paradigmskifte inom leverantörsreskontra

PARADIGMSKIFTE INOM LEVERANTÖRSRESKONTRA

En studie i svenska företags leverantörsfakturahantering, användande av fakturaworkflow och automation.

Paradigmskifte inom leverantörsreskontra


Sida 1 av 13

Innehållsförteckning Sammanfattning ........................................................................................................................... 2

Inledning....................................................................................................................................... 3

Genomförande och metod ............................................................................................................ 5

Resultat ........................................................................................................................................ 6

Definitioner och förklaringar ........................................................................................................ 12

Om OpusCapita .......................................................................................................................... 13



Sida 2 av 13

Sammanfattning Under hösten 2014 har OpusCapita genomfört en undersökning om nuläget för svenska bolags leverantörsfakturahantering med koppling till fakturaworkflow och automatisering. Denna studie är den tredje undersökningen som OpusCapita har genomfört inom samma grupp av bolag. De tidigare två undersökningarna genomfördes under våren 2011 respektive hösten 2012 och gick under benämningarna:

• En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktion (2011)

• En studie om svenska företags inställning till och genomförande av automatisering av kassaflödeshantering (2012)

De tre undersökningarna har vänt sig till samma grupp av bolag. Däremot så har denna studie, till skillnad från tidigare undersökningar, haft en större spridning av responderande befattningar. Detta har varit ett medvetet val från vår sida eftersom denna undersökning innehöll flera frågor som krävt detaljkunskap. Således ville vi nå respondenter som har särskild kunskap om bolagens leverantörsreskontra och leverantörsfakturahantering. Resultat och kommentarer Undersökningen visar att många bolag tidigt införskaffade system för fakturaworkflow. Drygt 40 % av alla bolag i undersökningen uppgav att man har implementerat ett system för minst 9 år sedan, i några fall ända upp till 15-20 år sedan. Vidare kunde vi i undersökningen identifiera 29 olika fakturaworkflow på en grupp om 89 intervjuade bolag, vilket tydligt visar på den fragmenterade marknadsbild som råder. Vi konstaterar även att leverantörsfakturaprocessen är en genomarbetad och mogen process. Det ser vi av att så många som 80 % av bolagen har gått vidare från att bara arbeta med pappersfakturor till att aktivt jobba med att öka andelen e-fakturor. Den vanligaste anledningen till att öka andelen e-fakturor uppges vara ökad automation (45 %). Bland de som inte aktivt arbetar för att öka andelen e-fakturor uppges orsaken vara att man saknar kompetens (44 %). Angående frågan om vilka fördelar bolagen har fått från sina nuvarande system så omnämns som viktigaste fördel, kontroll inom fakturaprocessen och att säkerställa att alla medarbetare följer bolagets rutiner och policys. Kostnadsbesparing omnämns som den näst viktigaste fördelen. En intressant frågeställning som framtiden får utvisa svaret på, är om och hur drivkrafterna förändras när bolagen inom några år börjar överväga att byta sina nuvarande fakturaworkflow. Kommer bolagen då att överväga att outsourca leverantörsfakturahanteringen som del i att bli mer kostnadseffektiva, eller ser man frågan om systembyte som en ren teknikinvestering? Oavsett vilket, så är framtiden oviss med en pågående konsolidering på marknaden. Många leverantörer riskerar att marginaliseras samtidigt som antalet intressanta alternativ från outsourcingleverantörer tydligt har ökat i takt med att outsourcingmarknaden har mognat.



Sida 3 av 13

Inledning De senaste årens finansiella turbulens har ökat bolagens fokus på att accelerera sin utveckling av stödfunktioner så som ekonomi, IT, inköp och lönehantering. Inom ekonomifunktionen så har man de senaste 10 åren kunnat urskilja en trend med ökad centralisering och automatisering av arbetsuppgifter.

