pdf. blue bird

61

BAB 3

ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI SAP MODUL SALES DISTRIBUTION

3.1 Gambaran Umum PT Blue Bird Indonesia

PT. Blue Bird Group didirikan pada tahun 1972 oleh Nyonya Mutiara

Djokosoetono, SH. Saat itu namanya belumlah Blue Bird, melainkan Chandra Taksi

dan target pasar yang dibidik adalah rental mobil khusus untuk para jurnalis dan

pengunjung dari atau ke hotel dan airport. Saat itu hanya terdapat 25 mobil yang

digunakan untuk beroperasi. Chandra Taksi inilah yang kemudian dikenal sebagai

Taksi Blue Bird.

Dari embrio taksi inilah berkembang sebuah perusahaan besar yang sekarang

membawahi sekitar 20 anak perusahaan yang bergerak tidak hanya di bidang

transportasi, tetapi juga merambah usaha manufaktur, properti, dan support services.

Khusus untuk bidang transportasi sendiri, PT. Blue Bird Group telah mengakuisisi

beberapa perusahaan taksi, beberapa di antaranya berada di bawah payung Pusaka

Group.

Untuk usaha transportasi khusus penumpang, PT. Blue Bird Group

mengkategorikan jasanya ke dalam beberapa anak perusahaan untuk target market

yang berbeda. Secara umum, taksi yang memiliki warna biru atau biru metalic

ditargetkan untuk segmen masyarakat umum. Dalam kategori ini, ada beberapa anak

perusahaan dimana setiap anak perusahaan memiliki nama dan logo yang berbeda.

62

Anak perusahaan tersebut antara lain Pusaka Satria, Pusaka Nuri, Pusaka Biru,

Pusaka Citra, Pusaka Lintas, Pusaka Prima, Morante Jaya, Lintas Buana,

Cendrawasih, dan Blue Bird sendiri. Mengapa semuanya tidak memiliki satu nama

Blue Bird saja? Masalah sebenarnya bukannya tidak bisa, melainkan terkait dengan

masalah perijinan yang menyebabkan sebuah perusahaan taksi tidak bisa

menjalankan banyak armadanya sekaligus.

Di segmen Eksekutif, PT. Blue Bird Group menyediakan Silver Bird dengan

armadanya yang berwarna hitam. Jauh berbeda dengan taksi reguler yang berwarna

biru, taksi eksekutif ini memberikan 3 keistimewaan utama, yaitu Comfort,

Convenience, dan Safety. Mobil yang dipergunakan pun terbilang lebih mewah dari

taksi reguler, tapi tentu saja masih ada lampu tanda taksi di atasnya. Dan yang

terakhir untuk segmen transportasi penumpang, yaitu kategori limousine yang di

dalam grup ini dikenal dengan Golden Bird. Masuk dalam kategori ini adalah mobil-

mobil mewah seperti Toyota Twin Cam, Opel Vectra, Corona Absolute, Volvo 740,

960, Mercedes C180, E220, E230 dan New Eyes, hingga van mewah Mazda E2000.

Berbeda dengan dua kategori taksi sebelumnya, taksi ini menggunakan plat nomor

kendaraan berwarna hitam, yang artinya tentu saja mobil pribadi. Taksi ini ditujukan

untuk orang-orang kelas atas atau VIP. Golden Bird yang disewakan ini sangat tepat

bagi perusahaan yang menginginkan mobil mewah dalam operasional kantornya,

mengingat biaya operasional dan depresiasi akan bisa diminimalkan.

Taksi Golden Bird ini memang tidak tampak seperti taksi pada umumnya.

Hanya ada tambahan label / stiker logo Blue Bird di bagian kaca depan sopir. Jadi

bila anda melihat sebuah mobil Mercy di depan anda, perhatikanlah dengan teliti

63

sebelum anda menilai penumpang yang ada di dalamnya, karena barangkali mobil

yang dinaiki bukanlah mobil miliknya sendiri, melainkan mobil Golden Bird.

Selain taksi, untuk jasa angkutan penumpang PT. Blue Bird Group juga

menyediakan sarana angkutan masal berupa bis carter, yaitu Big Bird. Dengan area

pelayanan transportasi meliputi Jawa, Bali, dan Sumatera. Big Bird juga melayani

transportasi bagi anak sekolah, di antaranya adalah British International School,

Jakarta Japanese School, Korean International School dan German International

School.

