SISTEMA AUTO CAR

Armenia, 16 abril 2013

SeñorMARIO ANDRES SANTODOMINGODIRECTOR GENERAL AUTO CAR LTDAArmenia- Quindío

Cordial saludo

Por medio de la presente nos permitimos ofrecerle nuestros servicios de análisis de sistemas de información teniendo en cuenta que en el mundo actual, la barrera entro el recurso humano y las computadoras portátiles se están diluyendo y cada vez, estos aparatos y a su vez los software brindan más posibilidades para interconectarse con el mundo, con las ventajas adicionales y la portabilidad absoluta. 

Nuestros servicios principalmente consisten en analizar la situación informática de la empresa, detectar problemas (si los hubiere) y generar un nuevo diseño de sistemas que permita el máximo aprovechamiento de los recursos que tiene su empresa, para mejorar la efectividad y competitividad de la organización.

Estamos para servirle en cualquier momento.

SANDRA MILENA NIETO SOLORZA

ALUMNO

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

EMPRESA SYSTEMS SOLUTIONS

SISTEMA AUTO CAR

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION

QUIENES SOMOS

Somos una empresa legalmente constituida, cuyo objetivo

principal es el desarrollo de Análisis y diseño de sistemas de información

sobre diferentes procesos contables e informáticos en diferentes

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entidades. Nuestro domicilio principal está ubicado en la av. Bolívar 9n-

15 ps2 de armenia-Quindío, teléfonos 7487342 – 3117767545. Correo

sistemsolutions@gmail.com .

Nuestro grupo está conformado por 17 personas como recursos

directo interno que se hacen cargo de todo el análisis y el desarrollo del

nuevo diseño de los sistemas de información y 5 personas como recurso

directo externo cuya tarea consiste en tener el contacto con los clientes

directos e indirectos, la publicidad y el desarrollo de la imagen

corporativa.

MISION

Somos una empresa que bajo el contexto de los problemas

sistemáticos entendemos que una de las necesidades más importantes

a cubrir en las empresas es el adecuado, oportuno y profesional servicio

de Software, mantención de hardware, Redes Computacionales y

Sistemas Informáticos tales como: Sistemas de Inventario, Contabilidad,

Bodega, Gestión Administrativa, Remuneraciones etc., y trabajamos

para que cada una de estas necesidades tenga un solución.

VISION

SISTEMA AUTO CAR

Seremos la empresa que ofrece soluciones sistemáticas líder en el

mercado para el año 2015 con un alto desempeño en el campo regional,

proyectándonos a mercados nacionales más abiertos, contribuyendo al

mejoramiento del medio ambiente usando un plan de desarrollo

sostenible y mejorando la calidad del país mediando la generación de

empleo.

VALORES CORPORATIVOS

RESPONDABILIDAD. Cumplir de forma práctica y eficiente con los términos establecidos con el cliente.

HONESIDAD. Establecer con el cliente y colegas un trato justo y ético, brindando nuestro mejor desempeño y obteniendo así su confianza.

PRIVACIDAD. Manejar con mucha cautela y respeto toda la información suministrada por el cliente.

PERFIL PROFESIONAL

Somos contadores públicos egresados de la Universidad Del

Quindío, especializados en sistemas de mercadeo y análisis de la

información con 5 años de experiencia en el campo del manejo de

sistemas informáticos y con excelentes referencias de las empresas que

han obtenido nuestros servicios.

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ALCANCE DEL ANALISIS DE SISTEMAS

A través de la fase de análisis de sistemas de información se

puede conocer sus necesidades, y planificar correctamente sus

soluciones mediante herramientas como la recolección de datos para

dar un enfoque a las metas y objetivos, en este intermedio se analiza la

situación actual a fin de desarrollar una visión de lo que se quiere en un

futuro y a seleccionar las estrategias que se aplicaran para alcanzar lo

deseado.

En este caso en su empresa cuyo objeto principal es la venta y

alquiler de vehículos el sistema de información contendrá

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detalladamente los registros que maneja la empresa, como lo es la ficha

técnica de cada unos de los autos, la información tanto del recurso

humano directo como indirecto, la sección de los clientes y proveedores,

y es totalmente sobresaliente que se necesita cada una de estos datos

para el desarrollo del nuevo diseño.