Figur 1 – Organisationsmodell och utvecklingspotential

För de värdeskapande arbetsuppgifterna på ekonomifunktion så har syftet ofta varit att samla kompetens för att bättre stödja verksamheten genom ökad kontroll, snabbare rapportering och mer pricksäkra finansiella analyser. Inom transaktionsbaserade ekonomiprocesser så som lön, fakturering, reskontra och betalningar så har drivkrafterna ofta sett anorunda ut. Här har drivkrafterna istället varit att minska löpande kostnader och att göra om dessa, från fasta till rörliga. Med denna utveckling så har leverantörsreskontraprocessen blivit allt mer standardiserad och som stöd till utvecklingen så lanserades system för elektronisk leverantörsfakturahantering för mer än 15 år sedan på den nordiska marknaden. Därmed så var de svenska och nordiska bolagen i många fall i marknadens absoluta framkant. Samtidigt så står samma bolag idag inför ett paradigmskifte av teknik. Detta i och med att många av systemen nu är 10 till 15 år gamla, vilket kan resultera i onödiga affärsrisker. Synkront så visar data från Hacket Group att skillnaden mellan de mest kostnadseffektiva företagen, de med så kallad World-Class Finance och de genomsnittliga bolagen ser ut att öka för ekonomifunktion. Det här är anmärkningsvärt av två skäl; det första är att det i princip bara är inom ekonomifunktion som man ser ett ökande gap mellan de bästa och de genomsnittliga bolagen, och det andra är att skillnaden i kostnadseffektivitet redan 2011 var dubbelt så stor mellan de bästa och de genomsnittliga bolagen. Än mer intressant blir frågan om hur bolagen kommer att välja att utveckla sin leverantörsreskontra när man väger in data från EY1. Deras data visar att inställningen till outsourcing har varit avvaktande bland de svenska bolagen samtidigt som outsourcingtrenden i stort förväntas att öka under kommande år. Osäkerheten är därför stor i hur bolagen kommer att resonera. Kommer man att ta nästa steg och utveckla ekonomifunktion genom att outsourca alla transaktionsintensiva arbetesmoment när man ändå behöver göra ett teknikskifte, eller kommer man att stanna vid att exempelvis enbart 1 Outsourcing in Europe, An in-deph review of drivers, risks and trends in the European outsourcing market



Sida 4 av 13

förändra leveransmodellen av fakturaworkflow, från traditionella köp av mjukvara till molntjänst (så kallad SaaS2)? Oavsett vilket, så konstateras det att möjligheterna till besparingar är stor då drygt 60 % av kostnadsmassan utgörs utav rutinmässiga arbetsuppgifter. Bolag som vill stärka sin konkurrenskraft och få ökad flexibilitet kommer alltså att behöva göra mer än att bara investera i nya systemstöd.

2 SaaS, Software as a Service



Sida 5 av 13

Genomförande och metod Urval Undersökningen genomfördes hösten 2014 genom telefonintervjuer med 89 svenska bolag. Samtliga intervjuade bolag hade ett system för fakturaworkflow. Innan vi startade undersökningen så bedömde vi att några av frågorna var ganska detaljrika. Det ledde till att vi valde ansatsen att försöka nå de personer som var specifikt ansvariga för leverantörsreskontra. Detta innebär att vi inte har noterat respondenternas titel utan fokuserat på funktionsansvaret som sådant. Sammansättning av bolag som ingått i undersökningen Omsättning 2013 (MDSEK) >20 9% 10-19,9 16% 2-9,9 67% 0,5-2 8%

Frågor Undersökningen bestod av följande frågor

1. I hur många år har ni haft ett system för elektronisk leverantörsfakturahantering/ fakturaworkflow?

2. Vad upplever ni var den viktigaste fördelen ni uppnådde genom att införa ett system för fakturaworkflow?

3. Hanterar ni både omkostnadsfakturor och varufakturor?

4. Hur hög andel av er totala mängd leverantörsfakturor tar ni emot via; a) papper, b) pdf-fakturor, c) e-fakturor, d) EDI-fakturor?

5. Jobbar ni aktivt för att öka andelen e-fakturor? 5.1 Om ja, har ni en eller flera särskilt utsedda personer som har till uppgift att aktivt öka andelen e-fakturor?

5.1.1 Om ja, Vad är den huvudsakliga anledningen till att ni vill öka andelen e-fakturor?

5.2 Om nej, varför har ni valt att inte aktivt öka andelen e-fakturor?

6. Hur stor andel av era leverantörsfakturor hanteras helt automatiskt d v s att ingen person är involverad i arbete med kontering och attestering?

