pravila sertifikacije sistema...

PRIVREDNO DRUŠTVO ZA SERTIFIKACIJU I NADZOR STANDCERT DOO BEOGRAD

StandCert d.o.o.

PRAVILA

SERTIFIKACIJE SISTEMA MENADŽMENTA

— Četvrto izdanje —

Beograd, decembar 2013.


StandCert d.o.o.

Sadržaj

1. Uvod ______________________________________________________________________ 4

1.1 Sertifikacija pojedinačnih sistema menadžmenta prema standardima ___________________ 4

1.2 Sertifikacija integrisanih sistema menadžmenta _____________________________________ 4

1.3 Sertifikacija pojedinačnih sistema menadžmenta prema standardima sa posebnim zahtevima

za primenu standarda SRPS ISO 9001 u pojedinim oblastima _______________________________ 4

1.4 Ostale usluge u vezi sa pomenutim sertifikacijama ___________________________________ 4

2. Tehničke oblasti i kategorije u lancu hrane (oblasti sertifikacije) _____________________ 4

2.1 Tehničke oblasti __________________________________________________________________ 4

2.2 Kategorije u lancu hrane __________________________________________________________ 5

3. Opšte odredbe _______________________________________________________________ 5

3.1 Predmet i područje primene _____________________________________________________ 5

3.2 Termini i definicije _____________________________________________________________ 5

3.3 Skraćenice ____________________________________________________________________ 6

4. Proces sertifikacije ___________________________________________________________ 6

4.1 Početno informisanje i prijava za sertifikaciju _________________________________________ 6

4.2 Preispitivanje Prijave ______________________________________________________________ 7

4.3 Identifikacija područja koja izazivaju zabrinutost i zahtevanje dodatnih informacija_________ 8

4.4 StandCert ne poseduje kompetentnost za obavljanje sertifikacije prema zahtevu klijenta _____ 8

4.5 Izrada Programa provere __________________________________________________________ 8

4.6 Predlaganje sertifikacije i potvrda programa provere ___________________________________ 8

4.7 Klijent ima primedbe na predloženi program i Ponudu __________________________________ 8

4.8 Prihvatanje Programa i ponude –stupanje u zvanične aranžmane za sertifikaciju ___________ 9

5. Početna sertifikacija ___________________________________________________________ 9

5.0 Izbor i imenovanje tima proveravača za fazu1 _________________________________________ 9

5.1 Plan za Fazu 1 ___________________________________________________________________ 9

5.2 Izvođenje faze 1 _________________________________________________________________ 10

5.3 Rešavanje oblasti za koje je iskazana zabrinutost u fazi 1 ______________________________ 10

5.4 Imenovanje i kompletnog tima za proveru u Fazi 2 ____________________________________ 11

5.5 Plan provere za fazu 2 ____________________________________________________________ 11

5.6 Izvođenje faze 2 provere __________________________________________________________ 12

5.7 Rešavanje oblasti za koji je iskazana zabrinutost u fazi 2 _______________________________ 12

5.8 Zaključak početne sertifikacione provere ____________________________________________ 12

5.9 Odluka o početnoj sertifikaciji _____________________________________________________ 13

5.10 Dodeljivanje početne sertifikacije i izdavanje sertifikacionih dokumenata ________________ 13

5.11 Odbijanje dodele sertifikacije _____________________________________________________ 14

6. Tekuće nadzorne aktivnosti ___________________________________________________ 14


3

StandCert d.o.o.

6.1 Razmena informacija između klijenta i sertifikacionog tela _____________________________ 14

6.2 Potvrđivanje programa provere i saopštavanje klijentu ________________________________ 14

6.3 Potvrda/imenovanje kompetentnog tima proveravača __________________________________ 14

6.4 Plan nadzorne provere ____________________________________________________________ 14

6.5 Izvođenje nadzorne provere _______________________________________________________ 15

6.6 Rešavanje oblasti za koje je iskazana zabrinutost u nadzornoj proveri ____________________ 15

6.7 Zaključak nadzorne provere _______________________________________________________ 15

7. Resertifikacija _______________________________________________________________ 16

7.1 Razmena informacija između klijenta i sertifikacionog tela _____________________________ 17

7.2 Potvrđivanje programa provere i saopštavanje klijentu ________________________________ 17

7.3 Potvrda/imenovanje kompetentnog tima proveravača __________________________________ 17

7.4 Planiranje resertifikacione provere _________________________________________________ 17

7.5 Izvođenje resertifikacione provere __________________________________________________ 18

7.6 Odluka o resertifikaciji ___________________________________________________________ 18

7.7 Dodeljivanje resertifikacije i izdavanje sertifikacionih dokumenata ______________________ 18

8. Posebne provere _____________________________________________________________ 19

8.1 Proširenje obima _________________________________________________________________ 19

8.2 Provere uz prethodnu kratku najavu (vanredni nadzor) ________________________________ 19

8.3 Suspendovanje, povlačanje ili redukovanje obima sertifikacije __________________________ 19

9. Prigovori i žalbe______________________________________________________________ 20

9.1 Prigovori _______________________________________________________________________ 20

9.2 Žalbe __________________________________________________________________________ 20

10. Registar sertifikovanih klijenata________________________________________________ 21

11. Pozivanje na sertifikaciju i upotreba znaka _______________________________________ 21

12. Poverljivost ________________________________________________________________ 21

13. Razmena informacija između StandCert d.o.o. i klijenata ___________________________ 22

13.1 Obaveze klijenata _______________________________________________________________ 22

13.2 Obaveze StandCerta _____________________________________________________________ 22

14. Druga sertifikaciona tela _____________________________________________________ 23

15. Cene usluga sertifikacije ______________________________________________________ 23


4

StandCert d.o.o.

1. Uvod

Ova Pravila su usaglašena sa zahtevima standarda SRPS ISO/IEC 17021:20011- Ocenjivanje

usaglašenosti-Zahtevi za tela koja obavljaju proveru i sertifikaciju sistema menadžmenta.

StandCert d.o.o. vrši sledeće usluge u vezi sa sertifikacijom sistema menadžmenta:

1.1 Sertifikaciju pojedinačnih sistema menadžmenta prema standardima:

- SRPS ISO 9001, Sistem menadžmenta kvalitetom – Zahtevi (QMS)

- SRPS ISO 14001, Sistemi upravljanja zaštitom životne sredine Zahtevi sa uputstvom za primenu

(EMS)

- SRPS OHSAS 18001, Sistem upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu –

Zahtevi (OHSAS)

- SRPS EN ISO 22000, Sistemi menadžmenta bezbednošću hrane - Zahtevi za svaku organizaciju u

lancu hrane (FSMS)

- SRPS ISO/IEC 27001, Informaciona tehnologija – Tehnike sigurnosti – Sistemi menadžmenta

sigurnošću informacija - Zahtevi

- HACCP CAC/RCP 1-1969, Rev, 4 – 2003, Sistem analize opasnosti i kritične kontrolne tačke,

Zahtevi Codex Alimentariusa - Opsti principi higijene hrane (HACCP)

i drugim standardima.

1.2 Sertifikaciju integrisanih sistema menadžmenta1

1.3 Sertifikaciju pojedinačnih sistema menadžmenta prema standardima sa posebnim

zahtevima za primenu standarda SRPS ISO 9001 u pojedinim oblastima2, kao što su

SRPS ISO/16949, EN ISO 13485, EN 13980, SRPS ISO 29001 i drugi standardi sistema

menadžmenta; i

1.4 Ostale usluge u vezi sa pomenutim sertifikacijama (obuka za primenu standarda sistema

menadžmenta, obuka za interne proveravače....).

2. Tehničke oblasti i kategorije u lancu hrane (oblasti sertifikacije)

StandCert d.o.o. obavlja sertifikaciju za sve tehničke oblasti i kategorije u lancu hrane.

Sertifikat sa znakom akreditacije se izdaje samo za tehničke oblasti za koje je dobijena akreditacija.

Informacije o tehničkim oblastima za koje StandCert poseduje akreditaciju, prikazane posebno za

sertifikaciju prema SRPS ISO 9001, SRPS ISO 14001 i SRPS OHSAS 18001, SRPS EN ISO 22000, mogu

se videti na sajtu www.standcert.rs )

2.1 Tehničke oblasti

Za sertifikaciju sistema menadžmenta kvalitetom, sistema menadžmenta zaštitom životne sredine,

sistema menadžmenta bezbednošću i zdravljem na radu, tehničke oblasti su navedene u dokumentu

Akreditacionog tela Srbije ATS-UP12 (klasifikacija prema REGULATION (EC) No 1893/2006 OF THE

EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 20 December 2006 establishing the statistical

classification of economic activities NACE Revision 2 and amending Council Regulation (EEC) No 3037/90

as well as certain EC Regulations on specific statistical domains.)

