pedoman pengadaan barang dan jasa pt pln …info.plnbatam.com/info/download/pedoman umum barang dan...
TRANSCRIPT
PT PELAYANAN LISTRIK NASIONAL BATAM
2016
PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA
PT PLN BATAM
DAFTAR ISI
1. Keputusan Direksi PT PLN Batam Nomor : 0017.K/DIR/2016 Tanggal 03 Juni
2016 Tentang Pemberlakuan Pedoman Umum Pengadaan Barang dan Jasa PT
Pelayanan Listrik Nasional Batam.
2. Surat Edaran Direksi PT PLN Batam Nomor : 0001.E/DIR/2016 Tanggal 03 Juni
2016 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Barang dan Jasa PT Pelayanan
Listrik Nasional Batam.
i
PEDOMAN UMUM PENGADAAN BARANG DAN JASA
PT PLN BATAM
ii
DAFTAR ISI
BAB I FILOSOFI PENGADAAN PLN Batam ……………………………………..…………….1
1.1. Latar Belakang ................................................................................................................. 1
1.2. Pentingnya Value for Money ............................................................................................ 2
1.3. PLN Batam sebagai Anak Perusahaan PT PLN (Persero)Error! Bookmark not defined.3
1.4. Good Practice Yang Diadopsi Dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa....................... 5
1.4.1. Pendekatan Strategis .............................................................................................5
1.4.2. Value for Money focus ............................................................................................7
1.4.3. Organisasi ..............................................................................................................7
1.4.4. Profesionalisasi Pengadaan ...................................................................................8
1.4.5. Pengendalian Risiko .............................................................................................10
1.5. Penyederhanaan Metode Pemilihan Penyedia ............................................................... 10
1.6. Strategi Perjanjian/Kontrak sebagai Bagian Strategi Pengadaan................................... 13
1.7. Pentingnya Pendayagunaan Produk Dalam Negeri ....................................................... 14
1.8. Prinsip Dasar .................................................................................................................. 15
1.9. Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa .................................................................... 15
BAB II ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA PLN Batam ...................................................16
2.1. Pengguna Barang/Jasa .................................................................................................. 17
2.2. Wakil Pengguna ............................................................................................................. 18
2.3. Pejabat Perencana Pengadaan ...................................................................................... 19
2.4. Pejabat Pelaksana Pengadaan ...................................................................................... 19
2.5. Value for Money Committee. .......................................................................................... 19
2.6. Implementasi Pembagian Peran dan Tanggung Jawab dalam Organisasi Pengadaan Barang/Jasa ................................................................................................ 20
BAB III PERENCANAAN PENGADAAN KORPORAT …………………………………………………….21
3.1. Perencanaan Pengadaan Korporat ................................................................................ 21
3.1.1. Kajian Tugas dan Strategi Korporat PLN Batam ................................................... 22
3.1.2. Kajian Portofolio Pengadaan PLN Batam .............................................................. 22
3.1.3. Kajian Kapabilitas dan Organisasi Pengadaan PLN Batam .................................. 23
3.1.4. Riset Pasar dan Penyusunan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT) .......................... 24
3.1.5. Kajian Tujuan dan Strategi Pengadaan PLN Batam .............................................. 26
3.1.6. Pengukuran Kinerja Pengadaan PLN Batam ........................................................ 27
3.2. Sarana Elektronik untuk Pengadaan Barang/Jasa PLN Batam ...................................... 28
BAB IV PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGADAAN PADA KANTOR PUSAT DAN UNIT INDUK………………………………………………………....…………………29
4.1. Perencanaan Pengadaan Pada PLN Batam .................................................................. 29
4.2. Penentuan Kewajaran Harga ......................................................................................... 30
4.2.1. Dasar Penyusunan HPS........................................................................................ 30
4.2.2. KonsepTotal Cost of Ownership (TCOO) .............................................................. 30
4.2.3. Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ............................................................. 31
4.3. Persiapan Pengadaan Per Paket ................................................................................... 33
4.3.1. Pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan ................................ 34
4.3.2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi/TOR ........................................................................ 34
iii
4.3.3. Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tiap Paket Pengadaan ..................... 35
4.3.3.1.Pembelian dan Alternatif Jenis Perjanjian/Kontrak ............................................. 36
4.3.3.1.1 Make or Buy (Membuat Sendiri atau Membeli) ....................................36
4.3.3.1.2 Lease or Buy (Sewa Guna/Sewa Beli) atau Membeli menjadi Aset …37
4.3.3.1.3 Menggunakan Perjanjian/Kontrak yang Ada atau Membeli (Buy) ..…37
4.3.3.2.Metode Penawaran dan Penyampaian Dokumen Penawaran ........................... 37
4.3.3.3 Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa .......................................................... 38
4.3.3.4. Aspek Lain (Jaminan Pengadaan)..................................................................... 39
4.3.4. Dokumen Pengadaan / Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) ......................... 39
4.4. Jangka Waktu Pengadaan. ............................................................................................ 39
4.5. Proses Umum Pengadaan di PLN Batam …………………………………………………. 39
BAB V PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA……………………………………. 41
5.1. Prinsip Umum ................................................................................................................. 41
BAB VI PENGADAAN KHUSUS…………………………………………………………………..................43
6.1. Ketentuan Umum ........................................................................................................... 43
BAB VII PENDAYAGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI UNTUK PEMBANGUNAN
INFRASTRUKTUR KETENAGALISTRIKAN……………………………..………………………...44
7.1. Manfaat dan Peraturan ................................................................................................... 44
7.1.1. Manfaat Pendayagunaan Produk Dalam Negeri ................................................... 44
7.1.2. Peraturan yang mendukung .................................................................................. 44
7.2. Prosedur Umum ............................................................................................................. 45
BAB VIII MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK……………………………..............47
8.1. Prinsip Umum ................................................................................................................. 47
8.2. Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Kontrak (Liquidated Damages) ....................................................................................................................... 48
BAB IX PEMBINAAN DAN PENGAWASAN……………………………………………………................ 50
9.1. Perbaikan Aspek Tata Kelola dan Pengelolaan Risiko ................................................... 50
9.2. Sistem dan Praktek Pengadaan Yang Meminimalisasi Penyimpangan ......................... 51
1
BAB I
FILOSOFI PENGADAAN PT PLN BATAM
1.1. Latar Belakang
Pengadaan barang/jasa menduduki posisi yang sangat penting dalam suatu organisasi, karena
merupakan sarana penggunaan anggaran dalam jumlah signifikan guna mendapatkan barang, jasa,
dan pekerjaan yang dibutuhkan bagi pelaksanaan misi organisasi. Pengadaan barang/jasa juga
menduduki posisi penting dalam Penyediaan infrastruktur ketenagalistrikan yang dilakukan oleh
PT PLN Batam selanjutnya disebut PLN Batam.
Pengadaan di PLN Batam dari tahun 2014 sampai digantikan dengan Pedoman ini, menggunakan
Keputusan Direksi No. 0010.K/DIR/2014 tentang Pemberlakuan Pedoman Tata cara Pengadaan
Barang & Jasa PLN Batam, yang sudah diubah sebanyak 2 (dua) kali untuk menyesuaikan dengan
good practice dalam pengadaan yaitu SK No.0050.K/DIR/2014 tentang Perubahan Pertama
Keputusan Direksi No. 0010.K/DIR/2014 ttg Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa PLN
Batam dan SK No.0084.K/DIR/2014 tentang Perubahan Kedua Keputusan Direksi
No.0010.K/DIR/2014 tentang Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa PLN Batam
Selama menggunakan pedoman dan amandemennya, terdapat beberapa hal yang perlu
disempurnakan, diantaranya adalah :
a. Struktur organisasi pengadaan : dari model kepanitiaan temporer meskipun telah ada Direktorat
Pengadaan, menjadi model pejabat pengadaan yang struktural dan profesional.
b. Sumber Daya Manusia : dari model kepanitiaan temporer yang dipersepsikan bahwa pengadaan
lebih berfungsi administratif dan reaktif, menjadi profesi pengadaan yang mempunyai disiplin
sendiri, merupakan aksi korporasi dan mengikuti standar profesi secara internasional.
c. Cakupan peraturan pengadaan : dari fokus pada proses pelaksanaan pelelangan atau metode
pemilihan lain sampai ke perjanjian/kontrak, menjadi meliputi seluruh siklus pengadaan dengan
penekanan lebih besar pada aspek perencanaan pengadaan korporat yang lebih baik, serta
manajemen pelaksanaan perjanjian/kontrak, termasuk pemantauan dan pengelolaan kinerja
Penyedia.
d. Pemahaman atas pentingnya perencanaan pengadaan : dari proses perencanaan pengadaan
yang lebih dipahami sebagai proses administrasi, menjadi berbasis pada Riset Pasar untuk
secara aktif mampu menyesuaikan/mengendalikan pasar.
e. Konsep Value for Money : dari persepsi umum bahwa Value for Money adalah sebagai harga
(awal) terendah, menjadi biaya termurah dalam jangka panjang yang mampu memberikan best
return bagi pelaksanaan misi PLN Batam, termasuk 6 (enam) rights : tepat kualitas, kuantitas,
waktu, tempat, tujuan sosial ekonomi, dan harga.
f. Sistem Pengendalian Internal, Manajemen Risiko dan Audit Internal : secara umum belum
mengimplementasikan konsep 3 (tiga) Lines of Defense, dimana ada pembagian tugas dan
tanggung jawab dalam pengelolaan risiko di pengadaan, antara Manajemen (sebagai pengguna
dan pelaksana pengadaan yang kepanitiaan), dengan fungsi manajemen risiko dan audit internal.
2
g. Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri dan Sinergi BUMN : perlunya memperkuat aspek
pendayagunaan produksi dalam negeri, melalui perencanaan yang lebih baik dan adanya strategi
kemitraan dalam jangka waktu lebih panjang tetapi tetap menjaga prinsip tata kelola perusahaan
yang baik, seperti adopsi metode open book system, serta sinergi BUMN untuk mendorong
ekonomi nasional.
Beberapa kepentingan penyempurnaan pedoman pengadaan tersebut di atas menjadi sebagian dasar
dari perlunya penyusunan pedoman umum pengadaan barang/jasa di PLN Batam.
1.2. Pentingnya Value for Money
Pengadaan adalah “seluruh proses akuisisi dari pihak lain (termasuk aspek logistik) dan mencakup
barang, jasa, dan pekerjaan. Proses ini mencakup seluruh daur hidup (life cycle) sejak konsep awal
dan penentuan kebutuhan, hingga ke akhir masa manfaat aset atau akhir kontrak jasa".
Pengadaan harus didasarkan pada konsep “Value for Money -VfM” (“nilai beli yang sepadan”),
yaitu kombinasi optimum dari 6 (enam) rights (6 Rs): tepat kualitas, kuantitas, waktu, tempat, tujuan
sosial ekonomi, dan harga, yang memenuhi kebutuhan dari pengguna, dan tidak selalu merupakan
opsi harga awal paling murah (lowest initial price option), tetapi merupakan kembalian tertinggi (best
return) dari investasi yang mempertimbangkan kriteria evaluasi yang sudah ditentukan. Dalam konsep
6 Rs, tepat harga merupakan paling akhir karena tergantung pada 5 Rs lainnya, sedangkan tujuan
sosial ekonomi ini dapat berupa tujuan sosial, lingkungan, dan tujuan strategis lain, seperti mendorong
penggunaan produk dalam negeri.
Gambar 1.1 Siklus Pengadaan Lengkap Secara Umum
A. Perencanaan Pengadaan
1. Identifikasi kebutuhan
4. Membuat spesifikasi
B. Pemilihan Penyedia
1. Research the Market
2. Evaluasi Penawaran 3. Klarifikasi VFM, Sanggah,
Penunjukan, Tanda Tangan Kontrak
C. Manajemen Kontrak
2. Mengkaji kinerja dan
pembayaran
1. Penyerahan Aset
1. Pemantauan kinerja &
menjaga hubungan
3. Membuat Rencana Pengadaan: evaluasi anggaran tersedia, Strategi Pengadaan & Perjanjian/Kontrak
D. Manajemen Aset /
Pasca Akuisisi
5. Menentukan kriteria
evaluasi & syarat kontrak
2. Perbaikan & pemeliharaan,
jaminan
3. Lifetime berakhir, disposal
2. Persetujuan
1. Undangan Memasukkan Penawaran
3
VfM bergantung pada kombinasi yang tepat antara kompetisi, cara inovatif pengadaan termasuk
bentuk perjanjian/kontrak, dan juga pengelolaan risiko yang efektif. Praktek pengadaan yang baik
berfokus pada VfM sebagai prinsip fundamental.
Gambar 1.2 VfM Sebagai Fungsi dari 6 Rights
Hanya saja masih terdapat persepsi pihak eksternal dan internal PLN Batam bahwa VfM adalah harga
termurah dalam suatu pelelangan terbuka yang kompetitif, mengalahkan aspek lainnya, seperti
kualitas. Oleh karena persepsi ini, maka calon Penyedia barang/jasa dapat menawarkan harga sangat
murah, yang ternyata dilakukan dengan menurunkan kualitas barang/jasa dan aspek lainnya.
Penurunan kualitas ini dapat terjadi karena keterbatasan dalam pengawasan, tidak terpantau dari
awal dan sebagainya.
Pedoman Umum ini mengadopsi konsep VfM dengan menempatkan 6 Rs dalam proporsi yang tepat,
sesuai dengan tujuan dan strategi pengadaan untuk mendapatkan hasil yang terbaik bagi PLN Batam.
Proporsi yang tepat ini misalnya, jika PLN Batam mengambil kebijakan untuk menggunakan produk
dalam negeri, maka aspek Tujuan Sosial Ekonomi (pendayagunaan produksi dalam negeri)
menduduki nomor 1, sementara harga tetap nomor 6. Kasus lain, dalam keadaan darurat yang dapat
membahayakan sistem ketenagalistrikan dan keputusan harus diambil dengan cepat, maka aspek
Waktu dan Tempat menduduki nomor 1 dan 2, sementara aspek pendayagunaan produksi dalam
negeri mungkin nomor 6., sementara dalam kategori pengadaan leverage, Harga dapat menduduki
nomor 1.
1.3. PT PLN Batam sebagai Anak Perusahaan PT PLN (Persero)
PLN Batam merupakan Anak Perusahaan yang berbentuk Perseroan Terbatas. Karakteristik suatu
badan hukum adalah pemisahan harta kekayaan badan hukum dari harta kekayaan pemilik dan
pengurusnya. Dengan demikian suatu Badan Hukum Perseroan Terbatas memiliki kekayaan yang
terpisah dari kekayaan Direksi (sebagai pengurus), Komisaris (sebagai pengawas), dan Pemegang
Saham (sebagai pemilik).
4
Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas menerapkan prinsip Business
Judgement Rule pada Pasal 97 ayat (5), yang menyatakan bahwa anggota Direksi tidak dapat
dipertanggungjawabkan atas kerugian, apabila dapat membuktikan:
a. Kerugian tersebut bukan karena kesalahan atau kelalainnya;
b. Telah melakukan pengurusan dengan itikad baik dan kehati-hatian untuk kepentingan dan sesuai
dengan maksud dan tujuan Perseroan;
c. Tidak mempunyai benturan kepentingan baik langsung maupun tidak langsung, atas tindakan
pengurusan yang mengakibatkan kerugian; dan
d. Telah mengambil tindakan untuk mencegah timbul dan berlanjutnya kerugian tersebut.
Hal di atas juga berlaku untuk pegawai PLN Batam yang terlibat dalam pengadaan: baik dari Pejabat
Pelaksana Pengadaan, Wakil Pengguna, Pengguna Barang/Jasa, Value for Money Committee.
Secara umum, unsur Business Judgement Rule antara lain adalah:
a. Keputusan yang diambil merupakan keputusan bisnis;
b. Due care (sikap berhati-hati);
c. Act in good faith (itikad baik);
d. No abuse of power (tidak ada penyalahgunaan wewenang);
e. Act in the best interests of the corporation (bertindak untuk kepentingan terbaik untuk
perusahaan);
f. Act on an informed basis (bertindak dengan informasi yang mencukupi);
g. Not be wasteful (tidak bertindak in-efisien);
h. Not involve self-interest (tidak ada konflik kepentingan untuk kepentingan pribadi); dan/atau
i. No secret profit rule doctrin of corporate opportunity (tidak mengambil keuntungan pribadi atas
suatu kesempatan yang sebenarnya menjadi milik/diperuntukkan untuk perseroan).
Gambar 1.3 Keseimbangan Manajemen Risiko dalam Pedoman Pengadaan
Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman
Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sebagaimana
diubah dengan Peraturan Menteri BUMN Nomor PER-15/MBU/2012, memberikan amanat bahwa
BUMN sebagai badan usaha perlu melakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel,
efisien dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian,
Over Control
Over Control a. Red tape/birokratis
b. Forms over substance c. Harga terendah, bukan biaya
terendah
Out of Control a. Tidak terstandard & tidak konsisten b. “fire-fighting” karena tidak terkontrol
c. Krisis (hukum, VfM tidak tercapai)
Less
Control
Pedoman Pengadaan PLN yang memberikan koridor bagi profesionalisme pengadaan di PLN meliputi: a. Pendekatan Strategis
b. Value for money focus c. Organisasi pengadaan struktural d. Profesionalisasi pengadaan
e. Pengendalian risiko
Manajemen Risiko
5
sehingga diperlukan pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dapat memenuhi
kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan,
adil dan wajar, serta akuntabel.
Tata cara pengadaan menurut Peraturan Menteri ini ditentukan lebih lanjut oleh Direksi BUMN, dan
berlaku untuk semua pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh BUMN, yang pembiayaannya
berasal dari anggaran BUMN atau anggaran pihak lain, termasuk yang dibiayai dari pinjaman/hibah
luar negeri (PHLN), baik yang dijamin maupun tidak dijamin oleh Pemerintah, kecuali pengadaan
barang dan jasa tersebut menggunakan dana langsung dari APBN/APBD baik sebagian maupun
seluruhnya. Pedoman Pengadaan PLN ini merupakan penetapan tata cara pengadaan sesuai
Peraturan Menteri BUMN ini. Pedoman ini berlaku untuk pengadaan yang menggunakan Anggaran
PLN dan/atau pinjaman yang tidak mensyaratkan mengikuti prosedur pengadaan pihak Penyedia
dana (lender).
Untuk itu, Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa ini secara umum menerapkan beberapa prinsip
diatas, dalam hal good procurement practice dan business judgement rule, dengan membuat
keseimbangan bagi pengurus perusahaan untuk mengambil keputusan bisnis (pengadaan) yang
berhati-hati, untuk kepentingan terbaik perusahaan, dan tidak mentolerir adanya konflik kepentingan
untuk kepentingan pribadi. Pedoman ini berlaku untuk pengadaan yang menggunakan Anggaran PLN
dan/atau pinjaman yang tidak mensyaratkan mengikuti prosedur pengadaan pihak Penyedia dana
(lender) (lihat Gambar 1.3).
1.4. Good Practice Yang Diadopsi Dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa
Pedoman Umum Pengadaan ini mengadopsi good procurement practice, sesuai dengan amanat
Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara di atas, yaitu dengan mengimplementasikan:
1. Pendekatan strategis : menerapkan strategic framework, seperti supply positioning matrix.
2. Fokus Value for Money.
3. Organisasi : dari model kepanitiaan menjadi pejabat pengadaan struktural.
4. Kultur profesionalisme :pejabat pengadaan yang mampu melaksanakan peran Strategis, Taktis,
dan Operasional, dari pengadaan.
5. Pengendalian risiko : penerapan 3 Lines of Defense dalam sistem pengadaan.
1.4.1. Pendekatan Strategis
Salah satu elemen terpenting dalam pendekatan strategis terkait pengadaan adalah kewajiban
untuk melakukan Riset Pasar untuk semua portofolio kebutuhan PLN Batam. Riset Pasar adalah
riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang relevan terkait kebutuhan
pengadaan barang, jasa atau pekerjaan, yang akan digunakan untuk membuat strategi
pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk mencapai tujuan pengadaan yang ditetapkan. Data dan
informasi yang perlu dikumpulkan termasuk informasi biaya dan harga, perkembangan teknologi
dan rekayasa termutakhir, beserta alternatifnya, serta kualifikasi Penyedia yang diharapkan.
Proses Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence tersebut merupakan bagian dari Riset Pasar.
Data dan informasi yang dikumpulkan dan dianalisa berdasarkan pada strategic framework yang
biasa dipakai dalam good procurement practice, yaitu Supply Positioning Matrix (lihat Gambar
1.4).
6
Empat kuadran yang berbeda dalam matriks Gambar 1.4 merupakan kategori barang, pekerjaan
atau jasa dengan karakteristik yang berbeda, dan karena itu memerlukan strategi pengadaan
dan juga perjanjian/kontrak yang berbeda. Harus diingat kalau penjelasan berikut merupakan
ilustrasi yang perlu dimutakhirkan sesuai riset pasar, karena bisa saja suatu perjanjian/kontrak
pembangunan pembangkit Engineering, Procurement and Construction (EPC) di Jawa tidak
masuk kategori strategis, tetapi di Papua karena lokasi geografis, pasar Penyedia yang terbatas,
pentingnya pembangkit, dan sebagainya, bisa menjadi strategis.
Gambar 1.4 Supply Positioning Matrix
Strategis adalah barang atau jasa dengan risiko tinggi dan pengeluaran yang relatif
tinggi. Biasanya sebuah organisasi hanya memiliki jumlah perjanjian/kontrak yang sedikit dalam
kategori ini, tetapi dapat mewakili 60-70% dari pengeluaran keseluruhan. Contoh kategori ini
adalah pembangkit, baik EPC maupun Independent Power Producer (IPP). Di sini fokus
strategis adalah manajemen terhadap Penyedia yang optimal dengan perjanjian/kontrak kinerja
yang jelas.
Critical/Bottleneck adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko tinggi dan pengeluaran
yang relatif rendah, contohnya adalah parts khusus yang Penyedia-nya spesifik atau
terbatas. Untuk kategori ini strateginya adalah mengurangi risiko dengan mengamankan
pasokan, karena kegagalan pasokan dapat menyebabkan operasional terhenti. Strategi ini bisa
ditempuh dengan menjalin perjanjian/kontrak jangka panjang, memakai strategi open book
system, menjaga tingkat stok yang lebih tinggi, atau bagaimana mendapatkan alternatif
Penyedia atau solusi lain.
Leverage adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko rendah dan pengeluaran yang
relatif tinggi. Contoh untuk ini adalah MTU (Material Transmisi Utama) atau MDU (Material
Distribusi Utama). Biasanya barang, pekerjaan atau jasa leverage ini mewakili 10-15% dari
pengeluaran dana operasi. Strategi keseluruhan untuk kategori ini adalah meningkatkan
leverage, misalnya dengan mengkonsolidasikan kebutuhan untuk mendapatkan skala ekonomi
dan harga yang lebih kompetitif, sementara pada saat yang sama memaksimalkan persaingan
dan meminimalkan biaya transaksi.
Rutin
Target : mengurangi
beban administrasi
Leverage
Target : skala
ekonomis, diskon
Strategis
Target : mengurangi risiko dengan effective supplier management, Total Cost of Ownership
Critical/Bottleneck
Target : mengamankan pasokan, mengurangi risiko suplai.
Tinggi
Sedikit Penyedia, Kebutuhan Spesifik,
Pekerjaan Kompleks
Banyak Penyedia, Kebutuhan Standard,
Pekerjaan Tidak Kompleks
Rendah
Risiko Suplai
Nilai / Volume Tinggi
7
Rutin adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko rendah dan pengeluaran yang relatif
rendah. Contoh dari kategori ini adalah bahan habis pakai. Biasanya barang, pekerjaan atau
jasa rutin ini akan mewakili sekitar 80% dari transaksi, tetapi hanya sekitar 5% dari pengeluaran,
sehingga dalam beberapa kasus, beban administrasi sebenarnya mungkin lebih dari nilai
barang, pekerjaan atau jasa. Oleh karena itu strategi untuk kategori ini akan meminimalkan
upaya administratif melalui perampingan dan penyederhanaan proses pengadaan. Proses
pengadaan kategori ini perlu sesederhana mungkin meski tetap menjaga tata kelola perusahaan
yang baik.
1.4.2. Value for Money focus
Value for Money bukanlah bagaimana mendapatkan harga awal terendah (lowest initial price),
tetapi bagaimana mendapatkan kombinasi optimum dari 6 Rights (6Rs), terutama dari segi biaya
selama daur hidup (whole life costs) dan kualitas, beserta pertimbangan 4 Rs lainnya. Adopsi
konsep Value for Money ini dapat dilihat pada Pasal 2 ayat (1) huruf a Peraturan Menteri BUMN
Nomor PER-15/MBU/2012 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
Badan Usaha Milik Negara, yang menyatakan bahwa “Pengadaan Barang dan Jasa wajib
menerapkan prinsip-prinsip : a. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk
mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan
dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada
harga terendah.”
1.4.3. Organisasi
Implementasi profesionalisasi pengadaan ini adalah dengan membuat organisasi pengadaan
profesional dan meninggalkan pengadaan sebagai aspek administrasi, pekerjaan sampingan,
dan bersifat temporer kepanitiaan, serta tetap menjaga prinsip tata kelola, seperti pembagian
tugas dan wewenang. Untuk itu ada beberapa fungsi terkait pengadaan sebagai berikut:
a. Pengguna Barang/Jasa, baik yang menjadi ultimate user, atau contract award authority
(penanda tangan perjanjian/kontrak dalam hal pengadaan yang dipusatkan).
b. Pengguna diwakili oleh fungsi Wakil Pengguna, sebagai satu-satunya pintu keluar dari sisi
Pengguna, yang melakukan perencanaan pengadaan di sisi Pengguna dan mewakili
Pengguna dalam mengelola perjanjian/kontrak, disebut juga Requisitioner.
c. Pejabat Perencana Pengadaan, untuk mengelola strategi pengadaan korporat, termasuk
mengelola pengadaan yang dikonsolidasikan dan didesentralisasikan, dan mempersiapkan
dokumen pengadaan untuk pengadaan yang dipusatkan.
d. Pejabat Pelaksana Pengadaan, untuk melaksanakan proses pelaksanaan pengadaan,
mulai dari pengumuman, penjelasan, evaluasi, memastikan Value for Money, dan
mempersiapkan perjanjian/kontrak.
Dalam pelaksanaannya, fungsi-fungsi tersebut dapat disesuaikan dengan kondisi, kebutuhan
dan kesiapan unit-unit PLN Batam.
8
1.4.4. Profesionalisasi Pengadaan
Profesionalisasi pengadaan dilakukan dengan memperkaya pengetahuan dan keterampilan para
pejabat pengadaan dalam menguasai tiga peran:
1) Peran Strategis
a. Market focused supply solutions; Supply market research; Industry analysis : hal ini
merupakan keterampilan utama dari para pejabat pengadaan di PLN Batam yaitu
melakukan Riset Pasar untuk memahami pasar, dan mendesain solusi pengadaan
yang VfM sesuai kondisi pasar dan kebutuhan PLN Batam, dengan tetap menjaga
momentum bisnis.
b. Sourcing policy : Strategic Partnership; Open Book System; Single Sourcing; Supply
Base Development : hal ini merupakan keterampilan bagaimana mengaplikasikan
sourcing policy yang sesuai dengan Riset Pasar dan kebutuhan PLN Batam, seperti
penerapan kemitraan strategis dalam pembangunan suatu pembangkit dengan
kontraktor EPC, menawarkan kemitraan strategis dengan metode open book kepada
pabrikan dalam negeri untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan adil bagi PLN
Batam maupun Penyedia. Kemudian juga bagaimana melakukan Penunjukan
Langsung dalam hal single sourcing parts Original Equipment Manufacturer (OEM),
dengan tetap menjaga prinsip pengadaan. Juga bagaimana PLN Batam dapat
mendorong tumbuhnya pasar Penyedia dalam negeri yang kompeten dan beretika
baik.
c. Product development : Reverse/Re-Engineering, purchase of intellectual property : hal
ini terkait bagaimana PLN Batam memilih untuk membuat sendiri suatu parts yang
sudah lepas dari kewajiban tertentu, dibandingkan dengan tetap membeli dari OEM.
Hal ini akan menumbuhkan pasar Penyedia bagi PLN Batam, karena menumbuhkan
kemampuan internal maupun eksternal workshop dalam negeri non OEM, yang
nantinya akan memberikan security of supply kebutuhan PLN Batam.
d. Cost reduction activity - value engineering : hal ini terkait bagaimana pelaksana
pengadaan mampu untuk mengidentifikasi kegiatan bernilai tambah dan tidak bernilai
tambah, supaya dapat fokus pada kegiatan bernilai tambah. Misalnya adalah
bagaimana proses perencanaan yang lebih efisien dan mempertimbangkan aspek
hijau/lingkungan, bagaimana mengurangi beban administrasi pengadaan dan
manajemen perjanjian/kontrak, bagaimana mengenali perusahaan/mitra kerja yang
tidak bernilai tambah, dan sebagainya.
e. Aggregating demands : ini terkait dengan bagaimana mendapatkan leverage atau
skala ekonomis dari berbagai kebutuhan PLN Batam yang dapat dikonsolidasikan.
Selain akan mendapatkan harga lebih murah, dapat mengurangi beban administrasi
dan mempermudah pekerjaan bagi para pelaksana operasional di Unit Induk, karena
secara umum Unit hanya tinggal mengeluarkan Purchase Order (PO) untuk
kebutuhan Unit.
f. Procurement Ethics : bagaimana para pejabat pengadaan dapat mematuhi dan
menjunjung tinggi etika pengadaan dan kode perilaku PLN Batam sesuai
profesionalisme para pejabat pengadaan.
9
2) Peran Taktis
a. Human resources planning; Training : hal ini terkait dengan bagaimana para
pelaksana pengadaan PLN Batam selalu mendapatkan pengetahuan paling mutakhir
dalam hal pengadaan, terutama yang bersifat international good procurement practice,
sehingga secara umum dapat menjadikan tujuan pengadaan di PLN Batam adalah
PLN manages the market, not managed by the market.
b. Negotiation : Negosiasi merupakan salah satu cara untuk lebih mendapatkan VfM dari
setiap proses pengadaan, karena itu para pelaksana pengadaan di PLN Batam perlu
memahami teknik negosiasi yang baik, dan tetap menjaga aspek tata kelola
perusahaan yang baik.
c. Interface management - internal and external customers : profesi pengadaan
merupakan interface antara konsumen internal di PLN Batam (Pengguna dan
Manajemen) dengan konsumen diluar PLN Batam (Penyedia). Kedua pihak tersebut
merupakan klien dari pelaksana pengadaan.
d. Inventory management & planning; integrating database : hal ini terkait dengan
bagaimana pelaksana pengadaan dapat mengoptimalkan pengadaan dengan
memadukan berbagai database untuk mengoptimalkan inventory.
e. Contract management : hal ini terkait dengan bagaimana para pejabat pengadaan
dapat mendesain bentuk dan isi perjanjian/kontrak yang sesuai dengan posisi
perusahaan dalam pasar supply, dengan memberikan reward maupun punishment
yang adil dan memadai bagi Penyedia, dan memperhatikan prinsip pengelolaan risiko
bagi PLN Batam.
3) Peran Operasional
a. Placing and Purchasing orders : hal ini terkait dengan bagaimana pelaksana
pengadaan mempunyai peran sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam
menerima kebutuhan internal PLN Batam dan memenuhi kebutuhan tersebut dengan
membeli ke pasar.
b. Invoice clearance : hal ini terkait dengan bagaimana pelaksana pengadaan membantu
proses pencairan tagihan sehingga hubungan Penyedia dan PLN Batam dapat
berlangsung dengan baik.
c. Record maintenance: hal ini terkait dengan bagaimana pencatatan yang baik
dilakukan dalam database yang terintegrasi untuk kemudahan operasional
pengadaan.
d. Enquiries and quotes : hal ini terkait dengan bagaimana proses riset pasar dapat
dilakukan dengan baik, termasuk dalam hal permintaan atas kuotasi harga dan
spesifikasi.
10
1.4.5. Pengendalian Risiko
Dengan adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas, maka manajemen risiko dapat
diperkuat, antara lain dengan cara sebagai berikut:
a. Kejelasan dari business process owner dari tiap tahap pengadaan yang melibatkan pejabat
struktural yang terkait, baik dari sisi Pengguna maupun Pejabat (Perencana/Pelaksana)
Pengadaan, maka risk owner dapat diidentifikasi dan terdapat check and balance diantara
pejabat struktural yang terlibat, selain itu terdapat juga kajian berjenjang oleh atasan.
b. Penetapan strategi umum pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk seluruh kebutuhan
pengadaan PLN Batam, ditetapkan tiap tahun, yang didahului dengan Riset Pasar dan
penilaian atas kinerja pengadaan sebelumnya dan evaluasi atas kinerja Penyedia yang ada,
c. Adanya Value for Money Committee untuk menilai kecukupan strategi umum tersebut, serta
menilai kecukupan value for money dari pengadaan yang dianggap signifikan (sesuai batas
kewenangan di PLN Batam).
Sesuai dengan konsep 3 (tiga) Lines of Defense, ketiga hal tersebut merupakan tanggung jawab
Manajemen dalam mengelola risiko sebagai First Line of Defense. Manajemen dalam hal
pengadaan adalah Pengguna dan Direktorat yang menangani Pengadaan.
Second Line of Defense dilakukan oleh fungsi Manajemen Risiko (MRO), terutama melalui
fungsi Kepatuhan Internal, untuk menilai kecukupan kepatuhan terhadap strategi pengadaan
dan perjanjian/kontrak yang ditetapkan, serta mendorong sistem yang mencegah terjadinya
penyimpangan.
Third Line of Defense adalah fungsi internal audit (SPI) untuk melakukan evaluasi sistem
manajemen risiko pengadaan yang ada, serta melakukan audit terhadap proses pengadaan dan
perjanjian/kontrak.
1.5. Penyederhanaan Metode Pemilihan Penyedia
Secara umum, penyederhanaan dalam sistem dan praktek pengadaan di PLN Batam dilakukan
melalui:
a. Adanya Rencana Pengadaan Korporat yang komprehensif, dimana dioptimalkan konsolidasi
kebutuhan, sehingga sebagian besar kebutuhan sudah ditangani oleh Direktorat yang menangani
pengadaan di Kantor Pusat, dan Unit hanya mengeluarkan purchase order (PO) saja.
b. Adanya penetapan Strategi Umum Pengadaan tiap tahun, sehingga Wakil Pengguna, Pejabat
Perencana dan Pejabat Pelaksana Pengadaan, tinggal menerapkan sesuai kondisi yang ada.
c. Undangan untuk memasukkan penawaran (quote, bid, proposal) dikeluarkan untuk calon
Penyedia dalam DPT tersebut oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan. Dengan demikian, proses
pengecekan kualifikasi termutakhir akan lebih singkat.
d. Untuk menghindari terjadinya pengadaan gagal/ulang, dibuka ruang negosiasi.
11
Metode Pemilihan tergantung pada nilai pengadaan, kondisi pasar dan pengetahuan atas pasar.
Keputusan untuk metode pemilihan tergantung pada:
a. Kebutuhan untuk mendapatkan tingkat kompetisi yang tepat untuk memastikan Value for Money.
b. Menghindari beban administrasi yang kurang bernilai tambah jika dibandingkan dengan hasil
kompetisi dan Value for Money.
Gambar 1.5 Metode Pemilihan
Pengguna & Wakil
Pengguna
Kebutuhan PLN Batam
Terencana
Tidak Terencana (Unforeseen)
Pejabat Perencana Pengadaan
Riset Pasar
Sudah PK dan DD
Belum PK & DD, tapi Pasar dipahami
Riset Pasar memuaskan
Hasil Riset Pasar tidak memuaskan
Daftar Penyedia Terseleksi secara
periodik Shortlist
Tidak diperlukan/
Tidak tersedia DPT
Pejabat Pelaksana Pengadaan
A atau C A B atau D A, B, C atau
D B
Keterangan : PK = Penilaian Kualifikasi; DD = Due Diligence
A. Pelelangan Terbatas; B. Pelelangan Terbuka; C. Penunjukan Langsung; D. Pengadaan Langsung.
Secara umum, pedoman pemilihan Metode Pemilihan, pada Gambar 1.5, adalah sebagai berikut:
1. Pelelangan Terbatas
Pelelangan Terbatas dari DPT merupakan strategi utama pengadaan PLN Batam, yang menjadi
satu kesatuan dengan Riset Pasar, Penilaian Kualifikasi, dan Due Diligence. Jika sudah
dilakukan Riset Pasar tetapi belum dilakukan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence,
Pelelangan Terbatas dilakukan dengan mengundang Penyedia yang masuk dalam shortlist.
Pelelangan Terbatas dengan menggunakan Shortlist digunakan untuk pengadaan jasa dan atau
pengadaan barang yang belum pernah diadakan sebelumnya atau teknologi yang belum pernah
digunakan di PLN Batam namun mempunyai pasar Penyedia yang telah mapan (terbukti/proven).
Shortlist Penyedia harus disusun berdasarkan riset pasar yang mencukupi. Shortlist yang telah
digunakan dalam pelelangan dapat dijadikan DPT setelah memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan.
Pelelangan Terbatas dapat berupa penawaran internasional, nasional, dan lokal.
2. Pelelangan Terbuka
Jika ada suatu kebutuhan yang sebelumnya tidak direncanakan dan Riset Pasar yang dilakukan
tidak memuaskan untuk menghasilkan shortlist, maka dapat dilakukan Pelelangan Terbuka, yang
diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa yang
memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pelelangan. Pelelangan Terbuka dapat dilakukan secara
internasional, nasional dan lokal.
9
12
3. Pengecualian dari Kompetisi
Secara umum, kompetisi (Pelelangan Terbuka dan Terbatas) merupakan metode paling efektif
untuk memastikan best value for money. Akan tetapi, dengan melihat kebutuhan bisnis dan
momentum, serta aturan yang ada, dapat dilakukan pengecualian (waiver) dari kompetisi.
Meskipun telah dilakukan pengecualian, proses pengeluaran dokumen penawaran harus tetap
dilakukan, beserta RKS, Surat Kuasa Investasi (SKI), metode evaluasi, dan negosiasi.
Pengecualian ini dapat berupa:
a. Penunjukan Langsung; atau
b. Pengadaan Langsung
Penunjukan Langsung dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu Penyedia Barang/Jasa.
Khusus Penunjukan Langsung dengan metode Open Book dapat dilakukan dengan menunjuk
lebih dari satu Penyedia Barang/Jasa.
Penunjukan Langsung diutamakan untuk BUMN dan anak perusahaannya, perusahaan terafiliasi
BUMN, produsen dalam negeri peralatan ketenagalistrikan (apabila jumlah produsen terbatas
sehingga belum bisa memenuhi persyaratan metode pelelangan terbatas atau terbuka, dan dari
segi pengadaan lebih baik jika menggunakan strategi kemitraan strategis), atau
produsen/pabrikan untuk suatu parts tertentu (misalnya yang membutuhkan parts OEM). Sesuai
prinsip kehati-hatian, untuk proses penunjukan langsung diperlukan rekomendasi dari Value for
Money Committee.
Pengadaan Langsung yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang ada di pasar untuk memenuhi
kebutuhan operasional yang diyakini bahwa harga tersebut merupakan hasil persaingan di pasar,
berteknologi sederhana, berisiko kecil dan dengan nilai tertentu yang ditetapkan oleh Direksi.
Pengadaan Langsung ini tidak dapat digunakan sebagai alasan memecah paket pekerjaan untuk
menghindari pelelangan.
Dalam Pedoman Umum Pengadaan ini, metode “Pemilihan Langsung” tidak dipakai lagi, karena
secara umum PLN Batam memutuskan untuk mengadopsi metode pemilihan yang secara tata kelola
lebih baik, yaitu “Pelelangan Terbatas”. Secara umum dalam good procurement practice, dikenal
metode pemilihan yaitu:
a. Pelelangan Terbuka (dengan Pra/Pascakualifikasi, dan yang lulus kualifikasi diundang untuk
memasukkan penawaran).
b. Pelelangan Terbatas.
c. Pengecualian dari kompetisi, yaitu Penunjukan Langsung (sesuai kriteria yang ditetapkan) dan
Pengadaan Langsung.
Dalam Pelelangan Terbatas, aspek Transparansi, Kompetisi, dan Akuntabilitas/Pengendalian tetap
diutamakan. Aspek Transparansi dipenuhi dengan adanya pengumuman terbuka kepada semua calon
Penyedia untuk mengikuti proses Penilaian Kualifikasi (atau Prakualifikasi, dan Due Diligence untuk
pekerjaan kompleks), yang nantinya dimasukkan dalam DPT. Semua Penyedia yang mempunyai
kualifikasi yang disyaratkan dapat mendaftar untuk dinilai. Aspek Kompetisi dipenuhi dengan adanya
undangan kepada semua Penyedia yang memenuhi kualifikasi di DPT, sedangkan aspek
akuntabilitas/pengendalian, dipenuhi dengan adanya organisasi pengadaan yang memisahkan antara
Pejabat Perencana Pengadaan yang menyelenggarakan kegiatan Penilaian Kualifikasi, Due Diligence,
dan bertanggung jawab atas DPT, dan Pejabat Pelaksana Pengadaan yang menggunakan DPT untuk
diundang memasukkan penawaran.
13
1.6. Strategi Perjanjian/Kontrak sebagai Bagian Strategi Pengadaan
Pedoman Umum ini juga mengadopsi good procurement practice dalam hal pengadaan dan
perjanjian/kontrak, yaitu lebih bersifat kemitraan strategis, berjangka panjang, penyelesaian masalah
bersama, berbagi beban dan keuntungan, sertifikasi vendor, dan sebagainya, termasuk meningkatkan
kualitas komunikasi dengan tetap sembari menjaga tata kelola yang baik.
Bentuk-bentuk perjanjian/kontrak secara umum mengikuti kontinum dalam gambar berikut:
Gambar 1.6 Berbagai Bentuk Perjanjian/Kontrak Dari Segi Pembagian Risiko
Dalam hal membuat perjanjian/kontrak yang sesuai dengan Supply Positioning Matrix, maka PLN
Batam dapat membuka kemungkinan terhadap berbagai bentuk perjanjian/kontrak baru yang
mungkin belum dikenal di PLN Batam, tetapi mulai atau lazim diterapkan dalam bisnis internasional.
Jenis perjanjian/kontrak yang sudah dikenal di PLN Batam tetap berlaku sesuai kebutuhan, seperti
perjanjian/kontrak Lumpsum, Harga Satuan (Unit Price), Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan,
Terima Jadi (Turn Key), KHS (Kesepakatan Harga Satuan), Sewa Beli, Angsuran (Defered Payment),
Cost Plus Fee (Biaya Tambah Imbalan Jasa). Para pejabat pengadaan PLN Batam ini harus
mempunyai pengetahuan manajemen perjanjian/kontrak yang dapat memastikan VfM terbaik bagi
PLN Batam, baik jenis perjanjian/kontrak yang sudah diterapkan di PLN Batam maupun yang belum.
Strategi perjanjian/kontrak berhubungan erat dengan kepemilikan risiko dan kategori sesuai Supply
Positioning Matrix dan hasil dari Riset Pasar. Secara prinsip, suatu pekerjaan yang masuk kategori
leverage, biasanya risiko pekerjaan dapat ditransfer hampir semuanya ke Penyedia yang dipilih dalam
suatu kompetisi (apakah pelelangan terbatas atau terbuka). Perjanjian/Kontrak yang ditawarkan PLN
Batam biasanya berupa fixed price, seperti perjanjian/kontrak harga satuan atau lumpsum.
Sedangkan PLN Batam perlu menanggung risiko jika menghadapi kondisi mendesak untuk segera
menyelesaikan pekerjaan pembangkit yang terkendala di suatu lokasi yang sulit, sementara kondisi
sistem kelistrikan di lokasi tersebut sudah kritis dan pembangkit baru tersebut termasuk dalam solusi
sosial politis bagi masyarakat setempat, maka PLN Batam perlu menanggung hampir semua risiko
pekerjaan tersebut, dengan perjanjian/kontrak, misalnya berupa cost plus fee. Alasan
perjanjian/kontrak ini dipilih, karena secara objektif tidak banyak kontraktor EPC yang dapat dan mau
mengerjakan pembangkit (pasar Penyedia terbatas), kondisi geografis, kondisi keamanan, dan sosial
politik yang kurang mendukung, serta adanya desakan dari stakeholder terkait untuk menyelesaikan
pembangkit yang terkendala. Oleh karena itu untuk menyelesaikan pekerjaan ini dalam waktu cepat,
PLN Batam perlu mengambil risiko yang ada dengan menawarkan perjanjian/kontrak cost plus fee.
Secara prinsip, perjanjian/kontrak cost plus fee memberikan beban risiko yang besar bagi PLN Batam,
karena Penyedia tidak punya inisiatif yang kuat untuk beroperasi dengan efisiensi biaya yang ketat.
Tetapi perjanjian/kontrak jenis ini memberikan jalan agar Penyedia dapat bekerja langsung tanpa
Risiko PLN Batam
Risiko Penyedia
Cost plus fee
contract
Berbagai variasi
diantara dua opsi ini Fixed price
contract
14
banyak negosiasi yang panjang. PLN Batam tentu perlu melakukan pengawasan biaya dan pekerjaan
yang ketat agar pekerjaan yang dilakukan dapat diterima secara ekonomis (tidak mengalami cost
overrun) dengan kondisi yang ada. Dalam perjanjian/kontrak perlu disepakati biaya apa saja yang
reimbursable, biasanya termasuk antara lain biaya tenaga kerja, material, peralatan, overhead,
asuransi. Biasanya biaya overhead kantor pusat Penyedia tidak dapat diakomodasi.
Dalam prakteknya, perjanjian/kontrak yang ditawarkan PLN Batam berada di antara fixed price dan
cost plus fee, karena itu para pejabat pengadaan PLN Batam perlu memahami perjanjian/kontrak
seperti apa yang dapat memberikan VfM terbaik bagi PLN Batam, sehingga membuka kemungkinan
atas berbagai tipe perjanjian/kontrak yang mungkin dapat diterapkan. Misalnya, bagaimana PLN
Batam bersikap jika ada suatu kontraktor EPC yang menawarkan penggunaan mesin teknologi
terbaru untuk diujicobakan di PLN Batam. Teknologi terbaru tersebut menjanjikan penghematan biaya
operasi dalam jangka menengah dan panjang, tetapi teknologi tersebut belum pernah diterapkan
ditempat lain secara komersial, namun kontraktor bersedia untuk tidak memperoleh keuntungan
finansial selama masa pembangunan dan masa uji coba selama kurun waktu tertentu. Dengan
membuka diri terhadap perkembangan teknologi terbaru yang diakomodasi dalam perjanjian/kontrak
yang fleksibel, maka PLN Batam dapat mengejar momentum bisnis dan teknologi dengan tetap
memperhatikan aspek tata kelola perusahaan yang baik.
Diantara jenis perjanjian/kontrak fixed price dan cost plus fee tersebut, ada berbagai jenis
perjanjian/kontrak lain, misalnya :
a. Supplier incentive contract, yaitu kontrak yang memberikan insentif lebih jika kinerja Penyedia
melebihi indikator yang ditetapkan, misalnya penyerahan Comercial Operation Date (COD) lebih
cepat dibandingkan jadwal. Di lain pihak, Penyedia akan mendapatkan laba yang lebih sedikit jika
biaya pekerjaan melebihi anggaran atau target kinerja, seperti jadwal tidak terpenuhi.
b. Variasi lainnya misalnya cost plus fixed percentage, cost plus fixed fee, atau cost plus fixed fee
with guaranted maximum price contract/bonus/sharing any cost saving.
1.7. Pentingnya Pendayagunaan Produk Dalam Negeri
BUMN secara umum diberi tugas untuk mendorong ekonomi nasional, diantaranya dengan
mendayagunakan produk dalam negeri. PLN Batam melihat bahwa selain tugas untuk mendorong
pendayagunaan produk dalam negeri sebagai bagian dari tugas mendorong ekonomi nasional, dalam
hal pengadaan, pendayagunaan produk dalam negeri juga menguntungkan PLN Batam langsung atau
tidak langsung, karena membuka kemungkinan tumbuhnya pasar Penyedia, yang nantinya akan
menurunkan risiko suplai bagi PLN Batam.
Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan sendiri oleh Unit PLN Batam,
atau workshop dalam negeri dan pabrikan dalam negeri dengan metode open book system, maka
PLN Batam dapat mengetahui lebih rinci struktur biaya pembuatan parts tersebut dan supply chain
dari suatu parts. Dengan demikian PLN Batam dapat mempunyai pengetahuan dan posisi tawar yang
lebih baik terhadap pasar Penyedia, terutama parts yang masih disediakan oleh Penyedia OEM yang
basis produksinya di luar negeri. Ini akan menguntungkan PLN Batam karena para Penyedia tahu
bahwa PLN Batam atau workshop dalam negeri mempunyai kemampuan membuat sendiri parts
tersebut dengan struktur biaya yang wajar.
15
Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak, dan tidak
terbatas pada yang telah diatur dalam Pedoman Umum ini. Insentif yang diberikan merupakan bagian
suatu strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak. Insentif dapat diberikan dengan mempertimbangkan
dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup besar dan memerlukan bisnis
secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN Batam, dengan tetap menerapkan prinsip pengadaan
yang sehat, seperti harga yang disepakati merupakan harga yang wajar, dan harganya maksimal
sama dengan jika membeli dari Penyedia luar negeri, kecuali ditentukan lain.
1.8. Prinsip Dasar
Berdasarkan filosofi pengadaan yang telah dijelaskan sebelumnya, yang menjelaskan amanat dari
Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 Tentang Pedoman
Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (“Permen BUMN
05/2008”) dan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012
Tentang Perubahan Atas Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha
Milik Negara peraturan perubahannya Permen BUMN (“Permen BUMN 15/2012”), maka dalam
Pedoman Umum Pengadaan PLN menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Efisien: Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan
terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal
mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.
b. Efektif: Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c. Kompetitif: Berarti Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang
memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia
Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan
prosedur yang jelas dan transparan.
d. Transparan: Semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa, termasuk
syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon
Penyedia Barang/Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang/Jasa yang berminat.
e. Adil dan wajar: Berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia
Barang/Jasa yang memenuhi syarat.
f. Akuntabel: Harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan
dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.
1.9. Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa
Berdasarkan filosofi pengadaan yang telah dijelaskan sebelumnya, yang menjelaskan amanat dari
Permen BUMN 05/2008, sebagaimana telah diubah dengan Permen BUMN 15/2012, maka Pedoman
Umum Pengadaan Barang/Jasa PLN Batam, menerapkan Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa
sebagai berikut:
1. Menyesuaikan dengan Permen BUMN 05/2008, sebagaimana telah diubah dengan Permen
BUMN 15/2012 dan international good procurement practice. Sehingga PLN sebagai badan
usaha dapat melakukan pengadaan barang/jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif, agar
tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian, dan dapat memenuhi
16
kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif,
transparan, adil dan wajar, serta akuntabel.
2. Meningkatkan nilai PLN Batam sebagai konsumen dengan melakukan agregasi kebutuhan dan
membuat Strategi Perjanjian/Kontrak yang tepat sesuai dengan hasil riset pasar PLN Batam.
3. Mengubah Strategi Pengadaan PLN Batam dari transaksional dan jangka pendek, menjadi
kemitraan dan berjangka lebih panjang, yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan good
practice yang berlaku, sehingga PLN Batam akan bermitra dengan perusahaan yang berkinerja
baik dan beritikad baik untuk berbagi manfaat dan biaya secara terbuka.
4. Meningkatkan Sistem Manajemen Penyedia yang memadai, melalui penilaian kualifikasi (atau
Prakualifikasi) secara periodik dan DPT yang selalu dimutakhirkan berdasarkan kinerja, sehingga
dapat dihindari hubungan bisnis dengan Penyedia yang mempunyai kinerja buruk dan tidak
bernilai tambah.
5. Mendorong Produksi Dalam Negeri, rancang bangun, dan perekayasaan nasional, sesuai
ketentuan perundangan yang berlaku.
6. Mendorong sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi
BUMN atau antar Anak Perusahaan BUMN dan/atau antar Perusahaan Terafiliasi BUMN, serta
produsen dalam negeri peralatan ketenagalistrikan dalam rangka meningkatkan efisiensi usaha
dan perekonomian nasional.
17
BAB II
ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN BATAM
Sesuai dengan praktek manajemen yang baik dan sistem pengendalian internal yang baik, dalam suatu
organisasi perlu ada struktur organisasi yang memisahkan fungsi, memberikan wewenang/otorisasi, tugas,
dan tanggung jawab yang baik, serta staf yang profesional dan kompeten sesuai dengan tanggung
jawabnya.
