10/5/2015 Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part 2–Earned Value) | 4squareviews

http://4squareviews.com/2012/07/29/passingthepmpexammemorizingformulaspart2earnedvalue/ 1/8

4squareviews

Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part2–Earned Value)

Posted on July 29, 2012 by Jerome Rowley      i9 Votes

In the previous post, I covered the basic formulas having to do with the three quantities ofPlanned Value (PV), Earned Value (EV), and Actual Cost (AC).

1. Review of PV, EV, AC

Just for review, here is the definition of the quantities themselves.

Quantity Measures Also known as Definition

PlannedValue (PV)

Schedule BudgetedCost of WorkScheduled

Authorized budget amountassigned to the workscheduled to be accomplished

EarnedValue(EV)

ScheduleAND Budget

BudgetedCost of WorkPerformed

Authorized budgetamount assigned to thework actually accomplished

Actual Cost(AC)

Budget Actual Cost ofWork Performed

Actual costs incurred tocomplete workactuallyaccomplished

And here are the simple formulas related to these quantities:

Derived Quantity Formula

10/5/2015 Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part 2–Earned Value) | 4squareviews

http://4squareviews.com/2012/07/29/passingthepmpexammemorizingformulaspart2earnedvalue/ 2/8

Derived Quantity Formula

Cost Variance (CV) EV – AC

Schedule Variance (SV) EV – PV

Cost Performance Index (CPI) EV / AC

Schedule Performance Index (SPI) EV / PV

These formulas tell you the answer to the question “where are we in relationship to the scheduleand budget?” Another question you might get is, “will be finish the project on time and within thebudget?” To calculate these quantities, we need to introduce some new terms.

2. Terms dealing with the project cost at completion

Quantity Formula Definition

Budget atCompletion(BAC)

(Related to PV) Authorized budget amount of the totalproject, i.e. what the project wassupposed to cost

Estimate atCompletion(EAC)

(several formulas) Estimated cost of the project atcompletion, i.e., what the project is nowexpected to cost

Variance atCompletion(VAC)

BAC – EAC The difference between what theproject was supposed to cost (BAC) andwhat is now expected to cost (EAC).

Estimate toComplete(EAC)

EAC – AC How much more it is estimated it willcost to complete the project, i.e., thedifference between what the totalproject is now expected to cost (EAC)and how much it has cost until now(AC).

3. Relationship between PV, AC and the terms of completion (BAC, EAC, ETC, VAC)

Perhaps a diagram would best explain the relationship of these terms.

Project START NOW END

Budget ß PV à

ß BAC à

Actual ß AC à

10/5/2015 Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part 2–Earned Value) | 4squareviews

http://4squareviews.com/2012/07/29/passingthepmpexammemorizingformulaspart2earnedvalue/ 3/8

Estimate ß EAC à

ß ETC à

ßVACàThe project starts, the project keeps going until the point where we are doing the earned valueanalysis, which is listed as NOW and is represented by the solid line down the center. The end ofthe project is listed above.

Those terms that deal with the point right NOW are the planned value or PV, which is thebudgeted value of the work was supposed to done up to now, and the actual cost or AC, which isthe actual cost of the work that was actually done up to now. The

If the project were to go as planned, the project would be completed at the amount it wasbudgeted for, which is the BAC, or Budget at Completion. It is the analogous value for PV if itwere measured not NOW at the present moment but at the end or completion of the project. Thatis why it is in blue like PV to make sure you understand that they are both based on the budget.

AC is in green to let you know that it is based not on the budget, but on the actual costs.

What about the estimate at completion? It is the amount that it is estimated the project will cost atcompletion. But EAC is made up of AC, which is the actual cost up to now, and the estimated costto complete, which is ETC. The difference between the BAC, the budgeted amount, and the ETC,the estimated amount at completion, is the VAC or variance at completion.

So two of the formulas that relate to the terms of completion, namely,

Variance at Completion (VAC) VAC = BAC – EAC

Estimate to Complete (ETC) ETC = EAC – ACcan be memorized simply by visualizing the diagram and realizing what the terms mean.

4. Calculating the EAC

So how to you calculate the EAC? As listed in the chart in paragraph 2, there are several formulas,which is always a point of confusion for test takers. How do you know which one to use? Here arethe formulas, their characteristics, and an explanation of when they are to be used.

The purpose of each formula for EAC is to estimate how much it will take to complete the projectbased on the performance to date. If the project is over budget or behind schedule, the key infiguring out the EAC is to analyze WHY it is over budget or behind schedule. This will give youthe clue as to which formula to use. I’ll give some examples after explaining the terms in the table.