1 Pod integrisanim sistemima menadžmenta podrazumevaju se dva ili više pojedinačnih sistema menadžmenta, kod

kojih su neki delovi dokumentacije objedinjeni.

2 Standardi koji pored zahteva standarda SRPS ISO 9001 obuhvataju i posebne, dodatne zahteve za pojedine oblasti

primene.

http://www.standcert.rs/


5

StandCert d.o.o.

2.2 Kategorije u lancu hrane

Za sertifikaciju sistema menadžmenta bezbednošću hrane klasifikacija kategorija u lancu ishrane, data je

u dokumentu ATS-UP12 (klasifikacija prema Aneksu A dokumenta ISO/TS 22003:20007)

3. Opšte odredbe

3.1 Predmet i područje primene

Svrha ovih Pravila je propisivanje jedinstvenog načina sprovođenja sertifikacije sistema menadžmenta,

praćenja održavanja sertifikovanog sistema menadžmenta, rešavanja žalbi i prigovora, kao i prava i obaveza

StandCert-a i sertifikovanih organizacija.

Pravila se primenjuju za sve postupke sertifikacije sistema manadžmenta, a sve organizacije koje žele da

imaju sertifikovan sistem menadžmenta imaju iste mogućnosti i prava tokom celog postupka.

Pravila su namenjena organizacijama koje uvode ili primenjuju sistem menadžmenta, radi upoznavanja sa

procesom sertifikacije i održavanja ovih sistema, kao i zaposlenima u StandCert-u, osoblju angažovanom u

procesu sertifikacije putem ugovora, proveravačima iz registra StandCert-a u aktivnostima pripreme i

spovođenja provere i Komisiji za sertifikaciju kod donošenja odluka o sertifikaciji.

Ujedno, ona predstavljaju elemente koji se podrazumevaju ugovorenima ukoliko organizacija proces

sertifikacije poveri StandCertu i on to prihvati.

3.2 Termini i definicije

Za potrebe ovih Pravila primenjuju se relevantne definicije date u SRPS ISO 9000:2007 - Sistemi

menadžmenta kvalitetom-osnove i rečnik i SRPS ISO/IEC 17000:2007 – Ocenjivanje usaglašenosti – Rečnik

i opšti principi, kao i sledeće definicije vezane za postupak sertfikacije koji primenjuje StandCert:

sertifikacija

atestiranje koje je izvršila treća strana u vezi sa sistemima menadžmenta

NAPOMENA: Sertifikacija sistema menadžmenta ponekad se naziva i registracija.

provera

sistematičan, nezavisan i dokumentovan proces za dobijanje dokaza provere i njegovo objektivno

vrednovanje da bi se odredio nivo do kojeg su ispunjeni specificirani zahtevi

kombinovana provera

provera kada se klijent proverava zajedno u skladu sa zahtevima dva ili više standarda za sisteme

menadžmenta

integrisana provera

provera kod klijenta koji je integrisao primenu zahteva dva ili više standarda za sisteme menadžmenta u

jedinstven sistem menadžmenta i proverava se u odnosu na više od jednog standarda

dodatne provere (dodatna kompletna i dodatna ograničena)

provere koje se sprovode da bi se verifikovala efektivnost korekcija i korektivnih mera

nadzor

sistematično ponavljanje aktivnosti ocenjivanja usaglašenosti kao osnova za održavanje izjave o

usaglašenosti validnom


6

StandCert d.o.o.

Provere uz prethodnu kratku najavu (vanredni nadzor )

provere uz kratku najavu da bi se istražili prigovori, promene kod klijenta koje mogu da se odraze na sistem

menadžmenta ili kao nastavak aktivnosti nad suspendovanim klijentom

suspenzija

privremeno stavljanje van snage sertifikata za ceo specificirani obim sertifikacije ili njegov deo

povlačenje

stavljanje van snage sertifikata

žalba

zahtev organizacije koja je u postupku sertifikacije ili održava sertifikaciju,StandCertu, da ponovo razmotri

odluku koju je donelo u vezi sa sertifikacijom

prigovor

izraz nezadovoljstva, osim žalbe, bilo koje osobe ili organizacije StandCertu, na koji se očekuje odgovor

3.3 Skraćenice

Za potrebe ovog priručnika primenjuju se sledeće skraćenice:

QMS Sistem menadžmenta kvalitetom (Quality Management System)

EMS Sistem upravljanja zaštitom životne sredine (Enviromental Management System)

OHSAS Sistem upravljanja zaštitom zdravlja i bezbodnošću na radu (Occupational health and safety

management system)

FSMS sistemi menadžmenta bezbednošću hrane ( Food safety management systems)

HACCP kodeks praktične primene-opšti principi higijene hrane

ISMS sistem menadmenta bezbednošću informacija

4. Proces sertifikacije

Sertifikaciju sistema menadžmenta u skladu sa ovim Pravilima, StandCert obavlja na osnovu dokumenata

procesa sertifikacije sistema menadžmenta, koja je uspostavio i primenjuje (u daljem tekstu – dokumenta

StandCert).

Sertifikacija obuhvata sledeće aktivnosti: (postupak sertifikacije)

4.1 Početno informisanje i prijava za sertifikaciju

Potencijalni podnosilac zahteva za sertifikaciju – klijent informiše se o procesu sertifikacije, o

dodeli i održavanju sertifikata, pravima i obavezama StandCerta i sertifikovanog klijenta, rešavanju

žalbi, prigovora, cenama i drugim relevantnim činjenicama, putem sajta www.standcert.rs , putem

prepiske ili direktnim kontaktima sa StandCertom. Obrazac Ob-01-Prijava-Zahtev za izdavanje

ponude za sertifikaciju sistema menadžmenta (u daljem tekstu: Prijava-Zahtev) se preuzima sa sajta

ili se na zahtev klijenta, dostavlja poštom.

Dostavljanjem popunjenog obrasca Prijava-Zahtev (Ob-01), klijent se prijavljuje za sertifikaciju.

Popunjeni obrasci uglavnom se dostavljaju elektronskim putem, bez potpisa ovlašćenog lica. Podaci

o ovlašćenom licu su dati u Prijavi. Standcert sve navedene podatke u prijavi proverava u direktnom

kontaktu sa osobom za kontakt i putem web stranice APR-a.

Popunjavanjem obrasca Ob-01 obezbeđuje se da klijent pruži informacije neophodne StandCert-u

da utvrdi sledeće:

željeni obim sertifikacije;

opšte karakteristike klijenta podnosioca zahteva, uključujući njeno ime i adresu njene fizičke

lokacije, značajne aspekte njenih operacija i svaku relevantnu zakonsku obavezu;

http://www.standcert.rs/


7

StandCert d.o.o.

opšte informacije, relevantne za oblast sertifikacije za koju je podnet zahtev, koje se tiču

klijenta koja podnosi zahtev, kao što su njene aktivnosti, ljudski i tehnički resursi, funkcije i

odnosi u većim korporacijama, ukoliko ih ima;

informacije koje se tiču svih podugovorenih procesa (procesi iz autsorsa) koje koristi klijent,

a koje će uticati na usaglašenost sa zahtevima;

standarde i druge zahteve za koje klijent koja podnosi zahtev traži sertifikaciju;

informacije koje se odnose na korišćenje konsultantskih usluga i usluga internih provera u

vezi sa sistemom menadžmenta i drugih pretnji nepristrasnosti

informacije koje su potrebne da bi se procenio stepen integracije sistema

informacije koje su potrebne za procenu rizika vezanih za sertifikaciju (rizici za organizaciju

i rizici za tim za proveru )

StandCert proverava primljenu Prijavu-Zahtev sa stanovišta popunjenosti ( pružene sve tražene

informacije). Komunicira se sa klijentom (telefonom, mejlom…) i neki podatci dopunjuju.

Popunjen obrazac Prijava/Zahtev sa usaglašenim podacima se vraća klijentu i zahteva od njega da

uz potpis ovlašćenog lica bude vraćen poštom ili skeniran putem mejla.

Potpisan obrazac se ulaže u dosije predmeta sertifikacije.

4.2 Preispitivanje Prijave

Vrši se preispitivanje Prijave-Zahteva sa stanovišta prihvatljivosti zahteva i mogućnosti da

StandCert sprovede sertifikaciju za traženi obim i oblast sertifikacije.