Oleh karena itu struktur organisasi pengadaan di PLN Batam dirancang untuk menerapkan sistem
pengendalian internal yang baik, dengan memisahkan fungsi, wewenang/otorisasi, tugas dan tanggung
jawab, dalam beberapa pihak, sesuai proses bisnis pengadaan yang baik dan mencakup keseluruhan
siklus daur hidup, yang diwakili dalam beberapa pihak sesuai gambar di bawah ini.
Gambar 2.1 Gambaran Umum Peran Para Pihak Dalam Pengadaan Proyek
Gambaran di atas merupakan gambaran umum dalam suatu proyek pembangunan (investasi) di PLN
Batam, seperti pembangunan pembangkit dengan EPC atau konstruksi transimisi atau distribusi.
Gambaran di atas dapat disesuaikan dengan jenis pengadaan lain yang mempunyai kekhasan tersendiri.
Tahapan sesuai gambaran di atas berjalan tidak saja secara berurutan, tetapi juga ada overlaps antara
tahap yang satu dengan yang lainnya, dan memperlihatkan bahwa koordinasi dan komunikasi antara para
pihak yang terlibat dalam pengadaan di PLN Batam harus berjalan dengan baik.
Berdasarkan gambaran umum di atas, maka secara umum dalam organisasi pengadaan yang sesuai
kategori strategis di Kantor Pusat dan Unit Induk, maka ada beberapa pihak yang terlibat dalam
pengadaan. Untuk pekerjaan yang berada dalam kategori lainnya, maka organisasi disesuaikan dengan
tetap memelihara prinsip pembagian tugas dan wewenang.
2.1. Pengguna Barang/Jasa
Secara umum Pengguna Barang/Jasa adalah penerima manfaat paling akhir (ultimate beneficiary)
atau pengguna dari barang, jasa, atau pekerjaan yang dihasilkan dari suatu proses pengadaan.
Konseptualisasi
Engineering & Design, Bid Doc
Pemilihan
Penyedia Konstruksi, Manajemen
Kontrak Operasional
Proyek dimulai 1 – 3 tahun Proyek ditutup
Pengguna /
Wakil Pengguna
Pejabat Perencana
Pengadaan Pejabat
Pelaksana
Pengadaan
Pengguna/ Wakil Pengguna
18
Pengguna Barang/Jasa terlibat dalam konseptualisasi suatu kebutuhan, Engineering dan Design
untuk memenuhi kebutuhan tersebut (diantaranya perencanaan dan pembuatan RKS), serta terlibat
dalam manajemen perjanjian/kontrak dan utilisasi hasil pengadaan tersebut.
Dalam praktek di PLN Batam, maka fungsi Pengguna Barang/Jasa disesuaikan dengan kebutuhan
dan batas kewenangan, dapat berupa Direksi atau Pejabat satu tingkat di bawah Direksi atau
GM/Kepala atau Pejabat yang diberi kuasa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa dalam lingkungan kerja PLN Batam.
Pengguna Barang/Jasa dapat menjadi penandatangan perjanjian/kontrak (Contract Award Authority),
sesuai dengan batasan kewenangan.Contract Award Authority secara keseluruhan bertanggung
jawab terhadap proses pengadaan, termasuk perencanaan pengadaan sesuai kewenangannya.
Tetapi Contract Award Authority dapat juga bukan pengguna langsung, tetapi merupakan Pengguna
Antara, seperti pejabat struktural PLN Batam yang menangani suatu bidang tertentu, misalnya
Transmisi, Distribusi, atau Pembangkitan. Pejabat struktural ini ditugaskan untuk melakukan
konsolidasi pengadaan, misalnya konsolidasi kebutuhan parts untuk Distribusi, maka dapat ditunjuk
atau disepakati perjanjian/kontrak dikelola oleh GM SBU atau Direksi yang terkait, mewakili Unit yang
membutuhkan parts distribusi.
Gambar 2.2 Kolaborasi Dalam Pengadaan
Dalam hal contract award authority ini, perlu diperhatikan bahwa secara prinsip pengadaan
merupakan kolaborasi antara dua pihak, yaitu Pengguna dan Pejabat Pengadaan. Kolaborasi ini juga
mensyaratkan adanya check and balance, sehingga dapat mencapai Value for Money yang optimal.
Secara prinsip, Pengguna adalah pihak yang mempunyai kebutuhan, yang mendefinisikan spesifikasi,
dan yang mempunyai anggaran serta dipantau indikator kinerjanya, oleh karena itu Pengguna adalah
pihak yang menandatangani perjanjian/kontrak.
Pejabat Pengadaan secara prinsip membantu Pengguna dengan menyediakan jasa dalam hal, antara
lain:
a. Peran strategis : pemahaman atas pasar & rantai suplai; sourcing dengan pengetahuan detail
mengenai kualitas, biaya, dan delivery; melakukan standardisasi & konsolidasi, dan sebagainya.
b. Peran Taktis : keterampilan negosiasi, menyusun perjanjian/kontrak, dan sebagainya.
c. Peran Operasional : mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK), dan sebagainya.
Pedoman ini dirancang agar Pengguna terlibat selama proses pengadaan, berkolaborasi dengan
Pejabat (Perencana/Pelaksana) Pengadaan, tetapi tetap menjaga check and balance, dan
menandatangani perjanjian/kontrak sebagai pemilik pekerjaan.
Pengguna mendefinisikan
kebutuhan = +
Pengetahuan dari Pejabat
Pengadaan
Value for Money
19
2.2. Wakil Pengguna
Wakil Pengguna adalah pejabat struktural yang diberi tugas fungsi mewakili Pengguna Barang/Jasa
dalam hal pengadaan, terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian perjanjian/kontrak, baik di
Kantor Pusat dan Unit, disebut juga Requisitioner. Wakil Pengguna bekerjasama dengan Pejabat
Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Iuntuk
menyediakan informasi yang diperlukan selama tahap Perencanaan Pengadaan Korporat,
Perencanaan Pengadaan Unit, Persiapan Pengadaan per Paket, Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa, dan proses Finalisasi Perjanjian/Kontrak. Wakil Pengguna juga secara aktif mengelola
perjanjian/kontrak pengadaan dan perubahannya (bila ada) mewakili Pengguna Barang/Jasa.
Sesuai dengan kebutuhan dengan tetap memperhatikan sistem pengendalian internal yang baik,
maka fungsi Wakil Pengguna dapat dimodifikasi sesuai kondisi yang ada.
2.3. Pejabat Perencana Pengadaan
Pejabat Perencana Pengadaan adalah jabatan struktural di Kantor Pusat dan Unit Bisnis, yang
mempunyai fungsi perencanaan pengadaan, kecakapan profesional dengan kualifikasi tertentu,
pengalaman dan kemampuan untuk menangani perencanaan portofolio pengadaan yang ditugaskan
kepada mereka, terutama yang masuk dalam kategori Strategis, Leverage, dan Critical/Bottleneck.
Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menghasilkan Rencana Pengadaan Korporat atau
Unit dan Strategi Pengadaan PLN Batam yang berlaku setiap tahun, serta menangani DPT (lebih
lanjut lihat Bab 3 Perencanaan Pengadaan Korporat).
2.4. Pejabat Pelaksana Pengadaan
Pejabat Pelaksana Pengadaan adalah jabatan struktural di Kantor Pusat dan Unit Bisnis, yang
ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa, yang mempunyai kecakapan profesional dengan kualifikasi
tertentu, pengalaman dan kemampuan untuk menangani portofolio pengadaan yang ditugaskan
kepada mereka.
Tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan yang utama adalah melaksanakan proses pengadaan sesuai
dengan rencana pengadaan yang sudah disusun bersama dengan Wakil Pengguna dan Pejabat
Perencana Pengadaan, mulai dari Pengumuman, Evaluasi, sampai ke Penyusunan
Perjanjian/Kontrak.
Dalam kondisi tertentu, Pengguna Barang/Jasa dapat menunjuk pihak luar untuk menjadi procurement
agent yang menjalankan tugas sebagai Pejabat Pelaksana Pengadaan. Justifikasi atas kondisi dan
pemilihan ini diajukan oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Value for Money Committee untuk
mendapatkan rekomendasi dan harus dilakukan dengan menjaga prinsip good governance.
Procurement agent tersebut dapat berupa perusahaan atau lembaga yang mempunyai keahlian yang
sesuai. Procurement agent dipilih berdasarkan metode pengadaan yang sesuai, baik sebagai swasta,
lembaga nonprofit (baik nasional maupun internasional, seperti World Bank, ADB), atau lembaga
pemerintah (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), Universitas, Unit
Layanan Pengadaan Kementerian/Pemerintah Daerah (ULP).
20
2.5. Value for Money Committee.
Value for Money Committee adalah komite kajian kesesuaian antara prinsip value for money dan
prosedur untuk pengadaan di PLN Batam. Keanggotaan komite ini melekat pada fungsi jabatan
tertentu dan ditetapkan oleh Direksi atau Keputusan General Manager.
Secara umum Value for Money Committee bertugas untuk:
a. Menilai kecukupan strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk seluruh portofolio pengadaan
PLN Batam, untuk menjadi pedoman pengadaan secara umum dalam satu tahun anggaran.
b. Menilai kecukupan rekomendasi calon pemenang suatu pengadaan kepada Pengguna
Barang/Jasa, dengan melihat unsur value for money, untuk pekerjaan yang dinilai besar, sesuai
batasan kewenangan di PLN Batam.
c. Menilai strategi lain atau keputusan lain terkait pengadaan yang diperlukan.
2.6. Implementasi Pembagian Peran dan Tanggung Jawab dalam Organisasi Pengadaan
Barang/Jasa
Implementasi dalam organisasi pengadaan dapat disesuaikan dengan kondisi yang ada, dengan tetap
menjaga praktek manajemen yang baik dan sistem pengendalian internal yang baik, seperti
pemisahan fungsi, wewenang, otorisasi dan pencatatan dalam pengadaan, serta staf yang profesional
dan kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya.
21
BAB III
PERENCANAAN PENGADAAN KORPORAT
3.1. Perencanaan Pengadaan Korporat
Pengadaan Barang/Jasa mempunyai dampak signifikan terhadap pencapaian tujuan dari PLN Batam,
oleh karena itu PLN Batam menetapkan Rencana Pengadaan Korporat pada setiap periode. Rencana
Pengadaan Korporat adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan korporat atas barang dan jasa,
yang disusun sesuai dengan portofolio pengadaan PLN Batam dan membedakan antara Strategic,
Critical/Bottleneck, Leverage, dan Rutin, beserta strategi masing-masing, estimasi kuantitas, estimasi
nilai, estimasi waktu penyerahan, estimasi anggaran, dan target secara korporat.
Tujuan Perencanaan Pengadaan Korporat adalah sebagai berikut:
a. Untuk mempersiapkan Strategi Pengadaan Korporat PLN Batam, yang dilakukan berdasarkan
riset pasar dan analisis risiko atas spend analysis portofolio pengadaan barang dan jasa PLN
Batam.
b. Untuk menetapkan target pengadaan korporat, diantaranya target konsolidasi Rencana
Pengadaan, target kualitas, target optimum inventory level, target pemanfaatan produksi dalam
negeri, beserta pengukuran atas pencapaian tujuan dan kinerja pengadaan PLN Batam, agar
dapat dilakukan benchmark secara berkala.
c. Untuk mengoptimalkan integrasi berbagai sistem dan database terkait pengadaan barang dan
jasa, termasuk database DPT yang diupdate berdasarkan kinerja dan perjanjian/kontrak.
d. Untuk mengoptimalkan harmonisasi kebijakan dan implementasi serta standar pengadaan.
Perencanaan Pengadaan Korporat menjadi tanggung jawab Direktorat yang menangani perencanaan
Pengadaan di tingkat Kantor Pusat PLN Batam, mengkoordinasikan seluruh perencanaan kebutuhan
pengadaan barang/jasa PLN Batam, baik yang dibutuhkan di Kantor Pusat maupun Unit Bisnis.
Sedangkan perencanaan strategi pengadaan di tingkat Unit Bisnis dikoordinasikan oleh pejabat yang
ditunjuk sebagai Wakil Pengguna, dibantu oleh Pejabat Perencana Pengadaan.
Dokumen yang dihasilkan dari proses perencanaan pengadaan korporat adalah Dokumen Rencana
Pengadaan Korporat.
Perencanaan Strategi Pengadaan dilakukan secara periodik sesuai siklus perencanaan PLN Batam,
baik dalam satu tahun kalender atau gabungan beberapa tahun kalender.
Gambar 3.1 Pelaksanaan Perencanaan Strategi Korporat
1. Mengkaji tugas & strategi
korporat PLN
2. Mengkaji portofolio
pengadaan PLN
5. Identifikasi
tujuan & strategi pengadaan
korporat
4. Riset Pasar & Penyusunan
DPT
6. Pengukuran
kinerja
pengadaan
3. Mengkaji
kapabilitas & organisasi
pengadaan PLN
22
Pelaksanaan Perencanaan Strategi Pengadaan Korporat ini dilakukan meliputi kegiatan-kegiatan
antara lain:
a. Melakukan kajian atas tugas dan strategi PLN Batam secara korporat.
b. Melakukan kajian atas portofolio pengadaan PLN Batam (kategori dan standardisasi barang dan
jasa di PLN Batam, seperti energi primer, material distribusi utama, material transmisi utama, dan
sebagainya).
c. Melakukan kajian atas kapabilitas dan organisasi pengadaan di PLN Batam.
d. Melakukan Riset Pasar dan penyusunan DPT.
e. Melakukan identifikasi tujuan dan strategi pengadaan korporat PLN Batam sesuai portofolio
pengadaan PLN Batam.
f. Melakukan pengukuran kinerja atas strategi pengadaan korporat.
3.1.1. Kajian Tugas dan Strategi Korporat PLN Batam
Tujuan akhir dari pengadaan adalah memberi nilai tambah untuk PLN Batam dalam
melaksanakan visi dan misi perusahaan.Kegiatan pengadaan mendukung pencapaian mandat
PLN Batam dengan memberikan masukan (barang, jasa, dan pekerjaan) terhadap
kegiatannya.
Karena itu sebelum membuat strategi pengadaan PLN Batam, perlu dikaji dahulu tugas dan
strategi PLN Batam secara korporat, seperti business plan, dan dokumen perencanaan
strategis lainnya.
3.1.2. Kajian Portofolio Pengadaan PLN Batam
Kegiatan ini adalah mengkaji procurement spend dan membuat procurement profile.
Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan komprehensif semua
kebutuhan barang, jasa dan pekerjaan di PLN Batam.
Spend analysis ini dapat berupa beberapa hal sebagai berikut:
a. Nilai belanja dan transaksi per komoditas atau kategori, dan sebagainya.
b. Berapa banyak Penyedia per komoditas atau kategori, dan sebagainya.
c. Nilai rata-rata pembelian/pengadaan, dan sebagainya.
d. Nilai total pengadaan per Penyedia, dan sebagainya.
e. Distribusi transaksi menurut lokasi geografis, menurut kecil-besar, dan sebagainya.
f. Nilai belanja dan transaksi per Divisi/Unit Induk, atau per Pejabat Pelaksana Pengadaan,
dan sebagainya.
g. Jumlah staf yang terlibat per transaksi atau kelompok kategori, dan sebagainya.
h. Perbandingan historis/tahunan tiap komoditas atau kategori, dan sebagainya.
i. Perbandingan waktu antara berbagai metode pengadaan, sesuai nilai, dan sebagainya.
j. Berapa banyak yang repeat order, berapa banyak perjanjian/kontrak yang diterminasi,
dan sebagainya.
23
Untuk itu perlu dibuat standardisasi material dan spesialisasi pekerjaan di PLN Batam. Ini
dapat dilakukan dengan menganalisa hasil pengadaan masa lalu dan membuat proyeksi
masa depan, yang dikaitkan dengan faktor risiko, sesuai Supply Positioning Matrix, serta
membuat strategi yang sesuai dengan tiap kategori material dan spesialisasi pekerjaan
tersebut.
3.1.3. Kajian Kapabilitas dan Organisasi Pengadaan PLN Batam
Tujuannya adalah untuk menilai apakah organisasi pengadaan PLN Batam saat ini mampu
untuk mencapai sasaran yang ditargetkan. Hal ini dilakukan dengan mengkaji kapabilitas
personalia dan organisasi pengadaan di PLN, dengan melihat pada:
a. Tugas, tanggung jawab, struktur, dan pelaporan.
b. Proses dan sistem pengadaan.
c. Kapasitas personalia yang terlibat dalam pengadaan.
Lebih lengkapnya sebagai berikut:
Aspek Yang dianalisa
Tugas, tanggung jawab, struktur, pelaporan,
Apakah tugas dan tanggung jawab jelas didefinisikan?
Siapa saja yang terlibat dalam pengadaan dan bagaimana garis tanggung jawabnya?
Sejauh mana pengadaan dipusatkan atau didesentralisasikan?
Sejauhmana tanggung jawab dari Pejabat Perencana Pengadaan terhadap pengadaan Leverage dan Critical/Bottleneck? Bagaimana pengadaan yang didesentralisasikan di Unit Induk?
Apakah informasi riset pasar, katalog produk, DPT, mudah diakses?
Bagaimana penilaian kinerja Direktorat yang menangani pengadaan?
Proses dan sistem pengadaan
Bagaimana pengadaan dilakukan untuk berbagai kategori dan material, termasuk apakah dianalisa biaya transaksinya?
Apakah sistem e-procurement dipakai? Seperti e-catalogues, e-tendering, inventory management, pembayaran, dan sebagainya?
Bagaimana pengadaan yang dipusatkan dilakukan, seperti kontrak jangka panjang, kontrak payung, prakualifikasi, DPT, dan sebagainya?
Apakah informasi manajemen pengadaan mudah diakses? Termasuk portofolio pengadaan, informasi kinerja Penyedia.
Apa saja tools yang ada dan bagaimana diimplementasikan? Seperti standar pengumuman, standar RKS, standar bidding document, dan Standard Operation Procedures (SOP) lainnya
Apa saja hasil audit terakhir dan perbaikannya?
Apa saja isu dan trend yang muncul dalam Value for Money Committee?
Apa saja isu dan trend yang muncul dalam Contract Discussion dengan calon Penyedia?
Kapasitas personalia yang terlibat dalam pengadaan
Apakah tingkat kapasitas personalia sepadan dengan portofolio yang ditugaskan?
Apakah tingkat kapasitas dievaluasi secara rutin?
Apakah ada strategi jangka panjang dalam rekrutmen, seleksi, pelatihan, sertifikasi personalia?
24
3.1.4. Riset Pasar dan Penyusunan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)
Kegiatan berikutnya terkait dengan Riset Pasar dan proses penyusunan DPT. Riset Pasar
adalah riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang relevan terkait
kebutuhan pengadaan barang, jasa atau pekerjaan, yang akan digunakan untuk membuat
strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk mencapai tujuan pengadaan yang
ditetapkan. Data dan informasi yang perlu dikumpulkan termasuk informasi biaya dan harga,
perkembangan teknologi dan rekayasa termutakhir, beserta alternatifnya, serta kualifikasi
Penyedia yang diharapkan. Proses Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence merupakan bagian
dari Riset Pasar.
Data dan informasi yang dikumpulkan tergantung pada kategori dalam Supply Positioning
Matrix (lihat Gambar 1.4). Untuk kategori Rutin, cukup dengan identifikasi Penyedia yang
mampu melalui proses Penilaian Kualifikasi. Untuk kategori Critical/Bottleneck, Leverage,
atau Strategis, Pejabat Perencana Pengadaan melakukan analisis penuh terhadap pasar
Penyedia, yang dikelompokkan ke dalam enam kategori:
1. Struktur Pasar:
a. Berapa banyak Penyedia di pasar;
b. Ukuran Penyedia (kapasitas produksi, pangsa pasar);
c. Lokasi geografis Penyedia;
d. Tingkat konsentrasi pasar;
e. Bagaimana struktur kepemilikan dari pasar;
f. Siapa market leaders dan followers;
g. Bagaimana tingkat diferensiasi produk.
2. Kompetisi:
a. Bagaimana Penyedia berkompetisi, dari segi kualitas, harga, service, dan
sebagainya;
b. Apa barriers to entry ke pasar;
c. Apakah ada competitive advantage dari suatu Penyedia tertentu;
d. Bagaimana trend pasar;
e. Apakah ada pembatasan atau pengaturan oleh pemerintah, seperti ijin-ijin operasi,
sertifikasi, dan sebagainya.
3. Rantai Suplai:
a. Seberapa kompleks rantai suplai;
b. Apakah stabil atau rentan terhadap sesuatu;
c. Apakah ada tingkat ketergantungan tinggi terhadap suatu Penyedia atau sub
kontraktor;
d. Bagaimana tiap tahap dari rantai suplai berkontribusi terhadap produk akhir/ end
product;
e. Bagaimana tipikal metode transportasi dan pengantaran.
4. Barang/Jasa Pengganti:
a. Apakah ada barang dan jasa lainnya yang ada dan bisa memenuhi kebutuhan dari
Pengguna;
b. Apakah ada pengganti yang dapat memenuhi persyaratan yang sama;
25
5. Nilai PLN Batam sebagai Konsumen:
a. Bagaimana pangsa pasar PLN Batam sebagai konsumen;
b. Apakah PLN Batam merupakan mitra bisnis utama, „sapi perah/cash cow’, atau dilihat
sebagai gangguan dari Penyedia;
c. Bagaimana tingkat keatraktifan dari PLN Batam sebagai konsumen.
6. Faktor Lingkungan Luar:
Termasuk diantaranya analisis ekonomi, hukum, budaya, politik,
lingkungan/sustainability, yang mempunyai dampak terhadap PLN Batam dalam
melakukan operasinya, antara lain:
a. Apa dampak dari perubahan iklim ekonomi di tingkat nasional dan internasional
terhadap PLN Batam dan industri Penyedia, termasuk nilai tukar dan suku bunga;
b. Apakah ada kelompok-kelompok sosial tertentu yang dapat berdampak terhadap
pasar. Apakah ada masalah sensitivitas budaya yang dapat berdampak terhadap
pengadaan;
c. Apakah ada peraturan nasional yang bedampak terhadap suatu industri Penyedia,
seperti Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN);
d. Apakah isu utama lingkungan yang bisa berdampak terhadap suatu industry;
e. Penyedia mana yang lebih maju dalam isu lingkungan/sustainability.
Sumber informasi Riset Pasar dapat digali dari berbagai sumber, antara lain:
a. Sumber internal: daftar Penyedia yang ada, kontrak yang ada, dan sebagainya.
b. Perusahaan lain: perusahaan listrik lain di ASEAN/Asia/dunia, perusahaan BUMN lain,
dan sebagainya.
c. Referensi lain: Buku Kuning telepon, daftar dari asosiasi, majalah dan publikasi khusus
kelistrikan dan keteknikan, dan sebagainya.
d. Request For Information (RFI): RFI biasanya merupakan iklan yang dipasang di media
bersirkulasi luas, media khusus profesi, surat kepada perusahaan yang sudah diketahui,
dan sebagainya. RFI harus dilakukan secara tertulis dan bersifat permintaan informasi
yang tidak mengikat. Informasi yang didapatkan, diantaranya permintaan spesifikasi
teknis, indikasi harga, indikasi ketersediaan suplai.
e. Request for Expression of Interest (REOI): Request for expression of interest (REOI)
adalah metode untuk menyebarkan informasi seluas mungkin kepada calon Penyedia
untuk mendaftar sebagai Daftar Penyedia Terseleksi, yang kemudian dapat dilakukan
penilaian kualifikasi, Due Diligence, atau diundang langsung sesuai shortlist. Informasi
yang diminta untuk dimasukkan, diantaranya dapat berupa surat pernyataan minat,
katalog produk, sumberdaya, kualifikasi, kemampuan teknis, keuangan, riwayat
pengalaman, infrastruktur etika, manajemen K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja),
aspek lingkungan.
Dalam kaitan ini juga dilakukan Kajian Risiko Pengadaan. Risiko merupakan paparan atas
kerugian karena dampak dari uncertainty. Risiko selalu ada pada setiap tahap pengadaan.
26
Proses mengelola risiko merupakan tanggung jawab dari unit bisnis (manajemen), yang
dibantu oleh fungsi manajemen risiko.
Analisis atas risiko pengadaan merupakan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan
yang dibantu oleh Wakil Pengguna tiap Divisi dan fungsi manajemen risiko. Pada pengadaan
yang bersifat strategis, Pengguna Barang/Jasa dapat meminta kajian risiko
pengadaan yang lebih komprehensif kepada Pejabat Perencana Pengadaan, dibantu oleh
Wakil Pengguna, dan fungsi manajemen risiko.
Selanjutnya adalah Penilaian Kualifikasi, Due Diligence, dan DPT. Secara umum PLN Batam
akan melakukan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence untuk portofolio pengadaan PLN
Batam, untuk menghasilkan DPT yang berlaku dalam masa tertentu, dan dengan penyesuaian
terhadap kondisi Penyedia yang ada secara periodik atau setiap kebutuhan yang dipandang
perlu. Adanya DPT dengan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence memberi kepastian bahwa
penawaran pekerjaan hanya dilakukan kepada calon Penyedia yang telah memenuhi
persyaratan PLN Batam, untuk itu Pejabat Perencana Pengadaan dapat memanfaatkan data
dari hasil REOI atau membuka undangan prakualifikasi khusus.
PLN Batam memberlakukan DPT untuk mempermudah proses pengadaan, akan tetapi PLN
juga perlu mempunyai strategi khusus bagaimana daftar ini tidak menjadi barrier to entry
(menghalangi) perusahaan yang memang mempunyai kredibilitas dan kemampuan di suatu
bidang, untuk berusaha di bidang lain. PLN Batam berkepentingan untuk memperluas pasar
Penyedia dan mengamankan suplai, baik pada tingkat daerah, nasional, dan internasional.
Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menyusun strategi ini.
Hasil proses diatas adalah adanya DPT yaitu daftar Penyedia yang lulus penilaian kualifikasi
dan secara periodik dimutakhirkan untuk mengetahui kinerja terakhir. DPT memuat juga daftar
hitam dari Penyedia yang tidak berkualifikasi baik atau kinerja buruk. Daftar ini ada yang
bersifat nasional dan lokal. DPT Lokal dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil
Pengguna di Unit Induk, dengan persyaratan kualifikasi yang disesuaikan dengan
kemampuan Penyedia lokal, membuka kesempatan bagi Penyedia lokal yang sudah
berpengalaman di luar PLN Batam, atau mempunyai sertifikat yang diperlukan, agar pasar
Penyedia PLN Batam tetap kompetitif. Sedangkan DPT yang bersifat nasional atau DPT
Korporat dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Kantor Pusat untuk dipergunakan
dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa secara nasional.
Masa Berlaku DPT disesuaikan antara kebutuhan untuk mempermudah pekerjaan pengadaan
PLN dengan upaya mendapatkan Penyedia baru yang mampu. Oleh karena itu DPT dapat
berlaku dalam satu periode, misalnya tiga tahun, dengan penyesuaian dan pembukaan
penilaian kualifikasi dilakukan secara periodik.
3.1.5. Kajian Tujuan dan Strategi Pengadaan PLN Batam
Kegiatan berikutnya adalah melakukan identifikasi tujuan pengadaan PLN Batam yang
dibangun dari analisis yang sudah dilakukan sebelumnya. Tujuan ini, misalnya:
a. Mengurangi inventory dari 120 menjadi 80 hari.
b. Mengurangi jumlah transaksi dan kegiatan administrasi pengadaan (seperti jumlah
invoice) sebesar 30%.
c. Menghemat 15% dari total anggaran pengadaan di kategori Leverage.
27
d. Meningkatkan keamanan Penyediaan (security of supply) untuk kategori
Critical/Bottleneck, dan tetap menjaga total inventory PLN Batam sesuai target 80 hari
dalam waktu 2 tahun.
e. Implementasi ISO 9001 pada proses pengadaan di PLN Batam.
f. Meningkatkan jumlah Pejabat Perencana dan Pelaksanan Pengadaan yang
mendapatkan sertifikasi internasional.
Kegiatan berikutnya adalah melakukan identifikasi strategi pengadaan PLN Batam untuk
setiap kategori barang, jasa atau pekerjaan sesuai Supply Positioning Matrix dan digabungkan
dengan hasil Riset Pasar untuk menjadi rekomendasi strategi pengadan dan kontrak terhadap
portofolio PLN Batam, yang dapat memberikan value for money terbaik untuk PLN Batam.
3.1.6. Pengukuran Kinerja Pengadaan PLN Batam
Kegiatan berikutnya adalah melakukan pengukuran kinerja atas strategi korporat sesuai
portofolio pengadaan PLN Batam. Ini dilakukan dengan membandingkan antara tujuan, target
dan indikator kinerja utama yang disepakati PLN Batam,dapat juga dilakukan benchmarking
dengan perusahaan lain, seperti perusahaan listrik di ASEAN, atau BUMN atau sesama anak
perusahaan.
Tabel 3.1 Contoh Ukuran Kinerja
Ukuran kinerja Indikator
Efisiensi dari proses kompetisi 1. Banyaknya penawaran yang sesuai RKS. 2. Banyaknya Penyedia yang memasukkan penawaran. 3. Masukan positif dari Penyedia dalam proses
pengadaan.
Pengurangan biaya/peningkatan biaya secara positif (cost reduction/improvement)
1. Tingkat/Jumlah penghematan/pengurangan biaya yang tercapai.
2. Tingkat/Jumlah biaya pengadaan di Kantor Pusat karena agregasi dibandingkan penghematan waktu dan biaya yang dicapai.
3. Pengurangan inventory. 4. Berkurangnya barang yang terlambat distok. 5. Jumlah barang, jasa, dan pekerjaan yang tidak
memuaskan.
Manajemen Penyedia 1. Banyaknya Penyedia baru yang masuk dalam DPT, banyaknya penyerahan Proyek/COD yang mundur dari jadwal.
2. Tingkat kualitas yang tercapai.
Efisiensi sistem dan proses internal 1. Volume dari transaksi bernilai rendah (low value). 2. Penggunaan mekanisme agregasi kebutuhan, kontrak
payung, atau kontrak jangka panjang. 3. Pengurangan biaya transaksi. 4. Kepuasan konsumen internal (pengguna).
Manajemen pengadaan 1. Persentase personalia pengadaan bersertifikasi internasional.
2. Jumlah hari pelatihan.
28
3.2. Sarana Elektronik untuk Pengadaan Barang/Jasa PLN Batam
PLN Batam perlu memaksimalkan pemanfaatan sarana elektronik pengadaan barang/jasa untuk
menyusun perencanaan pengadaan korporat, menjadi basis data Daftar Penyedia Terseleksi (DPT),
dan menjadi portal E-Procurement.
Tujuan sarana elektronik untuk pengadaan barang/jasa PLN Batam diantaranya adalah:
a. Untuk lebih meningkatkan integrasi antar unit, sistem, dan database yang ada di PLN Batam,
dengan mengoptimalkan pemanfaatan, peningkatan, dan interkoneksi antara sarana yang sudah
ada, diantaranya portal E-procurement PLN Batam, modul material management di SAP, Maximo
(sistem material manajemen), database Penyedia yang saat ini ada, sistem pembayaran secara
elektronik.
b. Untuk lebih meningkatkan transparansi, kecepatan, efisiensi waktu dan biaya, akuntabilitas,
proses pengadaan barang/jasa PLN Batam.
c. Untuk memudahkan pengendalian dan pengawasan, dan mengoptimalkan pemanfaatan material
di gudang (baik material fast moving maupun material slow moving).
d. Untuk mengoptimalkan pengelolaan database kinerja Penyedia, dalam bentuk DPT.
29
BAB IV
PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGADAAN
DI KANTOR PUSAT DAN UNIT BISNIS
4.1. Perencanaan Pengadaan Di Kantor Pusat dan Unit Bisnis
Masing-masing Divisi di Kantor Pusat dan Unit Bisnis menyusun Rencana Pengadaan setiap periode.
Rencana Pengadaan adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan atas barang/jasa, kuantitas, waktu
penyerahan, dan estimasi anggaran. Rencana Pengadaan ini dibuat berdasarkan RKAP yang telah
disetujui dan telah memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.
Tujuan Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk adalah untuk:
a. Mendapatkan Rencana Pengadaan yang terkoordinasi dan terintegrasi, baik yang
dikonsolidasikan di Direktorat yang menangani Pengadaan di Kantor Pusat atau didelegasikan ke
Unit Bisnis, atau didesentralisasikan ke Unit Bisnis dan unit dibawahnya.
b. Menghindari masalah yang terkait dengan perencanaan mendadak (last minute), keadaan
darurat atau perencanaan yang buruk atau kualitas barang/jasa yang buruk.
Pada saat ini PLN Batam sudah melakukan kegiatan perencanaan seperti tersebut diatas, misalnya
agregasi kebutuhan energi primer yang dianggap strategis (gas, batubara, minyak) untuk seluruh
pembangkit PLN Batam di Divisi Kantor Pusat yang terkait. Agregasi bentuk lainnya untuk kebutuhan
leverage adalah kebutuhan MTU dan MDU yang dilakukan melalui joint procurement.
Tanggung jawab perencanaan pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Bisnis adalah Pejabat Perencana
Pengadaa yang bekerjasama dengan Wakil Pengguna di masing-masing Divisi dan Unit Bisnis.
Rencana Pengadaan ini diajukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa
untuk mendapatkan persetujuan.
Pelaksanaan Perencanaan Pengadaan meliputi antara lain:
a. Melakukan kajian atas kebutuhan barang/jasa, termasuk kebutuhan antisipasi jika terjadi
keadaan darurat, sumber daya yang dibutuhkan, waktu pemanfaatan serta pendistribusian yang
menyesuaikan kebutuhan operasional dan proyek.
b. Pengguna Barang/Jasa menetapkan Rencana Pengadaan berdasarkan kegiatan pekerjaan dan
Pagu Anggaran yang tercantum dalam RKAP, dengan menyesuaikan waktu pelaksanaan
kegiatan dengan nilai disbursement dari masing-masing kegiatan pekerjaan. Dalam hal untuk
tujuan efisiensi, Pengguna dapat menetapkan rencana Pengadaan Barang/Jasa yang jangka
waktunya lebih dari satu (1) tahun anggaran dengan perjanjian/kontrak jangka panjang.
c. Melakukan kajian strategi pengadaan yang tepat, termasuk rencana pengadaan yang ditangani
bersama oleh Direktorat yang menangani Pengadaan, dengan memperhitungkan antara lain
potensi konsolidasi dan skala ekonomi, berdasarkan Rencana Pengadaan Korporat.
d. Melakukan pemutakhiran atas riset pasar dan mengkaji DPT dengan berkoordinasi dengan
Pejabat Perencana Pengadaan.
30
Dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah:
a. Dokumen Draft Rencana Pengadaan.
b. Dokumen Konsolidasi Rencana Pengadaan Korporat.
c. Dokumen Final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/Unit Induk.
4.2. Penentuan Kewajaran Harga
Dalam menentukan penilaian kewajaran harga yang ditawarkan oleh Penyedia, maka Pejabat
(Perencana dan Pelaksana) Pengadaan perlu memahami bagaimana metode penentuan harga
(pricing methods) dari Penyedia, antara lain:
a. Cost, yaitu biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa yang akan diadakan.
b. Value or perceived value to customers, yaitu bagaimana pembeli dipersepsikan oleh para
Penyedia. Jika Seller’s Market, maka kemungkinan besar dapat terjadi opportunistic pricing,
dimana harga dapat terdorong ke tingkat yang lebih tinggi dari kewajarannya. Jika PLN Batam
merupakan pembeli yang mempunyai natural monopoly, atau pembeli yang besar di pasar
Indonesia, regional, atau internasional, maka secara umum, opportunistic pricing sulit terjadi.
c. Trading conditions in the market, misalnya terjadi kelangkaan suatu bahan seperti baja, atau
terjadi kondisi ekonomi yang tidak menguntungkan yang mendorong biaya bunga naik tinggi.
d. Faktor lain dapat berupa: adanya dumping, adanya perusahaan yang hendak menguasai pasar
dengan strategi harga yang rendah, produk baru, pangsa pasar, dan lain-lain.
Dalam menentukan kewajaran harga dari Penyedia tersebut, Wakil Pengguna, Pejabat Perencana
Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan perlu memahami dasar penyusunan HPS, konsep
Total Cost of Ownership (TCOO), serta mampu melakukan analisa penawaran harga dari Penyedia.
4.2.1. Dasar Penyusunan HPS
Pada prinsipnya HPS adalah alat untuk melihat kewajaran harga penawaran dari segi biaya
produksi yang disusun secara internal, dan tidak dapat dipakai sebagai satu-satunya
penggugur penawaran dan HPS tidak wajib diumumkan.
HPS disusun secara cermat dan profesional berdasarkan HPE. Proses penyusunan HPE
berdasarkan harga pasar, kondisi ekonomi, perbandingan kontrak, analisa harga satuan atau
harga material utama dan faktor lain yang dapat mempengaruhi HPE. Pembuatan HPE dapat
melibatkan konsultan eksternal yang kompeten.
4.2.2. KonsepTotal Cost of Ownership (TCOO)
Dalam good procurement practice, secara umum biaya keseluruhan dari pembelian sesuatu,
apakah barang, jasa atau pekerjaan, tidak hanya merupakan harga awal yang ditawarkan
(initial purchase price), tetapi merupakan biaya keseluruhan yang dapat terjadi selama masa
siklus hidup (lifetime) barang, jasa atau pekerjaan tersebut. Ini biasanya diberlakukan pada
pengadaan kebutuhan yang sifatnya kompleks, seperti pembangunan pembangkit, tetapi juga
dapat diberlakukan pada pengadaan yang lebih sederhana, misalnya pembelian mobil (perlu
memperhitungkan, diantaranya ketahanan mesin, jaringan bengkel, harga parts, konsumsi
bahan bakar, dan harga jual kembali).
31
Karena itu dalam penyusunan Pagu Anggaran dan HPS untuk pekerjaan yang sifatnya lebih
kompleks, perlu mengimplementasikan konsep TCOO ini, dimana semua biaya yang relevan
diperhitungkan, dan mencari penawaran yang dapat memberikan biaya paling ekonomis
selama masa manfaat aset yang akan dibeli, mulai dari biaya:
a. Initiation (Initiation cost to acquire the asset), yaitu biaya akuisisi sepert biaya desain, dan
semua biaya dan waktu yang diperlukan untuk memproses pengadaan sampai
perjanjian/kontrak.
b. Price (Price to be paid for the asset), atau harga yang ditawarkan oleh Penyedia untuk
menyediakan suatu asset.
c. Operation (Operating cost over the asset’s life), seperti biaya tenaga kerja, biaya energi
primer untuk pembangkit, biaya pemeliharaan (seperti biaya parts, biaya pemeliharaan,
ketahanan suatu mesin).
d. Disposal (Disposal cost of the asset), jika diperlukan, misalnya biaya penghancuran suatu
konstruksi atau penggantian setelah habis umur ekonomisnya.
Gambar 4.1 Konsep Total Cost of Ownership
PLN Batam saat ini sudah mengimplementasikan konsep ini, misalnya dalam pembangunan
pembangkit serta pembelian trafo, dan tenaga listrik dari IPP, dan akan memperluas
penerapan konsep TCOO ini ke berbagai kategori pengadaan yang relevan.
4.2.3. Analisis Harga Penawaran dari Penyedia
Dalam procurement good practice, pejabat pengadaan perlu memahami bagaimana metode
pembentukan harga penawaran dari sisi Penyedia, agar mampu memberikan posisi yang
terbaik bagi perusahaan sebagai pembeli. Ini juga menggambarkan pentingnya PLN atau
afiliasinya mempunyai kemampuan reverse/re-engineering dalam hal penyediaan parts,
maupun dalam melaksanakan pembangunan sendiri suatu pembangkit dengan kontraktor
EPC internal. Dengan adanya kemampuan internal tersebut, maka pejabat pengadaan PLN
akan lebih berdaya dalam mengevaluasi penawaran yang ada, karena memahami bagaimana
sebuah aset dibangun atau dibuat (lihat Gambar 4.2.).
Beberapa analisis yang perlu dimiliki oleh pejabat pengadaan PLN adalah melakukan
Purchase Price and Cost Analysis (PPCA), yaitu:
)
)
32
a. Pricing method : Marginal, Absorption, Opportunistic. Marginal pricing prinsipnya adalah
pembentukan harga dengan menggunakan excess capacity, sehingga hanya
mengenakan variable cost. Absorption costing adalah pembentukan harga dengan
memperhitungkan fixed dan variable costs. Sementara Opportunistic adalah
pembentukan harga yang melihat berapa Pasar mau membeli dan bukan berangkat dari
biaya produksi.
b. Manajemen perusahaan :Materials, Labour, Overheads, Profit. Pada prinsipnya perlu
mengetahui bagaimana manajemen sebuah unit usaha dalam mengenlola material untuk
produksi, tenaga kerja, komponen overhead, termasuk juga komponen laba yang
diharapkan.
c. TCOO (total cost of ownership), yaitu biaya yang terjadi selama masa kepemilikan suatu
aset, dengan memperhitungkan Initiation (termasuk desain dan biaya pengadaan), Price
(harga penawaran para Penyedia), Operation (biaya operasional, biaya pemeliharaan,
biaya tenaga kerja), Disposal (penggantian atau penghancuran).
d. Indexation, atau pengaruh berbagai indeks harga komponen utama material terhadap
pembentukan harga, seperti harga baja, harga semen, dan sebagainya. Pemahaman dan
pemakaian indeks yang disetujui sejak awal akan meminimalkan sengketa dalam
perubahan lingkup pekerjaan atau biaya. Pemakaian indeks secara wajar juga
menjadikan nilai perjanjian/kontrak bisa naik atau turun.
e. Variabel lainnya yang bisa mempengaruhi biaya. Misalnya contoh kecil harga printer
sekarang semakin murah, tetapi harga cartridge tinta tetap mahal. Di sinilah pabrikan
printer mencoba menjual printer sebanyak-banyaknya dengan harga murah, dengan
mengharapkan margin yang lebih besar pada operasional printer. Termasuk dalam hal ini
adalah jika suatu bisnis lazimnya mensyaratkan cash flow yang cepat, dengan demikian
jika pembeli bisa menjamin pembayaran yang lebih cepat, maka akan mendorong harga
penawaran dari para Penyedia menjadi turun. Variabel lain seperti keperluan
maintenance, warranty, delivery, dan sebagainya.
Gambar 4.2. Pembentukan Harga Dari Sisi Penyedia dan Pembeli
33
4.3. Persiapan Pengadaan Per Paket
Setiap paket pengadaan yang telah ditetapkan dalam Rencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana
Pengadaan dibantu oleh Wakil Pengguna membuat rencana pengadaan per paket. Tujuannya adalah
untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa yang tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, tepat
tempat, tepat tujuan sosio-ekonomi, dan tepat biaya.
Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menyiapkan Rencana Pengadaan per paket,
bekerjasama dengan Wakil Pengguna di Divisi/Unit Induk tersebut. Rencana Pengadaan per paket
diajukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa untuk mendapatkan
persetujuan, dengan kelengkapan dokumen sesuai matriks di bawah ini.
Secara umum tabel 4.1.memperlihatkan alur kegiatan dan dokumen dari persiapan pengadaan di
Kantor Pusat/Unit Induk/Unit Penunjang dan per paket pengadaan.
Tabel 4.1 Alur Kegiatan dan Dokumen
Kegiatan Dokumen Yang
Dihasilkan
Kategori
Rutin
Critical/Bottleneck, Leverage,
Strategis Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat/ Unit Induk/Unit Penunjang
1. Membuat Draft Rencana Pengadaan berdasarkan RKAP
Dokumen Draft Rencana Pengadaan Unit
Ya Ya
2. Kajian dan Konsolidasi dengan Perencanaan Pengadaan Korporat
Dokumen Konsolidasi Pengadaan Korporat
Ya Ya
3. Membuat dokumen final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/Unit Induk/Unit Penunjang
Dokumen Final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/ Unit Induk/Unit Penunjang
Ya Berupa Daftar
PO/SPK
Ya
Persiapan Pengadaan Per Paket
1. Pemutakhiran Riset Pasar & Penilaian Risiko Pengadaan
Update Riset Pasar dan Risiko Penilaian Risiko untuk Paket Pengadaan tersebut
Tidak Ya
2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi /TOR Dokumen Spesifikasi/ TOR Berupa PO/ SPK
Ya
3. Penyiapan Strategi Pengadaan dan Kontrak
Pemilihan Jenis Kontrak
Pemilihan Jenis Penawaran
Pemilihan Metode Pengadaan & Pengecualian
Strategi Pengadaan dan Kontrak
Tidak Ya
4. Review Value for Money (jika belum masuk dalam Strategi dan Kontrak Pengadaan yang sudah ditetapkan sebelumnya/ mengandung kebaruan metode, misalnya format kontrak baru. Jika VfM Committee adalah Komite
Direksi, rekomendasi menjadi Ijin Prinsip)
Rekomendasi (menggantikan fungsi Ijin Prinsip)
Tidak
(Mengikuti strategi pengadaan yang sudah ditentukan tiap tahun)
Ya Untuk yang bernilai besar (sesuai batas kewenangan, apakah di Kantor Pusat atau di Unit Induk/Unit Penunjang)
5. Finalisasi Dokumen Pengadaan dan RKS
Dokumen Pengadaan/ RKS Tidak Ya
6. Pembuatan HPS HPS Ya Ya
7. Penetapan Dokumen Pengadaan dan HPS oleh Pengguna dan permintaan dimulai proses pemilihan Penyedia, dari Pengguna ke Pejabat Pelaksana Pengadaan
Persetujuan Dokumen Pengadaan dan HPS oleh Pengguna, sekaligus Permintaan dimulai proses pemilihan Penyedia ke Pejabat Pelaksana Pengadaan
Tidak Ya
34
4.3.1. Pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan
Proses pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan dilakukan bersamaan
dengan penyiapan Spesifikasi, TOR, agar Dokumen Pengadaan/RKS dan Strategi
Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak yang akan dibuat berdasarkan pada kondisi terakhir di
pasar.
4.3.2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi/TOR
Spesifikasi atau deskripsi fisik atau fungsi dari suatu barang, jasa, atau pekerjaan harus
memberikan deskripsi yang detil mengenai kebutuhan.
Pejabat Perencana Pengadaan bertugas memastikan bahwa spesifikasi dan deskripsi teknis
yang ditulis tidak mengandung ambiguitas, jelas dan bersifat generik, serta mendorong
kompetisi yang sehat antar Penyedia, atau memberi restriksi (kecuali jika masih dalam masa
pemeliharaan OEM).
Spesifikasi pada umumnya merupakan satu atau kombinasi dari tiga hal berikut (sebagaimana
diuraikan pada Tabel 4.2).
Tabel 4.2 Penyusunan Spesifikasi
Spesifikasi Deskripsi
Fungsi Fokus pada apa yang bisa dilakukan oleh suatu produk, dan tidak melihat secara seksama apa materi atau dimensi dari suatu produk. Misalnya mobil listrik kategori SUV yang bisa dipakai di medan off road dan jalan perkotaan.
Kinerja Mendeskripsikan apa yang akan bisa dicapai oleh suatu produk, dan tidak menyediakan deskripsi pasti mengenai bagaimana hal itu dilakukan. Untuk memastikan kualitas, biasanya acuan terhadap suatu standard dicantumkan, misalnya ISO, Energy Star (untuk lingkungan). Misalnya adalah mobil listrik yang mampu mengangkut 7 orang, sejauh 200 km dalam sekali pengisian, dan memenuhi syarat Electrical Vehicle Standard.
Teknis Mendefinisikan secara jelas dan detil suatu produk, misalnya sifat fisik, materi yang akan digunakan, kebutuhan tenaga dan keluaran, proses pabrikasi yang diperlukan, atau jika suatu jasa, bagaimana metode kerja yang akan dilaksanakan.Dengan ada unsur keunikan, maka spesifikasi desain dapat mengurangi kompetisi karena adanya perbedaan dalam praktek rancang bangun. Misalnya mobil listrik yang dibuat dari bahan ringan, tetapi bukan alumunium, dan menggunakan gear box yang diproduksi oleh Tesla Motors, dengan tenaga 150 kVA.
Ketiga jenis spesifikasi tersebut dapat dikombinasikan. Secara umum, disarankan untuk
memakai spesifikasi kinerja dan fungsional, dan bukannya teknis, untuk memperluas pasar
Penyedia, karena terbuka kemungkinan ada Penyedia lain yang bisa menawarkan alternatif
dan ide dan solusi inovatif terhadap kebutuhan perusahaan, dan biasanya akan lebih cost
effective.
Selain itu, perlu ada minimum requirements yang dinyatakan oleh perusahan. Penyedia
seharusnya tidak dalam posisi untuk menentukan sifat fisik yang bersifat fundamental.
Spesifikasi dan TOR merupakan basis untuk penawaran dan evaluasi dari penawaran untuk
menentukan apakah memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam dokumen penawaran, serta
bagaimana bentuk perjanjian/kontrak, serta pemantauan atas kinerja Penyedia atau kinerja
barang dan peralatan. Wakil Pengguna bersama Pejabat Perencana Pengadaan perlu
memperhatikan aspek pembuatan spesifikasi yang baik sebagai bahan pembuatan RKS.
35
Wakil Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan kemudian perlu menentukan tujuan dan
keluaran pengadaan, yang akan diterjemahkan dalam definisi Value for Money untuk
kebutuhan pengadaan individual. Definisi ini merupakan keseimbangan antara 6 Rights (6
Rs):
a. Right Quality/ Tepat Kualitas.
b. Right Quantity/ Tepat Kuantitas.
c. Right Place/ Tepat Tempat.
d. Right Time/ Tepat Waktu.
e. Socio-Economic Goals/ Tujuan Sosial Ekonomi.
f. Right Price/ Tepat Harga.
Secara umum, Kualitas merupakan aspek paling pertama yang dipertimbangkan, dengan
Harga merupakan aspek paling terakhir yang dipertimbangkan. Penetapan Kualitas ini dapat
dilakukan secara berjenjang, mulai dari proses Pra Kualifikasi untuk mendapatkan
perusahaan yang mempunyai kemampuan teknis dan keuangan, serta kredibilitas (kinerja)
yang baik. Jenjang lainnya adalah penetapan syarat kualitas, seperti mendapatkan sertifikat
uji dari PLN, laporan yang memuaskan dari kunjungan ke pabrik, dan sebagainya.
Jika telah diatur dalam Peraturan Pemerintah mengenai pendayagunaan produk dalam
negeri, maka aspek Sosial Ekonomi, yang bertujuan untuk membangun industri kelistrikan
nasional atau mengundang pabrikan luar negeri untuk membangun pabrik di Indonesia,
sesuai kebijakan PLN, dapat diletakkan pada urutan pertama.
4.3.3. Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tiap Paket Pengadaan
Salah satu aspek penting dalam pengadaan adalah Strategi Pengadaan dan
Perjanjian/Kontrak untuk tiap paket pengadaan, berdasarkan strategi umum yang telah
direkomendasi oleh Value for Money Committee.
Tujuannya adalah mengidentifikasi dan memilih Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak
yang tepat untuk mencapai kebutuhan pengadaan, yang menguntungkan PLN dalam jangka
panjang, dan mencapai value for money, yang tidak selalu merupakan harga terendah.
Langkah-langkahnya adalah:
a. Pilihan jenis perjanjian/kontrak yang akan dilakukan.
b. Pilihan metode penawaran (RFQ, ITB, RFP), termasuk penyampaian dokumen
penawaran (satu sampul, dua sampul, dua tahap).
c. Pilihan metode pemilihan (Pelelangan Terbatas dari DPT/shortlist, Penunjukan
Langsung, Pengadaan Langsung, Pelelangan Terbuka).
Dalam menentukan Strategi yang tepat, maka perlu mempertimbangkan beberapa faktor,
diantaranya:
a. Regulasi dan prosedur PLN Batam.
b. Delegasi kewenangan.
c. Persetujuan internal.
d. Kebutuhan waktu.
36
e. Tipe pengadaan (barang, jasa, jasa konstruksi dan pekerjaan lain).
f. Kompleksitas pengadaan.
g. Riset pasar.
h. Risiko pengadaan.
i. Perjanjian/Kontrak yang ada (misal LTSA unit tertentu, metode penentuan harga melalui
open book system).
j. Apakah perlu memakai procurement agent.
4.3.3.1. Pembelian dan Alternatif Jenis Perjanjian/Kontrak
Langkah pertama adalah memilih apakah membeli dan jenis perjanjian/kontrak yang
akan dilakukan. Analisis pertama yang dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan
dan Wakil Pengguna adalah memperbandingkan antara alternatif pembelian
(membuat sendiri, lease, menggunakan perjanjian/kontrak yang sudah ada)
dibandingkan dengan membeli.
4.3.3.1.1. Make or Buy (Membuat Sendiri atau Membeli)
Analisis ini untuk memperbandingkan pilihan antara memenuhi kebutuhan
dengan melakukan/membuat yang menggunakan sumber daya internal
dengan membeli/menggunakan sumber daya eksternal.
Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan
sendiri (make) oleh PLN Batam, maka PLN Batam dapat mengetahui lebih
rinci struktur biaya pembuatan parts tersebut dan supply chain dari suatu
parts. Dengan demikian PLN Batam dapat mempunyai pengetahuan dan
posisi tawar yang lebih baik terhadap pasar Penyedia. Hal Ini akan
menguntungkan PLN Batam karena para Penyedia tahu bahwa PLN
Batam mempunyai kemampuan membuat sendiri parts tersebut dan
struktur biaya yang wajar. Ini dapat diterapkan diantaranya pada
kebutuhan pengadaan parts pembangkit dengan cara Reverse
Engineering dan Re-Engineering, yaitu membuat duplikasi komponen
seperti aslinya atau lebih baik dengan cara melakukan pengukuran,
pembuatan detailed design, termasuk evaluasi data teknik, analisa unjuk
kerja dan pengujian. Pilihan tersebut diperbandingkan dengan mengontrak
pihak luar untuk memenuhi kebutuhan parts tersebut, baik melalui
workshop reverse/re-engineering atau pengadaan langsung kepada
Penyedia OEM.
Bentuk lain dari analisis Make or Buy adalah penugasan kepada anak
perusahaan atau afiliasi untuk mengerjakan sesuatu, dibandingkan dengan
melakukan Pelelangan di pasar Penyedia. PLN Batam mempunyai
pengaruh langsung dan tidak langsung melalui hubungan kepemilikan
saham terhadap anak perusahaan atau afiliasi, dimana selain melalui
perjanjian/kontrak penugasan juga dapat melalui penunjukan langsung.
37
4.3.3.1.2. Lease or Buy (Sewa Guna/Sewa Beli) atau Membeli Menjadi Aset
Analisis ini untuk melihat apakah perlu melakukan lease (sewa guna, sewa
beli) atau membeli untuk menjadi aset. Penerapannya diantaranya melihat
apakah suatu barang perlu menjadi aset dan dapat membebani neraca
pembukuan PLN Batam, karena memerlukan investasi dan memiliki susut
nilai barang (depresiasi).
4.3.3.1.3. Menggunakan perjanjian/kontrak yang ada atau Membeli (Buy).
Analisis berikutnya adalah memperbandingkan antara menggunakan
perjanjian/kontrak yang sudah ada atau melakukan pengadaan dan
perjanjian/kontrak terpisah. Analisis ini dapat memakai bahan yang
disiapkan untuk konsolidasi Rencana Pengadaan Korporat. Ini dapat
diterapkan dengan melihat misalnya apakah ada perjanjian/kontrak payung
atau bentuk perjanjian/kontrak lain yang bisa dipakai, dengan persyaratan
yang memenuhi kaidah value for money.
Jika diputuskan membuat perjanjian/kontrak sendiri, maka secara umum
PLN Batam dapat menerapkan strategi kontrak yang berhubungan erat
dengan kepemilikan risiko dan kategori sesuai Supply Positioning Matrix
dan hasil dari
Riset Pasar. PLN perlu membuka terhadap bentuk-bentuk
perjanjian/kontrak jenis baru yang disesuaikan dengan perkembangan
dunia bisnis.
4.3.3.2. Metode Penawaran dan Penyampaian Dokumen Penawaran
Sesuai procurement good practice, maka ada tiga jenis metode penawaran:
1. Request for Quotations (RFQ).
RFQ digunakan untuk pengadaan yang bersifat kecil atau Rutin, dengan
spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.
2. Invitation to Bid (ITB).
ITB adalah metode penawaran untuk kebutuhan yang spesifikasinya dapat dibuat
secara jelas dan lengkap baik kualitas maupun kuantitasnya, dan penunjukan
pemenangnya dapat dilakukan berdasarkan penawaran biaya terendah,
sepanjang kualitas, kuantitas, waktu, tempat, dan persyaratan lain (bila
ditentukan) telah terpenuhi (misalnya, TKDN dll).
Metode penawarannya dilakukan dengan cara:
a. Penawaran biasanya dilakukan dengan satu sampul.
b. Penawaran dapat dilakukan dengan dua sampul jika memakai sistem
penilaian berdasarkan bobot, untuk menilai pemenuhan terhadap
persyaratan yang ditetapkan.
38
ITB biasanya digunakan pengadaan kebutuhan barang atau material kategori
Critical/Bottleneck, Leverage.
3. Request for Proposals (RFP)
RFP adalah metode penawaran untuk kebutuhan yang spesifikasinya/TOR/SOW
tidak dapat dilakukan secara penuh pada saat undangan penawaran diumumkan.
Biasanya kombinasi spesifikasi fungsional dan performance dan digunakan untuk
pekerjaan yang lebih memerlukan inovasi dan keahlian tertentu. Pengadaan
benar-benar mencari yang terbaik dalam hal metode pekerjaan, inovasi, dan
keahlian spesifik, untuk memenuhi kebutuhan pengadaan.
Proposal biasanya diserahkan dengan dua sampul, yaitu sampul satu berisi
persyaratan administrasi dan teknis dan sampul dua berisi penawaran harga.
Dapat juga dilakukan dua tahap dalam hal diperlukan penyesuaian kriteria teknis
untuk menyetarakan spesifikasi teknis barang/jasa yang ditawarkan.
Biasanya tidak ada pembukaan penawaran terbuka.
Biasanya digunakan untuk pengadaan pekerjaan kategori Strategic/Complex,
seperti pembangkit (IPP, EPC).
4.3.3.3. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Secara umum, penyederhanaan dalam sistem dan praktek pengadaan di PLN Batam
dilakukan melalui:
a. Adanya Rencana Pengadaan Korporat yang komprehensif, dimana dioptimalkan
konsolidasi kebutuhan, sehingga sebagian besar kebutuhan sudah ditangani oleh
direktorat pengadaan di PLN Batam tinggal mengeluarkan purchase order (PO)
saja.
b. Adanya penetapan Strategi Umum Pengadaan tiap tahun, sehingga Wakil
Pengguna, Pejabat Perencana dan Pejabat Pelaksana Pengadaan, tinggal
menerapkan sesuai kondisi yang ada.
c. Pengutamaan metode Pelelangan Terbatas dengan menggunakan DPT, yaitu
daftar Penyedia yang telah melalui proses penilaian kualifikasi dan due diligence
yang dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan.
d. Undangan untuk memasukkan penawaran (quote, bid, proposal) dikeluarkan
untuk calon Penyedia dalam DPT tersebut oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
Dengan demikian, proses pengecekan update kualifikasi akan lebih singkat.
e. Dalam hal terjadi semua penawaran diatas HPS, maka Pejabat Pelaksana
Pengadaan dapat melakukan upaya untuk meneruskan proses pengadaan
sesuai dengan pertimbangan profesionalnya, misalnya melakukan klarifikasi dan
negosiasi langsung dengan penawar terendah, melakukan proses pemasukan
penawaran ulang atau teknik lainnya dengan tetap memperhatikan aspek tata
kelola.
39
Metode Pemilihan tergantung pada nilai pengadaan, kondisi pasar dan pengetahuan
atas pasar. Keputusan untuk metode pemilihan tergantung pada:
a. Kebutuhan untuk mendapatkan tingkat kompetisi yang tepat untuk memastikan
Value for Money.
b. Menghindari beban administrasi yang kurang bernilai tambah jika dibandingkan
dengan hasil kompetisi dan Value for Money.
Secara umum, pedoman pemilihan Metode Pemilihan mengikuti penjelasan dalam
Bab I butir 1.5.
4.3.3.4. Aspek Lain (Jaminan Pengadaan)
Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna harus memperhatikan ketentuan
mengenai Jaminan Pengadaan Barang/Jasa dan kaitannya dengan Strategi
Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak yang tepat. Besar kecilnya jaminan ditentukan
sesuai Strategi Pengadaan yang direview oleh Value for Money Committee.
Penetapan bentuk, besaran nilai dan masa berlaku dari masing-masing Jaminan
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. Dalam keadaan khusus, Pejabat Perencana
Pengadaan dapat meminta pendapat dari Value for Money Committee untuk usulan
terkait besar kecilnya jaminan.
Jaminan di atas yang dapat diterima PLN Batam adalah yang diterbitkan oleh bank
atau lembaga keuangan lainnya yang mempunyai kredibilitas yang baik dan telah
dinyatakan lulus oleh Direksi. Jika diperlukan, bank atau lembaga keuangan lainnya
ini dapat diproses untuk masuk ke DPT.
4.3.4. Dokumen Pengadaan /Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)
RKS pada intinya adalah dokumen yang akan menjadi basis bagi para calon Penyedia untuk
membuat penawaran mereka. RKS disusun oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan disetujui
oleh Pengguna Barang/Jasa. Setelah RKS disetujui oleh Pengguna, maka Pejabat Perencana
Pengadaan mempersiapkan Dokumen Pengadaan.
4.4. Jangka Waktu Pengadaan
Jangka waktu pengadaan harus direncanakan secara cermat dengan memperhatikan kecukupan
waktu yang memadai untuk setiap tahapan proses pengadaan.
4.5. Proses Umum Pengadaan di PLN Batam
Proses umum pengadaan di PLN Batam berikut peran masing-masing Pejabat Pengadaan
(Perencana dan Pelaksana) seperti terlihat pada Gambar 4.3.
40
Gambar 4.3 Proses Umum Pengadaan di PT PLN Batam
Cluster
Perencanaan Pengadaan Korporat Proses Pelaksanaan Pengadaan Divisi / Unit Induk Manajemen Kontrak,
Evaluasi Kinerja Penyedia
Output: 1. Spend analysis portofolio pengadaan PLN Batam 2. Strategi Pengadaan Korporat untuk semua kebutuhan 3. Daftar Penyedia Terseleksi (DPT), berdasar PQ, DD 4. Target kinerja pengadaan
Output : 1. Pengadaan yang Value for Money; terbaik bagi PLN Batam 2. Proses pengadaan yang cepat, sederhana tapi tetap taat
prosedur
Output: 1. Manajemen
kontrak yang baik 2. Update kinerja
Penyedia ke DPT
Direktorat Pengadaan I.1.1. Pejabat Perencana Pengadaan : Memimpin Pejabat Pelaksana Pengadaan : Memimpin
Pejabat Perencana Pengadaan : Bantu
Div/ Unit Induk Pengguna I.1.2. Wakil Pengguna Barang/Jasa : Bantu Wakil Pengguna Barang/Jasa: Bantu
Wakil Pengguna Barang/Jasa :
Memimpin
Lintas Direktorat/ Divisi
I.1.3.
VfM
Committee
VfM Committee
Memastikan Strategi Pengadaan Korporat yang Value for Money,dilakukan tiap tahun (kaitan dengan Output no 2)
Mereview kecukupan Value for Money, untuk direkomendasikan ke Pengguna/ penandatangan kontrak
Tahap I.1.4. Identifikasi Kebutuhan
Rencana Pengadaan Konsolidasi & Div/Unit
Market Sounding/
Riset Pasar
Pemilihan Strategi
Pengadaan RKS
Pemilihan Metode
Pengadaan
Penerimaan, Klarifikasi
Evaluasi Penawaran
Klarifikasi VfM
Penunjukan pemenang, pembuatan
kontrak, TTD
Manajemen Kontrak
Evaluasi Kinerja
41
BAB V
PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA 5.1. Prinsip Umum
Prinsip umum dalam proses pelaksanaan pengadaan adalah “level playing field”, atau arena
bermain yang sama, seperti semua calon Penyedia mendapatkan informasi yang sama, pada saat
yang sama, sehingga mereka mempunyai waktu yang sama untuk mempersiapkan Penawaran.
Oleh karena itu PLN Batam perlu membuat langkah-langkah yang mendorong “level playing field”
tersebut.
Secara umum, proses pelaksanaan pengadaan disesuaikan dengan kondisi yang ada, professional
judgement dari Pejabat Pelaksana Pengadaan, mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
a. Adanya proses Pengumuman dan Penawaran yang transparan dan adil, baik melalui sarana
elektronik e-procurement PLN Batam, atau media lain, seperti media massa daerah, nasional,
internasional, atau undangan. Untuk metode Pelelangan Terbatas melalui undangan, secara
prinsip tetap perlu diumumkan di sarana elektronik e-procurement PLN Batam.
b. Adanya sesi untuk menjawab Pertanyaan dari Calon Penyedia dan Penjelasan (aanwijzing).
Penjelasan dapat dilakukan di suatu tempat, ataupun menggunakan sarana secara elektronik
(video conference, teleconference), yang hanya dapat dihadiri oleh calon Penyedia yang
memenuhi syarat.
c. Adanya kepastian bahwa setiap perubahan terhadap Dokumen Penawaran diterima oleh
semua calon Penyedia yang memenuhi syarat.
d. Adanya proses Pemasukan, Penerimaan, dan Pembukaan Penawaran yang wajar dan adil.
e. Adanya Evaluasi Penawaran yang dilakukan secara profesional. Jika diperlukan, Pejabat
Pelaksana Pengadaan dapat dibantu oleh tenaga ahli baik internal maupun eksternal.
f. Jika diperlukan, dapat dilakukan Klarifikasi Penawaran kepada calon Penyedia. Secara umum
klarifikasi harus tertulis, dan jika diperlukan dapat dilakukan pertemuan dimana Penyedia
melakukan presentasi, baik di kantor PLN Batam atau teleconference. Tenaga ahli dapat
diundang untuk hadir dalam klarifikasi. Klarifikasi tidak mengubah substansi atau harga dan
bersifat rahasia. Untuk pengadaan kategori Strategis, jika diperlukan dapat dilakukan site visit
atau inspeksi ke Penyedia yang memenuhi syarat.
g. Adanya proses evaluasi yang memberikan ringkasan hasil evaluasi mana yang paling Value for
Money, untuk dikaji secara berjenjang.
h. Jika diperlukan, dapat dilakukan negosiasi, yaitu proses interaktif diskusi antara pembeli dan
Penyedia mengenai syarat dan ketentuan suatu perjanjian/kontrak. Secara umum, Negosiasi
dilakukan untuk metode penawaran RFP. ITB dapat dilakukan dengan persetujuan dari
Pengguna, jika terdapat kondisi seperti melampaui Pagu Anggaran, atau ada diskon tambahan
apabila ada penambahan kuantitas, atau alasan lain.
i. Jika diperlukan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan negosiasi kompetitif dengan
calon Penyedia yang memberikan penawaran terbaik dan melampaui nilai minimum kualitas
(best and final offer “BAFO). BAFO merupakan tambahan langkah setelah keseluruhan
42
Evaluasi untuk meningkatkan kompetisi dan value for money. Semua calon Penyedia
memenuhi syarat diundang untuk memasukkan BAFO dan menjadi penawaran final dengan
batas waktu tertentu. Jika calon Penyedia tidak memasukkan BAFO, penawaran asli tetap
menjadi pertimbangan.
j. Setelah semua penawaran final masuk, maka dapat dilakukan evaluasi lagi dan melakukan
perubahan sesuai penawaran yang masuk.
k. Apabila dilakukan Penunjukan Langsung, maka negosiasi teknis dan keuangan harus
dilakukan.
l. Dalam hal terdapat Sanggahan, maka calon Penyedia yang kalah pada saat pengumuman
pemenang, berhak untuk mengajukan sanggahan secara tertulis disertai bukti-bukti kepada
Pejabat Pelaksana Pengadaan. Sanggahan hanya yang berkaitan dengan kesesuaian
pelaksanaan pengadaan dengan prosedur atau tata cara pengadaan di dokumen pengadaan.
Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu yang ditentukan. Pejabat Pelaksana
Pengadaan wajib menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut sesuai ketentuan waktu
yang ada. Apabila Sanggahan yang diajukan tidak benar atau terdapat indikasi calon Penyedia
melakukan hal-hal diluar prosedur sanggah dan dapat merusak kepercayaan PLN Batam, maka
calon Penyedia dikenakan Daftar Hitam (Black List) dan dicatat dalam DPT.
m. Secara prinsip, Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang perlu diminimalkan, agar PLN Batam
dapat mengejar momentum bisnis yang ada. Pejabat Pelaksana Pengadaan beserta Wakil
Pengguna melakukan upaya agar pengadaan tidak gagal, dengan melakukan langkah sesuai
professional judgement, misalnya negosiasi langsung dengan calon Penyedia yang ada, atau
kemungkinan Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan, BUMN/Perusahaan
Terafiliasi BUMN, atau opsi lainnya. Jika keadaan tetap tidak memungkinkan, maka Pejabat
Pelaksana Pengadaan, Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Pengawasan, atau Pejabat lain yang
terkait dapat mengajukan justifikasi untuk menyatakan Pengadaan Gagal kepada Value for
Money Committee.
43
BAB VI
PENGADAAN KHUSUS
6.1. Ketentuan Umum
PLN Batam mengatur beberapa jenis pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara khusus,
terutama karena sudah ada regulasi/peraturan dari Pemerintah atau pihak lain yang mengikat PLN
Batam dan mengatur pengadaannya secara tersendiri atau khusus. Pada prinsipnya, Pengadaan
Khusus ini merupakan strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak yang telah ditetapkan sebelumnya
oleh pihak lain tersebut untuk kemudahan operasional pengadaan.
Prosedur pengadaan khusus ini berlaku untuk barang/jasa yang diatur dalam:
a. Regulasi dari Pemerintah, seperti regulasi terkait pembelian tenaga listrik dan pengadaan
energi primer;
b. Sewa menyewa/sewa beli dan sewa guna usaha;
c. Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain (Alih daya);
d. Pengadaan jasa konsultansi perorangan;
e. Pengadaan asuransi;
f. Pengadaan parts pembangkit reverse engineering dan re-engineering.
44
BAB VII
PENDAYAGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI UNTUK PEMBANGUNAN
INFRASTRUKTUR KETENAGALISTRIKAN
7.1. Manfaat dan Peraturan
7.1.1. Manfaat Pendayagunaan Produk Dalam Negeri
BUMN secara umum diberi tugas untuk mendorong ekonomi nasional, diantaranya dengan
mendayagunakan produk dalam negeri. PLN Batam melihat bahwa selain tugas untuk
mendorong pendayagunaan produksi dalam negeri sebagai bagian dari tugas mendorong
ekonomi nasional, dalam hal pengadaan, pendayagunaan produk dalam negeri juga
menguntungkan PLN Batam secara langsung atau tidak langsung, karena membuka
kemungkinan tumbuhnya pasar Penyedia, yang nantinya akan menurunkan risiko suplai
bagi PLN Batam.
Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan sendiri (make) oleh
PLN Batam, atau workshop dalam negeri dan pabrikan dalam negeri dengan metode open
book system, maka PLN Batam dapat mengetahui lebih rinci struktur biaya pembuatan parts
tersebut dan supply chain dari suatu parts. Dengan demikian PLN Batam dapat mempunyai
pengetahuan dan posisi tawar yang lebih baik terhadap pasar Penyedia, terutama parts
yang masih disediakan oleh Penyedia OEM yang basis produksinya di luar negeri. Ini akan
menguntungkan PLN Batam karena para Penyedia tahu bahwa PLN Batam atau workshop
dalam negeri mempunyai kemampuan membuat sendiri parts tersebut dengan struktur biaya
yang wajar.
7.1.2. Peraturan yang mendukung
Secara umum PLN Batam mengikuti ketentuan yang diatur dalam peraturan perundang-
undangan yang berlaku, antara lain:
a. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1999 tentang Larangan Praktek Monopoli dan
Persaingan Usaha Tidak Sehat, pada Pasal 21 yang menyatakan bahwa : “pelaku
usaha dilarang melakukan kecurangan dalam menetapkan biaya produksi dan biaya
lainnya yang menjadi bagian dari komponen harga barang dan atau jasa yang dapat
mengakibatkan terjadinya persaingan usaha tidak sehat”. Ini merupakan landasan
untuk penerapan kontrak dengan metode open book system atau cost plus fee.
b. Undang-undang Nomor 30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan, pada Pasal 16 ayat
(3) yang menyatakan bahwa : “Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah,
Badan Usaha Swasta, dan Koperasi dalam melakukan usaha jasa penunjang tenaga
listrik wajib mengutamakan produk dan potensi dalam negeri”.
c. Undang-undang Nomor 3 Tahun 2014 tentang Perindustrian, pada Pasal 85 yang
menyatakan : “Untuk pemberdayaan Industri dalam negeri, Pemerintah meningkatkan
penggunaan produk dalam negeri” dan Pasal 86 ayat (1) huruf b yang menyatakan
bahwa : “Produk dalam negeri wajib digunakan oleh Badan Usaha Milik Negara, Badan
Usaha Milik Daerah, dan Badan Usaha Swasta dalam pengadaan Barang/Jasa yang
pembiayaannya berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, Anggaran
45
Pendapatan dan Belanja Daerah dan/atau pekerjaannya dilakukan melalui pola
kerjasama antara Pemerintah dengan Badan Usaha Swasta dan/atau mengusahakan
sumber daya yang dikuasai negara”.
d. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 16/M-IND/PER/2/2011 tentang Ketentuan Tata
Cara Penghitungan Tingkat Komponen Dalam Negeri.
e. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 54.M-IND/PER/3/2012 tentang Pedoman
Penggunaan Produk Dalam Negeri Untuk Pembangunan Infrastruktur
Ketenagalistrikan.
f. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 03/M-IND/PER/1/2014 tentang Pedoman
Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah Yang Tidak Dibiayai dari APBN/APBD.
g. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008
tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha
Milik Negara (BUMN), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Badan
Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012, pada Pasal 2 ayat 2 yang menyatakan
bahwa : “Pengguna Barang/Jasa mengutamakan produksi dalam negeri, rancang
bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil,
sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggung jawabkan”.
h. Surat Edaran Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor SE-02/MBU/2012
tentang Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan
Anak Perusahaan BUMN.
7.2. Prosedur Umum
Prosedur umum dalam pendayagunaan produk dalam negeri adalah sebagai berikut:
a. PLN Batam menetapkan Strategi Pengadaan Korporat, termasuk tujuan dan target
pendayagunaan produk dalam negeri, sesuai siklus perencanaan PLN Batam.
b. Berdasarkan tujuan dan target tersebut, PLN Batam melakukan Riset Pasar pada pasar
Penyedia dalam negeri dan luar negeri, termasuk kemungkinan memberikan insentif. Insentif
dapat diberikan kepada Penyedia (pabrikan) luar negeri yang mau memindahkan proses
pabrikasi di dalam negeri.
c. Berdasarkan Riset Pasar atas portofolio pengadaan PLN Batam yang dapat dioptimalkan
pendayagunaan produk dalam negeri, Pejabat Perencana Pengadaan melakukan proses
Prakualifikasi dan Due Diligence, untuk menentukan DPT.
d. Perencanaan pendayagunaan produk dalam negeri dan dimasukkan di dalam dokumen
pengadaan, dimana dimuat secara jelas ketentuan dan syarat penggunaan hasil produksi
dalam negeri (menjadi R pertama dalam 6 Rs).
e. Pada prinsipnya, Pejabat Pelaksana Pengadaan PLN Batam melakukan Pelelangan Terbatas
pada perusahaan yang ada di DPT, beserta negosiasi teknis dan harga, yang diikat dalam
perjanjian/kontrak dengan harga yang wajar. Jika terdapat alasan pengecualian, dapat
dilakukan Penunjukan Langsung.
Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak, dan tidak
terbatas pada yang telah diatur dalam Pedoman Umum ini. Insentif yang diberikan merupakan
46
bagian suatu Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak. Insentif dapat diberikan dengan
mempertimbangkan dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup besar dan
memerlukan bisnis secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN Batam, dengan tetap
menerapkan prinsip pengadaan yang sehat, seperti harga yang disepakati merupakan harga yang
wajar, dan maksimal sama dengan jika membeli dari Penyedia luar negeri, kecuali ditentukan lain.
Bentuk-bentuk insentif yang dapat diambil PLN Batam diantaranya adalah:
a. Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional.
b. Kontrak/Perjanjian Suplai Jangka Panjang, termasuk open book system.
1. PLN Batam dapat memberikan insentif perjanjian jangka panjang, yang mencakup semua
aspek komersial yang dapat diterapkan pada pembelian oleh PLN Batam, termasuk
penentuan harga (pricing), diskon, pembayaran, penyerahan, dan sebagainya, termasuk
syarat-syarat umum lainnya. Biasanya diterapkan untuk Penyediaan barang dari pabrikan
dalam negeri. Berdasarkan perjanjian tersebut, maka pabrikan dalam negeri dapat
didorong untuk mempertahankan dan menaikkan tingkat komponen dalam negeri.
2. Dalam keadaan khusus, dimana pasar secara internasional masuk dalam kategori
Leverage dan bersifat Buyer’s market, tetapi ada Pabrikan dalam negeri yang mampu
menyediakan barang dengan kualitas sesuai kebutuhan PLN Batam, dimana jumlahnya
sangat terbatas, maka PLN Batam mengakui bahwa pasar telah berubah menjadi
Critical/Bottleneck. Oleh karena itu dapat diterapkan Pelelangan Terbatas atau Penunjukan
Langsung dengan strategi open-book system, dimana penentuan harga didasarkan pada
kesepakatan bersama dengan hak untuk melihat catatan akuntansi pembukuan biaya
produksi pabrikan, dengan margin yang wajar, dan dengan perjanjian/kontrak penyediaan
jangka panjang. Open book system memberikan pengamanan atas pembentukan biaya
dan harga yang wajar dengan keamanan penyediaan untuk PLN PLN Batam dan mitra
bisnisnya. Open book system ini merupakan salah satu varian kontrak cost plus fee.
c. Insentif sebagai pre-approved vendor list untuk perjanjian/kontrak tidak langsung dengan PLN
Batam, jika telah ditentukan dalam strategi pengadaannya;
d. Insentif bagi Perusahaan Asing untuk melakukan proses produksi di Dalam Negeri, jika
bersedia membuat business plan yang jelas untuk proses produksi di dalam negeri;
e. Preferensi Harga dalam Pengadaan Internasional. Biasanya untuk pekerjaan konstruksi atau
EPC. PLN Batam dapat memberikan preferensi harga dalam prosentase tertentu (X%) setelah
4 Rs diterima (kualitas, kuantitas, tempat, waktu). Tetapi hal ini merupakan suatu pengecualian,
dan jika preferensi harga akan ditetapkan, perlu rekomendasi dari Value for Money Committee.
47
BAB VIII
MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK 8.1. Prinsip Umum
Manajemen perjanjian/kontrak adalah hal strategis yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan,
eksekusi, administrasi, sampai penutupan perjanjian/kontrak.
Tujuan manajemen perjanjian/kontrak adalah memastikan bahwa semua pihak dalam kontrak
memenuhi kewajiban yang disepakati, secara efisien dan efektif, dan menghasilkan keluaran bisnis
dan operasional yang ditentukan dalam perjanjian/kontrak, yang memenuhi prinsip value for money.
Perjanjian/Kontrak juga memproteksi semua pihak jika terdapat perubahan asumsi
perjanjian/kontrak. Jika perjanjian/kontrak tidak dipenuhi, maka dapat diterapkan Denda
Keterlambatan atau Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated Damages).
Manajemen perjanjian/kontrak secara esensi sama dengan manajemen proyek, yaitu mempunyai
tujuan tertentu, sumberdaya yang diperlukan, waktu memulai dan mengakhiri, serta memerlukan
koordinasi dan perencanaan semua kegiatan, serta adanya dokumentasi dan audit trail selama
proses berlangsung.
Manajemen perjanjian/kontrak harus termasuk pemantauan dan dokumentasi dari kinerja Penyedia.
Ini merupakan tanggung jawab dari Wakil Pengguna, Direksi Pekerjaan, dan dibantu oleh Pejabat
Perencana Pengadaan. Para pihak ini juga bertugas untuk memastikan bahwa semua tindakan dari
Penyedia sudah sesuai dengan perjanjian/kontrak, dan jika terdapat kebutuhan perubahan, dapat
diselesaikan dan disepakati bersama serta dituangkan dalam dokumen perubahan
perjanjian/kontrak.
Pembayaran dari perjanjian/kontrak dilakukan terpisah dari fungsi pengadaan, sedangkan
penutupan perjanjian/kontrak merupakan tanggung jawab dari Pengguna/Wakil Pengguna.
Secara umum, proses manajemen perjanjian/kontrak ini mengikuti prinsip-prinsip yang disesuaikan
dengan kondisi yang ada, sesuai professional judgement dari Wakil Pengguna atau contract award
authority, dibantu oleh Pejabat Pengadaan, yaitu:
a. Untuk efektivitas pekerjaan dan manajemen perjanjian/kontrak, Pengguna dapat menunjuk
Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia Barang/Jasa, untuk bekerja
bersama Wakil Pengguna.
b. Pada prinsipnya, Wakil Pengguna bertanggung jawab atas manajemen perjanjian/kontrak dan
pemantauan terhadap kinerja Penyedia, serta membantu Pejabat Perencana Pengadaan untuk
melakukan pemutakhiran kinerja Penyedia dalam DPT. Untuk pemantauan kemajuan proyek
dan kinerja Penyedia, Wakil Pengguna dapat membentuk Tim Pemeriksa Barang/Tim Penerima
Barang yang memberikan laporan kepada Wakil Pengguna.
c. Adanya pelaksanaan secara efektif dari Hak dan Kewajiban Para Pihak dalam
perjanjian/kontrak, seperti dalam hal pengawasan pekerjaan, laporan, dan sebagainya.
d. Adanya Asuransi yang memadai untuk barang, jasa atau pekerjaan yang dilakukan, kecuali
ditentukan lain, seperti pekerjaan jasa konsultansi.
48
e. Adanya pemenuhan kewajiban Perpajakan sesuai ketentuan dan sudah diperhitungkan dalam
Dokumen Penawaran. Jika ada perubahan peraturan yang terjadi setelah pembukaan
penawaran dapat dilakukan penyesuaian.
f. Adanya Manajemen Keuangan yang efektif dalam perjanjian/kontrak dan pelaksanaan, sesuai
strategi pengadaan dan kontrak yang sudah ditentukan. Termasuk dalam hal Pembayaran uang
muka (down payment) jika diperlukan (misalnya PLN Batam) berhadapan dengan seller’s
market, dan PLN Batam berkepentingan mengamankan suplai material dan parts yang
critical/bottleneck. Hal lainnya adalah adanya pembayaran Progres Fisik Pekerjaan, baik model
angsuran/termin atau bulanan/monthly certificate, denda (bila ada), dan pajak.
g. Adanya Mobilisasi Lapangan yang dilakukan dalam waktu segera setelah penandatanganan
perjanjian/kontrak atau serah terima lokasi pekerjaan sebagaimana ditentukan dalam dokumen
perjanjian/kontrak.
h. Adanya Pemeriksaan Lapangan yang efektif dan dilakukan secara bersama-sama. Jika
diperlukan dan disepakati, dapat dilakukan Pekerjaan Tambah Kurang.
i. Adanya Manajemen Perubahan Perjanjian/Kontrak yang dilakukan secara profesional dan
berhati-hati. Secara umum, perubahan perjanjian/kontrak dilakukan atas kesepakatan bersama
antara Pengguna dan Penyedia. Secara internal melibatkan Pengguna yang diwakili oleh Wakil
Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan. Jika
diperlukan, usulan perubahan perjanjian/kontrak dapat dimintakan rekomendasi kepada Value
for Money Committee. Jika terdapat kebutuhan adanya Penghentian dan Pemutusan
Perjanjian/Kontrak, maka proses ini dilakukan secara profesional. Jika diperlukan adanya
Penyesuaian Harga karena perubahan keadaan yang menimbulkan konsekuensi finansial yang
sangat material, maka proses dilakukan secara profesional. Semua perubahan harus segera
dibuat Addendum/Amandemen/Memorandum Perjanjian/Kontrak.
j. Adanya pengaman dalam perjanjian/kontrak jika terdapat kondisi keterlambatan atau kinerja
tidak sesuai kontrak yang tidak dapat diterima. Secara umum, ini dilakukan dengan penerapan
konsep Liquidated Damages.
k. Adanya proses Serah Terima Pekerjaan dan Penutupan Kontrak yang dilakukan secara
profesional, diantaranya penyelesaian masalah penilaian kinerja Penyedia, keuangan, jaminan
termasuk warranties, dan jika ada kemungkinan klaim.
8.2. Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Kontrak (Liquidated Damages)
Secara umum PLN Batam menerapkan:
a. Denda atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan;
Besarnya denda keterlambatan kepada Penyedia atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan
ditentukan dalam suatu angka persentase dari harga perjanjian/kontrak atau bagian
perjanjian/kontrak untuk setiap hari keterlambatan dengan maksimum suatu persentase dari
perjanjian/kontrak.Pembayaran kompensasi ini dikurangkan dari Jaminan Pelaksanaan.
b. Kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan kontrak.
Untuk pekerjaan yang bersifat Strategis, seperti pembangunan konstruksi pembangkitan, atau
pekerjaan lainnya yang ditentukan oleh Value for Money Committee, PLN Batam menerapkan
kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan perjanjian/kontrak berdasarkan konsep
49
Liquidated Damages, yaitu tingkat kompensasi yang ditentukan dalam perjanjian/kontrak,
berdasarkan kerugian atau dampak yang terjadi karena kinerja yang tidak sesuai dengan
perjanjian/kontrak, yang dikuantifikasikan dalam bentuk uang. Kinerja tidak sesuai kontrak
misalnya ketidaksesuaian spesifikasi yang bisa menyebabkan kerugian. Jumlah kerugian ini
dihitung berdasarkan estimasi kerugian per hari. Misalnya terjadi keterlambatan pembangunan
suatu pembangkit, maka kerugian yang dapat diderita PLN adalah biaya yang bisa timbul dari
pembelian BBM untuk pembangkit lainnya yang tetap harus beroperasi.
50
BAB IX
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN 9.1. Perbaikan Aspek Tata Kelola dan Pengelolaan Risiko
Selain hal-hal di atas, sistem pengendalian internal pengadaan juga perlu ditingkatkan, dengan
menerapkan konsep 3 Lines of Defence. Idealnya, organisasi memiliki tiga baris pertahanan,
sebagai berikut:
a. Manajemen,
b. Manajemen risiko, dan
c. Audit Internal.
Gambar 9.1 Konsep 3 Lines of Defence
Manajemen (dalam hal ini Pengguna dan Direktorat yang menangani pengadaan) bertanggung
jawab untuk merancang, melaksanakan dan memelihara kontrol terhadap risiko, termasuk risiko
pengadaan. Keputusan Direksi PLN Batam No. 0010.K/DIR/2014 yang masih menganut model
kepanitiaan belum memberikan pedoman yang jelas siapa business process owner dan juga risk
owner dari suatu pengadaan, oleh karena itu maka good practice memberikan pedoman bahwa
seharusnya pengadaan hanya diwakili oleh Pengguna Barang/Jasa dan dilayani oleh suatu
Direktorat yang menangani pengadaan.
Bidang Manajemen Risiko, sebagai ahli dalam risiko dan pengendalian, bertanggung jawab untuk
mengembangkan Enterprise Risk Management (ERM). Divisi ini juga bertanggung jawab untuk
mendukung manajemen dalam menerapkan ERM, termasuk dalam manajemen risiko dalam
pengadaan. Peran Manajemen Risiko lebih bersifat mendorong terselenggaranya manajemen risiko
yang lebih baik difungsi Pengguna Barang/Jasa maupun Direktorat yang menangani pengadaan,
diantaranya dengan adanya unit Kepatuhan Internal yang menangani aspek kepatuhan pelaksanaan
pengadaan oleh Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Pengadaan.
Sedangkan Satuan Pengawas Internal (SPI) bertanggung jawab untuk secara independen meninjau
proses ERM, dan membuat rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses ERM.
Untuk itu, SPI perlu lebih mendorong Manajemen untuk mempunyai sistem pengendalian internal,
termasuk manajemen risiko yang lebih baik. Audit yang dilakukan lebih bersifat mendorong
perbaikan sistem pengadaan yang lebih baik di PLN Batam . SPI dapat melakukan Audit sesuai
ketentuan yang berlaku di PLN Batam sesuai Pedoman Audit yang berlaku. Audit perjanjian/kontrak
Control
First Line of Defense Second Line of Defense Third Line of Defense
51
masih dilakukan, tetapi dalam rangka mendorong tercapainya sistem dan praktek pengadaan yang
profesional di PLN Batam .
Risiko memang tidak dapat dihindari dalam pengadaan dan kebutuhan untuk mengelola risiko
secara proporsional berbanding lurus dengan kompleksitas, nilai dan pentingnya bagi PLN
Batam. Untuk risiko tinggi atau pengadaan bernilai tinggi, manajemen risiko merupakan salah satu
faktor kunci keberhasilan.
Risiko Pengadaan dapat berasal dari organisasi itu sendiri, dari pemasok, dari hubungan kontraktual
atau dari faktor eksternal, dan dapat berhubungan dengan aspek teknis, aspek komersial, atau
aspek administratif yang harus dimitigasi dalam suatu proses pengadaan.
9.2. Sistem dan Praktek Pengadaan Yang Meminimalisir Penyimpangan
Dalam good procurement practice, mengurangi risiko penyimpangan dalam pengadaan secara
umum dapat dilakukan dengan mengkombinasikan tiga aspek, yaitu mengoptimalkan:
a. Transparansi dan Kompetisi,
b. Profesionalisme, dan
c. Akuntabilitas/Pengendalian.
Secara prinsip pengadaan harus dilakukan dengan transparan, untuk memaksimalkan kompetisi dari
Penyedia dalam pasar yang ada. Portal e-procurement dapat berfungsi untuk mengoptimalkan hal
ini. Dengan penerapan asas transparansi, maka peluang untuk menyembunyikan informasi yang
dapat mengurangi kompetisi dapat diminimalkan. Secara umum, pengumuman undangan
pemasukkan kualifikasi, undangan pemasukkan penawaran, pengumuman pemenang, dan
sebagainya, perlu informasikan/dimuat di portal e-procurement. Dengan proses yang menggunakan
DPT, dimana calon Penyedia sudah dinilai kualifikasinya, termasuk dilakukan
due diligence untuk kemampuan teknisnya, maka dapat dikompetisikan penawaran mereka, dan
diharapkan PLN Batam dapat berbisnis dengan para Penyedia yang kompeten dan kredibel, dimana
para Penyedia yang setara ini dikompetisikan untuk mendapatkan value for money bagi PLN Batam.
Aspek profesionalisme terkait erat dengan peran profesi pengadaan yang mampu melaksanakan
proses pengadaan yang efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar, serta akuntabel,
melalui peran strategis, taktis, maupun operasional, serta implementasi kategori pengadaan sesuai
Supply Positioning Matrix. Profesionalisasi pengadaan dilakukan dan dipimpin oleh suatu Direktorat
yang menangani pengadaan untuk keseluruhan portofolio pengadaan PLN Batam.
Termasuk profesionalisasi ini adalah penerapan Kode Perilaku yang ketat bagi seluruh insan PLN
Batam, tidak hanya untuk staf dari Direktorat yang menangani pengadaan, tetapi semua pihak di
PLN Batam, dalam kaitan dengan program bright BERSIH.
Aspek Akuntabilitas & Pengendalian adalah bagaimana struktur organisasi dan pembagian tugas
memperjelas siapa pemilik business process, siapa risk owner, pembagian peran, tugas dan
tanggung jawab antara Direktorat yang menangani pengadaan dan pejabat struktural didalamnya,
maupun Pengguna Barang/Jasa dan Wakil Pengguna Barang/Jasa, serta peran Value for Money
Committee, disamping peran Divisi Manajemen Risiko dan SPI. Dengan kejelasan peran tersebut,
maka aspek pengendalian akan lebih mudah dilaksanakan.
52
Salah satu aspek pengendalian yang perlu dilakukan, terutama untuk pengadaan di Unit Induk,
adalah adanya fungsi kepatuhan internal di Divisi Manajemen Risiko. Fungsi ini bertugas melakukan
upaya preventif dan preemptif untuk memastikan sistem dan praktek pengadaan, serta tata kelola,
dilakukan secara profesional, sebelum ditangani SPI. Pengendalian lainnya dapat dilakukan dengan
mengimplementasikan konsep Probity Adviser dan Audit dalam proses pengadaan yang berpotensi
menimbulkan kerugian kredibilitas bagi PLN Batam.
Gambar 9.2 Mengurangi Risiko Penyimpangan
------ oOo -----
Edaran Direksi PT PLN Batam
Nomor : 0001.E/DIR/2016
Tentang
Petunjuk Teknis Pengadaan Barang dan Jasa
PT Pelayanan Listrik Nasional Batam.
i
DAFTAR ISI
BAB I KETENTUAN UMUM .................................................................................................................... 1
1.1 MAKSUD DAN TUJUAN ....................................................................................................................... 1
1.2 RUANG LINGKUP............................................................................................................................... 1
1.3 PENGERTIAN/ISTILAH ........................................................................................................................ 1
1.4 PRINSIP DASAR ................................................................................................................................ 8
1.5 KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA .................................................................................... 9
1.6 ETIKA PENGADAAN ......................................................................................................................... 10
1.7 BANTUAN HUKUM, REWARD DAN PUNISHMENT ................................................................................. 11
1.8 PAKTA INTEGRITAS ......................................................................................................................... 11
1.9 IJIN PRINSIP DIREKSI ...................................................................................................................... 12
BAB II ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA ......................................................................... 13
2.1 PENGGUNA BARANG/JASA .............................................................................................................. 13
2.2 WAKIL PENGGUNA BARANG/JASA .................................................................................................... 14
2.3 PEJABAT PERENCANA PENGADAAN .................................................................................................. 15
2.4 PEJABAT PELAKSANA PENGADAAN .................................................................................................. 15
2.5 VALUE FOR MONEY COMMITTEE ...................................................................................................... 17
2.6 PROCUREMENT AGENT ................................................................................................................... 18
BAB III DAFTAR PENYEDIA BARANG/JASA TERSELEKSI (DPT) ................................................... 18
3.1 MAKSUD DAN TUJUAN PENGGUNAAN DPT ....................................................................................... 19
3.2 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PENYUSUNAN DPT .......................................................................... 19
3.3 METODE PENYUSUNAN DPT ........................................................................................................... 19
3.4 SIFAT DAN JENIS DPT..................................................................................................................... 20
3.5 PENGELOLAAN DPT ....................................................................................................................... 20
3.6 DOKUMEN KUALIFIKASI ................................................................................................................... 21
3.7 PERSYARATAN KUALIFIKASI ............................................................................................................. 21
3.8 PELAKSANAAN KUALIFIKASI ............................................................................................................. 22
3.9 KONDISI BELUM TERSEDIA DPT ...................................................................................................... 24
BAB IV PROSES PENGADAAN BARANG/JASA................................................................................ 24
4.1 PERENCANAAN PENGADAAN BARANG/JASA ...................................................................................... 25
4.1.1 Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa ....................................................................... 25
4.1.2 Dokumen Pelelangan/RKS.................................................................................................... 27
4.1.3 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ............................................................................................. 30
4.2 METODE PENGADAAN BARANG/JASA ............................................................................................... 33
4.2.1 Pelelangan Terbatas ............................................................................................................. 33
4.2.2 Pelelangan Terbuka .............................................................................................................. 33
4.2.3 Pengecualian Dari Kompetisi ................................................................................................ 35
4.2.4 Seleksi Terbatas ................................................................................................................... 43
4.2.5 Seleksi Terbuka .................................................................................................................... 44
4.3 JOINT PROCUREMENT ..................................................................................................................... 46
4.4 METODE PENAWARAN ..................................................................................................................... 47
4.4.1 Request for Quotations (RFQ) .............................................................................................. 47
25
19
ii
4.4.2 Invitation to Bid (ITB) ............................................................................................................. 47
4.5 JANGKA WAKTU PENGADAAN BARANG/JASA..................................................................................... 47
4.6 PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA ....................................................................................... 48
4.6.1 Tahapan Persiapan Pengadaan ............................................................................................ 48
4.6.2 Undangan Pelelangan/Pengumuman ................................................................................... 48
4.6.3 Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pelelangan ........................................................... 48
4.6.4 Penilaian Kualifikasi Calon Penyedia Barang/Jasa ............................................................... 48
4.6.5 Penjelasan Pengadaan (Aanwijzing) ..................................................................................... 49
4.6.6 Addendum Dokumen Pelelangan .......................................................................................... 50
4.6.7 Dokumen Penawaran ............................................................................................................ 50
4.6.8 Metode Penyampaian Dokumen Penawaran ........................................................................ 51
4.6.9 Metode Pembukaan Dokumen Penawaran ........................................................................... 54
4.6.10 Jaminan Pengadaan Barang/Jasa ...................................................................................... 55
4.6.11 Evaluasi Penawaran ........................................................................................................... 61
4.6.12 Metode Evaluasi .................................................................................................................. 64
4.6.13 Negosiasi Penawaran ......................................................................................................... 65
4.6.14 Laporan Evaluasi ................................................................................................................ 66
4.6.15 Review Value for Money ..................................................................................................... 66
4.6.16 Penetapan Pemenang ........................................................................................................ 67
4.6.17 Pengumuman Pemenang.................................................................................................... 67
4.6.18 Sanggahan .......................................................................................................................... 67
4.6.19 Penunjukan Pemenang ....................................................................................................... 69
4.6.20 Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang ........................................................................... 70
4.6.21 Contract Discussion Agreement (CDA) ............................................................................... 72
4.6.22 Dokumen Perjanjian/Kontrak ............................................................................................... 73
BAB V PENGADAAN KHUSUS............................................................................................................ 91
5.1 PENGADAAN ENERGI PRIMER .......................................................................................................... 92
5.1.1 Energi Primer ........................................................................................................................ 92
5.1.2 Pengadaan Minyak Bumi/BBM dapat dilakukan dengan Metode .......................................... 92
5.1.3 Pengadaan Gas Bumi dapat dilakukan dengan Metode ....................................................... 92
5.1.4 Pengadaan LNG, CNG dan Gas lainnya ............................................................................... 93
5.1.5 Pengadaan Batu Bara ........................................................................................................... 94
5.2 PEMBELIAN TENAGA LISTRIK ........................................................................................................... 96
5.3 SEWA MENYEWA/SEWA BELI ........................................................................................................... 98
5.4 SEWA GUNA USAHA (LEASING)........................................................................................................ 98
5.5 PENYERAHAN SEBAGIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN KEPADA PERUSAHAAN LAIN (ALIH DAYA) .......... 100
5.6 PENGADAAN JASA KONSULTANSI PERORANGAN ............................................................................. 100
5.7 PENGADAAN ASURANSI ................................................................................................................. 101
5.8 PENGADAAN PARTS PEMBANGKIT REVERSE ENGINEERING DAN RE-ENGINEERING ............................ 103
BAB VI PENDAYAGUNAAN PRODUKSI DALAM NEGERI .............................................................. 104
6.1 PENGERTIAN PRODUKSI DALAM NEGERI ........................................................................................ 105
6.2 KETENTUAN PENDAYAGUNAAN PRODUKSI DALAM NEGERI ............................................................... 105
6.3 INSENTIF ...................................................................................................................................... 105
6.4 KEIKUTSERTAAN PERUSAHAAN ASING ............................................................................................ 109
92
105
iii
BAB VII MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK ................................................. 109
7.1 PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK ............................................................................................ 110
7.1.1 Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia Barang/Jasa ...................... 110
7.1.2 Hak dan Kewajiban Para Pihak ........................................................................................... 110
7.1.3 Asuransi .............................................................................................................................. 111
7.1.4 Perpajakan .......................................................................................................................... 112
7.2 TATA CARA PEMBAYARAN ............................................................................................................. 112
7.3 MOBILISASI .................................................................................................................................. 114
7.4 PEMERIKSAAN LAPANGAN DAN PEKERJAAN TAMBAH KURANG.......................................................... 114
7.4.1 Pemeriksaan Lapangan ...................................................................................................... 114
7.4.2 Pekerjaan Tambah Kurang ................................................................................................. 114
7.5 MANAJEMEN PERJANJIAN/KONTRAK ............................................................................................... 115
7.5.1 Perubahan Perjanjian/Kontrak ............................................................................................ 115
7.5.2 Penghentian atau Pemutusan Perjanjian/Kontrak ............................................................... 115
7.5.3 Penyesuaian Harga ............................................................................................................. 116
7.5.4 Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak ....................................................................... 118
7.5.5 Perpanjangan Waktu Pelaksanaan. .................................................................................... 119
7.6 DENDA KETERLAMBATAN DAN KOMPENSASI KINERJA TIDAK SESUAI PERJANJIAN/KONTRAK (LIQUIDATED
DAMAGES) ......................................................................................................................................... 120
7.6.1 Denda Keterlambatan ......................................................................................................... 120
7.6.2 Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated Damages) .................... 120
7.7 SERAH TERIMA PEKERJAAN DAN PENUTUPAN PERJANJIAN/KONTRAK ............................................... 121
7.7.1 Serah Terima Pekerjaan ..................................................................................................... 121
7.7.2 Perlengkapan dan Material Perjanjian/Kontrak ................................................................... 122
7.8 PROSES PENUTUPAN PERJANJIAN/KONTRAK .................................................................................. 122
7.9 GARANSI ...................................................................................................................................... 122
7.10 KLAIM ........................................................................................................................................ 123
7.11 MANAJEMEN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA ............................................................................ 123
BAB VIII PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI MEDIA ELEKTRONIK PLN (E-PROCUREMENT
PLN) .................................................................................................................................................... 124
8.1 MAKSUD DAN TUJUAN ................................................................................................................... 125
BAB IX PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN ............................................................................... 126
9.1 SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ................................................................................................. 127
9.2 PERAN INTERNAL AUDIT ................................................................................................................ 128
9.3 PROBITY ADVISOR DAN PROBITY AUDITOR ..................................................................................... 128
110
125
127
1
PT PELAYANAN LISTRIK NASIONAL BATAM
EDARAN DIREKSI PT PELAYANAN LISTRIK NASIONAL BATAM
NOMOR : 0001.E/DIR/2016
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS PENGADAAN BARANG DAN JASA
PT PELAYANAN LISTRIK NASIONAL BATAM
BAB I
KETENTUAN UMUM
1.1 Maksud dan Tujuan
1.1.1 Meningkatkan efisiensi.
1.1.2 Mendukung penciptaan nilai tambah di BUMN.
1.1.3 Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan.
1.1.4 Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme.
1.1.5 Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.
1.1.6 Meningkatkan sinergi antar BUMN/Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi
BUMN dan mengutamakan sinergi antar anak perusahaan PT PLN (Persero) dalam rangka
meningkatkan efisiensi usaha dan perekonomian.
1.2 Ruang Lingkup
1.2.1 Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber dana dari APLN Batam.
1.2.2 Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber dana lainnya, yaitu dari Pinjaman/Hibah Luar Negeri
dan/atau Pinjaman Dalam Negeri yang secara langsung diberikan ke PT PLN Batam,
sepanjang tidak diatur dalam naskah pemberi pinjaman (guide lines)
1.3 Pengertian/Istilah
1.3.1 APLN Batam adalah Anggaran PLN Batam yang ditetapkan dalam Rencana Kerja dan
Anggaran Perusahaan (RKAP) dan telah disahkan oleh RUPS, termasuk anggaran untuk
pekerjaan mendesak atau Keadaan Darurat (emergency) yang belum ditetapkan di dalam
RKAP
1.3.2 Anak Perusahaan BUMN adalah:
1.3.2.1 Perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh
BUMN lain;
1.3.2.2 Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMN
minimum 90% (sembilan puluh persen).
2
1.3.3 Anak Perusahaan PLN adalah Perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh
persen) dimiliki oleh PLN.
1.3.4 Asuransi Pembangunan Proyek adalah asuransi yang menjamin segala macam risiko
kerugian yang mungkin timbul di lingkungan proyek pembangunan selama masa pelaksanaan
pembangunan.
1.3.5 Asuransi Masa Operasi adalah asuransi yang menjamin segala macam risiko kerugian yang
mungkin timbul atas harta benda atau aset milik perusahaan pada masa operasi dan dimulai
sejak proyek diserahterimakan Taking Over Certificate (TOC) atau proyek dioperasikan
secara komersial.
1.3.6 Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian meliputi antara lain: bahan baku,
barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna
Barang/Jasa.
1.3.7 Berita Acara Serah Terima Tahap Pertama adalah berita acara yang dibuat setelah fisik
pekerjaan mencapai 100% (seratus persen).
1.3.8 Berita Acara Serah Terima Tahap Kedua adalah berita acara yang dibuat setelah masa
pemeliharaan selesai.
1.3.9 Daftar Penyedia Terseleksi yang selanjutnya disebut DPT adalah daftar Penyedia
Barang/Jasa yang lulus penilaian kualifikasi yang dimutakhirkan secara periodik berdasarkan
kinerja Penyedia Barang/Jasa.
1.3.10 Dewan Komisaris yang selanjutnya disebut Dekom adalah organ PLN batam yang bertugas
melakukan pengawasan serta memberi nasehat kepada Direksi.
