parte 2 eventos plenários

Master em Produção de Eventos

2014

MÓDULO 02ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS, FEIRAS E EVENTOS

CULTURAISJOÃO ABREU, OUTUBRO/NOVEMBRO 2014

Parte 2 – Eventos plenários

CONCEÇÃO E GESTÃO DE CONGRESSOS, CONVENÇÕES E EXPOSIÇÕES

São ferramentas cada vez mais importantes para os objetivos da comunicação

empresarial, do ponto de vista institucional e de geração de negócios.

TIPOS DE EVENTOSPalestra – Método de discussão mais antigo e tradicional. Pressupõe uma preleção acompanhada de intenso período de perguntas e debates com a plateia, em busca de conclusões.

TIPOS DE EVENTOS

Conferência – Exposição feita por autoridade em determinado assunto para grande número de pessoas. É mais formal que a palestra e exige a presença de um presidente de mesa para condução dos trabalhos, afinal são feitas perguntas identificadas.

TIPOS DE EVENTOS

Vídeo-Conferência –

Conferência através de tecnologia que permite o contacto visual e sonoro entre pessoas que estão em lugares diferentes

Dando a sensação de que os interlocutores se encontram no mesmo local

Permite não só a comunicação entre intra e inter-grupos, mas também a comunicação pessoa-a-pessoa

Essa comunicação é feita em tempo real e existem vários sistemas interpessoais de videoconferência que possibilitam isso

Além da transmissão simultânea de áudio e vídeo, esses sistemas oferecem ainda recursos de cooperação entre os utilizadores, compartilhando informações e materiais de trabalho

TIPOS DE EVENTOS

Workshop – Também promove o aprendizado, mas o termo (loja de trabalho) indica a proposta de idéias e como concretizá-las. É mais voltado para o experimental.

TIPOS DE EVENTOS

Debate – Discussão exclusiva entre dois oradores devidamente comprometidos a defender um ponto de vista em torno de determinado assunto, participando a audiência somente com aplausos ou protestos não formais.

TIPOS DE EVENTOS

Mesa redonda – Difere do debate pelo fato de ter mais participantes.

TIPOS DE EVENTOS

Fórum – Reunião baseada na tentativa/desafio de participação intensa da plateia, preferencialmente numerosa. A ideia é sensibilizar a opinião pública sobre determinados problemas sociais.

TIPOS DE EVENTOS

Convenção – Pode ser de vendas, lançamento de produto/serviço, congraçamento e comemorações. Reunião de profissionais da mesma área.

TIPOS DE EVENTOS

Seminário – É uma sequência concentrada de atividades com o fim específico de desenvolver capacidades, conhecimento e aprendizagem por meio do trabalho de formadores, oradores especializados.

TIPOS DE EVENTOS

Master Class – ”is a class given to students of a particular discipline by an expert of that discipline—usually music, but also painting, drama, any of the arts, or on any other occasion where skills are being developed” (WIKIPÉDIA)

http://en.wikipedia.org/wiki/Class_(education)

http://en.wikipedia.org/wiki/Students

http://en.wikipedia.org/wiki/Discipline

http://en.wikipedia.org/wiki/Expert

http://en.wikipedia.org/wiki/Music

http://en.wikipedia.org/wiki/Painting

http://en.wikipedia.org/wiki/Drama

http://en.wikipedia.org/wiki/Arts

TIPOS DE EVENTOS

Simpósio – É uma reunião de especialistas de alto renome, sob a direção de um moderador para apresentação de tema de grande interesse e geralmente de caráter científico, a uma audiência selecionada.

TIPOS DE EVENTOS

Congresso – Restrito a ambientes associativos com discussões de assuntos de interesse específico de um segmento profissional.

TIPOS DE EVENTOS

Painel – Reunião essencialmente questionadora em que é resumido para um grande grupo o teor de apresentações feitas por pequeno grupo.

TIPOS DE EVENTOS

Ciclo – Sessão ou sequência de sessões de eventos, com uma determinada lógica temática e distribuídas por tempos, horários, distintos. Pode combinar váriastipologias de eventos.

