panduan proposal lab tahun 2012
DESCRIPTION
Tata cara pengajuan dana bantuan pengelolaan dan peningkatan Lab. Perguruan Tinggi menjadi berstandar ISO 17025TRANSCRIPT
PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL
HIBAH LABORATORIUM SAINS PERGURUAN TINGGI
BERBASIS SNI ISO/IEC 17025-2008
TAHUN 2013
DIREKTORAT PEMBELAJARAN DAN KEMAHASISWAAN
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
MEI 2012
i
KATA PENGANTAR
Laboratorium merupakan salah satu unsur pendukung strategis bagi kegiatan
akademik di perguruan tinggi. Laboratorium merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen
dalam melakukan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Agar
dukungan laboratorium terhadap kegiatan tridarma tersebut berlangsung efektif, maka
laboratorium perguruan tinggi harus dikelola secara profesional dengan mengadopsi sistem
manajemen mutu pengelolaan laboratorium modern, sehingga seluruh sumber daya
laboratorium (seperti laboran/teknisi, peralatan, bahan, metode) dikelola secara optimal, agar
mampu menghasilkan data yang valid, dan terpercaya. Untuk mencapai hal tersebut,
laboratorium perguruan tinggi perlu menerapkan standar sistem manajemen mutu pengelolaan
laboratorium yang banyak diadopsi saat ini yaitu SNI ISO/IEC 17025-2008.
Pentingnya penerapan standar sistem manajemen mutu pengelolaan laboratorium di
laboratorium perguruan tinggi, merupakan penggugah bagi Direktorat Pembelajaran dan
Kemahasiswaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi untuk mendorong dan memfasilitasi
laboratorium perguruan tinggi dalam penerapan standar tersebut melalui Program Hibah
Laboratorium Sains Perguruan Tinggi yang luarannya adalah diperolehnya pengakuan
kompetensi laboratorium perguruan tinggi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN)
melalui proses akreditasi. Program Hibah Lab Sains digulirkan pertama kali Tahun 2011,
pada waktu itu memberikan hibah kepada 9 (sembilan) laboratorium, sedangkan pada Tahun
2012 memberikan hibah kepada 5 (lima) laboratorium perguruan tinggi terseleksi. Pada tahun
ini, seleksi proposal dilakukan lebih awal untuk menentukan calon pemenang program hibah
laboratorium sains perguruan tinggi untuk dibiayai pada tahun 2013. Ketatnya persyaratan
akreditasi yang dijalankan oleh KAN menjadikan program ini sangat selektif dalam
menetapkan laboratorium penerima hibah agar peluang keberhasilan akreditasinya tinggi,
sehingga walaupun respon laboratorium terhadap program ini sangat tinggi, namun
laboratorium yang lolos seleksi belum banyak. Dengan Panduan ini diharapkan laboratorium
memperoleh penjelasan tentang program Hibah Lab Sains dan bisa membuat proposal sesuai
kriteria yang ditetapkan.
Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan (BELMAWA) menyampaikan terima
kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselenggaranya program ini, semoga
program ini bermanfaat bagi peningkatan kualitas pembelajaran di perguruan tinggi.