Formula

No.

Formula Formula

Name

FormulaExplanation

10/5/2015 Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part 2–Earned Value) | 4squareviews

http://4squareviews.com/2012/07/29/passingthepmpexammemorizingformulaspart2earnedvalue/ 4/8

No. Name

1 EAC = AC + ETC New estimate ETC is new bottom‑up estimate

2 EAC = AC + (BAC – EV) Original estimate Reason  for  varianceis  one‑timeoccurrence

3 EAC = AC + (BAC – EV)/CPI

Or

EAC = BAC/CPI

Performance estimatelow

Reason  for  costvariance  willcontinue  at  samerate

4 EAC = AC + (BAC – EV)/CPI*SPI Performance estimatehigh

Reason  for  costvariance  willcontinue  and  effectscheduleperformance as well

Formula 1. If the original budget is considered totally flawed, then one way to estimate theamount it will now take to do the project is to take the amount spent on the project so far (AC)and then do a more accurate bottom‑up estimate of the amount it will take to complete the project(ETC). That’s one way to do it. But if you are answering a question from the PMP exam, don’t usethis formula unless it specifically states the ETC is a brand‑new estimate. In this case, they willhave to give you the figure for ETC because it is not derivable from any other formula but fromthe project’s own WBS (work‑breakdown structure).

Formulas 2‑4. The rest of the formulas are similar in that they all start with AC, the actual cost upto now, and then they add an amount called the remaining budget or BAC – EV, modified by someother factor.

What is the remaining budget? Take a look at the chart below which adds EV and the BAC – EVor remaining budget figure.

Project START NOW END

Budget ß PV à

10/5/2015 Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part 2–Earned Value) | 4squareviews

http://4squareviews.com/2012/07/29/passingthepmpexammemorizingformulaspart2earnedvalue/ 5/8

ß BAC à

ß EV à

ß BAC –EV

à

Actual ß AC à

Estimate ß EAC à

ß ETC à

ßVACàIn this chart, the assumption is made that the EV is somehow different than the PV, i.e., the projectis off schedule somehow. Now the PV is essentially useless for planning purposes because itshows you the value of the work that was supposed to be done, and the assumption is that the EVis somehow different than that. So the logical think to do is to start figuring out how much workactually needs to be completed from now (EV) to the end of the project (EAC), and that differenceEAC – EV is the remaining work.

Let’s go back to our Pentagon example from the previous post.

Scenario 1: At the end of day 4, only three walls are completed. The amount spent by yourcompany to accomplish the work so far comes to $40,000.

Here the PV = $40,000, and the EV = $30,000. Remember that the total amount budgeted for theproject (BAC) = $50,000.

Now what is the remaining budget? Well, there are two walls left to be painted, and that will cost$20,000. So the remaining budget to complete the work is $20,000. You can see how this works withthe formula because

Remaining budget = BAC – EV = $50,000 – $30,000 = $20,000

Now let’s take a look at the formulas in more detail using variations of the scenario 1 based on theREASON for the delay.

Formula 2.

Scenario 2: At the end of day 4, only three walls are completed. The amount spent by yourcompany to accomplish the work so far comes to $30,000.

If the reason for the delay in painting the walls is a one‑time occurrence, let’s say because it rained

10/5/2015 Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part 2–Earned Value) | 4squareviews

http://4squareviews.com/2012/07/29/passingthepmpexammemorizingformulaspart2earnedvalue/ 6/8

If the reason for the delay in painting the walls is a one‑time occurrence, let’s say because it rainedthat one day and we don’t expect (according to the weather forecast) that it will happen again,that the EAC is simply

EAC = AC + (BAC – EV) = $30,000 + ($50,000 – $30,000) = $30,000 + $20,000 = $50,000.

This makes sense because the work done so far (3 walls) should have cost $30,000, and that’s whatis actually cost. So if the rain was a one‑time occurrence, and the painters continue at their samepace, it will take 2 days to complete, at a cost of $20,000 (2 x $10,000), so the total estimated cost =$50,000. The project will be one‑day late in completion, but not under budget.

Scenario 3. At the end of day 3, three walls are completed. The amount spent by your company toaccomplish the work so far comes to $40,000.

In this scenario, the workers are doing the project on time, but their cost is higher than expected.You would expect 3 walls to cost $30,000, not $40,000. So in this case PV = $30,000, EV = $30,000,and the SV = PV – EV = $30,000 – $30,000 = 0, meaning that the project is right on schedule.

