Panelsamtale Innkjøp og inngående faktura

HEJLARD GUTTORMSEN, GJERT GJERTSEN, FRODE DAMMEN TYSSEBOTN

DISKUSJON OG ERFARINGSUTVEKSLING PÅ TEMAER RUNDT INNGÅENDE FAKTURA.

Panelsamtale Innkjøp og inngående faktura

• Agenda:• Spørsmål fra salen!• Problemstillinger fra salen• Erfaringsutveksling

3

• Sjefskonsulent, leveranse• EVRY, 8 år• Profil:o Inngående fakturaoeHandeloElektronisk arbeidsflyt

Panelet

• Sjefskonsulent, leveranse• EVRY, 15 år• Profil:oØkonomio Inngående faktura

• Seniorkonsulent, brukerstøtte• EVRY, 5 år• ProfiloØkonomio Inngående faktura/InnkjøpoElektronisk Arbeidsflyt

HELJARD GUTTORMSEN GJERT GJERTSEN FRODE DAMMEN TYSSEBOTN

Innkjøpsordre

Arbeidsflyt

Faste rapporter

Innkjøp og inngående

faktura

DISKUSJON OG ERFARINGSUTVEKSLING PÅ TEMAER RUNDT INNGÅENDE FAKTURA.

Panelsamtale Innkjøp og inngående faktura Alternativ agenda:

Hensikt: Dra i gang diskusjon/spørsmål

Avbryt gjerne, og still spørsmål underveis

1. Fakturablafring/Flickering - Heljard2. Hvordan få riktig kontering og mva?- Gjert3. Tips & Triks EHF - Frode4. Fakturagodkjenning på mobile enheter - Heljard

Hvordan få riktig kontering og MVA

• Forslag til tiltak• Opplæring• Kontroll• Muligheter i UBW

Konteringsregler

• Setter premisser for dimensjoner og forslag til Avgift• Kan legge inn Verdimatrise, Forslag og Relasjon

7

Verdimatrise

• Setter opp en sammenheng mellom to begreper slik at det ene blir automatisk utfylt

8

Verdimatrise

Relasjon

10

Datakontroll

• Lovlige verdier

11

Innkjøp

• Forslag Ansvar og Tjeneste på grunnlag av Ressnr

• Forslag KONTO på grunnlag av artikkelgruppe - Hver artikkel, koblet til gruppe - Hver gruppe er koblet til en konto og en avgiftskode- Kun NETTOKODER på innkjøp, ikke mulig å legge inn BRUTTOKODER

12

Konteringskontroll

13

Forslagsverdier Avgiftskoder

PrekonteringKvalitet på kontering av inngående fakturaer

PrekonteringKvalitet på kontering av inngående fakturaer

http://ewiz.no/2083.guide

Panelsamtale Innkjøp og fakturaTIPS OG TRIKS EHF INNGÅENDE (EN53)

#EVRYFØRST

2 MAY, 2016

FRODE DAMMEN TYSSEBOTN

#EVRYFØRST

PRESENTATION TITLE17

EN53 Inngående EHF • Hvordan øke andelen EHF faktura og minimere manuelt arbeid ved fakturamottak?

oAutomatisering av prosesser– Manuell kontroll kun for faktura med mangler/avvik

oLeverandøraktivering– Aktiv oppfølging mot leverandører

oKomplettere oppsett: Har dere tatt i bruk ny funksjonalitet levert med nye releaser?– For eksempel kontroll mellom rolle attestant og ressursnr

EN53 – Automatisering av import

#EVRYFØRST

• Sett opp faste rapporter:

• Kun faktura med avvik/feil behandles i Vedlikehold elektronisk faktura

• Faktura importeres uten manuell behandling til arbeidsflyt og godkjenning

• Varslinger av feil ved import xml og i ajourhold faktura

• Frigjør ressurser til kontrollrutiner, andre oppgaver

EIN02 EHF mottaksadapter

EIN01 Import EHF faktura

EI02 Import av fakturaer

Slå av manuell kontroll EIN01

EN53 -Leverandøraktivering

• Jobb aktivt med, og sett av/benytt ledig tid til leverandøraktivering

• Begynn gjerne med store leverandører• Fokuser også på små leverandører. Selvstendig

næringsdrivende har i mange tilfeller også mulighet for å sende EHF faktura. Eks. fakturering fra SendRegning.

