK SEBUTAN
a. Memastikan persekitaran bilik sebutan bersih, kemas dan selamat.
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan bilik
sebutan.
7. Dewan bicara
a. Memastikan persekitaran dewan bicara bersih, kemas dan selamat.
2. 6
0
60
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan
dewan bicara.
c. Memastikan peralatan dan kemudahan ICT / siaraya dalam dewan
bicara berfungsi dengan baik dan diselenggara.
8. BILIK PEGUAM / PENDAKWA
a. Memastikan persekitaran bilik peguam / pendakwa kemas dan
selamat.
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan penggunaan bilik
peguam / pendakwa.
c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada dalam
keadaan baik dan boleh berfungsi.
9. BILIK PERBINCANGAN
a) Memastikan persekitaran bilik peguam / pendakwa kemas dan selamat.
b) Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik dan
terkini.
10. DEWAN BANKUET
a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.
b. Memastikan peralatan disusun dengan kemas danberada dalam
keadaan baik.
c. Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keaaan baik dan terkini.
d. Memastikan senarai asset alih kerajaan (kew pa 7) dipaparkan
2. 6
1
61
11. BILIK JAMUAN
a) Memastikan persekitaran bilik bersih, tidak bersawang kemas dan
selamat.
b) Memastikan susunan perabot kemas dan teratur.
12. PARKIR BERBUMBUNG
a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat.
b. Memastikan petak tempat letak kenderaan disediakan dan dilabelkan.
13. PREMIS PERNIAGAAN/BAKMAS
a. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat.
14. LANDSKAP
a. Memastikan kawasan padang/landskap bersih dan dalam keadaan baik
serta selamat digunakan.
b. Memastikan rumput di kawasan padang/landskap diselenggara.
2. 6
2
62
RUJUKAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PELAN TINDAKAN PENGUNGSIAN BANGUNAN KETIKA KECEMASAN / BENCANA
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK
1.0 TUJUAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
SOP ini disediakan bertujuan untuk :
1.1 Pegawai / kakitangan dan orang awam dapat bertindak dengan
tenang dan selamat semasa kecemasan / bencana seperti
kebakaran atau gempa bumi yang memerlukan tindakan
pengungsian bangunan JKSPk.
1.2 Warga JKSPk dapat melaksanakan tanggungjawab mereka
dengan selamat dan teratur semasa berlaku kecemasan /
bencana
1.3 Kemudahan dan peralatan yang sedia ada dapat digunakan
mengikut perancangan untuk menyelamatkan diri
1.4 Pemindahan keluar warga JKSPk daripada bangunan dapat
dilakukan dengan teratur dan pantas.
2.0 DIBANGUNKAN OLEH
2.1 Jawatankuasa Keselamatan Pengurusan - rujuk Jadual 1
3.0 KUMPULAN SASARAN PENGGUNA SOP
3.1 Pegawai Keselamatan Jabatan
3.2 AJK Keselamatan Pengurusan Jabatan / daerah
3.3 Penolong Pegawai Tadbir Pembangunan
2. 6
3
63
3.4 Pengawal Keselamatan
3.5 Pegawai –pegawai
3.6 Staf Sokongan
3.7 Peguam, pendakwa dan
3.8 Orang awam / Pelawat yang berada di bangunan JKSPk
4.0 PENGGUNAAN DAN SKOP SOP
SOP ini digunakan bagi menentukan pelan tindakan ketika kecemasan /
bencana dilaksanakan secara jelas, seragam, terancang dan memenuhi
segala prosedur keselamatan di mana-mana lokasi atau bangunan
JKSPk.
