Software Integrado de Gestión 2012 - I

Práctica 1

Nombre: Lima, 17 de Enero de 2012.

1. Módulos de SAP (10 puntos) 1.1 ¿En qué áreas principales se divide SAP? Señale la función que cumple

cada área (2 puntos) • Logística: trata una serie de procesos de la empresa, entre los que

destacan: el procesamiento de órdenes, la gestión de materiales, la programación general de la producción, la preparación de envíos y la verificación de facturas.

• Contabilidad: aparte de manejar las cuentas contables de la empresa, este grupo de módulos gestiona los activos fijos de la empresa, y proporciona reportes sobre el desempeño financiero del negocio, para soportar la toma de decisiones en base a objetivos, utilizando información actualizada.

• Recursos Humanos: integra los procesos planeamiento de personal, reclutamiento, administración de salarios y desarrollo de personal.

1.2 ¿Qué significa SD y cuál es la función de dicho módulo? (1 punto)

El módulo SD (Sales and Distribution) es un sistema del área de logística, que se encarga de los procesos de ventas, envíos y facturación, y provee soporte a las ventas, y herramientas para gestionar oportunidades de ventas y actividades de competidores, y provee informaciones y advertencias sobre las tendencias del mercado.

1.3 ¿Qué significa PP y cuál es la función de dicho módulo? (1 punto)

El módulo PP (Production Planning) ) es un sistema del área de logística, que soporta las funciones de los gerentes y operadores, que intervienen en todo el proceso de planeamiento de la producción. PP provee información necesaria para la programación, el control y la documentación de la producción. PP crea órdenes de producción, que contienen información de costos, materiales, métodos, calidad y programación.

1.4 ¿Qué significa FI y cuál es la función de dicho módulo? (1 punto)

El módulo FI (Financial Accounting) es un sistema del área de contabilidad, que soporta todas la herramientas de contabilidad general: balances y estados de ganacias y pérdidas. Estas herramientas se adecuan a las necesidades de las subsidiarias, soportan múltiples idiomas, y se ajustan a las regulaciones de cada país. FI también se encarga de la gestión de activos fijos, incluyendo la historia de los activos y su depreciación. Además provee herramientas de simulación de la posición financiera para soportar planes de inversión y apoyar a la toma de decisiones.

1.5 Explique el proceso de negocios de SAP expuesto en clases: promoción de marketing de un modelo de zapatillas. Indique en que consiste el proceso, que módulos de SAP participan, que función cumple cada módulo, que registros y documentos se generan. Elabore un flujograma que grafique el proceso mencionado. (4 puntos)

1.6 Cómo sería el proceso sin un ERP? Sustente su posición. (1 punto)

• El proceso de manera no integrada sería ineficiente, encarecería los costos,

dificultaría la atención de la venta y ocasionaría que la empresa sea menos competitiva.

• Al no estar integrada la información, cada área sería responsable de su información de manera aislada, causando que la información no necesariamente sea consistente y generando duplicidad de funciones dentro de la organización.

• En el primer proceso no se mantendría un maestro de clientes común, siendo necesario el reingresar información del cliente (éste podría incomodarse, y podrían generarse inconsistencias y errores). Además, se podría perder información relevante para una posterior atención.

• El no tener la información integrada también dificultaría el proceso de aprobación de la orden de venta, ya que en un ERP se manejan niveles de aprobación, ya sea por monto o cuentas, centro de costos, etc. y se maneja información importante para el aprobador como el historial de transacciones del cliente o del producto. Toda esta funcionalidad no se aprovecharía si existieran sólo módulos independientes o simples hojas de cálculo.