Jakarta, Mei 2012
Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan
Illah Sailah
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
A. PENDAHULUAN 1
B. DASAR PEMIKIRAN 2
C. TUJUAN KEGIATAN 3
D. LUARAN 3
E. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM 4
F. PERSYARATAN PENGUSUL 4
G. PROSES SELEKSI 6
H. KOMPONEN BIAYA 7
I. FORMAT PROPOSAL 7
J. JADWAL KEGIATAN 7
K. VERIFIKASI KEMAJUAN PROGRAM 8
L. PELAPORAN 8
1
A. PENDAHULUAN
Menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No.03/Januari/2010 dan Peraturan Bersama Menteri Pendidikan Nasional dan
Kepala Badan Kepegawaian Negara No.02 dan No.13/Mei/2010, yang dimaksud dengan
LABORATORIUM PENDIDIKAN adalah unit penunjang akademik pada lembaga
pendidikan, berupa ruangan tertutup atau terbuka, bersifat permanen atau bergerak,
dikelola secara sistematis untuk kegiatan pengujian, kalibrasi, dan/atau produksi dalam
skala terbatas, menggunakan peralatan dan bahan berdasarkan metode keilmuan tertentu,
dalam rangka pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat,
sedangkan personil yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan
wewenang untuk mengelola LABORATORIUM PENDIDIKAN (selanjutnya disebut
LABORATORIUM) disebut sebagai PRANATA LABORATORIUM PENDIDIKAN
(selanjutnya disebut PLP). Laboratorium bisa terdapat di sekolah menengah umum,
sekolah menengah kejuruan, akademi, sekolah tinggi, atau perguruan tinggi. PLP
merupakan jabatan fungsional yang bisa diduduki oleh pegawai negeri sipil yang saat ini
bekerja sebagai laboran, analis, teknisi, atau instruktur yang bekerja di laboratorium.
Di tingkat perguruan tinggi, laboratorium merupakan salah satu komponen yang
sangat penting dalam mewujudkan fungsi tridharma perguruan tinggi. Laboratorium
merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen untuk melakukan kegiatan pendidikan,
penelitian, dan layanan pada masyarakat. Banyak laboratorium perguruan tinggi diminta
menjadi pihak ketiga untuk melakukan pengujian produk untuk memperoleh data yang
berhubungan dengan kasus-kasus pencemaran makanan (kasus melamin, kasus bakteri
toksik, kasus zat warna, atau pengawet formalin) atau pencemaran lingkungan yang
memiliki dampak sosial dan ekonomi yang luas, termasuk konsekuensi hukumnya.
Agar dukungan laboratorium terhadap pelaksanaan kegiatan tridarma perguruan
tinggi tersebut berlangsung efektif dan efisien, maka laboratorium harus dikelola secara
profesional agar mampu mengadaptasi perkembangan iptek yang begitu cepat, termasuk
perkembangan sistem manajemen pengelolaan laboratorium modern, sehingga peralatan
dan fasilitas laboratorium lainnya difungsikan secara optimal, untuk memastikan validitas
setiap data (akurasi, presisi, reproducibility, repeatibility, tracebility) yang dihasilkan
pada kegiatan praktikum, penelitian, dan kegiatan pelayanan pada masyarakat.
Untuk mencapai keadaan tersebut, laboratorium perguruan tinggi sangat perlu
didorong dan difasilitasi untuk bisa menerapkan standar sistem manajemen mutu
pengelolaan laboratorium yang berlaku secara internasional yang banyak diadopsi saat ini
2
yaitu SNI ISO/IEC 17025-2008, diantaranya melalui progam pemberian hibah kepada
laboratorium yang sedang menyiapkan diri untuk proses akreditasi laboratoriumnya ke
Komite Akreditasi Nasional (KAN). Program hibah yang di programkan oleh
DIREKTORAT BELMAWA- DIKTI, diharapkan menjadi akselerator bagi laboratorium
agar proses penilaian/pengakuan kompetensinya oleh KAN melalui akreditasi dapat
segera terwujud, sehingga bisa meningkatkan kepercayaan para pengguna dan
pemanfaatan laboratorium, serta dapat berfungsi efektif sebagai salah satu pendukung
dalam upaya pencapaian renstra Kemdikbud dan renstra Ditjen Dikti dalam peningkatan
mutu pendidikan untuk mencapai world class university.
B. DASAR PEMIKIRAN
Keberadaan laboratorium perguruan tinggi yang tersandar dan terakreditasi dengan
menerapkan sistem manajemen mutu laboratorium internasional, akan menjadi sumber
rujukan yang tepat bagi mahasiswa, dosen, dan masyarakat pengguna jasa. Mahasiswa
akan terbiasa dengan praktek berlaboratorium yang benar. Wawasan ini kelak akan sangat
bermanfaat pada saat mereka bekerja di industri/perusahaan yang pada umumnya
menerapkan standar sistem manajemen mutu.