5.0 RINGKASAN PROSEDUR
Secara umumnya, jika berlaku kecemasan / bencana, tindakan-tindakan
berikut perlu diambil dengan segera iaitu :
5.1 Memastikan bunyi alarm automatik / membunyikan alat pengera
manual
5.2 Cuba lawan kebakaran jika kebakaran yang berlaku adalah kecil
5.3 Menghubungi Jabatan Bomba dan Penyelamat / Pegawai
Keselamatan Jabatan / Penolong Pegawai Tadbir Pembangunan /
Pengawal Keselamatan
5.4 Pegawai Keselamatan Jabatan membentuk Pasukan Quick
Respose Team secara adhoc
5.5 Menghentikan mesin / proses kerja dan memutuskan bekalan
kuasa
5.6 Memastikan semua dokumen penting disimpan dan dikunci
dengan selamat
2. 6
4
64
5.7 Mengosongkan bangunan (pengungsian) dengan teratur dan
pantas
5.8 Bergerak ke tempat berkumpul atau Assembly Point dengan teratur
dan pantas
5.9 Mengambil kedatangan untuk dilaporkan kepada Pegawai
Keselamatan Jabatan / Pasukan Quick Respose Team / Pengawal
Keselamatan
5.10 Pegawai Keselamatan Jabatan / Pasukan Quick Response Team
(QRT) / Pengawal Keselamatan perlu menyampaikan keseluruhan
maklumat kecemasan / bencana kepada Komander Operasi
Bomba yang tiba di lokasi
6.0 PROSEDUR KECEMASAN KEBAKARAN
Prosedur kecemasan ini hendaklah digunapakai semasa kebakaran. Ia
menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil semasa kebakaran
bagi tujuan mengatasi semua jenis kemalangan yang berlaku. Berikut
adalah tindakan ketika berlaku kecemasan.
6.1 Tindakan Menyelamatkan Diri
Apabila kedengaran loceng penggera (isyarat kecemasan
kebakaran), semua warga JKSPk dan orang awam / pelawat
hendaklah :
i. Hentikan kerja serta-merta dan matikan semua punca
elektrik berdekatan anda serta cabutkan plug
ii. Hendaklah KELUAR IKUT LALUAN PELAN KECEMASAN PMK
iii. Jangan berlari, tolak-menolak dan panik
iv. Jangan berpatah-balik untuk mengambil barang yang
tertinggal
v. Berikan kerjasama sepenuhnya dan patuhi arahan Pasukan
Quick Response Team (QRT)
vi. Berkumpul di tempat yang telah ditetapkan iaitu di
................... (Assembly Point)
vii. Sila hubungi Balai Bomba terdekat di talian
......................................, atau dail TALIAN KECEMASAN 999
2. 6
5
65
viii. Sila rujuk PELAN KECEMASAN/KEBAKARAN JKSPk dengan teliti
(rujuk Jadual 4)
6.2 Tindakan Jawatankuasa (Pegawai Keselamatan/Pasukan Quick
Respose Team (Pasukan QRT)
i. Bunyikan wisel berulang kali (jika alarm automatik tidak
berbunyi) gunakan PA sistem jika perlu
ii. Matikan semua punca elektrik dan cabut plug
iii. Sekiranya kebakaran berlaku di peringkat awal dan tidak
mengancam keselamatan diri, sila jalankan usaha
memadam.
iv. Jika didapati kebakaran telah merebak dan ada penghuni di
bangunan tersebut, beri arahan untuk mengosongkan
bangunan.
v. Arahkan semua lapisan pelajar/ pegawai/ pelawat keluar
bangunan melalui pintu kecemasan (jika releven) dan tutup
pintu rintangan api selepas keluar.
vi. Berkumpul di ICP (Incident Command Post) untuk menerima
arahan daripada Ketua Pasukan QRT bertempat di depan
Pejabat Pentadbiran.
vii. Arahkan semua lapisan pelajar/ pegawai/pelawat
berkumpul di tempat berkumpul (Assembly Point)
.................................... dan pastikan keadaan terkawal.
viii. Buat panggilan baris (roll-call) di tempat berkumpul dengan
menggunakan SENARAI KEHADIRAN dan semak sekiranya
ada yang masih tertinggal dalam bangunan bagi kumpulan
di bawah kawalan masing-masing.
ix. Jangan benarkan sesiapa pun masuk ke bangunan tersebut
melainkan yang berkenaan sahaja.
x. Hubungi Pegawal Keselamatan bertugas di pondok kawalan
untuk bantuan. Jika perlu, terus hubungi Jabatan Bomba dan
Penyelamat.
xi. Sedia untuk bekerjasama dengan anggota BOMBA dalam
segala aspek.
xii. Sekiranya terdapat kemalangan atau kecederaan, pastikan
pesakit diberikan rawatan kecemasan dan dihantar ke
klinik/hospital terdekat (mengikut keadaan).