3.1.1 Produk dan Layanan

Empat divisi bisnis utama dari Blue Bird group terdiri dari:

1. Transportasi

a. Passenger : taksi, bus, limousine, eksekutif taksi

Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Blue Bird Taxi 1972 Golden Bird Limousine 1972 Big Bird Charter Bus 1979 Golden Bird Bali Limousine 1989 Gamya Taxi 1990 Silver Bird Executive Taxi 1993 Bali Taksi Taxi 1994 Morante Jaya Taxi 1995 Lombok Taksi Taxi 1996 Surabaya Taksi Taxi 1997 Cendrawasih Taxi 1997 Pusaka Nuri Taxi 1998 Lintas Buana Taxi 2000 Pusaka Satria Taxi 2000

Tabel 3.1 Produk PT Blue Bird kategori Transportasi Passenger

64

b. Non-passenger : container truck

Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Iron Bird Container Truck 1992 Angkutan Kontenindo Antarmoda Container Truck 1993

Tabel 3.2 Produk PT Blue Bird kategori Transportasi Non-Passenger

2. Manufaktur : automobile light, bus body building, fire & rescue truck

Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Everlite Automobile lights 1975 Restu Ibu Bus Body building 1981

Ziegler Indonesia Fire & Rescue truck manufacturing 1990

Tabel 3.3 Produk PT Blue Bird kategori Manufaktur

3. Properti-Holiday Resort in Lombok

Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Holiday Resort Lombok Hotel 1991

Tabel 3.4 Produk PT Blue Bird kategori Properti

4. Supporting Services: petrol and gas station, CNG Converter, IT Consultant,

integrated logistic services.

Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Jasa Alam Petrol & gas station 1987 Gas Biru CNG converter 1987 Ritra Konnas Freight Centre

Container Depot & Warehouse 1996

Tabel 3.5 Produk PT Blue Bird kategori Supporting Services

3.1.2 Lokasi

• Kantor Pusat

Gedung Blue Bird

Jl. Mampang Prapatan Raya No.60

Jakarta 12790, Indonesia

Telp. (021) 7989000, 7989111

65

• Pool ( Jabodetabek )

Kemayoran, Mampang, Ciputat, Kramat Jati, Cimanggis, Raden Inten,

Penggilingan, Kelapa Gading, Daan Mogot, Puri Indah, Pondok Cabe I,

Pondok Cabe II, Bintaro, Halim, Narogong, Japos.

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

• Visi : Menjadi mitra transportasi yang terpercaya

• Misi :

o Mencapai kepuasan pelanggan

o Terus membangun dan mempertahankan posisi pertama sebagai

pemimpin pasar.

3.1.4 Strategi Bisnis Perusahaan

Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja,

melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird

Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi

regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut pada tahun 1996 dan 1997,

taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan

nama Surabaya taksi.

Sekitar bulan November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan

75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit,

Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator

taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah

diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi

lainnya.

66

Gebrakan bisnis Blue Bird sepertinya tak cukup di jalur angkutan penumpang

saja. Jasa angkutan non-penumpang pun telah digeluti Blue Bird dengan menyediakan

jasa Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar

usaha transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan Holiday Resort Lombok,

dan perusahaan manufaktur otomotif seperti Everlite, Restu Ibu, Ziegler Indonesia, serta

usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas Freight Centre.

Sebagai market leader, mempertahankan reputasi sebagai Mitra Transportasi

Yang Handal memang tidak mudah. Oleh sebab itu, untuk membentuk brand loyalty

para konsumen, Blue Bird menerapkan quality control terhadap seluruh lini usahanya,

dari technical support hingga customer service.

Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi.

Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya.

Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga berfungsi sebagai customer

service dan sales force, karena para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung

dengan penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus

dalam berbagai tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun.

Sehingga tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena attitude para

pengemudinya.

Selain pengemudi, ada pula Call Center yang harus bekerja keras merespon

setiap permintaan pelanggan. Beruntung dengan adanya teknologi radio, GPS, MDT,

Internet, dan kini dengan SMS, order dari pelanggan dapat ditangani dengan cepat dan

mudah.

67

Keistimewaan lainnya dari pelayanan transportasi Blue Bird ini adalah

ketersediaan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, sehingga jalanan tidak pernah sepi dari

armada taksi. Dengan model kerja shift karyawan, taksi? Taksi yang beredar di jalanan

ibukota ini diharapkan akan ada baik siang maupun malam hari, dari hari kerja biasa

hingga hari libur sekalipun.

Dari segi pricing, Blue Bird bukanlah perusahaan yang bermain-main di strategi

ini. Tarif yang dikenakan oleh Blue Bird mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh

pemerintah daerah setempat. Bahkan untuk menjaga image-nya, setiap kali ada

perubahan tarif, Blue Bird langsung aktif merespon. Berbeda dengan operator taksi

lainnya yang argometernya dikenakan tarif sesuai kehendak pengemudi-nya.

Mungkin kebijakan mengenai tarif ini akan mengurangi jumlah konsumen yang

menggunakan Blue Bird. Namun justru dengan menerapkan tarif yang berlaku, Blue

Bird menjadi teladan dalam urusan pricing, dan tentunya tidak akan kebingungan

dengan biaya operasional. Bahkan, penerapan pricing ini bagi konsumen Blue Bird akan

menjadikannya sebagai operator taksi yang konsisten sehingga positioning Blue Bird

tetap terjaga.

