„papírmentes iroda”, avagy mit jelent ma a teljeskörű elektronikus dokumentumkezelés
DESCRIPTION
„Papírmentes iroda”, avagy mit jelent ma a teljeskörű elektronikus dokumentumkezelés. Kelemen Katalin (MNB) Konkoly Péter (Montana). Előadásunk felépítése. Kezdetek A probléma megfogalmazása Mi a cél? A Megoldás Bevezetés lépései Az eredmény!. Kezdetek. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
„Papírmentes iroda”,avagy mit jelent ma a teljeskörű elektronikus dokumentumkezelés
Kelemen Katalin (MNB)Konkoly Péter (Montana)
Előadásunk felépítése
Kezdetek A probléma megfogalmazása Mi a cél? A Megoldás Bevezetés lépései Az eredmény!
Kezdetek
Hagyományos papír alapú nyilvántartások• Érkeztetőkönyv• Iktatókönyv• Irattár
Papír alapú információ továbbítás Manuális nyomkövetés
A probléma megfogalmazása
Lassú visszakeresés, Nehézkes, olykor lehetetlen információ
nyomonkövetés Nem egységes, központi nyilvántartások Kockázatos üzemeltetés
Magas költségek!
Mi a cél?
Hatékonyság Szakszerűség Költségek csökkentése Meglévő korszerű műszaki-technikai
infrastruktúra lehetőségeinek kiaknázása
Felkészülés az EU csatlakozással járó magasabb elvárásokra és megnövekedő dokumentumszámra
A Megoldás
Papír- és festék-felhasználás valamint a sokszorosító kapacitások csökkentése
Központi, egységes elektronikus iratkezelés
Papír dokumentumok kezeléséhez kapcsolodó feladatok, költségek csökkentése
Papír dokumentumok szkennelése, elektronikus archíválás
Elektronikus, nyilvántartások létrehozása
Munkafolyamattámogatás: kézbesítés, ügyintézés elektronikus formában történik
A Megoldás (az eszközök)
• Érkeztetés• Iktatás• Ügynyilvántartás• Operatív és központi irattár,• Kölcsönzés• Kézbesítőlapok• Selejtezés/levéltárba adás• Postai feladójegyzés• Elektronikus dokumentumtár• Munkafolymattámogatás: kiszignálás,
véleménykérés, ügyintézés, tájékoztatás
A Megoldás (az eszközök)
Ascent Capture• Központi szkennelés• Képfelismerés, automatikus
továbbítás
IXOS• Dokumentum archíválás
A Megoldás
Technológia• Microsoft SQL 2000 adatbázis• IIS alkalmazásplatform• .NET, C# fejlesztő környezet• MS Exchange 2000 dokumentumtárolás,
üzenetküldő infrastruktúra A csapat
EuroDoc 2000
Bevezetés lépései
Követelményspecifikáció és új iratkezelési szabályzat (1.-3. hónap)
Rendszerterv elkészítés (4. hónap) Implementáció (5.-7. hónap) Telepítés, oktatás (7.-8. hónap) Rendszer átadás (8. hónap) Eredményes üzem (8.-10. hónap)
Összesen 10 hónap
Az eredmény
Titkárnőtől az elnökig: a teljes szervezet átállt, egységes iratkezelési rend valósult meg
Felgyorsult és hatékonyabb munka: minden elektronikusan kezelt: gyors visszakeresetőség, mindig minden látható az illetékesek számára
A teljes életciklust lefedő rendszer: beérkezéstől a selejtezésig
Drasztikusan csökkent az eredeti papír dokumentumok szerepe
Gyors betanulás Költségcsökkenés
‘Papírmentes’ iroda
Köszönjük a figyelmet!