2. 6
6
66
6.3 Tindakan Pengawal Keselamatan
i Ketika berlaku kecemasan/ bencana pihak kawalan
keselamatan perlu memastikan tiada kenderaan keluar dan
masuk ke dalam kawasan bangunan JKSPk
ii. Ketiga-tiga pondok kawalan perlu di kawal rapi oleh
Pengawal Keselamatan (pintu hadapan, sisi dan belakang)
dan perlu mencegah sesiapa sahaja yang tidak berkenaan
daripada memasuki kawasan bangunan.
iii. Pengawal Keselamatan perlu membantu Pasukan Quick
Respose Team jika bantuan diperlukan
6.4 Panduan Menyelamatkan Diri Semasa Kebakaran
i. Cara-cara Bergerak Semasa Terperangkap Di Dalam Asap
Ketika kebakaran, asap merupakan ancaman kerana ia
bergerak mendahului api, panas, menyesakkan pernafasan
serta beracun dan boleh menyekat jalan menyelamatkan diri
dari kebakaran. Sebagai panduan menyelamatkan diri dari
kebakaran asap, perkara-perkara berikut perlu diberi
perhatian:
1. Bertenang, sabar dan berfikir. Panik atau kelam kabut
boleh mengakibatkan anda bertindak dengan cara yang
salah.
2. Sebelum membuka pintu, pastikan dahulu, jika panas
biarkan tertutup. Cari jalan lain untuk menyelamatkan diri.
3. Jika terperangkap dalam asap, rendahkan diri seberapa
boleh sebaiknya merangkak di atas lantai dan bernafas
pendek-pendek (melalui hidung hingga sampai ke
tempat selamat)
4. Kepulan asap yang banyak biasanya boleh
menggelapkan/ mengaburkan pandangan. Dalam
keadaan sedemikian, gunakan belakang tangan untuk
meraba jalan menyusur dinding hingga bertemu pintu
keluar.
2. 6
7
67
ii. Terperangkap Di Dalam Bangunan Terbakar
Jika anda terperangkap di dalam bangunan semasa berlaku
kebakaran, anda hendaklah bertindak seperti berikut:
1. Cuba buka seberapa banyak pintu bertutup antara jarak
anda dengan api.
2. Sebagai makluman, pintu-pintu boleh menjadi
penyelamat nyawa anda. Tutupkan pintu di belakang
anda dan jauhkan diri dari asap dan bahang. Sumbat
celah-celah pintu dan lubang angin dengan kain atau
apa sahaja bahan yang sesuai bagi mengelakkan asap
masuk (pilih bilik bertingkap dan tunggu untuk
diselamatkan)
3. Pergi ke tingkap bagi mendapatkan udara bersih dan
beri isyarat minta bantuan
4. Buka tingkap di atas dan di bawah untuk membolehkan
udara kotor keluar dan udara bersih masuk
5. Jika keadaan semakin buruk, pandang keluar tingkap,
balut kaki dengan baju, carpet atau sebagainya
(basahkan jika perlu) bagi menahan kepanasan
6. Jangan cuba terjun dari tingkap atau tingkat yang tinggi.
Ramai orang terbunuh kerana tergopoh-gapah terjun.
Tunggu BOMBA atau pasukan penyelamat, jika benar-
benar tiada jalan lain lagi.
6.5 Prosedur Keselamatan Bagi Pemegang Kunci Keselamatan
Kunci merupakan satu alat penting dalam menentukan
keselamatan sesebuah Jabatan. Beberapa langkah yang perlu
dipatuhi bagi menjamin keselamatan kunci pejabat adalah seperti
berikut :
1. Pemegang kunci induk keseluruhan JKSPk adalah dipegang
oleh Pegawai yang dilantik sahaja yang akan memegang
semua kunci jabatan dan daerah di JKSPk. Setiap pengguna
perlu mengisi Buku Rekod Kunci JKSPk jika terdapat keperluan
sahaja.