3.1.5 SWOT Analysis dan SWOT Strategy

1. Analisa SWOT

Kekuatan/Strength yang dimiliki Blue Bird:

• 24 jam service station di semua depot

• 13 lokasi depot taksi dan bis yang strategis

• Service outlet yang berjumlah lebih dari 46 di hotel dan bandara

• Sistem reservasi dan database pelanggan

• Sigtec ANIbid system , security alarm, GPS

• Pengemudi yang handal dan terpercaya

68

• Telah mempunyai brand image yang baik

• Kenyamanan dan keamanan terjamin

Kelemahan/Weakness:

• Tarif yang lebih mahal

• Tidak mencakup seluruh daerah di Indonesia

Opportunity:

• Sudah mempunyai reputasi baik,

• Masyarakat membutuhkan taksi yang dapat dipercaya,

• Kemajuan teknologi

Threat:

• Naiknya harga bensin yang menyebabkan biaya operasional meningkat,

• Kriminalitas,

• Taksi lain yang menggunakan tarif lebih murah

• Armada taksi lain yang menggunakan lambang dan cat mobil yang menyerupai

taksi-taksi Blue Bird

69

2. Strategi SWOT

Strength Weakness

Opportunities

SO Strategy

Blue Bird telah mempunyai brand image yang

baik dan juga telah mempunyai loyalitas

pelanggan. Dengan hal tersebut blue bird

berusaha untuk meningkatkan pelayanan dan

kepuasan pelanggan dengan menggunakan

teknologi yang belum dimiliki oleh

perusahaan taksi lain seperti GPS, Sigtec

ANIbid system, sistem pemesanan melalui

SMS, dan database pelanggan. Hal ini guna

tetap mempertahankan blue bird sebagai

market leader dan mampu bersaing dengan

perusahaan lain. Selain itu, blue bird dapat

mengembangkan bisnisnya bukan hanya taksi

biasa, ada eksekutif taksi, limousine, carter

bus, hingga konsultan IT, hotel, dan

manufacturing.

WO Strategy

Dengan adanya kemajuan teknologi maka

blue bird dapat menutupi kelemahan dari

segi pelayanan kepada pelanggan, seperti

pembukaan website untuk pemesanan on-

line dan pengaduan pelanggan. Selain itu,

dengan reputasi yang telah dipercaya oleh

masyarakat luas maka blue bird tidak

goyah dengan adanya tarif lama yang lebih

murah. Blue Bird tetap menerapkan tarif

baru yang lebih mahal sehingga tidak

menimbulkan opini masyarakat bahwa

blue bird adalah taksi murahan. Dengan

kemajuan ekonomi masyarakat, Blue Bird

dapat merambah kota-kota besar lain di

Indonesia yang potensial.

Threat

ST Strategy

Blue Bird menggunakan armada taksi yang

berbahan bakar irit seperti Toyota Vios dan

Soluna untuk menekan biaya operasional yang

meningkat akibat naiknya harga bahan bakar.

Untuk ancaman keaman seperti kriminalitas,

taksi Blue Bird telah dilengkapi dengan sistem

keamanan Sigtec ANIbid system dan alarm

system yang dapat memberitahukan jika

terjadi masalah pada taksi tersebut. Blue Bird

juga telah memberikan informasi mengenai

ciri-ciri atribut taksi Blue Bird yang asli

melalui website dan iklan sehingga

masyarakat tidak terkecoh dengan taksi yang

menyerupai taksi Blue Bird.

WT Strategy

Dengan naiknya biaya operasional yang

meningkat, mempunyai keuntungan

tersendiri bagi Blue Bird karena cukup

banyak perusahaan taksi yang gulung tikar

atau mengurangi armada taksinya. Dengan

maraknya kriminalitas pula masyarakat

akan memilih taksi yang telah terpercaya

seperti Blue Bird dan enggan untuk

menggunakan jasa taksi yang belum

terkenal dan terpercaya brand nya.

Tabel 3.6 Hasil Analisa Strategi SWOT

70

3.1.6 SDM pada PT. Blue Bird Group

PT. Blue Bird Group mempekerjakan lebih dari 700 karyawan tetap pada awal

tahun 2006. Melalui kombinasi antara program pelatihan dan masa kerja, mereka telah

menjadi karyawan yang ahli dalam bidangnya dan merupakan kontributor besar dalam

efisiensi operasional perusahaan.

71

3.1.7 Struktur Organisasi Lengkap PT Blue Bird Group

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lengkap PT. Blue Bird Group

72

3.1.8 Struktur Organisasi Divisi IT / Business Development

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi IT PT. Blue Bird Group

73

3.1.9 Tugas dan Wewenang PT Blue Bird Group Secara Keseluruhan

Penjabaran tugas dan wewenang masing–masing bagian adalah sebagai

berikut:

1. Direksi (BOD)

a. Menyusun dan menetapkan sasaran / target penjualan

b. Menentukan visi dan misi perusahaan

c. Menentukan dan menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan secara

umum terhadap pihak internal maupun eksternal serta mengusahakan agar

perusahaan dapat berjalan dengan baik

d. Bertanggung jawab terhadap dewan komisaris dan pemegang saham

e. Mengawasi perkembangan perusahaan.