Vrši se preispitivanje prijava i dodatnih priloženih informacija za sertifikaciju da bi bilo sigurno

sledeće:

da su informacije o klijentu podnosiocu prijave i njenom sistemu menadžmenta dovoljne da

bi se izvršila provera;

da su zahtevi za sertifikaciju jasno definisani i dokumentovani, a zatim dati klijentu

podnosiocu prijave ( Pravila i ostala dokumenta sertifikacije koja se nalaze na internet sajtu

StandCert –a.)

da je otklonjena svaka uočena razlika u shvatanjima između Standcert-a i klijenta

podnosioca prijave;

da je Standcert kompetentan i sposoban da izvrši sertifikacionu aktivnost;

da su uzeti u obzir traženi obim sertifikacije, stepen integracije, lokacije rada klijenta

podnosioca prijave, vreme potrebno da se završe provere i sve ostale tačke koje imaju

uticaja na aktivnost sertifikacije (jezik, uslovi bezbednosti, pretnje nepristrasnosti itd.);

Pri preispitivanju se utvrđuje potrebna kompetentnost koju StandCert mora da ima u svom timu za

proveru i u Komisiji za donošenje odluke o sertifikaciji. Preispituje se da li StandCert može

zadovoljiti te zahteve za kompetentnost .

Neophodno znanje i veština vođe tima i proveravača može biti dopunjeno tehničkim ekspertima,

prevodiocima i tumačima koji moraju da rade pod rukovodstvom proveravača. Kada se koriste

prevodioci i tumači oni moraju da budu izabrani tako da ne utiču neopravdano na proveru.

Standcert imenuje Tim proveravača od proveravača (i tehničkih eksperata, prema potrebi), koji

zajedno imaju kompetenciju, identifikovanu od strane Standcerta-a da mogu vršiti sertifikaciju

klijenta podnosioca zahteva. Izbor se vrši s obzirom na odredbe o kompetenciji proveravača i

tehničkih eksperata ( Registar proveravača i eksperata). Takođe, pojedinci koji će donositi odluku o

sertifikaciji (članovi Sertifikacione komisije) se imenuju na način kojim je sigurno obezbeđena

potrebna kompetentnost.

Kod preispitivanja prijave, utvrđuje se vreme za proveru i način uzorkovanja.

U toku preispitivanja mogu se od klijenta tražiti dopunske informacije, kao i odlazak na lokaciju.


8

StandCert d.o.o.

Prema zahtevu klijenta, ukoliko klijent prijavljuje više sistema za sertifikaciju, provera može da se

obavi pojedinačno, kombinovano i integrisano.

4.3 Identifikacija područja koja izazivaju zabrinutost i zahtevanje dodatnih informacija.

Ukoliko se pri preispitivanju Prijave/Zahteva pojave nedoumice potrebno je prikupiti dodatne

informacije od klijenta, po potrebi i odlazak na lokaciju. Nedoumice mogu da se odnose na:

tačno definisanje oblasti sertifikacije

efektivan broj zaposlenih

lokacije

privremene lokacije

identifikaciju glavnih procesa

stepen integrisanja

rizike vezane za proveru (rizici za organizaciju i rizici za tim za proveru )

4.4 StandCert ne poseduje kompetentnost za obavljanje sertifikacije prema zahtevu klijenta.

Ukoliko se preispitivanjem Prijave zaključi da StandCert nema kompetentnost ili kapacitete za

obavljanje sertifikacije prema zahtevima iz Prijave, Klijent se obaveštava o odbijanju Prijave, uz

dokumentovano i jasno obrazloženje razloga.

4.5 Izrada Programa provere

StandCert priprema Program provere gde su na sveobuhvatan način prikazani koraci u ciklusu

sertifikacije. Ujedno se prikazuju sve bitne karakteristike i podaci o klijentu, predmet i područje

primene, kompleksnost sistema menadžmenta klijenta. Klijentu se predočava postupak

sertifikacije, kao i Pravila sertifikacije koja se primenjuju (dostupni su na internet portalu

StandCert-a). Program provere se radi na osnovu zapisa o preispitivanju prijave za sertifikaciju, za celokupan sertifikacioni ciklus (dve faze početne provere, nadzorne provere u prvoj i drugoj godini i resertifikacionu proveru u trećoj godini pre isteka sertifikacije).

Program provere sa najbitnijim informacijama za klijenta, se dostavlja na saglasnost klijentu.

4.6 Predlaganje sertifikacije i potvrda programa provere.

Program provere se dostavlja klijentu uz Ponudu na memorandumu koja predstavlja predlog

komercijalnih uslova koje StandCert nudi za realizaciju Programa.

Od klijenta se traži izjašnjavanje o dostavljenoj Ponudi i Programu.

Klijent dostavlja obaveštenje o prihvatanju/neprihvatanju Ponude i Programa za sertifikaciju.

Obaveštenje može da bude upućeno poštom, elektronskim putem ili putem telefona. Ako je

dobijeno putem telefona, pravi se belešku o tome, koja se tretira kao akt u predmetu.

4.7 Klijent ima primedbe na predloženi program i Ponudu

StandCert stupa u komunikaciju sa klijentom u cilju razrešenja neslaganja klijenta sa predlogom

Programa (prikupljaju se potrebne informacije za razrešenje).

Ako ima osnova, rezultat može biti izmena Programa i saglasno tome izmena Ponude.

Ukoliko nema osnova za izmenu Programa, Standcert zatvara predmet klijenta.

Klijent se obaveštava o odbijanju Prijave, uz dokumentovano i jasno obrazloženje razloga.


9

StandCert d.o.o.

4.8 Prihvatanje Programa i ponude –stupanje u zvanične aranžmane za sertifikaciju.

Nakon prihvaćenog Programa i Ponude potpisuje se Ugovor između StandCerta i klijenta. Ugovor

je osnov za saradnju StandCerta i klijenta. Sklapaju ga Direktor StandCerta i ovlašćeno lice klijenta.

Ugovorom se utvrđuju svi bitni elementi usluge sertifikacije koji nisu regulisani Programom

provere.

Posle sklapanja Ugovora pristupa se daljim aktivnostima procesa sertifikacije.

Za početak aktivnosti provere sistema menadžmenta, klijent je dužan da dostavi Poslovnik sistema

menadžmenta, šemu procesa sistema menadžmenta, organizacionu šemu (po potrebi i drugu

dokumentaciju sistema menadžmenta). O ovome je klijent je obavešten putem Ponude i putem

Pravila sertifikacije.

Odgovornost za ugovaranje usluge sertifikacije ima direktor StandCerta.

5. Početna sertifikacija

Za realizaciju Programa sertifikacije za konkretan predmet sertifikacije, odgovarajuće zaveden u

bazu podataka za predmete sertifikacije, sprovode se početne aktivnosti realizacije.

5.0 Izbor i imenovanje tima proveravača za fazu1

Predlaže se tim za proveru u fazi 1. Pri predlaganju članova tima uvažavaju se svi relevantni podaci

dobijeni preispitivanjem Prijave i Program sertifikacije.

Po potrebi u tim se uključuju i tehnički eksperti.

Na predloženi tim za proveru, StandCert dopisom na memorandumu traži pisanu saglasnost od

klijenta.U predlogu koji se dostavlja klijentu, navode se svi podaci koji su od značaja za

sprovođenje postupka provere za zahtevani obim sertifikacije (status i kompetentnost proveravača.)

U slučaju neslaglasnosti sa predloženim timom za proveru, isti se razmatra i ukoliko se proceni da

je nesaglasnost opravdana predlaže se novi tim.

U slučaju da se primedbe odnose na ugrožavanje nepristrasnosti, ukoliko proceni da je nesaglasnost

opravdana, StandCert predlaže novi tim.

Ukoliko se nesaglasnost sa predloženim timom za proveru odbije kao neopravdana, a klijent ne

odustane od njega, StandCert donosi zaključak o prekidu postupka sertifikacije. Klijent u tom

slučaju ima pravo žalbe.

Posle dobijene saglasnosti za predloženi tim za proveru, Direktor StandCerta donosi Rešenje za tim

za proveru.

5.1 Plan za Fazu 1

Pomoću dobijenih informacija koje su zabeležene preispitivanjem prijave, definiše se Plan za

Fazu 1 provere

Planom za fazu 1 utvrđuje se cilj, predmet i područje primene i kriterijumi provere, datum,

lokacije, planirano vreme trajanja, uloge i odgovornosti članova tima i osoba u pratnji.

Cilj provere u fazi 1 je:

provera dokumentacije sistema menadžmenta klijenta;

vrednovanje lokacija klijenta i specifičnih uslova vezanih za lokaciju i obavljanje razgovora

sa osobljem klijenta u cilju utvrđivanja spremnosti za proveru u fazi 2;


10

StandCert d.o.o.

preispitivanje klijentovog statusa i razumevanje zahteva standarda, naročito u pogledu

identifikacije ključnih performansi ili značajnih aspekata, procesa, ciljeva i funkcionisanja

sistema menadžmenta;

prikupljanje neophodnih informacija koje se odnose na obim sistema menadžmenta, procese

i lokacije klijenta i odgovarajuće statutarne i regulativne aspekte (npr. aspekti kvaliteta,

životne sredine, pravni aspekti rada klijenta, povezani rizici itd.);

preispitivanje alokacija resursa za fazu 2 provere i dogovor sa klijentom o detaljima provere

u fazi 2;

planiranje faze 2 provere na osnovu razumevanja klijentovog sistema menadžmenta i rada

na raznim lokacijama

ocenjivanje da li su interne provere i preispitivanja od strane rukovodstva planirani i

izvršavani, i da li je stepen sprovođenja sistema menadžmenta dovoljan da je klijent

spreman za fazu 2 provere.

