Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa Työkalu asiakaslähtöisen liiketoiminnan suunnitteluun

Mikä on Kuntakanvas

Näin pääset alkuun

Perustoiminnot

Näin täytät

Nykytila, muutostila ja tavoitetila

Suositeltu täyttämisjärjestys

Asiakkuuksien hallinta

Palvelujen järjestäminen

Palvelutuotanto

Talouden tasapaino

Vaikuttavuuden kokonaisuus

Sisällysluettelo

3 4

5

6

7

8

9

10

11

12 13

Mikä on Kuntakanvas?

Kuntakanvas on strateginen työkalu toiminnan jäsentämiseen ja johtamiseen. Helppokäyttöisellä alustalla voi hahmottaa toiminnan kokonaisuuden ja arvioida siinä tapahtuvia muutoksia asiakkuuksiin, kyvykkyyksiin ja talouteen nähden. Kuntakanvas kytkeytyy vahvasti johtamisen viitearkkitehtuuriin, josta saa lisää apua kokonais-valtaiseen suunnittelutyöhön. Työkalun värillinen ikoni yhdistää Kuntakanvas- työkalun osa-alueen johtamisen viitearkkitehtuurissa kuvattuun prosessiin. Kuntakanvas koostuu kahdesta päätasosta ja 11 osa-alueesta, joiden avulla saadaan kuvattua liiketoiminnan kokonaisuus huomioiden strategiset tavoitteet ja asiakkaalle tuotettava arvolupaus. Kuntakanvaksen avulla voi suunnitella toiminnan nykytilasta tavoitetilaan. Kuntakanvas osallistaa henkilöstöä ja sidosryhmiä kehittämään toimintaa yhdessä sekä mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman ryhmätyöskentelyn verkossa. Kuntakanvaksen voi täyttää joko sähköisesti osoitteessa https://www.kuntakanvas.fi tai tulostaa A3-kokoon tehdyn paperiversion post-it -lappujen kiinnityspohjaksi ideointityöpajaan.

3 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

Kuntakanvas näkymä

Näin pääset alkuun

1.  Rekisteröidy käyttäjäksi luomalla käyttäjätunnus ja salasana https://www.kuntakanvas.fi -sivuston etusivulla.

2.  Saat vahvistusviestin sähköpostiisi, minkä jälkeen voit kirjautua sisään.

3.  Sisäänkirjautumisen jälkeen aukeaa Omasivu. Voit hallinnoida käyttäjäprofiiliasi oikeasta yläkulmasta aukeavasta valikosta (lisätä mm. profiilikuvan).

1.  Paina Luo uusi kanvas -ikkunaa. 2.  Kirjoita toiminnallesi nimi ja määrittele ajanjakso, jota

suunnitelmasi koskee. 3.  Kirjoita lyhyt kuvaus suunnitelmastasi. Voit myös lisätä

toimintaasi kuvaavan kuvan kanvaksen tunnisteeksi. 4.  Paina Jatka, ja tyhjä kanvas aukeaa täytettäväksi.

Aloita luomalla käyttäjätunnus ja

salasana osoitteessa https://www.kunta-

kanvas.fi

4 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

Näin luot uuden suunnittelupohjan

NAPAUTA JA TÄYTÄ OSIO Napauta hiirellä osiota, jolloin pääset täyttämään kanvasta. Täyttäessäsi voit tutustua osion kuvaukseen ja apukysymyksiin, jotka opastavat täyttämisessä ja auttavat ymmärtämään tarkoituksen paremmin.

LISÄÄ KÄYTTÄJIÄ Voit kutsua muita työskentelemään kanssasi. Kutsu ihmisiä sähköposti-osoitteen avulla.

MUOKKAA PERUSTIEDOT Kanvaksen nimi, aloitus- ja päättymisvuosi, lyhyt kuvaus. Voit lisätä myös kuvan ja merkitä, onko kanvas työversio vai valmis.

NYKYTILA Täytä toiminnan tämänhetkinen tilanne.