2. Sekretaris

a. Membantu direksi dalam surat menyurat dan administrasi

3. Senior Audit Manajer

a. Mengawasi aliran cash flow dalam perusahaan

b. Mengawasi keabsahan data finansial perusahaan

4. VP Sales

a. Mengawasi pelaksanaan berbagai program dan strategi

5. Senior Business Development Manager

a. Penelitian, pengembangan, dan penerapan teknologi baru

b. Mengawasi infrastructure teknologi informasi

c. Kontrol dan manajemen utilisasi perangkat lunak dan basis data

6. VP Operation

a. Menyusun dan menetapkan pembagian jadwal antar–jemput

b. Menangani proses booking by call dan ketersediaan kendaraan

74

c. Mengkoordinasikan manajemen driver dengan kendaraan

d. Menangani keseluruhan aktivitas jasa layanan operasional di pool.

7. VP Administration

a. Membantu berbagai kegiatan pemasaran yang dilakukan

b. Melakukan berbagai kegiatan administrasi

c. Menyediakan berbagai laporan yang diperlukan.

8. VP Teknik

a. Menangani kebutuhan–kebutuhan teknis dan sparepart kendaraan

b. Mendukung operasional melalui perawatan kendaraan.

9. VP HR & GA

a. Menangani kegiatan personalia dan penggajian

b. Bertanggung jawab dalam kegiatan rekruitment, training, dan lain–lain

c. Bertanggung jawab menangani kesejahteraan karyawan.

3.1.10 Tugas dan Wewenang Divisi Business Development

Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai

berikut:

1. IT Manager

• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT

• Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang

berada dibawah komandonya

• Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh

pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya

75

• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan

dalam kegiatan IT

• Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah

tanggungjawabnya

• Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk

kelancaran kegiatan IT

• Menentukan skenario arsitektur dan arsitektur IT yang paling efektif

dan efisien.

2. Development

• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan

dengan kegiatan pengembangan sistem perusahaan





• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan

dalam kegiatan pegembangan sistem perusahaan


tanggungjawabnya


kelancaran kegiatan pengembangan sistem perusahaan

• Menentukan skenario software termasuk didalamnya adalah proses

maupun programming yang paling efektif dan efisien.

76

3. Operation


dengan kegiatan operasional harian perusahaan





• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran kegiatan

operasional perusahaan


tanggungjawabnya


kelancaran kegiatan operasional IT

• Menentukan skenario perbaikan, peminjaman, dan pengajuan

perangkat komputer perusahaan.

4. Planning, Standart, and Security


dengan kegiatan perencanaan, keamanan dan standarisasi sistem

perusahaan



• Memeriksa dan mengontrol standarisasi sistem perusahaan

• Membuat perencanaan untuk strategi pengembangan sistem

perusahaan

77

• Mampu memberikan solusi terbaik bagi pengembangan sistem

perusahaan


tanggungjawabnya


kelancaran kegiatan operasional IT

• Merencanakan, melakukan, monitor, dan mengusulkan skenario/hasil

survey/study banding/tehnology baru yang lebih efektif dan efisien

bagi perusahaan.

3.2 Gambaran Umum Sistem Informasi Penjualan

Sistem Informasi Penjualan dikembangkan pada bagian Sales dan

Operational untuk membantu kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan

dengan jasa penjualan layanan antar jemput terhadap pelanggan.

Sistem Informasi Penjualan di PT Blue Bird Group menggunakan modul

Sales Distribution dalam aplikasi SAP / R3 yang terintegrasi dengan berbagai sistem

informasi lainnya didalam perusahaan seperti sistem Keuangan, sistem Penggajian

dan sistem-sistem lainnya.

3.2.1 Proses Bisinis

Sistem informasi Penjualan yang diimplementasikan di PT. Blue Bird Group

bertujuan untuk menangani day-to-day proses penjualan mulai dari pembuatan price

quotation sampai dengan proses settlement pembayaran dari pelanggan.

Setelah menganalisa proses bisnis sistem penjualan yang berjalan, maka

didesain pemodelan bisnis yang dapat dilihat pada gambar 3.3. Diagram tersebut

menggambarkan alur kerja proses bisnis perusahaan Blue Bird dalam sistem

penjualan dan juga pihak-pihak mana yang menangani proses-proses tersebut.

78

Marketing

Finance

PriceQuotation

Journal

Billing Invoice

ServiceOperation Pool

SalesCustomer

Scheduling

Contract

Customer

Gambar 3.3 Rich Picture Proses Sales

Kemudian pada gambar berikut adalah diagram Use Case sistem penjualan.

