panduan standarisasi file

8/18/2019 Panduan Standarisasi File

1/10

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Alloh SWT yang telah memberikan karunia

kepada kita sekalian sehingga Alhamdulillah kami dapat menyelesaikan “Panduan

Standarisasi file pegawai”

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun !!" tentang Rumah Sakit

pada #ab $I Pasal % tentang Sumber &aya 'anusia( Implementasi dari ketentuan

tersebut se)ara baik akan men)iptakan keseragaman dalam penyusunan *ile pega+ai

baik dokumen keluarga maupun dokumen penting(

'emperhatikan hal tersebut maka disusunlah ,Panduan Standarisasi *ile

pega+ai yang dapat dipergunakan sebagai sumber in*ormasi tentang pega+ai. dan

sebagai bahan in*ormasi untuk pengambilan keputusan(

Panduan ini disusun oleh Sub( #ag( /epega+aian. 0ukum dan 0umas. semoga

panduan ini berguna bagi seluruh unit kerja dan dapat meningkatkan pelayanan kepada

pega+ai(


2/10

BAB I

DIFINISI

A. Pengendalian file

Standarisasi *ile pega+ai adalah suatu kegiatan melakukan pengelolaan

*ile pega+ai yang dipergunakan dlm memberikan pelayanan di Sub( #ag

/epega+aian. 0ukum an 0umas(

B. Panduan standarisasi file pegawai

Panduan standarisasi *ile pega+ai adalah suatu tata )ara melakukan

pengelolaan *ile pega+ai yang dipergunakan dalam memberikan pelayanan diSub( #ag( /epega+aian. 0ukum dan humas(