MUUTOSTILA Tarkastele nykytilaa ja tavoitetilaa rinnakkain. Pohdi, miten tavoitetilaan päästään sekä mitkä asiat ja tapah-tumat vaikuttavat toimintaasi valitulla aikavälillä.

TAVOITETILA Valitse vuosiluku ja täytä toiminnan tilanne tulevaisuuden näkökulmasta. Ota huomioon muutokset, jotka vaikuttavat toimintaan ja eri osa-alueisiin.

LINKIT JA LIITTEET Kooste kanvakseen liitetyistä linkeistä ja liitteistä.

CHAT Voit kirjoittaa chat-viestin muille kanvaksen käyttäjille katseltavaksi.

TULOSTA Voit tulostaa kanvaksen.

5 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

Kuntakanvaksen perustoiminnot

Näin täytät

Kanvaksen täyttämiseen tarvittavia tietoja on usein hajallaan organisaatiossa. Voit hyödyntää täyttämisessä eri tietolähteitä, jotka voivat olla julkisia, kuten vuosikertomukset ja talousarvio-selosteet. Osa tiedoista voi olla organisaation sisäisiä tietoja ja joidenkin osa-alueiden tietoja voidaan tuottaa data-analyyseillä, kuten esimerkiksi asiakkuuksien segmentointi olemassa olevan asiakkuustiedon perusteella. Napauta ja täytä osio:

•  Lue määritelmä ja apukysymykset oikeasta reunasta. •  Kirjoita teksti laatikkoon ja lisää halutessasi aiheeseen liittyviä

linkkejä tai liitteitä. Paina Talleta. •  Voit muokata tekstiä palaamalla laatikkoon.

Voit myös tulostaa ensin paperisen Kuntakanvaksen ja täyttää sen yhdessä ryhmän kanssa. Työpajatyöskentelyn jälkeen kirjuri vie kiteytetyn kuvauksen sähköiseen Kuntakanvas-työkaluun.

Katso suositeltu täyttämisjärjestys.

Voit tulostaa pohjan työpajatyöskentelyä

varten!

6 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

Työkalun avulla voi tarkastella nykytilaa ja tavoitetilaa rinnakkain ja arvioida sekä kuvata niiden välistä muutosmatkaa. Tavoitetilaan kuvataan, mikä on liiketoiminnan tavoiteltu lopputulema esimerkiksi valtuustokauden lopussa tai yrityksellä lyhyemmällä aikavälillä tarkasteltuna. Muuttuvatko asiakkuussegmentit tai palvelutarjooma esimerkiksi lakimuutoksen johdosta? Miten se tulee näkyviin arvioitaessa liiketoiminnan tarvitsemia kyvykkyyksiä? Pohtikaa ajanjakson aikana tapahtuvia merkittäviä tapahtumia, trendejä tai etappeja ja niiden mahdollisia vaikutuksia toimintanne eri osa-alueisiin. Tarkastelua voi tehdä Kuntakanvaksen kunkin osa-alueen kohdalla kauden nykytilaa ja tavoitetilaa toisiinsa peilaten. Määrittäkää yhdessä toiminnallenne osatavoitemittarit ja pysähtykää tarkastelemaan tavoitteiden toteutumista sopivissa etapeissa ajanjaksolla.

Tutustu strategiaan ja sen asettamiin

tavoitteisiin. Pohdi, miten ne näkyvät liiketoiminnassa.

Nykytila, muutostila ja tavoitetila

7 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

Määrittäkää yhdessä toiminnallenne osatavoitemittarit ja pysähtykää

tarkastelemaan tavoitteiden toteutumista sopivissa etapeissa ajanjaksolla.

Voit siirtyä eteenpäin tai palata taaksepäin, muokata ja täydentää

tiedon kertyessä!