Yang menggambarkan atau menjelaskan rincian aktifitas fungsi dari proses bisnis PT

Blue Bird saat ini. Berdasarkan fungsi–fungsi penting inilah nantinya akan dicermati

hasil investasi implementasi sistem penjualan dengan aplikasi SAP modul Sales

Distribution, menggunakan metode information economics.

79

Gambar 3.4 Diagram Use Case

Dalam kegiatan operasional sehari-hari departemen–departemen yang

berhubungan dengan sistem penjualan ialah departemen Sales dan departemen

Operational. Mereka terlibat dalam proses penjualan jasa kepada pelanggan sebagai

bentuk transaksi bisnis PT Blue Bird Group. Pada implementasi sistem aplikasi SAP

modul SD ini, setiap departemen dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan

secara terintegrasi.

80

Tahapan kegiatan utama bisnis yang dilakukan akan dijelaskan sebagai

berikut:

1. Price Quotation

Proses bisnis penjualan yang ada di PT Blue Bird Group dimulai dengan

pembuatan quotation (penawaran harga) oleh bagian Sales Marketing. Price

quotation dibuat berdasarkan permintaan dari pelanggan untuk menggunakan

layanan jasa PT Blue Bird Group. Didalam price quotation terdapat informasi

rincian jenis kendaraan yang hendak digunakan, lama pemakaian, serta harga

yang diberlakukan. Quotation kemudian diberikan kepada pelanggan untuk

disetujui. Dalam satu permintaan jasa dari pelanggan, proses pembuatan

quotation ini sendiri bisa lebih dari satu kali, sampai pihak pelanggan setuju

terhadap harga yang diberikan.

Gambar 3.5 Tampilan UI pembuatan Quotation

81

2. Contract

Pembuatan contract didasari oleh quotation yang telah disetujui, dan bagian

yang melaksanakannya adalah bagian Sales. Pembuatan contract dimaksudkan

untuk memberikan informasi secara mendetail berapa lama pemakaian pelanggan

terhadap jasa antar jemput PT Blue Bird Group. Informasi – informasi penting

lain didalam contract juga ikut disertakan, seperti jadwal hari dan jam selama

satu minggu, masa berlaku contract, serta informasi dari pelanggan.

Selain pembuatan, manajemen contract lainnya yang terdapat didalam

aplikasi dapat ditemui seperti menampilkan contract dengan status tertentu,

beserta rincian – rincian lainnya.

Gambar 3.6 Tampilan antarmuka pembuatan Contract

82

3. Create Sales Order

Setelah rincian contract selesai dibuat, maka proses selanjutnya ialah

membuat sales order untuk kepentingan bagian Sales. Sales order berfungsi

sebagai proses pelaksanaan contract yang disetujui. Informasi yang terdapat di

dalam sales order hampir sama dengan yang terdapat dalam contract namun juga

mencakup informasi penjualan lainnya seperti informasi perhitungan pajak, dan

lain – lain. Satu contract dapat memiliki banyak sales order, ini disebabkan oleh

pembuatan sales order yang dilakukan secara periodik, sampai masa contract

berakhir.

Gambar 3.7 Tampilan antarmuka pembuatan Sales Order

4. Planning Order

Planning order dibuat oleh bagian Operational. Bagian Operational dari

pool yang bersangkutan akan menangani pelaksanaan jasa layanan antar jemput

yang sudah didefinisikan dalam contract dan sales order, lalu kemudian

83

melakukan penjadwalan dan perencanaan sumber daya yang akan digunakan, ini

mencakup ketersediaan alat transportasi (bus, mobil, atau lainnya) serta

ketersediaan driver.

Dalam planning order juga dapat dilihat jadwal antar jemput yang akan

dilakukan sesuai contract dalam masa periode satu bulan, dan informasi siapa

driver yang bertugas, sehingga memudahkan driver yang ditugaskan untuk

melihat jadwal kerjanya.

Fungsi lainnya yang terdapat dalam manajemen planning order ialah user

dapat melihat status dari planning order dalam bentuk laporan riwayat planning

order. Status dari planning order akan terupdate didalam sistem apabila driver

telah melaksanakan proses ceklist (mobil keluar) dan pengendalian (mobil

masuk).

5. Ceklist

Ceklist berfungsi untuk menandai apabila seorang driver membawa keluar

mobil. Ceklist mengupdate status dari planning order sehingga bagian operation

pool dapat mengetahui lewat sistem, mobil mana yang sedang berada diluar pool

dan jam keberangkatan.

Ceklist didasari dari penugasan driver untuk melaksanakan layanan antar

jemput sesuai dengan planning order yang ditentukan sebelumnya oleh bagian

Operational.

6. Pengendalian

Sementara ceklist berfungsi mencatat mobil keluar, pengendalian berfungsi

untuk mencatat mobil yang masuk setelah melakukan layanan antar jemput, ini

mencakup informasi kepulangan mobil masuk pool, serta informasi overtime jika

ada.