But with regards to the cost, AC = $40,000, so CPI = EV/AC = $30,000/$40,000 = 0.75. This meansthat the project is over budget (by $10,000).

What is the estimate at completion? Assuming that the workers continue to work at the same rateof pay, then the remaining two days should be billed at the same rate as the ones up until now,meaning that the CPI or cost performance index should be the same up until the end of theproject. This fits into the “variance continues at the same rate” scenario that fits formula 3.

If  you  remember  the  earlier  formula  2, EAC = AC +  (BAC – EV),  and  just divide  the  remainingbudget term by CPI, you get

EAC = AC + (BAC – EV)/CPI

Now here’s a shortcut: if you do all the algebra, the above equation simplifies to

EAC = BAC/CPI

Here’s how to remember the shortcut: take the original equation and literally cut in short, i.e., cutout all the terms that are shorter (have 2 letters rather than 3) and you get, as if by magic, theformula above.

In this case,

EAC = BAC/CPI = $50,000/0.75 = $66,667.

Scenario 4. At the end of day 4, three walls are completed. The amount spent by your company toaccomplish the work so far comes to $40,000.

So the three walls worth of work are costing $40,000, more than $30,000 than expected. That’s onefactor that will continue supposedly at the same rate throughout the project, similar to Scenario 2.But now, you have the added factor that they are doing the work more SLOWLY than anticipated,because they are doing three walls worth of work in the time they were expected to do four. This

10/5/2015 Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part 2–Earned Value) | 4squareviews

http://4squareviews.com/2012/07/29/passingthepmpexammemorizingformulaspart2earnedvalue/ 7/8

But now, you have the added factor that they are doing the work more SLOWLY than anticipated,because they are doing three walls worth of work in the time they were expected to do four. Thismeans that not only the cost, but the schedule is now compromised. Let’s just say it has to do withthe type of brushes they are using not being as effective as had originally been thought (they areusing hand brushes, let’s say, rather than roller brushes). Now the COST AND SCHEDULEfactors will cause a delay, and here we have to use the more complicated formula of

EAC = AC + (BAC – EV)/(CPI * SPI)

I tried the algebra on this equation and it doesn’t simply into anything nice and neat like formula3. So there’s no alternative but to slog it out.

Here BAC = $50,000, PV = $40,000, EV = $30,000, and AC = $40,000, so

CPI = EV/AC = $30,000/$40,000 = 0.75, SPI = EV/PV = $30,000/$40,000 = 0.75, so

EAC = AC + (BAC – EV)/(CPI * SPI) = $40,000 + ($50,000 – $30,000)/(0.75)(0.75)

= $40,000 + ($20,000)/(0.75)(0.75) = $40,000 + $35,556 = $75,556.

So, if you remember the REASON for the delay in the project, you can figure out whether you areto use formula 2, 3, or 4. No further delay, it’s formula 2. A continued reason for beingoverbudget, then it’s formula 3. If it’s a continued reason for being overbudget AND behindschedule, then it’s formula 4.

Formula 3 has the advantage of being able to be simplified somewhat.

Tomorrow, there are just two more Earned Value formulas to mention, but they are socomplicated that our instructors in our PMP exam prep course didn’t even include them in our listof formulas to memorize because they thought the chance was remote of it being included on theexam. I will list it for the sake of completion, because the concept behind the formula is actuallyquite important.

Filed under: Uncategorized

« Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part 1–Earned Value) Passing the #PMP Exam

—Memorizing Formulas (part 3) »

You May Like

1.   25 PhotosThat That Prove The World Is A Liea month ago answers.com AnswersAnswers.com (sponsored)2.

About these ads (https://wordpress.com/about-these-ads/)

10/5/2015 Passing the #PMP Exam—Memorizing Formulas (part 2–Earned Value) | 4squareviews

http://4squareviews.com/2012/07/29/passingthepmpexammemorizingformulaspart2earnedvalue/ 8/8

—Memorizing Formulas (part 3) »

2 Responses

Noman, on November 16, 2012 at 12:18 pm said:Very well explained. There is a confusion The Remaining budget used in Para 4. Calculatingthe EAC, at one place its BAC‑EV and the other EAC‑EV. This can be true at the start of theproject but not in the above example where project is at stage NOW.

Reply

Frances, on November 13, 2013 at 5:13 pm said:The estimate to completion in section 2 shows the acroynm as EAC. It should be ETC.

Reply

Blog at WordPress.com. The Digg 3 Column Theme.

Follow

Follow “4squareviews”

Build a website with WordPress.com