Predmet i područje primene: opisuje se obim i granice provere, kao što su fizičke lokacije,

organizacione jedinice, aktivnosti i procesi koje treba da budu proveravani.

U slučajevima gde se sertifikacija obavlja na više lokacija jedan deo lokacija može biti proveren u

Fazi 1.

Kriterijumi provere obuhvataju:

zahteve definisanih normativnih dokumenata za sisteme menadžmenta, i

definisane procese i dokumentaciju sistema menadžmenta koju je izradio klijent.

U toku izrade Plana za proveru u fazi 1 vođa tima komunicira sa predstavnikom klijenta

(usaglašavanje termina provere, lokacija, prisustva osoblja klijenta...).

Plan se dostavlja klijentu da bi se mogle organizovati sve planirane aktivnosti.

Elektronskim putem vođa tima usaglašava Plan sa predstavnikom klijenta. Plan provere mora biti

verifikovan od strane vođe tima i predstavnika klijenta.

5.2 Izvođenje faze 1

Provera u fazi 1 obuhvata pregled dostavljene dokumentacije i posetu klijentu (predsertifikaciona

poseta) radi upoznavanja sa ostalom dokumentacijom, stepenom sprovođenja sistema menadžmenta

(interne provere, preispitivanje od strane rukovodstva) i organizacijom u celini. Na taj način se

razjašnjavaju eventualne razlike u razumevanju između klijenta i StandCerta.

5.3 Rešavanje oblasti za koje je iskazana zabrinutost u fazi 1

Ukoliko se u fazi 1 utvrde neusaglašenosti u dokumentima sistema menadžmenta i potencijalne

neusaglašenosti sistema menadžmenta, dokazi o otklanjanju mogu se dostaviti pisanim putem ili

vođa tima procenjuje da je potrebno da se izvrši još jedna predsertifikaciona poseta. Neke

potencijalne neusaglašenosti se mogu proveriti u fazi 2.

Prilikom utvrđivanja intervala između faze 1 i faze 2 provere, mora se obratiti pažnja na potrebe

klijenta da otkloni potencijalne neusaglašenosti koje su identifikovane u toku faze 1 provere. Može

se pojaviti potreba da se revidiraju aranžmani za fazu 2. Razumno se očekuje da interval između

provere u fazi 1 i fazi 2 ne bude duži od 6 meseci. Ako je potreban duži interval provera u fazi 1

treba da se ponovi.

O izvedenoj proverami u fazi 1 izrađuje se Izveštaj o proveri u fazi 1. Rok za podnošenje Izveštaja

je sedam dana. Utvrđene neusaglašenosti dokumenata i potencijalne neusaglašenosti u Fazi 1 beleže

se u Izveštaju o proveri u Fazi 1. Izveštaj o proveri u fazi 1 dostavlja se klijentu elektronskim


11

StandCert d.o.o.

putem. U Izveštaju iz provere u fazi 1 identifikuju se sve oblasti koje mogu da izazovu zabrinutost

da budu klasifikovane kao neusaglašenost u toku provere u fazi 2.

Ukoliko se u fazi 1 utvrde potencijalne neusaglašenosti, one moraju biti otklonjene do početka

provere u fazi 2, o čemu se vrši osvedočenje u proveri na licu mesta u Fazi 2.

5.4 Imenovanje i kompletnog tima za proveru u Fazi 2

Predlaže se kompletan tim za proveru u fazi 2. Pri predlaganju članova tima uvažava se odluka

doneta u postupku preispitivanja Prijave, Program provere kao i zaključci Tima za proveru u Fazi 1

( Izveštaj o proveri u Fazi 1).

5.4.1 Saglasnost za tim za proveru u Fazi 2

Na predloženi tim za proveru, StandCert dopisom na memorandumu traži pisanu saglasnost od

klijenta.U predlogu koji se dostavlja klijentu, navode se svi podaci koji su od značaja za

sprovođenje postupka provere za zahtevani obim sertifikacije (status i kompetentnost proveravača.)

U slučaju nesaglasnosti sa predloženim timom za proveru, isti se razmatra i ukoliko se proceni da je

nesaglasnost opravdana predlaže se novi tim.

U slučaju da se primedbe odnose na ugrožavanje nepristrasnosti, ukoliko proceni da su primedbe

opravdane, StandCert predlaže novi tim

Ukoliko se nesglasnost na predloženi tim za proveru odbije kao neopravdana, a klijent ne odustane

od njega, StandCert donosi zaključak o prekidu postupka sertifikacije. Klijent u tom slučaju ima

pravo žalbe.

Posle dobijene saglasnosti za predloženi tim za proveru, Direktor StandCerta donosi Rešenje za tim

za proveru.

5.5 Plan provere za fazu 2

Pre sertifikacione provere-faza 2, vođa tima sa članovima tima priprema i usaglašava Plan provere

koji predstavlja plan aktivnosti za sertifikacionu proveru –faza 2. Elektronskim putem vođa tima

usaglašava Plan sa predstavnikom klijenta. Pre dostavljanja klijentu, Plan se preispituje od strane

sistem menadžera, kako bi se utvrdilo da li je njime obezbeđeno da bude ostvaren cilj provere. Pri

izradi plana provere vođa tima se rukovodi vremenom za proveru i načinom uzorkovanja koji su

utvrđeni preispitivanjem prijave-zahteva kao i preporukama Tima za proveru u fazi 1 koje su date u

Izveštaju o proveri –faza 1. Plan provere mora biti verifikovan od strane vođe tima i predstavnika

klijenta.

Plan provere u fazi 2 sadrži :

Cilj provere u fazi 2:

- utvrđivanje usaglašenosti sistema menadžmenta klijenta , ili njegovog dela, sa kriterijumima

provere;

- vrednovanje sposobnosti sistema menadžmenta da osigura da klijent ispunjava primenljive

zahteve zakona, propisa i ugovora;

- vrednovanje efektivnosti sistema menadžmenta u obezbeđivanju da klijent stalno ispunjava

svoje specificirane ciljeve; i

- identifikacija oblasti za potencijalna poboljšavanja sistema menadžmenta, ako je

primenljivo.


12

StandCert d.o.o.

Predmet i područje provere (obim i granice provere, kao što su fizičke lokacije,

organizacione jedinice, aktivnosti i procesi koje treba da budu proveravane.

Kriterijume provere: odgovarajući standard sistema menadžmenta i dokumentacija

klijenta

Pored navedenog Planom je utvrđeno:

datum i mesto (lokacije .....

očekivano vreme i trajanje provere

Uloge i odgovornosti članova tima i posmatrača

5.6 Izvođenje faze 2 provere

Sertifikaciona provera –faza 2 se izvodi u svemu prema Planu provere, koji su vođa tima i klijent

prethodno usaglasili i verifikovali.

5.7 Rešavanje oblasti za koji je iskazana zabrinutost u fazi 2

U toku provere, pored zapažanja sa kojima svaki proveravač usmeno upoznaje pratioca i prisutne na

licu mesta, nalazi provere koji se odnose na neusaglašenosti se klasifikuju u 2 grupe:

• Veća neusaglašenost - znači potpuno odsustvo primene jednog od zahteva referentnog

standarda, ili da neusaglašenost može prouzrokovati pojavu neusaglašenog proizvoda/usluge i

• Manja neusaglašenost - znači odstupanje od zahteva referentnog standarda, ali nema

značajan uticaj na efektivnost sistema menadžmenta.

Vođa tima proveravača mora da pokuša da reši svako različito mišljenje između tima proveravača i

klijenta, koje se odnosi na dokaze ili nalaze provere, a nerešena pitanja moraju da budu zapisana

(Zapisnik sa završnog sastanka ).

Nerešena pitanja se rešavaju komisijski. Postupak i odlučivanje vodi Sertifikaciona komisija

StandCert-a.

5.8 Zaključak početne sertifikacione provere

Po izvršenoj proveri tim za proveru usmeno upoznaje predstavnike klijenta o konačnim nalazima

provere, koje će dati putem Izveštaja o proveri.

Jedan primerak Izveštaja o neusaglašenosti vođa tima dostavlja klijentu na završnom sastanku.