1.3.11 Direksi adalah organ PT PLN Batam yang terdiri dari anggota Direksi yang bertanggung jawab
penuh atas pengurusan PT PLN Batam untuk kepentingan, tujuan dan mewakili kepentingan
PT PLN Batam.
1.3.12 Direksi Pekerjaan adalah wakil Pengguna Barang/Jasa untuk mengendalikan pelaksanaan
pekerjaan.
1.3.13 Dokumen Kualifikasi adalah dokumen yang disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan
sebagai pedoman dalam Pelaksanaan dan Penilaian Kualifikasi.
1.3.14 Dokumen Aplikasi Kualifikasi adalah dokumen yang disiapkan oleh Penyedia Barang/Jasa
berdasarkan Dokumen Kualifikasi sebagai pedoman dalam Penilaian Kualifikasi.
1.3.15 Dokumen Rencana Pengadaan adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan Korporat/Unit
bisnis atas barang/jasa, lengkap dengan kuantitas atau volume, waktu kebutuhan atau waktu
penyerahan, estimasi anggaran, strategi pengadaan, metode pengadaan, pelaksana
pengadaan dan sistem pemaketan/grouping/joint procurement bila diperlukan.
1.3.16 Dokumen Pelelangan atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) adalah dokumen yang
disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan sebagai pedoman dalam proses pembuatan
3
dan penyampaian penawaran oleh Calon Penyedia Barang/Jasa serta pedoman evaluasi
penawaran oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
1.3.17
Dokumen Pengadaan adalah dokumen terkait dengan proses Pengadaan Barang/Jasa
meliputi antara lain Dokumen Kualifikasi, Dokumen Aplikasi Kualifikasi, Dokumen
Pelelangan/RKS, Pengumuman, Berita Acara-Berita Acara, Dokumen Penawaran, Surat
Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), Jaminan-jaminan, Contract Discussion
Agreement (CDA), Perjanjian/Kontrak.
1.3.18 Dokumen Penawaran adalah surat penawaran beserta seluruh dokumen lampirannya yang
disiapkan oleh Penyedia Barang/Jasa.
1.3.19 Due Diligence adalah bagian dari Penilaian Kualifikasi untuk melakukan verifikasi langsung,
lebih detail, dan komprehensif atas dokumen kualifikasi, kompetensi dan kemampuan usaha
Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan aplikasi untuk kategori Leverage,
Critical/Bottleneck, dan Strategis.
1.3.20 Eksportir/Importir/Shipping Company adalah badan usaha yang melakukan kegiatan
ekspor/impor, baik secara langsung maupun tidak langsung, melakukan pengiriman dari
Pabrikan sampai dengan tempat tujuan, sesuai model skema transaksi Incoterms.
1.3.21 e-Procurement PT PLN Batam adalah sarana Pengadaan Barang/Jasa secara online yang
diakses melalui internet pada alamat http://eproc.pln.co.id
1.3.22 Exces Power adalah Kelebihan energi (kWh) yang dimiliki suatu kawasan/Perusahaan yang
memiliki pembangkit sendiri. Kelebihan energi tersebut disalurkan melalui jaringan distribusi
untuk dijual ke PT PLN Batam yang diatur dengan ketentuan/peraturan tersendiri
1.3.23 General Manager (GM) adalah Pejabat yang memiliki kewenangan dan membawahi suatu
Unit Bisnis
1.3.24 Harga Perkiraan Engineering (HPE) adalah perhitungan estimasi biaya pokok produksi atau
estimasi biaya pokok pekerjaan yang dihitung secara profesional sebagai dasar penyusunan
HPS.
1.3.25 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perhitungan harga perkiraan dari suatu barang/jasa
yang dihitung berdasarkan estimasi biaya pokok produksi atau estimasi biaya pokok
pekerjaan yang disesuaikan dengan kondisi ekonomi terkini dan faktor-faktor lain yang
berfungsi untuk melihat kewajaran harga penawaran.
1.3.26 Incoterms adalah syarat dan ketentuan penyerahan barang komersial yang diatur oleh
International Chamber of Commerce, dimana dideskripsikan kewajiban biaya dan risiko dari
pembeli dan penjual.
1.3.27
International Re-insurance Broker adalah Perusahaan Broker Asuransi Internasional yang
bertugas mencari back up dalam penempatan risiko PLN Batam kepada Perusahaan
Reasuransi Dunia.
1.3.28 Invitation to Bid (ITB) adalah Metode permintaan penawaran untuk kebutuhan yang
4
spesifikasinya/TOR dapat dibuat secara jelas dan lengkap.
1.3.29
Jadwal Pengadaan Barang/Jasa adalah rincian waktu proses Pengadaan Barang/Jasa yang
mencakup sejak tahap proses perencanaan pengadaan sampai dengan tahap penyelesaian
pelaksanaan pekerjaan.
1.3.30 Jasa Konstruksi adalah layanan pelaksanaan pekerjaan konstruksi.
1.3.31 Jasa Konsultansi adalah layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang
dilaksanakan oleh perorangan atau badan usaha/lembaga.
1.3.32 Jasa Lainnya adalah layanan jasa selain Jasa Konstruksi dan Jasa Konsultansi.
1.3.33 Joint Procurement adalah Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka yang diselenggarakan
oleh satu Pengguna Barang/Jasa yang mewakili beberapa Pengguna Barang/Jasa lainnya.
1.3.34 Kantor korporat adalah kantor pusat organisasi PT PLN Batam.
1.3.35 Kebutuhan Rutin adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai rendah
dan risiko suplai rendah dalam Supply Positioning Matrix.
1.3.36 Kebutuhan Leverage adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai tinggi
dan risiko suplai rendah dalam Supply Positioning Matrix.
1.3.37 Kebutuhan Critical/Bottleneck adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik
nilai rendah dan risiko suplai tinggi dalam Supply Positioning Matrix.
1.3.38 Kebutuhan Strategis adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai tinggi
dan risiko suplai tinggi dalam Supply Positioning Matrix.
1.3.39 Klarifikasi adalah kegiatan meminta penjelasan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan kepada
Penyedia Barang/Jasa atas substansi penawaran yang kurang jelas dalam rangka evaluasi
penawaran.
1.3.40 Kualifikasi adalah tingkat/kedalaman kompetensi dan kemampuan usaha Penyedia
Barang/Jasa.
1.3.41 Leader Consortium/Pemimpin Konsorsium/Penanggung Utama Jasa Asuransi adalah
perusahaan asuransi yang ditunjuk oleh PLN Batam melalui mekanisme pengadaan yang
akan mewakili dan bersama-sama PLN Batam melaksanakan seleksi International Re-
insurance Broker, serta menjadi pemimpin diantara Member Consortium dalam penempatan
risiko yang akan diasuransikan melalui mekanisme yang telah ditentukan.
1.3.42 Member Consortium/Anggota Konsorsium/Penanggung Peserta Jasa Asuransi adalah
perusahaan asuransi yang telah dinyatakan lulus sebagai anggota konsorsium dan
diikutsertakan dalam penutupan asuransi di PLN Batam.
5
1.3.43 Masa Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak adalah masa sejak ditandatanganinya
Perjanjian/Kontrak sampai dengan berakhirnya jangka waktu yang ditentukan dalam
Perjanjian/Kontrak.
1.3.44 Negosiasi adalah kegiatan untuk pembahasan aspek teknis, harga dan waktu pelaksanaan
antara Pejabat Pelaksana Pengadaan dengan Penyedia Barang/Jasa.
1.3.45 Pabrikan (manufacturer) adalah perusahaan yang membuat peralatan secara mandiri, dimana
perusahaan tersebut memiliki peralatan untuk proses produksi dan pengendalian kualitas
sendiri, termasuk Anak Perusahaan dari Pabrikan tersebut yang menjadi perwakilan tunggal
di Indonesia/negara lain.
1.3.46 Pagu Anggaran (Budget Ceiling) adalah anggaran maksimal yang terdapat dalam RKAP yang
dihitung secara profesional berdasarkan perkiraan biaya pekerjaan ditambah dengan
perkiraan penyesuaian karena kondisi ekonomi.
1.3.47 Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa,
Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Tim Evaluasi, Value for
Money Committee, Penyedia Barang/Jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak
melakukan persekongkolan baik vertikal, horizontal maupun penyelewengan hukum lainnya
dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
1.3.48 Pejabat Perencana Pengadaan adalah pejabat struktural yang bertugas dan bertanggung
jawab dalam perencanaan Pengadaan Barang/Jasa atau pejabat struktural yang memiliki
tugas pokok dan fungsi sebagai perencana Pengadaan Barang/Jasa.
1.3.49 Pejabat Pelaksana Pengadaan adalah pejabat struktural yang bertugas dan bertanggung
jawab dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa atau pejabat struktural yang memiliki
tugas pokok dan fungsi sebagai pelaksana Pengadaan Barang/Jasa.
1.3.50 Pekerjaan Keadaan Darurat (Emergency) adalah pekerjaan yang kebutuhannya sangat
mendesak dan tidak dapat ditunda-tunda lagi berhubung terjadinya gangguan pada
pembangkitan dan/atau transmisi dan/atau distribusi, instalasi dan bangunan PLN Batam
lainnya, untuk menghindarkan terjadinya peristiwa yang dapat mengancam jiwa manusia
dan/atau kerugian PLN Batam yang lebih besar dan/atau dapat merusak citra perusahaan,
yang dinyatakan secara tertulis oleh Director.
1.3.51 Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan barang, pengadaan jasa konstruksi
termasuk pengadaan barang dan pemasangan (supply & erect), pengadaan jasa konsultansi,
pengadaan khusus dan pengadaan jasa lainnya di PLN Batam yang dibiayai dengan APLN
Batam atau yang dibiayai dengan sumber dana dari pinjaman/hibah luar negeri dan/atau
pinjaman dalam negeri (Non APLN), sepanjang tidak diatur dalam naskah pemberi pinjaman
(guide lines).
1.3.52 Pengadaan Khusus adalah segala pekerjaan dan/atau penyediaan barang/jasa selain jasa
konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya, antara lain pengadaan energi primer, pembelian
tenaga listrik, sewa menyewa/sewa beli, sewa guna usaha (leasing), asuransi dan
penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain.
6
1.3.53 Pengawas Pekerjaan adalah wakil Pengguna Barang/Jasa untuk membantu Direksi
Pekerjaan dalam mengawasi pekerjaan.
1.3.54 Pengguna Barang/Jasa adalah Director, Coperate Secretary, Head of Internal Audit, Head of
Planning & Performance, Head of Department, General Manager, Manager atau Pejabat yang
diberi kuasa dalam lingkungan kerja PT PLN Batam, yang menggunakan dan/atau menerima
manfaat baik langsung maupun tidak langsung dari barang/jasa yang dihasilkan dari proses
pengadaan barang/jasa.
1.3.55 Penilaian Kualifikasi adalah kegiatan untuk menilai kompetensi dan kemampuan usaha
Penyedia Barang/Jasa.
1.3.56 Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT), Badan
Usaha Milik Negara (BUMN), atau badan hukum publik lainnya, Badan Usaha Milik Daerah
(BUMD), lembaga, konsorsium, Joint Operation, Koperasi, Firma, Commanditaire
Vennotschap (CV), persekutuan perdata (Maatschap), badan usaha luar negeri dan/atau
perorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.
1.3.57 PLN Batam adalah PT Pelayanan Listrik Nasional Batam yang didirikan dengan Akta Notaris
Haryanto, S.H. No. 7 tanggal 3 Oktober 2000 beserta perubahannya.
1.3.58 Perjanjian/Kontrak adalah perikatan dalam bentuk tertulis antara Pengguna Barang/Jasa
dengan Penyedia Barang/Jasa.
1.3.59 Perusahaan Asuransi Kerugian adalah suatu Badan Usaha yang bergerak dalam bidang
Asuransi Kerugian Umum (bukan Asuransi Jiwa) antara lain asuransi property, asuransi
kerusakan mesin, asuransi gangguan usaha, asuransi mobil, asuransi kebakaran, asuransi
pengangkutan yang ijin usahanya adalah dalam bidang asuransi kerugian yang dikeluarkan
oleh Kementerian Keuangan.
1.3.60 Perusahaan Terafiliasi BUMN adalah perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan
puluh persen) dimiliki oleh Anak Perusahaan BUMN, gabungan Anak Perusahaan BUMN,
atau gabungan Anak Perusahaan BUMN dengan BUMN.
1.3.61 Perusahaan Terafiliasi PLN adalah perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan
puluh persen) dimiliki oleh Anak Perusahaan PLN.
1.3.62 Perwakilan Penyedia Internasional adalah perwakilan dari pabrikan atau penyedia
internasional yang berkedudukan di lndonesia/negara lain, yang dibuktikan dengan suatu
dokumen kerja sama atau surat penunjukan dari Pabrikan/Penyedia Internasional.
1.3.63 Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan
persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa sebelum memasukkan penawaran.
1.3.64 Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa setelah memasukkan
penawaran.
7
1.3.65 Production Sharing Contract (PSC) atau Kontrak Kerjasama Migas adalah Perjanjian/Kontrak
yang dibuat antara badan pelaksana dengan badan usaha dan atau bentuk usaha tetap untuk
melakukan kegiatan eksplorasi dan eksploitasi di bidang minyak dan gas bumi dengan prinsip
bagi hasil.
1.3.66 Proses Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang mencakup
sejak tahap proses perencanaan pengadaan sampai dengan tahap penyelesaian
pelaksanaan pekerjaan.
1.3.67 PO (Purchase Order atau Surat Pesanan) adalah dokumen pembelian yang mendeskripsikan
tipe, jenis, spesifikasi, jumlah dari barang yang akan dibeli, tempat dan waktu penyerahan,
persyaratan pembayaran, serta syarat dan ketentuan lainnya.
1.3.68 Perencanaan Pengadaan adalah proses penyusunan kebutuhan pengadaan barang/jasa
sesuai dengan portofolio Pengadaan Barang/Jasa PLN Batam yang dibedakan antara Rutin,
Leverage, Critical/Bottleneck dan Strategis dengan mempertimbangkan estimasi kualitas,
kuantitas, waktu, tempat, tujuan sosial-ekonomi dan biaya, berdasarkan RKAP yang telah
disetujui dan telah memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.
1.3.69 Re-insurance Company adalah Perusahaan Asuransi Dunia yang akan menerima risiko PLN
Batam dan dipilih berdasarkan Rating dari Lembaga Rating Dunia yang diyakini dapat
menjamin keamanan risiko PLN apabila terjadi kerugian pada pertanggungan berjalan.
1.3.70 Request for Proposals (RFP) adalah metode permintaan penawaran untuk kebutuhan yang
spesifikasinya/TOR tidak dapat dilakukan secara penuh pada saat undangan penawaran
diumumkan.
1.3.71 Request for Quotations (RFQ) adalah metode permintaan penawaran untuk pengadaan yang
bersifat kecil atau rutin dengan spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.
1.3.72 Riset Pasar adalah riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang
relevan terkait kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa atau pekerjaan yang akan digunakan
untuk membuat strategi Pengadaan Barang/Jasa dan Perjanjian/Kontrak.
1.3.73 RUPS adalah Rapat Umum Pemegang Saham yang merupakan organ PLN Batam dan
mempunyai wewenang yang tidak dimiliki Director dan Dewan Komisaris.
1.3.74 Sertifikasi Keahlian Pengadaan Barang/Jasa adalah tanda bukti pengakuan atas kompetensi
dan kemampuan profesi di bidang Pengadaan Barang/Jasa yang diperoleh melalui ujian
sertifikasi keahlian Pengadaan Barang/Jasa.
1.3.75 Sewa Guna Usaha (Leasing) adalah suatu transaksi pembiayaan untuk penyediaan barang
modal secara sewa guna dengan hak opsi memiliki (Financial Lease) maupun sewa guna
tanpa hak opsi memiliki (Operating Lease) antara pihak penyedia pembiayaan atau barang
(Lessor) untuk digunakan oleh pihak yang membutuhkan pembiayaan atau barang (Lessee)
8
selama jangka waktu tertentu dengan pembayaran secara berkala/bertahap.
1.3.76 Shortlist adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang didapat dari riset pasar yang diyakini
mempunyai kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang akan diadakan.
1.3.77 Tahun Anggaran adalah kurun waktu 1 (satu) tahun takwim terhitung sejak tanggal 1 Januari
sampai dengan tanggal 31 Desember.
1.3.78 Tenaga Ahli adalah orang yang dianggap ahli untuk melaksanakan pekerjaan Jasa
Konsultansi baik selaku konsultan perorangan maupun konsultan yang bekerja pada suatu
badan usaha atau lembaga.
1.3.79 Total Cost of Ownership (TCOO) adalah biaya keseluruhan dari pembelian barang/jasa, tidak
hanya merupakan harga awal yang ditawarkan (initial purchase price) tetapi merupakan biaya
keseluruhan yang dapat terjadi selama umur ekonomis barang/jasa tersebut.
1.3.80 Unit Binis adalah unit organisasi satu tingkat dibawah director yang melaksanakan kegiatan
usaha tertentu sesuai dengan tujuan.
1.3.81 Value for Money Committee adalah fungsi yang melakukan kajian/analisa Value for Money
terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa di PLN Batam.
1.3.82 Wakil Pengguna Barang/Jasa adalah pejabat struktural yang mewakili Pengguna Barang/Jasa
dalam hal Pengadaan Barang/Jasa.
1.3.83 Keadaan mendesak/urgent adalah keadaan yang membutuhkan pekerjaan dan pengadaan
segera, dimana apabila tidak dilakukan akan berdampak pada terhentinya operasi atau bisnis
ketenagalistrikan.
1.3.84 Market Sounding adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan serta pemenuhan
persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa sebelum memasukan penawaran
(prakualifikasi).
1.4 Prinsip Dasar
Pengadaan Barang/Jasa di PLN Batam wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1.4.1 Efisien
Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik
dalam waktu yang cepat dengan menggunakan sumber daya seminimal mungkin secara
wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.
9
1.4.2 Efektif
Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
1.4.3 Kompetitif
Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi
persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara Penyedia Barang/Jasa
yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang
jelas dan transparan.
1.4.4 Transparan
Semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa, termasuk syarat teknis
administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia
Barang/Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang/Jasa yang berminat.
1.4.5 Adil dan wajar
Memberikan perlakuan yang sama bagi semua Calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi
syarat.
1.4.6 Akuntabel
Harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari
potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.
1.5 Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa
1.5.1 Menyesuaikan dengan Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan
International Good Procurement Practices.
Menyesuaikan ketentuan pengadaan PLN Batam dengan Pedoman Umum Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan International Good Procurement Practices, sehingga
PLN Batam sebagai badan usaha dapat melakukan pengadaan barang dan jasa secara
cepat, fleksibel, efisien dan efektif, agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat
menimbulkan kerugian, dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan
prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar, serta akuntabel
1.5.2 Meningkatkan nilai PLN Batam sebagai konsumen
Meningkatkan nilai PLN Batam sebagai konsumen dengan melakukan agregasi kebutuhan
dan membuat strategi pengadaan barang/jasa yang tepat sesuai dengan hasil riset pasar PLN
Batam.
10
1.5.3 Kemitraan, Berjangka Panjang dan Berkelanjutan
Strategi Pengadaan PLN Batam berbasis kemitraan, berjangka panjang dan berkelanjutan
yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan good practice yang berlaku, sehingga PLN Batam
akan bermitra dengan perusahaan yang berkinerja baik, dan beritikad baik untuk berbagi
manfaat dan biaya secara terbuka.
1.5.4 Meningkatkan Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa
Meningkatkan sistem manajemen Penyedia Barang/Jasa yang memadai, melalui kualifikasi
secara periodik dan daftar rekanan yang selalu dimutakhirkan berdasarkan kinerja, sehingga
dapat dihindari penggunaan Penyedia Barang/Jasa yang mempunyai kinerja buruk.
1.5.5 Mendorong Produksi Dalam Negeri
Mendorong penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun, dan perekayasaan
nasional, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1.5.6 Mendorong sinergi BUMN, Anak Perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi BUMN
Mendorong sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi
BUMN atau antar Anak Perusahaan BUMN dan/atau antar Perusahaan Terafiliasi BUMN,
dalam rangka meningkatkan efisiensi usaha atau perekonomian.
1.6 Etika Pengadaan
Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat
Pelaksana Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa, dan Value for Money Committee dan para pihak yang
terkait dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa baik secara internal maupun eksternal, harus
mematuhi etika sebagai berikut:
1.6.1 Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai sasaran
kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang/Jasa.
1.6.2 Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan
Dokumen Pelelangan/RKS yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya
penyimpangan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.
1.6.3 Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan
menghindari terjadinya persaingan tidak sehat.
1.6.4 Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan
kesepakatan para pihak.
1.6.5 Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) para
pihak yang terkait dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, baik langsung maupun tidak
langsung, yang merugikan kepentingan Pengguna Barang/Jasa.
1.6.6 Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Perusahaan
11
dalam Pengadaan Barang/Jasa.
1.6.7 Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk
keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung
merugikan Perusahaan.
1.6.8 Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima
hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga
berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa.
1.7 Bantuan Hukum, Reward dan Punishment
1.7.1 Bantuan Hukum
Dalam hal Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana
Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee dan pihak lain di
PLN Batam, telah melaksanakan proses pengadaan sesuai dengan prosedur dan Etika
Pengadaan yang berlaku sebagaimana yang diatur dalam Edaran Direksi ini, namun terdapat
tuntutan dan tetap dipermasalahkan secara hukum, maka kepada yang bersangkutan akan
mendapatkan bantuan hukum dari PLN Batam sesuai ketentuan Bantuan Hukum yang
berlaku di PLN Batam.
1.7.2 Reward
Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dan pegawai lain di PLN
Batam yang terkait langsung dengan Pengadaan Barang/Jasa dapat diberikan insentif dan
reward sesuai ketentuan yang berlaku di PLN Batam.
1.7.3 Punishment
Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan,
Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee dan pihak lain di PLN Batam
yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa yang tidak sesuai dengan Prinsip Dasar
Pengadaan, Etika Pengadaan dan Prosedur yang berlaku, maka akan dikenakan sanksi
sesuai Peraturan Disiplin Pegawai PLN Batam yang berlaku.
1.8 Pakta Integritas
1.8.1 Internal
Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan,
Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee dan pihak lain di PLN Batam
yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa wajib menandatangani Pakta Integritas.
12
1.8.2 Eksternal
Calon Penyedia Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa wajib menandatangani Pakta
Integritas.
1.9 Ijin Prinsip Direksi
Sebelum Pengadaan dilaksanakan, Coperate Secretary, Head of Internal Audit, Head of Planning &
Performance, Head of Department, General Manager, Manager terlebih dahulu meminta Ijin Prinsip dari
Director sesuai batasan kewenangan yang diatur dalam ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan
Keputusan di Lingkungan PLN Batam, dalam hal melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa dibawah ini:
1.9.1 Pengadaan Barang/Jasa yang mempunyai kekhususan dan menggunakan teknologi baru
yang belum pernah digunakan PLN Batam; atau
1.9.2 Pengadaan Barang/Jasa yang bernilai di atas batas kewenangannya yang diatur dalam
ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN Batam yang
berlaku; atau
1.9.3 Pengadaan Barang/Jasa yang pembayarannya menggunakan valuta asing kecuali ditentukan
lain oleh Director
13
BAB II
ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA
2.1 Pengguna Barang/Jasa
2.1.1 Pengguna Barang/Jasa bertanggung jawab sebagai pihak yang membutuhkan dan
menggunakan barang/jasa, menetapkan spesifikasi atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang
jelas, memastikan volume kebutuhan, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan serta
Manajemen Perjanjian/Kontrak.
2.1.2 Pengguna Barang/Jasa terdiri dari :
2.1.2.1 Pengguna Barang/Jasa Antara adalah Pengguna Barang/Jasa yang tidak
menerima secara langsung manfaat atas barang/jasa yang diadakan.
2.1.2.2 Pengguna Barang/Jasa Akhir adalah Pengguna Barang/Jasa yang menerima
secara langsung manfaat atas barang/jasa yang diadakan.
2.1.3 Pengguna Barang/Jasa memiliki kewenangan menugaskan Direktorat/Divisi/Bagian yang
terkait dengan proses pengadaan untuk melakukan proses Pengadaan Barang/Jasa.
2.1.4 Pengguna Barang/Jasa dibantu oleh Wakil Pengguna Barang/Jasa yang merupakan pejabat
struktural di bawahnya.
2.1.5 Pengguna Barang/Jasa dapat melimpahkan kewenangannya kepada Pejabat struktural
dibawahnya sebagai Pengguna Barang/Jasa.
2.1.6 Tugas Pokok Pengguna Barang/Jasa:
2.1.6.1 Menentukan dan memastikan volume kebutuhan barang/jasa.
2.1.6.2 Memastikan ketersediaan anggaran.
2.1.6.3 Menetapkan dan/atau mengesahkan:
a. Dokumen Rencana Pengadaan.
b. Dokumen Kualifikasi.
c. Spesifikasi Teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK).
d. Dokumen Pelelangan/RKS.
e. HPS.
f. Pemenang Penyedia Barang/Jasa.
14
2.1.6.4 Menyiapkan biaya-biaya yang diperlukan untuk kegiatan Pengadaan
Barang/Jasa.
2.1.6.5 Menetapkan biaya penggandaan Dokumen Pelelangan/RKS yang dapat
dikenakan kepada calon Penyedia Barang/Jasa.
2.1.6.6 Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).
2.1.6.7 Menandatangani Perjanjian/Kontrak sesuai dengan ketentuan Batasan
Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN Batam yang berlaku.
2.1.6.8 Menunjuk Direksi Pekerjaan dan/atau Pengawas Pekerjaan dan/atau Direksi
Teknis (apabila diperlukan) dan dapat dicantumkan dalam Perjanjian/Kontrak.
2.1.6.9 Melakukan pemeriksaan dan penerimaan hasil pelaksanaan Perjanjian/Kontrak,
yang dalam pelaksanaannya Pengguna Barang/Jasa dapat membentuk Tim
Pemeriksa dan Penerima Barang/Jasa.
2.1.6.10 Dalam hal mendukung kelancaran operasional Korporat dan Unit Bisnis,
Pengguna Barang/Jasa dapat melimpahkan kewenangan kepada
Manajer/pelaksana/perencana pengadaan untuk menjalankan fungsi
perencanaan dan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di korporat dan Unit
Bisnis.
2.2 Wakil Pengguna Barang/Jasa
2.2.1 Tugas Pokok Wakil Pengguna Barang/Jasa adalah membantu Pengguna Barang/Jasa,
melaksanakan Manajemen Perjanjian/Kontrak, dan melakukan evaluasi dan penilaian kinerja
Penyedia Barang/Jasa.
2.2.2 Wakil Pengguna Barang/Jasa bekerjasama dengan Pejabat Perencana Pengadaan dan
Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung jawab untuk menyediakan informasi dan data
yang diperlukan selama tahap perencanaan pengadaan, persiapan pengadaan, pelaksanaan
pemilihan Penyedia Barang/Jasa, dan proses finalisasi Perjanjian/Kontrak di Kantor
korporat/unit bisnis.
2.2.3 Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat ditunjuk sebagai Direksi Pekerjaan atau Pengawas
Pekerjaan atau Manajer Proyek.
2.2.4 Wakil Pengguna Barang/Jasa membuat laporan kepada Pengguna Barang/Jasa.
2.2.5 Wakil Pengguna Barang/Jasa bukan Pejabat yang karena sifat pekerjaannya menimbulkan
benturan kepentingan, seperti Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.
15
2.3 Pejabat Perencana Pengadaan
2.3.1 Fungsi Perencanaan Pengadaan di Kantor korporat dan Unit bisnis dilaksanakan oleh Pejabat
Perencana Pengadaan.
2.3.2 Fungsi Perencanaan Pengadaan di Kantor korporat dilaksanakan oleh Pejabat yang ditunjuk
oleh Direksi/Ho/HoD/Corpsec, sedangkan di Unit bisnis ditunjuk oleh General Manager.
2.3.3 Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab kepada atasan langsung.
2.3.4 Tugas Pokok Pejabat Perencana Pengadaan:
2.3.4.1 Menyusun dan mengelola Daftar Penyedia Terseleksi (DPT).
2.3.4.2 Menyusun dan mengelola Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa.
2.3.4.3 Melaporkan hasil proses perencanaan pengadaan barang/jasa kepada Atasan
Langsung untuk selanjutnya disampaikan kepada Value for Money Committee
(untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money
Committee) dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
2.3.4.4 Menyusun Dokumen Pelelangan Barang/Jasa atau Rencana Kerja dan Syarat-
syarat (RKS) untuk disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, termasuk
Addendum/Amandemen bila diperlukan.
2.3.4.5 Menyusun dan mengelola Harga Perkiraan Engineering (HPE).
2.3.4.6 Bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa melakukan evaluasi kinerja
Penyedia Barang/Jasa untuk pemutakhiran DPT.
2.3.4.7 Membantu Wakil Pengguna Barang/Jasa dalam pelaksanaan Manajemen
Perjanjian/Kontrak.
2.3.5 Dalam melaksanakan tugas pokoknya, jika diperlukan Pejabat Perencana Pengadaan dapat
dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN Batam.
2.3.6 Pejabat Perencana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi Pengadaan Barang/Jasa.
2.3.7 Pejabat Perencana Pengadaan bukan Pejabat/Pegawai yang karena sifat pekerjaannya
menimbulkan benturan kepentingan, antara lain Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.
2.4 Pejabat Pelaksana Pengadaan
2.4.1 Fungsi Pelaksana Pengadaan di Kantor korporat dan Unit Bisnis dilaksanakan oleh Pejabat
Pelaksana Pengadaan.
2.4.2 Fungsi Pelaksana Pengadaan di Kantor korporat dilaksanakan oleh Pejabat yang ditunjuk
oleh Direksi/Ho/HoD/Corpsec, sedangkan di Unit bisnis ditunjuk oleh General Manager.
16
2.4.3 Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung jawab kepada atasan langsung.
2.4.4 Tugas Pokok Pejabat Pelaksana Pengadaan:
2.4.4.1 Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan barang/jasa yang akan
dilakukan.
2.4.4.2 Menyusun jadwal pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
2.4.4.3 Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS) untuk diusulkan penetapannya oleh
Pengguna Barang/Jasa.
2.4.4.4 Melakukan proses pengumuman/undangan kepada Calon Penyedia
Barang/Jasa.
2.4.4.5 Memastikan calon Penyedia Barang/Jasa yang akan diundang tidak termasuk
dalam Daftar Hitam (Black List) PLN.
2.4.4.6 Menilai kualifikasi calon Penyedia Barang/Jasa dalam hal pengadaan melalui
prakualifikasi atau pascakualifikasi yang tidak memiliki DPT.
2.4.4.7 Memberikan penjelasan pengadaan (Aanwijzing).
2.4.4.8 Melakukan evaluasi terhadap Dokumen Penawaran.
2.4.4.9 Melakukan klarifikasi kepada calon Penyedia Barang/Jasa baik yang DPT
maupun non DPT, jika ada data atau hal-hal yang kurang jelas atau meragukan.
2.4.4.10 Melakukan negosiasi untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pelelangan
Terbatas, Pelelangan Terbuka atau Penunjukan Langsung.
2.4.4.11 Melaporkan hasil proses pengadaan barang/jasa kepada Atasan Langsung
selanjutnya untuk disampaikan kepada Value for Money Committee untuk
pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money
Committee.
2.4.4.12 Mengusulkan calon pemenang (Penyedia Barang/Jasa) kepada Pengguna
Barang/Jasa setelah mendapatkan rekomendasi dari Value for Money Committe
untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money
Committee.
2.4.4.13 Mengumumkan pemenang.
2.4.4.14 Menjawab sanggahan dari Calon Penyedia Barang/Jasa.
17
2.4.4.15 Menyiapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).
2.4.4.16 Melakukan Contract Discussion Agreement (CDA), bila diperlukan.
2.4.4.17 Menyiapkan Perjanjian/Kontrak.
2.4.4.18 Mendokumentasikan proses Pengadaan Barang/Jasa dengan tertib.
2.4.5 Dalam menjalankan tugas pokoknya, jika diperlukan Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat
dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN Batam.
2.4.6 Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi Pengadaan Barang/Jasa.
2.4.7 Pejabat Pelaksana Pengadaan bukan Pejabat/Pegawai yang karena sifat pekerjaannya
menimbulkan benturan kepentingan antara lain Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.
2.5 Value for Money Committee
2.5.1 Prinsip value for money, adalah pengadaan yang mengutamakan hasil terbaik untuk PLN
Batam dalam jangka panjang, yang mempertimbangkan Total Cost of Ownership dan tidak
selalu merupakan harga pembelian awal terendah, serta memenuhi unsur tepat kualitas, tepat
kuantitas, tepat waktu, tepat tempat, tepat tujuan sosio-ekonomi, dan tepat biaya.
2.5.2 Tugas Pokok Value for Money Committee adalah:
2.5.2.1 Sebelum Proses Pengadaan Barang/Jasa
Melakukan review dan rekomendasi atas strategi Pengadaan Barang/Jasa yang
disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan untuk memastikan strategi
pengadaan telah memenuhi prinsip value for money.
2.5.2.2 Setelah Proses Pengadaan Barang/Jasa
Melakukan review dan rekomendasi atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
yang dilakukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk memastikan pelaksana
pengadaan telah memenuhi prinsip value for money dan selanjutnya dilakukan
penandatangan Perjanjian/Kontrak.
2.5.3 Fungsi Value for Money Committee dilaksanakan oleh:
a. Direksi untuk pengadaan yang memerlukan persetujuan Direksi.
b. Gabungan Ho/HoD/GM dengan pengadaan barang/jasa sesuai tugas dan
tanggung jawabnya serta batasan kewenangan.
18
2.5.4 Untuk menghindari terjadinya benturan kepentingan dalam pengambilan keputusan, maka
anggota Value for Money Committee yang terkait langsung dengan proses Pengadaan
Barang/Jasa tidak mempunyai hak untuk memutuskan.
2.5.5 Proses Pengadaan Barang/Jasa yang harus melalui review dan rekomendasi Value for
Money Committee adalah Pengadaan Barang/Jasa yang masuk kategori kebutuhan
Critical/Bottleneck/Strategis dan kategori kebutuhan Leverage yang nilai pengadaannya
menjadi kewenangan Direksi/GM/CorpSec/Ho/HoD, sesuai Supply Positioning Matrix
2.6 Procurement Agent
2.6.1 Tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat dilakukan oleh pihak ketiga sebagai Procurement
Agent yang ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa.
2.6.2 Justifikasi atas penunjukan Procurement Agent yang menjalankan tugas Pejabat Pelaksana
Pengadaan diajukan oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Value for Money Committee.
2.6.3 Justifikasi sebagaimana dimaksud pada angka 2.6.2, antara lain adalah:
2.6.3.1 Mempunyai aspek Metode pengadaan yang spesifik/baru yang tidak diatur dalam
Edaran ini dan Pejabat Pelaksana Pengadaan tidak mempunyai keahlian untuk
menanganinya; atau
2.6.3.2 Adanya keterbatasan sumber daya internal PLN Batam baik dari sisi jumlah
ataupun keahlian; atau
2.6.3.3 Memberikan keuntungan bagi PLN Batam.
2.6.4 Procurement Agent dapat berupa badan usaha berbentuk Badan Hukum nasional atau
internasional, lembaga pemerintah dan non pemerintah, atau lembaga pendidikan yang
mempunyai keahlian dalam bidang procurement.
2.6.5 Procurement Agent dipilih sesuai metode pengadaan yang berlaku.
2.6.6 Procurement Agent dapat memakai prosedur pengadaan internal mereka, setelah mendapat
persetujuan Value for Money Committee.
19
BAB III
DAFTAR PENYEDIA BARANG/JASA TERSELEKSI (DPT)
3.1 Maksud dan Tujuan Penggunaan DPT
Adalah untuk mempercepat proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan untuk mendapatkan Penyedia
Barang/Jasa yang berkualitas dan sesuai kualifikasi.
DPT digunakan untuk pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilaksanakan melalui Pelelangan atau
Seleksi Terbatas.
3.2 Tugas dan Tanggung Jawab Penyusunan DPT
Penyusunan DPT menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan dan disahkan
oleh Pengguna Barang/Jasa.
3.3 Metode Penyusunan DPT
3.3.1 Melakukan Riset Pasar untuk mendapatkan data dan informasi Penyedia Barang/Jasa yang
mempunyai kualifikasi sesuai dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan.
Data dan informasi yang dikumpulkan tergantung pada kategori dalam Supply Positioning
Matrix yaitu:
3.3.1.1 Untuk kategori Rutin, cukup dengan identifikasi Penyedia Barang/Jasa yang
mampu melalui proses Penilaian Kualifikasi.
3.3.1.2 Untuk kategori Leverage, Critical/Bottleneck, atau Strategis, Pejabat Perencana
Pengadaan melakukan analisis penuh terhadap pasar Penyedia Barang/Jasa,
yang dikelompokkan ke dalam 6 (enam) kategori, yaitu struktur pasar, kompetisi,
rantai suplai, barang/jasa pengganti, nilai PLN Batam sebagai konsumen dan
faktor lingkungan luar sebagaimana diatur dalam Pedoman Umum Pengadaan
Barang/Jasa PT PLN Batam.
3.3.2 Menggunakan daftar Penyedia Barang/Jasa spesifik/khusus yang telah memiliki kualifikasi
yang ditetapkan oleh Pemerintah/Asosiasi/Lembaga yang kredibel.
3.3.3 Melakukan Penilaian Kualifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa.
3.3.4 Dalam pelaksanaan angka 3.3.1, angka 3.3.2 dan angka 3.3.3 dapat dilakukan due diligence
(uji tuntas) antara lain untuk pekerjaan yang bersifat :
3.3.4.1 Kompleks atau Barang/Jasa yang bersifat spesifik, antara lain konstruksi atau
pembelian tenaga listrik.
3.3.4.2 Jenis barang atau pekerjaan teknis tertentu, yang dibutuhkan secara reguler,
20
seperti material distribusi utama yang akan diadakan dengan long term supply
agreements, pemeliharaan oleh workshop.
3.3.4.3 Barang/Jasa yang mempunyai risiko tinggi.
3.3.4.4 Dampak Barang/Jasa tersebut sangat tinggi terhadap operasional PLN Batam.
3.4 Sifat dan Jenis DPT
3.4.1 DPT Lokal dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Unit Bisnis untuk dipergunakan
dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa setempat.
3.4.2 DPT Korporat dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Kantor korporat untuk
dipergunakan dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa secara nasional.
3.4.3 Untuk pekerjaan sejenis PLN Batam dapat menggunakan DPT PT PLN (Persero) sebagai
dasar pemilihan penyedia barang atau jasa.
3.5 Pengelolaan DPT
3.5.1 DPT berlaku dalam waktu 3 (tiga) tahun.
3.5.2 Pendaftaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang berminat dapat dilakukan setiap hari kerja,
selanjutnya akan dilakukan penilaian kualifikasi dan dapat dilakukan due diligence sebelum
dimasukkan di dalam DPT.
3.5.3 DPT harus dilakukan pemuktahiran secara berkala dan terus menerus antara lain berupa
penambahan/pengurangan Calon Penyedia Barang/Jasa dalam daftar DPT, pemuktahiran
data dan kinerja Calon Penyedia Barang/Jasa yang sudah terdaftar dalam DPT.
3.5.4 Untuk kategori pekerjaan Criticical/Bottleneck dan Strategis, setiap ada proses pemilihan
Penyedia Barang/Jasa harus dilakukan pemutakhiran kualifikasi teknis dan keuangan dari
Calon Penyedia Barang/Jasa dalam DPT.
3.5.5 Untuk kategori Leverage yang signifikan, pada setiap proses pemilihan Penyedia
Barang/Jasa dapat dilakukan pemutakhiran kualifikasi teknis dan keuangan dari Calon
Penyedia Barang/Jasa dalam DPT berdasarkan justifikasi Pejabat Perencana Pengadaan.
3.5.6 DPT memuat catatan Penyedia Barang/Jasa yang terkena daftar hitam (black list).
3.5.7 PLN Batam mengakui daftar hitam (black list) dari lembaga yang mempunyai keterkaitan
dengan bisnis PLN Batam, atau perusahaan yang sejenis dengan usaha PLN Batam, atau
mempunyai kesamaan kepentingan dengan bisnis PLN Batam.
21
3.6 Dokumen Kualifikasi:
3.6.1 Pejabat Perencana Pengadaan menyusun Dokumen Kualifikasi yang disahkan oleh
Pengguna Barang/Jasa.
3.6.2 Dokumen Kualifikasi berisi sekurang-kurangnya :
3.6.2.1 Surat Pernyataan Minat Untuk Mengikuti Kualifikasi.
3.6.2.2 Penjelasan singkat mengenai ruang lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan
(scope of works), persyaratan kualifikasi minimum Penyedia Barang/Jasa, batas
akhir pemasukan Dokumen Aplikasi Kualifikasi dan Metode Evaluasi Kualifikasi.
3.6.2.3 Formulir isian kualifikasi Penyedia Barang/Jasa.
3.7 Persyaratan Kualifikasi
3.7.1 Persyaratan Administrasi
3.7.1.1 Memiliki ijin usaha sesuai dengan bidang usahanya sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
3.7.1.2 Memiliki tempat kedudukan yang jelas.
3.7.1.3 Mempunyai kapasitas menandatangani Perjanjian/Kontrak secara hukum.
3.7.1.4 Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak
sedang dihentikan dan/atau Direksi yang bertindak untuk dan atas nama
perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana.
3.7.1.5 Direksi/Pengurus yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak masuk
dalam daftar Penyedia Barang/Jasa yang terkena daftar hitam (blacklist).
3.7.1.6 Telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir, dibuktikan dengan
melampirkan fotokopi bukti tanda terima penyampaian Surat Pajak Tahunan
(SPT) Pajak Penghasilan (PPh) tahun terakhir, dan fotokopi Surat Setoran Pajak
(SSP) PPh Pasal 29 atau Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sekurang-kurangnya 3
(tiga) bulan terakhir.
3.7.1.7 Dalam hal Penyedia Barang/Jasa berbentuk persekutuan usaha (partnership),
maka Penyedia Barang/Jasa wajib mempunyai perjanjian kerjasama
operasi/kemitraan yang memuat representasi persekutuan dan pihak yang
mewakili persekutuan.
22
3.7.1.8 Khusus untuk perusahaan asing apabila ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa
diwajibkan untuk melengkapi persyaratan perijinan sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
3.7.2 Persyaratan Teknis
3.7.2.1 Memiliki kemampuan pada kategori pekerjaan yang sejenis atau setara yang
dibuktikan dengan daftar pengalaman pekerjaan yang pernah dan atau sedang
dilakukan, kecuali untuk pekerjaan yang hanya memerlukan teknologi sederhana,
risiko kecil, biaya kecil dan tidak memerlukan keahlian khusus.
3.7.2.2 Mempunyai kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang
diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.
3.7.2.3 Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi dapat ditambahkan persyaratan
lain seperti peralatan khusus, tenaga ahli spesialis yang diperlukan atau
pengalaman tertentu.
3.7.3 Persyaratan Keuangan
3.7.3.1 Mempunyai kemampuan keuangan yang memadai yang didukung dengan laporan
keuangan yang telah diaudit atau dapat berupa hasil rating atau pemeringkatan
dari lembaga pemeringkat keuangan yang kredibel.
3.7.3.2 Untuk nilai pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa tertentu, harus memiliki surat
keterangan dukungan keuangan/referensi dari Bank.
3.8 Pelaksanaan Kualifikasi
3.8.1 Pengumuman kualifikasi dapat melalui papan pengumuman dan/atau surat kabar dan/atau
portal e-Procurement PLN.
3.8.2 Penyedia Barang/Jasa mendaftar dengan cara yang ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi.
3.8.3 Penyedia Barang/Jasa menyerahkan Dokumen Aplikasi Kualifikasi yang berisi kelengkapan
administrasi, teknis, dan keuangan sebelum batas waktu pemasukan yang ditetapkan dalam
Dokumen Kualifikasi.
3.8.4 Evaluasi kualifikasi dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan dapat dibantu oleh
Wakil Pengguna Barang/Jasa dan pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal
PLN Batam, dan dilaksanakan sesuai dengan Metode evaluasi yang ditetapkan dalam
Dokumen Kualifikasi.
3.8.5 Dalam evaluasi kualifikasi dilarang menambah persyaratan di luar Dokumen Kualifikai yang
telah disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
23
3.8.6 Penyedia Barang/Jasa wajib menandatangani Surat Pernyataan bermeterai cukup yang
menyatakan kebenaran seluruh data dan informasi yang disampaikan di dalam formulir isian
kualifikasi dan apabila ditemukan penipuan, pemalsuan atas data dan informasi yang
disampaikan maka yang bersangkutan bersedia dikenakan sanksi digugurkan sebagai Calon
Penyedia Barang/Jasa dan sanksi daftar hitam (black list).
3.8.7 Bukti Sertifikasi yang dikeluarkan oleh Lembaga Sertifikasi terakreditasi dapat dipergunakan
sebagai indikasi kualifikasi dalam bidang tertentu, namun apabila diperlukan dapat dilakukan
pengecekan terhadap kualifikasi tersebut sesuai prinsip substance over forms.
Apabila Penyedia Barang/Jasa terbukti tidak mempunyai kecakapan secara substantif, maka
PLN Batam dapat mengabaikan Bukti Sertifikasi tersebut dan menyatakan Penyedia
Barang/Jasa tidak memenuhi kualifikasi.
3.8.8 Pejabat Perencana Pengadaan dapat melakukan due diligence (uji tuntas) sebagai
pembuktian kualifikasi, sebagai berikut:
3.8.8.1 Wawancara dengan pihak manajemen Penyedia Barang/Jasa, pihak yang
ditunjuk manajemen Penyedia Barang/Jasa, serta pihak terkait lainnya
sehubungan dengan kualifikasi yang hendak diteliti.
3.8.8.2 Kunjungan ke lokasi (site visit).
3.8.8.3 Konfirmasi silang dengan perusahaan dan/atau lembaga dan/atau organisasi
profesi dan/atau organisasi lainnya yang mengetahui kualifikasi dan dokumen
yang hendak diteliti.
3.8.9 Pejabat Perencana Pengadaan menyusun dan melaporkan hasil penilaian kualifikasi kepada
Atasan Langsung untuk selanjutnya disampaikan kepada Value for Money Committee (untuk
pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money Committee).
3.8.10 Berdasarkan rekomendasi Value for Money Committee maka Pejabat Perencana Pengadaan
mengumumkan hasil penilaian kualifikasi Penyedia Barang/Jasa.
3.8.11 Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan masa sanggah yang mencukupi atas hasil
kualifikasi setelah tanggal pengumuman hasil penilaian kualifikasi.
3.8.12 Sanggahan yang diterima adalah sanggahan yang disampaikan oleh peserta penilaian
kualifikasi dan ditujukan kepada Pejabat Perencana Pengadaan serta hanya untuk
ketidaksesuaian dengan Dokumen Kualifikasi.
3.8.13 Jawaban sanggahan diberikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan Pejabat Perencana
Pengadaan dalam Dokumen Kualifikasi dan bersifat final.
3.8.14 Sanggahan yang setelah diperiksa tidak benar, akan menjadi catatan itikad tidak baik bagi
penyanggah.
24
3.8.15 Penyedia Barang/Jasa harus lulus tahap Penilaian Kualifikasi untuk dimasukan dalam DPT
dan diterbitkan Surat Tanda DPT yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
3.9 Kondisi Belum Tersedia DPT
3.9.1 Dalam hal untuk pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang belum mempunyai DPT, dapat
dilakukan melalui Metode Pelelangan Terbuka dengan Prakualifikasi atau Pascakualifikasi.
3.9.2 Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus prakualifikasi atau pascakualifikasi sebagaimana
tersebut pada angka 3.9.1 selanjutnya dapat dimasukan dalam DPT.
3.9.3 Pengadaan barang dan/atau jasa yang belum pernah diadakan sebelumnya atau teknologi
yang belum pernah digunakan di PLN Batam namun mempunyai pasar Penyedia yang telah
mapan (terbukti/proven), dapat dilakukan dengan menggunakan Shortlist yang disusun
berdasarkan riset pasar yang mencukupi. Shortlist yang telah digunakan dalam pelelangan
dapat dijadikan DPT setelah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
25
BAB IV
PROSES PENGADAAN BARANG/JASA
4.1 Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa
4.1.1 Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa
4.1.1.1 Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat
a. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat adalah daftar umum yang
meliputi kebutuhan Korporat atas barang dan jasa, yang disusun dengan
portofolio pengadaan PLN Batam dan membedakan antara Rutin,
Leverage,Critical/Bottleneck dan Strategis, beserta strategi masing-masing,
estimasi kuantitas, estimasi nilai, estimasi waktu penyerahan, estimasi
anggaran, dan target secara korporat.
b. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat menjadi tanggung jawab
Pejabat Perencanaan Pengadaan di Kantor korporat untuk
mengkoordinasikan seluruh perencanaan kebutuhan pengadaan barang
dan jasa PLN Batam, baik yang dibutuhkan di Kantor korporat maupun Unit
Bisnis.
c. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat disusun berdasarkan RKAP,
yang pelaksanaannya dilakukan secara periodik sesuai siklus perencanaan
PLN Batam, baik dalam 1 (satu) tahun kalender atau gabungan beberapa
tahun kalender.
d. Proses Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat, meliputi
antara lain:
1) Melakukan kajian atas portofolio pengadaan barang/jasa (kategori
dan standardisasi barang/jasa, seperti energi primer, material
distribusi utama, material transmisi utama, dan sebagainya).
2) Melakukan identifikasi kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa
berdasarkan Supply Positioning Matrix untuk menetapkan strategi
pengadaan barang/jasa.
3) Membuat strategi Pengadaan Barang/Jasa sesuai portofolio
pengadaan barang/jasa.
4) Melakukan kajian risiko Pengadaan Barang/Jasa dibantu oleh
fungsi Manajemen Risiko dan Kepatuhan.
26
5) Memastikan bahwa secara umum Pengadaan Barang/Jasa
dilakukan secara efisien.
6) Meminta rekomendasi Value for Money Committee atas hasil
perencanaan (untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan
rekomendasi Value for Money Committee).
4.1.1.2 Rencana Pengadaan Barang/Jasa Unit Bisnis
a. Rencana Pengadaan Barang/Jasa unit bisnis adalah daftar umum yang
meliputi kebutuhan unit bisnis PLN Batam atas barang dan jasa, lengkap
dengan kuantitas/volume, waktu kebutuhan/waktu penyerahan, estimasi
anggaran, strategi pengadaan, metode pengadaan, pelaksana pengadaan
dan sistem pemaketan / grouping / joint procurement / sentralisasi /
desentralisasi.
b. Rencana Pengadaan Barang/Jasa disusun berdasarkan RKAP dan telah
memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.
c. Tujuan Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor korporat dan
Unit Bisnis adalah untuk:
1) Mendapatkan proses pengadaan yang terkoordinasi dan
terintegrasi, baik yang dikonsolidasikan di Direktorat yang
menangani Pengadaan di Kantor koporat atau didelegasikan ke Unit
Bisnis, atau didesentralisasikan ke Unit Bisnis.
2) Mendapatkan proses Pengadaan Barang/Jasa yang sesuai dengan
kaidah dan prinsip Pengadaan Barang/Jasa serta mendapatkan
barang/jasa yang berkualitas.
d. Rencana Pengadaan Barang/Jasa disusun dalam setiap periode 1 (satu)
tahun anggaran.
e. Dalam hal efisiensi Rencana Pengadaan Barang/Jasa dapat disusun dalam
jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun anggaran dengan Perjanjian/Kontrak
Jangka Panjang.
f. Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa unit bisnis menjadi tugas
dan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan bekerjasama dengan
Wakil Pengguna Barang/Jasa di Unit Bisnis.
g. Dalam hal Rencana Pengadaan Barang/Jasa yang dikonsolidasikan, proses
perencanaan dipimpin oleh Pejabat Perencana Pengadaan Kantor korporat
bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa dan fungsi
perencanaan Unit bisnis.
27
h. Proses penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor korporat dan
Unit Bisnis, meliputi
1) Melakukan identifikasi dan kajian kebutuhan barang/jasa meliputi
kelengkapan spesifikasi, TOR/KAK, kepastian dan ketersediaan
anggaran, ruang lingkup pekerjaan, kepastian kuantitas/volume,
waktu penyerahan/kebutuhan serta kajian risiko.
2) Melakukan kajian strategi pengadaan yang tepat
(pemaketan/grouping/joint procurement dan metode pengadaan),
termasuk rencana pengadaan yang ditangani bersama oleh
Direktorat yang menangani pengadaan, dengan memperhitungkan
potensi konsolidasi dan skala ekonomi berdasarkan Rencana
Pengadaan Korporat.
3) Melakukan pemutakhiran atas riset pasar.