• Mucho más perjudicado se vería el proceso logístico, donde se maneja la gestión de materiales o planificación de la producción, ya que es muy importante tener la información en línea para determinar los stocks del producto solicitado, para tener conocimiento de cuánto se debe o no fabricar. De ser módulos independientes, podrían no cumplir con las fechas prometidas o invertir tiempo innecesario haciendo más costosa la fabricación por las horas hombre generadas en manejar la información de manera independiente. En este caso, sólo se tiene en stock 1,000 pares del producto solicitado, teniendo que fabricar el resto y de no asegurarse de reservar ese inventario para el pedido o generar a tiempo los pedidos de compra necesarios para la fabricación, se puede alargar los tiempos estimados. Otro problema importante que puede originarse es el desconocimiento de la llegada de los insumos necesarios para la fabricación, pues al no ingresar de manera oportuna o no contar con los elementos necesarios para validar las órdenes de compra respectivas, puede ocurrir una recepción inadecuada o no contar con la actualización de inventarios que podría perjudicar a otros pedidos.

• Para una empresa manufacturera es importante poder planificar la producción: qué, cuándo y cuánto producir y comprar, horas hombre y maquinaria necesarias, etc. Si este módulo no estuviera relacionado con otros módulos donde obtendría la información en línea y enviaría la misma para otros procesos, se vería dificultada la puesta en marcha de la fabricación de las zapatillas faltantes para cumplir con el pedido del cliente.

• Siendo parte importante la planificación de la operatividad de las máquinas, ésta se vería dificultada de no contar con módulos que permitan planificarla correctamente, como el mantenimiento de los equipos. Con un ERP, se tendrían avisos y se podrían prever posibles fallas de las máquinas de producción, así como contar con un adecuado control de la capacidad de las mismas.

• La gestión de la calidad como parte del proceso para lograr un producto que satisfaga las expectativas del cliente, es necesario considerarla de manera integral durante todo el proceso, no solo en la producción sino en la atención y entrega del producto con los documentos necesarios. De no contar con un ERP que soporte el mismo, se encarecen los procesos por la duplicidad de funciones y aumento de costos.

• Otra dificultad que puede originar la no interrelación de los procesos de manera automatizada, es el manejo de los proveedores, ya que al no actualizarse los módulos financieros no se tendría el control de fechas y formas de pago, pudiendo no cumplir con lo acordado. Esto originaría una futura desatención a otros pedidos.

• Existiría también la dificultad para la gerencia de no tener la información financiera oportunamente para la toma de decisiones. Sin un ERP, la información a contabilidad y finanzas llegaría de manera tardía y habría más inversión de tiempo para el ingreso de la misma. En cambio, con un sistema integrado, la información fluye de manera natural, ya que cada transacción tiene un efecto contable. Otra ventaja que se perdería es la navegación por todos los procesos que se puede obtener en un ERP, ya que, por ejemplo, en una orden de compra se puede visualizar la información relacionada, recepción de productos, ingreso de facturas, stocks actualizados, programación de caja para pagos a proveedores, conocer la programación de cobros, entre otros.

2. Sustento de implementación de un ERP (5 puntos) Sitúese en un contexto conocido por Ud. y sustente, en los siguientes puntos, la necesidad de implementar un ERP. Esta respuesta depende del contexto desarrollado po r el alumno, se requiere que mencionen 2 o 3 ejemplos claros. 2.1 Mencione los beneficios principales de implementar un ERP. Mencione primero el beneficio general y luego detalle el beneficio específico. (2 puntos) Ejemplos de posibles mejoras son (ojo, no se requiere que nombren todas) : Mejor control de las operaciones Por ejemplo: Mejor control de inventarios (reducción de inventarios) Mejor control de mermas (reducción de pérdidas) Mejor control de tiempos de los recursos productivos (mejor utilización de RRHH) Mejores procesos Por ejemplo: Procesos más rápidos (mayor utilización de RRHH, reducción del registro de pedidos, más ventas, etc.) Procesos productivos más rápidos. Buena planificación de las compras y de la producción (pedidos puntuales).