Actualmente la organización no cuenta con un control que permita

el máximo aprovechamiento de los recursos y que le genere de forma

precisa la información que necesita a la hora de las transacciones

comerciales.

El desarrollo del nuevo sistema será de rotunda importancia para

el recurso humano que maneja las ventas y el alquiler de la organización

al momento de tener relación directa con los clientes para proporcionar

de forma clara y oportuna toda aquella información que le sea solicitado

o que en tal caso el cliente considere necesaria.

El sistema actual es un diseño que no permite el oportuno

progreso del objeto principal de la organización y que genera una

imagen poco eficiente de la empresa, este nuevo diseño claramente

permitirá al ente proyectarse con una imagen más limpia y efectiva ante

el mercado.

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

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Rediseño de flujos de trabajo.

Orientación hacia información interna

Proceso de diseño rápido y accesible

Reducir costes y aumentar la productividad

Facilitar el alquiler y compra de vehículos

CICLO DE VIDA CLASICO

Identificación del problema

Principalmente el problema de la organización es la planificación y

control que se tiene frente a la información proporcionada por las

dependencias de venta y alquiler, la acumulación masiva de los recursos

tecnológicos inservibles y notablemente la falta de un sistema de

información eficiente que clasifique la entrada de los datos, la proceso

mediante el movimiento y proporcione una salida oportuna y flexible.

Determinación de los requerimientos de la información

En este sistema de información, los datos que requieren los usuarios

para trabajar son relevantes y elementales y con un buen

almacenamiento se tendrá un correcto manejo, los datos necesarios son:

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Fichas técnicas por vehículos

Nombres, códigos , direcciones y teléfonos de los clientes

Nombre, códigos, direcciones, tanto de los empleados como de los

proveedores

Movimiento de venta y alquiler

Análisis de las necesidades del sistema

Esta propuesta es de fácil acceso y de grandes beneficios para la

organización se basa en la reducción de costes teniendo en cuenta el

máximo aprovechamiento de los recursos que posee la empresa. La

factibilidad de este proyecto como ya hemos dicho tiene un objetivo

principal que es la eficiencia de la organización, así que frente a la

operatividad mejorara el rendimiento del recurso humano y frente a la

economía ya que toma recursos propios es de máximo

aprovechamiento.

Diseño del sistema

Este sistema busca mejorar los movimientos que maneja la empresa y

contendrá detalladamente la información de cada uno de los vehículos

que se maneja, estará clasificada por marcas, placas, modelo o línea,

tipo de combustible, ubicación del motor, cilindraje, número de asientos,

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dirección ya se hidráulica o mecánica, color y toda aquella información

que el cliente le interese ya sea para alquiler o comprar, se manejara la

facturación individual, y las comisiones por cada uno de los empleados si

las hubiere, teniendo en cuenta que para las ventas se tendrán

comisiones del 5% sobre el valor de esta, y para el caso de alquiler 2%

sobre el valor alquilado, también se tendrá en cuenta para el valor del

alquiler el cilindrare del vehículo sabiendo que para los cilindrajes

mayores a 1.000 (mil) y menores de 2.000 (dos mil) se tendrá un valor

de alquiler de $100.000 (cien mil pesos) diarios ; los mayores a 2.000

(dos mil) y menores de 4.000(cuatro mil ) $ 150.000 (ciento cincuenta

mil pesos) diarios, y los mayores a 4.000(cuatro mil ) $ 200.000

(Doscientos mil pesos ) diarios.

En el caso de la codificación de los proveedores se manejara el

consecutivo 2540-2554, para los empleados 5340-5349 , y para el caso

de los clientes 1806-1835, esto hasta el momento, ( si se llegasen a

hacer mas de estos se seguirá el consecutivo).

El diseño del nuevo sistema tendrá como materia prima principal un

software de aplicación de fácil manejo donde solo se necesitara tener a

la mano los códigos de los vehículos, clientes, proveedores y empleados,

de igual manera se dará una capacitación antes de instalar el sistema a

las personas que lo manejan.