4) Meminta review dan rekomendasi Value for Money Committee atas
hasil perencanaan (untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan
rekomendasi Value for Money Comitee).
i. Dalam hal untuk mendukung kelancaran operasional Unit Bisnis maka
perencanaan Pengadaan Barang/Jasa di Unit Bisnis dapat dilimpahkan
kepada Manajer di Unit Bisnis.
4.1.1.3 Dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah :
a. Dokumen Rencana Pengadaan Korporat.
b. Dokumen Rencana Pengadaan Unit Bisnis.
4.1.1.4 Dokumen Rencana Pengadaan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa setelah
melalui review dan rekomendasi Value for Money Committee (untuk pengadaan
barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money Committee).
4.1.1.5 Perubahan Dokumen Rencana Pengadaan dituangkan dalam revisi Dokumen
Rencana Pengadaan yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa setelah melalui
review dan rekomendasi Value for Money Committee (untuk pengadaan yang
memerlukan rekomendasi Value for Money Comitee).
4.1.2 Dokumen Pelelangan/RKS
4.1.2.1 Dokumen Pelelangan/RKS disusun berdasarkan Dokumen Rencana Pengadaan
yang telah disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
4.1.2.2 Penyiapan Dokumen Pelelangan/RKS merupakan tugas dan tanggung jawab
28
Pejabat Perencana Pengadaan yang dalam pelaksanaannya dapat dibantu oleh
Pengguna Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa atau pihak lain sesuai
keahlian baik internal maupun eksternal PLN Batam dan disahkan oleh Pengguna
Barang/Jasa.
4.1.2.3 Dokumen Pelelangan/RKS antara lain terdiri dari:
a. Dokumen Pelelangan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya antara lain
terdiri dari:
1) Instruksi kepada Calon Penyedia Barang/Jasa, yang sekurang-
kurangnya terdiri dari:
a) Gambaran Umum yang meliputi antara lain lingkup
pekerjaan dan sumber dana.
b) Persyaratan administrasi yang harus dipenuhi.
c) Hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran pada saat
evaluasi administrasi.
d) Kerangka penyusunan penawaran teknis berikut uraian
singkat tiap butir dalam kerangka tersebut.
e) Kerangka dan format penyusunan penawaran biaya berikut
hal-hal yang dapat atau tidak dapat dibiayai.
f) Tata cara penilaian administrasi, penawaran teknis dan
penawaran biaya.
g) Kriteria, batasan nilai dan formula dari penilaian teknis
dan/atau penawaran biaya.
h) Jadwal Pengadaan.
2) Data Pengadaan (apabila diperlukan).
3) Surat Penawaran.
4) Jenis Perjanjian/Kontrak.
5) Syarat-syarat umum Perjanjian/Kontrak.
6) Syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.
29
7) Spesifikasi teknis.
8) Gambar-gambar (apabila diperlukan).
9) Daftar kuantitas volume pekerjaan/Bill of Quantity (BoQ).
10) Jaminan Penawaran, Jaminan Pelaksanaan (apabila
dipersyaratkan).
b. Dokumen Pelelangan Jasa Konsultansi antara lain terdiri dari:
1) Instruksi kepada Calon Penyedia Barang/Jasa terdiri dari:
a) Gambaran Umum yang meliputi antara lain lingkup
pekerjaan dan sumber dana.
b) Persyaratan administrasi yang harus dipenuhi.
c) Hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran pada saat
evaluasi administrasi
d) Kerangka penyusunan penawaran teknis berikut uraian
singkat tiap butir dalam kerangka tersebut.
e) Kerangka dan format penyusunan penawaran biaya berikut
hal-hal yang dapat atau tidak dapat dibiayai.
f) Tata cara penilaian administrasi, penawaran teknis dan
penawaran biaya.
g) Kriteria, batasan nilai dan formula dari penilaian teknis
dan/atau penawaran biaya.
h) Jadwal Pengadaan.
2) Data Pendukung (apabila diperlukan).
3) Surat Penawaran.
4) Jenis Perjanjian/Kontrak.
5) Syarat-syarat umum Perjanjian/Kontrak.
6) Syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.
30
7) Term of Reference (TOR)/Kerangka Acuan Kerja (KAK), yang
memuat antara lain:
a) Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar
mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan, antara lain
latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi, asal sumber
pendanaan, nama dan organisasi Pengguna Barang/Jasa.
b) Data penunjang berupa data yang berkaitan dengan
pelaksanaan pekerjaan, antara lain data dasar, standar
teknis, studi-studi terdahulu yang pernah dilaksanakan, dan
peraturan perundang-undangan yang harus digunakan.
c) Lingkup pekerjaan yang memberikan gambaran mengenai
tujuan yang ingin dicapai, keluaran yang akan dihasilkan,
peralatan dan material yang disediakan oleh Pengguna
Barang/Jasa serta peralatan dan material yang harus
disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa, lingkup kewenangan
yang dilimpahkan kepada Penyedia Barang/Jasa, perkiraan
jangka waktu penyelesaian pekerjaan, kualifikasi dan jumlah
tenaga ahli yang harus disediakan oleh Penyedia
Barang/Jasa, perkiraan keseluruhan tenaga ahli/tenaga
pendukung yang diperlukan dan jadwal setiap tahapan
pelaksanaan pekerjaan.
d) Jenis dan jumlah laporan yang disyaratkan (antara lain
laporan pendahuluan laporan bulan dan laporan akhir).
8) Gambar-gambar (apabila diperlukan).
4.1.3 Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
4.1.3.1 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) disusun berdasarkan Dokumen Rencana
Pengadaan dan Dokumen Pelelangan/RKS.
4.1.3.2 HPS merupakan alat untuk melihat kewajaran harga penawaran dan tidak wajib
diumumkan serta tidak dapat dijadikan dasar sebagai satu-satunya penggugur
penawaran.
4.1.3.3 HPS dibuat oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan disahkan oleh Pengguna
Barang/Jasa.
4.1.3.4 HPS disusun berdasarkan HPE.
4.1.3.5 HPE disusun secara cermat dan profesional dengan menggunakan data/referensi
31
dasar, antara lain:
a. Dokumen Pelelangan (Spesifikasi/Rencana Kerja dan Syarat-syarat
(RKS)/Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term Of Reference (TOR) atau
Syarat Penawaran/Syarat Perjanjian/Kontrak).
b. Harga pasar setempat.
c. Harga Perjanjian/Kontrak untuk barang atau pekerjaan sejenis yang
sedang atau telah dilaksanakan.
d. Analisa harga satuan pekerjaan.
e. Daftar harga dan tarif dari instansi yang berwenang.
f. Informasi yang dipublikasikan secara resmi oleh Biro Pusat Statistik (BPS)
atau media cetak dan elektronik lainnya atau instansi yang berwenang.
g. Daftar harga/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh asosiasi
pabrikan/agen tunggal atau instansi lain yang berwenang, baik pusat
maupun daerah.
h. Untuk barang yang mengandung unsur komponen impor diperhitungkan
antara lain fluktuasi nilai tukar mata uang asing dari negara asal terhadap
Rupiah dan/atau LME (London Metal Exchange) rate dan/atau Harga
Minyak Dunia serta bea masuk.
4.1.3.6 HPE harus selalu dimutakhirkan.
4.1.3.7 HPS disusun wajib memperhitungkan:
a. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan bea masuk sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
b. Risiko, Overhead Cost dan Keuntungan (ROK) yang wajar bagi Penyedia
Barang/Jasa, sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan yang dilakukan
dan besarnya risiko, yang besarnya maksimum 10% (sepuluh persen),
kecuali ditentukan lain oleh Penguna Barang/Jasa berdasarkan
rekomendasi Value for Money Committee.
c. Dalam hal HPE sudah memperhitungkan ROK, maka HPS tidak lagi
memasukan unsur ROK.
d. HPS tidak boleh memasukan biaya tak terduga (contingency), biaya lain-
32
lain dan Pajak Penghasilan (PPh).
4.1.3.8 Nilai HPS maksimal sama dengan pagu anggaran dalam RKAP.
4.1.3.9 Dalam menyusun HPS untuk Pekerjaan Jasa Konsultansi, Pejabat Pelaksana
Pengadaan wajib:
a. Mempelajari dan memahami Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of
Reference (TOR) termasuk syarat Perjanjian/Kontrak
b. Mempelajari dan mengumpulkan informasi/data-data mengenai kondisi
lapangan.
c. Mempelajari program dan jadwal pelaksanaan pekerjaan.
d. Menetapkan jumlah kualifikasi tenaga ahli, tenaga teknis serta tenaga
pendukung lainnya termasuk jadwal penugasan masing-masing personil,
fasilitas/peralatan yang diperlukan dan lain-lain.
e. Mempelajari dan mempertimbangkan ketentuan-ketentuan yang
dikeluarkan oleh Instansi yang berwenang.
f. Menghitung Biaya Langsung Personil (remuneration) dan Biaya Langsung
Non Personil (direct cost) :
1) Biaya Langsung Personil meliputi pembayaran, teknisi dan
tenaga penunjang. Biaya langsung personil bagi masing-masing
tenaga ahli dihitung berdasarkan satuan waktu tertentu (bulan,
minggu, hari, jam) dikaitkan dengan rate yang berdasarkan harga
pasar dan/atau berdasarkan gaji dasar dan/atau
Perjanjian/Kontrak yang lalu/sedang berjalan sesuai dengan
tahun pengalaman profesional yang ditetapkan dalam KAK/TOR,
dan
2) Biaya Langsung Non Personil meliputi segala biaya yang
langsung berkaitan menunjang pelaksanaan tugas konsultan,
antara lain pengadaan/sewa kantor, sewa kendaraan, sewa
rumah, biaya perjalanan dinas, biaya pelaporan, biaya
komunikasi dan lain-lain, dengan mengacu kepada rate/tarif
harga pasar setempat dan/atau tarif/harga satuan
Perjanjian/Kontrak yang lalu/sedang berjalan.
g. Menghitung harga total pekerjaan termasuk PPN sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
33
4.2 Metode Pengadaan Barang/Jasa
4.2.1 Pelelangan Terbatas
4.2.1.1 Pelelangan Terbatas dilakukan dengan mengundang Penyedia Barang/Jasa yang
terdapat dalam DPT.
4.2.1.2 Pelelangan Terbatas dapat berupa pelelangan internasional, nasional, dan lokal.
4.2.1.3 Pelelangan Terbatas dengan DPT merupakan strategi utama Pengadaan
Barang/Jasa.
4.2.1.4 Tahapan Pelelangan Terbatas:
a. Undangan.
b. Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.
c. Pemberian Penjelasan.
d. Pemasukan Dokumen Penawaran.
e. Pembukaan Dokumen Penawaran.
f. Evaluasi Dokumen Penawaran.
g. Klarifikasi dan Negosiasi.
h. Usulan penetapan pemenang.
i. Penetapan Pemenang.
j. Pengumuman Pemenang.
k. Sanggah.
l. Jawaban Sanggah (apabila ada).
m. Sanggah Banding (apabila ada).
n. Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).
o. Penunjukan Pemenang.
p. Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.
q. Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
r. Perjanjian/Kontrak.
4.2.2 Pelelangan Terbuka
4.2.2.1 Pelelangan Terbuka dilakukan dengan cara mengundang Penyedia Barang/Jasa,
yang diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia
Barang/Jasa yang memenuhi kualifikasi melalui proses prakualifikasi maupun
pascakualifikasi, untuk mengikuti pelelangan.
34
4.2.2.2 Pelelangan Terbuka dapat berupa pelelangan internasional, nasional, dan lokal.
4.2.2.3 Tahapan Pelelangan Terbuka:
a. Metode Pelelangan Terbuka Dengan Prakualifikasi:
1) Pengumuman dan undangan kualifikasi.
2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi.
3) Pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi.
4) Pembuktian Kualifikasi.
5) Penetapan hasil kualifikasi.
6) Pengumuman hasil kualifikasi.
7) Sanggahan kualifikasi.
8) Daftar Calon Penyedia yang lulus kualifikasi
9) Undangan Calon Penyedia Barang/Jasa yang lulus kualifikasi.
10) Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.
11) Pemberian Penjelasan.
12) Pemasukan Dokumen Penawaran.
13) Pembukaan Dokumen Penawaran
14) Evaluasi Dokumen Penawaran.
15) Klarifikasi dan Negosiasi.
16) Usulan penetapan pemenang.
17) Penetapan Pemenang.
18) Pengumuman Pemenang.
19) Sanggah.
20) Jawaban Sanggah (apabila ada).
21) Sanggah Banding (apabila ada).
22) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).
23) Penunjukan Pemenang.
24) Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.
25) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
26) Perjanjian/Kontrak.
b. Metode Pelelangan Terbuka Dengan Pascakualifikasi:
1) Pengumuman pelelangan.
2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.
35
3) Pemberian Penjelasan.
4) Pemasukan Dokumen Penawaran.
5) Pembukaan Dokumen Penawaran.
6) Evaluasi Dokumen Penawaran.
7) Pembuktian Kualifikasi.
8) Klarifikasi dan Negosiasi.
9) Usulan penetapan pemenang.
10) Penetapan Pemenang.
11) Pengumuman Pemenang.
12) Sanggah.
13) Jawaban Sanggah (apabila ada).
14) Sanggah Banding (apabila ada).
15) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).
16) Penunjukan Pemenang.
17) Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.
18) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
19) Perjanjian/Kontrak.
4.2.3 Pengecualian Dari Kompetisi
4.2.3.1 Penunjukan Langsung
a. Penunjukan Langsung dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu
Penyedia Barang/Jasa, berdasarkan Riset Pasar, Due Diligence atau dari
DPT.
b. Penunjukan Langsung Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya
dapat dilakukan dalam hal:
1) Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya yang akan diadakan bersifat
spesifik hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi
khusus/pemegang Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI) dan/atau
hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa (agen tunggal) yang
mampu melaksanakan dan/atau mengaplikasikannya, yaitu
pabrikan, atau agen tunggal pabrikan dan tidak boleh melalui
pedagang perantara (broker)/distributor;
2) Pengadaan barang spesifik yang tak dapat digantikan oleh produk
lain atau tidak kompatibel. Pengadaan barang spesifik harus
memenuhi syarat sebagai berikut : Penyedia Barang/Jasa harus
36
merupakan pabrikan (engine maker dan/atau primary
manufacture) atau agen tunggal pabrikan dan tidak boleh melalui
pedagang perantara (broker)/distributor;
3) Pekerjaan Keadaan Darurat (Emergency)/urgent/mendesak
dan/atau pemberian bantuan untuk Bencana Alam dan/atau untuk
Corporate Social Responsibility (CSR);
4) Pemeliharaan unit pembangkit dalam bentuk jangka
panjang/LTSA (Long Term Service/Supply Agreement), dapat
termasuk pengadaan suku cadang dan/atau suku cadang spesifik
langsung dari Pabrikan;
5) Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya lanjutan yang secara teknis
merupakan satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-
pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya;
6) Penunjukan berulang (repeat order) dilakukan dalam hal:
a) Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan
Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka terhadap barang
yang secara terus menerus dibutuhkan sepanjang harga
yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas barang
sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian yang
disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa;
b) Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan
Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka terhadap jasa
lainnya yang secara terus menerus dibutuhkan sepanjang
harga yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas
jasa sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian
yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, hanya dapat
dilakukan sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut; atau
c)
Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan
Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka dan
Perjanjian/Kontraknya Jangka Panjang, terhadap jasa
lainnya yang terus menerus dibutuhkan sepanjang harga
yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas jasa
sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian yang
disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, dapat dilakukan1
(satu) kali dengan jangka waktu maksimal sama dengan
Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang sebelumnya.
37
7) Penyedia Barang/Jasa adalah Anak Perusahaan PLN atau
Perusahaan Terafiliasi PLN yang memiliki kekhususan bidang
usaha dengan tujuan sebagai berikut :
a) Untuk mengamankan pasokan bahan bakar maksimal 20%
(dua puluh persen) dari total kebutuhan;
b) Untuk menjaga keandalan sistem operasi pemeliharaan
pembangkit, transmisi dan distribusi;
c) Untuk pengamanan penyediaan ketenagalistrikan;
d) Untuk mengoptimalkan pemanfaatan aset ketenagalistrikan
untuk kepentingan telekomunikasi, multimedia dan
informasi;
e) Untuk pengamanan layanan jasa engineering untuk
optimalisasi investasi dan operasi sistem ketenagalistrikan
dengan batas maksimal 50% (lima puluh persen) dari total
kebutuhan dalam 1 (satu) tahun anggaran;
f) Untuk pengamanan jasa transportasi bahan bakar; atau
g) Untuk pengamanan pendapatan;
8) Penyedia Barang/Jasa adalah BUMN (termasuk unit kerja BUMN),
Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN atau Perusahaan
Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, sepanjang barang
dan/atau jasa dimaksud adalah merupakan produk atau layanan
BUMN, Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN,
Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN,
dan/atau usaha kecil dan mikro, sepanjang kualitas, harga, dan
tujuannya dapat dipertanggungjawabkan serta dimungkinkan
dalam peraturan sektoral;
9) Penunjukan Langsung kepada Penyedia Barang/Jasa
sebagaimana dimaksud pada angka 4.2.3.1 huruf b angka 8),
diprioritaskan kepada Anak Perusahaan PLN atau Perusahaan
Terafiliasi PLN; atau
10) Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai
diatas 500 juta rupiah akan ditetapkan oleh Direksi dengan terlebih
dahulu mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris.
38
11) Mengunakan hasil Market Sounding (validasi dan klarifikasi)
terhadap perusahaan/pabrikan/manufacture; atau
Perusahaan/pabrikan/manufacture yang mempunyai reputasi baik
yang dibuktikan dengan pengalaman dan dokumen pendukung.
c. Apabila terdapat kondisi yang belum diatur pada angka 4.2.3.1 huruf b
diatas harus melalui persetujuan Direksi terlebih dahulu.
d. Penunjukan Langsung Jasa Konsultansi dapat dilakukan dalam
hal:
1) Jasa yang akan diadakan bersifat spesifik hanya dapat
dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus/pemegang
Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI) dan/atau hanya ada 1 (satu)
Calon Penyedia Jasa Konsultansi yang mampu
mengaplikasikannya;
2) Pekerjaan Keadaan Darurat (emergency)/ urgent/mendesak;
3) Pengadaan jasa hukum terdiri dari:
a) Konsultansi hukum untuk operasional bisnis PLN Batam,
termasuk tetapi tidak terbatas pada konsultansi untuk
perundingan Perjanjian/Kontrak, penyusunan atau
pelaksanaan peraturan perusahaan maupun peraturan
perundang-undangan.
b) Bantuan hukum oleh advokat/lawyer dalam rangka
membela/melindungi hak-hak hukum dan kepentingan
hukum PLN Batam (termasuk didalamnya hak-hak hukum
dan kepentingan hukum Direksi/Mantan Direksi,
Dekom/Mantan Dekom atau Pegawai/Pensiunan yang
semata-mata menjalankan tugas dan/atau tindakan untuk
kepentingan PLN Batam) terkait masalah hukum yang
dialami PLN Batam, termasuk tetapi tidak terbatas pada
hukum Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara, Persaingan
Usaha, Hubungan Industrial, Arbitrase, Sengketa
Konsumen.
4) Pekerjaan penelitian/studi/pemrosesan data/gabungan ketiga
kegiatan tersebut (contoh: Amdal) yang dilakukan oleh Lembaga
Perguruan Tinggi Negeri, Lembaga Afiliasi Perguruan Tinggi
Negeri dan Lembaga Pemerintah;
39
5) Penasehat ahli Direksi yang melakukan suatu bidang pekerjaan
yang bersifat khusus seperti penasehat hukum korporat,
accounting, pajak atau bidang khusus lainnya yang ditentukan
oleh Direksi;
6) Penunjukan berulang (repeat order) terhadap Penyedia Jasa
konsultansi non konstruksi yang telah memenangkan Pelelangan
Terbatas/Pelelangan Terbuka sepanjang harga yang ditawarkan
menguntungkan dengan kualitas jasa sama atau lebih baik dan
dilengkapi dengan kajian yang disahkan oleh Pengguna
Barang/Jasa;
7) Jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang
sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah
dilaksanakan sebelumnya;
8) Penyedia jasa adalah BUMN (termasuk unit kerja BUMN), Anak
Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN, atau Perusahaan
Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, sepanjang barang
dan/atau jasa dimaksud adalah merupakan produk atau layanan
dari BUMN, Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN,
Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN,
dan/atau usaha kecil dan mikro, dan sepanjang kualitas, harga,
dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan serta dimungkinkan
dalam peraturan sektoral;
9) Penunjukan langsung sebagaimana dimaksud pada angka 4.2.3.1
huruf d angka 8), diprioritaskan kepada Anak Perusahaan PLN
atau Perusahaan Terafiliasi PLN; atau
10) Pengadaan Jasa Konsultansi dengan nilai diatas 500 juta rupiah
akan ditetapkan oleh Direksi dengan terlebih dahulu mendapatkan
persetujuan Dewan Komisaris.
e. Apabila terdapat kondisi yang belum diatur pada angka 4.2.3.1 huruf d
diatas harus melalui persetujuan Direksi terlebih dahulu.
f. Pihak yang memberikan jasa konsultansi tidak boleh terlibat menjadi
pelaksana dari pekerjaan yang menjadi obyek konsultansi.
g. Tahapan Penunjukkan Langsung:
1) Undangan kepada Penyedia Barang/Jasa yang akan ditunjuk
disertai dengan Dokumen Pelelangan/RKS.
40
2) Dalam hal Penyedia Barang/Jasa yang diundang tidak masuk
DPT, maka Penyedia Barang/Jasa menyampaikan Dokumen
Kualifikasi kepada Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk dilakukan
evaluasi.
3) Pemberian penjelasan.
4) Pemasukan Dokumen Penawaran secara langsung dalam 1 (satu)
sampul.
5) Pembukaan Dokumen Penawaran.
6) Melakukan evaluasi penawaran meliputi klarifikasi dan negosiasi
teknis dan harga, yang dituangkan dalam Berita Acara Evaluasi.
7) Penetapan Penyedia Barang/Jasa.
8) Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).
9) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
10) Perjanjian/Kontrak.
h. Tahapan Penunjukan Langsung Untuk Pekerjaan Dalam Keadaan Darurat/
urgent/mendesak
1) Pengguna Barang/Jasa dapat menerbitkan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK), setelah ada pernyataan keadaan darurat dari
Pengguna Barang/Jasa.
2) Opname pekerjaan di lapangan dilakukan bersama antara
Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa, sementara
proses dan administrasi pengadaan dapat dilakukan secara
simultan.
3) Perhitungan biaya Perjanjian/Kontrak berdasarkan harga satuan
sejenis dari Perjanjian/Kontrak yang ada dan perkiraan volume
dari pekerjaan yang akan dilaksanakan.
4) Perjanjian/Kontrak
4.2.3.2 Pengadaan Langsung
a. Pengadaan Langsung yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang ada di
pasaran untuk memenuhi kebutuhan operasional yang diyakini bahwa
harga tersebut merupakan hasil persaingan di pasar, berteknologi
41
sederhana dan berisiko kecil dengan nilai maksimal Rp 300.000.000,00
(tiga ratus juta rupiah)
b. Pengadaan Langsung untuk barang/jasa yang bernilai sampai dengan
Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dapat dibuktikan dengan
kuitansi, dan di atas Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) harus
dengan SPK/SPB/SPBPL.
c. Dalam menetapkan Penyedia Barang/Jasa, Pejabat Pelaksana
Pengadaan telah mempunyai data pembanding, baik teknis maupun
harga.
d. Tahapan Pengadaan Langsung
1) Pejabat Pelaksana Pengadaan mendeskripsikan tipe/jenis/
spesifikasi dari barang/jasa yang akan diadakan.
2) Pejabat Pelaksana Pengadaan meyakini bahwa anggaran
Pengadaan Langsung telah tersedia.
3) Pejabat Pelaksana Pengadaan menetapkan Penyedia
Barang/Jasa yang diyakini harga barang/jasa kompetitif.
4) Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK, Pejabat
Pelaksana Pengadaan menyiapkan SPK untuk ditandatangani
oleh Pengguna Barang/Jasa.
4.2.3.3 Penunjukan Langsung dengan metode Open Book
a. Pengadaan dengan pola Open Book dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan harga yang kompetitif tanpa melalui proses Pelelangan
Terbatas/Pelelangan Terbuka, dengan tetap menjaga kualitas/mutu dan
memenuhi ketepatan waktu pengadaan di lingkungan PT PLN Batam.
b. Pengadaan melalui sistem Open Book dapat dilakukan dalam hal:
1) Pengadaan barang/jasa yang bernilai tinggi dan termasuk kategori
Strategis yang ditentukan oleh Value for Money Committee;
2) Terhadap pabrikan dalam negeri terseleksi dengan mutu dan
spesifikasi sesuai persyaratan yang ditetapkan Pengguna
Barang/Jasa;
3) Apabila tidak terdapat pabrikan dalam negeri sesuai butir 2) di
atas, maka dapat dilakukan terhadap pabrikan luar negeri.
c. Pengadaan dengan metode Open Book dilakukan dengan tahapan:
42
1) Pejabat Perencana Pengadaan menyiapkan Dokumen Pengadaan
Open Book untuk ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
2) Pejabat Perencana Pengadaan menyampaikan surat kepada
Calon Penyedia Barang/Jasa perihal Pernyataan Berminat (Letter
of Interest).
3) Pejabat Perencana Pengadaan mengusulkan Calon Penyedia
Barang/Jasa untuk ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
4) Pejabat Perencana Pengadaan menyusun Perjanjian Kerahasiaan
(Non Disclosure Agreement), untuk ditandatangani oleh Pengguna
Barang/Jasa dan Calon Penyedia Barang/Jasa yang membuat
Pernyataan Berminat.
5) Pejabat Pelaksana Pengadaan menyampaikan Dokumen
Pengadaan Open Book kepada Calon Penyedia Barang/Jasa.
6) Calon Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran yang
berisi sekurang-kurangnya spesifikasi teknis dan struktur biaya
produksi faktual (biaya langsung maupun tidak langsung) kepada
Pejabat Pelaksana Pengadaan.
7) Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan klarifikasi, negosiasi
biaya dan strategi alokasi:
a) Melakukan analisa spesifikasi teknis dan struktur biaya
produksi faktual dari Calon Penyedia Barang/Jasa.
b) Melakukan evaluasi dan negosiasi harga terhadap
proposal penawaran yang diterima dari calon Penyedia
Barang/Jasa.
c) Menyusun strategi alokasi dari hasil negosiasi harga
dengan Penyedia Barang/Jasa.
d) Mengajukan persetujuan kepada Pengguna Barang/Jasa
atas hasil negosiasi dan strategi alokasi.
8) Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa dan
Penandatanganan Kontrak/Perjanjian
a) Menyiapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LOI) kepada
Penyedia Barang/Jasa oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
43
b) Menyiapkan Perjanjian/Kontrak oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan bekerjasama dengan Wakil Pengguna
Barang/Jasa.
c) Penandatanganan Kontrak/Perjanjian dilakukan oleh
Pengguna Barang/jasa dan Penyedia Barang/Jasa.
9) Pengawasan Kontrak/Perjanjian
a) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan
Perjanjian/Kontrak oleh Direksi Pekerjaan.
b) Direksi Pekerjaan dapat menugaskan petugas yang
kompeten untuk melakukan pengawasan selama proses
produksi untuk menjamin terjaganya mutu sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditentukan.
c) Dalam hal terjadi ketidaksesuaian spesifikasi baik selama
proses produksi maupun selama proses serah terima
barang, maka Penyedia Barang/Jasa harus memperbaiki
atau mengganti barang/jasa, sesuai dengan spesifikasi
yang telah ditentukan.
d) Perbaikan atau penggantian barang sebagaimana butir c)
tersebut tidak menghilangkan kewajiban Penyedia
Barang/Jasa untuk menepati jadwal penyerahan barang
yang telah ditetapkan, termasuk apabila terjadi
keterlambatan penyerahan barang maka Penyedia
Barang/Jasa akan dikenakan denda keterlambatan.
4.2.4 Seleksi Terbatas
4.2.4.1 Seleksi Terbatas dilakukan dengan mengundang Penyedia Jasa konsultansi
yang terdapat dalam DPT.
4.2.4.2 Seleksi Terbatas dapat berupa Seleksi internasional, nasional, dan lokal.
4.2.4.3 Seleksi Terbatas dengan DPT merupakan strategi utama Pengadaan Jasa
konsultansi.
4.2.4.4 Tahapan Seleksi Terbatas:
a. Undangan.
44
b. Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.
c. Pemberian Penjelasan.
d. Pemasukan Dokumen Penawaran.
e. Pembukaan Dokumen Penawaran.
f. Evaluasi Dokumen Penawaran.
g. Klarifikasi dan Negosiasi.
h. Usulan penetapan pemenang.
i. Penetapan Pemenang.
j. Pengumuman Pemenang.
k. Sanggah.
l. Jawaban Sanggah (apabila ada).
m. Sanggah Banding (apabila ada).
n. Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).
o. Penunjukan Pemenang.
p. Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.
q. Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
r. Perjanjian/Kontrak.
4.2.5 Seleksi Terbuka
4.2.5.1 Seleksi Terbuka dilakukan dengan cara mengundang Penyedia Jasa konsultansi,
yang diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia Jasa
konsultansi yang memenuhi kualifikasi melalui proses prakualifikasi maupun
pascakualifikasi, untuk mengikuti Seleksi.
4.2.5.2 Seleksi Terbuka dapat berupa Seleksi internasional, nasional, dan lokal.
4.2.5.3 Tahapan Seleksi Terbuka:
a. Metode Seleksi Terbuka Dengan Prakualifikasi:
1) Pengumuman dan undangan kualifikasi.
2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi.
45
3) Pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi.
4) Pembuktian Kualifikasi.
5) Penetapan hasil kualifikasi.
6) Pengumuman hasil kualifikasi.
7) Sanggahan kualifikasi.
8) Daftar Calon Penyedia yang lulus kualifikasi
9) Undangan Calon Penyedia Jasa konsultansi yang lulus kualifikasi.
10) Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.
11) Pemberian Penjelasan.
12) Pemasukan Dokumen Penawaran.
13) Pembukaan Dokumen Penawaran
14) Evaluasi Dokumen Penawaran.
15) Klarifikasi dan Negosiasi.
16) Usulan penetapan pemenang.
17) Penetapan Pemenang.
18) Pengumuman Pemenang.
19) Sanggah.
20) Jawaban Sanggah (apabila ada).
21) Sanggah Banding (apabila ada).
22) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).
23) Penunjukan Pemenang.
24) Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.
25) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
26) Perjanjian/Kontrak.
b. Metode Seleksi Terbuka Dengan Pascakualifikasi:
1) Pengumuman Seleksi.
2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.
46
3) Pemberian Penjelasan.
4) Pemasukan Dokumen Penawaran.
5) Pembukaan Dokumen Penawaran.
6) Evaluasi Dokumen Penawaran.
7) Pembuktian Kualifikasi.
8) Klarifikasi dan Negosiasi.
9) Usulan penetapan pemenang.
10) Penetapan Pemenang.
11) Pengumuman Pemenang.
12) Sanggah.
13) Jawaban Sanggah (apabila ada).
14) Sanggah Banding (apabila ada).
15) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).
16) Penunjukan Pemenang.
17) Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.
18) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
19) Perjanjian/Kontrak.
4.3 Joint Procurement
4.3.1 Joint Procurement dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas atau Pelelangan
Terbuka, dilaksanakan oleh 1 (satu) Pengguna Barang/Jasa yang mewakili beberapa
Pengguna Barang/Jasa lainnya.
4.3.2 Proses pelaksanaan Joint Procurement dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :
4.3.2.1 Beberapa Pengguna Barang/Jasa menunjuk salah satu Pengguna Barang/Jasa
untuk mewakili Pengguna Barang/Jasa lainnya dalam melaksanakan proses Joint
Procurement.
4.3.2.2 Pengguna Barang/Jasa yang mewakili tersebut menunjuk Pejabat Perencana
Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk melaksanakan proses Joint
Procurement.
47
4.3.2.3 Pengguna Barang/Jasa yang mewakili menerbitkan Perjanjian/Kontrak dengan
Penyedia Barang/Jasa.
4.3.2.4 Pengguna Barang/Jasa yang mewakili menyampaikan Perjanjian/Kontrak kepada
Pengguna Barang/Jasa lainnya yang terwakili untuk selanjutnya ditindaklanjuti
dengan penerbitan Surat Pesanan Barang/Jasa (SPBJ
4.4 Metode Penawaran
4.4.1 Request for Quotations (RFQ)
RFQ digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat kecil atau Rutin, dengan
spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.
4.4.2 Invitation to Bid (ITB)
ITB dapat digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang termasuk kategori Leverage atau
Critical/Bottleneck, dimana spesifikasi, kualitas dan kuantitasnya dapat dibuat secara jelas
dan lengkap, serta penunjukan pemenang dilakukan berdasarkan penawaran biaya
terendah, sepanjang secara kualitas, kuantitas, waktu, tempat, Tingkat Kandungan Dalam
Negeri (TKDN), telah memenuhi persyaratan.
4.4.3 Request for Proposals (RFP)
RFP digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang termasuk kategori Strategis (seperti
pembangkit IPP/EPC) atau jasa konsultansi atau pekerjaan yang memerlukan inovasi serta
keahlian tertentu.
4.5 Jangka Waktu Pengadaan Barang/Jasa
4.5.1 Perencanaan dan penyusunan jangka waktu pengadaan barang/jasa harus memperhatikan
dan menyesuaikan waktu kebutuhan barang/jasa, sehingga penyerahan barang/jasa sesuai
yang direncanakan.
4.5.2 Jangka waktu pelaksanaan untuk setiap tahapan proses pengadaan barang/jasa
menyesuaikan dengan kompleksitas pengadaan barang/jasa.
4.5.3 Penayangan Pengumuman sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja di papan pengumuman
dan/atau portal e-Procurement PLN, kecuali yang dilaksanakan melalui surat kabar minimal
dilakukan 1 (satu) kali (untuk Pelelangan Terbuka).
4.5.4 Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Kualifikasi/Dokumen Pelelangan/RKS sejak
tanggal pengumuman sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan
Dokumen Aplikasi Kualifikasi/Dokumen Penawaran.
48
4.5.5 Masa Sanggah diberikan selama 3 (tiga) hari kerja sejak pengumuman/pemberitahuan
pemenang.
4.5.6 Jawaban atas sanggahan dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak diterimanya sanggahan.
4.5.7 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) diterbitkan setelah pengumuman
pemberitahuan penetapan pemenang pengadaan apabila tidak ada sanggahan, atau
setelah sanggahan dijawab.
4.5.8 Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan setelah diterbitkan Surat Penunjukan
Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan
pelaksanaan sesuai ketentuan mengenai jaminan pelaksanaan dalam Edaran ini.
4.6 Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
4.6.1 Tahapan Persiapan Pengadaan.
4.6.1.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan mendapat penugasan dari Atasan Langsung
untuk melakukan proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan menerima
Dokumen Pelelangan/RKS dan HPE.
4.6.1.2 Berdasarkan penugasan, Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan:
a. Menganalisa Dokumen Pelelangan/RKS terhadap lingkup pengadaan
barang/jasa yang akan dilakukan dan dapat dibantu oleh Pengguna
Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Perencana
Pengadaan.
b. Pembuatan HPS dapat dibantu oleh Pengguna Barang/Jasa atau Wakil
Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Perencana Pengadaan.
4.6.1.3 Pejabat Pelaksana Pengadaan menyampaikan HPS kepada Atasan Langsung
untuk disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
4.6.2 Undangan Pelelangan/Pengumuman
Pejabat Pelaksana Pengadaan harus mengundang untuk Pelelangan Terbatas/ seleksi
terbatas/ seleksi terbuka atau mengumumkan Pelelangan Terbuka.
4.6.3 Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pelelangan
Pendaftaran Calon Penyedia Barang/Jasa dan pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS
hanya dilakukan pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan.
4.6.4 Penilaian Kualifikasi Calon Penyedia Barang/Jasa
49
Penilaian kualifikasi calon Penyedia Barang/Jasa hanya dilakukan dalam hal pengadaan
melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi yang tidak memiliki DPT.
4.6.5 Penjelasan Pengadaan (Aanwijzing).
4.6.5.1 Undangan Penjelasan diberikan kepada semua Calon Penyedia Barang/Jasa
yang mendaftar.
4.6.5.2 Penjelasan Dokumen Pelelangan dilakukan di tempat dan waktu yang ditentukan,
dihadiri oleh Calon Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar atau wakilnya
berdasarkan Surat Kuasa bermaterai cukup.
4.6.5.3 Penjelasan dapat pula dilakukan secara elektronik (video
conference/teleconference).
4.6.5.4 Ketidakhadiran Calon Penyedia Barang/Jasa pada saat Penjelasan pengadaan
tidak dapat dijadikan dasar untuk menggugurkan penawaran.
Calon Penyedia Barang/Jasa yang tidak hadir pada penjelasan pengadaan
(Aanwijzing) dianggap mengetahui dan menyetujui semua hasil yang telah
ditetapkan dalam berita acara penjelasan pengadaan.
4.6.5.5 Penjelasan yang disampaikan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa pada saat
Penjelasan antara lain :
a. Cara penyampaian dan pembukaan dokumen penawaran
b. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran
c. Metode evaluasi
d. Hal-hal yang menggugurkan penawaran.
e. Jenis Perjanjian/Kontrak yang akan digunakan.
f. Masa berlaku penawaran.
g. Nilai jaminan, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan
Jaminan.
4.6.5.6 Apabila dipandang perlu dapat dilakukan peninjauan lapangan.
4.6.5.7 Hasil penjelasan pengadaan (aanwijzing) dituangkan dalam Berita Acara
Penjelasan, ditandatangani oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan minimal 1
(satu) wakil dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang hadir.
50
4.6.5.8 Semua perubahan dalam Dokumen Pelelangan/RKS sebagai hasil penjelasan
dan atau jawaban atas pertanyaan Calon Penyedia Barang/Jasa harus
dituangkan dalam Addendum Dokumen Pelelangan/RKS sebagaimana diatur
dalam butir 4.6.6.
4.6.5.9 Berita Acara Penjelasan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen
Pelelangan dan harus disampaikan secara tertulis kepada semua Calon
Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar.
4.6.6 Addendum Dokumen Pelelangan
4.6.6.1 Sebelum batas akhir pemasukan penawaran, PLN Batam dapat melakukan
perubahan atas Dokumen Pelelangan/RKS, baik berdasarkan masukan/klarifikasi
dari Calon Penyedia Barang/Jasa atau inisiatif PLN Batam sendiri atau adanya
perubahan peraturan perundang-undangan.
4.6.6.2 Perubahan tersebut harus dituangkan dalam suatu Addendum yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Dokumen Pelelangan/RKS dan harus disahkan oleh
Pengguna Barang/Jasa.
4.6.6.3 Perubahan tersebut dilakukan dengan memberi waktu yang cukup kepada Calon
Penyedia Barang/Jasa untuk menyiapkan Dokumen Penawaran
4.6.6.4 Addendum Dokumen Pelelangan/RKS harus disampaikan secara tertulis kepada
semua Calon Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar
4.6.7 Dokumen Penawaran
4.6.7.1 Dokumen Penawaran memuat persyaratan yang harus dipenuhi oleh Calon
Penyedia Barang/Jasa dalam mengikuti proses Pengadaan Barang/Jasa.
4.6.7.2 Dokumen Penawaran untuk Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya
disampaikan sesuai metode penyampaian Dokumen Penawaran dan sekurang-
kurangnya terdiri dari:
a. Surat Penawaran bermaterai cukup, bertanggal, ditandatangani oleh
yang memiliki kewenangan dan dicap.
b. Lampiran Surat Penawaran antara lain :
1) Jaminan Penawaran asli.
2) Daftar Kuantitas dan Harga.
3) Surat Kuasa (apabila diperlukan).
4) Metode Pelaksanaan (apabila dipersyaratkan).
5) Jadwal waktu pelaksanaan.
51
6) Daftar peralatan (apabila dipersyaratkan).
7) Daftar personil (apabila dipersyaratkan).
8) Analisis harga satuan (apabila dipersyaratkan).
9) Lampiran lain yang ditentukan dalam Dokumen Pelelangan.
10) Bukti Penerimaan Addendum Dokumen Pelelangan/RKS (apabila
ada).
4.6.7.3 Dokumen Penawaran untuk Pengadaan Jasa Konsultansi disampaikan sesuai
metode penyampaian Dokumen Penawaran sekurang-kurangnya terdiri dari:
a. Surat Penawaran bermaterai cukup, bertanggal, ditandatangani oleh
yang memiliki kewenangan dan dicap.
b. Lampiran Surat Penawaran antara lain:
1) Surat Kuasa (apabila diperlukan).
2) Metode Pelaksanaan.
3) Jadwal waktu pelaksanaan.
4) Daftar personil dan pengalamannya
5) Daftar Biaya Langsung Personil (Remunerasi) dan Biaya
langsung non personil (Direct Cost).
6) Analisis harga satuan (apabila dipersyaratkan).
7) Lampiran lain yang ditentukan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
4.6.8 Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
4.6.8.1 Satu Tahap Satu Sampul
a. Metode Satu Tahap Satu Sampul digunakan dalam hal Pengadaan
Barang/Jasa bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya bersifat
standar dan jelas.
b. Cara penyampaian penawaran adalah sebagai berikut:
1) Penawaran administrasi, teknis dan harga disampaikan secara
bersamaan dalam satu sampul.
2) Pada sampul dicantumkan alamat Pejabat Pelaksana Pengadaan
sesuai yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS dan
nama paket pekerjaan.
3) Harga penawaran dalam Dokumen Penawaran dicantumkan
52
dengan jelas dalam angka dan huruf.
4) Penawaran bersifat rahasia.
5) Jika disampaikan secara langsung, maka penawaran harus
dimasukkan oleh Calon Penyedia Barang/Jasa yang
bersangkutan ke dalam tempat yang telah disediakan oleh
Pejabat Pelaksana Pengadaan.
6) Jika Dokumen Penawaran disampaikan melalui pos atau jasa
pengiriman, Pejabat Pelaksana Pengadaan mencatat tanggal dan
jam penerimaannya.
7) Dokumen Penawaran yang diterima setelah batas akhir
pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada Calon
Penyedia Barang/Jasa untuk diambil kembali.
4.6.8.2 Satu Tahap Dua Sampul
a. Metode Satu Tahap Dua Sampul digunakan dalam hal Pengadaan
Barang/Jasa yang memerlukan penilaian yang terpisah antara
persyaratan teknis dan harga penawaran.
b. Cara penyampaian Penawaran adalah sebagai berikut:
1) Calon Penyedia Barang/Jasa mengajukan penawaran yang
dimasukkan ke dalam dua sampul dan diserahkan secara
bersamaan.
2) Sampul Satu berisi kelengkapan data administrasi dan teknis
serta Jaminan Penawaran asli yang dipersyaratkan, dan pada
sampulnya ditulis “Data Administrasi dan Teknis“.
3) Sampul Dua berisi data penawaran harga dan pada sampulnya
ditulis “Penawaran Harga”.
4) Sampul Satu dan Sampul Dua diatas dimasukkan ke dalam satu
Sampul Penutup.
5) Sampul Penutup mencantumkan alamat Pejabat Pelaksana
Pengadaan sesuai yang ditetapkan dalam Dokumen
Pelelangan/RKS dan nama paket pekerjaan.
6) Harga penawaran dalam Dokumen Penawaran dicantumkan
dengan jelas dalam angka dan huruf.
53
7) Penawaran bersifat rahasia dan dimasukkan oleh Calon Penyedia
Barang/Jasa yang bersangkutan ke dalam tempat yang telah
disediakan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
8) Dokumen Penawaran wajib disampaikan pada waktu yang telah
ditentukan.
9) Dalam hal Dokumen Penawaran diterima melalui pos atau jasa
pengiriman, pada Sampul luarnya diberi catatan tanggal dan jam
penerimaan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan
10) Dokumen Penawaran yang diterima setelah batas akhir
pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada Calon
Penyedia Barang/Jasa untuk diambil kembali.
4.6.8.3 Dua Tahap
a. Metode Dua Tahap digunakan dalam hal Pengadaan Barang/Jasa
bersifat kompleks yang memerlukan penyetaraan penawaran teknis
sebelum dilakukan penilaian harga.
b. Cara penyampaian penawaran adalah sebagai berikut:
1) Penyampaian penawaran administrasi dan teknis dimasukkan
dalam sampul tertutup Tahap Satu, sedangkan penawaran harga
dimasukkan dalam sampul tertutup Tahap Dua.
2) Penyampaian penawaran dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara
terpisah dan dalam waktu yang berbeda.
3) Penyampaian penawaran Tahap Dua dilakukan setelah
penawaran Tahap Satu dinyatakan lulus.
4) Penawaran Tahap Satu berisi kelengkapan data administrasi dan
teknis serta Jaminan Penawaran asli yang disyaratkan, dan pada
sampulnya dicantumkan alamat Pejabat Pelaksana Pengadaan
dan ditulis “Dokumen Penawaran Tahap Satu”.
5) Penawaran Tahap Dua berisi penawaran harga dan dilampiri
rincian analisis biaya, dan syarat lainnya. Harga penawaran
dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf.
6) Dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus Tahap
Satu tidak memasukkan Dokumen Penawaran Tahap Dua atau
terlambat memasukkan Dokumen Penawaran Tahap Dua pada
54
waktu yang telah ditentukan, maka Jaminan Penawaran dicairkan
dan menjadi milik PLN Batam.
7) Dalam hal Dokumen Penawaran diterima melalui pos atau jasa
pengiriman, Pejabat Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa memberi
catatan tanggal dan jam penerimaan pada sampul luarnya.
8) Dokumen Penawaran yang diterima setelah batas akhir
pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada Calon
Penyedia Barang/Jasa untuk diambil kembali.
4.6.9 Metode Pembukaan Dokumen Penawaran:
4.6.9.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan meneliti isi kotak/tempat pemasukan Dokumen
Penawaran dan menghitung jumlah sampul penawaran yang masuk, kecuali
surat pengunduran diri.
4.6.9.2 Pembukaan Penawaran untuk masing-masing metode penawaran adalah
sebagai berikut:
a. Satu Tahap Satu Sampul
Pejabat Pelaksana Pengadaan membuka sampul penawaran yang berisi
penawaran administrasi, teknis dan harga.
b. Satu Tahap Dua Sampul
Pejabat Pelaksana Pengadaan membuka Sampul Satu, sedangkan
Sampul Dua disimpan dalam keadaan tertutup.
Dalam hal penawaran administrasi dan teknis (Sampul Satu) tidak lulus
evaluasi, maka Sampul Dua tidak dibuka dan dikembalikan kepada Calon
Penyedia Barang/Jasa beserta jaminan penawaran.
Pembukaan Sampul Dua dilakukan hanya kepada Penyedia Barang/Jasa
yang telah lulus evaluasi penawaran administrasi dan teknis (Sampul
Satu).
c. Dua Tahap
Tahap kedua dilakukan Pembukaan Penawaran Sampul Tahap Dua,
dilanjutkan dengan tahapan evaluasi harga.
4.6.9.3 Pembukaan penawaran dilakukan di hadapan Calon Penyedia Barang/Jasa
yang hadir serta disaksikan minimal 2 (dua) orang saksi dari wakil Calon
Penyedia Barang/Jasa, untuk selanjutnya dibacakan serta dicatat dan dijadikan
55
lampiran Berita Acara Pembukaan Penawaran.
4.6.9.4 Dalam hal saksi dari wakil Calon Penyedia Barang/Jasa tidak ada, Pejabat
Pelaksana Pengadaan dapat menunjuk saksi diluar dari Pejabat Pelaksana
Pengadaan.
4.6.9.5 Perubahan penawaran dapat dilakukan sebelum batas akhir waktu pemasukan
penawaran.
4.6.9.6 Penarikan penawaran tidak dapat dilakukan setelah batas akhir waktu
pemasukan penawaran, apabila dilakukan maka Jaminan Penawaran dicairkan
dan menjadi milik PLN Batam.
4.6.9.7 Membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP), yang berisikan hal-hal
dan data-data pokok yang penting termasuk informasi yang diperoleh pada saat
pembukaan penawaran.
4.6.9.8 Menandatangani BAPP bersama 2 (dua) orang saksi dari Calon Penyedia
Barang/Jasa yang hadir.
4.6.10 Jaminan Pengadaan Barang/Jasa
4.6.10.1 Jaminan Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari :
a. Jaminan Penawaran.
b. Jaminan Pelaksanaan.
c. Jaminan Uang Muka.
4.6.10.2 Penetapan bentuk, besaran nilai dan masa berlaku Jaminan Pengadaan
Barang/Jasa ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan, dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Jaminan Penawaran
1) Nilai Jaminan Penawaran ditetapkan nominal minimal sebesar 1%
(satu persen) dari nilai HPE atau HPS atau dari harga penawaran,
kecuali untuk:
a) Pengadaan pembelian tenaga listrik dari Independent
Power Producer (IPP) adalah:
i Untuk Pelelangan Terbatas atau Pelelangan Terbuka
sebesar minimal 1% (satu persen) dari perkiraan nilai
transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun.
56
ii Untuk Penunjukan Langsung untuk non PLTP:
(a) Minimal sebesar 1% (satu persen) dari nilai
transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun
berlaku sejak negosiasi dimulai sampai dengan
terbit Letter of Intent (LoI), dengan syarat dan
ketentuan yang disepakati bersama untuk
mencapai kesepakatan Letter of Intent (LoI).
(b) Minimal sebesar 1% (satu persen) dari nilai
transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun
berlaku sejak Letter of Intent (LoI) sampai
dengan tandatangan PPA, dengan syarat dan
ketentuan yang disepakati bersama untuk
mencapai penandatanganan PPA.
b) Pengadaan Bahan Bakar Minyak (BBM) adalah minimal
sebesar 1% (satu persen) dari estimasi nilai total kontrak
selama 1 (satu) tahun.
c) Pengadaan Batubara adalah minimal sebesar 1% (satu
persen) dari nilai estimasi pembelian selama 1 (satu) tahun.
d) Dalam keadaan khusus Pengaturan Nilai Jaminan
Penawaran, dapat ditentukan khusus oleh Direksi.
2) Masa berlaku Jaminan Penawaran sekurang-kurangnya 90
(sembilan puluh) hari kalender setelah masa berlaku penawaran
atau sejak pembukaan penawaran .
3) Jaminan Penawaran akan dikembalikan kepada Calon Penyedia
Barang/Jasa setelah dikeluarkan Surat Penunjukan Penyedia
Barang/Jasa (SPPBJ), kecuali :
a) Untuk Pemenang Pengadaan ditukar dengan Surat
Jaminan Pelaksanaan pada saat akan menandatangani
Perjanjian/Kontrak.
b) Untuk Calon Pemenang urutan kedua dan ketiga akan
dikembalikan setelah Perjanjian/Kontrak ditandatangani
oleh Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk.
4) Jaminan Penawaran tidak dipersyaratkan untuk :
a) Pengadaan Jasa Konsultansi.
57
b) Pengadaan Jasa Asuransi.
c) Pengadaan dengan Metode Penunjukan Langsung kecuali
untuk Penunjukan Langsung untuk non PLTP sebagaimana
dimaksud pada butir 4.6.10.2. a 1) a) ii.
d) Nilai Pekerjaan sampai dengan Rp 300.000.000,00 (tiga
ratus juta rupiah); atau
e) Pengadaan Gas Bumi/LNG/CNG/Gas Bumi lainnya.
b. Jaminan Pelaksanaan.
1) Jaminan Pelaksanaan pada prinsipnya untuk menjamin unjuk kerja
(performance) dari Barang/Jasa yang diperjanjikan.
Jaminan Pelaksanaan harus dicantumkan didalam
Perjanjian/Kontrak.
Jaminan Pelaksanaan minimal sebesar 5% (lima persen) dari Nilai
Perjanjian/Kontrak, kecuali:
a) Pembelian Tenaga Listrik dari IPP adalah:
i. Pengadaan melalui pelelangan terbatas atau
pelelangan terbuka :
(a) Minimal sebesar 2% (dua persen) dari nilai
transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun
sejak penandatanganan Power Purchase
Agreement (PPA) sampai Financing Date.
(b) Minimal sebesar 5% (lima persen) dari nilai
transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun
sejak Financing Datesampai Commercial
Operation Date (COD) dengan maksimal
US$ 50.000.000,00 (lima puluh juta dolar
Amerika Serikat).
ii. Penunjukan Langsung Untuk PLTP:
(a) Minimal sebesar 2% (dua persen) dari nilai
transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun
untuk 1 (satu) unit Pembangkit sejak
penandatanganan Power Purchase Agreement
(PPA) sampai Effective Date.