Tersedianya laboratorium yang dikelola secara profesional (terakreditasi) akan
menunjukan semangat Layanan Prima dan berdampak positif bagi peningkatan mutu
akademik, yang sangat relevan dengan renstra Ditjen Dikti yang mengamanatkan
peningkatan mutu pendidikan untuk memperkuat daya saing bangsa, dan renstra
Kemdikbud tentang peningkatan mutu dan relevansi pendidikan. Oleh karena itu
laboratorium merupakan ujung tombak bagi mahasiswa dan dosen dalam melakukan
penelitian untuk menghasilkan suatu temuan yang berkualitas dan berpotensi
komersial/paten guna mendukung tercapainya cita-cita world class university.
Dimilikinya laboratorium yang terstandar (terakreditasi) di perguruan tinggi
diharapkan menjadi pendorong peningkatan kerjasama dengan industri dalam penelitian
terapan yang akan menjadi alternatif baru bagi peningkatan penggalangan dana. Beberapa
laboratorium perguruan tinggi yang sudah biasa membuka layanan jasa akan lebih
berkembang dan mendapatkan kepercayaan masyarakat industri jika telah distandardisasi
(diakreditasi). Penerapan standar pengelolaan laboratorium menjadi penting terutama
untuk mengantisipasi terjadinya disputes hasil pengujian terhadap barang yang
diperdagangkan.
3
Fakta di lapangan menunjukan bahwa kegiatan praktikum-penelitian yang dilakukan
disemua jenjang pendidikan pada umumnya belum sepenuhnya memperhatikan
persyaratan manajemen dan teknis yang harus dipenuhi untuk mendapatkan suatu hasil
pengujian atau kalibrasi yang sahih. Sebagai contoh riil, laboratorium belum melakukan
sistem dokumentasi yang baik terhadap fasilitas laboratorium dan kegiatan laboratorium.
Semboyan sistem mutu “tulis apa yang akan dikerjakan, kerjakan apa yang telah di tulis,
rekam serta laporkan apa yang telah dikerjakan, evaluasi dan lakukan peningkatan secara
berkelanjutan” belum membudaya dalam praktek laboratorium di perguruan tinggi. Dari
sisi teknis, laboratorium belum mempunyai program kalibrasi alat, validasi metode uji
yang tidak baku dan metode uji yang dikembangkan sendiri, penggunaan standar-bahan
(CRM) rujukan bersertifikat yang tertelusur, uji banding antara laboratorium dan uji
profisiensi, serta aspek-aspek lain sesuai persyaratan dasar kompetensi laboratorium
menurut SNI ISO/IEC 17025-2008. Pada kondisi demikian, program standardisasi
(akreditasi) laboratorium akan menjadi pendorong agar laboratorium memenuhi dan
menerapkan syarat-syarat dimaksud agar menjadi laboratorium yang kompeten.
Memang belum ada ketentuan yang menetapkan kewajiban standardisasi bagi suatu
laboratorium, barangkali tuntutan pasar yang mengharuskan kita melakukan standardisasi
tersebut. Bagi perguruan tinggi yang sedang mengarah ke riset university-world class
university, standardisasi laboratorium sepertinya menjadi kebutuhan, karena data hasil
pengujian/kalibrasi laboratorium merupakan alat bukti objektif dan strategis dalam
mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pelayanan kepada masyarakat (terutama
dalam kasus yang berdampak sosial, dan ekonomi yang luas, dan berimplikasi hukum).