Kopija obrasca sa utvrđenom i verifikovanom neusaglašenošću ostavlja se klijentu koji je dužan da

na obrascu izvrši analizu uzroka utvrđene neusaglašenosti, predloži korektivnu meru i rok za

otklanjanje neusaglašenosti i dostavi popunjeni obrazac StandCertu na preispitivanje predložene

korektivne mere pre sprovođenja (rok: 14 dana ).

Ukoliko je vođa tima saglasan sa predloženom merom, o tome se obaveštava klijent.

Izveštaj o proveri u fazi 2 se izrađuje u roku od 14 dana na osnovu analize svih informacija i

dokaza provere prikupljenih tokom provere u fazi 1 i fazi 2.

Tim za proveru predlaže Sertifikacionoj komisiji da donese odluku da se:

sertifikacija dodeli ukoliko nema neusaglašenosti

odloži dodela sertifikacije do otklanjanja neusaglašenosti ( za neograničen broj manjih

neusaglašenosti- rok najviše 3 meseca) Verifikacija primene korektivnih mera, koje su


13

StandCert d.o.o.

utvrđene može se izvršiti na osnovu dokumentovanih dokaza ili dodatnom ograničenom

proverom)..

odloži dodela sertifikacije i predloži dodatna ograničena provera na licu mesta u roku ne

dužem od 3 meseca (ukoliko je utvrđena 1 veća neusaglašenost )

odbije dodela sertifikacije i predloži dodatna kompletna provera u roku ne dužem od 6

meseci (u slučaju da je utvrđeno više od 1 veće neusaglašenosti)

5.8.1 Predlog da se dodeli sertifikacija

Ukoliko nema neusaglašenosti vođa tima u roku od 14 dana dostavlja Izveštaj o proveri. Kopija

izveštaja se šalje klijentu. Izveštaj o proveri sadrži predlog tima da se dodeli sertifikacija.

5.8.2 Predlog da se odloži dodela sertifikacije

Ukoliko se utvrde manje neusaglašenosti (broj nije ograničen), ili jedna veća neusaglašenost, vođa

tima zahteva od klijenta da sprovede korektivne mere u roku ne dužem od tri meseca. Verifikacija

primene korektivnih mera, koje su utvrđene može se izvršiti na osnovu dokumentovanih dokaza, ili

proverom na licu mesta-dodatna ograničena provera. Za pokretanje korektivne mere odgovorno je

rukovodstvo klijenta koji se proverava.

Ukoliko su utvrđene neusaglašenosti sa rokom otklanjanja od 3 meseca, vođa tima preispituje

objektivne dokaze o otklanjanju neusaglašenosti koje je dostavio klijent ili vrši uvid u objektivne

dokaze dodatnom ograničenom proverom na licu mesta.

Nakon preispitivanja objektivnih dokaza vođa tima verifikuje otklanjanje neusaglašenosti.

Po zatvaranju korektivne mere ( verifikacija od strane vođe tima), vođa tima StandCertu dostavlja

ANEKS Izveštaja o proveri u fazi 2, u roku od sedam dana po zatvaranju korektivne mere. ANEKS

Izveštaja o proveri u fazi 2 sadrži predlog tima koji se odnosi na dodelu sertifikacije.

5.8.3 Predlog da se odbije dodela sertifikacije

U slučaju da se utvrdi više od jedne većih neusaglašenosti predlog tima je da se odbije dodela

sertifikacije.

5.9 Odluka o početnoj sertifikaciji

Na osnovu Izveštaja o proveri, predloga tima, verifikacije Izveštaja i ostalih relevantnih činjenica

(prigovori, žalbe, izveštaji finansijske službe o izmirenju finansijskih obaveza, zakonska regulativa,

informacija iz javnosti, dobijenih praćenjem dnevne štampe, elektronskih medija, izveštaja iz APR,

izveštaja Narodne banke, izveštaja inspekcijskih sužbi), dobijenih pregledom postupka sertifikacije,

Sertifikaciona komisija donosi odluku o sertifikaciji.

Odluka sertifikacione komisije može biti da se predlog tima potvrdi ili preinači.

5.10 Dodeljivanje početne sertifikacije i izdavanje sertifikacionih dokumenata

Ukoliko je Komisija donela odluku o dodeli sertfikacije, direktor StandCerta izdaje Sertifikat.

U slučaju sertifikacije više sistema menadžmenta Sertifikat se dodeljuje posebno za svaki

sertifikovani sistem.

Klijent dobija po jedan primerak Sertifikata na srpskom i engleskom jeziku. Sertifikovani klijent se

upisuje u Registar sertifikovanih klijenata, koji je javno dostupan.


14

StandCert d.o.o.

5.11 Odbijanje dodele sertifikacije

Ako Komisija donese odluku da se odbija dodela sertifikacije, direktor donosi Rešenje o odbijanju

dodele sertifikacije. Klijentu se nudi obavljanje dodatne kompletne provere u roku od 6 meseci.

U ovom slučaju klijentu se uz dopis dostavlja Rešenje, na koje ima pravo žalbe. Žalbe se rešavaju

prema proceduri StandCert-a ( obrazac dostupan na sajtu StandCert-a).

6. Tekuće nadzorne aktivnosti

StandCert svojim Pravilima sertifikacije, uz primenu Programa sertifikacije ( termini nadzornih

provera na licu mesta ) svoje nadzorne aktivnosti obavlja tako da se reprezentativne oblasti i

funkcije koje su obuhvaćene obimom sistema menadžmenta redovno prate i da se vodi računa o

promenama kod sertifikovanog klijenta i njegovog sistema menadžmenta.

Cilj nadzorne provere je provera da li sistem menadžmenta sertifikovanog klijenta ispunjava

zahteve standarda za koji je dodeljena sertifikacija.

Nadzorne aktivnosti pored provera na licu mesta obuhvataju i praćenje internet portala klijenta,

zahteve za dostavljanje zapisa i drugih relevantnih dokumenata, praćenje prigovora zainteresovanih

strana,

Nadzorne provere na licu mesta se izvode najmanje jednom godišnje. Datum prve nadzorne

provere posle početne sertifikacije, ne sme da bude posle više od 12 meseci od poslednjeg dana

provere u fazi 2, a datum druge nadzorne provere ne sme da bude posle više od 24 meseca od

poslednjeg dana provere u fazi 2.

6.1 Razmena informacija između klijenta i sertifikacionog tela; određivanje da li je potrebna

izmena programa provere.

StandCert pokreće redovni nadzor, prema Programu sertifikacije, a u skladu sa Pravilima

sertifikacije, i o predloženom terminu obaveštava klijenta.

Ukoliko sertifikovani klijent ne prihvata nadzorne provere u roku predviđenom programom

održavanja sertifikacije, direktor StandCerta donosi rešenje o suspenziji sertifikacije, Rok za

nadzor može biti produžen do 6 meseci ukoliko klijent dostavi obrazloženje koje StandCert prihvati.

Klijent može dostaviti zahtev da se u okviru nadzora obavi proširenje obima sertifikacije (novi

standard, novi zahtevi standarda, nova tehnička oblast, nova kategorija lanca ishrane...)

6.2 Potvrđivanje programa provere i saopštavanje klijentu; Po potrebi izmena zvaničnog

aranžmana sa klijentom

Proverava se Program provere iz početne sertifikacije, i ako je došlo do izmene u predmetu,

području i proširenje obima sertifikacije, sve promene se identifikuju, i unose se se u Program

provere. Sa dopunjenim programom provere i novim izmenama treba da se usaglasi i klijent.

Izrađuje se Aneks Ugovora sklopljenog u postupku početne sertifikacije.

6.3. Potvrda/imenovanje kompetentnog tima proveravača

Po pravilu, u tim se imenuju proveravači koji su učestvovali u sertifikacionoj proveri i traži se

saglasnost od klijenta.

Pitanje saglasnosti klijenta sa predlogom tima razrešava se na način kao kod početne sertifikacije.

Direktor StandCerta donosi Rešenje o imenovanju tima za nadzor.

6.4 Plan nadzorne provere


15

StandCert d.o.o.

U zavisnosti od cilja provere (redovni, redovni sa proširenjem ili vanredni nadzor,) vođa tima

usaglašava Plan provere pažljivo određujući obim provere, koji je uži od sertifikacione provere.

Plan može biti usmeren na određeni zahtev referentnog standarda ili organizacionu celinu ili proces.

Pri izradi plana posebna pažnja se obraća na slaba mesta u sistemu menadžmenta, koja su utvrđena

u sertifikacionoj proveri.

U slučaju nadzora sa proširenjem Plan provere mora da obuhvati nove zahteve postojećeg sistema /

sve zahteve novog standarda / nove tehničke oblasti.

