El retoDebido a que el correo electrónico se ha con-vertido en uno de los principales medios de comunicación en el mundo de los negocios, cuando surge un problema jurídico, es uno de los primeros medios que debe revisarse. Como bufete de abogados, Pattishall quiere asegurarse de que el correo electrónico y los datos adjuntos se archivan debidamente y pueden recuperarse fácilmente. Si depen-diese de los empleados, mantendrían todo el correo electrónico en sus bandejas de entrada para siempre, pero es algo que no resulta nada práctico, ya que casi todo el correo electró-nico tiene documentos adjuntos. Por esa ra-zón, en Pattishall recurrieron a un software de archivado para proporcionar acceso rápido a los mensajes de correo electrónico antiguos y para hacer posibles las políticas de recu-peración de correo electrónico y retención.

Finalmente, el bufete optó por la solución Retain™ Email.

Dale Qualls, director de tecnología de la in-formación en la empresa, explicó que aunque hay unos 90 usuarios, la inmensa cantidad de datos enviada a través del servidor de correo ha elevado los requisitos de almacenamiento a casi 200 GB.

Explicó que debido a las recientes Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP) re-sulta imperativo que la comunicación electró-nica, incluido el correo electrónico, las redes sociales y las comunicaciones móviles, se aporte durante el proceso de descubrimiento. Ya quedó atrás la época en la que la obten-ción del material de los archivos recaía en la parte que solicitaba la información de descu-brimiento. La empresa a la que se le solicitan los datos es la que debe aportarlos. Y hay re-glas específicas sobre cómo se deben conser-var los datos y cómo deben presentarse. Los datos de descubrimiento deben ser portátiles, de modo que puedan importarse al software de asistencia de litigios, indizarse y poder re-ferenciarse. La comunicación electrónica no solo se debe producir en un formato archivado o impreso, sino que también debe proporcio-narse en un formato legible que se acuerde mutuamente. Retain Email gestiona todos es-tos requisitos en una solución de archivo de reserva unificado.

Pattishall, McAuliffe, Newbury, Hilliard & Geraldson LLP En Chicago, el bufete especializado en marcas comerciales de Pattishall, McAuliffe, Newbury, Hilliard & Geraldson LLP es especialmente consciente de la necesidad de aportar correo electrónico en el proceso de descubrimiento.

De un vistazo

Sector

Servicios empresariales

Ubicación

Estados Unidos

Reto

La empresa necesitaba una solución de archivado que le permitiese cumplir la legislación y las normativas aplicables.

Solución

Uso de Retain Email para archivar de forma centralizada todas las comunicaciones de correo electrónico.

Resultados

+ Proporciona una base de datos central de correo electrónico archivado que los usuarios pueden buscar fácilmente

+ Archiva correo electrónico y archivos adjuntos, lo que ahorra espacio en el servidor de correo

+ Ayuda a la empresa a cumplir las normativas federales

Historias de éxito de clientesRetain Email

“Lo bueno del producto Retain es que todo se guarda en una base de datos central. De este modo resulta sencillo realizar copias de seguridad y extraer los datos de forma simple”.

DALE QUALLS

Director of Information TechnologyPattishall, McAuliffe, Newbury, Hilliard & Geraldson LLP

Argentina+54 11 5258 8899

Chile+56 2 2864 5629

Colombia+57 1 622 2766

México+52 55 5284 2700

Panamá+507 2 039291

España+34 91 781 5004

Venezuela+58 212 267 6568

Micro FocusSedes corporativasReino Unido+44 (0) 1635 565200

www.microfocus.com

En palabras de Qualls, “lo bueno del producto Retain es que todo se guarda en una base de datos central. De este modo, resulta sencillo realizar copias de seguridad y extraer los datos de forma simple”. Otra ventaja para Dale es que Retain Email es compatible con las bases de datos SQL y, además del almacenamiento seguro (los mensajes se archivan mediante el cifrado AES), se admite el almacenamiento EMC Centera y Netapp Snaplock.

La soluciónEn primer lugar, adquirió otra aplicación de ar-chivado. Pero tuvo que adquirir otra copia de Windows Server y virtualizar el software. Como observaba que la aplicación se ejecutaba de forma lenta e ineficiente, se convenció de que tenía que existir una mejor opción. Dale instaló una copia de evaluación de Retain Email en un SUSE Linux Enterprise Server virtualizado y quedó asombrado por la eficiencia con la que se ejecutó. También obtuvo la portabilidad que quería, así como la velocidad y la fiabilidad de la máquina virtual. Puesto que Retain Email también se ejecuta en Linux nativo, se pro-dujo un ahorro de costes, ya que se trata de un

excelente sistema operativo a un precio bajo que funciona bien. Y, dado que Retain Email se ejecuta en cualquier plataforma, usted tiene la última palabra. Además, con Retain Unified Archiving, la empresa tiene la opción de archi-var toda la comunicación electrónica, incluidas las redes sociales y las comunicaciones móvi-les, además del archivo de correo electrónico.

ResultadosEl director de TI de Pattishall tiene plena confianza en la calidad del archivado de los datos de la empresa. No le preocupa que el servidor se bloquee y que se pierda todo con él. Para él, Retain Email es una solución que, una vez configurada, permite despreocuparse completamente. Según Dale, “... una de las co-sas que más me gusta de Retain es su sen-cilla interfaz web. Es fluida y fácil de ejecutar. Ofrece información fiable sobre cómo está progresando un trabajo. Y eso no es todo, ya que GWAVA (que ahora forma parte de Micro Focus®) cuenta con auténticos expertos en seguridad de correo electrónico que trabajan en sus productos”.

www.microfocus.com

“...una de las cosas que más me gusta de Retain es su sencilla interfaz web. Es fluida y fácil de ejecutar.

Ofrece información fiable sobre cómo está progresando un trabajo”.

DALE QUALLS

Director of Information TechnologyPattishall, McAuliffe, Newbury, Hilliard & Geraldson LLP

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