C. TUJUAN KEGIATAN
1. Program hibah ini bertujuan memberikan bantuan biaya dan fasilitasi keahlian kepada
laboratorium yang sedang dalam proses akreditasi atau sedang mempersiapkan diri
untuk akreditasi SNI ISO/IEC 17025-2008 ke KAN
2. Memasyarakatkan pentingnya SNI ISO/IEC 17025-2008 di kalangan perguruan tinggi
baik negeri dan swasta
3. Peningkatan mutu tridharma perguruan tinggi khususnya dibidang sains.
D. LUARAN
Program hibah ini diharapkan mampu mengakselerasi proses akreditasi laboratorium,
sehingga pada akhir tahun anggaran 2013- 2014 laboratorium penerima hibah telah
mendapat akreditasi SNI ISO 17025-2008 dari KAN. Keberadaan salah satu laboratorium
4
yang terakreditasi di suatu perguruan tinggi diharapkan merupakan pemicu dan
menularkan semangat kepada laboratorium lainnya dalam menerapkan standar sistem
manajemen mutu laboratorium SNI ISO/IEC 17025-2008, meskipun mungkin tidak perlu
diakreditasikan ke KAN.
E. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM
Secara umum program Hibah Lab Sains ini dinyatakan berhasil jika indikator
berikut ini dapat dicapai:
1. Diperolehnya status akreditasi oleh laboratorium penerima hibah, sehingga jumlah
laboratorium perguruan tinggi yang secara formal menerapkan sistem manajemen
mutu SNI ISO/IEC 17025-2008 bertambah.
2. Meningkatnya kompetensi para pengelola laboratorium (PLP) dalam
mengimplementasikan standar sistem manajemen mutu laboratorium.
3. Meningkatnya budaya kerja para pengelola laboratorium sesuai standar, dengan
membiasakan mendokumentasikan kebijakan dan program pengelolaan laboratorium
yang akan dilakukan, melaksanakan program yang telah dibuat, mengevaluasi hasil
program, melakukan analisis kekurangan sebagai umpan balik untuk melakukan
peningkatan dan perbaikan program berikutnya, serta merekam seluruh aktivitas yang
telah dilakukan.
F. PERSYARATAN PENGUSUL
Persyaratan yang harus dipenuhi oleh laboratorium perguruan tinggi pengusul adalah:
1. Aspek legal
Laboratorium pengusul harus mempunyai SK pendirian dan SK penunjukkan personil
inti laboratorium dari pejabat perguruan tinggi (Rektor/Dekan Fakultas/Direktur
Politeknik/ Akademi/Ketua Sekolah Tinggi)
2. Laboratorium pengusul harus memiliki dokumen system manajemen mutu SNI
ISO/IEC 17025-2008 dengan hirarkhi dokumen sebagai berikut:
a. Panduan mutu laboratorium atau apapun namanya, yang berisi kebijakan seluruh
persayaratan SNI ISO/IEC 17025-2008 yang terdiri dari 15 persyaratan
manajemen dan 10 persyaratan teknis pengelolaan laboratorium.
b. Prosedur mutu atau apapun namanya yang berisi tatalaksana yang menjelaskan
pengaturan operasional pelaksanaan kebijakan yang telah digariskan pada Panduan
Sistem Manajemen Mutu Laboratorium.
5
c. Instruksi kerja atau apapun namanya yang berisi tata cara pelaksanaan pekerjaan
spesifik sebagai tindak lanjut atas kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.
Beberapa contoh instruksi kerja misalnya: metode pengujian/kalibrasi, cara
pengoperasian alat, cara perhitungan ketidakpastian hasil pengujian/kalibrasi.
Jumlah instruksi kerja metode pengujian/kalibrasi dan cara pengoperasian alat
yang dimiliki laboratorium akan berbeda-beda tergantung ruang lingkup yang
diajukan, dan peralatan yang dimiliki.
d. Formulir pendukung untuk berupa format standar untuk merekam setiap hasil
kegiatan.
3. Laboratorium pengusul harus menetapkan ruang lingkup pengujian/kalibrasi yang
akan diajukan dengan format contoh sebagai berikut:
Bidang pengujian
/kalibrasi
Produk yang Diuji Parameter
Pengujian/Kalibrasi
Metode
yang digunakan
Fisika/Kimia
/Biologi/
Mekanik/Listrik
/Optik
Air Limbah
/Susu cair
/Tanah/Pupuk, dll.