84

Pengendalian mengupdate status dari planning order sehingga bagian

operation pool dapat mengetahui bahwa tugas antar jemput dari planning order

telah dilaksanakan.

7. Billing Invoice

Penagihan invoice kepada pelanggan dilakukan secara berkala. Penagihan

invoice dilakukan berdasarkan planning order yang sudah terpenuhi. Pada

dasarnya bagian Sales menagih sesuai dengan jumlah jam dan harga yang

ditetapkan sebelumnya dalam sales order. Namun demikian tidak selamanya

jumlah jam tertagih menjadi sama dengan sales order. Ini disebabkan jika

terdapat overtime dari pemakaian mobil oleh pelanggan, sehingga perlu

ditambahkan kedalam tagihan.

Informasi yang tertera lainnya didalam invoice seperti perhitungan pajak

untuk pelanggan – pelanggan yang telah memiliki nomor wajib pajak (NPWP),

alamat pengiriman atau alamat pelanggan, terms of payment, tata cara

pembayaran, dan data pendukung seperti nomor Sales order dan tanggal invoice.

Didalam aplikasi SAP. setelah invoice dibuat dan diverifikasi kebenaran

datanya, maka perlu dilakukan posting untuk membuat journal untuk keperluan

bagian finansial. Secara jurnal, posting invoice akan otomotis menambah

account payable untuk pelanggan yang ditagih sesuai jumlah invoice. Laporan

invoice yang juga dihasilkan pada saat posting akan muncul dilayar aplikasi

sehingga bagian Sales dapat mencetaknya untuk selanjutnya dikirim melalui

kurir kepada pelanggan.

85

Gambar 3.8 Tampilan antarmuka pembuatan Billing Invoice

8. Payment Settlement

Satu lagi proses penting yang dilakukan oleh bagian Sales adalah

pembuatan jurnal settlement. Dalam satu periodik bulan, jurnal settlement perlu

dibuat berdasarkan pembayaran yang telah diterima perusahaan dari para

pelanggannya.

Jurnal ini dimaksud untuk melalukan penyelesaian terhadap invoice –

invoice tertagih mana yang telah dibayar oleh pelanggan. Ini disebabkan dalam

satu pembayaran, pelanggan bisa saja membayar untuk beberapa invoice yang

ditagihkan kepadanya. Tentu saja pelanggan perlu memberitahu pihak Sales Blue

Bird, invoice – invoice mana saja yang dimaksud, yang biasanya tercatat dalam

Berita Acara transaksi pembayaran ke rekening bank yang dituju.

86

Gambar 3.9 Tampilan antarmuka proses Payment settlement

3.2.2 Infrastruktur aplikasi SAP di PT Blue Bird Group

3.2.3 Arsitektur teknolologi informasi PT Blue Bird Group

Gambar 3.10 Arsitektur teknologi informasi

87

3.2.4 Spesifikasi teknolologi informasi PT Blue Bird Group

Hardware

- Server

- Personal Computer (PC)

CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse,

Case, Graphic, LAN

- Handkey (Piranty)

- Printer Inkjet (Epson C45)

- Barcode Reader (HPP)

- Barcode Scanner (HPP VS800)

- Printer Dot Matrix (Epson LQ2180)

- Printer Dot Matrix (Epson TMMU2880B)

- Printer Dot Matrix (Epson LZ300)

- Switch (3 Com)

- Router (Cisco 1760)

- Modem Dial Up

- UPS (3KVA)

Software

Operating System:

- Microsoft Windows Server 2003 Service Pack 1

Utility Software:

- Safend Protector

- Firewall

- Norton Anti Virus

Bahasa Pemrograman

- ABAP

- Visual Basic

- Delfi

- Java

88

Data Base

- Database System : ORACLE

Database Release : 9.2.0.7.0

Addressability : 64 Bit

Database Size : 1000 GB

- Other Database System : Microsoft SQL Server 2000

3.3 Pembobotan Nilai dan Resiko Korporasi PT Blue Bird Group

Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost

and benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang

tangible (nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value)

kemudian disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya

investasi, kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam

perusahaan tsb, dan lain–lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan

pembototan nilai perusahaan. Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan

juga perlu didapatkan sebagai faktor pengurang kesuksesan proyek sehingga

menentukan hasil akhir sebuah investasi implementasi sistem.

Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan

yang telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi

yang menjadi acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi yang dimaksud

disini adalah sisi (domain) bisnis dan sisi (domain) teknologi.

89

3.3.1 Penilaian Faktor Domain Bisnis

3.3.1.1 Financial Value

3.3.1.1.1 Return on Investment (ROI)

Return on Investment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat

pengembalian suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi).

Manajemen organisasi memandang factor ini penting dalam mengetahui

layaknya investasi teknologi informasi yang diinvestasikan, sehingga dari sudut

pandang manajemen, faktor ROI ini diberi bobot yaitu +8.