2. 6
8
68
2. Pemegang kunci asal untuk setiap fasiliti lain di jabatan/daerah,
dewan bicara, adalah dipegang oleh Ketua Jabatan dan
Ketua daerah sendiri.
3. Walaubagaimanapun untuk tujuan penggunaan harian semasa
bicara; kunci perlu di ambil daripada kotak kunci di Bilik
Penolong Pegawai Tadbir/Penolong Pendaftar.
4. Kunci-kunci grill untuk memasuki Pejabat Pendaftar/dewan
bicara adalah dipegang oleh Pembantu Am Pejabat dan
dibuka pada waktu pagi sekitar jam 8.00 pagi dan ditutup pada
waktu ptg sekitar jam 5.00 ptg mengikut jadual masing-masing.
Keselamatan Pejabat Pendaftar/dewan bicara adalah di
bawah tanggungjawab Pembantu Am Pejabat ini.
5. Setiap jenis kunci tidak boleh diserahkan kepada pegawai lain
tanpa kebenaran dan adalah DILARANG sama sekali dibuat
„PENDUA‟.
6.6 Panduan Keselamatan Bagi Kawasan Parkir Kenderaan dan
Kawasan Pili Bomba
Bagi memudahkan tindakan segera diambil oleh semua pihak,
berikut merupakan beberapa perkara penting yang perlu dipatuhi
bagi menjamin tiada halangan berlaku semasa sebarang
kecemasan/bencana :
i. Dilarang meletak kenderaan secara BERLAPIS (Double
Parking) di perkarangan JKSPk pada setiap masa.
ii. Meletak kenderaan mestilah secara BERUNDUR sesuai dengan
dasar pelaksanaan EKSA JKSPk
iii. Dilarang meletakkan motosikal di mana-mana kaki lima
bangunan JKSPk
iv. Dilarang meletakkan kenderaan di dalam petak kuning pili
bomba.
7.0 TAKRIF
Takrif adalah istilah khusus untuk menjelaskan beberapa perkara yang
perlu diingati dan difahami oleh setiap warga PMK serta anggota yang
terlibat semasa diancam bencana:
2. 6
9
69
7.1 ICP (Incident Command Post) : Tempat berkumpul sementara di
hadapan Pejabat Pentadbiran
7.2 Assembly Point : tempat berkumpul iaitu satu lokasi yang selamat
daripada lokasi kebakaran/bencana iaitu di
……………………………….. Sila rujuk PELAN KECEMASAN/
KEBAKARAN JKSPk.
7.3 Call Point : Loceng Penggera Kebakaran
7.4 Pasukan Quick Respose Team (Pasukan QRT) : merupakan satu
Jawatankuasa Adhoc yang dibentuk oleh Pegawai Keselamatan
Jabatan ketika kecemasan/ bencana
7.5 Notis Kebakaran :
Makluman Jenis bunyi penggera kebakaran
Cara menghubungi Perkhidmatan Bomba, dan
Kaedah melawan kebakaran
7.6 Nada Bunyi Loceng Penggera :
7.7 Jenis-jenis kelengkapan/ peralatan bencana yang terdapat di
JKSPk :
Bil Jenis
1. Sistem Penggera Manual
2. Peralatan Melawan Kebakaran
Alat Melawan Kebakaran Manual:
Bunyi Loceng Berpanjangan
Apabila mendengar loceng penggera berbunyi
berpanjangan, ataupun arahan melalui P.A sistem,
tindakan segera mengosongkan bangunan perlu
dimulakan.
Pasukan Quick Respose Team perlu memulakan
arahan bagi membantu kerja-kerja pemadaman
kebakaran/ menyelamat.
2. 7
0
70
Alat Pemadam Api Mudah-Alih
Pili Bomba
Gelung Hos
8.0 KELAYAKAN PERSONAL DAN TANGGUNGJAWAB
8.1 AJK Keselamatan Induk di Jabatan/Unit perlu diberi pendedahan dan
kursus/latihan mengenai Kawalan Keselamatan dan pendedahan
tentang aspek menghadapi bencana seperti melawan kebakaran
dan tanggungjawab semasa kebakaran.