Plan redovne nadzorne provere obuhvata najmanje sledeće:

interne provere i preispitivanje od strane rukovodstva;

preispitivanje mera preduzetih po neusaglašenostima identifikovanim u toku prethodnih

provera;

postupke u slučaju prigovora;

efektivnost sistema menadžmenta sa stanovišta ostvarivanja ciljeva sertifikovanog klijenta;

odvijanje planiranih aktivnosti čija je svrha neprestano poboljšavanje;

stalno operativno upravljanje ( glavne procese)

preispitivanje svake promene, i

korišćenje znakova i/ili bilo kog drugog pozivanja na sertifikaciju. Plan provere mora biti verifikovan od strane vođe tima i predstavnika klijenta.

6.5 Izvođenje nadzorne provere

Nadzorna provera se izvodi u svemu prema Planu provere, koji su vođa tima i klijent prethodno

usaglasili i verifikovali, i obuhvata proveru da li sistem menadžmenta klijenta nastavlja da

ispunjava zahteve referentnog standarda ili drugog normativnog dokumenta klijenta, odnosno

njegovom delu koji je predmet provere.

6.6 Rešavanje oblasti za koje je iskazana zabrinutost u nadzornoj proveri

U toku provere, pored zapažanja sa kojima svaki proveravač usmeno upoznaje pratioca i prisutne na

licu mesta, nalazi provere koji se odnose na neusaglašenosti se klasifikuju u 2 grupe.

Postupa se kao u Tač. 5.7)

6.7 Zaključak nadzorne provere

StandCert dostavlja Izveštaj klijentu.

U slučaju nadzora sa proširenjem. Izveštaj mora da sadrži sve podatke o proveri za deo koji se

odnosi na proširenje.

Predlog vođe tima može biti da se za sistem menadžmenta koji je pod nadzorom:

zadrži sertifikacija (ukoliko nema neusaglašenosti)

odloži donošenje odluke do verifikacije otklanjanja neusaglašenosti, zahtevajući od

klijenta da sprovede korektivne mere u roku ne dužem od mesec dana (ukoliko ima

neograničen broj manjih neusaglašenosti). Verifikacija primene korektivnih mera, koje su


proverom).


16

StandCert d.o.o.

redukuje obim sertifikacije, ukoliko je utvrđeno da klijent ne nastavlja da ispunjava usaglašenost za jedan deo obima sertifikacije

suspenduje sertifikat i predloži dodatna ograničena provera u roku ne dužem od 3 meseca

(ukoliko je utvrđena 1 veća neusaglašenost)

povuče sertifikat i predloži dodatna kompletna provera (u slučaju da je utvrđeno više od 1

veće neusaglašenosti).

Ukoliko se utvrde neusaglašenosti Vođa tima dostavlja Izveštaj o nadzoru sa predlogom da se

odloži odluka o zadržavanju sertifikata i zahteva od klijenta da sprovede korektivne mere do

određenog roka, ne dužeg od mesec dana, i dostavi dokumentovan dokaz o otklanjanju

neusaglašenosti ili je potrebno da se obavi dodatna ograničena provera.

Kopija izveštaja se šalje klijentu.

Po zatvaranju korektivne mere ( verifikacija od strane vođe tima na osnovu dostavljenih objektivnih

dokaza ili sprovođenjem dodatne ograničene provere na licu mesta ), vođa tima StandCertu

dostavlja ANEKS Izveštaja o nadzoru, (Ob-45), u roku od sedam dana po zatvaranju korektivne

mere. ANEKS Izveštaja o nadzoru sadrži predlog tima koji se odnosi na zadržavanje sertifikata.

6.7.1 Odluka o održavanju sertifikacije

Na osnovu Izveštaja o nadzoru, predloga tima, verifikacije Izveštaja i ostalih relevantnih činjenica

(prigovori, žalbe, izveštaji finansijske službe o izmirenju finansijskih obaveza, zakonska regulativa,

informacija iz javnosti, dobijenih praćenjem dnevne štampe, elektronskih medija, izveštaja iz APR,

izveštaja Narodne banke, izveštaja inspekcijskih sužbi), dobijenih pregledom postupka sertifikacije,

Sertifikaciona komisija donosi odluku o sertifikaciji

Odluka sertifikacione komisije može biti da se predlog tima potvrdi ili preinači

O donetoj odluci o održavanju sertifikacije nakon obavljenog nadzora, obaveštava se klijent na

memorandumu StandCerta.Uz obaveštenje se dostavlja i kopija Izveštaja o nadzoru i, ukoliko se

izrađuje, i kopija ANEKS-a Izveštaja o nadzoru.

6.7.2 Rešenje o redukciji obima, suspenziji i povlačenju sertifikacije

Na osnovu odluke Sertifikacione komisije direktor StandCerta donosi rešenje samo u slučaju:

redukcije obima sertifikacije

suspenzije i

povlačenja sertifikacije

Klijentu se uz dopis dostavlja Rešenje, na koje ima pravo žalbe.Žalbe se rešavaju prema proceduri

StandCerta. Žalbe se dostavljaju na obrascu za žalbe koji se može preuzeti na sjtu StandCerta.

7. Resertifikacija

StandCert prema programu održavanja sertifikacije vrši proveru radi resertifikacije, da bi se

vrednovalo kontinualno ispunjavanje svih zahteva relevantnog standarda sistema menadžmenta ili

nekog drugog normativnog dokumenta.

Cilj resertifikacione provere jeste da se potvrdi stalna usaglašenost i efektivnost sistema

menadžmenta kao celine i njegova stalna relevantnost i primenljivost za obim sertifikacije.

Provera u resertifikaciji uzima u obzir rezultate funkcionisanja sistema menadžmenta u toku

sertifikacionog perioda i obuhvata i preispitivanje izveštaja prethodnih nadzornih provera.

Aktivnosti provere resertifikacije mogu imati potrebu za proverom u fazi 1, u situaciji kada postoje

značajne promene u sistemu menadžmenta, promene kod klijenta ili ukoliko se za to klijent sam

izjasni.


17

StandCert d.o.o.

Proces resertifikacije je identičan sa procesom prve sertifikacije, osim u obimu uzorka za proveru.

Uzorkovanje za proveru se vrši na osnovu planova i nalaza iz prethodnih provera.

Resertifikacija se pokreće prema Programu sertifikacije, a u skladu sa Pravilima sertifikacije, i o

predloženom terminu obaveštava se organizacija.

Sertifikovana оrganizacija, која želi da obnovi sertifikaciju, pisanim putem obaveštava StandCert

o tome najmanje 3 meseca pre isteka važeće sertifikacije. Resertifikaciona provera, u postupku

obnavljanja sertifikacije, se po pravilu sprovodi 2 mеseca pre isteka važenja sertifikacije, čime sе

klijentu daje dovoljno vremena da otkloni еventualne neusaglašenosti, које sе mogu tokom

ponovne provere utvrditi.

7.1 Razmena informacija između klijenta i sertifikacionog tela; određivanja da li je potrebna

izmena programa provere i izmena zvaničnog aranžmana sa klijentom

Dostavljanjem popunjenog obrasca Prijava-Zahtev (Ob-01), klijent se prijavljuje za resertifikaciju.

Klijent može dostaviti zahtev da se u okviru resertifikacije obavi proširenje obima sertifikacije

(novi standard, novi zahtevi standarda, nova tehnička oblast)

7.2 Potvrđivanje programa provere i saopštavanje klijentu; Izmena zvaničnog aranžmana po

potrebi

Proverava se Program provere iz početne sertifikacije, i ako je došlo do izmene u predmetu i

području primene ili do proširenja obima sertifikacije, sve promene se identifikuju, i dopunjuje se u

Programu provere. Sa dopunjenim programom provere i novim izmenama treba da se usaglasi i

klijent. .( ponavljaju se aktivnosti 4.2 – 4.8 ovih Pravila).

Izrađuje se Aneks Ugovora sklopljenog u postupku početne sertifikacije.

7.3. Potvrda/imenovanje kompetentnog tima proveravača

Po pravilu, u tim se imenuje najmanje jedan proveravač koji je učestvovao u sertifikacionoj proveri

Za tim se traži saglasnost od klijenta. U slučaju nesaglasnosti sa predlogom tima postupa se kao kod

početne sertifikacije.

Direktor StandCerta donosi Rešenje o imenovanju tima za nadzor/resertifikaciju.

7.4 Planiranje resertifikacione provere

Plan resertifikacione provere obuhvata najmanje sledeće:

interne provere i preispitivanje od strane rukovodstva;

preispitivanje mera preduzetih po neusaglašenostima identifikovanim u toku prethodnih

provera;

postupke u slučaju prigovora;

efektivnost sistema menadžmenta sa stanovišta ostvarivanja ciljeva sertifikovanog klijenta;

odvijanje planiranih aktivnosti čija je svrha neprestano poboljšavanje;

stalno operativno upravljanje ( glavne procese)

preispitivanje svake promene, i

korišćenje znakova i/ili bilo kog drugog pozivanja na sertifikaciju.