Ventajas competitivas (puntualidad y confiabilidad en la producción, menores lead times, productos segmentados). Mejor información Mejor proceso de toma de decisiones. Más ventas, menos errores, ahorro de costos, etc. 2.2 Cuantifique dichos beneficios: fundamente los supuestos de sus cálculos. (2 puntos) Ejemplos (ojo solo se requiere un caso, he puesto 2 para fac ilitar su entendimiento) :

A. El beneficio principal es que debido al control de inventarios, será posible reducirlos en 30%. Si asumimos que el inventario promedio es de USD 500,000 y que en ese rubro los costos anuales de inventarios es del orden del 25% de su valor nominal, entonces la reducción de inventarios será del orden de los USD 30% x USD 500,000 = USD 150,000 y el costo de ese inventario ahorrado, será del orden del 25% x USD 150,000 = USD 37,500 al año.

B. El beneficio de tener una mejor gestión de almacenes de productos

terminados genera que se incremente la disponibilidad de 65% a 90% (disponibilidad es el porcentaje de las oportunidades de venta que se concretan porque hay stock). Esos 15% de incremento significan subir las ventas en esa proporción. Si las ventas, antes del ERP, eran de USD 20’000,000 al año, ahora serían del orden del USD 90/65x20’000,000 = USD 27’692,000. Si asumimos que la Utilidad Neta de la empresa es del orden del 10% de las ventas, eso equivale a un incremento de la UN = 27.692 Mio – 20.000 Mio = 7.692 Mio., y ese incremento generaría un incremento de utilidades de 10% x 7.692 Mio. = USD 769,200 al año.

2.3 Suponiendo que los costos de licenciamiento, implementación, hardware, capacitación, soporte y mantenimiento (por 3 años) ascienden a un total de USD 100,000.En cuanto tiempo se recuperará la inversión? (1 punto) Para el caso A: ROI = 37,500/100,000 = 37.5%, que significa que la inversión se recupera en 100/37.5 años = 2.67 años, que son 32 meses. Para el caso B: ROI = 769,200/100,00 = 769.2%, que significa que la inversión se recupera más de 7 veces en un año, o en 100/769.2 años = 0.13 años = 12 x 0.13 meses = 1.56 meses. 3. Metodología de Implementación de un ERP (5 punto s) 3.1 ¿Qué es ASAP y en qué consiste? (1 punto)

ASAP es una metodología de implementación de ERPs de SAP, que permite acelerar los proyectos de implantación y reducir sus riesgos. ASAP optimiza tiempo, calidad y permite la utilización eficiente de los recursos, focalizándose en los elementos que hacen una implantación exitosa.

3.2 Nombre los pasos de la metodología ASAP. (2 puntos)

• Preparación del Proyecto • Business Blueprint • Realización • Preparación Final • Puesta en Marcha y Soporte • Mejora Continua

3.3 Explique en qué consiste cada paso. (2 puntos)

Preparación del Proyecto � Evaluación de necesidades, expectativas, el alcance del proyecto y sus

recursos. � Revisión de metas, presupuestos y tiempos

Business Blueprint � Presentación de las prácticas y parámetros empresariales del

preconfigurado SAP. � Entendimiento de las metas y estructura del negocio específico. � Adecuación de las prácticas específicas del negocio a los modelos y

procesos preconfigurados. � Documentación de los procesos comerciales adecuados, el cual será un

“plano” del estado futuro del negocio después de implementar mySAP.

Realización � Instalación de la Solución Acelerada. � Proceso de Configuración del Sistema SAP para cumplir con los

requisitos específicos del negocio. � Pruebas unitarias con los usuarios clave.

Preparación Final � Capacitación a usuarios finales � Pruebas de volumen y de estrés � Pruebas de Integración � Estrategia de arranque de producción y plan de conversión de datos � Instalación de un servicio de Help Desk

Puesta en Marcha y Soporte � Establecimiento de procedimientos y maneras de medir y revisar los

beneficios de su inversión en SAP. � Apoyo y servicio para asegurar que el sistema continuará operando con

eficiencia. � Diagnósticos proactivos al sistema, para reconocer problemas

potenciales y darles solución.

Mejora Continua � Modificaciones para mejorar el sistema. � Modificaciones para adecuarse a las nuevas necesidades: SUNAT,

nuevos requerimientos del negocio.