8.2 Pegawal Keselamatan perlu menghadiri latihan serta kursus yang
dianjurkan oleh Bomba.
8.3 Setiap daerah mestilah melakukan aktiviti latihan pengungsian
bangunan 2 tahun sekali .
9.0 PELAN TINDAKAN PENGUNGSIAN BANGUNAN
Apabila berlaku kebakaran, prosedur atau peraturan mencegah dan
melawan kebakaran perlu diikuti bagi memastikan keselamatan
bangunan dan manusia terjamin.
BIL
TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
CATATAN/
SENARAI
SEMAK
1. Memaklumkan dengan segera
kepada Pegawai Keselamatan
Jabatan tentang kecemasan/
bencana yang berlaku untuk
tindakan diperingkat Jabatan
Warga JKSPk yang
berhampiran
kawasan bencana
2. Pegawai Keselamatan Jabatan
membentuk Pasukan Quick
Response Team secara adhoc
Pegawai
Keselamatan
Jabatan/Pasukan
QRT
2. 7
1
71
3. Hubungi Jabatan Bomba dan
Penyelamat Malaysia berserta
maklumat seperti berikut:
Maklumat ringkas pengadu
Lokasi bencana
Peringkat bencana
Maklumat ringkas berkaitan
bencana
/maklumat mangsa yang
tercedera
Pegawai
Keselamatan
Jabatan/ Pasukan
QRT
4. Memastikan loceng penggera
yang berbunyi berterusan
(sebagai isyarat mengosongkan
bangunan).
Pegawai
Keselamatan
Jabatan/ Pasukan
QRT Warga PMK
5. Bergerak ke ICP (Incident
Command Post) dengan segera
untuk menerima arahan daripada
Ketua Pasukan QRT bertempat di
hadapan Pejabat Pentadbiran
Pasukan Quick
Response Team
6. Bergerak dengan segera ke
tempat berkumpul (Assembly
Point) mengikut Pelan Laluan
Kecemasan di ………………………
Warga JKSPk
7. Mengaturkan dan memastikan
proses pengungsian bangunan
berlaku di setiap aras
Pegawai
Keselamatan
Jabatan/Pasukan
Quick Response
Team/Warga JKSPk
8. Keluar daripada bilik kerja dan
memastikan perkara berikut diberi
perhatian sebelum
menyelamatkan diri ke tempat
berkumpul (bergantung kepada
situasi) :
i. Wang tunai dan dokumen-
dokumen penting dimasukkan
ke dalam kabinet besi dan
Warga JKSPk
2. 7
2
72
dikunci; dan
ii. Tutup semua peralatan
komputer atau matikan suis
elektrik
9. Semasa menuruni tangga, jangan
berpatah balik jangan berbuat
bising, bertolak-tolak atau berlari
Warga JKSPk
10. Bertenang dan tinggalkan tempat
itu dengan secepat mungkin.
Warga JKSPk
11. Bergerak dengan posisi
membongkok, jika anda terpaksa
bergerak melalui kawasan
berasap.
Warga JKSPk
12. Jangan memecahkan barisan
semasa mengungsi, jangan berlari
potong-memotong.
Warga JKSPk
13. Laporkan diri di tempat berkumpul
dan jangan tinggalkan tempat
berkumpul sehingga diarahkan
berbuat demikian
Warga JKSPk /
Pasukan QRT
14. Pastikan berkumpul di tempat
yang telah dikhaskan (Assembly
Point) dan mengambil kehadiran.
Warga JKSPk dan
Pasukan QRT
15. Menyemak senarai kakitangan
yang berkumpul.