18

StandCert d.o.o.

7.5 Izvođenje resertifikacione provere

Resertifikaciona provera se izvodi u svemu prema Planu provere, koji su vođa tima i klijent

prethodno usaglasili i verifikovali, i obuhvata proveru da li sistem menadžmenta klijenta nastavlja

da ispunjava zahteve referentnog standarda ili drugog normativnog dokumenta u klijentu, odnosno

njenom delu koji je predmet provere.

Na osnovu rezultata provere Tim za proveru predlaže Sertifikacionoj komisiji da donese

odluku da se:

resertifikacija dodeli ukoliko nema neusaglašenosti

odloži dodela resertifikacije do otklanjanja neusaglašenosti ( za neograničen broj

manjih neusaglašenosti- rok najviše 1 mesec) Verifikacija primene korektivnih mera, koje su


proverom)..

odbije dodela resertifikacije (u slučaju da je utvrđena jedna veća neusaglašenost)

7.6 Odluka o resertifikaciji

Na osnovu rezultata resertifikacione provere i pisanog Izveštaja o proveri tima za proveru, kao i

rezultata preispitivanja sistema u toku perioda sertifikacije i prigovora i žalbi dobijenih od korisnika

sertifikacije i drugih zainteresovanih strana, izveštaji finansijske službe o izmirenju finansijskih

obaveza, svih informacija iz javnosti, dobijenih praćenjem dnevne štampe, elektronskih medija,

izveštaja iz APR, izveštaja Narodne banke, izveštaja inspekcijskih službi itd. sertifikaciona komisija

donosi odluku o sertifikaciji, na osnovu koje direktor StandCerta dodeljuje sertifikat.

Ako Komisija donese odluku da se odbija dodela sertifikacije, direktor donosi Rešenje o odbijanju

dodele sertifikacije. Klijentu se nudi obavljanje dodatne kompletne provere u roku od 6 meseci.

U ovom slučaju klijentu se uz dopis dostavlja Rešenje, na koje ima pravo žalbe. Žalbe se rešavaju

prema proceduri StandCerta.

7.7 Dodeljivanje resertifikacije i izdavanje sertifikacionih dokumenata

Ukoliko je Komisija donela odluku o dodeli sertfikacije, direktor StandCerta izdaje sertifikat.

Klijent dobija po jedan primerak Sertifikata na srpskom i engleskom jeziku (ruski, nemački).

Za sertifikovanu organizaciju se unose novi podaci u Registar sertifikovanih klijenata, 7.8 Kašnjenje resertifikacije 7.8.1 Kašnjenje Prijave-zahteva za resertifikaciju Ukoliko sertifikovani klijent nije u predviđenom roku podneo zahtev za resertifikaciju i početak resertifikacije ne može početi u predviđenom roku zbog kašnjenja Prijave za resertifikaciju, sve sertifikacione aktivnosti se vode kao početna sertifikacija.

7.8.2 Nepredviđena kašnjenja u postupku resertifikacije koji je počeo na vreme

Ukoliko nepredviđeno nastupe okolnosti koje dovode do situacije da postupak resertifikacije ne

može da se završi u planiranom terminu do datuma važenja prethodno važećeg sertifikata, postupak

resertifikacije se privremeno obustavlja pošto ne postoje uslovi da se postupak završi i donese

odluka u roku važenja prethodne sertifikacije (nema kontinuiteta u održavanju sertifikacije).

U nastavku postupka vrši se analiza stepena realizacije postupka i daje predlog nastavka aktivnosti.

Klijent se o tome obaveštava uz napomenu da je po isteku roka važnosti prethodne sertifikacije

dužan da poštuje Pravila sertifikacije StandCert-a, odnosno da ne sme koristiti Znak sertifikacije.

Sa klijentom se sklapa Aneks Ugovora.


19

StandCert d.o.o.

Nakon završenih aktivnosti nastavka postupka, Komisija za sertifikaciju donosi odluku o

sertifikaciji. Ukoliko Komisija donese odluku da se dodeli sertifikacija, direktor StandCerta dodeljuje sertifikat. Broj Sertifikata se ne menja u odnosu na broj iz prethodne sertifikacije a datum izdavanja odgovara datumu donošenja odluke o sertifikaciji.

8. Posebne provere

8.1 Proširenje obima

Klijent koji ima sertifikat može da podnese zahtev za proširenje obima sertifikacije. Na osnovu preispitivanja

zahteva, StandCert d.o.o. odlučuje da li je potrebna dodatna ograničena provera ili se izmena obima može

proveriti narednim nadzorom. U slučaju provere narednim nadzorom klijent mora zahtev za proširenje

obima dostaviti tri meseca pre planiranog nadzora.

8.2 Provere uz prethodnu kratku najavu (vanredni nadzor)

StandCert može po potrebi da obavlja proveru uz kratku najavu:

da bi istražio prigovore

zbog promena (pravni, komercijalni,organizacioni status ili vlasništvo; organizaciju i

rukovodstvo; kontakt adrese i sajtove; obim poslova i glavne promene sistema menadžmenta

i procesa);

kao nastavak aktivnosti nad suspendovanim klijentom;

Postupak provere uz prethodnu kratku najavu je sledeći. Klijent se pisanim putem obavesti o

proveri koja će biti sprovedena. Dostavlja se plan provere, (datum, predmet provere, i tim).

Imenuje se tim ali se na imenovani tim i na predmet provere ne traži saglasnost klijenta. Sa

klijentom se usaglašava samo datum. Usluga se naplaćuje prema važećem cenovniku za nadzor.

8.3 Suspendovanje, povlačanje ili redukovanje obima sertifikacije

Pored odluka o održavanju sertifikacije koje donosi u saradnji sa klijentom, StandCert može

donositi odluke o izdatom sertifikatu bez saradnje sa klijentom, u slučaju prestanka poslovanja,u

slučaju pravosnažnih sudskih presuda ili grubog kršenja ovih Pravila.

8.3.1 Suspendovanje sertifikacije

StandCert suspenduje sertifikaciju u sledećim slučajevima:

klijentov sertifikovani sistem menadžmenta ima stalne ili ozbiljne teškoće da zadovolji

zahteve sertifikacije, uključujući zahteve za efektivnost sistema menadžmenta;

sertifikovani klijent ne dozvoljava da se nadzor ili provere za ponovnu sertifikaciju izvode

sa traženom učestalošću, ili

sertifikovani klijent dobrovoljno traži suspenziju.

StandCert izdaje Rešenje o suspendovanju sertifikacije.

Standcert u registru sertifikovanih organizacija objavljuje suspendovanje sertifikacije. Suspenzija

sertifikacije se izdaje sa rokom ne dužim od šest meseci.


20

StandCert d.o.o.

Ukoliko se u roku koji je utvrdio StandCert ne otklone uzroci zbog kojih je došlo do suspenzije, to

ima za posledicu povlačenje ili redukciju obima sertifikacije.

Otklanjanje uzroka zbog kojih je došlo do suspenzije proverava se kroz proveru uz prethodnu

kratku najavu (vanredni nadzor).

8.3.2 Povlačenje sertifikacije

StandCert vrši povlačenje sertifikacije u slučaju:

Ukoliko se u roku koji je utvrdio StandCert ne otklone uzroci zbog kojih je došlo do

suspenzije;

(u slučaju da je utvrđeno više od 1 veće neusaglašenosti).

U slučaju prestanka rada sertifikovanog klijenta.

U slučaju povlačenja sertifikacije klijent je u obavezi da StandCertu vrati sve primerke izdatog

sertifikata i da prekine da koristi sva reklamna sredstva koja sadrže bilo kakvo pozivanje na

sertifikovani status.

8.3.3 Redukovanje obima sertifikacije

StandCert vrši redukovanje obima sertifikacije:

Ukoliko klijent sam prijavi smanjenje obima;

ukoliko se pri redovnom nadzoru (tačka 4.14 ovog dokumenta) i vanrednom nadzoru (tačka

5.2 ovog dokumenta) utvrdi da je došlo do smanjenja obima sertifikacije.

Posle redukovanja obima sertifikacije StandCert vrši izmenu Sertifikata, a klijent mora da ispravi

sve reklamne materijale.

9. Prigovori i žalbe

StandCert ima utvrđene procedure za rešavanje žalbi i prigovora. Procedure su javno dostupne

klijentu na njegov zahtev.

9.1 Prigovori

Prigovore rešava direktor StandCerta u skladu sa procedurom za rešavanje prigovora.