7. Använder ni ert fakturaworkflow för att matcha inköpsorder mot fakturor? 7.1 Om ja, hur stor del av era omkostnadsfakturor respektive varufakturor uppskattar du att ni matchar mot era inköpsorder?

8. Har ni integrerat er betalningshistorik i ert fakturaworkflow så att exempelvis era användare kan se om en godkänd faktura har betalats och när den blev betald?

Kontaktinformation

Vill du veta mer om rapporten eller har frågor om den är du välkommen att kontakta vår expert:

• Tobias Wikström, OpusCapita Tel: 076 106 43 02 [email protected]



Sida 6 av 13

Resultat 1. I hur många år har ni haft ett system för elektronisk leverantörsfakturahantering/

fakturaworkflow? Drygt 40 % av de tillfrågade bolagen har haft sitt fakturaworkflow i 9 år eller längre (exklusive siffror för de respondenter som inte kunde svara). I några fall hade man haft systemen i ända upp till 20 år.

Figur 2 – Hur länge har ni haft ert fakturaworkflow

Kommentar Systemen för fakturaworkflow lanserades för 10 till 15 år sedan och många bolag har således system som är 9 år eller äldre. I något fall uppgav man sig ha haft systemet i hela 20 år. Intressant är även att se att marknaden för fakturaworkflow är mycket fragmenterad. Hela 29 olika system kunde identifieras hos den tillfrågade gruppen om 89 bolag. 2. Vad upplever ni var den viktigaste fördelen ni uppnådde genom att införa ett system

för fakturaworkflow? Kontroll inom fakturaprocessen och att säkerställa att alla följer bolagets rutiner och policys framgår som den enskilt viktigaste fördelen man fått av att införa första generationens fakturaworkflow.

Figur 3 – Viktigaste fördelen med system för fakturaworkflow



Sida 7 av 13

Kommentar Sedan finanskrisen har svenska CFO:er i undersökningar ofta angett kontroll och visibilitet som viktiga strategiska områden. Kostnadsbesparing är den andra viktigaste fördelen och detta stämmer väl överens med typiska drivkrafter inom transaktionsintensiva processer. Samma drivkraft brukar även omnämnas som en av de viktigaste vid outsourcing. Lite förvånande är att tillgänglighet för användare inte fick fler svar. En anledning kan vara att man ombetts ange den viktigaste orsaken och att man då tenderar att glömma drivkrafter som över tid har blivit självklarheter. Analogt är det i dag en självklarhet att kunna ta emot mejl i sin mobiltelefon, vilket det inte var för 10-15 år sedan. 3. Hanterar ni både omkostnadsfakturor och varufakturor? En klar majoritet har en blandning av omkostnadsfakturor och varufakturor att ta hänsyn till i sin process för leverantörsfakturahantering.

Figur 4 – Andel bolag som hanterar både omkostnads- och varufakturor Kommentar Mer än 80 % av de tillfrågade företagen har en blandning av omkostnadsfakturor och varufakturor att ta hänsyn till i sin fakturahanteringsprocess. I förhållande till anslutning av elektroniska fakturor så gick det inte att utläsa någon större skillnad mellan bolag som enbart hade omkostnadsfakturor i förhållande till de som hade både omkostnadsfakturor och varufakturor. 4. Hur hög andel av er totala mängd leverantörsfakturor tar ni emot via:

a) papper, b) pdf-fakturor, c) e-fakturor, d) edi-fakturor? Huvuddelen av bolagen uppgav att pappersfakturan fortfarande står för lejonparten av det totala antalet fakturor. Pdf-fakturan verkar snabbt öka i betydelse och ser ut att bli ett viktigt substitut till pappersfakturan.



Sida 8 av 13

Figur 5 – Angiven del av samtliga fakturor som bolagen hanterar via papper

Kommentar Föga överraskande fortsätter pappersfakturorna att utgöra den största andelen fakturor som bolagen måste hantera i sin fakturaprocess. Andelen pdf-fakturor har dock visat sig få en allt större betydelse och blir ett attraktivt substitut för pappersfakturan. I denna undersökning finns något tänkvärt som vi inte fördjupat oss. Det är hur hanteringskostnaden per pappersfaktura framöver kan komma att öka när moment som ger stordriftsfördelar försvinner i takt med att andelen pappersfakturor minskar. 5. Jobbar ni aktivt för att öka andelen e-fakturor? Nästan fyra femtedelar av bolagen uppger att man aktivt arbetar för att öka andelen e-fakturor. Bland de bolag som endast har pappersfakturor har vi även kunnat se ett tydligt samband med att bolagen inte aktivt arbetar för att öka andelen e-fakturor.