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En este proceso se tendrá una prueba del sistema durante una semana

que asegurara la efectividad del sistema y además contendrá un manual

de servicios.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION CON TIC

Básicamente, las TIC, siglas de tecnologías de la información

y la comunicación, se tratan de un grupo de técnicas, desarrollos y

dispositivos de última generación, que permiten integrar diferentes

funcionalidades relacionadas con el almacenamiento, el posterior

procesamiento y por último la transmisión de los datos.

Por ello, en el momento de diseñar un sistema de información

eficaz, es necesaria la incorporación de las TIC, que permitirán hacer

posible la puesta en marcha del sistema que ha sido desarrollado en

base a los requerimientos de los datos en las diversas áreas de la

empresa. 

Pero no sólo es necesaria la inclusión de las más modernas

tecnologías de información y comunicación para lograr un sistema de

información eficaz, sino que además es imprescindible efectuar una

capacitación acorde del personal que estará a cargo de la manipulación

de dichos datos. 

SISTEMA AUTO CAR

Un sistema de información debe brindar la totalidad de los

elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible

ante los futuros cambios y homogénea. 

Tengamos en cuenta que las tecnologías basadas en

Internet reducen notablemente los costos de inversión en aplicaciones y

su posterior mantenimiento, tanto en el área de software como de

hardware.  Gracias a este tipo de tecnologías, en la actualidad es posible

disponer de bases de datos que pueden ser consultadas por diversos

usuarios de manera simultánea, con sólo utilizar un browser de sencillo

acceso y manejo.

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BENEFICIOS DE LA PROPUESTA

Como ya es visible en el desarrollo de la propuesta hemos

recalcado que principalmente los beneficios del nuevo diseño se basan

en el máximo aprovechamiento de los recursos, en el bajo de los costes

y la mayor productividad tanto de los recursos físicos como de los

recursos humanos.

CICLO DE VIDA

SISTEMA AUTO CAR

El ciclo de vida de cualquier sistema de información se resume en la

entrada, los procesos las salidas y la retroalimentación de los datos.

Para este sistema tenemos que:

ENTRADA: Movimiento

PROCESOS: Manipulación de la información mediante los software

aplicativo y operativo

SALIDA: Facturaciones, transacciones comerciales

RETROALIMENTACION: movimiento

COSTO DE LA PROPUESTA

El fundamento mas recalcado de este proyecto es el manejo de costes

de la organización maximizando los resultados al menor costo, esto se

traduce a utilizar todos los recursos de la empresa, reparando los

equipos inservibles e instalando este sistema en los computadores del

departamento de mercadeo y ventas, y para ello hemos decidido un

monto de (diez y ocho millones de pesos m/c) $18.000.000 teniendo en

cuenta que se instalaran nuevos equipos y la asesoría permanente en

una semana.

METODOLOGIA

SISTEMA AUTO CAR

Una Metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información es un

conjunto de actividades llevadas a cabo para desarrollar y poner en

marcha un Sistema de Información.

Aquí se utilizara una metodología estructurada.

Estructurada Se maneja como proyecto Gran volumen de datos y transacciones Abarca varias áreas organizativas de la empresa Tiempo de desarrollo largo Requiere que se cumplan todas las etapas, para poder

cumplir las siguientes (progresión lineal y secuencial de una fase a la otra)

BENEFICIO DE LA AUDITORIA

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1. .Buscar una mejor relación Costo - beneficio de los sistemas

automáticos o computarizados diseñados e implementados por

el

2. Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas

computarizados.

3. Asegurar una mayor integridad, confidencialidad de la

información mediante la recomendación de seguridades y

controles.

4. Conocer la situación actual del área informática y las

actividades y esfuerzos necesarios para lograr los objetivos

propuestos.

5. Seguridad de personal, datos, hardware, software e

instalaciones.

6. Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la

organización.

7. Seguridad, Utilidad, confianza, Privacidad, y Disponibilidad en

el ambiente informático.

8. Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de

información.

9. Decisiones de inversión y gastos innecesarios

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10. Capacitación y educación sobre controles en los sistemas de

información.

TIPOS DE DECISIONES A PARTIR DEL SISTEMA PROPUESTO

Las decisiones que se pueden tomar a partir de este sistema propuesto

son:

Sistemas de costos

Control de la información

Planeación de estrategias empresariales

SANDRA MILENA NIETO SOLORZA

CONTADORA PUBLICA