58
(b) Minimal sebesar 5% (lima persen) dari nilai
transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun
untuk 1 (satu) unit Pembangkit sejak Effective
Date sampai Commercial Operation Date
(COD)
iii. Penunjukan Langsung Untuk Non PLTP:
(a) Jaminan Pelaksanaan Tahap I berlaku sejak
tandatangan PPA sampai dengan Financing
Date, minimal sebesar 2% (dua persen) dari
nilai transaksi penjualan kWh selama 1 (satu)
tahun.
(b) Jaminan Pelaksanaan Tahap II, minimal
sebesar 5% (lima persen) dari nilai transaksi
penjualan kWh selama 1 (satu) tahun berlaku
sejak Financing Date sampai dengan
Commercial Operation Date (COD), dengan
maksimal sebesar US$ 50.000.000,00 (lima
puluh juta dolar Amerika Serikat).
b) Pengadaan BBM adalah minimal sebesar 5% (lima persen)
dari nilai kontrak selama 4 (empat) bulan.
c) Pengadaan Batu Bara minimal sebesar 5% (lima persen)
dari nilai estimasi pembelian selama 2 (dua) tahun.
d) Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang untuk barang saja atau
jasa saja selain jasa konstruksi, jasa konsultansi dan
penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada
perusahaan lain (alih daya), sebesar minimal 5% (lima
persen) dari Nilai Perjanjian/Kontrak dan dapat berkurang
secara proporsional setiap tahunnya.
e) Khusus Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang Penyerahan
Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan
Lain (Alih Daya) dikenakan Jaminan Pelaksanaan minimal
sebesar 5% (lima persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak
pertahun.
f) Kesepakatan Harga Satuan (KHS) adalah:
i. Minimal sebesar 1% (satu persen) dari Nilai
Perjanjian/Kontrak KHS yang dikenakan pada saat
59
penandatanganan Perjanjian/Kontrak KHS; dan
ii. Minimal sebesar 4% (empat persen) dari Nilai Surat
Pesanan Barang/Jasa (SPBJ) yang dikenakan pada
saat penerbitan Surat Pesanan Barang/Jasa (SPBJ).
g) Dalam keadaan khusus Pengaturan Nilai Jaminan
Pelaksanaan dapat ditentukan khusus oleh Direksi.
2) Masa berlaku Jaminan Pelaksanaan :
a) Masa berlaku Jaminan Pelaksanaan sekurang-kurangnya
sejak tanggal penandatanganan Perjanjian/Kontrak sampai
dengan 30 (tiga puluh) hari kalender setelah masa
pelaksanaan Perjanjian/Kontrak berakhir (Serah Terima
Pekerjaan Akhir atau Final Acceptance Certificate).
b) Untuk Pengadaan BBM sekurang-kurangnya sejak tanggal
penandatanganan Perjanjian/Kontrak sampai dengan 30
(tiga puluh) hari kalender setelah masa Perjanjian/Kontrak 1
(satu) tahun terlewati.
c) Untuk Pengadaan Batubara sekurang-kurangnya sejak
tanggal penandatanganan Perjanjian/Kontrak sampai
dengan 30 (tiga puluh) hari kalender setelah masa
Perjanjian/Kontrak 2 (dua) tahun terlewati.
d) Untuk Pengadaan Penyerahan Sebagian Pelaksanaan
Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya) sekurang-
kurangnya sejak tanggal penandatanganan
Perjanjian/Kontrak sampai dengan 30 (tiga puluh) hari
kalender setelah masa Perjanjian/Kontrak 1 (satu) tahun
terlewati.
3) Jaminan Pelaksanaan diserahkan minimal pada saat
Perjanjian/Kontrak ditandatangani dan dapat dikembalikan setelah
Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Akhir atau Final Acceptance
Certificate (FAC).
4) Jaminan Pelaksanaan tidak dipersyaratkan untuk :
a) Jasa Konsultansi;
b) Pengadaan Jasa Asuransi;
60
c) Pembelian excess power;
d) Pekerjaan cleaning services;
e) Pekerjaan Satuan Pengamanan (Satpam);
f) Pekerjaan penyediaan transportasi (pengangkutan)
dan/atau pengemudi;
g) Penunjukan Langsung kepada Anak Perusahaan
PLN/Perusahaan Terafiliasi PLN;
h) Nilai Perjanjian/Kontrak pekerjaan sampai dengan
Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah); atau
i) Pengadaan Gas Bumi/LNG/CNG/Gas Bumi lainnya.
5) Jaminan Pelaksanaan bersifat tanpa syarat (unconditional) dan
tidak dapat dialihkan (non-transferable).
6) Jaminan Pelaksanaan dicairkan dan menjadi milik PLN Batam
apabila Penyedia Barang/Jasa melakukan wanprestasidan
dilakukan pemutusan Perjanjian/Kontrak.
c. Jaminan Uang Muka
1) Nilai Jaminan Uang Muka (apabila ada) minimal harus sama
dengan nilai uang muka yang diberikan kepada Penyedia
Barang/Jasa.
2) Masa berlaku Jaminan Uang Muka sampai dengan masa waktu
pelunasan uang muka tersebut.
3) Jaminan Uang Muka diberikan apabila sangat dibutuhkan demi
kelancaran pekerjaan dan keuangan Perusahaan memungkinkan.
4.6.10.3 Ketentuan Jaminan harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:
a. Diterbitkan oleh Bank yang telah dinyatakan lulus oleh Direksi.
b. Format bank garansi sesuai dengan format yang diterbitkan oleh PLN
Batam.
c. Khusus untuk jaminan penawaran, dapat diterbitkan oleh Bank, Lembaga
Pembiayaan Eksport Indonesia atau Perusahaan Asuransi yang telah
dinyatakan lulus oleh Direksi.
61
d. Masa berlaku jaminan tidak kurang dari jangka waktu yang ditetapkan
dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
e. Besarnya nilai jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf.
f. Tercantum nama Pengguna Barang/Jasa yang menerima jaminan.
g. Dalam hal masa berlaku Jaminan Penawaran diperkirakan berakhir
sebelum Pengumuman Pemenang, maka paling lambat 7 (tujuh) hari kerja
sebelum berakhirnya masa berlaku Jaminan Penawaran tersebut, Pejabat
Pelaksana Pengadaan dapat meminta Calon Penyedia Barang/Jasa untuk
memperpanjang Jaminan Penawaran. Dalam hal Calon Penyedia
Barang/Jasa tidak bersedia memperpanjang Jaminan Penawaran setelah
diminta Pejabat Pelaksana Pengadaan, maka Calon Penyedia
Barang/Jasa dianggap mengundurkan diri dan Jaminan Penawaran
dikembalikan.
h. Dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah diumumkan sebagai
Calon Pemenang tidak bersedia memperpanjang Jaminan Penawaran
sampai dengan penandatanganan Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia
Barang/Jasa tersebut dianggap mengundurkan diri dan Jaminan
Penawaran dicairkan dan menjadi milik PLN Batam.
i. Dalam hal calon Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri pada masa
penawarannya masih berlaku atau sampai dengan Perjanjian/Kontrak
ditandatangani, maka Jaminan Penawaran dicairkan dan menjadi milik
PLN Batam.
j. Jaminan Pelaksanaan harus diserahkan ke Pejabat Pelaksana Pengadaan
sebelum penandatanganan Perjanjian/Kontrak, dan dalam hal Calon
Penyedia Barang/Jasa tidak bersedia menyerahkan Jaminan Pelaksanaan
sebelum penandatanganan Perjanjian/Kontrak maka Calon Penyedia
Barang/Jasa dianggap mengundurkan diri serta Jaminan Penawaran
dicairkan dan menjadi milik PLN Batam.
k. Persyaratan klaim jaminan, sesuai dengan yang tercantum didalam surat
jaminan.
4.6.11 Evaluasi Penawaran
4.6.11.1 Pelaksanaan evaluasi penawaran dilakukan oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan terhadap semua penawaran yang masuk, dan dapat dibantu oleh
pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN Batam.
62
4.6.11.2 Evaluasi penawaran meliputi evaluasi administrasi, teknis, dan harga
berdasarkan kriteria, metode, dan tatacara evaluasi yang telah ditetapkan
dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
4.6.11.3 Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan
ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi yang ditetapkan dalam Dokumen
Pelelangan/RKS, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau
penawaran bersyarat.
4.6.11.4 Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat meliputi:
a. Jenis penyimpangan yang berpengaruh terhadap hal-hal yang sangat
substantif dan akan mempengaruhi lingkup, kualitas, dan
hasil/kinerja/performance pekerjaan.
b. Adanya penawaran dari Penyedia Barang/Jasa dengan persyaratan
tambahan di luar ketentuan Dokumen Pelelangan/RKS yang akan
menimbulkan persaingan tidak sehat dan/atau tidak adil di antara Calon
Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat.
4.6.11.5 Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi, apabila:
a. Syarat-syarat yang diminta berdasarkan Dokumen Pelelangan/RKS
dipenuhi/dilengkapi dan isi setiap dokumen benar serta dapat dipastikan
bahwa dokumen penawaran ditandatangani oleh orang yang berwenang.
b. Jaminan penawaran memenuhi persyaratan sesuai ketentuan Dokumen
Pelelangan/RKS. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas dan/atau
meragukan dalam jaminan penawaran perlu diklarifikasi dengan pihak
yang terkait tanpa mengubah substansi dari jaminan penawaran.
4.6.11.6 Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi teknis terhadap semua
penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi.
4.6.11.7 Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis, apabila spesifikasi teknis
memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
4.6.11.8 Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi harga terhadap semua
penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis.
4.6.11.9 Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan koreksi aritmatik terhadap
semua penawaran yang masuk.
4.6.11.10 Koreksi aritmatik dilakukan sebagai berikut:
63
a. Volume pekerjaan yang tercantum dalam dokumen penawaran
disesuaikan dengan yang tercantum dalam dokumen pengadaan;
b. Apabila terjadi kesalahan hasil perkalian antara volume dengan harga
satuan pekerjaan, maka dilakukan pembetulan, dengan ketentuan harga
satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak boleh diubah;
c. Jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dianggap sudah termasuk
dalam harga satuan pekerjaan yang lain, dan harga satuan pada surat
penawaran tetap dibiarkan kosong;
d. Untuk jenis Perjanjian/Kontrak harga satuan, hasil koreksi aritmatik dapat
mengubah nilai atau urutan penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih
rendah terhadap penawaran semula.
4.6.11.11 Evaluasi Harga Penawaran
a. Dalam hal terdapat penawaran yang tidak wajar yaitu dengan nilai
penawaran 80% (delapan puluh persen) di bawah HPS, maka Pejabat
Pelaksana Pengadaan harus meminta penjelasan/klarifikasi secara tertulis
kepada Calon Penyedia Barang/jasa.
b. Hasil penjelasan/klarifikasi tertulis tersebut disampaikan oleh Pejabat
Pelaksana Pengadaan untuk dikaji oleh Value for Money Committee untuk
menentukan menerima atau menolak penawaran yang disampaikan oleh
Calon Penyedia Barang/Jasa.
c. Dalam hal penawaran di atas HPS, proses pengadaan barang/jasa dapat
dilanjutkan dengan melakukan negosiasi kepada penawar terendah untuk
mendapatkan harga Perjanjian/Kontrak maksimal sama dengan, dengan
tetap memperhatikan aspek Good Corporate Governance (GCG).
Apabila proses negosiasi kepada penawar terendah tidak mencapai
kesepakatan, maka dilanjutkan dengan melakukan negosiasi kepada
penawar terendah berikutnya.
d. Harga penawaran ditulis dalam angka dan huruf, apabila terdapat
perbedaan antara penulisan nilai dalam angka dan huruf maka nilai
penawaran yang diakui adalah nilai dalam tulisan huruf.
e. Dalam hal terjadi perbedaan antara harga penawaran yang tercantum
dalam surat penawaran dengan rincian penawaran, maka yang berlaku
adalah harga penawaran yang tercantum pada surat penawaran
bermaterai cukup.
64
4.6.11.12 Klarifikasi Penawaran
a. Pejabat Pelaksana Pengadaan dalam pengadaan kategori Strategis atau
lainnya, melakukan klarifikasi secara tertulis, dan jika diperlukan Calon
Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan presentasi, baik di kantor PLN
Batam atau teleconference, dihadapan Pengguna Barang/Jasa atau Wakil
Pengguna Barang/Jasa yang ditunjuk dan dapat mengundang pihak lain
sesuai disiplin keahlian dari internal atau eksternal PLN Batam.
b. Klarifikasi tidak mengubah substansi penawaran atau harga dan bersifat
rahasia.
c. Untuk pengadaan kategori Strategis/Complex, jika diperlukan dapat
dilakukan site visit atau inspeksi ke lokasi Calon Penyedia Barang/Jasa
yang memenuhi syarat.
4.6.12 Metode Evaluasi
4.6.12.1 Metode evaluasi untuk pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya dapat
memakai salah satu atau kombinasi dari:
a. Lowest responsive/compliant/acceptable offer
1) Penentuan pemenang dilakukan berdasarkan penawaran dari
Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah dievaluasi dengan hasil:
a) Penawaran memenuhi persyaratan administrasi dan teknis
(responsive/compliant/acceptable); dan
b) Menawarkan biaya terendah (lowest cost).
2) Responsive/compliant/acceptable merupakan pemenuhan
keseluruhan Spesifikasi/TOR/Scope of Works (SOW), atau
mencapai batas minimum nilai yang disyaratkan dalam
spesifikasi/TOR/Scope of Works (SOW).
3) Tingkat responsiveness/compliance/acceptability dapat dilakukan
memakai sistem gugur atau pembobotan nilai.
4) Penilaian harga dalam responsive/compliant/acceptable tetap
memperhitungkan harga dan biaya selama umur ekonomis (Life
Cycle Costing/Total Cost of Ownership).
Harga adalah jumlah uang yang dibayarkan untuk membeli suatu
65
barang dan jasa. Biaya adalah jumlah uang yang dibayarkan untuk
mengoperasikan suatu barang atau jasa, selama umur ekonomi
atau selama durasi Perjanjian/Kontrak.
Selain biaya, juga diperhitungkan biaya transportasi dan asuransi,
serta semua pajak dan pungutan Pemerintah yang berlaku.
b. Weighted Scoring System/Sistem Nilai
1) Penggunaan Sistem Nilai dilakukan untuk barang dan jasa yang
bersifat Strategis/Complex, dimana tingkat kepentingan tiap kriteria
evaluasi diberi bobot.
2) Pada Sistem Nilai, harga merupakan salah satu kriteria evaluasi,
dengan pengertian semakin kompleks persyaratan dan semakin
sulit diperbandingkan proposal penawaran, maka bobot harga
akan semakin berkurang. Biasanya total nilai untuk penawaran
teknis lebih tinggi dibandingkan penawaran harga.
c. Penawaran dengan harga terendah terhadap pengadaan pekerjaan tidak
kompleks atau pengadaan sederhana.
4.6.12.2 Proses evaluasi untuk Pengadaan Konsultansi terdiri atas:
a. Quality Based Selection/Evaluasi Kualitas.
b. Quality and Cost Based Selection/Evaluasi Kualitas dan Harga.
Pembobotan untuk evaluasi kualitas antara 50% (lima puluh persen)
sampai dengan 80% (delapan puluh persen) dan harga adalah 20% (dua
puluh persen) sampai dengan 50% (lima puluh persen) disesuaikan
dengan kompleksitas pekerjaan.
c. Least Cost Selection/Evaluasi Harga Terendah.
4.6.13 Negosiasi Penawaran
4.6.13.1 Tujuan Negosiasi adalah untuk mencapai kesepakatan antara PLN Batam
dengan Calon Penyedia Barang/Jasa dalam hal meningkatkan kualitas teknis,
waktu pelaksanaan dan harga terbaik.
4.6.13.2 Negosiasi teknis dan harga dilakukan untuk metode penawaran Request For
Proposals (RFP), termasuk jika penawaran melewati HPS.
4.6.13.3 Untuk metode penawaran Invitation To Bid (ITB) negosiasi harga dilakukan
dengan seijin Pengguna Barang/Jasa, jika penawaran melewati HPS dan/atau
66
pagu anggaran.
4.6.13.4 Untuk metode pengadaan Penunjukan Langsung, maka dilakukan negosiasi
teknik dan harga.
4.6.14 Laporan Evaluasi
4.6.14.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan menyusun laporan hasil evaluasi sebagai dasar
untuk usulan penetapan pemenang.
4.6.14.2 Laporan hasil evaluasi antara lain terdiri dari:
a. Nama semua Calon Penyedia Barang/Jasa dan harga penawaran
dan/atau harga penawaran terkoreksi, dari masing-masing Calon Penyedia
Barang/Jasa
b. Metode evaluasi yang digunakan.
c. Unsur-unsur yang dievaluasi.
d. Rumus yang dipergunakan.
e. Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu mengenai hal ikhwal
pelaksanaan pengadaan.
f. Berita acara-berita acara terkait proses pengadaan barang/jasa serta
jumlah Calon Penyedia Barang/Jasa yang lulus dan tidak lulus pada setiap
tahapan evaluasi.
4.6.14.3 Laporan hasil evaluasi dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan.
4.6.15 Review Value for Money
4.6.15.1 Tujuan kajian dari Value for Money Committee adalah untuk membuat
rekomendasi sebagai berikut:
a. Memberikan kajian independen dan tidak bias dari rekomendasi Pejabat
Pelaksana Pengadaan mengenai usulan Calon Pemenang.
b. Mengkonfirmasi bahwa proses pengadaan dilakukan secara adil dan
wajar, dengan mengikuti prosedur dan kebijakan yang berlaku.
c. Mengkonfirmasi anggaran untuk Perjanjian/Kontrak tersedia dalam RKAP.
d. Mengkonfirmasi bahwa rekomendasi penunjukan serta syarat dan
ketentuan yang ditawarkan merupakan yang terbaik bagi PLN Batam
(value for money), yang tidak selalu merupakan harga terendah.
67
4.6.15.2 Rekomendasi kepada Pengguna Barang/Jasa sebagai otoritas penandatangan
Perjanjian/Kontrak (contract award authority).
Pengguna Barang/Jasa sebagai contract award authority dapat menerima atau
tidak menerima rekomendasi tersebut. Jika tidak menerima, maka alasannya
disampaikan secara tertulis kepada Value for Money Committee.
4.6.16 Penetapan Pemenang
4.6.16.1 Pemenang pengadaan ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa berdasarkan
laporan evaluasi dari Pejabat Pelaksana Pengadaan.
4.6.16.2 Dalam hal pengadaan barang/jasa yang masuk kriteria rekomendasi Value for
Money Committee, maka penetapan pemenang dilakukan setelah melalui
review dan rekomendasi Value for Money Committee.
4.6.16.3 Data pendukung yang diperlukan untuk menetapkan pemenang pengadaan
adalah:
a. Dokumen Pelelangan/RKS beserta addendum (bila ada).
b. Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP).
c. Berita Acara Laporan Hasil Evaluasi.
d. Dokumen penawaran dari calon pemenang pengadaan dan cadangan
calon pemenang.
e. Apabila terjadi keterlambatan dalam menetapkan pemenang pengadaan
dan mengakibatkan penawaran/jaminan penawaran habis masa
berlakunya, maka diminta kepada seluruh Calon Penyedia Barang/Jasa
pengadaan untuk memperpanjang surat penawaran dan jaminan
penawaran.
4.6.17 Pengumuman Pemenang
Pemenang pengadaan diumumkan dan diberitahukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan
kepada para Calon Penyedia Barang/Jasa
4.6.18 Sanggahan
4.6.18.1 Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal
treatment) dalam setiap Pengadaan Barang/Jasa, maka Calon Penyedia
Barang/Jasa yang berkeberatan atas pengumuman pemenang pengadaan
berhak untuk mengajukan sanggahan secara tertulis disertai bukti-bukti kepada
Pejabat Pelaksana Pengadaan disertai Pakta Integritas dari penyanggah.
68
4.6.18.2 Sanggahan sebagaimana dimaksud pada angka 4.5.18.1 hanya yang berkaitan
dengan kesesuaian pelaksanaan pengadaan dengan prosedur atau tata cara
pengadaan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
4.6.18.3 Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 3
(tiga) hari kerja sejak diumumkannya Pemenang Pengadaan.
4.6.18.4 Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib menyampaikan jawaban atas sanggahan
tersebut selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja dari tanggal diterimanya
pengajuan sanggahan.
4.6.18.5 Dalam hal sanggahan ditolak oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan, maka calon
Penyedia Barang/Jasa dapat mengajukan sanggah banding kepada Pengguna
Barang/Jasa disertai bukti-bukti terjadinya penyimpangan terhadap ketentuan-
ketentuan pengadaan.
4.6.18.6 Sanggah Banding diajukan kepada Pengguna Barang/Jasa dalam waktu
selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak diterimanya jawaban sanggah.
4.6.18.7 Pengguna Barang/Jasa wajib menyampaikan jawaban atas sanggah banding
tersebut selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja dari tanggal diterimanya
pengajuan sanggah banding.
4.6.18.8 Jawaban sanggah banding dari Pengguna Barang/Jasa bersifat final dan
mengikat.
4.6.18.9 Sanggahan dapat diterima dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Apabila pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS, maka dilakukan pemasukan
ulang penawaran dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang sama.
b. Apabila terjadi rekayasa antara pihak internal PLN Batam dengan Calon
Penyedia Barang/Jasa yang merugikan Calon Penyedia Barang/Jasa
lainnya, maka diambil tindakan sesuai dengan Peraturan Disiplin Pegawai
serta menggugurkan penawaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang
terlibat dalam rekayasa tersebut dan memasukkan Calon Penyedia
Barang/Jasa tersebut ke dalam Daftar Hitam (Black List) PLN.
4.6.18.10 Sanggahan yang disampaikan pihak lain diluar Calon Penyedia Barang/Jasa
tidak akan dijawab.
4.6.18.11 Calon Penyedia Barang/Jasa yang menggunakan pihak lain untuk
menyampaikan sanggahan dan/atau mempengaruhi pihak PLN Batam, akan
menjadi catatan itikad tidak baik atas Calon Penyedia Barang/Jasa tersebut di
69
DPT.
4.6.18.12 Sanggah dan Sanggah Banding tidak menghentikan Proses Pengadaan
Barang/Jasa.
4.6.18.13 Sanggah banding yang dinyatakan tidak benar akan menjadi catatan tidak
beritikad baik atas kinerja penyanggah di DPT.
4.6.19 Penunjukan Pemenang
4.6.19.1 Pengguna Barang/Jasa mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia
Barang/Jasa (SPPBJ), dengan ketentuan:
a. Tidak ada sanggahan atau sanggah banding dari Calon Penyedia
Barang/Jasa;
b. Sanggahan yang diterima Pejabat Pelaksana Pengadaan dalam masa
sanggah ternyata tidak benar;
c. Sanggah banding yang diterima Pengguna Barang/Jasa dalam masa
sanggah banding ternyata tidak benar;
d. Sanggahan yang diterima melewati waktu masa sanggah; atau
e. Sanggah banding diterima melewati waktu masa sanggah banding.
4.6.19.2 Calon Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa
wajib menerima keputusan tersebut. Apabila yang bersangkutan mengundurkan
diri maka jaminan penawaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan
dicairkan dan menjadi milik PLN Batam serta dimasukkan dalam Daftar Hitam
(Black List) PLN, dan dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
4.6.19.3 Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan pertama yang ditunjuk sebagai
Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri atau tidak dapat memenuhi
persyaratan sesuai Dokumen Pelelangan/RKS (ITB, RFP atau RFQ), maka
penunjukan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan kepada Calon Penyedia
Barang/Jasa urutan ke dua (apabila ada) sesuai dengan harga penawarannya,
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Penetapan pemenang pengadaan urutan kedua tersebut harus terlebih
dahulu mendapat persetujuan/penetapan dari Pengguna Barang/Jasa.
b. Masa berlaku penawaran dan Jaminan Penawaran Calon Pemenang
Pengadaan urutan ke dua masih berlaku atau sudah diperpanjang masa
70
berlakunya atau apabila sudah tidak berlaku terlebih dahulu
memperpanjang masa berlaku penawaran dan menyerahkan Jaminan
Penawaran yang baru.
4.6.19.4 Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan ke dua mengundurkan diri atau
tidak dapat memenuhi persyaratan sesuai Dokumen Pelelangan/RKS (ITB, RFP
atau RFQ), maka penunjukan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan kepada
Calon Pemenang urutan ketiga (apabila ada) sesuai dengan harga
penawarannya, dengan ketentuan:
a. Penetapan Pemenang Pengadaan urutan ke tiga tersebut harus terlebih
dahulu mendapat persetujuan/penetapan dari Pengguna Barang/Jasa.
b. Masa berlaku penawaran dan Jaminan Penawaran Calon Pemenang
Pengadaan urutan ke tiga masih berlaku atau sudah diperpanjang masa
berlakunya atau apabila sudah tidak berlaku, terlebih dahulu
memperpanjang masa berlaku penawaran dan menyerahkan Jaminan
Penawaran yang baru.
c. Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan ke tiga mengundurkan diri,
maka Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan gagal.
4.6.19.5 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dibuat setelah masa
sanggah dilewati dan segera disampaikan kepada Penyedia Barang/Jasa yang
ditunjuk.
4.6.20 Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang
4.6.20.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan dan Wakil Pengguna Barang/Jasa melakukan
upaya agar pengadaan tidak gagal, dengan melakukan langkah sesuai
professional judgement, antara lain negosiasi langsung dengan Calon Penyedia
Barang/Jasa peserta pengadaan atau Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak
Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi
PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN.
4.6.20.2 Dalam hal langkah tersebut tidak dapat dilakukan, maka Pejabat Pelaksana
Pengadaan dan Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat mengajukan justifikasi
kepada Value for Money Committee untuk menyatakan Pengadaan Gagal.
4.6.20.3 Pengadaan Gagal
a. Pengguna Barang/Jasa menyatakan Pengadaan Gagal, dalam hal:
1) Negosiasi yang dilakukan tidak berhasil mencapai kesepakatan.
71
2) Tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi
dan teknis.
3) Terjadi perubahan rencana kerja dan mengakibatkan perubahan
kebutuhan barang/jasa.
4) Negosiasi yang dilakukan tidak berhasil menurunkan harga
penawaran maksimal sama dengan HPS.
5) Adanya indikasi kuat terjadi persaingan usaha yang tidak sehat.
6) Adanya indikasi terjadinya Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).
7) Sanggahan dari Calon Penyedia Barang/Jasa ternyata benar.
8) Berdasarkan rekomendasi dari Value for Money Committee atas
usulan Pejabat Pelaksana Pengadaan, Pengguna Barang/Jasa,
Pejabat Pengawasan, atau Pejabat lain yang terkait.
9) Akibat adanya penetapan pengadilan.
b. Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib menyampaikan pemberitahuan
Pengadaan Gagal kepada Calon Penyedia Barang/Jasa.
c. Setelah ditetapkan Pengadaan Gagal, maka Pengguna Barang/Jasa
menugaskan Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk melakukan pengadaan
ulang, dengan atau tanpa revisi Dokumen Pelelangan/RKS untuk
disesuaikan dengan penyebab Pengadaan Gagal.
d. Dalam hal terjadi revisi Dokumen Pelelangan/RKS, maka revisi Dokumen
Pelelangan/RKS dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan.
e. Pengguna Barang/Jasa tidak memberikan ganti rugi kepada Calon
Penyedia Barang/Jasa apabila penawarannya ditolak atau pengadaan
dinyatakan gagal.
4.6.20.4 Pengadaan Ulang
Apabila Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan gagal Pejabat Pelaksana
Pengadaan setelah mendapatkan persetujuan dari Pengguna Barang/Jasa
dapat melakukan:
1) Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan
BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN; atau
72
2) Melakukan Pengadaan Barang/Jasa ulang sesuai tahapan Pengadaan
Barang/Jasa dengan atau tanpa mengubah Dokumen Pelelangan/RKS.
3) Dalam hal setelah dilakukan pengadaan ulang masih tetap tidak ada
penawaran yang memenuhi persyaratan, maka Pengguna Barang/Jasa
memutuskan proses Pengadaan Barang/Jasa dihentikan.
4.6.21 Contract Discussion Agreement (CDA)
4.6.21.1 Contract Discussion Agreement (CDA) atau Kesepakatan Diskusi
Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan untuk pekerjaan konstruksi, pembangkit,
transmisi, gardu induk dan distribusi serta pekerjaan lainnya dalam rangka
membuat konsep Perjanjian/Kontrak yang mutakhir.
4.6.21.2 Contract Discussion Agreement (CDA) dapat dilaksanakan sepanjang tidak
berpengaruh terhadap hasil evaluasi yang dilakukan oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan.
4.6.21.3 Contract Discussion Agreement (CDA) dilaksanakan setelah diterbitkannya
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan sebelum
ditandatanganinya Perjanjian/Kontrak antara Pengguna Barang/Jasa dan
Penyedia Barang/Jasa.
4.6.21.4 Contract Discussion Agreement (CDA) dalam Penunjukan Langsung disebut
juga negosiasi Perjanjian/Kontrak, dapat dilakukan setelah rekomendasi dari
Value for Money Committee untuk menunjuk pemenang dan sebelum dilakukan
penandatanganan Perjanjian/Kontrak.
4.6.21.5 Contract Discussion Agreement (CDA) bersifat final dan akan dituangkan
didalam Perjanjian/Kontrak.
4.6.21.6 Pejabat Pelaksana Pengadaan harus memastikan tidak ada konflik
kepentingan.
4.6.21.7 Beberapa hal berikut dapat didiskusikan dan dinegosiasikan sebelum
penandatanganan Perjanjian/Kontrak antara lain:
a. Aspek Teknis; garansi, after sale service, life cycle support maintenance
agreements, quality output issues.
b. Syarat khusus; jenis jaminan, asuransi, jadwal pembayaran.
c. Manajemen informasi; frekuensi dan isi dari laporan, kriteria penerimaan
suatu kemajuan (milestones).
73
d. Jadwal/Time frames; durasi Perjanjian/Kontrak, key milestones, delivery
dates, response times.
e. Insentif kinerja: cost incentives, delivery incentives, quality incentives.
f. Personalia: key team members, vocal points, subcontracting
arrangements.
4.6.22 Dokumen Perjanjian/Kontrak
4.6.22.1 Perjanjian/Kontrak dipersiapkan dengan memperhatikan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan tata kelola perusahaan yang baik, serta
prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis (professional
judgement).
4.6.22.2 Perjanjian/Kontrak dibuat berdasarkan kesepakatan para pihak.
4.6.22.3 Pembuatan draft Perjanjian/Kontrak menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat
Pelaksana Pengadaan dan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik
internal maupun eksternal PLN Batam.
4.6.22.4 Apabila ada Contract Discussion Agreement (CDA), maka pembuatan
Perjanjian/Kontrak harus memperhatikan hasil yang telah disepakati dalam
Contract Discussion Agreement (CDA).
4.6.22.5 Jenis Perjanjian/Kontrak
a. Harga Borongan (Lumpsum)
Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas penyelesaian
seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga
yang pasti dan tetap, dan semua risiko yang mungkin terjadi dalam
proses penyelesaian pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia
Barang/Jasa.
Jenis Perjanjian/Kontrak ini lebih tepat digunakan untuk pekerjaan
borongan yang volume/kuantitas untuk masing-masing unsur/jenis
pekerjaan sudah dapat diketahui dengan pasti berdasarkan gambar
rencana dan spesifikasi teknis.
b. Harga Satuan (Unit Price)
Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas penyelesaian
seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, berdasarkan harga
satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/unsur pekerjaan dengan
spesifikasi teknis tertentu dimana volume total pekerjaan masih bersifat
74
perkiraan sementara
.Pembayaran didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume
pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh Penyedia
Barang/Jasa.
c. Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan
Adalah Perjanjian/Kontrak yang merupakan gabungan Lumpsum dan
harga satuan dalam satu pekerjaan yang diperjanjikan.
d. Terima Jadi (turn key)
Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi atas
penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan
jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh bangunan/konstruksi,
peralatan dan jaringan utama maupun penunjangnya dapat berfungsi
dengan baik sesuai dengan kriteria kinerja yang telah ditetapkan.
Jenis Perjanjian/Kontrak ini lebih tepat digunakan untuk mengadakan
suatu barang yang hanya diperlukan sekali saja, dan tidak
mengutamakan kepentingan untuk alih (transfer) teknologi selanjutnya.
e. Kesepakatan Harga Satuan (KHS)
1) KHS adalah Perjanjian/Kontrak yang ditandatangani oleh
Pengguna Barang/Jasa Antara dan memuat kesepakatan harga
satuan barang/jasa tertentu dalam kurun waktu dan spesifikasi
tertentu, yang ditindaklanjuti dengan penerbitan Surat Pesanan
Barang/Jasa (SPBJ) sesuai waktu kebutuhan, dengan mengacu
pada syarat-syarat dan ketentuan dalam Perjanjian/Kontrak KHS,
yang diterbitkan dan ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa
Akhir.
2) Tujuan KHS adalah untuk memperoleh barang/jasa secara cepat,
tepat waktu, mengurangi stock barang di gudang PLN Batam,
dan mendapatkan harga satuan yang kompetitif. KHS dapat juga
diberlakukan untuk jasa, dalam hal jasa tersebut sifat
pekerjaannya rutin dan dapat distandarkan.
3) Kriteria KHS
a) Kebutuhan barang/jasa diperlukan tepat waktu (just-in-
time-purchasing);
b) Kebutuhan barang/jasa bersifat rutin; dan
75
c) Volume kebutuhan barang/jasa sifatnya perkiraan.
4) Harga satuan barang dan/atau harga satuan jasa telah
memasukkan harga pengangkutan/transportasi sampai ke lokasi-
lokasi yang dituju, termasuk biaya asuransi.
5) Dalam hal volume kebutuhan barang/jasa melebihi batas
kemampuan Penyedia Barang/Jasa dari penawar terendah, maka
Pengguna Barang/Jasa dapat menetapkan lebih dari satu
Penyedia Barang/Jasa dengan mengacu kepada harga hasil
negosiasi penawar terendah.
6) Penyedia Barang/Jasa harus menyerahkan Jaminan
Pelaksanaan sebelum atau pada saat pelaksanaan
Perjanjian/Kontrak KHS dan penerbitan Surat Pesanan
Barang/Jasa (SPBJ).
7) Dalam hal terjadi pencairan jaminan pelaksanaan karena hal-hal
sebagaimana diatur dalam Perjanjian/Kontrak KHS, maka
pencairan jaminan pelaksanaan dapat dilakukan secara
parsial/proporsional.
4.6.22.6 Perjanjian/Kontrak Berdasarkan Jangka Waktu
a. Perjanjian/Kontrak maksimal 1 (satu) tahun.
Adalah Perjanjian/Kontrak pelaksanaan pekerjaan untuk jangka waktu
maksimal 1 (satu) tahun.
b. Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang.
Adalah Perjanjian/Kontrak pelaksanaan pekerjaan untuk jangka waktu
lebih dari 1 (satu) tahun.
4.6.22.7 Urutan kekuatan hukum Dokumen Perjanjian/Kontrak :
a. Perjanjian/Kontrak.
b. Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion
Agreement).
c. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).
d. Surat Penawaran.
e. Addendum/Amandemen Dokumen Pelelangan (apabila ada).
76
f. Syarat-syarat Khusus Perjanjian/Kontrak.
g. Syarat-syarat Umum Perjanjian/Kontrak.
h. Spesifikasi Teknis.
i. Gambar-gambar (apabila ada).
j. Daftar kuantitas dan harga.
4.6.22.8 Kerangka Dokumen Perjanjian/Kontrak
a. Pembukaan
1) Judul Perjanjian/Kontrak
Menjelaskan tentang judul dan jenis pekerjaan (pekerjaan jasa
pemborongan, pengadaan barang, jasa lainnya, dan jasa
konsultansi) dari Perjanjian/Kontrak yang akan ditandatangani.
2) Menjelaskan nomor Perjanjian/Kontrak yang akan
ditandatangani.
Dalam hal Perjanjian/Kontrak berupa perubahan
Perjanjian/Kontrak maka nomor Perjanjian/Kontrak harus berurut
sesuai dengan berapa kali mengalami perubahan
3) Tanggal Perjanjian/Kontrak
Menjelaskan hari, tanggal, bulan, dan tahun Perjanjian/Kontrak
ditandatangani oleh para pihak.
4) Kalimat Pembuka
Merupakan kalimat pembuka dalam Perjanjian/Kontrak yang
menjelaskan bahwa para pihak pada hari, tanggal, bulan, dan
tahun mereka membuat dan menandatangani Perjanjian/Kontrak.
5) Para pihak dalam Perjanjian/Kontrak
a) Menjelaskan identitas dari para pihak yang
menandatangani Perjanjian/Kontrak. Identitas para pihak
meliputi: nama, jabatan, dan alamat serta kedudukan para
pihak dalam Perjanjian/Kontrak tersebut, apakah sebagai
pihak pertama atau pihak kedua.
77
b) Para pihak dalam Perjanjian/Kontrak terdiri dari dua pihak
yaitu:
i. Pihak pertama adalah pihak Pengguna
Barang/Jasa.
ii. Pihak kedua adalah pihak Penyedia Barang/Jasa
yang telah ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.
iii. Menjelaskan bahwa pihak-pihak tersebut bertindak
untuk dan atas nama siapa dan dasar ia bertindak.
iv. Penjelasan mengenai identitas para pihak harus
jelas dan terinci dan menerangkan hal yang
sebenarnya.
iv Apabila pihak kedua dalam Perjanjian/Kontrak
merupakan suatu konsorsium, kerjasama, joint
venture, dan bentuk kerjasama lainnya, maka
harus dijelaskan nama bentuk kerjasamanya, siapa
saja anggotanya, dan siapa yang memimpin dan
mewakili kerjasama tersebut.
b. Isi Perjanjian/Kontrak
1) Pernyataan bahwa para pihak telah sepakat atau setuju untuk
mengadakan Perjanjian/Kontrak mengenai obyek yang
diperjanjikan sesuai dengan jenis pekerjaannya.
2) Pernyataan bahwa para pihak telah menyetujui besarnya harga
Perjanjian/Kontrak. Harga Perjanjian/Kontrak harus ditulis dengan
angka dan huruf, serta rincian sumber pembiayaannya.
3) Pernyataan bahwa ungkapan-ungkapan dalam perjanjian harus
mempunyai arti dan makna yang sama seperti yang tercantum
dalam Perjanjian/Kontrak.
4) Pernyataan bahwa Perjanjian/Kontrak yang dibuat ini meliputi
beberapa dokumen dan merupakan satu kesatuan yang disebut
Perjanjian/Kontrak.
5) Pernyataan bahwa apabila terjadi pertentangan antara ketentuan
yang ada dalam dokumen-dokumen Perjanjian/Kontrak maka
yang dipakai adalah dokumen urutannya lebih dahulu.
78
6) Pernyataan mengenai persetujuan para pihak untuk
melaksanakan kewajiban masing-masing, yaitu pihak pertama
membayar harga Perjanjian/Kontrak dan pihak kedua
melaksanakan pekerjaan yang diperjanjikan dalam
Perjanjian/Kontrak.
7) Pernyataan mengenai jangka waktu pelaksanaan pekerjaan,
yaitu kapan dimulai dan diakhirinya pekerjaan tersebut.
8) Pernyataan mengenai efektifnya Perjanjian/Kontrak.
c. Penutup
Penutup merupakan bagian dari Perjanjian/Kontrak yang memuat:
1) Pernyataan bahwa para pihak dalam Perjanjian/Kontrak ini telah
menyetujui untuk melaksanakan Perjanjian/Kontrak sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di
Indonesia pada hari dan tanggal penandatanganan
Perjanjian/Kontrak tersebut.
2) Tanda tangan para pihak dalam Perjanjian/Kontrak dengan
bermaterai cukup.
4.6.22.9 Syarat-Syarat Umum Perjanjian/Kontrak
a. Ketentuan Umum
Ketentuan umum ini berlaku untuk semua jenis Perjanjian/Kontrak.
antara lain:
1) Definisi
Definisi adalah uraian atau pengertian mengenai istilah-istilah
yang digunakan dalam Perjanjian/Kontrak. Istilah-istilah tersebut
dijelaskan dan diberi arti atau tafsiran sehingga isi
Perjanjian/Kontrak mudah dipahami oleh setiap orang yang
membacanya dan tidak ditafsirkan atau diartikan lain.
2) Penerapan
Penerapan adalah ketentuan bahwa syarat-syarat umum dalam
Perjanjian/Kontrak ini diterapkan secara luas tetapi tidak boleh
melanggar ketentuan-ketentuan yang ada dalam
Perjanjian/Kontrak.
79
3) Asal Barang/Jasa
a) Asal Barang/Jasa adalah ketentuan mengenai penjelasan
dari negara mana asal Barang/Jasa yang menjadi objek
Perjanjian/Kontrak dalam Perjanjian/Kontrak.
b) Asal Barang adalah tempat barang diperoleh, antara lain
tempat barang ditambang, tumbuh, atau diproduksi.
Dalam ketentuan ini juga harus dirinci komponen dalam
negeri dan komponen impornya. Asal Barang harus
dibedakan dengan negara penjual. Penjelasan dan rincian
komponen dalam negeri dan impor dijelaskan pada
syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.
4) Penggunaan Dokumen-Dokumen Perjanjian/Kontrak dan
Informasi
Penggunaan dokumen-dokumen Perjanjian/Kontrak dan
informasi adalah ketentuan mengenai penggunaan dokumen-
dokumen Perjanjian/Kontrak atau dokumen lainnya yang
berhubungan dengan Perjanjian/Kontrak, misalnya ketentuan-
ketentuan Perjanjian/Kontrak, spesifikasi teknik, gambar-gambar,
pola, contoh serta informasi-informasi yang berkaitan dengan
Perjanjian/Kontrak oleh Penyedia Barang/Jasa dengan ijin tertulis
dari Pengguna Barang/Jasa.
5) Hak Paten, Hak Cipta, dan Merek
Hak Paten, Hak Cipta, dan Hak Merek adalah ketentuan yang
mengatur kewajiban Penyedia Barang/Jasa untuk melindungi
Pengguna Barang/Jasa dari segala tuntutan atau klaim dari pihak
ketiga atas pelanggaran Hak Paten, Hak Cipta, dan Merek.
6) Jaminan
Jaminan adalah ketentuan mengenai jaminan yang harus
disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa berupa, Jaminan
Pelaksanaan dan Jaminan Pemeliharaan.
7) Asuransi
Asuransi adalah ketentuan mengenai asuransi yang harus
disediakan oleh pihak Penyedia Barang/Jasa dalam rangka
pelaksanaan pekerjaan yaitu:
80
a) Pihak Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan
semua pekerja, barang dan peralatan atas segala risiko
kecelakaan, kerusakan-kerusakan, kehilangan, serta risiko
lain yang tidak dapat diduga.
b) Pihak Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan
pihak ketiga sebagai akibat kecelakaan di tempat
kerjanya. Besarnya asuransi ditentukan di dalam
Dokumen Pelelangan.
8) Pembayaran
Pembayaran adalah ketentuan mengenai cara-cara dan termin
pembayaran serta mata uang yang digunakan. Cara pembayaran
harus disesuaikan dengan ketentuan dalam Dokumen
Pelelangan.
9) Harga
Harga adalah ketentuan mengenai harga yang harus dibayarkan
oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Penyedia Barang/Jasa atas
pelaksanaan pekerjaan dalam kontrak. Harga Perjanjian/Kontrak
harus jelas, pasti, dan dirinci sumber pembiayaannya.
10) Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak adalah ketentuan
mengenai perubahan Perjanjian/Kontrak. Perubahan
Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan meliputi:
a) Menambah dan/atau mengurangi volume/jenis/ lingkup
pekerjaan pekerjaan yang tercantum dalam
Perjanjian/Kontrak.
b) Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan
kebutuhan lapangan.
c) Mengubah harga Perjanjian/Kontrak akibat adanya
perubahan pekerjaan dan perubahan pelaksanaan
pekerjaan.
d) Mengubah jadwal pelaksanaan pekerjaan.
e) Amandemen dapat dilaksanakan apabila disetujui oleh
para pihak yang membuat Perjanjian/Kontrak tersebut.
81
f) Adanya perubahan ketentuan/peraturan yang berlaku.
11) Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
Adalah ketentuan mengenai:
a) Kapan Perjanjian/Kontrak mulai berlaku.
b) Kapan pekerjaan mulai dilaksanakan.
c) Kapan penyerahan hasil pekerjaan dari Penyedia
Barang/Jasa kepada Pengguna Barang/Jasa.
12) Pengawasan
a) Pengawasan adalah ketentuan tentang kewenangan
Pengguna Barang/Jasa melakukan pengawasan dan
pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang
sudah dan sedang dilaksanakan oleh pihak Penyedia
Barang/Jasa.
b) Apabila diperlukan oleh Pengguna Barang/Jasa karena
Pengguna Barang/Jasa tidak dapat melakukan
pemeriksaan atau pengawasan, maka Pengguna
Barang/Jasa dapat memerintahkan kepada pihak ketiga
untuk melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas
semua pelaksanaan pekerjaan yang sudah atau sedang
dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.
13) Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan
a) Hal-hal yang berkaitan dengan keterlambatan dalam
pelaksanaan pekerjaan oleh pihak Penyedia Barang/Jasa
atau Pengguna Barang/Jasa dari jadwal yang ditentukan
dalam Perjanjian/Kontrak.
b) Sanksi yang diberikan kepada pihak Penyedia
Barang/Jasa atau Pengguna Barang/Jasa jika terjadi
keterlambatan pelaksanaan pekerjaan.
c) Pengecualian dari ketentuan pada huruf b diatas akibat
keadaan kahar.
14) Keadaan Kahar (Force Majeure)
82
a) Yang dimaksud Keadaan Kahar adalah suatu keadaan
yang terjadi diluar kehendak para pihak sehingga
kewajiban yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak
menjadi tidak dapat dipenuhi.
b) Yang digolongkan Keadaan Kahar antara lain adalah
peperangan, kerusuhan, revolusi, bencana alam, gempa
bumi, pemogokan, dan kebakaran.
c) Keadaan kahar ini tidak termasuk hal-hal yang merugikan
yang disebabkan oleh perbuatan atau kelalaian para
pihak.
d) Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang diakibatkan
oleh karena terjadinya keadaan kahar tidak dapat dikenai
sanksi.
e) Pihak yang menanggung kerugian akibat terjadinya
keadaan kahar, diserahkan pada kesepakatan para pihak.
f) Tindakan yang diambil untuk mengatasi terjadinya
keadaan kahar, diserahkan kepada kesepakatan dari para
pihak.
15) Itikad Baik (Good Faith)
a) Para pihak bertindak berdasarkan asas kepercayaan
(trust) yang disesuaikan dengan hak-hak yang terdapat
dalam Perjanjian/Kontrak.
b) Para pihak setuju untuk melaksanakan Perjanjian/Kontrak
dengan jujur tanpa menonjolkan kepentingan masing-
masing pihak. Jika selama Perjanjian/Kontrak, salah satu
pihak merasa dirugikan, maka diupayakan tindakan yang
terbaik untuk mengatasi keadaan tersebut.
16) Pemutusan Perjanjian/Kontrak
Adalah ketentuan mengenai kapan Perjanjian/Kontrak dapat
diputuskan, dibagi dua yaitu:
a) Pemutusan Perjanjian/Kontrak oleh pihak Penyedia
Barang/Jasa.
b) Pemutusan Perjanjian/Kontrak oleh pihak Pengguna
83
Barang/Jasa.
17) Penyelesaian Perselisihan
Adalah ketentuan mengenai penyelesaian perselisihan atau
sengketa antara para pihak dalam kontrak. Cara yang diambil
dapat melalui pengadilan atau di luar pengadilan yaitu melalui
musyawarah, mediasi, konsiliasi atau arbitrase di Indonesia.
18) Bahasa dan Hukum
a) Bahasa dan hukum adalah ketentuan mengenai bahasa
dan hukum yang digunakan dalam Perjanjian/Kontrak.
b) Bahasa Perjanjian/Kontrak harus dalam Bahasa Indonesia
dan dalam hal Perjanjian/Kontrak melibatkan pihak asing,
maka dapat dibuat dalam Bahasa Inggris dengan
terjemahan Bahasa Indonesia atau Bahasa Indonesia
dengan terjemahan Bahasa Inggris.
Dalam hal terjadi perbedaan penafsiran terhadap klausal
di dalam Perjanjian/Kontrak, maka bahasa yang dipakai
adalah bahasa yang disepakati para pihak.
c) Hukum yang digunakan adalah hukum yang berlaku di
Indonesia atau pilihan hukum yang disepakati para pihak.
19) Perpajakan
Adalah ketentuan mengenai perpajakan sesuai dengan ketentuan
perpajakan yang berlaku di Indonesia.
20) Korespondensi.
Adalah ketentuan Perjanjian/Kontrak mengenai semua
korespondensi yang dapat berbentuk surat, faksimile, atau e-mail
dan ditujukan kepada alamat para pihak. Dijelaskan alamat para
pihak yang digunakan sebagai alamat korespondensi.
b. Ketentuan Khusus
Ketentuan khusus berikut ini berlaku untuk masing-masing
Perjanjian/Kontrak sesuai dengan jenis pekerjaannya.
1). Ketentuan Khusus untuk Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang
84
a) Standar
Adalah ketentuan mengenai barang yang disediakan oleh
pihak Penyedia Barang/Jasa harus sesuai dengan standar
yang telah disebutkan dalam spesifikasi teknis.
b) Pengepakan (Packaging).
Adalah ketentuan mengenai kewajiban penjual untuk
melakukan pengepakan atas barang-barang yang dikirim
dari asal barang sampai ke tujuan akhir yang telah
ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.
c) Pengiriman
Adalah ketentuan mengenai pengiriman barang yang
dilakukan Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan oleh Pengguna Barang/Jasa
disesuaikan dengan jadwal kebutuhan.
d) Transportasi
Adalah ketentuan mengenai transportasi yang digunakan
untuk pengiriman barang (melalui laut, darat atau udara).
Biaya transportasi pada waktu pengiriman barang
dimasukan dalam harga Perjanjian/Kontrak.
e) Pemeriksaan dan Pengujian.
Adalah ketentuan bahwa Pengguna Barang/Jasa
mempunyai hak untuk melakukan pemeriksaan dan
pengujian atas barang untuk memastikan kecocokannya
dengan spesifikasi dan persyaratan yang telah ditentukan
dalam kontrak. Pemeriksaan dan pengujian dapat
dilakukan sendiri oleh Penyedia Barang/Jasa atau
diwakilkan kepada pihak ketiga.
f) Layanan Tambahan
Penyedia Barang/Jasa dapat dimungkinkan untuk
menyediakan beberapa atau semua layanan lanjutan,
termasuk penambahan layanan, yang dituangkan dalam
syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.
2). Ketentuan Khusus untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Konsultansi.
85
a) Kewajiban Penyedia Jasa Konsultansi
i Penyedia Jasa Konsultansi harus melaksanakan
perjanjian dan kewajiban-kewajiban yang
dibebankan kepadanya dengan penuh tanggung-
jawab, ketekunan, efisien dan ekonomis serta
memenuhi kriteria teknik profesional dan
melindungi secara efektif peralatan-peralatan,
mesin, material yang berkaitan dengan pekerjaan
dalam Perjanjian/Kontrak.
ii Penyedia Jasa Konsultansi dalam melaksanakan
jasa harus sesuai dengan hukum yang berlaku di
Indonesia. Pengguna Barang/Jasa secara tertulis
akan memberitahukan kepada Penyedia Jasa
Konsultansi mengenai kebiasaan-kebiasaan
setempat.
iii Penyedia Jasa Konsultansi tidak boleh menerima
keuntungan untuk mereka sendiri dari komisi
usaha (trade commision), rabat (discount) atau
pembayaran-pembayaran lain yang berhubungan
dengan kegiatan pelaksanaan jasa.
iv Selama pelaksanaan Perjanjian/Kontrak,
Penyedia Jasa Konsultansi dilarang untuk
melaksanakan jasa maupun mengadakan barang
yang tidak sesuai dengan Perjanjian/Kontrak.
v Penyedia Jasa Konsultansi, subkonsultan, dan
personil konsultan dilarang melakukan kegiatan
yang secara langsung atau tidak langsung akan
menimbulkan pertentangan kepentingan (conflict
of interest) dengan kegiatan yang merupakan
tugasnya.
vi Tanggungjawab Penyedia Jasa Konsultansi
sesuai dengan hukum yang berlaku di Indonesia.
vii Tindakan Penyedia Jasa Konsultansi yang perlu
mendapat persetujuan Pengguna Barang/Jasa,
adalah dalam hal memobilisasi personil yang
terdapat dalam daftar dan membuat subkontrak.