1 2 3

4 5

6

7

8

9 10 11

AsiakkuuksienhallintaAsiakkuudet Arvolupaus

Palvelujenjärjestäminen

Palvelutuotanto

Taloudentasapaino

Vaikuttavuudenkokonaisuus

Palvelutarjooma Asiointikanavat Lait Kyvykkyydet

Avainprosessit Sidosryhmät

Kustannusrakenne Tulovirrat

Vaikuttavuus

1 2

3 4 5 6

7 8

9 10

11

Suositeltu täyttämisjärjestys

8 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

Kuntakanvas ohjaa ajattelemaan toimintaa asiakkuus-keskeisesti: kenelle kaikille tuotamme palveluja ja lisäarvoa? Listatkaa tärkeimmät asiakkuudet. Luokaa yhdessä kaupunkimme strategiaan pohjautuva arvolupaus ja pohtikaa, kuinka se toteutuu kunkin asiakasryhmän kohdalla. Huomioi myös

marginaaliset asiakkuussegmentit

sekä mahdolliset muutokset

Tavoitetilassa!

1 2 3

4 5

6

7

8

9 10 11

Asiakkuuksien hallinta

9 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

1 Asiakkuudet

2 Arvolupaus

1 2 3

4 5

6

7

8

9 10 11

Asiakkuuksien määrittelyn jälkeen pohditaan, mitä palveluita tarjotaan ja millaisten asiointipisteiden ja -kanavien kautta tuotetaan arvoa eri asiakkuussegmenteillemme. Linkittäkää lisäksi palvelunne järjestämistä määrittävät lait ja muut keskeiset suositukset.

Fyysinen vai digitaalinen

palvelu? Mitä tarvitaan menestykselliseen

palvelujen tuottamiseen?

1 2 3

4 5

6

7

8

9 10 11 Kyvykkyyksiä ovat kaikki ne tekijät, joita tarvitaan menestykselliseen ja asiakkaille arvoa tuovaan palveluun. Kyvykkyydet koostuvat toimintamalleista, prosesseista, tiedoista, kanavista, rahoituksesta, osaamisesta ja resursseista (henkilöt, materiaalit, tilat, tietojärjestelmät, tietovarannot, teknologia, työvälineet, luvat, oikeudet, sopimukset). 10 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

Palvelujen järjestäminen

3 Palvelutarjooma

4 Asiointikanavat

5 Lait

6 Kyvykkyydet

Avainprosessit koostuvat

ydinprosesseista sekä niitä ohjaavista

ja tukevista prosesseista!

1 2 3

4 5

6

7

8

9 10 11

11 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

7 Avainprosessit

8 Sidosryhmät

Kuinka palvelut tuotetaan, miten niitä hallitaan ja seurataan? Mitä sidosryhmiä ja kumppaneita tarvitsemme avuksi palvelun tuottamisessa ja kehittämisessä? Avainprosesseiksi tunnistetaan toiminnan ydinprosessit, kuten asiakkuuksien hallintaan, palvelujen järjestämiseen ja tuottamiseen liittyvät prosessit. Avainprosessit voivat olla tukiprosesseja, kuten henkilöstö- ja taloushallintaa tai ohjausprosesseja, kuten strategiaohjaus tai tulosohjaus.

Palvelutuotanto

Kun toiminnan tai palvelun järjestämisen infrastruktuuri on jäsennelty, pohditaan, kuinka talous säilyy tasapainossa: mistä toiminnan tai palvelun kustannukset koostuvat ja kuinka ne rahoitetaan?

Hyödynnä lähteenä esim. talousarviota ja

vuosikertomusta!

1 2 3

4 5

6

7

8

9 10 11

12 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa

Talouden tasapaino

9 Kustannusrakenne

10 Tulovirrat

Lopulta palaamme jälleen asiakkuuksiin: Mitä vaikutuksia toiminnallamme on? Mieti eri näkökulmia, mutta erityisesti asiakasvaikutusta. Mitä ovat mitattavat tulokset ja millä mittareilla niitä mitataan?

Pohdi erikseen lyhyen

ja pitkän aikavälin vaikutuksia!

1 2 3

4 5

6

7

8

9 10 11

Vaikuttavuuden kokonaisuus

11 Vaikuttavuus

13 KUNTAKANVAS Parempaa toiminnan suunnittelua – nyt ja tulevaisuudessa