3.3.1.2 Strategic Value

3.3.1.2.1 Strategic Match

Bagi PT. Blue Bird Group, teknologi informasi mempunyai peranan sangat

penting dalam membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk

mencapai tujuan-tujuan bisnis yang ditetapkan oleh manajemen, misalnya

membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan laporan yang dihasilkan dalam

jangka waktu yang lebih tepat. Untuk nilai strategic match ini, diberi bobot yaitu

+2.

3.3.1.2.2 Competitive Advantage

Bagi PT. Blue Bird Group, penerapan dan penggunaan teknologi informasi

yang baik merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja

perusahaan, yang nantinya dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing

dengan para kompetitornya. Karena PT. Blue Bird Group melihat bahwa

penerapan teknologi informasi yang bagus hanya merupakan salah satu faktor

penunjang kinerja perusahaan, maka factor ini mendapatkan bobot +1.

90

3.3.1.2.3 Competitive Response

Sebelum perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang

kegiatan bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual dalam

melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem manual ini

menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga

perusahaan tidak dapat memberikan pelayanan secara maksimal bagi para

penlanggannya yang bisa berakibat beralihnya pelanggan ke pesaing.

Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon

kebutuhan pelanggan yang selalu berubah-ubah agar dapat memberikan

pelayanan yang maksimal kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat

bobot yaitu +1.

3.3.1.2.4 Management Information for Critical Success Factors

Tujuan perusahaan menggunakan teknologi informasi adalah agar

manajemen mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat yang

nantinya akan digunakan untuk membantu manajemen dalam proses

pengambilan keputusan yang bersifat strategis. Untuk itu, PT. Blue Bird Group

sangat membutuhkan nilai-nilai tersebut untuk merancang rencana-rencana

strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun rencana jangka

panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot +2.

3.3.1.3 Stakeholder Value

3.3.1.3.1 Service and Quality

Penggunaan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group membuat

perusahaan mampu memberikan pelayanan (service) yang baik terhadap para

91

pelanggannya sehingga kepuasan pelanggan dapat dipertahankan. Penggunaan TI

juga diharapkan mampu menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas

sehingga mampu menunjang kegiatan operasional perusahaan. Faktor ini

mendapat bobot yang tinggi, bobot yaitu +2.

3.3.1.3.2 Agility, Learning, and Empowerment

Teknologi informasi yang diterapkan perusahaan untuk menunjang

kegiatan operasional menuntut user untuk cepat beradaptasi dengan baik. Hal ini

menyebabkan diperlukan adanya training bagi user yang akan mengoperasikan

TI tersebut supaya user dapat memanfaatkan TI secara maksimal, efektif, dan

efisien. Nilai dalam faktor ini diberi bobot yaitu +1.

3.3.1.3.3 Cycle Time

Teknologi informasi yang diterapkan oleh PT. Blue Bird Group diharapkan

dapat membantu semua pihak yang terkait guna mempercepat dan memperlancar

proses bisnis. Maka dari itu, factor ini diberi bobot yaitu +2.

3.3.1.4 Competitive Strategic Risk

3.3.1.4.1 Business Strategy Risk

Dalam menerapkan teknologi informasi pasti selalu ada risiko yang timbul,

misalnya risiko kegagalan dalam strategi bersaing. Bagi PT. Blue Bird Group,

risiko-risiko yang ada tidak terlalu dikhawatirkan karena perumusan strategi

bisnis selalu melibatkan teknologi informasi sebagai salah satu basis kekuatan

yang ada. Pengimplementasian teknologi informasi dapat membantu pihak

manajemen agar dapat lebih cepat menyusun rencana-rencana ke depan, baik

92

rencana dalam menyusun startegi bisnis maupun strategi lainnya. Oleh sebab itu,

risiko ini diberi bobot -2.

3.3.1.5 Organization Strategic Risk and Uncertainty

3.3.1.5.1 Business Organizational Risk

PT. Blue Bird Group telah memiliki rencana umum yang baik dalam

mengimplementasikan TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika

sewaktu-waktu terjadi perubahan atas perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang

belum dimiliki oleh perusahaan adalah perencanaan yang detail dalam

menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh sebab itu, risikoini

diberi bobot -1.

3.3.2 Penilaian Faktor Domain Teknologi

3.3.2.1 Strategic Value

3.3.2.1.1 Strategic IT Architecture

Penerapan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group harus mampu

menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan

rencana teknologi informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu

dengan melihat kondisi perusahaan, manajemen mendapat bobot yaitu +1.

3.3.2.2 Competitive Strategic Risk

3.3.2.2.1 IT Strategy Risk

Bagi PT. Blue Bird Group, perubahan strategi teknologi informasi jangka

panjang yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat

mendatangkan nilai negatif dimasa yang akan datang (maksudnya jika sewaktu-

93

waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaanatau proses bisnis, IT harus

bisa bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi).