Pasukan QRT/PP/KU
16. Melaporkan keadaan kepada
Pegawai Bomba dan Ketua
Keselamatan Jabatan
Pegawai
Keselamatan
Jabatan/ Pasukan
QRT
17. Memberikan rawatan awal
kepada mangsa yang tercedera
Pasukan Kesihatan/
Pasukan QRT
18. Bersedia bertindak membantu
pihak bomba jika diperlukan
Pasukan QRT
2. 7
3
73
misalnya bantuan peralatan,
maklumat tentang tekanan air
dan saluran bekalan elektrik
10.0 CADANGAN KURSUS DAN LATIHAN
10.1 Semua warga JKSPk dicadangkan untuk menjalani latihan secara
berkala. Latihan hendaklah merangkumi:
• Pencegahan Kebakaran/Bencana
• Tindakan Apabila Mendengar Bunyi Penggera
• Cara Menghubungi Perkhidmatan Bomba Dengan Betul
• Lokasi Dan Cara Mengguna Peralatan
• Laluan Menyelamatkan Diri
• Tempat Berkumpul
• Mengambil Kedatangan
10.2 Latihan (seelok-eloknya tidak diumumkan terlebih dahulu)
hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya satu (1) kali setiap dua
tahun. Latihan dianggap berjaya jika semua pekerja dapat
mengosongkan bangunan dan berada di tempat berkumpul
dalam masa 25 MINIT selepas loceng penggera berbunyi.
10.3 Kakitangan perlu diberikan kursus dan latihan asas supaya sentiasa
sentiasa bersedia jika berlaku bencana. Kursus dan latihan tersebut
boleh dilakukan dua (2) tahun sekali.
10.4 Pegawai dan kakitangan mempunyai pengetahuan yang jelas
mengenai alat pencegahan kebakaran dan selok-belok bangunan
iaitu:
Kedudukan alat pemadam api yang paling berhampiran
dan tahu cara untuk menggunakannya.
Jalan keluar yang berhampiran dan laluan menuju jalan
keluar
2. 7
4
74
Bagi keselamatan, laporkan kepada Pegawai Berkenaan
jika anda tidak mendengar isyarat amaran semasa ujian
pengungsian bangunan.
a) Jika mana-mana pintu keluar atau jalan keluar di halang
dengan longgokan barang-barang
b) Jika sebarang alat pemadam api hilang, terlindung,
dirosakkan atau tidak boleh digunakan lagi
c) Jika kunci “Pintu Laluan Kecemasan Terakhir” hilang
11.0 PENJAGAAN KAWASAN BANGUNAN
11.1 Mengamalkan penjagaan kawasan yang bersih dan teratur
11.2 Bersihkan dan buang sampah sarap
11.3 Penyimpanan yang betul bahan-bahan mudah terbakar
2. 7
5
75
JADUAL 1
JAWATANKUASA KESELAMATAN PENGURUSAN
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK BAGI TAHUN 2014
BIL JABATAN/ UNIT NAMA NO.TEL NO.
PEJABAT
1.
Pengerusi
2. Timbalan
Pengarah
3.
Setiausaha
4.
MRS Ipoh
5.
MRS Tapah
6.
MRS Teluk Intan
7. MRS Kuala
Kangsar
8.
MRS Gerik
9.
MRS Taiping
10.
MRS Parit Buntar
11. Bahagian
Pebtadbiran
12. MTS Perak
2. 7
6
76
JAWATANKUASA KESELAMATAN PENGURUSAN JKSPk
MATLAMAT UNIT
Mempertingkatkan kualiti keselamatan di JKSPk
Mempertingkatkan aktiviti pemantauan hal-hal keselamatan di JKSPk
meningkatkan kualiti audit keselamatan di JKSPk (Dalaman atau Luaran)
Memastikan keadaan keselamatan JKSPk berada dalam keadaan
terkawal dan baik.
OBJEKTIF
Membuat pemantauan hal-hal keselamatan secara lebih bersepadu
Mengelakkan berlakunya gangguan hal-hal keselamatan
Menjayakan aktiviti/program keselamatan di JKSPk
Memudahkan proses audit keselamatan dalaman atau luaran (berkesan
dan sistematik)
SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
Antara tugas dan tanggungjawab Ahli JK Keselamatan Pengurusan di JKSPk
adalah :
1. Mengurusetiakan Mesyuarat Jawatankuasa KeselamatanPengurusan
PMK sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil
mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa Keselamatan
Pengurusan JKSPk.
2. Membentangkan isu-isu berkaitan dengan hal-hal keselamatan yang
berada di bawah seliaan Ketua Jabatan / Ketua Unit.