StandCert mora:

razmatrati opravdanost prigovora;

kada je to odgovarajuće treba obezbediti da prigovor najpre razmotri sertifikovani klijent na

kojeg se on odnosi;

preduzeti odgovarajuće mere i oceniti njihove efekte;

registrovati sve prigovore i preduzete mere i

odgovoriti podnosiocu prigovora.

9.2 Žalbe

Žalbe na odluke o sertifikaciji rešavaju se u skladu sa procedurom za rešavanje žalbi.

StandCert mora:

doneti odluku o osnovanosti žalbe;


21

StandCert d.o.o.

obavestiti klijenta o konačnoj odluci;

preduzeti naknadne mere kada je to potrebno i

voditi zapise o svim žalbama, konačnim odlukama i naknadnim merama koje su

preduzete.

10. Registar sertifikovanih klijenata

Podatak o izdatom Sertifikatu objavljuje se u Registru sertifikovanih klijenata, koji je dostupan na

www.standcet.rs, sa sledećim informacijama: naziv i sedište klijenta odnosno dela organizacije

klijenta, relevantni normativni dokument, oblast sertifikacije i datum do kojeg sertifikat važi.

U Registru se ažurira status klijenata u odnosu na sertifikaciju (važeći, suspendovan, povučen).

11. Pozivanje na sertifikaciju i upotreba znaka

Na osnovu Sertifikata o usaglašenosti sistema menadžmenta, klijent stiče pravo na upotrebu znaka

usaglašenosti. Pozivanje na sertifikat ili upotreba znaka, sertifikovani klijent ili deo organizacije

klijenta na koji se on odnosi može koristiti u skladu sa ovim Pravilima i to:

bez bilo kakvih izmena,

sa umanjenjem ili uvećanjem u istoj razmeri, do dimenzija koje obezbeđuju čitljivost

teksta sadržanog u znaku,

samo zajedno sa znakom ili nazivom klijenta,

samo u periodu važenja sertifikata,

samo kao zakoniti, prvi vlasnik sertifikata,

na dokumentima klijenta i dokumentima koja koristi za komunikaciju, oglašavanje i u

medijima, a nikako na proizvodima i na njihovoj ambalaži u kojoj se proizvod isporučuje

krajnjem korisniku ili na način koji se može protumačiti kao oznaka za usaglašenost

proizvoda, kao ni na izveštajima laboratorija za ispitivanje etaloniranje i kontrolisanje, jer

se takvi izveštaji u ovom kontekstu smatraju proizvodima,

da se poziva na to da je on sertifikovan/registrovan samo za obim koji je naveden u

sertifikatu.

da ne koristi svoju sertifikaciju/registraciju na način koji ugrožava reputaciju

sertifikacionog tela,

da nakon privremenog oduzimanja sertifikata prestane da koristi sve reklamne materijale

koji sadrže bilo kakvo pozivanje na sertifikaciju/registraciju i da vrati sve primerke

sertifikata.

Napomena: ISO/ IEC 17 030 daje zahteve za korišćenje znakova treće strane.

12. Poverljivost

StandCert d.o.o. ugovorom o postupku sertifikacije sa klijentom reguliše zaštitu poverljivih informacija dobijenih u toku aktivnosti sertifikacije. Poverljivost je takođe regulisana ugovorom koji se sklapa sa proveravačima, pri upisivanju proveravača u Registar. StandCert d.o.o., uključujući i članove tima za proveru, sve informacije i podatke o organizaciji dobijene pri podnošenju Zahteva ili sprovođenju provere i nadzora smatra poverljivim i upotrebljava ih isključivo za potrebe provere. Informacije o postupku sertifikacije, i sa njim povezanim aktivnostima, su poslovna tajna klijenta i StandCert d.o.o., sa izuzetkom informacija o dodeli, suspenziji i povlačenju sertifikata.

http://www.standcet.rs/


22

StandCert d.o.o.

13. Razmena informacija između StandCert d.o.o. i klijenata

13.1 Obaveze klijenata

Sertifikovani klijent je u obavezi da se u svom radu pridržava ustanovljene organizacije,

dokumenata sistema menadžmenta koji je poslužio kao osnov za dobijanje sertifikacije od strane

StandCert d.o.o.

Klijent je obavezan da prilikom izvođenja provere obezbedi da odgovorno osoblje bude prisutno

radi pružanja potrebnih informacija, prezentiranja dokumentacije i procesa rada kako bi proveravači

mogli utvrđivati objektivne nalaze.

Sertifikovani klijent je u obavezi da omogući StandCertu i njegovim predstavnicima praćenje

usaglašenosti sa referentnim standardom, ovim Pravilima i odgovarajućim kriterijumima za

sertifikaciju što podrazumeva, ali se ne ograničava na:

omogućavanje pristupa svim relevantnim područjima rada sertifikovanog klijenta, što

uključuje potrebne aranžmane na svim lokacijama gde se obavljaju poslovi pod

sertifikacijom;

stavljanje na raspolaganje dokumenata i zapisa koji se odnose na poslove koji su

sertifikovani;

plaćanje troškova sertifikacije u skladu sa Cenovnikom usluga sertifikacije sistema

menadžment;

obavezu da obaveštava o promenama koje su u vezi sa organizacijom (promene vlasništva,

sanacija, stečaj, prekid poslovanja i sl.), sistemom menadžmenta, predmetom i

obimom sertifikacije, najvišim rukovodstvom (Direktor, predstavnik rukovodstva i sl.),

komercijalnim statusom, kontakt adresama..

Sertifikovani klijent je takođe u obavezi da:

svoju sertifikaciju ne koristi na način koji bi ugrožavao reputaciju StandCerta vodeći računa

da se takvim korišćenjem ne stvara nedoumica u pogledu obima i sadržaja dodeljene

sertifikacije i da ne daje nikakve izjaveo svojoj sertifikaciji koje se, po ovim Pravilima,

mogu smatrati zloupotrebom;

u slučaju bilo kakvih nedoumica oko korišćenja sertifikacije koja joj je dodeljena, obrati

StandCertu za dobijanje autentičnog tumačenja;

osigura da nijedan dokument o sertifikaciji, simbol ili izveštaj, niti bilo koji njihov deo neće

biti korišćeni na način koji može treće lice dovesti u zabludu;

nakon ukidanja sertifikacije preduzme sve mere kojim se sprečava dalje pozivanje na status

sertifikacije i vrati StandCertu sertifikat.

Sertifikovani klijent je dužan da na zahtev StandCerta stavi na raspolaganje sve zapise o

neusaglašenostima i prigovorima i žalbama korisnika kao i o preduzetim korektivnim merama u

vezi sa zahtevima referentnog standarda.

Detalji u vezi pozivanja na status sertifikacije i korišćenje znaka usaglašenosti utvrđeni su u tački

11 ovih Pravila.

13.2 Obaveze StandCerta

Obaveza StandCerta je da se u razmatranju zahteva za sertifikaciju sistema menadžmenta i pri

sprovođenju postupka sertifikacije, pridržava svojih dokumenata procesa sertifikacije, ovih Pravila,

a u skladu sa svojom Politikom kvaliteta i pravilima dobre prakse koja se u ovoj oblasti primenjuju.


23

StandCert d.o.o.

Obaveza StandCerta je da obaveštava sertifikovane klijente u vezi sa promenama ovih Pravila.

StandCert je obavezan da redovno informiše klijente o svim relevantnim činjenicama u vezi sa

postupkom sertifikacije i dobijanja i održavanja sertifikata.

Takođe obaveza StandCerta je:

da osoblje koje učestvuje u procesu sertifikacije bude nezavisno i nepristrasno;

očuvanje poverljivosti informacija i podataka do kojih se dođe u postupku sertifikacije;

javna dostupnost ažurnih informacija o dodeljenoj sertifikaciji;

pravovremeno informisanje o promenama kriterijuma za sertifikaciju;

14. Druga sertifikaciona tela

Pravo StandCerta je da odlučuje o saradnji sa drugim sertifikacionim telima.

15. Cene usluga sertifikacije

StandCert ima finansijsku stabilnost koja se zahteva za proces sertifikacije. StandCert se finansira

naplatom usluga sertifikacije. Cene sertifikacije sistema menadžmenta StandCert obrazuje u skladu

sa principom pokrivanja neposrednih troškova u vezi sa sertifikacijom (troškovi angažovanja

osoblja koje učestvuje u procesu sertifikacije i materijalni troškovi) i troškova razvoja delatnosti

sertifikacije (obuka, oprema itd.) i bez stvaranja bilo kakvog profita. Cene su utvrđene u dokumentu

Cenovnik usluga sertifikacije i dostavljaju se zainteresovanim klijentima na pisani zahtev.

pravila sertifikacije sistema...

Documents