Figur 6 – Andel bolag som aktivt jobbar med att öka andelen e-Fakturor

Kommentar För att få andelen e-fakturor att öka krävs resurser, kompetens och engagemang och det är glädjande att se att nästan fyra femtedelar av bolagen nu har valt att aktivt stödja denna utveckling.



Sida 9 av 13

5.1 Om ja, har ni en eller flera särskilt utsedda personer som har till uppgift att aktivt öka andelen e-fakturor? Mer än 80 % av bolagen uppger att man har särskilt utsedda resurser som arbetar med att öka andelen e-fakturor. Att få andelen att öka utan att ha utsedda resurser torde innebära att man i bästa fall följer marknadsutveckling och får allt svårare att öka graden av automation inom fakturahanteringsprocessen.

Figur 6.1 – Andel bolag som har särskilt utsedd resurs för att öka andelen e-fakturor

5.1.1 Om ja, Vad är den huvudsakliga anledningen till att ni vill öka andelen e-fakturor? Nästan hälften av bolagen uppger att ökad automation är huvudanledningen till att man vill öka andelen e-fakturor. De direkta kostnaderna i en fakturaprocess utgör endast en liten del av bolagens totala processkostnad. Ett bredare angreppssätt bör därför ge en bättre hävstång och utgöra ett bra incitament för att ha utsedda resurser som kan öka andelen e-fakturor. Noterbart är även att datakvalitén ofta är sammankopplad med automation.

Figur 6.1.1 – Huvudsaklig anledning till att öka andelen e-fakturor



Sida 10 av 13

5.2 Om nej, varför har ni valt att inte aktivt öka andelen e-fakturor? Nästan hälften av bolagen uppger att de upplever att de saknar kompetens och att det är anledningen till att man inte aktivt arbetar med att öka andelen e-fakturor. Intressant är även att ett antal bolag inte ser någon vinst med e-fakturor.

Figur 6.2 – Anledning till att bolag inte aktivt ökar andelen e-fakturor

6. Hur stor andel av era leverantörsfakturor hanteras helt automatiskt, det vill säga att

ingen person är involverad i arbete med kontering och attestering? Nästan 30 % av bolagen uppger att de i någon del har en helt automatiserad process för hantering av sina leverantörsfakturor.

Figur 7 – Hur stor andel av leverantörsfakturor hanteras helt automatisk

Kommentar Bolagen som uppgett att man har en högre grad av full automation tenderar också att ha angivit att de har en hög andel e-fakturor. Detta är glädjande eftersom det kan tyda på att man jobbar med hela processen och inte ser e-fakturan som ett särintresse. Då 71 % svarar att ingen del av faktureringen är fullt automatiserad, så bör det för dessa bolag finnas en stor potential för effektivisering att utvärdera. Samtidigt bör man kanske överväga vilket framtida systemstöd som blir nödvändigt för att öka automationen. Detta eftersom många idag står inför ett framtida systembyte och därmed kan slippa risken att behöva göra om investeringar i automation.



Sida 11 av 13

7. Använder ni ert fakturaworkflow för att matcha inköpsorder mot fakturor? Nästan hälften av bolagen anger att man använder sitt fakturaworkflow för att matcha inköpsorder. Ett fåtal av de som svarat nej, uppgav att man har matchning men använder ett annat system.

Figur 8 – Använder ni ert fakturaworkflow för att matcha inköpsorder?

7.1 Om ja, hur stor del av era omkostnadsfakturor respektive varufakturor uppskattar du att ni matchar mot era inköpsorder? Kommentar Som förväntat var det vanligare att andelen matchade varufakturor var större än andelen matchade omkostnadsfakturor. Frågan visade sig dock vara för detaljerad för många av respondenterna och endast ett fåtal kunde svara i mer precisa andelar. 8. Har ni integrerat er betalningshistorik i ert fakturaworkflow så att exempelvis era

användare kan se om en godkänd faktura har betalats och när den blev betald? 52 % av bolagen uppger att man har integrerat betalningshistoriken i sitt fakturaworkflow.