TIPOS DE EVENTOS

Cimeira – é uma reunião em que são expostos e debatidos vários assuntos (normalmente pré-definidos), mais comumente realizada entre chefes de Estado e/ou de governo ou entre líderes de organizações

http://pt.wikipedia.org/wiki/Reuni%C3%A3o

http://pt.wikipedia.org/wiki/Chefe_de_Estado

http://pt.wikipedia.org/wiki/Chefe_de_governo

http://pt.wikipedia.org/wiki/L%C3%ADder

http://pt.wikipedia.org/wiki/Organiza%C3%A7%C3%A3o

TIPOS DE EVENTOS

Reunião - encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade; Uma reunião tem geralmente como tema de discussão negócios ou assuntos comunitários. Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contato pessoal e comunicação entre os coparticipantes; As reuniões também podem ser feitas à distância mediante uso de computadores conectados a redes ou equipamentos de telepresença.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Pessoa

http://pt.wikipedia.org/wiki/Neg%C3%B3cio

http://pt.wikipedia.org/wiki/Organiza%C3%A7%C3%B5es

http://pt.wikipedia.org/wiki/Evento

http://pt.wikipedia.org/wiki/Comunica%C3%A7%C3%A3o

http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Telepresen%C3%A7a&action=edit&redlink=1

TIPOS DE EVENTOS

Assembleia – pode ser o conjunto de representantes de uma comunidade que possuem poderes de legislação; reunião de pessoas para determinado fim; órgão deliberativo máximo das associações e sociedades.

EVENTO DE/COM CONCEITO

PASSOS ESSENCIAIS - IDEIAS PARA INSPIRAR UM CONCEITO DE UM EVENTO DE SUCESSO

1. Pesquisas - Dificilmente uma boa ideia surge “do nada”.

2. Referências - Base em algo já existente, como aspetos visuais e temáticos.

3. Colaborações - Aproveite parcerias para se inspirar no momento de definir o conceito de um

evento.

4. Marketing adequado - É imprescindível recorrer a um marketing apropriado.

5. Mistério - Muitas pessoas gostam de ser surpreendidas, de pequenas surpresas, de algo

intrigante, sem que os segredos sejam tão grandes a ponto de deixar o conceito confuso;

6. Liberdade para a expressão de opiniões – Deve-se considerar o feedback do público.

PASSOS ESSENCIAIS - IDEIAS PARA INSPIRAR UM CONCEITO DE UM EVENTO DE SUCESSO

7. Experiências imersivas - Oferecer pacotes e preços alternativos para pessoas interessadas em acompanhar

tudo de perto, seja para conhecer os bastidores do evento ou para participar em encontros/reuniões.

8. Adaptação e fusão de ideias - Um conceito eficaz pode ser estabelecido a partir da adaptação de ideias

de outros eventos. O mesmo vale para a fusão de ideias - misturar elementos de sucesso pode assegurar o

êxito de um evento.

9. Customização - Outra ideia prática e que aumenta a probabilidade de conquistar os eventuais

participantes é customizar o evento de acordo com as características do público. Para tanto, utilizem-se

plataformas como redes e media sociais.

10. Acessibilidade – Pensar em conceitos capazes de aumentar a procura, através de promoções, descontos e

até por estratégias que não estabelecem preços fixos.

Questões importantes para o processo de desenvolvimento da

organização de um evento.

Conceitos, objetivos e justificativas

•Qual a razão de fazermos o evento? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento.

•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.

•Quando será realizado?

•Onde será montado? O local deve representar a melhor escolha para o público e para o promotor do evento.

•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas do públicoe deve estar

alinhado com as questões anteriores.

Estratégias de Comunicação e Marketing

Na gestão de marketing de eventos devem-se :

a. Analisar as necessidades do mercado–alvo

b. Estabelecer padrões exclusivos - diferenciação;

c. Prever o público que assistirá;

d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar;

e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar com o…;

f. Definir condição lucrativa ou de gratuitidade do evento

Marketing

Estratégias de Comunicação e Marketing

a. Produto

b. Preço

c. Promoção

d. Ponto de acontecimento / local

e. Pessoas

f. Programação

g. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos / combinações possíveis)

h. Participações (parceiros na produção do evento)

Os 8 Ps de Marketing de Eventos

Serviços de Apoio logístico

Serviços especializados

SERVIÇOS DE

APOIO TÉCNICO

GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS

Serviços de Apoio Técnico Apoio logístico (Exemplo Making of Sensation 2007 | Amsterdam

Arena HD http://www.youtube.com/watch?v=WBsMXpXCbzY)1. Montagens

(http://www.youtube.com/watch?v=gMv7KMRbLyo&feature=related)