C. File pegawai

1ile pega+ai adalah dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam

akreditasi Rumah Sakit Tahun !% ( 1ile pega+ai terdiri dari 2

%( &a*tar Ri+ayat 0idup

( Surat /eputusan

3( &a*tar keluarga(

D. Tujuan Standarisasi File Pegawai

%( Tujuan Umum

Untuk memberikan a)uan bagi seluruh sta* Sub( #ag /epega+aian. 0ukum

dan 0umas dalam mengelola *ile pega+ai yang digunakan dalam memberikan

pelayanan(


3/10

( Tujuan khusus

a( Untuk memberikan pemahaman yang samakepada seluruh sta* Sub( #ag

/epega+aian. 0ukum dan 0umas

b( Supaya terjadi keseragaman dalam mnyusun dan menata *ile

pega+ai

)( Untuk memudahkan dalam pen)arian dokumen dalam melaksanakan

pelayanan pega+ai di RSU& /ardinah /ota Tegal(

d( Untukmembantu seluruh sta* dalam memperoleh dokumen yang

dibutuhkan dalam melaksanakan pelayanan(

E. ENIS D!K"#EN FI$E PEGA%AI & PNS dan CPNS '

enis-jenis dokumen *ile pega+ai meliputi 2

%( Sumpah PNS

&okumen ini berisi berupa piagam tentang pengambilan sumpah bagi

Pega+ai Negeri Sipil

( &a*tar Ri+ayat 0idup

&okumen ini berisi data pribadi. pendidikan dan data keluarga Pega+ai

Negeri Sipil 5 PNS 6 (

3( Surat /eputusan Tentang 2

a( 7alon Pega+aiNegeri Sipil

b( Pega+ai Negeri Sipil sampai dengan sekarang(

)( Alih jenis /epega+aian menjadi PNS&

d( NIP #aru

e( /enaikan 8aji #erkala


4/10

*( Pengangkatan dalam jabatan

g( 'utasi 9 alih tugas

h( Peninjauan masa kerja

i( Penghargaan9tanda jasa

j( Tugas belajar 9 ijin belajar

k( 7uti

l( Uraian tugas yang bersangkutan

m( Surat tanda registrasi 5 STR 6

n( Surat ijin Praktik 5 SIP 6. SI# tenaga kesehatan

o( Surat Penugasan /linis

p( Surat Penugasan /erja /linis

:( Rin)ian /e+enangan klinis

r( Tugas tambahan dalam Tim9panitia

s( S(/(P(

t( #ebas Tugas 9 Pensiun

4( Pendidikan 9 Ija;ah 9 STT# 9 Serti*ikat

a( Pendidikan *ormal

b( Pelatihan Penjenjangan

)( &iklat 9 #imtek

d( 0asil ujian &inas


5/10

>( /eluarga

a( Surat Nikah 9 akta )erai

b( Akte kelahiran anak

)( /artu Tanda Penduduk 5 /TP 6

?( 1oto 7opy /artu Pega+ai Negeri Sipil

@( 1oto 7opy /artu Taspen

"( 1oto 7opy /aris 9 /arsu

%!( 1oto 7opy NPWP

%%( 1oto 7opy/artu Tanda Anggota 5 Tenaga /esehatan 6

F. ENIS D!K"#EN FI$E PEGA%AI N!N PNS.

%( &a*tar Ri+ayat 0idup

( Ija;ah

3( 0asil =eri*ikasi Ija;ah

4( SuratTanda Registrasi

( Surat Perintah /erja

?( R(/(/(

@( Alur Perekrutan 2

a( Surat amaran


6/10

b( Tes ''PI. Psikologi dan Wa+an)ara

)( Penerimaan

d( Brientasi

"( Serti*ikat pendukung 9 penjenjangan

%!( Serti*ikat(

%%( /artu /eluarga

% ( Surat Nikah 9 akta )erai

%3( Akte kelahiran anak

%4( /artu Tanda Penduduk 5 /TP 6


7/10

BAB II

R"ANG $INGK"P

Ruang lingkup standarisasi *ile pega+ai meliputi 2

A( InCetarisasi dokumen

Adalah kegiatan pengumpulan data 9 dokumen pega+ai yang bersangkutan

#( Identi*ikasi dokumen

'emilah dan mengelompokan dokumen menurut jenisnya

7( Penyimpanan 9 penataan

Setelah kegiatan tersebut diatas selesai maka data 9 dokumen dilakukan

penyimpanan9penataan se)ara kronologis sesuai dengan panduan standarisasi penataan

*ile pega+ai(


8/10

BAB III

TATA $AKSANA

Tata laksana standarisasi penataan *ile pega+ai merupakan serangkaian kegiatan

mengelola dokumen pega+ai mulai dari inCentarisasi dokumen sampai dengan

penyimpanan dokumen(

A. IN(ENTARISASI D!K"#EN.

/egiatan inCentarisasi 9 pengumpulan dokumen dilaksanan oleh sta* yang

membidangi sesuai uraian tugas( Tata )ara inCentarisasi 9 pengelompokan

menga)u panduan standarisasi *ile pega+ai(

Setiap *ile pega+ai minimal terdiri dari D

%( /uali*ikasi sta*

( Uraian tugas dari sta* tersebut

3( 0asil eCaluasi

4( 7atatan pendidikan in-serCi)e yang diikuti

B. IDENTIFIKASI D!K"#EN

Identi*ikasi dokumen merupakan kegiatan memberi identitas dokumen sehingga

dokumen mudah untuk dikelompokan(


9/10

C. PEN)I#PANAN * PENATAAN.

%( Penyimpanan dokumen dilakukan di *ile pega+ai 5 ordner 6 dan ditata di

lemari arsip. berdasarkan urutan disusun berdasarkan jabatan9pro*esi. dan

ditata sesuai urutan abjad pega+ai yang bersangkutan(

( &okumen yang disimpan di *ile pega+ai berupa dokumen asli dan *oto )opy

3( Setiap dua tahun sekali *ile pega+ai dilakukan pemutakhiran data(

4( &ilakukan pemeliharaan dan pera+atan dokumen se)ara berkala(


10/10

BAB I(

D!K"#ENTASI

Seluruh sta* melakukan dokumentasi terhadap penyimpanan dokumen

sesuai dengan jenis dkumen yang digunakandanmemperhatikan ketentuan yang berlaku(

Panduan Standarisasi *ile pega+ai dieCaluasi minimal tiga tahun sekali oleh kepala Sub(

#agian /epega+aian. 0ukum dan 0umas atau se+aktu-+aktu(

Standar Prosedur Bperasional dieCaluasi minimal satu tahun sekali atau se+aktu-+aktu

diperlukan untuk diadakan perubahan( Setiap dua tahun sekali *ile pega+ai dilakukan

pemutakhiran data.dan dilakukan pemeliharaan dan pera+atan dokumen se)ara berkala(

panduan standarisasi file

Documents