Tetapi karena perusahaan sudah mampu menganalisa risiko dan solusi-solusinya,

maka bagi perusahaan risiko ini mendapat bobot yaitu -1.

3.3.2.3 Organization Strategic Risk and Uncertainty

3.3.2.3.1 IT Definitional Uncertainty

Bagi PT. Blue Bird Group, risiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian

akan kebutuhan, pasti dapat membuat para personil TI menjadi kesulitan

menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini

dapat.mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi

karena kebutuhan dari user sudah dapat di identifikasi dengan baik, maka

manajemen mendapat bobot yaitu -1.

3.3.2.3.2 IT Technical and Implementation

Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk

pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT.

Blue Bird Group. PT. Blue Bird Group mengimplementasikan teknologi

informasi untuk membantu pihak manajemen dalam menjalankan proses bisnis.

Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan

pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal

mungkin akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum

bisa beradaptasi dengan baik terhadap pengimplementasian TI yang baru. Atas

kondisi ini, maka manajemen mendapat bobot yaitu -1.

94

3.3.2.3.3 IT Service Delivery

Pada saat TI baru diimplementasikan di PT. Blue Bird Group, perusahaan

langsung memberikan pelatihan kepada user agar user mampu menggunakan TI

secara benar sehingga dapat mengurangi risiko yang mungkin terjadi. Maka

risiko ini mendapat bobot yaitu -1.

3.3.3 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat

Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan

ringkasan table bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan

risiko baik pada domain bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah.

DOMAIN BISNIS Bobot Maximum Skor A. Financial Values Return On Investment (ROI) 8 40 B. Strategic Values Strategic Match 2 10 Competitive Advantage 1 5 Competitive Response 1 5 Management IS for CSFs 2 10 C. Stakeholders Values Service and Quality 2 10 Agility, Learning & Empowerment 1 5 Cycle Time 2 10 D. Competitive Strategy Risk Business Strategy Risk -2 -10 E. Organization Strategy Risk &

Uncertainty

Business Organization Risk -1 -5 DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values Strategic IT Architecture 1 5 B. Competitive Strategy Risk IT Strategic Risk -1 -5 C. Organization Strategy Risk &

Uncertainty

IT Definitional Uncertainty -1 -5 IT Technical and Implementation -1 -5 IT Service Delivery -1 -5 TOTAL VALUES +20 +100 TOTAL RISK AND UNCERTAINTY -7 -35

Tabel 3.7 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem

95

Dari table bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui

total nilai korporat yang didapat adalah 20 dan resiko 7. Dengan melakukan

metode perhitungan ranking per factor antara 0 – 5, mengartikan bahwa skor

maksimum yang bisa didapat adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor

nilai berjumlah 100 dan total resiko berjumlah 35.

3.3.4 Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran

Hasil analisa nilai–nilai korporat terhadap PT Blue Bird Group

membuktikan sisi bisnis perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan

teknologi informasi yang sangat kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas

komunikasi data memegang peranan penting dalam kelancaran penggunaan

aplikasi–aplikasi komputerisasi. Maka isu penting yang berlaku dalam

perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas adalah

memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan

perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah

ROI. Namun tetapi resiko–resiko korporat juga patut dicermati karena jika

memang terbukti ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian

proyek.

96

DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot

1 Return On Investment (ROI) Highest 8

2 Strategic Match Medium 2

3 Competitive Advantage Low 1

4 Competitive Response Low 1

5 Management IS for CSFs Medium 2

6 Service and Quality Medium 2

7 Agility, Learning &

Empowerment

Low 1

8 Cycle Time Medium 2

9 Business Strategy Risk Medium -2

10 Business Organization Risk Medium -1

DOMAIN TEKNOLOGI

1 Strategic IT Architecture Low 1

2 IT Strategic Risk Medium -1

3 IT Definitional Uncertainty Medium -1

4 IT Technical and

Implementation

Medium -1

5 IT Service Delivery Medium -1

Total Value 20

Total Risk and Uncertainty -7 Tabel 3.8 Mapping nilai korporat kedalam kuadran

Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT.

Blue Bird Group berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis.

Ini menjelaskan mengapa korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang

berbanding lurus, dimana sisi bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan

memegang peranan penting didalam strategi perusahaan.

97

Ini mengukuhkan PT. Blue Bird Group sebagai perusahaan yang

terkomputerisasi dimana kegiatan utama bisnis perusahaan sudah mendukung

dan menggunakan Teknologi Informasi.

Gambar 3.11 Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT Blue Bird Group

Garis Bisnis

Tingkat dimana dukungan bisnis menguntungkan,

kompetitif, sehat, dan kuat

Kuat

Lemah

Kuat Lemah

Kuadran A INVESTAS

Kuadran B STRATEGIS

Kuadran C INFRASTRUKTU

Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT

Tingkat dimana dukungan computer saat ini kuat dan efektif

Dukungan Komputer

pdf. blue bird

Documents