86
viii
Semua rancangan, gambar-gambar, spesifikasi,
disain, laporan dan dokumen-dokumen lain serta
software yang disiapkan oleh Penyedia Jasa
Konsultansi menjadi hak milik Pengguna
Barang/Jasa.
ix
Penyedia Jasa Konsultansi, segera setelah
pekerjaan selesai atau berakhirnya
Perjanjian/Kontrak, harus menyerahkan seluruh
dokumen dan data pendukung lainnya kepada
Pengguna Barang/Jasa.
x Penyedia Jasa Konsultansi dapat menyimpan
salinan dari dokumen-dokumen tersebut.
xi Peralatan dan bahan untuk kebutuhan
pelaksanaan pekerjaan oleh Penyedia Jasa
Konsultansi disediakan berdasarkan kesepakatan
para pihak.
b) Personil Konsultan dan Subkonsultan
i Penyedia Jasa Konsultansi harus mempekerjakan
personil atau subkonsultan sesuai dengan
kualifikasi dan pengalamannya.
ii Personil inti dan subkonsultan yang telah
disetujui oleh Pengguna Barang/Jasa harus
memberikan data secara rinci yang sesuai dalam
daftar personalia Penyedia Jasa Konsultansi
iii Penyesuaian terhadap perkiraan waktu pekerjaan
personil akan dibuat oleh Penyedia Jasa
Konsultansi melalui pemberitahuan secara tertulis
kepada Pengguna Barang/Jasa.
iv Jika terdapat pekerjaan tambah, maka perkiraan
waktu pelaksanaan harus ditentukan secara
tertulis oleh para pihak.
c) Waktu Kerja dan Lembur
i Jam kerja dan waktu cuti untuk tenaga kerja inti
ditentukan dalam dokumen kontrak.
87
ii Waktu kerja tenaga kerja asing yang dimobilisasi
ke Indonesia dihitung sejak kedatangannya di
Indonesia sesuai dengan surat perintah
mobilisasi.
iii Tenaga kerja tidak berhak untuk dibayar atas
pekerjaan lembur ataupun sakit atau liburan,
karena perhitungan upah sudah mencakup hal
tersebut.
d) Penggantian dan Perpindahan Tenaga Kerja
i Penggantian dan perpindahan tenaga inti hanya
dapat dilaksanakan dengan persetujuan
Pengguna Barang/Jasa. Jika memang terdapat
hal-hal penting yang mengharuskan penggantian,
maka atas persetujuan Pengguna Barang/Jasa,
dapat dilakukan penggantian tenaga kerja dengan
tenaga kerja yang setara atau lebih baik tanpa
menambah biaya.
ii Jika Pengguna Barang/Jasa menemukan tenaga
kerja yang melakukan kesalahan serius atau
terlibat tindak kejahatan, atau mengabaikan
pekerjaan yang menjadi tugasnya, maka
Pengguna Barang/Jasa dapat secara tertulis
mengajukan penggantian tenaga kerja tersebut.
e) Khusus Untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Pemborongan.
i Pengguna Barang/Jasa menilai dan menyetujui
penempatan/penggantian personil atau tenaga
ahli menurut kualifikasi yang dibutuhkan.
ii Penemuan benda/barang yang mempunyai nilai
sejarah atau penemuan kekayaan yang menurut
Undang-Undang dikuasai oleh negara di lokasi
pekerjaan pada masa pelaksanaan
Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia Barang/Jasa
wajib memberitahukan kepada pihak Pengguna
Barang/Jasa dan kepada pihak yang berwenang
sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku di Indonesia.
iii Kompensasi dapat diberikan kepada Penyedia
88
Barang/Jasa dalam hal:
(a) Pihak Pengguna Barang/Jasa
memodifikasi atau mengubah jadwal yang
dapat mempengaruhi pekerjaan Penyedia
Barang/Jasa.
(b) Pihak Pengguna Barang/Jasa
menginstruksikan kepada pihak Penyedia
Barang/Jasa untuk melakukan pengujian
tambahan yang setelah dilaksanakan
pengujian ternyata tidak diketemukan
kerusakan/kegagalan/penyimpangan.
iv Penangguhan (Suspension)
Pihak Pengguna Barang/Jasa secara tertulis
memberitahukan kepada Penyedia Barang/Jasa
tentang penangguhan hak pembayaran sesuai
dengan proporsi, jika pihak Penyedia Barang/Jasa
tidak melakukan kewajiban sebagaimana
mestinya, disertai alasan-alasan yang jelas
mengenai penangguhan tersebut, dan diberi
kesempatan kepada pihak Penyedia Barang/Jasa
untuk memperbaiki dalam jangka waktu tertentu.
v Hari Kerja (Work day)
(a) Semua pekerja dibayar selama hari kerja
dan datanya disimpan oleh pihak penyedia
jasa.
Daftar pembayaran ditandatangani oleh
masing-masing pekerja dan dapat
diperiksa oleh Pengguna Barang/Jasa.
(b) Penyedia Barang/Jasa harus membayar
upah hari kerja kepada tenaga kerjanya
setelah formulir upah ditandatangani.
(c) Jam kerja dan waktu cuti untuk karyawan
harus dilampirkan.
vi Pedoman Pengoperasian dan Perawatan
89
(a) Penyedia Barang/Jasa diwajibkan
memberikan petunjuk kepada pihak
Pengguna Barang/Jasa tentang
pengoperasian dan petunjuk perawatan,
sebagaimana yang ditetapkan dalam
Perjanjian/Kontrak.
(b) Jika Penyedia Barang/Jasa tidak
melakukan hal tersebut pada huruf (a) di
atas, Pengguna Barang/Jasa dapat
memperhitungkan pembayaran kepada
Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan
ketentuan dalam Perjanjian/Kontrak.
4.6.22.10 Penandatanganan Perjanjian/Kontrak
a. Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan setelah Penyedia
Barang/Jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan.
b. Apabila Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk menolak/mengundurkan
diri atau gagal untuk menandatangani Perjanjian/Kontrak sesuai jangka
waktu yang telah ditetapkan yang dapat mempengaruhi jadwal
pelaksanaan pekerjaan, maka Pengguna Barang/Jasa membatalkan
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), jaminan penawaran
Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan dicairkan dan
disetorkan ke Kas PLN Batam, dimasukkan dalam Daftar Hitam (black
list) PLN dan dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
c. Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa wajib memeriksa
konsep Perjanjian/Kontrak meliputi substansi, bahasa/redaksional,
angka, dan huruf serta membubuhkan paraf pada lembar demi lembar
dokumen Perjanjian/Kontrak.
d. Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan segera setelah
penetapan Pemenang Pengadaan, kecuali apabila ada alasan yang
dapat diterima oleh Pengguna Barang/Jasa.
e. Jumlah dokumen Perjanjian/Kontrak dibuat sesuai kebutuhan sekurang-
kurangnya 2 (dua) rangkap Perjanjian/Kontrak asli, Perjanjian/Kontrak
asli pertama untuk Pengguna Barang/Jasa dibubuhi materai pada
bagian yang ditandatangani oleh Penyedia Barang/Jasa, dan
Perjanjian/Kontrak asli kedua untuk Penyedia Barang/Jasa dibubuhi
materai pada bagian yang ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa.
90
f. Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan tanggung jawab seluruh
pekerjaan utama dengan mensubkontrakkan kepada pihak lain.
g. Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan tanggung jawab sebagian
pekerjaan utama dengan mensubkontrakkan kepada pihak lain dengan
cara dan alasan apapun, kecuali disub-kontrakkan kepada Penyedia
Barang/Jasa yang memiliki kompetensi dalam bidang tersebut, dengan
persetujuan Pengguna Barang/Jasa.
4.6.22.11 Penyimpanan Dokumen Perjanjian/Kontrak
Pejabat Pelaksana Pengadaan harus memastikan bahwa Dokumen
Perjanjian/Kontrak asli disimpan dengan baik dalam hard copy maupun soft
copy (digital) untuk arsip dan pemantauan kinerja Penyedia Barang/Jasa.
4.6.22.12 Dokumen Lain Yang Merupakan Bagian Dari Perjanjian/Kontrak.
a. Untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Pemborongan antara lain terdiri dari
Surat penunjukan pemenang, surat penawaran, spesifikasi umum,
spesifikasi khusus, gambar-gambar, Addendum, daftar kuantitas dan
harga, jaminan pelaksanaan, Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak
(Contract Discussion Agreement).
b. Untuk Pengadaan Jasa Konsultansi meliputi:
Surat penunjukan pemenang, Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term of
Reference (TOR), hasil negoisasi, Pendekatan Metodologi (Approach of
Methodology), Addendum/Amandemen dalam proses Pengadaan yang
kemudian dimasukkan di masing-masing substansinya, dokumen
lainnya, misalnya jaminan pelaksanaan, Kesepakatan Diskusi
Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion Agreement).
c. Untuk Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Lainnya meliputi:
Surat penunjukan pemenang, dokumen penawaran, spesifikasi umum,
spesifikasi khusus, gambar-gambar (apabila dipersaratkan),
Addendum/Amandemen dalam proses Pengadaan Barang/Jasa yang
kemudian dimasukkan di masing-masing substansinya, daftar kuantitas
dan harga, dokumen lainnya, misalnya Jaminan pelaksanaan,
Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion
Agreement).
4.6.22.13 Pemberitahuan Pemenang Pengadaan
a. Setelah Perjanjian/Kontrak ditandatangani, dilakukan pemberitahuan
91
kepada seluruh peserta pengadaan mengenai penandatanganan
Perjanjian/Kontrak dengan Pemenang Pengadaan.
b. Pemberitahuan sebagaimana butir a diatas dapat dilakukan di portal e-
Procurement PLN atau secara tertulis.
92
BAB V
PENGADAAN KHUSUS
5.1 Pengadaan Energi Primer
5.1.1 Energi Primer
5.1.1.1 Proses pengadaan energi primer mengikuti Edaran ini, kecuali ditentukan lain
oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku dan/atau Peraturan Direksi
yang mengatur khusus pengadaan energi primer.
5.1.1.2 Energi Primer terdiri dari Energi Terbarukan (ET) dan Energi Tidak Terbarukan
(ETT).
5.1.1.3 Energi Terbarukan meliputi antara lain aliran dan terjunan air, panas bumi,
angin, sinar matahari, gerakan dan perbedaan suhu lapisan laut dan bioenergi,
bahan bakar nabati.
5.1.1.4 Energi tidak terbarukan meliputi antara lain Minyak Bumi, Gas
Bumi/LNG/CNG/Gas Bumi lainnya, Batu bara, Gambut dan serpihan bitumen.
5.1.2 Pengadaan Minyak Bumi/BBM dapat dilakukan dengan Metode
5.1.2.1 Pelelangan Terbatas dari DPT yang pesertanya terdiri dari:
a. Penyedia BBM dalam negeri yang memiliki Ijin Usaha Niaga BBM dari
Pemerintah; dan/atau
b. Penyedia BBM luar negeri.
5.1.2.2 Pelelangan Terbuka dapat dilakukan dalam hal DPT belum tersedia.
5.1.2.3 Penunjukan Langsung kepada BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak
Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN
yang memenuhi kriteria Penunjukan Langsung.
5.1.3 Pengadaan Gas Bumi dapat dilakukan dengan Metode
5.1.3.1 Pelelangan Terbatas dari DPT yang pesertanya terdiri dari:
a. Penyedia Gas Bumi di sisi hulu termasuk PSC; atau.
b. Penyedia Gas Bumi di sisi hilir yang memiliki Ijin Usaha Niaga.
5.1.3.2 Penunjukkan Langsung kepada:
93
a. BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan
Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN yang memenuhi kriteria
Penunjukan Langsung; atau
b. PSC yang memiliki Seller Appointment Letter (SAL) dari Pemerintah;
atau
c. Perusahaan Daerah (Perusda)/BUMD yang mendapat alokasi Penjual
Gas Bagian Negara dari Pemerintah; atau
d. Penyedia Gas Bumi di sisi hilir yang memiliki Ijin Usaha Niaga; yang
memenuhi kriteria Penunjukan Langsung.
e. Penyedia Gas Bumi luar negeri yang memenuhi kriteria Penunjukan
langsung.
5.1.3.3 Tahapan penunjukkan langsung untuk pengadaan Gas Bumi:
a. Surat penawaran alokasi gas dari calon penyedia gas bumi/surat
permintaan dari PLN ke Pemerintah.
b. Pemberian Penjelasan.
c. Penerbitan MOU dan/atau HOA dengan calon penyedia gas bumi.
d.
Pembahasan Key Terms Perjanjian/Kontrak Jual Beli Gas (PJBG).
e.
Penyampaian penawaran harga.
f. Melakukan evaluasi dan negosiasi penawaran harga.
g. Khusus pengadaan Gas Bumi dengan PSC, penetapan harga dan
PJBG dari Pemerintah.
h. Penandatanganan PJBG.
5.1.3.4 Proses pengadaan transportasi gas bumi dilakukan dengan berdasarkan
ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
5.1.4 Pengadaan LNG, CNG dan Gas lainnya:
5.1.4.1 Pengadaan LNG atau CNG dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas
dari DPT atau Penunjukan Langsung kepada LNG Plant/CNG Plant yang
mempunyai kepemilikan Gas Bumi oleh PSC dan penjual gas bagian Negara
yang ditunjuk langsung oleh instansi yang berwenang kepada PSC atau
94
Perusda / BUMD atau penyedia gas bumi sisi hilir.
5.1.4.2 Pengadaan LNG atau CNG yang bersumber dari luar negeri dilakukan dengan
Metode Pelelangan Terbatas atau Penunjukan Langsung kepada LNG
Plant/CNG Plant yang kepemilikan saham mayoritas dimiliki oleh Pemerintah
Negara Penjual LNG/CNG.
5.1.4.3 Pengadaan spot untuk LNG atau CNG dilakukan melalui Pelelangan Terbatas
atau Penunjukan Langsung untuk kondisi khusus.
Yang dimaksud kondisi khusus adalah kondisi emergency, terjadi shortfall atas
Perjanjian/Kontrak berjalan, kekurangan pasokan untuk tahun berjalan atau
kondisi-kondisi lain dengan Persetujuan Direksi.
5.1.4.4 Pengadaan Gas lainnya dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas atau
Penunjukan Langsung sesuai kriteria pemilihan Metode pada angka 5.1.4.
5.1.5 Pengadaan Batu Bara
5.1.5.1 Pengadaan batu bara dapat dilakukan dengan Metode Penunjukan Langsung
atau Pelelangan Terbatas atau Pelelangan Terbuka mengikuti kriteria
pemilihan Metode pengadaan barang/jasa dan/atau kriteria dibawah ini:
a. Kriteria Penunjukan Langsung
1). Penunjukan Langsung dapat dilakukan kepada:
a) Pemasok Batu Bara Pemegang Perjanjian Karya
Pengusahaan Pertambangan Batu Bara (PKP2B),
BUMN, Anak Perusahaan atau Afiliasi BUMN, BUMD,
atau Pemegang Izin Usaha Pertambangan (IUP) yang
clean and clear sesuai dengan daftar yang dikeluarkan
oleh Direktur Jenderal Mineral dan Batu Bara; dan
b) Pemasok batu bara yang memiliki bukti kepemilikan
tambang minimal 51 % (lima puluh satu persen); dan
atau
c) Pemasok yang memiliki spesifikasi batu bara yang cocok
dengan spesifikasi boiler Pembangkit Listrik Tenaga Uap
(PLTU).
2). Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud pada angka 1
diatas, dilakukan dalam hal:
a) Pengadaan batu bara untuk memenuhi kebutuhan PLTU
95
yang dibangun di dekat Tambang Batu Bara dan didesain
sesuai jenis batu bara Tambang Batu bara tersebut; dan
atau
b) Melalui kerjasama operasi (KSO) antara Pengguna
Barang/Jasa dengan Perusahaan Tambang Batubara
PKP2B atau IUP Operasi Produksi untuk memasok Batu
Bara, dilakukan dengan pola bagi hasil minimal dalam
jangka waktu 20 (dua puluh) tahun; dan atau
c) Melalui Kerjasama Strategis dengan Anak Perusahaan
PLN; dan atau
d) Apabila dari daftar pemasok Batu Bara PKP2B atau
daftar IUP yang clean and clear yang dikeluarkan oleh
Direktur Jenderal Mineral dan Batu Bara, terdapat hanya
1 (satu) tambang yang memenuhi spesifikasi PLTU milik
PLN; dan atau
e) Apabila terdapat kriteria Penunjukan Langsung yang
belum diatur pada huruf a) sampai dengan d) pada angka
2 ini, dapat diajukan kepada Value for Money Committee
terlebih dahulu.
b. Pelelangan Terbatas
Pelelangan Terbatas dilakukan dalam hal apabila pada angka 5.1.5.1
huruf a angka 1 di atas, terdapat lebih dari 1 (satu) pemasok batu bara.
c. Pelelangan Terbuka
Dalam hal belum tersedia DPT atau Penyedia Barang/Jasa yang
terdaftar dalam DPT tidak dapat memasok batu bara sesuai dengan
spesifikasi batu bara yang dibutuhkan maka pengadaan batubara
dapat dilakukan melalui Pelelangan Terbuka, sebagaimana diatur pada
angka 4.2.2.
5.1.5.2 Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak Pasokan Batu Bara diatur sebagai berikut:
a. Perjanjian/Kontrak jangka panjang dilakukan untuk menjamin
kelangsungan operasi dan memberikan nilai tambah bagi PLTU
dalam kurun waktu 5 (lima) tahun sampai dengan 20 (dua puluh)
tahun, dan dilakukan oleh beberapa pemasok dengan syarat:
1) Kualitas batu bara sesuai batasan desain batubara PLTU; dan
96
2) Kuantitasnya mencukupi untuk waktu tertentu atau selama
umur PLTU;
b. Perjanjian/Kontrak jangka pendek (spot) digunakan untuk menjaga
stabilitas pasokan dan mengendalikan harga batu bara dalam kurun
waktu kurang dari 1 (satu) tahun, dengan syarat kualitas batu
baranya sesuai batasan desain batu bara untuk pembangkit.
5.1.5.3 Harga Pembelian Batu Bara adalah:
a. Harga pembelian batu bara oleh PLN Batam dalam rangka
pengoperasian PLTU dari PKP2B adalah sebesar Harga Patokan
Batu Bara (HPB) dikurangi biaya penyesuaian sesuai dengan
peraturan yang berlaku, pada saat tercapainya kesepakatan antara
PLN dan Anak Perusahaan PLN dengan PKP2B.
b. Harga pembelian batu bara oleh PLN dan Anak Perusahaan PLN
dalam rangka pengoperasian PLTU dari pemegang Izin Usaha
Pertambangan (IUP) Operasi Produksi adalah sebesar Harga
Patokan Batu Bara (HPB) dikurangi biaya penyesuaian sesuai
dengan peraturan yang berlaku dan pengurang lainnya berdasarkan
kesepakatan para pihak, pada saat tercapainya kesepakatan antara
PLN dan Anak Perusahaan PLN dengan IUP Operasi Produksi Batu
Bara.
c. Harga kesepakatan pembelian batu bara sebagaimana dimaksud
pada angka 5.1.5.3 huruf a dan b wajib disesuaikan setiap 12 (dua
belas) bulan sekali.
d. Harga Patokan Batu Bara sebagaimana dimaksud pada angka
5.1.5.3 huruf a dan b ditetapkan oleh Pemerintah.
5.2 Pembelian Tenaga Listrik
5.2.1 Independent Power Producer (IPP)
5.2.1.1 Proses, ketentuandan istilah dalam Pembelian Tenaga Listrik mengikuti
peraturan perundang-undangan yang berlaku. Jika terdapat hal yang belum
diatur dalam peraturan perundang-perundangan yang berlaku, maka
mengikuti Edaran Direksi ini.
5.2.1.2 Dalam Pembelian Tenaga Listrik, Pengguna Barang/Jasa wajib
memperhatikan Rencana Usaha Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL), Kajian
Kelayakan Proyek (KKP) atau Kajian Kelayakan Operasi dan Finansial (KKO
dan KKF).
97
5.2.1.3 Perjanjian/Kontrak pembelian tenaga listrik dari Independent Power Producer
(IPP) dilakukan dengan jangka waktu minimal 15 (lima belas) tahun atau
ditentukan lain oleh Direksi, dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan atas
kesepakatan bersama.
5.2.1.4 Persyaratan kualifikasi Pengembang, meliputi:
a. Pengembang yang berminat, baik perusahaan lokal maupun asing,
dapat berbentuk satu badan hukum atau gabungan badan hukum;
b Mempunyai pengalaman dalam pengembangan IPP yang
dipersyaratkan;
c. Mempunyai pengalaman sebagai EPC Kontraktor atau sebagai
Kontraktor Operation and Maintenance Pembangkit yang
dipersyaratkan; dan
d. Mempunyai kemampuan keuangan sesuai yang dipersyaratkan.
5.2.1.5 Dalam hal lahan disediakan Pengembang, maka Pengembang berkewajiban
melakukan Studi Kelayakan dan Studi Dampak Lingkungan (AMDAL).
5.2.1.6 Adanya project account sebesar 10% (sepuluh persen) dari total biaya proyek
dengan maksimal sebesar US$ 5.000.000 (lima juta dollar Amerika Serikat).
5.2.2 Pembelian Excess Power
Pelaksanaan pembelian excess power mengikuti peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
5.2.3 Pembelian Tenaga Listrik Luar Negeri
Pembelian tenaga listrik luar negeri mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku
dan dalam hal pembelian tenaga listrik tersebut harus terlebih dahulu mendapatkan
persetujuan Direksi.
5.2.4 Aspek penting yang perlu diperhatikan dalam Perjanjian/Kontrak pembelian tenaga listrik,
antara lain:
5.2.4.1 Harga pembelian tenaga listrik menggunakan mata uang Rupiah dan/atau
mata uang asing.
5.2.4.2 Ketentuan tentang sanksi/alokasi risiko harus berimbang.
5.2.4.3 Pengembang berkewajiban mengurus semua perijinan sesuai dengan
98
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5.2.4.4 Escrow account (rekening bersama) sesuai ketentuan PLN Batam yang
berlaku.
5.3 Sewa Menyewa/Sewa Beli
5.3.1 Sewa menyewa adalah aktivitas Pengguna Barang/Jasa yang saling mengikatkan diri
dengan Penyedia Barang/Jasa untuk menggunakan suatu barang, baik barang bergerak
dan/atau tidak bergerak, selama waktu tertentu dengan pembayaran yang disepakati.
5.3.2 Sewa Beli adalah aktivitas Pengguna Barang/Jasa yang saling mengikatkan diri dengan
Penyedia Barang/Jasa untuk menggunakan suatu barang, baik barang bergerak dan/atau
tidak bergerak dengan hak kepemilikan akan beralih dari Penyedia barang/Jasa kepada
Pengguna Barang/Jasa setelah diselesaikannya seluruh pembayaran.
Selama pembayaran yang disepakati belum diselesaikan seluruhnya, kepemilikan barang
tetap ada pada Penyedia Barang/Jasa dan pada akhir masa Perjanjian/Kontrak atau
pembayaran yang disepakati telah diselesaikan seluruhnya, Penyedia Barang/Jasa
menyerahkan dokumen yang diperlukan dan hak kepemilikan beralih kepada Pengguna
Barang/Jasa.
5.3.3 Barang yang dapat dilakukan sewa menyewa/sewa beli antara lain:
5.3.3.1 Barang yang diperlukan untuk keperluan rutin/operasional PLN Batam dan
memerlukan biaya operasional dan pemeliharaan (Operation and
Maintenance), seperti tetapi tidak terbatas pada komputer (PC, laptop,
notebook), LCD Projector, mesin fotokopi, kendaraan bermotor (mobil, motor,
truk, alat-alat berat), gedung dan/atau tanah, mesin pembangkit tenaga listrik.
5.3.3.2 Barang yang dapat membebani Neraca Pembukuan PLN Batam karena
memerlukan investasi dan memiliki susut nilai barang (depresiasi harga
Barang).
5.3.4 Khusus untuk barang tidak bergerak seperti gedung dan /atau tanah, sewa menyewa/sewa
beli dapat dilakukan dengan Penunjukan Langsung.
5.3.5 Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisa bisnis (commercial analysis) dalam hal
menentukan barang yang dapat dilakukan sewa menyewa/sewa beli.
5.4 Sewa Guna Usaha (Leasing)
5.4.1 Sewa Guna Usaha terdiri dari:
5.4.1.1 Financial Lease
99
a. Penyewa Guna (Lessee) pada akhir masa Perjanjian/Kontrak
mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna dari pihak yang
menyewa gunakan (Lessor) berdasarkan nilai sisa (residual value)
yang disepakati bersama.
b. Kriteria Financial Lease terdiri dari:
1) Jumlah pembayaran selama masa finance lease ditambah nilai
sisa barang modal harus dapat menutup perolehan barang
modal dan keuntungan Lessor.
2) Perjanjian/Kontrak memuat ketentuan mengenai opsi yaitu
pengalihan kepemilikan barang kepada Lessee pada saat
berakhirnya Perjanjian/Kontrak, atau memperpanjang jangka
waktu Perjanjian/Kontrak.
c. Jenis Barang:
Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisis bisnis (commercial
analysis) dalam hal menentukan barang yang dapat diadakan dengan
Financial Lease, antara lain pada:
1) Pembangkit Tenaga Listrik.
2) Gedung dan/atau tanah.
5.4.1.2 Operating Lease
a. Adalah obyek sewa guna usaha yang dioperasikan sendiri oleh Lessee
namun kepemilikan obyek sewa guna usaha tidak beralih kepada
Lessee.
b. Kriteria terdiri dari :
1) Jumlah pembayaran selama Operating Lease tidak dapat atau
tidak harus menutupi harga perolehan barang modal, ditambah
dengan keuntungan oleh Lessor.
2) Perjanjian Operating Lease tidak memuat ketentuan opsi bagi
Lessee.
c. Jenis Barang
Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisis bisnis (commercial
100
analysis) dalam hal menentukan Barang yang dapat diadakan dengan
Operating Lease, seperti tetapi tidak terbatas pada:
1) Kendaraan bermotor (mobil, motor, truk).
2) Gedung dan/atau tanah.
5.4.2 Proses pelaksanaan sewa guna usaha (leasing) dilakukan mengikuti Edaran Direksi ini
kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5.4.3 Jangka waktu Perjanjian/Kontrak melalui sewa guna usaha (leasing) dilakukan sesuai
dengan kemampuan project cash flow.
5.5 Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya)
Persyaratan pengadaan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain
dilaksanakan sesuai ketentuan yang diatur dalam Edaran ini dan ketentuan Direksi yang mengatur
mengenai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain, alur kegiatan proses
pelaksanaan pekerjaan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5.6 Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan
5.6.1 Jasa Konsultansi Perorangan dapat digunakan untuk melaksanakan pekerjaan yang
memenuhi persyaratan sebagai berikut:
5.6.1.1 Pekerjaan yang tidak memerlukan kerja kelompok (team work); atau
5.6.1.2 Pekerjaan yang secara utuh berdiri sendiri; atau
5.6.1.3 Pekerjaan hanya dimungkinkan dilakukan oleh seorang yang ahli di
bidangnya/pemegang Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI); atau
5.6.1.4 Pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas khusus yang memerlukan
masukan/nasehat.
5.6.2 Yang dapat mengikuti Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan adalah Konsultan
Perorangan yang memiliki keahlian di bidangnya. Keahlian tersebut dibuktikan dengan
tingkat pendidikan dan pengalaman pada bidang pekerjaan yang dipersyaratkan.
5.6.3 Konsultan Perorangan yang berasal dari Perguruan Tinggi/Aparatur Sipil Negara (ASN)
wajib mengajukan cuti atau mendapat ijin tertulis dari atasan yang bersangkutan.
5.6.4 Proses Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan dapat diproses melalui Pelelangan
Terbatas atau Pengadaan Langsung.
101
5.7 Pengadaan Asuransi
5.7.1 Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi dapat menggunakan Jasa Pialang Asuransi dan
Konsultan Asuransi.
5.7.2 Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi dilakukan dengan Pelelangan Terbatas atau
Pelelangan Terbuka atau Pengadaan Langsung.
5.7.3 Jenis Asuransi yang digunakan:
5.7.3.1 Jenis Asuransi Pembangunan Proyek meliputi:
a. Jenis Asuransi Pembangunan Proyek meliputi:
1) Asuransi Construction All Risks/Erection All Risks dan Third
Party Liability (CAR/EAR+TPL) dan Property Assurance Risk
(PAR).
2) Marine Cargo Assurance (Asuransi Pengangkutan Darat, Laut,
Udara).
3) Workman Compensation Insurance.
4) Comprehensive General Liability.
5) Automobile Liability.
6) Personal Accident.
b. Pada umumnya Asuransi Pembangunan Proyek dilaksanakan melekat
dengan Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa/Proyeknya.
c. Asuransi Construction All Risks (CAR)/Erection All Risks dan Third
Party Liability (EAR) dihitung sejak awal berlakunya awal
Perjanjian/Kontrak Pembangunan sampai dengan COD/SLO.
d. Property Assurance Risk (PAR) dihitung sejak COD/SLO sampai
dengan FAC.
5.7.3.2 Asuransi Pada Masa Operasi
a. Jenis Asuransinya meliputi:
1) Asuransi Kebakaran/Property Assurance Risk (PAR).
2) Asuransi Machinery Break Down.
102
3) Bussines Interuption Insurance.
4) Third Party Liability.
5) Marine Cargo Assurance (Asuransi Pengangkutan Darat, Laut,
Udara).
6) Money Assurance (Cash In Save, Cash In Transit, Cash In
Cashier Box, Fidelity Guarantee).
7) Asuransi Kendaraan Bermotor.
8) Asuransi Jiwa/Jaminan Hari Tua.
b. Penutupan asuransi pada masa operasional dilaksanakan sesuai
dengan prioritas kebutuhan dengan mempertimbangkan tingkat risiko
yang dihadapi dan kondisi keuangan perusahaan.
5.7.3.3 Jenis Asuransi lainnya.
5.7.4 Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi, antara lain:
5.7.4.1 Penyedia Jasa Asuransi dapat berupa perusahaan tunggal atau co-insurance
dengan satu pemimpin (leader) bekerja sama secara co-insurance dengan
perusahaan asuransi lainnya (member).
5.7.4.2 Pengguna Barang/Jasa dibantu Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan
bentuk Penyedia Jasa Asuransi yang digunakan/dibutuhkan, dapat berupa
Penyedia Jasa Asuransi Tunggal atau co-insurance dengan Penyedia Jasa
Asuransi Lainnya.
5.7.4.3 Dalam hal co-insurance dengan Perusahaan Asuransi Lainnya, maka
Pengguna Barang/Jasa dibantu Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan
jumlah maksimum anggota yang akan mendampingi Penyedia Jasa Asuransi
yang bertindak sebagai pemimpin/leader.
5.7.4.4 Pengguna Barang/Jasa dibantu Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan
kriteria Penyedia Jasa Asuransi yang dapat bertindak sebagai pemimpin
(leader)dan yang dapat bertindak sebagai anggota (member).
5.7.4.5 Dalam Dokumen Pelelangan/RKS ditetapkan kriteria peserta yang akan
menjadi leader dan jumlah peserta yang menjadi member.
5.7.4.6 Pemenang Pengadaan secara otomatis akan menjadi leader dan dapat
bekerja sama secara co-insurance dengan Penyedia Jasa Asuransi lainnya
103
dan mempersiapkan Polis Asuransi, Perjanjian/Kontrak Asuransi dan
Prosedur Klaim.
5.7.4.7 Peserta Pengadaan yang menjadi member akan mengikuti harga penawaran
dari Pemenang Pengadaan (leader), dengan ketentuan harus mengikuti
persyaratan seperti yang dipersyaratkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
5.7.4.8 Untuk Pelaksanaan Penutupan Asuransi Proyek yang pengadaannya melekat
pada Perjanjian/Kontrak Proyeknya, maka Pengguna Barang/Jasa berhak
mengevaluasi term and conditions Polis Asuransi, Premi dan Perusahaan
Asuransi yang digunakan serta memberikan approval sesuai persyaratan
Perjanjian/Kontrak yang harus dipenuhi oleh Penyedia Jasa Asuransi.
5.7.5 Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi untuk aset Pembangkit,
Transmisi, Distribusi dan Gardu Induk dan peralatan penunjangnya dapat dilakukan dengan
ketentuan sebagai berikut:
5.7.5.1 Pengadaan Jasa Asuransi untuk Aset Operasi Pembangkit, Transmisi,
Distribusi dan Gardu Induk dan peralatan penunjangnya yang dinilai strategis
dalam menunjang sistem ketenagalistrikan dilakukan secara terpusat di
Kantor korporat.
5.7.5.2 Pengadaan Jasa Asuransi dapat dilaksanakan dalam 2 (dua) tahap, Tahap
Satu yaitu pemilihan Leader Consortium/Pemimpin Konsorsium Asuransi
Kerugian dan Member Consortium/Anggota Konsorsium dan Tahap Dua yaitu
pemilihan International Reinsurance Broker dan Reinsurance Company yang
pelaksanaannya dilakukan oleh konsorsium perusahaan asuransi yang telah
ditunjuk dalam Tahap Satu.
5.7.5.3 Penilaian terhadap Perusahaan Calon Leader dan Member Konsorsium
berdasarkan kriteria minimum meliputi: Kondisi Keuangan, Pengalaman di
bidang Asuransi Operasional/Industrial All Risks, Total Equity yang dimiliki,
Tenaga Ahli yang dimiliki, Jaringan Kantor Cabang.
5.8 Pengadaan Parts Pembangkit Reverse Engineering dan Re-Engineering
5.8.1 Pengadaan Parts Pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan Re-Engineering
adalah pengadaan parts pembangkit dengan membuat duplikasi komponen seperti aslinya
atau lebih baik dengan cara melakukan pengukuran, pembuatan detail desain termasuk
evaluasi data teknik, analisa unjuk kerja dan pengujian.
5.8.2 Pola pengadaan parts pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan Re-Engineering
dilaksanakan melalui workshop dan/atau pabrikan yang mampu, yang telah dilakukan
penilaian kualifikasi dan Due Diligence oleh Pejabat Perencana Pengadaan, dibantu oleh
104
unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan, kemudian dituangkan
dalam Daftar Workshop/Pabrikan dalam DPT.
Prosedur dan kriteria Due Diligence Workshop/Pabrikan disusun oleh Pejabat Perencana
Pengadaan bersama unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan.
5.8.3 Pada prinsipnya, Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan Pelelangan Terbatas pada
workshop yang ada di DPT, beserta negosiasi teknis dan harga, yang dituangkan dalam
Perjanjian/Kontrak dengan harga yang wajar. Penunjukan Langsung dapat dilakukan jika
hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat.
5.8.4 PLN Batam dapat mengadakan parts reverse engineering dan re-engineering melalui
Purchase Order kepada workshop/pabrikan dalam DPT.
5.8.5 Pengelolaan workshop/pabrikan yang masuk dalam DPT adalah sebagai berikut:
5.8.5.1 Daftar workshop/pabrikan mampu yang mutakhir di upload pada website PLN
Batam dan Portal e-Procurement PLN.
5.8.5.2 Drawing parts yang dibuat workshop/pabrikan menjadi milik PLN Batam untuk
kepentingan kemudahan produksi pada workshop/pabrikan lain.
5.8.5.3 Drawing parts dikumpulkan dan disimpan oleh PLN Batam.
5.8.5.4 Setiap wanprestasi yang dilakukan workshop /pabrikan akan dimasukan
dalam daftar hitam/black list PLN sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
lingkungan PLN dan dilaporkan kepada Pejabat Perencana Pengadaan dan
unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan sebagai
bahan evaluasi untuk assessment periode selanjutnya.
5.8.5.5
Workshop/pabrikan mampu yang telah terbukti memasok parts pembangkit
dengan kualitas yang bagus dapat dilakukan repeat order.
105
BAB VI
PENDAYAGUNAAN PRODUKSI DALAM NEGERI
6.1 Pengertian Produksi Dalam Negeri
6.1.1 Produksi dalam negeri adalah barang dan jasa termasuk rancang bangun dan
perekayasaan yang diproduksi atau dikerjakan oleh perusahaan yang berinvestasi dan
berproduksi di Indonesia, yang dalam proses produksi atau pengerjaannya dimungkinkan
menggunakan bahan baku/komponen impor.
6.1.2 Jasa adalah jasa konsultansi, jasa kontraktor Engineering, Procurement, and Construction
(jasa EPC), jasa pengujian dan sertifikasi, jasa pelatihan, dan/atau jasa pendukung.
6.2 Ketentuan Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri:
6.2.1 Dalam Dokumen Pelelangan Barang/Jasa dimuat secara jelas ketentuan dan syarat
penggunaan hasil produksi dalam negeri.
6.2.2 Para Penyedia Barang/Jasa yang mengikuti Pengadaan Barang/Jasa membuat pernyataan
bermaterai cukup, tentang besarnya komponen dalam negeri barang/jasa yang ditawarkan
(self assessment).
6.2.3 Para Penyedia Barang/Jasa harus dapat membuktikan kebenaran pernyataan besarnya
komponen dalam negeri barang/jasa dan melampirkan rincian dan nilai bahan baku, baik
dari dalam negeri maupun impor, nilai barang jadi keseluruhan serta daftar nama pemasok.
6.2.4 Besarnya komponen dalam negeri barang/jasa yang ditawarkan oleh Penyedia
Barang/Jasa dapat diverifikasi dan diklarifikasi oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan pada
saat evaluasi dan dapat dibantu oleh tenaga ahli/konsultan independen.
6.3 Insentif
6.3.1 Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak
namun tidak terbatas pada yang telah diatur dalam Petunjuk Teknis ini, dengan
mempertimbangkan dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup
besar dan memerlukan bisnis secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN Batam,
dengan tetap menerapkan prinsip pengadaan yang sehat, seperti harga yang disepakati
merupakan harga yang wajar, dan maksimal sama dengan jika membeli dari penyedia luar
negeri, kecuali ditentukan lain.
6.3.2 Bentuk-bentuk insentif meliputi:
6.3.2.1 Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional
Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional dapat dilakukan
106
dengan ketentuan sebagai berikut:
a.
Dalam Pengadaan Barang/Jasa dimana para Penyedia Barang/Jasa
merupakan Pabrikan (engine maker/primary manufacture).
b. Apabila ada keikutsertaan Penyedia Barang/Jasa Luar Negeri.
c. Dalam hal Calon Pemenang dengan Harga Penawaran terendah adalah
Penyedia Barang/Jasa Luar Negeri, maka Harga Penawaran terendah
tersebut akan ditawarkan kepada Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri.
d. Jika Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri bersedia dan sanggup
menyamai Harga Penawaran terendah, maka Penyedia Barang/Jasa
Dalam Negeri yang bersangkutan akan dijadikan sebagai Calon
Pemenang.
e. Jika terdapat dua atau lebih Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri yang
bersedia den sanggup menyamai Harga Penawaran terendah, maka
penentuan Calon Pemenang akan diprioritaskan kepada Penyedia
Barang/Jasa Dalam Negeri dengan Harga Penawaran paling rendah.
6.3.2.2 Perjanjian Suplai Jangka Panjang/Long Term Supply Agreement (LTSA)
a. LTSA bertujuan agar pabrikan dalam negeri dapat didorong untuk
mempertahankan dan menaikan tingkat komponen dalam negeri.
b. Unit PLN Batam yang membutuhkan barang yang dicakup dalam LTSA,
menggunakan Purchase Order untuk pemesanan.
c. Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan
bersama Wakil Pengguna dan dengan persetujuan Value for Money
Committee, dapat menyusun strategi pengadaan dan Perjanjian/Kontrak
khusus, dengan tujuan untuk memberi insentif bagi Pabrikan Dalam
Negeri yang telah berinvestasi, dengan memilih minimal 3 (tiga)
Pabrikan Dalam Negeri dengan persentase volume tertentu, dimana
harga dan penawaran pemenang kedua, ketiga dan seterusnya
mengikuti harga dan penawaran pemenang pertama dalam hal:
1) Terdapat beberapa Pabrikan Dalam Negeri yang memenuhi syarat
dan lulus Prakualifikasi dan Due Diligence untuk penyediaan
barang tertentu (masuk dalam kategori Leverage, dimana produk
secara umum terstandar dengan banyak Penyedia); dan
2) PLN adalah konsumen utama dalam negeri (buyer’s market,
hampir/tidak ada pasar selain PLN); dan
107
3) Jika secara agregasi kebutuhan disediakan secara penuh oleh
satu Penyedia Barang sehingga dapat mengakibatkan
hilangnya/bangkrut Penyedia Dalam Negeri lain yang telah
berinvestasi; dan
d. Dalam hal pasar secara internasional masuk dalam kategori Leverage
(dimana produk secara umum terstandard dengan banyak Penyedia
Barang/Jasa di pasar internasional dan bersifat buyer’s market), tetapi
ada Pabrikan dalam negeri yang mampu menyediakan barang dengan
kualitas sesuai kebutuhan PLN Batam, dimana jumlahnya sedikit (satu
atau dua), sehingga pasar tersebut telah menjadi Critical/Bottleneck
bagi PLN Batam.
Oleh karena itu dapat diterapkan strategi open-book system, dimana
penentuan harga didasarkan pada kesepakatan bersama dengan hak
untuk melihat rincian biaya produksi pabrikan, dengan margin yang
wajar dan Perjanjian/Kontrak jangka panjang.
Open book system memberikan pengaman atas pembentukan biaya
dan harga yang wajar dengan keamanan penyediaan untuk PLN Batam.
6.3.2.3 Perusahaan/pabrikan dalam negeri yang telah masuk DPT
a. Perusahaan/pabrikan dalam negeri yang telah masuk DPT, dapat
ditawarkan insentif sebagai bagi calon Penyedia Barang/Jasa.
b. Calon Penyedia Barang/Jasa yang berminat memasukkan penawaran
ke PLN Batam, diminta untuk memilih Penyedia Barang/Jasa (pabrikan)
dalam negeri yang telah masuk DPT.
6.3.2.4 Insentif bagi Perusahaan Asing dapat diberikan dengan memenuhi
persyaratan:
a. Berdasarkan agregasi kebutuhan PLN Batam untuk barang/jasa yang
belum diproduksi atau tersedia di dalam negeri; dan
b. Perusahaan Asing bersedia membuat business plant yang jelas dan
melakukan proses produksi di dalam negeri.
Insentif yang dapat ditawarkan adalah Penunjukan Langsung dengan metode
Open Book.
6.3.2.5 Preferensi Harga
a. Preferensi Harga dapat diberikan kepada barang/jasa dalam negeri
108
dengan TKDN lebih besar atau sama dengan 25% (dua puluh lima
persen).
b. Barang produksi dalam negeri sebagaimana dimaksud pada butir a
diatas, tercantum dalam Daftar Barang Produksi Dalam Negeri yang
dikeluarkan oleh Menteri yang membidangi urusan perindustrian.
c. Preferensi Harga untuk barang produksi dalam negeri paling tinggi 15%
(lima belas persen).
d. Preferensi Harga untuk pekerjaan konstruksi yang dikerjakan oleh
kontraktor nasional adalah 7,5% (tujuh koma lima persen) diatas harga
penawaran terendah dari Penyedia Barang/Jasa asing.
e. Harga Evaluasi Akhir (HEA) dihitung dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Koefisien preferensi harga terhadap komponen dalam negeri
barang/jasa adalah tingkat komponen dalam negeri dikalikan
preferensi harga.
2) Preferensi harga diperhitungkan dalam evaluasi harga penawaran
yang telah memenuhi persyaratan administrasi dan teknis,
setelah koreksi aritmatik.
3) Perhitungan Harga Evaluasi Akhir (HEA) adalah sebagai berikut:
HEA = 1 x HP
1+KP
HEA = Harga Evaluasi Akhir
KP = Koefisien Preferensi Harga (%)
HP = Harga Penawaran (Harga Penawaran yang
memenuhi persyaratan lelang dan telah dievaluasi)
4) Tata cara Perhitungan Harga Evaluasi Akhir (HEA) mengikuti
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
f. Dalam hal terdapat 2 (dua) atau lebih penawaran dengan HEA yang
sama, penawar dengan TKDN terbesar adalah sebagai pemenang.
g. Pemberian Preferensi Harga sebagaimana dimaksud pada angka
6.3.2.5 huruf a, tidak mengubah Harga Penawaran dan hanya
digunakan untuk keperluan perhitungan HEA guna menetapkan
109
peringkat pemenang Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka.
6.4 Keikutsertaan Perusahaan Asing
6.4.1 Pengadaan barang impor dimungkinkan dalam hal:
6.4.1.1 Barang tersebut belum diproduksi di dalam negeri; dan/atau
6.4.1.2 Spesifikasi teknis barang yang diproduksi di dalam negeri belum memenuhi
persyaratan; dan/atau
6.4.1.3 Dalam hal kuantitas barang tidak dapat dipenuhi dari Penyedia Barang dalam
negeri.
6.4.2 Penyedia Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang diimpor langsung
diwajibkan untuk semaksimal mungkin menggunakan jasa pelayanan yang ada di dalam
negeri, seperti jasa asuransi, angkutan, ekspedisi, perbankan, dan pemeliharaan.
6.4.3 Perusahaan asing dapat ikut serta di dalam Pengadaan Barang/Jasa dengan
nilai:
6.4.3.1 Untuk jasa konstruksi di atas Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).
6.4.3.2 Untuk barang/jasa lainnya di atas Rp 10.000.000.000,00 (sepuluh milyar
rupiah).
6.4.3.3 Untuk jasa konsultansi di atas Rp 5.000.000.000,00 (lima milyar rupiah).
6.4.4 Perusahaan asing yang melaksanakan pekerjaan sebagaimana dimaksud pada angka 6.4.3
di atas harus mendapatkan ijin yang berlaku dan melakukan kerjasama usaha dengan
perusahaan nasional dalam bentuk kemitraan, subkontraktor, dan lain-lain, apabila ada
perusahaan nasional yang memiliki kemampuan di bidang yang bersangkutan.
6.4.5 Ketentuan pada angka 6.4.3.3 di atas dapat dikecualikan untuk pengadaan jasa konsultansi
perorangan.
110
BAB VII
MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK
7.1 Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak
7.1.1 Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia Barang/Jasa.
7.1.1.1 Dalam melaksanakan pengendalian pekerjaan, Pengguna Barang/Jasa setelah
berkoordinasi dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa, dapat menunjuk wakil
yang bertindak atas namanya sebagai Direksi Pekerjaan/Pengawas Pekerjaan.
Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat merangkap sebagai Direksi Pekerjaan.
7.1.1.2 Pada prinsipnya, Wakil Pengguna Barang/Jasa bertanggung jawab atas
manajemen Perjanjian/Kontrak dan pemantauan terhadap kinerja Penyedia
Barang/Jasa, serta membantu Pejabat Perencana Pengadaan untuk
melakukan pemutakhiran database DPT.
Untuk pemantauan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan kinerja Penyedia
Barang/Jasa, Pengguna Barang/Jasa dapat membentuk Tim Evaluasi/Tim
Pemeriksa dan Penerima Barang/Jasa yang memberikan laporan kepada
Pengguna Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa.
7.1.1.3 Direksi Pekerjaan/Pengawas Pekerjaan/Tim Pemeriksa Barang/Tim Penerima
Barang dimaksudkan untuk menilai hasil pekerjaan yang telah diselesaikan
oleh Penyedia Barang/Jasa pada waktu penyerahan pertama pekerjaan dan
penyerahan akhir pekerjaan.
7.1.1.4 Penyedia Barang/Jasa wajib menunjuk personil sebagai wakilnya yang
berdomisili di lokasi pekerjaan, yang diberi wewenang penuh dan bertanggung
jawab atas pelaksanaan pekerjaan.
7.1.2 Hak dan Kewajiban Para Pihak.
7.1.2.1 Hak dan kewajiban Pengguna Barang/Jasa dalam pelaksanaan
Perjanjian/Kontrak:
a. Mengawasi pekerjaan yang dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.
b. Meminta laporan-laporan secara periodik mengenai pelaksanaan
pekerjaan yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa.
c. Melakukan perubahan Perjanjian/Kontrak, jika ada alasan yang sah dan
disetujui para pihak.
d. Memberikan peringatan atas keterlambatan pekerjaan.
111
e. Mengenakan denda keterlambatan.
f. Membayar tahapan sesuai dengan kemajuan (progress) fisik pekerjaan
yang tercantum dalam Berita Acara yang disetujui para pihak.
g. Membuat Berita Acara Serah Terima Lokasi Pekerjaan.
h. Memberikan instruksi sesuai jadwal pelaksanaan pekerjaan yang telah
ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.
7.1.2.2 Hak dan kewajiban Penyedia Barang/Jasa dalam pelaksanaan
Perjanjian/Kontrak:
a. Menerima pembayaran tahapan sesuai dengan progress fisik pekerjaan
yang tercantum dalam Berita Acara yang disetujui para pihak .
b. Melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jadwal
pelaksanaan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.
c. Melaporkan pelaksanaan pekerjaan secara periodik (laporan harian,
mingguan dan bulanan) kepada Pengguna Barang/Jasa.
d. Memberikan keterangan yang diperlukan untuk pemeriksaan
pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan Pengguna Barang/Jasa.
e. Menyerahkan hasil pekerjaan sesuai dengan jadwal penyerahan
pekerjaan yang telah ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.
f. Mengambil langkah-langkah untuk melindungi lingkungan, baik di dalam
maupun di luar lokasi pekerjaan, dan membatasi perusakan dan
pengaruh/gangguan kepada masyarakat maupun miliknya sebagai
akibat polusi, kebisingan dan kerusakan lain yang disebabkan kegiatan
Penyedia Barang/Jasa.
7.1.3 Asuransi
7.1.3.1
Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan Barang/Jasa Konstruksi yang
nilai Perjanjian/Kontraknya lebih dari Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah)
atau pekerjaan yang mempunyai risiko tinggi untuk kepentingan Pengguna
Barang/Jasa dengan jenis asuransi antara lain Marine Cargo, Construction
Assurance Risk (CAR)/Erections Assurance Risk (EAR), Comprehensive
Liability, Asuransi Tenaga Kerja sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan
hukum yang berlaku.
7.1.3.2 Ketentuan pada angka 7.1.3.1 diatas tidak diwajibkan untuk Jasa Konsultansi.
112
7.1.3.3 Ketentuan mengenai masa berlaku, nama tertanggung, syarat dan kondisi,
obyek asuransi, harga pertanggungan, dan ketentuan lainnya diatur dalam
Perjanjian/Kontrak.
7.1.3.4 Sebelum pekerjaan dimulai, Penyedia Barang/Jasa wajib meminta persetujuan
tertulis kepada Pengguna Barang/Jasa atas usulan Calon Penanggung
(perusahaan asuransi) beserta konsep (draft) syarat-syarat dan kondisi
pertanggungan (asuransi) yang akan dituangkan dalam polis sesuai dengan
ketentuan di dalam Perjanjian/Kontrak dan Polis Asuransi wajib diserahkan
kepada Pengguna Barang/Jasa selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja
setelah diberikan Persetujuan.
7.1.4 Perpajakan
7.1.4.1 Penyedia Barang/Jasa harus mengetahui, memahami dan patuh terhadap
semua peraturan perundang-undangan tentang pajak yang berlaku di
Indonesia dan sudah diperhitungkan dalam Dokumen Penawaran.
7.1.4.2 Perubahan peraturan perundang-undangan tentang pajak yang terjadi setelah
pembukaan penawaran harus dilakukan penyesuaian.
7.2 Tata Cara Pembayaran
7.2.1 Ketentuan Umum
7.2.1.1 Pembayaran uang muka (down payment) dapat dilakukan jika sebelumnya
sudah disetujui dalam Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak,
diantaranya:
a. Pengadaan barang dan/atau jasa yang masuk kategori
Critical/Bottleneck, dimana merupakan seller’s market, dan PLN Batam
berkepentingan mengamankan suplai material dan parts yang kritikal.
b. Sangat dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan dan keuangan
Perusahaan memungkinkan.
7.2.1.2 Pembayaran diberikan Pengguna Barang/Jasa berdasarkan kemajuan
(progress) fisik pekerjaan.
7.2.1.3 Sistem pembayaran kemajuan(progress)fisik pekerjaan sesuai ketentuan
dokumen Perjanjian/Kontrak (angsuran/termijn atau bulanan/monthly
certificate).
7.2.1.4 Pembayaran dengan Sistem Sertifikat Angsuran dilaksanakan dengan
ketentuan sebagai berikut:
113
a. Setelah kemajuan hasil pekerjaan mencapai nilai prosentase tertentu
sesuai dengan ketentuan dokumen Perjanjian/Kontrak, Penyedia
Barang/Jasa mengajukan laporan kemajuan hasil pekerjaan kepada
Direksi Pekerjaan dengan lampiran data pendukung.
b. Kemajuan hasil pekerjaan tersebut harus sudah mendapat penetapan
dari Direksi Pekerjaan selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja
setelah diterimanya laporan kemajuan hasil pekerjaan tersebut berikut
laporan data pendukungnya.