– Stort antall små leverandører

• Skjerp fakturakrav til leverandører – Levere ressursnr– Send infoskriv med fakturakrav – Returner faktura som ikke oppfyller krav, legg

ved standardsvar/infoskriv– Oppfordring/krav til å levere EHF

EN53 Rydding leverandørregister

• Org.nr og bankkontonr på korrekt format, ingen mellomrom, bokstaver foran/etteroOrg.nr: 987654321oBankkonto: 12345678910oAktivere parameter

EN53_VAL_SUPP_COMBINED– Får man da match på org/bank. Vil faktura

kunne gå direkte på arbeidsflyt uten manuell behandling. Forutsetter oppsett faste rapporter og parameter manuell kontroll deaktivert på EIN01

oFjern duplikat leverandører– EVRY Tillegg: http://ewiz.no/2074.guide

EN53 Generelle tips • Følg med på utviklingen antall faktura EHF vspapirfakturaoSett forbedringsmål (%)

• Opplæring fakturagodkjenningoLink til guide i godkjenningsbildetoLink til guide i mailvarslingen for ny oppgave til

behandling• Brukermøter/erfaringsutveksling for EHFoEHF er under stadig utvikling. Dra nytte av

hverandres erfaringer.

EN53 Tips oppsett • Aktivere kontroll for ressursnr mot Rolle parameter EN53_VAL_EXTORDREF_ROLE

• Vise vedlegg til inngående EHF faktura, ligger som egen fil oTimelister, viderefakturering, fakturaspesifikasjon

etc.

EN53 Tips oppsett • Bla i dokumenter på web (parameter DS_ATTACHMT_LEVELS)

EN53 Tips oppsett • Import av EHF faktura (EIN01) per firma. Rapportparameter run_client

• Felthjelp i deres ref (kan begrenses til Rolle)• Tilpasse med vindusalternativer, fjern overflødige

felter/legge til• Innkjøpsfaktura med ordrenummer

EN53 EVRY tilpasninger • Oppsett EVRY stylesheethttp://ewiz.no/2081.guide

• Standardvisning bygger på DIFI EHF visningsmal

• Tillegg for inngående EHF http://ewiz.no/2081.guide• Fjerner tekst dersom gyldig ressnr• Kontroll bankkonto på faktura=bankkonto

registrert på leverandør• Prekontering http://ewiz.no/2083.guide• Duplikatvarsel ved nyregistrering av

leverandør/kunde http://ewiz.no/2074.guide

Brukerdokumentasjon og oppsett

• Brukerdokumentasjon og anbefalt oppsett:ohttps://my.unit4.com/Login -> Kundenett Norge -

> Modul elektronisk fakturahåndtering

EVRY Tilleggsprodukter –Inngående faktura

• Tillegg for inngående EHF• http://ewiz.no/2081.guide

• Automatisk parkering av faktura ved bokføring• http://ewiz.no/2075.guide

• Prekontering leverandørfaktura• http://ewiz.no/2083.guide

• Duplikatvarsel kunde og leverandør• http://ewiz.no/2074.guide

• ExcelLedger http://ewiz.no/2085.guide

PANELSAMTALE INNKJØP OG INNGÅENDE FAKTURA

Avrunding • Hvordan fungerte panelsamtalen?oForslag til forbedring?

• Meld feil/problemstillinger til brukerstøtteohttp://kundeportal.evry.com/applikasjoner

• Hold deg oppdatert:ohttp://www.ecportal.evry.no/

EMAIL

MOBILE

TWITTER

PANELSAMTALE INNKJØP OG INNGÅENDE FAKTURA

Fakturablafring • Kjent sak fra 553. Enda mer tydelig på ny web

• Skyldes bruk av tredjepart for pdf-visning (Adobe) - hvordan nettleserens plugin overtar behandlingen av pdf-bildet’

• Change (17923) implementert i Milestone 6 som er blitt løftet ned til M5 update3

• Doublebuffering

Endringen utføres av teknisk ressurs i web.config-filen.

<add key="DoubleBuffering" value="True" /><add key="DoubleBufferingExclusions" value="" />

Endre til False og legg inn skjermbilder dette skal gjelde for:

<add key="DoubleBuffering" value="False" /><add key="DoubleBufferingExclusions" value="TFI004" />