2. Telecomunicações

3. Segurança

4. Limpeza

5. Serviços mecânicos

6. Serviços informáticos

Nos Bastidores com o Cirque du Soleil.avi

http://www.youtube.com/watch?v=WBsMXpXCbzY

http://www.youtube.com/watch?v=gMv7KMRbLyo&feature=related

Organização de Eventos PROFIFORMA/Nos Bastidores com o Cirque du Soleil.avi

Organização de Eventos PROFIFORMA/Nos Bastidores com o Cirque du Soleil.avi


Serviços de Apoio Técnico Serviços especializados

(http://www.youtube.com/watch?v=okKAruNE6t8)1. Audiovisuais

2. Recepcionismo

3. Tradução simultânea

4. Secretariado

5. Catering

6. Decoração

7. Sinaléctica

http://www.youtube.com/watch?v=okKAruNE6t8


CATERING

Organização do (s) coffee-break

Serviços associados Apoio aos conferencistas

Organização das refeições Almoço de trabalho

Self service Jantar – volante Jantar sentado Jantar de gala (http://www.youtube.com/watch?v=-SI2OmDSk6E)

Garantia do serviço

Confirmação dos participantes48/24 horas

Lembrar organização, motoristas, recepcionistas, etc. Margem de segurança – 5%

200 – 210 a 220

http://www.youtube.com/watch?v=-SI2OmDSk6E

Do VÃ©u ao Altar - Segmento Catering.avi

Do VÃ©u ao Altar - Segmento Catering.avi


CATERING

Orçamentação (encargos base)

Compras

Montagens

Serviços

Limpezas

Consumos de energia

Aluguer de cozinhas

Margens de negociação


CATERING

Orçamentação (encargos base)

Manual de ementas

Ementas especiais

Mínimo de pessoas para preços em vigor

Tempos de serviço (cocktails)

Suplementos de serviço (serviço sentado)

Decoração associada

Animação

Equipamentos de som, luz

IVA incluído


Catering Número e tipo de participantes

Almoços, jantares, coffee-breaks

Adequação ao tipo de intensidade dos trabalhos

Sortido de oferta

Doces, salgados, bebidas

Águas, cafés, sumos, bebidas alcoólicas (não!)

Serviço profissional

Produtos locais


•Salas e apoios

•Salas de reuniões / disposições

•Áreas de serviço

•Mobiliário e equipamento

•Apoio logístico interno

•Serviços especializados


Salas e apoios

O aluguer do espaço inclui?

Inventário de material disponível

Quantidade – tipo – dimensões

Quadro

Cavalete

Púlpito

Cadeiras e mesas

Estrado

Bandeiras


Salas e apoios

Mobiliário

Cadeiras

Tipo – com braços,palas

Conforto

Quantidade necessária

Mesas

“Standard”

Check in

Redondas



Salas e apoios

Equipamento

Púlpito

Iluminação

Colocação

Altura do orador

Estrados

Medidas

Mesa da presidência

Relação com o púlpito e écran

Distância da plateia (2 metros)

Cavaletes / tripés

Quadro de mensagens ou apresentações

Localização



Montagens e Desmontagens

•Diário de Gestão do espaço

•Acompanhamento de montagens

•Afixação – decoração

•Transporte – armazenamento

•Horários de trabalho


Serviços de electricidade e electrónica

•Condições do aluguer da sala

•Fornecimento especial de energia

•Material eléctrico suplementar

•Disponibilidade da assistência técnica (pré, durante e pós evento)

• Identificar e comunicar necessidades

Audiovisuais, secretariado, sala VIP, hardware, software

•Outros serviços


Telecomunicações

•Telefone (fixo, móvel), fax, correio electrónico

• Internet / “hot spot”/ rede “wireless”

•Rádio portátil

• Instalação de linhas

Custo

Demora

Período de utilização

•Linhas da organização

Identificar extensões, com antecedência

Telefone vermelho

•Serviço aos participantes


Limpeza

•Serviços “standard”

Limpeza de salas / espaços comuns

Limpeza entre sessões

•Previsão de tempo para limpeza e reposições

•Manual de instruções claras

•Custos e orçamento

•Selecção de fornecedores

•Inclusão no aluguer


Segurança

Contratação especial de serviços

Serviços standard de segurança

Controlo

Identificação / acesso de pessoas

Horários de acontecimentos

Normas para transporte de material

Custos

Segurança pública vs. privada


Serviços Especializados / Secretariado

Recursos humanos

Competência profissional

Informática

Gestão de informação, arquivo

Idiomas

Apresentação

Material

Espaço (mesas, equipamento, material)