Figur 9 – Har ni integrerat er betalningshistorik i ert fakturaworkflow?

Kommentar Integration av betalningshistorik i fakturaworkflow är en funktion som förvånansvärt ofta blir bortglömd. Funktionen är nog så viktigt för att öka transparensen i fakturahanteringen. För bolag som har centraliserat sina betalningar i så kallade betalningsfabriker eller SSC3, så blir frågan om 3 SSC – Shared Service Center



Sida 12 av 13

transparens för betalningarna ännu viktigare. Detta i och med att betalningarna kan komma att hanteras av personal i ett annat land. Därmed så ökar även vikten av transparens för bolagens användare som många gånger pratar direkt med den lokala leverantören.

Definitioner och förklaringar Fakturaworkflow Ett system för hantering av leverantörsfakturor där exempelvis kontering, attestering, användare, och arbetsflöden hanteras. e-faktura En standardiserad elektronisk faktura är vanligen omnämnd som en e-faktura. I B2B-sammanhang så är standarden ofta knuten till hurvida det är en omkostnadsfaktura eller varufaktura. För omkostnadsfakturor så omnämns ofta SveFakturan som en e-faktura, medan standardiserade varufakturor tendrar att bli knutna till branschtillhörighet. Dessa hamnar då vanligen under definitionen för edi-faktura. Edi-faktura Edi-fakturan är en elektronisk faktura som ofta ingår i ett affärsflöde. Edi-fakturan har historiskt sätt baserats på standarder inom Odette och Edifact. Centraliserade processer Processer och arbetsmoment som genomförs på en enda plats och ofta på ett enhetligt och standardiserat sätt i stora volymer för att uppnå maximal effektivitet. Outsourcing Outsourcing betyder att ett bolag låter ett annat företag sköta en eller flera processer. På det sättet kan bolaget fokusera på sin kärnverksamhet. I princip kan man skilja på tre typer av outsourcing; "offshore outsourcing"'/ "offshoring" (processen kan hanteras utanför den egna verksamheten, från ett annat land vanligtvis utanför Europa), "onshoring" (processen hanteras i samma land, kanske i direkt anslutning till den egna verksamheten) och ”nearshoring” (processerna hanteras vanligen från ett närliggande land eller i kombination med front office i det lokala landet). Shared Service Center (SSC) Central serviceenhet för uppsplittrade administrativa funktioner. Innebär en koncentration av likartade aktiviteter, ofta spridda i en organisation, i syfte att tillhandahålla tjänster till interna samarbetspartners med det gemensamma målet att ge externa kunder och organisationen ett högre värde.



Sida 13 av 13

Om OpusCapita OpusCapita levererar automatiserade ekonomiprocesser som outsourcing eller lösning till över 10 000 kunder i mer än 50 länder. Vi har 2 100 anställda fördelade på kontor i nio europeiska länder. 2013 var vår omsättning 263 miljoner euro. VARJE EKONOMISK PROCESS KAN UTVECKLAS Under de senaste åren har vi undersökt effektiviteten inom ekonomi- och löneprocesser hos mer än 150 företag i norden. Vi har jämfört företagens produktivitet och kostnadseffektivitet. Skillnaden i utvecklingen mellan olika företag är slående och en gemensam svårighet tycks vara att enas om vad man vill uppnå och hur man ska lyckas långsiktigt. En vanlig lösning verkar vara att tillföra en ny teknisk lösning för delmoment istället för att skapa en bestående förbättring i hela värdekedjan.

OpusCapita tillför långsiktigt värde istället för att bara sälja tekniska lösningar. Under de senaste 20 åren så har vi utvecklats från att sälja enskilda produkter till att vara ett nordeuropeiskt företag för långsiktigt partnerskap.

För oss på OpusCapita handlar framgång om att våga utmana och vilja utvecklas. Att analysera och förstå komplicerade helheter är vår passion.

Vi kallar det Passion for Financial Management.

http://opuscapita.com/media/240991/opuscapita.jpg

paradigmskifte inom leverantörsreskontra

Documents