COD, Pb, Cd
Karbohidrat
/Lemak
N,P, K
SNI 01-3950-1998
AOAC.993.20.2005
Massa/Suhu
/Dimensi
Timbangan
Termometer alkohol
Termometer raksa
Jangka sorong
Menggunakan anak
timbangan Metler
Toledo No Serixxxx
tertelusur ke SI
melalui KIM LIPI
Anak timbangan
Batas ukur
Ketelitian
Ketepatan
CSIRO National
Measurement
Laboratoryxxxxxxxx
ASTM, dll
4. Laboratorium pengusul harus menuliskan daftar peralatan yang digunakan untuk
mendukung ruanglingkup pengujian/kalibrasi yang diajukan, dengan bukti kalibrasi
terakhir dan rekaman uji kinerjanya.
5. Laboratorium pengusul harus menuliskan daftar bahan acuan yang telah dimiliki yang
berkaitan dengan ruang lingkup yang diajukan.
6. Laboratorium pengusul harus menyampaikan rekaman kompetensi personil (CV)
berikut bukti pelatihan yang telah diikuti, terutama terkait dengan system manajemen
mutu SNI ISO/IEC 17025-2008.
7. Laboratorium pengusul harus menyampaikan bukti jaminan mutu dari ruang lingkup
pengujian/kalibrasi yang diajukan.
6
8. Laboratorium pengusul harus menyampaikan jadwal kegiatan proses akreditasi yang
akan dilakukan (time table) mulai dari penyusunan dokumen, pendaftaran akreditasi
ke KAN sampai ke prediksi waktu sertifikat akreditasi diperoleh.
G. PROSES SELEKSI
Seleksi laboratorium pengusul yang mengikuti Program Hibah Lab Sains dilakukan dalam
2 (dua) tahap sebagai berikut:
1. Desk evaluasi terhadap dokumen yang terdiri dari:
a. Aspek legal berdirinya laboratorium dan struktur organisasi
b. Kelengkapan dokumen
c. Kesesuaian ruang lingkup dengan metode yang digunakan
d. Kompetensi personil pengelola
e. Ketersediaan bahan acuan
f. Kinerja alat dan status kalibrasinya
g. Kualitas penjaminaan mutu hasil pengujian/kalibrasi.
Hasil desk evaluasi terhadap dokumen yang disampaikan laboratorium pengusul akan
menetapkan laboratorium pengusul terseleksi/terpilih untuk divisitasi lapangan.
2. Visitasi lapangan:
Kegiatan ini akan dilakukan oleh Tim Teknis Direktorat Belmawa dengan cara
kunjungan lapangan ke laboratorium untuk memverifikasi kesesuaian dokumen yang
telah disampaikan dengan fakta objektifnya sehari-hari, terutama berkaitan dengan
implementasi sistem manajemen mutu dalam praktek laboratorium sehari-hari yang
menyangkut:
a. Komitmen pimpinan/manajemen inti dan semua personil yang terkait.
b. Kesesuaian peralatan yang tersedia dan metode dengan ruang lingkup yang
diajukan.
c. Kesesuaian persyaratan akomodasi dan lingkungan pengujian/kalibrasi.
d. Bukti implementasi pengujian/kalibrasi sesuai ruang lingkup yang diajukan.
e. Bukti jaminan mutu pengujian.
f. Rekaman audit internal dan kaji ulang manajemen.
g. Potensi pelanggan.