Computadores, impressoras, scanner, internet

Fotocopiadora

Telecomunicações


Centro de comunicações / mensagens

Transmissão de informação

Rapidez e eficiência

Requisitos base

Localização central

Visibilidade dos quadros

Suportes indispensáveis

Telefones, papel, esferográficas

Listas telefónicas

Mapas, informações sobre serviços

Envio de mensagens


Recepcionismo Serviço sub contratado

Conhecimento / competências locais e específicas

Principais responsabilidades

Inscrições / acreditações

Informação

Venda / entrega de “vouchers”

Controlo de acesso à sala e das portas

Apoio à mesa de oradores

Apoio às sessões de debate

Salas VIP, imprensa, oradores

Recepcionismo de partcipantes

Bengaleiros

Distribuição de documentação

Distribuição de auriculares

Montras / demonstrações

Avaliação / questionários


Recepcionismo Alocação dos recursos

Tarefas e competências

Agenda Prever substituição

Refeições / pausas

Briefing Visão global do evento

Informação geral

Exposições (objectivos da empresa)

Orçamento Custo e qualidade

Afectação e quantidade de recursos

qualificação


Tradução simultânea

Sistema Nº de cabines e de canais

Tradutores Nº de tradutores / língua

Disponibilizar comunicações

Informação de alterações

Conforto

Visibilidade para a sala

Auriculares Distribuição

Identificação dos utilizadores


Florista / Decoração Objectivos e orçamento

Decoração geral da sala

Consultar Manual de decorações do local

(flores, plantas, arranjos)

Pessoal disponível (no local) para manutenção

Antecedência e sazonalidade das opções

Fornecimentos extra - jantares, ofertas, quartos


Fotografias / Filmagens Foto reportagem

Reportagem VIP

Filmagem integral

Gravação audio (actas)

DVD

Briefing Objectivo do trabalho final

Descrição dos operadores

Serviço aos participantes Comunicação prévia do serviço

Serviço 24 horas

Ala de exposição das fotos

Mesa de encomendas

Serviço à imprensa

Sessões especiais

Guião da sessão


Sinaléctica

Identificação do local

Posicionamento relativo

Identificação das salas

Outros espaços

Orientação dos participantes

Serviços

Actividades paralelas


Sinaléctica

Lettering – maiúsculas

Logo do evento

Colocação visível (cavaletes, suspensos)

Material e dimensões

De proximidade

De informação/acesso


ExposiçõesObjectivos

Informação / formação

Troca de experiências

Experimentação

Contacto com o mercado

Programa social paralelo / actividade cultural

Dependendo deInteresses comerciais

Programa do congresso e seus horários

Disposição física do evento

Instalações

Orçamento


ExposiçõesSelecção do espaço

Acessibilidade às salas e zonas comunsE às zonas de cateringFacilidade de acesso – portas e montagem de equipamentosAbastecimento de energia e iluminaçãoDecoração Mobiliário

Fonte de rendimentoStand

Espaço

Serviços de

EnergiaPlantasMobiliárioSinalécticaTelecomunicaçõesServiços gráficos e audiovisuais


Programa Social (Moda)

Jantar de moda (EXEMPLO)

Agência de manequins

Som e luz

Produção do evento

Coordenação de moda

Empresas presentes /criadores

Finalidade social associada

Comunicação gráfica

Escolha do local – espaço de lazer (diferente do local do congresso)


Programa Social

Visita turística

Definição do tempo disponível

Percurso

Elementos de interesse patrimonial e de diversão

Visitas diurnas ou nocturnas

Intercaladas com trabalhos

Inquérito preliminar sobtre gostos

Associada ao jantar social

Transportes

Preço de inscrição


Jantar Social Local aprazível

Jantar tradicional ou em local turístico

Passeio de barco (Douro, Sena, Tamisa)

Convívio

Informalidade

Quebra da rotina dos trabalhos

Estabelecimento de redes de contactos

Guia turístico

Ofertas

Apoios de autarquias, empresas, outras entidades (IVP)


Programas culturais Agenda cultural da cidade ou concelho

Operadores culturais (teatros, cinemas, casas de música – auditórios, casas de fados, museus)

Rotas patrimoniais (castros, românico, Caminhos de Santiago)

Festividades (festas, feiras e romarias)

Exposições


Programas paralelos Acompanhantes e familiares

Actividades de animação

Baby sitters e animadores

Parques temáticos e infantis (ex.) / Feira Popular

Circo

Jogos (ténis, minigolf)