2. 7
7
77
3. Membincangkan sebarang maklumat keselamatan mengikut agenda
berikut:
a. Status pelaksanaan Kontrak Keselamatan di JKSPk
b. Status pelaksanaan hal-hal keselamatan pejabat dan
persekitarannya
c. Status keselamatan fasiliti gunasama dan khusus termasuk
peralatan di JKSPk
d. Masalah-masalah lain berkaitan dengan keselamatan JKSPk
4. Menjalankan program Pengungsian Bangunan (Fire Drill) sekurang-
kurangnya 1 kali dua tahun
5. Mewujudkan , mengagihkan dan mengemaskini Pelan Laluan
Kecemasan di luar dan dalam bangunan JKSPk
6. Mengetuai pasukan QRT – “Quick Response Team” pada waktu
kecemasan / bencana di JKSPk
7. Memastikan pelaksanaan SOP-Pelan Pengungsian Bangunan Ketika
Kecemasan / Bencana diikuti oleh semua staf di jabatan / unit
8. Melaporkan sebarang kejadian yang tidak diingini melibatkan hal-hal
keselamatan di jabatan/ unit
9. Menguruskan pelantikan Pegawai Keselamatan Pengurusan Jabatan /
Unit.
2. 7
8
78
KEANGGOTAAN JAWATANKUASA KESELAMATAN PENGURUSAN JKSPk
Fungsi JK Keselamatan Pengurusan JKSPk adalah untuk merancang,
memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek keselamatan di Jabatan /
Unit, PMK
Keanggotaan JK Keselamatan (Induk) JKSPk adalah seperti berikut:-
Pengerusi : Pengarah (JKSPk)
Timbalan Pengerusi : Pegawai Keselamatan Jabatan (Timbalan
Pengarah- Peringkat PMK)
Setiausaha : Pn. Siti Ramlah Binti Ahmad
Ahli-Ahli JK : Semua Ketua Jabatan (Mewakili Jabatan)
Pegawai Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan
(Mewakili Unit)
JADUAL 2
NOMBOR TALIAN KECEMASAN SEKITAR PMK
BIL NAMA JABATAN
KAWASAN NO. PEJABAT
1 Jabatan Bomba dan Penyelamat
Melaka
2 Polis Diraja Malaysia (PDRM)
(Ketua Balai : Insp. Ahmad Hambali B.
Bakar
3 Hospital Melaka
2. 7
9
79
4 Klinik Kesihatan Tengkera Melaka
(Lorong Pandan)
NOMBOR TALIAN PENGAWAL-PENGAWAL KESELAMATAN
BIL NAMA JAWATAN NO. TELEFON
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
2. 8
0
80
JADUAL 4
PELAN LALUAN KECEMASAN / KEBAKARAN PMK
POLISI KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN POLITEKNIK MELAKA
Jabatan Kehakiman Syariah Perak menyedari pentingnya persekitaran tempat
kerja yang selamat dan sihat untuk staf dan orang awam. Oleh itu, Jabatan
Kehakiman Syariah Perak bertanggungjawab mengambil langkah yang
munasabah bagi mengelak dan mengurangkan bahaya demi menjaga
keselamatan, kesihatan dan keselesaan warganya berpandukan kepada Akta
Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994.
2. 8
1
81
Polisi Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Jabatan Kehakiman Syariah Perak :
i) Menyediakan sumber, sIstem dan latihan yang mencukupi untuk
meningkatkan kesedaran mengenai keselamatan dan kesihatan staf,
dan orang awam.
ii) Memastikan kemudahan yang direkabentuk, dibina dan teknologi
yang digunakan serta perkhidmatan yang disediakan menepati
keperluan yang ditetapkan oleh undang-undang.
iii) Memastikan prosedur dan rancangan kontigensi disedia dan
diamalkan bagi menghadapi keadaan kerja yang normal dan semasa
kecemasan.
iv) Mengkaji semula polisi, rancangan dan program dari masa ke semasa
sebagai sebahagian daripada proses peningkatan berterusan.
v) Staf dan orang awam wajib melibatkan diri secara aktif dan mematuhi
polisi ini sepanjang masa.
2. 8
2
82