Hasil visitasi lapangan akan menetapkan laboratorium pengusul terseleksi yang
memperoleh Hibah Laboratorium Sains Perguruan Tinggi dari Direktorat Belmawa
Ditjen Dikti Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
7
H. KOMPONEN BIAYA
Setiap laboratorium penerima Hibah Lab Sains akan memperoleh Dana Hibah yang
jumlah nominalnya tertentu dengan peruntukkan sebagai berikut:
1. Penyusunan dokumen
2. Pelatihan personil
3. Kalibrasi peralatan dan pengadaan bahan acuan
4. Validasi dan verifikasi metode
5. Uji banding/uji profisiensi
6. Audit internal dan kaji ulang manajemen
7. Biaya akreditasi ke KAN.
Jika penerima Hibah Lab Sains lebih dari 1 (satu) laboratorium, masing-masing
laboratorium penerima akan memperoleh Hibah yang nominal nilainya sangat mungkin
berbeda bergantung pada perbedaan volume ruang lingkup yang diusulkan, biaya
pengadaan bahan acuan dan kalibrasi alat, biaya uji banding/uji profisiensi, dan biaya
akreditasi ke KAN (asesmen lapangan, akomodasi dan transportasi akan bervariasi
bergantung lokasi laboratorium).
I. FORMAT PROPOSAL
Setiap laboratorium pengusul harus menyampaikan dokumen persyaratan Hibah Lab Sains
dengan urutan sebagai berikut:
1. Surat pengantar dan dukungan komitmen dari pimpinan/pejabat yang berwenang di
perguruan tinggi ditujukan ke Direktur Belmawa Ditjen Dikti.
2. Lembar identitas yang memuat nama laboratorium dan nama perguruan tinggi
pengusul.
3. Dokumen sistem manajemen mutu laboratorium dan persayaratan lainnya sesuai
dengan persyaratan pengusul butir F angka 1 sampai 8.
J. JADWAL KEGIATAN
Pelaksanaan program Hibah Lab Sains dilakukan mengikuti siklus anggaran pemerintah
dalam hal penyerahan dana kepada laboratorium penerima dan mekanisme
pertanggungjawabannya sesuai dengan ketentuan yang ada.
Adapun jadwal rincian kegiatan Program Hibah Lab Sains adalah sebagai berikut:
1. Seluruh dokumen proposal dikirimkan ke Direktorat Pembelajaran dan
Kemahasiswaan Gedung D Ditjen Dikti Lantai 7 Jln.Jenderal Sudirman Pintu I
Senayan Jakarta paling lambat Tanggal 31 Juli 2012.
8
2. Desk evaluation dokumen akan dilakukan oleh tim Belmawa pada awal bulan Agustus
2012 untuk menetapkan laboratorium yang akan divisitasi.
3. Visitasi lapangan akan dilakukan jika desk evaluasi memiliki nilai minimum 60 dari
score 100.
4. Kegiatan visitasi dilakukan pada minggu kedua bulan Agustus 2012.
5. Penetapan laboratorium penerima hibah didasarkan pada penilaian bobot desk evaluasi
40% dan bobot visitasi 60%.
6. Penerima program Hibah Lab Sains perguruan tinggi akan diumumkan setelah
kegiatan visitasi.
7. Selain menerima bantuan biaya akreditasi, penerima program hibah juga akan
memperoleh pendampingan selama proses akreditasi berlangsung
K. VERIFIKASI KEMAJUAN PROGRAM
Berikut adalah indikator dan kegiatan yang digunakan untuk memverifikasi kemajuan
pelaksanaan Program Hibah Lab Sains perguruan tinggi.
1. Memverifikasi capaian kegiatan laboratorium yang telah dilaksanakan
2. Efektivitas kegiatan dan kendala yang dihadapi
3. Pendampingan yang diperlukan dalam rangka keberlanjutan kegiatan
4. Umpan balik dari laboratorium penerima hibah untuk kelangsungan program.
L. PELAPORAN
Laboratorium penerima hibah wajib menyampaikan laporan atas kegiatan yang telah
dilaksanakannya paling lambat pada tanggal 30 November 2013. Laporan meliputi :
1. Pertanggungjawaban capaian kegiatan dan penggunaan dana.
2. Identifikasi kendala-kendala yang dihadapi selama melaksanakan kegiatan, dan rencana
tindak lanjut penyelesaiaannya.