7.2.1.5 Pembayaran dengan Sistem Sertifikat Bulanan (Monthly Certificate)
dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Pada setiap tanggal 25 (dua puluh lima) bulan yang bersangkutan,
Penyedia Barang/Jasa mengajukan sertifikat bulanan kepada Direksi
Pekerjaan dengan lampiran data pendukung.
b. Kemajuan hasil pekerjaan sesuai Sertifikat Bulanan tersebut harus
sudah mendapat penetapan dari Direksi Pekerjaan selambat-lambatnya
10 (sepuluh) hari kerja setelah diterimanya laporan kemajuan hasil
pekerjaan tersebut berikut laporan data pendukungnya.
7.2.1.6 Pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan yang disepakati dilakukan
oleh Pengguna Barang/Jasa apabila Penyedia Barang/Jasa telah mengajukan
tagihan disertai laporan kemajuan hasil pekerjaan yang telah disetujui oleh
Direksi Pekerjaan dalam kurun waktu 14 (empat belas) hari kerja.
7.2.1.7 Pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan hanya dapat dilakukan
senilai pekerjaan yang telah terpasang, tidak termasuk bahan-bahan dan alat-
alat yang ada dilapangan.
7.2.1.8 Setiap pembayaran harus dipotong denda (bila ada), pajak dan pungutan
Pemerintah yang berlaku.
7.2.1.9 Untuk Perjanjian/Kontrak yang mempunyai subkontraktor, permintaan
pembayaran kepada Pengguna Barang/Jasa harus dilengkapi bukti
pembayaran kepada seluruh subkontraktor sesuai dengan kemajuan
pekerjaan.
7.2.1.10 Pembayaran terakhir sebesar 100% (seratus persen) dari nilai
Perjanjian/Kontraknya hanya dilakukan setelah pekerjaan selesai 100%
(seratus persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak setelah Berita Acara Penyerahan
Akhir (FAC) diterbitkan.
114
7.3 Mobilisasi
7.3.1 Mobilisasi paling lambat harus sudah mulai dilaksanakan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari
sejak penandatanganan Perjanjian/Kontrak atau serah terima lokasi pekerjaan
sebagaimana ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.
7.3.2 Mobilisasi meliputi antara lain:
7.3.2.1 Mendatangkan peralatan-peralatan berat dan kendaraan-kendaraan.
7.3.2.2 Mendatangkan alat-alat laboratorium, alat-alat ukur dan peralatan lainnya.
7.3.2.3 Mempersiapkan fasilitas lapangan untuk Penyedia Barang/Jasa meliputi
kantor, rumah, gedung laboratorium, bengkel, gudang, dan fasilitas lainnya
yang telah ditentukan dalam dokumen Perjanjian/Kontrak.
7.3.2.4 Mendatangkan personil pelaksana.
7.3.2.5 Mobilisasi peralatan dan personil pelaksana dapat dilakukan secara bertahap
sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
7.4 Pemeriksaan Lapangan dan Pekerjaan Tambah Kurang
7.4.1 Pemeriksaan Lapangan
7.4.1.1 Pada tahap awal pelaksanaan Perjanjian/Kontrak, setelah Berita Acara Serah
Terima Lokasi, Direksi Pekerjaan bersama-sama dengan wakil Penyedia
Barang/Jasa melaksanakan pemeriksaan lapangan bersama dengan
melakukan pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi lapangan.
7.4.1.2 Hasil pemeriksaan lapangan bersama dituangkan dalam berita acara. Apabila
hasil pemeriksaan lapangan bersama mengakibatkan perubahan isi
Perjanjian/Kontrak (spesifikasi teknis, gambar, jenis pekerjaan, kuantitas),
maka perubahan tersebut harus dituangkan dalam perintah perubahan
Perjanjian/Kontrak yang ditindaklanjuti dengan pembuatan
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.
7.4.1.3 Selanjutnya pemeriksaan lapangan bersama dilaksanakan selama periode
waktu pelaksanaan pekerjaan untuk menetapkan kuantitas hasil pekerjaan
yang akan dibayarkan setiap bulan/angsuran.
7.4.2 Pekerjaan Tambah Kurang
7.4.2.1 Apabila terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan
pekerjaan dengan spesifikasi teknis dan gambar yang ditetapkan dalam
dokumen Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia Barang/Jasa dan Pengguna
115
Barang/Jasa dapat melakukan perubahan (Addendum/Amandemen)
Perjanjian/Kontrak yang meliputi antara lain:
a. Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam
Dokumen Perjanjian/Kontrak.
b. Menambah atau mengurangi jenis pekerjaan.
c. Mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan sesuai dengan
kebutuhan lapangan.
7.4.2.2 Pekerjaan Tambah yang tidak dapat dielakkan dalam rangka penyelesaian
pekerjaan, dengan ketentuan nilainya tidak lebih dari 10% (sepuluh persen)
dari harga yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak awal maka pekerjaan
tambah tersebut harus didasarkan pada justifikasi yang dapat
dipertanggungjawabkan secara profesional oleh Direksi Pekerjaan.
7.4.2.3 Dalam hal pekerjaan tambah melebihi 10% (sepuluh persen) dari harga yang
tercantum dalam Perjanjian/Kontrak awal maka pekerjaan tambah tersebut
harus didasarkan pada justifikasi yang dapat dipertanggungjawabkan secara
profesional oleh Direksi Pekerjaan dan wajib mendapatkan persetujuan
terlebih dahulu dari Pengguna Barang/Jasa sebelum pelaksanaannya.
7.4.2.4 Perintah perubahan pekerjaan harus dibuat secara tertulis oleh Pengguna
Barang/Jasa kepada Penyedia Barang/Jasa, ditindak lanjuti dengan negosiasi
teknis dan harga dengan tetap mengacu pada ketentuan yang tercantum
dalam dokumen Perjanjian/Kontrak.
7.5 Manajemen Perjanjian/Kontrak
7.5.1 Perubahan Perjanjian/Kontrak
7.5.1.1 Perubahan Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan atas kesepakatan bersama
antara Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa, namun tidak boleh
bertentangan dengan ketentuan yang telah diatur dalam Edaran ini.
7.5.1.2 Perubahan Perjanjian/Kontrak,bila dianggap perlu dapat dilakukan melalui
persetujuanValue for Money Committee.
7.5.1.3 Semua perubahan Perjanjian/Kontrak dituangkan dalam
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak yang merupakan bagian yang
tidak terpisahkan dari Perjanjian/Kontrak.
7.5.2 Penghentian atau Pemutusan Perjanjian/Kontrak.
116
7.5.2.1 Penghentian Perjanjian/Kontrak (suspension of contract) dapat dilakukan
dalam hal terjadi peristiwa yang berada di luar kekuasaan para pihak yang
mengakibatkan para pihak tidak mungkin melaksanakan kewajiban yang
ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh Keadaan Kahar
(Force Majeure) atau keadaan yang ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.
7.5.2.2 Pemutusan Perjanjian/Kontrak (termination of contract) dapat dilakukan dalam
hal para pihak tidak memenuhi kewajiban dan tanggung jawabnya
sebagaimana diatur di dalam Perjanjian/Kontrak.
7.5.2.3 Pengguna Barang/Jasa dapat memutuskan Perjanjian/Kontrak secara
sepihak, apabila denda keterlambatan pelaksanaan pekerjaan akibat
kesalahan Penyedia Barang/Jasa sudah melampaui besarnya Jaminan
Pelaksanaan atau maksimum denda keterlambatan, setelah memberikan
peringatan ketiga atas keterlambatan pelaksanaan Perjanjian/Kontrak atau
apabila Penyedia Barang/Jasa tidak bersedia memperpanjang jaminan
pelaksanaan.
7.5.2.4 Pemutusan Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh kesalahan Pengguna
Barang/Jasa, dikenakan sanksi berupa kewajiban mengganti kerugian yang
menimpa Penyedia Barang/Jasa sesuai yang ditetapkan dalam
Perjanjian/Kontrak dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
7.5.2.5 Dalam hal terbukti adanya praktek persekongkolan, korupsi, kecurangan dan
pemalsuan dalam proses pengadaan/pelaksanaan Perjanjian/Kontrak,
Pengguna Barang/Jasa wajib membatalkan proses pengadaan / memutuskan
pelaksanaan Perjanjian/Kontrak.
7.5.3 Penyesuaian Harga.
Penyesuaian harga adalah ketentuan mengenai perubahan harga Perjanjian/Kontrak akibat
adanya perubahan keadaan yang menimbulkan konsekuensi finansialdengan ketentuan
sebagai berikut:
7.5.3.1 Penyesuaian harga dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam
Perjanjian/Kontrak.
7.5.3.2 Dalam hal penyesuaian harga belum dicantumkan dalam Perjanjian/Kontrak,
maka dapat dilakukan kesepakatan penyesuaian harga yang hasilnya
dituangkan dalam Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak, yang
pelaksanaannya didasarkan pada justifikasi dan dapat
dipertanggungjawabkan secara profesional.
7.5.3.3 Penyesuaian harga dapat diberlakukan bagi Perjanjian/Kontrak yang masa
117
pelaksanaannya lebih dari 12 (dua belas) bulan.
7.5.3.4 Penyesuaian harga dapat diberlakukan untuk harga satuan dan/atau harga
Perjanjian/Kontrak kecuali komponen risiko, overhead dan keuntungan
sebagaimana tercantum dalam penawaran.
7.5.3.5 Penyesuaian harga satuan diberlakukan sesuai dengan jadwal pelaksanaan
yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak atau Addendum/Amandemen.
Bagian Perjanjian/Kontrak atau pekerjaan yang terlambat dilaksanakan
karena kesalahan Penyedia Barang/jasa, penyesuaian harga satuan dan nilai
Perjanjian/Kontrak menggunakan indeks harga sesuai jadwal pelaksanaan
pekerjaan yang ditetapkan pada Perjanjian/Kontrak awal.
7.5.3.6 Penyesuaian harga satuan bagi komponen pekerjaan yang berasal dari luar
negeri dan dibayar dengan valuta asing menggunakan indeks penyesuaian
harga dari negara asal barang tersebut.
7.5.3.7 Rumusan penyesuaian harga satuan:
Hn = Ho (a + b.Bn/Bo + c.Cn/Co + d.Dn/Do + ………)
Keterangan :
Hn = Harga satuan barang/jasa pada saat pekerjaan
dilaksanakan.
Ho = Harga satuan barang/jasa pada saat penyusunan harga
penawaran (28 hari sebelum batas akhir pemasukan
penawaran).
a = Koefisien tetap yang terdiri keuntungan dan overhead.
Dalam hal penawaran tidak mencantumkan besaran
komponen keuntungan dan overhead, maka a adalah
0,15.
b, c, d = Koefisien komponen Perjanjian/Kontrak seperti tenaga
kerja, bahan, alat kerja dan sebagainya.
Penjumlahan a+b+c+d+…. dst. adalah 1,00.
Bn, Cn, Dn = Indeks harga komponen pada saat pekerjaan
dilaksanakan.
Bo, Co, Do = Indeks harga komponen pada saat penyusunan harga
penawaran (28 hari sebelum batas akhir pemasukan
penawaran).
118
Catatan :
- Untuk penyesuaian harga dalam mata uang rupiah, maka indeks harga
yang digunakan bersumber dari penerbitan Badan Pusat Statistik
(BPS). Jika indeks harga tidak dimuat dalam penerbitan BPS, maka
digunakan indeks harga yang disiapkan oleh instansi yang berwenang.
- Penetapan koefisien komponen Perjanjian/Kontrak pekerjaan dilakukan
oleh Pengguna Barang/Jasa.
7.5.3.8 Rumusan penyesuaian nilai Perjanjian/Kontrak :
Pn = (Hn1 x V1) + (Hn2 x V2) + (Hn3 x V3) + ....dst
Keterangan :
Pn = Nilai Perjanjian/Kontrak setelah dilakukan penyesuaian
harga satuan barang/jasa.
Hn = Harga satuan baru setelah dilakukan penyesuaian harga
menggunakan rumusan penyesuaian satuan harga.
V1 = Volume pada saat pekerjaan dilaksanakan.
7.5.4 Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.
7.5.4.1 Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak harus segera dibuat bila terjadi
perubahan Perjanjian/Kontrak.
7.5.4.2 Perubahan Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan meliputi:
a. Menambah dan/atau mengurangi volume/jenis pekerjaan yang
tercantum dalam Perjanjian/Kontrak;
b. Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan
lapangan;
c. Mengubah jadwal pelaksanaan;
d. Adanya perubahan ketentuan/peraturan yang berlaku;
e. Adanya penyesuaian harga.
7.5.4.3 Prosedur pembuatan Addendum/Amandemen/Memorandum
Perjanjian/Kontrak dilakukan sebagai berikut:
119
a. Pengguna Barang/Jasa segera memberikan perintah tertulis kepada
Penyedia Barang/Jasa untuk melaksanakan perubahan
Perjanjian/Kontrak, atau Penyedia Barang/Jasa mengusulkan
perubahan Perjanjian/Kontrak;
b. Penyedia Barang/Jasa harus memberikan tanggapan atas perintah
perubahan dari Pengguna Barang/Jasa dan mengusulkan perubahan
harga (bila ada) selambat-lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari.
Pengguna Barang/Jasa harus memberikan tanggapan atas usulan
perubahan Perjanjian/Kontrak dari Penyedia Barang/Jasa selambat--
lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari;
c. Atas usulan perubahan Perjanjian/Kontrak, dilakukan negosiasi teknis
dan harga dan dibuat berita acara hasil negosiasi;
d. Berdasarkan berita acara hasil negosiasi dibuat Addendum/
Amandemen Perjanjian/Kontrak.
7.5.5 Perpanjangan Waktu Pelaksanaan.
7.5.5.1 Perpanjangan waktu pelaksanaan dapat diberikan oleh Pengguna barang/jasa
atas pertimbangan yang layak dan wajar.
7.5.5.2 Yang dimaksud hal-hal yang layak dan wajar untuk perpanjangan waktu
pelaksanaan adalah sebagai berikut:
a. Pekerjaan tambah;
b. Perubahan disain;
c. Keterlambatan yang disebabkan oleh pihak Pengguna Barang/Jasa;
d. Masalah yang timbul di luar kendali Penyedia Barang/Jasa;
e. Keadaan kahar (force majeur)
7.5.5.3 Pengguna Barang/Jasa dapat menyetujui perpanjangan waktu pelaksanaan
atas Perjanjian/Kontrak setelah melakukan penelitian dan evaluasi terhadap
usulan tertulis yang diajukan oleh Penyedia Barang/Jasa.
7.5.5.4 Persetujuan perpanjangan waktu pelaksanaan dituangkan di dalam
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.
120
7.6 Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated
Damages)
7.6.1 Denda Keterlambatan.
7.6.1.1 Denda atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan.
7.6.1.2 Besarnya denda keterlambatan kepada Penyedia Barang/Jasa atas
keterlambatan menyelesaikan pekerjaan adalah 1‰ (satu per seribu) dari
harga Perjanjian/Kontrak atau bagian Perjanjian/Kontrak untuk setiap hari
keterlambatan dengan maksimum sebesar Jaminan Pelaksanaan dari harga
Perjanjian/Kontrak atau bagian Perjanjian/Kontrak, kecuali untuk pengadaan
batu bara dikenakan denda keterlambatan 1‰ (satu per seribu) dari nilai total
pengiriman.
a. Untuk pekerjaan yang sifatnya satu kesatuan, seperti EPC, jika ada
keterlambatan menyelesaikan pekerjaan dan ada konsekuensi ke
sistem, maka denda keterlambtan maksimum sebesar Jaminan
Pelaksanaan dari harga Perjanjian/Kontrak.
b. Pengertian bagian Perjanjian/Kontrak adalah bagian yang dapat
dipisahkan dan dapat dimanfaatkan, seperti pengiriman barang yang
diserahkan secara bertahap.
7.6.2 Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated Damages).
7.6.2.1 Untuk pekerjaan yang bersifat Strategis, seperti pembangunan konstruksi
pembangkitan atau pekerjaan lainnya yang ditentukan oleh Value for Money
Committee, PLN Batam dapat menerapkan kompensasi atas kinerja yang
tidak sesuai dengan Perjanjian/Kontrak berdasarkan konsep Liquidated
Damages yang diatur dalam Dokumen Pelelangan dan Perjanjian/Kontrak.
a. Tingkat kompensasi yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak,
berdasarkan kerugian atau dampak yang terjadi karena kinerja yang
tidak sesuai dengan Perjanjian/Kontrak, yang dikuantifikasikan dalam
bentuk uang.
b. Kinerja tidak sesuai Perjanjian/Kontrak misalnya ketidaksesuaian
spesifikasi yang bisa menyebabkan kerugian.
c. Jumlah kerugian tersebut dihitung berdasarkan estimasi kerugian per
hari, misalnya, biaya yang bisa timbul dari pembelian BBM untuk
pembangkit lainnya yang tetap harus beroperasi.
121
d. Formula kompensasi per hari ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak dan
diajukan ke Value for Money Committee sebagai bagian Strategi
Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak, kecuali sudah ditentukan dalam
Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tahunan.
e. Pembayaran kompensasi dikurangkan dari Jaminan Pelaksanaan atau
sebagaimana diatur pada angka 7.2.1.8 atau ditagihkan dengan cara
lain.
7.7 Serah Terima Pekerjaan dan Penutupan Perjanjian/Kontrak.
7.7.1 Serah Terima Pekerjaan.
7.7.1.1 Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen), Penyedia Barang/Jasa
mengajukan permintaan secara tertulis kepada Pengguna Barang/jasa untuk
penyerahan pekerjaan.
7.7.1.2 Pengguna Barang/Jasa melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang
telah diselesaikan oleh Penyedia Barang/Jasa.
7.7.1.3 Bilamana terdapat kekurangan-kekurangan dan/atau cacat hasil pekerjaan,
Penyedia Barang/Jasa wajib memperbaiki/menyelesaikannya.
7.7.1.4 Pengguna Barang/Jasa menerima penyerahan pekerjaan setelah seluruh
hasil pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Perjanjian/Kontrak.
7.7.1.5 Pembayaran dilakukan sebesar 95% (sembilan puluh lima persen) dari nilai
Perjanjian/Kontrak, sedangkan yang 5% (lima persen) merupakan retensi
selama masa pemeliharaan.Jaminan pelaksanaan berlaku sampai dengan 30
hari setelah FAC sesuai ketentuan pada angka 4.6.10.2. huruf b angka 2)
huruf a).
7.7.1.6 Penyedia Barang/Jasa wajib memelihara hasil pekerjaan selama masa
pemeliharaan sehingga kondisi tetap seperti pada saat penyerahan pertama
pekerjaan.
7.7.1.7 Setelah masa pemeliharaan berakhir, Penyedia Barang/Jasa mengajukan
permintaan secara tertulis kepada pengguna Barang/Jasa untuk penyerahan
akhir pekerjaan.
7.7.1.8 Pengguna barang/Jasa menerima penyerahan akhir pekerjaan setelah
Penyedia Barang/Jasa melaksanakan semua kewajibannya selama masa
pemeliharaan dengan baik dan wajib melakukan pembayaran sisa nilai
Perjanjian/Kontrak yang belum dibayar dan mengembalikan Jaminan
Pelaksanaan.
122
7.7.1.9 Apabila Penyedia Barang/Jasa tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan
sebagaimana mestinya, maka Pengguna Barang/Jasa berhak mencairkan
Jaminan Pelaksanaan.
7.7.2 Perlengkapan dan Material Perjanjian/Kontrak
7.7.2.1 Sebelum Perjanjian/Kontrak ditutup, segala macam barang dan peralatan PLN
Batam yang dipergunakan oleh Penyedia Barang/Jasa harus dikembalikan
kepada PLN Batam.
7.7.2.2 Pengembalian barang dan peralatan PLN Batam harus dibuatkan Berita Acara
Penyerahan.
7.8 Proses Penutupan Perjanjian/Kontrak.
7.8.1 Mengkaji dan mengkonfirmasi kegiatan berdasarkan checklist penutupan
Perjanjian/Kontrak.
7.8.2 Mengisi formulir penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa.
7.8.3 Mempersiapkan laporan kinerja Perjanjian/Kontrak final, yang dilakukan Wakil Pengguna
dan Pejabat Perencana Pengadaan, termasuk lessons learned. Laporan ini, jika
dipandang perlu, dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa untuk pembelajaran.
7.8.4 Mengeluarkan Surat Serah Terima Pekerjaan berdasarkan laporan dari Wakil Pengguna
Barang/Jasa.
7.8.5 Melakukan penyelesaian keuangan.
7.8.6 Mengembalikan jaminan pelaksanaan
7.8.7 Mencatat kewajiban yang masih tersisa, seperti garansi dan memberitahukan kepada
Penyedia Barang/Jasa dan pihak internal PLN Batam.
7.9 Garansi
7.9.1 Garansi harus dimasukkan secara jelas di dalam Perjanjian/Kontrak.
7.9.2 Garansi memberikan perlindungan kepada PLN Batam jika terdapat kerusakan yang
diketemukan setelah dilakukan Serah Terima Pekerjaan.
7.9.3 Tanggung jawab memastikan garansi ada di Pengguna Barang/Jasa beserta Wakil
Pengguna Barang/Jasa.
7.9.4 Ketika terjadi masalah, sebelum Penyedia Barang/Jasa diberi notifikasi, Pengguna
123
Barang/Jasa beserta Wakil Pengguna harus:
7.9.4.1 Melakukan kajian atas hak PLN Batam dalam hal garansi.
7.9.4.2 Melakukan verifikasi bahwa kerusakan memang ditanggung dalam klausul
garansi.
7.9.5 Setelah diketahui kerusakan termasuk dalam klausul garansi, maka Wakil Pengguna
melakukan notifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa, membahas kewajiban Penyedia
Barang/Jasa dan melakukan kesepakatan bagaimana garansi dapat diaplikasikan.
7.10 Klaim
7.10.1 Klaim adalah permintaan dari para pihak berdasarkan klausul yang ada di
Perjanjian/Kontrak, jika ada yang tidak dipenuhi.
7.10.2 Klaim dapat berasal dari:
7.10.2.1 Unforeseen costs.
7.10.2.2 Ketidaksepakatan mengenai interpretasi klausul Perjanjian/Kontrak.
7.10.2.3 Ketidaksepakatan mengenai apa yang masuk dalam harga
Perjanjian/Kontrak.
7.10.2.4 Pelanggaran Perjanjian/Kontrak (Breaches of Contract).
7.10.3 Klaim dapat diajukan oleh PLN Batam atau Penyedia Barang/Jasa, dan harus diberikan
secara tertulis antara lain:
7.10.3.1 Penjelasan mengenai permasalahan.
7.10.3.2 Klausul Perjanjian/Kontrak yang mengatur klaim tersebut.
7.10.3.3 Klaim hanya akan dilayani dari Penyedia Barang/jasa yang mempunyai
Perjanjian/Kontrak langsung dengan PLN Batam. Klaim yang dilakukan oleh
subvendor atau subkontraktor dan ditujukan langsung ke PLN Batam akan
ditolak karena tidak ada Perjanjian/Kontrak langsung dengan PLN Batam.
7.10.3.4 Perjanjian/Kontrak tidak bisa ditutup sampai semua klaim diselesaikan.
7.11 Manajemen Kinerja Penyedia Barang/Jasa
7.11.1 Laporan Kinerja Penyedia Barang/Jasa.
124
7.11.1.1 Divisi/Bidang yang menangani DPT dalam portal e-Procurement PLN
menyediakan aplikasi pemutakhiran kinerja Penyedia Barang/Jasa.
7.11.1.2 Divisi/Bidang terkait dan Pengguna menentukan standard pengukuran
Penyedia Barang/Jasa.
7.11.1.3 Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna Barang/Jasa
bertanggung jawab memantau kinerja Penyedia Barang/Jasa dan menyiapkan
Laporan Kinerja Penyedia Barang/Jasa untuk dimutakhirkan pada DPT.
7.11.2 Sanksi/Black List
Pengenaan Sanksi/Black List kepada Penyedia Barang/Jasa dilaksanakan berdasarkan
ketentuan Sanksi/Black List yang berlaku di PLN.
125
BAB VIII
PENGADAAN BARANG/JASA
MELALUI MEDIA ELEKTRONIK PLN (E-PROCUREMENT PLN)
8.1 Maksud dan Tujuan
8.1.1 Maksud pelaksanaan e-Procurement PLN adalah:
8.1.1.1 Sarana Pengadaan Barang/Jasa secara online.
8.1.1.2 Sarana pendokumentasian Pengadaan Barang/jasa yang diproses secara
offline/manual.
8.1.1.3 Sarana informasi harga satuan dan persediaan material.
8.1.1.4 Sarana bursa material antar Unit PLN di lingkungan PT PLN (Persero).
8.1.2 Ketentuan Umum e-Procurement PLN
8.1.2.1
Pengadaan Barang/Jasa dapat menggunakan fasilitas e-Procurement.
8.1.2.2 Pada prinsipnya pelaksanaan e-Procurement PLN dilakukan melalui
penawaran harga dengan e-Auction
8.1.2.3 Dalam hal dan kondisi tertentu yang menurut pertimbangan dan penilaian
Pejabat Pelaksana Pengadaan sulit dilaksanakan dengan e-Auction. Pejabat
Pelaksana Pengadaan dapat menentukan pelaksanaan e-Procurement PLN
melalui penawaran harga dengan e-Bidding.
8.1.2.4 Pengguna Barang/Jasa diwajibkan untuk menggunakan material yang telah
dibursakan oleh Unit-unit PLN dalam hal material yang dibursakan tersebut
sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan.
8.1.2.5 Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melaui sarana e-Procuremet PLN wajib
mengacu pada Edaran Direksi ini dan ketentuan Direksi lainnya dan/atau
Terms of Condition yang terdapat pada aplikasi e-Procurement.
8.1.3 Ketentuan Pelaksanaan e-Procurement PLN
8.1.3.1 Tempat pelaksanaan e-Procurement PLN dilakukan di Bidding Room yang
disediakan oleh PLN dan/atau dari web-site di luar PLN.
8.1.3.2 Waktu pelaksanaan e-Procurement PLN dilakukan pada tanggal, hari dan jam
yang sama sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Pejabat
Pelaksana Pengadaan.
126
8.1.3.3 Pada saat memulai e-Procurement PLN, Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib
menyampaikan jangka waktu pelaksanaan.
8.1.4 Sebelum e-Procurement PLN dilakukan, Calon Penyedia Barang/Jasa diharuskan
menandatangani persyaratan/ketentuan pelaksanaan e-Procurement PLN.
8.1.5 Dalam pelaksanaan e-Procurement PLN, Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung
jawab dalam memandu dan mengawasi proses pelaksanaan
e-Procurement PLN.
8.1.6 Penawaran harga yang dilakukan dengan e-Auction adalah sebagai berikut:
8.1.6.1 Nilai total HPS tidak harus disampaikan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa
sebelum pemasukan penawaran.
8.1.6.2 Penawaran harga awal yang dimasukkan adalah harga sebelum PPN.
8.1.6.3 Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga awal dapat melampaui
HPS.
8.1.6.4 Penawaran harga akhir adalah harga yang dimasukkan sebelum batas waktu
akhir yang ditentukan.
8.1.6.5 Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga akhir melampaui HPS
akan dilakukan negosiasi dan kesepakatan negosiasi maksimal sama dengan
HPS, apabila tidak tercapai kesepakatan dinyatakan gugur.
8.1.7 Penawaran harga yang dilakukan dengan e-Bidding adalah sebagai berikut:
8.1.7.1 Penawaran harga akhir adalah harga yang dimasukkan sebelum batas waktu
akhir yang ditentukan.
8.1.7.2 Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga akhir melampaui HPS
akan dilakukan negosiasi dan kesepakatan negosiasi maksimal sama dengan
HPS, apabila tidak tercapai kesepakatan dinyatakan gugur.
8.1.7.3 Nilai total HPS harus disampaikan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa
sebelum pemasukan penawaran.
8.1.8 Pemberlakukan ketentuan e-Procurement PLN tersebut di atas disesuaikan dengan
tingkat kebutuhan pada saat pelaksanaan pengadaan dan harus dituangkan ke dalam
ketentuan pengadaan yang merupakan bagian dari Dokumen Pelelangan/RKS.
8.1.9 Pendokumentasian Pengadaan Barang/Jasa secara offline/manual dilakukan sesuai
dengan format isian yang terdapat di dalam e-Procurement PLN.
127
BAB IX
PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN
9.1 Sistem Pengendalian Internal
9.1.1 Sebagai bagian dari komitmen good governance, PLN Batam memelihara sistem
pengendalian internal yang sehat, termasuk dalam hal proses Pengadaan Barang/Jasa.
9.1.2 Pembagian tanggung jawab pengendalian dalam hal manajemen risiko proses
Pengadaan Barang/Jasa:
9.1.2.1 Direktorat yang menangani Fungsi Pengadaan dan Pengguna Barang/Jasa
bertanggung jawab mengendalikan langsung risiko terkait proses Pengadaan
Barang/Jasa yang dapat terjadi.
9.1.2.2 Fungsi Manajemen Risiko bertanggung jawab memfasilitasi penyusunan
kerangka manajemen risiko dalam proses perencanaan dan pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa.
9.1.2.3 Internal Audit bertanggung jawab menilai kecukupan sistem manajemen risiko
korporat dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.
9.1.3 Sebagai bagian dari sistem pengendalian internal, Pengguna Barang/Jasa wajib:
9.1.3.1 Melakukan pencatatan dan pelaporan keuangan, Perjanjian/Kontrak dan hasil
kerja pada setiap kegiatan, baik kemajuan maupun hambatan dalam
pelaksanaan tugasnya.
9.1.3.2 Menyimpan dan memelihara seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa.
9.1.3.3 Memberikan tanggapan/informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa yang
berada di dalam batas kewenangannya kepada pihak yang mengajukan
pengaduan/sanggahan atau yang memerlukan penjelasan.
9.1.3.4 Melakukan penilaian kinerja kepada para Penyedia Barang/Jasa terhadap
hasil pelaksanaan Perjanjian/Kontrak
9.1.4 Sebagai bagian dari informasi dan komunikasi, Pengguna Barang/Jasa wajib
memastikan:
9.1.4.1 Semua laporan dalam bentuk hard copy dan/atau soft copy harus
disampaikan kepada Satuan Pengawasan Internal dalam rangka pre audit
dan post audit.
128
9.1.4.2 Perjanjian/Kontrak sampai dengan Rp 1.000.000.000,00 (satu milyar rupiah)
wajib disampaikan kepada Internal Audit dan Pejabat Perencana Pengadaan.
9.1.4.3 Perjanjian/Kontrak dengan nilai diatas Rp 1.000.000.000,00 (satu milyar
rupiah) wajib disampaikan kepada Direksi terkait dengan tembusan kepada
Internal Audit dan Pejabat Perencana Pengadaan.
9.2 Peran Internal Audit
Internal Audit mempunyai tanggung jawab untuk:
9.2.1 Menjadi pengawas, konsultan internal, dan pendorong peningkatan sistem pengendalian
internal dalam hal Pengadaan Barang/Jasa yang sehat.
9.2.2 Melalui fungsi pemeriksaan dan pengawasan yang dilakukan, memberikan saran untuk
pemecahan masalah (problem solver) jika terjadi masalah dalam Manajemen Pengadaan
atau proses Pengadaan Barang/Jasa tertentu.
9.2.3 Menerapkan Risk-Based Audit Planning terhadap sistem dan pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa.
9.2.4 Risk-Based Audit Planning terhadap sistem dan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
9.2.5 Melakukan peran proaktif dalam mencegah suatu insiden (kesalahan/fraud) terjadi, dan
mencegah suatu insiden (kesalahan, fraud) meluas menjadi sistemik.
9.2.6 Melakukan pemeriksaan atas informasi kesalahan dan fraud.
9.3 Probity Advisor dan Probity Auditor
9.3.1 Dalam kondisi tertentu untuk pengadaan yang bersifat Strategis, nilai dan risiko yang
besar serta dapat merugikan kredibilitas Perusahaan, PLN dapat menerapkan konsep
Probity dalam Pengadaan Barang/Jasa tertentu.
9.3.2 Probity merupakan ketaatan terhadap prinsip tertinggi dalam hal proses, prosedur, dan
value for money suatu Pengadaan Barang/Jasa.
9.3.3 Probity termasuk identifikasi, analisa dan manajemen terhadap risiko terkait Pengadaan
Barang/Jasa, dan aspek good governance terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa
tersebut
9.3.4 Probity ada 2 (dua) macam yaitu:
9.3.4.1 Probity Advisor adalah pihak internal PLN Batam, yaitu fungsi manajemen risiko
dan fungsi pengawasan internal, yang membantu mengidentifikasi keseluruhan
LAMPIRAN
Undangan ke
DPT
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan Dok.
Penawaran
Evaluasi Dok.
Penawaran
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
RekomendasiLelang ulang Lelang dihentikan
Penetapan
Pemenang
Pengumuman
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban
SanggahBanding
Sanggah
Banding
Dok. Kontrak
Y
N
DiterimaPenawaran
Ulang
N
Y
Diterima
Jawaban
Banding
Y
N
DPT
N
Y
Y
N
PELELANGAN TERBATAS – 1 SAMPUL
N
Y
BA
BA
BA
BA
BA
Lapor ke VFM
Commitee*
Sepakat
Y
N
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
BA
Usulan Calon
Pemenang
Rekomendasi
VFM Commitee*
Undangan ke
DPT
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan
Sampul 1
Evaluasi Sampul
1(Adm & Teknis)
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Rekomendasi
VFM Commitee *
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
RekomendasiLelang ulang Lelang gagal
Penetapan
Pemenang
Pengumuman
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah Banding Sanggah Banding
Dok. Kontrak
Usulan Calon
Pemenang
Y
N
DiterimaPenawaran Ulang
N
Y
Diterima
Jawaban Banding
Y
N
N
Y
Y
N
PELELANGAN TERBATAS – 2 SAMPUL
Pembukaan
Sampul 2
Evaluasi Sampul 2
(Harga)
Y
N
DPT
BA
BA
BA
BA
BA
BA
BA
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
Y
N
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila diperlukan
BA
Lulus
Evaluasi ≥1
Pengadaan Gagal
Y
N
Undangan ke
DPT
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
1
Pembukaan
Penawaran Tahap
1
Evaluasi Tahap 1
(Adm & Teknis)
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Rekomendasi
VFM Commitee *
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Klarifikasi dan
negosiasi
RekomendasiLelang ulang Lelang dihentikan
Penetapan
Pemenang
Pengumuman
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah Banding Sanggah Banding
Dok. Kontrak
Usulan Calon
Pemenang
Y
N
DiterimaPenawaran Ulang
N
Y
Diterima
Jawaban Banding
Y
N
N
Y
Y
N
PELELANGAN TERBATAS – 2 TAHAP
Pembukaan
Penawaran Tahap
2
Evaluasi Tahap 2
(Harga)
Y
N
DPT
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
2
Lulus
Evaluasi ≥ 1
Pengadaan Gagal
Y
N
BA
BA
BA
BA
BA
BA
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
Y
N
BA
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
BA
Pengumuman
Lelang
Pendaftaran &
Pengambilan RKS
Pemasukan Dok.
Penawaran
Aanwijzing
Pembukaan Dok.
Penawaran
Evaluasi Dok.
Penawaran
Klarifikasi dan
Negosiasi Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
Sepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Klarifikasi dan
negosiasi
RekomendasiLelang Ulang Lelang dihentikan
Usulan Penetapan
Pemenang
BA
BA
PELELANGAN TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 1 SAMPUL
BA
Dok.
Kontrak
Y
N
Y
Y
Y
Y
N
N N
N
Pembuktian
Kualifikasi
BA
BA
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
BA
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Lulus
Evaluasi ≥ 1
Pengadaan Gagal
Y
N
Y
Y
N
N
Pengumuman
Lelang
Pendaftaran &
Pengambilan RKS
Pemasukan Dok.
PenawaranAanwijzing
Pembukaan
Sampul 1
Pembukaan
Sampul 2
Klarifikasi dan
NegosiasiRekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
Sepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Klarifikasi dan
negosiasi
RekomendasiLelang Ulang
Lelang gagal
Evaluasi Sampul 1
(Adm & Teknis)
Evaluasi Sampul 2
(Harga)
Usulan Penetapan
Pemenang
PELELANGAN TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 2 SAMPUL
BA
BA
BA
Dok. Kontrak
Y
N
Y
N
Y
Y
Y
Y
N N
N
Pembuktian
Kualifikasi
BA
BA
BA
BA
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
N
Y
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila diperlukan
Lulus
Evaluasi ≥1
Pengadaan Gagal
Pengumuman
Lelang
Pendaftaran &
Pengambilan RKS
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
1
Aanwijzing
Pembukaan Dok.
Penawaran Tahap
1
Pembukaan Dok.
Penawaran Tahap
2
Klarifikasi dan
Negosiasi Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
Sepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
RekomendasiLelang Ulang
Lelang dihentikan
Evaluasi Tahap 1
(Adm & Teknis)
Evaluasi Tahap 2
(Harga)Usulan Penetapan
Pemenang
PELELANGAN TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 2 TAHAP
BA
BA
BA
Dok. Kontrak
Y
N
Y
N
Y
Y
Y
Y
N N
N
Pembuktian
Kualifikasi
BA
BA
Lulus Evaluasi
≥1
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
2
Pengadaan GagalY N
NBA
BA
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Klarifikasi dan
negosiasi
SepakatY
N
BA
Pengumuman &
Undangan
Prakualifikasi
Penyedia Barang
Mendaftar &
Mengambil Dok.
PQ
Pemasukan Dok.
PQ
Evaluasi Dok. PQ
Pembuktian
Kualifikasi
Penetapan Hasil
Pengumuman
Hasil
Sanggah
Undangan Calon
Penyedia yang
Lolos Kualifikasi
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan Dok.
Penawaran
Evaluasi Dok.
Penawaran
Klarifikasi dan
Negosiasi
Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
PemenangSanggah
Penunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding Sanggah Banding
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran UlangDiterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
N
Y
N
Y
N
Y
N
Y
Usulan Penetapan
Pemenang
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
Sepakat
Lelang ulang
Lelang dihentikan
Sepakat
BA
BA
BA
Y
N
Dok. Kontrak
Y
N N
Y
Y
N
Y
N
PELELANGAN TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 1 SAMPUL
BA
BA
Klarifikasi dan
negosiasi
Rekomendasi
BA
Y
N
Y
N
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Lulus
Evaluasi ≥ 1
Pengadaan Gagal
N
Y
Pengumuman &
Undangan
Prakualifikasi
Penyedia Barang
Mendaftar &
Mengambil Dok.
PQ
Pemasukan Dok.
PQ
Evaluasi Dok. PQ
Pembuktian
Kualifikasi
Penetapan Hasil
Pengumuman
Hasil
Sanggah
Undangan Calon
Penyedia yang
Lolos Kualifikasi
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan
Sampul 1
Evaluasi Sampul 1
(Adm & Teknis)
Klarifikasi dan
Negosiasi
Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
PemenangSanggah
Penunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding Sanggah Banding
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
N
Y
N
Y
N
Y
N
Y
Usulan Penetapan
Pemenang
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Lelang
UlangRekomendasi
Lapor ke VFM
Commitee *
Lelang
gagal
Sepakat
BA
BA
Y
Dok. Kontrak
Y
N N
Y
Y
N
Y
N
Pembukaan
Sampul 2
Evaluasi Sampul 2
(Harga)BA
BA
N
Y
PELELANGAN TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 2 SAMPUL
BA
BA
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
BAN
Y
N
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Lulus
Evaluasi ≥ 1
Pengadaan
Gagal
Y
N
BA
Pengumuman &
Undangan
Prakualifikasi
Penyedia Barang
Mendaftar &
Mengambil Dok.
PQ
Pemasukan Dok.
PQ
Evaluasi Dok. PQ
Pembuktian
Kualifikasi
Penetapan Hasil
Pengumuman
Hasil
Sanggah
Undangan Calon
Penyedia yang
Lolos Kualifikasi
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
1
Pembukaan Dok.
Penawaran Tahap
1
Evaluasi Tahap 1
(Adm & Teknis)
Klarifikasi dan
Negosiasi
Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
PemenangSanggah
Penunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding Sanggah Banding
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran UlangDiterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
N
Y
N
Y
N
Y
N
Y
Usulan Penetapan
Pemenang
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Lelang
UlangRekomendasi
Lapor ke VFM
Commitee *
Lelang
dihentikan
Sepakat
BA
BA
BA
Y
Dok. Kontrak
Y
N N
Y
Y
N
Y
N
Pembukaan Dok.
Penawaran Tahap
2
Evaluasi Tahap 2
(Harga)BA
BA
N
Y N
PELELANGAN TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 2 TAHAP
Lulus Evaluasi
≥ 1Pengadaan Gagal
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
2
N
Y
BA
BA
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
BA
Y
N
Undangan ke
DPT
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan Dok.
Penawaran
Evaluasi Dok.
Penawaran
Klarifikasi dan
Negosiasi
SepakatRekomendasi
VFM Commitee*
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
RekomendasiLelang ulang Lelang dihentikan
Penetapan
Pemenang
Pengumuman
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban
SanggahBanding
Sanggah
Banding
Dok. Kontrak
Usulan Calon
Pemenang
Y
N
DiterimaPenawaran
Ulang
N
Y
Diterima
Jawaban
Banding
Y
N
DPT
N
Y
Y
N
SELEKSI TERBATAS – 1 SAMPUL
N
Y
BA
BA
BA
BA
BA
Lapor ke VFM
Commitee*
Sepakat
Y
N
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
BA
Undangan ke
DPT
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan
Sampul 1
Evaluasi Sampul
1(Adm & Teknis)
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Rekomendasi
VFM Commitee *
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
RekomendasiLelang ulang Lelang gagal
Penetapan
Pemenang
Pengumuman
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah Banding Sanggah Banding
Dok. Kontrak
Usulan Calon
Pemenang
Y
N
DiterimaPenawaran Ulang
N
Y
Diterima
Jawaban Banding
Y
N
N
Y
Y
N
SELEKSI TERBATAS – 2 SAMPUL
Pembukaan
Sampul 2
Evaluasi Sampul 2
(Harga)
Y
N
DPT
BA
BA
BA
BA
BA
BA
BA
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
Y
N
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila diperlukan
BA
Lulus
Evaluasi >= 1
Pengadaan Gagal
Y
N
Undangan ke
DPT
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
1
Pembukaan
Penawaran Tahap
1
Evaluasi Tahap 1
(Adm & Teknis)
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Rekomendasi
VFM Commitee *
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Klarifikasi dan
negosiasi
RekomendasiLelang ulang Lelang dihentikan
Penetapan
Pemenang
Pengumuman
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah Banding Sanggah Banding
Dok. Kontrak
Usulan Calon
Pemenang
Y
N
DiterimaPenawaran Ulang
N
Y
Diterima
Jawaban Banding
Y
N
N
Y
Y
N
SELEKSI TERBATAS – 2 TAHAP
Pembukaan
Penawaran Tahap
2
Evaluasi Tahap 2
(Harga)
Y
N
DPT
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
2
Lulus
Evaluasi ≥1
Pengadaan Gagal
Y
N
BA
BA
BA
BA
BA
BA
BA
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
Y
N
BA
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Pengumuman &
Undangan
Prakualifikasi
Penyedia Barang
Mendaftar &
Mengambil Dok.
PQ
Pemasukan Dok.
PQ
Evaluasi Dok. PQ
Pembuktian
Kualifikasi
Penetapan Hasil
Pengumuman
Hasil
Sanggah
Undangan Calon
Penyedia yang
Lolos Kualifikasi
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan Dok.
Penawaran
Evaluasi Dok.
Penawaran
Klarifikasi dan
Negosiasi
Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
PemenangSanggah
Penunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding Sanggah Banding
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran UlangDiterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
N
Y
N
Y
N
Y
N
Y
Usulan Penetapan
Pemenang
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
Sepakat
Lelang
ulang
Lelang
dihentikan
Sepakat
BA
BA
BA
Y
N
Dok. Kontrak
Y
N N
Y
Y
N
Y
N
SELEKSI TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 1 SAMPUL
BA
BA
Klarifikasi dan
negosiasi
Rekomendasi
BA
Y
N
Y
N
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Lulus
Evaluasi
≥ 1
Pengadaan
Gagal
N
Y
Pengumuman &
Undangan
Prakualifikasi
Penyedia Barang
Mendaftar &
Mengambil Dok.
PQ
Pemasukan Dok.
PQ
Evaluasi Dok. PQ
Pembuktian
Kualifikasi
Penetapan Hasil
Pengumuman
Hasil
Sanggah
Undangan Calon
Penyedia yang
Lolos Kualifikasi
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan
Sampul 1
Evaluasi Sampul 1
(Adm & Teknis)
Klarifikasi dan
Negosiasi
Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
PemenangSanggah
Penunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding Sanggah Banding
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
N
Y
N
Y
N
Y
N
Y
Usulan Penetapan
Pemenang
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Lelang
UlangRekomendasi
Lapor ke VFM
Commitee *
Lelang
gagal
Sepakat
BA
BA
BA
Y
Dok. Kontrak
Y
N N
Y
Y
N
Y
N
Pembukaan
Sampul 2
Evaluasi Sampul 2
(Harga)BA
BA
N
Y
SELEKSI TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 2 SAMPUL
BA
BA
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
BAN
Y
N
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Lulus
Evaluasi ≥ 1
Pengadaan GagalY
N
Pengumuman &
Undangan
Prakualifikasi
Penyedia Barang
Mendaftar &
Mengambil Dok.
PQ
Pemasukan Dok.
PQ
Evaluasi Dok. PQ
Pembuktian
Kualifikasi
Penetapan Hasil
Pengumuman
Hasil
Sanggah
Undangan Calon
Penyedia yang
Lolos Kualifikasi
Pengambilan RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
1
Pembukaan Dok.
Penawaran Tahap
1
Evaluasi Tahap 1
(Adm & Teknis)
Klarifikasi dan
Negosiasi
Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
PemenangSanggah
Penunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding Sanggah Banding
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran UlangDiterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
N
Y
N
Y
N
Y
N
Y
Usulan Penetapan
Pemenang
Klarifikasi dan
NegosiasiSepakat
Lelang
UlangRekomendasi
Lapor ke VFM
Commitee *
Lelang
dihentikan
Sepakat
BA
BA
BA
Y
Dok. Kontrak
Y
N N
Y
Y
N
Y
N
Pembukaan Dok.
Penawaran Tahap
2
Evaluasi Tahap 2
(Harga)BA
BA
N
Y N
SELEKSI TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 2 TAHAP
Lulus Evaluasi
≥ 1Pengadaan Gagal
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
2
N
Y
BA
BA
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
BA
Y
N
Pengumuman
Lelang
Pendaftaran &
Pengambilan RKS
Pemasukan Dok.
Penawaran
Aanwijzing
Pembukaan Dok.
Penawaran
Evaluasi Dok.
Penawaran
Klarifikasi dan
Negosiasi
Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
Sepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Klarifikasi dan
negosiasi
RekomendasiLelang Ulang
Lelang dihentikan
Usulan Penetapan
Pemenang
BA
BA
SELEKSI TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 1 SAMPUL
BA
Dok.
Kontrak
Y
N
Y
Y
Y
Y
Y
N
N
N N
N
Pembuktian
Kualifikasi
BA
BA
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
Y
N
BA
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Lulus
Evaluasi ≥ 1
Pengadaan
Gagal
N
Y
Pengumuman
Lelang
Pendaftaran &
Pengambilan RKS
Pemasukan Dok.
PenawaranAanwijzing
Pembukaan
Sampul 1
Pembukaan
Sampul 2
Klarifikasi dan
NegosiasiRekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
Sepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Klarifikasi dan
negosiasi
RekomendasiLelang Ulang
Lelang gagal
Evaluasi Sampul 1
(Adm & Teknis)
Evaluasi Sampul 2
(Harga)
Usulan Penetapan
Pemenang
SELEKSI TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 2 SAMPUL
BA
BA
BA
Dok.
Kontrak
Y
N
Y
N
Y
Y
Y
Y
N N
N
Pembuktian
Kualifikasi
BA
BA
BA
BA
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
N
Y
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila diperlukan
Lulus
Evaluasi ≥1
Pengadaan Gagal
Pengumuman
Lelang
Pendaftaran &
Pengambilan RKS
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
1
Aanwijzing
Pembukaan Dok.
Penawaran Tahap
1
Pembukaan Dok.
Penawaran Tahap
2
Klarifikasi dan
Negosiasi Rekomendasi
VFM Commitee *
Penetapan
Pemenang
SanggahPenunjukkan
Pemenang
CDA **
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan
KONTRAK
Sanggahan
Peserta
Jawaban Sanggah
Diterima
Banding
Sanggah Banding
Diterima
Jawaban Banding
Penawaran Ulang
Sepakat
Klarifikasi dan
Negosiasi
Sepakat
Lapor ke VFM
Commitee *
RekomendasiLelang Ulang
Lelang dihentikan
Evaluasi Tahap 1
(Adm & Teknis)
Evaluasi Tahap 2
(Harga)Usulan Penetapan
Pemenang
SELEKSI TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 2 TAHAP
BA
BA
BA
Dok. Kontrak
Y
N
Y
N
Y
Y
Y
Y
N N
N
Pembuktian
Kualifikasi
BA
BA
Lulus Evaluasi
≥1
Pemasukan Dok.
Penawaran Tahap
2
Pengadaan GagalY N
NBA
BA
Note :
* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee
** : Bila Diperlukan
Klarifikasi dan
negosiasi
SepakatY
N
BA
Pengumuman
Kualifikasi
Pendaftaran dan
Pengambilan Dok.
Kualifikasi
Penyerahan Dok.
Kualifikasi
Evaluasi
Kualifikasi & Due
Diligence
Rekomendasi VfM
Commitee
Pengumuman
Hasil Evaluasi
Kualitas
Sanggah
Penyusunan Hasil
Final Penilaian
(Penyedia yang
lulus)
Masa Sanggah
Jawaban Sanggah
Penerbitan Surat
Tanda DPT
DPT
Atasan langsung
meneruskan ke
VfM Commitee
Y
N
ALUR PENENTUAN DPT (DAFTAR PENYEDIA TERSELEKSI)
Bantuan
Wakil Pengguna
ikut melakukan
evaluasi
Menyusun Hasil
Evaluasi
berdasarkan
rekomendasi VfM
N
Y
Undangan ke
Calon Penyedia
& Pemberian
RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan Dok.
Penawaran
Evaluasi,
Klarifikasi dan
Negosiasi
SepakatPenetapan
Penyedia
Gagal
Penunjukkan
Penyedia
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan (Bila
Ada)
KONTRAK
N
Y
BA
BA
Dok. Kontrak
PENUNJUKKAN LANGSUNG DENGAN DPT
BA
Undangan ke
Calon Penyedia
& Pemberian
RKS
Aanwijzing
Pemasukan Dok.
Penawaran
Pembukaan Dok.
Penawaran
Evaluasi,
Klarifikasi dan
Negosiasi
SepakatPenetapan
Penyedia
Gagal
Penunjukkan
Penyedia
Penyerahan
Jaminan
Pelaksanaan (Bila
Ada)
KONTRAK
N
Y
BA
BA
Dok. Kontrak
Pemasukkan Dok.
Kualifikasi
Evaluasi Dok.
KualifikasiSesuai
Y
N
PENUNJUKKAN LANGSUNG DENGAN PENILAIAN KUALIFIKASI
BA
Menyiapkan Dok.
Pengadaan Open
Book
Penyampaian
Letter of Interest
Usulan Calon
penyedia
Menandatangani
Perjanjian
Kerahasiaan
Penyampaian
Dok. Pengadaan
Pemasukan Dok.
Penawaran
Evaluasi,
klarifikasi &
negosiasi
Penunjukkan
Penyedia
KONTRAK
PENUNJUKKAN LANGSUNG DENGAN OPEN BOOK
SetujuYN
BA
PENUNJUKKAN LANGSUNG PEKERJAAN DALAM KEADAAN DARURAT
Gangguan
berakibat keadaan
darurat
Memilih Penyedia
yang terbiasa
menangani
pekerjaan sejenis
Memerintah untuk
melakukan
perbaikan
Menugaskan Pejabat untuk
menangani administrasi
dan penyelesaian
pekerjaan
Melaksanakan
pekerjaan
Laporan hasil
kerja
Opname
Pekerjaan
Klarifikasi dan
Negosiasi
Kontrak
Memastikan tipe,
jenis, spesifikasi
barang/jasa
Memilih &
menetapkan
Penyedia
Pelaksanaan
Pengadaan
Memastikan
ketersediaan
anggaran
TANPA SPK DENGAN SPK
Memastikan tipe,
jenis, spesifikasi
barang/jasa
Memastikan
ketersediaan
anggaran
Memilih Penyedia
Usulan penerbitan
SPK kepada
Pengguna
Setuju
Menerbitkan SPK
Pelaksanaan SPK
N
Y
PENGADAAN LANGSUNG
Copyright © 2016
PT. Pelayanan Listrik Nasional Batam
Jl. Engku Putri No. 3 - Batam Center
Kepulauan Riau - Indonesia