Jogos aquáticos

Jogos de sala

Parques naturais

Bicicletas


Programas paralelos

Baby sitters e animadores

Parques temáticos e infantis (ex.) / Feira Popular

Circo

Ateliers

Música e dança

Teatro


Transportes Acessibilidade / centralidade do local (aeroporto, caminho de ferro – TGV, autocarros,

metro, taxis)

Serviços complementares (rent a car)

Serviço de “transfer” (privativo)

Informações / mapas / horários


Logística “no local” Área de acreditações / inscrições dos expositores

Início das montagens

Identificação das equipas de controlo e manutenção

Controlo das pré-inscrições

Entrega de cartões de acesso, credenciais, documentação

Previsão das horas de ponta


Logística “no local” Central de Serviços

Requisição dos serviços

Coordenação das encomendas, transporte e entrega do material

Supervisão das montagens, abastecimento e desmontagem de cada expositor

check list do fluxo de tarefas


Sistema de controlo de acesso Objectivo de segurança

Objectivo comercial

Sistema informatizado

Cartão magnético

Relatório de participantes e/ou visitantes

Cartão para fotocópias

Crédito telefónico

“vouchers”


Organização Transmissão de informação – requisições – directivas

Compilar notas, correspondência, acordos, contratos, reclamações

Consultar e monitorar programas e requisitos de oradores e participantes

Informação geral e sumário do evento

Desenhar plantas e colocar material

Identificar e numerar espaços

Enviar requisições de serviços para o local do evento, com antecedência (15 d)

Rever instruções de serviço – montagem e serviços de operacionalização do congresso

Anotar alterações durante o evento

Fazer a conferência de factores

Proceder à auto-avaliação


Agenda de instruções

Briefing pré – evento

O que / quem define responsabilidades

Como / onde: comunicar tarefas

Quando: agendas individuais

Informação geral sobre o evento

Programa, horários, espaços

Briefing durante o evento

Gerir / comunicar alterações


Manual de operações Responsáveis e contactos

Coordenador do evento

Coordenador da exposição

Recepção / inscrições

Apoio técnico – montagens

Audio visuais / fotografias

Telecomunicações e informática

Catering

Secretariado e recepcionismo

Tradução simultânea

Sinaléctica

Florista – decorações

Segurança

limpeza


Manual de operações Serviços externos

Hotéis com room list

Restaurantes de apoio

Locais a visitar

Gestão do programa social

Organização dos transportes

Informação turística

Agenda de actividades

Por ordem cronológica

Espaços, actividades, responsáveis, contacto

Controlo e gestão de espaços

EXPOSIÇÕES

Formular por escrito uma plataforma-memorandum

para exposições

De longa duração, temporárias e itinerantes.

Ter uma política para exposições, com objetivos a curto e longo prazos

Utilizar conhecimento multidisciplinar para o desenvolvimento de

exposições.

Definir o objetivo da exposição e o seu público-

alvo, planeando o conteúdo e a forma de

apresentação adequados a cada público.

Garantir a segurança dos objetos e do público

nas exposições

Garantir que as informações sejam

exatas e que levem em conta diferentes pontos

de vista

Maximizar o acesso e as oportunidades de

aprendizagem para pessoas de todas as

idades, condições físicas e formações culturais.

Avaliar as exposições

inovadoras

inspiradoras

condutoras

PAPEL DO LAY OUT

Exposições temporárias, com

orçamento limitado em museus dirigidos

por voluntários

Exposições de longa duração em grandes

museus

Exposições itinerantesReestruturação de

exposições

Definir a função das exposições

Definir, por escrito, a plataforma básica

das exposições

Um plano de ação para exposições com objetivos de curta e

longa duração

Utiliza “expertises” diversas na

organização de exposições

Quem vai estar envolvido com o planeamento da

exposição?

Qual será o tema e a finalidade da

exposição? Definiu o seu público-alvo?

Quais os recursos financeiros, humanos e de espaço físico

disponíveis?

Cronograma apropriado e

realista?

O conteúdo e o “design” da exposição têm em

vista o público ao qual é dirigida?

Está redigido o projeto de exposição, garantida a segurança dos objetos e visitantes? E os seguros?

Está garantido que as informações sobre a

exposição sejam precisas e levem em conta

diferentes pontos de vista?

Como maximizar o acesso à exposição? Como maximizar as

oportunidades de criar novos públicos?

Como promover, monitorar e avaliar?

RESIDÊNCIAS ARTÍSTICAS - RETIROS

BIENAIS - TRIENAIS

parte 2 eventos plenários

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